75

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PT. INFOMEDIA NUSANTARA 3.1 Gambaran umum perusahaan

3.1.1 Sejarah perusahaan

Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT. Infomedia Nusantara

menjadi perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon di Indonesia.

Dibawah subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan Pertamina, Infomedia

telah menerbitkan Buku Petunjuk Telepon Telkom Yellow Pages.

Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya PT. Elnusa

Yellow Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995 menjadi PT.

Infomedia Nusantara pada saat PT. Telkom Tbk menanamkan investasi. PT.

Infomedia Nusantara memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang

bernomor : 02128/1.824.271 dan ber NPWP : 01.391.650.7-051.000.

Saat ini Infomedia telah berkembang menjadi 3 (tiga) pilar bisnis untuk

memenuhi besarnya tuntutan masyarakat akan jasa informasi. Layanan Direktori

merupakan pilar pertama yang akan menjadi bukti kematangan usaha Infomedia

dalam bisnis jasa penyedia informasi melalui penerbitan Buku Petunjuk Telepon

(BPT), baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.

Layanan Contact Center menyediakan jasa outsourcing untuk aktivitas

pemasaran maupun peningkatan kualitas layanan hubungan antara mitra

Infomedia dengan pelanggannya.

Layanan Konten yang terfokus pada penyediaan data sesuai dengan

kebutuhan mitra dan pelanggan.

76

3.1.2 Visi Perusahaan

Menjadi penyedia jasa layanan informasi yang utama di kawasan

regional.

3.1.3 Misi Perusahaan

Memberikan produk dan layanan yang terbaik untuk meningkatkan nilai

tambah bagi pelanggan.

3.1.4 Tata Nilai Perusahaan

1. Fokus pada Pelanggan :

a. Mendahulukan kepentingan pelanggan setiap waktu (Customer

First).

b. Mengupayakan yang terbaik untuk melakukan inovasi untuk

menghasilkan produk dan layanan bernilai bagi pelanggan

(Innovative).

2. Akuntabilitas :

a. Mempertanggungjawab kan perilaku kita (Accountable).

b. Menggunakan fakta dan data dalam setiap pengambilan keputusan

(Reliable).

3. Integritas :

a. Konsisten dalam setiap perilaku kita (Consistent).

b. Selalu berperilaku yang menunjukkan moralitas tinggi

(Respectable).

4. Keterbukaan:

77

a. Selalu siap akan tantangan baru dan mau meningkatkan

pengetahuan (Changeable).

b. Menyadari dan mau terbuka terhadap umpan balik dalam upaya

perbaikan yang berkesinambungan (Continuous Improvement).

Sebagai penyedia jasa informasi terkemuka, PT. INFOMEDIA

NUSANTARA senantiasa mengembangkan produk dan layanan secara

konsisten. Tiga layanan bisnis Infomedia berupaya untuk lebih memenuhi

seluruh kebutuhan customer akan informasi dan layanan komunikasi. Sekaligus

mendedikasikan sumber daya manusia yang Infomedia miliki, teknologi,

kompetensi, pengalaman serta kematangan perusahaan dalam berusaha hingga

tercapainya tujuan, yaitu untuk menabur benih kemajuan bagi mitra usaha,

pelanggan, dan masyarakat luas pengguna produk dan jasa PT. INFOMEDIA

NUSANTARA.

3.1.5 Produk dan Jasa

Berikut ini adalah jasa atau produk yang dihasilkan oleh PT.

INFOMEDIA NUSANTARA :

1. Media Cetak : Buku Petunjuk Telepon / Petunjuk Informasi belanja

dan kesehatan

3. CD – ROM : Cd Power Business, informasi tagihan jasa telekomuni-

kasi

4. Jasa Contact Center

78

3.1.6 Clients

Sampai saat ini PT.INFOMEDIA NUSANTARA sudah memiliki banyak

clients seperti :

1. Bank : CIMB Niaga, BNI, Bukopin, Lippo Bank

2. Telekomunikasi : Telkom 147, Telkomsel

3. Mobile Phone : Sony Ericsson, Flexi

4. Penerbangan : Garuda Airlines

5. Layanan masyarakat : Jasa Marga

6. Lain - lain : Mc’donald

3.1.7 Struktur organisasi

79

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

GM PERFORMANSI &

BISNIS AUDIT

MANAJER KOMUNIKASI

PERUSAHAAN

MANAJER PENGELOLAAN & BISNIS PROSES

DIREKTUR DIREKTORIDIREKTUR CONTACT CENTER

DIREKTUR SDM & UMUM

DIREKTUR KEUANGAN & IT

GM SDM GM UMUM MANAJER LEGAL GM AKUNTANSI & MANAJEMEN GM IT

GM INVESTASI & PERBENDAHARA

AN

MANAJER OPERASIONAL

SDM

MANAJER PELATIHAN

MANAJER PENGEMBANGAN

ORGANISASI & TRANSFORMASI

MANAJER PERFORMANSI

SDM

KOORDINATOR PENGELOLAAN REMUNERASI

KOORDINATOR HUBUNGAN INDUSTRIAL

STAF PENGELOLAAN REMUNERASI

UNIT KERJA HUBUNGAN INDUSTRIAL

KOORDINATOR REKRUITMEN & PENEMPATAN

KOORDINATOR PERFORMANSI & PENGELOLAAN

SISTEM SDM

REKRUITER

STAF PEREKRUTAN & PENEMPATAN

STAF PERFORMANSI & PENGELOLAAN

SISTEM SDM

MANAJER TREASURY &

PAJAK

MANAJER DANA & INVESTASI

MANAJER PENGELOLAAN

KEUANGAN KANTOR LAYANAN

KOORDINATOR PENERIMAAN

KOORDINATOR PENGELUARAN

KOORDINATOR PAJAK & FISKAL

STRUKTUR ORGANISASI PT INFOMEDIA NUSANTARA TAHUN 2009

Gambar 3.1Struktur Organisasi PT INFOMEDIA NUSANTARA

80

3.1.8 Uraian tugas dan tanggung jawab

Berikut ini adalah uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari

masing - masing divisi secara garis besar sesuai dengan struktur organisasi PT

INFOMEDIA adalah sebagai berikut :

1. Komisaris

Fungsi utama :

Komisaris dalam fungsinya merupakan pengawas tertinggi

perusahaan yang memiliki tugas pokok mengawasi jalanya

perusahaan dalam mengemban misi untuk mencapai tujuan dan

sasaran perusahaan sehingga mampu menempatkan perusahaan pada

posisi yang unggul dalam lingkungan kompetisi.

Tugas dan Wewenang :

a. Dalam rangka pengawasan dan pemberian nasihat kepada

Direksi, setiap waktu dalam jam kerja kantor Perseroan

Dewan Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman

atau tempat lain yang di pergunakan atau yang dikuasai oleh

Perseroan, dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat,

dokumen dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan

keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui

segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.

b. Direksi wajib memberikan penjelasan tentang segala hal yang

ditanyakan oleh Dewan Komisaris.

c. Apabila seluruh anggota Direksi diberhentikan sementara dan

Perseroan tidak mempunyai seorang pun anggota Direksi

81

maka untuk sementara Dewan Komisaris diwajibkan untuk

mengurus Perseroan. Dalam hal demikian Dewan Komisaris

berhak untuk memberikan kekuasaan sementara kepada

seorang atau lebih diantara anggota Dewan Komisaris atas

tanggungan Dewan Komisaris.

d. Dalam hal hanya ada seorang anggota Dewan Komisaris,

segala tugas dan wewenang yang diberikan kepada Komisaris

Utama atau Dewan Komisaris dalam anggaran dasar berlaku

pula baginya.

e. Dalam hubungannya dengan tugas Dewan Komisaris

sebagaimana dimaksud dalam anggaran dasar, maka Dewan

Komisaris berkewajiban memberikan laporan tugas

pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku yang

baru lampau kepada RUPS, yang menjadi bagian dari Laporan

Tahunan yang diajukan dalam RUPS Tahunan.

f. Dewan Komisaris memberikan persetujuan dan pengesahan

atas Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan selambat-

lambatnya pada bulan Oktober sebelum Tahun buku baru

dimulai.

