APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN...

APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN

BADAN WAKAF INDONESIA

HAIDIR ALI

102091026286

Teknik Informatika

FAKULTAS SAINS DAN TENOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2011/ 1432 H

ABSTRAK

Haidir Ali (102091026286), Aplikasi Manajemen Kearsipan Persuratan

Badan Wakaf Indonesia. (Dibawah bimbingan VIVA ARIFIN, MMSI dan

YUSUF DURRACHMAN, M.Sc, MIT).

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasidan manajemen. Manajemen kearsipan adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Banyaknya aktifitas kearsipan yang terjadi di Badan Wakaf Indonesia tidak mampu diantisipasi sehingga dapat membanjiri ruang kerja dengan kertas-kertas kearsipan, sehingga arsip-arsip tersebut menjadi tidak tertata dengan benar dan dapat menyulitkan jika ingin kembali digunakan, untuk itu dengan adanya manajemen kearsipan persuratan diharapkan dapat membantu arsiparis dalam mengelola kearsipan menjadi lebih baik dan mudah baik dalam hal pengelolaan, penyimpanan, maupun pendistribusian persuratan.

.

Kata kunci: arsip, manajemen



Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh

Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh HAIDIR ALI 102091026286

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2011 M / 1432 H



Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh

Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh HAIDIR ALI 102091026286

Menyetujui,

Pembimbing I, Pembimbing II, Viva Arifin, MMSI Yusuf Durrachman, M.Sc,MIT NIP. 19730810 200604 2 001 NIP. 19710522 200604 1 002

Mengetahui,

Ketua Program Studi Teknik informatika

Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19710522 200604 1 002

PENGESAHAN UJIAN

Skripsi yang berjudul “Aplikasi Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia”

telah diuji dan dinyatakan Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan

Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Rabu,

08 September 2010. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika.

Jakarta, 08 September 2010

Menyetujui,

Penguji I, Penguji II,

A’ang Subiyakto, M.Kom Herlino Nanang, MT NIP. 150 411 252 NIP. 19731209 200501 1 002

Pembimbing I, Pembimbing II,

Viva Arifin, MMSI YusufDurrachman, M.Sc,MIT NIP. 19730810 200604 2 001 NIP. 19710522 200604 1 002

Mengetahui,

Dekan Ketua Program Studi Fakultas Sains dan Teknologi Teknik Informatika DR. Syopiansyah Jaya Putra, M. Sis Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19680117 200112 1 001 NIP. 19710522 200604 1 002

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-

BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, 14 Maret 2011

Haidir Ali 102091026286

ix

DAFTAR ISI

Halaman

Halaman Judul ............................................................................................... ii

Lembar Persetujuan Pembimbing ............................................................... iii

Lembar Pengesahan Ujian ............................................................................ iv

Lembar Pernyataan ....................................................................................... v

Abstrak ............................................................................................................ vi

Kata Pengantar .............................................................................................. vii

Daftar Isi ......................................................................................................... ix

Daftar Tabel .................................................................................................. xiii

Daftar Gambar .............................................................................................. xiv

Daftar Lampiran ............................................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1

1.2 Perumusan Masalah .......................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah ............................................................................... 2

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................... 3

1.4.1 Tujuan ...................................................................................... 3

1.4.2 Manfaat .................................................................................... 3

1.5 Metodologi Penelitian ....................................................................... 5

x

1.6 Sistematika Penulisan ....................................................................... 7

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 8

2.1 Pengertian Aplikasi .......................................................................... 8

2.2 Pengertian Aplikasi Web .................................................................. 8

2.3 Arsip ................................................................................................. 9

2.4 Data ................................................................................................... 12

2.5 PHP ................................................................................................... 13

2.6 MySQL ............................................................................................ 14

2.7 Komputer .......................................................................................... 15

2.8 Tata Persuratan .................................................................................. 16

2.9 Pengurusan Surat .............................................................................. 16

2.10 World Wide Web .............................................................................. 17

2.11 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ 17

2.12.2 Entity Relationship Diagram .......................................................... 22

2.12.3 state Transition Diagram ................................................................ 22

2.12.4 Normalisasi .................................................................................... 26

2.13 Definisi Manajemen ....................................................................... 28

2.14 Arsiparis ....................................................................................... 30

xi

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ............................................... 31

3.1 Waktu dan Tempat Penelitian ........................................................... 31

3.2 Metode Pengumpulan Data ............................................................... 31

3.3 Metodologi Pengembangan Sistem ................................................... 32

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 36

4.1 Rekayasa Sistem ............................................................................... 36

4.2 Analisis ............................................................................................. 37

4.2.1 Gambaran Umum Perusahaan .................................................. 37

4.2.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan ...................................... 43

4.2.3 Analisis Sistem yang sedang berjalan ...................................... 43

4.2.4 Identifikasi Masalah ................................................................. 45

4.2.5 Solusi Pemecahan Masalah ...................................................... 46

4.2.6 Analisa Kebutuhan Sistem ....................................................... 47

4.3 Perancangan (Design) .......................................................................... 48

4.3.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) .................................... 49

4.3.2 Perancangan State Transition Diagram (STD) ........................... 54

4.3.3 Perancangan Database ................................................................ 55

4.3.4 Perancangan Layar ...................................................................... 67

4.4 Pemrograman (Coding) ........................................................................ 74

4.5 Pengujian .............................................................................................. 74

xii

4.6 Operasi dan Pemeliharaan .................................................................... 75

4.6.1 Operasi ........................................................................................ 75

4.6.2 Pemeliharaan ............................................................................... 75

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 76

5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 76

5.2 Saran ................................................................................................. 77

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 78

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Notasi STD Dasar ...................................................................... 26

Tabel 4.1 Rincian Kebutuhan Perangkat Keras ......................................... 47

Tabel 4.2. Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak ........................................ 48

Tabel 4.3 Bentuk Tidak Normal ................................................................ 55

Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu ............................................................... 56

Tabel 4.5. Fileumum ................................................................................... 57

Tabel 4.6 Bukutamu ................................................................................... 58

Tabel 4.7 Folder ......................................................................................... 59

Tabel 4.8 suratresmi ................................................................................... 60

Tabel 4.9 Info ............................................................................................... 61

Tabel 4.10 Lemari ........................................................................................ 62

Tabel 4.11 Pengumuman ............................................................................... 63

Tabel 4.12. Rak ............................................................................................. 63

Tabel 4.13 User ............................................................................................. 65

Tabel 4.14. Divisi .......................................................................................... 65

Tabel 4.15. NIP ............................................................................................. 66

Tabel 4.16. Spesifikasi MySQL .................................................................... 74

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Pengembangan Sistem Waterfall .............................................. 18

Gambar 2.2 Model Aliran Informasi .................................................................. 22

Gambar 2.3 Simbol Objek Data ........................................................................ 23

Gambar 2.4 Simbol Atribut ............................................................................. 23

Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu ............................................................... 24

Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (one to one) ............................................ 24

Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak ........................................................... 25

Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak ..................................................... 25

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi ......................................................... 41

Gambar 4.2 DFD Level 0 ............................................................................... 49

Gambar 4.3 DFd Level 1 ............................................................................... 50

Gambar 4.4 STD Tampilan Utama .................................................................. 51

Gambar 4.5 STD Sistem Admin ..................................................................... 52

Gambar 4.6 STD Menu Pengumuman ............................................................. 53

Gambar 4.7 STD Manajemen Surat ................................................................ 54

Gambar 4.8 Rancangan Interface Home ......................................................... 67

Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk........................................ 68

Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Surat Masuk .............................. 69

Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info sistem .......................................... 70

xv

Gambar 4.12 Rancangan Interface Lihat Data Keluar .................................... 71

Gambar 4.13. Rancangan Menu Lihat Update Surat ...................................... 72

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan ........................................... 73

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Wawancara .................................................................................. L-1

Lampiran 2 Print-Out Aplikasi ....................................................................... L-2

Lampiran 2 Source Code ................................................................................ L-3

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam

arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara

yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada

dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki

teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvesional. Dalam

penyimpanan konvesional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk

menyimpan arsip-arsip, maka dalam sistem alih media ke bentuk elektronik

(komputer) juga terdapat folder-folder untuk menyimpan arsip yang telah

dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg,dll) atau

dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat

dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan

lembar arsip secara fisik ( kertas ), maka pada bentuk elektronik memiliki rak,

map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

Dalam hal ini, Badan Wakaf Indonesia saat ini masih belum mampu

mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat

pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga

arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruangan

kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.

2

Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer

maupun sekunder

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka saya selaku penulis, tertarik

untuk mengangkat topik sistem kearsipan sebagai bahan penulisan dengan

judul “APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN

WAKAF INDONESIA”

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat diambil suatu rumusan

masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana membangun aplikasi sistem kearsipan yang mudah, cepat

dan tepat sehingga mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan?

2. Bagaimana sistem kearsipan tersebut dapat merekam keluar- masuk

dokumen kearsipan?

