56 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Analisis

Berikut ini adalah proses analisis untuk mendapatkan informasi-informasi

yang terkait perancangan basis data PT. Tatalogam Lestari.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Tatalogam Lestari adalah produsen genteng metal dimana produk

yang dihasilkan berupa genteng metal Zincalume yang sudah sangat dikenal dan

dipercaya konsumen sebagai pilihan utama dalam membangun. Perusahaan ini

berproduksi pertama kali pada tahun 1994 dengan nama PT. Tatalogam dan

disahkan oleh yang berwenang dengan kantor pusat yang berkedudukan di Jl.

Palem Raya Kav. 435 Tomang Barat Baru, Jakarta 11510.

Keberadaan PT. Tatalogam Lestari sebagai Pemilik Hak Patent untuk

genteng metal dengan No. ID 0 000 116 S dan Pemilik Hak Patent untuk sirap

metal No. ID 0 000 332 S, semakin diakui oleh konsumen dengan diperolehnya

Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu pada bulan Maret

2003.

PT. Tatalogam Lestari mempunyai kebijakan mutu sesuai standar ISO

9001:2000, yaitu :

• Menyediakan produk dan jasa terbaik dalam industri atap nasional.

• Perubahan yang cepat dan terbaik dalam produk dan pasar.

57

 

• Perbaikan terus menerus dalam bidang kepuasan dan pelayanan pelanggan

serta pengiriman tepat waktu.

Adapun rangkaian produk-produk genteng metal yang dihasilkan PT.

Tatalogam Lestari terdiri dari berbagai jenis yaitu :

• Genteng Color yang terdiri dari :

o Multi 0.35 mm

o Surya 0.30 mm

o Sakura 0.20-0.25 mm

o Soka

o Fancy

o Sirap dengan berbagai ukuran

• Genteng Stone yang terdiri dari :

o Multi 0.35 mm

o Surya 0.30 mm

o Sakura 0.20-0.25 mm

o Soka

o Fancy

o Sirap dengan berbagai ukuran

• Accessories

Untuk menunjang pendistribusian produk, PT. Tatalogam Lestari

memiliki beberapa pabrik, gudang dan distributor yang tersebar di beberapa

wilayah di Indonesia. Pelanggannya berupa pelanggan tetap dan jumlah

58

 

pelanggannya diperkirakan ± 5000 pelanggan sejak perusahaan berdiri dan

jumlah rata-rata transaksi ± 40-50 transaksi per harinya.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi dari PT. Tatalogam Lestari yaitu mengatapi Nusantara dan misi dari

PT. Tatalogam Lestari yaitu mengganti semua genteng dengan genteng metal

produk “Si Mantap”.

3.1.3 Kebijakan Mutu

PT. Tatalogam Lestari berkomitmen untuk melakukan :

• Peyediaan produk dan jasa terbaik dalam industri atap metal Nasional.

• Perubahan yang cepat dan terbaik dalam produk dan pasar

• Perbaikan terus menerus dalam bidang :

o Kepuasan dan pelayanan pelanggan

o Pengiriman tepat waktu

3.2 Struktur Organisasi PT. Tatalogam Lestari

Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing

mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah

sebuah struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Tatalogam

Lestari yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin

dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus

59

 

menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa

tercapai hasil kerja yang optimal.

 

Gambar 3.1a Struktur Organisasi PT. Tatalogam Lestari

 

Gambar 3.1b Struktur Organisasi pada Direktur 1

60

 

DIREKTUR 2Ir . Wulani Rismono, MBA

ASISTEN DIREKTUR 2Stefanus B. P

ITStefanus B.P

PROMOTION PRODUCT DESIGN & DEV.Ir. Wulani Rismono, MBA

FINANCEKatharina S.

ACCOUNTINGLianawati

WAKIL MANAGEMEN / MRYenny R. / Lusia/Monica

Pengendali DokumenSari/Yuli/Panca

Application DevelopmentStefnus Rahmat Erwin

Maintenance & UtilityDicky

PalemDicky

CikarangFawazi

(L8, L10A, L10B)

CibitungFawazi

ExternalDicky

(Cabang, Depo, Roofmart)

 

Gambar 3.1c Struktur Organisasi pada Direktur 2

61

 

Gambar 3.1d Struktur Organisasi pada Direktur 3

3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab

Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-

masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap perencanaan

perusahaan. Tugas dan wewenangnya antara lain :

62

 

• Memimpin PT. Tatalogam Lestari secara keseluruhan, serta menentukan

pelaksanaan bisnis yang menyangkut kelangsungan proses bisnis secara

menyeluruh

• Merencanakan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek

maupun jangka panjang

• Mengawasi seluruh aktivitas direktur operasional dan jajarannya

• Memimpin dan mengendalikan perusahaan

• Memeriksa dan menyetujui rencana dan anggaran perusahaan

• Menerima hasil laporan kerja dari setiap bagian di perusahaan

2. Direktur 1 (Pemasaran)

Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam

memasarkan produknya. Tugas dan wewenangnya antara lain :

• Meningkatkan pertumbuhan dengan memperluas jumlah pelanggan serta

kegiatan operasional perusahaan

• Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pemasaran sehari-hari

• Menyusun jalur distribusi pemasaran

Direktur 1 (Pemasaran) membawahi Asisten Direktur 1 yang dibantu

oleh bagian Purchasing dan Delivery, membawahi IC, Sales & MKT dan

PPC. Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain :

a. Purchasing

• Mewawancara penjual

• Melakukan negosiasi dengan pemasok potensial

63

 

• Menganalisa tawaran dan menentukan pilihan

• Memilih pemasok

• Mengeluarkan perintah pembelian

• Menangani masalah dengan pemasok

b. Delivery

• Mengirim barang jadi ke pelanggan

• Bertanggung jawab atas pengiriman barang produksi kepada

pelanggan

• Bertanggung jawab kepada Asisten Direktur 1 atas semua hasil

kerja bagiannya.

c. IC (Inventory Control)

• Mengecek ketersediaan barang

• Menjaga keakurasian barang

• Bertanggung jawab atas pengaturan gudang

• Mengatur bagian penagihan

d. Sales & MKT (Area I/II)

• Membuat laporan penjualan secara berkala

• Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan perusahaan,

baik administrasi penjualan maupun pendistribusian produk

• Melakukan perencanaan penjualan produk

• Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan

e. PPC (Plan Production Control)

64

 

• Merencanakan dan mengendalikan proses produksi

• Memeriksa spesifikasi dan kualitas bahan baku dan produk yang

dihasilkan

• Menyelesaikan masalah yang timbul selama proses produksi

berlangsung

3. Direktur 2 (Keuangan)

Bertanggung jawab terhadap perumusan dan pelaksanaan perusahaan

dalam bidang keuangan. Tugas dan wewenangnya antara lain :

• Merumuskan, mengatur kebijakan dan pengendalian keuangan serta

penghematan biaya

• Mengitung dan mengurus penyelesaian pajak

• Menyediakan laporan keuangan untuk keperluan internal perusahaan

maupun eksternal perusahaan

Direktur 2 (Keuangan) juga membawahi Asisten Direkutur 2 yang

dibantu oleh bagian IT, membawahi bagian Promotion, Product Design &

Dev., Finance dan Accounting. Wewenang dan tanggung jawabnya antara

lain :

a. IT, bertugas mengawasi kelancaran proses yang berlangsung dalam

sistem yang ada. Menganalisa kelemahan sistem yang ada kemudian

dibuat modifikasi dari kelemahan sistem tersebut sehingga kelemahan

yang ada tidak mengganggu efisien dan efektivitas kinerja perusahaan.

b. Promotion, Product Design & Dev.

65

 

• Menangani segala kegiatan yang berhubungan dengan promosi

produk

• Menangani event-event yang disponsori oleh perusahaan

• Menyusun strategi pemasaran

c. Finance

• Membuat laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan

• Melakukan perencanaan keuangan perusahaan dalam arti luas yang

telah ditetapkan oleh pemilik atau pimpinan

• Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan

• Mengatur keperluan dana untuk keperluan operasional perusahaan

• Bertanggung jawab dalam kegiatan financial perusahaan

d. Accounting

• Bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan keuangan

perusahaan seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang pemasok

dan penagihan piutang kepada pelanggan

• Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda

terima pembayaran

• Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang

terjadi pada perusahaan

• Bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi

• Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi dan

laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada

direksi

66

 

• Membuat laporan perpajakan yang baik yang bersifat bulanan

maupun tahunan.

4. Direktur 3 (Teknik dan Produksi)

Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dari bahan baku

menjadi barang jadi serta meningkatkan kualitas dari produk tersebut. Tugas

dan wewenangnya antara lain :

• Meningkatkan kelancaran produksi

• Mengusahakan hasil dan kualitas produk dengan cara efektif dan efesien

Direktur 3 (Teknik dan Produksi) dibantu oleh :

a. Ka. Pabrik

• Mengatur kelancaran kegiatan produksi, packing dan stok eceran

barang di pabrik

• Mengatur utility, maintenance dan calibration di pabrik

• Bertanggung jawab atas mutu bahan baku genteng

• Bertanggung jawab atas arus persediaan bahan baku genteng

b. HR / GA

• Bertanggung jawab atas proses recruitment dan selection

• Bertanggung jawab atas updating database karyawan

• Bertanggung jawab atas day to day HR Operasional

• Bertanggung jawab atas day to day GA Operasional

• Bertanggung jawab atas asset perusahaan dalam keadaan baik

c. Warehouse

• Mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan

67

 

• Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang

• Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang

• Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barangg jadi

yang tersimpan dalam gudang

3.3 Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1 Prosedur Persediaan Barang

Divisi produksi setiap hari menerima laporan stock dari warehouse.

Dengan dasar laporan stock tersebut, maka divisi produksi akan memproduksi

barang setiap harinya.

3.3.2 Prosedur Penjualan Barang

Setelah PO (Purchase Order) diterima, divisi marketing membuat NP

(Nota Pesanan) dengan 3 rangkap yaitu :

• Rangkap 1 (warna putih) : untuk divisi delivery

• Rangkap 2 (warna merah) : untuk divisi invoicing

• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk arsip divisi marketing

Apabila barang telah siap untuk dikirim, maka dengan dasar SO warna

putih, divisi delivery membuat PP (Perintah Pengambilan) yang akan di fax ke

divisi warehouse sebagai perintah untuk mengeluarkan barang, PP dibuat 2

rangkap yaitu:

• Rangkap 1 (warna putih) : di fax dan kemudian disimpan sebagai arsip divisi

delivery

68

 

• Rangkap 2 (warna merah) : untuk arsip delivery

Setelah divisi warehouse menerima PP, maka divisi warehouse akan

mengirim barang dan membuat SJ (Surat Jalan) 7 rangkap yaitu:

• Rangkap 1 (warna putih) : untuk customer

• Rangkap 2 (warna merah) : untuk divisi invoicing sebagai bukti penerimaan

barang oleh customer

• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk ekspedisi (apabila barang yang dikirim

menggunakan ekspedisi)

• Rangkap 4 (warna hijau) : untuk divisi delivery

• Rangkap 5 (warna biru) : untuk divisi invoicing sebagai bukti pengiriman

barang

• Rangkap 6 (warna putih tipis) : untuk arsip warehouse

• Rangkap 7 (warna biru tipis) : untuk admin warehouse

Setelah menerima SJ, maka divisi invoicing akan membuat invoice

rangkap 4 yaitu:

• Rangkap 1 (warna putih) : untuk collecting

• Rangkap 2 (warna merah) : untuk audit

• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk invoicing

• Rangkap 4 (warna biru) : untuk collecting

Setelah menerima invoice, maka divisi collecting mengecek piutang

customer yang kemudian jika tanggal jatuh tempo pembayaran sudah dekat,

maka divisi collecting akan mengkonfirmasi pembayaran customer,

69

 

kemudian jika setelah customer membayar, maka akan mengirimkan bukti

pembayaran ke divisi collecting untuk mengakumulasi piutang customer.

3.3.3 Diagram Aliran Dokumen (DAD)

3.3.3.1 Diagram Aliran Data Persediaan Barang

Gudang Pabrik

Gambar 3.2 DAD Persediaan Barang

70

 

3.3.3.2 Diagram Aliran Data Penjualan Barang

Customer Marketing Delivery Gudang Ekspedisi Invoicing Payment

Gambar 3.3 DAD Penjualan Barang

3.3.4 Data Flow Diagram (DFD)

Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem

yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan

71

 

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data

tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Aliran Data atau Data

Flow Diagram (DFD). Diagram aliran data dapat menggambarkan arus data di

dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas.

3.3.4.1 Diagram Konteks

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

72

 

3.3.4.2 Diagram Level 1

1.0 Membuat

Nota Pesanan

Nota Pesanan

Customer

PO

2.0Membuat Perintah

Pengambilan

NotaPesanan

Perintah PengambilanBarang pesanan

t idak ada

Persediaan

Konfirmasi-penundaan

3.0Membuat

Surat Jalan

Perintah Pengambilan

Surat Jalan

4.0Membuat Kwitansi

SuratJalan Kwitansi

5.0Pembayaran

Piutang

Kwitansi

Kwitansi, tanda terima pembayaran

Pimpinan

Surat Jalan

Surat Jalan

Tanda terimapembayaran

Faktur Pajak

Gambar 3.5 Diagram level 1

73

 

3.3.4.3 Diagram Level 2

a. Membuat Pengambilan Barang

   

Gambar 3.6 Diagram level 2 Pengambilan Barang

 

b. Membuat Kwitansi

Gambar 3.7 Diagram level 2 Membuat Kwitansi

 

74

 

3.3.4.4 Diagram Level 3

a. Membuat Kwitansi berdasarkan Surat Jalan

Gambar 3.8 Diagram level 3 Membuat Kwitansi berdasarkan Surat Jalan

3.3.5 Kebutuhan Pengguna

3.3.5.1 Kebutuhan Informasi

Laporan yang dibutuhkan oleh PT. Tatalogam Lestari dalam aplikasi ini

adalah :

1. Informasi tentang persediaan barang

Dibutuhkan informasi yang akurat mengenai persediaan, misalnya

barang apa saja yang ada dan berapa jumlah barang yang masuk dan keluar.

Informasi ini dibutuhkan oleh bagian penjualan setiap waktu.

75

 

2. Informasi tentang penjualan

Dibutuhkan informasi mengenai transaksi penjualan, misalnya kapan

transaksi penjualan dilakukan dan siapa pelanggannya. Dibutuhkan oleh

bagian warehouse untuk mengetahui stok barang terakhir setiap waktu dan

bagian finance untuk mengetahui jumlah barang dan jumlah pemasukan dari

barang yang dijual setiap waktu.

3. Informasi tentang karyawan

Dibutuhkan informasi mengenai siapa saja karyawan yang terlibat

dalam penggunaan aplikasi.

4. Informasi tentang pelanggan

Dibutuhkan informasi mengenai nama pelanggan, alamat dan nomor

telepon. Dibutuhkan oleh bagian penjualan dan warehouse setiap waktu.

5. Informasi tentang barang

Dibutuhkan informasi mengenai harga jual dan tanggal terakhir

update. Dibutuhkan oleh bagian warehouse, penjualan dan finance setiap

waktu.

3.3.5.2 Kebutuhan Keamanan Data

Keamanan data merupakan hal yang sangat penting yang diharapkan ada

nantinya untuk keamanan rahasia perusahaan dan juga untuk menghindari

terjadinya kehilangan data dari berbagai hal yang tidak diinginkan. Selain itu

masalah kewenangan dalam mengakses satu data juga sangat penting dan

76

 

diharapkan ada suatu sistem yang dapat menangani masalah otoritas ini sehingga

hanya orang yang berkepentingan saja yang dapat mengakses data tersebut.

3.3.5.3 Kebutuhan Integrasi Data

Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi dengan database yang

terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di

berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegras i

dengan baik, sehingga mempermudah dalam mendapatkan data dan informas i

yang dibutuhkan. Integrasi data juga merupakan hal yang penting untuk

menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan perusahaan seperti Nota

Pesanan (NP), Perintah Pengambilan (PP), Purchase Order (PO), Surat Jalan (SJ)

Kwitansi (KW), Faktur Pajak (FP) dan Pembayaran. Selain itu, data menjadi

konsisten dan tidak berulang.

3.3.5.4 Kebutuhan Kecepatan Akses Data

Semua bagian pada PT. Tatalogam Lestari memerlukan informasi dan

data yang dapat diakses secara cepat dan akurat. Bagian-bagian tersebut juga

diharapkan untuk dapat membuat satu arsip data dalam bentuk ringkas dan mudah

dicari sehingga tidak perlu bergelut dengan tumpukan kertas yang ada.

3.3.5.5 Kebutuhan Transaksi

Data Entry

a) Masukkan detail dari Customer

77

 

b) Masukkan detail dari Karyawan

c) Mengubah detail dari Gudang

d) Masukkan detail dari Sales

e) Masukkan detail dari Barang

f) Masukkan detail dari NP

g) Masukkan detail dari PP

h) Masukkan detail dari SJ

i) Masukkan detail dari KW

j) Masukkan detail dari FP

k) Masukkan detail dari Pembayaran

Data Update/Deletion

a) Mengubah / menghapus detail dari Customer

b) Mengubah / menghapus detail dari Karyawan

c) Mengubah / menghapus detail dari Gudang

d) Mengubah / menghapus detail dari Sales

e) Menghapus / menghapus detail dari Barang

f) Mengubah detail dari NP

g) Mengubah detail dari PP

h) Mengubah detail dari SJ

i) Mengubah detail dari KW

j) Mengubah detail dari FP

k) Mengubah detail Pembayaran

78

 

Data Query

a) Tampilkan detail Customer

b) Tampilkan detail Karyawan

c) Tampilkan detail Gudang

d) Tampilkan detail Sales

e) Tampilkan detail Barang dan stok untuk setiap Gudang

f) Tampilkan detail NP beserta detail Barang yang dipesan berdasarkan

No NP tertentu

g) Tampilkan detail PP berdasarkan No PP dari NP

h) Tampilkan detail SJ berdasarkan No SJ tertentu dari PP

i) Tampilkan detail KW berdasarkan No KW tertentu dari SJ

j) Tampilkan detail FP berdasarkan No FP tertentu dari KW

k) Tampilkan detail Pembayaran berdasarkan nama Customer tertentu

dari KW

3.4 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah

dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh PT. Tatalogam

Lestari sebagai berikut :

1. Sistem yang digunakan saat ini belum memiliki fasilitas yang mendukung

kebutuhan informasi mengenai laporan persediaan dan penjualan barang yang

disebabkan oleh basis data yang belum terintegrasi.

79

 

2. Terdapat kesalahan basis data yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip

perancangan basis data. Contohnya, terdapat beberapa data yang sama yang

disimpan dalam field yang berbeda sehingga menyebabkan pemborosan

memori dan terjadi redundancy data.

3. Belum adanya pembagian hak akses dalam sistem saat ini.

4. Terdapat beberapa transaksi yang penginputannya masih dilakukan secara

manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan penginputan data.

Contohnya, setiap pengecekan stok barang data diperoleh melalui fax yang

dikirim dari gudang.

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Melihat masalah – masalah yang dihadapi perusahaan saat ini, maka

diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Merancang dan membangun sistem basis data bagi perusahaan. Dengan ini

diharapkan dapat mengurangi data yang tidak konsisten dan menghindari data

yang redundant.

2. Merancang dan membangun sebuah aplikasi yang terintegrasi dengan sistem

basis data tersebut sehingga mempercepat proses penjualan yang ada di PT.

Tatalogam Lestari.

3. Membatasi hak akses karyawan

4. Basis data itu mampu menyimpan data dengan aman dan dapat memperoleh

data-data tersebut dengan cepat.