2. Direktur Utama

Fungsi utama :

Direktur utama dalam fungsinya merupakan pemimpin tertinggi

perusahaan yang memiliki tugas pokok memimpin perusahaan dalam

mengemban misi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan

82

sehingga mampu menempatkan perusahaan pada posisi yang unggul

dalam lingkungan kompetisi.

Tugas dan Wewenang :

a. Memimpin rapat Direktur.

b. Memelihara visi perusahaan yang dapat memotivasi seluruh

pegawai dan mengembangkan kapabilitas perusahaan dimasa

depan.

c. Mengendalikan proses pengelolaan perusahaan sesuai dengan

anggaran dasar, RUPS, RJPP dan RKAP serta mengindahkan

arahan dewan komisaris.

d. Membina dan memelihara hubungan baik dengan semua unsur

yang terlibat dalam proses pengelolaan perusahaan, termasuk

pihak yang berkepentingan (Stakeholder).

e. Mengantisipasi perubahan lingkungan strategis dan

mengambil langkah strategis yang diperlukan agar perusahaan

berada pada posisi yang unggul.

3. Direktur Direktori

Fungsi utama :

Merencanakan, Menetapkan, Mengevaluasi dan mengendalikan

indikator performansi perusahaan, khususnya operasi layanan

direktori serta mengambil tindakan - tindakan yang diperlukan dalam

bidang operasi layanan direktori, termasuk didalamnya buku petunjuk

Telepon - Telkom dan segmented direktori, sehingga mampu

memenuhi kebutuhan pengguna jasa layanan direktori perusahaan.

83

Tugas dan wewenang :

a. Menetapkan prosedur - prosedur untuk mendeteksi dan

menyelesaikan masalah - masalah operasional (SOP) dan

menetapkan serta mengevaluasi bidang operasi dari bidang

jasa layanan direktori.

b. Mengendalikan , mengarahkan dan mengevaluasi pencapaian

performansi unit usaha sesuai dengan RKAP bidang layanan

direktori.

c. Menjamin terlaksananya perjanjian tingkat pelayanan / SLA

yang efektif antara PT.INFOMEDIA NUSANTARA dengan

pihak lain.

d. Membina, mengkoordinasikan, mengendalikan dan

mengevaluasi performansi unit operasi bidang layanan

direktori sehingga selalu handal dan unggul.

4. Direktur Contact Center

Fungsi utama :

Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan mengendalikan

indikator performansi perusahaan, khususnya operasi layanan contact

centre dan content, serta mengambil tindakan - tindakan yang

diperlukan dalam bidang layanan contact centre dan content.

Tugas dan wewenang :

a. Membuat perencanaan sistem dan pengembangan bisinis

contact centre dan content.

84

b. Menetapkan prosedur - prosedur untuk mendeteksi dan

menyelsaikan masalah - masalah operasional ( SOP ) dan

menetapkan serta mengevaluasi bidang operasi dari bidang

jasa layanan contact centre dan content.

c. Mengendalikan, mengarahkan dan mengevaluasi pencapaian

performansi unit usaha sesuai dengan RKAP bidang layanan

contact centre dan content.

d. Menjamin terlaksananya perjanjian tingkat pelayanan / SLA

yang efektif antara perusahaan dengan pihak lain.

e. Membina, mengkoordinasikan, mengendalikan dan

mengevaluasi performansi unit operasi bidang layanan contact

centre dan content sehingga selalu handal dan unggul.

5. Direktur SDM & umum

Fungsi utama :

Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan mengendalikan

kebijakan dan perencanaan strategik pembinaan dan pengembangan

SDM dalam rangka meningkatkan kompetensi dan produktivitas

SDM untuk mencapai tingkat kinerja yang ditetapkan.

Tugas dan wewenang Direktur SDM :

a. Menetapkan perencanaan strategik SDM untuk memenuhi

kebutuhan SDM, baik kualitas maupun kuantitas.

b. Menetapkan program dan melaksanakan pengembangan

SDM serta membina kegiatan - kegiatan yang bersifat non

kedinasan internal dilingkungan perusahaan antara lain IBO,

85

serikat pekerja, koperasi pegawai dan kegiatan keluarga

pegawai.

c. Membina dan mengembangkan budaya perusahaan yang

berorientasi kepada pelayanan dan mengupayakan agar

pegawai menjadi lebih adaptif terhadap perubahan

lingkungan, antara lain melalui sistem penghargaan,

remunerasi dan insentif.

d. Menyusun pedoman sistem dan prosedur pengelolaan SDM.

Fungsi utama Direktur umum :

Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan mengendalikan

progam pengandaan dan persediaan barang untuk memberikan

dukungan operasional agar mencapai kinerja operasional yang

optimal.

Tugas dan wewenang Direktur umum :

a. Menetapkan perencanaan progam pengadaan barang yang

mengacu pada rencana operasi perusahaan.

b. Melaksanakan progam pengadaan sesuai prosedur yang telah

ditetapkan dengan menciptakan prosedur pembagian

kewenangan dan kontrol internal yang memadai. Dimana

fungsi control yang ada harus dapat menjamin akuntabilitas

dan transparasi untuk pengadaan logistik tersebut.

c. Menyusun pelaporan inventaris dan persediaan untuk

keperluan akutansi.

86

d. Melaksanakan tugas - tugas manajemen, menyediakan

prasarana kerja sehingga tercipta kelancaran, kenyamanan

serta keamanan dalam berkerja.

6. Direktur keuangan & IT

Fungsi utama direktur keuangan :

a. Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi serta

mengendalikan seluruh fungsi dan kegiatan keuangan dalam

rangka mewujudkan peningkatan kinerja perusahaan dibidang

keuangan secara keseluruhan serta peningkatan nilai

perusahaan bagi pemegang saham.

b. Berwenang penuh mengelola keuangan perusahaan, dengan

berpedoman pada peraturan perundang - undangan, anggaran

dasar perseroan, serta RKAP perseroan.

c. Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan

mengendalikan progam pengadaan dan persediaan barang dan

atau jasa.

Tugas dan wewenang Direktur keuangan :

a. Menyiapkan dan mengendalikan perencanaan strategi

keuangan serta anggaran perusahaan.

b. Menyajikan laporan keuangan dan laporan manajemen dan

melakukan penilaian kinerja dibidang keuangan secara

keseluruhan.

c. Melakukan evaluasi atas efisiensi dan efektifitas jasa yang

dihasilkan.

87

d. Mencari dan Menetapkan sumber - sumber pendanaan

berdasarkan optimalisasi penggunaanya baik jangka pendek,

jangka menengah maupun jangka panjang, dengan terlebih

dahulu mendapat persetujuan RUPS.

e. Menyelenggarakan akutansi perusahaan sebagai alat dalam

mengendalikan dan menyediakan informasi kuantitatif

terutama yang bersifat keuangan yang dapat digunakan

sebagai masukan untuk mengambil keputusan.

f. Mengevaluasi performansi unit - unit operasi dilingkungan

perusahaan berdasarkan performansi keuangan dan lain - lain

antara lain koperasi pegawai dan pengelolaan dana pensiun

perusahaan dan anak perusahaan.

g. Menyelenggarakan fungsi - fungsi pengelolaan kas

perusahaan dan sama unit lain turut menyelenggarakan upaya

- upaya peningkatan pelayanan yang berkaitan dengan

optimalisasi penerimaan pendapatan perusahaan. Dalam hal

ini termasuk, namun tidak terbatas menyelenggarakan

pemagaran resiko (hedging) secara selektif atas liabilities

untuk mengantisipasi resiko fluktuasi nilai tukar mata uang

asing, serta mengoptimalkan akses likuiditas sesuai dengan

instrument yang ada dipasar, akan tetapi bukan merupakan

transaksi derivatif.

