BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00006-AKSI Bab...
Transcript of BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00006-AKSI Bab...
BAB 3
GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 1962, Pak Amo Hartanto Kanadi dan Ibu Hartati mendirikan
toko Nusantara yang menjual motor Honda di Semarang yang mengalami
perkembangan yang sangat pesat sehingga pada tahun 1969 diangkat menjadi
dealer Oli Castrol dan pada tahun 1969 diangkat menjadi Main Dealer wilayah
Jawa Tengah dan DIY.
Kemudian pada tahun 1996, mendirikan cabang pertama di luar Jawa
Tengah dan DIYdi daerah Jakarta dengan nama Nusantara Surya Sakti.
Nusantara Sakti terus mengembangkan jaringan seiring dengan bertumbuhnya
sepeda motor Honda di Indonesia, selain itu Nusantara Group juga melakukan
pengembangan usaha dengan mendirikan perusahaan pembiayaan khusus untuk
sepeda motor HONDA dengan nama Nusa Surya Ciptadana.
Nusantara Surya Sakti pada tahun 2003 kemudian mengembangkan
Kanadi System yang membuat antar cabang terkoneksi secara online dan real
time sehingga konsumen bisa membayar angsuran di semua cabang Nusantara
Group dan memudahkan dalam mengontrol perkembangan perusahaan detik
demi detik. Nusantara Surya Sakti terus mengalami perkembangan hingga pada
tahun 2007 dapat mencapai penjualan sebanyak 100 ribu unit, penyaluran kredit
68
Rp 1 triliun dan omset dari suku cadang dan bengkel sebesar Rp 110
milyar/tahun.
Nama Perusahaan: Nusantara Surya Sakti
Bentuk Usaha: Perseroan Terbatas
SIUP: 507/277/436.6.31/2009
3.2. Visi Misi Perusahaan
3.2.1. Visi Nusantara Group
“Menjadi dealer motor Honda terbesar dan terbaik di setiap
daerah dengan mengutamakan kepuasan konsumen serta menjadi tempat
bekerja untuk pengembangan diri karyawan yang juga bertanggung jawab
sosial terhadap lingkungan.”
3.2.2. Misi Nusantara Group
1. Membangun jaringan sistem komputer online untuk seluruh cabang di
Indonesia.
2. Memberikan pelayanan tercepat dan harga yang kompetitif untuk
kepuasan konsumen.
3. Membangun sistem penilaian yang akan membantu karyawan dalam
meningkatkan kesejahteraan hidup dan mengembangkan karir dalam
suasana kerja yang nyaman.
69
4. Melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang akan membantu lingkungan
dan masyarakat.
3.3. Struktur Organisasi
Berikut adalah gambar struktur organisasi dari PT. Nusantara Surya Sakti
Trusties
President
Director of Research & Publications
Director of Development Center
Internal Auditor
Director of Support
Board of Trusties
Board of Advisors
Consultants
Stakeholders
Director of Technical
Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr
Mechanic
Helper Helper Helper Supervisor
Driver Payroll Budget
Personel Mktg Staff
HRD Staff
t Fi St ff A t St ff
UMC Warehouse
Head
Area Manager
Manager HRD UMC Head
UMC Sales HeadAss. Manager
SalesAss. Manager
Mktg
Manager Mktng & SalesManager
Finance & Accounting
Ass. Manager Finance
Fin. Supervisor
Ass. Manager Acct.
Acct. Supervisor
Salesperson
Salesperson
Staff Warehouse
Ass. Mgr HRD
Manager Eng. Application
Manager Eng Production
Manager Eng. Support & Control
Manager Production
Employee Services
Manager Delivery
Adm. Delivery
Delivery Staff
Manager Administratio
n
Ass. Manager
Admin. Staff
Recondition Specialist
executor Fin. Staff Acct. Staff
71
3.4. Bidang Usaha
PT. Nusantara Surya Sakti merupakan dealer motor Honda yang memiliki
jaringan di seluruh Nusantara dengan pusat di Semarang. PT. NSS memiliki tiga
cabang besar di Jakarta yang berpusat di Jl. Brigjend Katamso Jakarta Barat.
Dalam periode lima tahun belakangan ini, PT. NSS yang berada di Jakarta
mencoba untuk merambah unit usaha baru yang menangani sendiri kredit atas
kepemilikan kendaraan bermotor roda dua tanpa menyerahkannya kepada pihak
ketiga. Ternyata unit usaha ini mengalami kemajuan yang cukup pesat dan
membuat PT. NSS memiliki rencana bagi pengembangan unit usaha ini di
daerah-daerah lain di nusantara.
