BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00668-KA BAB...

50

BAB 3

ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

BOC GASES INDONESIA

PT. BOC Gases Indonesia adalah bagian dari BOC (British Oxygen

Company) Group Internasional yang beroperasi di 60 negara di dunia. PT. BOC

Gases Indonesia merupakan peralihan nama dari PT. Industrial Gases Indonesia

(IGI).

PT. IGI didirikan di Jakarta pada tanggal 17 November 1971 yang

terletak di JL. Raya Bekasi KM 21 PuloGadung – Rawa Terate, Cakung, Jakarta

Timur, DKI Jakarta Raya. Dengan tujuan usaha industri di bidang gas-gas

industri dengan surat persetujuan dari presiden No. B-51/pres/4/1971. Kemudian

PT. IGI diambil alih oleh BOC Group yang berbasis di London(Inggris) dengan

memiliki saham sebanyak 98%, dan kemudian PT. IGI berubah nama menjadi

PT. BOC GASES INDONESIA pada bulan November 1996. Lalu pada bulan

September 2006 BOC Group bergabung dengan The Linde Group yang berlokasi

di Jerman, namun nama BOC tetap dipertahankan. Kemudian, PT. BOC Gases

Indonesia. Mengukuhkan kegiatan perusahaannya sebagai wajib pajak besar

dengan Nomor Pokok Wajib Pajak 01.000.616.1-052.000 pada tanggal 24 Juli

2008, dengan Klasifikasi Lapangan Usaha (KLU) 24112-Industri Kimia Dasar

Anorganik Gas Industri.

51

PT BOC Gases Indonesia ini memproduksi macam-macam gas untuk

perusahaan industri, gas-gas yang dijual berupa oksigen, nitrogen, helium,

hidrogen, karbon dioksida, dan sebagainya. Selain itu PT.BOC Gases Indonesia

juga menyediakan jasa instalasi dan pemeliharaan tabung gas (bulk) untuk

pelanggan yang sudah terikat kontrak. berperan untuk mendukung proses

industrialisasi di Indonesia, terutama industri aplikasi gas dalam berbagai bidang

aktivitas, mulai dari pengawetan makanan, minuman, metalurgi, kaca lembaran,

oxygen enrichment, sampai pada pengendalian lingkungan.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

Menjadi kelompok yang terdepan dalam teknik perencanaan dan gas

global, dikagumi oleh masyarakat dan menyediakan solusi inovatif yang

membuat perbedaan di dunia.

Misi Perusahaan

1. Menyediakan kebutuhan pelanggan dan mendapatkan kepuasan

pelanggan.

2. Memenuhi persayaratan hukum yang berlaku.

3. Membangun sasaran yang berkualitas dan meninjau kemampuan

terhadap tujuan yang sudah di implementasikan.

4. Menginvestasikan keberlanjutan tekhnik, pengiriman logistik,

pelayanan dan dukungan terhadap pelanggan.

52

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BOC Gases Indonesia

Sumber : PT. BOC Gases Indonesia

Country Head

National Sales head

CSC Mgr

Strat.Mkg.Head

AM PG&P

Distribution Mgr

Ops Mgr-

PG&P

SHEQ Manager

Head Of Fin &

Cont.Ind

Country HRM Ind.

Country IS Ind.

AM Bulk Fab & Tyre

AM East Java

Bulk & PG&P

Sales Administ

rator

Cylinder Supv

Bulk CS Officer

PG&P Mkg &

Distr.Mgr

CES Mgr

Bulk Del & Maint

Cyl Del Spv

Driver Safety

R & Eng Mgr

Pulogadung Mgr

On Site Mgr

Purch.Mgr

QA/IMSS

Planning &

Controlling

Accounting,Repor

ting & Tax Mgr

Treasury Officer

RevenueMgr

Secretary

53

3.4 Job Description

1. Country Head

Mengawasi jalannya perkembangan perusahaan, meneliti serta

menganalisa sekaligus mengambil langkah-langkah guna memajukan

perusahaan sesuai dengan perkembangan bisnis dan ekonomi.

