4

BAB 2. DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN

2.1. Gambaran Umum Perusahaan

2.1.1. Sejarah Umum Perusahaan

Korporasi Sharp didirikan pada tahun 1912 di Osaka, Jepang, oleh Mr. Tokuji

Hayakawa, dengan nama awal perusahaan Hayakawa Industry Corporation. Mr.

Tokuji Hayakawa kemudian membangun pabrik logam di Tokyo. Pada tahun 1915,

Mr. Hayakawa menemukan pensil mekanik pertama di dunia, yang dinamakan “Ever

Sharp Pencil”. Pensil mekanik tersebut kemudian sangat populer dan menjadi icon

perusahaan. Seiring berjalannya waktu, Hayakawa Industry Co. berkembang pesat

dan unggul dalam hal produksi peralatan elektronik, seperti televisi dan microwave.

Pada tahun 1970, Akira Saeki menjadi President dan mengubah nama Hayakawa

Industry Co. menjadi Sharp Corporation yang diambil dari nama pensil mekanik

“Ever Sharp Pencil” yang pertama kali ditemukan tersebut. Hingga saat ini, SHARP

merupakan nama perusahaan dan menjadi merek dagang yang sangat dikenal dengan

produk elektroniknya.1

SHARP terus berusaha untuk melebarkan sayapnya dan berkembang menjadi

perusahaan elektronik yang unggul di dunia. Hal ini juga ditandai dengan langkah

ekspansi yang diambil korporasi SHARP ke berbagai negara, diantaranya Indonesia.

Di Indonesia, Sharp Corporation memiliki anak perusahaan bernama PT. Sharp

Electronics Indonesia atau juga dikenal sebagai PT. SEID. Perusahaan ini sebelumnya

bernama PT. Yasonta, yang dibangun pada tahun 1970 sebagai perusahaan nasional.

Selanjutnya pada tahun 1994, Sharp Corporation melakukan joint venture dengan

PT. Yasonta, dengan mengakuisisi sebagian jumlah saham dari perusahaan tersebut,

dan merubah nama perusahaan menjadi PT Sharp Yasonta Indonesia (SYI).

SYI merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi barang-barang

elektronik berupa perlengkapan visual seperti televisi berwarna dan LCD,

perlengkapan audio seperti mini compo dan home theater, juga perlengkapan elektrik

1 Intranet SEID, Sejarah SHARP

5

rumah tangga seperti kulkas dan mesin cuci. SYI kemudian terus berkembang

menjadi perusahaan elektronik yang sangat diperhitungkan di Indonesia. Hingga pada

1 April 2005, PT Sharp Yasonta Antarnusa (anak perusahaan SYI) bergabung/Merged

dengan PT. Sharp Yasonta Indonesia, dan sejak May 2005 PT. Sharp Yasonta

Indonesia berganti nama menjadi PT. Sharp Electronics Indonesia.

2.1.2. Kantor Cabang dan Unit Pelayanan Service Perusahaan

Dalam kegiatan operasional perusahaan, PT. Sharp Electronics Indonesia

sangat memperhatikan kualitas dan inovasi produk serta pelayanan yang cepat dan

memuaskan kepada para customer di seluruh Indonesia. Hal tersebut diwujudkan PT.

SEID dengan membuka kantor cabang (Branch) dan unit pelayanan service center

yang terdiri dari SDSS (Sharp Direct Service Station), SSR (Sharp Service

Representative), dan SASS (Sharp Authorized Service Station). Unit atau agen

penyedia layanan service tersebut tersebar di setiap wilayah Indonesia, dengan tujuan

mampu menjangkau dan memberikan fasilitas serta pelayanan terbaik kepada

konsumen di seluruh Indonesia.

Kantor cabang (Branch) merupakan kepanjangan tangan dari PT. Sharp

Electronics Indonesia yang resmi didirikan pada kota-kota besar di Indonesia. Kantor

cabang tersebut didirikan antara lain di Medan, Padang, Pekan Baru, Palembang,

Jakata, Bandung, Cirebon, Purwokerto, Yogyakarta, Semarang, Surabaya, Kediri,

Malang, Denpasar, Banjarmasin, Samarinda, Makasar, Lampung, Pontianak, Palu,

Manado, Jayapura, Tarakan, dan Batam. Keberadaan Branch tersebut berguna sebagai

pemberi layanan after sale service (perbaikan kerusakan/kendala pada barang-barang

elektronik yang sudah dibeli), pengontrol aktivitas service dan penjualan produk

SHARP pada daerah yang diduduki, pemberi layanan konsultasi konsumen mengenai

informasi produk SHARP, serta penjualan dan promosi produk-produk elektronik

yang diproduksi oleh PT. SEID.

Sedangkan Sharp Direct Service Station (SDSS) merupakan suatu unit

layanan service center, yang terletak di berbagai daerah di Indonesia, yang bertujuan

untuk dapat menjangkau dan memberikan pelayanan terbaik secara langsung kepada

konsumen. Apabila konsumen mengalami kerusakan produk, maka proses perbaikan,

pembelian spare part, dan klaim atas garansi yang masih berlaku dapat dilakukan di

6

SDSS. Selain SDSS, terdapat SSR yang juga memberikan pelayanan /service, namun

SSR hanya terdapat pada wilayah tertentu saja. Sama halnya dengan kantor cabang,

SDSS dan SSR merupakan salah satu bagian dari PT. SEID yang menjadi unit

pelayanan service resmi.

Hampir menyerupai SDSS, Sharp Authorized Service Station (SASS) juga

merupakan mitra PT. SEID yang menyediakan layanan service bagi pengguna setia

produk SHARP. Namun, yang membedakan adalah SASS merupakan suatu unit

usaha diluar PT. SEID, yang menjadi agen pemberi layanan/service dan diberi

authorized atau legitimasi resmi dari PT. SEID untuk menjalankan kegiatan usahanya

yaitu pelayanan perbaikan produk elektronik SHARP yang rusak.

Proses kegiatan usaha SASS, seperti pengelolaan, tempat usaha, pengadaan

perkakas, dan pembayaran gaji karyawan/teknisi menjadi tanggungan agen tersebut

sepenuhnya. Agen tersebut mendapat komisi dari ongkos perbaikan produk Sharp dan

penjualan spare part, dengan biaya yang telah ditetapkan oleh PT. SEID. SASS dapat

menggunakan spare part terlebih dahulu, dan dibayarkan setelah perbaikan barang

elektronik milik konsumen Sharp selesai dikerjakan. Apabila unit produk elektronik

yang diperbaiki tersebut masih dalam batas garansi, maka ongkos pengerjaan

ditanggung sepenuhnya oleh PT. SEID, dan SASS dapat mengklaim ongkos kerja

tersebut pada PT. SEID setiap bulannya. Prosedur pelayanan dan sistematika

pembayaran diatur dan dikontrol sepenuhnya oleh PT. SEID, sehingga pelaksanaan

kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik.

2.1.3. Ruang lingkup usaha

PT. Sharp Electronics Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak

dibidang industri manufaktur yang memproduksi berbagai perlengkapan elektronik.

Barang-barang elektronik tersebut dapat berupa perlengkapan elektronik audio, visual,

serta peralatan elekronik rumah tangga, seperti kulkas dan mesin cuci. Dalam industri

tersebut, PT. Sharp Electronic Indonesia terbukti unggul bila dibandingkan dengan

perusahaan sejenis lainnya. PT. SEID mampu mengontrol dan memilih bahan baku

berkualitas dari supplier ternama, kemudian merakit dan memproduksinya menjadi

perlengkapan elektronik yang bermutu tinggi.

7

Kualitas produk elektronik yang diproduksi PT. SEID juga sangat didukung

dengan teknologi modern Sharp Corporation yang berasal dari Jepang, dengan

inovasi-inovasi produk yang menarik dan ramah lingkungan. Salah satu produk

kebanggaan Sharp yakni LCD, terbukti mampu memberikan kepuasan konsumen dan

meningkatkan perkembangan teknologi elektronik di dunia. Dengan demikian, dapat

dikatakan hampir setiap kebutuhan konsumen akan peralatan elektronik dapat

dipenuhi oleh Sharp.

2.1.4. Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar 12, halaman 42.