Fokus pada penelitian ini berada pada salah satu aktivitas yang dihasilkan
dari timbulnya unit bisnis kredit, yaitu suku cadang motor bekas yang diperoleh
dari proses sebagai berikut: Kredit konsumen atas motor tidak selalu berjalan
dengan mulus, ada kalanya kredit motor tersebut mengalami masalah dalam
pembayaran. Dengan kebijakan tertentu dari perusahaan, motor yang kreditnya
bermasalah tersebut ditarik oleh perusahaan. Perusahaan akan menjual kembali
motor-motor yang ditarik sebagai motor bekas. Namun sebelum motor-motor
dijual, motor akan terlebih dahulu diperiksa kondisinya oleh Bagian Recondition
Specialist yang memiliki staf Mechanic yang mengerti akan kondisi tiap bagian
dari motor. Bagian atau spare part yang dianggap tidak berada dalam kondisi
prima, dalam hal ini mengalami cacat, disfungsi, usang, dan sebagainya, atau
yang dianggap tidak dalam keadaan yang layak untuk dipasangkan dalam motor
72
bekas akan kemudian dicabut dan dipisahkan untuk dijual kembali secara
terpisah sebagai suku cadang motor.
Sedangkan motor yang diambil suku cadangnya akan mengalami
penggantian suku cadang yang telah diambil dan dijual sebagai motor bekas.
Prosedur penjualan motor bekas sendiri berada di luar penelitian skripsi ini.
Beberapa contoh jenis barang dalam suku cadang motor bekas ini adalah
sebagai berikut:
RANTAI MESIN SET
CAM CHAIN KIT
GASKET KIT B
STANG SEKER
DRIVE,CHAIN KIT
RANTAI SET
SHOE SET, BRAKE
KAMPAS DISC BELAKANG
PAD SET
KOMSTIR SET
RUJI BELAKANG
BAN LUAR ASPIRA (DPN)
BAN LUAR ASPIRA (BLK)
CRANKCASE KANAN
TUTUP RANTAI RODA
73
TUTUP GEAR DEPAN
PLASTIK COVER R CRANKCAS
SILINDER BLOK
OIL SIL KLEP
TUTUP CYLYNDER KOP KOTAK
GASKET,CYL HEAD
CRANKSHAFT COMP
PISTON STD
NOKEN AS
RANTAI MESIN
PELATUK
KARET RO TEBAL
LIFTER ASSY TENSIONER
PER KLEP BESAR
PUMP ASSY,OIL
GAUGE,OIL (BLK)
KABILATOR ASSY
KARBURATOR ASSY
3.5. Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
Uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian
terkait, adalah sebagai berikut:
74
3.5.1. UMC Head / Kacab Mokas
3.5.1.1. Tujuan Jabatan
Memimpin dan mengelola sumber daya unitnya dalam
mengembangkan jaringan pemasaran dan penjualan motor bekas
(UMC: Used Motorcycle), features dan benefits program
penjualan dan pelayanan puma jual, mengembangkan dan
mengendalikan pengadaannya, mengembangkan strategi dan
program promosinya, mengembangkan kebijakan dan SOP
operasional pengelolaan UMC sesuai dengan arahan dan sasaran
dan Direksi dan Atasan langsung agar supaya menghasilkan
program penjualan UMC yang sesuai dengan kebutuhan customer,
kegiatan promosi yang mengenai sasaran dan sistem pengelolaan
UMC yang mudah dilaksanakan dan dikendalikan sehingga
Perusahaan mencapai bahkan melampaui target penjualan dan
profit yang telah ditetapkan.
3.5.1.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.1. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Head
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan UMC
Kompetensi dan Pengukuran Terkait
dengan UMC
1. Tanggung Jawab: Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan UMC, yang mudah diterjemahkan dan disesuaikan
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Product knowledge
• Marketing and
75
dengan karakteristik setiap Wilayah. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Membuat program perluasan jaringan penjualan; Melakukan dan memanfaatkan evaluasi dan analisa pasar per produk, per wilayah dan nasional; memberi masukan ke atasan/ manajemen.
Output / Hasil: Program kerja tahunan yang disetujui atasannya, dipahami dan didukung oleh bawahannya dan seluruh Jajaran pemasaran, penjualan, pelayanan puma jual perusahaan.
sales
2. Tanggung Jawab:
Menyusun anggaran biaya dan sumber daya lainnya untuk produk/jasa yang menjadi tanggung jawabnya secara lengkap serta mengendalikan realisasinya. Output/Hasil: Ketersediaan dana yang sesuai program kerja dan efisien dalam pemakaiannya.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Membuat dan mengendalikan anggaran biaya
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Tingkat deviasi rencana dengan realisasi
• Tingkat efisiensi pemakaian budget
3. TanggungJawab: Mengelola sumber daya yang dimiliki dalam menumbuh-kembangkan jaringan penjualan, mengembangkan feature dan benefit program penjualan UMC yang memberi nilai tambah bagi customer dan perusahaan, serta mengembangkan strategi dan program promosinya. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Mengumpulkan berbagai informasi/data pasar dan kompetitor, jaringan penjualan NSS, analisa data dan sumber internal dan eksternal.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Service Orientation
• Product Knowledge
• Inisiatif • Negosiasi • Marketing dan
Sales
Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat
76
Output / Hasil • Program pemasaran,
penjualan, dan pelayanan puma jual yang diterima jaringan pemasaran, penjualan dan pelayanan puma jual, serta customer yang ditargetkan.
• Bertumbuhnya jaringan penjualan UMC.
dukungan dan jajaran pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual perusahaan.
• Peningkatan permintaan informasi produk dan jasa Perusahaan, dan peningkatan kunjungan (calon) customer ke outlet.
