87

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Pada sub bab berikut akan dijelaskan mengenai gambaran umum PT.

Quantum Business International.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Quantum Business International (QB) adalah sebuah

perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi dan pelatihan. Perusahaan

ini juga memiliki sub bidang yang fokus di sektor industri kreatif;

meliputi bisnis digital content provider, arsitektur, furniture, dan home

decor. Perusahaan yang mulai beroperasi pada tanggal 1 April 2008 ini

memiliki kantor yang berlokasi di Jl. Buncit Persada No.1, Jakarta

Selatan, Indonesia.

PT. Quantum Business International didirikan dan dipimpin oleh

Betti Alisjahbana, mantan Presiden Direktur IBM Indonesia. Betti

memulai karir di IBM pada tahun 1984 sebagai management trainee.

Karirnya terus menanjak hingga menggapai berbagai posisi

kepemimpinan baik di Indonesia maupun wilayah ASEAN hingga

mencapai puncak sebagai CEO IBM Indonesia pada tahun 2000-2008.

Berbekal 24 tahun pengalaman berkiprah di dunia profesional, Betti

membangun PT. Quantum Business International dari awal dengan visi

88

menjadi organisasi sukses dan panutan yang inovatif dan berstandar

etika tinggi, dimana sumber daya manusianya bisa mengembangkan diri

dan berkiprah serta berprestasi secara internasional.

3.1.2 Kegiatan Perusahaan

PT. Quantum Business International terdiri dari beberapa divisi

yang beroperasi secara independen meliputi QB Leadership Center, QB

IT Services, dan QB Architects, Furniture & Home Decor. Adapun

kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh PT. Quantum Business

International selama 4 tahun (2008-2012), yaitu:

1. QB Leadership Center

Keberhasilan seorang pemimpin diukur dalam dua dimensi:

Mereka membangun dan menjalankan nilai-nilai organisasi yang

positif. Dan mereka menghasilkan kinerja prima. Untuk membangun

masa depan yang cerah, Indonesia butuh banyak pemimpin-

pemimpin seperti ini. QB Leadership Center memusatkan

perhatiannya di dalam menumbuh kembangkan pemimpin-

pemimpin panutan yang kompeten dan berintegritas tinggi.

Dalam melaksanakan misi membangun kepemimpinan yang

kompeten dan berintegritas tinggi, QB Leadership Center

melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

• Menjadi pembicara kunci di berbagai acara, baik yang sifatnya

in-house, maupun terbuka untuk umum.

89

• Menyelenggarakan QB Leadership Series 2010, yaitu seminar

kepemimpinan yang diselenggarakan dua bulan sekali dan

menghadirkan pemimpin-pemimpin terbaik di Indonesia.

• Menyediakan jasa pelatihan dan consulting di bidang

pengembangan kepemimpinan.

• Mempublikasikan portal online www.LeadershipQB.com yang

dirancang untuk menjadi rujukan bagi pengembangan

kepemimpinan, dengan menampilkan artikel, video, resensi buku,

polling, rubrik tanya jawab, semuanya tentang kepemimpinan.

2. QB IT Services

Open source software adalah perangkat lunak yang kode

programnya di buka: bebas digunakan, dikembangkan lebih lanjut

dan didistribusikan oleh siapa saja. Open source software sangat

strategis bagi Indonesia karena memberikan kesempatan untuk bisa

mengejar ketinggalan dari negara-negara maju di dalam

memanfaatkan dan mengembangkan perangkat lunak. Juga

membuka kesempatan bagi organisasi dan perorangan untuk bisa

memanfaatkan komputer dan sistem informasi dengan harga yang

lebih terjangkau.

QB IT Services mempunyai misi mempromosikan

penggunaan perangkat lunak open source dan membuatnya

memberikan nilai tinggi bagi para pelanggan melalui penyediaan

90

solusi dan jasa profesional di dalam mengimplementasikannya. Jasa

yang disediakan oleh QB IT Services meliputi:

• Migrasi ke open source software

• Migrasi aplikasi di server

• Migrasi aplikasi di desktop, misalnya ke Linux, Open Office dll

• Implementasi ERP, seperti Web ERP maupun custom design ERP

• Implementasi HR Management System

• Web Applications Design and Development

QB IT Services memiliki website itserviceqb.com untuk

diakses.