2. Secretary

Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Melakukan pekerjaan penyelenggaraan surat menyurat.

b. Mengatur hubungan yang baik antara PT. BOC Gases dengan pihak

luar.

c. Melakukan penyajian terhadap data kantor, apabila diperlukan.

3. Head Finance & Control Ind

Mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di

perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan

tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan

keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.

Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

1. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar

perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan

bekerja sama dengan Direksi lainnya.

2. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan

mematuhi policy dan Standard Operating Procedure (SOP) keuangan

yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana

yang telah disetujui (business units oversight).

54

3. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk

keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan.

4. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan

menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi

oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan manajer lainnya.

5. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh

perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan

koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha.

4. Distribution Manager

Mengelola, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan

seluruh perencanaan dan implementasi kebijakan dan strategi distribusi dan

transportasi produk dan operasional gudang penyangga/silo di seluruh

Indonesia, untuk memastikan ketersediaan pasokan produk di pasar dalam

memenuhi kebutuhan konsumen.


a. Mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan perencanaan

dan pengembangan sistem distribusi dan transportasi secara

terintegrasi, termasuk kerjasama dengan pihak luar, untuk

memastikan terimplementasinya sistem yang efisien dan efektif dalam

menyampaikan produk ke pengguna

b. Mengelola, mengarahkan dan mengendalikan peningkatan mutu

pekerjaan dan pelayanan di unit kerjanya sesuai dengan tertib

administrasi, sistem dan prosedur perusahaan untuk memastikan

terlaksananya Sistem Manajemen Perusahaan dengan baik.

55

5. Accounting, Reporting Staff

Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal

entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan

dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.


a. membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan

AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.

b. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran

ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan

ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.

c. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban

administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.

6. Country Human Resources Manager Ind

Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem

pengelolaan SDM,

serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi

manajemen SDM di seluruh perusahaan, agar dapat menunjang dan

meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.


a. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan

berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah

ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar

diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai

dengan yang diinginkan perusahaan.

56

b. Menyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi,

kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan

tercapainya sasaran bagian SDM.

c. Menyusun sistem manajemen kinerja, serta mengkoordinasikan dan

mengontrol pelaksanaan siklus manajemen kinerja, mulai dari

perencanaan, pembimbingan, sampai dengan penilaian kinerja, untuk

memastikan tercapainya target kinerja individu, unit, maupun perusahaan.

d. Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan,

dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersedianya dukungan yang

optimal bagi kelancaran operasional perusahaan.

e. .Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan

program pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan

pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target

tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.

7. National Sales Manager

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan

untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif

dan efisien.


a. Menentukan harga jual, produk yang akan diluncurkan, jadwal

kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target

penjualan.

b. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk

memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.

57

c. menyetujui pelanggan non-kontrak.

d. mengontrak pelanggan non-kontrak untuk menjadi pelanggan tetap

(kontrak).

8. Customer Service Center

Menjadi pintu pertama bagi para pelanggan yang ingin memesan

produk, Mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan

pelayanan pelanggan untuk memastikan tercapainya kepuasan dan loyalitas

pelanggan terhadap perusahaan.


a. Mengumpulkan dan menyampaikan data serta informasi mengenai

permintaan pelanggan dan catatan keluhan pelanggan dari seluruh

cabang kepada Customer Support Head, sesuai dengan format yang

telah ditentukan, untuk menjadi masukan bagi korporat dalam

menganalisa kapabilitas semua area dalam pelayanan pelanggan.

b. Membuat dokumen Sales Order.

c. Melakukan komunikasi kepada National Sales Head tentang

pelanggan kontrak dan non-kontrak.

9. Safety Health Environment Quality (SHEQ)

Menjaga kualitas menuntut adaptasi dengan harapan pelanggan,

kualitas manajer mempekerjakan berbagai langkah-langkah untuk

menempatkan kualitas di jantung suatu organisasi.


a. meningkatkan kualitas dan prestasi kinerja di seluruh organisasi.

b. Pengaturan QA sesuai tujuan dan memastikan bahwa sasaran dicapai.

