BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab...

30
32 BAB 3 ANALIS IS PERUS AHAAN YANG S EDANG B ERJ ALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. THE UNIVENUS yang beralamat di Jalan Raya Serang Km 12 Cikupa – Tangerang merupakan perseroan terbatas yang didirikan pada tanggal 10 September 1975 dengan nama PT. THE UNIVENUS COM PANY, berdasarkan surat keputusan nomor Y.A.5 / 57 / 1 tanggal 18 M aret 1976, yang melanjutkan semua usaha dan kegiatan dari CV. The Venus yang berkedudukan di Jakarta dengan memproduksi kertas tissue untuk pertama kalinya. PT. THE UNIVENUS COMPANY merupakan perusahaan manufaktur yang bernaung di bawah APP Group (Asia Pulp Paper). Pada tahun 1998, PT. THE UNIVENUS COMPANY berubah nama menjadi PT. THE UNIVENUS. Dikarenakan pabrik PT. THE UNIVENUS yang terdapat di Serang terendam banjir pada tahun 2002, maka kegiatan manufacturing dipindahkan ke Cikupa (Jalan Raya Serang Km 12) untuk produk converting dan ke Perawang untuk produksi jumbo roll . Pada tahun 2006, PT. THE UNIVENUS membuka fasilitas manufaktur di Sidoarjo – Surabaya dan Deli Serdang – Medan. PT. THE UNIVENUS memiliki karyawan sebanyak 587 orang (per 31 Desember 2008). PT. THE UNIVENUS memproduksi berbagai jenis kertas tissue. PT. THE UNIVENUS memiliki brand sendiri seperti

Transcript of BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab...

Page 1: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

32

BAB 3

ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. THE UNIVENUS yang beralamat di Jalan Raya Serang Km

12 Cikupa – Tangerang merupakan perseroan terbatas yang didirikan

pada tanggal 10 September 1975 dengan nama PT. THE UNIVENUS

COMPANY, berdasarkan surat keputusan nomor Y.A.5 / 57 / 1 tanggal

18 Maret 1976, yang melanjutkan semua usaha dan kegiatan dari CV.

The Venus yang berkedudukan di Jakarta dengan memproduksi kertas

tissue untuk pertama kalinya. PT. THE UNIVENUS COMPANY

merupakan perusahaan manufaktur yang bernaung di bawah APP Group

(Asia Pulp Paper).

Pada tahun 1998, PT. THE UNIVENUS COMPANY berubah

nama menjadi PT. THE UNIVENUS. Dikarenakan pabrik PT. THE

UNIVENUS yang terdapat di Serang terendam banjir pada tahun 2002,

maka kegiatan manufacturing dipindahkan ke Cikupa (Jalan Raya Serang

Km 12) untuk produk converting dan ke Perawang untuk produksi jumbo

roll. Pada tahun 2006, PT. THE UNIVENUS membuka fasilitas

manufaktur di Sidoarjo – Surabaya dan Deli Serdang – Medan.

PT. THE UNIVENUS memiliki karyawan sebanyak 587 orang

(per 31 Desember 2008). PT. THE UNIVENUS memproduksi berbagai

jenis kertas tissue. PT. THE UNIVENUS memiliki brand sendiri seperti

Page 2: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

33

LIVI, NICE, TOPLY dan JOLLY, serta memproduksi atas permintaan

beberapa perusahaan pelanggan seperti: Brand PAS untuk Alfamart,

Brand HERO SAVE untuk Hero Dept. Store, Brand YOA untuk Jogja

Dept. Store, dan lain sebagainya.

Adapun beberapa jenis produk yang diproduksi oleh PT. THE

UNIVENUS adalah sebagai berikut:

Toilette Roll (dengan core)

Toilette roll dengan wet strength yang rendah didesain

sedemikian rupa yang akan langsung hancur ketika terkena cairan,

sehingga tidak berpotensi menyumbat saluran air.

Pelanggan : Alfamart, Hero, Carrefour, CMI, Jogja Dept, dan

lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Filipina (Jolly), Singapura (Apple).

Toilette Tanpa Core (Coreless)

Toilette Tanpa Core mempunyai fungsi yang sama dengan

Toilette roll, namun dibuat tidak menggunakan core untuk lebih

memaksimalkan tempat dan packaging.

Pelanggan : CMI, Makro, Ramayana, Gentro, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Filipina (Orita).

