29

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah PT. Mentari Cyber Media

PT. Mentari Cyber Media resmi didirikan pada tanggal 16 Juni 2006 dengan di

keluarkannya Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) - Besar dengan nomor :

02586/1.824.271 dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan nomor :

02.191.641.6-029.000 oleh Suku Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Khusus Ibu

Kota Jakarta I melalui pejabat terkait yaitu Rina Surjandari, S.SOS.

PT. Mentari Cyber Media merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam

bidang pelayanan jasa multimedia interaktif sebagai mitra resmi dari PT. Indonusa

Telemedia (TELKOMVision) dan dikelola oleh tenaga-tenaga yang profesional dan

berpengalaman dibidangnya.

Sebagai mitra dari TELKOMVision, PT. Mentari Cyber Media melayani

penerimaan pasang baru atau PSB dan perbaikan-perbaikan atau maintenance sebagai

kegiatan operasi utama perusahaan serta menangani tagihan dari pelanggan

TELKOMVision di 6 (enam) daerah antara lain Apartemen Wesling Kedoya, Apartemen

Sudirman Park, Apartemen Pavilion, Apartemen Rasuna Said, Perumahan Puri Kencana,

Perumahan Taman Rempoa Indah. Setelah tagihan pelanggan tersebut tertagih, PT.

Mentari Cyber Media menyetorkan tagihan tersebut secara tander dan mengirimkan data

tagihan kepada TELKOMVision. Selisih dari jumlah yang disetor dengan jumlah yang

diterima dari tagihan pelanggan dikurangi seluruh biaya-biaya operasional perusahaan

itulah yang dianggap sebagai pendapatan perusahaan.

30

PT. Mentari Cyber Media sebagai mitra dari TELKOMVision menjadi pemuka

dibidang pelayanan jasa multimedia interaktif yang berkualitas dan mengutamakan

pelayanan secara profesional kepada pelanggan serta berusaha menyediakan informasi

bermutu.

Dengan dukungan 30 orang karyawan, satellite TELKOM - 1, 6 unit system

headend, serta telah tersedianya jaringan optik TELKOM, sebagai mitra dari

TELKOMVision siap melayani pelanggan di seluruh Indonesia.

3.1.1 Visi dan Misi PT. Mentari Cyber Media

3.1.1.1 Visi PT. Mentari Cyber Media

Menjadi Yang Terdepan di Bidang Multimedia

3.1.1.2 Misi PT. Mentari Cyber Media

Komitmen dan Profesional

3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media

Dalam melaksanakan kegiatan PT. Mentari Cyber Media mempunyai struktur

organisasi yang dalam perkembangannya mengalami penyempurnaan-penyempurnaan

yang disesuaikan pada keadaannya saat ini.

Struktur organisasi dibuat dengan tujuan agar setiap organisasi mengetahui

fungsi dan tugas masing-masing dapat dipertanggungjawabkan.

31

PT. MENTARI CYBER MEDIA ( MCM ) dikelola oleh tenaga-tenaga yang

professional dan berpengalaman di bidangnya.

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media

KOMISARIS

CUSTOMERSERVICE

DIREKTURUTAMA

DIREKTUROPERASI

DIREKTURPEMASARAN

PEMEGANGSAHAM

DIREKTURKEUANGAN & ADMINISTRASI

MARKETING

SALESRETAIL

SALESCORPORATE

BILLINGACCOUNTINGPURCHASING& LOGISTIKTEKNIK

TV KABEL INTERNET

IT

KOMISARIS

CUSTOMERSERVICE

DIREKTURUTAMA

DIREKTUROPERASI

DIREKTURPEMASARAN

PEMEGANGSAHAM

DIREKTURKEUANGAN & ADMINISTRASI

MARKETING

SALESRETAIL

SALESCORPORATE

BILLINGACCOUNTINGPURCHASING& LOGISTIKTEKNIK

TV KABEL INTERNET

IT

32

3.2.2 Jabaran Tugas dan Wewenang

1.Nama Jabatan : Komisaris

Bertanggung Jawab : Pemegang Saham

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Menetapkan tujuan perusahaan, pokok-pokok kebijaksanaan umum, dan

Rancangan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga Perusahaan (ADART)

yang akan menjadi pedoman bagi keseluruhan aktivitas perusahaan.

2. Mengadakan rapat tahunan dengan direktur utama dan para pemegang saham.

3. Meminta dan menilai pertanggungjawaban direktur utama atas jalannya

perusahaan secara keseluruhan.

2. Nama Jabatan : Direktur Utama

Bertanggung Jawab : Komisaris

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Memimpin perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan.