3. Bagaimana dapat membangun aplikasi yang dapat mengatur surat

masuk dan keluar , sehingga dapat diaplikasikan pada Badan Wakaf

Indonesia

1.3 Batasan Masalah

Dalam perencanaan program ini terdapat batasan masalah yang akan

dibahas secara rinci sebagai berikut:

1. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PHP

(PHP : Hipertext Processor) script language version 5.2.4 sebagai

3

bahasa pemrograman, dan MySQL Database version 5.2.4 yang

digunakan sebagai basis datanya. Dan Apache Web server 2.2.6

sebagai web server. Sedangkan Browsernya menggunakan Mozilla

Firefox v.3.6

2. Penulis hanya membahas aplikasi dari segi fungsinya saja meliputi

jenis-jenis surat yang ada yaitu surat masuk dan surat keluar.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah membuat

sebuah aplikasi yang dapat mengelola data-data kearsipan yang lebih

efisien guna mendukung kinerja kegiatan bisnis sehari-hari.

1.4.2 Manfaat Penelitian

a. Bagi Penulis

1. Bertambahnya wawasan dan pengalaman penulis tentang ilmu

programming, teknologi informasi dan hal-hal yang berkaitan

dengan metodologi penulisan ini, khususnya dalam lingkup

pembuatan dan pengembangan program aplikasi berbasis sistem

informasi.

2. Menerapkan ilmu yang pernah didapat selama menjadi mahasiswa

UIN Jakarta.

4

3. Membuat dan menghasilkan suatu sistem yang bermanfaat bagi

Badan Wakaf Indonesia .

4. Dapat membuat aplikasi sistem kearsipan yang menarik dan

memudahkan user untuk mengolah dan menghasilkan data-data

yang akurat sehingga memudahkan pihak tertentu dalam

menyelesaikan pekerjaannya.

b. Bagi pihak user (Pengguna)

1. Memudahkan user dalam mengarsipkan dokumen-dokuman secara

elektronik.

2. Memudahkan user dalam menyimpan, mengubah, mencari,

menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan.

3. Menambah wawasan dalam ilmu komputerisasi dalam arti bahwa

komputer dapat memberikan solusi yang tepat dan cara baru dalam

menyelesaikan masalah.

c. Bagi Universitas

4. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menguasai

materi teori yang telah diperoleh selama kuliah.

5. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya

dan sebagai bahan evaluasi.

6. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam

menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.

5

1.5 Metodologi Penelitian

Untuk mencapai tujuan penelitian, maka dalam penelitian ini penulis

menggunakan metode-metode sebagai berikut:

1. Metode pengumpulan data

Metode yang penulis gunakan untuk pengumpulan data pada program

aplikasi ini antara lain sebagai berikut :

a. Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu melakukan

penelaahan terhadap literature (buku-buku) yang berhubungan

dengan masalah yang dibahas yang dapat dijadikan acuan dalam

perancangan aplikasi sistem kearsipan elektronik.

b. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu mengumpulkan dan

menelaah data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian

langsung di lapangan, dengan metode :

1. Wawancara (Interview), yaitu mengumpulkan data dengan

mengadakan wawancara kepada para pihak yang terkait dengan

proses pembuatan electronic filling system..

2. Observasi yaitu mencari dan mengumpulkan data yang akan

digunakan pada pengembangan aplikasi. Observasi dilakukan

di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di jalan Podok Gede

Raya Pinang Ranti Jakarta 13560.

6

2. Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode SDLC

(System Development Life Cycle) dengan model proses waterfall

(Prahasta, 2000: 223). Dalam model ini terdapat 6 langkah atau

tahapan pengembangan sistem, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Rekayasa Sistem, yaitu mengumpulkan kebutuhan pada tingkat

sistem, tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis. Seperti

melakukan feasibility study, dan menentukan cakupan aplikasi sistem

kearsipan elektronik.

2. Analisis (analysis), yaitu membuat analisis workflow manajemen

sistem yang sedang berjalan.

3. Perancangan (design), yaitu membuat desain workflow manajemen

dan desain sistem yang diperlukan untuk perancangan sistem aplikasi

yang diusulkan.

4. Pemrograman (Coding), tahap ini sering disebut juga sebagai tahap

implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada

tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam baris-

baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer).

5. Testing (Testing), yaitu melakukan pengujian terhadap sistem

informasi yang telah dibuat.

6. Pengoperasian dan Pemeliharaan (operation and maintenance),

yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya aplikasi sistem

informasi ini. Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak

7

kepada pemesannya yang kemudian di operasikan. Serta kegiatan

pemeliharaan sistem (mencangkup data beserta infrastrukturnya)

yang dilakukan secara berkala.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan sistematis, penulis akan

menyusun penelitian menjadi 6 (enam) bab dengan urutan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan diuraikan secara singkat teori yang diperlukan

dalam penulisan skripsi ini.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Dalam bab ini akan diuraikan metode-metode perancangan sistem.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini dibahas mengenai analisis dan perancangan sistem

yang dibuat.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari proses

perancangan, implementasi juga keterbatasan yang ditemukan

selama mengerjakan tugas akhir ini.

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Aplikasi

Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran,

penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah : program siap pakai yang direka

untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan

dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. (www.totalinfo.or.id)

2.2 Pengertian Aplikasi Web

Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan

bahasa yang disebut HTML (Hypertext Markup Language). Pada

perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk

memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan applet

pada objek. Aplikasi web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web

statis dan dinamis

Web statis bentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi

seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara secara terus untuk

mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh

model aplikasi web dinamis. Pada aplikasi web dinamis, perubahan

informasi dalam halaman web dilakukan tanpa perubahan program tetapi

melalui perubahan data. Sebagai implementasi, aplikasi web dapat

9

dikoneksikan ke basis data sehingga perubahan informasi dapat dilakukan

oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab dari webmaster.

2.3 Arsip

Pengertian arsip sebagaimana dirumuskan dalam undang-undang

Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan,

disebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan/ Swasta ataupun

Perseorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun kelompok, dalam rangka pelaksana kehidupan kebangsaan. Dari

definisi tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa arsip adalah informasi

dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam suatu media (kertas,

video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang berlangsung didalam

suatu lembaga, instansi atau perseorangan, baik dalam keadaan tunggal atau

jamak. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,

penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan

perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat

dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip

tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,

yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

10

2.3.1 Jenis Arsip berdasarkan Medianya

a. Arsip berbasis kertas (convensional archives/records) adalah arsip

berupa teks atau gambar atau numeric yang tertuang diatas kertas.

b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan yang

dapat dilihat dan didengar. Contohnya : kaset video, film, VCD,

cassette recording, gambar static (foto).

c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and architectural

archives/records) adalah arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat

gambar grafik, peta, maket atau gambar arsiptek lainnya, dan karena

bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas

pada umumnya.

d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi

informasi, khususnya computer (mechine readable)

Pada hal ini jenis arsip yang dilihat oleh penulis adalah arsip

elektronik.

2.3.2 Jenis Arsip berdasarkan fungsinya

a. Arsip Dinamis, dalam dalam istilah asing disebut records terdiri dari 2

macam:

1. Arsip dinamis aktif (active records) yaitu arsip yang masing

digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan.

Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

11

2. Arsip dinamis inaktif (inactive records) yaitu arsip yang sudah tidak

digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena

kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan

sehingga perlu disimpan.

b. Arsip Statis (archive) yaitu arsip yang sudah tidak lagi digunakan

dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu

sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan kepentingan umum,

sejarah, atau sebagai bukti dan pertanggungjawaban nasional

Dalam hal ini jenis arsip yang dilihat penulis adalah arsip statis.

2.3.4 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik

Menurut Nasional Archives and Record Administration (NASA) USA,

Arsip Elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam

suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh

karenanya Arsip Elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-

readable record.

Dibandingkan dengan Arsip Konvensional (kertas), Arsip Elektronik

memiliki keuntungan, diantaranya adalah :

a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.

b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi

user) dalam waktu yang bersamaan.

c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.

d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi

12

2.3.4.1 Bentuk Media Arsip Elektronik

1. Media Magnetik (Magnetic Media)

2. Disk Magnetik (Magnetic Disc)

3. Pita Magnetik (Magnetic Tape)

4. Kaset (Cassette)

5. Media Optik (Optical Disk)

2.3.4.2 Jenis Dan Bentuk File Arsip Elektronik

1. File Teks

2. File Data

3. Database

2.4. Data

Data berasal dari kata latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan,

kejadian atau peristiwa. Jadi data atau fakta adalah kenyataan dari sesuatu

kejadian atau peristiwa. Data dapat didefinisikan yaitu kumpulan fakta-fakta

yang berupa fisik dan bukan fisik, kejadian-kejadian dan prosedur yang

belum diolah manusia atau peralatan yang digunakan manusia.

Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif didalam

proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi.

Data merupakan keterangan yang masih mentah (belum diolah). Agar dapat

dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam

13

bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan. (Kenneth

C. Laundon dan Jane P. Laundon, 2008)

2.5. PHP

PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website.