58

c. memelihara kesadaran akan konteks bisnis dan keuntungan

perusahaan, termasuk masalah anggaran kontrol.

d. memastikan tes dan prosedur yang benar dipahami, dilaksanakan dan

dievaluasi dan modifikasi produk yang diinvestigasi jika perlu.

e. mempertimbangkan aplikasi lingkungan dan standar kesehatan dan

keselamatan.

10. Purchase Manager

Melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai

dengan permintaan kebutuhan setiap departemen, agar operasional

perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.


a. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya

ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai

jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.

b. Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang

yang dibebankan kepada penerima barang.

c. Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO

(Purchase Order), untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam

pengambilan keputusan.

3.5 Uraian Sistem yang Sedang Berjalan

Proses dimulai dari Customer Service menerima pesanan dari

PO(Purchease Order) pelanggan melalui beberapa cara yaitu phone, fax, dan

email. Kemudian Customer Service mengecek ke dalam sistem untuk mengecek

59

pelanggan kontrak atau non-kontrak, apabila non-kontrak maka Customer

Service akan memberikan PO dari pelanggan ke Bagian Penjualan untuk diproses

dan di setujui, kemudian Bagian Penjualan memberikan rekomendasi kepada

Customer Service bahwa pesanan pelanggan non-kontrak telah disetujui dan

langsung dibuatkan Sales Order (SO). Setelah mengecek data pelanggan kontrak,

maka Customer Service kemudian akan membuat pesanan sesuai PO pelanggan

ke dalam sistem, apabila terdapat overlimit credit, sistem akan memberikan

warning (peringatan) bahwa pesanan tidak bisa di proses lebih lanjut, namun jika

ingin melanjutkan proses pemesanan, maka pelanggan tadi harus membayar

penuh barang yang dipesan. Apabila tidak terjadi overlimit maka proses dapat

dilanjtkan dan Customer Service akan membuat Sales Order (SO) yang

berisikan data pesanan pelanggan seperti volume gas yang dibawa, volume gas

yang diterima, volume gas yang tersisa, jenis gas, dan harga, sebanyak 3 rangkap,

rangkap 1 disimpan customer service, rangkap 2 diberikan ke bagian distribusi,

dan rangkap 3 untuk diberikan kepada bagian revenue . Setelah Sales Order (SO)

rangkap 2 di kirim ke bagian Distribusi, maka bagian pengiriman akan

menyiapkan barang sesuai pesanan dan membuat distribution schedule yang

berisikan jadwal pengiriman, jenis truk atau tanker, nama driver, dan delievery

docket yang dikeluarkan untuk mengontrol dan menjamin secure para driver

yang mengantar pesanan ke pelanggan. Kemudian barang akan di kirim oleh

driver ke pelanggan 2 hari setelah terjadi pemesanan, setelah tabung gas

pelanggan terisi, kemudian bagian distribusi atau driver mencatat gas yang

terkirim dan gas yang tersisa ke dalam Sales Order (SO) rangkap 2 yang telah di

tandatangani oleh pelanggan, kemudian Sales Order (SO) rangkap 2 yang di

60

bawa oleh driver di serahkan ke customer service untuk kemudian di entry ke

dalam sistem tentang gas yang terkirim dan gas yang tersisa. Lalu hasil Sales

Order (SO) rangkap 2 yang telah terisi tadi di kirim ke bagian revenue untuk

kemudian di rekonsiliasikan dengan Sales Order (SO) rangkap 3, dan bagian

revenue akan membuat invoice 2 rangkap untuk kemudian rangkap 2 di kirim ke

pelanggan untuk melakukan pembayaran dan rangkap 1 disimpan.

3.6 Dokumen yang digunakan

1) Sales Order, dibuat oleh bagian Customer Service yang berisikan data-

data seperti nama pelanggan, jenis gas, harga gas, volume gas yang

dibawa, volume gas yang terkirim, dan volume gas yang tersisa

2) Distribution Schedule, dikeluarkan oleh bagian distribusi yang berisikan

jadwal pengiriman, nama driver, jenis truk

3) Delivery Docket, sebagai suatu kontrol perusahaan terhadap para driver

nya, dokumen ini berisikan Logsheet Driver dan Route Card.