2. Merumuskan dan menetapkan rencana kerja sesuai dengan tujuan umum

perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

3. Mengawasi dan mengkoordinasi jalannya perusahaan secara umum.

4. Mengadakan evaluasi dengan dibantu oleh para Direktur Bagian.

5. Bekerja sama dengan pihak luar perusahaan untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan oleh pihak perusahaan.

6. Menentukan kebijaksanaan harga terhadap produk dan layanan yang akan dijual

ke pelanggan.

33

7. Bertanggung jawab kepada komisaris terhadap kelangsungan hidup perusahaan

secara keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

8. Memberi pemecahan atas permasalahan yang terjadi didalam perusahaan.

3. Nama Jabatan : Direktur Pemasaran

Bertanggung Jawab : Direktur Utama

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Merumuskan dan menetapkan program kerja perusahaan baik jangka pendek

maupun jangka panjang untuk kegiatan pelayanan dan penjualan secara umum.

2. Mengawasi, memonitoring, dan mengevaluasi program kerja Customer Service

dan Bagian Marketing.

3. Bertanggung jawab dalam hal pelayanan dan penjualan perusahaan.

4. Memberi pemecahan atas permasalahan dan mengambil keputusan dalam hal

pelayanan dan penjualan.

4. Nama Jabatan : Direktur Operasional

Bertanggung Jawab : Direktur Utama

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Merumuskan rencana kerja, visi, prosedur operasi dan tujuan operasional

perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2. Mengawasi jalannya operasional perusahaan secara umum.

3. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan.

4. Memonitoring dan mengevaluasi program kerja operasional secara keseluruhan.

34

5. Memberi pemecahan atas permasalahan dan mengambil keputusan dalam hal

pelayanan dan penjualan.

5. Nama Jabatan : Direktur Keuangan

Bertanggung Jawab : Direktur Utama

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Merumuskan dan menetapkan program kerja keuangan perusahaan baik jangka

pendek maupun jangka panjang.

2. Mengawasi dan memberikan persetujuan terhadap setiap penerimaan dan

pengeluaran kas perusahaan.

3. Membawahi staff akuntansi dan staff keuangan.

4. Mengkoordinir kegiatan admnistrasi akuntansi dan keuangan.

5. Mengawasi, Memonitoring, dan mengevaluasi hasil laporan penerimaan dan

pengeluaran kas perusahaan.

6. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan serta laporan keuangan dan

terjadinya penyelewengan atas harta perusahaan.

6. Nama Jabatan : Customer Service

Bertanggung Jawab : Direktur Pemasaran

Tugas

1. Menyusun program kerja untuk kegiatan pelayanan komplain dan informasi

2. Melaksanakan kegiatan pelayanan komplain

3. Memonitor siaran TV dan Internet

4. Berkoordinasi dengan TELKOMVision dalam hal kualitas siaran TV-Internet

35

5. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan pengelola.

6. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan layanan TV-Internet apabila

terjadi gangguan.

7. Memberikan penerangan kepada pelanggan dan calon pelanggan.

8. Membuat klasifikasi pelanggan.

9. Membuat laporan Customer Service.

Tanggung Jawab

1. Menjamin tercapainya tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan TV Kabel-

Internet.

2. Mengontrol penjualan.

7. Nama Jabatan : Staff Marketing

Bertanggung Jawab : Direktur Pemasaran

Tugas

1. Menyusun program kerja untuk kegiatan penjualan.

2. Melaksanakan kegiatan penjualan TV Kabel-Internet di area yang menjadi

tanggung jawabnya.

• Door to door

• Telemarketing

• Demo/persentasi produk

• Pameran

• Penyebaran brosur, pemasangan spanduk, stiker dan lain-lain.

3. Melaksanakan survey kepuasan pelanggan baik melalui kuesioner maupun

kunjungan langsung untuk tujuan Customer Telention.

36

4. Membuat Database calon pelanggan/pelanggan berkoordinasi dengan admin

operasi-pemasaran dan juga Customer Service.

5. Membuat klasifikasi calon anggota.

6. Melaksanakan komunikasi yang insentif dengan pelanggan dan pengelola.

7. Membuat laporan hasil kegiatan pemasaran.

Tanggung Jawab

Menjamin tercapainya target penjualan.

8. Nama Jabatan : Staff Operasi IT

Bertanggung Jawab : Direktur Operasi

Tugas

1. Menyusun program kerja untuk aktivasi informasi teknologi.

2. Melakukan pengembangan pada semua kegiatan operasi IT.

3. Melaksanakan kegiatan pembuatan program system administrasi.

4. Melakukan kegiatan operasional sesuai SOP yang berlaku yang ditetapkan oleh

Direktur Operasi.