PHP adalah program yang berbentuk script yang diletakkan didalam server

web. PHP merupakan program yang berjalan pada platform Linux sehingga

membuat program ini menjadi freeware, dan mengalami perkembangan

yang dibuat dalam versi windows.

PHP merupakan bahasa pemrograman yang memungkinkan para web

developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP

merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP ditulis dan

diperkenalkan pertama kali sekitar tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf melalui

situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses ringkasan

online-nya.

PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersumber dari Perl.

Sedangkan Perl merupakan pengembangan dari bahasa C. maka dari itu,

struktur pemrograman yang ada di PHP sama dengan yang ada di bahasa C.

Melihat bahwa PHP merupakan pengembangan dari bahasa C secara tidak

langsung, maka PHP mempunyai banyak sekali fitur-fitur yang dapat

digunakan. Misalnya PHP dapat mengakses shell di Linux yang

berhubungan dengan Networking. Fungsi yang dimiliki oleh PHP sengat

14

lengkap sehingga tidak perlu membuat fungsi sendiri karena daftar fungsi

PHP yang lengkap menjadikan baris perintah semakin efisien.

Hampir seluruh aplikasi berbasis web dibuat dengan php ini, namun

fungsi utama PHP yang utama adalah untuk menghubungkan database

dengan web. Sistem database yang telah didukung oleh PHP adalah: Oracle,

Sysbase, mySQL, msql, solid, generic ODB, postgress SQL.

PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan lain melalui

protocol IMAP, SNMP, NNTP dan POPS atau HTTP.

Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah

lapisan integrasi database ( database integration layer ). Database yang

didukung PHP adalah : Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis,

MySQL, Infomix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgrSQL.

2.6. MySQL

MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca “mai-

se-kuel” adalah sebuah program berbasis DOS yang bersifat open Source,

artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak di cekal. MySQL

adalah produk yang berjalan pada platform baik windows maupun Linux.

Selain itu, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat

jaringan sehingga dapat digunakan untuk Multi User (banyak pengguna).

Kelebihan lain dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query

standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu

bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua

15

program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan

lain-lain.

Sebagai program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan

sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface) MySQL dapat didukung

oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source maupun yang

tidak, yang ada pada platform windows seperti: VB, Delphi dan lainnya.

2.7. Komputer

Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin computare yang

berarti menghitung (to compute). Dengan demikian komputer dapat

diartikan sebagai alat hitung. Komputer dapat melakukan berbagai macam

pekerjaan sesuai dengan program yang diberikan. Program adalah

sekumpulan instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan agar

komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah ditentukan.

Komputer adalah alat elektronik yang mampu melakukan beberapa

pekerjaan diantaranya:

1. Menerima masukan data

2. Memproses masukan sesuai dengan programnya

3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan

4. Menyediakan keluaran dalam bentuk informasi.

(www.id.wikipedia.org)

16

2.8. Tata Persuratan

Surat merupakan sarana komunikasi dalm bentuk tulisan, apapun

medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang

arsip.

Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :

1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum peyelenggaraan

tata persuratan.

2. Mewujudkan tata kersipan yang lebih berdaya guna dan

berhasil guna

3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan

dalam pengendalian pelaksanaannya.

2.9. Pengurusan Surat

Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat,

tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat

ke unit-unit pengolah dalam suatu organisasi. Tujuan dari pengurusan surat

adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara

garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi :

1. Menerima surat masuk

2. Mensortir surat masuk

3. Menetapkan dan menentukan arah surat

4. Mengklasifikasi dan mengindeks surat

5. Mencatat surat

17

6. Mendistribusikan surat dan

7. Mengirimkan surat keluar.

2.10. World Wide Web

Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang

digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara dan atau

gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang

membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-

masing bagian dihubungkan dengan link.

2.11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan

skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC

(siklus hidup pengembangan sistem).

Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup

pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam

langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini

adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai

waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya

menerapkan lima fase penggunaan. Tahapan utama dalam proses

pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

18

Gambar 2.1 Pengembangan Sistem dengan Model Waterfall

2.11.1. Rekayasa Informasi

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem

maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua

elemen system dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan

memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan

database.

Rekayasa Sistem/perencanaan

Analisis

Perancangan (desain)

Pengujian (testing)

Implementasi / pemrograman

Operasi dan pemeliharaan

19

2.11.2. Analisis Sistem

Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang

sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar

muka (interface) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis

terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem

informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem,

permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang

dikembangkan.

2.11.3. Perancangan Sistem/ Desain

Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan

mempergunakan beberapa tools yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan

Entity Relationship Diagram (ERD).

2.11.4. Implementasi Sistem / Pengkodean

Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak

atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi

hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat

dimengerti oleh mesin (komputer).

20

2.11.5. Pengujian Sistem

Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa

kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian

dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap

modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modul-

modul tersebut segera diintegrasikan (kompilasi) hingga membentuk

suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di

tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah

logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi,

dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).

2.11.6. Pengoperasian dan Pemeliharaan

Tahap ini ditandai oleh penyerahan (delivery) perangkat lunak

kepada pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya.

Dalam masalah operasional sehari-hari, suatu perangkat lunak mungkin

saja mengalami kegagalan atau kesalahan dalam menjalakan fungsi-

fungsinya (error atau bugs ). Dengan demikian, faktor ini menyebabkan

perlunya perangkat lunak dipelihara (maintaince) sewaktu-waktu.

2.12. Alat Perancangan yang digunakan

2.12.1. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem

21

sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama

lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi, DFD

ini sering disebut juga dengan Bubble chart, Bubble diagram, model

proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering

digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi merupakan bagian yang lebih

pentingdan kompleks daripada data yang dimanipulasi oleh sistem.

Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan

penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi

pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk

penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah

dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun

pembuat program.

22

Entiti Eksternal

Sistem Berbasis

KomputerEntiti Eksternal

Entiti Eksternal

Entiti Eksternal

Entiti Eksternal

Informasi output

Informasi output

Informasi output

Informasi input

Informasi input

Gambar 2.2 Model Aliran Informasi

2.12.2. Entity-relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar

data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang

mempunyai hubungan antar relasi.

ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,

untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada

dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

a. Entiti : merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan

dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30).

Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi

panjang.

23

Gambar 2.3 Simbol Objek Data

b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut

atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari

entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat

mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar

atribut diwakili oleh simbol elips.

Gambar 2.4 Simbol Atribut

c. Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang

berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat

digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua

himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu

(Abdul Kadir, 2002: 48)

24

Gambar 2.5 Hubungan satu kesatu

d. Kardinalitas

Merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari suatu

objek yang dapat dihubungkan sejumlah peristiwa dari objek

yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana

‘satu’ atau ‘banyak’. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai

berikut :

Satu ke satu (1:1) adalah suatu peristiwa dari objek ‘A’

dapat berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari

objek ‘B’ begitu juga sebaliknya.

1 1

Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (One to One)

Satu ke banyak (1:N) adalah suatu kejadian dari objek ‘A’

dapat berhubungan dengan satu atau lebih dari objek ‘B’, tetapi

Sopir penugasan Mobil

25

Ibu memiliki anak

sebuah kejadian dari objek ‘B’ hanya dapat berhubungan dengan

hanya satu kejadian dari objek ‘A’.

1 N

Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak (One to Many)

Banyak ke banyak (M:N) adalah suatu kejadian objek ‘A’

dapat berhubungan dengan satu atau lebih kejadian dari objek

‘B’, begitu juga sebaliknya.

M N

Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak (Many to Many)

2.12.3. State Transition Diagram (STD)

State transition diagram merepresentasikan tingkah laku dari

suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang

menyebabkan sistem mengubah keadaan (Pressman, 1997:373). STD

juga menunjukkan bahwa aksi (seperti aktivasi proses ) diambil sebagai

akibat dari suatu kejadian khusus.

No Simbol Name Keterangan

1 Tindakan Menggambarkan tindakan yang

paman memiliki keponakan

26

diambil jika suatu even terjadi

2

Tampilan Menggambarkan tayangan atau layer yang tampil

Tabel 2.1 Notasi STD Dasar

2.12.4. Normalisasi

Menurut David M. Kroenke di dalam bukunya yang berjudul

Database Processing Fundamental, Design, Implemantation,

”Normalisasi adalah Suatu proses evaluasi relasi untuk menentukan

apakah relasi itu ada dalam form normal yang ditentukan dan

mengkonversinya menjadi relasi pada form normal yang ditentukan

tersebut, jika diperlukan”(2004:380).

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data

menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya dimana

kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat insert, delete,

update ataupun retrieve. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan

sebagai acuan untuk pembuatan database atau file-file yang akan

digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih

jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui

terlebih dahulu seperti field atau attribute kunci dan ketergantungan

kunci ( functional dependency ).