88

Fungsi utama Direktur IT :

Merencanakan, menetapkan, mengevaluasidan mengendalikan

indikator kebijakan dan perencanaan strategis pengembangan IT

dalam rangka mendukung operasi Perusahaan untuk mencapai tingkat

kinerja yang ditetapkan.

Tugas dan wewenang Direktur IT :

a. Menetapkan prosedur - prosedur untuk mendeteksi dan

menyelesaikan masalah - masalah operasional (SOP) dan

menetapkan serta mengevaluasi bidang operasi data dan IT.

b. Membina, mengkoordinasikan, mengendalikan dan mengeva-

luasi performansi unit operasi data dan IT sehingga selalu

andal dan unggul.

c. Menetapkan perencanaan strategic IT untuk memenuhi

kebutuhan IT, baik kualitas maupun kuantitas.

d. Menetapkan program dan melaksanakan pengembangan IT.

7. GM SDM

Fungsi utama:

a. Merencanakan, merumuskan kebijakan dalam bidang pengelo-

laan SDM, perencanaan SDM dan performance manajemen

SDM.

b. Merencanakan dan menyusun persiapan pengembangan orga-

nisasi sesuai pengembangan bisnis perusahaan.

c. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan pengelolaan dan peng-

89

embangan SDM termasuk career management & talent

management.

d. Merencanakan, merumuskan, dan menetapkan konsep penge-

mbangan, pelatihan SDM dan perekrutan SDM.

e. Mengendalikan dan mengelola produktivitas SDM terkait de-

ngan tuntutan bisnis perusahaan.

f. Merencanakan, merumuskan, dan melaksanakan proses trans-

formasi melalui penerapan budaya perusahaan sesuai dengan

visi - misi perusahaan dan pengembangan bisnis ke depan.

g. Merencanakan, merumuskan, dan melaksanakan organisasi

pembelajaran melalui penerapan program knowledge

manajement.

Tanggung jawab:

a. Mengembangkan kebijakan terkait dengan remunerasi

manajemen.

b. Mengembangkan dan merencanakan serta mengevaluasi

program pengembangan SDM terkait dengan pengembangan

organisasi dan rencana bisnis perusahaan menuju pada konsep

talent management.

c. Menjabarkan sasaran perusahaan kedalam strategi dan rencana

program kerja divisi SDM, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan program kerja serta menerapkan ukuran

keberhasilan departemen.

90

d. Mengendalikan dan mengelola produktivitas SDM terkait

dengan tuntutan bisnis perusahaan termasuk didalamnya

pengendalian biaya dan jumlah SDM baik jangka panjang

maupun jangka pendek.

e. Menjamin terciptanya budaya perusahaan sesuai dengan visi

dan misi perusahaan melalui upaya internalisasi yang

terprogram dan berkesinambungan dan memiliki implikasi

positif bagi pekerja.

f. Menjamin terciptanya performance manajemen SDM sesuai

dengan tujuan perusahaan melalui sistem yang terintegrasi

atas komponen-komponen pengembangan dan pelayanan

SDM.

g. Menyusun dan menjamin penerapan anggaran sesuai dengan

rencana dan program kerja yang telah ditetapkan berdasarkan

program kerja.

h. Menjamin kinerja bawahan selalu terjaga dengan membina,

mengarahkan, dan memotivasi bawahan, mengusulkan dan

memberikan persetujuam pengembangan bawahan baik

pengembangan pengetahuan dan skill maupun pengembangan

bidang karir (rotasi, mutasi, promosi, demosi, dan PHK),

menilai kerja bawahan.

i. Menjamin atasan dan pihak lain yang berkepentingan

mendapat informasi dan data yang akurat dengan membuat

laporan berkala mengenai evaluasi aktifitas divisi SDM terkait

91

dengan produktifitas, biaya, placement, pemenuhan SDM dan

pengembangan SDM.

8. GM investasi & perbendaharaan

Fungsi utama:

Menjamin dan bertanggung jawab atas tercapainya sasaran dalam

bisnis plan dan corporate dengan cara merencanakan,

mengkoordinasikan, mengarahkan, melaksanakan dan mengendalikan

seluruh aktivitas keuangan baik itu hal yang menyangkut aktivitas

departemen investasi, pembendaharaan & pajak dan pengelolaan

kantor layanan termasuk pembinaan serta pengembangan

karyawannya.

Tugas & wewenang :

a. Menjamin tercapainya sasaran perusahaan dalam bisnis plan

& corporate plan dengan cara menjabarkan sasaran

perusahaan kedalam strategi dan rencana program kerja divisi

fund & treasury, menyusun dan mengawasi kebijakan dan

pengelolaan divisi dan departemen dibawahnya serta

menetapkan ukuran keberhasilan divisi dan departemen

dibawahnya.

b. Menjamin target KPI dan operasional di area divisi fund &

treasury dengan cara mengarahkan, mengendalikan,

mengkordinasikan, dan membuat keputusan - keputusan

strategis keuangan perusahaan.

92

c. Menjamin tersedianya dana yang dapat digunakan oleh

perusahaan dan turut serta dalam proses pengambilan

keputusan.

d. Menjamin penerapan anggaran sesuai dengan rencana dan

program kerja yang telah ditetapkan dengan cara pengawasan

dan mengendalikan pelaksanaan pembayaran perusahaan.

e. Menjamin pendanaan dan pengendalian portfolio keuangan

perusahaan sesuai kebijakan perusahaan dengan cara

mengawasi dan membuat keputusan - keputusan strategis.

f. Menjamin kinerja bawahan selalu terjaga dengan cara

membina, mengarahkan, dan memotivasi bawahan,

mengusulkan dan memberikan persetujuan pengembangan

bawahan baik pengembangan pengetahuan dan skill maupun

pengembangan di bidang karir (rotasi, mutasi, promosi),

menilai kinerja bawahan.

g. Menjamin atasan dan pihak terkait lain yang berkepentingan

mendapat informasi dan data yang akurat dengan cara

membuat laporan dan analisa keuangan secara berkala

mengenai kegiatan divisi investasi dan perbendaharaan.

9. Manajer operasional SDM

Fungsi utama :

Menjamin tercapainya sasaran perusahaan dalam pengelolaan

sumber daya manusia dengan cara mengkoordinasikan, mengarahkan

dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan dan prosedur reward

93

management dan pelaksanaan kebijakan dari kegiatan yang berkaitan

dengan hubungan industrial untuk menunjang produktivitas kerja

sumber daya manusia yang optimal.

