BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Sejarah Organisasithesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2006-2-01158-IF-bab...

50

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Sejarah Organisasi

PT. Indagro didirikan pada tahun 1974 dan ditetapkan pada tahun 1976

sebagai perusahaan yang mandiri di Indonesia yang memproduksi pestisida. PT.

Indagro mempunyai visi menjadi “Perusahaan Pestisida Indonesia yang Berkelas

“ dengan berpegang pada tiga buah prinsip, yaitu :

• Kualitas yang lebih baik dan harga yang lebih baik

• Kontribusi produk – produk sendiri untuk perlindungan tumbuhan dari hama

• Kesadaran menjaga lingkungan

Pemegang saham PT Indagro adalah 100 % orang Indonesia. Pabrik ini

memiliki kapasitas produksi sebagai berikut :

• Pestisida Cair : 2200KL

• Pestisida Bubuk : 1800MT

• Pestisida dengan bahan aktif : 100KL

Produksi Komersial :

• 1977 = formulasi pertisida

• 1984 = bahan aktif

PT. Indagro memasarkan produknya hanya ke daerah di Indonesia

dengan mempekerjakan sekitar 250 orang pegawai.

3.2 Struktur Organisasi, Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

51

3.2.1 Struktur Organisasi

Dalam Perusahaan, struktur organisasi menyediakan suatu lingkungan

yang memungkinkan informasi mengalir (Boockholdt, 1999, p23). Tanpa adanya

arus informasi, suatu perusahaan akan kesulitan dalam mengkoordinasi setiap

bagian atau komponen perusahaan sehingga tujuan perusahaan akan sulit

tercapai.

Sejalan dengan itu, setiap perusahaan memerlukan suatu struktur

organisasi yang menggambarkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang

jelas, tumpang tindih dapat dihindari dan spesialisasi yang meningkatkan

efisiensi dapat ditingkatkan.

PT. Indagro menggunakan struktur organisasi garis, dimana kekuasaan

dimulai ari pucuk pimpinan perusahaan dan kemudian mengalir secara hierarkis

kepada direktur, manajer, dan kemudian kepada para staf. Ciri utama dari

struktur organisasi garis ini adalah bahwa setiap pegawai hanya mempunyai 1

atasan langsung. Adapun struktur organisasi PT. Indagro dapat digambarkan

sebagai berikut :

52

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indagro

Presiden Direktur

Direktur Keuangan

Direktur Operasional

Manajer Akuntansi Manajer Keuangan Manajer Penjualan Manajer Pabrik

Divisi Piutang Dagang

Divisi Harga Pokok Produksi

Divisi Pembelian Lokal dan

Impor

Divisi Permasalahan

Umum

Kasir

Divisi Pengembangan

Produk

Divisi Pengembangan

Pasar

Divisi Registrasi

Divisi Pengiriman

Administrasi Pabrik

Divisi Kepegawaian

Divisi Pemeliharaan

Divisi Formulasi

Divisi Gudang

Divisi Pengendalian

Kualitas

53

3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan bagan struktur organisasi di atas, maka uraian tugas dan

tanggung jawab masing-masing bagian pada PT. Indagro adalah sebagai berikut :

1. Presiden Direktur (president director) :

- Menentukan tujuan perusahaan serta kebijakan dan strategi yang

membantu terwujudnya tujuan tersebut.

- Mengarahkan direktur agar usahanya sesuai dengan tujuan

perusahaan.

2. Direktur Keuangan (finance director) :

- Melakukan pengawasan dalam arti luas atas sumber daya yang

diperoleh dan digunakan sehingga sumber daya tersebut digunakan

secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

- Melakukan perencanaan keuangan perusahaan dalam arti luas

berdasarkan kebijakan yang ditetapkan Presiden Direktur.

- Merumuskan serta mengawasi jalannya kebijakan bidang keuangan

yang ditetapkan perusahaan.

- Melakukan analisa atas laporan keuangan berdasarkan bukti-bukti

yang ada serta membuat saran perbaikan yang perlu diambil.

3. Direktur Operasional (operational director)

- Melakukan pengawasan dalam arti luas atas kegiatan operasional

perusahaan yang dilakukan oleh bawahan.

4. Manajer Keuangan (finance manager)

- Bertanggung jawab dalam melakukan penyimpanan dokumen-

dokumen ataupun bukti-bukti transaksi perusahaan.

54

5. Divisi Pembelian Lokal dan Impor (purchasing import / local division)

- Mencari, melakukan, serta mengawasi transaksi pembelian bahan-

bahan baku bagi kegiatan produksi perusahaan, baik yang dilakukan

secara local ataupun impor.

6. Divisi Permasalahan Umum (general affairs division)

- Bertanggung jawab atas keseluruhan masalah-masalah umum yang

tidak memiliki bagian yang secara khusus menanganinnya.

7. Kasir (cashier)

- Melakukan pembayaran upah serta tunjangan tunai lain dari

karyawan.

8. Manager Akuntansi (accounting manager)

- Bertanggung jawab atas sistem akuntansi perusahaan

- Melakukan pengawasan atas seluruh harta kekayaan perusahaan,

pendapatan, serta biaya.

