10

BAB 2

LANDASAN TEORI

2. 1 Teori – teori Umum

Sebelum melakukan penelitian, seorang peneliti perlu menyusun

kerangka teori. Fungsi dari teori dalam melakukan penelitian adalah membantu

peneliti menerangkan fenomena sosial atau fenomena alami yang menjadi pusat

perhatian peneliti. Teori merupakan himpunan konstruk (konsep), definisi, dan

proposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dengan

menjabarkan relasi di antara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala

tersebut. (Rachmat, 2008:43) Dengan adanya kerangka teori peneliti akan

memiliki landasan dalam menetukan tujuan penelitiannya.

Teori-teori yang relevan dengan penelitian ini adalah komunikasi,

komunikasi interpersonal, komunikasi organisasi, komunikasi organisasi formal,

komunikasi vertikal (downward communicaton & upward communication).

2.1.1 Komunikasi

Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari

kata Latin communis yang berarti “sama”, sedangkan communico, communication,

atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah

pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal komunikasi, yang

11

merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi

menyarankan bahwa suatu pikiran, makna, atau suatu pesan dianut secara sama.

(Deddy Mulyana, 2007: 46).

Komunikasi menurut Harold Laswell yang diterjemahkan oleh Suprapto

(2011: 6) mengatakan bahwa, “Komunikasi adalah proses yang menggambarkan

siapa (who), mengatakan apa (says what), dengan cara apa (in what channel),

kepada siapa (to whom), dengan efek apa (with what effect)”

Komunikasi dapat diartikan juga sebagai bentuk interaksi manusia yang

saling berpengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja.

Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga

dalam ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi (Cangara, 2002:20)

Jadi menurut peneliti, komunikasi adalah suatu proses interaksi manusia

antara dua orang atau lebih dimana di dalam proses tersebut ada siapa yang

memberikan informasi (who), pertukaran pesan atau informasi (says what),

menggunakan cara apa (in what channel), kepada siapa pesan disampaikan (to

whom), dengan efek apa (with what effect), serta tidak hanya dibatasi pada

komunikasi dengan bahasa verbal saja, tetapi ekspresi wajah, lukisan, seni,

maupun tekonologi dengan tujuan berbagi makna atau pemikiran (idea).

2.1.2 Komunikasi Interpersonal

Berbicara mengenai suatu organisasi, tidaklah terlepas dari karyawan

yang berada di dalam organisasi tersebut. Apabila kita amati, komunikasi yang

berlangsung sehari-hari dalam organisasi, kita akan melihat adanya proses

12

komunikasi interpersonal di antara anggota-anggota organisasi dari tingkatan

manajemen puncak (top management) hingga karyawan operasional di tingkat

paling rendah. Meskipun komunikasi interpersonal juga berlangsung pada proses

komunikasi tertulis, namun pengaruhnya terhadap sikap dan perilaku anggota-

anggota organisasi lebih terasa pada proses komunikasi tatap muka dibandingkan

dengan komunikasi tertulis.

Komunikasi Interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara

seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang

yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005:158-159).

Menurut Devito, komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan

oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil

orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan

umpan balik segera (Effendy, 2003:30).

Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah

komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap

paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang,

karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung,

komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat

komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah

komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat

memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya

(Sunarto, 2003:13)

13

Jadi menurut peneliti, komunikasi interpersonal adalah proses pengiriman

dan penerimaan pesan-pesan antara dua orang atau lebih, dengan beberapa efek

dan beberapa umpan balik seketika. Komunikasi interpersonal ini merupakan

komunikasi yang paling efektif karena feedback cepat diberikan, jika berlangsung

tatap muka dapat melihat komunikasi non verbal dari komunikan. Komunikasi

interpersonal sangat berpengaruh dalam organisasi karena karyawan dengan

atasan akan menggunakan komunikasi interpersonal untuk memperlancar aliran

komunikasi antara atasan dan bawahan (downward communication) ataupun

sebaliknya (upward communication).

2.1.2.1 Klasifikasi Komunikasi Interpersonal

Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan

klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial,

interogasi atau pemeriksaan dan wawancara.

a. Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota

famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional

yang kuat.

b. Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang

secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi

pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua

orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat

di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya.

14

c. Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada

dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari

yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barang-

barang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk

mengetahui kebenarannya.

d. Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di

mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab.