Tugas dan wewenang :

a. Menjabarkan sasaran perusahaan kedalam strategi dan rencana

program kerja departemen layanan SDM, mengawasi dan

mengevaluasi pelaksanaan program kerja serta menerapkan

ukuran keberhasilan departemen.

b. Mengembangkan kebijakan terkait dengan hubungan

industrial dan kompensasi SDM untuk memacu produktifitas

kerja sumber daya manusia yang optimal yang dituangkan

dalam perjanjian kerja bersama, keputusan direksi dan

dokumen.

c. Mengawasi, mengevaluasi dan mengatasi permasalahan yang

berkaitan dengan hubungan industrial dan kompensasi pekerja

untuk memacu kedisiplinan, ketertiban dan motivasi pekerja

yaitu tingkat absensi pekerja, penghitungan gaji, termasuk

penghitungan pajak, sistem perjalanan dinas, asuransi

kesehatan, lembur, imbal jasa sesuai hasil penilaian pekerja,

dana pensiun, jamsostek.

d. Menjamin terciptanya hubungan kerja yang baik dengan pihak

internal dan pihak eksternal (Depnaker, Asuransi kesehatan,

vendor sistem attendance, dana pensiun, jamsostek, koperasi,

bank, Elnusa dan Telkom) dengan cara mengatasi

94

permasalahan dan kepuasan pekerja, mengupdate peraturan-

peraturan pemerintah dan bilamana perlu

mengimplementasikan di perusahaan.

10. Manajer performansi SDM

Fungsi utama :

a. menjamin tercapainya sasaran dalam perencanaan perusahaan

dengan cara merencanakan, mengkoodinasikan dan

meningkatkan produktivitas SDM terkait dengan tuntutan

bisnis perusahaan dan rekrut serta penempatan SDM.

b. Merencanakan, merumuskan dan menjamin performansi

sistem SDM.

Tugas dan wewenang :

a. menjabarkan sasaran perusahaan ke dalam strategi dan rencana

program kerja departemen performansi SDM, mengawasi dan

mengevaluasi pelaksanaan program kerja serta menerapkan

ukuran keberhasilan departemen.

b. Mengendalikan dan mengelola pengukuran produktivitas dan

kinerja SDM terkait dengan tuntutan bisnis perusahaan

termasuk didalamnya pengendalian biaya dan jumlah SDM

baik jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Menjamin terciptanya performance manajemen SDM sesuai

dengan tujuan perusahaan melalui sistem informasi yang

terintegrasi atas komponen-komponen pengembangan dan

pelayanan SDM.

95

d. Menjamin tersedianya sistem informasi SDM yang sesuai

dengan kebutuhan bisnis perusahaan serta menjamin atasan

dan pihak lain yang berkepentingan mendapat informasi dan

data yang akurat dengan cara membuat laporan berkala

mengenai pelaksana dan evaluasi produktivitas dan kinerja

SDM, performansi sistem informasi SDM dan pemenuhan

SDM.

e. Menyusun dan menjamin penerapananggaran departemen

sesuai dengan rencana dan program kerja yang telah

ditetapkan (berdasarkan RKAP).

f. Menjamin kinerja bawahan selalu terjaga dengan cara

membina, mengarahkan dan memotivasi bawahan,

mengusulkan dan memberikan persetujuan pengembangan

bawahan baik pengembangan pengetahuan dan skill maupun

pengembangan di bidang karir (rotasi, mutasi, promosi,

demosi dan PHK, menilai kinerja bawahan.

11. Manajer treasury dan pajak

Fungsi utama:

Menjamin, meyakinkan dapat melakukan proses pembayaran,

penerimaan, rekonsiliasi, perhitungan pelaporan pajak sesuai dengan

standart akuntansi, perpajakan, prosedur dan kebijakan-kebijakan

yang berlaku di perusahaan. Menganalisa tentang rencana dan

realisasi pelaporan pajak, me-manage proses pembayaran, menyusun

96

strategi, mengawasi dan mengkoodinasikan pelaksanaan operasional

penerimaan, pembayaran, pajak secara nasional.

Tugas & wewenang :

a. Menjabarkan atas pencapaian sasaran perusahaan kedalam

strategi dan rencana program kerja departemen

perbendaharaan & pajak, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan program kerja serta menerapkan ukuran

keberhasilan departemen.

b. Menjamin, meyakinkan dapat melakukan proses pembayaran

eksternal, internal, pajak sesuai dengan standar akuntansi,

perpajakan serta sesuai dengan prosedur dan kebijakan-

kebijakan yang berlaku di perusahaan.

c. Menjamin, meyakinkan dapat melakukan proses, penerimaan

untuk directory, contact center, content sesuai dengan standar

akuntansi perpajakan serta sesuai dengan prosedur dan

kebijakan yang berlaku di perusahaan serta dapat menyajikan

dan menjamin terhadap rekonsiliasi bank.

d. Menjamin, meyakinkan data selalu up to date terhadap

peraturan perpajakan dengan cara mengikuti perkembangan

dan perubahan terhadap perpajakan dan sosialisasi ke pihak

terkait.

e. Menjamin atasan dan pihak lain yang berkepentingan

mendapat informasi dan data yang akurat terhadap laporan

97

yang berkaitan dengan penerimaan uang, pembayaran,

perpajakan dll.

f. Menjamin atas penerapan anggaran sesuai dengan cara

menganalisa dan menyusun anggaran berdasarkan program

kerja, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan anggaran

departemen yang menjadi tanggung jawabnya.

g. Menjamin kinerja bawahan selalu terjaga dengan cara

membina, mengarahkan dan memotivasi bawahan,

mengusulkan dan memberikan persetujuan pengembangan

bawahan baik pengembangan pengetahuan dan skill maupun

pengembangan di bidang karir (rotasi, mutasi, promosi,

demosi dan PHK, menilai kinerja bawahan.

12. Kordinator pengelolaan remunerasi

Fungsi utama :

a. Koordinator Pengelolaan Remunerasi, bertugas untuk

memastikan bahwa semua pembayaran kompensasi dan

benefit pekerja dilakukan sesuai dengan ketentuan dan tepat

waktu.

b. Bertanggung jawab dalam pembuatan kebijakan remunerasi,

review kebijakan yang sudah ada dan membuat / megusulkan

kebijakan baru yang diperlukan untuk menjamin tercapainya

kepuasan pekerja dalam hal remunerasi pekerja. Termasuk

dalam melakukan kontrol terhadap penggunaan anggaran-

anggaran biaya tenaga kerja.

98

13. Kordinator performansi & pengelolaan sistem SDM

Fungsi utama :

Koordinator Performansi SDM bertugas untuk memonitor,

mengukur performansi pekerja, serta membuat / mengusulkan

kebijakan - kebijakan dalam hal pengukuran kinerja pekerja untuk

menjamin kinerja pekerja dapat terukur setiap periode. Koordinator

Performansi SDM juga bertanggungjawab dalam memaintain data -

data pekerja dalam HRIS.

14. Kordinator rekrutmen & penempatan

Fungsi utama :

a. Kordinator rekrutmen & penempatan bertugas untuk

melakukan proses seleksi pekerja baru dilakukan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku dan dapat menyediakan

kebutuhan tenaga baru dalam waktu yang dibutuhkan.

b. Kordinator rekrutmen dan penempatan juga bertanggung jawab

dalam menempatkan tenaga kerja sesuai fungsi dan kebutuhan

perusahaan (Mutasi, Rotasi, Promosi).

15. Kordinator hubungan industrial

Fungsi utama :

a. Koordinator hubungan industrial, bertugas untuk memastikan

bahwa semua data dan informasi mengenai pekerja di kelola

dengan baik, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada

untuk menjamin kehandalan & keakuratan informasi

mengenai SDM.

99

b. Bertanggung jawab dalam mendokumentasikan data – data

terkait dengan seluruh kegiatan yang berada dibawah

departemen SDM & umum serta mengoptimalkan kinerja

departemen terkait.

16. Koordinator pengeluaran

Fungsi utama :

Menjamin & memeriksa agar proses verifikasi dan

pembayaran dapat dilakukan secara optimal dan sesuai dengan

perencanaan, dan standart serta ketentuan yang ditetapkan serta

mengawasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi seluruh proses

pembayaran.

