BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2008-1-00363-SI Bab...

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE

3.1. Organisasi Perusahaan

3.1.1 Sejarah PT. Indomarco Adi Prima

Pada tahun 1951, PT. Apotek Pebapan N.V. bergerak di bidang

apotek pada mulanya. Ketika tahun 1954, namanya disingkat menjadi PT.

Maskapai Pharmasi Pebapan N.V, dimana mendistribusikan produk –

produk farmasi. Lalu pada tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer

products. Di tahun 1988 perusahaan ini menghentikan distribusi produk –

produk farmasi dan mulai fokus hanya menjadi distributor consumer

products. Kemudian pada tahun 1994, namanya menjadi PT. Indomarco

Adi Prima. Pemegang saham tunggalnya adalah PT. Indomarco Perdana.

Kemudian pada tahun 1997, kepemilikan saham sebesar 80% berada di

PT. Indofood Sukses Makmur.

Produk – produk yang didistribusikan saat ini sebagian besar

merupakan produk dari PT. Indofood Sukses Makmur. PT. Indomarco

Adi Prima menjual ke lebih dari 134.500 pelanggan, diantaranya retailer,

supermarket, mini market, dan pengusaha grosir. Staff penjualannya

tersebar di berbagai area dan memproses pesanan yang ada setiap hari,

sehingga produk – produk yang ada dapat diantarkan dalam 24 jam.

Jaringan dari PT. Indomarco Adi Prima ini atas regional, cabang , dan

stock point yang tersebar di seluruh Indonesia.

Visi PT. Indomarco Adi Prima adalah menjadi distributor yang

terpercaya, tersehat dan terbesar. Misinya adalah melayani dan

mendistribusikan produk – produk berkualitas tinggi untuk kebutuhan

sehari – hari secara rutin ke seluruh toko di Indonesia.

3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi PT. Indomarco Adi Prima terdiri dari 3 tingkatan,

yaitu : tingkat 1, tingkat 2, dan tingkat 3. Pada tingkat 1 terdapat manager

–manager inti perusahaan, yaitu : Chief Executive Officer (CEO), Chief

Finance Officer (CFO), dan Chief Operational Officer

(COO).

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indomarco Adi Prima

3.1.3. Wewenang dan Tanggung Jawab

Jabatan-jabatan yang ada pada gambar di atas memiliki tugas

masing-masing yang berbeda. Berikut adalah perincian tiap tugas yang

dimiliki setiap jabatan:

a. IT Manager

IT Manager bertujuan mengimplementasikan konsep Top

Management dan menyiapkan sistem informasi pendukungnya atau

aplikasi termasuk reporting serta untuk pencapaian operasional secara

efektif dan efisien dengan supporting IT. Tanggung jawab utama dan

wewenang pengambilan keputusan dan pengawasan IT Manager

meliputi berikut ini:

- Membuat konsep atau desain perancangan aplikasi, data dan

reporting berdasarkan konsep yang diberikan manajemen.

- Mengkoordinir team developer dalam memodifikasi, membuat

aplikasi atau inovasi baru.

- Membuat konsep pelaporan untuk Top Management akurat,

fleksibel dan tepat waktu serta maintenance-nya.

- Bertanggung jawab atas kelancaran operasional, kelengkapan

database dan reporting.

- Keputusan diri sendiri mengenai metode dan cara dalam

pembuatan aplikasi atau reporting agar sesuai permintaan user

atau manajemen.

b. Accounting Claim Manager

Accounting Claim Manager dibutuhkan agar ada personil yang

menangani secara khusus untuk dapat memonitor seluruh jenis klaim

yaitu Klaim Expense (termasuk ongkos angkut), Klaim Trade Promo,

Klaim Barang Rusak, Klaim Expedisi dan Klaim Lokal Promo secara

nasional. Tanggung jawab Accounting Claim Manager meliputi

berikut ini:

- Berusaha meminimalkan nilai outstanding claim suspense.

- Berusaha memaximalkan penagihan klaim kepada principal

agar dapat segera dibayarkan.

- Memastikan semua klaim – klaim yang diterima dari Cabang &

Logistik Jababeka sudah dikerjakan dan dibuatkan ”Surat

Klaim” nya kepada Principal.