5. Membuat Database pasang baru, perbaikan dan pemutusan.

6. Membuat klasifikasi tingkat kerusakan per segmen lokasi.

7. Membuat laporan bulanan hasil kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan.

Tanggung Jawab

1. Menjamin tercapainya target pasang baru, perbaikan dan pemutusan sesuai dengan

permintaan calon pelanggan per pelanggan.

37

9. Nama Jabatan : Staff Operasi Teknik (TV Kabel & Internet)

Bertanggung Jawab : Direktur Operasi

Tugas

1. Melakukan kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan TV Kabel dan Internet

2. Melakukan kegiatan operasional sesuai SOP yang berlaku yang ditetapkan oleh

Direktur Operasi.

3. Mempunyai log-book perhari untuk kegiatan pasang baru, perbaikan dan

pemutusan TV Kabel dan Internet.

4. Membuat laporan bulanan hasil kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan

TV Kabel dan Internet.

Tanggung Jawab

Menjamin tercapainya target pasang baru, perbaikan dan pemutusan sesuai dengan

permintaan calon pelanggan per pelanggan.

10. Nama Jabatan : Staff Purchasing & Logistik

Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan

Tugas

1. Menyusun program kerja pengadaan barang/jasa.

2. Mengajukan permohonan kebutuhan material untuk aktivasi atau pemeliharaan.

3. Menjalin Networking dengan pemasok.

4. Menyimpan dan mengatur persediaan.

5. Menyimpan dan mengatur peralatan proyek.

6. Melaksanakan pengadaan barang/jasa.

7. Melakukan pemeriksaan fisik persediaan dan peralatan secara periodik.

38

8. Membuat laporan persediaan.

Tanggung Jawab

1. Tercatatnya setiap penerimaan dan pengeluaran persediaan serta inventoris

perusahaan dengan baik dan benar.

2. Tersedianya persediaan untuk memenuhi kegiatan operasi.

3. Tersimpannya persediaan dan terpeliharanya inventoris perusahaan dengan baik.

11. Nama Jabatan : Staff Accounting & Keuangan

Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan

Tugas

1. Menyusun program kerja bidang keuangan.

2. Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.

3. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran kas dalam buku harian Kas/Bank.

4. Membuat data/laporan penerimaan pembayaran dan tunggakan pelanggan.

5. Membuat dan melengkapi dokumen pendukung transaksi keuangan.

6. Melakukan verifikasi kebenaran formal dan material setiap data pendukung

transaksi keuangan.

7. Melakukan rekonsiliasi Kas/Bank.

8. Membuat rencana dan laporan realisasi cash flow periode mingguan dan bulanan.

9. Mengendalikan biaya tetap perusahaan.

10. Mengurus data administrasi kepegawaian.

11. Membuat Faktur Pajak.

12. Membuat laporan SPT masa PPN & PPH.

13. Melaksanakan tugas tambahan lain yang diberikan atasan.

39

Tanggung Jawab

1. Menjamin tercatatnya setiap penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan secara

akurat dan tepat waktu.

2. Menjamin terdokumentasinya/terarsipnya setiap bukti pertanggungjawaban

biaya/dokumen keuangan dengan baik.

3. Menjamin terkendalinya biaya tetap perusahaan.

4. Tertib administrasi dan pelaporan perpajakan.

12. Nama Jabatan : Staff Billing & collector

Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan

Tugas

1. Menyusun program kerja penagihan billing (tagihan) dan tunggakan

2. Memproses pencetakan Billing.

3. Mendistribusikan Billing & TV Guide kepada pelanggan.

4. Melakukan penagihan tunggakan melalui telepon atau langsung mendatangi

pelanggan.

5. Membuat laporan monitoring & action plan penanganan tagihan dan tunggakan.

6. Melakukan konfirmasi saldo tunggakan pelanggan.

Tanggung Jawab

1. Menjamin tercetaknya Billing (tagihan) dengan benar dan tepat waktu.

2. Menjamin terdistribusikannya Billing (tagihan) kepada seluruh pelanggan dengan

tepat waktu.

