APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL ...

APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA

1) Dona Firgita Badilah, 2) D.L Crispina Pardede, DEA 1) Sistem Informasi, Universitas Gunadarma ([email protected])

2) Sistem Komputer, Universitas Gunadarma ([email protected])

ABSTRAK

Penulisan ini membahas pembangunan aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Program dibangun menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Foxpro 7.0. Aplikasi cuti karyawan ini melayani proses update data karyawan dan proses cuti karyawan. Berdasarkan uji coba yang dilakukan, aplikasi cuti dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti karyawan dan laporan-laporan hasil aplikasi cuti dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari misalnya laporan data cuti karyawan, posisi cuti karyawan dan histori cuti karyawan. Kata Kunci : Aplikasi Cuti, PT. Bumiputera Capital Indonesia 1. PENDAHULUAN

Keberhasilan sebuah perusahaan tentu tidak terlepas dari kinerja karyawan. Dalam

sebuah perusahaan segala sesuatu yang menyangkut karyawan ditangani oleh bagian

Sumber Daya Manusia (SDM) misalnya gaji, pajak, medikal, cuti dan lain-lain. Dalam

perusahaan ini, masalah cuti karyawan masih ditangani menggunakan sistem yang tidak

terkomputerisasi. Apabila ada seorang karyawan yang ingin mengajukan cuti, bagian

SDM harus memeriksa terlebih dahulu data cuti karyawan. Hal ini tentu saja memerlukan

waktu pencarian yang lebih lama dalam penentuan izin pengajuan cuti dan untuk

mengetahui sisa cuti yang belum diambil oleh karyawan. Perkembangan teknologi

informasi saat ini khususnya dalam pengolahan data, membuka peluang untuk

dilakukannya komputerisasi proses yang membutuhkan pengelolaan data. Hal tersebut

yang mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital

Indonesia.

Untuk itu, penelitian yang dilakukan bertujuan untuk :

1. Membangun sebuah aplikasi cuti karyawan yang dapat mendukung pemrosesan cuti

karyawan yang menghasilkan informasi yang benar, tepat waktu, dan akurat sesuai

dengan yang dibutuhkan serta mudah dalam pengunaannya.

2. Diharapkan mempermudah bagian SDM dalam memonitor waktu cuti karyawan agar

mereka dapat mendapatkan hak cutinya tepat waktu.

3. Membantu bagian SDM dalam melakukan penjadwalan, penyimpanan dokumentasi

data karyawan serta data cutinya, dapat menginformasikan karyawan update data cuti

Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia

karyawan setiap bulannya dan memberikan informasi mengenai karyawan lain yang

sedang cuti dan sisa cuti yang belum diambil oleh setiap karyawan.

2. METODE PENELITIAN

Penelitian dilakukan dengan langkah-langkah dalam Software Development Life Cycle

(SWDLC) dimulai dari analisis, perancangan, implementasi, uji coba aplikasi, dan

evaluasi. Yang dilakukan pada tahap analisis adalah observasi/pengamatan secara langsung

ke kantor PT. Bumiputera Capital Indonesia dan melakukan dialog dengan bagian SDM

yang mengurusi cuti karyawan untuk mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem

yang ada, menganalisis kelemahan sistem yang ada dan mengetahui kebutuhan informasi

pemakai dalam hal ini karyawan. Dengan menganalisis sistem yang ada serta

kelemahannya penulis dapat mengusulkan perbaikan untuk masalah pengurusan cuti

karyawan ini. Tahap perancangan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan pemakai

mengenai prosedur pengurusan cuti sehingga dari definisi kebutuhan tersebut dapat

memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap yang berguna untuk proses

perancangan aplikasi cuti. Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dengan

menggunakan software tertentu saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini

dilakukan pembangunan program aplikasi cuti karyawan di PT. Bumiputera Capital

Indonesia. Implementasi mencakup aktivitas-aktivitas pemrograman dan pengujian,

instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, pelatihan kepada pemakai, pembuatan

dokumentasi dan mengkonversi dari sistem lama ke sistem yang baru. Uji coba aplikasi

cuti karyawan berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua

pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk

menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan

memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Tahap yang terakhir

yaitu evaluasi, dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan

pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan

dengan langsung memberikan skenario uji coba.


