59 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat BINA NUSANTARA

3.1.1 Sejarah BINA NUSANTARA

BINA NUSANTARA pada awalnya adalah sebuah lembaga kursus

komputer yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern

Computer Course (MCC). Pada 1 Juli 1981, MCC mengalami pengembangan

menjadi Computer System Academy (Akademi Teknik Komputer / ATK) yang

menyediakan manajemen informasi dan teknologi informasi. Tiga tahun kemudian

tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984. ATK memperoleh status “Terdaftar” dan

namanya berubah menjadi AMIK Jakarta.

Pada 1 Juli 1985, AMIK membuka jurusan komputerisasi akuntansi dan

mulai mempergunakan nama Bina Nusantara sejak 21 September 1985. Semakin

berkembang dan bertumbuhnya kebutuhan akan keahlian di bidang komputer

memberikan motivasi terhadap AMIK Bina Nusantara untuk memperluas

pembangunannya dengan mendirikan STMIK pada 1 Juli 1986.

Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA akhirnya

bergabung dengan STMIK BINA NUSANTARA dan membuat program S-1 dan

D-3 yang kemudian menerima akreditasnya pada tanggal 18 Maret 1992. STMIK

60

 

BINA NUSANTARA membuka program S-2 nya di bidang Manajemen Sistem

Informasi, yang merupakan program S-2 pertama di Indonesia pada tanggal 10

Mei 1993.

Akhirnya pada 8 Agustus 1996, Universitas Bina Nusantara (UBINUS)

berdiri secara sah diakui oleh pemerintah, dan STMIK BINA NUSANTARA

kemudian melebur ke dalam Binus University pada tanggal 20 Desember 1998,

sehingga UBINUS memiliki 5 fakultas, yaitu Ilmu Komputer, Ekonomi, Teknik,

Sastra, serta Matematika dan Statistik.

BINUS UNIVERSITY tentunya hendak memberikan kontribusi yang baik

dalam perkembangannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya kerja sama dengan

Universitas Curtin, Australia pada tahun 1997. Sebagai Universitas terbaik di

bidang teknologi informasi, BINUS UNIVERSITY perlu menyediakan berbagai

macam fasilitas bagi mahasiswanya. Misinya untuk menghasilkan lulusan yang

berkualifikasi dan mempunyai kemampuan membawa BINUS UNIVERSIT Y

mendapatkan sertifikat ISO 9001 pada tahun 1997 sekaligus sebagai universitas

pertama di Indonesia yang memperoleh pengakuan mutu Internasional. Sejak

tahun 2001, BINUS UNIIVERSITY mendirikan kampus Joseph Wibowo Center

(JWC) untuk menyelenggarakan program BINUS International (BI), BINUS

Business School (BBS), dan Executive Development Program (EDP).

Tidak hanya itu saja, demi meningkatkan kualitasnya BINUS

UNIVERSITY telah melakukan berbagai macam kerja sama seperti dengan

CISCO, Microsoft, Lotus Departemen Indonesia dan lain-lain. Kerja sama ini

61

 

membantu BINUS UNIVERSITY dalam menyediakan pengetahuan dan

lingkungan yang didukung dengan teknologi yang canggih. Selain daripada itu,

berbagai hal telah dibangun oleh BINUS UNIVERSITY dalam membantu

pengembangan mahasiswanya seperti BINUS Career yang menyediakan informas i

lowongan kerja yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan para lulusan UBINUS untuk

mendapatkan pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan, dan BC (Binus Center)

yang membantu para mahasiswa ataupun orang umum menambah ilmu

pengetahuan. Selain itu, masih ada BNLC (Bina Nusantara Language Center)

yang menyediakan kursus bahasa inggris, bahasa mandarin, bahasa korea, bahasa

jepang, sampai dengan bahasa jerman.

Inovasi terbaru dari BINUS UNIVERSITY adalah membuka dua fakultas

baru, yaitu Faculty of Psychology dan Faculty of Communication and Multimedia .

UBINUS mulai menggunakan logo dan penamaan baru yaitu BINUS

UNIVERSITY.