- Memastikan semua surat ”Konfirmasi outstanding klaim” per

cycle sudah dikirim kepada principal untuk rekonsiliasi dan

diproses pembayarannya.

c. Jr. Accounting Manager

Jr. Accounting Manager diperlukan untuk mengatur dan

memastikan pelaporan keuangan yang tepat waktu dan akurat agar

dapat dipakai oleh pihak manajemen sebagai acuan untuk

pengambilan keputusan demi kemajuan perusahaan. Tanggung jawab

Jr. Accounting Manager meliputi berikut ini:

- Memberi petunjuk serta membantu cabang dalam bidang

administrasi.

- Memastikan cabang melakukan closing dan kirim data sesuai

dengan jadwal.

- Mengkoordinir team akunting dalam pembuatan Laporan

Keuangan cabang – cabang dan Head Office (HO) agar dapat

melakukan closing dengan tepat waktu.

- Menganalisa Laporan Keuangan cabang – cabang dan HO.

- Membuat Laporan Keuangan Nasional.

d. Finance Manager

Finance Manager diperlukan untuk mengontrol dan memeriksa

semua pengeluaran dan penerimaan uang. Tanggung jawab Finance

Manager meliputi berikut ini:

- Melakukan semua jenis pembayaran dengan tepat waktu dan

benar.

- Melakukan rekonsiliasi baik A/R (Account Recievables) sampai

A/P (Account Payable) maupun Sales Purchase dengan benar

dan cepat.

- Menyajikan laporan ke manajemen dengan benar dan mudah

dimengerti.

e. Junior Manager Purchasing

Junior Manager Purchasing diperlukan untuk memproses

permintaan, pengadaan barang dan jasa serta pemeliharaan Fixed

Assets. Tanggung jawab Junior Manager Purchasing meliputi

berikut:

- Pengadaan barang sampai terealisasi.

- Memonitor catatan dan pembukuan Fixed Assets.

- Mengontrol dokumen pembayaran sampai barang tersebut

diterima pemohon.

3.2. Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam kegiatan bisnisnya, PT. Indomarco Adi Prima memiliki peran sebagai

distributor berbagai produk dari Indofood. PT. Indomarco Adi Prima merupakan

distributor resmi di Jakarta yang menjual barang-barang hasil produksi dari PT.

Indofood. Untuk memesan barang dari supplier, yaitu PT. Indofood, pihak PT.

Indomarco Adi Prima akan memproses transaksi pembelian tersebut dalam

beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut antara lain ialah pihak perusahaan akan

mencatat informasi mengenai pemesanan barang kepada supplier termasuk jenis,

dan jumlahnya. Kemudian pihak Purchasing akan membuat Purchase Order (PO)

untuk dikirimkan ke supplier. Setelah barang pesanan datang, maka pihak

Purchasing akan mencatat barang yang datang kedalam database pengadaan

barang, dan untuk selanjutnya barang dimasukkan ke dalam gudang.

Pada proses penjualan barang kepada Stock Point dilakukan oleh Salesman

dalam beberapa tahap. Proses pertama yaitu melakukan pencatatan terhadap data

pelanggan, dan kemudian dilanjutkan pada proses pencatatan jenis barang serta

jumlah dari pesanan pelanggan. Dan proses terakhir yaitu mengatur jadwal

pengiriman kepada pelanggan, dan menghitung tagihan yang harus di bayar oleh

pelanggan. Dan untuk selanjutnya salesman akan mengirimkan memo tentang

segala yang telah dicatat tersebut ke pihak Finance.

Kemudian pihak Finance akan mencatat segala transaksi kedalam database

transaksi, yang selanjutnya akan mencetak Faktur Penjualan sebanyak 3 rangkap :

arsip finance, purchasing, dan customer.

Lalu pihak Purchasing akan mengecek kedalam database stok apakah barang

yang diminta ada atau tidak. Kalo barang yang dimaksudkan tidak ada, maka

purchasing akan memesan barang kepada pihak supplier dengan langkah –

langkah seperti yang sudah disebutkan diatas. Selanjutnya setelah barang yang

dimaksudkan ready, maka pihak purchasing akan meminta gudang untuk

mengirimkan barang kepada customer, beserta dengan faktur penjualan.

PT. Indomarco Adi Prima memiliki gudang untuk penyimpanan barangnya.

Kantor Pusat berperan sebagai pengatur keluar masuknya barang-barang di

gudang. Apabila terjadi proses penjualan barang maka pihak gudang akan

mengatur dan mencatat keluarnya barang, beserta dengan mengeluarkan Delivery

Order rangkap 3 : arsip gudang, purchasing, dan customer.

