43

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Bidakara merupakan singkatan bebas dari Bank Indonesia, Dana Pensiun, dan

Kesejahteraan Karyawan, yaitu tiga unsur pokok yang memungkinkan adanya

kompleks ini.

Adapun Kompleks Bidakara merupakan gabungan dari beberapa bangunan,

yaitu:

Pusat Pendidikan dan Latihan Bina Sentra

Auditorium Binakarna

Perkantoran Menara Bidakara

Hotel Bumikarsa

Assembly Hall Birawa

Kelima bangunan tersebut menyatu menjadi Kompleks Bidakara, guna saling

mendukung dalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu dalam meningkatkan

kesejahteraan pensiunan dan karyawan Bank Indonesia.

Kompleks Bidakara berdiri di atas tanah eks perumahan karyawan Bank

Indonesia di daerah Pancoran, Tebet, Jakarta Selatan dengan luas area 4,5 hektar.

Pembangunan Kompleks Bidakara dimulai bulan Oktober 1996, dan digunakan mulai

April 1998. Konsep awal dari perencanaan pembangunan Kompleks Bidakara adalah

membangun suatu pusat bisnis yang saling terintegrasi, sehingga diharapkan

44

Kompleks Bidakara dapat memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana bisnis

yang meliputi ruang perkantoran, ruang untuk rapat, training dan pelatihan,

penginapan serta entertainment.

PT. Mekar Prana Indah sebagai pemilik dan pengelola Kompleks Bidakara

merupakan kelanjutan dari PT. Mekar Niaga yang didirikan tahun 1990, dan secara

singkat riwayatnya dapat dikemukakan sebagai berikut:

• 16 Oktober 1990, PT. Fajar Mekar Indah (FMI) mendirikan PT. Mekar Niaga

dengan modal dasar Rp. 200 juta, yang seluruhnya dimiliki oleh PT. FMI dengan

Akte Notaris Nyonya Hartati Sumarsono, Sarjana Hukum, nomor 17 tanggal 16

Oktober 1990.

• 15 Juni 1991, PT. Mekar Prana Niaga diganti menjadi PT. Mekar Prana Indah

(MPI) dengan akte notaris Nyonya Hartati Marsono, Sarjana Hukum, nomor 32

tanggal 15 Juni 1991 dan disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia

nomor C2-2475.HT.01.01-Th’91 tanggal 25 Juni 1991.

• 31 Agustus 1995, kepemilikan saham PT. FMI diambil alih oleh Dapenbi dan

YKK BI, dengan komposisi kepemilikan saham 60 : 40. Modal dasar dinaikkan

dari Rp. 200 juta menjadi Rp. 180 milyar berdasarkan Akta Berita Acara Rapat

nomor 51 tanggal 31 Agustus 1995 yang dibuat oleh Nyonya Hartati Marsono,

Sarjana Hukum, dan telah mendapat persetujuan sesuai dengan Surat Keputusan

Menteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2.7171.HT.01.04-Th’96 tangal 6

Maret 1996.

45

• 3 Maret 1997, modal dasar PT. MPI dinaikkan menjadi Rp. 220 milyar dengan

komposisi kepemilikan Dapenbi – YKK BI menjadi 50 : 50 berdasarkan Akta

Risalah Rapat nomor 2 tanggal 3 Maret 1997 yang dibuat oleh Nyonya Hartati

Marsono, Sarjana Hukum.

• 18 Mei 1998, modal dasar dinaikkan menjadi Rp. 370 milyar, berdasarkan Akta

Pernyataan Rapat nomor 14 tanggal 18 Mei 1998 yang dibuat oleh notaris Djoko

Oetoro, Sarjana hukum.

• 2 Oktober 1998, modal yang ditempatkan sebesar Rp. 349,36 milyar dan sudah

disetor penuh oleh:

o YKK BI sebesar Rp. 227,108 milyar atau 227.108 lembar saham (65%)

o Dapenbi sebesar Rp. 122,252 milyar atau 122.252 lembar saham (35%).

3.2 Maksud dan Tujuan, Visi dan Misi, Tugas dan Darma PT. Mekar Prana

Indah

3.2.1 Maksud dan Tujuan

PT. MPI didirikan dengan maksud dan tujuan untuk berusaha dalam bidang-

bidang properti, teknologi informasi, kursus dan latihan, perdagangan,

pembangunan, pertanian dan perkebunan, industri, pertambangan, pengangkutan,

percetakan, jasa.