3. Tersajinya laporan monitoring tunggakan tepat waktu.

40

3.2.3 Kegiatan Usaha PT. Mentari Cyber Media

Dalam rangka untuk mencapai maksud dan tujuan PT. Mentari Cyber Media

menyelenggarakan produk dan layanan yang meliputi :

3.2.3.1 Produk dan Layanan

1. Pay TV

Dengan jumlah channel sebanyak 43 yang terbagi dalam beberapa kriteria siaran,

pelanggan dapat dengan mudah memilih channel yang disukai.

a. Movies

Siaran 24 jam non stop dengan film – film box office terbaru dapat disaksikan

melalui channel HBO dan Star Movie. Pencinta film – film klasik, Hallmark

dan Cinemax dapat memenuhi keinginan pelanggan.

b. News

CNN, CNBC, Channel News Asia, BBC World, dan Bloomberg akan

memberikan kepada pelanggan yang selalu mengikuti perkembangan bisnis

dan keuangan, pasar bursa serta berita – berita dunia.

c. Sports

Dua Channel olah raga terbesar dunia ESPN dan Star Sport akan selalu

menyajikan berita-berita seputar olah raga terutama event-event dunia yang

sedang berlangsung.

d. Music

MTV Asia sebagai channel musik terbesar dunia serta channel musik Asia

Channel [V] akan menyajikan siaran musik baik video klip maupun live dari

konser-konser artis dunia.

41

e. Kids Channel

Program hiburan anak serta film kartun dapat disaksikan di Channel TNT

Cartoon dan Nickelodeon.

f. Science & Technology

Channel yang akan menyajikan seputar kehidupan serta tingkah polah

binatang adalah Channel Animal Planet. Sedangkan Discovery serta National

Geographic lebih menitikberatkan pada informasi kejadian-kejadian alam

seperti terjadinya banjir, dan gunung meletus.

g. General Entertainment

Channel yang menyajikan semua bentuk hiburan mulai drama mini seri,

reality show, variety show.

h. Fashion

Berita mode mulai dari kehidupan para perancangnya serta acara – acara

peragaan busana dunia, disiarkan 24 jam oleh Channel Fashion TV.

i. Local

Siaran TV Nasional yang ada di Channel – channel kami adalah TVRI, RCTI,

SCTV, Global TV, TPI, Indosiar, Trans TV, Metro TV, TV7, La TV, dan

ANTV. Bagi pemirsa daerah Channel Bali TV dan JTV (Surabaya) sudah ada

didaftar Channel kami.

j. Premium Channel

Untuk acara-acara dari Jepang serta Korea khusus disediakan di channel

premium seperti NHK World (Jepang) dan KTV (Korea).

42

2. Fast Internet

Melayani Internet dengan kecepatan mulai dari 64 Kbps atau atas permintaan

pelanggan, tanpa pemakaian pulsa telepon dan tanpa dikenakan biaya akses internet

per jam serta akses 24 jam non stop.

Sampai dengan saat ini daerah yang baru terlayani hanya Jakarta, Bandung, dan

Surabaya.

3. Satellite

Layanan pay TV dengan menggunakan perangkat bantu parabola serta di dukung oleh

performansi TELKOM – 1 akan membantu pelanggan untuk mendapatkan hiburan dan

Informasi dengan jangkauan nasional.

pelanggan dapat berlangganan secara individual atau company.

4. Kabel

Dengan menggunakan kabel optik besar yang memungkinkan dapat langsung

berlangganan Fast Internet TELKOMVision.

3.2.3.2 Cable TV Channels

a. Movies Channel

• HBO

• Cinemax

• Star Movies

• Hallmark

43

b. Music Channel

• MTV Asia

• [V] channel

• B4U Music

c. News Channel

• Bloomberg

• CNN

• BBC

• Deutch Welle

• CNBC

• ABC

d. Sport Channel

• ESPN

• Star Sport

e. Kids Channel

• TNT Cartoon Network • Nickelodeon

f. General Entertainment Channel

• Star World

• Arirang TV

• Phoenix

• TV5

• CCTV5

• Irib3

• IRIB3

• Sahara TV

• FILMY India

• Local channel

44

g. Science & Education Channel

• Discovery Channel

• National Geographic

• Animal Planet

3.2.3.3 Jenis Material yang digunakan untuk kegiatan aktivasi dan perbaikan

Jenis Material Ukuran Jenis Material Ukuran Kabel Coaxial RG5 / 5C Copler DC16 Kabel Coaxial RG11 / 7C Pin Block Connector Ulir 5C Pin Connector Connector Crimp 7C Amplifier U23A I Connector Amplifier TAL886 Jack TV FEMALE Power Supply TSI-500 Jack TV MALE Tap 4-29 Klem Paku 8mm Box Panel Klem Paku 10mm Service Widge Clam 2 * 16 mm Label Ties 20cm Pipa Conduit Spliter 2way Sock Spliter 4way Round Cable Clips Cable Modem 5001 Kabel Spiral Pin to Pin 1

Tabel 3.1 : Daftar Material yang digunakan untuk operasional

45

3.3 Tata Laksana Sistem yang sedang berjalan

3.3.1 Tata Laksana Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber Media

a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material

1. Dimulai dari Staff Purchasing & Logistik mengecek persediaan material pada Kartu

Stock, untuk melihat sisa persediaan material digudang. Apabila jumlah persediaan

material akan habis, maka dibuatkan SPB untuk meminta persetujuan pembelian

material kepada Direktur Keuangan. Setelah SPB disetujui, kemudian Staff Accounting

mengeluarkan kas sesuai dengan SPB yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan.