Setelah barang diterima oleh customer, maka customer tersebut akan

mencatat pemasukan barang ke dalam database stock point.

Gambar 3.2 Prosedur Sistem Penjualan dan Persediaan

Salesman Customer Finance Purchasing Gudang Supplier

Penawaran barang Verifikasi kebutuhan

Membuat surat permintaan barang

PO

Y

T

PO

Membuat memo transaksi penjualan

Memo transaksi

Memo Treansaksi

Pencatatan data transaksi

Database Transaksi

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

DO

DO

Database Stok

Membuat PO

Barang Ready???

T

Y

Minta Gudang Kirim Barang

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

Membuat DO

PO

PO

PO

Membuat DO

DO + Faktur Penjualan +

Barang

DO

DO + Barang

Pencatatan Pengadaan

Barang

Mengirimkan barang beserta dengan DO +

Faktur Penjualan

Mengirimkan barang beserta

dengan DO

Pencatatan Pengeluaran

Barang

Pencatatan data permintaan barang

Gambar 3.3 Prosedur Claim Penjualan

Customer Finance Purchasing Gudang

Melakukan Claim barang

Surat Claim

Database Transaksi

DO

DO

Database Stok

Minta Gudang Kirim Barang

Surat CLaim

Surat Claim

Membuat DO

Mengirimkan barang beserta

dengan DO

Surat Claim + Barang

Pencockan data transaksi

Y

Minta Purchase Kirim Barang

T

Melakukan konfirmasi Claim

gagal

Konfirmasi Claim

Konfirmasi Claim

Surat Claim

Barang + DO

Pencatatan pengeluaran

barang

3.3. Analisis Sistem yang Berjalan

3.3.1. Subjek Data

Subjek data merupakan semua data – data yang dapat menjadi

sumber atau masukan data yang dibutuhkan dalam suatu sistem

berdasarkan fungsi – fungsi tertentu.

Berdasarkan survei yang dilakukan, subjek-subjek data yang ada di

PT. Indomarco Adi Prima yaitu :

No Subjek Data Keterangan

1 Produk Berisi informasi mengenai detil produk yang akan

didistribusikan.

2 Persediaan produk Berisi informasi mengenai persedian produk yang

terdapat di gudang.

3 Penjualan Berisi informasi mengenai transaksi penjualan

yang dilakukan perusahaan sebagai bentuk

pendistribusian produk.

4. Retur Penjualan Berisi informasi mengenai transaksi yang di klaim

oleh customer.

5. Salesman Berisi informasi mengenai pihak - pihak yang

mencari customer (stock point) dan mengurus

penjualan ke customer (stock point).

6. Stock point Berisi informasi mengenai detil dari toko – toko

yang menjual produk.

. 7. Customer Berisi informasi mengenai detil dari pihak – pihak

yang memiliki toko.

Tabel 3.1 Subjek Data PT. Indomarco Adi Prima

3.3.2. Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis merupakan kegiatan utama yang ada di perusahaan

yang harus dilakukan agar perusahaan dapat bertahan dan semakin

berkembang. Berdasarkan survei yang telah dilakukan, fungsi – fungsi

bisnis yang ada di PT. Indomarco Adi Prima yaitu :

No Fungsi Bisnis Keterangan

1. Pengawasan jalannya

distribusi produk di

perusahaan

Mengawasi jalannya distribusi produk yang ada di

perusahaan.

2. Pembelian produk ke

produsen

Membeli produk – produk ke pabrik indofood,

untuk kemudian dijual ke stock point.

3. Penjualan produk ke

stock point

Menjual produk – produk ke stock point.

4. Penerimaan retur produk

yang di klaim

Menerima dan mendata pengembalian produk –

produk yang bermasalah.

5. Pencatatan transaksi

perusahaan

Mencatat seluruh transaksi yang dilakukan oleh

perusahaan.

6. Pengecekan kesesuaian

stock dengan database

Memeriksa kesesuaian stock atau persediaan

dengan database.

7. Pembuatan laporan dari

database yang

diperlukan untuk

pengambilan keputusan

Membuat laporan dari database yang diperlukan

untuk pengambilan database.

