Aplikasi Delphi

PERSETUJUAN SIDANG YUDISIUM

N a m a : BOWO WISNUGROHO

NPM : 43A97006034093

Jurusan : Teknik Informatika

Jenjang Pendidikan : Strata Satu (S1)

Objek Penelitian : STMIK PRANATA INDONESIA

Judul : PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT

MULTIFILING MITRA INDONESIA-

CIKARANG DENGAN DELPHI 0.6

Dinyatakan telah SELESAI / BELUM SELESAI * melaksanakan penulisan

Skripsi, sehingga yang bersangkutan DIIJINKAN / TIDAK DIIJINKAN *

mengikuti sidang ujian Skripsi.

Bekasi, September 2007

Pembimbing I Pembimbing II

Ir. Wahyono, MMSI Drs. Joko Prasojo NIK. 04.03.01.1.3.0079 NIK. 01.03.01.1.1.0044

Mengetahui

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Ir. M. Khaerudin NIK. 00.03.01.1.1.0027

iii

PENGESAHAN SIDANG YUDISIUM

Skrispsi ini telah diujikan di hadapan Dewan Penguji pada tanggal ………......

Bulan ……………………… tahun …………………….

Dan dinyatakan: LULUS / TIDAK LULUS / LULUS BERSYARAT.

Disahkan pada tanggal ……………………………………………

Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 …………………. ………………….

2. Penguji 2 …………………. ………………….

3. Penguji 3 …………………. ………………….

Mengetahui

Ketua STMIK Pranata Indonesia Ketua Sidang

Drs. Bagyo Handoko.S.M.M Drs. Hary Subagjo, MM NIK. 97.03.01.1.1.0002 NIK. 96.03.01.1.1.0002

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Sekecil Apapun Yang Saya Dapat Hari Ini, Saya Bersyukur,

Saya Yakin Esok Akan Dapat Yang Lebih Besar.

Jangan Takut Akan Salah, Berusahalah Untuk Tidak Salah

Kedua Orang Tua ku yang yang selalu Mendoakanku.

Dosen pembimbing yang selalu membantu menyelesaikan

skripsi ini.

v

i

ABSTRAKSI

Bowo Wisnugroho, PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT.

MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG

Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem dapat memberikan suatu

informasi akurat dan cepat, informasi ini akhirnya dapat dimanfaatkan untuk

menunjang kecepatan kerja dalam pencarian arsip.

Sebagai imbal balik pada pihak yang terkait dan menindaklanjuti. Salah

satu alternatif pemecahan masalah, maka di buat program yang terintegrasi. Di

mana program tersebut dapat mencakup hal-hal yang dapat membuat roda

perusahaan lancar, dengan harapan persoalan yang muncul pada masalah terkait

tersebut dapat teratasi dengan baik. Program tersebut adalah program aplikasi

kearsipan.

Alasan dibuat program Aplikasi ini dikarenakan program sebelumnya

dalam teknis penyimpananya per bok dan teknis peminjamannya per arsip

sehingga jika konsumen meminjam arsip user harus melihat RA (Registrasi

Arsip), baru mencari lokasi penyimpanan dengan program yang ada dari sini

dapat dilihat bahwa program tersebut kurang efisien, pembuatan program aplikasi

ini diharapkan dapat membantu pengolahan arsip dapat lebih baik, teknis

pencarian arsip dapat lebih cepat, akurat dan terhindar dari kesalahan.

Program ini dibuat untuk mendukung program lain/merupakan sub dari

program yang sudah ada. Selain itu dapat untuk perbandingan dari kinerja tahun

sebelumnya, kita tahu jika kita menggunakan sistem yang berbasis komputer,

datanya tidak akan hilang dan berubah, karena tersimpan dalam software yang

ii

keamanannya sangat tinggi dan penyajiannya dapat dilihat secara cepat dan dapat

dikalkulasi, dimanipulasi sesuai dengan yang kita kehendaki.

Sebagai mahasiswa yang berlatar balakang ilmu komputer, sudah

seharusnya dapat membuat dan menguasai sistem yang berbasis komputer. Maka

dari itu penulis menuangkan sistem tersebut dalam skripsi yang berjudul

PROGRAM APLIKAI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA

INDONESIA-CIKARANG,dengan harapan adalah agar skripsi ini dapat berguna

bagi PT MULTIFILING MITRA INDONESIA, terutama dibidang kearsipan.

Kata Kunci : Kearsipan, Aplikasi, Sistem dan Komputer Daftar Pustaka : 13 buku cetakan 1984-2001 dan website

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,

baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi

pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi

bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi

perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu

sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan

administrasi adalah arsip.

Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip

berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti

eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan

fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman

atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan

penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi

agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.

Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya

sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di

hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam

1

2

itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan

bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja

lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi

dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan

klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau

organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin

pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang

diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya

adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah

yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib

administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila

tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan

penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan

bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum,

tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa

identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi

memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas

kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara

baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai

informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang

bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima

3

dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan

disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.

Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang

signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi

manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin

pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa

penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih

aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka.

PT Multifiling Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa

pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun

jasa yang diberikan oleh PT Multifiling Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan

Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media

(Business Imaging Senfices), dimana PT Multifiling Mitra Indonesia

melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip,

penyimpanan sampai dengan perawatan.

Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip

PT Multifiling Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam

penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives

Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk

kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih

Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program

aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang

menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT Multifiling

4

Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data

entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT

Multifiling Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi

disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement

Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah

RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu

lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF (

Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok,

tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung

cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian

lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu dikarenan sebelum

diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk

mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu,dan

untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip).

Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan

membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Program aplikasi

ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan kode

customer, nomer kontrak dan periode, secara langsung akan mendapatkan

kode MMI dan kode Lokasi. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk

mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk

mengetahui status arsip yang dipinjam.

5

B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi

1. Maksud Penulisan Skripsi:

a. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi

Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan

perusahaan.

b. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana

pada program Strata Satu (S1) jurusan Teknik Informatika (TI)

STMIK Pranata Indonesia di Bekasi.

2. Tujuan Penulisan Skripsi:

a. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki

sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien.

b. Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa

STMIK Pranata Indonesia di bekasi.

c. Membuat Program Aplikasi Kearsipan.

d. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai.

C. Metode Penetelitian

Dalam penyusunan skripsi ini, metode yang digunakan penulis adalah

metode Deskritif. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan

kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti, sedangkan teknik

pengumpulan data yang penulis gunakan adalah:

6

1. Studi Lapangan:

a. Observasi

Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan

kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi

kearsipan

b. Wawancara

Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan

mengambil data-data dari perusahaan.

2. Studi Pustaka

Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan

perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku, diktat, Catatan

Kuliah, fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam

penganalisaan masalah dalam perusahaan.

D. Fungsi Penelitian

Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat

mengetahui masalah yang sebenarnya. Hal ini sangat berpengaruh terhadap

program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang

benar-benar dibutuhkan. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul

selama masih manual.