46

3.2.2 Visi

Dalam menjalankan usaha PT. MPI mempunyai visi sebagai pelopor dalam

mengelola suatu kompleks terpadu secara efisien dan efektif terutama di bidang jasa

termasuk bidang teknologi informasi dengan mengutamakan kepuasan konsumen.

3.2.3 Misi

Adapun misi PT.MPI adalah untuk membantu para pemegang saham dalam

meningkatkan kesejahteraan para karyawan dan pensiunan Bank Indonesia pada

khususnya dan ikut serta membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada

umumnya.

3.2.4 Tugas dan Darma

Pencapaian misi akan terjamin dengan terlaksananya Panca Tugas yang

sekaligus merupakan Panca Darma, yaitu:

• Peningkatan pembayaran deviden

• Peningkatan pemeliharaan kompleks Bidakara

• Peningkatan kesejahteraan karyawan dan pengurus

• Peningkatan pembayaran pajak sesuai dengan ketentuan

• Peningkatan manfaat keberadaan kompleks Bidakara bagi para pengguna dan

masyarakat pada umumnya.

47

3.3 Struktur Organisasi

3.3.1 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah

DEWANKOMISARIS

DIREKTURUTAMA

DIREKTURADM & KEUANGAN

DIREKTURPERKANTORAN

DIVISIADM &

KEUANGAN

DIVISIPUSDIKLAT

DIVISIPERKANTORAN

DIVISIPENGADAAN &

PEMELIHARAAN

DIVISIHOTEL

BAGIANAKUNTING

PUSAT

BAGIANKEUANGAN

PUSAT

BAGIANPENGAWASAN

INTERN

BAGIANSUMBER DAYA

MANUSIA

BAGIANDIKLAT

BAGIANADM &

MARKETING

BAGIANAKUNITNG & KEUANGAN

BAGIANOPERASIONAL & PEMELIHARAAN

BAGIANLOGISTIK

BAGIANPEMELIHARAAN

BAGIANKEAMANAN &

KESELAMATAN KERJA

BAGIANAKUNITNG & KEUANGAN

BAGIANSALES &

MARKETING

BAGIANFRONT OFFICE

BAGIANHOUSEKEEPING

BAGIANFOOD &

BEVERAGE

BAGIANGENERAL

AFFAIR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah

(Sumber : PT. Mekar Prana Indah)

Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan struktur

organisasi diatas adalah sebagai berikut:

48

Direktur Utama

Bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan dan penentuan strategi yang

mencakup hubungannya dengan pengawasan intern, sumber daya manusia, masalah

administrasi dan keuangan, perkantoran, dan perhotelan, serta menganalisa laporan

yang berasal dari para manager dan direktur pelaksana dibawahnya untuk bahan

dalam mengambil keputusan.

Adapun direktur utama membawahi dan bertanggung jawab atas beberapa

divisi, yaitu:

1. Direktur Administrasi dan Keuangan

Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan pada divisi administrasi dan

keuangan, dan divisi pusdiklat, serta membuat laporan secara periodik kepada

direktur utama.

Adapun direktur administrasi dan keuangan menerima laporan dari bagian

pengawasan dan bagian sumber daya manusia, serta membawahi divisi-divisi:

a. Divisi Administrasi dan Keuangan

Melaksanakan tugas dibidang perencanaan, pengawasan, mengkoordinasi, dan

mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan unit administrasi dan pengelolaan

keuangan, akunting, anggaran, dan perpajakan serta menjalin hubungan

dengan pihak luar.

49

Divisi administrasi dan keuangan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:

i. Bagian Akunting Pusat

Mengkoordinasi, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan akunting dan

administrasi untuk menyusun laporan keuangan dan laporan manajemen

perusahaan, melakukan verifikasi dan analisa laporan keuangan serta

menyusun, mengevaluasi pelaksanaan dan pengawasan anggaran.

ii. Bagian Keuangan Pusat

Mengkoordinasi kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan meliputi

pengawasan pengaturan likuiditas, penempatan dana di perbankan,

penerimaan dan pengeluaran uang, penatausahaan surat-surat berharga,

dokumen-dokumen perusahaan, dan pengelolaan perpajakan.

b. Divisi Pusdiklat

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan

semua kegiatan usaha divisi pusdiklat.

