DPRberkas.dpr.go.id/armus/file/Lampiran/1-20170607-100927-1424.pdfAnggota Nama Anggota JUMAT, 4...

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

RISALAH TIM PERUMUS

KOMIS! II DPR RI DENGAN

SEKRETARIS KEMENTRIAN PAN, DIRJEN PERUNDANG-UNDANGAN DEPKUMHAM, DIRJEN ANGGARAN DEPKEU, DAN SEKRETARIS JENDERAL DEPDIKNAS

(RANCANGAN UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN)

T ahun Sidang Masa Persidangan Jenis Rapat RapatKe Sifat Rapat

Deng an

Hari I Tanggal Pukul T em pat Rapat Ketua Rapat Sekretaris Rapat Acara Anggota

Nama Anggota

JUMAT, 4 SEPTEMBER 2009

2009-2010

Tim Perumus (TIMUS)

Terbuka 1. Sekretaris Utama Kementrian PAN 2. Kepala ANRI 3. Dirjen Perundang-Undangan Depkumham (diwakili) 4. Dirjen Anggaran Depkeu (diwakili) 5. Sekretaris Jenderal Depdiknas (diwakili) Jumat, 4 September 2009 14.00 WIB - selesai Ruang Rapat Mawar Hotel Santika Jakarta Ir. Sayuti Asyathri (Ketua Timus Komisi II DPR RI) Dra. Nurani Bodroini/Kabagset Komisi II DPR-RI Pembahasan Substansi Rumusan RUU tentang Kearsipan. 8 dari 17 orang Anggota TIMUS Komisi II DPR RI 9 orang ljin

Pimpinan TIMUS Komisi II DPR RI : 1. Ir. Sayuti Asyathri (F-PAN/Wakil Ketua)

Fraksi Partai Golkar : 2. Drs. Ferry Mursyidan Baldan 3. Drs. Sulaiman Effendi

Fraksi Partai Demokrasi Indonesia Perjuangan : 4. Drs. Agustinus Clarus

Fraksi Partai Persatuan Pembangunan : 5. Ors. Hadimulyo, M.Sc

Fraksi Kebangkitan Bangsa :

Fraksi Partai Keadilan Sejahtera : 7. Ir. Untung Wahono, M.Si

Fraksi Bintang Pelopor Demokrasi :

ARSIP D

PR RI

Fraksi Partai Demokrat : Fraksi Partai Bintang Reformasi : 6. Ors. Barnstein Samuel Tundan 8. Ors. Zulhendri Chaniago

Fraksi Partai Amanat Nasional : Fraksi Partai Damai Sejahtera :

Anggota yang berhalangan hadir (ljin): 1. E.E. Mangindaan, S.IP (F.PD/Ketua) 6. Hj. Nidalia Ojohansyah Makki 2. ldrus Marham (F-PG/Wakil Ketua) 7. Ors. H. Saifullah Ma'shum 3. Ors. Eka Santosa(F-PDIP/Wakil Ketua) 8. Jamaluddin Karim, SH 4. Ora. Hj. Ida Fauziah (F-KB/Wakil Ketua) 9. Pastor Saut M. Hasibuan 5. Hj. Tumbu Saraswati, SH

IR. SAYUTI ASYATHRl/KETUA RAPAT:

Dari Depkumham hadir ya .. ? Keuangan ? jangan sampai Keuangan tinggalkan kita. Oke kita mulai rapat dengan informasi bahwa yang hadir tanda tangan 12 orang. Fraksi 8 orang .... sidang dinyatakan terbuka untuk um um.

(KETOK PALU 1 KALI)

Kita mulai dari yang waktu Timus yaitu draft rancangan, semua tetap yang DIM 1 tetap. Sampai ke DIM 8 saja sekaligus.

DRS. FERRY MURSYIDAN BALDAN:

Saya kira Fraksi Partai Golkar tidak ada ya kembali kepada rumusan, menawarkan rumusan tadi saya kira bersama dengan semua cu ma kalau boleh bilang . . . kalau kita lebih mempertahankan ya ... jadi ini soal pembahasan.

KETUA RAPAT:

Saya kira yang lain-lain, Partai Demokrat juga sama soal bahasa kan ini masukan soal Pembukaan UUD RI cita-cita nasional, yang lain ada acuan memori ... juga keutuhan wilayah, PKB juga keutuhan wilayah, PKS NKRI dan lain sebagainya. Bagaimana kita satu-satu.

DRS. BARNSTEIN SAMUEL TUNDAN/F-PD:

Jadi itu hanya redaksi Pak.

KETUA RAPAT:

Silakan PKS.

IR. UNTUNG WAHONO/F-PKS:

Selama semua ........ bisa dirumuskan oleh pihak pemerintah atau ...

KETUA RAPAT:

Kita persilakan pemerintah.

DJOKO UTOMO/KEPALA ANRI :

Pada dasarnya kami bisa menerima masukan-masukan ini dan oleh karena itu kami mohon waktu untuk merumuskan lebih baik.

2

ARSIP D

PR RI

r

DRS. H. A. CHOZIN CHUMAIDY/F-PPP:

Silakan PPP.


Kalau untuk memberikan tambahan pada perumusan yang nanti akan dirumuskan lebih baik lagi oleh pihak pemerintah, kita melihat sebetulnya memang dari opsi yang menimbang ini sud ah ... dari segi filosofinya .. . maupun politis ... satu contoh umpamanya butir "a" itu kan menyatakan NKRI persatuan-persatuan bangsa maka oleh karena itu perlu dikelola arsip perlu dikelola dengan baik. Pada "b" nya dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa maka juga perlu ketersediaan arsip. Pada "c" nya pengelolaan arsip itu perlu dilakukan terpadu. Nah pada "d" karena masih bersifat parsial maka perlu diatur secara komprehensif. Dan pad a "e" maka karena UU No. 7 itu sudah tidak lagi memenuhi perkembangan kehidupan kenegaraan maka oleh karena itu perlu ada satu UU baru.

Hanya mungkin pada pemerintah kalau ini saya tanyakan selama ini sering diungkapkan bahwa arsip itu merupakan suatu jati diri bangsa. Tapi dalam konsiderans ini belum ada bunyibunyian itu. Ada sebetulnya oleh teman PKS sudah diungkapkan nah mungkin perlu dimasukan bukan hanya sekadar katakanlah arsip ini dalam rangka persatuan dan kesatuan bangsa tapi juga arsip adalah merupakan suatu jadi diri bangsa. Saya kira ini hal yang sangat ... jadi Pak Sayuti sebagai pimpinan ... jika ingin tahu Indonesia kayak apa arsipnya amburadul baru ... amburadul tapi kalau arsipnya bagus Negara ini berarti bagus. ltu saja.

KETUA RAPAT:

Saya kira jadi factor tambahan untuk tambahan anak jati diri bangsa. ltu ada di PAN dan PKS, juga ada tambahan yaitu soal sejarah. Sejarah dan budaya bangsa itu ada di PKS. Dan saya kira ini masukin Timsin saja.


Saya kira rumusan yang sudah dipersiapkan.

KETUA RAPAT:

Silakan pemerintah apa sudah dipersiapkan ? wal\tu itu kan kita minta juga pada pemerintah.


Terima kasih, jadi untuk sementara yang kami sampaikan adalah yang "a" bahwa dalam rangka mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam pembukaan UUD Negara RI Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa serta sebagai memori, acuan dan pertanggung jawaban dan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara".

KETUA RAPAT:

Setuju ya? tinggal alternative mempertahankan tingkat II.


Kalau ini kan sudah harus sudah mengakomodir usulan dari.

3

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

lni yang programnya punya.


Jadi PAN yang "jati diri" dengan PKS sudah masuk.Persatuan kesatuan masuk.

KETUA RAPAT:

Nah kita tambahkan saja disitu "bahwa dalam rangka mempertahankan NKRI bahwa dalam rangka mencapai cita-cita nasional dan ... " jangan pakai "koma", "dan" saja. Oke ya .. dengan demikian semua sudah masuk disitu. Acuan .... jati diri semua sudah masuk disitu. Ya .. oke setuju ya ? "cita-cita nasional dalam pembukaan UUD" sudah masuk semua.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 3 b. Bahwa dalam .... meningkatkan kesejahteraan, kita minta pemerintah lagi.


Terima kasih. "Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang outentik dan terpercaya menjamin

perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat serta mendinamiskan system kearsipan diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standard kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang hand al".

KETUA RAPAT:

Ya .. bagaimana?


Ada nasionalnya.

KETUA RAPAT:

Punya pemerintah yang mana ? di depan tadi ada kata-kata "mendinamiskan" beda. Pakai yang usulan pemerintah. Yang diusulkan pemerintah kita setuju ya.

DRS. H. SULAIMAN EFFENDl/F-PG:

Sedikit pemerintah, "andal atau handal".

KETUA RAPAT:

Bahasa alirannya ...


Bukan, sebelum itu saya jawa. Ketika pertama kali saya tidak begitu percaya sama Wakil Ketua PAN Pak Sayuti, saya pulang buka KBI yang terakhir Kamus Besar Bahasa Indonesia ternyata disitu "handal" tapi juga dia "andal" jadi kemudian penjelasannya di "andal". Jadinya ikut "and al".

4

ARSIP D

PR RI

.•


Jadi ikut "andal".

KETUA RAPAT:

Ahli bahasa ada ?nggak ada ya, Pak Sulaiman mau apa "andal" atau "handal" kita ikut Pak Sulaiman saja. "andal" kan, memang dulu saya seperti Pak Sulaiman terakhir setelah "pelayanan public" begitu andal. Oke.

(KETOK PALU 1 KALI)

Silakan Pemerintah, ini semua buat teman-teman yang waktu itu nggak ada di Pansus waktu itu kita minta pemerintah rumuskan.


"bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan Negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih serta peningkatan kualitas pelayanan public penyelenggaraan kearsipan di lembaga-lembaga Pemerintah perlu dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang terpadu dan komprehensif'

KETUA RAPAT:

Silakan kita kasih kesempatan teman-teman, kita mulai dari Golkar dulu, silakan.

DRS. FERRY MURSYIDAN BALDAN/F-PG :

Nanti perbaikannya di kata "dan" itu tolong di "koma" kan supaya ... khususnya ada dua kali "dan" dalam satu tarikan nafas ...

KETUA RAPAT:

Oh ya .. silakan.


Perubahan ... kalau kami sebetulnya agak hati-hati, kalau dari Anggota Dewan yang terhormat harus ya ... kami lebih stag lagi.

KETUA RAPAT:

lni ada satu pertanyaan ... saya ingat betul ini amanat dari PKB, sesuai dengan persoalan yang kita hadapi masalah perumusan UU Pelayanan Publik. Jadi nanti tolong lembaga-lembaga Negara itu, itu bukan hanya terbatas di lembaga Negara tapi kan kita pakai khusus itu ada lembaga Negara, ada organisasi kemasyarakatan ada lembaga polisi, ada perorangan tapi juga ada tambahan ada lembaga-lembaga koasi Negara. Seperti KPU, KPK itu dia bukan masuk dalam kategori lembaga Negara cabang kekuasaan eksekutif, yudikatif dan legislative tapi dia di gray area dalam tata negara kita. Nah bagaimana kita bikin satu pembahasaan supaya itu semua tercakup ... kasih tanda ini saja kasih sandi itu begitu di lembaga Negara kita kasih di Timsin supaya diselesaikan di Pelayanan Publik. Tulis dulu yang punya kita "lembaga negara koma pemerintah daerah koma organisasi kemasyarakatan koma organisasi politik koma lembaga pendidikan dan perorangan", nah (tatanan nanti di Timsin) cakupan untuk lembaga-lembaga koasi negara disesuaikan dengan UU Pelayanan Publik". Bawa ke Timsin bagian ini saja.

5

ARSIP D

PR RI


Tanya pimpinan, "terwujudnya penyelenggaraan negara" atau "penyelenggara pemerintahan" ya, "bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya", "penyelenggara pemerintahan" yang baik.

KETUA RAPAT:

Negara ya, karena mencakup lembaga pemerintahan, dari awal kita sudah konsis ... tapi khususnya pemerintahan, penegakannya, karena pemerintahan ini yang menciptakan arsip itu ... pemerintah.


"penyelenggara Negara".

KETUA RAPAT:

Ya .. "penyelenggara Negara", kalau "pemerintahan" nanti kena lagi Pak Chozin, arsip di pemerintahan daerah itu jadi unsur pemerintahnya. Oke.

DRS. H. SULAIMAN EFFENDl/F-PPP:

... untuk lembaga-lembaga ... disesuikan dengan UU tentang Pelayanan Publik. Andaikan persoalan ini sudah disesuaikan ...

KETUA RAPAT:

Disesuaikan itu di Timsin.


Sedikit pimpinan, "lembaga negara" itu huruf besar nggak? ....

KETUA RAPAT:

Oh .. "c" sudah ya .. silakan pemerintahan.


d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan terbesar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

KETUA RAPAT:

Sepakat, terima ya .. bungkus.

(KETOK PALU 1 KALI)

Tambahan lagi ini apa huruf "e" apa "d" saya agak bingung, yang PAN, ini mau ditambahin? silakan pemerintah.


Bahwa UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan", "k" yang kedua huruf kecil, mohon maaf itu tulisannya huruf besar, "Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

6

ARSIP D

PR RI

perlu disesuaikan dengan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi".

KETUA RAPAT:

Yang "e" belum ? bingung saya, ya ini nggak ada usulan sisipan ini. Kita sekarang kembali ke yang asli. Sekarang DIM berapa? jangan "e-e" nya dulu, DIM-nya dulu. DIM 6 itu aslinya bahwa UU No. 7 Tahun 1971 dengan Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dinilai sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kehidupan ketatanegaraan ..... serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Nah disini posisinya yang dibacakan tadi yang "f". Silakan pemerintah, usulan pemerintah yang waktu itu diminta.


Bahwa UU No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan kebutuhan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.


Setuju ya, makanya saya lihat 5d ini belum, bersifat parsial dan ... sudah, sudah bungkus.

(KETOK PALU 1 KALI)

Nomor 6 e sekarang kita bungkus lagi ?