4) Invoice, diterbitkan oleh bagian revenue perusahaan, digunakan untuk

melakukan penagihan kepada pelanggan.

5) Purchase Order, dokumen ini dibuat oleh pelanggan untuk diserahkan ke

bagian Customer Service perusahaan ketika akan memesan barang.

61

3.7 Event Table PT. BOC Gases Indonesia

Table 3.1 : Event Table PT. BOC Gases Indonesia

EVENT

TABLE

INTERNAL AGENT

ASSUMING

RESPONSIBILITY

START

WHEN

ACTIVITIES IN THIS

EVENT

Menerima

Order

Customer Service Menerima

pesanan dari

pelanggan

Menerima PO dari

pelanggan, via telepon, fax,

dan e-mail, menyimpan data

PO, menyerahkan PO ke

bagian penjualan,.

Mengecek

pelanggan

Customer Service Setelah pesanan

datang

Mengecek database

pelanggan di dalam sistem,

menampilkan data

pelanggan.

Memproses

dan

menyetujui

pelanggan

non-kontrak

Bagian Penjualan Setelah

pelanggan non-

kontrak

membayar DP

Mengotorisasi pelanggan

baru non-kontrak menjadi

pelanggan kontrak,

menyerahkan PO ke bagian

Customer Service.

62

EVENT

TABLE

INTERNAL AGENT

ASSUMING

RESPONSIBILITY

START

WHEN

ACTIVITIES IN THIS

EVENT

Membuat

Sales Order

(SO)

Customer Service Ketika tidak

terjadi overlimit

credit

Membuat SO 3 rangkap ke

dalam softcopy,

menampilkan SO 3 rangkap,

menyimpan SO 3 rangkap,

mencetak SO 3 rangkap,

rangkap 1 untuk CS,

rangkap 2 untuk Bagian

Distribusi, rangkap 3 untuk

Bagian Revenue.

Menyiapkan

barang

Bagian Distribusi Menerima SO

rangkap 2

Menerima SO rangkap 2

dari Customer Service,

Menyiapkan barang,

memproses dokumen,

menunjuk dan memasukan

data driver, rute driver, dan

tanggal pengiriman ke

dalam sistem dan

mencetaknya.

63

EVENT

TABLE

INTERNAL AGENT

ASSUMING

RESPONSIBILITY

START

WHEN

ACTIVITIES IN THIS

EVENT

membuat

Delivery

Schedule dan

Delivery

Docket

Bagian Distribusi Setelah selesai

menyiapkan

barang

Menerima SO rangkap 2,

Memproses dokumen SO

rangkap 2, Membuat data

driver, rute driver, dan

tanggal pengiriman ke

dalam Delivery Docket.

Mengirim

barang

Bagian Distribusi Disetujuinya

Delivery

Schedule

Mengirim barang ke

pelanggan, meminta tanda

tangan pelanggan pada SO

rangkap 2.

Mencatat

jumlah

volume yang

terkirim dan

tersisa

Bagian Distribusi Setelah SO

rangkap 2

ditandatangani

pelanggan.

Mencatat jumlah gas yg

terkirim dan tersisa ke

dalam SO rangkap 2.

Membuat

Invoice

Bagian Revenue Menerima SO

rangkap 2 dari

Bagian

Distribusi

Merekonsiliasi SO rangkap

2 yang telah dicatat dan diisi

oleh driver, dan membuat

Invoice 2 rangkap.

64

EVENT

TABLE

INTERNAL AGENT

ASSUMING

RESPONSIBILITY

START

WHEN

ACTIVITIES IN THIS

EVENT

Melakukan

Penagihan

Bagian Revenue Setelah Invoice

tercetak.

Melakukan penagihan ke

pelanggan dengan mengirim

invoice rangkap 2.

Menerima

Pembayaran

Bagian revenue Setelah Invoice

ditandatangani

oleh pelanggan.

Menerima pembayaran dan

merekonsiliasikan invoice

rangkap 2 yang sudah

ditandatangani pelanggan.

65

3.8 Overview Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia

Pelanggan Customer Service Bagian Penjualan Bagian Distribusi Bagian Revenue Komputer

Memesan barang dan mengirim PO

Menerima Order

Mengecek data Pelanggan

Memproses dan Menyetujui PelangganNon-Kontrak

Membuat Sales Order

Menyiapkan Barang

Membuat Delivery Schedule dan Delivery Docket

Mengirim Barang

Mencatat Jumlah VolumeYang Terkirim dan Tersisa kedalam SO rangkap2

Membuat Invoice

Melakukan Penagihan

Menerima Pembayaran

PO Ms_Barang

Ms_PelangganTidak

Ya

Delivery_Order

Delivery_Schedule

Delivery_Docket

Invoice

Invoice1

2

12 3

SO

Delivery_Docket

Delivery_Schedule

Menerima dan mengentry SO rangkap 2kedalam sistem dari Bagian Distribusi

SO2

SO2

Merekeonsiliasikan SO rangkap 2 dengan SO rangkap 3

Tr_Sales Order

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia

66

3.9 Work flow PT. BOC Gases Indonesia

Table 3.2 Workflow PT. BOC Gases Indonesia

ACTOR ACTIVITY

Customer Service

Komputer

Customer Service

Bagian Penjualan

Customer Service

I. Menerima Order

1. Menerima PO dari pelangaan.

2. Mengecek data pelanggan.

3. Menampilkan data pelanggan.

4. Menyimpan data PO.

5. Menyerahkan PO ke Bagian Penjualan.

6. Menerima PO dari bagian Customer Service.

7. Mengotorisasi PO.

8. Menyerahkan PO yang sudah diotorisasi ke

bagian Customer Service.

9. Menerima PO yang sudah diotorisasi.

Customer Service

Komputer

Customer Service

II. Membuat Sales Order

10. Membuat SO 3 rangkap dalam bentuk softcopy.

11. Menampilkan SO 3 rangkap.

12. Menyimpan SO 3 rangkap.

13. Mencetak SO 3 rangkap dalam bentuk softcopy.

14. Menyimpan SO rangkap 1.

15. Mengirim rangkap 2 ke bagian distribusi.

16. Mengirim rangkap 3 ke bagian revenue.

67

ACTOR ACTIVITY

Bagian Distribusi

Komputer

Bagian Distribusi

III. Menyiapkan Barang

17. Menerima SO rangkap 2 dari Customer Service.

18. Menyiapkan barang yang sudah dipesan sesuai

SO rangkap 2.

19. Mengecek ketersediaan barang.

20. Menampilkan data barang.

21. Menyimpan kembali data barang.

22. Mengotorisasi SO rangkap 2.

Bagian Distribusi

Komputer

Bagian Distribusi

Komputer

Bagian Distribusi

IV. Membuat Delivery Schedule dan Delivery Docket.

23. Membuat Delivery Docket.

24. Menampilkan data Delivery Docket.

25. Menyimpan data Delivery Docket.

26. Mencetak data Delivery Docket.

27. Membuat delivery schedule.

28. Menampilkan data Delivery schedule.

29. Menyimpan data Delivery schedule.

30. Mencetak Delivery Schedule.

31. Mengotorisasi Delivery docket dan Delivery

schedule.

68

ACTOR ACTIVITY

Bagian Distribusi

Pelanggan

V. Mengirim barang

32. Menerima otorisasi Delivery docket dan Delivery

schedule.

33. Membawa SO rangkap 2 yang sudah di otorisasi

untuk pelanggan.

34. Mengirim barang ke pelanggan.

35. Mengecek barang yang terkirim.

36. Meminta tanda tangan pelanggan pada SO

rangkap 2.

37. Menandatangani SO rangkap 2 sebagai tanda

terima barang.

Bagian Distribusi

Pelanggan

VI. Mencatat jumlah volume yang terkirim dan

tersisa

38. Menerima SO rangkap 2 ditandatangani

pelanggan.

39. mengecek barang yang terkirim.

40. mengecek barang yang tersisa.

41. Mencatat jumlah gas yang terkirim dan tersisa ke

dalam SO rangkap 2.

