Audit

AUDIT

1

Pengendalian

PROSES

FINANSIAL

INFRASTRUKTUR

MANAJEMEN

SUMBER DAYA

OBYEK TINGKAT

INSTITUSI

Unit

Sub Unit

AuditAudit

KEGIATAN

AsesmenAsesmen

EvaluasiEvaluasi

KARAKTERISTIK AUDIT

Auditor harus bersifat independen, obyektif serta memiliki kompetensi yang memadai

Proses audit harus menggunakan metode yang sistematis dan akuntabel yang dikembangkan sesuai dengan sasaran dan kebutuhan auditee (kontekstual)

Audit harus bersifat periodik dengan jadwal yang jelas disepakati bersama dengan auditee

Tidak untuk menunjukkan ‘kesalahan’ tapi menunjukkan data objektif proses pelaksanaan dan hasil implementasi program pengembangan

SASARAN ASESMEN

Asesmen adalah bagian dari rangkaian kegiatan peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous quality improvement) dengan melakukan pengkajian terhadap peningkatan inkremental selama periode peningkatan u sasaran mikro

Asesmen merupakan suatu alat dalam sistem peningkatan yang dapat menilai arah pengembangan menuju visi intitusi dari kondisi semula sasaran makro

Assessment does not solve problems. It serves to identify them Improvement is Next

Assessment does not solve problems. It serves to identify them Improvement is Next

TERMINOLOGI EVALUASI

Evaluasi adalah proses untuk menetapkan nilai/kualitas suatu program/kegiatan terhadap tujuan akhir, dengan memutuskan apakah akan menerima, menolak atau merubah/inovasi pada rencana semula

Evaluasi = Asesmen

Evaluasi sifatnya lebih inklusif dan sering menggunakan data asesment sebagai penunjang sumber data yang lain

METODE EVALUASI

Menggunakan survey dan kuesioner untuk memperoleh informasi tambahan yang dianggap penting kuesioner mahasiswa

Fokus grup untuk membahas desain sistem evaluasi yang telah dilaksanakan memperoleh pengalaman dari para subyek dan obyek program evaluasi

Interview pada kelompok-kelompok tertentu untuk memperoleh tambahan informasi atau saran-saran para ahli

Pengamatan langsung atau melalui data-data audit dan hasil asesmen

PERENCANAAN TIM EVALUASI

Menyusun mekanisme proses evaluasi, proses umpan balik, dan prosedur untuk proses perubahan setelah adanya umpan balik

Membangun model komunikasi yang efektif antara evaluator dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan

Menyiapkan umpan balik yang transparan bagi eksekutif sehingga terjamin adanya tindak lanjut untuk perubahan/perbaikan serta pengambilan keputusan

Menyiapkan proses metaEvaluasi bila diinginkan Meningkatkan kompetensi tim secara berkelanjutan

(mengundang TA bila diperlukan)

ASPEK-ASPEK EVALUASI

Aspek legal dan etik untuk meng-eliminasi isu hak azasi , konflik kepentingan, akses ke laporan evaluasi, pedoman evaluasi dan hubungan yang sensitif dengan klien

Aspek kemanfaatan menjaga agar laporan valid, dapat dipercaya, akuntabel dan dapat dipakai untuk kemajuan institusi

Aspek kelayakan menjaga agar proses berlangsung realistik , efisien dan efektif (hanya mengembangkan sesuatu yang memang perlu)

Aspek ketepatan adanya data yang sahih dan andal, dapat menyimpulkan sesuatu secara bermakna

TRAINING SUMMARY

◘ Definisi dan prinsip audit◘ Manajemen Audit Program◘ Pelaksanaan Audit◘ Kompetensi Auditor

11

DEFINISI

AuditProses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi

Bukti AuditRekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat direvikasiCatatan : Kriteria audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif

Kriteria AuditSeperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratanCatatan : Kriteria audit merupakan referensi sebgai pembanding bukti audit

12

PRINSIP AUDIT (4:19011)Audit dibedakan berdasarkan pemahaman dari

beberapa prinsip yang membuat audit lebih efisien dan emnjadi alat yang berguna untuk membantu kebijakan manajemen dan pengendalain,……..

