BAB 4 ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN...

125

BAB 4

ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN PADA PERUSAHAAN

4.1 Analysis SAP Business One

SAP Business one sendiri terdiri dari beberapa modul yang membuat suatu kesatuan

sistem yang baik untuk mendukung kinerja kerja dari perusahaan skala kecil sampai

menengah. Modul-modul dari SAP Business Onemelingkupi area-area Berikut ini:

1.Contact Manager and Opportunity Analysis (CRM) .

Fungsi ini berguna untuk mengelola dan mengatur kontak secara langsung .yang terdiri

dari pemanggilan telepon ataupun metode metode yang digunakan perusahaan untuk

berhubungan dengan klien.

2.Administration(Customization Business One).

Fungsi yang memungkinkan pengelolaan oleh administrator yang mencakup fungsi

umum dari Business One seperti user administration ,inisialisasi system , definisi

workflow dan lain lain.

3.Financial

Penyusunan dan pengelolaan akun akun , seperti pengelolaan anggaran umum ,

pengisian jurnal dan lain lain , yang dikelola oleh fungsi finansial.

4.Sales Order Handling

Penawaran Sales , Pemesanan pelanggan , master record dan struktur struktur diskon ,

retur , dan fungsi lainnya pada fitur tersebut.

126

5.Purchasing Procurement

Dengan fungsi ini pembeli bisa proses pemesanan ,good receipt dan pemrosesan dari

invoice yang datang .

6.Business Partner

Yang berada di dalam fitur ini adalah beragam struktur untuk para mitra bisnis

perusahaan serta informasi tentang pelanggan yang sudah ada , serta pelanggan potensial

sebagai contohnya dari fungsi ini adalah field pada bagian purchasing and sales yang

akan berubah sesuai dengan kondisi bisnis yang telah disepakati.

7.Cost Accounting / Cost Center

Dengan fungsi ini ,profit center akan dibuat bedasarkan struktur cost center yang ada ,

Profit center juga dievaluasi dan dilacak sesuai dengan pernyataan profit dan loss

8.Inventory Management

Pengelolaan master barang (bahan baku , barang jadi dan bahan setengah jadi )

Pengelolaan barang , daftar harga barang , dan juga transaksi yang dilakukan terhadap

barang (Good Issue , receipt dan transfer posting dan lain lain ) dikelola pada fungsi ini.

9.Production

Pada fungsi ini , Bill of Material didefinisikan , serta cara pemesanan produk diterapkan

dan material availability diperiksa dan dijamin keberadaannya

127

10.Invoicing Payment

Transaksi elektronik dikelola pada fungsi ini .Baik transaksi pembayaran domestik

maupun transaksi internasional mampu dikelola dengan baik oleh fungsi ini.

11.Material Resources Planning

MRP mengkalkulasikan kebutuhan tertinggi dari suatu BOM sesuai dengan sales order

dan ramalan tentang permintaan .rekomendasi order dijadwalkan sesuai dengan lead

time yang telah ditentukan.

12.Service

Service area mengoptimalisasikan potensi dari penjualan dan servis .modul ini meliputi

beberapa hal termasuk Service contract management and planning , pelacakkan interaksi

dengan customer , customer support serta sales opportunities management.

13.Human Resources

Intergrasi dari antar muka yang tersedian untuk SDM l hal ini bisa digunakan sesuai

dengan kebutuhan sistem personalia yang ada di dalam MY SAP

14.Reports

Reports meliputi jenis jenis dari report ;, bisnis bisnis yang dilakukan , akunting , stok

gudang , dan laporan keuangan

15.Internet Sales

Intergrasi antara antar muka yang tersedia untuk proses b2c and b2b dari proses

penjualan internet dari SAP.

128

4.2Modul-modul pada SAP Business One

Gambar 4.1 Tampilan awal user log inSAP Business One

Ketika pengguna melakukan log in ke dalam Business One , akan tampil layar yang

berisi area-area yang dapat diakses.

129

Gambar 4.2 Tampilan elemen-elemen dari SAP Business One

Setiap aplikasi di dalam sistem dapat diakses melalui menu. Saat pengguna memilih

aplikasi tertentu maka menu bar akan menampilkan fungsi tambahan sesuai dengan

operasi program.

Sistem Business One dibagi menjadi 13 modul sesuai dengan fungsinya masing-masing.

4.2.1 Administration

Modul administrasi berisi seluruh pengaturan konfigurasi dasar dari sistem,

termasuk konversi mata uang , inisialisasi sistem , definisi-definisi , import /

export data, utilities, prosedur-prosedur, license add-ons, dan fungsi management

alert. Pada modul ini , memungkinkan data umum perusahaan disimpan dan

akses untuk informasi dari sistem software vendor.

130

Layar navigasi utama area Administrasi terdiri dari :

- Memilih Perusahaan

- Exchange Rates dan indexes

- Inisialisasi Sistem

- Setup

- Data Import / Export

- Utilities

- Approval Procedures

- License

- Add-ons

- Alerts Management

Gambar 4.3 Layar area Administrasi SAP Business One

131

Komponen paling penting dari sistem administrasi adalah inisialisasi system,

yang harus dijalankan pada saat suatu perusahaan ditetapkan didalam

sistem.Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :

o Detil perusahaan

o Setting umum

o Otorisasi

o Setting dokumen dan penomoran

o Saldo awal

o Preferensi pencetakan

Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap untuk

mengelola perusahaan baru pada SAP Business One. Daftar dari fungsi

disini menyediakan aplikasi dengan parameter operasional dasar, dan akan

mempengaruhi setiap aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga

bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan diakses. Meski fungsi

SAP Business One dapat beroperasi tanpa menetapkan setting tertentu,

perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan inisialisasi system secara

keseluruhan agar dapat secara efisien menggunakan aplikasi tersebut.

4.2.2Financial / Cost Accounting

Modul Financial memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh transaksi

akuntansi khususnya yang dihasilkan oleh aktivitas sehari-hari suatu perusahaan,

termasuk membuat jurnal , rekonsiliasi pajak dan menghasilkan seluruh laporan-

laporan yang diperlukan pengguna pada level yang berbeda di dalam perusahaan.

132

Modul-modul financial SAP Business One diantaranya termasuk :

‐Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts

‐ Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and conversion differences

‐ Fungsi anggaran

‐ Cost accounting

Gambar 4.4 Layar area FinancialSAP Business One

Chart of accountsadalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh lebih

dari satu perusahaan. Satuchart of accounts harus ditetapkan pada setiap

133

perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan

informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.

Chart of accountsterdiri dari :

• Chart of accounts - Assets

Gambar 4.5 LayarChart of accounts- Assets

134

• Chart of accounts - Liabilities

Gambar 4.6 LayarChart of accounts- Liabilities

• Chart of accounts - Equity

Gambar 4.7 LayarChart of accounts-Equity

135

• Chart of accounts - Revenues

Gambar 4.8 LayarChart of accounts - Revenues

• Chart of accounts - Cost of Sales

Gambar 4.9 LayarChart of accounts - Cost of Sales

136

• Chart of accounts - Expenses

Gambar 4.10 LayarChart of accounts -Expenses

• Chart of accounts - Financing

Gambar 4.11 LayarChart of accounts –Financing

137

• Chart of accounts - Other Revenues and Expenses

Gambar 4.12 LayarChart of accounts -Other Revenues and Expenses

Chart of accounts dapat diatur dalam layar Edit Chart of accounts dengan

memilih kriteria yang diinginkan penguna

Gambar 4.13 LayarEdit Chart of accounts

138

4.2.3 Sales Opportunities

Gambar 4.14 Layarutama area sales opportunities

Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales

opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa

laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk

melakukan analisa. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti

rapat atau negosiasi.

Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan jika penjualan

telah lengkap sehingga keuntungan dapat diestimasi.Persentase akhiruntuk

setiap tingkat penjualan juga dapat dimasukan. Sistemforecasting menggunakan

metodeyangjelasdancomplex untuk memperlihatkankeuntungan potensiaserta

untuk memprioritaskan aktivitas penjualan.

139

Gambar4.15 Layarsales opportunity

Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan penjualan.

Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat

disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut

dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel.

4.2.4 The Sales - A/R Module

Modul Sales - A/R mencakup semua proses penjualan dimulai dari pembuatan

quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan. SAP Business One

menyediakan dokumen penjualan yang beraneka ragamuntuk user. Setiap

dokumen merupakan perwakilan dari setiap tahap yang berbeda pada proses

penjualan

140

Gambar4.16 Layar utama area Sales - A/R

Modul Sales - A/R juga menyediakan beberapa pilihan berbeda yang termasuk

Sales Quote, Sales Order, Delivery, Return, A/R invoice, Dunning wizard dan

sales reports. Seluruh fungsi ini dapat berdasarkan referensi dari dokumen

sebelumnya.

Dokumen penjualan yang berbeda menampilkan tampilan data yang berbeda

pada aplikasi

‐Sales Quotesales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara

legal/sah. Sales quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan

merupakan tahap pertama pada rantai penjualan. Membuat quotationtidak

menyebabkan posting yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory

management atau accounting.

141

Gambar 4.17 Layar Sales Quotation

‐Sales OrderApakahsales order adalah sebagai dokumen penghubung secara

legal atau tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh,

perusahaan mungkin tidak membuat produk atau mengirim produk sebelum

pemesanan dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak terjadi perubahan nilai

di post pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk

tertentu, maka jumlah barang yang dipesan, maka statusnya pada Inventory

Management tercantum sebagai 'dipesan' untuk pelanggan. Perusahaan juga

dapat melihat jumlah pemesanan pada laporantertentu, seperti pada Inventory

Status. Informasi tersebut juga dapat dilihat pada area lain dalam aplikasi dan

juga penting untuk mengoptimalkan transaksi pemesanan.

142

Gambar 4.18 Layar Sales Order

‐ Delivery. Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara

legal. Tanpa catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice

telah dibuat. Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait

juga di post. Barang kemudian dikeluarkan darigudangdan semua perubahan

terhadap jumlah stok berpengaruh pada accounting - hal ini merupakan sistem

persediaan barang secara terus menerus.

143

Gambar 4.19 Layar Delivery

‐ Return.Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post

terhadap pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, jumlah stok akan

diperbaruhi. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman; maka

jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin dibalikkan,

perusahaan dapat menggunakan dokumen retur.

144

Gambar 4.20 Layar Return

‐ A/R Invoice.Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal.

Ketika invoice A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun

pelanggan yang bersangkutan di accounting. Jika catatan pengiriman dibuat

sebelum invoice A/R dan perusahaan menjual barang yang berada pada stok, stok

juga akan diperbaharui sesuai dengan invoice A/R yang telah dikeluarkan.

Ketika perusahaan harus membuat catatan pengiriman dan invoice A/R

secara bersamaan pada proses penjualan, pengisian terhadap catatan

pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang kemudian diikuti oleh

invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup untuk membuat

invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk pengiriman.

145

Gambar 4.21 Layar A/RInvoice

Catatan : Jika barang dikirimkan ke pelanggan dan invoice A/R telah dibuat maka

transaksi dapat di-reverse sebagian atau seluruhnya dengan cara memasukan

credit memo.Sebagai tambahan, Dunning Wizard memungkinkan untuk membuat

dan mengirimkan peringatan ke pelanggan yang belum membayar tagihan dalam

waktu yang telah ditentukan.

146

Gambar 4.22 Layar credit memo

4.2.5 Purchasing - Modul A/P

Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol seluruh

proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition kepada

vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta pemrosesan

invoice. Jika sebuah transaksi pembelian - seperti purchase order atau

invoice dari vendor - dimasukkan kedalam sistem, maka dokumen tersebut

disebut sebagai dokumen pembelian.

147

Gambar 4.23 Layar utama area Purchasing A/P

Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian yang didukung oleh SAP

Business One.

‐Purchase Order. Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang

mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Jumlah pemesanan akan diuraikan

pada inventory management. Perusahaan dapat melihat jumlah pemesanan

pada window dan berbagai laporan , seperti inventory status report dan item

master data window.

148

Gambar 4.24 Layar Purchase Order

‐Receiving PO. Dokumen penerimaan barang harus dibuat langsung ketika

perusahaan menerima barang darivendor.Ketika Dokumen penerimaan

dimasukkan, barang diterima kedalam gudang dan jumlah barang masuk

langsung di update.Bagi perusahaan yang menjalankan sistem persediaan, SAP

Business One membuat posting yang berhubungan untuk update nilai persediaan

barang.

149

Gambar 4.25 Layar Goods Receipt PO

‐ A/P Invoice . Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan

dengan vendor akan diposting pada bagian accounting. Jika pada system

pengiriman untuk purchase order belum mendahului invoice yang

diterima dan item pembelian diatur di dalam gudang maka stok barang juga

akan bertambah ketikainvoicedipost. Jika inventory aktif dan invoiceyang

diterima dari vendordiupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka

pesan akan terkirim untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang

diterima pada saat posting dibuat.

150

Gambar 4.26 Layar A/P Invoice

Data dokumen purchasing yang tersimpan di dalam sistem harus identik dengan

dokumen yang diterima dari vendor. Data akuntansi harus sama dengan data

invoice .Bila adanya perbedaan maka harus diklarifikasi dengan vendor. Hal ini

mungkin terjadi jika vendor memberikan jumlah tagihan yang berbeda dengan

purchase Order .

Catatan : Transaksi bisnis tambahan dapat diatur menggunakan dokumen

pembelian lainya, Goods Return dan Credit Memo. Dokumen Goods Return

adalah dokumen pelengkap dari penerimaan PO. Ketika Goods Return dibuat ,

barang akan diambil dari gudang dan jumlah stok berkurang. A/P Credit memo

merupakan dokumen pelengkap untuk invoice . Jika vendor telah mengirim

barang dan invoicedimasukan, maka transaksi dapat dibalikan dengan

menggunakan Credit memo.

151

Gambar 4.27 Layar Goods Return

Gambar 4.28 Layar Credit Memo

152

4.2.6 Business Partners Module

Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis

danjugaterdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan

vendor.Dalam SAP Business One baik pelanggan maupun vendor dianggap mitra

bisnis.

Gambar 4.29 Layar utama area Business Partner

Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut

sebagai master data.Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan

master data :

‐ Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon

‐ Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail

‐ Syarat pembayaran/daftar harga

‐ Sistem pembayaran

‐ Data-data yang berhubungan dengan accounting.

153

Gambar 4.30 Layar Business Partner master data

SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam

sudut padang proses bisnis secara keseluruhan.Sebagai contoh, syarat

pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk

perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.

154

4.2.7 Banking Module

Gambar 4.31 Layar utama area Banking

Banking Modulemenyediakan transaksikeuangan yang lengkap, dan mencakup

incoming payment,deposit, outgoing payment, sistem pembayaran,bankstatement

dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya perbedaan dasar antarincoming

paymentdan outgoing payment. Fungsi Incoming Payment digunakan untuk

memasukkan semua pembayaran dari pelanggan dan juga untuk

menghubungkan invoice yang telah dibuat. Sebaliknya,fungsi outgoing payment

menentukan pembayaran yang belum dibayar perusahaan terhadap open

invoice yang telah diterima dari para vendor. Kedua incoming dan outgoing

payments dapat dibuat melalui transfer kredit bank, cek, tunai atau dengan

kartu kredit.

155

Gambar 4.32 Layar incoming payment

Gambar 4.33 Layar outgoing payment

156

Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran berbeda seperti cek atau

bank transfer didalam system. Perusahaan juga dapat memilih metode

pembayaran berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses

pembayaran, metode pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan

memengaruhi bagaimana system menyelesaikan invoice.

Modul banking juga terdiri dari pilihan rekonsiliasi. Data akun bank dapat

dimasukkanatau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting

kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank

perusahaan.

Gambar 4.34 Layar Deposit

157

4.2.8 Inventory Module

Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang

yang dibeli, dijual, diproduksi atau yang sedang didalam stok. Modul inventory

terdiri dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item

management, transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan

inventory.

Gambar 4.35 Layar utama area Inventory

Pada modul inventory ada tiga tipe item berbedayaitu :

‐ Purchase Item. Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor.

Untuk membeli sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan

terlebih dahulu pada modul inventory.

‐ Sales item. Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar

dapat menjual sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan sebagai

sales item pada modul inventory.

158

‐Warehouse item. Agar dapat menggunakan barang yang berada pada

inventory management, barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai

inventory item pada modul inventory.

Gambar 4.36 Layar Item master data

Barang pada inventory moduldapat diklasifikasikan sebagai fixed asset. Fixed

asset item merupakan item yang hanya digunakan di dalam perusahaan – tidak

dijual dan digunakan untuk produksi.Sebagai contoh adalah komputer ataupun

mebel yang khusus untukpenggunaan internal. SAP Business One

memperbolehkan korelasi data secara langsung melalui system termasuk semua

data yang berhubungan dengan barang tertentu. Data tersebut dapat mencakup

terhadap semua area system, termasuk pembelian, penjualan, produksi dan lain

lain.

159

Goods Receipt

Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari

inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post

terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat

didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh

perusahaan. Pada saat goods receipt di post maka proses tersebut akan

dilakukan :

‐ Mengupdate quantity field

‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi

Gambar 4.37 Layar Goods Receipt

Goods Issue Processing

Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada warehouse

karena disebabkan adanya barang yang di pindahkankan atau di booking. Hal ini

dapat di picu secara internal dengan adanya production order atau secara

160

eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan.

Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada

perusahaan yaitu : delivery to customer (pengiriman sales item kepada

pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada

inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan material

dispatch for production order (dipicu oleh adanya production order).

Gambar 4.38 Layar Goods Issue

161

4.2.9 Production module

Gambar 4.39 Layar utama area Produksi

Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk perusahaan,

membuat danmengaturproduction order,mengontrol faktur diterima dan

mengeluarkan pesanan untuk produksi, membuat laporan produksi dan dapat

mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada bill of materials

untuk suatu produk jadi, perusahaan dapat menentukan beberapa komponen

serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut. Informasi

didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen tertentu

mempunyai kuantitas serta jumlah yang benar sesuai dengan yang ada pada BOM

tersebut.

162

Gambar 4.40 Layar BOM(Bill of Materials)

Production Order adalah perintah untuk memproduksi ataupun memperbaiki

barang produksi.Production Order mendukung perencanaan dan perakitan dari

barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya yang terkait

pada proses produksi.

Gambar 4.41 Layar Production Order

163

Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari

seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan

sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses

produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi

dapat dibedakan sebagai berikut :

‐ Production BOMfungsi ini digunakan untuk mendefinisikanBOM multilevel

yang mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi

PBOM mewakilkan sebuah barang jadiyang terdiri dari komponen

inventory.Selama proses produksi, komponen-komponen akan berubah menjadi

barang jadi. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada

prosesMRP dan juga selalu digunakan pada production order yang standar.

Komponen padaPBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan

kayu) ataupun objek virtual (seperti jam kerja).

- Assembly Bill of Materials (ABOM). Didalam ABOM, barang jadi

muncul pada dokumen Sales Order (dengan beranggapan bahwa barang jadi

tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun). Perusahaan dapat

menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang jadi tidak

disimpan sebagai satu set didalam gudang melainkan komponen individu yang

terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, payung).

‐Sales Bill of Materials (SBOM). SBOM danABOMmewakilkan barang jadi

yang telah dirakit pada tahappenjualan. Perbedaan antar ABOM dan SBOM

adalah pada ABOM, barang jadi muncul pada dokumen Sales order sedangkan

164

pada SBOM, baik produk jadi dan komponennya mucul pada dokumen SO.

4.2.10 MRP Module

ModulMRPmemungkinkan perusahaan untuk merencanakan material yang

dibutuhkan pada proses manufaktur. MRP menghitung keperluan-keperluan

untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast

demands.Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan pada

tingkatBOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat

permintaan terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen

seperti sales order dan forecast.

Gambar 4.42 Layar utama area MRP

MenjalankanlaporanMRP dapat memberikan perusahaan perencanaan

rekomendasi baruyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan

mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta

production order. ProsesMRP juga mempertimbangkan peraturan yang

terencana, seperti multiple orders, order intervalsdan lain lain. Pada

165

akhirnya rekomendasi terencana yang baru akan dijadwalkan secara terbalik

sesuai dengan lead-time yang ditentukan.

Forecasting - produk yang telah di ramalkan akan diproduksi ketika sales

order tertentu diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang

terjadwal. Forecastingdapat diatur tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan.

Gambar 4.43 Layar Forecast

Order Recommendation report - digunakan untuk memperlihatkan daftar

dari semua rekomendasi MRP sesuai dengan pilihan kriteria yang telah

ditentukan.Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk melihat item yang

harus dibeli dan item yang harus diproduksi. Laporan berjalan sesuai hasil

rekomendasi dari MRP.

MRP Wizard - proses 5 tahap untuk mendefinisikan scenario MRP baru dan juga

166

menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut :

o Membuat dan mengatur scenario MRP

o Menyimpan scenario MRP

oUpdate dan/atau mendefinisikan forecast individu

o Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario

o Menjalankan MRP

4.2.11 Service Module

Gambar 4.44 Layar utama area Service

Modul Service mengoptimalisasi kekuatan penjualan dan bagian layanan,

menyediakan layanan pendukung, perencanaan layanan , melacak kegiatan

interaksi pelanggan, customer support ,management of sales opportunities.

Sub-function yang berada pada modul service

167

‐ Service call. Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan

pertanyaan pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan

barang.Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang

membantu untuk penyelesaian masalah pelayanan pelanggan.Pengeluaran

Service Call dapat dilacak dan semua transaksi yang dibuat selama Service Call

dapat dianalisa.

Gambar 4.45 Layar Service Call

‐Customer Equipment Card .CEC adalah database yang terdiri dari

informasi untuk setiap barang yang dimana jasa disediakan.Seluruh transaksi

inventory dan detail penjualan dapat dianalisa.

168

Gambar 4.46 Layar Customer Equipment Card

‐ Service Contract. SC adalah perjanjian formal yang memperbolehkan

pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka

waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut :

o Pelanggan - menyediakanserviceterhadap semua barang yang dibeli

oleh pelanggan.

o Item Group - menyediakanserviceterhadap item groupyang

didefinisikan pada Service contract.

oSerial Number - menyediakan service terhadap serial numbers yang

didefinisikan pada Service contract.

169

Gambar 4.47 Layar Service Contract

‐ Service Reports. Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis

data mengenaiservice contracts, customer equipment, dan service calls.

‐KnowledgeBaseSolution.Fungsi ini termasuk solusi untuk memecahkan

masalah.KBS membantu memproses service, mempercepat performa service

serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan

dan solusi mengenai produk organisasi.

170

Gambar 4.48 Layar Solution Knowledge Base

4.2.12 Human Resources Module

Gambar 4.49 Layar utama area Human Resource

Modul Human Resource mengatur informasi mengenai karyawan perusahaan.

Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

171

• Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat

umum maupun personal.

• Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola

informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta

hari-hari absen.

• Menganalisis biaya dan gaji karyawan

• Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk

membuat beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar

operasi bisnis berjalan lebih efisien.

Gambar 4.50 Layar master data karyawan

172

4.2.13 Reports Module

SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi.

Laporan – laporanyangdidukung mencakup banyak variasi seperti pembuatan

laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan dan account statement.

Gambar 4.51 Layar utama area Report

Modul laporan dapat dianalisa dengan berbagai cara menggunakan selection dan

fungsi sort. Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri

dari ReportsWizard yang menyediakan penjelasan step-by-stepuntuk

mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk

mengekspor semua laporan kedalam bentukdokumen Microsoft Excel dan

Microsoft Word.

173

Gambar 4.52 Layar Report dan Layout Manager

Gambar 4.53 Layar Repor edit

174

4.3 Spesifikasi Kebutuhan Sistem

Penerapan SAP Business One pada perusahaan perlu didukung oleh

hardware dan software yang memadai agar aplikasi dapat berjalan dengan baik.

Tabel 4.1 SAP Business One System Requirement

Server Client / Workstation

Operating system

Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server

Microsoft Windows 2000 Professional

Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise Microsoft Windows XP SP1

Minimum CPU 1x Intel Pentium III 1x Intel Pentium III RAM Memory 256 MB 128 MB HD Free Space

System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB 500 MB

CD-ROM Drive 24x or higher 24x or higher

Display 640 x 480 with 256 colors or higher

800 x 600 with 256 colors or higher

Database Microsoft SQL Server 2000 SI 3 Microsoft IE 6.0 SP1

Software

Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1

Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or

higher

IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000

Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003

Recommended CPU 3-20 Users: 1x Intel Pentium IV

1x Intel Pentium III

RAM Memory 21-75 Users: 2x Intel Pentium IV 256 MB HD Free Space 75+ Users: 4x Intel Pentium IV 500MB

175

CD-ROM Drive 3-10 Users : 1024 MB 24x or higher

Display

More than 10 Users : 1024MB + 64 MB x number os users above 10


System Partition : 1GB/Data Partition :5GB 24x or higher

Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses

Components 2.6 (MDAC) or higher


Database Microsoft SQL Server 2000 SP 3

Software

Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003

176

4.4 Gant Chart Project Implementation SAP Business One

Tabel 4.2 Gant ChartProject ImplementationSAP Business One

No. Task Name Weeks1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

I.Project Preparation 1. Project Management plan preparation analysis :

-Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible

2. Kick off meeting -Process implementation methodology

II. Business Blueprint 1. Process Analysis and Design:

-Get the Customer business process needs in details and define it into subjects :

• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production

177

• Master Data • Reports

-Indentify any limitations in the out of box and discuss it

• Initial testing based on the proccess and analysis design

2. Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint

III.Realization 1. Execution :

-System initalization : • Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and

definitions in SAP Business One According to the system Initialization guide :

Define GL Accounts Determination System Initialization

-Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the

data migration Input formated data Resolution in case import failed

178

• Obtain client sign off for imported data -Technical Development :

• Form Development • Report Development

-Implementation of Business process requirements• Create database backup after every major

step has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in

administration module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations

2. System testing : -System Validation

• Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration

IV.Final Preparation 1. Basic Navigation 2. Key User Training

• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing

179

• Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration

3. Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance

V.Go Live and Support 1. System Review 2. Go Live Meeting 3. Implementation Go Live 4. Baby Sitting

• Provide Support for operational activities after Go Live periods

• Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctiveness

Total Implementation Time 19 minggu

180

4.5 Project Implementation SAP Business One

Tabel 4.3 Project Implementation SAP Business One

No. Task Name Duration I.Project Preparation 8 hari 1. Project Management plan preparation analysis :

-Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible

7 hari

2. Kick off meeting with customer (on site) -Process implementation methodology

1 hari

II. Business Blueprint 23 hari 1. Process Analysis and Design:

-Get the Customer business process needs in details and define it into subjects :

• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports

-Indentify any limitations in the out of box and discuss it • Initial testing based on the proccess and analysis

design

10 hari

2. Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint

13 hari

III.Realization 32 hari

181

1. Execution : -System initalization :

• Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and definitions in

SAP Business One According to the system Initialization guide :

Define GL Accounts Determination System Initialization

-Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the data

migration Input formated data Resolution in case import failed

• Obtain client sign off for imported data -Technical Development :

• Form Development • Report Development

-Implementation of Business process requirements • Create database backup after every major step

has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in administration

module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations

20 hari

2. System testing : -System Validation

• Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration

12 hari

IV.Final Preparation 13 hari 1. Basic Navigation 2 hari 2. Key User Training

• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration

9 hari

182

3. Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance

2 hari

V.Go Live and Support 18 hari 1. System Review 2 hari 2. Go Live Meeting 1 hari 3. Implementation Go Live 1 hari 4. Baby Sitting

• Provide Support for operational activities after Go Live periods

• Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctness

14 hari

Total Implementation Time 94 hari

183

4.6 Perbandingan Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business One

Tabel 4.4 Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business OneProses Bisnis Berjalan Sistem Applikasi Berjalan SAP Business One

184

Tabel4.5 Perbandingan pada bagian penjualan

Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE

185

Tabel4.6 Perbandingan pada Bagian Personalia


186

Tabel 4.7 Perbandingan pada Bagian Pembelian


187

Tabel 4.8 Perbandingan pada Bagian Gudang


188

Tabel 4.9 Perbandingan pada Bagian Financial


189

Tabel 4.10Perbandingan pada Bagian Produksi


190

4.7 Penjelasan WorkflowDiagram

4.7.1 Bagian Penjualan

• Applikasi Sistem Berjalan

Proses penjualan meliputi Pembuatan Sales Order , Surat Jalan , Picking

List untuk memberikan informasi pada bagian gudang dalam

mengeluarkan barang dan Laporan Penjualan.

-Sales Order dibuat bedasarkan pesanan pelanggan yang terdapat pada

suratpurchase order pelanggan.

-Picking list digenerate dari Sales order yang dibuat oleh bagian

penjualan yang berisikan barang pesanan dari customer dan tanggung

jawab dari bagian gudang untuk mempersiapkan barang-barang tersebut.

-Surat Jalan dibuat setelah barang dikeluarkan oleh pihak gudang dan

diterima oleh bagian penjualan.

-Laporan Penjualan dibuat setiap bulanan dan tahunan kemudian

dipertanggung jawabkan kepada general manager.

• SAP Business One

Pada SAP business One modul sales dimulai dengan pelanggan yang

mengirim quotation yang menjawab RFQ dari pelanggan . Jika Quotation

disepakati oleh kedua belah pihak maka perusahaan akan membuat sales

order yang sebelumnya didahului oleh proses credit limit check yang

bertujuan untuk mengetahui jumlah kredit dari pelanggan dan proses Item

191

avaiability check yang bertujuan untuk mengecek keberadaan barang

yang ingin dipesan oleh pelanggan . Setelah Sales Order selesai dibuat

maka tahapan selanjutnya adalah Delivery , Pemesanan yang dilakukan

diproses dengan fitur pick and pack manager yang berfungsi untuk

memantau dan mengatur seluruh proses mulai dari barang dikeluarkan

sampai siap dikirim kepada pelanggan. Pada Proses delivery terdiri dari

pemindahan barang yang dipesan kepada picking list yang kemudian

dilanjutkan dengan packing dengan mendefinisikan package yang

diinginkan terhadap barang tersebut. Dari penyelesaian transaksi yang

dilakukan pada modul ini akan menimbulkan posting A/R invoice pada

G/L .

4.7.2 Bagian Personalia


Sistem yang berjalan sekarang pada bagian personalia tidak terintegrasi

dengan sistem yang lain. Sehingga menyulitkan integrasi antara bagian

personalia dengan bagian lainnya. Adapun sistem yang berjalan pada

bagian personalia adalah sebagai berikut:

-Karyawan Setiap hari datang dan mengisi absensi secara elektronik

dengan sistem finger print yang akan mencatat kedalam sistem absensi

pada bagian personalia

192

-Setiap akhir bulan bagian personalia akan mengecek daftar absensi dari

setiap karyawan untuk menghitung total gaji yang akan diberikan kepada

karyawan.

-Setelah dihitung bedasarkan absensi maka perusahaan akan menerbitkan

slip gaji yang berisi pembayaran gaji kepada karyawan

-Apabila karyawan ingin mengajukan cuti maka wajib mengisi surat

permohonan cuti . Apabila Cuti dikabulkan maka absen akan dianggap

cuti oleh pihak perusahaan.


Pada modul Human Resources SAP Business One user terkait dapat

melakukan pengisian atau maintain terhadap data data karyawan yang

meliputi data data pribadi , absensi , dan lain lain . Dari data data tersebut

user juga bisa membuat sebuah laporan tentang karyawan dan

perusahaan.

4.7.3 Bagian Purchasing

• Aplikasi Sistem Berjalan

Sistem berjalan pada bagian pembelian meliputi pembuatan purchase

order kepada supplier serta laporan pembelian .

-Purchase order dibuat bedasarkan surat permohonan yang diajukan oleh

setiap bagian yang disesuaikan dengan kebutuhan bagian bagian masing

masing . Surat permohonan ini bisa dikabulkan , ditinjau ulang , tidak

193

disetujui sesuai dengan kebijakkan dari perusahaan atas pembelian

barang tersebut . Purchase order sendiri berisikan data data tentang

barang yang ingin dibeli oleh pihak perusahaan.


Ketika suatu bahan baku yang telah diset Reorder pointnya mendekati

titik reorder point maka secara otomatisasi purchase order akan langsung

dibuat . Ketika Barang yang dibeli melalui PO diterima dan disimpan di

dalam gudang maka akan dibuat Sebuah good receipt PO yang memiliki

implikasi penambahan stok barang pada sistem . Setelah barang diterima

supplier biasanya akan mengirimkan surat penagihan atau invoice yang

berisikan jumlah yang harus dibayarkan perusahaan atas pemesanan

barang tersebut .Invoice yang data dicatat pada SAP Business one yang

akan berdampak pada Vendor Accounts yang terkait . Ketika Barang

rusak / tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan maka kita

akan membuat good returns dengan pengeluaran barang dan pengurangan

kuantitas .Credit Memo dibuat ketika good return kepada vendor telah di

invoice ulang ,Credit memo memiliki tujuan untuk memperbaiki nilai

nilai pada accounting document.

4.7.4 Bagian Gudang


Bagian Gudang bertanggung jawab untuk menerima barang dari proses

produksi yang berupa barang jadi (production goods ) dan dari proses

194

pembelian yang bisa berupa (raw material) ataupun barang barang

kebutuhan perusahaan . Bagian Gudang sendiri juga bertanggung dalam

pengeluaran barang barang untuk kebutuhan penjualan barang serta

pengeluaran bahan baku untuk kebutuhan produksi . Bagian Gudang juga

bertanggung jawab untuk menginformasikan keberadaan stok barang

yang ada di gudang guna mendukung proses bisnis perusahaan.


Proses pengawasan data tentang keluar masuknya barang dan bahan baku

pada SAP Business One dilakukan dengan menggunakan Goods Receipt

dan Good Issue. Ketika pada sistem aplikasi B ,Sales order merupakan

referensi yang digunakan pada Good Issue , Maka pada saat posting good

receipt referensi yang digunakan adalah purchase order . Implikasi dari

proses Good Issue sendiri adalah stok berkurang sedangkan ketika

menggunakan good receipt maka stok barang akan bertambah . Kedua

proses ini diikuti dengan proses inventory postings yang dimana ketika

posting good issue dilakukan sistem secara otomatis akan membuat

sebuah entry di dalam jurnal dimana nilai barang yang dikeluarkan akan

di post pada sisi kredit dari account stock .Sedangkan ketika posting good

receipt dilakukan sistem membuat sebuah masukkan jurnal yang dimana

nilai dari barang diterima di post pada sisi debit dari account stock.

4.7.5 Bagian Keuangan

195


Applikasi sistem berjalan pada bagian finance meliputi pembuatan

invoice kepadaa pelanggan melakukan pembayaran kepada incoming

invoice dari supplier dan pencatatan dalam general ledger dan jurnal

kemudian membuat laporan keuangan.

-A/R Receivables modules

Melakukan pencatatan terhadap revenue cycle dari mulai penagihan

sampai dengan pencatatan uang yang diterima dari pembayaran yang

dilakukan oleh pelanggan.

-A/P Payables modules

Melakukan pencatatan terhadap payment cycle mulai dari menerima

invoice sampai pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier

supplier.


Pada Sap Business One Journal Entry dilakukan dengan cara manual dan

otomatis . Untuk cara manual user pertama kali melakukan setting

terhadap document origin yang bertujuan untuk menentukan apabila

journal entry merupakan debit atau credit posting . Sedangkan untuk cara

otomatis ketika terjadi pembuatan A/P invoice atau A/R invoice maka

journal entry posting dibuat secara otomatis oleh sistem sesuai dengan

document reference

196

4.7.6 Bagian Produksi


Pada Bagian produksi sistem berjalan meliputi pada proses penjadwalan

produksi , dan pencetakkan surat hasil produksi .

-Surat Penjadwalan produksi berisikan tentang produksi yang akan

dilakukan .ketika surat penjadwalan produksi di release maka bagian

gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan dari

produksi . ketika produksi siap untuk dilakukan barulah produksi

dilaksanakan.

-Surat Hasil Produksi berisikan tentang hasil hasil produksi yang

didapatkan oleh kegiatan produksi berisikan detil jenis barang dan jumlah

yang dihasilkan.

-Surat Pengembalian Bahan Baku berisikan tentang pengembabalian sisa

bahan baku yang tidak terpakai pada kegiatan produksi yang akan

dikembalikan ke dalam gudang kembali.


Pada awalnya ketika adanya production order yang dibuat bedasarkan

rekomendasi MRP ataupun dibuat secara manual .Production order yang

dibuat akan memiliki satus planned yang dimana dengan status tersebut

barang dari kegiatan produksi tersebut disiapkan tetapi tidak bisa

dikeluarkan sampai status berubah menjadi released . Ketika production

order di released baru lah bahan baku bisa dikeluarkan dan production

197

bisa diselesaikan . Ketika produksi terkait production order selesai maka

status akan menjadi closed kemudian akan ditampilkan status dari

ringkasan production order tersebut.

4.8 Analisis Fit And Gap

Analisis Fit and gap merupakan suatu metode untuk mengindetifikasi

setiap requirement yang dibutuhkan perusahaan yang kemudian dikategorikan

kedalam beberapa kategori (Fit , gap , partial) . Sehingga dari penggunaan

kategori tersebut bisa dilihat sejauh mana sistem bisa memenuhi segala

requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan.Analisis Fit and Gap Sendiri

sangat membantu dalam mengukur sejauh mana sistem bisa memenuhi

requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses analisis requirement sendiri dimulai dari mengindetifikasi requirement

yang dibutuhkan oleh perusahaan perusahaan yang kemudian kita bagi kedalam

beberapa level sesuai dengan tingkat prioritas dan kepentingan di dalam

perusahaan. Tahap selanjutnya adalah menentukan seberapa jauh sistem mampu

mengakomodir requirement tersebut dan kemampuan sistem untuk

mengakomodir requirement tersebut dibagi menjadi 3 kategori yaitu :Fit , Gap ,

partial.

Kategori Fit memiliki arti jika sistem baru bisa memenuhi seluruh requirement

secara keseluruhan tanpa pengecualian yang ada .Gap sendiri memiliki arti

bahwa sistem baru tidak bisa sama sekali memenuhi requirement tersebut baik

melalui kondisi kondisi tertentu maupun kondisi normal. Sementara Partial

sendiri memiliki arti requirementsbisa dipenuhi dengan beberapa penyesuaian

198

dan kondisi tertentu seperti pembuatan program pendukung (add ons) ataupun

dengan perubahan perubahan yang mendukung untuk membantu pemenuhan dari

requirement tersebut.

199

Tabel 4.11 Fit And Gap System Synergy dan SAP Business one No Functional

Area Requirement Detail Requirement Rank

RequirementSynergy Fitur Pada Synergy Sap

Business One

Fitur Applikasi Business One

1. General Database yang mampu memberikan data yang akurat dan efisien .

Sistem diharapkan menggunakan database yang efisien dan mampu menyediakan data yang akurat .

L P Database yang digunakan Synergy merupakan Visual Fox Pro . Database ini cukup baik tetapimemiliki kelemahan yaitu harus diindeks ulang dalam kurun waktu tertentu

F . Database yang digunakan Business One adalah Microsoft SQL Server yang masi dapat dikembangkan , dimanage dan support data berskala besar .

2. General Sistem berjalan pada platform yang sesuai dengan perkembangan zaman.

Platform teknologi yang digunakan sekarang harus sesuai dengan perkembangan zaman sekarang dan mampu terintegrasi dengan sistem lain

L G F . Business One dapat dijalankan pada multi platform dan dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti mobile device.

3. Personalia Adanya Integrasi antara Sistem Bagian HRD dengan bagian lainnya .

Sistem diharapkan mampu mengintegrasikan antara bagian personalia dengan bagian bagian operasional

M G F Pada Business One sudah ada integrasi antara bagian HRD dengan bagian lainnya.

200

perusahaan yang lain .4. Personalia Integrasi antara

payroll dan absensi karyawan

System diharapkan mampu mengintegrasikan antara payroll dan absensi karyawan sehingga membantu perusahaan dalam menghitung jumlah payroll yang harus diterima oleh karyawan.

M G P Perlu dibuat add ons untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem absensi pada Business One

5. Logistics Fitur pembagian stok barang secara jelas

Sistem diharapkan mampu memberikan gambaran tentang keadaan stok dari perusahaan baik barang hasil produksi maupun bahan baku sehingga mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang keberadaan stok

M G F Pada Business One pembagian stok sangatlah jelas mulai dari Stok yang sudah dipesan , stock yang siap digunakan sampai dengan stock barang retur .

6. Logistics Fitur Reorder Point

Sistem diharapkan memiliki fitur reorder point yang mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang

M G F Pada Business One terdapat fitur reorder point yang mampu menjaga ketersediaan stock di dalam perusahaan.

201

stok barang yang telah mencapai titik krisis .

7. Purchasing Fitur purchasing history and price comparison

Sistem mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam memilih supplier , seperti purchasing history dan price comparison dari surat penawaran yang diberikan oleh supplier .

M P Pada Synergy kita bisa melihat pembelian pembelian yang terdahulu yang dilakukan oleh perusahaan kepada supplier tetapi pemberian informasi yang dilakukan tidaklah lengkap .

F Pada Business one terdapat informasi detail dari pembelian ,supplier dan harga mempermudah dalam membuat perbandingan untuk memperoleh harga terbaik

8. Purchasing Fitur Otomatisasi purchase Order

Pembelian barang yang rutin dilakukan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu diharapkan bisa dilakukan secara otomatis sehingga mampu mengefisiensikan waktu dan alokasi sumber daya perusahaan .

M G F Pada Business One terdapat fitur automatic purchase order.

202

9. Produksi Fitur MRP System diharapkan mampu mengontrol kebutuhan perusahaan dalam mengatur jumlah produksi dari perusahaan sesuai dengan kebutuhan pasar agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

H P Synergy memiliki fitur MRP tetapi sistem MRP yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan

F Pada Business One terdapat fitur MRP yang bisa menganalisa tingkat kebutuhan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

10. General Laporan yang interaktif dan mampu menyediakan informasi bagi user .

Sistem diharapkan menghasilkan laporan yang mampu memberikan informasi kepada para manager sehingga memudahkan pengambilan keputusan

M P Laporan yang dihasilkan oleh synergy sangatlah terbatas dan untuk penggambaran bentuk bentuk grafik

masih belum bisa dilakukan

F Business One menyediakan berbagai variasi laporan dengan penyajian data sesuai dengan kebutuhan dari pengguna, serta dapat dianalisa dengan berbagai cara . Laporan juga dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .

203

11. Sales Fitur Lead Time

Sistem diharapkan memiliki fitur lead time yang mampu memberikan gambaran tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membuat dan menyediakan suatu bahan / produk .

M G F Pada Business one terdapat forward scheduling , backward scheduling yang dapat memberikan informasi ketersediaan barang. Dan pada Item Master data terdapat fitur Lead time dari sebuah produk

12 Sales Fitur pembuatan surat penawaran.

Sistem diharapkan mampu memiliki fitur untuk memberikan surat penawaran kepada customer sehingga memudahkan kerja dari user .

L G F Pada Business One terdapat fitur pembuatan surat penawaran untuk customer.

13. Produksi Fitur BOM (Bill Of Material)

Sistem diharapkan memiliki integrasi informasi tentang struktur dari produk yang tentunya akan memudahkan proses produksi dari produk tersebut.

H P Synergy memiliki fitur BOM tetapi sistem BOM yang dimiliki oleh synergy masih memiliki beberapa kelemahan dalam mendokumentasikan struktur dari produk

F Pada Business One BOM dari material produksi disimpan dengan baik dan terintegrasi dengan baik. Sehingga mampu memberikan informasi tentang struktur dari produk tersebut .

204

14. Produksi Fitur Product Costing

System diharapkan mampu memberikan detail tentang cost yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu produk sehingga memudahkan perusahaan untuk menentukan harga jual produk tersebut .

H P Synergy memiliki fitur product costing tetapi sistem product costing yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan dalam penghitungan cost dari suatu barang.

P Pada Business One terdapa fitur product costing yang memiliki perhitungan yang mendetail namun masih memiliki kekurangan dibeberapa aspek contohnya adalah perhitungan cost dari mesin yang digunakan

205

Kebutuhan pengguna dalam tabel diatas adalah sebagai berikut :

1. Kemampuan Database dari aplikasi yang mampu untuk menjaga keadaan data

tetap akurat dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan tanpa perlu dilakukan

penyesuaian secara manual.

2. Kemungkinan pengembangan dari aplikasi yang sesuai dengan platform

teknologi yang ada sekarang dan kemampuan applikasi untuk berhubungan

dengan applikasi lain.

3. Kemampuan Aplikasi untuk mengintegrasikan bagian HRD dengan bagian lain

yang ada di dalam perusahaan sehingga menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi

antara satu dengan yang lain.

4. Kemampuan aplikasi untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem

absensi yang ada . Sehingga terjadinya suatu otomatisasi dalam penghitungan

payroll

5. Kemampuan aplikasi untuk memberikan gambaran tentang keberadaan stok dan

jenis stok yang ada

6. Kemampuan aplikasi untuk menjaga ketersediaan stok barang terutama stok

barang utama dalam rangka menjaga siklus bisnis perusahaan agar tetap berjalan

dengan baik.

7. Kemampuan aplikasi untuk memberikan analisis dari setiap penawaran yang

diberikan oleh supplier dan memberikan masukkan tentang penawaran terbaik

yang diberikan oleh supplier.

206

8. Kemampuan aplikasi untuk mengotomatisasi pembelian pembelian yang

dilakukan perusahaan dalam rangka untuk menjamin ketersediaan barang di

dalam perusahaan.

9. Kemampuan sistem untuk melakukan forecasting antara kemampuan produksi

perusahaan dengan permintaan pasar . Sehingga mampu menjamin ketersediaan

stok barang dalam memenuhi kebutuhan permintaan pasar .

10. Kemampuan aplikasi dalam rangka menyajikan laporan laporan yang dibutuhkan

oleh level manajerial secara interaktif sebagai bahan pertimbangan dalam

menentukan arah pengambilan keputusan dan pengembangan perusahaan.

11. Kemampuan aplikasi untuk memberikan perhitungan waktu yang dibutuhkan

untuk menyediakan suatu barang untuk memenuhi permintaan dari customer .

12. Kemampuan Aplikasi untuk membuat dan menyediakan surat penawaran kepada

customer .

13. Kemampuan sistem untuk mendokumentasikan struktur dari produk dan

kemudian mengintegrasikan struktur produk tersebut kedalam proses bisnis.

14. Kemampuan Applikasi untuk memberikan perhitungan produk costing yang

akurat dan tepat sesuai dengan sumberdaya yang digunakan .

4.8.1 Hasil Analisis Fit And Gap

Bedasarkan hasil analisis Fit / Gap pada kedua sistem yang telah diuraikan diatas

maka kita dapat mengetahui kemampuan dari masing masing sistem yang telah kami

rangkum kedalam tabel hasil analisis fit gap . berikut ini adalah tabel dari hasil tersebut

207

Hasil Dari Fit Gap analysis :

Tabel 4.12 Hasil analisis Fit/Gap

No. Functional Area

Rank Requirement

Total Requirement

Synergy SAP Business One F P G F P G

1. General H - - - - - - - M 1 - 2 1 3 - - L 2 - - - - - -

2. Personalia H - - - - - - - M 2 - - 2 1 1 - L - - - - - - -

3. Logistics H - - - - - - - M 2 - - 2 2 - - L - - - - - - -

4. Purchasing H - - - - 1 - - M 2 - 1 1 1 - - L - - - - - - -

5. Produksi H 3 - 3 - 2 1 - M - - - - - - - L - - - - - - -

6. Sales H - - - 1 1 - - M 1 - - 1 1 - - L 1 - - - - - - Total 14 0 6 8 12 2 0

208

Maka Hasil dari perhitungan itu dapat kami gambarkan menjadi grafik grafik sebagai berikut :

Gambar 4.54 Hasil Dari Fit Gap AnalysisSAP Business One dengan Synergy

4.9 Analisis Biaya

Dalam melakukan implementasi aplikasi SAP Business One diperlukan analisis

terhadap biaya-biaya yang dibutuhkan karena biaya merupakan salah satu aspek penting

yang menentukan perusahaan dalam memilih suatu sistem. Dalam hal ini perusahaan

akan melihat apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu sistem akan memberikan

manfaat yang sesuai bagi perusahaan.

Penerapan SAP Business One dalam perusahaan memerlukan biaya yang terdiri

dari biaya aplikasi , biaya implementasi , biaya pembelian perangkat keras (hardware),

biaya pembelian perangkat lunak (software). Berikut adalah biaya awal dalam

implementasi SAP Business One.

0

2

4

6

8

10

12

14

SAP Business One Synergy

Fit

Partial

Gap

209

Biaya aplikasi SAP Business One

Tabel 4.13Biaya aplikasi SAP Business One

Biaya Aplikasi SAP Business Biaya per user Total One

User License SAP Business One

10 Professional User Licence 3000 USD / User 30.000 USD

8 Logistic User Licence 1200 USD / User 9.600 USD

7 Financial User Licence 1200 USD / User 8.400 USD

5 CRM User Licence 1500 USD / User 7.500 USD

Total Biaya User Licence 55.500 USD Biaya Aplikasi SAP Business One mencakup jumlah user pada suatu perusahaan yang

menggunakan aplikasi ini atau dapat disebut biaya user license. Pada implementasi SAP

Business One di perusahaan user license dibagi menjadi :

1. Professional user license :User Licenseyang mempunyai hak akses penuh ke

seluruh modul dan fungsi inti perusahaan yang terdapat pada SAP Business One.

User Licenseini sering digunakan oleh para manajemen eksekutif yang

memerlukan akses lebih ke modul lainya di dalam aplikasi SAP Business

One.Users membayar penuh biaya licese.

User License ini digunakan sebanyak 10 Licensedengan biaya per user 3000 USD

Total biaya Professional user license :

10 license x 3000 USD x Rp 9.100,- = Rp 273.000.000,-

2. Logistic user license : User license ini mempunyai hak akses ke seluruh operasi

penjualan,pembelian dan warehousing. Logistic user dapat mengatur barang

210

serta data serial dan batch ,membuat transaksi inventory dan membuat laporan

inventory.

Hak akses penuh untuk modul produksi, business partner, inventory,

sales A/R, Laporan.

Akses terbatas untuk modul administration, Purchase A/P ,general

modul.

Tidak ada akses untuk modul Financials , sales opportunities , banking ,

MRP , CRM Service , Human Resouce

Perusahaan dapat menghemat 60% biaya licensebila dibandingkan

dengan biaya Professional user license.

User License ini digunakan sebanyak 8License dengan biaya per user 1200 USD

Total biaya Logistic user license :


3. Financial user license: user licenseyangmempunyai hak akses untuk

menjalankan aktivitas rutin seperti journal entries , incoming dan outgoing

payments.

Hak akses penuh untuk modul Financials, business partner , banking ,

laporan. Kecuali : budget , cost accounting

Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P ,

Inventory, general modul, produksi.

Tidak ada akses untuk modul Sales opportunities, MRP , CRM Service ,

human resource.

211




Total biaya Financial user license :


4. CRM user license :user licenseyangmempunyai hak akses untuk mengatur sales

opportunities dari awal pelanggan melakukan pembelian. Usermempunyai hak

akses pada laporan dan mengatur proses service.

Hak akses penuh untuk modul sales opportunities, CRM Services,

Laporan.

Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P

,business partner, Inventory, general modul, produksi.

Tidak ada akses untuk modul Financials, MRP, Banking , human

resource.




Total biaya Financial user license :

5license x 1500 USD x Rp 9.100,- = Rp 68.250.000,-

Biaya Implementasi

212

Tabel 4.14 Biaya implementasi SAP Business One

Biaya implementasi SAP

Business One Biaya Total

2 orangfinancial consultant

merangkap sebagai technical

consultant

350 USD / Hari /

orang 65.800 USD

Programmer 15000 USD 15000 USD

Total Biaya Implementasi 80.800 USD

Biaya implementasi meliputi biaya jasa pemakaian consultant dan programmer dalam

proyek ini selama 94hari dengan rincian sebagai berikut :

Jasa consultant SAP Business One Implementation memerlukan biaya sebesar

350 USD / hari .Consultant terdiri dari dua orang yang merupakan financial

consultant merangkap sebagai technical consultant.

Total biaya consultant :

2 orang x 350 USD x 94 hari x Rp 9.100,- = Rp 598.780.000,-

Jasa programmer untuk membuat Add Ons dan customizing pada SAP

Business One memerlukan biaya sebesar 15000 USD (untuk program beberapa

report dan program tambahan pada bagian Human Resource) .

Total biaya programmer :

15000 USD x Rp 9.100,- = Rp 136.500.000,‐

213

Biaya pembelian perangkat keras

Tabel 4.15Biaya Pembelian perangkat keras untuk SAP Business One

Biaya Pembelian perangkat keras Total

1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590-001 3489 USD

2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS-128A 35 USD

Total Biaya Pembelian perangkat keras 3524 USD

Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat keras meliputi biaya pembelian server

dan kabel untuk menghubungkan client dan server. Total biaya pembelian perangkat

keras adalah :( 3489 USD + 35 USD ) x Rp 9100,- = Rp 32.068.400,-

Biaya pembelian perangkat lunak

Tabel 4.16Biaya Pembelian perangkat lunak untuk SAP Business One

D. Biaya Pembelian perangkat Lunak Total

1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals

2485 USD 70 USD

2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals

1550 USD 1990 USD

Total Biaya Pembelian perangkat lunak 6095 USD Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat lunak adalah untuk pembelian

Windows Server 2003 dan SQL Server 2008.

Total biaya pembelian perangkat lunak adalah :

6095 USD x Rp 9100,- = Rp 55.464.500,-

214

Berikut adalah tabelrincian seluruh biaya yang dikeluarkan untuk implementasi SAP

Business One

Tabel 4.17 Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One

Komponen Biaya Biaya Total

A. Biaya Aplikasi SAP Business One

User License SAP Business One

10 Professional User Licence Rp 27.300.000,- / User Rp 273.000.000,-

8 Logistic User Licence Rp 10.920.000 / User Rp 87.360.000,-

7 Financial User Licence Rp 10.920.000 / User Rp 76.440.000,-

5 CRM User Licence Rp 13.650.000 / User Rp 68.250.000,-

Total Biaya User Licence Rp 505.050.000,-

B. Biaya implementasi SAP Business One

2 orang financial consultant merangkap sebagai technical consultant

Rp 3.185.000 / Hari / orang Rp 598.780.000,-

Programmer Rp 136.500.000 Rp 136.500.000

Total Biaya Implementasi Rp 735.280.000,- C. Biaya Pembelian perangkat keras

1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590-001 Rp 31.749.900,-

2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS-128A Rp 318.500,-

Total Biaya Pembelian perangkat keras Rp 32.068.400,-D. Biaya Pembelian perangkat Lunak

1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals

Rp 22.613.500 Rp 637.000

2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals

Rp 14.105.000 Rp 18.109.000

Total Biaya Pembelian perangkat lunak Rp 55.464.500,-Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One

Rp 1.327.862.900,-

215

*Kurs yang dipakai 1 USD = Rp 9.100,- per tanggal 6 Desember 2011

Total biaya yang diperlukan untuk Implementasi Aplikasi SAP Business One pada PT

Bando Indonesia yang meliputi biaya user license , consultant , programmer , hardware

dan software adalah Rp 1.327.862.900,-

4.10 AnalisisManfaat

Sebelum melakukan implementasi suatu sistem, perusahaan harus melakukan

perhitungan terhadap biaya yang diperlukan serta manfaat yang didapatkan. Besarnya

biaya yang dikeluarkan haruslah sebanding dengan manfaat yang didapat.Manfaat dapat

diklasifikasikan menjadi dua macam yaitu tangible benefits dan intangible benefits.

Tangible benefitsmerupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau

peningkatan di dalam suatu perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk

satuan nilai uang . Sedangkan intangible benefits merupakan keuntungan yang sulit atau

tidak mungkin diukur dalam satuan nilai uang.

Manfaat yang didapat dari implementasi SAP Business One pada PT Bando Indonesia

adalah sebagai berikut :

1. Intangible benefits

Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan

Peningkatan layanan sehingga meningkatkan pelanggan kepuasan dan semakin

loyal terhadap perusahaan.

Adanya modul CRM (Customer Relationship Management) yang

mengatur hubungan antara perusahaan dengan pelanggan

Fitur pembuatan surat penawaran harga agar pelanggan dapat melakukan

216

perbandingan harga

Adanya penjadwalan terhadap ketersediaan barang hasil produksi

sehingga barang dapat sampai ke pelangan sesuai waktu yang dijanjikan

Terdapa fitur forecasting sehingga stok barang selalu tersedia sehingga

dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

Peningkatan kepuasan kerja karyawan

Sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi mempermudah kinerja serta

meningkatkan produktivitas karwayan

Otomatisasi pembuatan PO

Sistem HRD dan bagian lainya terintegrasi

Database yang tidak perlu diindex ulang setiap bulanya

Meningkatan proses pengambilan keputusan manajemen

SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi .

Laporan yang ada berisi berbagai informasi yang dapat ditampilkan sesuai

kebutuhan pengguna serta dapat dianalisa dalam berbagai cara. Laporan juga

dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .

Efisiensi penggunaan waktu

Dengan SAP Business onedapat dilakukan penghematan waktu karena informasi

tersedia secara real time.

Otomatisasi PO - supplier dapat segera mengetahui adanya pembelian

barang pada saat stok ROP

Laporan dapat dihasilkan dengan cepat

System yang terintegrasi menghasilkan transaksi yang real time

Peningkatan pada proses produksi

217

Pada SAP Business oneterdapat modul MRP yang mengkalkulasikan kebutuhan

dari suatu BOM sesuai dengan sales order. Dengan adanya BOM dapat

mengetahui komponen suatu produk yang akan mempermudah proses produksi

dan menghasilkan produk yang berkualitas.