Gambar 1. Model Waterfall

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan yaitu

spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan ketika aplikasi cuti karyawan ini

diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara

pembuat aplikasi cuti karyawan, bagian SDM, dan pihak lain yang terlibat dalam aplikasi

cuti karyawan ini. Analisis kebutuhan digunakan untuk membuat :

1. Keluaran (output) yang akan dihasilkan yaitu berupa laporan data karyawan, laporan

pengambilan cuti, laporan data cuti, laporan histori cuti karyawan.

2. Masukan (input) yang diperlukan untuk membuat aplikasi cuti karyawan berupa form

form update data karyawan, login, pengambilan cuti, data cuti, histori cuti, update data

cuti, jenis cuti, marital, pendidikan, divisi, dan beberapa form untuk mencetak laporan.

3. Lingkup proses untuk mengolah masukan menjadi keluaran yaitu bagaimana proses

pengajuan cuti mulai dari karyawan mengisi formulir cuti kemudian di proses oleh

bagian SDM dengan melihat catatan cuti karyawan tersebut kemudian diajukan kepada

direktur untuk meminta persetujuan.

4. Volume data yang kan ditangani oleh aplikasi cuti karyawan yaitu banyaknya jumlah

karyawan yang ada di PT. Bumiputera Capital Indonesia yang ditangani oleh aplikasi

cuti ini.

5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai yaitu kepala bagian SDM

6. Kontrol terhadap aplikasi cuti karyawan yaitu aplikasi cuti ini harus tetap di kontrol

agar tetap menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan dan menghindari

penyalahgunaan dengan cara membuat password saat membuka aplikasi ini.


Aplikasi cuti karyawan melayani proses update data karyawan dan proses cuti.

Untuk melayani proses tersebut diperlukan tabel data, antar muka dan laporan yang

kemudian disatukan dalam bentuk menu.

1. Perancangan Update Data Karyawan

Update data karyawan digunakan untuk menambah data karyawan baru atau

memperbaiki data karyawan yang sudah ada. Di bawah ini digambarkan alur kerja update

data karyawan dan rancangan form update data karyawan.

Data karyawan disimpan di tabel

karyawan

Karyawan Bagian SDM

Nama,nik,divisi,gender,alamat Validasi data

karyawan

Input/edit data karyawan

Valid

Y

T

Gambar 2. Alur Kerja Update Data Karyawan

Karyawan meminta formulir update data karyawan ke bagian SDM, kemudian mengisi

data-data yang diperlukan seperti nomor induk karyawan (nik), nama, alamat, nomor

telepon, tanggal lahir, alamat, gender, divisi dan lain-lain. Form yang sudah diisi

diserahkan kembali ke bagian SDM untuk diinput ke dalam form update data karyawan.

Data yang telah diinput disimpan dalam Tabel Karyawan.


NIK Marital Nama Status Perkawinan No & Tgl SK Bapepam WPPE Tanggal Nikah WPEE Suami WMI Tgl Lahir Suami Alamat Istri Tanggal Lahir Tgl Lahir Istri No. Rumah Jumlah Anak No Handphone Nama Anak1 Divisi Tgl Lahir Anak1 Gender Nama Anak2 Tanggal Gabung Tgl Lahir Anak2 Pendidikan Terakhir Nama Anak3 Nama Orangtua Tgl Lahir Anak3 Alamat Orangtua Nama Mertua

Isi Data Tabel

Update Data Karyawan

Gambar 3. Rancangan Form Update Data Karyawan

Data karyawan dapat dicetak dalam bentuk laporan yang memuat sembilan field (Gambar

4)

Gambar 4.4 Rancangan Laporan Update Data Karyawan

Laporan Tabel Karyawan Tanggal Cetak : 08/08/2009 NIK Nama Tgl Lahir Alamat No.HP Divisi Tgl Gabung Pendidikan Terakhir Marital

Logo BCI

Gambar 4. Rancangan Laporan Update Data Karyawan


Tabel 1. Tabel Karyawan

Atribut Field Tipe Length Keterangan Nomor Induk Karyawan nik Varchar 10 Not null, Primary key