• Pertumbuhan angka penjualan produk dan pelayanan puma jual.
• Tingkat pertumbuhan jaringan penjualan.
4. Tanggung Jawab: Mengelola sumber daya yang dimilikinya untuk mensosialisasikan semua sistem, program dan alat bantu yang dikembangkannya serta memonitor dan mendorong implementasinya. Termasuk antara lain mensosialisasikan sistem penjualan dan puma jual beserta aturan, prosedur, dan administrasinya.
Output/Hasil: Pemahaman dan pelaksanaan jaringan penjualan UMC dan pelayanan puma jual Perusahaan akan seluruh sistem, program dan alat bantu yang telah dikembangkan.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership • Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat
pemahaman jaringan penjualan dan pelayanan puma jual terhadap program yang dibuat.
• Tingkat utilisasi sistem, program, dan alat.
77
• Tingkat deviasi antara perencanaan program dan realisasinya.
5. Tanggung Jawab: Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan UMC.
Output/Hasil: Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership • Problem Solving
and Decision Making
Tolak Ukur Keberhasilan
• Pertumbuhan kuantitas dan kualitas pengembangan produknya.
6. Tanggung Jawab: Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan jaringan penjualan UMC, atasan, dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan antara lain dengan cara mengadakan dan menghadiri rapat dan menyampaikan laporan.
Output/ Hasil: Jajaran SDM unit kerjanya dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran
Kompetensi yang dibutuhkan
• Information Seeking and Sharing
• Membuat Laporan dan Proposal.
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.
• Tingkat dan jumlah permasalahan yang dapat dicegah dan diatasi, serta pembelajaran
78
yang bisa dilakukan.
7. Tanggung Jawab: Mengembangkan serta mengevaluasi SDM yang terkait dengan penjualan dan pelayanan purna jual UMC sesuai dengan peraturan, kebijakan dan keleluasaan yang diberikan perusahaan serta arahan dan atasannya, termasuk dalam tanggung jawab, antara lain mengadakan pelatihan teknis, membuat buku pedoman bagi jajaran penjualan dan pelayanan puma jual.
Output/Hasil: Meningkatnya kompetensi dan kinerja lini operasi penjualan dan pelayanan puma Jual UMC.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership • Human
Resources Management
Tolak Ukur Keberhasilan
• Pertumbuhan pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dibutuhkan.
• Peningkatan produktivitas SDM lini operasi UMC tanggung jawabnya.
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait
dengan UMC
1. Tanggung Jawab: Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan suku cadang.
Output / Hasil: Program kerja tahunan yang disetujui, dipahami, dan didukung oleh bawahannya.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Product knowledge
• Marketing and sales
2. Tanggung Jawab: Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan penjualan suku cadang.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Leadership • Problem Solving
and Decision Making
79
Output /Hasil: Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini; Meningkatnya kuantitas dan kualitas program penjualan.
Tolak Ukur Keberhasilan
• Pertumbuhan kuantitas dan kualitas produknya.
3.5.2. UMC Warehouse
3.5.2.1. Tujuan Jabatan
Mengelola SDM Gudang dalam menangani penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran unit sepeda motor serta
pengiriman sepeda motor dan administrasinya sesuai SOP dan
arahan atasan agar supaya keluar-masuk meupun penyimpanan
dan pengiriman barang terlaksana secara cepat, tepat, dan tertib
administrasi.
3.5.2.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.2. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC
Warehouse
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:
Melaksanakan administrasi gudang secara tertib sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di Perusahaan. Output /Hasil Sepeda motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai jumlah dan jenis yang telah ditetapkan dan melalui tertib administrasi.
Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Product Knowledge
Tolak Ukur Keberhasilan
• Keakuratan data sepeda motor yang ada di gudang
• Kesesuaian spesifikasi sepeda motor yang disetujui untuk masuk dan keluar
80
2. Tanggung Jawab: Mengecek sepeda motor dan update data gudang secara berkala. Output /Hasil: Teridentifikasi jumlah sepeda motor yang nil dan tersedianya data akurat sepeda motor yang ada di gudang.
Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action
Tolak Ukur Keberhasilan
• Kesesuaian stok fisik dengan data komputer
3. Tanggung Jawab: Mempersiapkan dan melakukan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada customer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. Output/Hasil:
• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.
• Motor yang dikirim berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.
Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan
• Kelancaran personil bagian umum dalam melaksanakan tugas
• Ketepatan waktu • Kelengkapan dan
kondisi motor yang dikirim.
• Customer Satisfaction • Service Level.
4. Tanggung Jawab: Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan unit kerja dan pihak-pihak Iainnya yang berkepentingan. Output /Hasil: Tim kerja dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran.
Kompetensi yang dibutuhkan • Information Seeking
dan Sharing • Membuat laporan dan
proposal Tolak Ukur Keberhasilan
• Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.
• Tingkat dan jumlah permasalahan yang dapat dicegah dan diatasi, serta pembelajaran yang bisa dilakukan.
81
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC
1. Tanggung Jawab: Mengendalikan, dalam arti mengetahui dan mengotorisasi arus suku cadang yang masuk dan keluar dari gudang. Output/Hasil: Tidak terjadi masalah-masalah yang menyangkut kuantitas dan ketidakjelasan dalam mutasi suku cadang.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Integritas, kecermatan dan ketelitian.