Tugas & tanggung jawab :

a. Menjamin tercapainya sasaran program kerja departemen

dengan cara mengawasi, mengkoordinasikan dan

mengevaluasi pelaksanaan program kerja departemen di

bidang verifikasi dan pembayaran serta mengawasi dan

melaksanakan kebijakan yang ditetapkan.

b. Menjamin target pembayaran dapat dipenuhi dengan cara

penerimaan dan pengeluaran dana dan memeriksa

kelengkapan voucher pembayaran , merencanakan jadwal dan

pelaksanaan pengeluaran.

c. Menjamin data pembayaran lengkap dan terdokumentasi sesuai

standar dan kualitas yang ditetapkan dengan cara mengawasi

dan mengkoordinasikan administrasi dokumen - dokumen

100

pembayaran, mempersiapkan dokumen pembayaran,

menyimpannya dalam sistem filing sehingga mudah

memperolehnya kembali.

d. Menjamin ketepatan jadwal dan akurasi data pembayaran

dengan cara mengevaluasi, meng-update, dan memonitor

jadwal pengeluaran uang serta mengkoordinasikan dan

memverifikasi dokumen pembayaran.

3.2 Sistem Berjalan PT INFOMEDIA NUSANTARA

3.2.1 Deskripsi Prosedur

3.2.1.1 Prosedur Pembayaran Kompensasi Gaji / Bonus / Insentif /

THR

Berdasarkan prosedur operasi standar sistem informasi penggajian

PT. INFOMEDIA NUSANTARA, sistem penggajian atas kompensasi

gaji / bonus / insentif / THR dimulai pada saat unit kerja hubungan

industrial yang berada dibawah divisi operasional SDM dan departemen

performansi SDM, menyampaikan informasi mengenai data pekerja

baru, pekerja pekerja tetap, pekerja keluar, pekerja lembur, dan mutasi

dengan melakukan input data ke dalam database SDM (HRIS).

Mengenai data pekerja baru, unit kerja hubungan industrial

melakukan input data berdasarkan hasil persetujuan penerimaan pekerja

baru yang telah disetujui oleh direktur SDM dan direktur utama berupa

persetujuan kontrak kerja (PKK). PKK tersebut merupakan form yang

101

berisi data diri pekerja baru, jabatan, masa kerja, dan jumlah gaji yang

telah disepakati.

Mengenai pekerja tetap, unit kerja hubungan industrial melakukan

input data berdasarkan surat pengangkatan pegawai tetap yang disetujui

oleh direktur SDM dan direktur utama, dimana pegawai kontrak pada

perusahaan ditetapkan menjadi pegawai tetap sesuai dengan hasil kinerja

pegawai selama dirinya bekerja di perusahaan yang disampaikan oleh

departemen performansi.

Mengenai pekerja keluar, unit kerja hubungan industrial

melakukan input data berdasarkan surat keterangan pekerja keluar atau

surat pemberhentian yang disetujui oleh direktur SDM, yang berisi data

diri pegawai dan waktu mulai tidak bekerja pegawai untuk perusahaan.

Mengenai pekerja lembur, unit kerja hubungan industrial

melakukan input data berdasarkan surat perintah kerja lembur pegawai

yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dengan melakukan

koding ke dalam mesin absensi elektronik secara online dan otamatis

akan masuk ke dalam database SDM (HRIS).

Mengenai mutasi, dapat dilihat dari memo dinas yang dibuat oleh

divisi operasional SDM secara online yang berisi surat penugasan melalui

situs resmi perusahaan dan disetujui oleh Top Management, kemudian

dikirim melalui email kepada pegawai yang bersangkutan.

Sedangkan untuk informasi mengenai insentif, bonus, dan THR

staf pengelolaan remunerasi melakukan input data berdasarkan kebijakan

remunerasi, surat keputusan THR, bonus, dan insentif yang dibuat dan

102

disahkan oleh pejabat yang berwenang dengan melakukan input data ke

dalam database Payroll.

Berdasarkan data-data dan informasi diatas, staf pengelolaan

remunerasi menyiapkan rekapitulasi perhitungan kompensasi gaji /

insentif / bonus / THR setiap pegawai perusahaan, kemudian

perhitungan kompensasi tersebut diperiksa oleh koordinator pengelolaan

remunerasi sebelum diajukan persetujuan kepada manajer operasional

serta pejabat yang lebih tinggi (GM SDM, Direktur SDM & umum, dan

Direktur keuangan).

Setelah mendapat persetujuan dari direktur keuangan, maka

perincian mengenai data kompensasi tersebut akan diteruskan ke

departemen treasury & pajak yang selanjutnya bertugas untuk

menerbitkan surat perintah pembayaran ke bank. Surat perintah bayar ke

bank tersebut beserta data pembayaran kompensasi disampaikan ke bank

oleh staf pengelolaan remunerasi maksimal sehari sebelum tanggal efektif

pembayaran kompensasi. Setelah semua proses persetujuan sudah selesai,

staf pengelolaan remunerasi akan menerbitkan slip gaji sebagai bukti

pembayaran. Setelah staf pengelolaan remunerasi menerbitkan slip gaji,

maka slip gaji tersebut kemudian didistribusikan kepada pegawai pada

hari efektif pembayaran gaji.

Berdasarkan rekapitulasi persetujuan pembayaran kompensasi gaji

/ insentif / bonus / THR yang telah disetujui oleh pejabat berwenang, staf

pengelolaan remunerasi akan membuat laporan untuk dana pensiun

(Dapin), DPLK BNI, Koperasi INFOMEDIA NUSANTARA (Kopin),

103

Jamsostek serta pajak. Kemudian laporan - laporan tersebut dimintakan

persetujuan terlebih dahulu kepada manajer operasional sebelum

dikirimkan oleh staf remunerasi kepada masing - masing lembaga /

institusi yang dimaksud. Secara paralel, staf pengelolaan remunerasi akan

melakukan input data biaya kompensasi secara SAP untuk laporan ke

departemen akuntansi dan pelaporan keuangan.

3.2.1.2 Prosedur Pembayaran Kompensasi Pensiun / Pesangon

Untuk pembayaran kompensasi pesangon bagi pegawai yang

mengundurkan diri, pensiun normal atau pensiun dini dimulai pada saat

unit kerja hubungan industrial yang berada dibawah divisi operasional

SDM, menyampaikan informasi mengenai data pekerja pensiun, dan

pekerja mengundurkan diri dengan melakukan input data ke dalam

database SDM (HRIS).

Mengenai pensiun, unit kerja hubungan industrial melakukan

input data berdasarkan surat ketentuan pensiun untuk pegawai terkait

dengan usia pegawai yang bersangkutan dan telah disetujui oleh pejabat

yang berwenang.

Mengenai pekerja mengundurkan diri, unit kerja hubungan

industrial melakukan input data berdasarkan surat keterangan pekerja

keluar atau surat pemberhentian yang disetujui oleh direktur SDM, yang

berisi data diri pegawai dan waktu dirinya mulai tidak bekerja sebagai

pegawai perusahaan.

104

Berdasarkan data-data dan informasi diatas, kemudian staf

pengelolaan remunerasi akan menyiapkan rincian data mengenai biaya

pensiun / pesangon berdasarkan SK remunerasi yang terkait dengan

pembayaran tersebut. Pembayaran pesangon pensiun normal akan

dilakukan apabila sudah ada SK pensiun atas nama pekerja yang

menjalani pensiun normal. Sedangkan pembayaran pesangon pensiun dini

dilakukan apabila sudah ada SK pensiun dini atas nama pekerja yang

dimaksud.