Sebentar pimpinan, usulan PAN itu menjadi huruf e, sedangkan draft dari pemerintah yang "e" itu menjadi "f' karena yang "e" ini lebih umum dibanding yang "f".

KETUA RAPAT:

(KETOK PALU 1 KALI)

Silakan pemerintah.


DIM 7 Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan

huruf e, perlu membentuk Undang-undang Republik Indonesia tentang Kearsipan.

KETUA RAPAT:

Bagaimana bungkus ? bungkus ya ..

(KETOK PALU 1 KALI)

Oke DIM 8 "Mengingat. Bagaimana "mengingat" ini terakhir saja ya .. ?

7

ARSIP D

PR RI


Dari Kum HAM biasanya mengecek, mengecek nomor dan tahun khususnya Lembaran Negara, ini terkadang kita suka sudah pernah ada yang terbalik-balik karena terlalu banyak barangkali perlu kecermatan. Usulan tentang penambahan konsiderans mengingatnya saya kira sudah kita ... tinggal ininya saja kadang-kadang suka terbalik padahal Lembaran Negara punya ...

KETUA RAPAT:

Mengingatnya pemerintah cuma satu, ya makanya tambahan dari fraksi-fraksi bagaimana? nggak maksudnya ada pendapat kita perlu pendapat.


Saya kira nomor 7 UU Rahasia Negara ini saya kira belum tentu jadi ini, jadi nggak usah saja itu. Bisa juga tekniknya dalam kurung iya lnsya Alloh.

DRS. FERRY MURSYIDAN BALDAN/F·PG:

Pak Ferry, mohon ijin Pak Pimpinan, benar e .. i .. a ..... (suara tidak jelas).


Atau UU Rahasia Negara sudah menatap lho .. oh .. bukan, ini baru atau perubahan ? maksudnya kalau ada yang lama itu kita pakai, kalau nggak ada ya ..

KETUA RAPAT:

Yang "lnsya Allah" kita hapuskan, disini harus yang pasti saja, walaupun di dalam yang pasti itu ada "lnsya Allah" nya. Jadi kita cukupkan 6, yang nomor 6 Parpol kemarin ikut Pemilu siapa ya ..


Mohon ijin, ini kawan dari Kum HAM, syaratnya seperti disini tetap jadi hanya UUD 45 saja.

KETUA RAPAT: Makanya


Dari pemerintah, jadi tetap satu saja, jadi "mengingat" Pasal 5 ayat (1 ), Pasal 20, Pasal 28 f, UUD Negara RI Tahun 1945, saya rasa mungkin dari Depkumham bisa memberikan penjelasan.

DIRJEN KUMHAM :

................ (suara tidak jelas)

KETUA RAPAT:

Silakan, nggak ada mic-nya ya .. ? tidak dengar ..

DIRJEN KUMHAM :

Mengingat dalam RUU Kearsipan ini kita merujuk UU No. 10 Tahun 2004, di UU No. 10 Tahun 2004 dikatakan bahwa dasar hukum mengingat, memuat dan sempurnanya pembuatan

8

ARSIP D

PR RI

•

peratungan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan perundangundangan tersebut. sehingga dasar mengingat dari kearsipan ini Pasal 5 ayat (1 ), Pasal 20, dan Pasal 28 huruf f UUD Negara RI Tahun 1945.

KETUA RAPAT: Oke bagaimana teman-teman, saya kira begitu saja ya.


lni perlu menjadi kajian kita, sebab ini bukan hanya itu saja, itu ada kaitannya dengan UU yang ..... yang terkait itulah yang .... tapi ini terserah dengan forum saja.


Pimpinan, coba dicek, dulu kan soal memperhatikan, barangkali maksudnya memperhatikan itu.


UU No. 10 Pasal berapa Pak ya?

DEPKUMHAM:

Di lampiran Pasal 26.

KETUA RAPAT:

Pak Chozin saya langsung saja UU Tentang Transaksi dan ..... mengingatkan juga UUD. Ya oke ya .. karena kalau mengingat UU lain kan berubah-berubah jadi itu masalahnya, ya oke ya baik.

(KETOK PALU 1 KALI)

Jadi "a" saja yang diajukan pemerintah. Yang lain itu dihapuskan tapi diingat dalam batang tubuh nanti. DIM 9 nggak ada. DIM

seterusnya tetap-tetap, DIM 13 nggak berubah ... gimana pemerintah nggak ada perubahan kan ? Pak Djoko .... DIM 13 nggak ada.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 14 Panja sudah dibahas apa hasil yang kemarin? ini hasil dari Panja?


Bel um.

KETUA RAPAT:

Anda kan Panja, Panja-panja tadi sudah diuraikan pemerintah ada ? ya .. tapi saya belum tahu statusnya pembahasan di Panja ini, akhirnya ini bagaimana? Oke silakan Pak, Pemerintah.


Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan lembaga pemerintahan lembaga pendidikan perusahaan organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan sebagai bahan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.

9

ARSIP D

PR RI

Jadi seandainya tadinya seperti bapak ketua tadi katakan lembaga pemerintah sudah masuk "lembaga negara" berarti "lembaga pemerintah" dihapus. Jadi dengan demikian menjadi :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara lembaga pendidikan perusahaan organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan sebagai bahan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.

KETUA RAPAT:

Tambah Pemerintah Daerah ya, karena Pemerintah Daerah itu tidak selalu ....


Pemerintah Daerah atau Pemerintahan Daerah. Jadi kalau dengan demikian :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara koma pemerintahan daerah lembaga pendidikan perusahaan organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan sebagai bahan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.


Rumusan alternative itu saya kira perlu ditambahkan. Perlu ditambahkan dengan rumusan alternative "sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi''.

KETUA RAPAT:

Oh .. ya ada yang kurang disisi atasnya. "Peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh .. "


Saya kira rumusan alternative juga bagus ini. rasanya lebih enak.

KETUA RAPAT:

Saya baca ya ..

Arsip adalah informasi terekaman dan atau direkam atau dokumen dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan informasi dibuat dan diterima lembaga negara pemerintahan daerah lembaga pendidikan dan seterusnya ... ''.

Ya silakan.

IR. UNTUNG WAHONO/F·PKS:

Rumusan alternative bagus, cuma saya kira dilengkapi dengan rumusan dari pemerintah dua itu tentang kegiatan atau peristiwanya. Jadi :

"Arsip adalah informasi tentang kegiatan atau peristiwa yang terekaman dan atau direkam atau dokumen dan seterusnya ... "

KETUA RAPAT:

Bagus itu, itu yang tadi sama dengan ini

10

ARSIP D

PR RI


"Arsip adalah informasi tentang kegiatan atau peristiwa yang terekaman dan atau direkam atau dokumen dalam berbagai bentuk dan seterusnya ... ".


Setuju 125 %,

KETUA RAPAT:

Ada perbedaannya.


Bukan karena begini.

KETUA RAPAT:

Tunggu-tunggu, tunggu dulu, ada perbedaannya ini sekadar sebelum kita putus, rumusan pertama itu penekanannya pada "rekam, rekaman, kegiatan atau informasi", yang kedua penekannya pada "informasi". Nah sebelum dia menjadi informasi kan peristiwanya itu rekaman, karena dia sudah menjadi informasi juga telah diolah. Kalau yang rumusan pemerintah itu peristiwanya itu yang direkam baru dia menjadi informasi, ada perbedaannya, ada tahapan yang berbeda. Kalau yang pertama kegiatan itu belum masuk dalam kategori peristiwa yang bisa dilakukan oleh arsip. Padahal arsip melakukan itu juga rekaman itu sebelum dia menjadi informasi, jadi ada konsekuensi anggaran nanti. Silakan Pak Djoko.


Mengapa saya ini kan Pak Untung ini, kalau rumusan dari pemerintah yang pertama itu hanya informasi yang direkam, terekam tetapi tanpa mohon ijin dulu, tanpa melihat itu peristiwa. Ketika pembahasan disana ketika itu nah kalau misalnya menyetujui itu, karena begini ini lebih luas dari pada definisi yang di dunia kearsipan. Di dunia kearsipan itu hanya begini : Arsip adalah recording information, jadi informasi yang direkam recordlead of ... or medio jadi apapun bentuk dan medio made .... dibuat dan diterima, jadi itu. Jadi dengan demikian ketika ada usulan ketika itu misalnya peristiwa gunung meletus kalau sekarang peristiwa gempa bumi itu, berarti ini sebetulnya kalau kami terus terang itu. Karena begini, pengertian informasi dari suatu data atau suatu fakta yang diolah menjadi informasi kalau di dunia kearsipan arsip itu sudah menjadi informasi itu sendiri. Karena kalau itu nanti kita terjebak disitu, itu berarti karena informasi itu sudah nanti sudah diolah, itu tergantung yang ngolah. Karena kami tidak pernah akan berpretensi apakah itu untuk kepentingan politik, kepentingan yang lain itu demikian. Jadi saya rasa kami dari pemerintah apa yang disampaikan Pak Untung tadi itu mencerahkan kami kembali, dan kemudian usulan kami yang semula hanya rekaman kegiatan nah ini menjadi sebetulnya penyempurnaan dari usulan kami yang pertama dulu.

KETUA RAPAT:

Tidak ada Pak, salah Pak. ltu bukan yang disampaikan Pak Untung itu, justru punya pemerintah.

PEMERINTAH/KEPALA ANRI :

Bukan.

11

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT :

lya.


Maksud kami bapak begini ya, "tentang kegiatan atau peristiwa", nah kalau dulu kan begini, ketika itu misalnya peristiwa.

KETUA RAPAT:

Jangan, kita langsung bahasannya ini sudah disetujui tinggal bahasannya. lni ada dua, jadi saya mendudukan lagi, ini ada dua disini, nggak banyak bedanya jadi nggak ada masalah untuk disobek.

Satu, adalah rumusan pemerintah yang dikatakan rumusan pemerintah adalah "arsip adalah rekaman kegiatan".

Disini ada rumusan alternative :

"arsip adalah informasi terekam dan atau direkam".

Nah yang dimaksud rumusan alternative ini sebenarnya usulan pemerintah juga, akar usulnya, jadi nggak ada dari mana-mana ini semua pemerintah. Jadi yang dimaksud adalah sekarang kita dihadapkan pada pilihan apakah rumusan pemerintah yang baru atau yang lama. Ada perubahan yang ditekankan teman-teman kemarin ini Pansus dan Panja, itu hanya soal "tidak diuraikan" itu yang dari PDIP.

Dari PDIP yaitu soal media itu tidak diuraikan. Dari PPP, soal lembaga pemerintah, pemerintahan daerah. Dari Partai Demokrat, supaya mudah dimengerti.

Dan dengan berbagai usulan itu, maka dibuatlah rumusan pemerintah yang baru. Rumusan pemerintah yang baru ini adalah "arsip adalah rekaman kegiatan". Sekarang ada pertimbangan rumusan alternative yang sebenarnya pemerintah yang lama itu adalah "informasi terekam dan atau direkam", itu lebih bagus. Menurut teman dari PPP tadi didukung oleh PKS yang mengatakan bahwa disini ada tambahan yang kurang pada alternative yaitu soal kegiatan atau peristiwa. Jadi hanya itu perbaikan tambahan saja. Jadi gabungan yaitu "arsip ada informasi kegiatan dan atau peristiwa yang terekam dan atau direkam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dan seterusnya ... " jadi begini saja ya.

DRS. AGUSTINUS CLARUS/F·PDIP:

Pimpinan, kalau kami masih berpendapat begini Pak Djoko bahwa arsip itu adalah rekaman, belum tentu rekaman itu juga informasi karena ada yang ..

KETUA RAPAT:

Tidak pak, rancu dengan Bab.


lya, jadi itu harus difikirkan.

12

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Pak Agustinus .... kalau mau bikin yang baru dibawah.

"Arsip adalah informasi tentang kegiatan dan atau peristiwa yang terekam atau direkam".

Nggak usah "dalam dokumen" lagi, "atau dokumen"nya dihapus.

"Arsip adalah informasi tentang kegiatan dan atau peristiwa yang terekam atau direkam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara pemerintah daerah lembaga pendidikan dan seterusnya .... ".

Nah ini ada perbedaan pandangan, kalau saya melihat bahwa kalau yang alternative yang juga pemerintah ini, "Arsip adalah informasi tentang .. " itu dia sudah menjadi informasi. Sedangkan dari definisinya Pak Djoko tadi definisi arsip recoded itu diambil diatas, " adalah rekaman informasi tentang kegiatan dan atau peristiwa".


Kalau begitu ditambahkan "rekaman informasi", nggak ada masalah sama sekali. itu bagus sekali. Yang di atas ..... karena kita jangan sampai UU yang ... berbeda dengan yang diluar negeri. Jadi setuju sekali :

"rekaman informasi tentang".

KETUA RAPAT:

Jadi sudah menghapuskan "yang terekam dan atau terekam", karena rekaman itu terekam atau direkam.


Pimpinan, mungkin karena atau sebab pemikiran saja ya .. ini kan tadi keberatan cuma pada kata "informasi", saya kira ada kata yang sifatnya itu lebih baku dari informasi yang kalau kita khawatirkan informasi itu terbias oleh pemikiran atau pun yang lainnya yaitu adalah kata dokumen. Cuma dokumen ini perlu dilihat khusus bahasa cocok atau tidak.

"Arsip adalah dokumen tentang kegiatan dan atau peristiwa yang terekam dan atau direkam dalam berbagai bentuk dan media".

Nah kalau kata "dokumen" ini bisa lebih baik dari pada informasi mungkin itu bisa digunakan, cuma perlu dilihat mungkin di kamus dokumen itu tepat atau tidak.

KETUA RAPAT :

Pak Untung supaya jangan nampak .... keberatannya Pak Agustinus tadi itu sebenarnya sudah terjawab dengan maksud disini "rekaman"nya lebih duluan. Jadi bukan informasi saja. Nah tentang kalau saya tidak salah, informasi dan dokumen ini, informasi betul ini duluan. Dan definisi arsip tadi internasional, recoding information. Jadi kita sesuaikan saja dengan definisi.