Untuk Departemen Customer Satisfaction - Strategy & Promotion sendiri, memiliki

struktur kerja seperti:

Gambar 1. Struktur Departemen CS-Strategy&Promotion

Struktur organisasi Customer Satisfaction - Strategy & Promotion diatas

memudahkan manager dan staff dalam menjalankan tugas dan kewajibannya masing-

masing, dengan rantai komando yang jelas, dan garis koordinasi yang memungkinkan

satu sama lain berinteraksi dan berkerjasama dengan mudah. Dalam pelaksanaan kerja

sehari-hari, tim SDSS mencatat kegiatan setiap SDSS di seluruh Indonesia dengan

menggunakan System Aplication Process (SAP), sedangkan tim SASS mengontrol

kerja setiap agen service, dan memberikan kemudahan kepada mereka dalam hal

penyediaan spare part, serta melakukan proses administrasi pembayaran komisi

service teknisi dan keuntungan pembelian spare part.

Selanjutnya, kedua tim ini dibantu oleh tim administrasi yang mengurus

kerapihan data-data pada SAP, kelengkapan berkas, serta pencatatan keuangan.

Sementara itu, bagian Operational Network Support mengambil peran dalam

menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan logistik SDSS, baik penyediaan

tools, equipment, serta persiapan pembukaan SDSS baru. Segala kegiatan yang

CS-Strategy & Promotion Manager

Operational Administration SDSS Team SASS Team IT

Parts Support Tehnical Center

8

berkaitan dengan SAP, dan software atau perangkat teknologi lainnya akan

diselesaikan oleh bidang IT. Dengan demikian, struktur kerja yang ada pada bagian

Customer Satisfaction-Strategy & Promotion sangatlah mampu membuat karyawan

saling berkerja sama dan meningkatkan potensinya secara maksimal.

Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, seluruh keluarga besar Sharp yang

terdiri dari pemegang saham, manajemen, serta karyawan, yang tergabung dalam

suatu struktur organisasi Sharp, berpegang teguh pada pencapaian Visi dan Misi

Perusahaan, serta selalu menegakkan falsafah dan prinsip usaha SHARP.

Falsafah Usaha:

Kami tidak hanya meluaskan volume usaha, tetapi dengan menggunakan teknologi

inovasi kami yang unik, kami bertekad untuk berpartisipasi dalam peningkatan budaya,

kebajikan dan kesejahteraan manusia di dunia.

Adalah tujuan korporasi kami untuk tumbuh bersama dengan para karyawan,

memajukan dan membantu mereka untuk meraih seluruh potensi serta meningkatkan taraf

hidup.

Kemakmuran masa depan kami berkaitan langsung dengan kemakmuran dari para

pelanggan, penjual dan pemegang saham, serta seluruh anggota keluarga Sharp.

Kredo/Prinsip Usaha:

Korporasi Sharp berpegang pada dua prinsip utama:

Kejujuran dan Kreatifitas

Berdasarkan janji kami terhadap prinsip tersebut, kami berusaha agar hasil

usaha kami dapat memberikan kepuasan nyata kepada orang lain, serta memberikan

sumbangan yang bermanfaat kepada masyarakat.

Kejujuran adalah dasar utama etika manusia, selalu bersikap jujur.

Harmoni memberikan kekuatan, saling mempercayai dan berkerja sama.

Kesopanan adalah suatu kebaikan, selalu sopan santun dan saling menghormati.

Kreatifitas membawa kemajuan, tetap menyadari adanya kebutuhan untuk

inovasi dan perbaikan.

Keberanian adalah prinsip hidup yang berguna, menerima setiap tantangan

dengan sikap positip

9

2.1.5. Bidang-bidang Kerja (Job Description).

A. CS- Strategy&Promotion Manager

Manager melakukan fungsi dan peran sebagai pengelola departemen CS-

Stratergy & Promotion guna mencapai tujuan perusahaan. Peranan Manager

departemen ini terutama adalah mendukung dan mewujudkan terciptanya peningkatan

kesetiaan dan kepuasan pelanggan secara umum, serta memberikan layanan purna jual

(after sale service) yang terbaik kepada pelanggan. Sehingga pelanggan di seluruh

wilayah di Indonesia dapat berkonsultasi dan memperbaiki barang elektroniknya yang

mengalami kendala atau kerusakan dengan mudah. CS-Strategy&Promotion Manager

juga berwenang untuk melakukan koordinasi dan memberikan komando kepada setiap

pegawai yang tergabung dalam tim pada departemennya, serta mengambil keputusan

terbaik atas segala permasalahan teknis yang terjadi pada departemen tersebut,

sehingga target dan tujuan perusahaan dapat tercapai.

B. Technical Center

Technical Center merupakan salah satu bagian dalam CS-Strategy &

Promotion yang bertugas memberikan support kepada setiap unit pelayanan service,

yakni pada seluruh Cabang, SDSS, dan SSR di Indonesia, apabila mengalami suatu

kendala dalam hal teknis perbaikan atau service. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari,

tim Technical Center selalu siap dalam melakukan perbaikan dan mengatasi

permasalahan yang terjadi pada unit/produk SHARP yang tidak dapat di-

service/diperbaiki oleh Cabang, SDSS maupun SSR. Setiap unit service yang

menghadapi kendala dalam hal tehnik atau perbaikan suatu produk Sharp, dapat

langsung mengirimkan produk tersebut ke kantor pusat service, bagian Technical

Center.

C. Parts Support

Parts Support bertugas mengelola spare parts yang digunakan dalam proses

service yang dilakukan oleh setiap service center, sebagai penggantian spare parts

untuk unit produk Sharp yang rusak. Dalam melaksanakan tugas utamanya, Parts

support melakukan kontrol terhadap setiap spare parts yang masuk dan keluar, atau

10

yang kita kenal dengan istilah inventory control. Parts support bertanggung jawab

atas ketersediaan stock, serta pengelolaan penyimpanan spare parts yang ada dalam

gudang spare parts. Apabila terdapat permintaan atau request dari Branch (kantor

cabang), SDSS, SSR, atau SASS, Parts Support harus mampu menyediakan spare

parts yang diminta tersebut, kemudian melakukan pengepakan dan mengirimnya ke

tempat tujuan dengan menggunakan jasa SPL cargo sebagai mitra pengiriman.

D. Operational Network Support

Berbeda dengan Parts Support yang bertugas menyediakan spare parts saja,

bagian Operational Network Support bertugas untuk memfasilitasi atau menunjang

setiap kebutuhan Branch, SDSS dan SSR, dalam hal kegiatan service diluar

kebutuhan spare parts. Pemberian fasilitas berupa tools, equipment, inventory,

kendaraan, hingga kebutuhan infrastruktur dilakukan karena Branch, SDSS dan SSR

merupakan unit pemberi layanan service yang didirikan dan menjadi tanggung jawab

penuh PT. Sharp Electronics Indonesia. Selain menunjang kebutuhan kepada setiap

unit service, bagian Operational Network Support juga bertugas melakukan

koordinasi dan memberikan informasi atas aktivitas yang dilakukan Branch, SDSS,

dan SSR yang tersebar di seluruh Indonesia, seperti kegiatan promosi dan aktivitas

usaha lainnya.

E. SDSS Team

SDSS Team bertugas melakukan kontrol atas aktivitas SDSS, yakni dengan

mencatat segala aktivitas pelayanan/service yang dilakukan oleh setiap SDSS di

seluruh Indonesia dalam format baku SAP. Pencatatan ini dilakukan dengan tujuan

mempermudah perusahaan dalam mengontrol dan mengetahui progress aktivitas yang

dilakukan SDSS setiap harinya. Selain itu, dengan adanya pencatatan tersebut,

perusahaan dapat mengetahui secara detail berapa banyak pelanggan yang melakukan

service, bagian atau unit produk apa yang kualitasnya kurang baik atau sering

bermasalah, dan bagaimana kemampuan teknisi dalam memperbaiki dan

menyelesaikan permasalahan produk sehingga dapat memuaskan pelanggan. Tim

SDSS juga bertugas untuk memfasilitasi kebutuhan spare parts SDSS, dengan

melakukan order ke bagian Parts Supports.

11

F. SASS Team

Berbeda dengan SDSS Team, SASS Team tidak melakukan pencatatan

aktivitas setiap SASS seluruh Indonesia dalam format SAP. SASS Team bertugas

mengontrol segala aktivitas usaha/service SASS yang berkaitan dengan produk Sharp,

dengan memperhatikan Laporan Kerja (LK) dan Tanda Terima Barang Reparasi

(TTBR). SASS team memiliki kewenangan untuk mengizinkan atau memberi

authorize atas pengajuan SASS baru yang akan beroperasi, dengan memperhatikan

dan mempertimbangkan kelengkapan berkas administratif yang menjadi syarat

SASS, lokasi yang strategis, kesiapan unit/agen dalam hal infrastruktur dan kualitas

SDM, serta track record penanganan service elektronik dan rekomendasi dari

perusahaan sejenis. Selain untuk merekrut calon agen SASS baru, SASS Team juga

berwenang untuk melakukan kontrol dan melakukan pemberhentian kerjasama atau

penarikan authorize terhadap SASS yang melakukan pelanggaran.