Toilette Roll Jumbo

Toilette Roll Jumbo merupakan toilette tissue yang sengaja

digulung dengan ukuran yang lebih besar untuk ditempatkan

dalam dispenser tissue khusus yang ada di toilette.

Page 3: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

34

Pelanggan : CMI, JJED, Scanpap, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Singapura, Filipina, Thailand.

Facial Softpack dan Kiloan

Tissue facial merupakan tissue yang didesain dengan

kelembutan dan daya tahan yang tinggi terhadap cairan sehingga

dapat digunakan pada bagian tubuh tanpa merusak pori-pori kulit

dan juga dapat menyeka keringat dengan baik.

Kemasan softpack dan kiloan didesain untuk dipakai

dalam kegiatan sehari-hari dan juga sebagai refill.

Pelanggan : CMI, Hero, Alfamart, Giant, Ramayana, dan lain-

lain.

Negara tujuan : Indonesia.

Facial Box

Facial Box merupakan tissue facial yang mempunyai

spesifikasi sama dengan tissue facial softpack dan kiloan, tetapi

ditampilkan dengan kemasan packaging yang lebih elegan dan

langsung dapat digunakan.

Pelanggan : Hypermart, GIA, Makro, Scanpap, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Timur Tengah, Singapura.

Handky & Pocket

Handky & Pocket merupakan produk lanjutan dari tissue

facial dalam kemasan yang lebih compact dan sederhana,

sehingga dapat dibawa dalam perjalanan tanpa harus merepotkan.

Page 4: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

35

Pelanggan : CMI, Scanpap, JJED, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Singapura, Filipina.

Napkin Tissue

Napkin Tissue merupakan tissue yang dikembangkan

dengan beberapa warna dan tampilan yang unik yang cocok

digunakan dalam acara apapun.

Pelanggan : CMI, JJED, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Filipina.

Towel Tissue (Multi Fold dan Kitchen Towel)

Towel Tissue merupakan tissue dengan daya absorbsi yang

tinggi dan kemampuan untuk tidak mudah koyak jika terkena air.

Towel tissue dikembangkan agar dapat digunakan dalam kegiatan

rumah tangga sehari-hari dan juga aman sebagai tutup dan atau

alas makanan.

Pelanggan : CMI, JJED, Universal Sovereign, dan lain-lain.

Negara tujuan : Indonesia, Singapura, Filipina.

PT. THE UNIVENUS telah bekerjasama dengan beberapa

supplier, baik di dalam maupun di luar Sinar Mas Group, antara lain:

o PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills

o PT. Lontar Papyrus Pulp & Paper Industry

o PT. Kati Kartika Murni

o PT. Prima Jaya Eratama

o PT. Sumber Exim

Page 5: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

36

o PT. Sumber Jaya Indonesia

PT. THE UNIVENUS berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001-

2000 yang dikeluarkan oleh UKAS melalui lembaga sertifikat SGS, yang

kemudian diperbaharui dengan standar terbaru ISO 9001-2008 pada bulan

Juni 2009. Sertifikat ini menunjukkan kemampuan perusahaan dalam

memenuhi standar manajemen mutu internasional. PT. THE UNIVENUS

juga telah berkomitmen untuk selalu berusaha terbaik dalam memenuhi

keinginan pelanggan.

Page 6: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

37

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber: Kasi Administrasi PT. THE UNIVENUS

Gambar 3.1 Struktur Q.M.S

QA : Quality Assurance ADM : Administration

QC : Quality Control HR : Human Resources

QMS : Quality Management System GA : General Affairs

PPIC : Production Planning & Inventory Control IT : Information Technology

MKT : Marketing Support F & A : Finance & Accounting

: Tidak termasuk ruang lingkup penerapan manajemen mutu

Page 7: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

38

3.1.3 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab dalam Perusahaan

Tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan sebagai berikut:

Mill Head

Bertanggung jawab atas operasional pabrik secara

keseluruhan.

Bertanggung jawab atas pencapaian target perusahaan.

QA Section (Quality Assurance Section)

- QMS (Quality Management System)

Mengendalikan seluruh sistem yang terdapat dalam

perusahaan.

Memastikan karyawan di bagian QA (Quality

Assurance) bekerja sesuai dengan tugas dan

tanggung jawabnya.

Melakukan survey terhadap kepuasan pelanggan

setiap 6 bulan sekali.

Memastikan perusahaan tetap dapat memenuhi

sasaran mutu sesuai dengan standar manajemen

mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen.

- QC (Quality Control)

Bertanggung jawab atas quality control perusahaan

secara technical.