7

E. Ruang Lingkup Permasalahan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi masalah penyimpann arsip

Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. Sedangkan pembahasan

penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan

peminjaman file kontrak.

E. Sistematika Penulisan

Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam

perusahaan sebagai pembahasan, terlebih dahulu di kemukakan sistematika

penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah

sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penulisan dari

sripsi ini adalah sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar

belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, metode

penelitian, batas dan ruang lingkup permasalahan, serta sistematika

penulisan

BAB II. LANDASAN TEORI

Dalam bab ini, penulis mengemukakan teori-teori penunjang

kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak

yang digunakan, spesifikasi komputer yang digunakan seperti

software dan hardware yang dibutuhkan, dan teori-teori lain

8

mengenai Teknik Informatika yang berhubungan dengan masalah

yang akan dibahas dalam skripsi ini

BAB III. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah

singkat perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab,

analisa sistem, flowcart program aplikasi, analisa basis data,

spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan

perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian.

BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM

Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang

desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi

pengolahan kearsipan tersebut, serta informasi apa saja yang akan

dimuat di dalam program tersebut, juga hasil output listing

program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa

pemrograman tersebut.

BAB IV. PENUTUP

Dalam bab ini, penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-

saran terhadap skripsi ini.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian-Pengertian

Sebelum mebahas lebih lanjut, terlebih dahulu penulis akan paparkan

mengenai teori-teori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli

yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang

akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut.

Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut:

1. Pengertian Program

Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma

dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau

implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu

sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”.

Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman

mendefinisikan:

Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer, (Budi Sutedjo,dkk, 2000:3).

Dari definisi para ahli di atas, program dapat diartikan sebagai berikut:

a). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma

10

b). Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang

disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur.

c). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah.

d). Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa

pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh

komputer.

2. Pengertian Pemrograman

Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik

Pemrograman yaitu : “Pemrograman merupakan suatu proses

mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah

dengan menggunakan bahasa pemrograman”, ( Budi Sutedjo dan Michael

AN, 2000:4).

Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan

langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa

pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga

menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap, tepat dan

akurat.

3. Pengertian Program Aplikasi

Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan

Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut:

“Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi

tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan

siap digunakan”.

11

Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi

adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap

digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi

suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat.

4. Pengertian Arsip

Arsi berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “ Archivum”

yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis

“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen)

tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa belanda yang dikatakan

dengan “Archief” mempunyai arti:

a). Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan

yang lain.

b). Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar,

grafik dan sebagainya.

c). Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa

Indonesia, mempunyai arti:

a). Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat.

b). Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian,

gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang

disimpan sebagai bahan pengingatan.

Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah

indonesia, yaitu: PERTINGGAL, yang berarti:

12

a). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat.

b). Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan

pengingat apabila diperlukan.

Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau

jamak. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah:

Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang

tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso Mulyono, dkk , 984:3) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan

Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah:

a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2).

Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya

menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis

adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan

dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip

statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

13

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai

kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan,

karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam bahasa

ingris disebut record.

Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip

Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari

berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve.

Gambar.1

AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE)

5. Pengertian Warkat

Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records, sebenarnya adalah

catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat

penyimpanan.

14

Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis,

gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa

yang digunakan orang untuk membantu pengingatan.

6. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut

aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang

meliputi:

a). Penyimpanan (storing)

b). Penempetan (placing)

c). Penemuan kembali (finding)

7. Pengertian Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya

atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada

prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut:

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau

elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)

15

Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yaitu

mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan

luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),

keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal).

Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai

berikut:

a). Komponen sistem (Components)

Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan.

Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa

bagian sistem.

b). Batas sistem (Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya

atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem

dipandang sebagai satu kesatuan.

c). Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi

sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem

atau merugikan sistem.

d). Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem

berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.

16

e). Masukan Sistem (Input)

Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari

lingkungan.

f). Keluaran Sistem (Output)

Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke

lingkungan.

g). Pengolah Sistem (Proses)

Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran

(output).

h). Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu

dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran

atau tujuannya.

Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een

verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Vaak treft men

bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging ...... elementen

gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke

doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen

diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam

literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana

ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Dari

pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari

sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang

17

memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan, Sedangkan Shrode

dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole

compounded of several parts...” yang dapat diartikan, sistem adalah suatu

keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Senada dengan

pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized,

funtioning, relationship among unit or components”. Yang dapat diartikan,

sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau

komponen secara teratur. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian

sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau

bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Kemudian

Johnson, Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem

sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir;

suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang

membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.

Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem

menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu

wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang

memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya ; kedua menunjukan

suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode,

alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Sejalan dengan pendapat di

atas, Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Suatu sistem

seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling

berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas)

18

adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang

berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’,

http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-

basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)

8. Pengertian Database

Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development

PT.Exelcomindo Pratama adalah:

kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu, (Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama, Jakarata, 2001:8).

9. Pengertian Program Flowcart

Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik

Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir

yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan

masalah”, ( Budi Sutedjo, dkk, 2000:48).

Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol

menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah.

Simbol-simbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah

sebagai berikut:

a) Awal/Akhir Program

Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan.

19

b) Nilai Awal

Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek.

c) Input Output

Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi.

d) Proses

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi.

e) Pengujian

Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses.

f) Keterangan

Digunakan untuk memberikan suatu keterangan .

g) Konektor pada Satu Halaman

Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman.

h) Konektor pada Halaman Lain

Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda.

20

i) Arah

Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain.

10. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)

Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut:

Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data, disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”, (Bagus Kurniawan, 2002:35).

Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan

menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam

pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk

menggambarkan hubungan antar data. Simbol-simbol ERD adalah sebagai

berikut:

a) Entitas

Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata, yang membedakan/mendifinisikan secara utuh.

b) Relasi

Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas.

21

c) Atribut

Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara, membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal.

d) Link

Menghubungkan antara entitas, atribut dengan yang lainnya.

Berikut adalah konsep-konsep dari ERD:

a) Satu ke Satu (One to One)

Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan

yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu

entity atau atribut yang lainnya.

Gambar 2.1 Satu ke Satu

Contoh:

Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu

ke satu, dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah

dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.

1 1

22

b) Satu ke Banyak (One to Many)

Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan

yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan

beberapa entity atau atribut yang lainnya.

Gambar 2.2 Satu ke Banyak

Contoh:

Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke

banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata

kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen.

M 1

c) Banyak ke Banyak (Many to Many)

Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan

yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan

beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu

atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.

Gambar 2.3 Banyak ke Banyak

M M

Contoh:

23

Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak

ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa

mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen.

11. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi)

Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam

bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah

teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian

kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”, Supardi

Yuniar (2002:80).

Tahap Normalisasi:

a) Bentuk Tak Normal

Ciri-cirinya:

1) Tidak harus mengikuti format tertentu.

2) Data tidak lengkap dan terduplikasi.