Divisi pusdiklat membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:

i. Bagian Diklat

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan di bidang marketing dan training organizer.

50

ii. Bagian Administrasi dan Marketing

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan di bidang administrasi dan marketing.

2. Bagian Pengawasan Intern

Mengkoordinir aktivitas pengawasan dan pemeriksaan, melakukan pemeriksaan,

mengembangkan rencana, dan mengusahakan tercapainya pemeriksaan intern

yang sesuai dengan kebijaksanaan direksi, serta membina hubungan kerja yang

efektif dengan pimpinan, pejabat, dan pelaksana di semua unit kerja.

Bagian pengawasan intern bertanggung jawab kepada direktur utama dan

memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.

3. Bagian Sumber Daya Manusia

Mengkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan

sumber daya manusia (SDM) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi,

pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-ketentuan yang

berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan.

Bagian sumber daya manusia bertanggung jawab kepada direktur utama dan

memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.

51

4. Direktur Perkantoran

Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan usaha pada divisi

perkantoran, dan divisi pengadaan dan pemeliharaan, serta memberi laporan

secara berkala kepada direktur utama.

Adapun direktur perkantoran membawahi divisi-divisi:

a. Divisi Perkantoran

Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan

semua kegiatan usaha di divisi perkantoran.

Divisi perkantoran membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:

i. Bagian Akunting dan Keuangan

Memonitor kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan

administrasi dan mengevaluasi laporan keuangan.

ii. Bagian Operasional dan Pemeliharaan

Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program

kerja dan anggaran tahunan di bidang maintenance, security, housekeeping,

dan tenant relation.

52

b. Divisi Pengadaan dan Pemeliharaan

Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan

semua kegiatan usaha di divisi jasa umum.

Divisi pengadaan dan pemeliharaan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:

i. Bagian Logistik

Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan

semua kegiatan pengadaan barang / jasa, kecuali pelaksanaan secara langsung

oleh pengguna (user).

ii. Bagian Pemeliharaan

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan, menyusun sistem dan prosedur

serta program kerja tahunan di bidang sipil, mekanikal, elektrikal, plumbing,

landscaping, dan housekeeping.

iii. Bagian Keamanan dan Keselamatan Kerja

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan

pekerjaan dan menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di

bidang keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta perparkiran di komplek

Bidakara.

53

5. Divisi Hotel

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi hotel.

Adapun divisi hotel membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:

a. Bagian Akunting dan Keuangan

Menyiapkan dan mengevaluasi laporan keuangan serta menjaga kelancaran dan

akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi.

b. Bagian Sales dan Marketing

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan

pekerjaan di bidang penjualan dan pemasaran seluruh produk hotel.

c. Bagian Front Office

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan di bidang front office.

d. Bagian Housekeeping

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksanaan pekerjaan serta menyusun prosedur serta program kerja dan

anggaran tahunan di bidang housekeeping.

54

e. Bagian Food and Beverage

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi

pelaksaan semua kegiatan di bagian food and beverage service.

f. Bagian General Affair

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan

pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran

tahunan di bidang SDM, keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta pengadaan

barang dan jasa di hotel.

55

3.3.2 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah Bagian Sumber Daya

Manusia

MANAGERSDM

ASST. MANAGEREMPL. REL. &

DEVELOPMENT

ASST. MANAGERPAYROLL &

ADMINISTRATION

SENIOR STAFFEMPLOYEE RELATIONS

SENIOR STAFFDEVELOPMENT

OFFICE BOY

DRIVER

SENIOR STAFFPAYROLL

JUNIOR STAFFADMINISTRATION

EXECUTIVESECRETARY

Gambar 3.2

Struktur organisasi PT. Mekar Prana Indah bagian Sumber Daya Manusia

(Sumber : PT. Mekar Prana Indah)

Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada divisi sumber daya

manusia adalah sebagai berikut:

1. Human Resources Development Manager

Mengkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan

dengan sumber daya manusia (SDM) meliputi penerimaan, penempatan,

evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-

56

ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran

hubungan kerja karyawan.

2. Employee Relations and Development Assistant Manager

Menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi proses rekruitment,

evaluasi kerja karyawan, pelatihan dan pengembangan, kebijakan dan

ketentuan perusahaan, perijinan dan aktifitas sosial.

3. Employee Relations Senior Staff

Membuat kontrak kerja karyawan, memonitor status hubungan kerja

karyawan, memonitor masa berlakunya legal aspect dan kerjasama dengan

pihak ketiga.