- Menyusun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen

perusahaan dalam pengambilan keputusan.

- Mempersiapkan laporan keuangan perusahaan secara berkala.

9. Divisi Piutang (receivable division)

- Melakukan pencatatan piutang.

- Membuat dokumen penerimaan, pembayaran pelanggan.

10. Divisi Harga Pokok Penjualan (cost of goods sold division)

- Melakukan perhitungan atas biaya-biaya produksi.

11. Manajer Penjualan (sales manager)

55

- Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan perusahaan,

baik administrasi penjualan maupun pendistribusian produk.

- Melakukan perencanaan penjualan produk

- Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan.

- Membuat laporan persediaan serta penjualan secara berkala.

12. Divisi Pengembangan Produk (product development division)

- Bekerja sama dengan divisi pengembangan pasar dalam melakukan

analisi atas perkembangan dan potensi pasar.

- Melakukan pengembangan produk atas analisa yang telah

dilakukan.

13. Divisi Pengembangan Pasar (market development division)

- Melakukan analisis atas perkembangan serta kondisi pasar.

14. Divisi Registrasi (registration division)

- Melakukan pendaftaran atas produk-produk perusahaan.

15. Divisi Pengiriman (shipping division)

- Melakukan pengiriman dokumen-dokumen ataupun barang-barang

dalam jumlah tertentu kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

16. Manajer Pabrik (plant manager)

- Bertanggung jawab atas kegiatan produksi pada pabrik perusahaan,

baik kuantitas maupun kualitas serta memenuhi standar mutu yang

telah digariskan.

17. Administrasi Pabrik

- Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi yang terjadi pada

pabrik perusahaan.

56

18. Divisi Kepegawaian (personnel division)

- Mengatur kebutuhan pekerja serta administrasi kepegawaian bagi

pabrik perusahaan.

19. Divisi Pemeliharaan (maintenance division)

- Melakukan pemeliharaan secara berkala atas mesin-mesin

perusahaan serta aset-aset lainnya.

20. Divisi Formulasi (formulation division)

- Melakukan formulasi produk-produk baru atas rekomendasi dari

divisi pengembangan produk.

21. Divisi Gudang (warehouse division)

- Bertanggung jawab atas persediaan barang-barang yang disimpan di

gudang, baik bahan baku, barang dalam proses, maupun barang

jadi.

- Melakukan pengawasan atas transaksi masuk dan keluarnya barang

dari gudang.

- Memberikan laporan secara berkala atas jumlah persediaan yang

tersimpan di gudang.

22. Divisi Pengendalian Kualitas (quality control division)

- Melakukan pemeriksaan serta pengendalian kualitas atas proses

produksi.

3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1 Kebijakan dan Tata Laksana Sistem yang sedang Berjalan

1. Kebijakan dan Tata Laksana Sistem Penjualan

57

PT.Indagro melakukan hampir seluruh penjualannya secara kredit.

Dalam arti, pembayaran tidak dilakukan langsung, melainkan diberikan

waktu jatuh tempo, biasanya sekitar 1 bulan. Pelanggan PT. Indagro adalah

para dealer yag akan menjual kembali barang yang dibelinya kepada pemakai

akhir (pengusajan perkebunan atau petani) dan pemesanan dari pelanggan ini

umumnya dilakukan melalui faksimile atau telepon ke kantor PT. Indagro.

Perusahaan menggunakan Divisi Pengirimannya untuk mengirimkan

dokumen-dokumen antara kantor (Jakarta) dengan pabrik perusahaan

(Bogor). Perusahaan telah menggunakan komputer sebatas sebagai alat bantu

dalam memperlancar kegiatan klerikal operasionalnya. Perusahaan belum

mempunyai basis data ataupun perangkat lunak yang mampu

mengintegrasikan sebagian atau keseluruhan kegiatan operasional

perusahaan.

2. Kebijakan dan Tata Laksana Sistem Retur Penjualan

PT. Indagro memiliki kebijakan retur penjualan yang cukup fleksibel,

di mana pelanggan dapat mengambalikan barang yang dibelinya maksimum

1 bulan dari tanggal faktur.

3.3.2 Proses Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen

Dalam menjelaskan prosedur sistem penjualan dibuat aturan-aturan

penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pemahaman. Aturan-aturan itu

adalah :

- Dokumen atau formulir fisik akan dituliskan dengan menggunakan huruf

kapital. Contoh : PURCHASE ORDER, FAKTUR TAGIHAN, dan

lainnya.

58

- Warna dari dokumen fisik akan dituliskan di dalam kurung siku. Contoh :

DELIVERY ORDER lembar I [putih], FAKTUR TAGIHAN lembar I

[putih], dan lainnya.

- Pemakaian singkatan akan digunakan dimana memungkinkan.

3.3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan

Berikut ini adalah prosedur sistem penjualan pada PT. INDAGRO :

Divisi Penjualan

1. Menerima PURCHASE ORDER (PO) dari pelanggan yang

mengidentifikasikan jenis dan kuantitas dari barang yang dipesan.

