44

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Sekolah

Pada sub bab ini akan dibahas mengenai sejarah sekolah, struktur organisasi dan

tugas wewenang.

3.1.1 Sejarah Sekolah

Global Islamic School didirikan pertama kalinya pada tahun 2002. Sejak

dibukanya sekolah ini, masyarakat telah langsung menunjukkan animo yang

sangat tinggi terhadap lembaga ini. Hal ini terlihat dari terpenuhinya secara

serentak seluruh ruang kelas yang ada di setiap unit sekolah : TK, SD, SMP,

SMU. Global Islamic School merupakan sekolah yang berbasiskan Islam dan

menggunakan metode kurikulum yang dikolaborasikan antara kurikulum

nasional KTSP plus ( dengan program ICT ( Information, Communication,

Technology) atau kurikulum yang diterapkan di Global Islamic School. Global

Islamic School terletak di jalan Condet Raya No. 5, Kramat Jati – Jakarta Timur,

telepon 021-80884510, fax 021-80887064, dengan nomor izin sekolah

3001050107. Saat Sekarang ini, bapak H. J. Winarso memegang jabatan Direktur

Global Islamic School. Sekolah ini memiliki paradigma pendidikan modern yaitu

“keseimbangan antara spiritual Islam dan IPTEK”.

 

45

Dalam Bidang pendidikan, Global Islamic School memiliki visi untuk

mengoptimalisasi potensi (fitrah) peserta didik sebagai anugerah Allah dalam

mewujudkan Rahmatan lil’alamin. Dan memiliki misi untuk membentuk

cendikiawan muslim yang berakhlak mulia dan mampu bersaing secara sehat

dalam kehidupan global.

3.1.2 Struktur Organisasi pada SMA Global Islamic School

Global Islamic school dipimpin oleh seorang direktur yang mempunyai

kedudukan yang paling tinggi di yayasan tersebut. Direktur mempunyai bawahan

untuk memimpin sekolahan yang berguna untuk mengatur jalannya sekolahan

tersebut agar bias berjalan dengan sesuai dengan aturan yang ada. Kepala

sekolah mempunyai kedudukan dengan Badan Kordinasi Orang tua Murid dan

Guru (BKOMG) tetapi BKOMG hanya berguna untuk memantau jalannya

sekolah tersebut dengan membuat laporan kepada pihak guru sekolah dan orang

tua murid. Kepala sekolah mempunyai dua wakil sekolah yaitu Wakil Bidang

Kesiswaan dan Wakil Bidang Kurikulum yang keduanya mempunyai fungsi

yang berbeda-beda. Di bawah wakil - wakil sekolah terdapat Staff Tata Usaha

yang berguna untuk mengatur administrasi dalam sekolah. Setelah staff tata

usaha memiliki lima bagian yaitu Wali Siswa, Guru Bimbingan atau Konseling,

Guru Mata Pelajaran, Laboran, dan Koordinasi.

 

46

Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada SMA Global Islamic School

 

47

3.1.3 Tugas dan Wewenang

A. Kepala Sekolah

1. Memberikan contoh dan tauladan kepada warga sekolah (menjadi

Uswah Hasanah).

2. Bertanggung jawab terhadap terselanggaranya semua komponen

dalam sistem sekolah.

3. Harus memiliki kemampuan yang tinggi dan bekerja secara penuh

waktu(Full Time)dalam posisinya.

B. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum

1. Memeberikan contoh dan tauladan kepada warga sekolah (Uswah

Hasanah).

2. Memberdayakan tenaga kependidikan sekolah agar mampu

menyediakan dokumen – dokumen kurikulum.

3. Memfasilitasi guru untuk mengembangkan standard kompetensi

setiap mata pelajaran.

4. Memfasilitasi guru untuk menyusun silabus setiap mata pelajaran.

5. Memfasilitasi guru untuk memilih buku sumber yang sesuai untuk

setiap mata pelajaran.

 

48

6. Mengarahkan tenaga kependidikan untuk menyusun rencana dan

program pelaksanaan kurikulum.

7. Membimbing guru dalam mengembangkan dan memperbaiki proses

pembelajaran.

8. Menggali dan memobilitasi sumber daya pendidikan.

9. Mengidentifikasi kebutuhan bagi pengembangan kurikulum lokal.

10. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum

11. Membantu kepala sekolah dalam pembagian tugas mengajar guru.

12. Menyusun kalender pendidikan dan jadwal pelajaran.

C. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah (enjadi Uswul

Hasanah)

2. Mengelola penerimaan siswa baru

3. Mengelola pengembangan bakat, minat, kreativitas dan kemampuan

siswa.

4. Mengelola sistem bimbingan dan konseling secara sistematis.

5. Memelihara disiplin sekolah.

6. Menyusun tata tertib siswa.

 

49

7. Mengupayakan kesiapan belajar siswa(fisik, mental).

8. Mengelola sistem pelaporan perkembangan siswa dan

mengkoordinasi studi lanjut.