Setiap file selalu terdapat kunci dari file tersebut berupa satu field

atau satu set field yang dapat mewakili suatu record. Ada beberapa

macam kunci ( key function ) yang digunakan untuk proses pencarian,

27

penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam

pengolahan database, diantaranya adalah

Dalam pembuatan normalisasi terdapat beberapa tahap

pembentukan normalisasi, setiap tahap mempunyai bentuk normalisasi

yang berbeda. Bentuk-bentuk normalisasi tersebut antara lain :

1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada

keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak

lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai

dengan kedatangannya dengan kata lain tidak memperhatikan format

tertentu.

2. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form )

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk

dalam file data (flat file) data dibentuk dalam suatu record dan nilai

dari field berupa “Atomic Value”. Tidak ada semua attribute yang

berulang atau attribut bernilai ganda (Multivalue). Tiap field hanya

satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai

arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata

sehingga artinya lain. Ciri lainnya adalah mempunyai

ketergantungan parsial.

3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form )

Bentuk kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi

kriteria bentuk normal kesatu, menghilangkan ketergantungan

28

parsial, mempunyai hubungan transitif dan atribut bukanlah kunci

utama (primary key). Sehingga,untuk membentuk normal kedua

haruslah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat

mewakili attribute yang lainnya menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )

Dalam bentuk normal ketiga sudah tidak ada lagi redudansi data,

karena harus mempunyai bentuk normal kedua, data semua attribute

yang bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata

lain setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada

kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh.

5. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan

setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

2.13. Definisi Manajemen

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai

ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen,

manajemen pengurusan, dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literature yang

ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :

1. Manajemen sebagai suatu proses

Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara

orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan

29

terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses

dapat dilihat dari pengertian menurut :

Encyclopedia Of The Social Science yaitu suatu proses

dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan

diawasi.

Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu

tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha

yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

Georgy R.Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu dengan melaluikegiatan orang

lain

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

Manajemen suatu suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu

kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai

suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-arang

inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang

bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau

berjalannya aktivitas manajemen disebu manajer

3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni

Manajemen suatu ilmu atau seni, melihat bagaimana aktivitas

manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari

manajemen.

30

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu

koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,

pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

2.14. Arsiparis

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan

dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab

melaksanakan kegiatan kearsipan.. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip

elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem

informasi, pelayanan terhadap pengguna dokumen elektronik dan

pengelolaan administrasi kearsipan.

31

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Waktu dan Tempat Penelitian

1. Waktu Penelitian

Peneltian ini dilakukan dari bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Mei

2010.

2. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di Jalan

Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.

3.2 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah :

a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research ), dengan melakukan penelaahan

terhadap literature (daftar bacaan) buku yang berhubungan dengan masalah

yang akan diteliti.

b. Penelitian Lapangan ( Field Research ) yaitu dengan melakukan pengumpulan

data untuk diolah dan dipergunakan untuk keperluan penelitian. Dan

pengumpulan datanya sebagai berikut :

32

1. Observasi

Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia Jl. Pondok Gede Raya

Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.

2. Wawancara

Penulis melakukan wawancara kepada bapak Bey Sapta selaku staf

divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia. pada tahap wawancara ini

peneliti menitikberatkan pada proses pengolahan data-data kearsipan

yang berjalan di Badan Wakaf Indonesia. proses ini meliputi

penyimpanan, pengeditan, dan pencarian dokumen-dokumen

kearsipan.

3.3 Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi

ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup

pengembangan sistem).

Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup

pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam

langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah

model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall.

Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase

33

penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi

adalah sebagai berikut:

3.1.1 Rekayasa Sistem

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem

maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua

elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan

memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan

database.

3.1.2 Analisis Sistem

Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang

sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar

muka ( interface ) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis

terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem

informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem,

permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang

dikembangkan.

3.1.3 Perancangan

Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan

mempergunakan beberapa tools yaitu :

34

a. Perancangan sistem, alat yang digunakan adalah Data

Flow Diagram (DFD).

b. Perencanaan basis data, alat ayng digunakan adalah

entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan

Spesifikasi Tabel.

c. Perancangan Layar

d. Perancangan Struktur Tampilan. Alat yang digunakan

adalah State Transition Diagram (STD).

3.1.4 Pemrograman

Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak

atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi

hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat

dimengerti oleh mesin (komputer).

3.1.5 Pengujian Sistem

Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa

kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian

dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap

modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modul-

modul tersebut segera diintegrasikan (dan kompilasi) hingga membentuk

35

suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di

tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah

logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi,

dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).

36

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Rekayasa Sistem

Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem / Sistem

Requirement yang akan dicapai, penulis melakukan beberapa tahap yang

diperlukan sebelum mencapai tahap analisa, yaitu feasibility study dan

menentukan cakupan aplikasi manajemen kearsipan persuratan.

a. Feasibility Study, pada proses ini penulis melakukan Initial

Investigation, yaitu dengan mencari tahu masalah – masalah yang ada

dengan mewawancarai langsung kepada staff Badan Wakaf Indonesia.

Atas dasar studi diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem aplikasi

yang lama tidak perlu diganti tetapi hanya dikembangkan saja. Dan

sistem yang diusulkan layak untuk dilaksanakan.

b. Scope (Ruang Lingkup ), dalam pengembangan aplikasi electronic

filling system, penulis membagi system menjadi dua bagian yaitu yang

pertama adalah administrator dimana user dapat membuat, mengedit

dan menghapus data-data kearsipan yang ada di sistem, seorang

administrator harus mempunyai password untuk mengakses aplikasi

manajemen kearsipan persuratan . Yang kedua adalah umum dimana

user hanya dapat melihat fitur-fitur tertentu seperti berita-berita atau

informasi yang ada.

37

4.2. Analisis

Pada tahap ini, penulis mencoba menguraikan analisis menjadi tiga

bagian, yaitu Gambaran Umum perusahaan, sistem yang sedang berjalan dan

identifikasi permasalahan. Secara rinci akan dijabarkan pada penjelasan di

bawah ini:

4.2.1. Gambaran Umum Perusahaan

A. Profil Perusahaan

Kelahiran Badan Wakaf Indonesia (BWI) merupakan

perwujudan amanat yang digariskan dalam Undang-Undang Nomor 41

Tahun 2004 tentang wakaf. Kehadiran BWI, sebagaimana dijelaskan

dalam pasal 47, adalah untuk memajukan dan mengembangkan

perwakafan di Indonesia. Untuk kali pertama, Keanggotaan BWI

diangkat oleh Presiden Republik Indonesia, sesuai dengan Keputusan

Presiden (Kepres) No. 75/M tahun 2007, yang ditetapkan di Jakarta, 13

Juli 2007. Jadi, BWI adalah lembaga independen untuk

mengembangkan perwakafan di Indonesia yang dalam melaksanakan

tugasnya bersifat bebas dari pengaruh kekuasaan manapun, serta

bertanggung jawab kepada masyarakat.

BWI berkedudukan di ibukota Negara Kesatuan Republik

Indonesia dan dapat membentuk perwakilan di Provinsi dan/atau

Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Dalam kepengurusan, BWI

terdiri atas Badan Pelaksana dan Dewan Pertimbangan, masing-masing

dipimpin oleh satu orang Ketua dan dua orang Wakil Ketua yang

38

dipilih dari dan oleh para anggota. Badan pelaksana merupakan unsur

pelaksana tugas, sedangkan Dewan Pertimbangan adalah unsure

pengawas pelaksanaan tugas BWI. Jumlah anggota Badan Wakaf

Indonesia terdiri dari paling sedikit 20 (dua puluh) orang dan paling

banyak 30 (tiga puluh) orang yang berasal dari unsur masyarakat.

(Pasal 51-53, UU No.41/2004).

Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat dan diberhentikan

oleh Presiden. Keanggotaan Perwakilan Badan Wakaf Indonesia di

daerah diangkat dan diberhentikan oleh Badan Wakaf Indonesia.

Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat untuk masa jabatan

selama 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali

masa jabatan. Untuk pertama kali, pengangkatan keanggotaan Badan

Wakaf Indonesia diusulkan kepada Presiden oleh Menteri. Pengusulan

pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia kepada Presiden

untuk selanjutnya dilaksanakan oleh Badan Wakaf Indonesia. (Pasal

55, 56, 57, UU No.41/2004).

B. Tugas dan Wewenang

Sementara itu, sesuai dengan UU No. 41/2004 Pasal 49 ayat 1

disebutkan, BWI mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

1. Melakukan pembinaan terhadap nazhir dalam mengelola dan

mengembangkan harta benda wakaf.

2. Melakukan pengelolaan dan pengembangan harta benda

wakaf berskala nasional dan internasional.

39

3. Memberikan persetujuan dan atau izin atas perubahan

peruntukan dan status harta benda wakaf.

4. Memberhentikan dan mengganti nazhir.

5. Memberikan persetujuan atas penukaran harta benda wakaf.

6. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pemerintah

dalam penyusunan kebijakan di bidang perwakafan.