3.1.2 Visi dan Misi BINA NUSANTARA

3.1.2.1 Visi BINA NUSANTARA

BINUS VISION 20/20

‘A World-class Knowledge Institution

... in continous pursuit of innovation and enterprise’

62

 

3.1.2.2 Misi BINA NUSANTARA

BINUS commits to deliver excellence in education and research

for the global community by:

• Providing a learning experience that encourages and rewards

innovation

• Creating high impact apllied knowledge

• Pursuing a positive contribution to the quality of life

• Contributing to outstanding leadership

• Leading corporate entrepreneurship

3.1.2 BINUSIAN yang Berkualitas

BINUSIAN adalah insan BINUS UNIVERSITY yang mantap dalam

pilihan masa depannya, inovatif dalam bidangnya, dan maju dalam aplikas i

teknologi informasi. Istilah ini ditujukan kepada seluruh mahasiswa, pelajar,

peserta studi dan segenap aktivitas akademik dalam program pendidikan dan

pelatihan yang diselenggarakan oleh BINUS UNIVERSITY untuk membentuk dan

mengembangkan manusia yang handal dan berkualitas dalam komunikasi maya

yang dihubungkan dengan jaringan komunikasi maya yang dihubungkan dengan

jaringan komunikasi berkesinambungan melalui internet.

63

  3.2

Stru

ktur

Org

anis

asi B

ina

Nusa

ntar

a 

 

 

Gam

bar 3

.1 S

truk

tur

Org

anisa

si B

ina N

usan

tara

64

 

3.3 S truktur organisasi Talent Management

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Talent Management

3.4 Analisa Sistem Berjalan

3.4.1 Rich Picture

65

 

 

Gam

bar 3

.3 R

ich

Pict

ure

66

 

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang terintegrasi

dengan sistem SAP pada Bina Nusantara melingkupi lima modul utama, yaitu :

Organizational management (OM), Personnel Management, Personnal

Development, Time Management, Payroll.

• Absensi

Pada saat karyawan hendak melakukan absen baik absen masuk

maupun absen pulang, ia dapat mengaksesnya melalui menu home pada

HRIS ataupun menu absence yang tersedia di sebelah kanan tampilan HRIS

kemudian jam masuk ataupun jam pulang tersebut akan tercatat dalam SQL.

• Pengajuan cuti

Pada saat karyawan hendak mengajukan izin cuti maka karyawan

tersebut harus melewati serangkaian p rosedur proses yang telah ditetapkan.

Proses itu meliputi, karyawan yang hendak mengambil cuti dapat terlebih

dahulu mengakses HRIS untuk mengajukan cuti secara online dan sistem

akan langsung memeriksa batas izin cuti yang tersedia apakah masih

memungkinkan atau tidak, jika tidak maka izin cuti akan langsung ditolak

namun jika masih memungkinkan maka karyawan akan melalui proses

berikutnya yaitu pengecekan tenggat waktu sebelum cuti.

Pengajuan izin cuti memerlukan sebuah persetujuan dari approver

berwenang yang bersangkutan. Jadi setelah izin cuti didaftarkan di sistem,

data izin tersebut akan langsung masuk ke SQL dengan status pending dan

menunggu persetujuan dari approver. Setelah tersimpan dalam SQL, sistem

akan menyampaikan izin tersebut kepada approver, apabila approver telah

67

 

menyetujuinya maka sistem akan secara otomatis memperbaharu i status izin

di SQL tersebut.

Namun, apabila cuti d iajukan kurang dar i seminggu sebelum hari yang

bersangkutan maka izin cuti tersebut memerlukan dua buah persetujuan dari

approver yang berwenang. Maka setelah mendapat persetujuan dari

approver, sistem akan mengirim izin cuti tersebut kepada approver kedua.

Setelah approver kedua menyetujuinya, sistem pun akan secara otomatis

memperbaharui status izin dan sistem melakukan update terhadap batas cuti

karyawan serta mencatat histori pengambilan cuti karyawan tersebut.