9. Membina kegiatan kesiswaan

10. Mengelola kegiatan ekstrakurikuler.

11. Bersama pembina OSIS dan OSIS menyusun program kesiswaan.

D. Guru

1. Memberikan contoh dan tauladan kepada semua siswa atau warga

sekolah (Menjadi Uswah Hasanah).

2. Mengetahui atau mempunyai pengertian yang luas dan jelas tentang

tujuan pendidikan nasional.

3. Hadir di sekolah 15 menit sebelum pelajaran dimulai menanda

tangani daftar hadir / fingerprint.

4. Hadir dan meninggalkan kelas tepat waktu.

5. Melaksanakan tugasnya secara tertib dan teratur.

6. Menguasai kurikulum dan materi pelajaran.

7. Membuat program tahunan atau semester pada setiap awal tahun

pelajaran atau semester.

 

50

8. Membuat periapan mengajar.

9. Melaksanakan praktk untuk mata pelajaran yang memerlukan praktik.

10. Melaksanakan ulangan harian atau ulangan blok

11. Melaksanakan remedial

12. Memeriksa setiap pekerjaan atau latihan siswa serta mengembalikan

secepatnya.

13. Membantu pelaksanaan ekstrakulikuler

14. Melaksanakan bimbingan dan konseling kepada siswa siswi.

15. Mengelola administrasi kelas secara baik dan teratur(membuat daftar

hadir, jurnal kelas, daftar nilai dan leger.

16. Mengisi dan menandatangani jurnal kelas

17. Menyiapkan nilai rapor setiap akhir semester.

18. Mengawasi siswa selama jam istirahat, waktu sholat dzuhur dan

ashar.

19. Berpakaian rapi sesuai ketentuan berlaku.

20. Mencatat kehadiran dan ketidak hadiran siswa setiap kelas.

21. Memeriksa kebersihan, kerapihan, dan kelakuan anak setiap saat.

22. Mengikuti upacara setiap hari senin dan hari besar nasional.

 

51

23. Mengikuti rapat diknas.

24. Tidak meninggalkan kelas atau sekolah seusai tugasnya.

25. Menciptakan suasana yang kondusif dan harmonis dalam mendukung

proses belajar mengajar.

E. Wali Kelas

1. Memberi contoh dan tauladan kepada semua siswa atau sekolah

(menjadi uswah hasanah).

2. Mengelolah kelas(denah tempat duduk,papan absen, daftar pelajaran,

daftar piket kelas, buku absen siswa, buku kegiatan pembelajaran atau

jurnal, dan tata tertib).

3. Menyusun pembuatan statistik bulanan(absen).

4. Menyusun ledger.

5. Membuat catatan khusus.

6. Mengisi dan membuat rapot.

7. Membina anak didiknya sebagai hamba allah yang berbudi pekerti

luhur.

8. Membantu kelancaran proses belajar mengajar siswa di kelasnya.

9. Mengetahui identitas, nama dan jumlah siswa didalam kelasnya.

 

52

10. Mengenal pribadi dan lingkungan murid yang berada di lingkungan

asuhannya.

11. Mengetahui, memahami dan mengambil tindakan-tindakan yang

berkaitan dengan masalah-masalah yang timbul di kelas ini.

12. Bekerja sama dengan guru BP dalam memecahkan masalah yang

dihadapi siswa dan apabila di pandang perlu mengadakan hubungan

dengan orang tua atau wali murid dalam rangka pembinaan siswa

kelas.

13. Melaksanakan tugas penilaian terutama pada budi pekerti, kelakuan,

dan kerajinan siswa di kelasnya.

14. Mengawasi, memonitor serta menyampaikan laporan kepada kepala

sekolah secara berkala melalui wakil bidang kesiswaan mengenai

pembinaan kelasnnya(2 bulan sekali).

15. Turut bertanggung jawab dalam kelancaran pelaksaanan upcara

bendera.

16. Koordinasi dengan bidang kesiswaan, BP, untuk siswa pindahan atau

mutasi karena sesuatu dan lain hal(ketidak hadiran) prestasi rendah

dan lain-lain.

 

53

17. Menjaga dan membina agar kelasnya tetap tertib, teratur, rapih,

bersih, dan menggairahkan dalam berlangsungnya proses belajar

mengajar.

18. Membuat album murid.

19. Mengadakan tata hubungan(komunikasi) dengan orang tua murid.

20. Membantu kelancaran pembayaraan SPP dan biaya lainnya oleh

wajib bayar.

21. Mengajukan usul-usul kepala sekolah dan saran prihal pembinaan dan

pengembangan bakat minat murid baik individual maupun klasikal.

F. Tugas Guru Piket

1. Hadir 10 menit sebelum jam pelajaran pertama dimulai dan

membunyikan bel tanda masuk tepat pukul 06.55 WIB.

2. Memeriksa pakaian seragam siswa dan kerapihannya sebelom masuk

pintu gerbang sekolah.

