Langkah-langkah audit

Secara umum ada 5 tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen dan audit SDM mengacu pada tahapan ini dalam pelaksanaannya. Langkah (tahapan) tersebut meliputi:

1. Audit pendahuluan2. Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM3. Pelaporan4. Tindak lanjut

Audit pendahuluan

Pada tahap ini, auditor melaksanakan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit.informasi yang di peroleh pada tahap ini akan mengantarkan auditor pada perumusan tujuan audit sementara (tentative audit objective). Tujuan audit merupakan suatu hipotesis yang memerlukan pembuktian untuk menjawab pertanyaan (kecurigaan) auditor. Untuk mendapatkan jawaban ini, auditor menerapkan prosedur audit yang telah ditetapkan.Audit keuangan memiliki tujuan auditnya sudah jelas, yaitu bukti-bukti transaksi dan laporan keuangan yang dibuat auditee. Sedangkan tujuan dalam audit SDM harus dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan suatu survey awal untuk memahami kondisi yang terjadi berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit dan masih memerlukan perbaikan untuk mendukung keberhasilan perusahaan di masa depan. Tujuan audit merupakan hal yang sangat penting dalam audit SDM, karena tujuan audit ini yang mengarahkan bagaimana audit dilakasanakan, termasuk hasil apa yang diharapkan dari audit tersebut. Ketepatan perumusan tujuan audit ini sangat menentukan keberhasilan audit mencapai tujuannya. Tujuan audit terdiri atas 3 elemen, yaitu kriteria, penyebab, dan akibat.

Kriteria

Kriteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi. Berbagai peraturan, kebijakan, dan ketentuan lain di tetapkan perusahaan sebagai pedoman dalam beraktivitas adalah kriteria. Kriteria inilah yang menjadi dasar bagi auditor dalam melakukan penilaian terhadap program/aktivitas yang diaudit. Kriteria dapat berupa:

a. Rencana SDMb. Berbagai kebijakan dan peraturan SDM c. Tujuan setiap program SDMd. Standar operating procedure yang dimiliki perusahaane. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawanf. Standar evaluasi (ukuran kerja) yang telah ditetapkan perusahaang. Peraturan pemerintahh. Standar (norma) yang merupakan best practice yang ditetapkan oleh perusahaan sejenis dalam

bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan (benchmark)i. Kriteria lain yang mungkin untuk ditetapkan

Setiap perusahaan pada dasarnya harus memiliki kriteria.Karena kriteria inilah yang menjadi pedoman dalam beraktivitas termasuk bagaimana perusahaan memiliki keunggulan bersaing sangat ditentukan oleh kriteria ini sebagai pedoman bertindak.Tetapi pada kenyataannya kadang-kadang perusahaan tidak memiliki kriteria secara lengkap yang terdokumentasi.Terhadap permasalahan ini, sebelum audit dilanjutkan kepada tahapan berikutnya, auditor harus menawarkan terlebih dahulu kepada manajer untuk berasama-sama merumuskan kriteria yang dapat digunakan sebagai dasar beraktivitas oleh semua komponen di dalam perusahaan dan juga sebagai dasar melakukan evaluasi oleh auditor.

Penyebab

Penyebab (cause) merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini.Penyebab ini ada yang bersifat positif, dimana aktivitas yang terjadi sangat mendukung tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau dicapainya manfaat yang lebih dari program/aktivitas yang dilaksanakan tersebut seperti pemilihan metode, materi, dan tutor (dalam pelatihan karyawan) yang tepat sehingga program pelatihan karyawan dapat mencapai tujuannya. Disamping itu, penyebab ada juga yang bersifat negative dimana aktifitas yang terjadi menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau bahkan perusahaan mengalami kerugian baik secara finansial maupun nonfinansial seperti penetapan kompensasi karyawan yang tidak berdasarkan survey pengupahan menyebabkan tidak tercapainya keadilan internal dan eksternal dalam kompensasi yang diterima karyawan.

Akibat

Akibat (effect) merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan criteria) dengan aktivitas actual yang terjadi dilapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi). Akibat yang berasal dari penyebab negative akan merugikan perusahaan. Akibat ini ada yang dapat diukur secara finansial maupun nonfinansial.

Review terhadap sistem pengendalian manajemen

Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan menjadi pedoman yang digunakan oleh para manajer dan supervisor dalam mengendalikan proses yang berjalan agar tidak keliar dari ketentuan yang telah ditetapkan. Disamping itu sistem pengendalian manajemen ini juga mengendalikan proses agar berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam audit SDM, auditor harus memahami hal ini terutama yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. Beberapa hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain :

a. Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegasb. Kualitas kuantitas dari SDM yang melakasanakan program/aktivitas kualisifikasi dari SDM yang

terlibat (menjadi sasaran) dari program aktivitas SDM yang dilaksanakanc. Anggaran programd. Pedoman/metode kerja persyaratan kualifikasie. Spesifikasi dan dsekripsi pekerjaanf. Standar (ukuran) kinerja program

Berdasarkan hasil review sistem pengendalian manajemen ini, auditor akan lebih mampu dalam memhami kondisi yang terjaid, sehingga dapat memutuskan apakah tujuan audit sementara yang ditetapkan pada audit pendahuluan dapat ditingkatkan menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, atau diabaikan karna terjadi sebaliknya. Disamping itu berdasarkan hasil review ini auditor dapat mengambil keputusan apakah audit dapat dilanjutkan atau tidak mengingat ketersediaan data yang dibutuhkan dan kebebasan dalam melakukan audit.

Audit lanjutan

Dari temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan melakukan pengelompokan terhadap temuan tersebut kedalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab, dan akibat. Kondisi merupakan kenyataan rill yang ditemukan auditor berkaitan dengan program-program SDM yang ditetapkan perusahaan. Sebagai contoh, dapat berupa rendahnya keterampilan karyawan;produktivitas kerja yang rendah; tidak adanya motivasi untuk berprestasi pada karyawan;tingkat absensi dan perputaran karyawan yang tinggi dan sebagainya. Kondisi ini disebabkan oleh barbagai aktivitas dalam mengelola SDM. Kriteria merupakan berbagai aturan, norma, dan standar sebagai pedoman untuk bertindak bagi seluruh pihak berwenang dalam pengelolaan SDM. Contoh kriteria dapat berupa pedoman pelaksanaan pelatihan karyawan, ketentuan pemberian insentif, aturan disiplin kerja, kompensasi dan berbagai pedoman (norma) lainnya dalam pengelolaan SDM. Penyebab adalah tindakan rill dari pihak-pihak yang berwenang dalam menangani SDM, yang menyebabkan kondisi yang ditemukan auditor.Penyebab dapat berupa penyimpangan dari pedoman pelaksanaan pelatihan karyawan seperti tidak dilaksanakannya pelatihan sesuai dengan rencana yang menyebabkan keterampilan karyawan rendah dan berbagai penyebab lainnya.

Pelaporan

Laporan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami. Laporan audit harus memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpilan tersebut. Dalam laporan juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang masih terjadi. Sebagai kelengkapannya laporan juga harus menyatakan ruang lingkup dari audit yang dilakukan.

Tindak lanjut

Tindak lanjut merupakan inplementasi dari rekomendasi yang diajukan auditor.Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersama-sama dalam melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut.Pada dasarnya keputusan untuk melakukan tindak lanjut sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi dalam pelaksanaannya auditor mendapingi agar tindak lanjut tersebut berjalan sesuai dengan rekomendasi yang diajukan dan dapat mencapai tujuannya.

Ruang lingkup audit

Pelaksanaan audit SDM pada dasarnya dalah untuk memastikan apakah kebutuhan potensial SDM bagi perusahaan telah terpenuhi secara ekonomis, efisien, dan efektif. Kebutuhan SDM menyangkut kapasaitas SDM yang harus tersedia dalam operasional perusahaan.Untuk mememnuhi kebutuhan SDM ini, proses SDM mulai dari perencanaan sampai dengan pemutusan hubungan kerja harus dilaksanakan secara selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan, sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku, secara ekonois, efektif dan efisien. Karena audit SDM mengevaluasi program/aktivitas SDM secara komprehensif, maka ruang lingkup audit ini meliputi proses SDM baik secara parsial (pada satu bidang) maupun secara keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan hasil audit, baik dilakukan hanya pada satu departemen (divisi) maupun pada perusahaan secara keseluruhan.

SDM harus dikelola sebagaimana halnya asset yang dimiliki perusahaan.Jadi, pola piker pemberdayaan karyawan harus mnejadi dasar dalam pengelolaan SDM ini. Ruang lingkup audit SDM dibagi dalam 3 kelompok, sesuai dengan administrasinya asset tetap pada umumnya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian pengguanaan sebagai berikut:

1. Rekritmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM sehingga proses seleksi dan penempatan

2. Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktifitas pengelolaan SDM setelah ada di perusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

3. Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan.

Program kerja audit. Program kerja audit atau cukup disebut program audit, merupakan rencana dan langkah kerja yang harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan tugas audit, berdasarkan tujuan dan tujuan audit yang telah ditetapkan. Program kerja audit ini memuat beberapa pertanyaan dan langkah kerja untuk memperoleh temuan audit, sesuai dengan tahapan-tahapan audit. Pada bagian ini audit secara umum untuk keseluruhan proses SDM mulai dari penerimaan karyawan sampai dengan pemutusan hubungan kerja.