3) Disusun sesuai dengan kedatangannya.

b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF)

Ciri-cirinya:

1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata).

2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic

value.

3) Tidak ada multivalued attribute.

c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF)

Ciri-cirinya:

24

1) Memenuhi criteria 1 NF.

2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama

(Fungtional Depedency).

d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF)

Ciri-cirinya:

1) Menenuhi criteria 2 NF

2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif)

e) Boyce Codd Normal Form (BCNF)

Ciri-cirinya:

1) Relasi memenuhi criteria 1 NF.

2) Lebih kuat dari 3 NF.

3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .

B. Perangkat Lunak yang Digunakan

1. Borland Delphi 6.0

Borland delphi 6.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja

dalam lingkup MS-Windows. Seperti program MS-Visual Basic 6.0,

borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara

optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang

berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.

a). Bagian Utama Delphi 6.0

Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual, disana

disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). IDE

25

itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang

diperlukan untuk desain, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi

disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan

pengembangan program. IDE terdiri dari Main window,

ComponentPalette, ToolBar, Form Designer, Code Editor dan Code

Exlorer. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar.

Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6.0

b). Kelebihan Delphi 6.0

Borland delphi 6.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja

dalam lingkup MS-Windows. Seperti halnya MS-Visual Basic 6.0

delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara

optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program

aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya

berbasis MS-Windows. Selain itu disediakan komponen-komponen

yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan

26

Windows, dan diperkuat dengan bahasa pemograman object

pascal yang terkenal.

Khusus pemograman database, delphi 6.0 menyediakan

fasilitas objek dengan format database sendiri, yaitu format

database paradox dan dBase, delphi juga dapat menangani

berbagai macam format database, antara lain MS-Acces, ODBC,

SyBASE, Oracle dan lainnya.

c). Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.0

1) Form

Inti dari setiap aplikasi adalah form. Form dapat dianggap

sebagai sebuah Window. Defaultnya, delphi memberikan

sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form

kosong pada saat memulai delphi. Form dipakai untuk

menempatkan komponen, kontrol, dan lain-lain. informasi

mengenai form disimpan didalam dua file, yaitu file .dfm dan

.pas. file .dfm berisi informasi mengenai tampilan form,

ukuran, lokasi dan seterusnya. Kita tidak perlu tahu mengenai

isi file ini, cukup tahu file itu saja.

2) Project

Project adalah sekumpulan form, unit dan beberapa hal lain.

Singkatnya, project adalah program aplikasi itu sendiri. File

utama project disimpan dalam file berakhiran .dpr. Selain itu

pada saat merancang project , maka otomatis juga akan

27

dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project

tersebut, yaitu sebagai berikut :

(a). File unit (.pas)

File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program),

biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang

kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak

berhubungan dengan form.

(b). File form (.dfm)

Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai

form.

(c). File project option (.dfo)

Untuk meyimpan semua setting option project.

(d). File resource (.res)

Untuk menyimpan ikon yang dipakai project

3) Unit

Unit merupakan modul kode program, satu program

mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form,

maka otomatis akan dibuat pula satu unit. Manfaat unit dalam

program antara lain:

(a). Membagi program yang besar dalam beberapa unit,

sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu.

28

(b). Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan

prosedur, sehingga memudahkan sharing antar program.

(c). Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi,

sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit

serupa, dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali

kode programnya.

4) Program

Program dibangun dari satu atau lebih unit, sebuah program

secara umum mempunyai struktur sebagai berikut :

(a). Heading program, yaitu bagian yang menunjukan nama

program tersebut.

(b). Pernyataan uses, yang berisi daftar unit yang dipakai

program.

(c). Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi

deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada

saat program dilaksanakan, bagian ini harus diakhiri dengan

pernyataan end diikuti tanda titik.

2. Microsoft Access

Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan

oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97, Microsoft

Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang

memiliki skala menengah kebawah. Setiap database yang dibuat MS

29

Access akan tersimpan dalam file “*.mdb”, dan setiap database memiliki

ukuran maksimum 1 gigabyte (GB).

Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser.

Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan

adalah 225 user. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut:

a). Table

Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu

atau beberapa field (column). Table terisi data/informasi yang

sebenarnya.

b). Query

Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal

dari objek table.

c). Form

Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data

input yang akan disimpan kedalam table.

d). Report

Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain

output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam

bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas).

e). Macro

Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan

operasi-operasi khusus.

30

f). Module

Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman

(VBA).

C. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan

Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6.0 ditentukan

beberapa spesifikasi sistem antara lain:

1. Sistem operasi

Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98, atau

windows NT.

2. Harddisk

Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB

dengan RAM 64 MB atau lebih

3. Prosesor

Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz

atau lebih.

D. Prosedur Kearsipan

Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk

menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai.

Langkah-langkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. Prosedur kearsipan

terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Prosedur

permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi

31

pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan Prosedur permulaan untuk

surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan

pengiriman.

Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama

yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan

meletakan.

32

BAB III

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Multifiling Mitra Indonesia merupakan perusahaan patungan antara

perusahaan PT Multipolar Corporation dengan PT Lippo Karawaci. Tbk, yang

didirikan pada tanggal 09 Juli 1992 diatas tanah seluas ±1625 m², Awal

pendirian PT Multifiling Mitra Indonesia jumlah karyawan 15 orang dan baru

mempunyai 5 konsumen dengan 1000 bok. Perusahaan ini bertujuan untuk

melayani kebutuhan perusahaan di dalam group maupun industri. PT

Multifiling Mitra Indonesia memulai layanan manajemen arsip pada bulan

Januari 1993 dan mengalami pertumbuhan yang sangat pesat sepanjang tahun,

sampai dengan sekarang jumlah konsumen lebih dari 115, jumlah karyawan

lebih dari 450 orang, PT Multifiling Mitra Indonesia beralamat di Delta

Silicon Industrial Park, jl Alkasia II, Blok A7-4A, Lippo Cikarang, Bekasi,

dan mempunyai 2 cabang di Medan dan Surabaya

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)

dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja

dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang

berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur

33

organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran

perintah dan penyampaian laporan.

Pada hakekatnya struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kegiatan

yang sudah diorganisasikan, harus dikoordinasikan, dan tersusun dari

sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan ketergantungan, sehingga

timbul suatu kerjasama atas dasar pembagian tugas dan wewenang yang

mempunyai tujuan tertentu sebagaimana hendak dicapai dan telah ditetapkan

sebelumnya.

Struktur organisasi yang baik dapat menimbulkan suasana yang baik pula,

dalam arti dapat mendorong kerjasama pada setiap orang yang mempunyai

kesenangan untuk melakukan suatu kerja dan bergerak kearah tujuan yang

diinginkan.

Sementra itu, Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Multifiling Mitra

Indonesia adalah berbentuk organisasi garis (line orgazation) Setiap bagian

bertanggung jawab secara langsung atau hirarki (tingkatan) kepada garis

komando atasan untuk tercapainya tujuan. Untuk lebih jelas mengenai struktur

organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia dapat dilihat pada diagram

dibawah ini.