3. Menutup pintu gerbang tepat pukul 07.05 WIB melalui bagian

keamanan.

4. Memberi tugas pada guru yang tidak mengajar untuk mengisi

sementara kelas yang belum ada gurunya.

 

54

5. Mengadakan pendataan atau mengisi buku piket sesuai dengan hari

tugasnya.

6. Mencatat siswa yang masuk terlambat dan memberikan surat izin

masuk apabila masih sesuai dengan tata tertib.

7. Mengawasi berlakunya tata tertib siswa siswi, secara langsung pada

waktu jam pelajaran berlangsung dan berkeliling pada waktu istirahat.

8. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan tertibnya upacara bendera

bagi yang tugas piket pada hari senin atau peringatan hari-hari

nasional.

9. Melaporkan kejadiaan yang bersifat khusus kepada guru BP atau BK,

wakil kepala sekolah untuk di proses dan di selesaikan bersama-sama

dengan wali kelas.

10. Memberikan izin pada siswa untuk meninggalkan sekolah setelah

memperoleh izin dari guru kelas secara tertulis.

G. Guru Bimbingan / Konseling

1. Memberikan contoh tauladan kepada semua siswa atau

sekolah(menjadi uswah hasanah).

2. Mengawasi perilaku siswa/siswi dalam segala kegiatan sekolah.

3. Membuat catatan khusus tingkah laku siswa/siswi.

 

55

4. Memberikan bimbingan kepada siswa apabila memiliki permasalahan

dalam kegiatan sekolah.

H. Laboran

1. Memberikan contah tauladan kepada semua siswa atau

sekolah(menjadi uswah hasanah).

2. Mempersiapkan dan membenah laboratorium untuk kegiatan belajar

mengajar siswa.

3. Mengawasi siswa dalam laboratorium.

I. Koordinasi

1. Mengkoordinasi guru-guru dalam mengadakan rapat bulanan atau

semester.

2. Membuat agenda kegiatan rapat dan permasalahan.

G. Admin

1. Memanage dan mengaevaluasi web.

2. Melakukan update dan maintainance web.

3. Mendistribusikan data-data masuk dan print-out kepada semua unit

sekolah.

 

56

3.2 Sistem berjalan

Pada sub bab ini, akan dijelaskan tentang wawancara dengan kepala sekolah dan

analisis Sistem Informasi Administrasi.

A. Aktor Yang terkait:

1. Kepala Sekolah; 2. Staff Tata Usaha; 3. Guru; 4. Wali Kelas; 5. Admin;

6. Siswa/Siswi; 7. Orangtua murid.

B. Dokumen yang terkait:

1. Buku Induk; 2. Ledger Nilai; 4. Laporan Absensi; 5. Bukti Penerimaan

Kas; 6. Laporan Pembayaran SPP; 7. Kwitansi.; 8. Memo.

C. Requirement

a. Hardware :

1.PC (Personal Computer), 2.Printer, 3.Router, 4.Modem, 5.Wireless Lan.

b. Software :

1. Operation System : Windows XP, 2. Apache : WebServer, 4.

Mysql : Database 5. Dreamweaver MX8 : Web Editor. 6. Internet Explorer

: Browser, 7.Libchart : Library gambar chart.

 

57

3.2.1 Hasil wawancara dengan kepala sekolah

Global Islamic School pertama kalinya didirikan pada tahun 2002. Pada

awalnya, sekolah ini belum memiliki website seperti sekarang. Namun, seiring

perkembangan tahun dan jaman, Global Islamic School mulai berkembang dan

pada tahun 2007, Global Islamic School telah membuat website untuk

menyediakan informasi - informasi berupa news, pengumuman dan informasi

umum mengenai sekolah Global Islamic School itu sendiri, dari taman kanak-

kanak hinggal Sekolah menengah keatas. Dan pada saat ini penerimaan siswa

baru sudah dapat dilakukan secara online akan tetapi apabila calon melakukan

registrasi secara online admin hanya mendapatkan infomasi berupa data calon

siswa, dan data orang tua yang akan diproses lanjut dengan respon berupa

menghubungi untuk memberikan informasi sekolah Global Islamic School.

Admin akan mencetak data tersebut kemudian didistribusikan ke seluruh unit

sekolah ( TK sampai dengan SMA ). Dan apabila calon siswa tersebut berminat,

maka calon atau oang tua siswa harus datang langsung ke sekolah Global Islamic

School untuk mengisi buku pendaftaran serta membeli formulir dan berkas

lainnya. Apabila formulir telah di isi dan persyaratan-persyaratan telah

dilengkapi, orangtua atau calon siswa dapat mengembalikan formulir ke

sekolah beserta dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendapatkan kartu

penyesuaian lingkungan/seleksi. Setelah melakukan pendaftaran calon siswa

beberapa hari kemudian melakukan test akademis(matematika, bahasa inggris,

bahasa indonesia), psikotest, test urin dan wawancara siswa. Kemudian para

panitia akan melakukan rapat penentuan calon siswa. Hasil rapat tersebut akan

 