4. Development Senior Staff

Melaksanakan proses recruitment, evaluasi kerja karyawan,

pelatihan dan pengembangan, kesejahteraan karyawan, perijinan dan

aktifitas sosial.

5. Office Boy

Melakukan pekerjaan yang menyangkut masalah kebersihan ruangan

kantor, menyediakan minuman, serta melaksanakan photo-copy dan

pengiriman surat-menyurat.

57

6. Driver

Meraawat kendaraan dan mengantar setiap staff perusahaan yang

akan bertugas keluar kantor.

7. Payroll and Administration Assistant Manager

Menyusun, mengawasi penghitungan dan pembayaran gaji

karyawan, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban terhadap PPh 21,

Jamsostek, lembur, dan pelaksanaan administrasi personalia.

8. Administration Junior Staff

Melaksanakan seluruh tugas bidang administrasi personalia sumber

daya manusia.

9. Payroll Senior Staff

Melaksanakan pembuatan gaji karyawan untuk setiap bulannya,

termasuk didalamnya perhitungan kewajiban karyawan terhadap PPh 21,

Jamsostek, lembur, dan bidang administrasi personalia sumber daya

manusia.

58

10. Executive Secretary

Mengerjakan seluruh kegiatan dan tugas-tugas sekretaris dan

pekerjaan administrasi sehari-hari secara profesional, yaitu: menangani

surat-menyurat umum, filling, mengatur pertemuan dan rapat, dan

melakukan tugas-tugas sekretaris dan tugas adminstrasi lainnya untuk

kepentingan direksi.

3.4 Sistem Sumber Daya Manusia Yang Sedang Berjalan

3.4.1 Sistem Penerimaan dan Penempatan Sumber Daya Manusia

Sistem penerimaan dan penempatan Sumber Daya Manusia (SDM)

merupakan sistem yang menggambarkan proses pengadaan, seleksi, dan

penempatan karyawan baru dengan jumlah, mutu, dan waktu yang tepat.

Sistem penerimaan dan penempatan SDM berlandaskan:

• Pelaksanaan rekrutmen bersifat aktif dan dinamis untuk mendapatkan calon

yang berpotensi baik.

• Seleksi penerimaan dan penempatan dilakukan secara obyektif.

• Untuk jabatan tertentu digunakan dengan kontrak.

3.4.2 Sistem Mutasi

Sistem mutasi adalah sistem yang menggambarkan pemindahan karyawan

dari satu divisi / bagian ke divisi / bagian lain, tidak termasuk dalam pengertian

59

mutasi ini adalah rotasi dan alih jabatan pada tingkat jabatan yang sama dalam satu

bagian.

Sistem mutasi berlandaskan:

• Sebagai sarana pengembangan dan upaya mendapatkan kesesuaian kerja.

• Dilakukan secara berkala

• Dapat berlaku untuk semua jenjang jabatan.

3.4.3 Sistem Promosi

Sistem promosi adalah sistem untuk perpindahan dari suatu jabatan ke

jabatan lain yang lebih tinggi. Promosi mempertemukan kebutuhan antara perseroan

dan karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perseroan dan

menciptakankepuasan kerja karyawan.

Sistem promosi berlandaskan:

• Keseuaian dengan lowongan jabatan.

• Promosi dilaksanakan melalui seleksi yang objektif.

3.4.4 Sistem Pendidikan dan Pelatihan

Sistem pendidikan dan pelatihan adalah sistem pengembangan SDM yang di

satu pihak untuk memenuhi kebutuhan dan kewajiban perseroan akan adanya

60

peningkatan kualitas SDM, di lain pihak merupakan peningkatan motivasi bagi

karyawan karena diperhatikan kepentingannya.

Penigkatan keterampilan dikaitkan dengan upaya untuk memperlancar

pelaksanaan tugas saat ini, sedangkan pembekalan pengetahuan dapat dikaitkan

dengan kebutuhan di depan.

Sistem pendidikan dan pelatihan berlandaskan:

• Identifikasi kebutuhan pendidikan yang terkait dengan bidang tugas.

• Materi pendidikan berjenjang dan pelaksanaannya berkesinambungan.

3.4.5 Sistem Penilaian Kinerja

Sistem penilaian kerja adalah sistem yang disusun untuk menilai

keseluruhan hasil pencapaian sasaran kerja dan keterampilan yang ditunjukkan oleh

karyawan yang melakukan tugasnya.