Mohan ijin, sebetulnya saya juga senang ini Pak Untung, jadi kalau di dalam itu perlu saya sampaikan lagi, recoded information kalau diluar negeri kamus-kamus itu kemudian dalam huruf documen, memang betul. Tapi dalam kurung memang document.

13

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Atau tambahkan saja pada "rekaman informasi dan dokumen".


Kalau kami setuju, karena di luar negeri recod of information dalam kurung dokumen.


Begini, khawatirnya tambah-tambah, tambah-tambah, jadi usul saya, kita harus lihat pilihan kalimat yang efektif. Say a kira kalau belajar dari definisi itu disinilah kit a keliru disini nan ti dampaknya.

KETUA RAPAT:

Hapus saja, tapi dalam informasi kita ingat bahwa itu dokumen.


lya, pimpinan jadi kita lihat.

KETUA RAPAT:

Sebenarnya dalam informasi itu dalam kurung juga enak.


Nanti kalau dicantumkan disitu dalam dokumen padahal apa bedanya sih dokumen sama arsip.


Sama, jadi di UU No. 8 Tahun 1997, karena pengertian arsip itu orang tidak menghargai itu kemudian diganti UU No. 8 menjadi dokumen perusahaan. Dan memang sekali lagi kalau kami hanya dimasukan atau tidak itu tidak ada masalah, bagi kami itu yang sebetulnya ini sebetulnya juga dokumen. Misalnya usulan Pak Untung tadi masuk, kami sangat senang, tidak masuk pun tidak masuk dokumen.

KETUA RAPAT:

Silakan.


Harusnya sandaran rekaman informasi atau dokumen tentang kegiatan dan atau peristiwa dalam berbagai bentuk jadi yang terekam dalam itu tadi, dihapus.


Tapi saya lebih,

DRS. HADIMUL YO, M.SC/F-PPP:

Dokumen dan informasi sama dong. Jadi langsung saja kalau begitu "arsip atau dokumen a tau rekaman informasi ad al ah .... " lni menu rut say a yang kita definisikan adalah pekerjaan aktif, supaya jangan rancu pada kita tambah alias-alias lagi jadi nanti kayak teroris Pak, kabur kemana-

14

ARSIP D

PR RI

mana itu Pak. Kalau saya begini Pak, mungkin kalau saya lebih tertarik yang awal itu. "arsip adalah rekaman kegiatan". Jadi yang kegiatan itu dan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat ". Jadi itu lebih sederhana.

KETUA RAPAT:

Kami mau kasih tahu, ini kan sudah disetujui, ini kan awalnya anda karena Pak Hadimulyo ada kelebihan di rumusan alternative yang mau diangkat ke atas, hanya itu. "Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan ... ", hanya itu. Jadi hanya itu sebenarnya.


Bukan, pertanggu jawabannya itu artinya itu bisa dipakai di pengadilan. Jangan sampai nanti pengadilannya berkelit dikeluarkan itu pertanggu jawaban. Jadi kita hanya menjelaskan dokumen ini dibuat oleh dan diterima oleh dari, kan begitu.

KETUA RAPAT:

Jadi dihilangkan pertanggung jawaban, bungkus ya, Pak Djoko dihilangkan pertanggung jawaban bungkus, jadi yang usulan kita pakai ya .. rekaman ya. Oke ya .. mempersempit.

(KETOK PALU 1 KALI)


Jenis dokumen-dokumen bisa dipertanggung jawabkan Pak.

KETUA RAPAT:

Nanti kita dikejar-kejar oleh pertanggung jawaban. Lanjut, where are you going, /love you full. DIM berapa, 16 ?Arsip dinamis adalah arsip, silakan pemerintah.


Jadi sebelum pemerintah Pak saya usul saja, karena ini menyangkut klasifikasi atau arsip ini. Ada arsip dinamis, ada arsip aktif in aktif, vital dan statis. Jadi ditayangkan dalam satu kesatuan supaya kita bisa membangun servital

KETUA RAPAT:

Silakan diketik dulu, kategori-kategori arsip, sambil menunggu itu supaya Depkumham barangkali ada masukan. Handal atau andal, "andal". Ya kita mulai dari arsip vital dulu. Supaya berurut, DIM berapa arsip vital ? 16. "Arsip vital adalah arsip yang keberatannya merupakan prasarana dasar bagi berlangsungnya kontinyuitas operasional dari pada penciptanya termasuk apabila terjadi musibah tidak dapat diperbaharui atau ditemukan di tempat lain.

(KETOK PALU 1 KALI)

ltu tetap, fraksi-fraksi tetap. Kemudian DIM 18, arsip dinamis itu berapa?

KETUA RAPAT:

Urutannya arsip vital, arsip dinamis, arsip statis. Oke kita DIM 15 Arsip Dinamis .... adalah .. singkat "L" kecil, "T" kecil. ltu bisa disetujui?

(KETOK PALU 1 KALI)

15

ARSIP D

PR RI

DIM 16 , Arsip Aktif.

"Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dalam waktu terusmenerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada unit organisasi pengelola".

Mungkin sampai di "sehari-hari" saja ya.


Mahon ijin, kalau kami diberikan kesempatan untuk menjerlaskan barangkali.

"Arsip dinamis adalah arsip yang gunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi atau kegiatan lembaga pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu untuk memenuhi kewajiban hukum dan penyelenggaraan administrasi atau kegiatan".

KETUA RAPAT:

Kita baca saja dulu.

"Arsip dinamis adalah arsip yang gunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi atau kegiatan lembaga pencipta arsip .. ".

"L" kecil, "P" kecil.

"Dan disimpan selama jangka waktu tertentu untuk memenuhi kewajiban hukum dan penyelenggaraan administrasi atau kegiatan".

Jadi kalau ada kata-kata "selama jangka waktu tertentu", di batang tubuhnya ada nggak ?. batang tubuhnya ada.


Kami mohon ijin untuk huruf besar huruf kecil barangkali kami mohon dari ahli bahasa.


Lembaga pencipta arsip apakah itu huruf kecil atau huruf besar.

KETUA RAPAT:

Untuk sementara huruf kecil saja, kalian menghadap yang Maha Besar. Oke, memangmemang huruf kecil Pak, karena belum jadi satu nama. "Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi atau kegiatan lembaga .... ". apa? oh ini lembaga, "kegiatan atau kegiatan pencipta arsip". "secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi atau kegiatan lembaga .... ". Kegiatan dilakukan oleh lembaga.


Saya kira supaya kita nggak rancu karena kita ini main bahasa arsip dinamis, arsip aktif dan arsip in aktif. Secara prinsif itu berbeda, karena menurut saya kalau dilihat definisinya kita tidak memerlukan pendefinisian pada arsip vital kalau melihat definisinya. Cukup pada aktif dan in aktif karena dia akan dinamis, karena penggunaannya disana, karena mengurai itu .... jadi kita tidak menjadi rancu karena begitu banyak. Jadi aktif dinamis berdiri sendiri, saya fikir adalah terpisah, ternyata ada arsip aktif yang arsip dinamis yang begini, arsip in aktif adalah arsip dinamis yang begini. Jadi maksud saya dengan demikian arsip dinamis menjadi tidak perlu lagi harus didefinisikan kalau dalam konteks penyusunan undang-undang. Jadi kita nggak perlu ini. Supaya nanti kita bisa melihat ini kan sesuatu yang baru, apakah memang ada ... seperti ini Pak.

16

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Silakan.


Kami tadi menanggapi usulan Pak Ferry tadi apakah seharusnya tidak perlu ada arsip dinamis karena arsip aktif itu juga arsip dinamis, arsip in aktif juga arsip dinamis. Kami perlu sampaikan pada dasarnya arsip itu sebetulnya hanya dibagi dua arsip dinamis dan arsip statis. Nah arsip dinamis itu dibagi dua yang satu aktif, satu in aktif. Nah memang nah inilah yang barangkali yang ini yang sekarang dikeluarkan kami kembangkan. Jadi konsep di Indonesia untuk arsip pemerintah pusat itu untuk in aktif itu berbeda dengan di luar negeri. T api kami ingin ini juga mendapatkan penekanan. Jadi arsip dinamis tadi dibagi dua yaitu menjadi aktif dan in aktif. lstilah dinamis dan statis dari Belanda. Nah kami tidak menggunakan istilah Belanda karena dinamis itu dibagi dua itu namanya wewendre (berjalan) dan semi statis. Nah untuk wewendre tidak ada padanan misalnya semacam aktif. Lha kami kemudian mengambil dari Kanada aktif in aktif. Jadi sekali lagi pada dasarnya tadinya dibagi dua dinamis dan statis. Karena ini nanti kalau di dalam batang tubuh nanti akan mengkait. Dinamis itu nanti kalau penilaian itu adalah nilai guna primer sedangkan statis nilai guna sekunder. Aktif itu juga primer in aktif itu juga nilai guna primer.

Jadi sebetulnya memang barangkali apakah perumusannya yang kurang pas, tapi arsip aktif ini harus mengacu lagi, makanya disebut arsip aktif adalah arsip dinamis. Kalau tidak dijabarkan arsip aktif tidak ada penjabaran aktif in aktif, itu berarti semuanya arsip dinamis begitu. Mungkin begini, kalau di dalam bahasa inggris itu disebut caren sama tenikar. Jadi .... yoe see itu aktif in aktif diadopsi oleh pemerintah Indonesia ketika itu aktif in aktif dalam peraturan pemerintah No. 34 Tahun 1979.


Saya kira pertama ini terlalu pendefinisian, saya hanya ingin mencoba mengklarifikasi soal yang berkaitan dengan kan kalau kita mau baca ... arsip dinamis itu apa aktif itu apa in aktif itu apa. Jadi in aktif dengan aktif adalah bedanya hanya frekuensi penggunaannya dalam kondisi saja. Kemarin pilihannya adalah apakah kita mau mendefinisikan pada dua aktif in aktif atau pada dinamisnya. Atau kita nggak usah mendefinisikan secara khusus. Tidak ada keperluan ..... tapi yang paling penting misalnya kita memilih arsip dinamis. Jadi artinya ..... jadi menu rut say a tidak pernah didefinisikan. lni soal kearsipan sehingga nanti dinamis statis kembali kepada yang perlu .....


Mohan ijin, dalam UU No. 7 Tahun 1971 seperti yang dikatakan Pak Ferry tidak dibagi aktif in aktif. Jadi kata dinamis statis itu dua itu diamanatkan oleh UU No. 7 Tahun 1971, sedangkan pembagian aktif in aktif itu baru Tahun 1979 di dalam PP itu. Memang sejak awal di dalam rumusan UU itu tidak ada.

KETUA RAPAT:

Saya kira tidak apa-apa karena kita nanti akan menuju kepada dokumen keaktifan yang semakin complicated, maka biar saja sesuai dengan perkembangan teknologi informasi komunikasi pembagian yang lebih rinci itu diperlukan. ltulah yang membuat perbedaan UU ini kan ? dan begini didapati nanti dalam bidang komputer dalam sistem dokumentasi nanti kan ada dibikin nanti kategori-kategori berdasarkan frekuensi. Nanti penggunaan itu konfirmasi sama frekuensinya misalnya lebih dari 10 ribu nanti dia pakai dalam kategori itu. Kalau terjadi nanti shaldout terjadi ini, petugas yang mempersiapkan untuk masuk ke arsip statis tidak bisa bekerja pada arsip-arsip ..... jadi nanti mempunyai konsekuensi dalam manajemen pengelola arsip. Sehingga kategori ini perlu untuk mendukung pengelola arsip formal atau informal. Saya kira itu.

17

ARSIP D

PR RI

DRS. FERRY MURSYIDAN BALDAN/F-PG:

lni saya pengalaman betul dari UU HAKI jadi pendifinisian kemajuan teknologi itu nggak bisa kita definisikan di awal, ketika dia berubah bentuk dalam itu yang ada di HAKI sekarang itu kenapa ? itu karena memang pad a soal ..... itu pad a so al cakramnya saja tidak pad a sesuatu yang bentuk lain, itu sudah terdefinisikan waktu itu Pak. lni lanjut teknologi, oleh karenanya menurut saya, saya usulkan kalau begitu adanya saya tidak ingin ada kalimat yang pengulangan. Jadi biar saja arsip-arsip adalah arsip yang dari sisi penggunaannya. Jangan dia mendefinisikan lagi arsip dinamis, boleh nggak begitu ? jadi in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya berlangsung dalam perjalanan arsip ini tidak lagi didefinisikan sebagai arsip dinamis yang begini, arsip dinamis yang begini itu serangkaian.

KETUA RAPAT:

Nggak apa-apa ya .. kan? nanti pihak kearsipan bisa ditaroh dalam prakteknya.


Sebetulnya kalau kami itu begini, karena ini nanti berkait dengan .... karena begitu dinamis dia adalah pencipta arsip. Di pencipta arsip itu sudah mulai dia akan diarahkan ada pembedaan antara aktif dan in aktif. In aktif itu kan artinya di unit kearsipan. Unit kearsipan itu kita letakkan di dalam organisasi kearsipan. Sehingga kami memandang perlu bahwa arsip in aktif itu merupakan bagian dari arsip dinamis. Nah masalah bagaimana perumusannya kalau itu dianggap kurang pas, kami itu hanya ingin mengapa menyebutkan arsip dinamis lagi, supaya tidak mengulang kata yang ada.

KETUA RAPAT:

Nggak apa-apa, jadi itu sebenarnya sama dengan ada klarks, ordo jenis spesies itu, jadi ini terdiri dari ini-ini-ini. Kembali lagi yang di bawahnya itu di-river ke atas. Nah mengenai penggunaan teknologi yang saya maksudkan itu hanya penunjang, dia tidak terkait. Jadi apapun perubahan disini dan perubahan teknologi tidak ada urusan. Hanya nanti dibuat pisah atau kategori-kategori, nanti bisa pakai teknologi mana saja, tapi tidak terpengaruh. Jadi kita tidak usah terpengaruh dalam suatu teknologinya. Tapi maksud saya ini bisa mengantarkan pada petugas disana untuk bekerja dengan tuntunan bahwa ada kata dasar dinamis dibagi nanti atas itu tadi.


Nanti kalau kita nggak setuju itu.

KETUA RAPAT:

Siar nanti dalam pelatihan saja diajarkan.