2. Membuat SURAT PENGELUARAN BARANG (SPB) sesuai dengan PO

yang diminta pelanggan. SPB tersebut terdiri dari 8 rangkap, dengan

perincian sebagai berikut :

a. 4 lembar SPB yang mencantumkan harga barang untuk kantor pusat :

- SPB rangkap I [putih] digunakan Divisi Penjualan untuk

menentukan Pengirim.

Catatan : Pengirim ini adalah Divisi Pengiriman (pihak internal), jika

jarak pengiriman tidak terlalu jauh atau Ekspedisi (pihak Eksternal),

jika jarak pengiriman cukup jauh.

- SPB rangkap II [biru] digunakan oleh Divisi Penjualan sebagai

dasar dalam mengaktualisasikan Buku Persediaan dan sesudahnya

akan diarsip berdasarkan nomor.

- SPB rangkap III [merah] diserahkan ke Divisi Permasalahan

Umum

- SPB rangkap IV [kuning] diserahkan ke Divisi Piutang.

59

b. 4 lembar SPB yang tidak mencantumkan harga barang untuk pabrik :

- SPB rangkap V [putih] diserahkan ke manajer pabrik (kepala

pabrik).

- SPB rangkap VI [hijau] diserahkan ke kepala gudang.

- SPB rangkap VII [merah] diserahkan ke bagian gudang untuk

mengeluarkan barang pesanan.

- SPB rangkap VIII [ kuning] dikembalikan ke divisi penjualan

untuk dilampirkan pada FAKTUR (arsip).

3. Mengarsip sementara SPB rangkap I [putih] berdasarkan nomor.

4. Mengarsip PO berdasarkan tanggal.

5. Setelah SPB diterima oleh bagian pabrik, makan bagian pabrik

mengeluarkan SURAT JALAN (SJ) dan menyiapkan barang-barang sesuai

SPB. SJ tersebut terdiri dari 5 rangkap, dengan perincian sebagai berikut :

- Rangkap I [putih] diserahkan ke bagian pengiriman (ekspedisi), yang

nantinya akan digunakan sebagai bukti untuk penagihan biaya

pengiriman.

- Rangkap II [hijau] diserahkan ke bagian ekspedisi , yang nantinya akan

diserahkan kepada konsumen.

- Rangkap III [putih kopi] dikembalikan ke divisi penjualan untuk

pembuatan FAKTUR TAGIHAN.

- Rangkap IV [merah] diserahkan ke bagian pabrik (arsip).

- Rangkap V [kuning] diserahkan ke bagian gudang (arsip).

6. Mengarsip SPB rangkap I [putih] berdasarkan nomor.

60

7. Setelah barang pesanan diterima konsumen dan sesuai dengan pemesanan,

maka konsumen akan menandatangani SJ rangkap I [putih], yang nantinya

akan digunakan untuk pemrosesan penagihan ongkos pengiriman barang.

8. Kemudian divisi penjualan akan membuat FAKTUR TAGIHAN sesuai

dengan SJ rangkap III [putih kopi]

9. Mengirimkan FAKTUR TAGIHAN, SJ rangkap III [putih kopi] dan SPB

rangkap VIII [kuning] ke Divisi Permasalahan Umum.

10. Menerima kembali FAKTUR TAGIHAN, SJ rangkap III [putih kopi] dan

SPB rangkap VIII [kuning] dari Divisi Permasalahan Umum.

11. FAKTUR terdiri dari 3 rangkap, dengan perincian sebagai berikut :

- Rangkap I [putih] diserahkan ke konsumen setelah dilakukan proses

pembayaran (lunas).

- Rangkap II [merah] dikirimkan ke konsumen sebagai pemberitahuan

bahwa barang telah dikirimkan dan mengingatkan tanggal jatuh tempo

hutang mereka.

- Rangkap III [kuning] diserahkan ke divisi penjualan (arsip).

12. FAKTUR PAJAK (FPJK) terdiri dari 3 rangkap, dengan perincian sebagai

berikut :

- Rangkap I [putih] diserahkan ke konsumen setelah dilakukan proses

pembayaran (lunas).

- Rangkap II [hijau] diserahkan ke bagian keuangan (arsip).

- Rangkap III [biru] dikirimkan ke konsumen sebagai pemberitahuan

bahwa barang telah dikirimkan dan mengingatkan tanggal jatuh tempo

hutang mereka.

61

13. Memasukkan informasi yang terdapat pada FAKTUR TAGIHAN ke dalam

Buku Faktur.

14. Membuat LAPORAN PENJUALAN berdasarkan Buku Faktur setiap bulan

dan memberikannya kepada Manajer Akuntansi.

15. Memberikan SJ rangkap III [putih kopi], SPB rangkap VIII [kuning],

FAKTUR rangkap I [putih], FAKTUR rangkap II [hijau], FPJK rangkap I

[putih], dan FPJK rangkap III [kuning] kepada Divisi Piutang.

16. Setiap hari, Divisi Penjualan menerima pemberitahuan akan produksi

harian dari Divisi Gudang melalui telepon.