Seperti halnya tim SDSS, dalam hal pemberian layanan dan menunjang

aktivitas setiap SASS, tim SASS bertanggung jawab untuk memfasilitasi setiap

kebutuhan spare parts SASS, dengan melakukan order kepada Parts Support,

kemudian melakukan pengiriman ke SASS tujuan atau dititipkan pada Kantor

Cabang / SDSS yang terdekat dari SASS tersebut. Setelah melakukan pengiriman

spare parts, tim SASS juga bertanggungjawab dalam proses administrasi keuangan,

yakni pemberian komisi ongkos service dan keuntungan penjualan spare part, serta

penagihan pembayaran pembelian spare parts tersebut kepada agen SASS. Proses

pembayaran spare parts dapat ditangguhkan sampai proses service selesai, yang dapat

dipotong dari komisi service teknisi dan keuntungan pembelian spare part apabila

komisi tersebut melebihi harga spare parts.

Terdapat dua jenis SASS dalam pengelolaan SASS PT. SEID, yakni SASS

Central dan SASS Non Central. Dalam hal pelaksanaan aktivitas teknis operasional

harian, tim SASS (HQ) hanya berhubungan dan bertanggung jawab untuk

berkoordinasi dengan SASS Central. Sedangkan untuk SASS Non Central dapat

berkoordinasi dengan kantor cabang dalam melaksanakan aktivitas usaha hariannya.

12

G. Administratif

Sesuai dengan namanya, bagian administratif bertugas dalam melakukan

kegiatan administrative atas segala aktivitas yang dilakukan oleh Cabang, SDSS, SSR

dan SASS, yang telah dilaporkan dan telah di input oleh Branch Administration.

Bagian Administratif berperan dalam melakukan pengecekan SAP mengenai kegiatan

service SDSS, yakni laporan selesai atas pengerjaan service unit/produk elektronik

Sharp dan kelengkapan administrasi lainnya. Kegiatan penting lain yang menjadi

tanggung jawab bagian administratif adalah yang terkait masalah administrasi

keuangan SDSS dan SASS, mengenai pembayaran ongkos kerja teknisi, pembayaran

spare part, pemotongan gaji teknisi/karyawan atas laporan tools hilang, dan masalah

keuangan lainnya dengan berkoordinasi dengan Manager CS-Strategy & Promotion ,

bagian procurement, serta bagian accounting pada main office.

H. IT

Tugas utama IT adalah memberikan kemudahan atas sarana teknologi

pendukung dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada

departemen CS- Strategy & Promotion. Hal umum yang menjadi tanggung jawab

bagian IT yaitu mengontrol dan memberikan solusi atas masalah yang terjadi dalam

sistem SAP, SEVA dan perangkat software lain yang digunakan dalam aktivitas kerja.

Bagian IT juga bertanggung jawab dalam mengontrol aktivitas internet dan intranet

user pada masing-masing komputer yang dipakai pegawai. Hal tersebut dilakukan,

agar dapat memperkecil resiko penggunaan situs yang tidak diizinkan oleh karyawan,

sehingga setiap karyawan dapat memanfaatkan waktu kerjanya secara optimal.

13

2.2. Pelaksanaan Magang

2.2.1. Jenis dan Bentuk Kegiatan Magang

Dengan mengacu pada Kerangka Acuan Praktek Kerja Lapangan, dalam

periode Magang ini penulis melakukan praktek kerja secara langsung serta melakukan

pengamatan mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi proses manajemen logistik dan

inventory (Logistic and Inventory Management), yang dilakukan oleh bagian

Operational Network Support, Departemen Customer Satisfaction - Strategy &

Promotion PT. SHARP Electronics Indonesia. Kegiatan pengamatan dan praktek

kerja langsung pada bagian tersebut dilakukan karena pentingnya peranan bagian

tersebut sebagai pelaksana fungsi kontrol dan sumber informasi Kantor Pusat (HQ)

dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan logistik Branch, SDSS (SHARP Direct

Service Station), dan SSR (SHARP Service Representative). Adapun rincian

pelaksanaan kegiatan penulis disertai dengan penjelasan prosedur pelaksanaan dan

hasil yang didapat dari pelaksanaan kerja tersebut terdapat dalam pembahasan

prosedur kerja.

2.2.1.1. Peran Bagian/Departemen tempat magang terhadap keseluruhan

Organisasi/ Perusahaan.

Peran Departement Customer Satisfaction – Strategy & Promotion dalam

keseluruhan organisasi PT. Sharp Electronics Indonesia ialah mewujudkan serta

melakukan usaha peningkatan kesetiaan dan kepuasan pelanggan dengan pelayanan

yang cepat dan berinovasi (Speed and Innovation). Usaha tersebut dilakukan terutama

dengan memberikan pelayanan after sale service yang terbaik, sehingga pelanggan

produk SHARP mudah berkonsultasi dan dapat memperbaiki barang elektroniknya

yang mengalami kendala atau kerusakan.

Untuk memberikan pelayanan tersebut, Departement Customer Satisfaction –

Strategy & Promotion bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi, serta

memfasilitasi kebutuhan Kantor Cabang dan unit pelayanan service center yang

terdiri dari SDSS (Sharp Direct Service Station), SSR (Sharp Service Representative),

dan SASS (Sharp Authorized Service Station). Dengan demikian, unit atau agen

14

penyedia layanan/service yang tersebar di setiap wilayah Indonesia tersebut, mampu

memberikan fasilitas serta pelayanan terbaik kepada konsumen di seluruh Indonesia,

sehingga tercapailah tujuan perusahaan.

Dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan akan fasilitas Branch, SDSS &

SSR, Departement Customer Satisfaction – Strategy & Promotion dibantu oleh

bagian Operational Network Support. Bagian Operational Network Support berperan

dalam pelaksanaan koordinasi mengenai pelaksanaan operasional dan pengelolaan

inventory serta penyediaan logistik yang dilakukan kantor pusat untuk menunjang

kebutuhan serta pelaksanaan kegiatan setiap unit service (Branch, SDSS, dan SSR)

sehingga setiap permasalahan dan kebutuhan seluruh unit service dapat terakomodir

dengan baik.

2.2.1.2. Target/Sasaran Perusahaan

Secara umum, perusahaan menetapkan target berdasarkan target penjualan

produk elektronik secara keseluruhan dalam satu bulan (nominal tidak dapat

disebutkan). Target yang ditetapkan oleh perusahaan memanglah sangat besar, dan

diperlukan koordinasi usaha yang ekstra kuat dari setiap Divisi, Departemen, Bagian,

serta individu pegawai SHARP sendiri. Namun demikian, bukan berarti target

tersebut mustahil, karena perlu diinformasikan, bahwa ketika penulis melaksanakan

program penelitian dan Praktek Kerja Lapangan, yaitu pada bulan Juli 2010, target

penjualan tersebut tercapai. Konsekuensi dari pencapaian target tersebut adalah

pemberian reward / bonus kepada setiap karyawan berupa pembayaran setengah

bulan gaji.

Keberhasilan perusahaan dalam mencapai target penjualan bukanlah hanya

merupakan keberhasilan dari Tim Sales saja, tetapi juga menjadi parameter bagi setiap

divisi yang terdapat pada PT. Sharp Electronics Indonesia. Dengan tercapainya target

penjualan, berarti Tim Marketing telah sukses dalam memasarkan dan melakukan

strategi promosi produk dengan baik; Tim Procurement telah memenuhi kebutuhan

bahan baku dengan sangat baik; Tim Produksi TV, Audio, dan HA telah berhasil

memenuhi permintaan konsumen sesuai target pembuatan produk; Tim Brand

Strategy telah berhasil membawa nama besar SHARP menjadi merek dagang dan

produk elektronik yang paling diminati dan sangat diingat oleh para konsumen; Tim

15

HRD telah mampu memberikan motivasi dan arahan serta training kepada para

karyawan, sehingga target yang tinggi dapat dicapai secara bersama-sama; dan yang

terpenting Tim Customer Satisfaction telah menunjukkan keberhasilannya dalam

meningkatkan kesetiaan dan kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang cepat dan

peningkatan produk yang berkualitas dan sangat inovativ.