3. QB Architects, Furniture & Home Decor

QB Architects, Furniture & Home Decor menampilkan

keindahan gaya modern, kontemporer yang ramah lingkungan di

dalam desain-desain bangunan dan interiornya. Beranggotakan tim

arsitek yang berpengalaman internasional, QB Architects, Furniture

& Home Decor menggali kebutuhan, karakteristik dan preferensi

setiap klien, untuk kemudian menggunakan keahlian dan

pengalamannya untuk menghadirkan desain yang bukan hanya

menjawab kebutuhan klien tetapi juga membuatnya bahagia.

QB Architects sejak tahun 2010 mengembangkan perumahan

skala kecil, dengan proyek perumahan perdananya QB Townhouse

di Bintaro sektor 9. Jasa desain yang disediakan meliputi:

91

• Rumah tinggal

• Perumahan

• Perkantoran dibawah 4 lantai

• Restoran, klinik, butik

• Desain interior

QB Furniture mendesain dan menjual berbagai furniture

kontemporer dan bercita rasa tinggi yang terbuat dari:

• Kayu jati

• Rotan sintetis

• Rotan

• Eceng gondok, pelepah pisang

QB Architects, Furniture & Home Decor memiliki website

yaitu www.qbarchitects.com dan www.furnitureqb.com untuk

diakses.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi dan misi dari PT. Quantum Business International

adalah sebagai berikut:

• Visi Perusahaan

Visi PT. Quantum Business International adalah menjadi organisasi

sukses dan panutan yang Inovatif dan berstandar etika tinggi, dimana

sumber daya manusianya bisa mengembangkan diri dan berkiprah

serta berprestasi secara internasional.

92

• Misi Perusahaan

Misi dari PT. Quantum Business International adalah:

1. Membangun kepemimpinan yang kompeten dan berintegritas

tinggi.

2. Mempromosikan penggunaan perangkat lunak open source dan

membuatnya memberikan nilai tinggi bagi para pelanggan melalui

penyediaan solusi dan jasa professional di dalam

mengimplementasikannya.

3. Memberikan nilai tinggi bagi sumber daya manusia dengan

menyediakan solusi dan jasa dalam bidang kepemimpinan, jasa IT

Services, arsitektur, furniture, dan home decor.

3.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada PT. Quantum Business International

memiliki 7 bagian utama yaitu Komisaris, Direktur Utama, Direktur,

Head QB Leadership, Head QB Architect, Head QB Furniture, dan

Head QB IT Services. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada PT.

Quantum Business International dapat dilihat pada gambar berikut:

93

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Quantum Business International

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berdasarkan struktur organisasi perusahaan, adapun tugas dan

wewenang dari masing-masing bagian pada PT. Quantum Business

International dapat diuraikan sebagai berikut:

• Komisaris

Komisaris PT. Quantum Business International bertugas melakukan

pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan

perusahaan oleh direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan

rencana jangka panjang perusahaan, rencana kerja dan anggaran

tahunan perusahaan serta ketentuan anggaran dasar.

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

HEAD

QB LEADERSHIP

HEAD

QB ARCHITECT

HEAD

QB FURNITURE

HEAD

QB ITSERVICES

94

• Direktur Utama

Tugas utama direktur utama antara lain:

1. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif

2. Memimpin rapat umum seperti:

• Memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan, dan kesempatan

bagi semua untuk berkontribusi secara tepat

• Menyesuaikan alokasi waktu per item masalah

• Menentukan urutan agenda

• Mengarahkan diskusi ke arah consensus

• Menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan

3. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya

dengan dunia luar.

• Direktur

Tugas utama dari direktur antara lain:

1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan

dibidang administrasi keuangan, kepegawaian, dan kesekretariatan.