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Semakin sedikit selisih yang timbul antara jumlah yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.
2. Tanggung Jawab: Memelihara dan mempertanggungjawabkan persediaan suku cadang agar tidak terjadi kehilangan. Output/Hasil: Transaksi penjualan lancar tanpa hambatan informasi akibat ketiadaan persediaan.
Kompetensi yang Dibutuhkan:
• Kecekatan dalam pengawasan aliran persediaan.
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Tidak terjadi ketidaksesuaian kuantitas persediaan yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.
3. Tanggung Jawab: Mencatat dan memeriksa stok suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang secara teliti dan akurat. Output / Hasil: Suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan tercatat dengan akurat.
Kompetensi yang dibutuhkan
• Kecermatan dan ketelitian
Tolak Ukur Keberhasilan
• Keakuratan data gudang
• Kesesuaian spesifikasi stok yang disetujui untuk masuk dan keluar.
82
3.5.3. UMC Sales
3.5.3.1. Tujuan Jabatan
Mengembangkan hubungan baik dengan customer
potensial dan menjual sepeda motor Honda baru atau bekas secara
tunai maupun kredit agar supaya mampu mencapai bahkan
melampaui target penjualan di area tanggung jawabnya.
3.5.3.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.3. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Sales
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:
Menemukan calon customer potensial di lingkungan sekitarnya dan strategi pendekatannya. Output/Hasil: Memiliki daftar customer potensial dan rencana kunjungan.
Kompetensi yang dibutuhkan • Product Knowledge • lnisiatif
Tolak Ukur Keberhasilan
• Kuantitas dan potensi kualitas daftar kunjungan
• Jumlah kuantitas dan % hot prospects yang dihasilkan daftar kunjungan.
2. TanggungJawab: Membina hubungan, mengidentifikasi kebutuhan, memberikan solusi, meyakinkan customer mengenai produk dan jasa Perusahaan, serta mendapatkan Sales (closing). Output/Hasil: Mencapai bahkan melampaui target penjualan.
Kompetensi yang dibutuhkan • Product Knowledge • Komunikasi • Salesmanship • Relationship Building • Kegigihan dan hasrat
berprestasi Tolak Ukur Keberhasilan
• Tingkat kunjungan (sales call) per periode waktu.
• Tingkat pertumbuhan hot prospects.
83
• Tingkat pencapaian target penjuatan area.
• Tingkat pertumbuhan penjualan.
3. Tanggung Jawab: Menjelaskan biaya dan prosedur pembelian kredit, menyeleksi awal kelayakannya, membantu-memandu pengisian aplikasi dan mengumpulkan dan memproses data dan dokumen pendukung. Output/Hasil Mendapatkan customer yang layak menerima kredit dan memenuhi persyaratan administrasinya.
Kompetensi yang dibutuhkan • Pemahaman Prosedur
Penjualan Kredit • Analisa Kredit • Surveying
Tolak Ukur Keberhasilan
• Rasio % aplikasi yang memenuhi syarat mendapatkan kredit.
• Rasio % aplikasi yang Iangsung memenuhi syarat kelengkapan data dan dokumen.
4. Tanggung Jawab: Membuat laporan sesuai format dan SOP. Output/Hasil: Laporan yang jelas, akurat, tepat waktu dan bisa dimanfaatkan oleh pihak- pihak terkait.
Kompetensi yang dibutuhkan • Membuat laporan dan
proposal Tolak Ukur Keberhasilan
• Kelengkapan dan ketepatan isi laporan serta waktu pembuatannya.
5. Tanggung Jawab: Memelihara dan mengembangkan hubungan baik dengan customer. Output/ Hasil: Mempunyai jaringan penjualan yang semakin luas, loyal dan berkualitas.
Kompetensi yang dibutuhkan • Relationship building
Tolak Ukur Keberhasilan
• Rasio % customer lama datang/ menghubungi kembali.
• Rasio penjualan atas referensi customer lama.
• Customer Service Level.
84
Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor
Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC
Tanggung Jawab: 1. Mengusahakan pelaksanaan
transaksi penjualan berdasarkan otoritas yang diberikan oleh UMC Sales Head dalam menyetujui dan menindaklanjuti penawaran harga dari konsumen atas suku cadang motor. Output/Hasil: Transaksi berdasarkan harga yang diotorisasi oleh UMC Sales Head pada batas minimum dan usaha untuk mengoptimalkan nilai transaksi.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Integritas • Customer Service
Level Tolak Ukur Keberhasilan:
• Keberhasilan transaksi dengan nilai yang diharapkan perusahaan.
3.5.4. Finance Department
3.5.4.1. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir, membina, mengarahkan, dan mengontrol sumber
daya unitnya dalam mengurus perlindungan asuransi bagi motor yang dijual
secara kredit oleh perusahaan; penyiapan, penyimpanan, dan penjaminan
dokumen seperti BPKB sesuai dengan arahan dari atasan termasuk di
dalamnya menyelesaikan masalah yang muncul dalam kegiatan operasional
pekerjaan agar supaya barang yang terjual secara kredit dapat terlindungi
asuransi dan masalah yang berkaitan dengan penyiapan, dan penjaminan
dokumen dapat berjalan dengan tertib, lancar, dan aman.