2.2.2. Prosedur Kerja

Untuk memahami prosedur kerja suatu perusahaan, tentunya mahasiswa tidak

hanya harus mempelajari operasional prosedur atas suatu bidang kerja saja, tetapi juga

perlu melakukan kegiatan pada bidang kerja tersebut secara langsung. Hal yang

pertama kali perlu dilakukan adalah menganalisa tujuan umum dan peranan bidang

kerja dalam keseluruhan organisasi, serta mengetahui secara prinsip jenis pekerjaan

dalam bidang kerja tersebut. Dengan mengetahui tujuan, peranan, dan hal apa yang

dapat dilakukan pada suatu bidang kerja, tentunya kita akan lebih mudah mengikuti

prosedur kerja pada bidang kerja tersebut.

Bagian Operational Network Support, Departemen CS-Strategy & Promotion

PT. Sharp Electronics Indonesia berperan sebagai pelaksana koordinasi mengenai

pelaksanaan operasional dan pengelolaan inventory serta penyediaan logistik yang

dilakukan kantor pusat untuk menunjang kebutuhan serta pelaksanaan kegiatan setiap

unit service (Branch, SDSS, dan SSR). Telah kita ketahui bahwa Branch, SDSS dan

SSR merupakan agen service center resmi PT. Sharp Electronics Indonesia yang

tersebar di seluruh Indonesia, dan mampu menjangkau customer secara langsung.

Oleh karena itu, bagian Operational Network Support CS-Strategy& Promotion

membutuhkan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi dalam proses operasional,

pengelolaan inventory, serta penyediaan logistik dalam menunjang SDSS dan SSR,

agar tujuan perusahaan untuk dapat memenuhi permintaan dan melayani kebutuhan

pelanggan dengan cepat dan penuh inovasi (Speed and Innovation), sesuai dengan

Motto yang menjadi landasan Divisi Customer Satisfaction, senantiasa dapat tercapai.

Secara umum, kegiatan yang dilakukan oleh bagian Operational Network

Support CS-Strategy& Promotion merupakan serangkaian kegiatan pengelolaan

inventory, dan juga penyediaan perlengkapan logistic kepada seluruh Branch, SDSS,

16

dan SSR yang menunjang aktivitas pelayanan/service Branch, SDSS, dan SSR.

Kegiatan pengelolaan inventory dan logistic haruslah dilakukan dengan baik dan

tepat, karena hal tersebut sangat penting dan dapat berpengaruh dalam aktivitas

pelayanan/service kepada pelanggan.

Inventory sendiri memiliki arti “inventory is a stock of items kept by an

organization to meet internal or external customer demand”2. Artinya, inventory

merupakan suatu barang yang disimpan guna memenuhi pelanggan internal atau

eksternal. Barang-barang inventory dalam perusahaan manufaktur seperti SHARP

dapat berupa Raw Material (bahan baku), Spare parts (suku cadang), Work-in-process

product (barang setengah jadi), Item being transported (barang yang sedang dalam

proses pengiriman), dan Tools & Equipment.3 Sedangkan maksud dari pelanggan

internal (internal customer) disini merupakan pelanggan yang berasal dari dalam

organisasi atau dalam hal ini, Branch, SDSS, dan SSR merupakan target/pelanggan

dari CS-Strategy&Promotion PT. SEID. Dengan demikian, kegiatan bagian

Operational Network Support yang melakukan aktivitas penyimpanan dan penyediaan

barang berupa tools dan equipment, untuk disalurkan/dikirim kepada SDSS dan SSR

selaku pelanggan internal, merupakan suatu proses kegiatan Inventory.

Dalam pelaksanaan kegiatan inventory sendiri, kita harus mengetahui

bagaimana cara mengelola inventory dengan baik, yang diulas dalam teori Inventory

Management. Tujuan dari inventory management adalah untuk menyimpan inventory

secukupnya, untuk memenuhi permintaan pelanggan, sekaligus juga untuk menjaga

biaya se-efektif mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan menentukan berapa jumlah

optimal inventory yang disimpan sebagai stock, berapa yang akan di-order/dipesan

oleh customer, dan juga berapa jumlah yang akan kita pesan lagi sebagai inventory

berikutnya.4 Inventory juga merupakan salah satu kandidat pengurangan biaya yang

jelas, sehingga harus dikelola sebaik-baiknya. Oleh karena itu, dengan pelaksanaan

inventory management yang baik, kita dapat memenuhi permintaan pelanggan secara

cepat dan tepat. Dengan demikian, perusahaan yang mampu mengelola inventory

dengan baik, dapat dikatakan perusahaan tersebut telah memenangkan persaingan.

2 Russel & Taylor, Operations Management Along the Supply chain, 6th edition,2009, page 529 3 ibid

4 Ibid, 527, 529

17

Tidak jauh berbeda dengan inventory, dalam konteks supply chain

management, kita dapat mengetahui istilah dan tujuan dari logistik, yaitu “logistic

exists to move and position inventory to achieve desired time, place, and possession

benefit at the lowest total cost”5. Dengan kata lain, kemampuan pengelolaan logistik

sangatlah penting, yakni agar perusahaan dapat meminimalkan biaya, dan

memaksimalkan keuntungan atas waktu, tempat dan kewenangan dari pengiriman

inventory, dengan cara yang effective dan efficient. Hal tersebut menunjukkan bahwa

proses inventory dan logistic sangatlah berkaitan erat.

Peranan penyedia barang atau logistic sangatlah mempengaruhi nilai dari

inventory. Hal ini dikarenakan inventory memiliki keterbatasan nilai, sampai

inventory tersebut dikirim pada waktu dan lokasi yang tepat. Apabila logistik tidak

memenuhi kebutuhan pemesanan inventory pada waktu dan tempat yang tepat secara

konsisten, maka nilai dari inventory tersebut akan hilang sama sekali. Dengan

demikian, penerapan pengelolaan logistic haruslah terintegrasi antara satu kegiatan

dengan kegiatan lain. Dalam buku Supply Chain Logistic Management dibahas

mengenai suatu kesatuan proses kegiatan pengelolaan logistic yang saling terkait satu

sama lain, konsep tersebut dikenal dengan istilah Integrated Logistic.

Gambar 2. Intergrated Logistic

5 Donald J. Bowersocx, David J. Closs, M. Bixby Cooper, Supply chain logistic management, 2009, page

26

Facility Network

Integrated Logistic

Management

Warehousing Material handling Pakaging

Order Processing

Transportation

Inventory

Integrated Logistic

18

Dalam kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis menjumpai dan

melakukan beberapa kegiatan inventory management dan juga beberapa hal yang

terkait dengan kegiatan integrated logistic sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku

pada persusahaan. Adapun rincian kegiatan yang dilaksanakan penulis selama periode

magang berlangsung, berikut penjelasan prosedur kerja, dan hasil yang penulis dapat

dari proses kerja tersebut adalah sebagai berikut:

A. Aktivitas 1.

Penyesuaian dan pemahaman dasar mengenai tujuan umum dan

culture perusahaan. Serta pengenalan dan pemahaman tujuan dan aktifitas

usaha yang dilakukan departemen CS-Strategy & Promotion , terutama

bagian Operational Network Support dalam menjalankan fungsi logistic &

inventory management guna memfasilitasi kebutuhan Cabang, SDSS, dan

SSR.

Penjelasan:

Dalam tahapan awal periode magang ini, penulis melakukan proses

penyesuaian kerja, disertai dengan pemahaman mengenai culture

perusahaan, serta tujuan umum perusahaan. Penulis juga melakukan

pengamatan dan pemahaman tugas masing-masing bagian yang terdapat

pada departemen CS-Strategy&Promotion, disertai peranannya dalam

mencapai goals perusahaan. Selanjutnya, penulis diberi arahan untuk

mempelajari SOP formal perusahaan, mengenai prosedur yang berlaku

pada departemen CS-Strategy&Promotion mengenai proses logistic dan

inventory management.