58

di buatkan pengumuman hasil seleksi yang masih dilakukan secara

manual(tertulis). Apabila calon siswa diterima maka diharapkan melanjutkan

tahap registrasi berikutnya dengan mengisi formulir keuangan, melakukan

pembayaran dan calon siswa akan menerima kwitansi pembayaran. Setelah itu

calon siswa akan menerima jadwal pelajaran sekolah dan pengambilan pakaian

seragam. Sebelum tahun baru ajaran dimulai, pegawai sekolah akan melakukan

rapat untuk menentukan proses belajar mengajar yaitu berupa jadwal piket,

jadwal pelajaran, pembagian tugas,

Pada periode tertentu siswa diharapkan melakukan pembayaran SPP

dengan menggunakan kartu SPP, kemudian Tata Usaha akan menerima uang

dan data pembayaran tersebut akan dimasukkan ke buku induk. Apabila siswa

belum membayar SPP selama 2 bulan maka siswa akan mendapatkan surat

peringatan berupa surat resmi yang diberikan kepada siswa dan SMS kepada

orang tua.

Pada periode harian Kepala Sekolah akan menerima laporan piket yang

berupa absensi siswa atau guru dan keterlambatan siswa atau guru. Pada periode

mingguan Kepala Sekolah akan merespon atau mengirimkan memo kepada guru

– guru apabila terjadi adanya kesalahan, ketidak tertiban dan kelalaian dalam

proses belajar mengajar. Dan pada periode tersebut wali kelas akan mengirimkan

laporan nilai, hasil remedial, hasil proses belajar mengajar dan tingkah laku

siswa.Pada periode semester Kepala sekolah akan menerima Rapor Bayangan

 

59

dan Rapor akhir yang akan diotorisasi kemudian akan dibagikan kepada siswa

melalui wali kelas.

3.2.2 Rich Picture

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Administrasi

 

60

3.2.3 Event Table

EVENT INTERNAL AGENT START WHEN ACTIVITY

1. Melakukan Registrasi

Admin Pada saat user melakukan registrasi siswa.

- Menerima data calon siswa dan orang tua.

- Menghubungi parents yang telah melakukan registrasi untuk. memberikan informasi sekolah Global Islamic School.

- Mencetak data registrasi calon siswa ke setiap bagian sekolah

2. Membuat kwitansi registrasi

Tata usaha Pada saat parent dating membeli formulir

- Membuat kwitansi pembayaran formulir

- Membuat Bukti Penerimaan Kas.

3. Mengumumkan hasil ujian saringan masuk

Panitia rapat Setelah dapat hasil dari rapat guru mengenai saringan masuk

- Menerima hasil rapat dari guru.

- Membuat pengumuman hasil saringan masuk.

4. Membuat buku induk siswa

Tata Usaha Setelah mendapatkan pengumuman saringan masuk

- Mencocokan catatan daftar calon siswa dengan hasil saringan masuk.

- Mencatat data siswa buku induk siswa

5. Melakukan pembagian kelas

Tata usaha Pada saat menerima hasil rapat awal semester

- Membagi siswa per-kelas tiap tahun ajaran baru.

6. Membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK)

Tata usaha Pada saat menerima kartu spp.

- Menerima kartu spp - Mengotorisasi kartu

spp - Membuat laporan

Bukti Penerimaan Kas.

- Mencetak Bukti Penerimaan Kas

- Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada kasir.

 

61

EVENT INTERNAL AGENT START WHEN ACTIVITY

7. Membuat laporan absensi

Guru piket Pada setiap hari periode berjalan

- Membuat laporan absensi siswa dan guru

- Meminta otorisasi kepala sekolah

8. Melakukan daftar hadir siswa

Guru Pada saat diberikan laporan absensi oleh guru piket

- Memeriksa laporan hadir siswa

- Memberikan kepada wali kelas

9. Membuat daftar nilai ujian dan tugas siswa

Guru Pada saat menerima hasil ujian dan tugas dari siswa

- Memeriksa hasil ujian dan tugas setiap siswa.

- Membuat daftar nilai setiap siswa per mata pelajaran.

10. Membuat ladger nilai siswa

Guru

Menerima daftar nilai dari guru

- Membuat ladger nilai siswa

- Memberikan catatan prestasi siswa kepada kepala sekolah

11. Membuat rapot Guru Pada saat akhir semester

- Membuat laporan nilai siswa

- Memeriksa laporan nilai siswa

- Memberikan laporan nilai kepada kepala sekolah.

12. Mengotorisasi rapot Kepala sekolah Menerima rapot dari guru

- Mengotorisasi laporan nilai siswa

- Memberikan rapot nilai kepada wali kelas

13. Distribusi rapot Guru

Menerima otorisasi legalisir dari kepala sekolah

- Membagikan rapot kepada orang tua murid.