Sebelum diajukan pembayaran, rincian biaya pensiun / pesangon

akan dimintakan persetujuan lebih dahulu kepada manajer operasional

SDM. Setelah disetujui oleh manajer operasional SDM, rincian biaya

pesangon tersebut akan dimintakan persetujuan kepada GM SDM, dan

apabila disetujui maka akan dibuat rekap pembayaran pensiun dan akan

diteruskan kepada departemen treasury & pajak untuk dibayarkan melalui

transfer bank.

3.2.1.3 Prosedur Pembayaran Komisi

Untuk pembayaran komisi, staf pengelolaan remunerasi hanya

menyiapkan data – data komisi dan nomor rekening pekerja. Data – data

tersebut dapat dilihat dari database HRIS & Payroll yang sebelumnya

telah diinput oleh departemen operasional SDM.

Sebelum pembayaran komisi, Staf pengelolaan remunerasi akan

menyiapkan data komisi dan nomor rekening pekerja yang mendapatkan

komisi. Rincian data komisi tersebut sebelumnya juga merupakan data

105

komisi yang telah dilakukan verifikasi dan validasi oleh departemen

treasury & pajak. Secara paralel, departemen treasury & pajak juga

membuat surat perintah pembayaran ke bank. Kemudian rekap data

komisi beserta nomor rekening dimintakan persetujuan dari manajer

operasional SDM. Setelah mendapat persetujuan, rekap data komisi

beserta surat perintah bayar ke bank yang diterima dari departemen

treasury & pajak akan diteruskan oleh staf pengelolaan remunerasi ke

bank untuk dikreditkan ke rekening pekerja.

3.2.2 Overview Activity Diagram & Detail Activity Diagram

3.2.2.1 Overview Activity Diagram

106

107

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

Pembayaran Kompensasi Gaji Bulanan

108

Gambar 3.3

Detail Activity Diagram Pembayaran Komisi

109

Gambar 3.4

Detail Activity Diagram Kompensasi Pensiun

110

3.2.3 Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian pada

PT.INFOMEDIA NUSANTARA adalah :

1. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat perjanjian kontrak kerja adalah sebuah perjanjian kerja waktu

tertentu yang telah disepakati bersama oleh pihak perusahaan (pihak

pertama) dan pegawai baru (pihak kedua) mengenai spesifikasi jabatan,

jumlah gaji dan persyaratan - persyaratan lainnya dalam bentuk pasal

yang harus dipenuhi kedua belah pihak.

2. Surat Pengangkatan Pegawai Tetap

Surat Pengangkatan Pegawai Tetap adalah surat yang dibuat untuk

mengangkat pegawai dengan masa kontrak yang telah habis menjadi

pegawai tetap perusahaan sesuai dengan penilaian kerja pegawai selama

masa kontrak dan memenuhi standar kerja yang diharapkan perusahaan.

3. Surat Keterangan Pegawai Keluar

Surat Keterangan Pegawai Keluar adalah surat yang dibuat untuk

menyampaikan informasi bahwa terdapat pegawai yang sudah tidak aktif

lagi bekerja di perusahaan, baik itu karena pemutusan hubungan kerja,

mengundurkan diri, dan lain hal.

4. Surat Mutasi

Surat Mutasi adalah surat yang dibuat untuk memindahkan posisi atau

jabatan pegawai perusahaan berdasarkan penilaian kerja dirinya selama

bekerja, baik itu karena kinerjanya yang baik sehingga dapat

111

dipromosikan atau kinerjanya yang kurang baik sehingga harus di

turunkan jabatannya terkait untuk kepentingan perusahaan.

5. Surat Perintah Kerja Lembur ( SPKL )

Surat Perintah Kerja Lembur adalah surat yang dibuat oleh bagian

personalia yang memuat perintah kepada Pegawai untuk melakukan kerja

lembur dalam rangka menyelesaikan pekerjaan tertentu di luar rencana

kerja biasa dan diperiksa dan disetujui oleh pimpinan departemen dan

dilaporkan kepada pihak terkait (Security, Adm. Umum, Personalia).

6. Kebijakan Remunerasi

Kebijakan Remunerasi adalah dokumen yang dibuat oleh dewan

direksi yang berisi ketentuan mengenai perhitungan gaji, dana pensiun,

Jamsostek, koperasi, dan potongan - potongan lainya yang digunakan

untuk membuat rekapitulasi perhitungan kompensasi gaji / bonus /

insentif / THR oleh staff pengelolaan remunerasi untuk kemudian di

otorisasi terlebih dahulu kepada pejabat yang berkepentingan sebelum

melakukan pembayaran kompensasi kepada karyawan.

3.2.4 Laporan yang dihasilkan

1. Rekapitulasi Kompensasi Gaji / Bonus /THR

Rekapitulasi kompensasi gaji / bonus /THR adalah dokumen yang

dibuat oleh staff pengelolaan remunerasi mengenai perhitungan jumlah

gaji setiap departemen yang harus dibayar dan kemudian didistribusikan

dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum dibayarkan kepada

pegawai, pada tanggal efektif pembayaran kompensasi kepada pegawai.

2. Surat perintah bayar ke bank

112

Surat perintah bayar ke bank adalah surat yang diterbitkan oleh

departemen treasury & pajak setelah rekapitulasi kompensasi gaji / bonus

/ THR serta komisi telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dan

disampaikan ke bank oleh staf pengelolaan remunerasi maksimal sebelum

tanggal efektif pembayaran kompensasi.

3. Slip gaji

Slip gaji adalah bukti pembayaran gaji pegawai dalam sebulan

(periode waktu tertentu) dalam bekerja, yang berisi jumlah gaji yang

diterima setiap karyawan (take home pay) dari komponen pendapatan

tetap, tunjangan tidak tetap, pendapatan lain-lain, dan dikurangi potongan

- potongan lainnya yang bersifat wajib, tidak wajib, dll.

4. Laporan dana pensiun

Laporan dana pensiun adalah dokumen yang dibuat oleh staf

pengelolaan remunerasi untuk dana pensiun (dapin), DPLK BNI,

koperasi INFOMEDIA NUSANTARA (kopin), jamsostek serta pajak

berdasarkan rekapitulasi persetujuan pembayaran gaji kemudian

dimintakan persetujuan terlebih dahulu kepada manajer operasional

sebelum dikirim ke masing - masing lembaga / institusi yang dimaksud.

5. Daftar gaji

Daftar gaji adalah dokumen yang dibuat oleh staf pengelolaan

remunerasi yang berisi informasi mengenai jumlah gaji setiap pegawai

yang berisi daftar NIP, nama karyawan, jabatan, gaji pokok, tunjangan,

komponen pendapatan, dan keterangan dari seluruh departemen.

6. Rekap kompensasi pensiun

113

Laporan kompensasi pensiun adalah dokumen yang dibuat oleh staf

pengelolaan remunerasi yang berisi data biaya pesangon / penghargaan /

uang pisah untuk pembayaran kompensasi pesangon bagi pekerja yang

mengundurkan diri, pensiun normal atau pensiun dini yang

didistribusikan kepada pihak yang berwenang untuk dilakukan otorisasi.

7. Rekap data komisi

Rekap data komisi adalah dokumen yang dibuat oleh staf pengelolaan

remunerasi mengenai data komisi, nomor rekening pekerja yang

mendapatkan komisi, dan periode penerimaan komisi yang sudah di

verifikasi dan validasi departemen treasury & pajak dimana data tersebut

kemudian dimintakan persetujuan dari manajer operasional SDM.