Hasil yang didapat:

Penulis memahami nilai-nilai dan culture yang dianut oleh

perusahaan. PT. SEID yang merupakan anak perusahaan Sharp

Corporation yang berasal dari Jepang, tentu saja menganut disiplin usaha

dan budaya bisnis Jepang. Kedisiplinan dan ketertiban kerja adalah hal

mutlak yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan, tanpa pandang bulu. Hal

ini dapat dilihat dari peraturan kerja yang ketat, kedisiplinan jam/waktu

19

kerja, dan juga pemberlakuan pakaian seragam yang sama bagi setiap level

karyawan. Selain itu, perusahaan juga sangat mengamalkan beberapa

pakem yang dianut oleh bangsa Jepang. Pakem tersebut diantaranya adalah

Kaizen (continuous improvement) dan Filosofi 5S, yang merupakan

budaya kerja yang berasal dari negara Sakura (Jepang). Filosofi 5S adalah

perubahan yang lebih baik dan berkesinambungan dimanapun, kapanpun

oleh siapapun. 5S merupakan 5 kata awal dari bahasa Jepang yaitu: SEIRI

(Ringkas), SEITON (Rapi), SEISO (Resik), SEIKETSU (Rawat), dan

SHITSUKE (Rajin).

Selain nilai dan culture, penulis juga memahami tujuan umum

divisi Customer Satisfaction, yakni “To be the First, the Best, and the

Win”. Maksudnya adalah divisi Customer Satisfaction ingin memberikan

pelayanan terbaik kepada pelanggan, dengan penciptaan produk dan

sistematika pelayanan yang berinovasi terbaru (The First), dikemas dengan

pelayanan yang terbaik (The Best), sehingga tercapailah kepuasan

pelanggan yang maksimal, sehingga mampu memenangkan persaingan

usaha (The Win).

B. Aktivitas 2

Pengamatan dan pengelolaan data Inventory (Equipment, dan

Tools) Serta melakukan proses checking dan penyesuaian Stock taking

barang untuk laporan inventory bulanan.

Penjelasan:

Dalam hal ini, Penulis melakukan input dan pengelolaan data

mengenai inventory monthly reports. Pengelolaan data inventori (tools

dan equipment) bulanan dimaksudkan agar setiap perlengkapan yang ada

pada gudang, dan juga yang telah dikirim atau terdapat pada masing-

masing Cabang, SDSS, dan SSR dapat terdata dan terkontrol dengan baik,

sehingga para teknisi di setiap Cabang, SDSS, dan SSR dapat menjalankan

aktivitasnya tanpa ada kendala perlengkapan teknisi.

20

Proses input dan pengelolaan data dilakukan pada Ms. Excel,

sehingga proses pengadministrasian perhitungan data dapat dilakukan

dengan mudah. Setelah proses pengolahan data bulanan, penulis

melakukan pengecekan barang yang ada pada gudang penyimpanan untuk

menyesuaikan jumlah aktual dengan jumlah data.

Hasil yang didapat:

Penulis mampu memahami dan mempraktikkan metode pengolaan

data, yakni dalam proses persiapan pembuatan inventory report. Dalam

proses pencatatan data, tools dikelompokkan berdasarkan nama atau jenis

tools, kemudian tools juga dikelompokkan kembali berdasarkan merek dan

kode satuan tools. Pengelompokkan tersebut dapat dilihat pada format

berikut ini:

Saldo merupakan jumlah barang (tools) yang tersedia pada suatu

waktu tertentu. Saldo akhir pada bulan sebelumnya akan menjadi saldo

awal bulan ini. Kemudian apabila terdapat penerimaan, maka tools akan

dijumlah berdasarkan pengelompokan tools yang sama, kemudian supplier

dan tanggal diterimanya tools dicatat dalam kolom supplier. Permintaan

tools oleh setiap Cabang, SDSS, dan SSR yang berada diseluruh Indonesia

dicatat pada daerah masing-masing, dan akan mengurangi saldo akhir tools

pada bulan tersebut. Hasil akhir/saldo akhir kemudian akan di cek jumlah

aktualnya. Jika terjadi kesalahan perhitungan, maka karyawan dapat

meneliti ulang pekerjaannya. Apabila saldo akhir kurang dari stock limit,

maka akan dilakukan proses inventory management berikutnya, yaitu

melakukan order & purchasing tools.

Nama

ItemTools Merek

Kode

Satuan

Saldo

Awal

Penerimaan (+) Aceh (-)

~ Saldo

Akhir Remark Check

Qty Supplier Repair QTY Remark

Tabel 1. Contoh Form Inventory Report Bulanan

21

Dengan melakukan proses pengamatan dan pengelolaan data ini,

penulis mampu memahami secara nyata bagaimana proses inventory

control dengan data-data yang akurat dan up to date. Yakni bagaimana

proses pengelolaan data dilakukan, dan bagaimana mengelola inventory

dengan baik, menggunakan data-data yang ada.

C. Aktivitas 3

Melakukan proses inventory barang (Tools & Equipment) dan

pelaksanaan quality control pada Warehouse (tempat penyimpanan

barang), sesuai dengan konsep Inventory Management.

Penjelasan:

Dalam hal ini, Penulis mengikuti proses pengecekan dan

penyimpanan barang pada Warehouse. Tools dan Equipment dicek satu-

persatu berdasarkan jenis, merek, dan tipenya. Kemudian dilanjutkan

dengan pendataan jumlah barang, dan ketersediaan barang yang

berkualitas. Barang-barang yang telah rusak selama masa penyimpanan,

akan dipisahkan dan kemudian akan dilakukan proses penghancuran (WO)

Hasil yang didapat:

Penulis memahami metode pengecekan dan pendataan barang-

barang secara langsung, disertai dengan pengelompokan tools dan

equipment berdasarkan jenisnya masing-masing. Selain itu, penulis juga

mengikuti proses quality control sehingga mampu mengetahui kriteria

barang-barang yang masih berkualitas dan layak pakai.

D. Aktivitas 4

Mengikuti proses Request Order yang dilakukan Cabang, SDSS,

dan SSR ke HQ.

22

Penjelasan:

Dalam hal ini, Penulis menerima order dari Cabang, SDSS, dan

SSR yang dilakukan via email. Kegiatan pemesanan (order) menggunakan

form request telah ditentukan dalam format form request order. Kepala

service Cabang, SDSS, dan SSR harus mengetahui dan menandatangani

barang-barang apa saja yang diminta oleh teknisinya.

Setelah form request diterima, kegiatan dilanjutkan dengan

melakukan pendataan barang yang di-order tersebut, melalui data base

tools and inventory report. Maksud dari pendataan tersebut adalah untuk

mengecek apakah unit service (Cabang/SDSS/SSR) yang melakukan

request tersebut telah meminta barang yang sama sebelumnya, dan berapa

lama proses request yang dilakukannya. Apabila Cabang/SDSS/SSR

tersebut belum pernah melakukan request atas barang yang sama

sebelumnya, atau periode permintaan tools/inventory dalam periode waktu

normal, dan tools yang dipesan tersedia dalam gudang penyimpanan, maka

permintaan tersebut dipenuhi. Data barang yang dipenuhi kemudian akan

dilampirkan pada form balasan, yang ditandatangani oleh kepala bagian

Operational Network Support departemen CS-Strategy and Promotion.

Hasil yang didapat:

Penulis mengetahui sistem dan tata cara pemesanan /order yang

dilakukan SDSS dan SSR diseluruh Indonesia. Selain itu, penulis juga

mengetahui bagaimana proses penanganan request setelah surat pengajuan

tersebut diterima. Untuk dapat menunjang kebutuhan SDSS dan SSR

dengan hasil yang maksimal, diperlukan suatu langkah responsive yang

cepat dan penuh tanggung jawab.

Sistem yang dikembangkan oleh PT. Sharp Electronics Indonesia

dalam mengatasi permasalahan jarak dan waktu adalah dengan

memanfaatkan teknologi informasi sebaik mungkin. Hal tersebut

dilakukan dengan proses pengajuan surat melalui email, dan

penandatanganan persetujuan dengan proses Print & Scan sehingga

23

keabsahan tandatangan surat dapat dipertanggungjawabkan, tanpa harus

melalui proses birokrasi yang sulit. Dengan demikian, proses pemesanan

tools dan kebutuhan lainnya dapat dilakukan dalam waktu singkat,

sehingga proses pelayanan dapat berlangsung dengan baik.

E. Aktivitas 5

Proses procurement/ordering tools yang telah out of stock (kurang

dari batas minimum) ke vendor/supplier yang memiliki tools berkualitas

dengan harga murah.

Penjelasan:

Dalam hal ini, penulis mendata/mengecek jumlah tools dalam tools

report. Kemudian proses tersebut dilanjutkan dengan pembuatan list/

daftar nama untuk tools yang sudah mencapai stock limit (3%).

Selanjutnya untuk nama-nama tools yang terdapat dalam list, akan

dibuatkan form request untuk pengajuan pembelian.