85
3.5.4.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.4. Tanggung Jawab Beserta kompetensi dan pengukuran Finance
Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran
1. Tanggung Jawab: Menganalisa pelanggan untuk dapat memberikan penilaian atas kelayakan jumlah limit kredit bagi transaksi penjualan UMC. Output/Hasil: Jumlah limit kredit yang layak.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Pengetahuan yang memadai atas kriteria pemberian limit kredit.
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Pelanggan dan perusahaan tidak menemui kesulitan dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit sekaligus dalam penyelesaian transaksi tersebut.
2. Tanggung Jawab: Menganalisa piutang tiap pelanggan dan kewajaran piutang serta kelancaran pembayaran pelanggan atas piutang tersebut. Output/Hasil: Piutang tiap pelanggan terpantau dengan baik.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Kejelian, kewaspadaan, dan kemampuan analisis piutang yang baik.
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Minimalisasi aging debt
• Minimalisasi bad debt expense
86
3.5.5. Accounting Department
3.5.5.1. Tujuan Jabatan
Menjalankan strategi akuntansi yang telah ditetapkan serta
memimpin dan mengelola eksekusinya agar supaya mampu
mencapai bahkan melampaui target yang telah ditetapkan.
3.5.5.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.5. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Accounting
Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran
1. Tanggung Jawab: Mengelola dan mengimplementasikan strategi akuntansi dalam kegiatan operasional UMC. Output/hasil: Operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan transaksi dapat berjalan dengan lancar.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Check and action. • Accounting and
taxation. Tolak Ukur Keberhasilan:
• Keakuratan dan kelengkapan pencatatan transaksi.
3.5.6. Mechanic
3.5.6.1. Tujuan Jabatan
Berperan sebagai ahli dalam bidang pemeriksaan motor dan
keseluruhan bagiannya, termasuk di dalamnya adalah mesin, dalam hal
penilaian kondisi dan kelayakan untuk menentukan tiap bagian yang akan
dijual sebagai suku cadang secara terpisah dari motor ataupun menyusun
87
kembali motor bekas dalam kondisi yang layak dan baik untuk dijual
sebagai motor bekas dengan mempertimbangkan tiap bagian yang
membutuhkan penggantian.
3.5.6.2. Tanggung Jawab Utama
Tabel 3.6. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Mechanic
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:
Menganalisa dan memeriksa kondisi setiap mokas yang masuk ke gudang dan memilah suku cadang yang akan dijual terpisah serta mokas yang akan dijual kembali setelah diperbaiki dan diperlengkapi. Output:
• Kondisi mokas yang prima.
• Pemilahan suku cadang yang baik.
Kompetensi yang dibutuhkan:
• Pengetahuan mekanis • Pengetahuan teknis
Tolak Ukur Keberhasilan:
• Tidak terjadi masalah yang berhubungan dengan kerusakan atas UMC yang dijual.
3.5.7. Delivery Department
3.5.7.1. Tujuan Jabatan
Sebagai penjamin keamanan dan keutuhan barang yang
dikirim agar dapat sampai dengan tepat tujuan dan tepat waktu.
88
3.5.7.2. Tanggung Jawab
Tabel 3.7. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Delivery
Department
Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran Tanggung Jawab: Mengkoordinir dan mengontrol persiapan dan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada costumer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. Output/Hasil:
• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.
• Motor yang dikirim berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.
Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Komunikasi
Tolak Ukur Keberhasilan
• Kelancaran personil bagian umum dalam melaksanakan tugas
• Ketepatan waktu • Kelengkapan dan kondisi
motor yang dikirim. • Customer Satisfaction • Service Level.
89
3.6. Rich Picture
Gambar 3.2. Rich Picture Prosedur Sistem Penjualan, Piutang, dan Pengendalian
Persediaan Berjalan
90
3.7. Prosedur Sistem Berjalan
3.7.1. Prosedur Persediaan
Siklus awal persediaan bermula ketika motor bekas sampai di
gudang motor bekas untuk kemudian dicek oleh mechanic yang berada di
bewah bagian Recondition Specialist. Staf Mekanik kemudian melakukan
penilaian terhadap motor tersebut mengenai kondisi tiap suku cadang
motor yang dianggap sudah rusak atau tidak layak. Suku cadang yang
dianggap tidak layak tersebut akan dicopot dari motor dan dicatat dalam
suatu checklist oleh Staf Gudang dan kemudian diberikan kepada UMC
Warehouse Head.
UMC Warehouse Head menyimpan Checklist sebagai arsip dan
mengentri informasi dalam Checklist ke dalam sistem persediaan suku
cadang lalu kemudian memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk
mengklasifikasikan suku cadang berdasarkan jenis item. Hal tersebut
dilakukan untuk memudahkan lokasi penempatan dan perhitungan
kuantitas tiap item suku cadang.