Saya betul-betul melihat bahwa pengertian arsip dinamis itu sudah klir ya. Nah pencantuman ini saja saya kira nanti kita dianggap ini kan soalnya adalah kita ini kan harus bisa juga menjelaskan, apa sih arsip itu ? ada klasifikasi apa arsip aktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, Iha ko' cuma beda penggunaannya pakai beda-beda sedemikian dahsyat. Nanti kenapa misalnya apakah arsip kita tidak masuk arsip dinamis ? ya dinamis juga karena penggunaan tinggi. Jadi arsip vital adalah arsip dinamis ..... yang bisa dibalik-balik begitu.

KETUA RAPAT:

Betul-betul Pak Ferry benar, jadi kalau misalnya kita mau sederhana semua yang frekuensifrekuensi kita hilangkan. Jadi hanya ada tiga kategori saja. Jadi dinamis, vital dan statis. Hanya itu

18

ARSIP D

PR RI

,~

I

sebenarnya, cuma maksudnya frekuensi ini perlu dimasukan, karena kalau menyangkut dokumentasi yang jumlahnya banyak sekali, saya membayangkan satu pola perencanaan yang sangat bergantung pada soal aktif dan tidak aktif. Kami lihat misalnya masih aktif berdasarkan frekuensi dia bisa masuk di gudang Sosento, kategorinya ada tapi itu kan jumlahnya besar. Jadi mendukung dalam perencanaan. Nah nanti berapa frekuensinya itu urusan internal itu yang aktif. Karena itu punya sistem dokumentasi. Bagaimana Pak Ferry. Silakan Pak Untung.


Jadi saya pahami bahwa sebetulnya istilahnya itu ada dua dinamis dan statis. Oleh karena itu kalaupun itu mau dimunculkan dua di definisi, maka nanti di dalam batang tubuh itu harus dijelaskan lagi, kalau kita mengkategorikan lagi apa dinamis itu. Memang kalau dari sisi bahasa memang pembagian aktif dan in aktif ini kan kalau pengertian in disitu apa maksudnya ? kan seolah-olah tidak, tapi kan disitu sebetulnya menunjukkan bukan tidak, kalau tidak, itu kan seolaholah dia menjadi tatip. Tapi disitu cuma hanya menunjukkan frekuensi yang menurun. Jadi mungkin antara aktif dan tidak aktif yang tidak aktif itu bisalah sebetulnya tatip, itu ada kata lain sebetulnya semi aktif. Maka kan Pak Ferry bilang tapi ini sekali lagi kategori arsip mau seperti apa, perbedaan frekuensi itu sejauh mana antara yang statis dan in aktif. Apalagi kalau kita kaitkan dengan nanti pengistilahannya, in aktif itu kan secara bahasa sebetulnya tidak aktif itu. Ya .. kalau tidak aktif sebetulnya tidak dipakai lagi jadi seperti tatip. Kalau tatip kan nggak dipakai. Kalau pengertian bahasa in aktif itu tidak aktif, tidak aktif kan tidak terlalu aktif. Ya .. ini kan soal bahasa, barangkali kalau bahwasanya kalau sudah jadi istilah kan apa saja, ya .. kalau sudah kesepakatan ya dipakai seperti itu. Tapi ini belum dijadikan UU arsipnya dibahas.

KETUA RAPAT:

Oke, bagaimana kita hapus saja?


Bukan, kalau saya justru sependapat dengan Pak Ferry arsip dinamisnya yang ditulis. Jadi arsip aktif adalah arsip dinamis, istilah "dinamis" tadi dibuang, arsip in aktif adalah arsip dinamis itu dibuang.

KETUA RAPAT:

lntinya frekuensinya tetap. Oke, kita setuju "dinamis" nya dibuang.


Pak saya cuma ingin menjelaskan saja pertanyaan saya itu muncul mengkritik saya betul Pak, karena ada pemisah melindungi arsip, yang bencana sosial, peran, ada penggabungan. Kenapa saya tanya itu ngotot disana? karena saya khawatir begini, begitu ada penggabungan dua lembaga misalnya perindustrian dan perdagangan, maka arsip aktif Departemen Perindustrian dan Perdagangan sebagai masing-masing departemen menjadi aktif yang frekuensi pengolahannya jauh menurun kan in aktif. Justru padahal pada sisi yang sama penggabungannya itu menjadi penting, jadi dia aktif. Nah jadi pendefinisian itu yang menurut saya merancukan, itu melihatnya dari sana.

KETUA RAPAT:

Jadi bergantung pada frekuensi saja.


ltu aksen dari kalimat 347 penyelenggara administrasi dan kegiatan.

19

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Dasarnya itulah kita lihat. Pertama arsip dinamis sudah oke. Sekarang justru arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi dan atau kegiatan dan lembaga, kata "dari" dihilangkan. Pak Djoko, yang dimaksud ini kan "dan atau kegiatan dari lembaga pencipta arsip" begitu kan maksudnya ? kalau mau ditambahkan, cuma biasanya, Ahli bahasa bagaimana ? perlu ditambahkan kata "dari" disitu nggak ? cukup dengan kegiatan lembaganya? ya oke setuju.

(KETOK PALU 1 KALI)

Ya .. kegiatan itu adalah kegiatan lembaga, lembaga pencipta arsip, kita Ahli bahasa kan ? yang dimaksud kegiatan itu kegiatan lembaga, kegiatan DPR begitu maksudnya, bukan isi kegiatannya, apa pun kegiatannya. Ya .. bukan kegiatan tertentu, kegiatan lembaga. Kegiatan Komisi II.


Atau ditambahkan saja, lembaga pencipta arsip.

KETUA RAPAT:

Ya .. itu saja kegiatan lembaga pencipta arsip, yang dimaksudkan kegiatan lembaga pencipta arsip. Oh ini ada dua, itu nggak itu, titik saja, itu nggak ada, hapus. "memenuhi kewajiban hukum dan penyelenggara administrasi". Oh .. karena di atas ada kegiatan, "memenuhi kewajiban hukum dan penyelenggara administrasi", "jangka waktu tertentu untuk memenuhi", tertentu saja, "dalam jangka waktu tertentu" saja disini. Ya .. oke, sorry itu tadi ada dua kegiatan.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM4 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM4 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan tinggi dan atau terus-menerus diperlukan.

Oke .. bungkus ?

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan.


Pimpinan, tadi itu kan dari sisi urut-urutan, arsip vital ini kan menyempal sebetulnya dia lempar ke atas satu tu run ke bawah.

KETUA RAPAT:

Menurut sana dulu .... tidak setuju in aktif, vital setuju, statis? digunakan secara langsung dalam melaksanakan administrasi.


Pimpinan, tadi itu Ahli bahasa sudah datang mengenai huruf besar lembaga pencipta arsip dengan juga mungkin lembaga kearsipan.

20

ARSIP D

PR RI

Arsip statis ad al ah arsip ..... dst "

Sekali lagi bagaimana setuju ? tapi saya ini begini, ada istilah yang "terus menerus" dipakai oleh definisi ini lalu menggunakan istilah penyelenggaraan administrasi. lni bisa membatalkan definisi arsip itu. Karena kalau ada administrasi itu membatasi. Batik itu bukan administrasi, keroncong yang kita masukan sebagai arsip itu bukan administrasi.


Saya begini, saya rasa ini kesalahan kami, kesalahan saya, jadi memang kalau di dalam bahasa inggris tidak pernah administrasi it a conduch of is bisnis dalam rangka pelaksanakan kegiatan. Jadi memang jangan administrasi kegiatan apapun saja, tapi kalau administrasi sudah sempit Pak.

KETUA RAPAT:

Pak Djoko nggak bilang mendukung saya.


Belum, belum sampai kesitu, jadi setelah itu saya mengatakan bahwa pimpinan rapat sangat cerdas. lstilah "administrasi-administrasi" sebelumnya mohon dihilangkan.

DRS. HADIMUL YO, M.SC/F·PPP:

Mendengar penjelasan Kepala Arsip tadi artinya itu, saya lagi kebayang yang kegiatannya itu jangan dibuang. Kalau begitu kembalikan posisi semua kegiatan.


Yang tadi "administrasi"nya yang dibuang.

KETUA RAPAT:

Maaf Pak ... ini kita kembali bongkar definisinya ini Pak. Pak Djoko kita buka definisinya. Sekarang begini kita mau jujur ini ada Ahli bahasa. lni dasar masalah ini, ketika kita rumuskan lembaga pencipta arsip, kata "lembaga" di depan harus bisa dipertanggung jawabkan hubungannya dengan pencipta itu ada diantaranya orang. Perorangan itu disetujui nggak ? bisa nggak diwakilkan sebagai lembaga pencipta arsip ? itu masalahnya. Jadi lembaga atau perorangan. Kalau nggak nanti dia bukan lembaga, kata "lembaga" itu kan bukan orang, kita tanya Ahli bahasa, lembaga itu orang nggak ?

AHLI BAHASA:

.................... (suara tidak jelas)

KETUA RAPAT:

Disini ada definisi lembaga negara, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan. Nah ini semua namanya lembaga, bisa ngga? padahal disini dan orang.

AHLI BAHASA: .................... (suara tidak jelas)

21

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Baik, katanya kalau untuk kebutuhan terminology UU Kearsipan ini boleh saja, kalau memang kita setujui bahwa orang itu termasuk lembaga, itu orang adalah lembaga.


Karena UU ini bukan untuk kita tapi untuk seluruh rakyat Indonesia, jadi kita harus lebih pengertian itu yang kita dapat rakyat lain kan tidak dapat. Tidak bisa mengarahkan supaya pengertian dia sama dengan kita, tidak bisa. Kita harus ..... dengan jelas. Lem bag a pencipta arsip ini sebetulnya lebih relevan kalau dia letakan setelah definisi arsip.

KETUA RAPAT:

Bagaimana kalau "lembaga"nya saja dihapus. Kalau memang tidak ada batas umum memang nggak ada lembaga, nggak ada relevansinya, langsung saja pencipta arsip. Yakni pencipta arsip meliputi ini lembaga negara langsung saja tidak usah ada "lembaga".

AHLI BAHASA :

Mungkin bahasa inggrisnya asal-usulnya bagaimana Pak, lembaga pencipta arsip ini.


Di dalam bahasa inggris itu disebut dengan critic agency, itu ya lembaga pencipta arsip, termasuk perorangan tadi.

KETUA RAPAT:

Terjemahannya itu critic agency terjemahannya lembaga pencipta arsip. Sebenarnya terjemahan lain adalah pencipta arsip. Bahasa inggrinya kan hanya dua suku kata, terjemahannya ko' jadi tiga.


Jadi kami setuju saja "lembaga" dihilangkan, karena kami sendiri barangkali terlalu harfiah. Jadi kami setuju dan itu tadi agar tidak menimbulkan perdebatan.

KETUA RAPAT:

Jadi cukup "pencipta arsip" ya, kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. "administrasi"nya bagaimana? hapus juga, hapus.


Bagus-bagus, karena di dalam bahasa inggris tidak pernah pakai "administrasi", it the conduck it bisnis.

KETUA RAPAT:

Jadi adalah "arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu". Lanjut.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan tinggi dan atau terus menerus. Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Nah ini salah jangan taruh vital dibawah, vitalnya taruh di atas, taruh di atas, penglihatan juga penting, dinamis, aktif in aktif menurun kemudian statis.

22

ARSIP D

PR RI

Arsip statis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung oleh pencipta arsip.

Nggak oleh pencipta arsip oleh masyarakat siapa saja, bisa saja yang tidak menciptakan arsip. Sekarang mereka pergi ke Kantor ANRI kan minta itu dokumen, bukan mereka yang pencipta arsip lagi.


Bukan, ini kan rever arsip studi.

Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung, oleh siapa?

KETUA RAPAT:

Oleh siapa saja.


Bukan-bukan, maksudnya ini kan tidak dipergunakan secara langsung, kalau dinamis kan langsung.

KETUA RAPAT:

Tapi bagaimana oleh masyarakat yang pergi ke ANRI, kan dia menggunakana juga arsip statis.


Jadi sebetulnya tidak dipergunakan secara langsung itu oleh siapa ?

KETUA RAPAT:

Oke-oke, sudah masuk pencipta arsip. Tetapi memiliki nilai kesejarahan, ini penting untuk ke ANRI ini jadi begitu, jadi disitu kan arsip sudah dikirim kan tidak digunakan lagi dia kasih dikirim ke ANRI digunakan lagi oleh masyarakat, nah kalimatnya harus ada. Secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan serta dilestarikan. Nah ini nilai kesejarahan sebagai memori , kan "sebagai"nya di kalimat sebelumnya itu kan banyak, sebagai memori, sebagai acuan, sebagai jati diri, kan banyak, pakai saja kalimat yang sulungnya itu di definisi yang sebelumnya. Ya .. kita pakai itu. "sebagai"nya pinjam dari yang tadi secara lengkap di definisi.


Pimpinan, mungkin konteks definisi ini apakah selalu dikaitkan dengan sifatnya umum yang besar atau dia umum saja. Katakan begini arsip statis itu kan juga bisa ada pada pencipta arsip perorangan. Sehingga mungkin nggak ada kaitannya dengan bangsa.

KETUA RAPAT:

Kalau begitu langsung saja, "yang memiliki nilai kesejarahan dan disimpan ... di lembaga kearsipan" langsung saja, nggak usah yang lain, "L"kecil, "K" kecil. Ya oke .. setuju ya .. mantap ya .. monggo ..

(KETOK PALU 1 KALI)

Kenapa yang lain berpindah-pindah, nggak ada pertanggung jawaban soal-soal etika, padahal kita ini kalau tidak bisa ... dan tidak boleh sembarang dibungkus ... bagi kelangsungan operasional pencipta arsip termasuk yang tidak dapat diperbaharui atau ditemukan di tempat lain.

23

ARSIP D

PR RI


Tidak tergantikan.


Mungkin pemerintah perlu memberi satu ilustrasi satu saja tentang contoh aktifitas. Dari situ mungkin kita bisa fikirkan pendefinisiannya.