2. Setelah Staff Purchasing & Logistik menerima kas dan SPB yang telah disetujui,

kemudian Staff Purchasing & Logistik datang langsung ke Supplier untuk melakukan

pembelian material.

3. Setelah proses pembelian selesai maka Nota Pembelian yang diterima dari Supplier

kemudian diberikan ke Staff Accounting.

4. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik mencatat penambahan material kedalam Kartu

Stock, dan pada akhir periode (mingguan) dibuatkan Laporan Material Mingguan.

b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan

1. Dimulai dari Customer Service menerima dan mencatat PSB atau komplain dari

Pelanggan. Berdasarkan PSB atau komplain dari Pelanggan, lalu Customer Service

membuat SPK 3 rangkap dan FPB untuk dikirim ke Teknisi.

2. Setelah Teknisi menerima SPK 3 rangkap dan FPB, kemudian Teknisi mengisi FPB

untuk mengajukan permintaan pengeluaran material kepada Staff Purchasing &

Logistik.

46

3. Lalu Staff Purchasing & Logistik mengecek Kartu Stock untuk memastikan bahwa

material yang diminta tersedia di gudang. Dan bila material yang diminta tersedia lalu

Staff Purchasing & Logistik mengeluarkan material sesuai dengan FPB yang telah

diotorisasi oleh Staff Purchasing & Logistik sebelumnya. Kemudian Staff Purchasing

& Logistik mencatat pengeluaran material tersebut ke dalam Kartu Stock serta

mengarsip sementara FPB.

4. Setelah Teknisi selesai melakukan pemasangan atau perbaikan kepada Pelanggan, lalu

Teknisi memberikan SPK rangkap 1 ke Pelanggan, rangkap 2 dan 3 untuk diarsip serta

membuat Berita Acara 3 rangkap yang berisi informasi mengenai jumlah material yang

terpakai. Rangkap 3 dikirim ke Staff Purchasing & Logistik, rangkap 1 dan 2 untuk

diarsip.

5. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mencocokan dan mencatat selisih sisa material

antara FPB dan Berita Acara rangkap 3, setelah itu mencatat informasi sisa material

yang tidak terpakai saat eksekusi pelanggan (jika ada) ke dalam Kartu Stock dan

mengarsip FPB. Pada akhir periode (mingguan) dibuatkan Laporan Material

Mingguan.

c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur

1. Teknisi mengecek material secara fisik. Apabila terdapat material yang rusak sebelum

digunakan, maka material tersebut dikirim kembali ke Staff Purchasing & Logistik.

2. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mengembalikan material yang rusak ke

Supplier serta mencatat material retur pembelian ke dalam Kartu Stock (sebagai

pengeluaran material).

47

3. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik menerima kembali material yang baru dari

Supplier. Pada saat material dari retur pembelian tiba di gudang, material tersebut

langsung dicatat kedalam Kartu Stock oleh Staff Purchasing & Logistik.

3.3.2 Identifikasi Event

a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material

Event Internal Agent

Responsibility

Starts When Activities in the event

Mengajukan

Permintaan

Pembelian

Staff

Purchasing &

Logistik

Jumlah material

akan habis

Mengecek Kartu Stock;

Membuat SPB;

Meminta persetujuan Direktur

Keuangan.

Menyetujui SPB Dir. Keuangan Menerima SPB Menyetujui SPB.

Menerima kas Staff

Purchasing &

Logistik

SPB telah

disetujui oleh

Dir. Keuangan

Meminta pengeluaran kas.

Melakukan

pembelian

material

Staff

Purchasing &

Logistik

Menerima kas

dari Staff

Accounting

Melakukan pembelian ke

Supplier; Menerima Material

dari Supplier; Membayar.

Mencatat

pembelian

material

Staff

Purchasing &

Logistik

Material tiba di

Gudang

Mencatat ke dalam Kartu

Stock.

Membuat Staff Kartu Stock Membuat Laporan Mingguan.

48

Laporan Purchasing &

Logistik

sudah di

rekapitulasi

Tabel 3.2 : Event Table Permintaan & Penerimaan Material

b. Prosedur Pengeluaran & pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan

Event Internal Agent

Responsibility

Starts When Activities in the event

Mengeluarkan

Material

Staff

Purchasing &

Logistik

Material yang

diminta tersedia

di gudang

Mengecek persediaan Material

pada Kartu Stock;

Mengotorisasi FPB;

Mengeluarkan Material;

Mencatat pengeluaran material.

Mencocokan

FPB dengan

Berita Acara

rangkap 3

Staff

Purchasing &

Logistik

Teknisi selesai

melakukan PSB

atau perbaikan

pelanggan

Mencocokan FPB dengan

Berita Acara; Menyetujui

Berita Acara.

Menerima

Pengembalian

Material

Staff

Purchasing &

Logistik

Berita Acara

sudah dicocokan

Menerima sisa material;

Mencatat ke dalam Kartu

Stock.

Membuat

Laporan

Staff

Purchasing &

Logistik

Kartu Stock

sudah di

rekapitulasi

Membuat Laporan Mingguan.

Tabel 3.3 : Event Table Pengeluaran & Pengembalian Material

49

c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur

Event Internal Agent

Responsibility

Starts When Activities in the event

Melakukan retur Staff

Purchasing &

Logistik

Menerima

material yang

rusak dari

Teknisi

Mengeluarkan Material;

Mengirim Material; Mencatat

ke dalam Kartu Stock.

Menerima

Material

Staff

Purchasing &

Logistik

Menerima

material yang

baru dari

Supplier

Mencatat Kartu Stock.

Tabel 3.4 : Event Table Pengeluaran Material untuk Retur

3.3.3 Formulir dan Laporan yang digunakan sistem yang berjalan

3.3.3.1 Formulir yang digunakan sistem yang berjalan

1. SPB (Surat Pesanan Barang)

Dokumen ini dikeluarkan oleh Staff Purchasing & Logistik yang digunakan untuk

mencatat material yang dibutuhkan pengadaannya kembali digudang. Dan berfungsi

sebagai sarana untuk mengajukan permintaan pembelian material kepada Direktur

Keuangan dan juga sebagai bukti perintah pengeluaran kas untuk Staff Accounting dan

bukti perintah pembelian.

2. FPB (Form Peminjaman Barang)

Dokumen ini dibuat oleh Teknisi yang digunakan untuk mencatat kebutuhan material

yang akan dipergunakan untuk mendukung jalannya aktivitas operasional Teknisi di

50

lapangan dan disetujui oleh Staff Purchasing & Logistik. Alat ini berfungsi sebagai

catatan dasar oleh Staff Purchasing & Logistik untuk mengeluarkan material gudang.

3. Kartu Stock

Dokumen ini diisi oleh Staff Purchasing & Logistik dan digunakan untuk merekam

hasil pehitungan fisik persediaan (catatan keluar & masuk), berfungsi untuk

menyediakan informasi sisa persediaan yang ada di gudang.

4. SPK (Surat Perintah Kerja)

Dokumen ini dikeluarkan oleh Customer Service untuk Teknisi yang digunakan

sebagai dokumen perintah kerja berdasarkan permintaan pelanggan. Berisi data

pelanggan, keterangan perintah kerja Dan berfungsi sebagai Surat Pengantar Kerja

Teknisi di lapangan.

3.3.3.2 Laporan yang digunakan sistem yang berjalan

5. Berita Acara

Laporan ini dibuat oleh Teknisi digunakan untuk melaporkan kegiatan yang telah

dilakukan oleh Teknisi selama dilapangan yang juga mencatat jumlah material yang

telah terpakai sebenarnya.

6. Laporan Barang Mingguan (Mutasi)

Laporan ini dibuat oleh Staff Purchasing & Logistik untuk memberikan informasi

tentang jumlah material dan jenis material yang tersisa digudang secara keseluruhan

dalam skala per minggu.