Pelaksanaan pembelian dilakukan pertama-tama dengan

menghubungi beberapa vendor/supplier tetap yang menyediakan item tools

yang dibutuhkan, yakni dengan meminta Quotation yang berisi daftar

harga dan spesifikasi tools yang dibutuhkan tersebut. Bagi supplier yang

menawarkan produk dengan kualitas terbaik dan harga yang termurah,

maka produk tersebut akan dipesan, dan diproses pembeliannya.

Setelah mendapatkan harga yang sesuai, bagian Operational

Network Support kemudian membuat Esker pembelian barang, dan

kemudian meminta persetujuan dari manajemen, bagian Akuntansi, dan

Pajak. Apabila Esker tersebut telah disetujui, bagian Procurement

kemudian akan membuat Purchasing Order (PO) dan dikirim ke Vendor,

untuk proses pemesanan dan pembelian tools. Tools yang sudah dipesan,

kemudian akan dikirim oleh Vendor ke bagian Operational Network

Support, dan selanjutnya pembayaran dilakukan oleh PT SEID dengan

cara ditransfer sesuai waktu tempo yang disepakati. Tools yang sudah

dibeli tersebut kemudian didata dalam tools report sebagai penambahan

24

tools. Proses terakhir adalah melakukan proses inventory dalam gudang

penyimpanan tools (warehouse) atau proses pengiriman (Transporting)

apabila Cabang, SDSS, atau SSR mengajukan request.

Untuk permintaan equipment dan inventory yang bersifat temporer

atau hanya pada saat tertentu, proses pembelian dilakukan dengan cara

yang sama. Namun demikian, proses pembelian akan dilakukan dengan

mempertimbangkan terlebih dahulu tingkat urgensi dan kepentingan

pembelian equipment yang diajukan. Setelah menilai pembelian barang

tersebut perlu dilakukan, Esker pembelian kemudian dapat langsung

diajukan.

Hasil yang didapat:

Penulis mengetahui proses pembelian dan pengadaan tools yang

dilakukan oleh bagian Operational Network Support dalam mengelola

ketersediaan stock tools dalam inventory. Selain itu, penulis juga

memahami secara langsung mengenai proses birokrasi pengajuan

pembelian, disertai dengan format pengajuan yang ditetapkan. Proses ini

juga memberikan pengalaman dan pemahaman penulis mengenai proses

pemilihan supplier yang terbaik. Kegiatan tersebut tentu saja dilakukan

dengan pendekatan-pendekatan bisnis yang menuntut dan melatih

kemampuan/skills penulis dalam hal lobby dan negosiasi.

F. Aktivitas 6

Melakukan kontrol bulanan terhadap tools & equipment teknisi,

dan penyediaan penggantian tools rusak dan hilang.

Penjelasan:

Dalam hal ini, penulis meminta laporan Kepala Service di setiap

Cabang, SDSS, dan SSR atas tools & equipment yang ada pada unit

service tersebut sebagai perlengkapan aktivitas pelayanan service untuk

masing-masing teknisi. Setiap Kepala Service mengirimkan daftar tools &

equipment berikut kondisi fisiknya. Apabila terdapat kekurangan tools

25

akibat kerusakan atau kehilangan, maka Kepala Service mengajukan

penggantian tools rusak atau hilang. Laporan tersebut dikirim via email,

dengan melampirkan foto tools apabila ada yang rusak.

Bagi tools rusak, akan dicek pemakaiannya, tanggal pengiriman,

dan jenis kerusakannya. Apabila tools tersebut rusak akibat pemakaian

yang normal dan dalam waktu yang wajar, maka tools akan segera diurus

proses penggantiannya. Namun apabila ternyata tools hilang atau

mengalami kerusakan tidak wajar karena kelalaian teknisi, maka tools

tersebut akan diganti oleh teknisi tersebut dengan proses pemotongan gaji.

Hasil yang didapat:

Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui dan dapat

mempraktekkan bagaimana pelaksanaan kontrol dan manajemen dilakukan

pada setiap unit service yang lokasinya berjauhan dari kantor pusat (HQ).

Kontrol yang dilakukan terutama kontrol untuk pemakaian tools. Dengan

kontrol tersebut, teknisi akan lebih teliti dan berhati-hati menggunakan

tools dan equipment dalam pelaksanaan aktivitas service sehari-hari.

Dengan demikian, tingkat terjadinya kesalahan service akibat human error

akan semakin berkurang. Selain aktivitas controlling, dalam proses ini

juga penulis belajar bagaimana prosedur dan langkah effektif dalam

melakukan kontrol jarak jauh.

G. Aktivitas 7

Pemenuhan order dari Cabang, SDSS, dan SSR dengan melakukan

proses pengepakan (Packaging) barang dan pengiriman (Transporting)

barang ke Cabang/SDSS/SSR tujuan.

Penjelasan:

Dalam hal ini, penulis mengikuti serangkaian proses pemenuhan

order yang diajukan Cabang/SDSS/SSR, yang dilakukan setelah tahapan

request order Cabang/SDSS/SSR (Aktivitas 4) diterima. Serangkaian

kegiatan tersebut dimulai dari tahap pengecekan ketersediaan barang

(tools/equipment) yang diminta Cabang/SDSS/SSR. Pengecekan dilakukan

26

dengan melihat data base pada laporan tools dan equipment. Apabila

barang yang diminta tersedia dengan jumlah yang cukup dan kualitas yang

baik, proses pengiriman selanjutnya akan dilakukan. Sedangkan apabila

barang yang diminta tidak tersedia atau mengalami kekurangan jumlah,

maka akan dilakukan proses ordering (Aktivitas 5) kepada supplier yang

telah menjadi mitra langganan perusahaan dalam penyediaan tools dan

equipment.

Kegiatan yang dilakukan selanjutnya, setelah semua barang yang

dibutuhkan tersedia adalah melakukan proses pengepakan (packaging).

Proses packaging dilakukan agar tools dan equipment yang akan dikirim

dapat dibawa dengan mudah, praktis, dan aman hingga ke lokasi tujuan.

Barang-barang dikemas sedemikian rupa, dengan mengurangi kemasan

produk yang tidak perlu, agar kemasan lebih praktis, dan mengurangi berat

dari kemasan yang akan dikirim. Dengan demikian, barang akan mudah

disatukan dengan tools/equipment lain dalam satu paket kemasan. Selain

itu, biaya pengiriman barang juga akan dapat berkurang sesuai dengan

pengurangan berat kemasan.

Proses pengepakan juga harus mempertimbangkan keamanan

kemasan dan produk (tools/equipment) yang akan dibawa, sampai ke

tempat tujuan. Barang-barang biasanya akan dilapisi dengan benda-benda

halus, seperti kertas dan busa/foam sesuai dengan yang diperlukan, untuk

melindungi barang-barang dari benturan satu sama lain, selama proses

pengiriman. Perlindungan terhadap kemasan juga dapat ditambah sesuai

dengan tingkat kerawanan kerusakan produk selama pengiriman.

Perlindungan ekstra dapat dilakukan dengan menggunakan kayu sebagai

pelapis di sekeliling kemasan.

Setelah proses pengepakan dilakukan dengan rapih, praktis, dan

aman, barang siap untuk dikirim. Proses pengiriman barang dilakukan

dengan menggunakan jasa distribusi (cargo). Biro distribusi yang menjadi

mitra/partner distribusi departemen CS-Strategy & Promotion ke

27

Cabang/SDSS/SSR tujuan adalah SPL Cargo. Dalam hal kerjasama

pengiriman barang, SPL Cargo menjalankan tugas distribusi barang,

sesuai dengan order atau surat jalan yang diberikan oleh bagian

Operational Network Support. Setiap pengiriman yang dilakukan, akan

dicatat nomor, tujuan dan data-data penting mengenai proses pengiriman

tersebut. SPL Cargo kemudian akan memberikan nota dan bukti

pengiriman, sesuai dengan nomor dan tujuan pengiriman. Proses

pembayaran dilakukan secara akumulasi pengiriman selama satu bulan.

Laporan atas terkirimnya barang kemudian disampaikan oleh SPL Cargo

kepada bagian Operational Network Support departemen CS-Strategy &

Promotion .