Bertanggung jawab atas quality control material

dari bahan mentah yang dibeli perusahaan, proses

Page 8: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

39

produksi sampai dengan pengiriman barang jadi

atas transaksi penjualan.

Membuat design spesifikasi bahan baku setiap

produk baru.

PPIC Section (Production Planning & Inventory Control

Section)

- MKT (Marketing Support)

Men-support pemasaran atas produk dari sisi

pabrik, khususnya dalam proses delivery.

Mengkoordinasikan ketersediaan barang pada saat

ada pemesanan barang dengan bagian Product

Planning dan Production.

Mengatur logistik perusahaan, dalam arti trucking.

- Warehouse

Bertanggung jawab atas penyimpanan barang di

gudang

Bertanggung jawab atas ketersediaan barang di

gudang

Mengatur barang sejak penerimaan bahan mentah

hingga pada waktu loading atau pada saat barang

keluar dari gudang.

- Product Planning

Page 9: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

40

Melakukan perencanaan produksi seperti

pengadaan bahan baku, tanggal produksi,

pemilihan mesin termasuk kapasitas mesin.

Melakukan request atas bahan baku.

Melakukan penjadwalan terhadap produksi barang.

Converting Section

- Admin

Melakukan proses administrasi terhadap semua

kegiatan produksi, seperti pemakaian bahan baku,

efisiensi mesin, produk yang dihasilkan, dan lain

sebagainya.

- Production

Men-convert bahan baku menjadi barang jadi

sesuai dengan jadwal produksi yang dibuat oleh

bagian Product Planning dan sesuai dengan

spesifikasi produk yang telah ditetapkan.

Engineering Section

- Mechanical

Melakukan perawatan dan pencegahan terhadap

kerusakan mesin pabrik

Melakukan perbaikan pada setiap kerusakan mesin

pabrik.

Page 10: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

41

Membuat sebagian mesin dan equipment

berdasarkan kebutuhan atau inovasi untuk

mendukung operasional produksi.

- Electric Instrument

Melakukan perawatan dan pencegahan terhadap

kerusakan infrastruktur perusahaan.

Melakukan perbaikan pada setiap kerusakan

infrastruktur perusahaan.

ADM Section (Administration Section)

- HR (Human Resources)

Bertanggung jawab atas perekrutan karyawan.

Bertanggung jawab atas pemeliharaan karyawan,

seperti: penggajian dan kompensasi.

Bertanggung jawab atas develop karyawan, seperti:

mutasi, evaluasi dan training karyawan.

Memberhentikan karyawan.

- GA (General Affairs)

Bertanggung jawab atas perizinan tugas dinas

karyawan.

Bertanggung jawab atas building maintenance,

seperti: cleaning service, pengadaan air minum,

dan lain-lain.

- Safety/Security

Page 11: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

42

Bertanggung jawab atas keamanan.

Menjaga keselamatan asset perusahaan baik

karyawan maupun peralatan dan perlengkapan

perusahaan.

Mengatur jadwal security.

Purchasing Section

- Sparepart

Bertanggung jawab atas pengadaan sparepart

untuk kebutuhan operasional pabrik sesuai dengan

permintaan user.

- Packaging

Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku

sesuai dengan permintaan user.

IT Section (Information Technology Section)

Memastikan sistem komputerisasi berjalan dengan baik.

Memperbaiki dan men-support sistem perusahaan baik

hardware maupun software.

Melakukan improvement terhadap proses bisnis.

F&A Section (Finance & Accounting Section)

Bertanggung jawab atas arus kas, pembayaran, kasir,

tagihan dan pajak.

Membuat laporan keuangan perusahaan secara

keseluruhan.

Page 12: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

43

3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan misi perusahaan sangatlah penting dalam mencapai

tujuan jangka panjang perusahaan.

• Visi PT. THE UNIVENUS

Menjadi perusahaan pembuat kertas tissue berstandar

internasional, dengan mengedepankan aspek kualitas dan

mengutamakan kepentingan para pemegang saham, karyawan,

serta kepentingan masyarakat dan lingkungan sekitarnya.

• Misi PT. THE UNIVENUS

1. Meningkatkan penjualan dan market share.

2. Mengembangkan produksi dan meningkatkan efficiency

dengan menggunakan teknologi terbaru yang ramah

lingkungan.

3. Membuat produk–produk baru yang inovatif dan

dibutuhkan oleh masyarakat.

4. Meningkatkan keterampilan karyawan melalui program

training yang berkesinambungan.

5. Menyadari pentingnya lingkungan sekitar untuk

menunjang kelangsungan proses produksi.

Page 13: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

44

3.2 Gambaran Umum Bagian yang terkait dengan Sales and Distribution

3.2.1 Struktur Organisasi Bagian yang terkait dengan Sales and

Distribution

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PPIC Section

3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Bagian yang terkait dengan

Sales and Distribution

Tugas dan tanggung jawab bagian yang terkait dengan Sales and

Distribution, yaitu:

Marketing Support

Head of Marketing Support

o Bertanggung jawab atas Sales Lokal, Sales Ekspor,

dan perizinan.

o Membuat Vessel Booking Instruction (VBI)

o Melakukan booking container sesuai dengan

jadwal dan kesepakatan yang telah dibuat dengan

pelanggan.

Page 14: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

45

o Mengurus perizinan ekspor barang (Pemberitahuan

Ekspor Barang) dan mengurus ke Bea Cukai.

o Melakukan pengecekan ketersediaan stok barang.

o Membuat Delivery Note.

o Membuat laporan KPI (Key Performance Indicator)

Sales Lokal dan Sales Ekspor setiap bulan.

o Melakukan perhitungan forecast.

o Melakukan konfirmasi ke bagian Export Document

Department (EDD) atas adanya transaksi penjualan

yang baru.

o Melakukan konfirmasi ke pelanggan atas

kekurangan Letter Of Credit (LC) atau Account

Receivable yang dimiliki pelanggan.

o Melakukan konfirmasi ke bagian Warehouse atas

kelengkapan perizinan.

Staff Lokal

o Bertanggung jawab atas Sales lokal.

o Memproses Sales Order Lokal.

o Melakukan pengecekan ketersediaan stok barang.

o Membuat Delivery Note.

o Memproses ekspedisi.

Staff Ekspor

o Bertanggung jawab atas Sales Ekspor.

Page 15: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

46

o Memproses Sales Order Ekspor.

o Melakukan pengecekan ketersediaan stok barang.

o Membuat Delivery Note.

o Melakukan konfirmasi ke bagian Export Document

Department (EDD) atas adanya transaksi penjualan

yang baru.

o Melakukan konfirmasi ke pelanggan atas

kekurangan Letter Of Credit (LC) atau Account

Receivable yang dimiliki pelanggan.

Warehouse

Head of Warehouse

o Melakukan kontrol terhadap proses barang masuk

dan keluar.

o Bertanggung jawab atas kinerja kerja bagian

Warehouse.

o Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

yang ada di gudang.

o Membuat laporan KPI (Key Performance Indicator)

bagian Warehouse setiap bulan.

Raw Material

o Melakukan pengecekan terhadap jumlah bahan

baku yang telah dibeli berdasarkan surat jalan.

Page 16: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

47

o Melakukan Post Good Receipt untuk penerimaan

bahan baku.

o Melakukan Post Good Issue untuk pengeluaran

bahan baku dari gudang

• Finished Good

o Melakukan pengecekan terhadap setiap Delivery

Note (DN) yang masuk.

o Menyiapkan barang sesuai dengan Delivery Note

(DN).

o Mencetak Delivery Note (DN).

o Melakukan pengecekan barang pada saat loading.

o Melakukan Post Good Issue untuk pengeluaran

barang dari gudang.

o Melakukan Post Good Receipt untuk penerimaan

barang dari bagian Production.

• Sparepart

o Melakukan pengecekan terhadap jumlah sparepart

yang telah dibeli berdasarkan surat jalan.

o Melakukan Post Good Receipt untuk penerimaan

sparepart.

o Melakukan Post Good Issue untuk pengeluaran

sparepart dari gudang.

Page 17: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

48

3.2.3 Visi dan Misi Bagian yang terkait dengan Sales and Distribution

3.2.3.1 Marketing Support

Visi

Menjadi suatu departemen yang dapat

memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dan

mengutamakan kepuasan pelanggan dengan melakukan

improvement terus menerus dan berkesinambungan.

Misi

- Meningkatkan kualitas sales baik pada Sales Lokal

maupun pada Sales Ekspor.

- Memastikan pengiriman pesanan penjualan tepat

waktu.

- Selalu memberikan yang terbaik kepada pelanggan.

3.2.3.2 Warehouse

Visi

Menjadi suatu departemen yang memiliki

kemampuan untuk me-manage seluruh inventory baik

bahan baku, sparepart, maupun barang jadi yang terbaik

secara efektif dan efisien, baik secara fisik maupun secara

sistem pencatatannya, serta mampu

memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan.

Misi

Page 18: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

49

- Memastikan keamanan dan kualitas bahan baku,

sparepart, dan barang jadi yang disimpan.

- Melakukan penataan inventory secara efisien,

efektif, dan aman.

- Mampu melakukan pencatatan dan pengawasan

atas mutasi inventory secara akurat.

- Memberikan pelayanan permintaan barang tepat

waktu.

3.3 Proses Bisnis Sales and Distribution

3.3.1 Proses Bisnis Sales and Distribution Lokal

Pelanggan mengirimkan inquiry kepada bagian Marketing

Support. Bagian Marketing Support menanggapi dengan

mengirimkan Quotation kepada pelanggan. Apabila pelanggan

menyetujui Quotation tersebut maka proses tersebut akan

berlanjut dengan pemesanan barang yang akan dilakukan

pelanggan dengan mengirimkan Purchase Order kepada bagian

Marketing Support.

Pelanggan dapat melakukan pemesanan barang dengan

mengirimkan Purchase Order (PO) yang berisi nama barang yang

diinginkan beserta jumlah yang diinginkan melalui e-mail atau fax

kepada bagian Marketing Support dan selanjutnya pelanggan akan

mengkonfirmasikan pesanan ke Marketing Support. Berdasarkan

Page 19: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

50

Purchase Order yang telah diterima, bagian Marketing Support

akan membuat Sales Order (SO). Pada saat bagian Marketing

Support membuat Sales Order, sistem akan secara otomatis

mengecek ketersediaan barang dan limit kredit pelanggan.

Apabila barang yang diinginkan oleh pelanggan tidak tersedia,

maka sistem akan menampilkan schedule line. Tetapi apabila

barang yang diinginkan pelanggan tersedia dan kredit pelanggan

masih dalam batas limit, maka bagian Marketing Support akan

membuat Delivery Note (DN) dengan reference Sales Order. Dan

jika kredit pelanggan melewati batas limit, maka bagian

Marketing Support akan mengkonfirmasikan informasi tersebut

kepada pelanggan. 1 (satu) Sales Order bisa dibuat untuk

beberapa Delivery Note dan juga sebaliknya. Untuk 1 (satu)

Delivery Note yang terdiri dari beberapa Sales Order, harus

memiliki beberapa kesamaan yaitu pada Ship to party, Bill to

party, delivery date, incoterm, route dan shipping point. Bagian

Marketing Support akan memproses ekspedisi. Bagian Warehouse

akan membuka list dari Delivery Note yang telah dibuat oleh

bagian Marketing Support dengan kriteria Delivery Date, dan

akan menyiapkan barang sesuai dengan Delivery Note. Bagian

Warehouse akan mencetak surat jalan yang nantinya akan

disertakan pada saat pengiriman barang ke pelanggan dan

melakukan pemuatan barang ke dalam ekspedisi. Setelah barang

Page 20: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

51

di muat ke ekspedisi, bagian Warehouse akan melakukan posting

Good Issue (GI) untuk meng-update Stock Overview. Setelah Post

Good Issue, maka otomatis sistem akan mengupdate G/L Account.

Ketika akan jatuh tempo, bagian finance akan membuat invoice

berdasarkan reference Delivery Note dan menyimpan invoice

tersebut, setelah itu invoice tersebut akan dicetak dan dikirimkan

kepada pelanggan melalui kurir atau pos. Pelanggan dapat

membayar dengan melakukan transfer ke nomor rekening yang

telah ditetapkan. Setelah itu, pelanggan akan melakukan

konfirmasi dengan menyertakan bukti transfer dan nomor invoice

melalui fax. Bagian Finance akan melakukan pengecekan pada

account bank yang bersangkutan, bila transaksi pembayaran telah

masuk maka bagian finance akan menginput kode pelanggan dan

setelah itu akan di pilih invoice pelanggan yang telah dibayarkan

dan setelah itu dilakukan clear open item, yaitu pencatatan Kas

pada Account Receivable. Pada akhir bulan, bagian accounting

akan mengeluarkan report Account Receivable yang belum

dibayar beserta list jatuh tempo pelanggan.

Page 21: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

52

Gambar 3.3 Flow Chart Sales and Distribution Lokal “Menerima pemesanan barang”

Page 22: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

53

Gambar 3.4 Flow Chart Sales and Distribution Lokal “Menyiapkan barang dan Melakukan pengiriman”

Page 23: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

54

Gambar 3.5 Flow Chart Sales and Distribution Lokal “Melakukan penagihan dan Menerima pembayaran”

Page 24: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

55

3.3.2 Proses Bisnis Sales and Distribution Ekspor

Pelanggan mengirimkan inquiry kepada bagian Marketing

Support. Bagian Marketing Support menanggapi dengan

mengirimkan Quotation kepada pelanggan. Apabila pelanggan

menyetujui Quotation tersebut maka proses tersebut akan

berlanjut dengan pemesanan barang yang akan dilakukan

pelanggan dengan mengirimkan Purchase Order kepada bagian

Marketing Support.

Pelanggan dapat melakukan pemesanan barang dengan

mengirimkan Purchase Order (PO) yang berisi nama barang yang

diinginkan beserta jumlah yang diinginkan melalui e-mail atau fax

kepada bagian Marketing Support dan selanjutnya pelanggan akan

mengkonfirmasikan pesanan ke Marketing Support. Berdasarkan

Purchase Order dari pelanggan maka bagian Marketing Support

akan membuat Sales Order (SO). Selanjutnya berdasarkan Sales

Order (SO) yang telah dibuat, bagian Marketing Support akan

membuat Delivery Note (DN) yang nantinya akan dijadikan

referensi bagi bagian Export Document Department (EDD) untuk

melakukan pengecekan Letter Of Credit (LC) dan Account

Receivable yang dimiliki oleh pelanggan. Apabila setelah

pengecekan dinyatakan terdapat berbagai kekurangan maka

transaksi dinyatakan not clear dan bagian Export Document

Department (EDD) akan mengkonfirmasikan ke bagian

Page 25: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

56

Marketing Support, yang selanjutnya informasi tersebut akan

dilanjutkan ke pelanggan. Sebaliknya, jika transaksi dinyatakan

clear, maka bagian Export Document Department (EDD) akan

mengkonfirmasikan ke bagian Warehouse dan Marketing Support.

Setelah menerima konfirmasi dari bagian Export Document

Department (EDD) maka bagian Marketing Support akan

membuat Vessel Booking Instruction (VBI) dan setelah itu

melakukan booking container sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan. Selanjutnya, bagian Marketing Support akan ke Bea

Cukai untuk membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan

Persetujuan Ekspor (PE) dan menyerahkan Pemberitahuan Ekspor

Barang (PEB) kepada bagian Accounting dan bagian Export

Document Department (EDD). Setelah semua perizinan

dinyatakan terpenuhi, maka bagian Marketing Support akan

mengkonfirmasikan ke bagian Warehouse, selanjutnya bagian

Warehouse akan menyiapkan barang dan mencetak surat jalan,

kemudian melakukan stuffing (pemuatan) ke container dan bagian

Warehouse akan mendapatkan Bill of Lading yang nantinya akan

di pakai oleh bagian Finance untuk menerima pembayaran,

selanjutnya bagian Warehouse akan melakukan posting Good

Issue (GI) untuk meng-update Stock Overview. Setelah Post Good

Issue, maka otomatis sistem akan mengupdate G/L Account.

Ketika akan jatuh tempo, bagian finance akan membuat billing

Page 26: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

57

document berdasarkan reference Delivery Note dan menyimpan

invoice tersebut, setelah itu invoice (billing) tersebut akan dicetak

dan dikirimkan kepada pelanggan melalui pos. Bagian Finance

akan ke Bank dan menyerahkan Bill of Lading dan setelah itu

Bank akan mentransfer ke rekening perusahaan. Bagian finance

akan menginput kode pelanggan dan setelah itu akan di pilih

billing pelanggan yang telah dibayarkan dan setelah itu dilakukan

clear open item, yaitu pencatatan Kas pada Account Receivable.

Page 27: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

58

Gambar 3.6 Flow Chart Sales and Distribution Ekspor “Menerima Pemesanan Barang”

Page 28: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

59

Gambar 3.7 Flow Chart Sales and Distribution Ekspor “Mengurus Persyaratan Ekspor”

Page 29: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

60

Gambar 3.8 Flow Chart Sales and Distribution Ekspor “Menyiapkan barang dan Melakukan pengiriman”

Page 30: BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00815-ka bab 3.pdf · - Melakukan penataan inventory secara efisien, efektif, dan aman. - Mampu

61

Gambar 3.9 Flow Chart Sales and Distribution Ekspor “Melakukan penagihan dan Menerima pembayaran”