Nama nama Character 30 Not null, nama karyawan Alamat alamat Varchar 30 Not null, alamat karyawan Tanggal Lahir tgl_lahir Date 8 Not null, tanggal lahir karyawan Jenis Kelamin gender Character 6 Not null, jenis kelamin Tanggal Gabung tgl_gabung Date 8 Not null, tanggal masuk Pendidikan Terakhir pend_akhir Character 30 Not null, pendidikan terakhir

Marital marital Logical 1 Not null, status pernikahan Status Perkawinan status_peg Character 30 Not null, status pernikahan

Jumlah Anak jml_anak Integer 4 Not null, jumlah anak No Handphone no_hp Character 15 Not null, nomor handphone No Rumah no_rmh Character 12 Not null, nomor rumah NPWP npwp Character 20 Not null, npwp Sertifikasi WPPE wppe Character 10 Not null, wppe Sertifikasi WPEE wpee Character 10 Not null, wpee Sertifikasi WMI wmi Character 10 Not null, wmi Tanggal Nikah tgl_nikah Date 8 Not null, tanggal menikah Suami suami Character 30 Not null, nama suami Istri istri Character 30 Not null, nama istri Tanggal Lahir Anak 1,2 ,3

tgl_anak1,2,3 Date 8 Not null, tanggal lahir anak 1, 2,

3 Nama Anak 1,2,3 nama_anak1

,2,3 Character 30 Not null, nama anak 1, 2, 3

Divisi divisi Character 30 Not null, divisi/bagian Password password Character 10 Not null, password Keterangan keterangan Character 50 Not null, keterangan


Gambar 5. Form Update Data Karyawan

2. Perancangan Proses Cuti Karyawan

Tujuan dari rancangan proses cuti karyawan adalah untuk menjaga agar

pemrosesan data berjalan lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

dan untuk mengawasi proses dari sistem. Untuk membuat rancangan proses cuti karyawan,

dibutuhkan suatu rancangan model sistem. Rancangan model sistem yang digunakan

adalah sistem aliran kerja (work flow system) dan diagram aliran data yang terdiri dari

diagram konteks dan diagram zero.

- Alur Kerja Pengajuan Cuti

Alur kerja pengajuan cuti menjelaskan bagaimana awal proses karyawan

mengajukan cuti sampai dengan informasi yang diterima oleh karyawan tersebut terhadap

pengajuan cutinya. Alur kerja pengajuan cuti menggambarkan langkah-langkah dan urutan

prosedur pengajuan cuti (Gambar 5).


Periksa validasi data karyawan

(nama,nik,divisi)

Periksa catatan cuti

Penyesuaian waktu cuti dengan karyawan lain yang sedang cuti dan meminta persetujuan

direktur

Persetujuan cuti dan tandatangan

Pencatatan data cuti karyawanPersetujuan cuti

Form cuti yang telah diisi

Karyawan Bagian SDM Direktur

Valid

Cuti > 0

Setuju

Informasipersetujuan cuti

Pengajuan cutiditolak

Informasi pengajuancuti ditolak

Y

T

Y

Y

T

T

Gambar 6. Alur Kerja Pengajuan Cuti

- Aliran Data

Diagram aliran data terdiri dari dua yaitu diagram konteks (diagram level 0) dan

diagram zero (diagram level 1). Diagram konteks berisi gambaran umum tentang

pemrosesan cuti karyawan. Dalam diagram ini terdapat tiga terminator (orang diluar

sistem) yaitu karyawan, bagian SDM dan Direktur, prosesnya yaitu sistem pemrosesan cuti

karyawan. Karyawan mengajukan cuti dengan cara mengisi data-data yang diperlukan ke

dalam formulir cuti dan kemudian diserahkan ke bagian SDM untuk diproses, kemudian

bagian SDM memeriksa catatan cuti karyawan di data store karyawan untuk menentukan

apakah pengajuan cuti karyawan tersebut diterima atau ditolak.


Gambar 7. Diagram Konteks Pemrosesan Cuti

Setelah diagram konteks selesai dibuat selanjutnya membuat diagram zero. Tujuan

dibuatnya diagram zero adalah untuk merinci proses apa yang harus dilakukan oleh

pembuat sistem. Pada pembuatan diagram ini mulai diperlihatkan data store.

Proses yang harus dilakukan oleh seorang karyawan yang akan mengajukan cuti

adalah meminta formulir cuti ke bagian SDM kemudian mengisikan data yang diperlukan

yaitu nama, nik, divisi, nomor telepon, alamat yang bisa dihubungi ketika karyawan

tersebut cuti, jumlah hari cuti, tanggal mulai cuti sampai dengan tanggal masuk dan alasan.

Setelah formulir diisi kemudian dikembalikan lagi ke bagian SDM untuk diproses. Setelah

diperiksa validasi nama dan nomor induk karyawan tersebut bagian SDM akan memroses

pengajuan cuti jika karyawan. Jika jumlah sisa hari cuti lebih besar dari nol, maka

pengajuan cutinya diproses, tetapi jika jumlah sisa hari cutinya sama dengan nol, maka

pengajuan cutinya tidak diproses. Setelah pengajuan cuti diproses bagian SDM akan

meminta persetujuan dan tanda tangan Direktur. Jumlah sisa hari cuti karyawan tersebut

akan secara otomatis berkurang dan tercatat di Tabel Cuti Karyawan. Bagian SDM akan

menginformasikan kepada karyawan tersebut pengajuan cutinya diterima atau ditolak.


Karyawan

1.0Memeriksa

validasi data karyawan

2.0Memeriksa datacuti karyawan(sisa hari > 0 atau hangus)

3.0Memproses

cuti

4.0Meminta

persetujuan direktur

Data cutikaryawan

Direktur

data karyawan + jumlah hari permohonan cuti

data karyawan + data cuti

info cuti karyawan

form cutiyang telah diisi data karyawan

data karyawan

sisa hari cuti

5.0Mencatat datacuti karyawan

6.0Memberitahukan

hasil pengajuan cuti

Data jenis cuti

Data Karyawan

Jenis cuti

persetujuan cuti

info data cuti karyawan

info persetujuan

persetujuan cuti

Gambar 8. Diagram Zero Pemrosesan Cuti

Relasi antar entitas (data store) disajikan pada Gambar 9.


M N karyawan

nik

nama

alamat

tgl_gabung

no_telp

gender

jml_anak

marital tgl lahir

ambil

ket

nik

kode cuti

tgl-mohon

alm_dihub

lama cuti

alasan

jml_hari

tgl_masuk

cuti

Gambar 9. Diagram Relasi Antar Entitas

- Rancangan Antar Muka, Laporan dan Tabel Cuti

IsiI NIK Jumlah Hari

Jenis Cuti Mulai Cuti

Divisi s/d Tanggal

Alamat Alasan

No.Telp Tanggal Masuk

BatalProses

Isi Data Tabel

Pengambilan Cuti

Gambar 10. Rancangan Form Pengambilan Cuti


Tabel 2. Tabel Ambil Cuti

Atribut Field Tipe Length Keterangan Nomor Induk Karyawan nik Character 5 Not null, foreign key, primary key,

nomor induk karyawan Nama nama Character 30 Not null, foreign key, nama Divisi divisi Character 30 Not null, divisi Jenis Cuti jenis_cuti Character 20 Not null, jenis cuti Tanggal Mulai Cuti mulai_cuti Date 8 Not null, tanggal mulai cuti

Lama Hari Cuti lama_cuti Date 8 Not null, lama cuti Alamat yang Dapat Dihubungi saat Cuti

alamat Character 30 Not null, alamat yang dapat dihubungi saat cuti

No Telepon no_telp Numeric 15 Not null, nomor telepon yang dapat

dihubungi pada saat cuti Alasan Cuti alasan Character 50 Not null, alasan cuti Tanggal Masuk tgl_masuk Date 8 Not null, tanggal masuk setelah cuti Terproses

proced Logical 1 Agar proses cuti yang sudah pernah dilakukan tidak diulangi lagi

NIK Nama Divisi Jml Hari Tgl Cuti Lama Cuti Alasan Jenis Cuti

Laporan Pengambilan Cuti Tanggal Cetak : 08/08/2009

Logo BCI

Gambar 11. Rancangan Laporan Pengambilan Cuti Karyawan

Gambar 12 sampai dengan Gambar 27 adalah form yang terdapat dalam aplikasi cuti.

Gambar 12. Form Divisi Gambar 13. Form Pendidikan


Gambar 14. Form Marital Gambar 15. Form Ubah Password

Gambar 16. Form Jenis Cuti Gambar 17. Form Histori Cuti

Gambar 18. Form Update Data Cuti Gambar 19. Form Data Cuti


Gambar 20. Form Pengambilan Cuti Gambar 21. Form Cetak Data Karyawan

Gambar 22. Form Cetak Data Karyawan Gambar 23. Form Cetak Cuti Karyawan

Gambar 24. Form Cetak Histori Cuti Gambar 25. Form Cetak Update Cuti


Gambar 26. Form Cetak Cuti Karyawan Gambar 27. Form Cetak Jenis Cuti

3. Evaluasi dan Uji Coba Aplikasi

Uji coba aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan

update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua

pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk

menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan

memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Uji coba dilakukan pada proses update data karyawan dan proses cuti. Uji coba

update data karyawan dilakukan dengan cara mengisikan data karyawan baru ke dalam

form update data karyawan atau merubah data karyawan yang sudah ada. Uji coba

pemrosesan cuti terdiri dari uji coba pengambilan cuti dan update data cuti setiap bulan.

Data yang dimasukkan ke dalam form pengambilan cuti disimpan dalam Tabel Ambil Cuti.

Evaluasi terhadap aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah

pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang

diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba.

Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi cuti karyawan dapat berjalan dengan

baik sesuai dengan yang diharapkan

4. PENUTUP

Aplikasi cuti karyawan PT. Bumiputera Capital Indonesia melayani proses update

data karyawan dan proses pengajuan cuti karyawan. Aplikasi ini dibangun berdasarkan

hasil analisis yang dilakukan terhadap sistem pemrosesan cuti karyawan PT. Bumiputera

Capital Indonesia. Aplikasi cuti karyawan digunakan untuk mencatat data karyawan, data


pengambilan cuti, data cuti, dan histori cuti karyawan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa

layanan dari aplikasi cuti karyawan berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.

Untuk mempermudah implementasi aplikasi cuti karyawan diperlukan pelatihan bagi

pengguna aplikasi cuti karyawan ini agar tahapan yang harus dilakukan dalam pemrosesan

cuti karyawan dapat dilakukan sesuai prosedur pemrosesan cuti. Aplikasi Cuti Karyawan

ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan proses pengolahan data medikal atau

kesehatan. Aplikasi cuti karyawan dapat dikembangkan dengan perangkat lunak open

source (perangkat lunak gratis) seperti MySQL, MsAccess, PHP dan perangkat lunak lain

yang bisa didapatkan secara gratis.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ahmad Subuhan Lubis, Menyusun Program Aplikasi untuk Pelajar, Mahasiswa dan

Umum, Dataprin Grafitama, Bekasi, 2004.

[2] Anonim, Seri Panduan Lengkap Microsoft Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi,

Yogyakarta, 2005.

[3] _______, Modul Visual Foxpro, http://www.fox-id.org, Tanggal Akses : Juli 2009.

[4] _______, Aplikasi Komputer, http://www.lab-komputer.co.cc, Tanggal Akses : Juli

2009.

[5] Dadang Sudrajat, Pemrograman Database Menggunakan Koneksi ODBC dengan

Microsoft Visual Foxpro 8.0, Datakom Lintas Buana, Jakarta, 2005.

[6] Diah Alfiani, Pengembangan Sistem Informasi, http://diah.staff.gunadarma.ac.id/,

Tanggal Akses : Juli 2009.

[7] Djajasukma Tjahjadi, Membuat Program Aplikasi dengan Visual Foxpro 9.0,

Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.

[8] Fenni Agustina, Analisis dan Perancangan Sistem,

http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.

[9] Muhammad Syaukani S.T, Mengolah Data pada MySQL Server Menggunakan

Visual Foxpro 8.0, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.

[10] Simbong Mangiwa, “Membandingkan Model-Model Pengembangan Database”,

Prosiding KOMMIT 2008, Universitas Gunadarma, Depok, 2008, pp. 152-160.


APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL ...

Documents

Transcript of APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL ...