BAB 3

Analisis Sistem Pembelian Bahan Baku yang Sedang Berjalan

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Siaga Ratindotama, yang didirikan pada tanggal 12 Maret 1992 di

Jakarta dengan akte notaris no.80 di hadapan notaris Darsono., SH dan dengan

pengukuhan dari departemen kehakiman bernomor C2-7852.HT.01.01, merupakan

perusahaan manufaktur sekaligus eksportir yang bergerak di bidang furniture.

Pada awal berdirinya perusahaan ini merupakan supplier untuk bahan baku rotan

bagi perusahaan lain. Tatapi seiring dengan perkembangan dan tuntutan bisnis

yang semakin tinggi, perusahaan ini beralih menjadi perusahaan manufaktur yang

memproduksi furniture dengan menggunakan bahan baku alami seperti kayu,

rotan, enceng gondok, pelepah pisang dan sebagainya.

PT. Siaga Ratindotama saat ini berlokasi di jln. Pangeran Antasari 189 KM.

3 Desa Lurah, Plumbon – Cirebon dan memiliki no SIUP 086/10-23/PM/IV/2006.

Produk perusahaan ini meliputi produk furniture yang terdiri dari beraneka ragam

furniture. Pangsa pasar perusahaan ini sebagian besar di luar negeri dan

perusahaan ini lebih melayani pesanan atau order pelanggan dalam skala besar.

Sekarang, perusahaan ini sedang dalam usaha memperluas pabriknya agar

dapat meningkatkan kapasitas produksinya yang semula 5000 pieces per bulan

menjadi 10.000 pieces per bulan atau setara dengan 40 container per bulan.

58

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

Menjadi suatu perusahaan furniture yang terdepan dalam inovasi, berkualitas

internasional dan memperoleh kepercayaan pelanggan.

Misi Perusahaan

Bekerja keras dari waktu ke waktu untuk meningkatkan kapabilitas manajemen

dan memproduksi produk yang inovatif dan berkualitas tinggi serta memenuhi

harapan masing-masing pelanggan guna memuaskan pelanggan yang berharga

bagi kami.

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama saat ini dapat dilihat pada gambar

3.1 di bawah ini:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama

(Sumber : Direktur PT. Siaga Ratindotama, 2007)

59

3.1.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Berdasarkan struktur organisasi di atas, pembagian tugas, tanggung jawab

dan wewenang sebagai berikut:

Direktur

o Merupakan pemilik perusahaan langsung.

o Membuat keputusan manajemen dan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam

perusahaan.

o Mengawasi dan menerima laporan pertanggungjawaban dari setiap bagian.

o Menetapkan strategi dan mengelola perusahaan.

Manager Pembelian

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian.

o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian.

o Mengadakan negosiasi dengan pemasok-pemasok utama.

Staff Pembelian

o Melaksanakan pembelian persediaan setelah ada permintaan pembelian

dari bagian gudang.

o Memilih pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan bahan baku

dengan tetap memperhatikan segi kualitas dan harga bahan baku tersebut.

o Membuat Surat Pesanan Pembelian dan mengirimkannya kepada pemasok

setelah disetujui oleh manager pembelian.

60

Manager Gudang

o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.

o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku dan bahan jadi dari dan ke

dalam gudang.

o Melakukan stock opname serta membuat laporan stock opname persediaan

fisik barang di gudang.

Staff gudang

o Mengajukan permintaan pembelian.

o Menangani dan mencatat masuknya persediaan bahan baku dari pemasok

dan persediaan barang jadi dari bagian produksi ke gudang.

o Menangani dan mencatat keluarnya persediaan bahan baku ke bagian

produksi dan persediaan barang jadi yang dijual kepada pelanggan.

o Membuat dokumen penerimaan barang baik bahan baku dari pemasok

maupun barang jadi dari bagian produksi.

o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku dan barang jadi.

o Melakukan pengepakan, pengangkutan dan pengiriman.

Staff QC (Quality Control)

o Menerima bahan baku dari pemasok dan memeriksa kondisi dan

jumlahnya serta memeriksa kualitas bahan baku apakah sudah memenuhi

standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.

61

o Menerima barang jadi dari bagian produksi dan memeriksa kualitas dari

tiap barang jadi tersebut untuk memastikan apakah telah memenuhi

standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.

