KOMUNIKASI (PERILAKU ORGANISASI)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Mungkinkah kesalahpahaman dalam memahami kata-kata secara harfiah berarti perbedaan

antara hudup dan mati? Hal ini bisa terjadi di bisnis penerbangan . sejumlah kecelakaan

penerbangan diketahui berkaitan dengan masalah komunikasi. Oleh sebab itu maka disini kami

akan menguraikan betapa pentingnya sebuah komunikasi yang baik. Dalam dunia bisnis dan

organisasi pun komunikasi adalah kunci utama keberhasilan akan sebuah maksud dan tujuan

yang dituju.

Komunikasi juga berhubungan dengan kepuasan karyawan. Yaitu semakin sedikit ketidak

pastian, semakin besar kepuasan. Penyimpangan, ambiguitas, dan ketidaksesuaian dalam

komunikasi meningkatkan ketidak pastian, dan dengan demikian berdampak negative terhadap

kepuasan.

1.2 Rumusan Masalah

Disini, kami dari kelompok 1 akan membahas mengenai komunikasi dimana kita akan

membahas beberapa kajian yang ada, diantaranya :

1. Mendeskripsikan proses komunikasi

2. Membandingkan kekuatan dan kelemahan komunikasi oral dengan tertulis.

3. Membandingkan efektivitas jaringan rantai, roda, dan semua saluran.

4. Mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pemakaian rumor.

5. Mendiskusikan bagaimana teknologi berbantuan computer mengubah komunikasi organisasi.

6. Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalm meningkatkan efektifitas komunikasi.

7. Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif.

8. Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas cultural.

Untuk itu kami mencoba membahas kajian diatas serta mencoba memecahkan beberapa kasus

yang akan kami munculkan dalam makalah ini.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Mendeskripsikan Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang

menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang

pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk

simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan

ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan pengirim.

Keterangan:

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikiran.

Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan:

o Saluran formal adalah saluran-saluran komunikasi yang diciptakan oleh sebuah organisasi

untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional para

anggotanya.

o Saluran informal adalah saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul

sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu, tetapi sebelum pesan tersebut

dapat diterima symbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat

dipahamni oleh penerima.langkah ini, disebut penerjemahan sandi dalam pesan.

Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata

rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik.

Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasilkah kita telah

menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya.

Arah komunikasi

Komunikasi tersebut dapat mengalir secara vertical atau horizontal.

1. Dimensi vertical dapat dibagi menjadi aliran komunikasi ke bawah dan keatas:

Ke bawah, komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke

tingkatan yang lebih rendah.

Ke atas, komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi, dalam suatu

kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada

orang-orang yang memegang kekuasaan, memeberi mereka informasi mengenai proses

pencapaian tujuan dan menyamapaikan masalah-masalah terkini.

2. Horizontal, ketika komunikasi terjadi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, di antara

anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama , antarmenejer pada tataran yang sama,

atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal.

Mengapa komunikasi horizontal tetap dibutuhkan ketika komunikasi vertical yang efektif dalm

sebuah kelompok atau organisasi sudah tercipta? Jawabanya adalah bahwa komunikasi

horizontal sering kali dibutuhkan unutk menghemat waktu dan membantu koordinasi.

2.2 Membandingkan Kekuatan dan Kelemahan Komunikasi Oral dengan Komunikasi Tertulis

Komunikasi Antarpersonal terdiri dari :

Komunikasi Lisan

o Kekuatan komunikasi lisan terdapat pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal

dapat disampaikan dan jawabanya bisa diterima dalam waktu yang singkat.

o Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan

tersebut harus disampaikan melalaui sejumlah orang. Semakin banyak orang yang harus dilalui

oleh sebuah pesan, semakin besar kemungkinan penyimpanganya.

Komunikasi Tertulis,

o Kekuatan komunikasi tertulis adalah cara ini mudah dan bisa diversifikasi. Pesan dalam bentuk

cetakan membuat pengirim maupun penerima memiliki dokumentai tersebut; dan pesan itu dapat

di simpan selama waktu yang tak terhingga.

o Kelemahannya, komunikasi ini memakan waktu. Meskipun komunikasi tertulis bisa jauh lebih

cermat, tetapi komunikasi tulisan juga dapat menghabiskan lebih banyak waktu.

Komunikasi Nonverbal, komunikasi nonverbal meliputi : gerakan tubuh, intonasi, mimik

wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan.

o Komunikasi non verbal bisa menyampaikan hal-hal penting.misalnya: Bahasa tubuh memiliki

arti sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertatik pada pandanganya dan status relatif

yang dirasakan antara pengirim dan penerima.

o Tetapi kelemahnannya, bahasa tubuh sering kali memperumit komunikasi verbal.

2.3 Membandingkan Efektivitas Jaringan Rantai, Roda, dan Semua Saluran

Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-

saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suaru organisasi tiga tingkat yang kaku.

Efektivitas jaringan rantai adalah yang paling pas jika akurasi menjadi titik fokus anda.

Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak sebagai perantara komunikasi

antara semua kelompok.Jaringan roda merupakan contoh dari jaringan komunikasi yang akan

anda temukan pada sebuah tim dengan posisi seorang pemimpin yang kuat. Efektivitas struktur

roda memfasilitasi munculnya seorang pemimpin.

Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling

berkomunikasi secara aktif. Dalam praktiknya, jaringan ini sangat sering dikaitkan dengan tim-

tim yang otonom, di mana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada

orang yang memegang peran pemimpin. Efektivitas jaringan seluruh saluran adalah pilihan yang

terbaik bila Anda mementingkan kepuasan anggota.

2.4 Mengidentifikasi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pemakaian Rumor

Jaringan komunikasi informal

Sistem formal buknlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam sebuah kelompok atau

organisasi. Ada pula jaringan informal yang disebut desas-desus. Desas- desus adalah jaringan

komunikasi informal organisasi. Desas-desus memiliki tiga karakteristik utama yang menjadi

faktor-faktor yang dapat memengaruhi adanya pemakaian rumor:

– Hal ini terjadi karena tidak adanya kontrol dari manajemen.

– Oleh sebagian besar karyawan, desas-desus dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan

daripada komunike-komunike formal yang dikeluarkan oleh menejemen puncak.

– Desas-desus digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya.

Desas-desus merupakan salah satu bagian penting dari jaringan komunikasi kelompok atau

organisasi mana pun dan hal itu mesti dipahami. Desas-desus membuat para menejer dapat

merasakan moril organisasi mereka, mengidentifikasi memahami kekhawatiran para karyawan.

2.5 Mendiskusikan Bagaimana Teknologi Berbantuan Komputer Mengubah Komunikasi

Organisasi

Komunikasi berbasis komputer terdiri dari :

E-mail.

Mengubah komunikasi organisasi secara dramatis contohnya email dapat mengurangi jumlah

memo, surat, dan panggilan telepon yang pada masa lalu digunakan untuk berkomunikasi

diantara mereka senridi dengan para pemasok, pelanggan atau pihak-pihak yang berkepentingan

lain.

Pesan instan

/ Instant Messaging. Merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para menejer untuk

tetap berhubungan dengan para karyawan dan bagi karyawan untuk tetap berhubungan satu sama

lain tanpa dibatasi oleh jarak.

Koneksi internet dan ekstranet.

Dengan menggunakan intrnet perusahaan, dapat melakukan tukar menukar ide mengenai semua

hal dari bagaimana untuk mempertahankan karyawan hingga cara untuk bekerja lebih cepat

tanpa menurunkan kualitas.

Dengan ekstranet perusahaan mampu menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan

pemasok, pelanggan, dan rekan strategis tertentu.

Konferensi Video. Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah oeganisasi untuk

mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan.

2.6 Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalam meningkatkan efetivitas komunikasi

Kekayaan saluran adalah jumlah informasi yang dapat disampaikan selama satu episode

komunikasi. Artinya hal ini menawarkan lebih dari satu petunjuk informasi (kata-kata, postur,

mimik wajah, sikap, intonasi) Beberapa saluran kaya memiliki kemampuan untuk:

1) Menangani lebih dari satu petunjuk pada waktu bersamaan,

2) Memfasilitasi umpan balik yang cepat

3) Bersifat sangat pribadi

Dengan kekayaan saluran Para menejer dapat secara efisein mengomunikasikan pesan-pesan

rutin melalui berbagai saluran yang lebih miskin (melalui email) tetapi, mereka hanya bisa

mengomunikasikan pesan-pesan tidak rutin secara efektif melalui saluran-saluran komunikasi

yang kaya.

Para eksekutif ini mengandalkan saluran komunikasi yang lebih kaya untuk menyampaikan

berbagai pesan yang ambigu yang perlu merfeka sampaikan. Contohnya pasa saat perusahaan

mengadakan pemberhentian besar-besaran, melakukan konsolidasi, dan memperkenalkan

produk.

2.7 Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang

efektif. Yang terdiri dari :

Penyaringan. Manipulasi informasi oleh pengirim sehingga akan lebih nyaman bagi pihak

penerima. Faktor utama dari penyaringan adalah jumlah tingkatan vertikal dalam hierarki

organisasi, semikin banyak kesempatan terjadinya penyaringan.

Persepsi Selektif. Persepsi selektif kembali muncul di sini karena penerima, dalam proses

komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi,

pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.

Kelebihan Informasi. Adalah suaru kondisi dimana aliran informasi yang masuk melebihi

kapasitas pemrosesan seorang individu. Apabila seseorang memiliki lebih banyak informasi,

mereka cenderung untuk mengabaikan, mengalihkan, atau melupakan informasi tersebut.

Emosi. Apa yang tengah dirasakan penerima ketika menerima suatu komunikasi akan

memengaruhi cara ia menerjemahknya. Pesan yang sama yang diterima pada saat anda marah

atau bingung tak jarang diterjemahkan secara berbeda dari ketika anda sedang bahagia. Dalam

keadaan seperti itu kita cenderung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta

menggantikanya dengan penilaian emusional.

Bahasa. Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur,

pendidikan, dan latar belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang memengaruhi bahasa

yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata.

Kesulitan Komunikasi. Adalah ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya terkait

komunikasi lisan, komunikasi tertulis, atau keduanya.

Isu-isu terkini dalam komunikasi dapat menjadi hambatan bagi komunikasi yang efektif antara

lain terdiri dari :

Hambatan – hambatan komunikasi antara perempuan dan laki-laki

Kajian klasik yang dijalankan oleh Deborah Tannen memberi kita beberapa wawasan penting

mengenai perbedaan antara kaum perempuan dengan laki-laki dalam hal gaya percakapan

mereka. Secara khusus, Tannen mampu menjelaskan mengapa gender sering kali menciptakan

hambatan komunikasi lisan.

Intisari dari riset Tannen adalah bahwa kaum laki-laki menggunakan pembicaraan untuk

menekankan status. Sementara kaum perempuan menggunkanya untuk menciptakan koneksi.

Kesimpulan ini tentu saja tidak dapat diterapkan pada setiap laki-laki atau setiap perempuan.

Seperti dinyataknnya, generalisasinya adalah bahwa ” suatu persentase yang tinggi dari kaum

perempuan atau laki-laki sebagai sebuah kelompok berbicara dengan cara tertentu, atau

perempuan dan laki-laki secara individual lebih berkemungkinan untuk berbicara dengan satu

cara tertentu atau dengan cara lainya. ”

Sikap diam sebagai komunikasi

Sikap diam bisa berarti seseorang merasa khawatir dan takut unutk berbicara. Sikap diam dapat

menunjukan sinyal persetujuan, perbedaan pendapat, frustasi, atau kemarahan. Ketidakmampuan

untuk secara cermat memerhatikan dan memahami sikap diam dalam sebuah percakapan dapat

mengakibatkan hilangnya satu bagian vital dari pesan. Para komunikator yang cerdas tak akan

melewatkan kesenjangan, jeda. Dan keragua-keraguan yang muncul.

Komunikasi yang “benar secara politik”

Kita harus sensitif terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu dapat menstereotipkan,

mengintimidasi, dan menghina orang lain. Dalam suatu angkatan kerja yang semakin beragam,

kita mesti peka terhadap bagaimana kata-kata bisa menyinggung perasaan orang lian. Namun,

ada satu sisi buruk dari kebenaran politis. Kebenaran politis memperumit perbendaharaan kata

kita, makin mempersulit orang untuk berkomunikasi. Untuk mengilustrasikanya, anda mungkin

mengetahui arti dari ketiga istilah berikut ini : sampah, kuota, dan perempuan.

Tetapi, setiap kata ini juga dapat didapati bisa menyinggung perasaan satu kelompok tertentu

atau lebih. Kata-kata ini telah diganti dengan istilah seperti material sisa pascakonsumsi, ekuitas

edukasional, dan kaum gender. Malahnya adalah bahwa kelompok istilah yang disebut terakhir

ini memiliki kemungkinan kurang bisa menyampaikan pesan bila dibandingkan kata-kata yang

mereka gantikan.

2.8 Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas kultural

Komunikasi yang efektif sulit dicapai bahkan dalam kondisi yang ideal. Berbagai faktor lintas

kultural jelas-jelas meningkatkan potensi masalah komunikasi. Yang terdiri dari :

Hambatan –hambatan kultural

Seorang pengarang menemukan empat masalah khusus yang terkait dengan kesulitan-kesulitan

bahasa dalam komunikasi lintas kultural.

1) Hambatan yang disebabkan semantik, kata –kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang

berbeda.

2) Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata, kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam

bahasa yang berbeda.

3) Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara, dalam beberapa kultur, bahasa

bersifat formal, sementara dalam kultur lain informal.

4) Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi, orang yang berbicara dengan bahasa

yang berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang juga berbeda.

Konteks kultural

Pemahaman yang lebih baik atas hambatan-hambatan kultural ini dan berbagai impilikasinya

terhadap komunikasi lintas kultural dapat dicapai dengan cara memerhatikan konsep kultur

konteks tinggi dan rendah.

Kultur konteks tinggi adalah kultur yang sangat mengandalkan petunjuk-petunjuk nonverbal dan

situasional yang halus ketika berkomunikasi dengan orang lain. Kultur konteks rendah adalah

kultur yang sangat mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan makna dalam komunikasi.

Sebuah panduan kultural

Anda mungkin akan menjumpai lebih sedikit kesulitan jika orang tersebut datang dari konteks

kultural yang mirip dengan anda. Selain itu, keempat panduan berikut kiranya membantu:

1. Asumsikan perbedaan hingga kesamaam ditemukan.

2. Tekankan deskripsi alih-alih interprestasi atau evaluasi.

3. Praktikan empati.

4. Perlakukan interprestasi anda sebagi hipotesis kerja.

BAB III

KASUS

PERTANYAAN UNTUK BERFIKIR KRITIS

1. “komunikasi yang tidak efektif merupakan kesalahan si pengirim.” Setuju atau tidak setujukah

anda dengan peryataan tersebut?. Jelaskan

Tidak setuju. Ketidakefektifan komunikasi dapat diakibatkan oleh berbagai macam hambatan,

meliputi: masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan, atau perbedaan cultural

2. Apakah yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa komunikasi anda

akan diterima dan dipahami seperti yang anda inginkan?

Memahami lawan bicara anda(umur, pendidikan, latar belakang kultural)

Menggunakan bahasa/kata yang lazim atau mudah dimengerti

3. Bagaimanakah para manajer dapat memanfaatkan cara desas-desus demi keuntungan mereka?

manajer dapat memanfaatkan desas-desus dengan membuat desas-sesus dikalangan karyawan

untuk tujuan-tujuan tertentu , seperti melakukan suatu pernyataan kepada seorang karyawan yang

dianggap vokal dikalangan karyawan, dengan begitu desas-sesus dikalangan karyawan dapat

mungkin terjadi.

4. Menggunakan konsep kekayaan saluran, berikan contoh-contoh pesan yang paling baik

disampaikan melalui e-mail, komunikasi tatap muka, dan pada papan buletin perusahaan.

Pesan e-mail: melalui tulisan atau symbol

komunikasi tatap muka: melalui komunikasi lisan/kata-kata dan biasanya dengan komunikasi

nonverbal seperti bahasa tubuh atau gerakan tubuh.

5. “sebagian besar orang adalah pendengar yang buruk.” Setuju atau tidak setujukah anda dengan

peryataan tersebut. Beri penjelasan pada pendapat anda?

Tidak setuju, bukan karena sebagian orang adalah pendengar yang buruk, melainkan

bagaimana cara penyampaian komunikasi kita yang kurang baik.

Dimana komunikasi yang baik terletak pada kecepatan dan umpan baliknya, jika komunikasi

tersebut baik maka akan timbul respon yang cepat dari lawan bicara.

Dilema Etika

MENDEFINISIKAN BATASAN-BATASAN TEKNOLOGI

Anda bekerja untuk sebuah perusahaan yang tidak memiliki kebijakan khusus mengenai

pemakaian computer dan internet yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Perusahaan juga

tidak memiliki alat-alat pemantau elektronik untuk mengatur dan menentukan apa yang

dilakukan para karyawan dengan computer mereka. Apakah ada diantara tindakan-tindakan

berikut yang tidak etis? Jelaskan pendapat anda untuk setiap poin:

a. Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.

b. Bermain permainan computer selama hari kerja.

c. Menggunakan computer kantor Anda untuk melakuka belanja melalui Internet selama hari

kerja.

d. Mencari pasangan di sebuah situs web layanan kencan di internet selama hari kerja.

e. Mengunjungi situs web “dewasa” dengan computer kantor selama hari kerja.

f. Semua aktifitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal.

g. Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer dan akses Internet

yang disediakan dan dibayar oleh pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau

layanan kencan di internet selama jam kerja normal.

JAWABAN UNTUK DILEMA ETIKA :

a. Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.

Hal ini tidak etis dilakukan karena e-mail pun bila kita tidak dapat menggunakannya secara

bijak, justru akan menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja. Dan tentunya system e-mail

perusahaan ini harusnya dipakai oleh karyawan untuk keperluan perusahaan, bukan untuk

keperluan individu.

b. Bermain permainan computer selama hari kerja

Bermain permainan dalam computer memang berguna untuk menghilangkan stress ketika

bekerja, namun yang menjadi masalah apabila karyawan bermain computer selama hari kerja, hal

ini yang menjadi tidak etis. Baiknya karyawan bermain permainan computer ketika waktu luang

atau istirahat saja.

c. Menggunakan computer kantor untuk melakukan belanja melalui internat selama hari kerja

Hal ini pun tidak etis. Seharusnya penggunaan computer kantor untuk kepentingan kantor

pula. Belanja melalui internet apalagi selama hari kerja akan sangat mengganggu aktivitas kerja

dan mengurangi konsentrasi kita pada pekerjaan.

d. Mencari pasangan di sebuah situs Web layanan kerja selama hari kerja

Tidak etis, karena hal-hal pribadi sebaiknya dilakukan tidak pada hari kerja.

e. Mengunjungi situs Web “dewasa” dengan computer kantor anda selama hari kerja

Hal ini tidak etis dan sangat mengganggu aktivitas kerja dan mengurangi konsentrasi kita pada

pekerjaan.

f. Semua aktivitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal

Apabila hal-hal diatas dilakukan diluar jam kerja, mungkin boleh saja dilakukan. Yang

penting tidak menggangu aktivitas kerja dan tidak menggunakan fasilitas kantor untuk

kepentingan pribadi yang berlebihan.

g. Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer atau internet yang

disediakan dan dibayar oleh para pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau

layanan kencan di internet selama jam kerja normal.

Tidak etis, perusahaan memberi fasilitas kepada karyawannya untuk digunakan sesuai dengan

keperluan, yaitu keperluan urusan kantor. Bila fasilitas yang diberi oleh kantor kita

salahgunakan, maka tentunya akan merugikan perusahaan dan secara tidak langsung berdampak

rugi pula pada kita.

STUDI KASUS

JAMES W. CARUSO MEMILKI MASALAH KOMUNIKASI

James W. Caruso hanya memiliki empat orang karyawan di perusahaan hubungan

masyarakatnya, MediaFirst PR, Atlanta. Tetapi, ia tampaknya telah berhasil dalam

mengasingkan mereka.

Menurut para karyawannya, Caruso, 47, adalah seorang pria brilian yang memiliki banyak hal

untuk dipelajari agar bisa menjadi seorang komunikator yang lebih baik. Gaya komunikasinya

terus-menerus menjadi sumber konflik di perusahaannya. Caruso mengakui bahwa ia memiliki

masalah. “saya mungkin kurang bisa memberikan pujian secara verbal (sebagaimana yang

seharusnya) ketika seseorang melakukan suatu pekerjaan dengan baik. Saya adalah orang yang

sangat prcaya diri. Saya tidak butuh untuk diberitahu jika saya melakukan pekerjaan dengan

baik, tetapi ada orang yang membutuhkannya.

Para karyawan Caruso bisa dengan mudah mendaftar hal-hal yang telah dilakukannya yang

mengganggu mereka. Ia tidak memenuhi tenggat waktu, ia melakukan pekerjaan yang buruk

dalam berkomunikasi dengan klien (yang seringkali menempatkan posisi karyawan di tempat

yang tidak nyaman), ia tidak sepenuhnya mendengarkan ide-ide karyawan sebelum menyuruh

karyawan itu pergi, nada bicaranya seringkali terdengar merendahkan, dan ia seringkali cepat

mengkritik karyawan dan kikir dalam memberikan pujian.

Pertanyaan

1. Banyak atasan dituduh menjadi “komunikator yang buruk”. Menurut anda mengapa hal ini

terjadi?

2. Pesan apa yang terkandung dalam kasus tersebut terkait hubungan antara teori pujian dan

komunikasi?

3. Apakah hal khusus yang menurut anda perlu dilakukan Caruso untuk memperbaiki

keterampilan komunikasinya?

4. Dengan mengasumsikan bahwa Caruso ingin memperbaiki diri, bagaimanakah anda akan

membantunya agar ia belajar menjadi seorang komunikator yang baik?

Jawaban Studi kasus :

1. Menurut kami, karena mungkin banyak atasan pintar dalam konsep keilmuannya, tetapi

kurang cerdas dalam berkomunikasi. Berdasarkan kasus Caruso kita dapat melihat atasan dituduh

menjadi komunikator yang buruk karena adanya beberapa masalah di diri atasan tersebut. seperti,

atasan kurang dapat memberikan pujian secara verbal kepada bawahannya dan juga karena dia

berfikir secara proyeksi terhadap bawahannya. Yaitu dimana dia merasa sangat percaya diri dan

tidak butuh diberi tahu jika dia melakukan pekerjaan dengan baik, maka dia beranggapan kepada

bawahanya pun sama, padahal perilaku seperti itu sangat salah. Dapat juga dipastikan bahwa

atasan tersebut tidak memahami secara baik prinsip-prinsip dan konsep komunikasi yang baik

dalam organisasi maupun hubungan individual sehingga dianggap sebagai komunikator yang

buruk.

2. Jadi hubungannya adalah pujian merupakan factor penting dalam kesuksesan berkomunikasi.

Pujian (penghargaan) sebenarnya adalah hal yang paling utama untuk dapat memotivasi

karyawannya. Sehingga apabila seorang atasan kikir dalam memberikan pujian, hal itu dapat

membuat komunikasi antara atasan dan karyawan menjadi buruk. Oleh sebab itu atasan haruslah

dapat memberikan pujian (penghargaan) kepada karyawannya agar komunikasi antara karyawan

dengan atasan dapat berjalan baik dan karyawan dapat termotivasi sehingga dapat memberikan

umpan balik yang lebh baik kepada atasannya.

3. Berdasarkan masalah yang dimiliki oleh Caruso, hal khusus yang harus dilakukan unuk

memperbaiki keterampilan berkomunikasinya adalah mulailah untuk dapat memberikan pujian

verbal kepada para karyawannya, berusahalah untuk respect terhadap karyawannya, dan muailah

untuk dapat mendengarkan masukan dari orang lain baik itu merupakkan bawahannya, dan

berbicaralah tanpa cela kepada para karyawannya sehingga dengan begitu Caruso dapat

melakukan komunikasi yang lebih baik dari sebelumnya.

4. Jika Caruso ingin memperbaiki diri dalam berkomunikasi, yang akan saya lakukan untuk

memberi tahu kelemahan-kelemahan komunikasi yang dia miliki, lalu memberi pengertian dan

pemahaman komunikasi seperti apa yang harus dia lakukan dan yang terpenting adalah

membantu dia melatih keterampilan komunikasi yang baik dan memberikan umpan balik atas

upaya yang telah dia lakukan agar dia dapat selalu mengontrol dan instropeksi diri dalam hal

komunikasinya.

Tugas Kelompok

KETIADAAN KOMUNIKASI NONVERBAL

Latihan ini akan membantu Anda untuk melihat nilai komunikasi nonverbal pada hubungan antar

personal.

1. Kelas dibagi menjadi kelompok-kelompok berpasangan (Kelompok A dan Kelompok B).

2. Kelompok A memilih satu topic dari daftar berikut:

a. Menjadi manajer di Timur Tengah sangat berbeda dari menjadi manajer di Amerika Utara.

b. Tingkat perputaran karyawan dalam sebuah organisasi bisa bersifat fungsional.

c. Sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik.

d. Pembocor rahasia lebih banyak merugikan daripada menguntungkan organisasi.

e. Pengusaha bertanggung jawab memberikan pekerjaan yang menarik dan menantang kepada

setiap karyawan.

f. Setiap orang harus mendaftar untuk memberikan suara.

g. Organisasi-organisasi harus mendorong semua karyawannya untuk menjalani tes narkoba

secara teratur.

h. Mereka yang kuliah di jurusan bisnis atau ekonomi akan menjad karyawan yang lebih baik

daripada mereka yang kuliah di jurusan sejarah atau bahasa inggris.

i. Tempat anda mendapatkan gelar sarjana Anda lebih penting dalam menentukan keberhasilan

karir anda daripada apa yang Anda pelajari ketika Anda berada disana.

j. Tidak etis bagi seorang manajer untuk secara sengaja mendistorsi komunikasi guna

mendapatkan hasil yang menguntungkan.

3. Kelompok B memilih satu posisi tertentu terhadap topic ini (sebagai contoh, menentang

pandangan bahwa “sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik”). Kelompok A secara

otomatis mengambil posisi yang berlawanan.

4. Kedua kelompok memiliki waktu 10 menit untuk mempertahankan posisi mereka mengenai

topic yang ditentukan. Intinya adalah mereka hanya boleh berkomunikasi secara verbal. Mereka

tidak diperbolehkan menggunakan gerak isyarat, mimic wajah, gerakan tubuh, atau komunikasi

nonverbal lainnya. Akan lebih baik bagi setiap kelompok untuk mengikat tangan mereka selama

debat untuk mengingatkan mereka akan hal yang tak boleh mereka lakukan dan untuk

menunjukan wajah yang tanpa ekspresi.

5. Setelah perdebatan selesai, bentuklah kelompok-kelompok yang terdiri atas enam hingga

delapan orang dan diskusikan hal-hal berikut selam 15 menit:

a. Seberapa efektifkah komunikasi selama perdebatan tersebut?

b. Hambatan terhadap komunikasi apa saja yag ada?

c. Apakah tujuan dari komunikasi nonverbal?

d. Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah-masalah yang mungkin

timbul ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail.

JAWABAN TUGAS KELOMPOK :

Seberapa efektif komunikasi selama perdebatan tersebut?

Jawab: kurang efektif, karena komunikasi yang terjadi dalam perdebatan tersebut terkesan datar.

Sehingga peluang terjadinya kesalahpahaman komunikasi cenderung lebih besar terjadi. Karena

intonasi mengubah makna suatu pesan. Mimic juga menyampaikan arti. Wajah yang meggeram

mengatakan sesuatu yang lain dari wajah yang menyungging senyum. Mimic wajah dengan

intonasi menunjukkan arogansi, keagresifan, rasa takut, malu, dan karakteristik lainnya. Bahasa

tubuh pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila

terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan

si pengirim.

Hambatan terhadap komunikasi apa saja yang ada?

Jawab: terjadinya persepsi selektif yang negative. Persepsi selektif muncul ketika penerima

informasi dari komunikasi memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam

komunikasi. Ketika suatu komunikasi tidak diimbangi dengan mimic ataupun intonasi yang

tepat, maka si penerima informasi akan menanggapi informasi tersebut dengan salah.

Apakah tujuan dari komunikasi non verbal?

Jawab: sebagai pelengkap dalam komunikasi yang meliputi gerakan tubuh, mimic wajah,

intonasi, jarak fisik, dan lainnya. Karena bahasa tubuh memiliki dua hal terpenting dalam

penyampaiannya yaitu (1) sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertarik pada

pandangannya, (2) status relative yang dirasakan antara pengirim dan penerima. Bahasa tubuh

pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila

terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan

si pengirim.

Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah yang mungkin timbul

ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail!

Jawab: komunikasi non verbal pun sangat penting diterapkan bukan hanya saat berkomunkasi

secara langsung (face to face), tetapi juga ketika pembicaraan yang terjadi secara tidak langsung.

Contohnya saat orang melakukan komunikasi dengan menggunakan media telepon. Selain

kelancaran berbicara verbal, kelancaran dalam non verbal pun sangat diperlukan. Kita bisa

menunjukkan ekspresi kita saat senang, marah, atau sedih ketika orang lain menyampaikan pesan

kepada kita dengan melibatkan intonasi dalam komunikasi kita dalam telepon. Sedangkan

komunikasi melalui e-mail pun ternyata penting pula untuk selalu menggunakan komunikasi non

verbal. Dalam e-mail kita mengenal apa yang disebut smiley, yaitu icon-icon yang mewakili

perasaan kita ketika berkomunikasi dengan orang lain. Contoh smiley yang menunjukkan senang

, atau smiley yang menunjukkan sedih , dan lainnya.

BAB IV

KESIMPULAN

Jadi kita sebagai mahasiswa harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, Karena

dengan komunikasi yang baik kita dapat meminimalkan distorsi yang terjadi dalam komunikasi.

Dengan begitu, semakin besar kemungkinan bahwa tujuan, umpan balik, dan pesan-pesan

manajemen lainnya akan diterima sebagaimana yang kita maksud. Dalam berkomunikasi

penggunaan saluran-saluran komunikasi vertical, lateral, dan informal yang ekstensif akan

meningkatkan aliran komunikasi, mengurangi ketidak pastian, serta memperbaiki kinerja dan

kepuasan kelompok. Kita juga dapat mengasumsikan bahwa ketidaksesuaian antara komunikasi

verbal dan nonverbal akan meningkatkan ketidakpastian dan menurunkan kepuasan.

Kami juga melihat bahwa proses komunikasi mewakili suatu pertukaran pesan, apapun yang

diharapkan si pengirim dalam pesannya tersebut, pesan yang dibaca sandinya dalam pikiran

penerima mewakili realitasnnya sendiri. “Realitas” inilah yang menentukan kinerja, bersama

dengan tingkat motivasi dan tingkat kepuasan individu yang bersangkutan. Isu motivasi

sangatlah penting, sehingga kita mesti secara singkat meninjau bagaimana komunikasi memiliki

peran sentral dalam menentukan tingkat motivasi seseorang.

DAFTAR PUSTAKA

Stephen P. Robbins, Thimothy A. Judge, Perilaku Organisasi (organizational Behavior) buku 2,

Pearson Education, Salemba Empat , 2004

Jack Canfield, The Succes Principles, PT. GRAMEDIA, 2008

MAKALAH KOMUNIKASI

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh

mereka yang perhatian terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada

gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam

proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang

berdampak kepada membangun budaya organisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi

titik pusat organisasi. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka

membentuk saling pengertian (mutual understanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan

dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Rumusan Masalah

1. Mendefinisikan komunikasi dan menyebutkan keempat fungsi komunikasi

2. Mendeskripsikan proses komunikasi

3. Membandingkan ketiga jenis umum jaringan kerja kelompok kecil

4. Menyebutkan rintangan-rintangan yang biasanya menghambat komunikasi yang efektif

5. Mengidentifikasi isu-isu terbaru komunikasi

Tujuan

Tujuan dari makalah yang berjudul ”Komunikasi” adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah

Perilaku Organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan

pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya

vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting

melalui kegiatan organisasi.

Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide,

persamaan pengertian dan persatuan kelompok.

Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi

dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi

merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.

B. Fungsi-fungsi Komunikasi

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

1. Pengendalian

Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap

organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.

Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang

berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai

dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun

komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.

2. Motivasi

Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus

dilakukannya.

Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang

dibawah standar.

3. Pengungkapan emosi

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental

dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi

memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

4. Informasi

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan

melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.

C. Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang

menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang

pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk

simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan

ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan pengirim.

1) Pengirim pesan (sender) dan isi pesan / materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan

harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya.

Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan

dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

2) Simbol / isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami

oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata,

gerakan anggota badan (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian

pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah

tertentu.

3) Media / penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti : TV, radio, surat kabar, papan pengumuman,

telepon, dan lainnya. Pemilihan ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan,

jumlah penerima pesan dan situasi.

4) Mengartikan kode / isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan

harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau

dipahaminya.

5) Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam

bentuk code atau isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6) Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk

verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak

pesannya terhadap si penerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk

mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan

dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan

yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang

mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan

dilaksanakan atau tidak balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi

balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan

perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk

memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk

menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat

memperjelas persepsi.

7) Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh

dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu

kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima

salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

D. Arah Komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), komunikasi dapat mengalir secara vertikal dan horizontal.

Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.

A. Ke Bawah

Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok atau

organisasi ke tingkat yang lebih bawah. Misalnya para manajer yang berkomunikasi dengan para

bawahannya. Pola ini biasanya digunakan oleh para manajer atau pemimpin kelompok untuk

menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur

ke bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan mengemukakan umpan

balik tentang kinerja.

B. Ke Atas

Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam

kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan,

menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan masalah-masalah

yang dihadapi. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para

karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Dengan

komunikasi ke atas juga manajer dapat mendapatkan gagasan untuk memperbaiki kondisi yang

dihadapi.

C. Lateral (Horizontal)

Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang sama,

baik antar sesama pekerja ataupun antar sesama manajer. Komunikasi horizontal berfungsi untuk

menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Dalam beberapa kasus, hubungan horizontal ini

memberlakukan sanksi formal. Seringkali hubungan ini diciptakan secara informal utuk

mempersingkat hierarki vertical dan mempercepat tindakan.

E. Jenis-Jenis Komunikasi

1. Komunikasi Antar Pribadi

Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi antar pribadi dapat digolongkan menjadi tiga jenis,

yaitu:

a) Komunikasi lisan

b) Komunikasi tertulis

c) Komunikasi non verbal disebut juga komunikasi dengan bahasa tubuh

Dari ketiga jenis komunikasi yang disebutkan Robbins, komunikasi lisan dan komunikasi tulisan

dapat disebut sebagai komunikasi verbal. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :

· Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan

disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam

berkomunikasi.

· Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat

diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

· Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan

menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang

tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

· Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan

bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai

hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya

selingan dalam berkomunikasi.

· Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas,

langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

· Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi

akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu

untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

a) Komunikasi Lisan

Sarana utama satu individu melakukan komunikasi dengan individu lainnya adalah melalui lisan

dengan cara berbicara, berpidato, mengobrol, diskusi kelompok dan lain sebagainya. Salah satu

keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dalam umpan balik yang dihasilkannya.

Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan diterima dalam waktu yang relatif singkat. Jika

penerima merasa tidak yakin dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan deteksi

dini oleh pengirim dan karenanya memungkinkan koreksi dini.

Disamping memilik keuntungan diatas, komunikasi dengan lisan pun memiliki kerugian.

Kerugian terbesar dari komunikasi lisan yang muncul dalam organisasi adalah ketika pesan yang

disampaikan harus melewati sejumlah orang. Semakin banyak orang yang dilewati oleh pesan itu

maka semakin besar pula kemungkinan pesan tersebut mengalami distorsi. Dalam organisasi,

dimana setiap keputusan dan komunikasi lainnya disampaikan dari atasan kepada bawahan

secara verbal melalui lisan maka hal ini memungkinkan untuk terjadinya distorsi pada pesan

tersebut.

b) Komunikasi Tulisan

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah terbiasa melakukan komunikasi secara tertulis. Diantara

media yang sering digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ini diantaranya memo, surat,

email, fax, sms, laporan berkala organisasi, pengumuman di papan, bulletin dan alat-alat lain

yang dikirimkan via kata-kata secara tertulis.

Salah satu keuntungan penggunaan komunikasi tulisan ini adalah karena komunikasi tulisan ini

berwujud dan dapat dibuktikan atau dapat dijadikan sebagai bukti. Umumnya, baik pengirim

maupun penerima memiliki catatan komunikasi. Pesan dapat disimpan dalam waktuyang lama.

Jika ada pertanyaan mengenai isi pesan tersebut, maka secara referensi dicatat dan dapat

dijadikan rujukan untuk referensi selanjutnya.

Kelebihan seperti ini tentu saja merupakan keuntungan tersendiri bagi sebuah organisasi.

Misalnya saja pesan ini berisi tugas yang harus dikerjakan oleh anggota dari oragisasi tersebut

selama beberapa bulan. Dengan menyampaikannya secara tertulis, maka ini dapat dijadikan

pedoman selama tenggat waktu tertentu atau selama tugas dan tujuan tersebut belum tercapai.

Manfaat lain dari komunikasi tertulis/tulisan ini muncul dari prosesnya sendiri. Biasanya kita

akan lebih cermat dan lebih teliti terhadap kata/pesan yang ditulis daripada kata/pesan yang

disampaikan melalui lisan. Dengan demikian komunikasi tertulis ini lebih memungkinkan untuk

dapat difikirkan dengan baik, logis, dan jelas.

Selain mempunyai kelebihan seperti telah diutarakan diatas, pesan tertulis juga mempunyai

kekurangan. Pesan tertulis dapat memakan waktu yang relatif lebih lama daripada pesan yang

disampaikan melalui lisan. Dengan demikian meskipun menulis jauh lebih akurat tetapi menulis

juga dapat memakan waktu yang relatif lama. Kemudian dalam komunikasi tulisan/tertulis juga,

umpan baluk yang diterima relatif lebih lama daripada komunikasi lisan.

c) Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal

memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan

suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak

mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan

bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak

mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya.

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari

pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan

emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak

memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep

diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan

dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua

bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat

jelas.

Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai

bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama

berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk

menghilangkan stres.

F. Komunikasi Organisasi

Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi organisasi ini dapat digolongkan menjadi komunikasi

jaringan formal, selentingan, dan mekanisme dengan bantuan komputer yang digunakan oleh

organisasi untuk memudahkan komunikasi.

a. Jaringan kelompok kecil formal

Jaringan organisasi formal ini bisa jadi sangat rumit, karena bisa jadi mencakup ratusan orang

atau puluhan tingkat hierarki. Stephen P. Robbins menyederhanakan jaringan formal ini kedalam

tiga kelompok kecil yang umum yang masing-masing terdiri dari lima orang. Tiga jaringan ini

adalah rantai, roda, dan semua saluran.

Rantai secara tegas mengikuti rantai komando yang formal. Jaringan ini hampir sama dengan

saluran komunikasi yang mungkin kita temukan dalam organisasi dengan tiga tingkatan yang

kaku. Roda mengandalkan tokoh sentral yang bertindak sebagai saluran pusat untuk semua

komunikasi kelompok. Jaringan ini merangsang jarinan komunksi yang akan kita temukan dalam

tim dengan pemimpin yang kuat. Jaringan semua saluran memungkinkan semua anggota

kelompok untuk secara aktif untuk saling berkomunikasi. Jaringan semua saluran ini mungkin

paling sering dicirikan dalam praktik yang sering dilakukan oleh tim swa kelola, dimana semua

anggota kelompok bebas memberikan kontribusi dan tidak ada satu orang pun yang mengambil

peran sebagai seorang pemimpin.

b. Selentingan

Selain system formal tersebut, dalam komunikasi dikenal juga system informal yang disebut

dengan selentingan. Meskipun selentingan ini bersifat informal, tidakberarti selentingan ini

bukan merupakan sumber informasi yang penting. Misalnya survei terbaru menemukan bahwa

75% dari karyawan mendengar pertama kali ada masalah dari desas desus dalam selentingan.

Selentingan mempunyai tiga karakteristik utama, yaitu:

1) Selentingan tidak dikendalikan oleh manajemen.

2) Selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai sumber informasi yang

paling dapat dipercaya dan andal daripada informasi formal yang diumumkan oleh manajemen

puncak.

3) Sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-

orang di dalamnya.

Selentingan merupakan bagian penting dari komunikasi kelompok atau organisasi. Selentingan

menunjukkan kepada para manajer isu-isu yang membingungkan yang dianggap oleh para

karyawan dianggap penting dan memicu kecemasan. Oleh karena itu, selentingan bertindak

sebagai filter dan sebagai mekanisme umpan balik, yang mengumpulkan isu-isu yang dianggap

relevan oleh para karyawan. Dan yang lebih penting lagi yaitu dari perspektif manajerial, adanya

kemungkinan menganalisis informasi selentingan dan meramalkan arahnya.

c. Komunikasi dengan bantuan komputer.

Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini,

memungkinkan pula komunikasi dalam organisasi diterapkan melalui teknologi komputer.

Keuntungan yang didapat tentu saja dalam hal kecepatan, keakuratan, dan kemudahan. Bsekali

fasilitas untuk melalkukan komunikasi dengan bantuan teknologi komputer ini, diantaranya :

1. Elektronik Mail (E-Mail)

E-Mail merupakan surat elektronik menggunakan internet dan diperkaya dengan teknologi yang

dibantu komputer. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-mail ini, yaitu

pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan yang dikirim melalui

e-mail dapat didistribusikan dan dikirim kepada satu atau ribuan orang hanya dalam satu kali

pengiriman. Dan keuntungan lainnya yaitu biaya yang dikeluarkanpun relatif murah.

Adapun kelemahan dari e-mail adalah berlebihnya informasi yang didapatkan. Misalnya saja

seseorang bisa mendapatkan ratusan bahkan ribuan e-mail hanya dalam satu hari. Tentu saja ini

menjadi kendala tersendiri bagi penggunyanya untuk membaca, menyaring, dan menanggapi e-

mail yang masuk tersebut. Kelemahan lainnya yaitu kurangnya muatan emosional, yang hanya

bisa disampaikan melalui pesan suara atau melalui tatap muka.

2. Hubungan Internet dan Ekstranet

Internet adalah jaringan informasi privat di seluruh organisasi yang berfungsi seperti situs web

tetapi hanya bisa diakses oleh orang dalam. Dengan menggunakan jaringan internet ini suatu

organisasi dapat berhubungan dengan mudah, cepat, dan murah baik dengan sesama anggotanya

ataupun dengan anggota atau perusahaan-perusahaan lain dalam menjalankan aktivitas

organisasi/kelompoknya.

3. Konferensi Video

Konferensi video adalah perluasan system internet dan ekstranet. Konfeensi video

memungkinkan anggota suatu kelompok/organisasi bertemu dengan anggota organisasi lain

dalam tempat yang berbeda. Gambar yang diperlihatkan dalam video memungkinkan mereka

untuk saling berkomunikasi.

G. Hambatan Komunikasi yang Efektif

Stephen P. Robbins (2006), mengatakan bahwa ada enam hal yang dapat menyebabkan

komunikasi menjadi tidak efektif, yaitu:

1. Penyaringan

Hambatan yang pertama dalam komunikasi adalah penyarngan. Penyaringan merupakan suatu

proses komunikasi dimana tidak semua informasi disampaikan. Hanya informasi yang dirasa

perlua dan menguntungkan saja yang disampaikan. Tetapi sekiranya informasi itu akan

mendatangkan kerugian maka onformasi tersebut tidak seutuhnya atau bahkan tidak sama sekali

disampaikan.

Sebab utama dari penyaringan adalah karena adanya jumlah lelvel dalam struktur organisasi.

Semakin vertical level dalam hierarki organisasi, semakin banyak terjadinya peluang

penyaringan. Factor-faktor seperti ketakutan menyampaikan kabar burukdan keinginan untuk

menyenangkan atasan sering menyebabkan seseorang untuk memberi informasimengenai apa

yang mereka pikiringin didengarkan oleh atasan mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi

komunikaso ke atas.

2. Persepsi selektif

Biasanya penerima dalam proses komunikasi secara selektif menerima dan mendengar

berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya.

Para penerima juga menjelaskan minat dan harapan mereka ke dalam proses komunikasi.

Dengan adanya persepsi selektif ini memungkinkan bagi kita untuk tidak melihat realitas tetapi

menafsirkan apa yang kita lihat dan menyebutnya sebagai realitas.

3. Informasi berlebih

Dalam proses komunikasi adakalanya seseorang menambah atau mengurangi informasi yang

diddapat dan disampaikannya. Hal ini dikarenakan kapasitas seseorang untuk mengolah data

terbatas. Sehingga ketika informasi yang diterima oleh seseorang melebihi kapasitasnya yang

dapat mereka pilah dan gunakan maka orang akan cenderung menyeleksi, mengabaikan,

melewati, atau melupakan informasi tersebut atau menghentikan pengolahan sampai situasi

berlebih itu lewat. Tidak peduli apakah akibatnya kehilangan informasi ataupun komunikasi

yang efektif.

4. Emosi

Emosi dapat mempengaruhi komunikasi. Misalnya pesan yang diterima seseorang ketika ia

sedang marah atau kesal dibandingkan dengan ketika ia sedang senang atau ceria akan berbeda

tingkat keefektifan komunikasinya.

5. Bahasa

Dalam bahasa yang kita gunakan sehari-hari, kerap kali ada kata yang bisa mengandung banyak

makna ketika diucapkan. Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga dari

variable-variabel yang begitu mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang

diberikan ke kata-kata itu.

Dalam sebuah organisasi biasanya terdiri dari anggota yang berbeda-beda, baik latar belakang

pendidikan, budaya, dan usianya. Kemudian mereka juga dibagi-bagi kedalam beberapa hierarki

organisasi sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. Masalah dalam memahami penggunaan

bahasa ini adalah anggota organisasi biasanya tidak tahu bagaimana orang yang dia ajak

berinteraksi telah memodofikasi bahasa itu. Para pengirim cenderung berasumsi bahwa kata-kata

dan istilah-istilah yang mereka gunakan adalah sama, baik bagi dirinya maupun bagi penerima

informasi tersebut. Tentu saja hal semacam ini dapat menjadikan komunikasi menjadi tidak

efektif.

6. Kegelisahan komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), diperkirakan 5-20% dalam populasi menderita kegelisahan

atau kecemasan dalam melakukan komunikasi. Seringkali orang merasa takut ketika berbicara di

depan umum. Mereka mengalami ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya baik

dalam komunikasi lisan maupun tulisan. Berbagai studi menunjukkan bahwa orang seperti itu

selalu menghindari situasi yang menuntut mereka terlibat dalam komunikasi.

H. Isu-Isu Terbaru dalam Komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), ada empat isu terkini yang berhubungan dengan

komunikasi dlam sebuah organisasi, yaitu :

1. Penghalang komunikasi antara pria dan wanita

Adakalanya seorang pria merasa kesulitan untuk berkomunikasi dengan seorang wanita atau

dengan kata lain perbedaan gender seringkali menjadi penghalang dalam melakukan komunikasi

yang efektif. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Deborah Tannen (Stephen P. Robbins :

2006), yang menjadi penyebab dari hal itu adalah adanya perbedaan antara pria dan wanita dlam

gaya pembicaraan mereka. Biasanya, pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan status

sedangkan wanita menggunakannya untuk mendapatkan koneksi.

Menurut Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan

yang berkesinambungan, yang mengubah kebutuhan kebutuhan yang berbenturan menjadi

keakraban dan independensi. Keakraban menekankan kedekatan dan kebersamaan. Independensi

menekankan keterpisahan dan perbedaan. Masalahnya adalah, wanita berbcara dan mendengar

bahasa untuk menciptakan hubungan dan keakraban sedangkan pria berbicara dan mendengar

bahasa untuk menekankan status kekuasaan dan independensi.

Jadi untuk banyak pria, pembicaraan merupakan cara untuk mempertahankan independensi dan

status dalam tertib social hierarkis. Sedangkan bagi banyak wanita, pembicaraan merupakan

negosiasi untuk menciptakan kedekatan dimana mereka mencoba mencari dan memberikan

informasi serta dukungan.

2. Diam sebagai komunikasi

Pengertian diam dalam konteks komunikasi adalah tidak adanya pembicaraan atau suara, yang

umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi dalam perilaku organisasi karena

menggambarkan tiadanya tindakan atau perilaku. Tetapi diam kadang bukan berarti tidak ada

tindakan. Diam oleh banyak orang tidak dianggap sebagai gagal komunikasi, sebaliknya diam

dapat menjadi bentuk komunikasi yang sangat kuat. Diam dapat berarti seseorang sedang

memikirkan sesuatu, cemas, takut berbicara, serta dapat mengisyaratkan kesepakatan, menolak,

kecewa, atau marah.

Kegagalan dalam memberikan perhatianpada bagian diam dari percakapan dapat berakibat

kehilagan bagian penting dari pesan. Komunikasi yang cerdik memperhatikan kesenjangan, jeda,

dan keragu-raguan. Mereka mendengar dan menginterpretasikan. Kadangkala pesan yang nyata

dalam komunikasi terkubur dalam diam (Stephen P. Robbins : 2006).

3. Komunikasi yang benar secara politis

Secara sederhana, komunikasi politik (political communication) adalah komunikasi yang

melibatkan pesan-pesan politik dan aktor-aktor politik, atau berkaitan dengan kekuasaan,

pemerintahan, dan kebijakan pemerintah. Dengan pengertian ini, sebagai sebuah ilmu terapan,

komunikasi politik bukanlah hal yang baru. Komunikasi politik juga bisa dipahami sebagai

komunikasi antara ”yang memerintah” dan ”yang diperintah”.

Mengkomunikasikan politik tanpa aksi politik yang kongkretsebenarnya telah dilakukan oleh

siapa saja : mahasiswa, dosen, tukang ojek, penjagawarung, dan seterusnya. Tak heran jika ada

yang menjuluki Komunikasi Politik sebagai neologisme, yakni ilmu yang sebenarnya tak lebih

dari istilah belaka.

Dalam pergaulan sehari-hari seringkali kita memodifikasikata-kata yang kita gunakan sehingga

terkesan lebih halus dan lebih menjaga perasaan orang lain. Dan ini akan menjadi suatu bekal

bagi kita agar dapat melakukan komunikasi yang efektif. Kita harus peka terhadap perasaan

orang lain. Kata-kata tertentu dapat membuat stereotype, mengancam, dan menghina individu.

Begitupula dalam sebuah organisasi yang memilik angkatan kerja yang beragam dan hierakri

kepemimpinan yang berbeda pula. Tetapi kadang kitapun mengalami kesulitan untuk

memodifikasi suatu kata yang memiliki ketepatan tertentu sehingga kita sulit untuk

memodofikasinya menjadi sebuah kata yang lebih halus.

Kata-kata merupakan alat promer untuk melakukan komunikasi. Semakin banyak

perbendaharaan kata yang digunakan oleh pengirim dan penerima, makin besar kesempatan

untuk menyampaikan pesan secara akurat. Dengan menghilangkan kata-kata tertentu dari

perbendaharaan, kita akan lebih sulit untuk melakukan komunikasi secara akurat. Sedangkan bila

kita menggantikan kata-kata dengan istilah yang baru yang maknaya tidak begitu dipahami, kita

telah memperkecil kemungkinan pesan kita akan diterima sesuai dengan maksud kita.

Kita harus peka dengan pemilihan kata karena terkadang itu bisa melukai perasaan orang lain.

Tetapi kitapun harus hati-hati dalam menghilangkan atau memodifikasi kata-kata yang kita

gunakan karena hal tersebut bisamenjadi penghalang komunikasi yang efektif. Intinya adalah

kita harus menyadari bahaya dan perlunya menemukan keseimbangan yang tepat.

4. Komunikasi lintas budaya

Perbedaan kebiasaan dan kebudayaan kerap kali enjadipenghalang komunikasi yang efektif.

Menurut Stephen P. Robbins (2006), sedikitnya ada empat masalah yang menjadikan factor

budaya ini menjadi penghambat dalam komunikasi, yaitu:

a. Hambatan yang disebabkan oleh semantik

Makna kata bisa berlainan untuk orang yang berbeda. Hal ini dikarenakan beberapa kata ada

yang tidak bisa diterjemahkan kedalam bahasa atau budaya lain.

b. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata

Seringkali dalam bebrapa bahasa terdapat kata yang sama, baik dalam penulisan meupun dalam

pengucapannya, tetapi memiliki makna yang bebeda. Tentu saja hal ini dapat menyebabkan

kesalahpahaman dan menjadikan komunikasi menjadi tidak efektif.

c. Habatan yang disebabkan oleh perbedaan nada

Setiap daerah atau suku biasanya mempunyai kebudayaan yang berbeda tidak terkecuali dengan

nada berbicara. Bagi orang batak misalnya, mereka sudah terbiasa berbicara dengan nada yang

tingi. Tetapi bagi orang sunda, biasanya nada yang tingi ini sering diidentikan dengan keadaan

marah atau tidak sopen dalam pembicaraan sehari-hari.

d. Hambatan yang disebabkan oleh beda persepsi

Biasanya orang yang berasal dari latar belakang budaya yang berbeda mempunyai pandangan

yang berbeda dalam mempersepsikan sesuatu.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :

pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer melibatkan proses

komunikasi. Proses komunikasi dimulai dengan adanya pengirim pesan yang mempunyai ide

untuk disampaikan kepada seseorang agar dapat dipahami sesuai apa yang ia sampaikan.

Kemudian pesan (informasi) tersebut disampaikan melalui isyarat (simbol), baik verbal (kata-

kata) maupun non verbal (bahasa tubuh) melalui media komunikasi langsung (tatap muka), TV,

Radio, internet, dll. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima mengartikan, atau

menterjemahkan agar dapat dipahami olehnya. Setelah pesan tersebut dimengerti, maka ada

tanggapan atau isyarat yang berisi pesan dari penerima agar pengirim pesan tahu dampak

pesannya terhadap penerima pesan (balikan). Disamping proses komunikasi diatas, juga ada

gangguan yang menghalangi suatu proses komunikasi yang akibatnya penerima salah

mentafsirkan pesan/isyarat tersebut.

Arah komunikasi yaitu bisa secara vertikal (ke atas maupun ke bawah) dan secara horizontal.

Hambatan dalam komunikasi yang efektif yaitu:

1. Penyaringan

2. persepsi selektif

3. informasi berlebih

4. Emosi

5. bahasa, dan

6. kegelisahan komunikasi

DAFTAR PUSTAKA

Robbins.Stephen P.2003.Perilaku Organisasi Jilid 2.Jakarta: Indeks.

http://ekonomosae.blogspot.com/2010/01/ekonomosae_08.html

http://nuwrileardkhiyari.blogdetik.com/2013/11/25/komunikasi/