Hasil yang didapat:

Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui dan dapat

mempraktekkan bagaimana proses pelaksanaan pengepakan (packaging)

dan pengiriman (transporting) dilakukan. Kegiatan ini sangat berguna,

untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan penulis dalam hal

pengepakan dan pengiriman barang, karena hampir setiap proses bisnis,

terutama pada industri mantufaktur melakukan proses pengepakan dan

pengiriman. Penulis juga dapat mengetahui bagaimana cara mengelola

barang se-effektif mungkin, sehingga proses pengiriman dapat dilakukan

dengan cepat, mudah, praktis, dan aman.

H. Aktivitas 8

Pembuatan laporan tools yang telah dikirim, dengan meminta

dokumentasi tools/equipment yang sudah diinstalasi dan digunakan oleh

teknisi melalui via email.

Penjelasan:

Setelah proses pengiriman tools/equipment dilakukan (Aktivitas 7),

kegiatan yang harus dilakukan oleh departemen CS-Strategy & Promotion

adalah meminta laporan kepada Cabang/SDSS/SSR tujuan, mengenai

28

barang yang telah terkirim. Hal ini dilakukan sebagai langkah cross check,

agar perusahaan dapat mengetahui apakah barang sudah diterima, dan

dalam kondisi baik. Dalam hal ini, penulis meminta laporan

tools/equipment yang sudah diterima, diinstalasi dan digunakan oleh

teknisi melalui via email, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Manager

CS-Strategy & Promotion .

Hasil yang didapat:

Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui pentingnya

suatu laporan dan proses checking barang yang dapat digunakan sebagai

data pengiriman.

I. Aktivitas 9

Membantu proses pengoperasian dan pembukaan SDSS baru

dengan menunjang kebutuhan logistik yang diperlukan.

Penjelasan:

Dalam hal ini, penulis mengikuti proses penyediaan logistik untuk

membantu pelaksanaan pengoperasian dan pembukaan SDSS baru. Dalam

periode Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan penulis, PT Sharp

Electronics Indonesia membuka empat unit SDSS baru, yaitu SDSS

Muara Bungo yang berlokasi di Muara Bungo, Jambi, SDSS Majene di

Makassar, SDSS Bengkalis di Riau, dan SDSS Belitung. SDSS Muara

Bungo dibuka pada 23 Juli 2010, sedangkan Ketiga SDSS lainnya pada

bulan Agustus 2010. Kegiatan yang penulis lakukan adalah kegiatan

pengadaan dan pengiriman barang, seperti yang dijelaskan dalam aktivitas-

aktivitas sebelumnya.

Hasil yang didapat:

Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis dapat mengetahui serta

mempraktekkan serangkaian kegiatan pengadaan tools dan equipment

dalam memfasilitasi SDSS yang akan beroperasi.

29

2.2.3. Kendala yang Dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya

2.2.3.1. Kendala yang dihadapi

Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, penulis mendapatkan banyak

sekali ilmu dan pengalaman yang sangat berguna pada dunia kerja, terutama di dalam

bidang manajemen inventori dan logistik. Penulis banyak menemui kesamaan-

kesamaan masalah dan aktivitas usaha manajemen logistik dan inventori yang penulis

pelajari di kelas, dengan praktek di lapangan. Metode-metode strategis dan praktis di

lapangan untuk penyelesaian masalah dan pelaksanaan aktivitas inventory & logistic

management, tentunya akan lebih bermanfaat bagi pengembangan kemampuan

manajemen penulis, dari pada hanya menguasai teori dari mata kuliah tersebut di

dalam kelas saja.

Namun demikian dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja ini, penulis juga

menemui beberapa kendala dan kekurangan perusahaan atas penanganan inventory

management, terutama dalam hal pengelolaan penyimpanan/inventory tools &

equipment yang dilakukan bagian Operational Network Support, department CS-

Strategy & Promotion (aktivitas 3). Hal yang terjadi di lapangan adalah dalam

pelaksanaan penyimpanan barang atau proses inventory, proses klasifikasi atau

pengelompokan barang hanya dilakukan berdasarkan jenis dan nama barang saja. Hal

ini tentunya akan mempersulit proses pengecekan dan kontrol atas quality

management. Adapun proses kontrol yang penulis temui adalah dengan melakukan

pengecekan tools dan equipment satu per satu. Dengan demikian, hal ini dapat

menjadi salah satu kendala perusahaan dalam hal peningkatan efisiensi dan

effektifitas kerja, terlebih apabila jumlah inventory semakin bertambah banyak.

Hal lain yang menjadi kendala dalam peningkatan effisiensi kerja adalah

kurangnya perhitungan atas jumlah quantity yang optimal, dan penentuan waktu yang

tepat dalam proses pemesanan (ordering process) yang dilakukan perusahaan

(aktivitas 5). Pada dasarnya, tools dan equipment adalah kebutuhan logistik yang

mutlak harus dimiliki oleh setiap teknisi. Terutama untuk tools yang memiliki jangka

waktu penggunaan yang ditentukan, dan harus diganti kembali dengan tools baru

setelah barang tersebut tidak layak untuk digunakan. Dengan demikian, berarti tools

merupakan inventory yang selalu harus ada dan dipesan dalam jumlah yang tetap

30

A items

B items

C items

Percentage of inventory items

apabila ketersediaan inventori tersebut kurang dari batas minimum atau biasa dikenal

Continuous Inventory.6

2.2.3.2. Upaya yang dapat dilakukan untuk memecahkan kendala

Untuk memudahkan proses inventory control dalam hal penyimpanan barang

(aktivitas 3), perlu ada klasifikasi yang baik dan aplikatif dalam mengelompokkan

tools dan equipment. Apabila pengelompokan hanya berdasarkan jenis tools saja,

tentunya proses pengecekan dan pencarian tools akan tidak effisien, karena terlalu

banyak jenis dari tools tersebut. Oleh karena itu, harus ada kriteria lainnya yang

menjadi indikator klasifikasi, sehingga proses pencarian dan pengecekan quality

control terhadap tools dapat berlangsung dengan mudah.

Salah satu hal yang dapat dilakukan adalah mengelompokkan tools

berdasarkan persentase nilai atau harga tools dan jumlah quantity dari tools tersebut.

Jenis klasifikasi ini lebih dikenal dengan istilah The ABC Classification System.

Dalam ABC Classification, kita menggolongkan jenis barang-barang sebagai A items,

yakni barang-barang dengan nilai atau harga yang tinggi dan jumlah barang sedikit, B

items dengan barang-barang yang memiliki nilai atau harga sedang dan jumlah yang

cukup banyak (seimbang), dan C items yang merupakan barang barang dengan harga

rendah namun dengan volume barang yang banyak/besar.

Gambar 3. The ABC Clasification System

6 Russel & Taylor, Op. Cit, 532

Per

cen

tage

of

dol

lar

valu

e

The ABC Clasification System

31

Sudah menjadi hal umum, bahwa barang-barang yang memiliki nilai atau

harga yang tinggi, biasanya memiliki turn over atau perputaran barang yang kecil,

sehingga jumlah barang biasanya sedikit. Sedangkan, untuk barang yang tergolong

ekonomis atau memiliki tingkat harga yang rendah, biasanya memiliki volume

kuantitas yang tinggi, dikarenakan tingginya pula tingkat turn over atas barang

tersebut. Untuk itu, kita dapat menggolongkan barang sesuai dengan konsep ABC

Classification, dengan melihat harga dan kuantitas barang tersebut.

Klasifikasi ABC dapat memudahkan kita dalam proses pengecekan dan

melakukan kontrol terhadap tools dan equipment. Hal ini dikarenakan, dengan

menggolongkan setiap barang berdasarkan harga dan kuantitas barang sesuai dengan

klasifikasi ABC, kita dapat dengan mudah menemukan barang yang sering di-order

atau memiliki turn over yang tinggi, yaitu kelompok barang pada klasifikasi C. selain

itu, kita juga dapat meningkatkan perhatian, maintenance, dan quality control yang

tinggi pada barang-barang yang tergolong klasifikasi A, karena memiliki nilai/harga

yang mahal, serta cendrung lebih sedikit dan lebih lama berada pada gudang

dikarenakan tingkat turn over yang rendah. Dan untuk klasifikasi B, kita dapat

memperlakukan kontrol dan perawatan (maintenance) yang cukup, disertai dengan

pengawasan ketersediaan barang yang baik karena posisi klasifikasi B berada diantara

klasifikasi A dan klasifikasi C, dan memiliki turn over yang sedang.

Sedangkan, dalam mengatasi kendala mengenai keterbatasan pengelolaan

inventori (inventory management), terutama dalam hal perhitungan atas jumlah

quantity yang optimal dan penentuan waktu yang tepat dalam proses pemesanan

(ordering process), kita harus menentukan model yang sesuai dengan jenis inventory

ini. Telah dikatakan sebelumnya, bahwa proses ordering atau pemesanan terhadap

inventory berupa tools yang dilakukan bagian Operational Network Support,

merupakan kegiatan inventory yang tetap dan berkelanjutan, atau dikenal dengan

istilah Continuous Inventory. Sistem yang sesuai digunakan dalam continuous

inventory adalah model Economic Order Quantity (EOQ).

32

Lead time

Lead time

Q 2

0

Pengertian model EOQ sendiri adalah “EOQ Model is a formula for

determining the optimal size that minimizes the sum of carrying cost and ordering

cost”7. Berarti, dengan menggunakan EOQ model, kita dapat menentukan jumlah

kuantitas tools yang optimal, pada waktu yang tepat dalam pengadaaan atau proses

pemesanan dan yang terpenting dapat meminimalisir total biaya yang akan

dikeluarkan atas proses inventory tersebut, yakni dengan menggunakan model EOQ.

Namun, dalam model EOQ ini, terdapat beberapa syarat dan asumsi yang harus

dipenuhi, yaitu: permintaan sudah diketahui dan dalam jumlah yang tetap setiap

tahunnya, tidak ada perpendekan waktu, lead time tetap/konstan, dan permintaan

diterima semua dalam satu waktu.

Selain itu, dalam model EOQ kita harus terlebih dahulu menentukan order

cycle yang tepat dalam suatu continuous inventory. Order cycle adalah “the time

between receipt of orders in an inventory cycle”8 atau merupakan suatu jenjang waktu

antara penerimaan order. Dalam pelaksanaan order cycle, kita akan selalu berpatokan

pada waktu dan jumlah quantity dalam inventory level. Sehingga, dengan menentukan

order cycle, kita dapat mengetahui kapan seharusnya melakukan order, dan berapa

banyak kuantitas barang yang akan kita order.

Gambar 4. Inventory Order Cycle

7 Russel & Taylor Op. Cit, 536

8 Russel & Taylor Op. Cit, 537

Order placed

Order placed

Order receipt

Order receipt

Reorder point, R

Order quantity, Q Demand

rate Average Inventory

Time

Inve

nto

ry L

evel

Inventory Order Cycle

33

Qopt √2CoD

Cc =

Pada skema Inventory Order Cycle diatas, proses pemesanan mengacu kepada

waktu dan tingkat kuantitas barang. Pada saat ketersediaan inventory menurun,

dikarenakan proses permintaan yang dilakukan oleh Costomer (Branch, SDSS, dan

SSR) kita harus menentukan reorder point atau saat yang tepat untuk memesan

inventory kembali (order placed). Sehingga ketika persediaan Inventory habis,

persediaan inventory dapat diterima kembali (order receipt) tepat pada waktunya,

yakni sesuai dengan waktu tunggu pesanan (lead time). Dengan melakukan

perhitungan ini, tentunya kita akan dapat memesan inventory pada waktu yang tepat,

sehingga kita dapat meminimalkan carrying cost, ordering cost, dan stock out cost.

Carrying cost sendiri merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk

menyimpan inventory didalam gudang. Sedangkan ordering cost merupakan biaya

untuk melakukan pemesanan barang-barang yang jumlahnya telah sedikit atau sudah

kurang dari stock limit inventory. Selain itu, terdapat stock out cost yakni kerugian

yang ditanggung oleh perusahaan, karena tidak mampu memenuhi permintaan

konsumen, dikarenakan keterbatasan atau tidak tersedianya inventory.

Kuantitas permintaan optimal (optimal order quantity) terjadi pada poin

dimana kurva total cost berada pada tingkat minimum, yang tepat sejalur dengan titik

perpotongan antara kurva carrying cost dan ordering cost. Dengan demikian kita

dapat menentukan nilai Q (kuantitas) optimal, yakni .

Gambar 5. The EOQ Cost Model

Slope = 0

Carrying cost =

Ordering cost =

Annual cost($)

Minimum total cost

Optimal order, Q opt

Order quantity, Q

C0 D/Q

Cc Q/2 EOQ Cost Model Total Cost

34

Total Cost merupakan penjumlahan dari carrying cost dengan ordering cost,

sehingga kita dapat menentukan total minimum cost dengan melakukan subtitusi nilai

dari optimal order size, yaitu:

Kita juga dapat menentukan jumlah order per tahun, dan menentukan waktu

yang tepat untuk melakukan order dengan melakukan perhitungan:

Keterangan:

C0 (Ordering Cost) = biaya per order (pemesanan) barang

Cc (Carrying Cost) = biaya per carrying/item (penyimpanan) barang

D = annual demand (jumlah order per tahun)

Q = order size/year

Oleh karena itu, kita dapat menggunakan perhitungan dan formula diatas

untuk menentukan jumlah quantity order yang optimal, waktu yang tepat dalam

proses pemesanan (order cycle time), serta total biaya minimum pada proses inventory

barang, yang memenuhi ketentuan Continuous Inventory dalam model EOQ. Sebagai

contoh, kita dapat menghitung tingkat kuantitas pemesanan yang optimal untuk salah

satu jenis tools. Namun demikian, karena keterbatasan data yang diberikan mengenai

biaya pemesanan dan penyimpanan barang, serta belum digunakannya model EOQ

sebagai sistem penentu quantity order yang optimal pada bagian Operational Network

Support, maka untuk perhitungan tingkat kuantitas pemesanan yang optimal penulis

hanya dapat memberikan contoh perhitungan dengan asumsi-asumsi yang diperlukan.

Contoh perhitungan ini dibuat dengan harapan dapat menjadi alternative positif bagi

perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan

inventory management.

Dalam contoh perhitungan ini, penulis mengambil salah satu tools sebagai

sampel perhitungan, yaitu kunci shock. Kunci shock merupakan suatu tools yang

selalu digunakan teknisi, dengan jumlah permintaan yang biasanya tetap setiap

tahunnya, dengan asumsi pemesanan dan pengiriman barang dapat dilakukan tepat

waktu, serta barang dapat dikirim sekaligus. Misalkan biaya yang dikeluarkan untuk

menyimpan kunci shock adalah Rp. 1.000,- per kunci shock dan biaya pemesanan

C0D

Qopt

CcQopt

2 TCmin = +

D

Qopt

Number of order per year =

311 days

D/Qopt

Order Cycle time =

35

yang dikeluarkan adalah Rp. 50.000,- tiap order, dengan jumlah permintaan sebanyak

empat ratus (400) buah pertahun. Dengan demikian kita dapat menghitung kuantitas

pemesanan optimal pertahunnya (Qopt), Total biaya minimum (TCmin), jumlah order

per tahun, dan order cycle time dengan menggunakan rumus-rumus EOQ Cost Model.

Diketahui: C0 (Ordering Cost) = Rp. 50.000,-

Cc (Carrying Cost) = Rp. 1.000,- per kunci shock

D (annual demand) = 400 buah

A. Untuk jumlah order yang optimal, kita dapat menghitungnya dengan

menggunakan rumus:

= √ 2 x 50.000 x 400/1.000 = √40000 = 200 buah

Sehingga jumlah pemesanan optimal adalah sebanyak 200 buah.

B. Sedangkan Total biaya inventori tahunan dapat dihitung menggunakan

rumus:

C. Banyaknya order pertahun dapat dihitung menggunakan formula:

Berarti, pemesanan yang dilakukan tiap tahun adalah 2 kali.

D. Untuk menghitung Order Cycle (siklus pemesanan) kita dapat menghitung

dengan asumsi jumlah hari kerja sebanyak 311 hari kerja.

Sehingga perusahaan melakukan order dalam waktu 155 hari sekali.

Dengan menggunakan formula/rumus dan metode perhitungan seperti diatas,

disertai dengan asumsi-asumsi yang diperlukan, diharapkan pembaca dapat

memahami dan dapat menerapkan proses perhitungan EOQ model. Selain itu,

perusahaan diharapkan juga dapat memperbaiki sistem inventory management untuk

bagian Operational Network Support dengan menggunakan contoh perhitungan

diatas.

Qopt √2CoD

Cc =

C0D

Qopt

CcQopt

2 TCmin = +

= (50.000 x 400/200) + (1.000 x 200/2) = Rp. 200.000

D

Qopt

Number of order per year = = 400/200 = 2 kali per tahun

311 days

D/Qopt

Order Cycle = = 311 / 2 = 155 hari