Prinsip audit adalah sebagai berikut :1. Etika Pelaksanaan

Dasar dari profesionalisme2. Penyampaian yang Jujur

Kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat3. Profesionalisme Pelaksanaan audit dengan cermat4. Independensi Bersifat impartial dan objective5. Berdasarakan Fakta

13

PRINSIP AUDIT

IndpendentAuditor haruslah indpenden terhadap aktifitas yang

diaudit dan bebas dari bias konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan-temuan dabn keputusan-keputusan didasarkan pada bukti (evidence)

Bukti AuditAudit evidence (Bukti Audit) dapat diverifikasi.

Berdasakan sampel dan informasi yang tersdia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dabn sumberdaya yng terbatas.

14

MANAJEMEN PROGRAM AUDIT

15

Otoritas pengelolaanProgram audit

(5.1)

Prencanaan Program Audit(5.2 5.3)

• Tujuan/Lingkup• Tanggung Jawab• Sumber daya

• Prosedur

Implementasi Program Audit(5.4 5.5)

• Jadwal Audit• Evaluasi Auditor• Seleksi Tim Audti

• Mngelola kegiatan audit• Menyimpan catatan (record)

Monitoring dan reviewing Audit Program: (5.6)

• Monitoring and reviewing• Identifikasi CA dan PA

• Identifikasi peluang perbaikan

Peningkatan Program Audit

(5.6)

Kompetensidan evaluasi

Auditors(clause 7)

KegiatanAudit

(clause 6)

Plan

Do

Check

MANAJEMEN AUDIT-PLANTop manajemen harus menunjuk seseorang yang

bertanggung jawab untuk Manjemen Program Audit, dengan wewenang : Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau dan

meningkatkan Program Audit Mengindentifikasi dan memastikan sumber daya yang

diperlukan tersedia

Organisasi dapat menetapkan lebih dari satu Program Audit, dan juga berbagai macam tujuan.

16

MANAJEMEN AUDIT-PLAN

Tanggung Jawab (5.3.1)Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk :◘ Menetepakan tujuan dan lingkup program audit◘ Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan

memastikan ketersediaan sumber daya◘ Memastikan penerapan program audit◘ Memastikan catatan terkait dengan program

audit terpelihara◘ mengawasi, meninjau dan meningkatkan

program audit

17

MANAJEMEN PROGRAM AUDIT (5:19011)

Organisasi dalam melaksanakan audit harus melaksanakan dan Manajemen Program Audit secara efisien dan efektif. Tujuan dari program audit adalah merencanakan frekuensi audit dan mengidentifikasi serta sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan audit.

Ruang lingkup dan tujuan dari program audit tergantung dari :◘ Ukuran organisasi◘ Sifat organisasi◘ Kompleksitas

Sebuah organisasi dapat memeilik lebih dari satu audit program.

18


Tujuan Audit (5.2.1)Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan

dan pelaksanaan Audit :◘ Prioritas Manajemen◘ Tujuan Komersial◘ Persyaratan Sistem Manajemen◘ Persyaratan Perundangan dan Kontraktual◘ Kebutuhan Evaluasi Vendor◘ Persyartan Pelanggan◘ Kebutuhan Pihak-pihak yang Berkepentingan◘ Risiko Organisasi◘ Tindak Lanjut dari audit Sebelumnya