2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan

peralatan perlengkapan.

3. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan

serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

4. Mengendalikan uang pendapatan.

5. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur Utama.

95

• Head QB Leadership

Tugas utama dari Head QB Leadership antara lain:

1. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit

Leadership.

2. Mengkoordinasikan dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada

bagian/unit Leadership agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan

perusahaan.

• Head QB Architect

Tugas utama dari Head QB Architect antara lain:

1. Melaksanakan tugas-tugas pengarahan dan pendayagunaan serta

pengawasan atas semua personil proyek dalam bidang pelaksanaan.

2. Secara organisatoris bertanggung jawab kepada direksi dengan

secara depatemental menjalin koordinasi sebaik-baiknya dengan

bagian-bagian yang lain seperti:

a. Pelaksanaan kewajiban-kewajiban perusahaan sesuai perjanjian

dengan pemilihan proyek.

b. Pelaksanaan yang sesuai dengan rencana kerja dengan ekonomis

menguntungkan perusahaan dengan hasil yang dapat

dipertanggungjawabkan.

• Head QB Furniture

Tugas utama dari Head QB Furniture antara lain:

96

1. Mengelola dan memantau pelaksanaan operasi cabang yang

meliputi penjualan unit, reparasi, administrasi, dan keuangan, serta

mengelola pelanggan.

2. Mencapai target yang telah ditetapkan.

3. Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada dan

mengembangkan bisnis baru.

• Head QB IT Services

Tugas utama dari Head QB IT Services antara lain:

1. Menjabarkan arah strategi perusahaan ke dalam formulasi strategi

operasional informasi teknologi.

2. Menyusun konsep pengembangan dan penerapan teknologi

informasi, sistem informasi, dan sistem jaringan.

3. Bertanggung jawab dalam pengadaan dan penyampaian laporan

progress pengembangan sistem IT.

4. Bertanggung jawab dalam pendokumentasian aplikasi, sistem

informasi, dan sistem jaringan.

5. Perencanaan, pengadaan, penggantian, dan pengembangan

peralatan dan fasilitas teknologi informasi.

3.2 Gambaran Sistem

Pada sub bab berikut akan dijelaskan mengenai gambaran sistem yang

berjalan di PT. Quantum Business International.

97

3.2.1 Prosedur yang Sedang Berjalan

PT. Quantum Business International tidak menyimpan stok

furniture dalam gudang. Pemesanan dan pembelian furniture ke pihak

supplier dilakukan hanya jika ada pemesanan langsung dari customer

dan pembelian furniture oleh pihak perusahaan sendiri.

Pada PT. Quantum Business International bagian QB Furniture

terdapat dua prosedur yang sedang berjalan, yaitu prosedur penjualan

furniture oleh pihak perusahaan ke customer dan prosedur pembelian

furniture oleh pihak perusahaan ke supplier.

3.2.1.1 Prosedur Penjualan

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana prosedur yang

sedang berjalan dalam penjualan furniture ke customer di PT.

Quantum Business International.

a. Langkah-langkah penjualan furniture ke customer

Langkah-langkah dalam penjualan furniture ke customer

adalah sebagai berikut:

1. Sales membuat quotation kepada pihak customer via

telepon.

2. Customer menerima quotation dari Sales.

98

3. Jika customer menolak quotation untuk direvisi maka

sales akan merevisi quotation sesuai dengan keinginan

customer.

4. Jika quotation sudah sesuai, sales melakukan negosiasi

harga dengan pihak customer.

5. Jika harga sudah disepakati, bagian finance membuat

invoice dan faktur pajak untuk penagihan pembayaran

furniture yang telah dipesan oleh customer

6. Customer menerima invoice serta faktur pajak dan

membayar uang muka.

7. Bagian finance membuat dua rangkap kwitansi sebagai

tanda bukti pembayaran uang muka oleh customer dan

untuk bagian accounting.

8. Customer menerima kwitansi pembayaran.

9. Bagian finance mengirim kwitansi ke bagian accounting

untuk input jurnal penerimaan kas.

10. Sales membuat purchase order untuk pemesanan

furniture berdasarkan quotation yang telah sesuai

dengan keinginan customer.

11. Sales mengirim purchase order kepada supplier.

12. Supplier menerima purchase order dan membuat

pesanan.

99

13. Supplier mengirim furniture yang telah dipesan

langsung ke customer.

14. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi

serta kesesuaian furniture.

15. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa

ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah

dipesan.

16. Sales melakukan revisi terhadap purchase order.

17. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke

supplier.

18. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi

pesanan furniture sesuai purchase order.

19. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi

kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh

customer.

20. Finance membuat invoice dan faktur pajak atas

pelunasan untuk customer.

21. Customer menerima invoice dan faktur pajak atas

pelunasan.

22. Customer membayar sisa pelunasan ke finance.

23. Setelah dana pelunasan dari customer diterima, finance

membuat dua rangkap kwitansi untuk diserahkan ke

customer dan bagian accounting.

100

24. Customer menerima kwitansi pelunasan dari finance.

25. Finance mengirim kwitansi kepada bagian accounting

untuk input jurnal penerimaan kas/bank.

26. Accounting memberikan laporan penjualan kepada

manager.

27. Prosedur penjualan furniture ke customer selesai.

101

b. Flowchart

Gambar 3.2 Flowchart Penjualan Furniture ke Customer

102

3.2.1.2 Prosedur Pembelian

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana prosedur yang

sedang berjalan dalam pembelian furniture ke supplier di PT.

Quantum Business International.

a. Langkah-langkah pembelian furniture ke supplier

Langkah-langkah dalam pembelian furniture ke supplier

adalah sebagai berikut:

1. Ketika pesanan dari customer sudah sesuai, sales

membuat anggaran rincian pengeluaran untuk

pemesanan furniture.

2. Finance menerima anggaran rincian pengeluaran untuk

pemesanan furniture.

3. Finance membuat payment voucher dan reimbursement.

4. Sales mengecek payment voucher dan reimbursement.

5. Sales melakukan proses approval terhadap payment

voucher dan reimbursement yang telah dibuat oleh

finance.

6. Setelah payment voucher dan reimbursement disetujui

oleh sales, finance meminta persetujuan pembayaran

reimbursement kepada manager.

103

7. Setelah reimbursement disetujui oleh manager, finance

melakukan pembayaran ke supplier untuk furniture

yang telah dibuat.

8. Pembayaran diterima oleh supplier.

9. Bagian accounting input jurnal pengeluaran kas/bank

berdasarkan pembayaran yang diterima oleh supplier.

10. Accounting memberikan laporan pembelian kepada

manager.

11. Prosedur pembayaran furniture ke supplier selesai.

104

b. Flowchart

Gambar 3.3 Flowchart Pembelian Furniture ke Supplier

105

3.2.2 Diagram Aliran Data

3.2.2.1 Diagram Konteks

Proses penjualan dan pembelian furniture pada PT.

Quantum Business International digambarkan dalam diagram

konteks dibawah ini:

Gambar 3.4 Diagram Konteks Proses Penjualan dan Pembelian

Furniture

106

3.2.2.2 Diagram Nol

Diagram nol proses penjualan dan pembelian furniture

pada PT. Quantum Business International berdasarkan diagram

konteks adalah sebagai berikut:

Gambar 3.5 Diagram Nol Proses Penjualan dan Pembelian Furniture

107

3.3 Kelebihan dan Kekurangan pada Sistem yang Berjalan

3.3.1 Kelebihan pada Sistem yang Berjalan

1. Sistem transaksi penjualan dan pembelian furniture tidak selalu

mengikuti proses formalitas, namun terkadang dapat dilakukan

dengan sistem kekeluargaan atau saling percaya karena adanya

keterkaitan hubungan yang baik sebelumnya dengan para customer.

Transaksi ini bahkan dapat dilakukan hanya melalui telepon.

2. Sistem pembayarannya juga tidak melalui proses yang formal

melainkan dapat dilakukan dengan proses negosiasi yang dapat

direvisi sesuai dengan keinginan customer.

3. Proses penjualan furniture tidak tergantung pada stok karena proses

pembuatan furniture dilakukan berdasarkan pemesanan customer

sehingga tidak membutuhkan biaya khusus untuk masalah alokasi

penyimpanan barang.

4. Customer dimudahkan untuk mengetahui lebih banyak mengenai

produk-produk perusahaan melalui website yang telah ada.

3.3.2 Kekurangan pada Sistem yang Berjalan

1. Sistem pencatatan transaksi dilakukan berdasarkan sistem komputer

namun belum terintegrasi, sehingga hubungan antara satu dokumen

dan dokumen lainnya masih terpisah berdasarkan bagian-bagian

perusahaan yang menyebabkan redundansi data.

108

2. Tidak ada dokumen sales order yang menjamin bahwa furniture yang

akan diproduksi sudah sesuai dengan keinginan customer dan sudah

dapat masuk ke proses produksi ke supplier. Sistem yang berjalan

pada perusahaan sekarang terus mencetak dokumen apabila terjadi

revisi produk dari customer sehingga tidak efisien.

3. Data pada setiap bagian divisi disimpan sesuai dengan bidangnya

masing-masing dan tidak saling berkaitan sehingga mengakibatkan

sulitnya proses update data karena harus mengumpulkan data dari

berbagai divisi sebelum melakukan proses update.

4. Penyimpanan data-data dokumen transaksi penjualan dan pembelian

furniture disimpan secara tidak terstruktur dan terorganisir sehingga

ketika dokumen tersebut dibutuhkan akan menyulitkan dalam proses

pencariannya dan memakan waktu.

5. Belum ada sistem keamanan pada sistem yang ada. Data yang dimiliki

bisa saja mengalami kerusakan ataupun bisa berpindah tangan secara

sengaja maupun tidak disengaja.

3.4 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan wawancara dengan Direktur PT. Quantum Business

International, terdapat masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, seperti:

1. Alur kerja terhadap proses penjualan dan pembelian furniture yang masih

belum jelas dan belum tersistem.

109

2. Kesulitan mencatat transaksi-transaksi penjualan dan pembelian furniture

yang terjadi, juga termasuk dalam pembuatan laporan dan dokumen-dokumen

keuangan karena penyimpanan data-data masih dilakukan secara manual.

3. Untuk mencari data-data customer dan supplier membutuhkan waktu yang

lama karena data-data tersebut tidak tersimpan di sistem melainkan tersimpan

secara manual.

4. Kesulitan dalam koordinasi bekerja antar pegawai apabila mereka berada di

rumah, kantor ataupun tempat lain dalam waktu yang berbeda.

3.5 Usulan Pemecahan Masalah yang dihadapi

Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis mengusulkan

pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Membuat rancangan alur kerja terhadap sistem yang sedang berjalan maupun

yang diusulkan untuk perusahan berupa diagram tertulis yang dibuat bersama

karyawan perusahan yang terlibat dalam transaksi.

2. Membuat sistem yang baru berupa sistem basis data yang terintegrasi.

Diharapkan sistem basis data ini dapat mempercepat waktu pencatatan

transaksi penjualan maupun pembelian.

3. Sistem basis data ini diharapkan dapat mempercepat proses dalam pencarian

data customer dan supplier agar kinerja perusahaan lebih efektif.

4. Sistem basis data ini kemudian akan diaplikasikan ke dalam sebuah web yang

dirancang untuk membantu pembuatan laporan transaksi penjualan dan

pembelian furniture dan laporan yang dapat diakses kapan saja oleh user.

110

.3.5.1 Usulan Prosedur yang Baru

Setelah menganalisa sistem yang telah berjalan maka ada solusi

yang ditawarkan dengan cara membuat sebuah website untuk

mendukung transaksi penjualan dan pembelian furniture di PT. Quantum

Business International. Website yang dibuat merupakan implementasi

dari sistem basis data yang telah dirancang dengan menganalisa sistem

yang berjalan pada PT. Quantum Business International.

3.5.1.1 Prosedur Penjualan

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana usulan prosedur

yang baru dalam transaksi penjualan furniture ke customer di

PT. Quantum Business International.

a. Langkah-langkah penjualan furniture ke customer

Langkah-langkah dalam penjualan furniture ke customer

adalah sebagai berikut:

1. Sales mengecek apakah ada pesanan furniture dari

customer atau tidak.

2. Jika tidak ada pesanan oleh customer melainkan dari

perusahaan sendiri, maka sales akan membuat purchase

order untuk pemesanan furniture untuk perusahaan.

3. Jika ada pesanan oleh customer, maka sales akan

membuat quotation kepada pihak customer.

111

4. Customer menerima dan mengecek quotation yang telah

dibuat oleh sales.

5. Jika customer menolak quotation untuk direvisi maka

sales akan merevisi quotation sesuai dengan keinginan

customer.

6. Jika quotation sudah sesuai, maka sales akan membuat

sales order atas pemesanan furniture yang telah

dikonfirmasi oleh customer dan membuat purchase

order untuk supplier.

7. Finance membuat invoice dan faktur pajak berdasarkan

pesanan customer.

8. Customer membayar down payment (DP) berdasarkan

invoice dan faktur pajak yang diterima ke bagian

finance.

9. Setelah menerima DP dari customer, finance membuat

kwitansi untuk diserahkan ke customer sebagai bukti

pembayaran serta membuat form penerimaan untuk

diserahkan ke bagian accounting untuk meng-input

jurnal penerimaan kas.

10. Bagian supplier memulai proses produksi furniture

yang dipesan oleh customer.

11. Setelah selesai produksi, supplier mengirim furniture

yang dipesan langsung ke customer.

112

12. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi

serta kesesuaian furniture.

13. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa

ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah

dipesan.

14. Sales melakukan revisi terhadap purchase order.

15. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke

supplier.

16. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi

pesanan furniture sesuai purchase order.

17. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi

kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh

customer.

18. Finance membuat invoice dan faktur pajak atas

pelunasan untuk customer sesuai dengan sales order.

19. Customer menerima invoice dan faktur pajak atas

pelunasan.

20. Customer membayar sisa pelunasan ke finance.

21. Setelah menerima pelunasan dari customer, finance

membuat kwitansi untuk diserahkan ke customer

sebagai bukti pembayaran serta membuat form

penerimaan untuk diserahkan ke bagian accounting

untuk meng-input jurnal penerimaan kas.

113

22. Accounting memberikan laporan penjualan kepada

manager.

23. Customer menerima kwitansi pelunasan dari finance.

23. Prosedur penjualan furniture ke customer selesai.

114

b. Flowchart

Gambar 3.6 Flowchart Penjualan Furniture ke Customer yang

Diusulkan

115

3.5.1.2 Prosedur Pembelian

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana usulan prosedur

yang baru dalam transaksi pembelian furniture ke supplier di

PT. Quantum Business International.

a. Langkah-langkah pembelian furniture ke supplier

Langkah-langkah dalam pembelian furniture ke supplier

adalah sebagai berikut:

1. Ketika pesanan furniture dikonfirmasi oleh customer,

sales memesan furniture dengan membuat purchase

order untuk supplier berdasarkan sales order yang telah

dikonfirmasi oleh customer.

2. Supplier menerima purchase order dari sales.

3. Finance membuat form pembayaran atas furniture yang

dipesan ke supplier dan meminta persetujuan

pembayaran uang muka/DP kepada manager.

4. Setelah disetujui oleh manager, finance membayar uang

muka/DP ke supplier untuk memulai proses produksi

furniture yang dipesan dan menyerahkan form

pembayaran atas furniture yang dipesan ke supplier

untuk bagian accounting meng-input jurnal pengeluaran

kas.

116

5. Setelah selesai produksi, supplier mengirim furniture

yang dipesan langsung ke customer.

6. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi

serta kesesuaian furniture.

7. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa

ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah

dipesan.

8. Sales melakukan revisi terhadap purchase order.

9. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke

supplier.

10. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi

pesanan furniture sesuai purchase order.

11. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi

kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh

customer.

12. Sales menerima konfirmasi bahwa furniture sudah

disetujui oleh customer.

13. Setelah menerima konfirmasi bahwa furniture sudah

disetujui oleh customer.

14. Finance membuat form pembayaran atas furniture yang

dipesan ke supplier dan meminta persetujuan

pembayaran pelunasan atas furniture yang telah dipesan

kepada manager.

117

15. Setelah pembayaran disetujui manager, finance

membayar sisa pelunasan ke supplier sesuai dengan

revisi purchase order dan menyerahkan form

pembayaran atas furniture yang dipesan ke supplier

untuk bagian accounting meng-input jurnal pengeluaran

kas.

16. Accounting memberikan laporan pembelian kepada

manager.

17. Supplier menerima sisa pelunasan dari finance.

18. Prosedur pembelian furniture ke supplier selesai.

118

b. Flowchart

Gambar 3.7 Flowchart Pembeliaan Furniture ke Supplier yang

Diusulkan

119

3.5.1.3 Diagram Konteks

Usulan proses penjualan dan pembelian furniture pada

PT. Quantum Business International yang baru digambarkan

dalam diagram konteks dibawah ini:

Gambar 3.8 Diagram Konteks Usulan Proses Penjualan dan

Pembelian Furniture yang Diusulka

120

3.5.1.4 Diagram Nol

Diagram nol usulan proses penjualan dan pembelian

furniture pada PT. Quantum Business International berdasarkan

diagram konteks adalah sebagai berikut:

Gambar 3.9 Diagram Nol Usulan Proses Penjualan dan Pembelian

Furniture yang Diusulkan

121

3.6 Sistem yang Diinginkan

Berikut ini adalah sistem tambahan yang diinginkan untuk memudahkan

transaksi pada PT. Quantum Business International:

1. Sistem penjualan furniture

• Ada pembuatan dokumen sales order setelah terjadi kesepakatan antara

bagian sales dengan customer terkait dengan pesanan furniture yang tidak

dapat diubah lagi karena sudah diserahkan kepada supplier untuk proses

produksi.

• Adanya form penerimaan yang berfungsi untuk mencatat bukti penerimaan

keuangan yang masuk dari customer ke bagian finance.

• Adanya sistem pencatatan jurnal penerimaan secara otomatis yang datanya

berasal dari form penerimaan yang dapat dilihat oleh bagian accounting.

2. Sistem pembelian furniture

• Adanya form pembayaran yang berfungsi untuk mencatat bukti

pembayaran keuangan dari customer ke supplier.

• Adanya sistem pencatatan jurnal pembayaran secara otomatis yang

datanya berasal dari form pembayaran yang dapat dilihat oleh bagian

accounting.

122

3.7 Analisis Kebutuhan Informasi

1. Informasi mengenai penjualan furniture

Dibutuhkan informasi mengenai penjualan furniture yang telah dilakukan.

Pada informasi ini berisi tanggal transaksi, data customer, total transaksi dan

lain-lain.

2. Informasi mengenai pembelian furniture

Dibutuhkan informasi mengenai pembelian furniture ke supplier. Pada

informasi ini berisi tanggal transaksi, data supplier, total transaksi dan lain-

lain.

3. Informasi mengenai customer

Dibutuhkan informasi mengenai data-data customer seperti nama customer,

alamat customer, telepon customer dan lain-lain.

4. Informasi mengenai supplier

Dibutuhkan informasi mengenai data-data supplier seperti nama supplier,

alamat supplier, telepon supplier dan lain-lain.

5. Informasi mengenai barang

Dibutuhkan informasi mengenai data-data barang seperti nama barang, kode

barang, keterangan barang, harga barang dan lain-lain.