Manager Produksi

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi.

o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Daftar

Kebutuhan Bahan Baku yang dibuat oleh bagian perencanaan produksi.

o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staff

produksi.

Staff Produksi

o Melakukan kegiatan produksi berdasarkan Surat Rencana Produksi dari

bagian perencanaan produksi.

o Meminta bagian gudang untuk mengeluarkan bahan baku yang

dibutuhkan.

o Membuat laporan produksi.

o Mengirimkan barang jadi ke bagian gudang.

Staff Perencanaan Produksi

o Menerima pesanan pelanggan dari bagian penjualan dan

mempertimbangkan apakah memungkinkan untuk memenuhi order

tersebut sesuai keinginan pelanggan tersebut.

62

o Membuat Perencanaan Produksi berdasarkan order-order dari pelanggan.

o Membuat dan memberikan Surat Rencana Produksi kepada staff produksi

dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku kepada bagian gudang yang telah

diotorisasi terlebih dahulu oleh manager produksi.

Staff R&D (Research and Design)

o Membuat dan mengembangkan desain-desain baru yang inovatif untuk

diluncurkan sebagai produk baru perusahaan.

o Memperkaya variasi-variasi yang dapat dibuat dengan produk-produk

yang sudah ada.

o Melakukan riset atas bahan baku alternatif yang dapat digunakan.

Manager Penjualan

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian penjualan.

o Memeriksa dan mengotorisasi pengiriman pesanan.

o Memeriksa dan menandatangani faktur.

Staff Penjualan

o Melayani pelanggan yang melakukan order, baik melalui internet, telepon,

fax, maupun yang datang secara langsung ke perusahaan.

o Memproses lebih lanjut order dari pelanggan.

63

o Mengkonfirmasikan ke bagian perencanaan produksi, apakah order dari

pelanggan dapat dipenuhi sesuai dengan waktu dan permintaan khusus

lainnya yang diajukan oleh pelanggan.

o Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.

Manager Keuangan

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan finance.

o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan.

o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti

pengeluaran kas/ bank dan laporan kas/bank.

Staff Finance

o Menerima pembayaran dari pelanggan.

o Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan.

o Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan.

o Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.

Staff Akuntansi

o Menyediakan laporan keuangan bagi pemilik perusahaan.

o Melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi akuntansi perusahaan.

o Menghitung harga pokok penjualan.

64

3.1.5 Gambaran Umum Operasional Pembelian

Dalam operasional pembelian PT. Siaga Ratindotama, perusahaan tidak

menetapkan tingkat persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali

kepada pemasok. Pembelian dilakukan apabila persediaan bahan baku yang ada di

gudang tidak mencukupi permintaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian

produksi ataupun bahan baku yang dibutuhkan tersebut habis.

Beberapa bahan baku utama yang sering digunakan dalam proses produksi

perusahaan antara lain kayu mahogani, rotan, enceng gondok, pelepah pisang, dan

berbagai jenis bahan alami lainnya serta berbagai jenis bahan pembantu dan bahan

finishing untuk menyelesaikan produk perusahaan sampai tahap akhir.

Penentuan kuantitas pembelian tidak dilakukan berdasarkan EOQ (Economic

Order Quantity) melainkan berdasarkan permintaan bahan baku yang dibuat oleh

bagian gudang berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan Baku dari perencanaan

produksi.

Sebagian besar pembelian dilakukan dengan cara kredit dengan jangka waktu

pembayaran 15 sampai dengan 30 hari dan untuk masing-masing bahan baku

perusahaan telah memiliki beberapa pemasok tetap.

Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian setelah adanya permintaan dari

bagian gudang berdasarkan permintaan bahan baku oleh bagian perencanaan

produksi melalui Daftar Kebutuhan Bahan Baku dimana persediaan yang ada di

gudang tidak mencukupi atau bahkan tidak tersedia.

65

3.2 Evaluasi Sistem Berjalan

3.2.1 Prosedur Permintaan Pembelian

• Berdasarkan order dari pelanggan, bagian perencanaan produksi membuat Surat

Rencana Produksi dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku masing-masing sebanyak

2 rangkap. Rangkap pertama dari Surat Rencana Produksi diserahkan ke bagian

produksi dan rangkap pertama dari Daftar Kebutuhan Bahan Baku diserahkan

ke bagian gudang. Rangkap ke-2 dari keduanya dijadikan sebagai arsip.

• Bagian gudang menerima daftar kebutuhan bahan baku rangkap ke-2 dan

memeriksa bahan baku yang tersedia di gudang. Jika persediaan bahan baku di

gudang tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka bagian gudang membuat

surat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diteruskan

ke bagian pembelian yang dimaksudkan agar bagian pembelian melakukan

pembelian terhadap persediaan bahan baku seperti yang tercantum dalam

dokumen tersebut. Rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Jika persediaan di

gudang ternyata mencukupi, maka bagian gudang mengeluarkan bahan baku

yang diminta dan menyerahkannya ke bagian produksi.

3.2.2 Prosedur Pemesanan Pembelian

• Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian rangkap pertama dan

membuat Surat Order Pembelian sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan

kepada pemasok sebagai dokumen pembelian bahan baku, rangkap ke-2

diberikan kepada bagian gudang, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian

akuntansi dan rangkap ke-4 disimpan sebagai arsip.

66

3.2.3 Prosedur Penerimaan Persediaan

• Bagian gudang menerima kiriman persediaan yang dipesan dari pemasok

disertai dengan surat jalan dari pemasok.

• Bagian gudang membandingkan Surat Order Pembelian rangkap ke-2 yang

diterima sebelumnya dari bagian pembelian dengan surat jalan dari pemasok.

• Setelah dokumen yang dibandingkan sesuai, kemudian bagian gudang

memeriksa secara fisik kiriman barang yang diterimanya termasuk dari segi

kuantitas, berat/ timbangan dan kualitas barang yang diterima serta

kesesuaiannya dengan dokumen yang ada.

• Setelah perhitungan fisik selesai dan ternyata semuanya sesuai, bagian gudang

membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1

diberikan kepada bagian finance, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian

akuntansi, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian pembelian beserta dengan

copy surat jalan sebagai arsip, dan rangkap ke-4 sebagai arsip.

• Bagian gudang juga mencatatkan barang yang diterima ke dalam kartu gudang

dan melakukan penyimpanan.

• Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok lalu memeriksa dan

membandingkannya dengan Surat Order Pembelian rangkap ke-4 yang

dibuatnya dan telah diarsipkan sebelumnya. Apabila sesuai faktur tersebut

diteruskan ke bagian finance. Selanjutnya bagian finance akan membandingkan

harga yang tertera pada faktur dari pemasok dan LPB rangkap pertama yang

diterimanya dari bagian gudang. Apabila telah sesuai, maka bagian finance

67

akan mencatatnya dalam buku hutang. Faktur dari pemasok disimpan sebagai

arsip sampai pembayaran dilakukan. LPB juga disimpan sebagai arsip.

• Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang rangkap ke-3, bagian akuntansi

akan membandingkannya dengan Surat Order Pembelian (SOP) rangkap ke-3

yang dimilikinya. Apabila sesuai, bagian akuntansi akan menjurnalkannya

sebagai pembelian.

3.2.4 Prosedur Retur Pembelian

• Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,

maka bagian gudang akan memberitahukan bagian pembelian mengenai bahan

baku yang akan diretur.

• Kemudian bagian pembelian akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi atas

retur pembelian dan pemasok akan mengganti kembali bahan baku tersebut atau

dikurangi dengan utang pembelian untuk pembelian kredit.

• Tidak ada dokumen yang dibuat oleh perusahaan atas retur pembelian yang

dilakukan, retur pembelian diakui hanya berdasarkan dokumen tanda terima

retur yang diberikan oleh pemasok.

3.2.5 Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha

• Jika waktu pembayaran kepada pemasok sudah waktu jatuh tempo, maka

bagian finance akan menerima tagihan dari pemasok.

68

• Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data hutang perusahaan yang telah

dicatat sebelumnya, bagian finance melakukan pembayaran kepada pemasok

dengan cara transfer ataupun cek.

• Apabila pembayaran dilakukan dengan cek, cek dibuat sebanyak 3 rangkap.

Rangkap pertama (cek asli) diberikan kepada pemasok sebagai pembayaran atas

pembelian bahan baku. Rangkap ke-2 dari cek diserahkan kepada bagian

akuntansi dan rangkap ke-3 disimpan oleh bagian finance sebagai arsip.

• Apabila pembayaran dilakukan dengan cara transfer, bukti transfer disiapkan

sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok sebagai bukti

bahwa pembayaran atas pembelian bahan baku telah dilakukan. Rangkap ke-2

dari bukti transfer diserahkan kepada bagian akuntansi dan rangkap ke-3

disimpan oleh bagian finance sebagai arsip

• Jika pembayaran sudah dilakukan, bagian finance akan mengupdate buku

hutang dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi tersebut akan

diberi tanda telah dibayar.

• Setelah menerima pembayaran, pemasok akan menyerahkan tanda terima

pembayaran kepada bagian finance. Setelah memeriksa tanda terima

pembayaran tersebut, bagian finance akan menyerahkannya kepada bagian

akuntansi.

• Berdasarkan bukti pembayaran dan tanda terima pembayaran dari pemasok,

bagian akuntansi akan melakukan pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas.

• Setiap bulan bagian akuntansi membuat laporan pembelian dan bagian finance

membuat laporan saldo utang.

69

3.3 Fungsi Terkait dalam Sistem Berjalan

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Perencanaan Produksi

2. Fungsi Gudang

3. Fungsi Pembelian

4. Fungsi Akuntansi

5. Fungsi Finance

3.4 Dokumen Terkait dalam Sistem Berjalan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai

berikut:

1. Daftar Kebutuhan Bahan Baku

2. Surat Permintaan Pembelian

3. Surat Order Pembelian

4. Laporan Penerimaan Barang

3.5 Activity Diagram sistem Berjalan

Dalam Activity Diagram berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran

kerja yang terjadi pada sistem pembelian yang sedang berjalan serta fungsi-fungsi

apa saja yang terlibat di dalamnya.

70

Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Pembelian Sistem Berjalan

71

Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan baku dari Pemasok Sistem Berjalan

72

Keterangan:TTR = Tanda Terima Retur

Pembelian

Mulai

Konfirmasi atas Retur

Pembelian kepada

Pemasok

Ke Pemasok

Pemberitahuan adanya barang yang rusak atau

tidak sesuai pesanan dari bag. Gudang

Gudang

TTR

Beserta barang retur

Periksa dokumen dan barang retur

yang diterima

Dokumen dan barang retur

sesuai?

Konfirmasi ulang pada pemasok

Ke pemasok

TTRSesuai

Tidak sesuai

Finance

TTR

Ada Penyesuaian?

Selesai

TTR

N

Buku Hutang

Selesai

Ada

Tidak ada

Dari Pemasok

Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Retur Pembelian Sistem Berjalan

73

Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha Sistem Berjalan

74

Gambar 3.6 Rich Picture Sistem Berjalan

75

3.6 Rich Picture Sistem Berjalan

Rich Picture dari sistem pembelian berjalan digambarkan pada gambar 3.6

diatas.

3.7 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan

3.7.1 Analisis Permasalahan pada sistem Pembelian bahan baku berjalan

Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur

organisasi yang telah digambarkan di dalam diagram aliran dokumen, rich picture,

maupun bagan struktur organisasi, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi

di dalam sistem pembelian yang sedang berjalan saat ini, yaitu:

1. Pemisahan tugas bagian akuntansi dan bagian finance masih belum maksimal,

bagian finance masih melakukan fungsi pencatatan pada buku utang sekaligus

juga melakukan pembayaran atas utang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya

penyimpangan atas pencatatan dan pembayaran utang atas transaksi

pembelian.

2. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal dalam

melakukan pemesanan kembali sehingga dapat dimungkinkan terjadinya

kemacetan produksi yang diakibatkan pesanan pembelian terlambat dilakukan

atau pasokan bahan baku dari pemasok terhambat.

3. Tidak melakukan permintaan penawaran harga kepada pemasok sehingga tidak

dapat dipastikan bahwa harga pembelian maupun pemasok yang dipilih lebih

menguntungkan perusahaan.

76

4. Tidak tersedianya dokumen dan prosedur yang memadai untuk transaksi retur

pembelian. Sehingga menyulitkan penelusuran informasi dan perolehan bukti-

bukti retur yang memadai.

5. Bagian finance mengalami kesulitan dalam mengecek tanggal jatuh tempo

masing-masing utang, karena data utang masih ditangani secara manual.

6. Dokumen-dokumen yang terkait dengan proses pembelian mulai dari

permintaan pembelian sampai dengan pembayaran masih dibuat secara manual,

dalam arti tidak memiliki format baku dan tidak bernomor urut tercetak.

7. Kurangnya laporan yang tersedia dalam sistem pembelian yang sedang

berjalan. Hal ini akan menyulitkan pihak manajemen untuk melakukan

pengambilan keputusan dan mengecek detil dari transaksi-transaksi

perusahaan.

3.7.2 Rekomendasi Perbaikan dan Pemecahan Masalah

Rekomendasi perbaikan dan pemecahan masalah dari proses pembelian

berjalan yang telah diidentifikasikan sebelumnya adalah sebagai berikut:

1. Seharusnya semua fungsi pencatatan atas transaksi pembelian yang terjadi

termasuk pencatatan dalam buku utang dilakukan oleh bagian akuntansi.

Sedangkan bagian finance seharusnya hanya menangani tugas yang berkaitan

dengan pembayaran, termasuk pembayaran utang atas pembelian dan keluar

masuknya kas dari dan ke perusahaan. Pemisahan fungsi secara maksimal ini

berkaitan dengan prinsip segregation duties bahwa fungsi yang melakukan

77

transaksi, pencatatan, dan penyimpanan harus terpisah untuk mendapatkan

pengendalian internal yang baik.

2. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan mengenai batas persediaan

minimal untuk masing-masing bahan baku dalam melakukan pemesanan

kembali (Reorder point). Tidak perlu menunggu sampai barang habis di

gudang dan adanya permintaan bahan baku dari bagian perencanaan produksi.

Untuk itu dirancang sebuah sistem dimana apabila persediaan bahan baku yang

tersedia telah melewati batas reorder point (ROP), maka reminder akan

bekerja di dalam sistem tersebut dan kemudian setelah diakses, sistem akan

menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Dan juga

ditentukan EOQ untuk masing-masing bahan baku sehingga pembelian bahan

baku yang mencapai titik ROP dapat dilakukan dengan memperhatikan sisi

ekonomis dari tiap pemesanan pembelian yang dilakukan.

3. Seharusnya bagian pembelian meminta Surat Penawaran Harga dari pemasok

sehingga akan diperoleh harga yang lebih kompetitif dan perusahaan dapat

mencapai keuntungan maksimal. Selain itu Surat Penawaran Harga dari

pemasok juga sebagai bukti formal bahwa pemasok yang dipilih benar-benar

paling memberikan keuntungan bagi perusahaan sehingga mencegah terjadinya

kecurangan oleh bagian pembelian.

4. Merancang prosedur dan dokumen untuk transaksi retur pembelian yang

dilakukan.

5. Merancang suatu sistem yang dapat menampilkan daftar jatuh tempo masing-

masing utang setiap bulannya serta dapat menampilkan utang per pemasok.

78

6. Merancang suatu sistem sehingga semua dokumen yang dibutuhkan dapat

dibuat dalam sistem tanpa harus dikerjakan secara manual. Di mana semua

dokumen yang dibutuhkan telah memiliki format yang baku dan sistem akan

secara otomatis mengenerate nomor dokumen tersebut secara berurut dan juga

mencetak tanggal dari pembuatan dokumen itu.

7. Merancang suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan laporan-laporan dan

pengecekan detail transaksi pembelian bahan baku yang dibutuhkan oleh

manajemen untuk pengambilan keputusan dan pengawasan proses pembelian

yang lebih baik.

Untuk mengatasi sebagian besar masalah dalam proses pembelian bahan baku

yang timbul, perlu dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi pembelian bahan

baku yang dapat memudahkan proses pembelian dan pengadaan persediaan bahan

baku dengan mengacu pada reorder point dan DKBB dari bagian perencanaan

produksi, memiliki kemampuan untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan

oleh manajemen dalam pengambilan keputusan dan pengawasan, dapat membantu

dalam membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan dengan cara menginput data

ke dalam sistem tersebut sehingga tercipta pengawasan yang baik dalam sistem

pembelian perusahaan dan mengurangi terjadinya human error yang dapat

merugikan perusahaan, serta membantu dalam proses pencatatan dan pembayaran

utang guna memenuhi kewajiban perusahaan kepada pemasok secara tepat waktu.