Keterangan: Motor bekas tersebut merupakan motor dari konsumen yang
kreditnya macet. Secara singkat, keterangan mengenai awal keberadaan
motor bekas adalah sebagai berikut:
Bagian Keuangan PT. NSS menganalisa sejarah pembayaran kreditur
motor yang bermasalah. Kredit konsumen dinyatakan bermasalah apabila
kreditur tersebut menunggak pembayaran dalam tempo maksimal 30 hari.
Setelah dinyatakan bahwa kredit tersebut bermasalah, Bagian Keuangan
91
PT. NSS akan mengeluarkan surat peringatan yang memberitahukan
kepada kreditur untuk segera melunasi pembayaran tunggakan dan cicilan
kredit motor. Surat tersebut terus dikirimkan secara berulang kapada
kreditur dengan periode 15 hari. Apabila ternyata tunggakan terus
berlanjut selama periode lebih dari 90 hari, Bagian Keuangan akan
mengutus Eksekutor dari perusahaan yang kemudian akan menarik motor
tersebut dari tangan konsumen.
Dalam beberapa kasus, ada kalanya perusahaan dapat menarik
motor dari kreditur yang dianggap bermasalah dalam pembayaran
kreditnya (tunggakan cicilan >30 hari) walaupun kreditur belum melewati
batas waktu pembayaran tunggakan selama 90 hari. Hal tersebut
melibatkan analisa Eksekutor atau penagih akan kondisi finansial kreditur
yang dianggap tidak layak; Misal: rumah yang dihuni ternyata rumah
kontrakan, kondisi rumah yang tidak layak, dsb.
Dalam kasus seperti ini, Eksekutor akan menginformasikan
kepada kepala Bagian Keuangan untuk mempertimbangkan kembali
pemberian kredit dan >50% dari kasus ini akan berakhir pada penarikan
motor dari tangan kreditur
3.7.2. Prosedur Penjualan Kredit
Transaksi penjualan dimulai ketika konsumen mengajukan
penawaran atas barang persediaan yang ada di gudang. konsumen
pertama-tama akan berkomunikasi lewat telepon dengan UMC
Warehouse Head untuk mengajukan pesanan dan membuat janji dengan
92
UMC Warehouse Head untuk datang langsung ke gudang dan melihat
barang yang tersedia. Konsumen biasanya akan melihat fisik barang dulu
ke gudang lalu mengajukan penawaran harga atas barang tersebut.
Setelah mengetahui kondisi fisik dan ketersediaan barang,
konsumen akan mengajukan Surat Penawaran (SP) pada UMC
Warehouse Head. Surat Penawaran dari konsumen tersebut kemudian
akan dikonfirmasi oleh UMC Warehouse Head melalui telepon ke kantor
pusat dan dianalisa oleh UMC Sales Head dengan mempertimbangkan
harga penawaran yang layak bagi kuantitas dan jenis item yang akan
dibeli.
Setelah penawaran tersebut mendapat pertimbangan, akan muncul
dua alternatif prosedur. Yang pertama adalah apabila UMC Sales Head
menyetujui penawaran yang diajukan konsumen, maka penjualan dapat
diproses pada prosedur selanjutnya. Yang kedua adalah apabila UMC
Sales Head menolak untuk menerima tawaran konsumen dimana UMC
Sales Head akan mengirimkan satu orang utusan Salesperson untuk
berkomunikasi dan melakukan tawar-menawar dengan konsumen guna
menemukan titik harga yang disepakati bersama. Biasanya Salesperson
akan bertemu langsung dengan konsumen di gudang suku cadang atau
hanya melakukan komunikasi lewat telepon.
Apabila ternyata tidak dicapai kesepakatan, maka transaksi akan
batal dilaksanakan. Namun apabila ternyata harga yang disepakati
diperoleh maka transaksi penjualan berlanjut dengan otorisasi harga dari
UMC Sales Head berdasarkan harga yang diberitahukan oleh Salesperson
93
yang diutus ke gudang. Pada saat kesepakatan tersebut, UMC Warehouse
Head mengkonfirmasi pada konsumen bahwa perusahaan tidak akan
menerima keluhan atau retur barang apapun bagi barang yang telah
disepakati dalam transaksi.
Setelah jumlah, harga, dan item diketahui serta diotorisasi oleh
UMC Sales Head, maka ia akan menghubungi UMC Warehouse Head
dan memerintahkan barang tersebut untuk dikirim. UMC Warehouse
Head kemudian akan membuat Surat Jalan (SJ) satu rangkap yang berisi
keseluruhan informasi yang terkait dengan penjualan suku cadang yaitu
item, kuantitas, konsumen, serta jumlah yang harus dibayar.
3.7.3. Prosedur Pengiriman Barang
Setelah membuat Surat Jalan, UMC Warehouse Head akan
memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk menyiapkan barang sesuai
dengan item apa saja dan berapa kuantitas barang yang dijual berdasarkan
Surat Jalan. Setelah selesai, UMC Warehouse Staff akan mengirim barang
tersebut langsung pada konsumen atau dalam beberapa kasus konsumen
akan mengangkut barang tersebut sendiri langsung dari gudang. Barang
yang diberikan kepada konsumen akan disertai dengan Surat Jalan yang
sekaligus berfungsi sebagai Faktur Penjualan.