C. Visi

Terwujudnya lembaga independen yang dipercaya masyarakat,

mempunyai kemampuan dan integritas untuk mengembangkan

pewakafan nasional dan internasional

D. Misi

Menjadikan Badan Wakaf Indonesia sebagai lembaga professional

yang mampu mewujudkan potensi dan manfaat ekonomi harta benda

untuk kepentingan ibadah dan kesejahteraan umum

E. Strategi

Adapun strategi untuk merealisasikan Visi dan Misi Badan

Wakaf Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kompetensi dan jaringan Badan wakaf

Indonesia, baik nasional maupun internasional.

2. Membuat peraturan dan kebijakan di bidang perwakafan.

40

3. Meningkatkan kesadaran dan kemauan masyarakat untuk

berwakaf.

4. Meningkatkan profesionalitas dan keamanahan nazhir dalam

pengelolaan dan pengembangan harta wakaf.

5. Mengkoordinasi dan membina seluruh nazhir wakaf.

6. Menertibkan pengadministrasian harta benda wakaf.

7. Mengawasi dan melindungi harta benda wakaf.

8. Menghimpun, mengelola dan mengembangkan harta benda

wakaf yang berskala nasional dan internasional.

41

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia

42

Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia Periode 2007-2010

43

4.2.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara dengan

staff Badan Wakaf Indonesia, didapat kesimpulan :

1. Proses Penerimaan Dokumen.

a. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari

luar.

b. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik.

c. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis

dokumen / arsip fisik

d. Admin mendokumentasikan (menyimpan)

dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.

4.2.3. Analisis Sistem yang sedang diusulkan

Berdasarkan hasil observasi maka system yang akan diusulkan

adalah :

2. Proses Penerimaan Dokumen.

e. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari

luar.

f. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik.

g. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis

dokumen / arsip fisik

h. Admin mendokumentasikan (menyimpan)

dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.

44

i. Admin menginput data dokumen atau arsip fisik

yang telah didokumentasikan di dalam lemari

arsip kedalam komputer.

3. Proses Pembuatan Dokumen Keluar.

a. Admin mengoperasikan program.

b. Admin membuat dokumen untuk keperluan intern

dan ekstern organisasi.

4. Proses login.

a. Admin mengoperasikan program.

b. Admin menginput username dan password di

form login.

5. Proses Input Data.

a. Admin menginput data sumber dokumen.

b. Admin scanning terhadap dokumen masuk dan

dokumen keluar.

c. Dokumen yang telah discanning di upload ke

dalam sistem aplikasi untuk diolah.

d. Dokumen yang telah diupload dilampirkan dengan

keterangan untuk dijadikan sebagai arsip

elektronik yang dapat berupa dokumen keluar atau

dokumen masuk.

45

6. Laporan.

Admin mencetak laporan hasil pendokumentasian dari

dokumen keluar dan dokumen masuk.

4.2.4. Identifikasi Masalah

Masalah dapat didefinisikan sebagai sesuatu hal yang diinginkan

untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem

tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah yang harus dilakukan

pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah – masalah

yang terjadi pada sistem yang telah ada.

Masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang ada yaitu :

1. Sistem yang berjalan tidak terhubung ke jaringan sehingga user

maupun administrator akan merasa kesulitan ketika mengakses

suatu data / informasi.

2. Hanya pada waktu tertentu saja user maupun administrator

dapat mengakses suatu data / informasi.

3. Jarak menjadi penghalang bagi user maupun administrator

karena suatu data atau informasi tidak dapat diakses ketika

berada di luar gedung atau area networking.

4. Belum adnya laporan yang disusun secara realtime dan

sistematis.

Kelebihan-kelebihan sistem yang berjalan diantaranya:

46

1. Terdapatnya kontrol sistem yang baik karena setiap langkah

sistem yang ada disesuaikan dengan prosedur yang ada.

2. Laporan yang diberikan selalu update sehingga apa

dimonitoring oleh pihak manajemen atau pimpinan.

4.2.5. Solusi Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang ada, penulis mengusulkan solusi

permasalahan tersebut, dengan adanya pengembangan aplikasi

kearsipan elektronik ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dan

membantu pihak Badan Wakaf Indonesia dalam melakukan tugasnya

baik dalam pengelolaan data ataupun dalam penyajian laporan-laporan

yang nantinya akan dipertanggungjawabkan.

Adapun solusi permasalahan yang penulis usulkan adalah dengan

membuat sebuah aplikasi system kearsipan elektronik yang terkoneksi

dengan jaringan internet sehingga akan memberikan kemudahan dalam

menyajikan, mencari, menambah dan mengubah data. Selain itu

dengan adnya aplikasi ini diharapkan pihak Badan Wakaf Indonesia

dapat mempermudah dalam menyelelesaikan laporan yang diinginkan.

Aplikasi yang diajukan penulis yaitu menggunakan program PHP

dan MySQL alasannya karena program PHP dapat berjalan dalam

sebuah server, kemampuannya memiliki tingkat akses yang lebih cepat

dan dapat berjalan di sistem operasi apapunserta didukung dengan

banyak database.

47

4.2.6. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requiement)

Untuk memenuhi kebutuhan sistem pada pengembangan aplikasi

electronic filling system, maka penulis membagi kebutuhan sistem

menjadi dua bagian yaitu :

a. Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk menjalankan sistem aplikasi electronic filling system maka

dibutuhkan perangkat keras pendukung aplikasi tersebut sehingga mampu

mendukung pengoperasian program. Sistem perangkat keras tersebut harus

memenuhi spesifikasi minimal sehingga mampu memenuhi kebutuhan

hardware dari sistem yang akan diterapkan. Adapun spesifikasi hardware

yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah :

Tabel 4.1 .Rincian Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat Keras

Casing Simbadda X-652

Power Supply Antec NeoHE 550

Motherboard Disesuaikan dengan prosesor

Prosesor Intel Pentium D 820

Memory Crucial PC2-3200 DDR2 (4 x 512 MB)

Hardisk 250 GB 7200 SATA

VGA Integrated

Optical Drive SAMSUNG SH-S22 DVD writer

Monitor 15”

48

Mouse PS2 Standard

Keyboard PS2 Standard

Stabiliser Standard

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk menerapkan sistem informasi aplikasi electronic filling system ,

dibutuhkan perangkat lunak (software) maupun operating system untuk

menjalankan aplikasi tersebut. Adapun perangkat lunak (software) maupun

operating system yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak

Jenis Perangkat Lunak

Windows XP Profesional SP2

MySQL versi 5.0.27-win32

Apache v. 2.2.6

Internet Explorer

4.3. Perancangan (Design )

Setelah melakukan tahapan analisis, maka tahapan berikutnya yang

akan dilakukan adalah perancangan. Perancangan siystem aplikasi electronic

filling system akan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

49

4.3.1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)

4.3.1.1. DFD Level 0

Diagram dibawah ini merupakan gambaran secara umum semua masukan

atau keluaran yang ada pada sistem.

Settin

g sistem

Input U

ser B

aru

Gambar 4.2 DFD Level 0 yang Diusulkan

4.3.1.2. DFD Level 1

Diagram dibawah ini menggambarkan DFD Level 1.

50

Gambar 4.3 DFD Level 1 yang Diusulkan

51

4.3.2. Perancangan STD (State Transition Diagram)

STD Tampilan Awal dan Umum

Gambar 4. 4 STD Tampilan Utama

Program Utama

Tampilkan Form “Program Utama”

Login

Tampilkan Menu “Login”

Berita

Tampilkan Menu “Berita”

LihatBuku Tamu

Tampilkan Menu ”Lihat Buku Tamu”

Isi Buku Tamu

Tampilkan Menu “Isi Buku Tamu”

52

STD Pada Sistem Admin

Gambar 4.5 STD Sistem Admin

Program Utama

Login


Pengumuman dan

InfoManajemen Surat

Klik Menu “Pengumuman” Klik Menu “Manajemen

Surat”

Klik Menu “ Data Info

Sistem”

Data Info Sistem

Klik Menu “ No Surat”

No Surat

Logout Klik Menu “ Logout”

53

Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman

Gambar 4. 6 STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman

Program Utama

Login


Tampilkan Menu

“ Pengumuman”

Pengumuman

Tambah

Pengumuman

Klik Menu “Lihat

Pengumuman”

Lihat

Pengumuman

Klik Menu “Tambah Info

Singkat”

Info Singkat

Klik Menu “ Lihat Info

Singkat”

Lihat Info Singkat

Klik Menu “Tambah

Pengumuman”

54

Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat

Gambar 4. 7 STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat

55

4.3.3. Perancangan Database

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Pada Tabel 4.3. merupakan bentuk tidak normal, yang

digunakan melihat tabel secara keseluruhan.

Tabel 4.3. Bentuk Tidak Normal

56

b) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

Fileumum

PK ID_FU

NAMA

PENGIRIM

TANGGAL

KETERANGAN

LOKASI

JENIS

Bukutamu

PK ID_TAMU

TANGGAL

NAMA

ALAMAT

TELEPON

HP

EMAIL

INSTANSI

TUJUAN

KEPERLUAN

KOMENTAR

Folder

PK IDFOLDER

KET

KAPASITAS

IDDIVISI

URUTAN

NO

Suratresmi

PK NO

TGL

SIFAT

YTH

LAMPIRAN

PERIHAL

TGL_ACARA

JAM

TEMPAT

ACARA

TTD

NAMA

NIP

ASAL

URUTAN

LOKASI

Info

PK ID_INFO

TANGGAL

INFO

IDUSER

Lemari

PK ID_LEMARI

KETERANGAN

KAPASITAS

IDDIVISI

ID_RAK

Pengumuman

PK ID_PENGUMUMAN

TANGGAL

JUDUL

RINCIAN

LOKASI

IDUSER

GAMBAR

Rak

PK ID_RAK

KET

KAPASITAS

IDDIVISI

URUTAN

IDFOLDER

User

PK IDUSER

NIP

NAMA

PASSWORD

ALAMAT

TELPON

TGLLAHIR

TINGKAT

KELAMIN

BIDANG

LOKASI

STATUSPEGAWAI

JABATAN

STATUSNIKAH

PENDIDIKAN

KETPENDIDIKAN

AGAMA

TEMPATLAHIR

STATUSLOGIN

Divisi

PK IDDIVISI

JUDUL

NIP

PK NIP

NAMA

TEMPATLAHIR

TANGGALLAHIR

ALAMAT

FK

FK

FK

FK

FK

FK

FK

FK

FK

FK

Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

57

2. Spesifikasi File

Berdasarkan hasil normalisasi file diatas, maka dapat dibentuk

sebuah database. Spesifikasi yang ada didalamnya adalah sebagai

berikut :

a. Spesifikasi Tabel Fileumum

Nama Tabel : Fileumum

Fungsi : Untuk menyimpan data

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 40 Karakter

Kunci Field : ID_FU

Software : MySQL

Field Type Null Constrain Key

ID_FU int(10) No Primary key

NAMA tinytext No

PENGIRIM Varchar (20) Yes

TANGGAL Datetime Yes

KETERANGAN Mediumtext Yes

LOKASI Smallint (5) No

JENIS Smallint (5) No

Tabel 4.5 Fileumum

58

b. Spesifikasi Tabel Bukutamu

Nama Tabel : Bukutamu



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_TAMU

Software : MySQL


ID_TAMU int(10) No Primary key

TANGGAL datetime Yes

NAMA Varchar (58) Yes

ALAMAT tinytext Yes

TELEPON Varchar (28) Yes

HP Varchar (128) Yes

EMAIL Varchar (128) Yes

INSTANSI Varchar (128) Yes

TUJUAN Varchar (128) Yes

KEPERLUAN tinytext Yes

KOMENTAR tinytext Yes

Tabel 4.6 Bukutamu

59

c. Spesifikasi Tabel Folder

Nama Tabel : Folder



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : IDFOLDER

Software : MySQL


IDFOLDER smallint(5) No Primary key

KET varchar(30) No

KAPASITAS smallint(5) Yes

IDDIVISI smallint(5) No

URUTAN smallint(5) No

NO smallint(5) No

Tabel 4.7 Tabel Folder

d. Spesifikasi Tabel Suratresmi

Nama Tabel : Suratresmi



Akses File : Random

60

Media : Harddisk


Kunci Field : NO

Software : MySQL


NO varchar(50) No Primary key

TGL Date No

SIFAT Smallint No

YTH Varchar(100) No

LAMPIRAN tinytext Yes

PERIHAL tinytext No

TGL_ACARA Date

JAM Varchar(50)

TEMPAT Varchar(100)

ACARA Varchar(100)

TTD Varchar(150)

NAMA Varchar(50)

NIP Varchar(50)

ASAL Varchar(100)

URUTAN Smallint(5)

LOKASI Smallint(5)

Tabel 4.8 Suratresmi

61

e. Spesifikasi Tabel Info

Nama Tabel : Info



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_INFO

Software : MySQL


ID_INFO int(10) No Primary key

TANGGAL datetime Yes

INFO tinytext Yes

IDUSER varchar(20) Yes

Tabel 4.9 Info

f. Spesifikasi Tabel Lemari

Nama Tabel : Lemari



Akses File : Random

Media : Harddisk


62

Kunci Field : ID_LEMARI

Software : MySQL


ID_LEMARI smallint(5) No Primary key

KETERANGAN varchar(30) Yes


IDDIVISI smallint(5) Yes

URUTAN smallint(5) Yes

Tabel 4.10 Lemari

g. Spesifikasi Tabel Pengumuman

Nama Tabel : Pengumuman



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_PENGUMUMAN

Software : MySQL


ID_PENGUMUMAN smallint(5) No Primary key

TANGGAL varchar(30) Yes

JUDUL smallint(5) Yes

63

RINCIAN mediumtext Yes

LOKASI smallint(5) Yes

IDUSER varchar(30) Yes

GAMBAR varchar(100) Yes

Tabel 4.11 Pengumuman

h.Spesifikasi Tabel Rak

Nama Tabel : Rak



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_RAK

Software : MySQL


ID_RAK smallint(5) No Primary key

KET varchar(30) No


IDDIVISI smallint(5) No

URUTAN smallint(5) No

IDFOLDER smallint(5)

Tabel 4.12 Rak

64

i.Spesifikasi Tabel User

Nama Tabel : User



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : IDUSER

Software : MySQL


IDUSER varchar(30) No Primary key

NIP varchar(30) No

NAMA varchar(30) No

PASSWORD varchar(30) Yes

ALAMAT Tinytext No

TELPON varchar(30) No

TGLLAHIR Date No

TINGKAT varchar(30) No

KELAMIN enum(L’,P”) No

BIDANG smallint(5) No

LOKASI smallint(5) No

STATUSPEGAWAI smallint(5) No

65

JABATAN smallint(5) No

STATUSNIKAH smallint(5) yes

PENDIDIKAN smallint(5) yes

KETPENDIDIKAN Tinytext yes

AGAMA smallint(5) yes

TEMPATLAHIR varchar(30) yes

STATUSLOGIN char(1) yes

Tabel 4.13 User

j.Spesifikasi Tabel Divisi

Nama Tabel : Divisi



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_DIVISI

Software : MySQL


ID_DIVISI INT(10) No Primary key

JUDUL varchar(20) Yes

Tabel 4.14 Divisi

66

k.Spesifikasi Tabel NIP

Nama Tabel : NIP



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : NIP

Software : MySQL


NIP INT(10) No Primary key

NAMA varchar(20) Yes

TEMPATLAHIR varchar(20) Yes

TANGGALLAHIR Datetime Yes

ALAMAT varchar(50) Yes

Tabel 4.15 NIP

67

4.3.4. Perancangan Layar

4.3.4.1 Rancangan Layar Home

Gambar 4.8 Rancangan Interface Layar Home

68

Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk

69

Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Data Surat Masuk

70

Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info Sistem

71

Gambar 4.12 Rancangan Menu Lihat Data Keluar

72

Gambar 4.13 Rancangan Menu Lihat Update Surat

73

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan

74

4.4 Pemrograman (Coding)

Pada tahap ini, penulis menggunakan aplikasi XAMPP yaitu sebuah

aplikasi yang merupakan paket instalasi untuk PHP, web server Apache, dan

database MySQL dengan spesifikasi sebagai berikut:.

Teknologi Versi Spesifikasi

Webserver XAMPP

1.6.4

- Apache 2.2.6

- MySQL 5.0.45

- PHP 5.2.4

Sistem Database MySQL 5.0.45

Bahasa Pemrograman PHP 5.2.4

Tabel 4. 16 Spesifikasi MySQL

Sedangkan Dalam pengolahan gambarnya menggunakan Adobe Photoshop

CS2, dan Macromedia Dreamweaver MX sebagai pengolahan codingnya.

Untuk Designer tools nya digunakan Microsoft Office Visio 2007 dan untuk

emulator yag digunakan sebagai browser penulis menggunakan Mozilla

Firefox v3.6 sebagai web browser.

4.5 Pengujian

Pada tahap ini, penulis juga menguji sistem yang telah dibangun dengan

Metode Unit Test, Integration Test, Dan User Acceptence Test. Dengan

menggunakan Metode Unit Test yaitu melakukan testing terhadap suatu

bagian program untuk mengetahui apakah bagian program dapat berfungsi

dengan baik ketika dimasukkan atau untuk menampilkan data, ternyata tidak

75

ditemukan program yang error, sama halnya dengan Metode Integration

Test, yaitu melakukan testing terhadap program-program yang telah selesai

secara keseluruhan, dari awal sampai akhir program, ternyata juga tidak ada

program yang error.

Yang terakhir dengan Metode User Acceptence Test, yaitu melakukan

testing terhadap aplikasi yang telah selesai oleh user. Dilakukan untuk

mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat dimengerti dan dijalankan

dengan mudah oleh user, dan ternyata bisa diterima dan di mengerti oleh

user dengan baik, sehingga bisa dikatakan sebagai aplikasi yang user

friendly.

4.6 Operasi dan Pemeliharaan

4.6.1 Operasi

Tahap akhir dalam siklus SDLC pada model waterfall ini salah

satunya adalah pengoperasian pada sistem yang diusulkan dan

hanya baru pada tahap personal (komputer desktop) / localhost

saja, belum dapat di implementasikan secara publik yang dapat

diakses oleh masyarakat luas.

4.6.2 Pemeliharaan

Tahap ini adalah bagian dimana kita melakukan kegiatan

seperti backup and recovery dan system modification and

enhancement. Yang secara keseluruhan dilakukan oleh administrator.

76

Untuk tahap ini, penulis belum dapat melaksanakan, karena tahap

yang sebelumnya yaitu pengoperasian hanya terlaksana sebatas

komputer milik penulis.

77

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan pembahasan sebagaimana telah diuraikan

pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa:

1. Bagi Badan/ Perusahaan Aplikasi ini dapat memudahkan pelayanan

pengolahan dokumen kearsipan.

2. Bagi sistem informasi Perusahaan dengan adanya aplikasi Manajemen

kearsipan persuratan ini maka dapat memudahkan user untuk

menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak

dokumen kearsipan dengan mudah dan cepat.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan sebagaimana dikemukakan di atas, maka

dibawah ini dapat diajukan beberapa saran:

1. Sistem memiliki keterbatasan dimana belum terhubungnya antar

instansi-instansi sehingga tidak adanya koneksi antar jaringan.

2. Belum adanya seorang Arsiparis di Badan Wakaf Indonesia sehingga

dapat menyulitkan dalam pengelolaan kearsipan ditempat tersebut.

78

DAFTAR PUSTAKA

Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. (Yogyakarta :

Penerbit GRAHA ILMU, 2003

H.M, Jogiyanto : “Analisis dan Disain”, Andi Offset, Yogyakarta, 2004

Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar ilmu komputer,

Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta : Andi.

Hartono, Jogiyanto. 2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ke-6.Yogyakarta: Andi

Offset

Powell, Gavin. 2006. Beginning Database Design. Indiana : Wiley Publishing.

Pressman, Roger S. 2000. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku

Dua). Yogyakarta : Andi.

Tim Jurusan Teknik Informatka : “Tata Cara dan Contoh Kerangka Laporan Kerja

Praktek/Tugas Akhir”, Universitas Widyatama Bandung, 2003.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.

Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.

DATA DIRI

NAMA : HAIDIR ALI

NIM : 102091026286

JURUSAN : TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS : SAINS DAN TEKNOLOGI

ANGKATAN : 2002

L-1

Lampiran 1

INSTRUMEN WAWANCARA

Interviewer : Haidir Ali (HA)

Wawancara Dengan : Divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia

Bapak. Bey Sapta (BS)

Lokasi : Kantor Badan Wakaf Indonesia Jalan Pondok

Gede Raya Pinang Ranti Jakarta

Hari/Jam : Selasa, 02 Juli 2010 Jam 09.15 - 11.25 WIB.

Pedoman wawancara:

Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini :

1. Mencakup tempat penyimpanan arsip

2. Mencakup peralatan dan perlengkapan arsip

3. Mencakup peranan kersipan

4. Mencakup proses kearsipan

5. Mencakup penyebab kerusakan kearsipan

PERTANYAAN:

1. Adakah tempat penyimpanan kearsipan persuratan di Badan Wakaf ini?

2. Alat-alat atau media apa saja yang diperlukan untuk menyimpan kearsipan

persuratan?

3. Apakah disini memiliki proses sistem temu kembali informasi?

4. Apakah ada seorang petugas khusus dalam hal ini arsiparis untuk

mengelola kearsipan?

5. Bagaimana sistem pengelompokan kearsipan persuratan disini?

JAWABAN :

1. Ada, disini kami memiliki tempat penyimpanan arsip sendiri-sendiri, perlu

diketahui bahwa di dalam badan wakaf ini ada beberapa divisi, mereka

sudah memiliki tempat kearsipan sendiri.

2. Di badan wakaf Indonesia ini alat atau media penyimpanannya sederhana

seperti folder-folder yang tersusun rapi di dalam lemari.

3. Untuk proses sistem temu kembali informasi kami masih menggunakan

cara manual yaitu dengan cara mencari sendiri kearsipan yang diperlukan,

sehingga masih merepotkan, karena sudah terlalu banyaknya tumpukan-

tumpukan kertas surat kearsipan.

4. Disini kami tidak memiliki arsiparis untuk mengelola kearsipan, jadi jika

ada surat masuk atau surat keluar maka kami melakukan penyimpanannya

sendiri, memang ada petugas khusus yang mengatur kearsipan tersebut

tetapi untuk dikatakan seorang arsiparis masih belum tepat karena petugas

tersebut masih belum paham benar tentang kearsipan, lulusannya pun

bukan di bidang kearsipan

5. Untuk mengelompokkan jenis-jenis kearsipan kami memiliki sistem

pencatatan kode kearsipan yang membedakan arsip yang satu dengan yang

lainnya, disini kami memiliki kriteria dalam pengkodean arsip untuk dapat

mengklasifikasikan jenis arsip, ada yang bersifat penting dan tidak penting

dan bersifat masih aktif dan tidak aktif.

L-2

Lampiran 2

Form Login

Form Surat Undangan

Form Surat Masuk

Form Cari Surat Masuk

Form Cari Surat Keluar

Form Data Instansi

Form Daftar Rak Surat

Form Data Sifat Surat

Form Data Status Keberadaan Surat

Form Tambah Surat Masuk

Form Update Data Lokasi Arsip Surat

Form Data Disposisi

Form Isi Buku Tamu

Form Lihat Buku Tamu

Lampiran 3

Index.php

<?

include "header.php";

include "link.php";

$errdh="id";

//echo "<script>alert($aksi$iduser$password);</script>";

if (trim($aksi)=="Login") {

if (trim($iduser=="")) {

$errmesg="ID User harus diisi";

$errlogin="id";

} elseif (trim($password=="")) {

echo $iduser;

$errmesg="Password harus diisi";

$errlogin="password";

//buatlog(9,$idadmin);

} else {

$query = "SELECT CSS,NAMA,TINGKAT,BIDANG,JABATAN,LOKASI,KELAMIN,DIVISI

FROM user WHERE ID='$iduser' AND PASSWORD=PASSWORD('$password')";

$hasil=doquery($query,$koneksi);

if (sqlnumrows($hasil)>0) {

$data=sqlfetcharray($hasil);

session_start();

session_register("users");

session_register("namausers");

session_register("bidangs");

session_register("tingkats");

session_register("jabatans");

session_register("lokasis");

session_register("css");

session_register("tujuans");

session_register("kelamins");

session_register("divisis");

session_register("namaunits");

$css=$data[CSS];

$users=$iduser;

$namausers=$data['NAMA'];

$bidangs=$data['BIDANG'];

$tingkats=$data['TINGKAT'];

$jabatans=$data['JABATAN'];

$lokasis=$data['LOKASI'];

if($data[KELAMIN]=="L") {

$kelamins="Bpk. ";

}else{

$kelamins="Ibu ";

}

$q="SELECT * FROM daftardisposisi WHERE IDUSER = '$users'";

$h=doquery($q,$koneksi);

$dh=sqlfetcharray($h);

$tujuans=$dh[KET];

$q="SELECT * FROM divisi WHERE ID = '$divisis'";


$dh=sqlfetcharray($h);

$namaunits=$dh[JUDUL];

$q="SELECT COUNT(ID) AS JML FROM pesan WHERE KE = '$users' AND DIBACA IS NULL";


echo mysql_error();

$d=sqlfetcharray($h);

$jmlpesan=$d[JML];

if($jmlpesan>0) {

$lokasiawal="pesan/index.php";

} else {

$lokasiawal="surat/index.php";

}

$query = "UPDATE user SET STATUSLOGIN='L' WHERE ID='$iduser'";

$hasil=doquery($query,$koneksi);

mysql_close();Header("Location:$lokasiawal");

} else {

$errmesg="Maaf, ID dan Password Anda tidak sesuai. Atau Anda telah login dan belum logout di tempat lain. Silakan mengisi kembali ID dan Password Anda atau logout terlebih dahulu.";

$errlogin="id";

}

}

}

$waktu=getdate(time());

printheader();

//include "hasilisidaftarhadir.php";

echo $pilihan;

include "welcomemenu.php";

?>

<tr valign=top>

<td width=182 align=center class=submenu>

<br>

<?

//include "welcomemenu.php";

if (ereg("1",$caraisidh) || ereg("2",$caraisidh)) {

//include "isidaftarhadir.php";

}

include "loginuser.php";

//echo "<br>";

?>

<br>

</td>

<td width=430 align=center>

<?

printmesg($errmesg);

?>

<?

echo $pilihan;

if ($pilihan=="berita" || $pilihan=="") {

include "pengumuman.php";

} elseif($pilihan=="peserta") {

include "peserta.php";

} elseif($pilihan=="isibukutamu") {

include "bukutamu.php";

} elseif($pilihan=="bukutamu") {

$aksi="lihat";

include "bukutamu.php";

}

?>

</td>

<td align=center class=submenu>

<?

?>

</td>

</tr>

<?

?>

Loginuser.php

<script language=JAVASCRIPT>

function teslogin (form) {

if (form.iduser.value=='') {

alert('ID harus diisi');

form.iduser.focus();

}else if (form.password.value=='') {

alert('Password harus diisi');

form.password.focus();

} else {

return true;

}

return false;

}

</script>

<form name=log action=index.php method=post>

<table cellpadding=2 cellspacing=0 width="90%" >

<tr valign=top height=20 >

<td align=center colspan=2 class=judulsubmenu > L o g i n</td>

</tr>

<tr class=datasubmenudalamkecil><td align=center class=submenu2>

Untuk menggunakan fasilitas-fasilitas seperti data surat,

dll, silakan login

terlebih dahulu</p>

<table class=submenudalam>

<tr valign=top >

<td align=right > User ID </td>

<td>

<input class=masukan type=text name=iduser size=7>

</td>

</tr>

<tr valign=top >

<td align=right> Password </td>

<td>

<input class=masukan type=password name=password size=7>

</td>

</tr>

</table>

</td></tr>

<tr valign=top >

<td colspan=2 align=center class=submenu2>

<input style='font-size:7pt;' class=tombol name=aksi type=submit value=' Login ' onClick="return teslogin(log);">

<input style='font-size:7pt;' class=tombol type=reset value=Reset>

<br><br>

</td>

</tr>

</table>

</form>

<?

if ($errlogin!="") {

echo "<SCRIPT>";

if ($errlogin=="id") {

echo "log.iduser.focus();";

} else {

echo "log.password.focus();";

}

echo "</SCRIPT>";

}

?>

Info.php

<?

$q="SELECT INFO,DATE_FORMAT(TANGGAL,'%d-%m-%Y %H:%i:%s') AS TGL,TANGGAL,IDUSER FROM

info ORDER BY TANGGAL DESC

LIMIT 0,21";


if (sqlnumrows($h)<=0) {

echo "

<table width=164 cellpadding=2 cellspacing=0 >

<tr class=judulsubmenu align=center valign=top>

<td class=judulsubmenu >

Info Singkat

</td>

</tr>

<tr class=submenu2 align=center valign=top>

<td class=submenu2 >

Tidak ada info singkat

</td>

</tr>

</table>

";

} else {

echo "

<br>

<table width=164 cellpadding=2 cellspacing=0 >

<tr class=judulsubmenu align=center valign=top>

<td class=judulsubmenu >

Info Singkat

</td>

</tr>

";

$i=0;

settype($i,"integer");

while ($d=sqlfetcharray($h)) {

if ($i % 2 ==0) {

$kelas="class=datagenap";

}

else {

$kelas="class=dataganjil";

}

echo "

<tr $kelas align=center valign=top>

<td width=150 $kelas style='font-size:7pt;'>

$d[INFO]

<br><br>

".getnama($d[IDUSER]).",

$d[TGL]

</td>

</tr>";

$i++;

}

echo "

</table>

";

}

?>

Bukutamu.php

<?

if ($aksi=='Isi Buku Tamu') {

if (trim($namab)=="") {

$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Nama.

Nama harus diisi";

} else

if (trim($teleponb)=="") {

$mesg="Maaf, Telepon / HP harus diisi dengan format bilangan biasa.

Contoh: 0215727893 / 087775126100";

} else

if (trim($tujuanb)=="") {

$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Tujuan.

Pejabat yang dituju harus diisi";

} else

if (trim($keperluanb)=="") {

$mesg="Maaf, keperluan Anda harus diisi.

Contoh: Pribadi";

} else

if (trim($komentarb)=="") {

$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Catatan.

Contoh: KTP ditinggal tamu, No: 09.1245.231267.5678";

} else {

$h=doquery("SELECT MAX(ID) AS JML FROM bukutamu",$koneksi);


$idbaru=$d[JML]+1;

$hpb=htmlspecialchars($hpb);

$namab=htmlspecialchars($namab);

$alamatb=htmlspecialchars($alamatb);

$teleponb=htmlspecialchars($teleponb);

$emailb=htmlspecialchars($emailb);

$tujuanb=htmlspecialchars($tujuanb);

$keperluanb=htmlspecialchars($keperluanb);

$instansib=htmlspecialchars($instansib);

$komentarb=htmlspecialchars($komentarb);

$q="INSERT INTO bukutamu VALUES('$idbaru',NOW(), '$namab',

'$alamatb','$teleponb','$hpb','$emailb','$instansib','$tujuanb','$keperluanb','$komentarb')";

doquery($q,$koneksi);

echo mysql_error();

if (sqlaffectedrows($koneksi)>0) {

$mesg="Terima kasih telah mengisi buku tamu";

$hpb=$namab=$alamatb=$teleponb=$emailb=$tujuanb=$instansib=$keperluanb=

$komentarb="";

} else {

$mesg="Buku tamu gagal diisi";

}

}

$aksi="";

}

if ($aksi=="lihat") {

printjudulmenu("Lihat Buku Tamu") ;

printmesg($mesg);

if ($sort=="") {

$sort="TANGGAL DESC";

}

if ($hal=="") {

$hal=1;

}

$q="SELECT COUNT(ID) AS JML

FROM bukutamu ";


echo mysql_error();


$jml=$d[JML];

$lastpage=floor($jml/$maxdata);

if ($jml%$maxdata>0) {

$lastpage++;

}

settype($lastpage,"integer");

$first=$maxdata*($hal-1);

$limit="LIMIT $first,$maxdata";

if ($hal > 1 && $lastpage>1) {

$prev="<a href='index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&sort=$sort&hal=".($hal-1)."'><< sebelumnya</a>";

}

if ($hal < $lastpage && $lastpage>1) {

$next="<a href='index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&sort=$sort&hal=".($hal+1)."'>berikutnya >></a>";

}

$navigasi="

<table class=form>

<tr>

<td align=left>

$prev

</td>

<td align=center>

</td>

<td >

$next

</td>

</tr>

</table>";

$q="SELECT *

FROM bukutamu

WHERE 1=1

$where

$qtanggal

ORDER

BY $sort

$limit";


echo mysql_error();

if (sqlnumrows($h)>0) {

$href="index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&

";

$i=0;

while ($d=sqlfetcharray($h)) {

$kelas=kelas($i);

$sl="";

$i++;

echo "

<p>

<table class=data>

<tr $kelas>

<td width=80 align=right><b>Tanggal</td>

<td >$d[TANGGAL]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td align=right><b>Nama</td>

<td>$d[NAMA]</a></td>

</tr>

<tr $kelas>

<td align=right><b>Alamat</td>

<td>$d[ALAMAT]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Telepon</td>

<td>$d[TELEPON]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>HP</td>

<td>$d[HP]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Email</td>

<td><a class=latarputih href='mailto:$d[EMAIL]'>$d[EMAIL]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Instansi</td>

<td>$d[INSTANSI]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Tujuan</td>

<td>$d[TUJUAN]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Keperluan</td>

<td>$d[KEPERLUAN]</td>

</tr>

<tr $kelas>

<td $kelas align=right><b>Catatan</td>

<td>$d[KOMENTAR]</td>

</tr>

</table>

</p>";

}

echo "$navigasi";

} else {

printmesg("Data Buku Tamu tidak ada");

//$aksi="";

}

//////////////

}

if($aksi=="") {

printjudulmenu("Isi Buku Tamu") ;

printmesg($mesg);

echo "

<form name=form ENCTYPE=\"MULTIPART/FORM-DATA\" action=index.php method=post>

<input type=hidden name=pilihan value='$pilihan'>

<input type=hidden name=idupdate value='$idupdate'>

<table class=data>

<tr class=datagenap>

<td class=isianjudul>

Nama

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=45 name=namab value='$namab'>

</td>

</tr>



Alamat

</td>

<td>

<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=alamatb>$alamatb</textarea>

</td>

</tr>



Telepon

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=20 name=teleponb value='$teleponb'>

</td>

</tr>



HP

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=20 name=hpb value='$hpb'>

</td>

</tr>



Email

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=20 name=emailb value='$emailb'>

</td>

</tr>



Instansi

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=45 name=instansib value='$instansib'>

</td>

</tr>



Tujuan

</td>

<td>

<input class=masukan type=text size=45 name=tujuanb value='$instansib'>

</td>

</tr>



Keperluan

</td>

<td>

<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=keperluanb>$tujuanb</textarea>

</td>

</tr>



Catatan

</td>

<td>

<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=komentarb>$komentarb</textarea>

</td>

</tr>

</table>

<br>

<input class=tombol type=submit name=aksi value='Isi Buku Tamu'>

<input class=tombol type=reset>

</form>

";

}

?>

APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN...

Documents

Transcript of APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN...