Audit dan Penutupan Proyek

Audit Proyek Audit Proyek meliputi 3 tugas utama :1. Mengevaluasi apakah proyek memberikan

manfaat yang diharapkan kepada semua stakeholder ? Apakah proyek dikelola dengan baik ? Apakah pelanggan dipuaskan ?

2. Menilai apa yang dilakukan dengan buruk dan hal-hal apa saja yang mendukung sukses

3. Mengidentifikasi perubahan untuk meningkatkan penyerahan proyek di masa mendatang.

Audit Proyek Audit proyek bukan sekedar laporan status yang

memeriksa kinerja proyek. Audit proyek lebih inklusif, audit meninjau ulang

mengapa proyek dipilih, menilai kembali peranan proyek dalam prioritas organisasi, meninjau budaya organisasi apakah budaya tersebut memfasilitasi proyek, menilai apakah tim proyek berfungsi dengan baik dan apakah diorganisasi dengan tepat, bagaimana pengaruh faktor lingkungan, peninjauan ulang terhadap semua faktor yang relevan pada proyek dan untuk mengelola proyek di masa depan

Audit Proyek Audit Proyek bisa dilakukan sementara

proyek sedang dikerjakan ataupun saat proyek telah diselesaikan

Faktor yang mempengaruhi kedalaman dan detail audit : ukuran organisasi, nilai penting proyek, jenis proyek, resiko proyek, ukuran proyek, masalah-masalah proyek

Rencanakan dan batasi waktu untuk audit.

Petunjuk Melakukan Audit Proyek Filosofi : Audit proyek bukan ilmu sihir Fokus pada masalah proyek, dan bukan pada apa yang

telah terjadi atau oleh siapa Peka terhadap reaksi dan emosi manusia,

ancaman/resiko yang melekat pada sesuatu yang sedang dievaluasi sebaiknya dikurangi sedapat mungkin

Ketelitian data harus dapat diverifikasi atau dicatat sebagai subyektif, judmental, atau desas-desus

Perlu dukungan dari manajemen senior/pimpinan Sikap bersahabat, empati dan obyektivitas mendorong

kooperasi dan mengurangi kecemasan Selesaikan secepat mungkin dan masuk akal Pemimpin audit seharusnya punya akses ke manajemen

senior di atas manajemen proyek.

Proses AuditA. Inisiasi dan pembentukan tim Pimpinan audit harus memiliki karakter : Tidak memiliki keterlibatan langsung atau kepentingan

langsung dalam proyek Adil dan tidak berat sebelah antara manajer senior dan

stakeholder proyek lain Bersedia mendengar Independen dan berwenang melaporkan hasil audit

tanpa takut dituduh memiliki kepentingan khusus Dalam membuat keputusan ia menekankan

kepentingan organisasi Memiliki pengalaman yang luas dalam industri atau

organisasi

Proses AuditA. Inisiasi dan pembentukan tim Anggota seharusnya juga memiliki karakteristik yang sama,

bahkan kalau mereka dipilih karena keahlian khusus mereka.

Beberapa anggota tim proyek perlu dimasukkan dalam tim audit

Hal yang perlu diperhatikan pada audit adalah bahwa hasil akhir harus menunjukkan pandangan dari luar yang independen terhadap proyek. Menjaga independensi dan pandangan obyektif sulit karena audit sering dipandang sebagai hal negatif oleh stakeholder proyek. Karier dan reputasi dapat turun (bahkan pemberhentian atau pengasingan/mutasi), walau dalam organisasi yang toleran terhadap kesalahan.

Oleh karena audit internal peka terhadap politik, sering dipilih audit oleh konsultan dari luar.

Proses AuditB. Mengumpulkan dan Menanalisis DataPengumpulan data dapat melalui questioner sbb. Apakah budaya organisasimendukung dan sudah tepat

untuk proyek sejenis ini ? Apakah dukungan manajemen senior sdh cukup ? Apakah ada hubungan yang jelas antara strategi dan

sasaran organisasi Apakah prioritas mencerminkan pentingnya masa

depan organisasi ? Apakah orang dan telenta yang tepat ditugaskan pada

proyek ini ? Apakah penyerahan dan pengiriman proyek berjalan

sukses ?

Proses Audit

B. Mengumpulkan dan Menanalisis Data

Apakah perencanaan dan pengendalian proyek sudah memadai ?

Apakah proyek sesuai dengan rencana dari segi waktu dan biaya ?

Apakah komunikasi berjalan dengan baik ? Jika proyek selesai bisakah staf ditugaskan ke

proyek baru ? Apakah tim terkelola dengan baik ? Adakah

konflik sumber daya organisasi ? Apakah disarankan evaluasi eksternal ?

Proses Audit

C. Pelaporan Klasifikasi proyek, jenis, ukuran moneter,

jumlah staf, tingkat teknologi, pendukung Analisis terhadap informasi yang dikumpulkan,

misi dan sasaran proyek, prosedur dan sistem yang digunakan, sumber daya yang digunakan.

Rekomendasi, tindakan korektif, sukses positif Pelajaran yang didapat Lampiran, hanya yang diperlukan

Latihan

Lakukan audit untuk suatu mata kuliah yang Anda ikuti

Mata kuliah mewakili proyek dan silabi mewakili rencana proyek.

Rangkumlah hasil audit dan buatlah dalam bentuk laporan

Penutupan Proyek

Penutupan Proyek Pada penutupan proyek Pimpro menghadapi tugas

yang bersifat teknis dan nonteknis. Tugas nonteknis mencakup masalah yang

berkaitan dengan sikap, perasaan, dan harapan personel proyek sebagai akibat selesainya proyek, karena sangat mempengaruhi motivasi kerja.

Hal yang perlu diperhatikan antara lain : Pelepasan sesuai dengan tingkat kebutuhan

proyek Perencanaan penugasan secara terbuka / fair Pimpro terlibat aktif dalam perencanaan

penugasan

Penutupan ProyekTugas Teknis, al sbb. : Menyerahkan hasil fisik proyek Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan

kepada organsasi Menyusun laporan penutupan proyek Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah

klaim, garansi, pembayaran, tagihan, dan menutup buku keuangan

Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit Pimpro dan pimpinan perusahaan membuat perencanaan re-

assignment tenaga ahli dan personil tetap Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan konstruksi Membersihkan barang sisa proyek Implementasi program masa jaminan, karena masa jaminan

biasanya cukup panjang sampai jauh setelah proyek ditutup Sertifikat pengujian / penyelesaian fisik

Penutupan proyek

Engineering dankontruksi

Finansial danAkuntansi

Organisasi danPersonalia

Pengadaan

-Manual operasi & pemeliharaan-Lap penutupan-Gambar desain-Dokumen proyek-Serah terima hasil proyek

-Audit-Receivable-Laporan keuangan-Catatan asset

-Penyelesaian klaim-Garansi-Penyediaan suku cadang

-Demobilisasi-Penilaian prestasi-Penugasan perso- nil ( re-assignment)

Kegiatan teknis penutupan proyek

Laporan Penutupan ProyekMaksud dan tujuan Masukan kepada pimpinan perusahaan dan

staf tentang aspek pengelolaan proyek Umpan balik bagi bidang teknik maupun

bidang lain, mengenai kinerja dan peranannya dalam penyelenggaraan proyek

Hal khusus, mis kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi, dll

Kesulitan, hambatan yang dialami selama proyek berlangsung

Laporan Penutupan ProyekMateri laporan Uraian pendekatan aspek manajemen dan oraganisasi

yang telah dilakukan, keputusan strategis, altenatif dan dampaknya terhadap proyek

Pengalaman koordinasi, integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, supplier, konsultan, dan internal perusahaan

Prestasi atau kinerja teknis, pencapaian mutu, biaya, waktu, serta penjelasannya.

Kinerja administrasi termasuk keuangan, kontrak, kepegawaian, perburuhan dsb

Change order, keterlambatan pasokan, rework dsb Evaluasi peralatan kerja utama Persoalan akibat kurang lengkapnya persyaratan

kontrak dsb