19


Ruang Lingkup Audit (5.2.2)Ruang lingkup Program Audit dipengaruhi oleh : Ruang lingkup, tujuan an waktu setiap audit dilakukan Frekuensi pelaksanaan audit Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan

lokasi, aktivitas yang diaudit Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta

kriteria lainnya Kebutuhan untuk akreditasi atau sertifikasi Hasil dari audi atau tinjauan program audit

sebelumnya Bahasa, budaya dan isu sosial Pihak-pihak berkepentingan Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan

operasinya

20


Sumber Daya (5.3.2)Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit. Kiata

harus mempertimbangkan : Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola

dan meningkatkan aktivitas audit Teknik audit Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor

dan meningkatkan kinerjanya Ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan

audit Lingkup program audit Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

21


Prosedur (5.3.3)Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk :◘ Perencanaan dan jadwal audit◘ Pelaksanaan Audit◘ Menyeleksi Tim Audit◘ Menentukan kompetensi Auditor dan Lead Auditor◘ Pelaksanaan tindak lanjuty Audit, jika dapat dilaksanakan◘ Memelihara catatan Program Audit◘ Mengawasi kinerja dan efektifitas Program Audit◘ Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke

manajemen puncak

22

MANAJEMEN AUDIT-DO

Implementasi Program Audit (5.4)◘ Mengkomunikasikan program audit kepada pihak terkait◘ Koordinasi dan penjadualan audit dan aktivitas lain terkait

dengan program audit◘ Menetapakan dan memelihara proses untuk evaluasi auditor

dan pengembangan profesionalismenya◘ Memastikan pemilihan tim audit◘ Meyakinkan pelaksaaan audit sesuai program audit◘ Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit◘ Memastikan tinjauan dan pengesahan laporan audit dan

distribuisnya ke pihak-pihak terkait◘ Memastikan audit lanjutan, jika diperlukan

23

AUDIT WORKFLOW

24

1st party audit2nd party audit

3rd party

AUDIT INITIATED

CONTINUAL IMPROVEMENT

Audit plan(obj, scope, criteria)

INITIAL VISIT

PREPARE AUDIT DOCUMNETS

BRIEF AUDIT TEAM

CARRY OUT AUDIT

OPENING MEETINGPHYSICAL AUDIT

CLOSING MEETING

Lead auditor,

Auditor,

Expert,

Trainee

MANAGEMENT REVIEW

RESULT OF OVERALLPERFORMANCE Finding?

RESOLVE WITHAUDITEE

CORRECTIVE/PREVENTIVE ACTION

VERIVICATION

Audit Plan, Audit

Checklist,Audit Notes,NC Report,Audit report

NOT OK

OK

NO

NOYES

YES

CATATAN AUDIT◘ Hasil Audit ¤ audit plan ¤ laporan audit ¤ laporan ketidaksesuaian ¤ laporan tindakan koreksi ¤ audit notes

◘ Hasil Verifikasi

◘ Catatan Personel ¤ Evaluasi kompetensi dan

kinerja auditor ¤ Seleksi Tm Audit ¤ Menjaga dan

meningkatkan kompetensi

Notes :

Catatan harusDipelihara untuk mennujukanimplementasi program auditsudah terpenuhi

25

MANAJEMEN AUDIT -CHECKPengawasan dan Peninjauan Program

Audit (5.6)

26

Penerapan program audit nharus dimonitor dan ditinjau pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya dilaporkan kepadamanajemen Puncak. Indikator kinerja sebaiknya digunakan untuk mengawasi karakteristik seperti :• Kemampuan tim audit• Kesesuian program audit dan jadwal• Peningkatan sistem mutu• Umpan balik dari auditee dan auditor

MANAJEMEN AUDIT - ACT

Peningkatan/ Improvement Program Audit (5.6)

27

Peningkatan program audit sebaiknay mempertimbangkan :• Hasil-hasil dan trend pengawasan• Kesesuaian prosedur• Catatan program audit• Praktek audit yang baru atau alternatif• Konsistensi kinerja tim audit dalam situasi serupa

PELAKSANAAN KEGIATAN AUDIT

28

Memulai Audit(6.2)

Meninjau Dokumen(6.3)

Persiapan AuditDi lokasi (6.4)

Completing Audit(6.7)

Persiapan, Persetujuan,

Pendistribusian Laporan Audit

(6.6)

Follow up Audit(6.8)

Audit lokasi (6.5)Opening Meeting

KomunikasiPeran &

Tanggung jawabMengumpulkan dan

Memverifikasi informasi

PELAKSANAAN AUDITStart Audit

◘ Menunjuk audit team ( SK)◘ Definisi tujuan-tujuan audit,

ruang lingkup dan kriteria◘ Menentukan kelayakan audit ◘ Menetapkan tim audit◘ Melakukan kontak awal dengan

auditee

29

MELAKUKAN AUDIT

Persiapan Pelaksaaan Audit

Rencana Audit :¤ Tujuan-tujuan audit¤ Kriteria auidt dan referensui dokumen¤ Ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unti fungsi dan

proses dalam organisasi yang akan diaudit¤ Tanggal dan tempat¤ Waktu yang disepakati dan durasi¤ Peran dan tanggung jawab¤ Alokasi sumber daya yang sesuai¤ Identifikasi auditee

30

AUDIT PLAN (SAMPLE)

DAY/TIME AREA AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO ISO 9001:2008

Day one

14:00-14:15 Opening Meeting All Team

14:15-15:30 MR and ISO Team MR AG 4.1 General Requirement4.2 Decumentation Req.5.1 Management Commitmnet5.2 Customer Focus5.3 Quality Policy5.4 Planning5.5.3 Internal Communication5.6 Mnagement Review8.2.2 Internal Audit8.5 continual Improvement

Company/ Auditee

Audit LocationAuditee RepresentativesAudit ScopeAudit CriteriaDate of AuditAudit LeaderAuditor

31

Same as aboveMR and Division HeadAll Division and SitesISO 9001 : 20082006-06-26to 2006-06-27 ABC-Lead AuditorDA (DA)FU AAA UUU

MELAKUKAN AUDITReview Dokumen

Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan Dokumentasi

Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya.

Daftar dokumen :◘ Pedoman Mutu◘ Prosedur Mutu◘ Instruksi Kerja◘ Dokumen Eksternal◘ Standar Produk

32

MELAKUKAN AUDITPersiapan dan pelaksanaan Audit

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada :

◘ Independensi Auditor◘ Kompetensi Auditor◘ Efektivitas penggunaan sumber daya, dan

peran serta tanggung jawab dari ¤ Auditor ¤ Auditors-in-training ¤ Technical expertsPerubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat

pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit.

33

MELAKUKAN AUDIT

Persiapan Dokumen Kerja

Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim audit sebagai referensi dan alat pencattan hasil audit, termasuk :

◘ Checklist and audit sampling plan ◘ Form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective

Action Request/Report)

Catatan-catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan,

harus disimpan (lihat elemen 8.2.2 ISO 9001:2008)

34

MELAKUKAN AUDITManfaat Checklist

◘ Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit

◘ Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit

agar sesuai engan rencana dan jadwal yang telah dibuat

◘ Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen

referensi yang diperlukan◘ Alat bantu dalam penyusunan hasil

audit yang dilakukan35

CONTOH CHECKLIST

Area/Unit Internal Processes Relevant Clauses Checklist Records/DocsMR and ISO Team QMS Documentation Quality Manual , Quality Procedures

Quality manual 4.2.2 Check currency and Revision Level of Quality Manual

Quality Prosedures 4.21 Check Scope and/or any exclusions

Documents and Records 4.2.3 & 4.2.4Check the 6 mandatory procedures & other procedures required by the organization

QMS Planning, Monitoring and Measurement

Quality , QMS Ran , Production/ Test Plan Quality Records , Statistical Analysis

QMS Objectives and Planing 5.4.1, 5.4.2 Check objctives and plan to achieve it Monitoring & Measurement of QMS Processes 8.2.3 Check if QMS processes have been

monitored or measured

Verification of Corrective & Prventive Actions 8.5.2 & 8.5.3 Check if any NC raised fro,

nonconformities in process

Internal Data Analysis 8.4 Check with DOC on internal data analysis

Audit Program

Audit Planning 8.2.2 Check current or previous audit plan (objective, scope, criteria)

Audit plans , audit reports , Nonconformance reports, reports on effectiveness of corrective action, Evidence of auditor qualification

Selection & Evaluation of Auditors Competencies 8.2.2 & 6.2.2 Check how auditor are selected and

evaluated

Audit Records 8.2.2 & 4.2.4 Check for availabity of audit records 9notes, NCR, reports)

Status Fundings, CA & PA 8.5.2, 8.5.3 Check the status of CA and PA, have they been verified?

Mnagement Review

Input for Management Review 5.6.1 Check agenda/ input for the manajemen review Mnagement-review report

Conduct of Mangement Review 5.6.2 Cross check with minutes of manajemen review

Monthly management reports, customers-satisfaction analysis

Output of Management Review 5.6.3 Check the output of management review (is there disposition)

Process analyisi, Internal auidt reports, action reports, Investment planning

36

MELAKUKAN AUDIT

Opening Meeting◘ Memperkenalkan anggota Tim Audit◘ Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang lingkup dan

Kriteria Audit◘ Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)◘ Metode Pelaksanaan Audit◘ Sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan◘ Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data◘ Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan

dengan ruang lingkup audit◘ Status temuan audit (misal; major, minor, atau

observasi)

37

CHECKLIST OPENING MEETING

Introduction of the auditors and auditees Confirmation of audit objectivs, scope and criteria Confirmation of audit timetable (plan) Outline of the conduct of the audit Statement of sampling and inherent uncertainty Confirmation of formal communication channels between the audit

team and auditees Confirmation if necessary of the language of the audit Confirmation that during the audit the auditees will be kept

informed of audit progress Confirmation that resources and facilities needed by the audit team

are available Confirmation of confidentiality Confirmation of work safety, emergency and security procedures for

the team Confirmation of the availability, roles and identities of the guides Statement of the reporting, including any classification of nono-

conformities Information about conditions under which the audit may be

terminated Information about any special appeals system on the conduct or

conclusions of the audit

38

METODE AUDIT

Gunakan Metode yang Sesuai◘ wawancara – 5W 1H 1S◘ Observasi fisik dari pelaksanaan

dan kondisi sarana/prasarana◘ Review dokumen◘ Melakukan pengujian/test

39

STRUKTUR PENYAMPAIAN PERTANYAAN DALAM AUDIT

Tanyakan proses/ Aktivitasnya apa(7.1)

Tanyakan target

Tanyakan bagaimanacara mencapainya? Cara (7.1/7.3,7.5.1,6.4) Alat (6.3,7.1,7.6) Orang (5.5.1, 6.2.2)

Tanyakan caramengukurnya(8.2.3, 8.2.4, 7.1, 8.2.1)

Tanyakan bagaimanabila tidak tercapai(8.5.2, 8.5.3, 4.2.4)

Tanyakan prosedurnya(4.2.3)

40

Lihat kebijakanmutu, fokus pada,masalah apa? (5.3)

Quality objective (5.4.1)

Koreksinya spt apa? Apakah ada verifikasi stlhdiperbaiki?

T

Ada?

CATAT

Referensi dokumen :• Manual Mutu• Prosedur wajib• Prosedur / WI

Lihat programPeningkatanKompetensi(5.5.1, 6.2.1, 6.2.2)

Tanyakan kompetensiorang (6.2.1, 6.2.2)

Tanyakanrecord(4.2.4)

MELAKUKAN AUDITGunakan Metode yang Sesuai◘ Open Question ¤ general, not answered by ‘yes’ or ‘no’ ¤ source could be from prepared checklist or requirements of

ISO 9001 : 2008 Contoh : Apa sasaran mutu yang ditetapkan untuk

departemen ini ?

◘ Extended Question ¤ source from auditee’s statement responding the open

question Contoh : Apa dan bagaimana cara anada mengukur

pencapaiana sasaran mutu di departemen ini?

◘ Closed Question ¤ closing the questions raised ¤ used to confirm the facts

41

MELAKUKAN AUDITGunakan Metode yang Sesuai ◘ Trace Forward telusuri dari input ke output untuk mengetahui

hasilnya. Contoh : mulai dari kontrak marketing untuk

meyakinkan apakah persyaratan pelanggantelah dipenuhi

◘ Trace Backward telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan

proses yang dialui apakah sesuai. Contoh : dari customer complaints atau produk yang

dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang

digunakan harus dievaluasi.

◘ Combination

42

MELAKUKAN AUDITYang Harus dicatat

◘ Tanggal audit◘ Area/Lokasi Audit : Misalnya : Laboratory, Warehouse, Production, etc

◘ Klausul relevan dari ISO 9001 : 2008◘ Referensi dokumen/bukti audit◘ Deskripsi dari proses, produk, atau

personel yang diaudit◘ Nama dan Tanggal dokumen audit

43

MELAKUKAN AUDITTemuan Audit

Temuan audit harus dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang digunakan untuk menetukan klasifikasi temuan. Temuan audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian” terhadap stanadar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.

Jenis temuan audit :◘ Observasi◘ Ketidaksesuaian Minor◘ Ketidaksesuaian Major

44

MELAKUKAN AUDITTemauan Audit

Observation ◘ tidak dikategorikan ketidaksesuaian◘ tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan◘ berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal◘ bersifat saran untuk peningkatan atau peluang

perbaikan

Contoh :“Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu yang tepat untuk

pelaksanaan dan evaluasinya.”

45

MELAKUKAN AUDITTemuan Audit Minor Nonconformity

◘ tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu◘ human error

Contoh :¤ Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan

yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang

ada¤ Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur instruksi kerja

46

MELAKUKAN AUDITTemuan Audit Major Nonconformity

◘ berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu

Contoh :¤ Tidak dilakukannya

pemeriksaan/pengujian pada saat penerimaan bahan baku/materila

¤ Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus

¤ Tidak dilakukannya program audit mutu internal

47

MELAKUKAN AUDITClosing Meeting

Menyelesaikan perbedaan Menyampaikan kesimpulan audit

sesuai tujuan audit Memberikan rekomendasi jika

diperlukan dan kita mengerti tentang hal tersebut

Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan

Menginformasikan waktu penyerahan laporan

Menekankan kerahasiaan informasi48

CHECKLIST CLOSING MEETING

Thank and appreciate time & effort given by the management and auditee

Restate the agreed scope, audit criteria and sampling

Summarize the whole conduct of audit Present non-conformities and OFls (if

they exist) Request for actions and timescales for

corrective/preventive actions Emphasize the confidentiality of data Inform the timeframe for delivery of

report49

PELAPORAN AUDITNonconformity reporting

P Problem L Location O Objective Evidence R Reference

Example :O L P

Materi no.3 di Pimpinan Top belum dilakukan

Rverifikasi sesuai yang diminta oleh

Prosedur P-04 -R

50

PELAPORAN AUDIT

Tugas Internal Auditor

◘ Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam .................

◘ Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee

◘ Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan

◘ Verifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan

51

PELAPORAN AUDITVerifikasi

◘ Verifikasi bahwa kar peneybab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.

◘ Verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif.

◘ Verfikasi bahwa personel yang terkait benar-benar menegtahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.

◘ melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/data)

52

KONSEP KOMPETENSI AUDITOR

53

Education Work Experience Auditor Training Audit Experience7.4

Personal Atributes7.2

Quality EnvironmentalGeneric

KnowledgeAnd Skills7.3.1 and

7.3.2

Quality –Specific

KnowledgeAnd Skills

7.3.3

EnvironmentalSpecific knowledge

And Skills7.3.4

KOMPETENSI AUDITOR

GeneralInternal auditor harus kompeten,◘ pendidikan◘ pengalaman kerja◘ training◘ pengalaman audit

54

KOMPETENSI AUDITOR

Pengetahuan Umum dan Keahlianauditor

◘ Prinsip-prinsip Audit, prosedur dan teknik

◘ Sistem Manajemen dan dokumen-dokumen referensi

◘ Situasi organisasi◘ Persyaratan perundangan, hukum

dan persyaratan lain yang dilaksanakan

55

KOMPETENSI AUDITOR

Pengetahuan Umum dan Keahlian ◘ Prinsip-prinsip Audit, prosedur dan teknik◘ Sistem Manajemen dan dokumen-dokumen referensi◘ Situasi organisasi◘ Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang dilaksanakan◘ Mengorganisir dan mengerahkan anggota tim Audit◘ Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit◘ Menghindari dan memecahkan permasalahan◘ Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

56

KOMPETENSI AUDITOR

Pengetahuan Khusus dan Keahlian lead auditor

◘ Terminologi Mutu (ISO 9001:2008)◘ Prinsip-prinsip Manajemen Mutu (ISO

9001:2008)◘ “Alat” Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya (contoh : SPC, Cause & effect analysis, dll)◘ Pengetahuan mengenai aktifitas pada area

yang akan diaudit

57

CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR

Parameter Auditor Auditor Q and E

Audit Team Leader

Pendidikan Sarjana Sama seperti auditor Sama seperti auditor

Total pengalaman kerja

5 tahun Sama seperti auditor Sama seperti auditor

Pengalam kerja dalam bidang manajemen mutu dan lingkungan

Minimal 2 tahun dari total 5 tahun

2 tahun di bidang kedua Sama seperti auditor

Pelatihan auditor 40 jam auditor trainee 24 jam di bidang kedua Sama seperti auditor

Pengalam audit Empat audit lengkap dengan total 20 hari mengaudit dibawah pengawasan auditor kompeten sebagai Lead Auditor

Tiga audti lengkap dengan total 15 hari mengaudit di bidang kedua dibawah pengarahan auditor kompeten sebagai LA

Tiga audit lengkap dengan total 15 hari mengaudit sebagai Lead Auditor dibawah pengawasan LA yang kompeten

Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 3 tahun berturut-turut



58

KOMPETENSI AUDITOR

Personal attributes

◘ Sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana

◘ Berpikiran terbuka◘ Diplomatis◘ Teliti◘ Mengamati◘ Mampu memutuskan◘ Percaya diri◘ Adaptasi

59

METODE EVALUASI KOMPETENSI AUDITOR

Metode Evaluasi Obyektif ContohTinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang

auditorAnalisis catatan pendidikan, pelatihan, pekerjaan dan pengalaman audit

Umpan balik positif dan negatif

Untuk memberikan informasi mengenai kinerja auditor

Survei, kuesioner, referensi pribadi, pengakuan, keluhan, evaluasi kinerja, masukan kolega

Wawancara Untuk evaluasi atribut personal dan ketrampilan berkomunikasi, untuk verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan untuk memperoleh informasi tambahan

Tatap muka dan wawancara melalui telepon

Observasi Untuk evaluasi atribut personal dan kemampuan untuk aplikasi pengetahuan dan keahlian

Role-play, witnessed audit, kinerja dalam pekerjaan

Ujian Untuk evaluasi atribut personal dan pengetahuan dan keahlian dan aplikasinya

Oral dan ujian tertulis, tes psychometric

Tinjauan pasca audit Untuk menyediakan informasi dimana observasi langsung tidak mungkin atau kurang sesuai

Tinjauan laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega, dan dengan auditor

60

Audit

Documents

Transcript of Audit