17. Sementara setiap awal bulan, Divisi Penjualan akan menerima Laporan

Persediaan Barang Jadi dari Divisi Gudang sebagai sarana pemeriksaan

silang antara Buku Persediaan yang dilaksanakan oleh Divisi Penjualan

dengan Divisi Gudang.

Divisi Permasalahan Umum

1. Menerima SPB rangkap III [merah] dari Divisi Penjualan.

2. Mengarsip sementara SPB rangkap III [merah] berdasarkan nomor.

3. Menerima FAKTUR TAGIHAN, SJ rangkap III [abu-abu] serta SPB

rangkap VIII [kuning] dari Divisi Penjualan.

4. Membandingkan seluruh dokumen yang diterima dengan SPB rangkap III

[merah] sebelumnya.

5. Mengarsip SPB rangkap III [merah] berdasarkan nomor.

6. Mengirimkan seluruh FAKTUR TAGIHAN, SJ rangkap III [putih kopi]

serta SPB rangkap VIII [kuning] ke Divisi Penjualan.

62

Divisi Piutang

1. Menerima SPB rangkap IV [merah] dari Divisi Penjualan dan

menyimpannya berdasarkan nomor.

2. Menerima SJ rangkap III [putih kopi], SPB rangkap VIII [kuning],

FAKTUR rangkap I [putih], FAKTUR rangkap II [hijau], FPJK rangkap I

[putih], dan FPJK rangkap III [kuning] dari Divisi Penjualan.

3. Melakukan pencatatan ke dalam Buku Piutang berdasarkan dokumen-

dokumen yang diterima.

4. Memfaksimili FAKTUR rangkap I [putih] ke konsumen.

5. Mengarsip sementara SJ rangkap III [putih kopi], SPB rangkap VIII

[kuning], FAKTUR rangkap I [putih], FAKTUR rangkap II [hijau], FPJK

rangkap I [putih], dan FPJK rangkap III [kuning] berdasarkan nomor.

Divisi Pengiriman

1. Menerima barang dari Divisi Gudang apabila pengiriman dilakukan melalui

pihak internal.

2. Apabila Divisi Pengiriman yang mengirimkan barang kepada konsumen,

maka Divisi pengiriman akan menerima SJ rangkap I [putih] dan SJ

rangkap II [hijau] dari Administrasi Pabrik.

3. Mengantarkan barang kepada konsumen.

4. Meminta tanda tangan dari Penerima / Konsumen pada SJ.

5. Memberikan SJ rangkap II [hijau] kepada konsumen.

6. Memberikan SJ rangkap I [putih] kepada Divisi Penjualan.

63

Manajer Pabrik

1. Menerima 4 rangkap SPB yang tidak mencantumkan harga (akan disebut

sebagai SPB lembar V – VIII) dari Divisi Penjualan.

2. Mengotorisasi keempat lembar SPB tersebut sehingga barang dapat

dikeluarkan dari gudang.

3. Mendistribusikan keempat rangkap SPB tersebut sebagai berikut :

a. SPB rangkap V [biru], rangkap VI [hijau], rangkap VIII [kuning] akan

diberikan kepada Administrasi Pabrik.

b. SPB rangkap VII [merah] akan diberikan kepada Divisi Gudang.

4. Menerima kembali SPB rangkap V [biru], rangkap VI [hijau], rangkap VIII

[kuning] beserta dengan kelima rangkap SJ dari Administrasi Pabrik.

5. Menandatangani SJ.

6. Mengirimkan kelima rangkap SJ beserta dengan SPB rangkap VI [hijau]

dan rangkap VIII [kuning] ke Administrasi Pabrik.

7. Mengarsip SPB rangkap V [biru] berdasarkan nomor.

Administrasi Pabrik

1. Menerima SPB rangkap V [biru], rangkap VI [hijau], dan rangkap VIII

[kuning] dari Manajer Pabrik.

2. Menanyakan ketersediaan barang pada Divisi Gudang.

3. Membuat 5 lembar SJ berdasarkan SPB yang diterima.

4. Mengirimkan kembali kelima SJ tersebut ke Manajer Pabrik, beserta

dengan SPB rangkap V [biru], rangkap VI [hijau], dan rangkap VIII

[kuning].

64

5. Menerima kelima lembar SJ, SPB rangkap VI [hijau] dan rangkap VIII

[kuning] dari Manajer Pabrik.

6. Meminta tanda tangan Pengirim pada SJ.

7. Menyerahkan SJ rangkap I [putih] dan rangkap II [hijau] kepada Pengirim.

8. Mengirimkan SJ rangkap V [kuning] ke Divisi Gudang.

9. Memberikan SJ rangkap III [putih kopi] dan SPB rangkap VIII [kuning]

kepada Divisi Pengiriman untuk dikirimkan ke Divisi Penjualan.

10. Mengarsip SJ rangkap IV [merah] dan SPB rangkap VI [hijau] berdasarkan

nomor.

Divisi Gudang

1. Menerima SPB rangkap VII [merah] dari Manajer Pabrik dimana SPB

tersebut menjadi dasar dalam pengeluaran barang.