Sistem penilaian kerja berlandaskan:

• Orientasi pada hasil, baik volume maupun kualitas.

• Memperhatikan aspek perilaku kerja dan keterampilan yang relevan dalam

melaksanakan tugas pekerjaan.

• Menggunakan hasil pencatatan.

• Menitikberatkan tanggung jawab penilaian dan pengembangan karyawan

kepada atasan langsung, diadakan evaluasi periodik untuk melihat

perkembangan pencapaian tugas dan penilaian.

61

• Perilaku kerja berdasarkan Kompetensi, Integritas, Akuntabilitas, Transparansi,

dan Kebersamaan. Adapun definisi dari setiap perilaku kerja:

o Kompetensi : Memiliki kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan.

Perilaku kerja kompetensi:

- mempunyai pengetahuan, keterampilan, dan sikap (attitude) sesuai

dengan persyaratan tuntutan perseroan.

- Memanfaatkan dna mengembangkan teknologi, pengetahuan, dan

ketelitian yang relevan dalam bekerja.

- Memahami dan menerapkan visi dan misi perseroan serta menilai

kinerja secara objektif.

o Integritas : Patuh dan konsisten terhadap nilai-nilai moral, nilai kejujuran

atau peraturan lainnya serta mementingkan perseroan. Perilaku kerja

integritas:

- Bersikap jujur dalam pelaksanaan tugas mencapai tujuan organisasi

secara optimal.

- Mematuhi ketentuan dan mengutamakan kepentingan organisasi.

- Menjadikan nilai kenyamanan sebagai dasar dalam mengembangkan

motivasi kerja.

62

o Akuntabilitas : Pertanggungjawaban dari masing-masing individu atas

tindakan yang diambil beserta konsekuensinya, terutama dalam

penyelesaian tugas dan pengambilan keputusan. Perilaku kerja akuntabilitas:

- Memiliki inis iatif dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas

memenuhi harapan stake holder (pihak yang berkepentingan).

- Melakukan yang terbaik untuk pencapaian tugas, menghasilkan produk

dengan kualitas yang ditetapkan.

- Mempertanggungjawabkan kesalahan sesuai kewenangannya.

- Meningkatkan akuntabilitas dengan fungsi pengawasan yang efektif.

o Transparansi : Kejelasan dan keterbukaan dalam latar belakang dan hasil

suatu tujuan, keputusan ataupun langkah kerja baik organisasi maupun

individu. Perilaku kerja transparansi:

- Menciptakan iklim komunikasi yang terbuka dalam / antar divisi,

menggunakan sarana komunikasi yang tersedia, menciptakan

keterbukaan informasi sesuai dengan harapan stake holder.

- Mengemukakan pendapat secara terbuka, langsung dan beretika, dan

menciptakan keterbukaan dalam proses perumusan dan implementasi

kebijakan.

- Meningkatkan transparansi dengan menyediakan informasi yang cukup

akurat dan tepat waktu kepada stake holder.

- Mempunyai website yang selalu di update apabila ada informasi

material dan press release.

63

o Kebersamaan : Persatuan, kekompakan, dan kedekatan individu dalam

perseroan ataupun divisi, mampu mendukung terciptanya komunikasi dan

kerja sama yang baik. Perilaku kerja kebersamaan:

- Memiliki semangat kerja yang tinggi, menjaga nama baik perseroan dan

karyawannya.

- Mengembangkan rasa kekeluargaan, saling menghargai baik antar

karyawan maupun antar divisi serta dengan beretika menghormati

kepentingan bersama.

3.4.6 Sistem Pemberhentian karyawan

Sistem pemberhentian karyawan adalah sistem yang mengatur hal-hal yang

dapat mengakibatkan pemberhentian karyawan serta hak dan kewajibannya dengan

ketentuan yang jelas, sehingga karyawan akan mendapat ketentraman dan kepastian

kerja.

Perseroan menggunakan kemampuan bekerja, kualifikasi, dan kriteria yang

terkait sebagai dasar dalam pengambilan keputusan mengenai hubungan kerja

antara perseroan dan karyawan.

Sistem pemberhentian karyawan berlandaskan:

• Pemberhentian karena keinginan perseroan atau karyawan yang bersangkutan

dan berhenti karena mencapai usia pensiun.