42. Menadatangani SO rangkap 2 tentang persetujuan

atas barang yang terkirim dan tersisa.

43. Menyerahkan SO rangkap 2 ke bagian distribusi.

69

ACTOR ACTIVITY

Bagian Distribusi

Customer Service

Bagian Revenue

Komputer

VII. Membuat Invoice

44. Menerima SO rangkap 2 dari pelanggan.

45. Menyerahkan SO rangkap 2 ke Customer service.

46. Menerima SO rangkap 2 dari bagian distribusi.

47. Mengarsip SO rangkap 2 yang telah dicatat dan

diisi oleh driver dengan SO rangkap 3.

48. Membuat Invoice 2 rangkap.

49. Menampilkan invoice.

50. Menyimpan invoice.

51. Mencetak invoice 2 rangkap.

Bagian Revenue

Pelanggan

VIII. Melakukan Penagihan

52. Mendatangani invoice rangkap 2 untuk

pelanggan.

53. Melakukan penagihan ke pelanggan dengan

mengirim invoice rangkap 2.

54. Menerima invoice rangkap 2.

55. Menandatangani invoice beserta faktur pajak di

dalamnya.

Bagian Revenue

IX. Menerima Pembayaran.

56. Menerima pembayaran.

57. Menerima Invoice rangkap 2 dari pelanggan.

58. Menandatangani Invoice rangkap 2 tentang

70

Komputer

penerimaan pembayaran.

59. Merekonsiliasi Invoice ke dalam komputer beserta

kas.

60. menyimpan data invoice rangkap 2 yang telah

ditandatangani oleh pelanggan.