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis PT. Indomarco Adi Prima

3.3.3. Analisis Matriks

3.3.3.1. Matriks Unit Organisasi Vs Subyek Data

Analisa matrik antara Unit Organisasi dengan Subyek Data

bertujuan untuk menganalisa hubungan antara unit-unit organisasi

yang terlibat secara langsung dalam proses penjualan dan persediaan

barang yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan subyek data

yang digunakan, dapat dilihat pada matriks berikut :

SUBYEK DATA UNIT ORGANISASI

Bar

ang

Sup

plie

r S

tock

Poi

nt

Gud

ang

Sal

esm

an

Bagian Penjualan x - x x x

Bagian Pembelian x x - x -

Bagian Retur x x - x -

Bagian Pengiriman x - x x -

Bagian Piutang - - x - x

Bagian Hutang - x - -

Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data

3.3.3.2. Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi

Analisa matrik antara Unit Organisasi dengan Fungsi Bisnis

bertujuan untuk menganalisa hubungan antara unit-unit organisasi

yang terlibat secara langsung fungsi bisnis yang ada di PT Indomarco

Adi Prima dengan fungsi bisnis yang digunakan, dapat dilihat pada

matriks berikut :

FUNGSI BISNIS

UNIT ORGANISASI

Pen

gaw

awan

Dis

trib

usi

Pem

buat

an S

trat

egi D

istr

ibus

i

Pem

belia

n B

aran

g

Penj

uala

n B

aran

g

Pene

rim

aan

Ret

ur

Pena

war

an B

aran

g

Penc

atat

an T

rans

aksi

Pem

erik

saan

Sto

k B

aran

g

Pem

buat

an In

voic

e

Peng

elua

ran

Bar

ang

Mut

asi B

aran

g G

udan

g

Bagian Penjualan - - - - - EW

EW

- - - -

Bagian Pembelian EW

EW

- I - - - - - - - Bagian Retur I - EW

- - - - - - - -

Bagian Pengiriman - - - EW

- I - EW

- - -

Bagian Piutang - - - - - - - - - EW

EW

Bagian Hutang - - - - - I - - EW

- -

Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis

Keterangan dari Tabel 3.4 sebagai berikut :

E : Technical expertise

Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis

W : Actual execution of the work

Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi

bisnis yang berkaitan.

3.2.3.3 Matriks Fungsi Bisnis Vs Eksekutif

Untuk mengetahui hubungan antara eksekutif yang ada di PT

Indomarco Adi Prima, meliputi pihak pimpinan dan para manajernya

dengan fungsi bisnis yang dilakukan, dapat dilihat pada matriks berikut :

FUNGSI BISNIS EKSEKUTIF

Pem

esan

an B

aran

g Pe

mbu

atan

Sur

at P

O

Bar

ang

Pene

rim

aan

Bar

ang

Peng

urus

an R

etur

Pe

mbe

lian

Pem

buat

an N

ota

Pena

war

an B

aran

g Pe

mbu

atan

Sur

at D

O

Bar

ang

Peng

elua

ran

Bar

ang

Peng

urus

an R

etur

Pem

buat

an In

voic

e

Pem

erik

saan

Sto

k

Mut

asi B

aran

g

CEO A - - - A

A - - - A

A

A

Manajer Commercial

- - - - -

RA

E

R - I - - -

Manajer Audit I - R

R - I - R

R -

RA

E

RA

E

Manajer Keuangan I - - -

RA

E I - - -

RA

E - -

Manajer IT - - - - - - - - - - - -

Tabel 3.5 Matriks Eksekutif vs Fungsi Bisnis


R : Direct management responsibility

Unit organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan yang

dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

A : Executive or Policy making authority

Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan

kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

I : Involved in the function

Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab

dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.

E : Technical expertise

Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis

3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data

Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang ada di PT

Indomarco Adi Prima dengan penggunaan subyek data yang tersedia,

dapat dilihat pada matriks berikut :

SUBYEK DATA FUNGSI BISNIS B

aran

g

Sup

plie

r

Sto

k Po

int

Gud

ang

Sale

sman

Pemesanan Barang CRUD

CRUD

Pembuatan Surat PO Barang R R - - R

Penerimaan Barang R R - R R

Pengurusan Retur Pembelian R R - R -

Pembuatan Nota Pembayaran R R - - -

Penawaran Barang R -

CRUD

- -

Pembuatan Surat DO Barang R - R - -

Pengeluaran Barang R - R R -

Pengurusan Retur Penjualan R - R R -

Pembuatan Invoice R - R - -

Pemeriksaan Stok Barang R - - R -

Mutasi Barang Gudang R - -

CRUD

-

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data


C : Create, Menciptakan subyek data untuk melaksanakan fungsi bisnis

R : Read, Pembacaan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis

U : Update, Perubahan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis

D : Delete, Penghapusan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis

3.3.3.5 Matriks Fungsi Bisnis Vs Aplikasi

Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang ada di PT

Indomarco Adi Prima dengan pemanfaatan aplikasi yang tersedia, dapat

dilihat pada matriks berikut :

APLIKASI FUNGSI BISNIS

Sis

tem

Info

rmas

i Pem

belia

n

Sis

tem

Info

rmas

i Pen

jual

an

Sis

tem

Info

rmas

i Inv

ento

ry

Mic

roso

ft O

ffic

e

Pemesanan Barang x - - x

Pembuatan Surat PO Barang x - - -

Penerimaan Barang x - - -

Pengurusan Retur Pembelian x - - -

Pembuatan Nota Pembayaran x - - -

Penawaran Barang - x - x

Pembuatan Surat DO Barang - x - -

Pengeluaran Barang - x - -

Pengurusan Retur Penjualan - x - -

Pembuatan Invoice - x - -

Pemeriksaan Stok Barang - - x -

Mutasi Barang Gudang - - x -

Tabel 3.7 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

3.3.3.6 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

Untuk mengetahui hubungan antara subyek data yang ada di PT

Indomarco Adi Prima dengan pemanfaatan aplikasi yang tersedia, dapat

dilihat pada matriks berikut :

SUBYEK DATA APLIKASI

Bar

ang

Sup

plie

r S

tok

Poin

t G

udan

g Sa

lesm

an

Sistem Informasi Penjualan x - x x -

Sistem Informasi Pembelian x x - x x

Sistem Informasi Inventory x - - x -

Microsoft Office x x x x x

Tabel 3.8 Subyek Data vs Aplikasi

3.4. Analisis Database

Database yang berjalan pada PT. Indomarco Adi Prima mencatat setiap

transaksi penjualan meliputi produk, stock point, salesman, dan jumlah produk.

3.4.1. ERD

Entity Relationship Diagram akan menunjukkan hubungan yang

ada antara tabel – tabel yang ada pada idmo. Berikut di bawah ini adalah

gambar ERD yang berhubungan dengan penjualan di PT.Indomarco Adi

Prima.

Gambar 3.4 ERD Database Sistem Penjualan

3.4.2. Database pada sistem yang Berjalan

Database yang ada pada PT. Indomarco Adi Prima memiliki

banyak tabel. Berikut ini merupakan tabel – tabel yang diberikan yang

berhubungan dengan fungsi penjualan pada PT. Indomarco Adi Prima.

Keterangan tabel sumber database :

• Field : Field-field yang ada pada sebuah tabel.

• Tipe data : Tipe data yang digunakan pada sebuah tabel.

• Panjang Field : Jumlah maksimum digit yang dapat diinput pada

suatu field.

• Nulls : Status null diperbolehkan atau tidak.

• T : Tidak.

• Y : Ya.

1. Tabel Master Produk

Nama database : idmo

Nama Tabel : PROD

Primary key : PRCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi produk yang ada pada PT. Indomarco Adi Prima

Field Tipe data Panjang Field

Nulls Keterangan

PRCODE char 10 T Kode produk SINGKATAN varchar 30 Y Singkatan dari produk PRDESC varchar 30 Y Nama produk UOSF float 8 Y Jumlah satuan dalam tiap karton UDESC varchar 30 Y Penjelasan mengenai produk UOM float 8 Y Ukuran volume bruto produk dalam 1 kemasan UOMM float 8 Y Satuan volume untuk masing – masing ukuran volume produk UOC varchar 30 Y Ukuran volume netto produk dalam 1 kemasan UOCC varchar 30 Y Satuan volume netto untuk masing – masing ukuran volume produk PRINC varchar 30 Y Ukuran yang tercetak pada kemasan NDL varchar 3 Y Ukuran panjang, lebar, tinggi untuk masing – masing karton. BRDCODE char 10 Y Kode brand dari produk UPRICE money 8 Y Harga jual satuan produk UCOST money 8 Y Harga beli satuan produk INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.9 Meta Data Tabel PROD

2. Tabel Master Customer


Nama Tabel : CUST

Primary key : CCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi pelanggan yang menjadi pemilik stock point


Nulls Keterangan

CCODE char 10 T Kode customer RECID varchar 1 Y Kode record CNAME varchar 30 Y Nama customer NOTELP varchar 20 Y No telp customer CADDR1 varchar 30 Y Alamat customer

1 CADDR2 varchar 30 Y Alamat customer

2 CAREA varchar 1 Y Kode area CNO float 8 Y No yang bisa

dihubungi CNPWP varchar 20 Y No NPWP CPKPP varchar 1 Y No PKPP CCRLMT float 8 Y Batas besarnya

utang CDEBT float 8 Y Besarnya utang

terakhir CDEBTS float 8 Y Akumulasi utang

yang belum lunas TGL_AW smalldatetime 4 Y Tanggal jatuh

tempo CKB varchar 1 Y No KB CTPSN varchar 30 Y No TPSN NOHP varchar 15 Y No HP customer TGLLHR smalldatetime 4 Y Tanggal lahir

customer EMAIL varchar 40 Y Email customer LTOKO float 8 Y Lokasi toko SOWNNDL float 8 Y Atas nama sendiri SALLNDL float 8 Y Atas nama merger JTYPE varchar 1 Y Kode status utang INFO1 float 8 Y Informasi

tambahan 1 INFO2 varchar 30 Y Informasi

tambahan 2 INSDATE datetime 8 Y Tanggal

memasukkan data

Tabel 3.10 Meta Data Tabel CUST

3. Tabel Master Salesman


Nama Tabel : SLSMAST

Primary key : SLSCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi salesman


Nulls Keterangan

SLSCODE char 10 T Kode salesman SLSNAME varchar 50 Y Nama salesman SLSRANK char 10 Y Ranking salesman SLSDIV char 20 Y Divisi dari salesman SLSADDR text 16 Y Alamat dari salesman SLSTELP varchar 50 Y No telepon salesman INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.11 Meta Data Tabel SLSMAST

4. Tabel Master Stock Point


Nama Tabel : SPMAST

Primary key : SPID

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi stock point


Nulls Keterangan

SPID char 10 T Kode stock point COMP char 10 Y Kode cabang CCODE char 10 Y Kode customer NAME varchar 50 Y Nama stock point START smalldatetime 4 Y Tanggal mulai

berdiri POS char 6 Y Kode pos SPADDR1 varchar 100 Y Alamat stock point

1 SPADDR2 varchar 50 Y Alamat stock point

2 INSDATE datetime 8 Y Tanggal

memasukkan data

Tabel 3.12 Meta Data Tabel SPMAST

5. Tabel Kodepos


Nama Tabel : KODEPOS

Primary key : POS

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi kode pos


Nulls Keterangan

POS char 6 T Kode pos PROPINSI varchar 100 Y Nama propinsi KABUPATEN varchar 100 Y Nama kabupaten KEC varchar 100 Y Nama kecamatan KEL varchar 100 Y Nama kelurahan INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.13 Meta Data Tabel KODEPOS

6. Tabel Cabang


Nama Tabel : BRANCH

Primary key : COMP

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi cabang


Nulls Keterangan

COMP char 10 T Kode cabang NNCCAB varchar 100 Y Nama cabang START datetime 8 Y Tanggal cabang mulai

berdiri CADDR1 text 16 Y Alamat cabang 1 CADDR2 text 16 Y Alamat cabang 2 INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.14 Meta Data Tabel BRANCH

7. Tabel Merk


Nama Tabel : BRAND

Primary key : BRDCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi merk-merk yang ada.


Nulls Keterangan

BRDCODE char 10 T Kode merk BRDDESC varchar 100 Y Nama merk CATCODE char 10 Y Kode kategori INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

3.15 Meta Data Tabel BRAND

8. Tabel Kategori


Nama Tabel : CATEGORY

Primary key : CATCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi kategori produk yang ada.


Nulls Keterangan

CATCODE char 10 T Kode kategori CATDESC varchar 50 Y Nama kategori GRPCODE char 10 Y Kode grup INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.16 Meta Data Tabel CATEGORY

9. Tabel Master Claim Penjualan


Nama Tabel : MSTRAN

Primary key : PRCODE,SLSCODE,SPID

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi transaksi claim penjualan tadinya.

Field Tipe data Panjang Field Nulls Keterangan PRCODE char 10 T Kode produk SLSCODE char 10 Y Kode salesman SPID char 10 Y Kode stock point RECID varchar 1 Y Kode record SIKLUS float 8 Y Frekuensi claim yang sama STATCODE char 2 Y Kode alasan claim DOCNO float 3 Y No dokumen claim QTY float 8 Y Jml barang yang diretur dalam satuan karton FRAC float 8 Y Jml barang yang diretur dalam satuan buah AMT float 20 Y Keterangan kondisi saat produk diterima gudang UNIT float 8 Y Jumlah produk saat transaksi [DATE] float 6 Y Tanggal transaksi REFNO float 4 Y No pelaporan kasus yang sama REMARK varchar 20 Y Yang perlu diperbaiki BATCH float 8 Y Kode barang dari pabrik TRANSFER varchar 6 Y No. rekening untuk menerima pembarayan claim WEEK varchar 4 Y Pencatatan minggu claim minggu ke berapa

TANGGAL smalldatetime 4 Y Tanggal pelaporan untuk claim. INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.17 Meta Data Tabel MSTRAN

10. Tabel Grup Produk


Nama Tabel : PRODGRP

Primary key : GRPCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi grup dari produk yang ada.


Nulls Keterangan

GRPCODE char 10 T Kode produk GRPDESC varchar 16 Y Kode supplier INSDATE datetime 8 Y Alamat supplier

Tabel 3.18 Meta Data Tabel PRODGRP

11. Tabel Gudang


Nama Tabel : WRMAST

Primary key : WRID

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi dari tempat penyimpanan.


Nulls Keterangan

WRID char 10 T Kode gudang WRNAME varchar 50 Y Nama gudang WRADDR1 text 16 Y Alamat gudang 1 WRADDR2 text 16 Y Alamat gudang 1 POS char 6 Y Kode pos TELP varchar 20 Y No telp gudang START datetime 8 Y Mulai gudang

berproduksi INSDATE datetime 8 Y Tanggal

memasukkan data

Tabel 3.19 Meta Data Tabel WRMAST

12. Tabel Stock


Nama Tabel : STCK

Primary key : WRID,PRCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi persediaan


Nulls Keterangan

WRID char 10 T Kode gudang PRCODE char 10 Y Kode produk SIKLUS float 8 Y Frekuensi peng-

update data pada database

RECID varchar 1 Y Kode record OBQTY float 8 Y Jumlah satuan pro-

duk yang tersedia di gudang

TOBQTY float 8 Y Jumlah satuan produk yang masuk ke dalam gudang

OHQTY float 8 Y Jumlah produk yang keluar dari gudang

UPDATE smalldatetime 4 Y Tanggal meng-update jumlah

persediaan yang ada COUNT float 8 Y Jumlah yang

dihitung pertama kali dari gudang

COUNT1 float 2 Y Jumlah yang dihitung kedua kali dari gudang

HARI float 8 Y Jadwal hari sinkronisasi data

SRQTY float 8 Y Jumlah produk yang cacat

ISSUE float 8 Y Masalah yang sering muncul akan

INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.20 Meta Data Tabel STCK

13. Tabel Status


Nama Tabel : STAT

Primary key : STATCODE

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi status dari transaksi.


Nulls Keterangan

STATCODE char 2 T Kode status STATDESC text 16 Y Penjelasan kode status INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.21 Meta Data Tabel STAT

14. Tabel Transaksi Penjualan


Nama Tabel : MINTRAN

Primary key : PRCODE,SLSCODE,SPID

Keterangan : Tabel ini berisi mengenai informasi transaksi penjualan produk – produk.


Nulls Keterangan

PRCODE char 10 T Kode produk SLSCODE char 10 Y Kode salesman SPID char 10 Y Nama stock point RECID varchar 1 Y Kode record SIKLUS float 8 Y siklus STATCODE char 2 Y Kode untuk alasan claim DOCTP varchar 3 Y Kode dokumen untuk mengeluarkan hadiah

STYPE float 8 Y Kode status pembayaran DPA varchar 1 Y Pembayaran anggunan PYTERM float 8 Y Jangka waktu pelunasan dari jatuh tempo QTY float 8 Y Banyak barang yg di klaim dalam satuan karton FRAC float 8 Y Banyak barang yang di klaim dalam satuan buah. TANGGAL smalldatetime 4 Y Tanggal terjadinya transaksi penjualan BATCH float 8 Y Kode produksi suatu barang DISCPA float 8 Y Diskon DISCPB float 8 Y Diskon DISCPC float 8 Y Diskon DISCPAA float 8 Y Diskon DISCPAB float 8 Y Diskon DISCPAC float 8 Y Diskon DUEDT float 8 Y Tanggal penyerahan REFNO float 8 Y No referensi DUEDAY float 8 Y Hari pengiriman produk TAXNO float 8 Y Kode pajak INSDATE datetime 8 Y Tanggal memasukkan data

Tabel 3.22 Meta Data Tabel MINTRAN

3.5. Teknologi Informasi pada PT. Indomarco Adi Prima

Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT Indomarco Adi Prima telah

menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang digunakan

tersebut antara lain:

3.5.1. Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan PT Indomarco Adi Prima adalah

sebagai berikut:

1. Lima buah PC (Personal Computer) dengan spesifikasi ZEON Dual

Processor 2,4 GHz, Memory 2 Gb, berfungsi sebagai Server.

2. 250 buah PC (Personal Computer) dengan spesifikasi processor Intel

Pentium IV 2,4 GHz, Memory 512 Mb, berfungsi sebagai operasional.

3. Switch

4. Jaringan LAN

5. Printer, Scanner, Photo Copy

6. Fax Machine

3.5.2. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu dalam pelaksanaan

kegiatan operasional pada PT Indomarco Adi Prima adalah sebagai berikut:

1. Microsoft Visual Basic 6.0. Program ini merupakan program yang

digunakan tidak hanya untuk pengecekan stok barang tetapi juga

digunakan untuk membantu pencatatan kegiatan pembelian barang

dan kegiatan penjualan serta pelaporannya.

2. Microsoft Visual Studio .net 2003 dan Framework 1.1

3. Microsoft SQL Server 2000 digunakan sebagai sistem database

operasionalnya.

4. Microsoft Windows XP Proffesional untuk sistem operasi di kantor

Head Office

5. Microsoft Windows Server 2000 untuk sistem operasi di server

3.6. Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan manager pada bagian

IT di PT. Indomarco Adi Prima , diperoleh informasi sebagai berikut :

1. Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah penjualan di

tiap stock point berdasarkan salesman dan jenis produk yang ada

pada suatu cabang dalam kurun waktu bulan, triwulan, dan tahun.

2. Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah barang yang

dikembalikan berdasarkan alasan pengembalian, sales yang menjual

produk tersebut, dan sumber stock point-nya dalam kurun waktu

bulan, triwulan, dan tahun.

3. Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah persediaan di

gudang untuk setiap produk dalam kurun waktu bulan, triwulan, dan

tahun.

3.7. Identifikasi dan Pemecahan Masalah

Permasalahan yang ada :

1. Kesulitan dalam meringkas data menjadi laporan dalam waktu yang singkat

untuk pihak eksekutif dikarenakan data pada database terlalu detail dan

pembuatan laporan yang berjalan saat ini menggunakan query SQL yang

dilakukan secara manual sesuai dengan permintaan dari pihak eksekutif.

2. Data – data yang tersimpan lama di database atau yang sudah menjadi historical

data, sulit untuk diolah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif.

3. Laporan yang ada saat ini hanya dapat dilihat dari view single dimensi, sehingga

analisis berdasarkan laporan yang ada kurang mendalam.

Pemecahan masalah yang diberikan adalah

1. Untuk membuat ringkasan menjadi laporan dalam waktu yang singkat adalah

dengan membuat sistem data warehouse dimana laporan – laporan yang

diperlukan untuk masing – masing divisi maupun tingkat eksekutif dapat

segera dihasilkan. Data yang ada pada data warehouse di-extract dari

database melalui DTS sehingga datanya lebih spesifik atau hanya data yang

diperlukan saja dan tidak terdapat kekeliruan input data yang mungkin

karena human error.

2. Dengan adanya data warehouse, data – data historical yang disimpan lebih

mudah untuk diolah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk

mengambil keputusan oleh pihak eksekutif.

3. Dengan aplikasi yang didasari konsep data warehouse, laporan – laporan

yang dihasilkan dapat dilihat dari multi-dimensi. Sehingga pihak eksekutif

dapat melakukan analisis yang lebih mendalam untuk membuat keputusan.

BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2008-1-00363-SI Bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2008-1-00363-SI Bab...