2. Mempersiapkan dan menyerahkan barang kepada Pengirim.

3. Menerima SJ rangkap V [kuning] dari Administrasi Pabrik.

4. Mengaktualisasikan Kartu Gudang.

5. Mengarsip SPB rangkap VII [merah] dan SJ rangkap V [kuning]

berdasarkan nomor.

Manajer Akuntansi

1. Menerima LAPORAN PENJUALAN dari Divisi Penjualan secara periodik.

2. Menjurnal transaksi yang terjadi selama bulan sebelumnya berdasarkan

LAPORAN PENJUALAN yang diterima, ke dalam Jurnal Umum.

65

3.3.2.2 Prosedur Sistem Retur Penjualan

Berikut adalah proses retur penjualan pada PT. Indagro :

Divisi Penjualan

1. Menerima pemberitahuan dari pelanggan akan adanya retur penjualan.

2. Memberitahu Divisi Gudang barang-barang yanag akan diretur oleh

pelanggan.

3. Menerima pemberitahuan dari Divisi Gudang bahwa barang-barang yang

diretur telah diterima.

4. Membuat 2 lembar NOTA RETUR (NR).

5. Mengirimkan kedua lembar NR kepada pelanggan untuk ditandatangani.

6. Menerima kembali NR lembar I [putih] yang telah ditandatangani

pelanggan.

7. Meng-copy NR sehingga total terdapat 5 lembar NR.

8. Mendistribusikan kelima lembar NR itu sebagai berikut:

- NR lembar I [putih] akan diberikan kepada Manajer Akuntansi.

- Copy NR lembar II akan dijadikan dasar dalam mengaktualisasikan

Buku Persediaan oleh Divisi Penjualan dan sesudahnya akan diarsip

berdasarkan nomor.

- Copy NR lembar III akan diberikan kepada Manager Keuangan.

- Copy NR lembar IV akan diberikan kepada Divisi Gudang.

- Copy NR lembar V akan diberikan kepada Divisi Piutang.

Manajer Akuntansi

1. Menerima NR lembar I [putih] dari Divisi Penjualan.

66

2. Mencatat transaksi retur penjualan ke dalam Jurnal Umum.

3. Mengarsip NR lembar I [putih] tersebut berdasarkan nomor.

Manajer Keuangan

1. Menerima NR lembar III dari Divisi Penjualan.

2. Mengarsip NR lembar III tersebut berdasarkan nomor.

Divisi Gudang

1. Menerima pemberitahuan akan adanya retur penjualan dari Divisi

Penjualan.

2. Menerima barang yang diretur dari Pelanggan.

3. Memeriksa kondisi barang yang diretur Pelanggan.

4. Mengaktualisasikan Kartu Gudang.

5. Memberitahu Divisi Penjualanb atas telah diterimanya barang retur.

6. Menerima NR lembar IV dari Divisi Penjualan.

7. Mengarsip NR lembar IV tersebut berdasarkan nomor.

Divisi Piutang

1. Menerima NR lembar V dari Divisi Penjualan.

2. Mengaktualisasikan Buku Piutang berdasarkan NR lembar V yang

diterima.

3. Mengarsip NR lembar V tersebut berdasarkan nomor.

3.3.3 Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.3.1 Diagram Aliran Dokumen Sistem Penjualan

67

Gambar 3.2a Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan

68

Gambar 3.2b Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan

69

Gambar 3.2c Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan

70

Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan dan

Divisi Permasalahan Umum

71

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Piutang dan Divisi

Gudang

72

Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Akuntansi dan

Divisi Pengiriman

73

Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Pabrik dan

Administrasi Pabrik

74

3.3.3.2 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan

Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan Pada Divisi Penjualan, Manager

Keuangan, serta Divisi Piutang.

75

Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan pada Divisi Gudang dan

Manager Akuntansi

76

3.3.4 Dukungan Teknologi

PT. Indagro merupakan perusahaan yang didukung oleh teknologi yang

cukup memadai, walaupun belum terkomputerisasi, tapi kemampuan para staff /

karyawan terbilang cukup lumayan dalam mengoperasikan komputer. Hal ini

dapat terlihat dari kemampuan para karyawan dalam mengoperasikan Microsoft

Excel. Jadi komputer bukanlah hal yang asing bagi mereka dalam bekerja.

Sedangkan untuk hardware, PT. Indagro memiliki beberapa unit

komputer, serta printer. Setiap karyawan yang berhubungan dengan penggunaan

komputer, memiliki sebuah komputer di meja kerjanya. Sedangkan untuk printer,

dipasang secara jaringan. Jadi beberapa komputer terhubung dengan satu printer.

Sehingga untuk mencetak laporan atau surat-surat lainnya, dapat dilakukan

bergantian untuk setiap computer.

3.3.5 Kebutuhan Informasi

PT. Indagro merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan

penjualan obat-obatan pertanian, dan banyak kegiatan kerja yang melibatnya

perputaran informasi-informasi yang diperlukan para karyawan untuk dapat

melanjutkan kerjanya. Hal-hal akan kebutuhan informasi sangat menyangkut

kepada aktifitas kerja perusahaan, yaitu khususnya pada aktifitas penjualan.

Informasi-informasi yang dibutuhkan, yaitu:

• Detail dari pelanggan perusahaan.

• Detail dari jenis-jenis barang yang dijual oleh PT. Indagro.

• Detail dari pegawai yang bekerja di Indagro.

• Detail dari purchase order yang telah dibuat oleh pelanggan.

77

• Informasi detail penjualan untuk kemudian dibuat surat jalan.

• Informasi detail pengiriman untuk kemudian dibuat penagihan yang

ditujukan kepada pelanggan yang berhubungan.

• Detail dari penagihan yang diretur oleh pelanggan.

• Detail dari pegawai yang mengurus Penjualan

• Detail dari pelanggan yang belum melunasi penagihan.

• Detail dari barang yang dikirim pada pelanggan tertentu.

• Total jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan.

3.4 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan gambaran sistem yang sedang berjalan dapat diketahui

permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi oleh PT. Indagro, antara lain:

• Dengan transaksi yang semakin hari semakin bertambah, lembar kertas

transaksi (faktur) yang diarsipkan juga semakin banyak, sehingga

menyulitkan berbagai pihak untuk mengetahui faktur mana yang

pembayarannya telah lunas atau belum.

• Jika ada keluhan dari pelanggan bahwa ada barang yang tidak sesuai dengan

pesanan, rusak atau hilang, tentu untuk mengetahuinya pihak perusahaan

akan mencari lembar faktur itu beserta surat jalannya. Hal ini tentunya akan

memakan waktu yang cukup lama karena arsip tersebut tertumpuk dengan

arsip yang lain.

78

• Untuk membuat laporan persemester, ataupun pertahun menjadi sangat sulit,

karena data yang bercampur aduk menjadi satu, dan harus dilakukan input

ulang. Sehingga hal tersebut memakan waktu yang lama.

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di atas, usulan solusi yang baik

dan bermanfaat bagi pihak perusahaan untuk masa yang akan datang adalah

dengan membuat suatu basis data yang terkomputerisasi, sehingga segala jenis

data, seperti faktur, surat pengeluaran barang, surat jalan, dapat tersimpan

dengan baik. Dan ketika dibutuhkan, dapat dengan cepat memperoleh data-data

yang diperlukan.

3.6 Perancangan Basis Data Konseptual

3.6.1 Identifikasi Tipe Entiti

Entiti Deskripsi Alias Kemunculan

Pegawai Semua pegawai pada

PT. Indagro

Karyawan Setiap pegawai yang bekerja

pada PT. Indagro baik di

kantor maupun di pabrik.

Penjualan Semua detil yang

berhubungan dengan

penjualan mulai dari

pemesanan hingga

pengeluaran barang

Pelanggan melakukan

transaksi penjualan pada PT.

Indagro.

79

Entiti Deskripsi Alias Kemunculan

Pelanggan Semua pelanggan

yang membeli barang

pada PT. Indagro

Konsumen Pelanggan dapat memesan

barang dan dapat melakukan

retur penjualan.

Penagihan Semua detail yang

berhubungan dengan

pengiriman

Faktur Penagihan dilakukan setelah

barang diterima oleh

pelanggan

ReturJual Semua detail yang

berhubungan dengan

pengembalian barang

Pengembalian Retur terjadi setiap ada

pengembalian barang dari

pelanggan ke PT. Indagro

Pengiriman Semua detail yang

berhubungan dengan

pengiriman

Surat Jalan Pengiriman barang kepada

pelanggan dalam proses

penjualan

Barang Barang yang dijual

oleh PT. Indagro

- Semua jenis item yang

dijual oleh PT. Indagro

Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Tipe Entiti

3.6.2 Identifikasi Hubungan Relasi antar Entiti

Entiti Multiplicity Hubungan Entiti Multiplicity

Pelanggan 1..1 Melakukan Penjualan 1..*

Pelanggan 1..1 Menerima Pengiriman 1..*

Pelanggan 1..1 Menerima Penagihan 1..*

Pelanggan 1..1 Melakukan ReturJual 0..*

Penjualan 1..* Mengurangi Barang 1..*

80

Entiti Multiplicity Hubungan Entiti Multiplicity

Penjualan 1..1 Menghasilkan Pengiriman 1..1

ReturJual 0..* Mereview Penagihan 1..1

ReturJual 0..* Menambah Barang 1..*

Barang 1..* Dikirim Pengiriman 1..*

Pengiriman 1..1 Menghasilkan Penagihan 1..1

Pegawai 1..1 Menerima Penjualan 0..*

Tabel 3.2 Hubungan Relasi antar Entiti

Gambar 3.9 ERD Menggambarkan Entiti dan tipe Relasi

81

3.6.3 Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas, Domain Atribut, Primary Key

dan Candidate Key

Entiti Atribut Panjang Jenis Null MultiValue

Pegawai kodePegawai

namaPegawai

alamatPegawai

kelPegawai

kecPegawai

kotaPegawai

namaPropinsi

kodeposPegawai

namaJabatan

tanggalLahir

jenisKelamin

telp1

telp2

telp3

9

30

30

20

20

20

20

6

20

8

1

12

12

12

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

DateTime

Boolean

VarChar

VarChar

VarChar

No

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Penjualan

noPenjualan

tglPenjualan

kodeBrg

kodePelanggan

kodePegawai

jumlah

8

8

7

7

9

-

VarChar

DateTime

VarChar

VarChar

VarChar

Integer

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

82

Entiti Atribut Panjang Jenis Null MultiValue

Pelanggan kodePelanggan

namaPelanggan

alamatPelanggan

kelPelanggan

kecPelanggan

kotaPelanggan

namaPropinsi

kodeposPelanggan

NPWPPelanggan

namaKontak

telp1

telp2

tep3

fax

7

30

30

20

20

20

20

6

25

30

12

12

12

12

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

No

No

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

Yes

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Penagihan

noFaktur

tglFaktur

noSuratJalan

kodeBrg

jumlah

statusLunas

tglJatuhTempo

PPN

8

8

8

7

-

1

8

8

VarChar

Datetime

VarChar

VarChar

Integer

Boolean

Datetime

Money

No

No

No

No

No

No

Yes

Yes

No

No

No

No

No

No

No

No

83

Entiti

Penagihan

Atribut

potonganHarga

uangMuka

Panjang

8

8

Jenis

Money

Money

Null

Yes

Yes

MultiValue

No

No

Pengiriman noSuratJalan

tglSuratJalan

noPenjualan

kodeBrg

jumlahKirim

keterangan

8

8

8

7

4

100

VarChar

Datetime

VarChar

VarChar

Integer

VarChar

No

No

No

No

No

Yes

No

No

No

No

No

No

ReturJual noRetur

tglRetur

noFaktur

kodeBrg

jumlahRetur

harga

7

8

8

7

4

8

VarChar

Datetime

VarChar

VarChar

Integer

Money

No

Yes

No

No

No

Yes

No

No

No

No

No

No

Barang

kodeBrg

namaBrg

namaKemasan

namaKategori

hargaSatuan

unitSatuan

stok

7

50

20

20

8

20

-

VarChar

VarChar

VarChar

VarChar

Money

VarChar

Integer

No

No

No

No

No

No

Yes

No

No

No

No

No

No

No

Tabel 3.3 Tabel Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas

84

3.6.3.1 Menentukan Domain Atribut

Nama Atribut Domain Atribut

kodePegawai

Terdiri dari 9 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :

- 2 karakter pertama menunjukkan tahun masuk

pegawai dengan range ( 00..99 )

- 2 karakter selanjutnya menunjukkan bulan masuk

pegawai dengan range ( 01..12 )

- 3 karakter selanjutnya menunjukkan divisi

penempatan pegawai,

misalnya :

• Divisi Penjualan, kodenya PJL

• Divisi Gudang, kodenya GDG

• Divisi Pengiriman, kodenya PGM

- 2 karakter terakhir menunjukkan urutan masuk

pegawai pada tahun dan bulan yang sama

dengan range ( 01..99 )

Contoh kodePegawai :

0407PJL11, artinya pegawai masuk pada tahun 2004

bulan Juli pada divisi Penjualan dan merupakan orang

ke –11 yang masuk pada tahun dan bulan tersebut.

85


jenisKelamin Terdiri dari 1 karakter dengan tipe Boolean, yang berisi

nilai ‘pria’ atau ‘wanita’.

kodeposPegawai Terdiri dari 6 karakter dengan tipe VarChar, dengan

keseluruhan karakter berupa angka dengan nilai ( 0..9 )

noPenjualan Terdiri dari 8 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :

• 2 karakter pertama menunjukkan tahun

dibuatnya Penjualan dengan range ( 00..99 )

• 2 karakter selanjutnya menunjukkan bulan

dibuatnya Penjualan dengan range ( 01..12 )

• 1 karakter selanjutnya menunjukkan jenis

transaksi, yaitu Penjualan dengan kode P

• 3 karakter terakhir menunjukkan urutan nomor

Penjualan yang dibuat pada tahun dan bulan

yang sama dengan range ( 0001..9999 )

•

Contoh noPenjualan :

0407P901, artinya Penjualan ini dibuat pada tahun

2004 bulan Juli dengan urutan pembuatan ke –901 pada

tahun dan bulan tersebut.

kodeposPelanggan Terdiri dari 6 karakter dengan tipe VarChar, dengan

keseluruhan karakter berupa angka dengan nilai ( 0..9 )

86


statusLunas

Terdiri dari 1 karakter dengan tipe Boolean, yang berisi

nilai ‘Lunas’ atau ‘belumLunas’.

kodeBrg

Terdiri dari 7 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :

• 1 karakter pertama menunjukkan kategori,

misalnya :

- Kategori Insektisida, kodenya I

- Kategori Herbisida, kodenya H

- Kategori Raw Material, kodenya R

• 3 karakter selanjutnya menunjukkan nama

barang, misalnya :

- Ingrobassa, kodenya ING

- Akron, kodenya AKR

• 3 karakter terakhir menunjukkan urutan dari

tiap-tiap jenis barang tersebut, misalnya:

- 001

- 002

- 003

Contoh kodeBrg :

FING001, artinya barang dengan kategori

FUNGISIDA dan nama barang INGROBASSA, jenis

yang pertama.

87


kodePelanggan Terdiri dari 7 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :

• 2 karakter pertama menunjukkan tahun pertama

kali pelanggan melakukan transaksi dengan

range ( 00..99 )

• 2 karakter selanjutnya menunjukkan bulan saat

pertama kali pelanggan melakukan transaksi


• 3 karakter terakhir menunjukkan urutan masuk

pelanggan pada tahun dan bulan yang tersebut


Contoh kodePelanggan :

04070123, artinya pelanggan terdaftar pada tahun 2004

bulan Juli dengan urutan ke-123 pada tahun dan bulan

tersebut.

noFaktur Terdiri dari 8 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :


dibuatnya Faktur dengan range ( 00..99 )


dibuatnya Faktur dengan range ( 01..12 )


88

transaksi, yaitu penagihan dengan kode F


Faktur yang dibuat pada tahun dan bulan yang

sama dengan range ( 001..999 )

Contoh noFaktur :

0407F098, artinya Faktur ini dibuat pada tahun 2004

bulan Juli dengan urutan pembuatan ke –98 pada tahun

dan bulan tersebut.

noRetur Terdiri dari 7 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :


dibuatnya noRetur dengan range ( 00..99 )


dibuatnya noRetur dengan range ( 01..12 )


transaksi yaitu returJual dengan kode R


noRetur yang dibuat pada tahun dan bulan yang

sama dengan range ( 01..99 )

Contoh noRetur :

0407R10, artinya retur ini dibuat pada tahun 2004

bulan Juli dengan urutan pembuatan ke – 10 pada tahun

dan bulan tersebut.

89


noSuratJalan Terdiri dari 8 karakter dengan tipe VarChar, dengan

cara penulisan :


dibuatnya noSuratJalan dengan range ( 00..99 )


dibuatnya noSuratJalan dengan range ( 01..12 )


transaksi yaitu pengiriman, dengan kode S

• 3 karakter terakhir menunjukkan urutan

noSuratJalan yang dibuat pada tahun dan bulan

yang sama dengan range ( 001..999 )

Contoh noSuratJalan :

0407S098, artinya noSuratJalan ini dibuat pada tahun

2004 bulan Juli dengan urutan pembuatan ke –98 pada

tahun dan bulan tersebut.

Tabel 3.4 Tabel Domain Atribut

3.6.3.2 Menentukan Atribut Candidate dan Primary Key

Entiti Candidate Key Primary Key

Pegawai kodePegawai kodePegawai

Penjualan noPenjualan noPenjualan

Pelanggan kodePelanggan kodePelanggan

90

Entiti Candidate Key Primary Key

Penagihan noFaktur

noSuratJalan

noFaktur

ReturJual noRetur

noFaktur

noRetur

Pengiriman noSuratJalan

noPenjualan

noSuratJalan

Barang kodeBrg kodeBrg

Tabel 3.5 Tabel Atribut Candidate dan Primary Key

Gambar 3.10 ERD dengan Primary Key

3.6.4 Pengecekan Model Perulangan (Redundancy)

a. Redundancy antara Pelanggan dengan Pengiriman

91

Gambar 3.11 ERD Redundant antara Pelanggan dan Pengiriman

Ada dua jalur yang menghubungkan Pelanggan dan Pengiriman. Yang pertama,

relasi ‘Menerima’ langsung antara Pelanggan dan Pengiriman. Yang kedua

melalui relasi ‘Melakukan’ antara Pelanggan dan Penjualan serta relasi

‘Menghasilkan’ antara Penjualan dan Pengiriman. Jadi redundansi ini bisa

dihilangkan antara relasi ‘Menerima’ Pelanggan dengan Pengiriman karena

informasi entiti Pelanggan dapat diperoleh melalui entiti Penjualan.

92

Gambar 3.12 ERD Sesudah Redundant Dihilangkan

93

b. Redundancy antara Pelanggan dengan Penagihan

Gambar 3.13 ERD antara Pelanggan dan Penagihan

Ada dua jalur yang menghubungkan Pelanggan dan Penagihan. Yang pertama,

relasi ‘Menerima’ langsung antara Pelanggan dan Penagihan. Yang kedua

melalui relasi ‘Melakukan’, ‘Menghasilkan’, ‘Menghasilkan’ antara Pelanggan,

Penjualan, Pengiriman dan Penagihan. Jadi redundansi ini bisa dihilangkan

antara relasi ‘Menerima’ langsung antara Pelanggan dengan Penagihan karena

informasi entiti Pelanggan dapat diperoleh melalui entiti Pengiriman.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Sejarah Organisasithesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2006-2-01158-IF-bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Sejarah Organisasithesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2006-2-01158-IF-bab...