BAB 3

ANALISIS SISTEM SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah & Perkembangan Perusahaan

PT. Surya Warfa Kharisma adalah suatu perusahaan yang mempunyai kegiatan

usaha di bidang trading alat-alat elektrikal, mekanik, suku cadang dan peralatannya.

Dalam membangun bisnisnya, PT Surya Warfa Kharisma ini dikenal sebagai supplier di

bidang elektrikal dan mekanikal yang menyediakan berbagai kebutuhan alat-alat listrik

yang diperlukan pelanggannya.

Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Warren Horatian pada tahun 1993 dengan

nama CV. Surya. Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan ekonomi yang

membaik di dalam negeri, turut pula mendukung perkembangan perusahaan untuk

meningkatkan status badan hukumnya. Untuk itu, pada tahun 2007 badan usaha ini

berubah menjadi badan hukum dengan nama PT. Surya Warfa Kharisma di hadapan

notaris Hasna Mokoginta, SH dengan nomor akta 14 tanggal 6 Februari 2007 dan nomor

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM: C-41.HT.03.01-TH 1995. PT. Surya Warfa

Kharisma memiliki Nomor SIUP: 35/P3M.03/IZ/PM/III/2007, dan Nomor TDP:

320114500461 tanggal 21 Maret 2007 oleh Dinas Perindustrian Perdangangan dan

Penanaman Modal. Saat ini, perusahaan dikelola oleh Ibu Jetty Widia Najoan sebagai

Direktur Utama dan beberapa pemegang saham lainnya.

PT. Surya Warfa Kharisma berkedudukan pada lokasi yang sama dari pertama

berdiri sampai dengan sekarang dengan alamat di Jalan Morotai II No. 125, Gorontalo.

69

Aktivitas bisnis utamanya menyediakan kebutuhan peralatan listrik seperti pengadaan

spare-part mesin pembangkit listrik, pembangunan dan perawatan jaringan listrik serta

kebutuhan elektrikal lainnya untuk PT. PLN dan korporasi lain atau individu di daerah

Propinsi Gorontalo dan sekitarnya.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi PT Surya Warfa Kharisma adalah untuk menjadi perusahaan penyedia

kebutuhan elektrikal dan mekanikal serta suku cadang dan peralatannya yang unggul

dengan pelayanan terbaik dari segi mutu, biaya, dan waktu.

Misi PT Surya Warfa Kharisma adalah untuk menyediakan produk-produk yang

berkualitas baik, dan dengan harga terjangkau yang didukung pelayanan penuh dalam

pengiriman produk yang tepat waktu untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Untuk

melaksanakan misinya, PT Surya Warfa Kharisma terus berupaya mendapatkan dan

menjalin kepercayaan dengan konsumennya, berusaha mengembangkan perusahaannya,

dan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik.

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam PT. Surya Warfa Kharisma ditunjukkan pada gambar

3.1 berikut ini:

70

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Surya Warfa Kharisma

(Sumber: Direktur PT. Surya Warfa Kharisma, 2009)

71

3.1.4 Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam

struktur organisasi PT Surya Warfa Kharisma:

1) Komisaris

Tugas:

a. Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan;

b. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan dan memberikan

nasihat kepada direktur;

c. Memeriksa laporan keuangan tahunan perusahaan dan memberikan

pengarahan kepada direktur utama untuk menentukan langkah-langkah

selanjutnya;

Wewenang:

d. Menyetujui rencana kegiatan perusahaan yang tertuang dalam anggaran

tahunan, yang disiapkan oleh direktur utama;

e. Menyetujui rencana investasi dan segala bentuk pinjaman;

2) Direktur Utama

Tugas:

a. Memimpin dan mengendalikan semua kegiatan perusahaan;

b. Merencanakan dan menyusun program kerja jangka panjang dan jangka

pendek perusahaan;

c. Membina karyawan

d. Mengurus dan mengelola kekayaan perusahaan;

72

e. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan termasuk neraca

dan perhitungan laba rugi kepada komisaris;

Wewenang:

f. Mengangkat dan memberhentikan karyawan dengan mengacu kepada

peraturan ketenagakerjaan yang berlaku;

g. Menandatangani ikatan hukum dengan pihak lain dengan atau atas

persetujuan komisaris.

3) Direktur

Tugas:

a. Membantu tugas-tugas direktur utama;

b. Memberikan saran-saran atau pertimbangan kepada direktur utama sesuai

dengan hierarki tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil;

c. Melakukan penelitian atas kemungkinan-kemungkinan pengembangan usaha

perusahaan;

d. Mengontrol kinerja seluruh karyawan

e. Mengawasi kelancaran kegiatan operasional perusahaan;

f. Memonitor dan meminta pertanggungjawaban manajer lain dibawahnya.