34

Struktur Organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia

SUPERVISOR E-DOC

SUPERVISOR EDC

SUPERVISOR PEMBENAHAN

SUPERVISOR RMS

SUPERVISOR KEUANGAN

MANAGER IMG

MANAGER WAREHOUSE

MANAGER SDM

MANAGER KEUANGAN

MANAGER IT

SUPERVISOR IT

SUPERVISOR CDMO

STAFF IMG

STAFF KEUANGAN

STAFF WAREHOUSE

PRESIDEN DIREKTUR

STAFF IT

C. Tugas Dan Tanggung Jawab

PT. Multifiling Mitra Indonesia dalam struktur organisasinya mempunyai

tugas dan tanggung jawab pada masing-masing tingkatan, yaitu sebagai

berikut:

1. Presiden Direktur

Yaitu: sebagai penanggung jawab tertinggi manajemen yang

mempunyai tugas sebagai berikut:

35

a). Menetapkan dan mensahkan struktur organisasi serta memperbaruhi

sesuai dengan kondisi dan perkembangan perusahaan.

b). Mensahkan kebijakan manajemen, dan memastikan pelaksanaan serta

perawatannya.

c). Mensahkan surat kontrak dasar dengan pelanggan, pemasok dan sub

kontraktor.

d). Memeriksa atau memprifikasi surat pesanan (PO).

e). Memastikan dilaksanakannya tinjauan manajemen.

f). Menunjuk wakil manajemen.

2. Manager Keuangan

a). Menetapkan sistem pengandalian anggaran keuangan.

b). Melaksanakan administrasi keuangan laporan pajak.

c). Merencanakan, mempersiapkan, mengembangkan system

komputerisasi perangkat lunak.

d). Mengendalikan aset perusahaan secara umum.

e). Mengkoordinasikan pelaksanaan inventori, pengkajian biaya material,

serta audit akunting.

3. Manager IT

a) Bertangung jawab pengelolahan managemen yang terkomputerisasi.

36

b) Menyiapkan sistem komputerisasi yang bisa menunjang kelancaran

operasional.

a. Manager Sumber Daya Manusia/Personalia

a) Malakukan kebijakan mengenai personalia dan kebijakanyan

mengenahi personalia dan prosedurnya.

b) Menyiapkan data yang diperlukan oleh administrasi upah/ gaji

karyawan dan mengerjakan arsip kepegawaian.

c) Megatur dan menyelesaikan mengenai hak perburuan serta

pengangkatan dan pemberhentian pegawai pengerahan tonnage kerja,

latihan dan pengembangan

4. Manager Warehouse dan Imaging

Manajer Warehouse dan Imaging adalah seorang yang karena

pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi

untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan

mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Tugas-tugas seorang manajer adalah :

a). Memimpin organisasi

b). Mengatur organisasi

c). Mengendalikan organisasi

d). Mengembangkan organisasi

e). Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi

37

f). Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.

g). Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi

h). Menumbuhkan kepercayaan

i). Meningkatkan rasa tanggung jawab

j). Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi

k). Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan

l). Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya

5. Supervisior

Sebagai pemimpin lapangan dan perwakilan dari unit manajemen,

supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a). Peninjauan luas terhadap pengawasan lapangan, koordinasi dan

monitor terhadap aktifitas pengumpulan data.

b). Momonitor dan evaluasi karyawan bawah dan membuat laporan

kepada pihak management.

c). Bertanggung jawab terhadap program pemasukan data. Manual yang

terpisah menjelaskan secara menyeluruh mengenai tanggung jawab

dan proses yang berhubungan dengan tugas ini, akan dikeluarkan

kemudian.

6. Staff Warehouse

Tugas dan tanggung jawab staff sebagai berikut:

38

a). Melaksanakan perintah-perintah atasan dan bertanggung jawab atas

apa yang dia kerjakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b). Membuat laporan kerja dan dapat dipertanggung jawabkan kepada

atasanya.

D. Analisa Sistem

1. Presedur Sistem Berjalan

a). Prosedur Penyimpanan

Perusahaan Federal International Finance (FIF) menyimpan arsip di

Multifiling Mitra Indonesia (MMI), dengan persetujuan bersama MMI

melakukan pembenahan dan perngurutan arsip, kemudian arsip di

masukan ke dalam bok yang sekaligus dilakukan pengregistrasian arsip

secara manual untuk setiap boxnya. data regristrasi arsip tersebut

diinput kedalam Aplikasi Record Managemen Service (RMS) sesuai

dengan keterangan yang tertulis pada registrasi arsip dan dibuatkan

lokasi penyimpanannya. Bok arsip yang telah memiliki nomor lokasi

langsung disimpan ke dalam rak sesuai nomor lokasi yang telak

ditentukan.

Cara pengisian Registrasi Arsip :

1) Registration Arsip (RA) dibuat rangkap 3 (tiga)

39

2) RA di isi oleh petugas internal atau eksternal FIF yang telah

ditunjuk oleh pimpinan cabang masing-masing

3) Setelah RA di isi petugas kantor cabang FIF, Lbr. 1 disimpan oleh

cabang FIF dalam odner tersendiri. Lbr. 2 dikumpulkan dalam

odner tersendiri untuk diberikan kepada MMI sebagai dasar

pendataan ke Aplikasi RMS, lbr. 3 dari RA ditempelkan pada sisi

box arsip

Dalam satu box di isi arsip yang mempunyai masa retensi yang

berdekatan.

b). Prosedur Peminjaman

Petugas kantor cabang fif telpon/fax ke MMI untuk permohonan

peminjaman file kontrak yang ada di MMI, petugas MMI akan

mencarikan file kontrak tersebut dari box dimana file kontrak tersebut

disimpan, dengan pedoman pada regristrasi arsip (RA) yang sudah di

input di program aplikasi RMS, dengan pedoman regristrasi arsip

petugas MMI dapat melihat dimana arsip itu disimpan pada box

berapa dan lokasi dimana.

40

E. Flow Chart Program Aplikasi

1. Login

Y

T

Y

3

T

START

2

1

Input password

Input User Name

Ketik User Name Y

OK

Cancel

T

Semua Text Box Kosong

2 Close

END

Pilih Status

Input Status

Ketik password

1

41

2. Menu Utama

3

Y

Y

T

Y

T

Y T

T

Y T

T

T

1.File

2.Master

3.1

1. File 2. Master 3. Search 4. Transaction 5. About

A

4.Transaction

3.55.Transaction

A

Tampil Sekilas Tentang Program 6.About

3.4

3.Search

3.2

3.3

42

3.13. Menu File

T

T

T

T

Y

Y

1.New User 3.1a

2.Change Password

3.1b

3.Log Out

1. New User 2. Change Password 3. Log Out 4. Exit

4.Exit

Y

3.1c

Y
END

43

a. Menu New User

Add

3.1a

Cancel

Delete

T Close

3


Cek Data User

Ada

Data User

Y

Y

Y

T

Y

T

T

Y

Input Data User

Tampilan Data User

Isi Data User

Save

Y T

Update

Hapus Data User

T

Y

A

A

AY

Update Data User

44

b. Change Password

3.1b

InputPasswordLama

Password Sama

Y KetikPasswordBaru

Cencel Ketik Ulang

Password Baru

Simpan

T

A

Y Save

A

T

T

Y

T Close

Y

3

45

c. Log Out

Y

T

3.1c

Y

3

Cancel

T


Close

END

Y OK

Ketik password

1

Input password

Ketik User Name

Input User Name

T

3.1c

Pilih Status

Input Status

1

46

4. Menu Master

3.2

1. New Customer 2. New Arsip 3. New Location

T

Y 3.2a

T

3.2b

T

3

3.2c3. New Location

2. New File Customer

1. New Customer

Y

Y

47

T

T

Y

Y Y

T

Edit

Tampil Data Customer

Hapus Data CustomerDelete

Ubah FieldCustomer

1

a. New Customer

Y

T Y

T

Y

T

Y

Y

T

3.2a

Add

Cancel

Close

Save

Input Data Customer

Sudah Ada

Input FieldCustomer

Simpan Data

3


T

A

A

1

Update

Simpan Data

A

A

48

b. New Arsip

Y

T Y

T

T Y Y

T T Y

Y T

3.2b

Add

Cancel

Close

Input Arsip Customer

Simpan Data

3

Tampil Arsip Customer

Edit Input Kriteria Save

Update

A

A

49

Y

T Y

T

Y

T

Y

T

T

c. New Location

T

Y Y

3.2c

Add

Input Location Edit

Cancel

3

Close

Input New Location

Save

Update

A

Simpan Data

A

50

5. Search

3.3

Y

T

Y

T

Y

T

1. Find Arsip 2. Find Location 3. Find Customer

1. Find Arsip

2. Find Location

3. Find Customer

3

3.3c

3.3b

3.3a

51

Y

T

Y

TY

T

a. Find Arsip

3.3a

find

Refresh

Close

Input Arsip Customer

Semua Text BoxKosong

Tampil Semua komponen File

A

A

3

52

b. Find Location

Y

TY

TT

Y

3.3b

find

Refresh

Close

Input Location Customer


Tampil Semua komponen

A

A

3

53

c. Find Customer

Y

TTY

TTT

Y

3.3c

find

Refresh

Close

Input Customer


Tampil Semua komponen

A

A

3

54

6. Transaction

3.4

Y

T

Y

T Y

T

1. Retrieval 3.4a

2. Return

3.4c 3. Report

3

3.4b

1. Retrieval 2. Return

55

a. Retrieval

T

T

T

T Y

Y

YT

Y

Y

T

Y

Input Data

Add

Tampil Data Status File

Input Data

Status In

Close

Save

Cancel

Print


Print

3

3.4a

56

b. Return

T

Y T

Y

YT

Y

3.4b

Input Data

Add

Tampil Data Status File

Input Data

Status In

Close

Save

Semua Text BoxKosong Cancel

3

57

7. Report

3.5

T

Y

Cetak

Preview

Laporan

Pilih kriteria

Berdasarkan No Transaksi

YT

T

T

Berdasarkan Cabang

Berdasarkan Tanggal

T

Berdasarkan No Kontrak

3

58

F. Analisa Basis Data

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Arsip Cab_Konsumen

Lokasi

• No_Kons • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan• No_Telp • No_Fax

• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan

• No_MMI • No_Loc

Mempunyai

M

Konsumen

• Id_Kons • Tgl_RegKons • Nm_Kons

I

Membuat

User

Transaksi

• No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • Nama Pemakai

Mempunyai

Mempunyai

I

I

M

M

Mempunyai

M

I

I

M

• Nama Pemakai • Status • Password • Departement

59

2. Normalisasi

a. Bentuk Tidak Normal (Un Normal Form)

• Id_Kons • Tgl_RegKons • Nm_Kons • No_Kons • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax • Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan • No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • No_MMI • No_Loc • Nama • Status • Password • Departement

Tabel 1 Bentuk Tidak Normal ( Un Normalisasi )

60

b. Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF )

• Tgl_RegKons • Id_Kons * • Nm_Perusahaan • Cab_Kons • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax • PIC • Tgl_RegArsip • No_Kons * • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • No_MMI * • No_Loc • Tgl_Trans • No_Trans * • Nama Pemakai* • Status

Tabel 1 Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF)

c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normal Form / 2NF )

Tabel Cab_Konsumen • No_Kons * • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax

Tabel Komsumen • Id_Kons * • Tgl_RegKons • Nm_Kons

Tabel Lokasi • No_MMI * • No_Loc

61

d. Bentuk Normal Ketiga ( Third Normal Form / 3NF )

Tabel Arsip

• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan

Tabel Transaksi


Tabel Komsumen • Id_Kons * • Tgl_RegKons • Nm_Kons

Tabel Cab_Konsumen • No_Kons * • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax

Tabel Arsip

• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan

Tabel Transaksi


Tabel Lokasi • No_MMI * • No_Loc

Tabel User • Nama Pemakai*• Status • Password • Departement

62

G. Spesifikasi File

1. Tabel User

Nama Tabel : Tabel Password

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk menyimpan data User

Panjang Record : 45

Primery key : Nm_User

Field Name Data Type Field Size Description

Nm_User Text 20 Nama User

Status Text 10 Jenis Log In

Password Text 15 Password

Departement Text 20 Departement

2. Tabel Konsumen

Nama Tabel : Tabel Konsumen

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk menyimpan data-data Konsumen

Panjang Record : 43

Primery key : Id_Kons

Field Name Data Type Field Size Description

Id_Kons Text 3 Id Konsumen

Tgl_RegKons Date 10 Tanggal Regristrasi

Nm_Kons Text 30 Konsumen

3. Tabel Cabang Konsumen

Nama Tabe : Tabel Cab_Konsumen

63

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk Membedakan Antar Cabang

Panjang Record : 145

Primey Key : No_Kons

Field Name Data

Type

Field

Size Description

No_Kons Text 8 Kode Cabang

Id_Kons Text 3 Id Konsumen

Tgl_RegKons Date 10 Tanggal Regristrasi

Cab_Kons Text 30 Nama Cabang Komsumen

PIC Text 20 Orang yang bertanggung

jawab di konsumen

Alamat_Perusahaan Text 50 Alamat Cabang Lengkap

No_Telp Number 12 Nomer Telp

No_Fax Number 12 Nomer Fax

4. Tabel Arsip

Nama Tabel : Tabel Arsip

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk menyimpan arsip customer

Panjang Record : 82

Primery key : -

Field Name Data

Type

Field

Size

Descreption

Tgl_RegArsip Date 8 Tanggal Pertamakali arsip

datang ke MMI


64

No_MMI Text 14 Nomer MMI

No_Arsip Number 13 Nomer Kontrak

Periode Number 4 Tahun

Status Text 5 Status File

Keterangan Text 20 Keterangan

Terakir_Perbaruan Date 10 Tanggal setiap ada

perbaruan

Jangka Penyimpanan Date 8 Lama Penyimpanan

5. Tabel Transaksi

Nama Tabel : Tabel Transaksi

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk menyimpan data-data transaksi

Panjang Record : 100

Primery key : -

Field Name Data

Type

Field

Size

Descreption

No_Trans Number 8 Nomer Transaksi

Tgl_Trans Date 10 Tanggal Transaksi


Cab_Kons Text 30 Nama Cabang Komsumen


No_Arsip Number 13 Nomer Kontrak

Periode Number 4 Tahun

Status Text 5 Status File

Keterangan Text 20 Keterangan

PIC Text 20 Orang yang bertanggung

jawab di konsumen

Nm_User Text 20 Nama Pemakai

65

6. Tabel Location

Nama Tabel : Tabel Location

Media : Hardisk

Fungsi : Untuk menyimpan data-data lokasi

Panjang Record : 23

Primery key : No_MMI

Field Name Data Type Field Size Descreption


No_Loc Text 9 Nomer Lokasi

Table Data Base Arsip

Tgl_RegArsip I sip d tu g an No_Kons No_MM No_Ar Perio e Sta s Keteran an Terakir_Perbaru9/21/2007 191-0103 1 305 10514 2005 In 10/7/2022 91-0103-009/21/2007 191-0103 1 5 05 In 022 91-0103-00305 1051 20 10/7/29/21/2007 191-0103 1 305 6 05 In 022 91-0103-00 1051 20 10/7/29/21/2007 191-0103 1 305 10517 2005 In 10/7/2022 91-0103-009/21/2007 191-0103 1 305 8 05 IN 2007 91-0103-00 1051 20 10/22/

Table Data Base Lokasi

Lok No_MMI No_191-0101-00001 C039-0821 191-0101 C039-082-00002 2 191 03 C-0101-000 039-0823 191-0101-00004 C039-0824 191-0101-00005 C039-0825

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

A. Struktur Program HIPO (Hierarchical Input Proses Output)

Master Edit Search Transaction

About

New Customer

New File Customer

Edit Customer

Edit File Customer New

Location

Find File

Find Customer

Find Location

Retrieval

Return

Info

Update Delete Cancel Close

Update Cancel Close

Save Cancel Close

File

New User

Change Password

Log Out

Save Update Cancel Close

Report

Menu Utama Program Aplikasi Pengolahan Kearsipan

LOG IN

66

67

B. Rancangan Masukan (Input) dan Keluaran (Output)

1. Rancangan Masukan (Input)

a) Input User Name

Logo MMI

Add

Password

Status

Departement

Edit Cancel Close

User Name

Update Save

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA

b) Input Customer

Close Cancel Add

PIC

Fax Telp

Alamat

Nm_Cabang

Nm_Perusahaan

Kd_Cabang

Kd_Perusahaan

/ / Tgl_RegCust

68

c) Input Arsip Customer

Identitas Customer

Kd_Cabang

No_MMI

Nomer Kontrak No Awal No Akir

Tgl_RegCust Alamat

Add Cancel Close

Time

Keterangan

Status

Periode

/ / Nm_Cabang Nm_Perusahaan Rincian Cuatomer

d) Input Lokasi

Input Lokasi

No_MMI

No_Lokasi

Time

Close

Cancel

Update

Edit

Save

Add

No_Lokasi No_MMI

69

2. Rancangan Keluaran ( Output )

a) Output Retrieval

User Delivery

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550

PIC

No_Kontrak Periode No_MMI Keterangan

Nm_Cabang: Kd_Cabang :

No_Trans :

RETRIEVAL TRANSACTION

70

b) Output Report

User Delivery PIC

No_Kontrak Periode No_MMI Keterangan

RETRIEVAL TRANSACTION

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550

71

C. Rancangan Tampilan Sistem

1. Log In

2. Menu Utama

72

a). File

1). New User

2). Change Password

73

3). Log Out

b). Master

1). New Customer

74

2). New Arsip Customer

3). New Location

75

c). Edit

1). Edit Customer

2). Edit Arsip Customer

76

d). Search

1). Find Arsip Customer

2). Find Location

77

3). Find Customer

78

e). Transaction

1). Retrieval

79

2). Return

80

f). Report

g). Abaut

1). Info

PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA -


DISUSUN OLEH BOWO WISNUGRAOHO

STMIK PRANATA INDONESIA

81

D. Listing Program ( Terlampir )

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan Pengamatan, pembahasan dan pelaksanaan masalah yang penulis

lakukan pada PT Multifiling Mitra Indonesia (MMI), maka penulis dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pengolahan kearsipan yang dipakai MMI khususnya bagian RMS

sudah cukup baik tetapi untuk spesifikasi penyimpanan arsip khususnya

konsumen PT Ferdaral International Finance (FIF) kurang detail sehingga

perlu membutuhkan beberapa langkah untuk sekali peminjaman satu arsip

2. Masih banyak kekurangan karena pada waktu melakukan transaksi yang

tercatat pada sistem berupa bok, detail dari arsip berupa keterangan sehingga

ketika ada permintaan harus melalui beberapa proses yang cukup lama

3. Terjadi banyak kesulitan karena pada saat konsumen menanyakan status

arsipnya pihak MMI lambat dalam memberi informasinya, ini dikarenakan

tidak adanya keterangan yang menjelaskan keberadaan arsip(status)

4. Memakan waktu lama untuk mengetahui jumlah arsip yang keluar masuk,

karena penyimpanan berupa bok

83

84 B. Saran – saran

Penulis memberikan masukan maupun saran – saran sebagai berikut :

1. Sebaiknya dibuat sistem pengolahan arsip yang bisa mencari arsip dengan

cepat dan ada laporan disetiap transaksi, disini penulis mengenalkan program

Aplikasi Pengolahan Kearsipan dengan mengunankan Delphi.

2. sistem pengolahan arsip yang diusulkan penulis sudah detail sehingga dalam

pencarian arsip cukup dengan beberapa langkah arsip sudah dapat di ketahui

dimana arsip tersebut di letakan

3. program aplikasi pengolahan arsip yang penulis usulkan bisa mengetahui

tantang keberadaan arsip (status)

4. Ketika ingin mengetahui berapa banyak arsip yang keluar dapat dengan cepat

di informasikan, hal ini di karenakan pengindekannya perarsip

PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT

MULTIFILING MITRA INDONESIA -


SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan

Strata Satu (S1)

Tahun Akademik 2007/2008

Disusun Oleh :

Nama : BOWO WISNUGROHO

Nim : 43A97006034093

Jurusan : TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER PRANATA INDONESIA

BEKASI – 2007

DAFTAR ISI

HALAMAN

ABSTRAKSI...........................................................................................................i

LEMBAR PERSETUJUAN.................................................................................iii

LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJIAN........................................................ iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN.........................................................................v

KATA PENGANTAR...........................................................................................vi

DAFTAR ISI.......................................................................................................viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah...................................................................1

B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi.............................................4

C. Metode Penelitian.............................................................................5

D. Fungsi Penelitian..............................................................................6

E. Ruang Lingkup Permasalahan..........................................................6

F. Sistematika Penulisan.......................................................................7

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian-Pengertian.......................................................................9

B. Perangkat Lunak yang Digunakan.................................................24

C. Spesifikasi Komputer yang Digunakan.........................................30

D. Prosedur Kearsipan.........................................................................30

viii

BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahan.............................................................32

B. Struktur Organisasi Perusahaan......................................................32

C. Wewenang Dan Tanggung Jawab..................................................34

D. Analisa Sistem................................................................................38

E. Flow Chart Program Aplikasi.........................................................40

F. Analisa Basis Data..........................................................................58

G. Spesifikasi File...............................................................................62

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

A. Struktur Program HIPO..................................................................66

B. Rancangan Masukan (Input) dan Rancangan Keluaran (Output)...67

C. Rancangan Tampilan Sistem.................................................. ........71

D. Listing Program..............................................................................81

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan.....................................................................................82

B. Saran-Saran.....................................................................................83

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

RIWAYAT HIDUP

ix

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Pt Gramedia Pustak Utama,

Jakarta,1993 Sutedjo Budi dan Michael A. N., Algoritma dan Teknik Pemrograman, Penerbit

Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto. Pengenalan Komputer. Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto, Membuat Aplikasi DataBase Dengan Delphi. Elex Media Komputindo,

Jakarta, 1999 Kurniawan Bagus, Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic, Penerbit

Andi Offset, Yogyakarta, 2002 Martono, Boedi , Arsip Korespondensi. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1997 ………………, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar

Harapan, Jakarta, 1989. Munir, Rinaldi, Algoritma dan Pemrograman, Penerbit CV Informatika,

Bandung, 1999 Nugroho, Widodo. Tip Dan Trik Pemrograman Delphi. Pt elex Media

Komputindo, Magelang, 2002. Supardi Yuniar, Microsoft Visual Basic dalam Praktek, Penerbit Datacom Lintas

Buana, Jakarta, 2003 Sularso, dkk. Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Liberty Yogyakarta, Semarang,

1984 Teddy Macus, dkk. Pemrograman Delphi Dengan AdoExpress.Informatika

Bandung, Bandung, 2005 Training & Development. Microsoft Access 97 Fundamental-Desain Database. Pt

Exelcomindo Pratama, Jakarta, 2001. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuanpokok

Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara No.2964)

http://tonggo.wordpress.com

www.usd.ac.id www.pnri.go.id http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-

basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-

basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-

basukirach-93-bab2.pdf http://www.ilmukomputer.com

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Data Pribadi

Nama Lengkap : BOWO WISNUGROHO Tempat, Tgl. Lahir : Klaten, 10 Juli 1980 Jenis Kelamin : Laki-laki Agama : Islam Alamat : Jl. Dewi Sartika, Bekasi. Telpon : 021-91468902

B. Riwayat Pendidikan

1. STMIK Pranata Indonesia, 2003-2007, Berijazah

2. STM TC Manisrenggo, 1995-1998, Berijazah

3. SMP Negeri 2 Manisrenggo, 1992-1995, Berijazah

4. SD Negeri 1 Nangsri, 1986-1992, Berijazah

C. Pengalaman Kerja

1. PT Baja Kurnia beralamat di Batu, Ceper, Jawa Tengah, 1999-2000.

2. PT Saint Gobaint Winter Diamas Bekasi, 2003-2005.

3. PT Multifiling Mitra Indonesia Cikarang, Sampai saat ini

D. Lain-Lain

1. BLK (Balai Latihan Kerja), 1999, Bersertifikat

2. Smile (Kursus Bhs Inggris), 2001, Bersertifikat

3. YotaBakti (Kursus Pelayaran), 2001, Tdk Bersertifikat

Bekasi, 23 Oktober 2007

Penulis

vi

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Program Aplikasi

Aplikasi Kearsipan pada PT Multifiling Mitra Indonesia- Cikarang Dengan Delphi

6.0.

Skripsi ini menyajikan solusi-solusi pengelolahan arsip yang

terkomputerisasi secara efektif, cepat dan akurat, pengelolahan arsip di PT

Multifiling Mitra Indonesia khususnya bagian RMS sudah cukup baik namun

masih ada celah-celah yang masih perlu di perbaiki, maka dari itu dengan

penyajian skripsi ini bisa membantu kekurangan-kekurangan dari sistem yang di

gunakan saat ini.

Tujuan penyusunan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan program Strata Satu ( S1 ) jurusan Teknik Informatika pada

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pranata

Indonesia.

Penulis menyadari meskipun telah berusaha menyelesaikan Skripsi ini

dengan sebaik-baiknya, namun masih banyak kekurangan di sana-sini. Hal ini

disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan

Skripsi ini, yaitu:

vii

1. Bapak Drs. Yusrodi selaku ketua Yayasan Manajemen Informatika

Indonesia.

2. Bapak Drs. Bagyo Handoko.S.M.M selaku ketua STMIK Pranata

Indonesia.

3. Ir. Khaerudin Selaku ketua jurusan Teknik Informatika, STMIK Pranata

Indonesia.

4. Bapak Ir.Wahyono. MMSI, selaku pembimbing I

5. Bapak Drs. Joko Prasojo, selaku pembimbing II

6. Semua dosen pengajar STMIK Pranata Indonesia yang telah memberi

pendidikan dan masukan ilmu.

7. Pihak management PT Mulitifiling Mitra Indonesia yang telah memberi

ijin kepada penulis untuk menerapkan ilmu di Perusahaan PT Multifiling

Mitra Indonesia

8. Kedua orang tua yang selalu memberi doa dan dukungan kepada penulis.

9. Bapak beserta Ibu Sjafruddin yang selalu memberi dukungan

10. Riana Wulandari yang selalu menemani dan memberi motivasi

11. Teman-teman yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.

Penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi

penyempurnaan Skripsi ini. Penulis juga berharap semoga Skripsi ini dapat

bermanfaat bagi pembaca, terutama untuk mahasiswa STMIK Pranata Indonesia.

Bekasi, 14 Oktober 2007

Penulis

D. Listing Program

1. Listing program untuk cabang customer baru procedure TNewCustomer.BsaveClick(Sender: TObject); begin AdoTblNewCustomer.Open; AdoTblNewCustomer.Append; AdoTblNewCustomer['tgl_RegKons']:=Etglreg.Text; AdoTblNewCustomer['Id_Kons']:=Ecomnum.Text; AdoTblNewCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']:=Ecusar.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat1']:=Ealamat1.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat2']:=Ealamat2.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat3']:=Ealamat3.Text; AdoTblNewCustomer['telp 1']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['telp 2']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 1']:=Efax1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 2']:=Efax2.Text; AdoTblNewCustomer['PIc']:=EPerson.Text; AdoTblNewCustomer.Post; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False;

Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end; procedure TNewCustomer.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewCustomer.Close; end; procedure TNewCustomer.EtglregKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecomnum.Enabled:=True; if Sender=Etglreg then Ecomnum.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.BfirstClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.First; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BpriorClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open;

ADOQuery1.Prior; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BnextClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Next; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BlastClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Last; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2'];

Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BcancelClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end;

procedure TNewCustomer.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; procedure TNewCustomer.BaddClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Enabled:=True; Etglreg.SetFocus; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Bsave.Visible:=True; Badd.Visible:=False; Panel6.Enabled:=True; end;

procedure TNewCustomer.EkdcabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin ECusname.Enabled:=True; ADOQuery1.Open; with AdoTblNewCustomer do if AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',Ekdcab.Text,[locaseinsensitive])then begin Ecomnum.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Ekdcab.Enabled:=False; Ecomnum.SetFocus; ShowMessage('There Is Same Customer Number') end else begin ECusname.ReadOnly:=True; Ecusar.Enabled:=True; Ecusar.SetFocus; end; end; end; procedure TNewCustomer.EcomnumKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin with NewCompany.ADOTable1 do if NewCompany.ADOTable1.Locate('id_Kons',Ecomnum.Text,[locaseinsensitive])then begin ECusname.Text:=NewCompany.ADOTable1['Nm_Kons']; Ekdcab.Enabled:=True; Ekdcab.Text:=Ecomnum.Text ; Ekdcab.SetFocus; end else begin ShowMessage('Is Not Company Number'); Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False;

Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; end; end; procedure TNewCustomer.ECusnameKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecusar.Enabled:=True; if Sender=ECusname then Ecusar.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EcusarKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ealamat1.Enabled:=True; Ealamat2.Enabled:=True; Ealamat3.Enabled:=True; Ephone1.Enabled:=True; Ephone2.Enabled:=True; Efax1.Enabled:=True; Efax2.Enabled:=True; EPerson.Enabled:=True; if Sender=Ecusar then Ealamat1.SetFocus; if Sender=Ealamat1 then Ealamat2.SetFocus; if Sender= Ealamat2 then Ealamat3.SetFocus; if Sender=Ealamat3 then Ephone1.SetFocus; if Sender=Ephone1 then Ephone2.SetFocus;

if Sender=Ephone2 then Efax1.SetFocus; if Sender=Efax1 then Efax2.SetFocus; if Sender=Efax2 then EPerson.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EPersonKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; Bsave.SetFocus; end; end; end.

2. Listing Program untuk arsip baru procedure TNewFile.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewFile.Close; end; procedure TNewFile.BcancelClick(Sender: TObject); begin Badd.Visible:=True; Badd.Enabled:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False;

Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.BsaveClick(Sender: TObject); var aw,ak,pr,nk:Integer; begin if (Enoaw.Text='') then begin ShowMessage('Early Number Not Yet In Content....man?'); Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin if (Enoaw.Text > Enoak.Text) then begin ShowMessage('First Number Smaller Than Last Number');

Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin aw:=StrToInt(Enoaw.Text); ak:=StrToInt(Enoak.Text); pr:=StrToInt(Eperiode.Text); nk:=0; while aw <= ak do begin nk := aw; AdoFileCustomer.Append; AdoFileCustomer['Tgl_RegArsip']:=DateTimePicker1.Date; AdoFileCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoFileCustomer['No_MMI']:=Enommi.Text; AdoFileCustomer['No_Arsip']:=nk; AdoFileCustomer['periode']:=Eperiode.Text; AdoFileCustomer['status']:=Estatus.Text; AdoFileCustomer['Keterangan']:=Eket.Text; AdoFileCustomer['Terakir_Perbaruan']:=FormatDateTime('dd mm yy',Date); AdoFileCustomer.Post; AdoFileCustomer.Last; aw := aw + 1; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.SetFocus; end; end; end; end; procedure TNewFile.EnommiKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Enoaw.Enabled:=True; Enoak.Enabled:=True; Eperiode.Enabled:=True; Estatus.Enabled:=True; Eket.Enabled:=True; if Sender=Enommi then Enoaw.SetFocus; end; end;

procedure TNewFile.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Open; with NewCustomer.AdoTblNewCustomer do if NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',EkdCab.Text, [locaseinsensitive])then begin //Enmcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Ecabcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Tgl_RegKons']; Alamat.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat1']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat2']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat3']; Enommi.Text:=EkdCab.Text; Enommi.ReadOnly:=False; Enommi.SetFocus; end else begin ShowMessage('Customer Not Yet Regristrations'); EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.ReadOnly:=True; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TNewFile.BaddClick(Sender: TObject); begin EkdCab.Enabled:=True; Enommi.Enabled:=True; Enommi.ReadOnly:=True; Badd.Enabled:=False; Badd.Visible:=False;

Bsave.Enabled:=False; Bsave.Visible:=True; EkdCab.SetFocus; end; procedure TNewFile.EnoawKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=Enoaw then Enoak.SetFocus; if Sender=Enoak then Eperiode.SetFocus; if Sender=Eperiode then Estatus.SetFocus; if Sender=Estatus then Eket.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.EketKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; if Sender=Eket then Bsave.SetFocus; Bsave.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.Timer1Timer(Sender: TObject); begin StatusBar1.Panels[0].Text:='Time: '+ FormatDateTime('hh:mm:ss',Time); end; end.

3. Listing Program untuk cari arsip procedure TSearchingFileContract.FormActivate(Sender: TObject); begin Button1.SetFocus; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:='';

Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; end; procedure TSearchingFileContract.Button2Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; Button1.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.Button1Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=False; Enofile.ReadOnly:=False; Eperiode.ReadOnly:=False; EkdCab.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=EkdCab then Enofile.SetFocus; if Sender=Enofile then Eperiode.SetFocus; end; end; procedure TSearchingFileContract.EperiodeKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin

if key=#13 then begin ADOQuery1.Open; with ADOQuery1 do if ADOQuery1.Locate('No_Kons;No_Arsip;Periode', VarArrayOf([ekdcab.text,enofile.Text, eperiode.text]),[locaseinsensitive]) then begin Enmcus.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Edit1.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; Ecabcus.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegArsip']; EKdlok.Text:=ADOQuery1['No_Lok']; Eket.Text:=ADOQuery1['Keterangan']; Estatus.Text:=ADOQuery1['Status']; Edit2.Text:=ADOQuery1['Terakir_Perbaruan']; EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; Button1.SetFocus; end else begin ShowMessage('No Number Kontrak'); EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TSearchingFileContract.Button3Click(Sender: TObject); begin SearchingFileContract.Close; end; end.

Aplikasi Delphi

Documents

Transcript of Aplikasi Delphi