71

3.10 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia

3.10.1 Detail Activity Diagram Menerima Order

Bagian PenjualanCustomer Service Komputer

1.Menerima PO dari pelanggan

2.Mengecek data pelanggan

3.Menampilkan data pelanggan

4.Menyimpan data DO

5.Menyerahkan PO ke bagian penjualan

6.Menerima PO dari customer service

7.Mengotorisasi PO

8.Menyerahkan PO yang sudah diotorisasi

kepada customer service

9.Menerima PO yang sudah di otorisasi

PO

Ms_Pelanggan

Tr_DO

PO

PO{ttd}

PO{ttd}

PO{ttd}

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia

72

3.10.2 Detail Activity Diagram Membuat Sales Order

Customer Service Komputer

10.Membuat DO 3 rangkap

DO1

23

11.Menampilkan DO 3 rangkap

Tr_DO

12.Menyimpan DO 3 rangkap

Tr_DO

13.Mencetak DO 3 rangkap

DO1

23

14.Mengarsip DO rangkap 1

DO1

15.Mengirim DO rangkap 2

ke bagian distribusi

DO2

16.Mengirim DO rangkap 3

ke bagian revenue

DO3


73

3.10.3 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang

Bagian Distribusi Komputer

17.Menerima DO rangkap 2 dari customer service

18.Menyiapkan barang yang sudah dipesan

sesuai DO rangkap 2

DO2

19.Mengecek ketersedian barang

20.Menampilkan data barang

21.Menyimpan kembali data barang

22.Mengotorisasi DO rangkap 2

Ms_Barang

DO{ttd} 2

Ms_Barang

DO2


74

3.10.4 Detail Activity Diagram Membuat Delivery Schedule dan Delivery

Docket

Bagian Distribusi Komputer

23.Membuat delivery docket

24.Menampilkan data delivery docket

Tr_DeliveryDocket

25.Menyimpan data delivery docket

26.Mencetak data delivery docket

Tr_DeliveryDocket

Tr_DeliveryDocket

DeliveryDocket

DeliveryDocket

27.Membuat delivery Schedule

28.Menampilkan data delivery schedule

29.Menyimpan data delivery schedule

30.Mencetak data delivery schedule

31.Mengotorisasi delivery docket

dan delivery schedule

Tr_DeliverySchedule

Tr_Deliveryschedule

DeliverySchedule

Tr_DeliverySchedule

DeliverySchedule

DS{ttd}

DD{ttd}


75

3.10.5 Detail Activity Diagram Mengirim Barang

Bagian Distribusi Pelanggan

32.Menerima otorisasi Delivery Schedule

dan Delivery Docket

DS{ttd}

DD{ttd}

33.Membawa DO rangkap 2 yang sudah diotorisasi

untuk pelanggan

DO{ttd} 2

34.Mengirim barang ke palanggan

35.Mengecek barang yang terkirim

36.Meminta tanda tangan pelanggan pada DO rangkap 2

DO2

37.Menandatangani DO rangkap 2 sebagai

tanda terima barang

DO{ttd} 2


76

3.10.6 Detail Activity Diagram Mencatat jumlah volume yang terkirim dan

tersisa

Bagian Distribusi Pelanggan

38.Menerima DO rangkap 2 yang sudah

di tandatangani pelanggan

39.Mengecek barang yang terkirim

40.Mengecek barang yang tersisa

41.Mencatat jumlah gas yang terkirim dan tersisa

ke dalam DO rangkap 2

42.Menandatangani DO rangkap 2 tentang persetujuan

atas barang yang terkirim dan tersisa

43.Menyerahkan DO rangkap 2 ke bagian distribusi

DO{ttd} 2

DO2

DO2

DO2


77

3.10.7 Detail Activity Diagram Membuat Invoice

44.Menerima DO rangkap 2

dari pelanggan

45.Menyerahkan DO rangkap 2ke bagian Customer Service

46.Menerima DO rangkap 2 dari

Bagian Distribusi

47.Mengarsip DO rangkap2

48.Membuat Invoice 2 rangkap

49.Menampilkan Invoice

50.Menyimpan Invoice

51.Mencetak Invoice 2 rangkap

DO

DO

DO

Invoice 21

Invoice

Invoice1

2

Bagian Distribusi Customer Service Bagian Revenue Komputer

2

2

DO2

2


78

3.10.8 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan

Bagian Revenue Pelanggan

52.Mendatangani invoice rangkap 2 untuk pelannggan

53.Melakukan penagihan ke pelanggan dengan

mengirim Invoice rangkap 2

54.Menerima Invoice rangkap 2

55.Menandatangani invoice beserta faktur pajak di dalamnya

2Invoive{ttd} 1

12Invoive

{ttd}

12Invoive

{ttd}


79

3.10.9 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran

Customer Service Komputer

56.Menerima pembayaran

57.Menerima invoice rangkap 2 dari pelanggan

Invoice2

58.Menandatangani invoice rangkap 2

Invoice{ttd} 2

59.Merekonsiliasi invoice ke dalam komputer beserta kas

60.Menyimpan data invoice rangkap 2 yang telah

di tandatangani oleh pelanggan

Invoice


80

3.11 Analisis Perspective

3.11.1 Menghubungkan Tujuan Bisnis Dengan Tujuan Penggunaan

Teknologi Informasi

Evaluasi ini dilakukan berdasarkan kriteria pengukuran Customer

Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer Perspective memiliki 6

macam Business Goals yang berhubungan dengan 16 IT Goals dan

menyangkut proses-proses terkait yang meliputi 4 domain utama yaitu,

Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and

Support (DS), Monitor and Evaluate (ME). Hubungan antara tujuan

bisnis dengan tujuan pengguna teknologi menurut CoBIT adalah sebagai

berikut :

Tabel 3.3 Customer Perspective

CUSTOMER PERSPECTIVE

1. Improve Customer Orientation and Service

(Meningkatkan Orientasi dan Layanan

Pelanggan).

a. Ensure satisfaction of end users with service

offerings and service levels (Memastikan

kepuasan pengguna akhir terhadap penwaran

layanan dan level layanan).

PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas)

AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengelola Tingkat

81

2. Offer Competitive Products and Services

(Menawarkan Produk dan Layanan yang

Mampu Bersaing).

a. Create IT agility (Menciptakan kecerdasan

TI).

PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)

PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan

Layanan)

DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)

DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna)

DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan

Insiden)

DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)

DS13 Manage Operations (Mengelola Operasi)

b. Make sure that IT services are available as

required (Meyakinkan bahwa service TI

tersedia saat dibutuhkan).

DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)

DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Layanan yang Berkelanjutan)


Insiden)

DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)

82

Proses, Organisasi dan Hubungan TI)

PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)

AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan

Memelihara Infrastruktur Teknologi)

b. Improve IT’s cost-efficiency and its contribution

to business profitability (Mengembangkan

efisiensi biaya TI dan kontribusi untuk

keuntungan bisnis.).

PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)

DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)

3. Establish Service Continuity and Availability

(Meningkatkan Keberlanjutan dan

Ketersediaan Layanan).

a. Ensure mutual satisfaction of third-party

relationships (Memastikan kepuasan bersama

selama hubungan dengan pihak ketiga).


b. Reduce solution and service delivery defects and

rework (Mengurangi solusi dan kerusakan

pengiriman layanan dan pengulangan kerja).


AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

83

AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)

AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui

Solusi dan Perubahan)

DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)

c. Ensure minimum business impact in the event of

an IT service disruption or change (Memastikan

dampak minimun terhadap bisnis dalam suatu

kejadian yang menggangu atau merubah layanan

TI).

PO6 Communicate Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan

Arah dan Tujuan Manajemen)



DS12 Manage the Physical Environment (Mengelola Lingkungan Fisik)

d. Make sure that IT services are available as

required (Meyakinkan bahwa layanan TI tersedia

saat dibutuhkan).




Insiden)

DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)

84

4. Create Agility in Responding to Changing

Business Requirements (Menciptakan

Kecerdasan Untuk Merespon Dalam

Merubah Perysaratan Bisnis).

a. Respond to business requirements in

alignment with the business strategy (Respon

terhadap persyaratan bisnis dalam penyetaraan

dengan strategi bisnis).

PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)




PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)

AI1 Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis)





Layanan)


ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi

Kinerja TI)

b. Create IT agility (Tanggap Terhadap Perubahan

85

TI).




PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)



c. Deliver projects on time and on budget, meeting

quality standards (Ketepatan waktu penyerahan

proyek dan sesuai dengan anggaran dan standar

kualitas).



5. Achieve Cost Optimisation of Service Delivery

(Pencapaian Biaya yang Optimal dalam Pemberian

Layanan).

a. Acquire and maintain integrated and standardised

aplication systems (Memperoleh dan memelihara sistem

aplikasi yang terintegritas dan terstandarisasi).

PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi)

AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan Memelihara

Aplikasi Perangkat Lunak)

86

AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

b. Acquire and maintain an integrated and standardised IT

infrastructur (Memperoleh dan memelihara infrastruktur

TI yang terintegritas dan terstandarisasi)..



AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

c. Ensure mutual satisfaction of third-party relationships

(Memastikan kepuasan bersama dalam hubungan dengan

pihak ketiga).


d. Improve IT’s cost-efficiency and its contribution to

business profitability (Meningkatkan efisiensi biaya dan

kontribusi TI untuk keuntungan bisnis).



6. Obtain Reliable and Useful Information for

Strategic Decision Making (Memperoleh

Kepercayaan dan Informasi yang Berguna

Untuk Strategi dalam Membuat

Keputusan).

a. Respond to governance requirements in line

87

with board direction (Merespon governance

sejalan dengan perintah pemegang saham).

PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)





Performansi TI)

ME4 Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI)

b. Optimise the use of information

(Mengoptimalkan penggunaan informasi).


DS11 Manage Data (Mengelola Data)

c. Ensure transparency and understanding of IT

cost, benefits, strategy, policies and service

levels (Memastikan transparansi dan pemahaman

mengenai biaya, keuntungan, strategi, kebijakan

dan tingkat layanan TI).





Layanan)

88




Kinerja TI)

ME4 Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI)

d. Ensure that automated business transactions and

information exchanges can be trusted

(Memastikan otomatisasi transaksi bisnis dan

pertukaran informasi yang terpercaya).





DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)

e. Maintain the integrity of information and

processing infrastructure (Memelihara integritas

informasi dan pemrosesan infrastruktur).


DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)

BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00668-KA BAB...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00668-KA BAB...