• Pengajuan lembur

Pada saat karyawan hendak merencanakan untuk mengambil lembur

maka ia pun dapat mengakses HRIS terlebih dahulu untuk mendaftarakan

izin lemburnya secara online. Setelah itu, sistem akan mencatat izin lembur

tersebut ke dalam SQL Server, baik izin lembur yang diambil sepanjang

kurang dari sepuluh jam lebih maka karyawan membutuhkan pesetujuan

dari bagian Talent Management ataupun approver, namun jika izin lembur

yang hendak diambil ternyata lebih dari sepuluh jam maka karyawan pun

membutuhkan tiga buah persetujuan dari bagian Talent Management,

approver pertama dan kedua. Dengan demikian maka sistem akan

mengirimkan izin lembur tersebut kepada approver yang terlebih dahulu

akan memeriksa histori lembur dari karyawan tersebut dan

mempertimbangkan kepentingan dari lembur yang hendak diambil apakah

butuh atau tidak sebelum akhirnya memutuskan. Apabila izin lembur

tersebut tidak disetujui maka karyawan tidak diperkenankan untuk

68

 

menjalankan lemburnya namun jika izin lembur tersebut telah disetujui oleh

bagian Talent management ataupun approver maka sistem akan

memperbaharui status izin lembur karyawan itu dan karyawan berhak untuk

menjalankan lemburnya, sistem secara otomatis akan langsung mencatat

data lembur tersebut ke dalam histori lembur dari karyawan yang

bersangkutan.

• Pengajuan profile update

Pada saat karyawan hendak melakukan profile update terhadap data

karyawan tersebut maka ia juga dapat melakukannya dengan terlebih dahulu

mengakses HRIS untuk kemudian mengajukan izin perubahan data p rofil

tersebut secara online. Setelah itu, sistem pun akan mendata izin ke dalam

SQL Server dan karena pengajuan izin perubahan data ini tentunya harus

dengan sepengetahuan dari seorang approver berwenang yang juga perlu

memastikan dan menjaga keakuratan data-data karyawan yang ada dengan

mempertimbangkan apakah perubahan tersebut dibutuhkan atau tidak maka

sistem pun akan memberitahu kepada approver yang berwenang tersebut

untuk meminta persetujuannya, kemudian approval selanjutnya diberikan

oleh bagian Talent Management. Jika izin perubahan data p rofil telah

disetujui maka sistem akan memperbaharui status izin profile update

tersebut dan karyawan bersangkutan diperkenankan untuk melakukan

profile update yang akan secara otomatis pula tercatat dalam histori

karyawan tersebut.

Data transaksi–transaksi yang telah tersimpan di SQL dan sudah

disetujui tadi nantinya akan dikonversi ke textfile pada pukul 2 dini hari

69

 

setiap harinya untuk kemudian dikonversikan ke SAP. Setelah pembaharuan

data pada SAP selesai maka data baru tersebut akan kembali dikonversikan

ke textfile untuk kemudian memperbaharui data di SQL Server. Sehingga

dalam hal ini SQL Server bisa dianggap berperan sebagai penyimpanan data

sementara sebelum akhirnya dikonversikan ke dalam SAP.

3.5 Pemetaan Fungsi Back End Pada Sistem yang Sedang Berjalan

3.5.1 Class Diagram

70

 

 

Gambar 3.4 Class Diagra m

71

 

3.5.2 Use Case

Gambar 3.5 Use Case Diagram

72

 

3.5.3 User Interface

• Personal Profile

 

Gambar 3.6 User Interface Personal Profile

• Family Profile

 

Gambar 3.7 User Interface Family Profile

73

 

• Emergency Contact

 

Gambar 3.8 User Interface Emergency Profile

• Education Profile

 

Gambar 3.9 User Interface Education Profile

74

 

• Profile NPWP

 

Gambar 3.10 User Interface NPWP Profile

• Persetujuan Pengubahan Profil Personal

Gambar 3.11 User Interface Profile Change Approval

75

 

• Menampilkan Jam Kerja

Gambar 3.12 User Interface Menampilkan Jam Kerja

76

 

• Melakukan Absen

Gambar 3.13 User Interface Melakukan Absen

• Menampilkan Kehadiran Harian

77

 

Gambar 3.14 User Interface Menampilkan Kehadiran Harian

• Menampilkan status kehadiran

78

 

Gambar 3.15 User Interface Menampilkan Status Kehadiran

• Rekapitulasi Kehadiran

Gambar 3.16 User Interface Rekapitulasi Kehadiran

79

 

• Membuat Laporan Kehadiran

 

Gambar 3.17 User Interface Membuat Laporan Kehadiran

• Mengajukan Permohonan Cuti

 

Gambar 3.18 User Interface Mengajukan Permohonan Cuti

80

 

• Menyetujui Cuti Karyawan

 

Gambar 3.19 User Interface Menyetujui Cuti Karyawan 

• Membuat Laporan Cuti

 

Gambar 3.20 User Interface Membuat Laporan Cuti

81

 

• Mengajukan Permohonan Lembur

 

Gambar 3.21 User Interface Mengajukan Permohonan Lembur

• Menyetujui Permohonan Lembur

 

Gambar 3.22 User Interface Menyetujui Permohonan Lembur

82

 

• Membuat Laporan Lembur

 

Gambar 3.23 User interface Membuat Laporan Lembur

 

83

 

3.5.4 Sequence Diagram

• Personal Profile

 

Gambar 3.24 Sequence Personal Profile

84

 

• Familly Profile

karyawan

window family profile

gr id family profile

get_marital_status_nama_tmp&tgl_lahir_anak1_anak2_anak3()

marital status

nama_tmp&tgl_lahir_anak1_anak2_anak3

get_nama_tmp_tgl_lahir_pendidikan_pekerjaan_status_pajak_ayah&ibu()

nama_tmp_tgl_lahir_pendidikan_pekerjaan_status_pajak_ayah&ibu

klik request to change

entry data baru

klik submit

add_new_updates()

TempFamilyProfile

<<create>>

<<create>>

 

Gambar 3.25 Sequence Family Profile

 

 

85

 

• Emergency Contact

karyawan

window emergency contact

Emergency contact

*get_nama_alamat_city_postal_code_telp_hp_email_relationship()

nama_alamat_city_postal_code_telp_hp_email_relationship

klik request to change

entry data baru

klik submit

TempEmergencyContact

add_new_updates()

<<create>>

 

Gambar 3.26 Sequence Emergency Contact

 

86

 

• Education Profile

 

Gambar 3.27 Sequence Education Profile

 

87

 

• NPWP Profile

 

Gambar 3.28 Sequence NPWP Profile

 

88

 

• Membuat Laporan Kehadiran 

Gambar 3.29 Sequence Membuat Laporan Kehadiran

89

 

• Mengajukan Permohonan Cuti

Gambar 3.30 Sequence Mengajukan Permohonan Cuti

90

 

• Menyetujui Cuti Karyawan

Gambar 3.31 Sequence Menyetujui Cuti Karyawan

91

 

• Membuat Laporan Cuti

Gambar 3.32 Sequence Membuat Laporan Cuti

92

 

• Mengajukan Permohonan Lembur

Gambar 3.33 Sequence Mengajukan Permohonan Lembur

93

 

• Menyetujui Lembur

Gambar 3.34 Sequence Menyetujui Lembur

94

 

• Membuat Laporan Lembur

Gambar 3.35 Sequence Membuat Laporan Lembur

95

 

• Menyetujui Profile

Gambar 3.36 Sequence Menyetujui Profile

96

 

• Menampilkan Kehadiran Harian

Gambar 3.37 Sequence Menampilkan Kehadiran Harian

97

 

• Melakukan absen

karyawan

window_my-attendance_detail

generate_current_date&time

data_pribadi_pegawai

get_Name()

Nama

klik_absen_masuk

klik_absen_keluar

to tal_of_working_hour

generate_binusian_id()

get_business_area()

struktur organisasi

business area

Absensi

save_jam_masuk()

save_jam_pulang_&_tota l_jam()

<<create>>

Gambar 3.38 Sequence Melakukan Absen

98

 

• Menampilkan jam kerja

Gambar 3.39 Sequence Menampilkan Jam Kerja

99

 

• Menampilkan status kehadiran

Gambar 3.40 Sequence Menampilkan Status Kehadiran

100

 

• Rekapitulasi kehadiran

Gambar 3.41 Sequence Rekapitulasi Kehadiran

101

 

3.5.5 Service Candidates

Dari hasil analisa system yang sedang berjalan pada HRIS, maka dibuat

service candidates yang dianalisa berdasarkan class diagram, use case dan

sequence diagram, antara lain :

 

Gambar 3.42 Service Get Master Approver

 

Gambar 3.43 Service Create Temp Personal Profile

102

 

Get Personal Profile

CheckBinusianIDGetStatusofresidenceGetTelephoneGetAddressGetSubDistrictGetDistric tGetPostalCodeGetHandphone1GetHandphone2GetEmail1GetEmail2GetHeightGetWeightGetCitizenIDGetExpiredCitizenIDDateGetPassportNumberGetExpiredPassportDateGetDrivingLicenseNumberGetExpiredDrivingLicenseDate

 

Gambar 3.44 Service Get Personal Profile

Gambar 3.45 Service Create Temp Family Profile

103

 

 

Gambar 3.46 Service Get Family Profile

 

 

Gambar 3.47 Service Create Temp Emergency Contact

 

104

 

Gambar 3.48 Service Get Emergency Contact

 

Gambar 3.49 Service Get education Profile

 

105

 

 

Gambar 3.50 Service Create Temp Education

 

 

Gambar 3.51 Service NPWP Profile

106

 

Gambar 3.52 Service Get Temp Personal Profile

Update Personal Profile

UpdateBinusianIDUpdateNameUpdateNIPUpdateApproverNameUpdateApproverPositionUpdateDivisionNameUpdateOldDataUpdateTemporaryData

Gambar 3.53 Service Update Personal Profile

107

 

 

Gambar 3.54 Service Get work Schedule

 

Get Organization Structure

CheckBinusianIDGetBinusianIDGetNameGetBusinessAreaGetDivisionGetDepartmentGetSection

 

Gambar 3.55 Service Get Organization Structure

108

 

 

Gambar 3.56 Service Insert Absence Data

 

Gambar 3.57 Service Attendance Recapitulation

109

 

Get Organization Structure

CheckBinusianIDGetBinusianIDGetNameGetBusinessAreaGetDivisionGetDepartmentGetSection

 

Gambar 3.58 Service Get Organization Structure

 

Gambar 3.59 Service Get Attendance Summary

110

 

 

Gambar 3.60 Service User Interface Create Leave Request

   

Gambar 3.61 Service Get Leave Quota

 

 

 

111

 

 

Gambar 3.62 Service Insert Leave Approval Data

 

 

Gambar 3.63 Service Get Leave Request Data

112

 

 

Gambar 3.64 Service Update Leave Quota

Get Leave Summary Data

CheckBinusianIDGetNameGetDepartementGetLeaveTypeGetLeaveStartDateGetLeaveEndDateGetReasonGetLeaveTotalofDays

 

Gambar 3.65 Service Get Leave Summary

113

 

Gambar 3.66 Servi ce Get Overtime request Data

 

 

Gambar 3.67 Service Get Overtime Request History

 

114

 

 

Gambar 3.68 Service Create Overtime Request Data

 

Gambar 3.69 Service Overtime Approval

115

 

Get Overtime Request Data

CheckBinusianIDGetNIPGetWSRuleCodeGetPWSCodeGe DWSCodeGetDWSTextGetRequestHistory

 

Gambar 3.70 Service Get Overtime request Data

Gambar 3.71 Service Get Overtime Summary Data

 

116

 

 

Gambar 3.72 Service Get Request History

Get Daily Attendance Data

GetNamaGetBinusianIDGetNIPGetClockInTimeGetClockOutTimeCheckBinusianIDCheckRequestDateCalculateWorkHourtotal

 

Gambar 3.73 Service Get Daily Attendnace Data

117

 

 

Gambar 3.74 Service Get Absence Status

 

118

 

3.3 Identifikasi Kebutuhan

3.3.5 Hasil Wawancara

1. Apa tugas dan wewenang yang dimiliki oleh TM?

TM (Talent Management) memiliki tugas dan tanggung jawab untuk

menjalankan program yang berhubungan dengan sumber daya manusia

pada lingkungan Bina Nusantara. Direktorat TM berupaya untuk

memberikan layanan terbaik bagi seluruh karyawan Bina Nusantara. TM

juga mengembangkan sumber daya manusia dan organisasi berbasis pada

visi dan misi yang hendak dicapai Bina Nusantara. Di samping itu, untuk

pengembangan internal selalu melakukan evaluasi dengan organisasi lain

yang memiliki praktik terbaik dalam pengembangan sumber daya manusia.

Direktorat TM memiliki enam departemen, di antaranya :

a. Recruitment & Staffing Department

Bertanggung jawab untuk merekrut dan menempatkan sumber daya

manusia berdasarkan kompetensi Bina Nusantara.

b. Employee Communication Department

Mengatur masalah sumber daya manusia, mensosialisasikan peraturan dan

kebijakan serta menyelenggarakan program dan acara untuk seluruh

karyawan Bina Nusantara.

c. Compensation and Benefit Department

119

 

Bertanggung jawab dalam hal pemberian kompensasi dan tunjangan bagi

seluruh karyawan Bina Nusantara dan sanak keluarganya.

d. Performance and Career Management Department

Departemen ini menciptakan dan menggerakkan sistem penilaian kerja,

pengembangan organisasi dan jenjang karir untuk seluruh karyawan.

e. Learning & Development Department

Bertanggung jawab untuk membuat program yang berhubungan dengan

sumber daya manusia Bina Nusantara.

f. Relationship Management Department

Membantu kepala unit bisnis untuk memberikan solusi dan menyesuaikan

program / kebijakan dari departemen TM yang lain juga menyesuaikan

program yang cocok bagi karyawan Bina Nusantara yang ditempatkan pada

Bina Nusantara School Simprug dan Serpong.

2. Sistem informasi apa yang digunakan untuk mendukung pengelolaan SDM

Bina Nusantara?

Dalam pengelolaan SDM, Bina Nusantara saat ini memiliki sistem HRIS

(Human Resource Information System). HRIS ini dibangun berlandaskan

.NET framework dengan konteks web-based sehingga dapat diakses oleh

seluruh karyawan Bina Nusantara melalui jaringan intranet.

120

 

3. Fungsi-fungsi apa saja yang didukung oleh sistem HRIS tersebut?

Beberapa fungsi pada sistem ini meliputi absensi, pengajuan cuti, lembur, dan

pengubahan data pribadi para karyawan yang dapat diakses secara online

sehingga dapat digunakan oleh seluruh karyawan dari tempat mereka bekerja.

4. Menurut anda apa saja masalah yang dihadapi dalam sistem yang sedang

berjalan saat ini?

Bina Nusantara telah mengimplementasikan sistem SAP modul HR (Human

Resource) untuk mendukung pengelolaan sumber daya manusianya, namun

sistem HRIS ini belum terintegrasi dengan sistem SAP, sehingga kami

membutuhkan suatu penghubung untuk kedua sistem tersebut. Proses yang

telah berjalan selama ini yaitu, HRIS menyimpan datanya sementara ke dalam

SQL Server sebelum nantinya akan dikonversikan ke dalam textfile untuk

kemudian dibaca oleh SAP guna melakukan pengubahan data yang berada

dalam database SAP tersebut. Selama ini proses pengkonversian data SQL ke

textfile dilakukan secara rutin setiap pukul 02.00 WIB karena proses ini diatur

untuk berjalan otomatis tanpa pengawasan dari staf yang terkait maka

permasalahan akan muncul jika sewaktu – waktu jaringan bermasalah dan

secara kebetulan listrik padam sehingga pengkonversian data textfile ke SAP

akan terganggu sedangkan data yang ada si SQL Server kemungkinan besar

121

 

telah terhapus sehingga sangat beresiko menimbulkan kekacauan pengubahan

data pada SAP.

5. Apa pengaruh dari masalah tersebut terhadap sistem?

Masalah tersebut di atas tentunya mengakibatkan kehilangan data transaksi–

transaksi yang telah dilakukan pada hari yang bersangkutan, dengan demikian

pemrosesan data-data yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya

manusia ini dirasakan masih belum efisien dan efektif karena dapat

mengakibatkan pengulangan data entry yang sebelumnya telah dilakukan.

6. Dalam sistem SAP modul-modul apa saja yang diimplementasikan? Sudah

berlangsung berapa lama?

Secara garis besar, modul umum yang telah diimplementasikan adalah modul

HR (Human Resource) yang meliputi : OM (Organizational Management),

Personnel Management, Personnel Development, Time Management, dan

Payroll. Terrmasuk di dalamnya juga telah dijalankan beberapa fungsi yang

didukung oleh SAP HR seperti di antaranya, absensi, permohonan izin cuti,

lembur dan pengubahan data pribadi.

7. Menurut anda apa yang saat ini dibutuhkan bagi Bina Nusantara dalam

mengembangkan sistem yang ada?

122

 

Berdasarkan masalah yang potensial terjadi di atas maka diperlukan suatu

solusi pengembangan sistem berupa penghubung yang terintegrasi dengan

SAP sehingga memungkinkan perubahan data yang real time dari HRIS yang

berjalan dengan sistem SAP.

3.3.6 Simpulan Kebutuhan

Saat ini sistem yang digunakan oleh Bina Nusantara untuk mendukung

kinerja para karyawannya adalah menggunakan HRIS (Human Resource

Information System). Dengan sistem ini para karyawan dapat melakukan absensi,

mengajukan cuti, lembur maupun pengaksesan data personal dengan mudah.

Namun sistem HRIS ini belum terintegrasi dengan sistem SAP, sehingga

memungkinkan perolehan data yang tidak real time serta adanya kehilangan data.

Contohnya data yang disimpan dalam database (SQL) ditampung sementara pada

text file dan kemudian pada jam yang telah ditentukan akan dipindahkan ke SAP,

namun dalam proses pemindahan data ini ada kemungkinan kehilangan data, salah

satunya jika terjadi masalah pada jaringan ataupun adanya pemadaman listrik,

karena pada proses ini data dalam database (SQL) akan terhapus secara otomatis.

3.4 Usulan Pemenuhan Kebutuhan

Melihat masalah yang ada dalam sistem HRIS Bina Nusantara, kami mengusulkan

beberapa perngembangan pada sistem tersebut. Usulan yang kami buat yaitu

123

 

mengintegrasikan sistem HRIS dengan sistem SAP dengan arsitektur SOA yang berbasis

web service sehingga data yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat dan

memudahkan dalam pengembangan sistem selanjutnya karena services yang dibangun

bersifat reusable.

Adapun strategi yang akan dikembangkan untuk membangun service berdasarkan

konsep SOA yaitu strategi bottom – up dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Langkah 1: Menggambarkan service aplikasi yang dibutuhkan

Melihat dari user interface HRIS Bina Nusantara yang sesuai dengan proses bisnis

saat ini, maka dapat ditentukan service candidates untuk selanjutnya dievaluas i

menjadi service. Proses penentuan service candidates ini dapat merujuk kepada

atribut dari masing-masing user interface HRIS Bina Nusanatara.

Langkah 2 : Rancang service aplikasi yang dibutuhkan

Service candidates yang telah ditentukan pada langkah 1 kemudian akan

dicocokan dengan user interface HRIS Bina Nusantara yang baru diusulkan dan

dilihat apakah service candidates tersebut masih relevan. Apabila dibutuhkan,

service candidates tadi dapat direvisi ataupun dikembangkan

Langkah 3 : Membangun service aplikasi yang dibutuhkan

Setelah service selesai dirancang, proses selanjutnya akan melibatkan

penerjemahan ke dalam bahasa pemrograman (coding) dengan menggunakan

ASP.Net .

124

 

Langkah 4 : Uji coba service

Setelah proses pemrograman selesai dilakukan maka tahap berikutnya melingkupi

proses testing atas service yang telah dibangun. Kemudian akan diperiksa apakah

service tersebut berfungsi sesuai kebutuhan user, jika masih terdapat kekeliruan

maka service yang telah dibangun tersebut harus direvisi kembali hingga sesuai

dengan apa yang dibutuhkan.

Langkah 5 : Menjalankan service

Apabila service telah lolos uji coba pada tahap 4 maka service tersebut akan

dijalankan pada platform HRIS Bina Nusantara yang baru dengan memberikan

paramater guna menampilkan output yang diinginkan.