Wewenang:

g. Sebagai pengambil keputusan operasioanal pada tingkat tertentu, dan

menyetujui pemberian penawaran harga dalam proses tawar menawar;

4) Manajer Keuangan & Akuntansi

Tugas:

a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan perusahaan di bidang keuangan;

73

b. Mengkoordinir perumusan strategi jangka panjang sebagai dasar perumusan

rencana kerja dan anggaran perusahaan dengan bekerja sama dengan direksi

lainnya;

c. Menganalisis laporan keuangan;

d. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari

pelaksanaan seluruh usaha perusahaan;

e. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan

untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi dengan

para pimpinan unit usaha;

f. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan dan kondisi

keuangan perusahaan kepada direktur utama.

Wewenang:

g. Menentukan kebijakan-kebijakan yang dapat mengurangi dan menanggulangi

berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan

berkoordinasi dengan direksi lainnya;

h. Mengotorisasi berbagai pembayaran operasional atas persetujuan direktur.

5) Manajer Administrasi & Penjualan

Tugas:

a. Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan;

b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan;

c. Mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan agar tujuan

perusahaan dapat tercapai;

d. Mengorganisasikan tenaga penjualan;

74

e. Menjaga hubungan baik dengan supplier;

f. Melakukan evaluasi terhadap pertumbuhan target penjualan perusahaan;

g. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan penjualan kepada

direktur utama.

6) Manajer Teknik

Tugas:

a. Mengendalikan kualitas produk-produk yang akan dijual kepada konsumen;

b. Bertanggung jawab atas pekerjaan teknik yang dilakukan

c. Melakukan evaluasi terhadap kualitas produk perusahaan;

Wewenang:

d. Memberi penilaian dan meninjau kinerja masing-masing karyawan.

7) Manajer Perbekalan

Tugas:

a. Bertanggung-jawab atas penyediaan barang-barang di gudang;

b. Memastikan kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang;

c. Mengatur dan mengawasi kegiatan pengiriman barang;

d. Melakukan evaluasi terhadap kualitas produk perusahaan bersama-sama

divisi teknik;

e. Menyampaikan laporan berkala mengenai persediaan di gudang kepada

direktur utama.

75

8) Staff Keuangan / Akuntansi

Tugas:

a. Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo dan menerima pembayaran

dari pelanggan;

b. Menerima, memeriksa tagihan dari supplier untuk memastikan pembayaran

yang tepat waktu;

c. Mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan mengarsip

seluruh dokumen transaksi untuk memudahkan penelusuran dokumen;

d. Menghitung total gaji yang dapat diterima oleh karyawan;

e. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan

ketersediaan kas kecil yang efektif;

f. Menangani masalah perbankan, pajak, dan lain-lain yang berkaitan dengan

keuangan perusahaan;

g. Menyampaikan laporan keuangan, laporan penjualan, laporan penerimaan

kas secara berkala.

9) Staff Administrasi & Penjualan

Tugas:

a. Memberikan penawaran harga kepada pelanggan;

b. Menerima pesanan pelanggan;

c. Melakukan pemesanan barang kepada supplier;

d. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan;

e. Bertanggung-jawab atas kegiatan penjualan yang dilakukan;

76

f. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk

memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh

karyawan.

10) Staff Teknik

Tugas:

a. Menyelesaikan permasalahan teknis pada konsumen;

b. Melakukan pekerjaan instalasi produk;

c. Bertanggung-jawab dalam menangani keluhan pelanggan terhadap produk;

d. Melakukan perbaikan produk berdasarkan keluhan;

e. Melakukan pemeriksaan terhadap kondisi produk secara berkala.

11) Staff Perbekalan

Tugas:

a. Menjaga kualitas produk selama penyimpanan;

b. Menerima barang dari supplier dan menyiapkan barang untuk pelanggan;

c. Melakukan pencatatan mengenai arus keluar masuk barang;

d. Memeriksa barang yang diterima dan barang yang akan dikirimkan bersama

bagian teknik;

e. Bertanggung-jawab untuk memastikan barang yang dikirim sampai ke

pelanggan;

f. Memastikan bahwa pengiriman barang kepada pelanggan secara tepat waktu;

g. Melakukan stok opname secara berkala.

77

3.2 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan

Kas yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Penjualan

Prosedur diawali ketika bagian administrasi menerima permintaan penawaran

harga dari klien atau calon pelanggan, baik yang datang langsung, melalui telepon atau

fax. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap status pelanggan, apabila

pelanggan baru maka bagian administrasi perlu mendata pelanggan dan mencatatnya ke

dalam buku pelanggan untuk disimpan sebagai arsip.

Berdasarkan permintaan penawaran harga dari pelanggan, bagian administrasi

menghubungi bagian perbekalan untuk mengecek ketersediaan barang serta jumlah yang

diminta melalui telepon. Jika setelah melakukan pengecekan persediaan ternyata barang

yang dipesan tidak ada atau tidak memenuhi jumlah sesuai pesanan pelanggan, bagian

perbekalan memberitahukan bagian administrasi agar bagian administrasi dapat

menginformasikan pembeli bahwa barang yang diinginkan belum tersedia dan

memerlukan tempo waktu untuk menyediakannya.

Atas kekurangan barang yang tersedia, bagian administrasi akan menghubungi

supplier untuk melakukan pemesanan barang. Walaupun beberapa pelanggan bersedia

menunggu dan menerima keterlambatan pengiriman, ada beberapa pelanggan lain yang

mempunyai kebutuhan mendesak dan tidak dapat menerima keterlambatan perusahaan

sehingga sebagian kecil pelanggan terpaksa membatalkan pesanannya.

Jika barang dan jumlah yang diinginkan pelanggan tersedia, maka bagian

administrasi membuat Surat Penawaran Harga yang didasarkan atas daftar harga barang

78

standard yang dimiliki arsip administrasi. Bagian administrasi menyerahkan Surat

Penawaran Harga (SPH) rangkap 2 kepada Direktur untuk diotorisasi.

SPH rangkap 1 dikirimkan kepada pelanggan

SPH rangkap 2 untuk arsip bagian administrasi

Dalam melakukan kesepakatan harga, tentu saja para calon pembeli melakukan

penawaran harga yang terbaik baginya. Pelanggan menghubungi perusahaan, melalui

bagian administrasi untuk melakukan penawaran harga yang telah diberikan perusahaan.

Atas penawaran harga yang diajukan pelanggan, bagian administrasi menyampaikan

laporan lisan kepada direktur untuk meminta persetujuan harga, kemudian memberitahu

pelanggan batasan harga dengan jumlah potongan harga yang disetujui direktur.

Setelah terjadi kesepakatan harga, pelanggan akan mengirimkan Surat Pemesanan

Barang atau Purchase Order kepada perusahaan yang menyatakan bahwa pelanggan

setuju untuk membeli sejumlah barang tertentu dengan harga yang telah disepakati.

Berdasarkan Purchase Order yang diterima, bagian administrasi membuat Sales Contract

antara dua pihak yang melampirkan kesepakatan harga, serta mencantumkan cara

pembayaran, dan jangka waktu pembayaran.

Setelah meminta otorisasi direktur, Sales Contract dikirimkan kepada pelanggan.

Distribusi dokumen yang dibuat sebanyak 3 rangkap ini adalah sebagai berikut:

Sales Contract rangkap 1 untuk pelanggan

Sales Contract rangkap 2 untuk bagian keuangan

Sales Contract rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi

Bagian administrasi membuat Delivery Order (DO) sebanyak 3 rangkap,

kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Berdasarkan Sales Contract dan Delivery

79

Order yang diterima, bagian keuangan mencatat pesanan pelanggan tersebut ke dalam

invoice sebanyak 3 rangkap dan menyerahkannya kepada bagian administrasi, yang akan

didistribusikan sebagai berikut:

invoice rangkap 1 untuk pelanggan (setelah melakukan pembayaran)

invoice rangkap 2 diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan pengiriman barang

invoice rangkap 3 untuk arsip bagian keuangan

Jika transaksi dilakukan secara kredit, invoice rangkap 1 akan diarsip ke dalam

arsip sementara oleh bagian keuangan. Sedangkan untuk transaksi penjualan tunai,

invoice rangkap 1 diserahkan bersamaan dengan invoice rangkap 2 dan barang pada saat

pengiriman barang.

Bagian administrasi akan menghubungi bagian perbekalan agar menyiapkan

barang dengan menyerahkan invoice rangkap 2 dan DO sebanyak 3 rangkap. Surat

Delivery Order ini merupakan pernyataan yang digunakan sebagai perintah pengeluran

barang dari gudang. Berdasarkan DO, bagian perbekalan mencatat pengeluaran barang

pada buku persediaan. Dengan demikian, barang pun telah siap untuk dikirimkan kepada

pelanggan.

Pada saat penyerahan barang, bagian perbekalan melampirkan invoice rangkap 2

(beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) dan DO 3 rangkap untuk

ditanda-tangani pelanggan. Invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika transaksi

penjualan secara tunai) dan DO rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti

bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pelanggan.

80

DO rangkap 1 untuk pelanggan

DO rangkap 2 untuk bagian keuangan

DO rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi

Setelah pengiriman barang selesai, bagian pengiriman mendistribusikan DO

rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan kepada bagian keuangan sebagai laporan

pengiriman barang. Sedangkan DO rangkap 3 dikembalikan pada bagian administrasi

untuk disimpan sebagai arsip.

Bagian keuangan mencocokkan DO rangkap 2 yang telah ditanda-tangani

pelanggan dengan Sales Contract rangkap 2 serta invoice rangkap 3 yang ada di arsip

sementara. Selanjutnya, bagian keuangan mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal

penjualan dan menambahkan piutang pelanggan apabila penjualan dilakukan secara

kredit. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan oleh bagian keuangan

berdasarkan tanggal.

3.2.2 Prosedur Retur Penjualan

Pelanggan dapat melakukan claim terhadap barang yang rusak atau kondisi lain

yang tidak sesuai dengan pesanan. Jangka waktu pengembalian berbeda-beda tergantung

kesepakatan yang tertera dalam perjanjian dengan masing-masing pelanggan. Dalam hal

ini, pelanggan harus melampirkan barang yang di-retur dengan invoice serta DO rangkap

1 yang diterima ketika pengiriman barang.

Bagian administrasi menangani keluhan pelanggan, dan menghubungi bagian

perbekalan untuk memeriksa kondisi barang. Apabila keluhan yang ada sesuai dengan

81

kebijakan retur perusahaan, maka bagian administrasi akan mencatatnya ke dalam Surat

Retur (SR) sebanyak 4 rangkap sebagai berikut:

SR rangkap 1 untuk pelanggan

SR rangkap 2 untuk bagian keuangan

SR rangkap 3 untuk bagian perbekalan

SR rangkap 4 untuk arsip bagian administrasi

Berdasarkan retur yang terjadi, bagian perbekalan menerima barang retur dan

melakukan pencatatan ke dalam buku persediaan. Sedangkan SR rangkap 2 yang diterima

bagian keuangan dicocokkan dengan invoice rangkap 3 yang diarsip sementara oleh

bagian keuangan. Surat Retur ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan dan

pengurangan piutang pelanggan.

Barang yang diretur dapat dikembalikan tanpa penukaran atau dengan penukaran

barang sejenis. Apabila atas permintaan pelanggan yang menginginkan bahwa barang

yang diretur agar ditukarkan dengan barang pengganti dengan jenis dan tipe barang yang

sama, Surat Retur rangkap 2 yang diterima bagian keuangan hanya digunakan untuk

mencatat retur tanpa mengurangi piutang pelanggan.

Kemudian bagian administrasi membuat Delivery Order–Retur (DO-Retur)

sebanyak 3 rangkap. Surat DO-Retur diserahkan kepada bagian perbekalan untuk

selanjutnya akan dilakukan pengiriman barang seperti prosedur pengiriman standar.

Berdasarkan DO-Retur ini, bagian perbekalan menyiapkan sejumlah barang yang

dibutuhkan kemudian kembali melakukan pengiriman barang kepada pelanggan dan

melampirkan DO-Retur untuk ditanda-tangani pelanggan. Setelah pengiriman barang

82

retur selesai, bagian perbekalan mendistribusikan DO-Retur yang telah ditanda-tangani

pelanggan sebagai berikut:

DO-Retur rangkap 1 untuk pelanggan

DO-Retur rangkap 2 untuk bagian keuangan

DO-Retur rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi

3.2.3 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan

Secara berkala, bagian keuangan akan memeriksa invoice untuk mengetahui

piutang pelanggan yang jatuh tempo. Pelanggan memiliki kewajiban membayar dalam

tempo 30 hari setelah barang dikirim atau tergantung perjanjian yang disepakati. Atas

piutang yang telah jatuh tempo, bagian keuangan menghubungi pelanggan dan

melakukan penagihan. Dengan adanya konfirmasi pembayaran dari pelanggan, bagian

keuangan membuat Faktur Pajak Standard (FPS) sebanyak 2 rangkap dan Kuitansi

sebanyak 2 rangkap kemudian meminta otorisasi direktur.

Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer, harus menyerahkan

bukti transfer kepada perusahaan. Sedangkan pembayaran yang dilakukan dengan cek

atau giro, maka bagian keuangan harus memastikan kepada pelanggan dan bank yang

bersangkutan bahwa cek atau giro tersebut dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo.

Ketika melakukan pembayaran, pelanggan menandatangani FPS dan Kuitansi

yang masing-masing berangkap 2. Bagian keuangan juga melampirkan invoice rangkap 1

kepada pelanggan, kemudian menyerahkannya beserta FPS rangkap 1 dan Kuitansi

rangkap 1 yang telah ditanda-tangani kepada pelanggan. Dokumen-dokumen yang

diterima pelanggan ini merupakan bukti pembayaran yang lengkap dan sudah lunas.

83

FPS rangkap 1 untuk pelanggan

FPS rangkap 2 untuk diarsip bagian keuangan

Kuitansi rangkap 1 untuk pelanggan

Kuitansi rangkap 2 untuk arsip bagian keuangan

Sedangkan untuk transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai, FPS sebanyak

2 rangkap dan Kuitansi 2 rangkap yang dibuat bagian keuangan akan didistribusikan

kepada bagian perbekalan untuk dilampirkan pada saat pengiriman barang beserta

invoice, dan DO. Bagian perbekalan menerima pembayaran dari pelanggan, kemudian

memberikan FPS rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 yang sudah dicap lunas kepada

pelanggan. Untuk FPS rangkap 2 dan Kuitansi rangkap 2 yang telah ditanda-tangani

pelanggan, dikembalikan ke bagian keuangan untuk diarsip.

Setelah menerima pembayaran, bagian keuangan mencatat penerimaan kas ke

dalam jurnal penerimaan kas dan mengurangi piutang pelanggan. FPS rangkap 2 dan

Kuitansi rangkap 2 akan diarsip permanen berdasarkan tanggal.

Pada akhir bulan, bagian keuangan akan membuat laporan penjualan dan laporan

penerimaan kas yang ditujukan kepada Direktur sebagai pelaporan bulanan dan bahan

evaluasi.

Berikut adalah flowchart dan rich picture sistem informasi akuntansi penjualan,

piutang, dan penerimaan kas yang sedang berjalan di PT. Surya Warfa Kharisma yang

dapat dilihat pada Gambar 3.2-3.7 dan pada Gambar 3.8:

84

Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan

Bagian Keuangan / Akuntansi

SC

SC

Bagian Administrasi

PO

1

1

Keterangan:

SPH = Surat Penawaran HargaPO = Purchase OrderSC = Sales ContractDO = Delivery Order

Membu-at DO

1

SC

Membu-at SC

3

2

Pelanggan

3

Dari Pelanggan

1

1

DO

SPH

2

Menerima order dari pelang-

gan

2

2

1

Pelanggan

mulai

N

Membu-at

invoice

1

PO

T

Menge-cek

persediaan

N

1

1

2

PO

SC

DO

32

1

1

2

3

2

2

1

3

1DO

1

Invoice

32

1

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

85

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Pengiriman Barang (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

86

Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

87

Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Retur Penjualan (tanpa penukaran) (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

88

Flowchart Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran)

Bagian Administrasi Bagian Perbekalan

SR

DO – R

Bagian Keuangan

DO – R (signed)

SR

Disertai dengan barang

Menerima barang

retur & DO dari

pelanggan

1

Membu-at SR

3

SR2

2

2

SR

SR

41 2

DO – R (signed)

Mengi-rim

barang

3

Mencocokkan SR dengan DO – R

1

4

1

DO

1

Menyiapkan

barang

2

mulai

2

T

DO – R

2

1

pelanggan

3

DO – R

2

3

3

Membu-at DO (Retur)

1

3

Menco-cokkan SR dan DO – R

Menca-tat

persediaan

Kartu Persedia

an

DO – R

1

21

3

1

3

4

1

Dari pelanggan

pelanggan

32

5

DO – R (signed)

1

2

T

Selesai

1

Keterangan:

DO = Delivery OrderSR = Surat ReturDO-R = Delivery Order-Retur

4

3

SR1

32

pelanggan

2

1

N

Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran) (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

89

Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Bagian Keuangan Bagian Perbekalan (gudang)Bagian Administrasi

DO (signed)

SCDO (signed)

PO

SC

PO

SC

PO

Membu-at SC

mulai

Menge-cek

persediaan

Pelanggan

Dari Pelanggan

Menerima order dari pelang-

gan

N

31

2

SPH1

21

Keterangan:

SPH = Surat Penawaran HargaPO = Purchase OrderSC = Sales ContractDO = Delivery Order

1

3

2N

3

1

Pelanggan

1

2

Membu-at DO

DO1

2

N

3

4

3

1

3

SC

Membu-at

invoice

2

1

1

T

1

2

2

23

1

1

2

1DO

21

DO

Invoice

2

2

2

1

1

3

3

1

3

invoice

invoice

N

2

1

T

2

Menco -cokkan DO dan invoice

3

Jurnal Penjual

an

3

DO (signed) 1

Selesai

Disertai dengan barang

Pelanggan

1

Pelanggan

1

DO

Mengi-rimkan barang

23

invoice

Menyiapkan

barang

2

2

2

2

4

3

1

3

Dari pelanggan

12

23

2

DO

invoice

1 DO (signed)

Invoice(signed)

2

1

2

2

1

Gambar 3.7 Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)

90

Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat

 Mengkakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih

Pengambilan keputusan yang kurang tepat

Kelancaran arus kas yang terganggu

Memungkinkan terjadinya kecurangan pencatatan akuntansi

Gambar 3.8 Rich Picture sistem berjalan

91

3.3 Permasalahan yang Dihadapi

1) Terjadinya pemberian kredit yang melampaui batas limit kredit pelanggan

mengakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih.

Pada saat ini pemberian kredit pelanggan, baik kepada pelanggan baru maupun

pelanggan tetap, belum memiliki kriteria limit kredit yang ditetapkan. Perusahaan tidak

memiliki sistem pengecekan terhadap status kredit pelanggan yang masih belum

dibayarkan. Hal ini mengakibatkan penjualan kredit kepada pelanggan yang masih

memiliki saldo piutang dan memungkinkan terjadi pemberian kredit pada pelanggan

yang melewati batas limit kredit, sehingga pembayaran atas piutang diterima

perusahaan dalam tempo yang lama dan bad debt.

Kebanyakan pelanggan masih mendapat toleransi pemberian kredit dari

perusahaan atas asas kekeluargaan kepada pelanggan yang dikenal pihak manajemen

atau pelanggan tersebut sudah lama menjalin hubungan baik dan menjadi rekanan

perusahaan. Banyaknya penjualan perusahaan yang dilakukan secara kredit terutama

kepada pelanggan-pelanggan yang masih memiliki sejumlah piutang dapat memicu

piutang bermasalah. Apabila dibiarkan terus-menerus dapat menghambat pemasukan

kas dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Rekomendasi yang diusulkan yaitu adanya proses penetapan limit kredit

pelanggan yang ditentukan oleh manajer keuangan atas kriteria yang telah ditetapkan.

Batas kredit ditetapkan berdasarkan nilai transaksi pelanggan per bulannya, ketepatan

membayar, retur penjualan, dan lama langganan. Apabila jumlah pesanan melebihi

limit kredit pelanggan, pesanan baru pelanggan tidak dapat disetujui hingga

92

pembayaran terhadap hutangnya dilakukan. Dengan proses demikian diharapkan dapat

mengurangi jumlah piutang tak tertagih.

Kebutuhan informasi yang diperlukan yaitu Laporan Analisis Umur Piutang

yang digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam menentukan besarnya limit

kredit pelanggan. Selain itu diperlukan juga data piutang pelanggan yang merinci

jumlah piutang dan pembayaran yang dilakukan.

2) Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat.

Saat ini pengendalian arus keluar masuk barang dari dan ke dalam gudang

perusahaan dirasakan kurang karena hanya berdasarkan konfirmasi perintah melalui

telepon. Bagian perbekalan juga menerima dokumen dari bagian administrasi, dimana

dokumen tersebut hanya diterima bagian perbekalan untuk kemudian diserahkan

kepada pelanggan atau kembali diserahkan ke bagian administrasi dan bagian

keuangan.

Hal ini mengakibatkan kemungkinan terjadi kesalahan barang yang keluar,

bahkan kehilangan dari gudang tidak dapat dengan cepat diketahui. Pengendalian akan

pengeluaran barang seharusnya didukung oleh dokumen sumber berupa Delivery Order

yang diarsip bagian perbekalan.

Selama ini, Delivery Order yang merupakan dokumen bukti pengeluaran barang

hanya dibuat sebanyak 3 rangkap untuk kemudian didistribusikan kepada pelanggan,

bagian keuangan, dan bagian administrasi. Perusahaan masih merasa nyaman dengan

dokumentasi secara tidak langsung dan lisan kepada bagian perbekalan.

93

Dengan adanya arsip dokumen sumber, yaitu Delivery Order pencatatan ke

dalam persediaan didasarkan atau dilampiri dengan dokumen pendukung yang jelas,

sehingga dapat mempermudah penelusuran kesalahan dan pencatatan keluar masuk

barang yang akurat.

Rekomendasi dalam mengatasi hal ini adalah dengan menambah jumlah

rangkap surat Delivery Order yang diarsip bagian perbekalan sesudah ditanda-tangani

pelanggan. Keberadaan arsip dokumen Delivery Order oleh bagian perbekalan dapat

membantu pertanggung-jawaban bagian perbekalan mengenai jumlah barang yang

keluar dari gudang serta menelusuri kesalahan pencatatan persediaan. Dengan demikian

perusahaan dapat mengurangi kemungkinan kehilangan barang dan melakukan

penelusuran dengan cepat.

3) Adanya perangkapan fungsi keuangan dan fungsi akuntansi memicu kecurangan

pencatatan akuntansi.

Saat ini, perusahaan memiliki satu kesatuan bagian keuangan/ akuntansi yang

melakukan pencatatan dan pembukuan perusahaan, pembuatan laporan kepada Direktur

serta membuat invoice dan penetapan kredit pelanggan.

Bagian keuangan juga memiliki tugas untuk mengelola penerimaan kas yang

diterima dari pelanggan serta melakukan pencatatan terhadap penerimaan kas tersebut.

Penugasan yang tidak dipisahkan seperti ini memungkinkan bagian keuangan berbuat

kecurangan dalam melakukan manipulasi terhadap catatan akuntansi.

Pemisahan tugas yang tidak dilakukan pada kedua fungsi, yaitu fungsi kas dan

fungsi akuntansi memungkinkan seseorang dalam posisi ini menutupi kekeliruan atau

94

ketidakberesan pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Bagian keuangan dengan fungsi kas

memiliki risiko untuk tidak menyetorkan kas yang sudah diterima kepada perusahaan

secara tepat waktu dan menggunakannya untuk kepentingan pribadi. Untuk itu kedua

fungsi, yaitu fungsi akuntansi dan fungsi keuangan harus dipisahkan dengan maksud

menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.

Dengan pemisahan tugas yang dilakukan, bagian keuangan hanya menerima

pembayaran dan membuat bukti pembayaran yang berupa Kuitansi, sedangkan

pencatatan penerimaan pembayaran pelanggan atau penjurnalan yang bersangkutan

dilakukan oleh fungsi akuntansi yang berbeda dari fungsi keuangan.

Rekomendasi yang diusulkan adalah memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi

keuangan serta merancang sistem prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan

yang memliki hak akses yang berbeda antara bagian keuangan dan bagaian akuntansi.

Dengan pemisahan tugas antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi ini diharapkan

risiko kecurangan dalam pencatatan akuntansi dapat dihindari.

4) Kesulitan mendapatkan informasi penagihan piutang jatuh tempo pelanggan yang

masih belum dibayarkan.

Saat ini Bagian keuangan hanya mencocokkan invoice jatuh tempo dengan

tanggal berjalan. Bila ditemukan piutang telah jatuh tempo yang belum dibayarkan

pelanggan, bagian keuangan menghubungi pelanggan via telepon untuk melakukan

penagihan terhadap pembayaran dari pelanggan. Banyaknya invoice yang harus

diperiksa satu persatu oleh bagian keuangan membuat proses penagihan ini memakan

waktu yang lama.

95

Perusahaan tentunya mengharapkan penerimaan kas yang berasal dari piutang

pelanggan berjalan lancar dan tepat waktu. Tetapi sistem yang sedang berjalan saat ini

tidak didukung dengan adanya sistem informasi terkomputerisasi yang menangani

penyediaan informasi piutang jatuh tempo. Hal ini mengakibatkan kesulitan perusahaan

dalam memperoleh informasi ketika melakukan penagihan piutang.

Untuk itu, perusahaan perlu memiliki suatu daftar piutang yang memberikan

informasi kepada bagian keuangan setiap harinya mengenai invoice-invoice jatuh tempo

yang masih belum lunas. Dengan adanya informasi ini bagian keuangan dapat lebih

mudah dalam melakukan pengecekan terhadap piutang mana yang belum dilunasi dan

melakukan penagihan kepada pelanggan serta terhindar dari kemungkinan human error

yang melewatkan invoice jatuh tempo.

Rekomendasi yang diusulkan adalah pembuatan daftar piutang yang dapat

membantu mengingatkan bagian keuangan untuk melakukan penagihan kepada

pelanggan. Dengan demikian, diharapkan penyediaan informasi piutang ini dapat

mengurangi resiko piutang tak tertagih.

5) Tidak memiliki informasi yang lengkap dan keterlambatan dalam menghasilkan

laporan atau informasi yang diperlukan pihak manajemen.

Saat ini, perusahaan belum memiliki informasi yang lengkap mengenai kegiatan

operasional yang berhubungan dengan penjualan, piutang, dan penerimaan kas.

Laporan yang ada hanya bersifat umum, seperti laporan penjualan dan laporan

penerimaan kas. Sedangkan informasi lain yang diperlukan manajemen tidak disajikan

dalam bentuk laporan berkala seperti laporan umum yang dibuat perusahaan.

96

Fungsi akuntansi perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam

menghasilkan laporan karena dalam proses pembuatannya, bagian keuangan perlu

mengumpulkan data-data dari dokumen sumber dan dokumen pendukung yang tidak

tersusun rapi dan teratur. Dengan keberadaan arsip yang demikian, dapat

memungkinkan hasil laporan yang didapatkan menjadi kurang akurat dan up-to-date.

Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut bagian keuangan memberi laporan

lisan kepada pihak manajemen, kemudian merangkumnya ke dalam laporan yang

dibuat ketika dibutuhkan dan diminta. Perusahaan secara berkala perlu membuat

laporan seperti laporan penjualan berdasarkan produk atau berdasarkan pelanggan

untuk mengetahui produk mana yang paling laku dan pelanggan mana yang paling

sering melakukan transaksi; laporan analisis umur piutang untuk menganalisis umur

piutang sehingga manajemen dapat mengambil tindakan terhadap pelanggan dengan

umur piutang yang terlalu lama; laporan retur penjualan untuk mengambil keputusan

berkaitan dengan retur penjualan; laporan piutang untuk meringkas penjualan kredit

yang terjadi; laporan piutang belum lunas untuk melengkapi laporan piutang dan

digunakan sebagai dasar dalam melakukan penagihan.

Dalam mengambil keputusan, manajer membutuhkan data yang lengkap agar

dapat menyediakan informasi dengan cepat dan tepat sehingga hasil keputusan dapat

berguna bagi peningkatan penjualan atau kinerja perusahaan. Dengan laporan yang

lengkap, maka dapat menyediakan informasi dengan cepat sehingga mendukung proses

pengambilan keputusan yang tepat.

Rekomendasi yang diusulkan yaitu dengan membuat sistem informasi akuntansi

penjualan, piutang, dan penerimaan kas yang terintegrasi sehingga laporan dan

97

informasi dapat tersedia sewaktu-waktu ketika dibutuhkan pihak manajemen. Selain itu

juga perlu membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan,

piutang, dan penerimaan kas dengan lengkap untuk membantu manajemen menetapkan

langkah dan kebijakan yang perlu diambil.

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Berikut adalah identifikasi kebutuhan informasi yang digunakan untuk membantu

menangani permasalahaan yang terjadi, dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut.

98

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi

Sasaran Masalah Solusi Kebutuhan Informasi

Memiliki pengelolaan arus kas yang lancar untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan

Sering terjadinya penjualan kredit kepada pelanggan yang masih memiliki saldo piutang mengakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih

Mengadakan proses penetapan limit kredit pelanggan yang ditentukan berdasarkan histori pemesanan dan kelancaran pelunasan piutangnya

1. Laporan Analisis Umur

Piutang 2. Laporan Piutang 3. Laporan Penjualan

Berdasarkan Pelanggan

Memiliki manajemen pengelolaan kegiatan operasional persediaan yang baik, tepat dan akurat

Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat dan sulit ditelusuri kesalahannya.

Membuat tambahan rangkap surat Delivery Order dan dokumentasi beserta Surat Retur sebagai bukti pengeluaran dan penerimaan barang yang diarsip bagian perbekalan (gudang)

1. Delivery Order 2. Surat Retur 3. Laporan Jurnal Retur

Manajemen pengendalian internal yang baik untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi

Perangkapan fungsi keuangan dan fungsi akuntansi pada perusahaan menimbulkan risiko pengendalian intern yang memungkinkan karyawannya melakukan manipulasi catatan akuntansi

Memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi keuangan dan mengadakan pembatasan akses terhadap penerimaan pembayaran dan pencatatan penerimaan kas oleh fungsi yang berbeda dengan yang melakukan kegiatan operasional

1. Invoice 2. Kuitansi 3. Jurnal Penerimaan Kas

99

Meningkatkan efektivitas dalam kegiatan pengelolaan keuangan, terutama terhadap kelancaran arus kas masuk

Kelancaran arus kas terganggu akibat kesulitan penyediaan informasi yang berkaitan dengan piutang jatuh tempo.

Menyediakan informasi daftar piutang pelanggan yang memudahkan bagian keuangan memeriksa invoice jatuh tempo dan menelusuri piutang, kemudian melakukan penagihan

1. Daftar Piutang 2. Invoice 3. Laporan Piutang

Menyajikan informasi yang lengkap dan cepat ketika dibutuhkan sewaktu-waktu untuk mendukung proses pengambilan keputusan

Pihak manajemen mengalami kesulitan mendapatkan informasi dan laporan yang lengkap secara tepat waktu sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang kurang tepat

Menyediakan sistem informasi akuntansi penjulan, piutang, penerimaan kas yang terintegrasi sehingga dapat mendukung proses pembuatan laporan dengan cepat ketika dibutuhkan

1. Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan

2. Laporan Penjualan Berdasarkan Produk

3. Laporan Piutang 4. Laporan Analisis Umur

Piutang 5. Laporan Retur 6. Laporan Penerimaan Kas