- Menerimabukti pembayaran

Tabel 3.1 Event Table Berjalan Sistem Informasi Administrasi Global Islamic School

 

62

3.2.4 Workflow

ACTOR ACTIVITY

parent Komputer Admin Tata Usaha

Melakukan registrasi 1. Melihat website Global Islamic School High School. 2. Melakukan registrasi online. 3. Menginput data calon siswa dan data wali atau orang tua. 4. Mengupdate database calon siswa. 5. Melakukan login. 6. Melihat data calon siswa. 7. Menghubungi parent yang telah melakukan registrasi 8. memberikan informasi sekolah Global kepada orangtua. 9. Mencetak data registrasi calon siswa 10. Memberikan data registrasi calon siswa ke setiap unit sekolah. 11. Menerima data registrasi calon siswa. 12. Membuat catatan daftar calon siswa. 13. Menyimpan daftar calon siswa.

Parent Tata Usaha Parent Tata Usaha

Membuat kwitansi registrasi 14. Datang untuk observasi sekolah. 15. Membayar formulir pendaftaran. 16. Menerima pembayaran pendaftaran. 17. Membuat kwitansi pembayaran formulir. 18. Menerima kwitansi pembayaran formulir. 19. Membuat Bukti Penerimaan Kas. 20. Mencetak Bukti Penerimaan Kas. 21. Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada bagian kasir.

Panitia rapat

Mengumumkan hasil ujian saringan masuk 22. Melakukan rapat test masuk calon siswa. 23. Memberikan hasil evaluasi pada tata usaha. 24. Membuat pengumuman hasil saringan masuk. 25. Mencetak hasil saringan masuk. 26. Menempelkan hasil saringan masuk pada papan pengumuman.

Calon siswa Tata Usaha

Membuat buku induk siswa 27. Melakukan daftar ulang 28. Menerima pendaftaran ulang berdasarkan nomer formulir. 29. Melihat hasil saringan masuk calon siswa. 30. Mencatat calon siswa baru kedalam buku induk. 31. Mencatat data siswa ke dalam buku klapper

Guru Tata usaha

Melakukan pembagian kelas 32. Melakukan rapat pembagian kelas siswa awal semester. 33. Menerima hasil rapat pembagian kelas siswa tahun ajaran baru. 34. Mencetak kelas siswa tahun ajaran baru. 35. Mungumumkan kelas siswa tahun ajaran baru

Siswa Tata Usaha

Membuat Bukti Penerimaan Kas(BPK) 36. Awal periode pembelajaran 37. Menerima kartu SPP 38. Melakukan pembayaran SPP. 39. Memberikan kartu SPP . 40. Menerima pembayaran SPP. 41. Mengotorisasi kartu SPP. 42. Membuat laporan Bukti Penerimaan Kas. 43. Mencetak Bukti Penerimaan Kas 44. Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada kasir secara periodik.

 

63

ACTOR ACTIVITY Guru Guru Piket Kepala Sekolah Guru Piket Tata Usaha Komputer Tata Usaha

Membuat laporan absensi 45. Melakukan absensi secara fingerprint 46. Membuat laporan absensi siswa. 47. Memberikan laporan absensi kepada kepala sekolah 48. Memeriksa laporan absensi. 49. Mengotorisasi laporan absensi. 50. Memberikan laporan kepada tata usaha 51. Menerima laporan absensi siswa. 52. Melihat absensi guru dari database absensi 53. Mencetak laporan absensi 54. Menyimpan data absensi.

Guru

Melakukan daftar hadir siswa 55. Memeriksa daftar kehadiran siswa. 56. Membuat laporan daftar kehadiran siswa. 57. Menerima laporan daftar kehadiran siswa. 58. Membuat catatan prestasi siswa. 59. Memberikan catatan prestasi siswa kepada kepala sekolah.

Guru Komputer Guru

Membuat daftar nilai ujian dan tugas siswa 60. Mengevaluasi ujian dan tugas siswa 61. Memberikan nilai siswa 62. Membuat daftar nilai siswa 63. Menyimpan daftar nilai siswa 64. Mencetak daftar nilai siswa 65. Menyampaikan daftar nilai siswa ke wali kelas

Guru Komputer Guru Siswa

Membuat ledger nilai siswa 66. Menerima daftar nilai dari guru 67. Membuat ledger nilai siswa 68. Menyimpan ledger nilai siswa 69. Mencetak ledger nilai siswa 70. Menyampaikan ledger nilai siswa 71. Menerima ledger dari wali kelas

Guru

Membuat rapot 72. Memeriksa ledger nilai siswa. 73. Membuat rapot siswa. 74. Memberikan rapor ke kepala sekolah

Kepala sekolah Tata usaha Guru

Mengotorisasi rapot 75. Menerima rapot 76. Mengotorisasi rapot siswa. 77. Memberikan rapot kepada tata usaha 78. Tata usaha menerima rapot terotorisasi 79. Tata usaha memberikan cap sekolah pada rapot 80. Mencatat nilai rapot ke dalam buku induk 81. Memberikan rapot kepada wali kelas 82. Menerima rapot 83. Mengotorisasi rapot siswa 84. Menyimpan rapot untuk diserahkan ke orang tua murid .

Parents Guru Parents

Distribusi rapot 85. Mengotorisasi daftar tamu 86. Memeriksa bukti pembayaran SPP 87. Membagikan rapot yang telah diotorisasi 88. Menerima rapot

Tabel 3.2 Workflow Berjalan Sistem Informasi Administrasi Global Islamic School

 

64

3.2.5 Overview Activity Diagram

 

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

 

65

3.2.6 Interface

 

Gambar 3.4 Homepages Global Islamic School

 

Gambar 3.5 Registrasi Online Global Islamic School

 

66

 

Gambar 3.6 Galery Photo Global Islamic School

 

 

Gambar 3.7 Contact Us Global Islamic School 

 

67

 

Gambar 3.8 News Global Islamic School

 

Gambar 3.9 Playgroup dan Preschool Global Islamic School

 

68

 

Gambar 3.10 Elementary School Global Islamic School

 

Gambar 3.11 Middle School Global Islamic School

 

69

 

Gambar 3.12 High School Global Islamic School

3.2.7 Database

1. Nama tabel : Sekolah

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi unit sekolah

Primary Key : Id_sekolah

NO Nama Field Tipe Data 1 Id_sekolah Int(15) 2 Nm_sekolah Varchar(35)

Tabel 3.3 Database Sekolah

2. Nama tabel : FrmPendaftaran

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi calon peserta ujian saringan

Primary Key : KdForm

 

70

NO Nama Field Tipe Data 1 KdForm Varchar(15) 2 tahun_ajar YEAR(4) 3 unit_sekolah Varchar(4) 4 Nm_Calon Varchar(35) 5 Nm_panggilan Varchar(15) 6 Tmp_lahir Varchar(15) 7 Tgl_lahir Date(15) 8 Jenis_kelamin Varchar(10) 9 Alamat Text(50) 10 Agama Varchar(15) 11 Anak Int(5) 12 Saudara Int(5) 13 Asal_sekolah Varchar(20) 14 Alamat_sekolah Text(50) 15 STTB Varchar(35) 16 NmWali1 Varchar(35) 17 Tmp_Lahir_Wali1 Varchar(15) 18 Tgl_Lahir_Wali1 Date(15) 19 Agama_Wali1 Varchar(15) 20 Pendidikan_Wali1 Varchar(15) 21 Pekerjaan_Wali1 Varchar(25) 22 Alamat_Pekerjaan_Wali1 Text(50) 23 Telp_Wali1 Varchar(20) 24 Email_Wali1 Varchar(35) 25 NmWali2 Varchar(35) 26 Tmp_Lahir_Wali2 Varchar(15) 27 Tgl_Lahir_Wali2 Date(15) 28 Agama_Wali2 Varchar(20) 29 Pendidikan_Wali2 Varchar(15) 30 Pekerjaan_Wali2 Varchar(25) 31 Alamat_Pekerjaan_Wali2 Text(50) 32 Telp_Wali2 Varchar(20) 33 Email_Wali2 Varchar(35)

Tabel 3.4 Database Form Pendaftaran

 

71

3. Nama tabel : News

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi berita

Primary Key : IdNews

NO Nama Field Tipe Data 1 IdNews Int(15) 2 Tema_berita YEAR(4) 3 Isi_berita Varchar(4) 4 Tgl_berita Varchar(35) 5 Photo Varchar(50)

Tabel 3.5 Database News

4. Nama tabel : Informasi

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi yang terkait dengan website.

Primary Key : IdInfo,

Foregin Key : NoPengajar, id_sekolah

NO Nama Field Tipe Data 1 IdInfo Int(15) 2 Id_sekolah Varchar(15) 3 Nm_sekolah Varchar(35) 4 NoPengajar Varchar(15) 5 Nm_guru Varchar(35) 6 Tema Varchar(20) 7 Tgl Date(15) 8 Isi_Sambutan Text(100) 9 Photo BLOB(40)

Tabel 3.6 Database Informasi

5. Nama tabel : Pengajar

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi Tenaga Pengajar

Primary Key : NoPengajar

 

72

NO Nama Field Tipe Data 1 NoPengajar Int(15) 2 Nama_guru Varchar(35) 3 Graduated Varchar(20) 4 Subject Varchar(35)

Tabel 3.7 Database Pengajar

6. Nama tabel : Gallery

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi gallery photo

Primary Key : Id_Photo

NO Nama Field Tipe Data 1 Id_Photo Int(10) 2 Album Varchar(15) 3 Nm_photo Varchar(35) 4 Photo Varchar(50)

Tabel 3.8 Database Gallery

7. Nama tabel : Alumni

Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi Alumni

Primary Key : Id_Photo

NO Nama Field Tipe Data 1 Id_alumni Int(15) 2 Tahun YEAR(10) 3 Keterangan Varchar(35) 4 Photo Varchar(50) 5 Kategori Varchar(20)

Tabel 3.9 Database Form Pendaftaran

 

73

3.3 Analisis Kompetitor

3.3.1 Kompetitor pada Administrasi Sekolah Yayasan Waqaf Al-Muhajirien Jakapermai.

SMU Islam Al Azhar 4 Bekasi berdiri pada tahun 1995 atas kerjasama

yayasan pendidikan islam Jakapermai dengan yayasan pesantren islam al-azhar

berdasarkan SK Kepala kantor departemen pendidikan dan kebudayaan propinsi

jawa barat nomor 276/I.02?Kep/OT/1995 dipimpin oleh bapak Santoso sebagai

Kepala Sekolah yang pertama. Yayasan Pendidikan Islam (YPI) yang sejak

Januari 2002 dirubah menjadi “Yayasan Waqaf (YW) Almuhajirien Jakapermai”

– selanjutnya disebut “Yayasan”. Didirikan pada tanggal 9 Agustus 1985 di

Bekasi di hadapan Notaris Soedirja SH (Alm) oleh tujuh otrang Pengurus dan

Anggota yang ditunjuk oleh “Majelis Ta’lim Al-Muhajirien Jakapermai”, Bekasi.

Dikarenakan Belum berdirinya gedung SMU Islam Al-Azhar 4, maka

kegiatan belajar mengajar dilaksanakan di gedung SLTP Islam Al-Azhar 6

Jakapermai yang bertempat di jalan Cendana Dua Jakapermai, Bekasi Selatan.

Angkatan pertama berjumlah 79 orang dan 34 persen merupakan lulusan dari

SLTP Islam Al-Azhar 6 Jakapermai. Angkatan pertama ini mendapatkan

pengajaran dari 15 guru, seorang tenaga tata usaha dan beberapa tugas

kebersihan.

Pada tahun ajaran 1996/1997, maka lokasi pengajaran berpindah ke

lokasi gedung SDI Al-Azhar Kemang Pratama sampai akhirnya menempati

gedungnya sendiri satu tahun kemudian pada tahun 1997/1998. Berdasarkan SK

yayasan pendidikan, yayasan pendidikan Al-Azhar bagian pendidikan nomor

 

74

22/YPI/Pend./1998 tertanggal 6 Maret, terjadi perubahan nama sekolah ini

menjadi SMU Islam Al-Azhar 4 Bekasi.

Gambar 3.13 Login Sistem SMUI Al-Azhar 4

Gambar 3.14 Logout Sistem SMUI Al-Azhar 4

 

75

Gambar 3.15 Menu Sambutan Sistem SMUI Al-Azhar 4

Gambar 3.16 Menu Aplikasi Sistem SMUI Al-Azhar 4

 

76

Gambar 3.17 Menu Pilih Kepala Sekolah SMUI Al-Azhar 4

Gambar 3.18 List SPP SMUI Al-Azhar 4

 

77

Gambar 3.19 Form Pendaftaran Siswa SMUI Al-Azhar 4

Gambar 3.20 Tampilan SPPK SMUI Al-Azhar 4

 

78

Gambar 3.21 List Siswa SMUI Al-Azhar 4

Gambar 3.22 Laporan rincian tagihan Siswa Perkelas SMUI Al-Azhar 4

 

79

Dari gambar – gambar diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi

Administrasi Sekolah Islam Al – Azhar 4 Kemang Pratama telah berjalan secara

maksimal namun masih ada kekurangan – kekurangan yang berbentuk seperti

belum terintegrasinya sistem tersebut terhadap yayasan atau kantor pusat dan

web tersebut hanya bisa dilihat dari pihak internal seperti admin, guru dan kepala

sekolah.

3.3.2 Kompetitor pada sekolah Bakti Mulya 400

SMA Bakti Mulya 400 didirikan pada tahun 1999. Sekolah Bakti mulya

400 ini terdiri atas tiga lantai dengan dilengkapi sarana pembelajaran Lab IPA

(Kimia, Fisika, Biologi), Lab Bahasa, Lab Komputer, Lab Elektronika, Lab Tata

Busana, Perpustakaan, Green House, Studio Musik, Lapangan Olah Raga indoor-

outdoor, Mushalla, Kantin, Ruang Kelas ber-AC, dan sarana penunjang lainnya.

Tahun 2002, SMA Bakti Mulya 400 khususnya dan sekolah-sekolah

Bakti Mulya 400 umumnya telah mengembangkan penerapan teknologi

informasi melalui sistem sekolah On-line sehingga para orang tua dapat

mengikuti perkembangan/kemajuan prestasi putra-putrinya.

Tahun 2004, Sekolah yang terletak di Pondok Pinang Jakarta Selatan ini

telah ditunjuk sebagai Science Center Mata Pelajaran Bahasa Inggris oleh Dinas

Pendidikan Menengah dan Tinggi Subdis SMA. Penunjukkan ini bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pembelajaran Bahasa Inggris pada sekolah menengah atas

di wilayah Provinsi DKI Jakarta Raya. Pada tahun itu juga Bakti Mulya 400

 

80

diakreditasi oleh Badan Akreditasi Sekolah (BAS) Dikmenti Provinsi DKI

Jakarta dan mendapatkan penilaian "A".

Di samping perkembangan prestasi akademik dan non akademik yang

terus meningkat, untuk menghadapi globalisasi pendidikan, SMA Bakti Mulya

400 mulai pada tahun pelajaran 2006/2007, membuka kelas Internasional "

International Foundation Programme" pada kelas dua belas (III) yang

bekerjasama dengan PT Imperial Education Indonesia. Dan pada tahun pelajaran

2008/2009, SMA Bakti Mulya 400 akan menerapkan Sistem Kredit Semester

(SKS) yang merupakan inti dari Sekolah Kategori Mandiri (SKM).

Gambar 3.23 Virtual Kelas Login SMA Bakti Mulya 400

 

81

Gambar 3.24 PSB Online SMA Bakti Mulya 400

Gambar 3.25 Formulir Online SMA Bakti Mulya 400

 

82

Gambar 3.26 Pengumuman Seleksi SMA Bakti Mulya 400

Gambar 3.27 Informasi Sekolah SMA Bakti Mulya 400

 

83

3.3.3 Hasil perbandingan antara kompetitor.

NAMA SEKOLAH

FUNGSI YANG DIMILIKI KELEBIHAN KEKURANGAN

SMA Global Islamic School

1. Informasi Sekolah

2. Registrasi online 3. Profile sekolah 4. Berita 5. Gallery Gambar/

Foto 6. Agenda 7. Informasi guru 8. Informasi

penghargaan siswa.

9. Informasi Alumni.

10. Layanan informasi.

1. Memberikan informasi prestasi sekolah.

2. Memberikan informasi penghargaan siswa.

3. Memberikan informasi agenda sekolah.

4. Memberikan pelayanan registrasi secara online.

5. Memberikan layanan pertanyaan. informasi.

1. Memiliki web statis.

2. Tidak memiliki hak akses kepada karyawan atau siswa.

3. Update website hanya dilakukan pada saat ada kegiatan baru.

SMA AL-AZHAR 4 KEMANG PRATAMA

1. Sambutan 2. Daftar tagihan 3. Mutasi transaksi 4. Riwayat 5. Siswa 6. Kelas 7. Biaya masuk 8. SPP 9. Discount 10. Printer 11. Hak Akses 12. Form pendataan

guru, karyawan dan orang tua

1. Memiliki sistem administrasi dengan yayasan.

2. Memiliki informasi keuangan siswa.

3. memiliki hak akses.

4. Memiliki informasi kelas siswa

5. Memiliki data informasi siswa

6. Memiliki data informasi guru

7. Memiliki form pendaftaran siswa.

1.Tidak terintegrasinya dengan sekolah 2.Hanya dapat diakses secara intranet. 3.Hanya dapat diakses oleh admin

 

84

NAMA SEKOLAH

FUNGSI YANG DIMILIKI KELEBIHAN KEKURANGAN

SMA Bakti Mulya 400

1. Informasi Sekolah

2. Informasi Pengajar

3. Formulir Pendaftaran

4. Pengumuman Hasil Seleksi

5. Hubungi Kami 6. Ubah Password 7. Profile Siswa 8. Informasi Hasil

test 9. Informasi

Perkembangan siswa

1. Memiliki kelas virtual yang merupakan web akses untuk melihat profile siswa, hasil test, dan informasi perkembangan siswa.

2. Memiliki PSB online.

1. Web site jarang di update.

2. Website tidak digunakan oleh siswa sekolah karena kurang sosialisasi dari sekolah itu sendiri.

Tabel 3.10 Perbandingan Kompetitor

3.4 Rumusan Masalah

Masalah yang dihadapi oleh Global Islamic School adalah pada sistem administrasi

sekolah :

1. Websitenya sudah dinamis tapi belum ada interaksi.

2. Belum adanya hak akses untuk guru,kepala sekolah, tata usaha dan siswanya.

3. Update website hanya dilakukan pada saat kegiatan baru dimulai.

 

85

3.5 Alternatif Pemecahan Masalah

Dilihat dari masalah yang terdapat pada sistem administrasi Global Islamic

School, diperlukan sebuah sistem yang dinamis yang dapat membantu mempermudah

guru dan tata usaha dalam melakukan pencetakan leger nilai, spp, dan absensi. Website

yang diusulkan, dapat terhubung dengan jaringan komputer yang ada pada gedung

Global Islamic School. Dengan adanya On-line chat akan mempermudah para orangtua

murid untuk mendapatkan informasi pendaftaran siswa baru secara real-time. Kami

membuat website lebih dinamis dan interaktif agar Admin, Guru, Kepala Sekolah, Tata

Usaha, Parents, dan Siswa dapat meningkatkan pengawasan dan efektivitas para siswa

dalam proses belajar mengajar.