Terima kasih, jadi ini memang salah satu contoh adalah Teks Proklamasi, Supersemar. Jadi Supersemar ketika dikeluarkan oleh Bung Karna sampai tahun 1971 dia adalah vital, tapi setelah 1971 setelah Pemilu dia menjadi statis. Jadi arsip vital bisa menjadi statis, arsip vital bisa tidak menjadi statis dinamis terus, tapi khusus untuk itu, termasuk misalnya pernyataan berhenti Pak Harto sebagai Presiden dan kemudian kan Pak Habibie menjadi Presiden ketika itu, nah itu arsip ketika itu vital, dan bahkan ketika itu dipinjam oleh Pengadilan Negeri Jakarta Pusat ketika Pak Habibie digugat oleh 52 Pengacara yang menuntut bahwa Pak Habibie itu tidak sah sebagai Presiden, karena berdasarkan pernyataan Pak Harto yang dianggap tidak sah.


Sebentar Pak, yang dipinjam Pengadilan itu sudah dikembalikan Pak ?


Sudah. Kalau Teks Proklamasi itu hilang khusus Pak ya .. sampai Indonesia bubar. UUD 45 yang dinamis adalah yang sudah diamandemen, kalau setelah yang lama pasal-pasal yang diperbaharui itu menjadi statis. Tapi yang sekarang Amandemen sampai IV itu dinamis. Nah nanti hari Senin itu lnsya Allah akan diserahkan oleh Pak Hidayat dan akan disimpan di Arsip Nasional walaupun itu masih dinamis. Nah di luar negeri sekarang hampir kecenderungan negara-negara maju arsip yang vital ini disimpan di lembaga kearsipan, dia dilindungi dari konflik persenjataan dan perang.

KETUA RAPAT:

Oke, kita langsung ke bahasanya "tidak dapat diperbaharui", jangan "tidak ditemukan di tempat lain", "tidak tergantikan apabila rusak atau hilang" titik ya.


Mungkin satu lagi contoh, "sertifikat" atau "BPKB", ketika BPKB hilang kita minta Palisi "duplikat", BPKP termasuk arsip vital.

KETUA RAPAT:

Sampai ini "rusak" atau ''hilang".

KETUA RAPAT:

Lencana dihilangkan, karena kita tidak suka sama lencana. Oke setuju.

(KETOK PALU 1 KALI)

Dengan demikian keseluruhan definisi kita bungkus, dimulai dengan yang vital ini.

(KETOK PALU 1 KALI)

24

ARSIP D

PR RI

Jadi kita bisa simpulkan yang sudah selesai sampai DIM 19, nanti baru 20 ya, yang itu retensi. Bagaimana kalau kita selesaikan DIM kita ini sambil menunggu ini buka puasa. Pak Tundan setuju ya .. semua yang tadi.

DIM 20, Jadual Retensi Arsip selanjutnya disingkat JRA atau daftar yang berisi ..... jangka waktu penyimpanan atau retensi serta keterangan tentang musnah atau permanent yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan. Kita persilakan, langsung saja ya .. permanensi jadual retensi yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Pedomannya ini penting karena ini KPU membakar arsip-arsip surat suara. lni sebenarnya kata kuncinya Pak Djoko, Pemilu yang bersih itu di soal arsip. Jadi kita kemarin itu waktu bikin UU Penyelengara Pemilu dan Pemilu itu penekanan di soal arsip itu kurang, mestinya itu. Orang boleh curang di TPS, boleh curang di PPS, PPK tapi arsipnya tetap ada. Oke ini soal retensi. Pemerintah bagaimana, sedang menyusun ?


Jadual Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi dan keterangan yang memuat rekomendasi penetapan musnah koma dinilai kembali atau permanent suatu arsip koma yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan.

Jadi maksudnya yang dipakai penyusutan adalah jadual retensi arsip. Nah tadi yang diketik disini adalah kurang "dinilai kembali". Jadi maksud kami adalah jadi arsip itu sejak awal kita belum bisa menentukan musnah atau permanent, nah kemudian suatu ketika setelah berumur 10 tahun nah kita baru menilai kembali oh .. ini musnah atau ini permanent, dengan penilaian yang akhir itu. Jadi ada ditambahkan "dinilai" kembali.

KETUA RAPAT :

Jadual Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi", nggak menurut saya begini Pak Djoko lebih bagus kita pakai definisi yang konsisten saja. Jadi karena kata awalnya itu jadual, berarti jangan dimulai dengan "daftar", jenis arsip jangan. Dimulai juga dengan "jadual".

Jadi "Jadual Retensi Arsip adalah jadual yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi koma jenis arsip dan keterangan yang memuat rekomendasi koma penetapan musnah atau permanensi suatu arsip koma yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan. Permanent bahasa inggris, kalau permanensi bahasa Indonesia, permanen itu kan kata sifat.


Mahon ijin ya, kita tidak dipihak bahasa. Jadi permanent itu artinya dia sudah tidak pusat, dan itu kadang-kadang disebut dengan permanent value, jadi itu disebut dengan misterical value atau permanent value, atau continue value atau archip value.

KETUA RAPAT:

Ya .. ya .. kata sifatlah ini, sesudah permanent itu ada value. Value-nya kan noun, permanent-nya kan ejektif. Tetapi kalau disini hanya permanent satu arsip dia menjadi kata benda permanensi.


Atau barangkali dari pusat bahasa.

KETUA RAPAT:

Pusat bahasa silakan.

25

ARSIP D

PR RI

AHLI BAHASA:

Dalam bahasa Indonesia permanent itu ... saja.

KETUA RAPAT:

Oh bisa ganda bisa negative, bisa noun.

AHLI BAHASA:

lya, seperti bapak itu kan nominal, tapi ketika ke-bapak-an itu kan sifat, jadi banyak kata yang seperti itu dalam bahasa Indonesia.

KETUA RAPAT:

Jadi permanennya ini bisa kata benda jug a.

AHLI BAHASA :

Saya belum saya eek apakah permanensi di dalam ..

KETUA RAPAT:

Nggak, karena bahasa inggrisnya permanen, pakai "c" dibelakang, pakai "c" nya itu kata sifat, tapi kan ada pakai "ce" itu sebagai kata benda. Nah kalau pakai "c" terakhir itu berarti "si". Import itu kan penting, importensi. Pakai materi bahasa kan ya. Tapi kita bisa terima ini definisinya. Jadi kita taruh dulu jadualnya.


Pimpinan, Ahli bahasa ya .. , itu "penetapan musnah" atau "penetapan pemusnahan" enaknya itu. Kalau "penetapan musnah" seperti agak janggal.

KETUA RAPAT:

Maksudnya "penetapan pemusnahan" cuma agak terlalu keras, "memusnahkan".


Jadi sebetulnya begini mohon ijin, itu nanti di kolom keterangan itu ada tiga yang termasuk saya usulkan, satu arsip ditulis "musnah", kadang-kadang ditulis "dinilai kembali", atau dinilai ditulis "permanen", itu di kolom keterangan.

KETUA RAPAT:

Artinya dia masuk kategori "musnah" atau "permanen".


Atau satu lagi, "dinilai kembali".

KETUA RAPAT:

Tidak ada disini "dinilai kembali".

26

ARSIP D

PR RI


Belum ada, tapi supaya diadakan.

AHLI BAHASA :

ltu dalam daftar, ini kan dalam pengkalimatan ini kalau harus seperti itu.

KETUA RAPAT:

Begini saja, keterangan jenis arsip, dan keterangan yang mau direkomendasi yang berisi dan keterangan yang membuat rekomendasi tentang penetapan musnah dinilai kembali atau permanent atau arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan. Tentang penetapan apakah dimusnahkan dinilai kembali atau permanen, nggak usah "suatu arsip" atau permanent yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan. Atau permanennya ya satu arsip. Oke Pak Djoko, ini kalimatnya ya .. "penetapan apakah dimusnahkan dinilai kembali atau permanennya suatu arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan".


Tapi kami sekarang masih sedang berfikir, apakah jadual itu kemudian isinya.

KETUA RAPAT:

Oh .. ya oke, kita bikin lagi, kita bikin lagi, jadi "jadual retensi arsip adalah daftar yang berisi ... "


Bukan-bukan, karena itu jadi kami saya masih ingat ketika tahun 1979.

KETUA RAPAT:

Oke .. nanti habis ini Pak Djoko, ini kita kumpul dulu, setuju. "daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi atas jenis arsip dan keterangan yang memuat rekomendasi tentang penetapan apakah jenis arsip dimusnahkan dinilai kembali atau dipermanenkan sebagai pedoman penyusutan".

AHLI BAHASA :

Usul Pak, di dalam definisi jangan ada kata "apakah",

KETUA RAPAT :

Oke .. terima kasih Pak, "yang dipergunakan" tetap, "dipermanenkan dipergunakan sebagai pedoman penyusutan". Oke kita kembali ke "apakah". "yang memuat rekomendasi tentang penetapan atas jenis arsip" ya oke.

AHLI BAHASA:

Kalau daftar sebaiknya, kalau daftar itu kan isinya ini-ini.

KETUA RAPAT :

Mengisi daftar ya .. memang catatannya membuat daftar. Oke ..

(KETOK PALU 1 KALI)

27

ARSIP D

PR RI

Dengan demikian terima kasih Pak Djoko dan pemerintah pada umumnya, teman-teman sekalian yang kami hormati terima kasih atas dukungannya sampai kita selesaikan dan kita akan lanjutkan lagi pukul 20.00 ya .. oke .. jam delapan ya.

(KETOK PALU 1 KALI)

KETUA RAPAT :

Selamat malam, dan salam sejahtera bagi kita sekalian,

Dengan demikian mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang Timus kita lanjutkan.

(KETOK PALU 1 KALI)

Penyusutan arsip adalah kita lihat dulu DIM 21 ini ada implikasi nggak dari yang sebelumnya. Tadi kan Arsiparis itu nggak berubah, tetap, in aktif tetap dipakai, aktif tetap dipakai, jadi misinya saja, sampai di 23. Jadi langsung saja "pencipta arsip" adalah tetap ya .. , arsip statis kepada lembaga kearsipan. Setuju ya itu internal. Oke setuju itu, bagus dan "lembaga kearsipan" nya huruf kecil "L" kecil, "K" kecil.

Kalau begitu kita lihat sajalah sekalian.

DIM 22,

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum atau otorisasi legal dan keberadaan sarana bantu penemuan arsip.

lni mesti ditambah, karena ada pelayanan disini. "Akses arsip adalah ketersediaan arsip" bukan "ketersediaan" ya .. sebagai hasil dari kewenangan hokum atau otorisasi legal dan keberadaan sarana bantu dalam penemuan arsip. Akses ini sebelum arsip, akses itu kan pintu jalan, belum ketersediaan. Akses arsip adalah kemudahan dalam pencarian arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum koma otorisasi dan pelayanan dengan dibantu sarana penemuan arsip.

"Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum koma otorisasi legal dan pelayanan ... " tambah pelayanan public, nggak usah. Cukup ya .. ? soalnya di akses ini ada masalah ditunggu-tunggu. Hanya dipersulit disitu, dipermudah kita, ini harus jangan melalui otorisasi legal ini masyarakat jadi repot. Tekankan pada akses legalnya. Kalau legalnya kan boleh itu dibuka, ini sudah legal, tinggal selanjutnya pelayanan. Jadi kemudahan dan pelayanan itu menurut saya ..... jangan tetap berdasarkan hokum. Bagaimana cara memasukan itu "akses" pemerintah silakan.


T erima kasih. Kalau semula tadi tertib, tapi perbuatan dari Pak Ketua, saya kemudian berfikir jadi

memang ketersediaan arsip itu saya dukung dan satu ketersediaan ...... untuk mempermudah penemuan ini. Sebetulnya itu tapi mungkin perlu dirumuskan kembali. Jadi semula kami memang merumuskan seperti ini, tetapi setelah Bapak Ketua tadi menjelaskan adanya kemudahan untuk menemukan arsip itu tadi, maka barangkali kemudian perumusannya menjadi seperti ini. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil kewenangan hokum otorisasi legal dan ketersediaan sarana bantu sarana bantu penemuan arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

KETUA RAPAT:

Kalau perolehan kan sudah langsung, sudah ditemukan dan peroleh. Kalau ditemukan saja tidak bisa diperoleh kan belum lengkap. Saya temukan tapi saya tidak gunakan atau manfaatkan itu malah makin terbatas. Jadi "pemanfaatan" atau "perolehan". "sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip" oke. Tapi maksud saya begini, kata "akses" ini

28

ARSIP D

PR RI

Pak Djoko yang kami hormati, kata akses itu kan selalu dipakai untuk pelayanan, disinilah masalah idiologinya teman-teman kita dari LSM selalu diakses. Jadi pemihakan dalam soal pelayanan itu masuk diakses ini, bukannya ditemukan tapi ada komitmen.


Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum koma keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip".

KETUA RAPAT:

Tapi itu mempermudahnya di sarana bantunya, tapi bukan di masyarakat yang datang. Tapi betul itu kalau dengan sarana bantu jadi itu mempermudahnya penekanannya hanya pada "sarana bantu"-nya bukan pada orang lain, itu kan sarana bantunya yang mempermudah. Tapi maksudnya komitmen petugas untuk membuka akses. Oke jadi kita ulang ya, Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum koma keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip''.

Akses arsip adalah ketersediaan arsip dan kemudahan sarana bantu penemuan sebagai hasil dari kewenangan". Lebih bagus.


lni supaya nggak salah paham ini Pak Djoko, "Akses arsip adalah ketersediaan arsip dan kemudahan sarana bantu penemuan sebagai hasil dari kewenangan".

KETUA RAPAT:

Kewenangan hukum dan otorisasi legal. Tambahin sedikit. "Akses arsip adalah ketersediaan arsip dan kemudahan sarana bantu penemuan dan pemanfaatan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum". Bagaimana pemerintah.


Esensinya itu sebetulnya begini, jadi akses itu karena ketersediaan arsip dari segi hokum dan kedua ketersediaan sarana bantu untuk penggunaan, pemanfaatan oleh masyarakat.

KETUA RAPAT:

Yang pertama saja Pak Ferry ya, nggak usah dinaikan kemudahannya. Eksisity dari arsip dan alat bantunya, kan begitu, ya .. eksisity arsipnya berdasarkan kewenangan hokum dan yang alat bantunya untuk mempermudah. Jadi kita pakai itu yang pertama saja. "Sebagai hasil dari kewenangan hokum" jangan "atau", "dan otorisasi legal serta keberadaan saran a ban tu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip". Ya .. oke.

(KETOK PALU 1 KALI)

Oke lanjut DIM 23. Lembaga pencipta arsip kita ganti menjadi pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai

kemandirian dan otoritas kemandirian", "kemandirian sama otoritasi" jangan dialternatifkan menjadi "otoritas". "kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab di dalam pengelolaan arsip". Bukan hanya dinamis ya, masa hanya arsip dinamis saja, kalau arsip aktif?


Kecuali lembaga kearsipan.

29

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT :

Tapi sebelum dia masuk ke lembaga kearsipan kan dia masih statis di kantor-kantor, ya .. masih statis di kantor toh .. nah pada waktu dia statis di kantor dia dikelola juga kan ? maksudnya periode antara sebelum diserahkan sampai diserahkan itu masih ada periode statis di pencipta arsip. Jangan sampai lepas dari tanggung jawab pencipta juga. Jadi maksudnya :

"lembaga pencipta arsip adalah lembaga yang mempunyai kemandirian atau otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis".

Ya .. oke?

(KETOK PALU 1 KALI)

"c" kecil, "a" kecil.

Selanjutnya ...

"Unit kearsipan adalah satu kesatuan kerja pada pencipta yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip in aktif dan pembinaan arsip dinamis di lingkungan lembaga pencipta arsip".

"Unit kearsipan adalah satu kesatuan kerja pada pencipta" karena lembaganya hilang, "unit kearsipan" itu "u" besar, "k" kecil, oh tidak, "U" besar, "K" besar, atau bahasanya dia "U" besar, "k" kecil.

"Unit kearsipan adalah satu kesatuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip in aktif', kenapa "arsip in aktif' saja ? kalau arsip in aktif dikelola, kalau arsip dinamis dibina? maksud saja begitu, coba silakan.


Saya kira disini mungkin kita masih apakah perlu memasukan kategori arsipnya, atau kita umumnya menyebut arsip. Jadi supaya kita tidak terjebak bahwa tentu nanti dalam penerapannya pengertian ini baru bisa berlaku ketika dalam ..... tapi dalam pengertian tidak perlu mengkategorikan, karena nani kalau ada hal seperti ini saya khawatir dalam prakteknya ketika kita butuh ada arsip yang aktif dibutuhkan seperti ini kalimatnya perlu ditambah lagi Pak, bisakah seperti itu misalnya atau memang ini khusus atau spesifik hal untuk arsip in aktif saja dalam pengertian ini.


Sebetulnya begini, kalau kita memang membahas unit kearsipan, seolah-olah berdiri sendiri. Sebenarnya begini ini, itu harus dijelaskan ada unit yang namanya unit pengolah sebetulnya, maaf ya .. ini agak terlalu teknis. Unit pengolah, itu yang dikelola yang arsip aktif. Jadi unit pengolah itu misalnya kalau di suatu lembaga seperti misalnya saja di kementerian PAN misalnya, di kementerian PAN itu yang mengelolah arsip in aktif itu dibawah secretariat di bawah Pak Tasbih. Tetapi nanti di deputi-deputi itu dia punya. Nah itu yang sebetulnya deputi-deputi itu yang dikelola arsip aktip. Nah arsip in aktif itu nanti istilahnya dipindahkan dulu ke secretariat ini yang disebut unit kearsipan. Arsip ketika dia arsip in aktif, itu supaya ini flesibilitas dan efisiensi dalam penggunaan arsip aktif di unit pengolah, maka arsip in aktif itu dipindahkan ke unit kearsipan ini.

30

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

lni kan ada dinamis, ada aktif, ada in aktif, ada statis. Nah kenapa ini hanya berlaku kepada arsip in aktif, kemudian yang dinamis dibina. Kenapa tidak pakai satu kata saja untuk semua itu.


Begini, dinamis karena dia begini, pada dasarnya dia punya tugas dan fungsi membina yang aktif juga, aktif di unit pengolah itu, fungsi pembinaannya ada di unit kearsipan itu. Barangkali mungkin formal kalimatnya "pengelolaan arsip aktif di unit-unit pengolah itu dibina oleh unit kearsipan.


Bisa dijelaskan Pak, maksud pembinaan itu apa ? arsip itu kan benda, dibina itu bagaimana maksudnya, mungkin diberi penjelasan.

KETUA RAPAT:

Pak Djoko kita langsung kalimatnya. Untuk menampung semua pertanyaan itu.

"Unit kearsipan adalah satu kesatuan kerja", sebelum dilanjutkan kalimatnya di lembaga ada unit kearsipan juga ?


Di lembaga kearsipan ada.

KETUA RAPAT:

Nah bagaimana kalau tidak dibatasi pada pencipta arsip-arsip, jadi nggak usah pakai ada pencipta arsip. Unit kearsipan, jadi umum ini UU.

"Unit kearsipan adalah satu kesatuan kerja yang mempunyai tanggung jawab dalam pembinan dan pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip dan lembaga kearsipan".

Kalau begitu tidak usah dilingkungan biarin saja urusan intern. Yang pengaturan di lembaga kearsipan ?


Karena dia sifatnya di Arsip Nasional ya .. , kalau kita berbicara unit kearsipan itu berarti ada internal. Jadi dia hanya mengelola kalau di Arsip Nasional ada unit kearsipan untuk mengelola arsip in aktif, arsipnya Arsip Nasional.

KETUA RAPAT:

Kenapa di lembaga kearsipan ada arsip aktif in aktif lagi ? katanya disitu hanya arsip statis.


Bukan, lembaga kearsipan dalam konteks dia adalah sebagai pencipta.

KETUA RAPAT:

Oh .. itu hanya pencipta.

31

ARSIP D

PR RI


Sebagai pencipta disitu ada unit kearsipan juga.

KETUA RAPAT:

Oke, jadi cukup pencipta ya .. , begini saja kalimatnya, "pembinaan dan pengelolaan", walaupun dia bukan manusia bisa dibina. lni kan kata-kata bahasa politik membina itu kan kepada orang.


Pembina, pengelolaan kan bisa pengelolaan arsip.

KETUA RAPAT:

Atau pengelolaan saja ya .. nggak usah bina.


Pak Ketua, Pak Djoko, kalau pembinanya dihilangkan apakah mengaburkan pengertian kalau misalnya itu berarti kita harus cari kata lain, selain kata "pembinaan", karena ini agak memunculkan pertanyaan juga.

KETUA RAPAT:

Mungkin ada istilah lain "koordinasi" atau apa yang bertanggung jawab dalam pencerahan. Mike-nya Pak.

TASDIK KINANTO/SESTAMA MENPAN:

Jadi rumusannya Pak dengan memperhatikan tadi nggak usah membedakan in aktif dan yang dinamis. "Unit kearsipan adalah satuan proses pada .... "Tanya lembaga pencipta masih ada Pak?

"Unit kearsipan adalah satuan kerja pada lembaga pencipta arsip yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip".

KETUA RAPAT :

"Unit kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip".

"pembinaan"-nya hilang.

"Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip".


Karena kalau ini istilah me-manage itu agak berbeda, karena memang yang di manage oleh pengelolaan dalam artian di-manage itu unit kearsipan hanya in aktif. Nah tetapi kalau barangkali penyelenggaraan dan soalnya begini, ini kan sebetulnya istilah ini kan tadinya kita itu hanya untuk menyegarkan kembali apa yang ada di Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979, sehingga tadi kalau memang tadinya itu kan di penyusutan arsip itu ada pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, sekarang dimana-mana itu ada pemindahan jelas, tetapi kalau kata "pengelolaan" itu nanti agak berbeda, tapi kalau barangkali "penyelenggaraan".

32

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Kita cara kata lain, istilah lain.

"Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan''.


Nah kalau itu saya masih bisa menerima, tapi kalau "pengelolaan arsip" tok, wah itu nanti.

KETUA RAPAT:

Deng an kearsipan itu jug a termasuk in aktif, aktif. Jadi kata "kearsipan" itu lebih luas dari pada sekadar arsip, sebab kalau arsip itu kategorinya ada. Oke setuju ya .. pemerintah, temanteman ? bungkus.

(KETOK PALU 1 KALI)

Juru bahasa, Ahli bahasa "kearsipan", "K" kecil ya .. karena dia nama generic ya .. jenis kearsipan itu Indonesia huruf besar karena dia depan, besar bukan karena jenis lembaganya, tetapi karena posisinya. Oke setuju ya ..

DIM 25 Lembaga Kearsipan.

Lembaga Kearsipan adalah lembaga unit kearsipan ..... yang mempunyai tanggung jawab di bidang kearsipan penyelenggara kearsipan", sudah begini saja, tapi ini lebih bagus lebih khusus itu, dalam di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Mungkin pemerintah punya satu tugas khusus dalam soal pembinaan tapi yang dimaksud itu pembinaan itu bukan terhadap arsipnya, terhadap dalam penanganan. Pembinaan dalam penanganan kearsipan, dalam pengelolaan kearsipan. Jadi beda pengelolaan dengan pembinaan dalam pengelola.


Saya rasa pembinaan tadi Pak Ketua, tadi sudah diatas bahwa kearsipan mempunyai pengertian yang lebih luas yaitu hah-hal yang berkenaan dengan arsip termasuk pembinaan SOM kearsipan dan sebagainya.

KETUA RAPAT:

Jadi oke, kita .... kearsipan disini. "Lembaga" kita lembaga disitu nggak usah tanggung jawab di bidang penyelenggaraan, kita kasih ke pemerintah apa perlu ini diluruskan ? "penyelenggara kearsipan khususnya.

KETUA RAPAT:

Sekarang konsentrasi kita adalah cari pandangan pembinaan "penyelenggara" hilang, sekarang kita cari konsentrasi pada kata "pembinaan". Coba Ahli bahasa ada kata lain nggak?

ANGGOTA TIMUS KOMISI II DPR RI:

Pemberdayaan.

KETUA RAPAT:

Nggak bukan, coba Ahli bahasa.

33

ARSIP D

PR RI

AHLI BAHASA:

Menyempurnakan bisa, usaha tindakan bisa, itu pembinaan. Jadi pembinaan kan sebenarnya bercerita proses atau cara atau pergerakan membimbing.

KETUA RAPAT:

Bisa nggak yang dibina itu sesuatu yang sad is, nggak ya ...

AHLI BAHASA:

Seharusnya negara atau orang.

KETUA RAPAT:

ltu masalahnya, kita sensitive dengan kalau kita yang dibina-bina ini sama dengan arsip yang dibina.


Bukan, jadi ini kan kalau pembinaan arsip salah, tetapi pembinaan kearsipan hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

KETUA RAPAT:

Bisa nggak pembinaan yang berkenaan, Pak Agus. Jadi hal-hal yang berkenaan dengan kearsipan dibina ya .. oke Pak Djoko setuju ya ?


Setuju.

KETUA RAPAT:

(KETOK PALU 1 KALI)

Ada lagi, dibawah alternative.

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis dan pembinaan kearsipan. Sama ya ? sama oke, ternyata sama, alternative sama.

DIM 26.

Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan nasional dan pusat di jaring kearsipan nasional yang bertugas di lbukota negara.

Alternative yang dari pemerintah :

Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan yang berkedudukan di lbukota negara.

ltu lebih bagus yang alternative. Alternative disetujui, pemerintah ?

(KETOK PALU 1 KALI)

34

ARSIP D

PR RI

ANGGOT A TIMUS KOMISI II DPR RI:

Ketua, mumpung masih diskusi untuk hal nomenklatur ya .. kalau ini namanya nomenklatur Arsip Nasional, maka ini sebuah lembaga atau badan wajibnya kan namanya ..... kalau ini kan langsung arsip.

KETUA RAPAT:

....................... (suara tidak jelas)


Saya rasa luar biasa Pak ini, begini maksud saya dulu sekarang hampir semuanya juga ada, dulu di Belanda namanya a/ commend reca agim sekarang national archip hanya bahasanya yang beda. Oulu di lnggris namanya public record office, sekarang menjadi national archiep. Jadi seluruh dunia sekarang sudah itu. karena satu, yang namanya arsip itu satu berarti dia lembaga sendiri, kedua mengenai arsip itu sendiri, ketiga mengenai tempat. Jadi misalnya kalau dia misalnya ini kan ada tamu saya ada datang tanggal 5 dan kemudian dia bilang I am sing your archiep on mondy. Artinya dia akan berkunjung ke lembaga kami dan juga akan mengunjungi tern pat-tern pat itu.

KETUA RAPAT:

Bukan karena bahasa lnggris itu namanya sifat ganda, bukan ?


Bukan karena bahasa lnggris, tapi di seluruh dunia memang. Jadi pengertiannya tiga.

KETUA RAPAT:

Artinya bukan karena ucapan tamu itu, bukan ? arsip itu menyangkut tempat, lembaga. Tapi kalau Ahli bahasa ini semua huruf kecil ya ..

AHLI BAHASA :

lya, lembaga non kementerian itu nanti kecil, dan nonkementerian itu satu, di UU Pelayanan Publik sudah nonkementerian satu. Bapak itu bukan "untuk" tapi "yang".

PEMERINTAH/KEPALA ANRI:

Pimpinan, yang dari kami hanya mungkin diluar itu sedikit singkatan yang sekarang menjadi umum adalah ... nggak itu karena kami jug a dimana-mana dulu kan LPSD hanya karena diganti itu menjadi LPM ... nah begitu disambung jadi satu nonkementerian tadi kan LPM.

KETUA RAPAT:

Ya .. singkat-singkat saja tapi nggak mungkin lembaga nonkepresidenan disingkat DLPD.

DJOKO UTOMO/KEPALA ANRI:

Ya maksud kami kalau dulu LPMD, sekarang kami itu LPM.

KETUA RAPAT:

Dari sudut bahasa bagaimana, singkatnya dipisah ?

35

ARSIP D

PR RI

AHLI BAHASA:

Yang tidak kenal LPK, LPM wah bisa macam-macam. Kalau begitu cara mengakalinya ya "non" diberi tanda hubung, terus kementerian. Tapi nanti beda dengan pelayanan public.

KETUA RAPAT:

Nggak apa-apa, ini pembaharuan.

AHLI BAHASA :

Pelayanan public yang bu at bapak juga kan ?

KETUA RAPAT:

Soalnya nanti mau singkat-singkat repot.


Kaidah tulisannya harus begitu nggak apa-apa, nanti kita menyebut dalam ini LPMK nggak apa-apa, jadi tidak harus Pak Djoko terhalang untuk menyebut LPMK ketika tidak ada strip Pak. Nah, jadi menurut saya kaidah bahasanya kita tuangkan tulisannya, menyebutnya LPMK yang di HLPD nggak apa-apa.

KETUA RAPAT:

Karena kalau nggak ada isinya disitu "non" macam-macam.


Harusnya kalau Ahli bahasa itu memang ketua, kita harus turuti. Tapi jangan nanti di MK dimenyoalkan juga ini.


Bahasa diatur di dalam UUD 45.

AHLI BAHASA:

Kalau LPMK kan terpisah sekaligus disangkutkan untuk pertama, non kepentingan. Jadi lain kali LPMK ndak.

KETUA RAPAT:

Oke setuju ya.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 27 Arti dari nomor visis, disamakan saja ya.


Disamakan saja, levelnya saja berbeda.

36

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

lya Pak.

(KETOK PALU 1 KALI)

Arsip daerah propinsi adalah organisasi peraturan daerah, hanya untuk daerah mana ? di dalam bahasa lembaga nasional saja. ltulah perbedaannya daerah dengan pusat. Organisasi peraturan daerah kemudian meminta lembaga kearsipan tingkat propinsi yang berkedudukan di ibukota propinsi "P" kecil. Jadi penting itu soal orang nama itu. Oke setuju ya.

DIM 28. Arsip daerah, sama ya?

DIM 29, Arsip Perguruan Tinggi.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL :

Saya dari Depdiknas Pak, saya mengusulkan bahwa arsip universitas itu diganti Perguruan Tinggi.

KETUA RAPAT:

Kita mau bahas itu.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL:

Arsip Perguruan Tinggi adalah unit organisasi perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

Karena pak, di dalam UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional yang dimaksud perguruan tinggi adalah perguruan tinggi negeri dan swasta. Terima kasih.

KETUA RAPAT:

Sekarang nomor 29 ya,

"Arsip Perguruan Tinggi adalah unit organisasi perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi".

Saya kira ini sudah peraturan apa adanya. Arsip Perguruan Tinggi adalah unit organisasi perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan dan memiliki fungsi pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Bagaimana coba teman-teman ? atau langsung saja ini, di "perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi".

Begitu saja lebih ringkas ya .. ? jadi tugas dan fungsi digabung, oke setuju?

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 30 Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dalam profesionalisnya yang diperoleh dalam ......... fungsi dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kearsipan".

37

ARSIP D

PR RI

lni kalimat yang terakhir tugas fungsi dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kearsipan" ini, ini belum tentu seorang Arsiparis itu dia harus memiliki tugas fungsi, karena tidak bisa sesudah dia sekolah dia nganggur. Oke, nanti setelah kerja baru ini. Kita setujui saja ya .. ini ? nggak ada masalah kan ? kata "untuk" itu dijelaskan, kalau "untuk" itu baru akan melakukan, jadi ada jarak, langsung. Kalau kompetensi tandanya sudah ada profesionalisme. Jadi dibuang "profesionalis"nya, pokoknya kita ikutlah. Pemerintah ?


Ya .. memang selama ini kami selalu mempunyai kompetensi professional nggak ada masalah, karena kompetensi harusnya memang mempunyai kompetensi ya professional.

KETUA RAPAT:

Kalau kurang kuat kita tambah lagi otoritas. Sudah cukup ya .. ini saja, oke setuju, DIM 30 setuju ? bungkus.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 31. Penyelenggara kearsipan adalah diluar kebijakan.

Begini, kalau kata "penyelenggaraan" itu kan besar, tapi tiba-tiba di situ hanya menjadi pengelolaan, padahal tadi ada kata "pembinaan". Jadi

"penyelenggara kearsipan adalah diluar kebijakan dan kegiatan dalam pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip".

Bagaimana pemerintah setuju ya.

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 32. Pengelola arsip dinamis adalah.


Mohan maaf Pak, terkait mengenai DIM 20 arsip dinamis, kalau kita mau mengubah dengan posisi seperti itu sementara di dalam batang tubuhnya kan ada tiga pilar itu Pak, penetapan kebijakan, pengelolaan dan pembinaan. Bukannya pengeloaan baru pembinaan.


lni tiga-tiganya ada Pak, di dalam batang tubuh yang sudah dibahas kemarin, ada yang usulan dari F-PAN, SKN, system kearsipan nasional, kemudian system informatika system kearsipan nasional dan jarringan informatika system kearsipan nasional. Semuanya itu ada di dalam, di definisikan semua. Kalau dilihat batang tubuhnya yang diusulkan oleh PAN ada hal itu SKN dan informatika ... nasional.

KETUA RAPAT:

Oke kita kasih pemerintah sekarang, pemerintah silakan.


Jadi sebetulnya seperti yang sampaikan PKS tadi oleh Pak Untung, itu memang ada system kearsipan nasional ada system informasi kearsipan nasional dan jaringan informatika

38

ARSIP D

PR RI

nasional. Nah menurut ahli hukum katanya kalau itu nanti diulang-ulang di batang tubuh perlu dimasukan di dalam ketentuan umum atau disini. Jadi sebetulnya kami setuju untuk dimasukan.

KETUA RAPAT:

Yang diulang itu kelihatannya "jaringan". Jadi ditambah saja "yang dikelola \oleh Arsip Nasional Republik Indonesia". Kalau begitu tambahkan disitu "jaringan .... dst .. " ambil punyanya POI. PDIP setuju diambil ?


Alasannya memang kalau jaringan itu net working.

KETUA RAPAT:

Oke .. setuju.

(KETOK PALU 1 KALI)

Akhir-akhir ini kata "jaringan" itu agak sensitive.

Jadi kalau PAN mengusulkan maksud tujuan azas dan ruang lingkup. Supaya konstruksinya sama dengan Undang-undang Pelayanan Publik, disamakan saja ya .. supaya kita nggak usah bahas lagi, kan nanti ada dibawahnya maksud, tujuan, azas dan ruang lingkup. Oke setuju.

Maksud dan tujuan :

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan azas kepastian hukum manfaat integritas, akuntabilitas, transparansi, antisipasif, keamanan dan keselamatan.

Timusnya pemerintah silakan.


Jadi kami menyetujui usulan dari tambahan itu. Undang-undang tentang Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.


Pimpinan, ini agak teknis. Kan kemarin kita sudah membahas di Panja berbagai persolan dan itu diserahkan ke Timus. Sebetulnya harusnya pada pembahasan Timus ini sudah ada satu rumusan.

KETUA RAPAT:

Dari tadi kan rumusan mereka.


Kita belum kelihatan di rumusannya.

KETUA RAPAT:

lni rumusannya kan sesuai dengan yang PAN.

39

ARSIP D

PR RI


Katakanlah itu rumusannya sesuai dengan PAN, harusnya kan ada rumusan pemerintah setelah.

KETUA RAPAT:

Oh .. ya nanti ditulis saja rumusan pemerintah adalah, rumusan pemerintah mana ? dicopy saja, dibuka yang rumusan pemerintah.


Maksud saya harusnya di dalam makalah kita yang seluruhannya ada, dan ini saya bisa pahami karena waktunya mepet, darj selesai Panja sampai ke Timus. Alangkah sebaiknya pemerintah diberi waktu mungkin beberapa jam.

KETUA RAPAT :

lni kan kalau kita buka teknisnya nanti sama juga, sudah ada disini. Jadi PKS usulkan kita sambil jalan nanti mereka siapkan copy-nya saja, rumusan pemerintah itu dikopy. Bisa begitu ya? maksudnya kalau dibuka lagi kan kita mau cari cepat saja.

Maksud dan tujuan, tujuannya coba.

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM:

Maaf Pak mohon ijin, itu yang ..

KETUA RAPAT:

Jangan dulu, kita kasih saja.

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM :

Hanya redaksi saja Pak.

KETUA RAPAT:

Jangan dulu, belum kita bahas, kita lihat saja dulu. Belum disetuju apa-apa.

Undang-undang Tentang Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional".

lya .. kan ? jadi sama sebenarnya Pak Untung, ini soal teknis saja. Kita kalau buka ini kan sama, makanya bahasanya sama, hanya supaya menjamin nanti kalau memang diperlukan kita minta supaya rumusan pemerintah ini dicopy sambil jalan, kalau kita tunda lagi untuk menunggu copy kan, copy-nya kan bisa dibikin oleh petugas. Bagaimana, setuju ya .. ? kita lanjutkan ya .. nanti kita siapkan kita buka saja. Lanjut ya .. bagaimana dengan rumusan pemerintah ini setuju ? setuju

ya ..

(KETOK PALU 1 KALI)

Lanjut, silakan.


Di DIM 37 tadi Pak, rumusannya bahwa ini kan RUU mengenai Kearsipan jadi cukup undang-undang ini saja, tanpa harus "tentang"nya. di atas sudah.

40

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Oke ya .. ?

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 39 Penyelenggaraan kearsipan ditujukan untuk, bertujuan untuk, dewan pusat pemerintah


Tujuan UU ini adalah untuk menjamin terciptanya arsip atas kegiatan-kegiatan yang harus dipertanggung jawabkan.

KETUA RAPAT:

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan penyelenggaraan negara, sedangkan .. satuan pendidikan, perusahaan, organisasi masyarakat ... dst", ini nanti jadi standard, bukan satuan pendidikan, lembaga pendidikan.

"penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk", ini apa "penyelenggaraan" atau "tujuan" ? maksud tujuan. lni tinggal masalah .... sudah diteliti oleh Tim Perumus.


Mohan maaf Pak, tadi dari DIM yang definisi arsip kan ada penambahan pemerintah daerah.

KETUA RAPAT:

Makanya tinggal dikonkordansikan saja. lni dalam perjalanannya alasannya begini asalusulnya, tujuan UU Tentang Kearsipan adalah.


Mahon maaf Pak , ini penyelenggaraan.

KETUA RAPAT:

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk, ya oke, menjamin terciptanya arsip ada azas tiga negara harus dipertanggung jawabkan. Silakan ... partai democrat. lni disini PAN menambahkan, jadi yang tambahan DIM dari PAN, D, E, A berdasarkan masukan ini semua dibikinlah dalam rumusan baru oleh pemerintah yang kita lihat nanti ...


lni tadi Pak Pimpinan meminta untuk melihat kembali mengenai masalah lembaga negara, karena di "a" itu menjamin terciptanya arsip bagi kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggara negara. Nah di dalam Pasal 6 ayat (2) UU Pelayanan Publik di dalam penjelasan Pasal 6 ayat (2) itu dikatakan :

"lembaga negara meliputi majelis permusyawaratan rakyat koma Dewan Perwakilan Rakyat koma Dewan Perwakilan Daerah koma Mahkamah Konstitusi koma Mahkaman Agung koma Komisi Yudisial koma dan Sadan Pemerintah Keuangan sebagaimana dimaksud dalam UUD Negara RI 1945.

41

ARSIP D

PR RI

Lembaga Komisi Negara atau yang sejenis adalah lembaga yang dibentuk berdasarkan UU dan bersifat mandiri serta tidak memiliki hubungan organic dengan lembaga negara dan instansi pemerintah dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya antara lain Komisi Pemberantasan Korupsi, ..... , Komisi Pemilihan Umum dan Komisi Pengawas Persaingan Usaha.

Saya hanya ingin menyampaikan itu.

KETUA RAPAT:

ltu sudah dibaca, kita nggak usah bahas lagi nah ini kan masuk di penjelasan, sekarang yang kita mau lihat ini susunan dari a, b, c, sampai h, mari kita lihat satu-satu ya .. :

a. Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan negara, organisasi politik, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan perseorangan.

Saya mau tanya, ini bisa dianggap standard penyelenggaraan negara, organisasi politik, lembaga pendidikan, perusahaan dan seterusnya .. , karena ini sebagai penyelenggara atau pelaku, maka ini dicopy paste untuk semuanya ini, jadi standarnya ini. Jadi jangan nanti ada organisasi politik lepas itu di belakang. Lanjutannya, pemerintah daerah ditambahkan.

(KETOK PALU 1 KALI)

Organisasi politik, lembaga pendidikan. Nah sebelum lembaga pendidikan ditaruh lembaga pendidikan dulu baru organisasi politik ya .. ? atau bagaimana,

Pemerintah daerah, lembaga pendidikan koma sebelum organisasi politik, lembaga kemasyarakatan dulu, organisasi kemasyarakatan ditaruh di depan baru organisasi politik, perusahaan dan perseorangan.

(KETOK PALU 1 KALI)

TASDIK KINANTO/SESTAMA MENPAN:

Perlu mencerminkan pemerintah pusat, kalau tadi melihat UU baru.

KETUA RAPAT:

ltu penyelenggara negara itu masuk pemerintah. Ada perubahan-perubahan redaksional, itu saya nggak tahu copy-an ke berapa. Ya .. bagaimana Ahli hukum dan HAM bisa Bantu ya .. ? penyelenggara negara termasuk pemerintah. ltu yang dipegang copy-an nanti diperbaiki, dicetak. Jadi jangan kita rubah. Jadi penyelenggara negara itu pemerintah itu cabang kekuasaan negara, kan ada tiga cabang. Cabang Eksekutif, Legislatif, Yudikatif. Begitu ya .. dari Hukum dan HAM, nggak usah disebut. Nanti kepala pemerintahan bukan kepala negara, jadi kan sekaligus kepala negara. Jadi kan nanti masalah tata negara. Ya .. oke setuju ya .. ? pelaku itu pokoknya ini, nanti dicopy paste pokoknya tiap kita bilang pelaku ini.

b. Menjamin ketersediaan arsip yang outentik dan terpercaya.

Oke setuju?

(KETOK PALU 1 KALI)

c. Menjamin terwujudnya ....... sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

42

ARSIP D

PR RI

Saya kira kita terima sampai "h" ya .. terima saja ya ...

(KETOK PALU 1 KALI)

Sudah, kerjanya Tim Perumuslah itu.

Pasal 3.

Ayat 42, diambil pemerintah punya sama dengan rumusannya PAN, ini ada punya pemerintah. Jadi kepastian hokum, keoutentikan dan keterpercayaan, prinsip asal-usul atau aturan arsip sama .... keprofesionalan ...... manfaat akses yang diminta dengan kepentingan umum. Ahli bahasa bisa nggak sip-sip masuk bersamaan dengan "an-an", "sip" ini kan kata sifat, antisipatif, berpartisipasif. Mestinya prinsip resportif, "ketanggapan", "tanggap", bahasa inggrisnya mestinya responsifnis.

AHLI BAHASA:

Seperti tadi Pak, yang responsive itu memakai, maksud saya teks pakai "ft" atau pakai "f', biasanya kalau pakai "f' itu harus ditambahi "itas" responsivitas, itu kalau pakai "V", responsive itu biasanya memakai "f'.

KETUA RAPAT:

Yang disini kan kata sifat, yang diatas kata benda, bisa digabung?

AHLI BAHASA:

Keoutentikan itu bukan ..

KETUA RAPAT :

Kepastian hukum kata benda, keprofesionalan kata benda, keamanan kata benda, nggak apa-apa digabung ya ..

AHLI BAHASA:

Nggak apa-apa.

KETUA RAPAT:

Oke, kita terima sampai "f",

AHLI BAHASA :

Memang yang bahasa inggri boleh di batang tubuh ?

KETUA RAPAT:

Boleh Pak, ini sama dengan di pelayanan public, sama. Bahasa inggrisnya yang mana ?

AHLI BAHASA:

Pak, di atas itu kan sudah terazaskan, dibawah kitabulasinya ya .. jangan ada kata azas lagi, nanti jeruk makan jeruk.

43

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Apa ditambah berazaskan prinsip seperti bawah, prinsip titik dua, berazaskan azas partai politik adalah harus sesuai dengan Pancasila dan UUD 45 ketok, yang disetujui azas partai politik dan ...

(KETOK PALU 1 KALI)

Oke, HPS.

Pak Chozin pergi tadi pamit rapat anggaran.

Jadi berikutnya bagian ruang lingkup. Pemerintah ruang lingkupnya adalah.


Ruang lingkup :

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia prasarana dan sarana serta sumber daya lain yang diatur dalam peraturan perundangundangan.

KETUA RAPAT:

.... sebagai satu system pad a pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan dalam satu system kearsipan nasional. Nah pindahin "Dewan Pembina"nya ke depan, "pengelola"-nya sesudah itu.

(KETOK PALU 1 KALI)

Ruang lingkup sebagaimana dimaksud ayat (1) meliputi kegiatan .... dst " ini ditambahkan saja. Yang terakhir penyelenggaraan peserta arsip ..... nah saudara .... sebagai penyelenggara kearsipan nasional. lni kenapa tadi di penyelenggara tidak ada ini arsip ? coba lihat penyelenggaranya, langsung saja prinsip."menjamin ketersediaan yang dilakukan oleh penyelenggara.... pemerintah daerah dan arsip nasional Republik Indonesia sebagai penyelenggara kearsipan nasional". Terus dibawahnya, kita lihat dibawahnya lagi "sebagai penyelenggara kearsipan nasional" sama. Supaya kita masukan disini tanggung jawab juga bahwa itu berlaku juga di lembaga arsip nasional. Setuju ya ...

(KETOK PALU 1 KALI)

Jadi hanya konkordansi saja sebenarnya ini masalahnya. Sekarang kita sebut di ini masuk, dia harus masuk terus. Sekarang tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan.


Maaf Pak, ini sebelum masuk tanggung jawab kita dari tadi di awal sudah menyebutkan system kearsipan nasional, tapi belum merumuskan definisinya Pak, itu masuk di dalam ketentuan umum.

KETUA RAPAT:

Nanti kita lihat di batang tubuh kalau ada.


Untuk menentukan penyelenggaraan.

44

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Dicatat saja supaya ditulis nanti baru dirumuskan.


Di konsep pemerintah ada ?

PEMERINTAH/KEPALA ANRI:

Ada.

"system kearsipan nasional adalah suatu system yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai proses yang memiliki fungsi tertentu dalam penyelenggaraan kearsipan serta interaksi antar pelaku dan unsur-unsur lain yang mempengaruhi".

KETUA RAPAT:

"system kearsipan nasional adalah suatu system yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai proses yang memiliki fungsi tertentu dalam penyelenggaraan kearsipan serta interaksi antar pelaku dan unsur-unsur lain yang mempengaruhi".


Pimpinan,

KETUA RAPAT:

Ya silakan.


Jadi, yang dari pemerintah ini sebetulnya sudah dimasukan, yang tadi sudah saya sampaikan juga ada tiga hal yaitu system kearsipan nasional nomor 22, kemudian system informasi kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan nasional yaitu untuk nomor 23. Kelihatannya Pak Agus ini kalau dikembalikan seperti ini, karena diulang-ulang.

KETUA RAPAT :

Kita mulai dari system kearsipan, jaringannya termasuk karena system, nanti lainnya itu. Silakan tadi yang system kearsipan dulu.

"system kearsipan nasional adalah suatu system yang membentuk pola hubungan berkelanjutan".

"antara" atau "antar", antar ya ..

"antar berbagai proses yang memiliki fungsi tertentu dalam penyelenggaraan kearsipan dan interakatif antar pelaku serta unsur lain yang mempengaruhi".

Tapi kata "nasional"-nya belum ada ya . ., terakhir saja tambah "secara nasional" , "yang mempengaruhi secara nasional". Ya .. bagaimana, dari Hukum dan HAM saja dulu, pemerintah bisa ya .. jadi "nasional"-nya sudah masuk, system, hubungan, pelaku dan segala macam sudah masuk. Kenapa tidak memili tugas dan fungsi tertentu, kan kita selalu sebut tugas dan fungsi. Tugas dan fungsi tertentu dalam penyelenggaraan kearsipan. Silakan.

45

ARSIP D

PR RI


Dengan berbagai komponen bagaimana Pak, kan proses dari komponen itu. lni kan berbagai proses, saya mau mengusulkan berbagai komponen, di antara komponen itu nanti terjadi proses Pak.

KETUA RAPAT:

"berbagai komponen yang memiliki tugas dan fungsi tertentu dalam penyelenggaraan kearsipan dan interaktif antar pelaku serta unsur lain yang mempengaruhi secara nasional".

Bagaimana? ini ada dua kali "dan", "tugas dan fungsi" dan "kearsipan dan interaktif'. Yang pertama "yang memiliki tugas serta fungsi terentu dalam penyelenggaraan kearsipan dan interaktif antar pelaku" baru kembali "serta" lain. "tugas koma fungsi tertentu".


Diurut "yang memiliki tugas dan fungsi tertentu koma interaksi antar pelaku serta unsur lain dalam penyelenggaraan kearsipan".

KETUA RAPAT:

lya, bagus itu, terima kasih Pak Ferry.

"yang memiliki tugas dan fungsi tertentu koma interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional".

Bagus secara nasional, karena dia system, jadi dia mengikat. Saya kira ini "tugas dan fungsi tertentu".

KETUA RAPAT:

Tugas dan fungsi tersentuh di atas jangan hilang, mantap yah .. enak toh, bungkuus.

(KETOK PALU 1 KALI)

Tapi kita berterima kasih ini dari Hukum dan HAM saya sengaja menghindar penamaan itu lalu kata "dan". Caba ini fraksi-fraksi yang sudah disetujui. Oke tadi yang PKS punya satu sebelum ketentuan umum satu lagi, ada? dimasukan apa lagi tadi? system informasi? ya kita tulis saja, itu kayak tidak ada kepastian hukum dengan nomor-nomor, taruh saja nomor 24. "system informasi kearsipan ...... ala system jaringan informasi arsip dinamis dan arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia .... ". ini pengaruhnya dahsyat.

"system informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat "siken" adalah lembaga jaringan informasi", yang .... diluar jaringan, jaringan informasi ada sistemnya. Dimana ada system informasi lagi. Silakan.


Kita melihat system itu kalau di dalam UU Keterbukaan lnformasi Publik itu istilahnya system informasi. UU Kependudukan system informasi administrasi kependudukan. Jadi kita harapkan nanti pemerintah melalui PP yang dibuat itu membuat suatu yang lebih utuh dari keseluruhan system informasi tentang Arsip Nasional ini. Kalau dulu kan jaringan itu dibuat melalui

KEPPRES.

46

ARSIP D

PR RI

KETUA RAPAT:

Begini Pak Untung, kita sudah setujui, tinggal bahasanya. Sistem informasi "system informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat "siken" adalah lembaga informasi", nggak usah jaringan lagi. ltu yang bikin karena ada jaringannya lagi, "jaringan" sudah diatas toh. "system informasi arsip dinamis dan statis secara nasiona", jangan dinamislah arsip statis saja pasti dinamis juga. Dinamis kan dia urus itu kantor-kantor apa pun yang kita laksanakan, bahkan ditangani juga oleh Arsip Nasional. Arsip statis sajalah, bagaimana pemerintah ?


Jadi sekarang itu terkait seperti Pak Untung tadi ada system kearsipan nasional, system informasi dan jaringan. Kami itu sekarang untuk jaringan itu memang hanya untuk arsip statis, untuk jaringan informasi kearsipan nasional. Jadi kami berikan kepada setiap propinsi, nah itu nanti dia sebagai nah untuk di propinsi pusat jaringan dan itu yang kemudian di kabupaten/kota simpul jaringan. Dan memang itu hanya untuk arsip statis. Jadi itu jaringannya, jaringan informasi kearsipan nasional. Nah kami ingin system informasi kearsipan nasional, system informasinya itu juga meliputi yang arsip dinamis. Tetapi jaringan informasi kearsipan nasional, statis jadi misalnya seperti misalnya masalah Pilkada di Aceh nanti bisa diakses di Papua, dimana saja. Nah kami sudah memberikan ada perangkat computer dengan sistemnya.

KETUA RAPAT :

Bisa on line itu ?


Ya .. itu yang jaringan.

KETUA RAPAT:

Nggak, yang on line ini dinamis ?


lya, tetapi begini, system informasi kearsipannya ini, ini kami maksudkan memang juga untuk yang dinamis. Jadi nanti dalam rangka menuju jaringan.

KETUA RAPAT:

Tapi yang paling cocok begini, di Komisi II itu diinformasikan bahwa di Sekneg itu katanya kita bisa akses informasi tentang proses-proses surat-surat yang masuk, apa saja, dan kita bisa tahu kapan selesai, itu yang dimaksud dengan jaringan dan system informasi arsip dinamis itu, begitu kira-kira. Kalau begitu bisa kita setujui ya .. ?


Barangkali kami mohon mungkin melihat DIM 97 .....

KETUA RAPAT:

Oke ini dulu, kita setuju ya .. yang 25 ini ? oke, nggak ada "jaringan" hilang. Menggunakan sarana, oh .. ya "menggunakan sarana". Ya .. kata ke urutan. Tarikan nafas istilahnya Pak Ferry. Oke

(KETOK PALU 1 KALI)

DIM 23, 24, 25 setuju ya ..

47

ARSIP D

PR RI

Oke kita kembali lagi, DIM berapa ini sekarang? Bab Ill. Tanggung jawab penyelenggara kearsipan. Kalau dirubah ini menjadi bagian Bab Ill. Bab Ill saja karena tadi sudah Bab II. Usulan pemerintah ini ada. Bagaimana Pak Haidir Warsa minta pasal dulu, 9.30 ya .. sesuai jadual saja. Bagaimana teman-teman, sambil dengan catatan kita berikan kesempatan pemerintah untuk barangkali ada temuan-temuan atau apa.


Begini, ini kan sudah dibuat, tapi kan yang ini belum yang punya pemerrintah, itu kalau bisa ..... bahan yang ini, itu kan baru dari fraksi-fraksi .... pemerintah (suara tidak jelas). Jadi yang ditayangkan ... jadi pemerintah yang ini Pak ya. saya kira itu bisa jadi bahan yang kemudian materi tambah pembahasan dengan pembandingnya nanti catatan dari secretariat dari hasil kemarin. lni sudah sampai hasil Panja kemarin Pak ya .. ?

KETUA RAPAT :

Tapi belum semuanya ini.

Kita lihat Bab 111, berakhir di Bab ke Ill. Ada waktu nggak dari pemerintah orang yang diminta untuk memperbaiki ini. lni menentukan tahun-tahun ke depan, jadi dirubah nggak apa-apal


Nggak apa-apa, kami rubah dari sebelumnya disini ada perubahan, Bab II itu masih tetap Bab II, seharusnya Bab Ill ya ..

KETUA RAPAT:

Pak Sulaiman, alhamdulillah terima kasih atas daya tahan Pak Sulaiman yang mewakili, tapi karena keadaanlah satu dan lain hal sehubungan dengan system kearsipan nasional, maka kita harus akhiri sekarang, sesuai dengan jadual. Bagaimana Pak Zul. .. Pak Agustin us, oke dengan mengucapkan terima kasih, bagaimana pemerintah minta tanggapannya. Kita lanjut besok jam 09.30, pemerintah, demikian kita skor sampai jam 09.30 besok.

Terima kasih, wassalamu'alaikum Wr. Wb.

(RAPAT DITUTUP PUKUL 22.05 WIB)

48

Jakarta, 4 September 2009 a. n Ketua Rapat

Sekretaris

ORA. NURANI BODROINI NIP.19600703 1988032001 ARSIP

DPR R

I

DPRberkas.dpr.go.id/armus/file/Lampiran/1-20170607-100927-1424.pdfAnggota Nama Anggota JUMAT, 4...

Documents

Transcript of DPRberkas.dpr.go.id/armus/file/Lampiran/1-20170607-100927-1424.pdfAnggota Nama Anggota JUMAT, 4...