51

3.3.4 Workflow Table

a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material

Actor Event Activities

Staff Purchasing

& Logistik

Mengajukan

Permintaan

Pembelian

1. Mengecek persediaan Material gudang

pada Kartu Stock

2. Membuat SPB

3. Meminta persetujuan Direktur Keuangan

Direktur

Keuangan

Menyetujui SPB 4. Menerima SPB

5. Menyetujui SPB

Staff Purchasing

& Logistik

Menerima kas 6. Menunjukan SPB yang telah disetujui

oleh Direktur Keuangan ke Staff

Accounting

7. Menerima kas dari Staff Accounting

Staff Purchasing

& Logistik

Melakukan

Pembelian Material

8. Membeli Material ke Supplier

9. Menerima Material dari Supplier

10. Membayar

11. Menerima Nota Pembelian

12. Mengirim Nota Pembelian ke Staff

Accounting

Staff Purchasing

& Logistik

Mencatat Pembelian

Material

13. Mencatat Material ke dalam Kartu Stock

14. Mengarsip SPB

Staff Purchasing

& Logistik

Membuat Laporan

Mingguan

15. Mengecek kartu Stock

16. Membuat Laporan Mingguan

52

17. Memberikan Laporan Direktur

Tabel 3.5 : Work Flow Table Permintaan & Penerimaan Material

b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan

Actor Event Activities

Staff

Purchasing &

Logistik

Mengeluarkan Material 1. Menerima FPB

2. Mengecek persediaan Material pada

Kartu Stock

3. Mengotorisasi FPB

4. Mengeluarkan Material sesuai dengan

FPB yang telah diotorisasi sebelumnya

5. Mencatat pengeluaran Material pada

Kartu Stock

6. Mengarsip sementara FPB

Staff

Purchasing &

Logistik

Mencocokan FPB

dengan Berita Acara

rangkap 3

7. Menerima berita acara rangkap 3 dari

Teknisi

8. Mencocokan berita acara rangkap 3

dengan FPB

9. Mencatat selisih sisa Material

10. Menyetujui Berita Acara rangkap 3

Staff

Purchasing &

Logistik

Menerima

Pengembalian Material

11. Menerima Material dari Teknisi

12. Mencatat pengembalian Material

13. Mengarsip FPB dan BA rangkap 3

53

Staff

Purchasing &

Logistik

Membuat Laporan

Mingguan

14. Mengecek kartu Stock

15. Membuat Laporan Mingguan

Tabel 3.6 : Work Flow Table Pengeluaran & Pengembalian Material

c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur

Actor Event Activities

Staff

Purchasing &

Logistik

Melakukan retur 1. Menerima Material yang rusak dari

Teknisi

2. Mengembalikan Material yang rusak

3. Mencatat retur ke dalam Kartu Stock.

Staff

Purchasing &

Logistik

Menerima Material 4. Menerima Material yang baru dari

5. Mencatat penerimaan ke Kartu Stock.

Tabel 3.7 : Work Flow Table Pengeluaran Material untuk Retur

54

3.3.5 Overview Activity Diagram

a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material

Gambar 3.2 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material

55

b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan

56

c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur

Gambar 3.4 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur

Keterangan :

• SPB : Surat Pesanan Barang

• PSB : Permintaan Pasang Baru

• SPK : Surat Perintah Kerja

• FPB : Form Peminjaman Barang

• BA : Berita Acara

• NP : Nota Pembelian

57

3.4 Analisis Hasil Temuan Survey

Dari hasil analisis terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur

organisasi yang tergambarkan di dalam event table, workflow table, overview activity

diagram dan gambar struktur organisasi formal ditemukan beberapa permasalahan yang

terjadi didalam Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber

Media, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian pengelolaan persediaan material yang belum optimal

Tidak ada formulir bukti keluar material atau BKB yang memiliki nomor

formulir terurut dan juga sistem otorisasi pada formulir permintaan pengeluaran

material atau FPB yang belum sepenuhnya ditaati oleh Teknisi yaitu fungsi yang

meminta pengeluaran barang maupun oleh Staff Purchasing & Logistik sendiri yaitu

fungsi yang menyimpan dan mengeluarkan barang, sehingga dapat memungkinkan

terjadinya resiko kehilangan material secara fisik tidak dapat diketahui oleh bagian

penyimpanan sangat tinggi.

Seharusnya setiap permintaan pengeluaran material Teknisi wajib mengisi

formulir permintaan pengeluaran material atau FPB yang memiliki nomor urut cetak

dan berisi keterangan mengenai berapa jumlah material dan material apa saja yang

diperlukan untuk operasional. FPB tersebut harus dengan persetujuan atau mendapat

otorisasi dari bagian yang mengeluarkan material yaitu Staff Purchasing & Logistik.

Selain itu juga harus dengan sepengetahuan Customer Service (Koordinator Teknisi)

yang mencetak SPK, karena permintaan pengeluaran material harus berdasarkan SPK

yang tercetak. Kemudian setelah FPB yang diajukan tersebut disetujui, pengeluaran

material dari gudang harus disertai dengan bukti keluar material atau BKB yang juga

58

harus memiliki nomor urut dan sistem otorisasi yang jelas sebagai dokumen

pendukung adanya pengeluaran barang dari gudang.

Jadi saran kami adalah membuat rancangan baru bukti keluar material atau

BKB sebanyak 2 rangkap dan memiliki nomor urut dan formulir permintaan

pengeluaran material atau FPB yang juga memiliki nomor urut cetak.

2. Pengecekan data persediaan menghabiskan waktu yang lama

Dengan tersedianya kartu stok yang hanya dipegang oleh Staff Purchasing &

Logistik, menyebabkan pencatatan persediaan ditulis dalam buku, maka Staff

Purchasing & Logistik harus mencari setiap baris dan halaman buku tersebut.

Akibatnya kinerja Staff Pruchasung & Logistik menjadi lamban dan kurang efektif.

Jadi saran kami adalah membuat database persediaan secara komputerisasi

yang dapat diakses secara cepat untuk mengetahui rincian barang yang tersedia beserta

jumlahnya.

3. Informasi data persediaan tidak akurat

Dengan melakukan pengecekan dan pencatatan persediaan selama seminggu

sekali, menyebabkan terjadi kesalahan perhitungan oleh Staff Purchasing & Logistik.

Akibatnya informasi total persediaan tidak cocok dengan barang yang ada secara fisik.

Jadi saran kami adalah membuat sistem komputerisasi yang dapat menghitung

jumlah akhir persediaan secara otomatis ketika barang yang masuk dan keluar diinput.

59

4. Adanya duplikasi data (data redundancy)

Dengan menggunakan kartu stok, untuk mencatat penambahan dan

pengurangan stock harian, menyebabkan bagian gudang seringkali lupa akan

pencatatan yang sudah dilakukan sebelumnya dan terlalu banyaknya barang yang

masuk dan keluar dari gudang dalam satu hari. Akibatnya persediaan barang yang

masuk atau keluar dicatat sebanyak dua kali.

Jadi saran kami adalah membuat sebuah program untuk mencegah terjadinya

duplikasi data yang memiliki kemampuan untuk memberi peringatan jika ada inputan

dengan isi data yang sama persis dengan data yang sudah tersimpan sebelumnya di

komputer

5. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal

Perusahaan tidak memiliki batas minimal persediaan material, sehingga dapat

memungkinkan terjadinya hambatan operasional yang diakibatkan tidak tersedianya

material yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional

Seharusnya perusahaan harus memiliki kebijakan mengenai batas persediaan

minimal untuk masing-masing jenis material digudang dan tidak harus menunggu

material tersebut habis digudang dan juga untuk mengurangi aktivitas pembelian yang

kecil-kecil.

Jadi saran kami adalah perusahaan membuat kebijaksanaan jumlah batas

minimal setiap jenis material yang harus ada digudang, disesuaikan dengan intensitas

tingkat seringnya keluar material.

60

6. Adanya fungsi jabatan rangkap

Dalam setiap aktivitas pengadaan material hanya diserahkan hanya kepada Bag.

Purchasing dan Logistik, sehingga akan dikhawatirkan terjadinya kolusi karena antara

yang memesan, membayar, menandatangani dan menerima hanya dilakukan oleh satu

fihak saja.

Seharusnya bahwa setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih

dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem

pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal

check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek ketelitian

dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi lain. Oleh karena itu, dalam sistem

akuntansi pembelian atau pengadaan harus dirancang unsur sistem pengendalian intern

yaitu Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang

dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Jadi saran kami adalah merancang pemisahan fungsi pembelian yang baru di

dalam aktivitas pengadaan material.

7. Tidak ada rangkap dokumen yang dibutuhkan didalam aktifitas permintaan

pembelian material

Dalam aktifitas permintaan pembelian material menggunakan dokumen SPB

yang tidak memiliki rangkap, sehingga tidak ada formulir yang dapat digunakan untuk

mendukung aktifitas pembelian, dan bagian akuntansi tidak memiliki bukti formal

yang mendasari perintah pengeluaran untuk mengeluarkan kas. meskipun setiap ada

pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari Direktur Keuangan, tetapi hal

61

tersebut tidak menjamin bagian akuntansi dapat mempertanggungjawabkan karena

tidak memiliki bukti yang sah yang mendukung laporan pengeluaran kas.

Jadi saran kami adalah merancang formulir SPB yang baru yang memiliki

nomor urut formulir dan memiliki rangkap yang disesuaikan dengan kebutuhan

3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh penyusun, maka dapat diidentifikasi

adanya kebutuhan informasi sebagai berikut :

1. Identifikasi informasi jumlah persediaan material yang ada digudang.

2. Identifikasi informasi jenis material yang telah mencapai titik minimum.

3. Identifikasi informasi status permintaan pembelian material.

4. Identifikasi informasi penerimaan material.

5. Identifikasi informasi pengeluaran material.

6. Identifikasi informasi pengeluaran material untuk retur pembelian.