64

• Memberikan penghargaan yang layak dengan juga memperhatikan kewajiban

karyawan.

• Ketentuan yang mengatur tentang pensiun serta hak dan kewajibannya.

3.4.7 Sistem Penggajian dan Remunerasi

Sistem penggajian dan remunerasi adalah sistem yang mengatur penghasilan

karyawan yang diterima dari perseroan, terdiri atas:

• Gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan lainnya, uang lembur, yang

dibayarkan perseroan sebagai imbalan atas hasil kerja yang diberikan karyawan.

• Tunjangan prestasi kerja, adalah uang yang diberikan dalam kaitan prestasi

kerja (kinerja) karyawan, tunjangan ini bertujuan memotivasi guna berprestasi

lebih baik. Reward (penghargaan) berupa uang yang diberikan untuk tujuan

meningkatkan kepuasan kerja serta membuat kompetitif di pasaran tenaga kerja.

Dalam hal ini uang cuti, imbalan prestasi kerja, uang penyesuaian, dan

tunjangan hari raya.

Sistem penggajian dan remunerasi berlandaskan:

• Jabatan

• Dikaitkan dengan penilaian kinerja karyawan.

• Kompetitif di pasaran tenaga kerja.

• Fungsi untuk meningkatkan motivasi.

65

3.4.8 Sistem Absensi

Sistem absensi adalah sistem yang mengatur kehadiran dan ketidakharian,

serta jam kerja karyawan, termasuk lembur, dan shift kerja atau jam tugas. Dalam

sistem absensi ini juga disertakan untuk entry data: alasan tidak hadir / terlambat,

perubahan petugas shift, ijin lembur, perubahan waktu kerja / shift / lembur, dan

perubahan data pegawai. Sistem absensi akan mempengaruhi tunjangan karyawan.

3.5 Aliran Diagram

66

67

Perekrutan karyawan 2

PelamarMarketingSDMDivisi

Melakukan tes dan

wawancara

1Hasi l tes dan wawancara

1Has il tes dan wawancara

S eleksi pelamar

Z

Tidak lulus

M em buat S K

penerimaan karyawan

lulus

Z

1SK penerimaan

karyawan

12

S K penerim aan kary awan

selesai

Pelamar d iter ima menjadi karyawan perusahaan

1

Gambar 3.3 Flowchart Sistem Penerimaan dan Penempatan

68

Z

Z

Gambar 3.4 Flowchart Sistem Mutasi

69

Gambar 3.5 Flowchart Sistem Promosi

70

Pelatihan

SDM KaryawanBagian Divisi

Mulai

Membuat surat karyawan

butuh pelatihan

12

Surat karyawan butuh pelatihan

1Surat karyawan butuh pelatihan

Membuat SK

pelatihan

1SK pelatihan

12

SK pelatihan

selesai

Karyawan mulaidilatih

Gambar 3.6 Flowchart Sistem Pendidikan dan Pelatihan

71

Penilaian Kinerja

SDMDivisi

Mulai

Melakukan penilaian kinerja

karyawan

12

Laporan hasil penilaian kinerja

1Laporan hasil

penilaian kinerja

Selesai

Gambar 3.7 Flowchart Sistem Penilaian Kinerja

72

73

Gambar 3.8 Flowchart Sistem Pemberhentian Karyawan

74

Penggajian

SDM

1

KaryawanAdm dan keuangan

Mulai

Melakukan perhitungan gaji dan tunjangan

karyawan

12

Laporan hasil perhitungan

1Laporan hasil perhitungan

Z

Membuat slip gaji bersih

2Slip gaji bersih

1Slip gaji bersih

Beserta pembayaran gaji karyawan

selesaiZ

Gambar 3.9 Flowchart Sistem Penggajian dan Remunerasi

75

Absensi Karyawan

SDM KaryawanBagian

Mulai

Mengisi daftar hadirkaryawan

MembuatLaporan

KehadiranKaryawan

Daftar HadirKaryawan

Daftar HadirKaryawan

12

LaporanKehadiranKaryawan

1Laporan

KehadiranKaryawan

Selesai

Gambar 3.10 Flowchart Sistem Absensi

76

Cuti karyawan

SDM KaryawanDivisi

Mulai

MengisiSurat

pengajuancuti

1Laporan cuti

karyawan

1Laporan cuti

karyawan

Membuat surat

keterangancuti

12

SK Cuti

1SK Cuti

selesai

2SK Cuti

3SK Cuti

Gambar 3.11 Flowchart Sistem Cuti

77

Gambar 3.12 Flowchart sistem Pelanggaran

78

3.6 Permasalahan Yang Dihadapi

Analisis masalah sistem yang berjalan berdasarkan sistem informasi pada

divisi sumber daya manusia (SDM) PT. Mekar Prana Indah adalah proses

penyimpanan data masih dalam bentuk file excel, sehingga data tidak terintegrasi

dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat tentang karyawan karena

data dicatat dalam file-file terpisah.