3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan

3.3.1 Software / aplikasi dan hardware

a. Software

Pada sistem payroll menggunakan operating system berupa

Windows 2000 pro dengan application system berupa Foxpro. sistem

payroll dibangun dengan sistem aplikasi SQL Server dengan

interfacenya menggunakan MS. Visual Basic dan Reportnya

menggunakan Cristal Report. Foxpro hanya digunakan untuk

konversi data excel ke DBF sebelum di import ke database, misalnya

data komisi. Foxpro versi berapapun bisa digunakan.

b. Hardware

114

Terdiri dari masukan input berupa keyboard & optical mouse

merek Logitech, scanner merek Asus, Central Processing Unit (CPU)

Intel Pentium 4, tempat penyimpanan (Secondary memory) 1GB

DDR, hard disk 180 GB, DVD ROM dan monitor 17” Samsung, USB

Port, modem D-link internal, printer merek HP deskjet 3325.

c. Brainware

Yang menjadi brainware pada PT INFOMEDIA NUSANTARA

adalah direktur SDM & umum, direktur IT & finance, direktur

direktori, dan direktur contact center.

3.3.2 User dari aplikasi

User yang menggunakan aplikasi sistem penggajian pada PT

INFOMEDIA NUSANTARA adalah sebagai berikut:

1. Bagian Pengelolaan Remunerasi

Bagian pengelolaan Remunerasi berada dibawah divisi SDM &

umum yang dikepalai oleh seorang manager operasioanal SDM,

terdiri dari koordinator pengelolaan remunerasi beserta para staffnya

dan berfungsi sebagai departemen pengelolaan kompensasi gaji

pegawai dengan menggunakan sistem aplikasi Payroll.

2. Unit Kerja Hubungan Industrial

Departemen Performansi berada dibawah divisi SDM & umum

yang berperan untuk membantu departemen operasional SDM (bagian

pengelolaan remunerasi) dalam memberikan informasi mengenai

perekrutan & penempatan pegawai (baru atau tetap), mutasi, lembur,

115

dan keluar yang di pakai untuk menentukan perhitungan kompensasi

gaji yang pantas kepada pegawai dengan menggunakan sistem

aplikasi HRIS.

3. Departemen Performansi

Departemen Performansi berada dibawah divisi SDM & umum

yang berperan untuk membantu departemen operasional SDM (bagian

pengelolaan remunerasi) dalam memberikan informasi mengenai

penilaian kinerja pegawai yang di pakai untuk menentukan

perhitungan kompensasi gaji yang pantas kepada pegawai dengan

menggunakan sistem aplikasi HRIS.

3.3.3 Database

Database - database yang digunakan pada PT INFOMEDIA

NUSANTARA terdiri dari:

1. Database Payroll

Dalam database payroll pada PT INFOMEDIA NUSANTARA

menyimpan data – data atau informasi menyangkut sistem informasi

mengenai :

a. Biodata

Biodata berisi informasi mengenai data - data karyawan

(pekerja baru, pekerja keluar, pekerja diangkat tetap, data

lembur dan promosi).

b. Master Gaji.

116

Master gaji dibagi atas dua kategori yaitu gaji yang sifatnya fix

(gaji bulanan) dan gaji yang sifatnya variable (komisi, bonus,

pesangon, THR, insentif).

c. Potongan

Potongan berisi biaya - biaya yang dibebankan kepada

karyawan sebagai pengurang gaji kotor dan dibedakan menjadi

potongan yang sifatnya wajib (JAMSOSTEK, Dapin, DPLK,

koperasi) dan potongan yang sifatnya tidak wajib (zakat, iuran,

pinjaman).

2. Database HRIS (Human Resource Information System)

Database HRIS adalah database yang digunakan oleh departemen

SDM & umum sebagai sebuah sistem yang terintegrasi yang memiliki

data - data dan informasi mengenai seluruh karyawan yang bekerja

pada PT INFOMEDIA NUSANTARA. Sistem informasi yang

dikelola dalam database HRIS antara lain sebagai berikut:

a. Absensi

Absensi karyawan sudah menggunakan mesin absensi

elektronik online, dimana setiap karyawan yang masuk dan

pulang dapat dengan mudah menginput data.

b. Biodata

Biodata berisi informasi mengenai data - data karyawan, nomor

induk karyawan, nama pegawai, jabatan, departemen, alamat,

nomor rekening dll.

c. CBPMS (Competency Best Performance Management System)

117

CBPMS berisi data - data dan informasi mengenai penilaian

kinerja karyawan yang bersifat tahunan dan disunakan sebagai

dasar atau ukuran pengangkatan karyawan / promosi / kenaikan

gaji / bonus / komisi dll.

d. Cuti & izin

Cuti & izin berisi data – data atau informasi mengenai

karyawan yang mengambil cuti dan izin termasuk lembur,

dinas. Untuk pengisian data lembur berdasarkan surat perintah

kerja lembur atau SPKL yang sudah diotorisasi pejabat yang

berwenang dan kemudian diinput dengan menggunakan coding

ke mesin absensi dan secara otomatis akan mengisi data

lembur ke dalam sistem informasi absensi.

3.4 Network / Topology

PT.INFOMEDIA NUSANTARA telah menerapkan topologi jaringan

berbentuk STAR dimana seluruh unit komputer terhubung dan terpusat pada satu

buah server yang menjadi media penghubung antara komputer yang satu dengan

yang lainya. Setiap PC yang terhubung ke network, dihubungkan oleh sebuah

alat yang biasa disebut HUB atau Switch. Dengan topologi STAR ini maka jika

ada salah satu kabel yang terputus, maka yang lain tidak akan merasakan

akibatnya.

118

Gambar 3.5 Topology jaringan Infomedia

Keuntungan dari topology STAR adalah :

a. kinerja antara setiap bagian menjadi lebih baik karena topologi dapat

mengatur aliran data atau informasi menjadi lebih efektif dan efisien.

b. Pemisahan masing - masing komputer membuat masalah atau gangguan

yang terjadi pada satu buah komputer tidak menyebar ke seluruh jaringan

komputer.

c. Sentralisasi mengatur jalannya pertukaran informasi dalam jaringan,

sehingga apabila terjadi gangguan maka akan terdeteksi oleh server.

119

d. User friendly membuat user lebih mudah memahami, menggunakan dan

user dapat dengan mudah menyelesaikan masalahnya sendiri.

3.5 Uraian cara penggunaan aplikasi

3.5.1 Buka progam payroll

Gambar 3.6 Tampilan menu login

1. Double Klik icon Payroll System

2. Klik File

3. Pilih Log In -> Klik

4. Muncul tampilan untuk Log In (Tampilan 1)

5. Ketik Inisial User

6. Password (xxxxxxx), klik Ok

7. Setelah dimasukan inisial dan password kemudian di tekan OK dan

apabila inisial dan password yang dimasukan benar maka tombol login

akan hilang dan icon atau menu pada program payroll akan aktif.

120

Apabila user salah dalam memasukan password maka user tidak dapat

masuk kedalam menu utama, dan akan terlihat message box dan

memerintahkan user untuk login kembali. Apabila user lupa password

maka user harus menghubungi bagian IT untuk membuat password

baru.

3.5.2 Update database payroll

Gambar 3.7 Tampilan update data pekerja

Sebelum dilakukan proses payroll untuk perhitungan pembayaran

Gaji bulanan, maka dilakukan update data pekerja baru, pekerja keluar,

pekerja yang berubah statusnya, serta perubahan gaji (apabila ada).

1. Klik pada icon HRIS PENDING

2. Klik pada nama pekerja yang sudah keluar / non aktif yang pada bulan

tersebut sudah tidak dibayarkan gajinya. Pekerja yang di nonaktifkan

adalah pekerja yang sudah keluar pada bulan sebelumnya sehingga

sudah tidak mendapatkan gaji pada bulan tersebut

121

3. Klik icon / tombol Update Lakukan berulang - ulang sesuai dengan

kebutuhan (untuk setiap nama pekerja yang di nonaktifkan).