Misalnya atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari

informasi mengenai suatu pekerjaannya.

2.1.3 Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal

maupun informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari

komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga

komunikasi interpersonal dan adakalanya juga komunikasi publik. Komunikasi

formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke

bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi

informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar

sejawat, juga termasuk gossip.

Istilah organisasi bersumber dari kata Latin organization yang berasal

dari kata kerja yang juga merupakan kata Latin, organizare, yang berarti “to form

as or into a whole consisting of independent or coordinated parts” (membentuk

15

sebagai atau menjadi keseluruhan dan bagian-bagian yang saling bergantung atau

terkoordinasi) (Effendy,2003:114)

Dengan kata lain, secara harfiah organisasi berarti paduan dari bagian-

bagian yang saling bergantung satu sama lainnya. Definisi organisasi menurut

Rogers dan Rogers yaitu : “Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja

sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan

pembagian tugas” (Rogers dan Rogers dalam Effendy, 2003:114). Rogers dan

Rogers memandang organisasi sebagai suatu struktur yang melangsungkan proses

pencapaian tujuan yang telah ditentukan, dimana operasi dan instruksi di antara

bagian yang satu dengan bagian yang lainnya berjalan secara harmonis, dinamis

dan pasti.

Menurut Pace dan Faules, “Suatu pendekatan subjektif memandang

organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang-orang. Organisasi terdiri dari

tindakantindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang-orang.

Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus

berubah yang dilakukan antara orang-orang antara yang satu dengan lainnya dan

tidak eksis secara terpisah dari orang-orang yang perilakunya membentuk

organisasi tersebut. Sedangkan pandangan objektif menyarankan bahwa sebuah

organisasi adalah sesuatu yang bersifat fisik dan kongkret, dan merupakan struktur

dengan batasbatas yang pasti. Istilah “organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu

yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan”

(Mulyana,2005:11).

16

Pernyataan Pace dan Faules tersebut memperlihatkan bahwa dalam

pandangan subjektif organisasi merupakan kegiatan yang dilakukan orangorang

yang satu sama lain saling berinteraksi. Sedangkan pandangan objektif

menganggap organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun

kedudukan yang memungkinkan semua individu tersebut memiliki perbedaan

posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di samping itu,

dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang

pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Mengacu pada pendapat Aristoteles dalam jurnal ilmiah karya Gail

Winslow (2010), komunikasi merupakan sebuah proses bukan peristiwa. Pesan

harus sesuai kepada target dan disebarluaskan melalui berbagai saluran untuk

didengar dan yang lebih penting, dipertahankan. Kemudian membuat program

komunikasi internal untuk meluruskan strategi bisnis, menghasilkan komitmen

karyawan, teknologi yang memanfaatkan dan memelihara tindakan yang

menimbulkan kepercayaan.

Sedangkan Goldhaber mengemukakan bahwa: ”Komunikasi organisasi

adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan

hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan

yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah” (Goldhaber dalam

Muhammad,2002:67).

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan

pertukaran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari

17

suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam

hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi

dalam suatu lingkungan (Pace dan Faules dalam Mulyana,2005:31).

Definisi di atas memperlihatkan bahwa adanya pertunjukan dan

pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi. Pertunjukan dan pertukaran pesan

merupakan penyampaian dan penerimaan informasi yang menurut Pace dan

Faules, dalam penyampaian dan penerimaan informasi ke seluruh unit-unit

organisasi merupakan salah satu tantangan besar dalam organisasi. Proses

penyampaian dan penerimaan informasi berhubungan dengan aliran informasi.

Dengan landasan pengertian komunikasi dan organisasi sebagaimana

yang telah diuraikan di atas, maka terdapat batasan tentang komunikasi

organisasi, yaitu komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi

dalam konteks organisasi. Atau dengan definisi yang disebutkan Goldhaber,

komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan

yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages

within a network of independent relationship) (Sendjaja, Rahardjo dan

Pradekso,2004:133).

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas

komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan

suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip

dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

18

kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu

atasan

rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak

dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang

diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai

suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.

divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu

derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran

organisasi dengan suatu cara efisien.

tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak

untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan

keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat

yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum-

melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-

menerus.

2.1.4 Komunikasi Organisasi Formal

Komunikasi dalam organisasi juga dapat digolongkan menjadi

komunikasi formal dan komunikasi informal. Dasar dari penggolongan ini adalah

19

gaya, tatakrama, dan pola aliran informasi dalam perusahaan (Abdullah Masmuh,

2010:14)

Komunikasi organisasi formal terjadi bila pesan-pesan atau informasi

dikirimkan, ditransfer, dan diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi

yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi; yang biasanya disebut rantai

komando. (Abdullah Masmuh, 2010:14)

Mengacu pada pendapat Miftah Thoha (2010) seperti yang dikutip dalam

jurnal ilmiah, komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang

mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur

organisasi.

Dalam komunikasi organisasi formal terdapat pula komunikasi ke bawah,

komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran atau

diagonal.

Di dalam skripsi ini, yang dibahas oleh peneliti adalah komunikasi ke

bawah (downward communication) dan komunikasi ke atas (upward

communication).

20

2.1.5 Komunikasi ke bawah (Downward Comunication)

2.1.5.1 Definisi Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para

atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Menurut Davis, komunikasi ke bawah

dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan

berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya

kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para

pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok

manajemen (Wayne Pace & Don F. Faules, 2005:184). Menurut Lewis (1987)

komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap,

membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena

salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan

mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

(Arni Muhammad, 2007:108)

Mengacu pada teori model komunikasi Shanon Weaver seperti yang

dikutip oleh Mulyana (2007:149-150) hal ini melukiskan dimana suatu sumber

menciptakan pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran kepada

penerima yang mencipta ulang pesan tersebut, dimana gangguan akan selalu ada

dalam saluran bersama pesan tersebut yang diterima oleh penerima Sementara

itu, titik berat komunikasi organisasi seringkali bergerak ke arah manajerial yang

perhatian utamanya adalah komunikasi ke bawah, kemudian komunikasi ke atas

dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu ( Pace & Faules, 2005:185;191).

21

Mengacu pada pendapat Lisa Ward, ketika terjadi sebuah krisis ekonomi

dalam perusahaan komunikasi ke bawah sangatlah penting untuk dilakukan,

pemimpinlah yang langsung mengkomunikasikan masalah yang terjadi,

menetapkan visi untuk masa depan dan memotivasi para pekerja mereka.

Sehingga perusahaan mereka mampu mempertahankan (atau bahkan

meningkatkan) tingkat keterlibatan karyawan, dan dapat terlepas dari krisis.

Gambar 2.1. Komunikasi ke bawah

Sumber: Peneliti

2.1.5.2 Tipe Komunikasi ke bawah

Menurut Katz & Kahn ada lima jenis informasi yang biasa

dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, sebagai berikut (Pace & Faules,

2005:185) :

Manajer

SDM

Direktur Utama

Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran

Manajer

Keuangan

Divisi

Penjualan

Divisi

Promosi

Divisi

Pabrik

Divisi

Penelitian

Divisi

Akuntansi

Divisi

Pendanaan

Divisi

Divisi

Karyawan

22

1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,

2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,

3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,

4. Informasi mengenai kinerja pegawai

5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.

Hal ini dijelaskan pula di dalam buku Komunikasi Organisasi karangan

Dr. Arni Muhammad dimana secara umum komunikasi ke bawah dapat

diklasifikasikan menjadi lima tipe yaitu (Arni Muhammad, 2007: 108-109) :

1) Instruksi Tugas

Instruksi tugas / pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada

bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan

bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi bisa berupa perintah

langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu,

alat – alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan – pesan

tugas dan sebagainya.

2) Rasional

Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan

aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam

organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari

komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan

mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya

pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan

memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila

23

pimpinan mengganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi

diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional

yang banyak.

3) Ideologi

Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan

raisonal. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas

dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan -

pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota

organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

4) Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan

dengan praktik – praktik organisasi, peraturan – peraturan organisasi,

keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan

intruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah

contoh dari pesan informasi.

5) Balikan

Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan

individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana

dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap

melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan

yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah

memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaanya karyawan kurang baik

24

balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap

karyawan tersebut.

Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur

hierarki dalam organisasi. Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan itu

bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut turut. Yang perlu diperhatikan

oleh juga ketika pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah, pimpinan

hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan

dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.

2.1.5.3 Metode Komunikasi ke bawah

Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan

berbagai metode. Pace mengemukakan empat klasifikasi metode untuk itu yaitu :

metode lisan, tulisan, gambar, dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar

(Muhammad,2007:114).

Menurut Level & Galle ada enam kriteria yang sering digunakan untuk

memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai, yaitu :

1. Ketersediaan. Metode – metode yang tersedia dalam organisasi

cenderung dipergunakan. Setelah menginvertasikan metode yang

tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat

ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.

25

2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk

penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan

atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak,

metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan, yang

penting informasi cepat sampai.

3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan

paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.

4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang

ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan

sekadar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan

pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan

masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknik tertulis adalah

metode yang dipilih.

5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah

dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi

tersebut. Dalam lingkungan pelatihan mungkin diinginkan

menggunakan metode yang memungkinkan dan mendorong peserta

pelatihan untuk bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam

kasus seperti ini, pertemuan tatap-muka, mungkin menjadi metode

yang dipilih.

6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan

pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima

untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang

26

tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan

pemahaman pegawai yang menerimanya. Brosur – brosur yang berkilat

– kilat sebaiknya tidak digunakan bila komunikator merasa tidak

mampu membuatnya; bila tingkat pendidikan pegawai terbatas,

instruksi manual yang rumit mungkin bukan metode yang baik

digunakan (Pace dan Don F, 2005:187-188).

Selanjutnya mana metode yang paling efektif dan paling sering digunakan

oleh pimpinan telah pula diteliti oleh para ahli. Level mengadakan survei

mengenai pemakaian berbagai macam metode yang dikombinasikan dengan

situasi tertentu dalam organisasi. Metode yang diteliti adalah metode lisan saja,

tulisan saja, lisan kemudian diikuti tulisan dan metode tulisan yang diikuti lisan.

Dari hasil surveinya ini disimpulkan bahwa metode yang paling efektif adalah

metode lisan pada 6 situasi dari 10 situasi. (Lihat tabel 2.1)

Selain dari itu juga ditemukan bahwa metode lisan saja yang paling

efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau menyelesaikan

perselisihan di antara anggota organisasi.

Metode tulisan saja yang paling efektif digunakan untuk memberikan

informasi yang memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan

informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal.

27

Tabel. 2.1. Metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan

pegawai dalam sepuluh situasi berbeda

No SITUASI PALING EFEKTIF PALING TIDAK

EFEKTIF

1. Penyampaian informasi yang

memerlukan tindakan segera

pegawai

Lisan diikuti tulisan. Tulisan saja.

2. Informasi yang memerlukan

tindakan pegawai pada waktu

mendatang

Tulisan saja. Lisan saja.

3. Penyampaian informasi yang

bersifat umum

Tulisan saja. Lisan saja.

4. Penyampaian arahan atau

perintah perusahaan

Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.

5. Penyampaian informasi

mengenai perubahan

kebijakan perusahaan yang

penting

Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.

6. Penyampaian kemajuan kerja

kepada penyelia langsung

anda

Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.

7. Promosi kampanye keamanan Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.

8. Pemberian pujian kepada

pegawai atas prestasi kerjanya

Lisan diikuti tulisan. Tulisan saja.

9. Pemberian teguran kepada

pegawai atas kelalaian

kerjanya.

Lisan saja. Tulisan saja.

10. Penyelesaian perselisihan di

antara para pegawai mengenai

masalah kerja

Lisan saja. Tulisan saja.

Sumber: Dale L. Level, Jr., “Communication Effectiveness: Method and Situation”,

Journal of Bussiness Communication

28

Hasil penelitian Level yang menyatakan metode yang paling efektif

adalah metode lisan diikuti tulisan, disokong oleh hasil penelitian Dahle. Mereka

juga menyatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan metode tulisan saja

kurang efektif (Muhammad, 2007:115-116).

Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah

sebagai berikut :

1. Metode Lisan

a) rapat, diskusi, seminar, konferensi

b) wawancara

c) telepon

d) kontak interpersonal

e) laporan lisan

f) ceramah

2. Metode Tulisan

a) surat

b) memo

c) telegram

d) majalah, surat kabar

e) deskripsi pekerjaan

f) panduan pelaksanaan pekerjaan

g) laporan tertulis

h) pedoman kebijaksanaan

29

3. Metode Gambar

a) grafik

b) poster

c) peta

d) slide

e) film

f) foto

(Muhammad, 2007: 116)

2.1.5.4 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke

bawah (downward communication)

Arus komunikasi atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar.

Arus komunikasi ini dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain sebagai

berikut:

1. Keterbukaan

Kurangnya sifat terbuka antara pimpinan dan karyawan akan

menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan

gangguan dalam pesan.

2. Kepercayaan pesan terhadap tulisan

Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan

daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.

Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan

30

secara tertulis. Hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan itu

akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk tulisan.

3. Pesan yang berlebihan

Karena banyaknya pesan yang dikirimkan secara tertulis maka

karyawan dibebani oleh memo-memo, bulletin, surat pengumuman

dan lain-lain sehingga banyak sekali pesan yang harus dibaca oleh

karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya

cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya

membaca pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya yang

lain dibiarkan saja tidak dibaca.

4. Pemilihan waktu

Pemilihan waktu mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan

hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman

pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.

Bila pesan dikirimkan tidak pada saat yang dibutuhkan oleh

karyawan maka mungkin akan mempengaruhi efektivitasnya.

5. Penyaringan

Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya

diterima oleh mereka. Penyaringan pesan disebabkan oleh

bermacam-macam faktor, diantaranya perbedaan persepsi diantara

karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan

perasaan kurang percaya kepada supervisor. Menurut Melinger,

31

karyawan yang kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin

menghambat pesan supervisi. (Muhammad, 2007:110)

2.1.6 Komunikasi ke atas (Upward Communication)

2.1.6.1 Definisi Komunikasi ke atas

Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir

dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat

yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada

pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari

Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan

mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan

moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan

(Muhammad, 2004, p.116).

Gambar 2.2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Sumber: Peneliti

Manajer

SDM

Direktur Utama

Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran

Manajer

Keuangan

Divisi

Penjualan

Divisi

Promosi

Divisi

Pabrik

Divisi

Penelitian

Divisi

Akuntansi

Divisi

Pendanaan

Divisi

Divisi

Karyawan

32

Pentingnya komunikasi ke atas disebabkan beberapa alasan, menurut

Sharma seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:190) aliran informasi ke atas

memberi informasi berharga untuk pembaharuan keputusan oleh mereka yang

mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang – orang lainnya.

Sedangkan menurut Planty dan Machaver seperti dikutip oleh Pace dan Don

(2005:190) komunikasi ke atas menambahkan apresiasi dan loyalitas kepada

organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan

pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran – saran mengenai operasi

organisasi.

Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas

menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari

bawahan mereka yang (Pace dan Faules, 2005:190):

1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan tentang pekerjaan

mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu

mendatang.

2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan

bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.

3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit

mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.

4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang

pekerjaan mereka/rekan kerja mereka, dan organisasi.

33

2.1.6.2 Fungsi Komunikasi ke atas

Menurut Pace komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai

tertentu, fungsinya sebagai berikut :

1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan

bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana

baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.

2. Arus komunikasi ke atas memberi informasi yang berharga bagi

pembuatan keputusan.

3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan

terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk

menanyakan pertanyaan, mengajukan ide–ide dan saran–saran tentang

jalannya organisasi.

4. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus

muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.

5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah

bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi

yang ke bawah.

6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah –

masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam

tugas – tugasnya dan organisasi. (Pace dan Faules, 2005:190)

Smith mengatakan komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi

pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang

34

disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan

untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi

departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2007:117).

Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada

atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.

Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan

saran dan mengajukan pertanyaan Komunikasi ini mempunyai efek pada

penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan

pembaruan (Muhammad, 2004, p.116).

2.1.6.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke

atas (upward communication)

Arus komunikasi bawahan kepada atasan tidaklah selalu berjalan lancar,

bahkan seringkali mengalami hambatan yang dikarenakan beberapa alasan.

Menurut Sharma, seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:191-192) ada empat

alasan tersebut yaitu:

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.

Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan

mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan

cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah

sepakat dengan penyelia mereka.

35

2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah

pegawai. Pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer mereka

tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak

memberikan tanggapan terhadap masalah pegawai dan mungkin

menahan komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka

terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka.

3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan

pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberikan

penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar

saluran komunikasi ke atas tetap terbuka.

4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan

tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi

penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat

menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak tanggap

pada apa yang dikatakan bawahan tersebut.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ke atas antara

lain adalah :

1. Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan

pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.

2. Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan

oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan dari pada komunikasi

yang bersifat negatif.

36

3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung

kebijaksanaan yang baru.

4. Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu

langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.

5. Komunikasi ke atas lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai

daya tarik secara intuitif bagi penerima. (Muhammad, 2001:119).

2.1.6.4 Prinsip-Prinsip Komunikasi ke Atas

Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Machaver adalah

sebagai berikut :

1. Program komunikasi ke atas langsung terus-menerus

2. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin.

3. Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan

dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih

rendah.

4. Program komunikasi ke atas yang efektif, memerlukan pengambilan

tindakan berespon terhadap masalah.

5. Program komunikasi yang efektif, memerlukan pendengaran yang

obyektif.

6. Program komunikasi ke atas yang efektif, menggunakan bermacam-

macam media dan metode untuk memajukan informasi

(Muhammad,Arni 2001:121)

37

2.2 Teori – teori Khusus

Ada beberapa teori khusus yang mendukung peneliti dalam melakukan

penelitian. Teori khusus ini merupakan bagian dari teori komunikasi organisasi,

dimana teori inilah yang dapat membantu peneliti dalam mendalami fenomena

sosial yang terjadi dalam ruang lingkup penelitian.

2.2.1 Teori Struktur Organisasi

2.2.1.1 Definisi struktur organisasi

Dalam konteks desain organisasi, struktur organisasi didefinisikan

sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja

jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau

tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Robbins dan Coulter mendefinisikan struktur organisasi sebagai

penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dan dikelompokkan secara formal.

Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar,

terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif

terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Coulter,

2005:254).

Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan

mendesain struktur organisasi. Keenam elemen tersebut meliputi :

1. Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam

organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri

38

2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan

pekerjaan secara bersama-sama

3. Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang

membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan

siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri

merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk

memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut

dipatuhi

4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh

seorang manajer secara efisien dan efektif

5. Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat

pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam

organisasi

6. Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam

organisasi dilakukan. (Stephen P. Robbins, 2003:176)

2.2.1.2. Desain organisasi

1. Struktur Sederhana (simple structure)

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar

departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang

terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.

39

Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di

mana manajer dan pemilik adalah sama.

Kekuatan utama dari struktur sederhana ini terletak pada

kesederhanaanya. Cepat, fleksibel, tidak mahal untuk dikelola, dan

akuntabilitasnya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah tidak bisa diterapkan

pada organisasi yang besar. Hal ini karena ketika diterapkan pada organisasi

yang besar dimana formalisasi-nya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi

akan menyebabkan kelebihan beban (overload) informasi di puncak.

Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena tergantung kepada satu

orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi. (Stephen P. Robbins,

2003:186-188)

2. Struktur Birokrasi

Struktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi

yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang

sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen

fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan

keputusan mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi adalah terletak pada kemampuannya

menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien. Menyatukan

beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional menghasilkan

skala ekonomi, duplikasi yang minim pada personel dan peralatan, dan karyawan

40

memiliki kesempatan untuk berbicara “dengan bahasa yang sama” di antara

rekan-rekan sejawat mereka.

Sedangkan kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam

mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi, kurang inovatif dan birokrasi

hanya efisien sepanjang karyawan menghadai masalah-masalah yang sebelumnya

sudah diatur dengan jelas cara penyelesaiannya. Artinya, ketika dihadapkan pada

permasalahan baru, struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena

diperlukan aturan-aturan baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut.

(Stephen P. Robbins, 2003:188-189)

3. Struktur Matrik

Struktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang

ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur

ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang,

labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll.

Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan

para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari

memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk

seluruh produksi. Kelemahan departementalisasi fungsional adalah sulit

mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan

mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.

41

Karakteristik struktur matrik ia mematahkan konsep kesatuan komando.

Karyawan yang berada dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal manajer

produksi dan manajer fungsional).

Kelemahan utama dari struktur matrik adalah sering menyebabkan

kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran

sekaligus dapat menciptakan konflik. (Stephen P. Robbins, 2003:189-191)

2.3 Kerangka Pikir

Manusia sebagai tenaga kerja atau pegawai agar tambah tumbuh dan

berkembang dengan baik secara bersemangat dalam melakukan aktivitas kerjanya

maka sangat penting perusahaan atau organisasi memberikan perhatiannya kepada

pegawai dengan perhatian yang baik. Pegawai akan dapat menjalankan fungsinya

dengan baik sehingga prestasi kerja pegawai dapat meningkat dan mendorong

pencapaian tujuan organisasi. Salah satu faktor yang mempengaruhi semangat kerja

pegawai adalah komunikasinya.

Komunikasi dengan karyawan merupakan salah satu faktor yang secara

tidak langsung berpengaruh terhadap semangat kerja pegawai, baik secara vertikal,

horizontal maupun diagonal. Terutama dalam berkomunikasi antara atasan kepada

bawahan (downward communication) dan dari bawahan kepada atasan (upward

communication). Komunikasi dalam organisasi yang efektif akan tercapai jika

informasi, ide, pesan maupun gagasan disampaikan dengan jelas, dipersepsi,

dimengerti dan dilaksanakan sama dengan maksud si pengirim pesan.

42

Komunikasi memberikan keterangan tentang pekerjaan yang membuat

pegawai bertindak leluasa dan dengan perasaan tanggung jawab pada diri sendiri dan

pada waktu bersama mengembangkan semangat kerja dalam organisasi sehingga

dapat mencapai apa yang ditargetkan perusahaan.

Dengan adanya komunikasi diharapkan para pegawai dapat bekerja dengan

baik, maka dapat meningkatkan kinerja perusahaan, baik dalam profit maupun

manajemen organisasi. Secara sistematis dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.3 Kerangka Pikir

Sumber : Peneliti

Dalam komunikasi organisasi ada lima bentuk perpindahan informasi yang

terjadi, yaitu:

Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke atas

Komunikasi horisontal

Komunikasi lintas saluran

Komunikasi informal, pribadi atau selentingan

Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke atas

Ada masalah

Strategi mengatasi permasalahan komunikasi ke bawah dan ke atas

Mencapai tujuan perusahaan dan

meningkatkan kinerja perusahaan

Ada masalah

Mengacu pada teori umum dan khusus

43

Keterangan Gambar:

Ada lima bentuk perpindahan informasi dalam komunikasi organisasi

yaitu, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal,

komunikasi lintas saluran, komunikasi informal, pribadi atau selentingan. Akan

tetapi yang dibahas dalam skripsi ini hanya komunikasi ke bawah dan komunikasi

ke atas.

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para

atasan atau pimpinan kepada bawahan. Komunikasi ke bawah biasa digunakan

untuk penyampaian pesan yang berkenaan dengan tugas – tugas dan pemeliharaan

hubungan. Sedangkan Komunikasi ke atas menunjukkan arus pesan yang mengalir

dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke

atas biasa digunakan untuk memberikan balikan, memberikan saran dan

mengajukan pertanyaan.

Ada masalah yang sering dihadapi di PT. Dwi Kencana Motor. Masalah

yang sering muncul di dalam komunikasi ke bawah yaitu, kejelasan pesan,

frekuensi, ketepatan waktu penerimaan pesan, keterbatasan memori karyawan

dalam mengingat pesan, kurang tanggap karyawan setelah menerima pesan, dan

sikap pegawai bila belum jelas terhadap maksud pembicaraan. Sedangkan dalam

komunikasi ke atas masalah yang terjadi adalah, kejelasan isi komunikasi, kurang

tanggapnya atasan terhadap saran yang diberikan, kesempatan berkomunikasi

dengan atasan, ketepatan waktu penyampaian pesan, dan sikap pegawai bila

mengalami kesulitan dalam pekerjaan.

44

Strategi yang dipakai untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan

mengurangi hambatan komunikasi yang terjadi dalam PT. Dwi Kencana Motor

melalui penyaringan, persepsi selektif, perasaan, dan bahasa. Selain itu mengurangi

hambatan yang disebabkan oleh faktor organisasi dan faktor personal. Sehingga

dapat mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan PT. Dwi

Kencana Motor. Dimana peningkatan kinerja seharusnya terlihat dari komunikasi

yang bisa berjalan dengan baik, karyawan menjadi lebih cekatan dan tanggap

dalam menerima pesan, dan atasan menjadi terbuka serta selalu mengadakan

meeting progress untuk mendengarkan karyawan.