3.7 Analisis Kebutuhan Informasi

Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi

Proses Kebutuhan Informasi

Penerimaan dan penempatan Jumlah dan jabatan lowongan yang dibuka pada

tahun yang berjalan.

Daftar seluruh pelamar.

Daftar pelamar yang lulus test administratif

Daftar pelamar yang lulus psychotest

Daftar pelamar yang lulus wawancara

Keterangan lama kontrak kerja dan masa

percobaan karyawan baru

Mutasi Daftar nama karyawan dan unit kerjanya.

Daftar nama karyawan yang belum pernah

dimutasi.

79

Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3

tahun terakhir.

Promosi Posisi jabatan yang kosong.

Daftar nama karyawan yang posisinya berada di

bawah posisi jabatan yang kosong.

Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3

tahun terakhir.

Pendidikan dan pelatihan Daftar diklat yang akan dibuka.

Daftar nama pegawai dan jenis diklat yang telah

diikuti.

Penilaian kinerja Daftar nilai setiap karyawan berdasarkan

kompetensi, integritas, akuntabilitas,

transparansi, dan kebersamaan.

Pemberhentian Daftar nama karyawan yang sudah berumur 50

tahun untuk golongan I sampai IV.

Daftar nama karyawan yang sudah berumur 56

tahun untuk golongan V keatas.

Daftar nama karyawan yang sudah menerima

surat peringatan III (SPIII) dengan jenis

pelanggarannya.

Penggajian dan remunerasi Daftar nama karyawan berdasarkan golongan,

80

pangkat, masa kerja, dan jabatan.

Daftar penilaian kinerja karyawan dalam 3 tahun

terakhir.

Daftar nama karyawan yang mengambil cuti

dengan jenis cutinya.

Daftar nama karyawan yang berhak mendapat

tunjangan hari raya.

Absensi Jadwal dan lama kerja setiap karyawan menurut

jabatan dan golongannya.

Daftar nama karyawan yang sedang mengambil

cuti.

3.8 Usulan Pemecahan Masalah

Semua bagian dalam Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) memerlukan

informasi dan data secara cepat, tepat, dan akurat. Selama ini data dan informasi yang

ada dalam Bagian SDM masih berupa kertas dan file yang terpisah secara fisik. Data

tersebut seharusnya berada dalam sistem yang terintegrasi, sehingga mempermudah

bagi unit kerja untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan.

Dalam menjalankan fungsinya, manajemen SDM seharusnya mengumpulkan

dan memelihara segala data yang berhubungan dengan SDM, termasuk didalamnya

memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, memperoleh data dan

81

informasi, serta menganalisis kebutuhan unformasi untuk mendukung kegiatan

operasional kepegawaian dan proses bisnis yang berjalan pada Bagian SDM.

Penerapan teknologi informasi dalam menunjang operasional suatu instansi

tidak dapat dihindari, karena informasi merupakan salah satu unsur utama dalam

manajemen modern. Dengan dukungan informasi yang relevan, tepat, dan akurat,

fungsi organisasi dalam upaya mencapai tujuan yang diharapkan dapat dilakukan

dengan lebih baik.

Pemecahan masalah yang kami usulkan

• Merancang suatu sistem basis data Sumber Daya Manusia.

• Memindahkan data dari excel ke database dengan cara membuat koneksi

excel dan membaca data record excel per baris. Semua data yang ada

dikumpulkan dalam satu basis data (database) yang terintegrasi sehingga data

tersebut dapat digunakan secara cepat dan tepat

Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk

kenaikan gaji, mutasi, promosi, penilaian prestasi, pengambilan cuti, PHK, pensiun,

dan hal-hal lain yang berhubungan dengan karyawan, sehingga tujuan dari

perusahaan pada umumnya dan Bagian SDM pada khususnya dapat tercapai secara

maksimal.