4. Klik close untuk keluar dari menu tersebut.

3.5.3 Entry data gaji pekerja baru dan Update Perubahan

Komponen Gaji pekerja lama

Gambar 3.8 Tampilan entry data gaji

Untuk entry data pekerja baru, perubahan komponen gaji pekerja

lama serta update perubahan data iuran pensiun / DPLK terkait dengan

perubahan status pekerja maka dapat dilakukan dengan langkah – langkah

sebagai berikut:

1. Klik icon / tombol Master

2. Pilih nama / initial pekerja yang akan dirubah atau nama pekerja baru

yang akan di entry komponen gajinya -> Double Klik

122

3. Pilih / klik tombol EDIT untuk melakukan perubahan

4. Lakukan perubahan / entry data sesuai dengan data pendukung yang

telah disetujui (Misalnya persetujuan perubahan gaji pekerja promosi)

5. klik Save untuk menyimpan hasil rekaman data.

6. Lakukan hal yang sama apabila akan dilakukan perubahan / update

data komponen gaji pekerja lainnya.

7. Apabila sudah selesai perubahan data gaji tersebut, maka klik icon /

tombol Exit untuk keluar dari menu ini.

3.5.4 Update data potongan ekses klaim (pinjaman pekerja)

Gambar 3.9 Tampilan update data ekses klaim

Potongan ekses klaim pekerja dilakukan setiap bulan berdasarkan

Memo Dinas terkait dengan pemberitahuan pemotongan gaji untuk

pembayaran cicilan ekses klaim (pinjaman) Untuk membuka menu

potongan ekses klaim / potongan pinjaman dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik rolldown menu ”payroll”

123

2. Klik benefit

3. Klik data pinjaman

3.5.5 Update Data Pinjaman

Gambar 3.10 Tampilan update data pinjaman

Untuk penambahan data :

1. Klik tombol New pada menu Master LOAN Update Data Pinjaman

2. Input NIK pada box Nomor Induk Karyawan (sebelah box karyawan ),

kemudian tekan-> Enter

3. Ketik pada kolom Keterangan, Jenis Transaksi Pinjaman (misalnya

ekses klaim, kemudian tekan-> Enter

4. Input besaran transaksi pada kolom Nilai Pinjaman (format angka

tanpa koma tanpa spasi, kemudian tekan-> Enter

5. Masukan jumlah / frekuensi angsuran / cicilan pada kolom Jml Cicilan

(Transaksi akan di angsur berapa kali) sesuai data Memo Dinas

pemberitahuan, kemudian tekan-> Enter

124

6. Nilai cicilan per bulan pada Box cicilan per bulan akan muncul dengan

sendirinya.

7. Lakukan langkah-langkah yang sama untuk update data pinjaman

pekerja lainnya.

8. Klik tombol / icon Save untuk merekam hasil rekaman potongan

pinjaman / ekses klaim. Cek Status Pinjaman Untuk mengetahui sisa

pinjaman / sisa ekses klaim dan riwayat pinjaman dapat dilakukan

dengan langkah langkah sebagai berikut:

1. Klik tombol status pinjaman pada menu Master LOAN

2. Ketik nama yang dihendaki pada box nama untuk mencari nama

yang akan di lihat status pinjamannya, kemudian tekan Enter

3. Pada list pinjaman yang muncul, klik pada baris terakhir dan atau

yang dikehendaki -> kemudian klik tombol edit apabila ada

perubahan data pinjaman tersebut. Apabila telah dilakukan

pelunasan (misalnya sudah dibayar melalui kasir) maka klik tombol

Pelunasan Pinjaman.

Cek Status Pinjaman :

Untuk mengetahui sisa pinjaman / sisa ekses klaim dan riwayat

pinjaman dapat dilakukan dengan langkah langkah sebagai berikut:

1. Klik tombol status pinjaman pada menu Master LOAN

2. Ketik nama yang dihendaki pada box nama untuk mencari nama yang

akan di lihat status pinjamannya, kemudian tekan Enter

3. Pada list pinjaman yang muncul, klik pada baris terakhir dan atau yang

dikehendaki -> kemudian klik tombol edit apabila ada perubahan data

125

pinjaman tersebut. Apabila telah dilakukan pelunasan (misalnya sudah

dibayar melalui kasir) maka klik tombol Pelunasan Pinjaman

3.5.6 Update Data Rapel

Gambar 3.11 Tampilan update data rapel

Untuk pekerja yang ada kenaikan gaji / tunjangan / pembayaran

lainnya yang berlaku surut maka diberikan rapel. Sebelum proses gaji,

data rapel perlu di-update ke database dengan langkah - langkah sebagai

berikut:

126

Klik rolldown menu payroll klik Proses Gaji Bulanan klik data

Rapel. Setelah muncul menu Input Data Rapel maka lakukan entri data

rapel sebagai berikut:

1. Ketik nama pekerja yang akan di update pada Box Employee Name

kemudian tekan -> tombol Load

2. Untuk menambahkan atau mengupdate data rapel -> Klik Edit

3. Arahkan kursor pada kolom initial, kemudian Ketik Initial pekerja

pada kolom tersebut, lalu tekan Enter

4. Ketik Date / Description dan / Rapel Amount pada masing - masing

kolom.

5. Apabila sudah diisi dengan lengkap, kemudian klik tombol Update

6. Lakukan langkah-langkah yang sama untuk meng-update data rapel

pekerja lainnya.

3.5.7 Update data lembur

127

Gambar 3.12 Tampilan update data lembur

Untuk upload data lembur dari (HRIS) sistem absensi agar masuk

ke dalam database payroll sebelum proses gaji bulanan maka dapat

dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Klik rolldown menu ”payroll” klik Proses Gaji Bulanan klik

Lembur Klik Proses Lembur. Setelah muncul Menu Overtime maka

lakukan load data lembur dari HRIS (sistem absensi) dengan langkah -

langkah sebagai berikut:

1. Ketik Period Process pada box Period Process data Tahun dan Bulan

berjalan (misalnya 200803, berarti tahun 2008 bulan Maret) pada saat

bulan proses payroll

2. Ketik Period Attendance pada box Period Attendance data Tahun

berjalan dan periode bulan yang akan dihitung proses lemburnya

(bulan yang dihitung proses lemburnya merupakan bulan sebelum

bulan proses lembur, misalnya pada saat proses lembur bulan maret

maka data periode attendance - nya adalah bulan Februari 200802 )

128

3. Apabila Period Process dan Period Attendance sudah diisi dengan

benar, kemudian klik tombol Load OT From HRIS

4. Setelah selesai load data lembur, maka cek overtime yang mungkin

minus dengan cara klik tombol Find OT Minus

5. apabila ada overtime yang minus, lakukan koreksi dan kemudian

ulangi langkah-langkah proses load overtime diatas sampai selesai

muncul End Of Data .dan klik OK apabila sudah selesai Load data

lembur tersebut.

6. Kemudian klik tombol Update To Database

7. Untuk proses perhitungan upah lemburnya, kemudian lakukan proses

overtime dengan cara klik tombol / menu proses overtime

8. klik tombol Process untuk proses perhitungan upah lembur

9. Ikuti langkah-langkah beikutnya hingga proses overtime komplit.

10. Untuk melihat hasil proses overtime, klik tombol preview. Tampilan

hasil proses overtime dapat dilihat berdasarkan laporan per

Departemen, seluruh pekerja atau per pekerja.

3.5.8 Proses Gaji Final

Setelah semua data yang diperlukan telah di update dalam

database payroll kemudian dilakukan proses finalisasi payroll dengan

cara sebagai berikut :

Klik rolldown menu payroll klik Proses Gaji Bulanan Klik Proses

Payroll Final Setelah selesai, report / rekap gaji dapat di print untuk

kemudian di cek hasil output hardcopynya.