3.7.4. Prosedur Piutang
Setelah mengkonfirmasi lisan pada UMC Sales Head bahwa barang
telah dikirim sesuai dengan jumlah yang diotorisasi sebalumnya maka
94
UMC Warehouse Head akan menginput jumlah persediaan yang terjual
pada sistem untuk mengurangi jumlah persediaan yang ada di gudang.
UMC Sales Head kemudian akan memberitahu Bagian Akuntansi,
lagi-lagi secara lisan, untuk menambahkan piutang pada piutang dari
pendapatan lain-lain dengan jumlah yang ia otorisasi sebelumnya. Jangka
waktu piutang tidak ditetapkan secara resmi oleh perusahaan melainkan
kesepakatan antara konsumen dengan UMC Warehouse Head.
3.7.5. Prosedur Pembayaran
Konsumen melakukan pembayaran pada Kasir yang berada di
bawah Finance Department dengan menyerahkan bukti setor atau
konfirmasi giro yang masuk ke rekening perusahaan. Namun, karena
hubungan konsumen yang biasanya sangat dekat dengan UMC
Warehouse, terkadang konsumen kembali berhubungan dengan UMC
Warehouse Head untuk memberikan bukti transfer pembayaran kepada
UMC Warehouse Head dan UMC Warehouse Head yang akan
menyerahkan pembayaran tersebut kepada Finance Department. Setelah
bukti pembayaran diterima, maka bagian Finance akan mengkonfirmasi
Accounting Department untuk melakukan pencatatan atas penerimaan
kas.
95
3.8. Identifikasi Masalah
Setelah dilakukan identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan,
ternyata ditemukan berbagai kelemahan yang terutama berkaitan dengan
minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang
dihasilkan dari transaksi yang menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi serta
jika terus-menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material
bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:
• Kemungkinan pencurian dan penggelapan suku cadang oleh UMC
Warehouse Staff.
Checklist hanya dibuat satu rangkap dan hanya disimpan oleh UMC
Warehouse Head. hal tersebut dapat membuat pertanggungjawaban staf
gudang atas kuantitas item suku cadang menjadi rancu sehingga sulit
untuk dilakukan pelacakan momentum apabila terjadi kehilangan atas
suku cadang atau ketidaksesuaian kuantitas yang ada pada Checklist
dengan kuantitas aktual suku cadang.
• Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih
menjadi semakin besar.
Perusahaan tidak memiliki suatu database yang memuat data konsumen
suku cadang tersendiri sehingga tidak ada analisa yang jelas atas
kemampuan konsumen dalam menyelesaikan kredit. Ketiadaan data
konsumen akan mempersulit perusahaan apabila ternyata konsumen
mangkir dalam menyelesaikan kewajibannya. Selain itu, perusahaan
khususnya Finance Department tidak terlibat dalam analisa untuk
96
pemberian limit kredit tertentu bagi konsumen serta jangka waktu piutang
konsumen.
• Minimnya informasi yang diperoleh dari kegiatan penjualan suku cadang
Akibat ketiadaaan dokumentasi yang baik atas transaksi. Sehubungan
dengan prosedur yang masih menghasilkan informasi yang sangat
terbatas, maka perusahaan seringkali tidak dapat mengetahui jumlah
transaksi pada waktu atau periode tertentu. Padahal, kegiatan ini
menghasilkan jumlah yang cukup signifikan dan diharapkan dapat
berkembang seiring dengan semakin banyaknya suku cadang yang
tersedia untuk dijual.
• Minimnya dokumen yang digunakan dalam transaksi yang dapat memicu
kecurangan personil.
Dokumen yang digunakan dalam pengendalian persediaan hanya berupa
Checklist, sedangkan untuk penjualan kredit hanya menggunakan Surat
Penawaran satu rangkap serta Surat Jalan. Hal tersebut disadari sangat
tidak cukup mengingat pentingnya dokumen sebagai dasar bukti tertulis
yang kuat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya oleh
perusahaan dimana keberadaan dokumen penting dalam prosedur
pengendalian dan penjualan kredit dapat meningkatkan pengendalian
internal.
• Kemungkinan penyelewengan harga ataupun kuantitas yang sebenarnya
ditawar oleh konsumen.
Prosedur yang masih kacau dan sebagian besar menggunakan konfirmasi
97
dan hubungan lisan membuat pengendalian perusahaan atas transaksi
sangat minim dan menjadikan banyak celah bagi penggelapan atas
kuantitas dan harga aktual dari transaksi yang terjadi.
• Kesulitan untuk memperoleh informasi atas kuantitas aktual suku cadang
yang tersedia.
Tidak terintegrasinya sistem persediaan dan penjualan suku cadang
membuat kesalahan atas penginputan aliran masuk-keluar persediaan
akan memperbesar kemungkinan kuantitas suku cadang yang terdapat
pada sistem tidak sinkron dengan apa yang sebenarnya ada. Selain itu,
tidak adanya pengontrolan berkala atas kuantitas aktual yang tersedia
membuat informasi yang ada di sistem menjadi semakin tidak relevan dan
seringkali dapat membuat transaksi penjualan menjadi kacau karena
informasi yang diberikan pada kondumen atas kuantitas barang
berdasarkan sistem ternyata tidak sesuai dengan kenyataan dan
mengharuskan UMC Warehouse menghitung ulang seluruh persediaan
suku cadang yang membuat kinerja tidak efektif dan efisien. Minimnya
sistem pengendalian intern dalam persediaan membuat potensi
kecurangan personil dalam hal pencurian persediaan menjadi sangat
besar.
98
3.9. Usulan Solusi bagi Permasalahan:
1. Pembuatan suatu sistem yang mengintegrasikan transaksi penjualan,
pengendalian persediaan, dan piutang tersendiri bagi prosedur
penjualan suku cadang bekas. Hal ini dilakukan untuk menghindari:
• Kemungkinan tidak tertagihnya piutang oleh konsumen karena
terdapat database yang memuat informasi tentang konsumen
lama maupun baru dengan penentuan limit kredit tertentu yang
didasarkan pada analisa limit kredit oleh Finance Department.
Dokumentasi piutang pada sistem dapat menyediakan
informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
menganalisa saldo kredit konsumen serta memudahkan
penagihan atas dasar pengelompokkan piutang berdasarkan
konsumen atau tanggal tertentu guna analisa perilaku
konsumen dalam pelunasan pembayaran serta mengetahui
aging debt.
• Kerugian perusahaan atas hilangnya persediaan dan kesulitan
dalam mengetahui kuantitas dan item aktual dari suku cadang
yang tersedia. Dengan pengintegrasian sistem persediaan serta
penjualan, maka sistem akan secara otomatis mengurangi
jumlah persediaaan seiring dengan adanya transaksi penjualan
sehingga memperkecil kemungkinan kekeliruan dan
kekhilafan dalam pengentrian barang. Selain itu, informasi
99
dalam sistem dapat digunakan untuk memudahkan dalam
mengetahui status dan memudahkan dalam pelacakan barang.
Selain itu, sistem memungkinkan pula pengikutsertaan staf
terkait atas disetujuinya informasi tertentu. Misal: perhitungan
kuantitas barang pada saat barang masuk ke gudang dan
diklasifikasi oleh staf gudang tertentu. Hal ini dapat
disempurnakan dengan adanya inspeksi yang dilakukan oleh
UMC Warehouse Head secara berkala untuk membuktikan
keakuratan informasi dalam sistem dibandingkan dengan
barang actual.
• Kecurangan dan penggelapan oleh karyawan yang melakukan
negosiasi harga langsung dengan konsumen. Dengan adanya
dokumentasi sistem yang dapat diakses oleh pihak dengan
otoritas tertentu memungkinkan distribusi tanggung jawab dan
wewenang yang luas namun sekaligus dibatasi oleh wewenang
dari pihak lain sehingga baik Salesperson maupun UMC
Warehouse tidak dapat memasukkan informasi yang tidak
sesuai. Dengan sistem penjualan dan piutang yang terintegrasi,
maka Finance Dept. akan mengetahui saldo piutang konsumen
dan jumlah piutang yang ditagihkan akan sesuai dengan
transaksi penjualan yang terjadi.
• Kekeliruan dalam harga penjualan. Dengan otorisasi yang
dimiliki oleh pihak yang berwenang, maka akses untuk dapat
100
menentukan batas minimum bagi harga transaksi penjualan
tertentu tidak dapat diubah oleh sembarang pihak.
2. Memperlengkapi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan
pengendalian persediaan dengan dokumentasi informasi yang cukup
sebagai berikut:
• Checklist;
• Surat Tanda Penerimaan Barang;
• Surat Penawaran Konsumen;
• Surat Perjanjian Penjualan;
• Surat Pengeluaran Barang;
• Faktur Penjualan;
• Surat Jalan;
• Surat Bukti Penerimaan Kas, dan
• Surat Hasil Perhitungan Fisik;
3. Sebaiknya dilakukan pertimbangan atas tugas, wewenang, dan
tanggung jawab pihak yang terkait, dengan demikian, tiap karyawan
memiliki hak akses dalam menangani transaksi sesuai dengan yang
menjadi tanggung jawabnya. Contohnya: UMC Warehouse tidak
dilibatkan lagi dalam prosedur awal penjualan, pengiriman barang
akan dilakukan oleh Delivery Department, dsb.
101
4. Keperluan pembuatan perjanjian penjualan antara pihak perusahaan
dengan konsumen atas kesepakatan harga, jumlah dan item suku
cadang, yang mencegah terjadinya hal di luar keinginan yang dapat
menimbulkan masalah seperti: konsumen lupa atau menawar kembali
harga barang, terjadinya retur setelah barang dijual, dan sebagainya.
5. Untuk membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan
kualitas pengambilan keputusan sebagai akibat dari akses informasi
yang lebih mudah, cepat, dan akurat dengan memperkaya informasi
dengan laporan-laporan sebagai berikut:
• Laporan Penjualan
• Laporan Piutang
• Laporan Analisis Umur Piutang
• Kartu Stok atau Laporan Arus Masuk-Keluar Barang
• Laporan Hasil Perhitungan Fisik Persediaan.