Meningkatkan pengendalian terhadap stok barang

Stok bahan baku maupun barang jadi tetap tersedia misalnya dengan :

Fitur forecasting yang dapat menjaga stok barang jadi tetap tersedia

Fitur Re-order Point dan otomatisasi Purchase Order yang menjaga

ketersediaan bahan baku untuk produksi

Mengurangi kesalahan dalam memilih supplier

Adanya informasi detail dari pembelian ,data supplier yang terintegrasi danharga

mempermudah dalam pengambilan keputusan pembelian yang efektif. SAP

Business one juga memberikan informasi detil mengenai pembelian yang

tergabung dalam purchase history. Dengan tersedianya data yang detil dan

lengkap akan mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi supplier yang

dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan melakukan negosiasi untuk

mendapatkan harga terbaik.

2. Tangible benefits

Pengurangan biaya lembur

Aplikasi SAP Business One yang terintegrasi menyediakan data dari

berbagai area internal perusahaan yang dapat diolah menjadi informasi

yang berguna bagi pengguna. Informasi disajikan dalam bentuk laporan

yang sesuai kebutuhan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karna

data telah tersedia secara real time.

218

Aplikasi SAP Business One memudahkan pengaturan inventory dengan

pengaturan terperinci dari setiap data gudang, melacak dan mencatat

pergerakan barang. Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan dan

membantu dalam melakukan stock opname.

Dengan demikian karyawan akan lebih efektif dan efisien dalam

pembuatan laporan dan penghitungan stok sehingga mengurangi waktu lembur

.Simulasi perhitungan pengurangan karyawan yang lembur adalah sebagai

berikut

Tabel 4.18 Simulasi pengurangan jumlah karyawan lembur

Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Bulan 5

Bulan 6

Rata-Rata

Jumlah karyawan lembur (orang)

4 2 4 2 2 4 3

Biaya lembur setiap bulannya adalah :

3 x 1/173 x 3.000.000 x 1,5 x 3 = Rp. 234.104,05

Tabel 4.19 Pengurangan biaya lembur

Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase Penghematan Biaya lembur

System Synergy Rp. 1.170.520 Rp. 14.046.240

80 % SAP Business One Rp. 234.104 Rp. 2.809.248

219

Pengurangan biaya kertas

Aplikasi SAP Business one menyediakan informasi yang terintegrasi dan real

time . Dengan demikian dapat mengurangi penggunaan kertas dalam proses

internal perusahaan yang menggunakan dokumen , seperti surat pengeluaran

barang, surat hasil produksi dan lainya. Penggunaan kertas hanya digunakan

untuk proses bisnis eksternal seperti pembuatan invoice serta pembuatan laporan.

Simulasi perhitungan pengurangan pemakaian kertas adalah sebagai berikut :

Tabel 4.20 Simulasi pengurangan penggunaan kertas

Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Bulan 5

Bulan 6

Rata-Rata

Jumlah Penggunaan Kertas (rim)

3 2 3 2 2 3 2.5

Biaya kertas tiap bulannya adalah :

2.5 rim x Rp. 35.000,- = Rp 87.500,-

Tabel 4.21 Pengurangan biaya kertas

Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase PenghematanBiaya kertas

System Synergy Rp. 280.000 Rp. 3.360.000

68.75 % SAP Business One Rp 87.500 Rp 1.050.000

Pengurangan biaya Cartridge printer

Pengurangnya penggunaan kertas akan mempengaruhi pemakaian

220

Cartridgeprinter karena berkurangnya proses pencetakan dokumen internal

perusahaan. Simulasi perhitungan penguranganpemakaian Cartridge printer

adalah sebagai berikut :

Tabel 4.22 Simulasi pengurangan penggunaan Cartridge printer

Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Bulan 5

Bulan 6

Rata-Rata

Jumlah Penggunaan Cartridge Printer(buah)

2 2 2 1 2 3 2

Biaya Cartridge Printer tiap bulannya adalah :

2 buah x Rp. 135.000,- = Rp 270.000,-

Tabel 4.23 Pengurangan biaya Cartridge printer

Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase PenghematanBiaya printer

System Synergy Rp. 945.000 Rp. 11.340.000

71.42 % SAP Business One Rp 270.000 Rp 3.240.000

221

4.11 Analisis Kelayakan SAP Business One

Tabel 4.24 Analisis Kelayakan SAP Business One

Kelayakan Applikasi SAP Business One Bisnis Proses Bedasarkan Analisis Fit / Gap . total requirement yang dibutuhkan

untuk perusahaan berjumlah 14 dengan presentase Fit sebesar 85,71 % dan presentase Partial Gap sebesar 14,29%

Kebutuhan Hardware dan Software (minimum)

Server Client / Workstation Operating system

Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise

Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows XP SP1

Minimum CPU

1x Intel Pentium III 1x Intel Pentium III

RAM Memory

256 MB 128 MB

HD Free Space

System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB 500 MB

CD‐ROM Drive

24x or higher 24x or higher

Display 640 x 480 with 256 colors or higher


Database Microsoft SQL Server 2000 SI 3 Microsoft IE 6.0 SP1

Software

Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003

Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or

higher

222

4.12 Analisis Hasil Akhir Kelayakan Dari SAP Business One

Empat Kategori Kelayakan SAP Business One pada PT Bando Indonesia :

1.Operational Feasibility

Dengan fitur-fitur yang ada, Applikasi Sap Business One layak diimplementasikan pada

perusahaan karena dapat mengatasi segala masalah yang terjadi pada aplikasi yang

berjalan pada PT Bando Indonesia. Hal ini dapat ditunjukkan oleh hasil dari Fit Gap

Analysis yang dilakukan dengan menghasilkan hasil Fit sebesar 85,71 % dan presentase

Partial Gap sebesar 14,29% (Tabel 4.11Fit And Gap System Synergy dan SAP Business

Finansial Total biaya yang diperlukan untul implementasi SAP Business One

pada PT Bando Indonesia adalah sebesar Rp 1.327.862.900,- dengan

rincian sebagai berikut :

-Total Biaya User Licence = Rp 505.050.000,- -Total Biaya consultant = Rp 735.280.000,- -Total Biaya Pembelian perangkat keras = Rp 32.068.400,- -Total Biaya Pembelian perangkat lunak = Rp 55.464.500,-

Project Management

Perkiraan total waktu yang dihabiskan untuk mengimplementasikan SAP Business One pada PT Bando Indonesia adalah : 1.Tahap Preparation : 8 hari 2.Tahap Business Blue Print : 23 hari 3.Tahap Realization : 32 hari 4. Tahap Final Preparation : 13 hari 5. Tahap Go Live & Support : 18 hari Total waktu implementasi : 94 hari

223

one). Dengan demikian SAP Business One bisa menjadi pilihan untuk menyelesaikan

permasalahanyang dihadapi oleh perusahaan.

2.Technical Feasibility

Perusahaan mampu menyediakan requirement dari hardware dan software yang

dibutuhkan pada SAP Business One yang ditujukan pada Tabel 4.1 SAP business one

System requirementsebagai infrastruktur dasar dari pembangunan aplikasi berbasis Sap

Business One.Hardware dan Software yang dibutuhkan juga tidak membebani

perusahaan ataupun menimbulkan kesulitan baru di dalam proses pengadaannya

sehingga bisa dipenuhi secara menyeluruh oleh perusahaan.

3.Schedule Feasibility

Perusahaan menerima jangka waktu penerapan aplikasi SAP Business One yang

diimplementasi dalam waktu 94 hari dengan menggunakan metode ASAP (Accelerated

SAP) yang terdiri dari 5 tahapan yaitu : Preparation , Business Blueprint , Realization ,

Final Preparation , Go Live and Support (Tabel 4.2 Gant Chart Project Implementation

SAP Business One). Penjadwalan ini juga sesuai waktu yang ditentukan oleh PT Bando

Indonesia dalam penjadwalan pengimplementasian SI/TI Pada PT Bando Indonesia

4.Economic Feasibility

Total Pengeluaran yang diperlukan perusahaan senilai Rp 1.327.862.900,00merupakan

harga yang disetujui oleh PT Bando Indonesia. Biaya dikeluarkan untuk implementasi

SAP Business One yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan-keuntungan dan

manfaat-manfaat bagi perusahaan , seperti yang tertera pada analisiscost and benefit.

BAB 4 ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN...

Documents

Transcript of BAB 4 ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN...