Analisis Tingkat Kematangan Manajemen Manfaat Investasi...

1

Analisis Tingkat Kematangan Manajemen Manfaat

Investasi Teknologi Informasi dalam

Mendukung Proses Belajar Mengajar Menggunakan

Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model

(Studi Kasus pada SIASAT Universitas Kristen Satya Wacana)

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh Sarjana Sistem Informasi

Peneliti :

Yuanita Puspitasari (682013081)

Augie David Manuputty, S.Kom., M.Cs.

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Mei 2017

9

1. Pendahuluan

Salah satu fokus tata kelola teknologi informasi adalah investasi teknologi informasi

di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Setiap perusahaan pasti mengharapkan

dengan adanya investasi teknologi informasi ini dapat membantu perusahaan

meningkatkan kinerja mereka. Investasi yang ada harus selaras dengan visi dan misi

perusahaan, sehingga investasi tersebut tidak menjadi sia – sia, tetapi justru dapat

memberikan value bagi bisnis di perusahaan. Namun, realita yang ada terkadang tidak

sesuai dengan ekspektasi yang diharapkan, Sebagian perusahaan masih menganggap

bahwa dengan investasi teknologi informasi, mereka harus merekrut tim TI sendiri dan

otomatis hal tersebut menambah biaya bagi perusahaan yang nantinya akan

mengakibatkan kerugian besar. Jika dilihat dari segi manfaat, investasi teknologi

informasi nyatanya memiliki nilai manfaat yang besar untuk membantu proses bisnis

perusahaan. Untuk itu, suatu perusahaan atau organisasi membutuhkan manajemen

investasi yang baik demi kelancaran suatu proses bisnis dan dengan investasi tersebut

diharapkan menghasilkan manfaat yang baik. Berdasarkan bukti yang berkembang

bahwa sebagian besar manfaat atau keuntungan yang didapatkan bukan masuk ke dalam

bagian bottom line (berhubungan dengan keuangan atau finansial), tetapi berdampak ke

partisipan atau pemangku kepentingan investasi itu sendiri. Orang yang disebut sebagai

stakeholder adalah semua pihak yang terlibat yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh

organisasi baik dalam hal kebijakan, perilaku organisasi, dan lainnya. Pihak – pihak

yang dapat disebut sebagai stakeholder, yaitu pemegang saham, karyawan, pelanggan,

pemasok, pesaing, regulator, serikat pekerja, dan masyarakat umum dan semua pihak

terkait yang memiliki pengaruh untuk kinerja organisasi. Investasi SI/TI yang dilakukan

atau dirubah juga dapat berpengaruh ke stakeholders dalam bentuk mereka

mendapatkan manfaat atau keuntungan atau justru sebaliknya mereka harus

menanggung beberapa biaya. Oleh karena itu, sifat manfaat dan distribusinya tergantung

dari cara, tujuan serta karakteristik sistem manajemen dan pengelolaan manfaat itu

sendiri [1].

Sistem Informasi Akademik Satya Wacana (SIASAT) merupakan sistem yang

dibangun untuk memenuhi kebutuhan para civitas UKSW dalam mendukung proses

belajar mengajar. SIASAT berisi informasi – informasi dari berbagai bagian terkait

proses belajar mengajar yang kemudian dijaikan menjadi satu logika informasi yang

dapat disajikan secara teratur dan tertata. Dengan adanya SIASAT, proses perkuliahan

yang ada di UKSW menjadi lebih efektif dan efisien. SIASAT sendiri mulai dibangun

pada tahun 1997 dengan sistem menyewa orang secara independen (tidak di bawah

perusahaan/organisasi tertentu), lalu pihak UKSW hanya menyediakan tempat dan

fasilitas terkait pembangunan SIASAT. Kebijakaan pembangunan SIASAT ini diatur

sendiri oleh Rektor dan para Pembantu Rektor pada waktu itu. Setelah 3 tahun dalam

proses pembangunan, akhirnya pada tahun 2000, SIASAT berhasil dibangun dan di rilis

serta digunakan pertama kali oleh para civitas akademika UKSW. SIASAT sendiri

berada dalam kontrol dan pengawasan Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI)

yang ada di UKSW. Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) merupakan sebuah

Biro yang berada di bawah Pembantu Rektor I UKSW, yang bertugas bersama dengan

10

pimpinan UKSW bertanggungjawab mengembangkan dan melayani kebutuhan civitas

akademika dalam bidang teknologi informasi, sistem informasi, multimedia (termasuk

di dalamnya mengembangkan modul pengajaran) dan fasilitas pengajaran. SIASAT

yang dimiliki oleh UKSW berisi data – data terkait proses perkuliahan seperti, data

matakuliah, data ruang kuliah, data nilai semester dan kumulatif, tagihan perkuliahan,

dan lainnya. Selama hampir 17 tahun digunakan, SIASAT mengalami pembaharuan

sistem setiap tahunnya. Tidak hanya sistem, tetapi juga pembaharuan bagian lain yang

dianggap penting dalam mendukung SIASAT agar tetap berjalan dengan baik seperti,

hardware, jaringan bahkan human resources yang mereka gunakan. Mengingat begitu

pentingnya sistem akademik bagi para civitas akademika, maka timbul pertanyaan, yaitu

apakah civitas akademika UKSW sudah merasakan manfaat yang optimal dari

penggunaan SIASAT? Apakah investasi yang dilakukan sudah seimbang dengan

manfaat yang dirasakan? Bagaimana manajemen manfaat dari investasi yang dilakukan

oleh UKSW demi menjaga kelancaran proses akademik?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, maka perlu dilakukan pengukuran tingkat

kematangan investasi teknologi informasi untuk melihatselama 5 tahun terakhir apakah

SIASAT yang selama ini digunakan mengalami peningkatan dan sudah mencapai level

kematangan yang dikatakan ideal bagi para user yang menggunakannya, terutama bagi

kelancaran proses belajar. Mengingat sejak diluncurkannya sistem ini, banyak

perubahan yang telah dilakukan oleh pihak universitas.Maka digunakan Portfolio,

Programme and Project Portfolio Maturity Model (P3M3) sebagai sarana untuk

pengukuran yang jelas, memantau dan mengoptimalkan realiasasi dari nilai atau

manfaat bisnis sebuah investasi teknologi informasi. P3M3 merupakan hasil

pengembangan dari Project Management Maturity Model itu sendiri yang mengacu

pada process maturity framework yang dikembangkan oleh Software Engineering

Institute (SEI) Capability Maturity Model (CMM) [2]. P3M3 membantu perusahaan

atau organisasi untuk memahami tingkat kematangan dan fokus area yang dapat

memberikan manfaat optimal dan peningkatan kinerja baik dalam jangka pendek atau

pun panjang [3].

Hasil akhir dari penelitian ini adalah mengetahui tingkat kematangan dari

manajemen manfaat investasi teknologi informasi yang dilakukan UKSW khususnya

pada SIASAT dilihat dari segi portfolio, program dan proyek yang dimiliki. Apakah

nilai manfaat tersebut sudah diuraikan secara lengkap dan tepat. Langkah berikutnya

dalam penelitian ini adalah adanya rekomendasi yang nantinya akan menjadi acuan

UKSW dalam menginvestasikan teknologi informasi, sehingga penelitian ini dapat

bermanfaat bagi UKSW dalam membantu manajemen memastikan bahwa SIASAT

sudah mencapai nilai optimal dan mendukung proses belajar mengajar yang ada di

universitas.

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian Terdahulu

Penelitian yang dilakukan oleh Echo Wahana Marciano Simanjuntakmenjelaskan

tentang bagaimana mengetahui dan mengukur tingkat kematangan Portfolio IT yang

11

membandingkan antara perusahaan berbasis keuntungan dan organisasi nonprofit.

Langkah pertama yangdilakukan peneliti adalah menganalisa input berupa data yang

didapatkan dari kedua perusahaan atau organisasi sebagai indikator penilaian dengan

melakukan wawancara dan penyebaran kuisioner ke beberapa responden terkait.

Selanjutnya, peneliti melakukan perhitungan data menggunakan SPSS untuk

mendapatkan hasil mean dari data tersebut. Kemudian peneliti menggunakan P3M3

pada bagian Project dan Portfolio untuk mengukur serta mendapatkan hasil tingkat

kematangan kedua perusahaan atau organisasi [4].

Penelitian kedua yaitu dilakukan oleh Raymond, Michael dan Julio dengan judul A

Critical Assessment of P3M3 in Australian Federal Government Agencies(FMA).

Tujuan penelitian ini dilakukan untuk melakukan penilaian tingkat kematangan

berdasarkan P3M3. Langkah pertama yang dilakukan yaitu peneliti mengumpulkan data

sekunder dari FMA yang akan dijadikan sebagai indicator penilaian tingkat

kematangan. Langkah kedua, peneliti melakukan analisis terhadap data untuk mencari

mean, median, variance, kurtosis dan skewness. Kemudian menganalisis korelasi untuk

mendapatkan hasil korelasi linear maupun non-linear antar variable yang ada. Peneliti

juga melakukan Kolmogorov-smirov test untuk pengambilan keputusan jika hasil

distribusi statistik dari data menunjukkan status normal serta melakukan Cell Plots

untuk mengidentifikasi dan menghilangkan deviasi yang menyimpang dari hasil yang

didapatkan. Langkah terakhir, data tersebut diukur berdasarkan P3M3 dengan

melibatkan semua atribut yang ada, sehingga menghasilkannilai tingkat kematangan

organisasi tersebut, kemudian peneliti memberikan rekomendasi sesuai bagian atribut

yang dirasa perlu untuk ditingkatkan [5].

Dasar Teori

Benefit dalam konteks dalam organisasi adalah memastikan bahwa perbaikan atau

peningkatan yang dirasakan melalui perubahan yang dilakukan khususnya dalam

investasimenghasilkan nilai manfaat atau keuntungan bagi stakeholders. Sedangkan,

manajemen manfaat sendiri adalah bagaimana perusahaan atau organisasi mengontrol

atau mengatur untuk memastikan manfaat dan keuntungan yang diselaraskan dengan

visi misi organisasi sudah terealisasi dengan baik [5]. Benefit dapat dibagi dalam

beberapa kategori, yaitu cost relative benefits (pendapatan, meminimalisir pengeluaran,

biaya), service related benefits (penigkatan produktivitas, peningkatan pelayanan,

peningkatan kepuasan pelanggan), political benefits (partisipasi, akuntanbilitas, strategi

atau peraturan yang lebih efektif) [6, 7]. Dalam perspektif SI/TI, manajemen manfaat

atau keuntungan adalah proses mengorganisir atau megatur peningkatan manfaat atau

keuntungan yang dianggap potensial berdasarkan penggunaan SI/TI yang sudah

direalisasikan [8].Mengapa manajemen manfaat merupakan salah satu hal penting

dalam suatu organisasi? Ada beberapa fungsi manajemen manfaat bagi organisasi, yaitu

:

a) Meningkatkan atau memaksimalkan nilai manfaat dari sumber daya yang ada dan

investasi yang dilakukan.

b) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari sistem manajemen investasi.

12

c) Mengatur tentang strategi investasi dan prioritas yang harus dilakukan oleh

perusahan atau organisasi.

Banyak organisasi tidak mendapatkan nilai manfaat yang optimal dari investasi

SI/TI yang dilakukan dan sebagian besar organisasi cenderung melakukan pendekatan

penilaian manfaat investasi yang masih bersifat finansial (Jaak Jurison, 1996; John

Ward dkk, 2007).Jaak Jurison (1996) menjelaskan bahwa salah satu alasan mengapa

nilai manfaat dalam penerapan SI/TI tidak terealisasi dengan baik yaitu karena

perspektif masa lalu dan sudah menjadi budaya organisasi bahwa faktor kesuksesan

organisasi adalah mengacu pada statistik dari segi finansial atau keuangan (pengeluaran

biaya, pendapatan atau meminimalisir biaya) [1]. Padahal untuk mengukur nilai manfaat

itu sendiri tidak bisa hanya mengacu pada metrik keuangan, tetapi juga harus

melibatkan stakeholders (karyawan, supplier, pelanggan, dan lainnya).Sehingga nilai

manfaat bukan hanya soal uang, tetapi bagaimana meningkatkan efektifitas (waktu),

peningkatan kualitas pelayanan dan meningkatkan berbagai produk atau jasa.

Akibatnya, berdasarkan statistik hingga tahun 2007 sebanyak 75% proyek investasi

SI/TI tidak menghasilkan manfaat yang organisasi harapkan karena kelalaian organisasi

dalam menginvestasikan SI/TI secara tidak tepat(John Ward dkk, 2007). Untuk itu,

salah satu kunci kesuksesan dalam mendapatkan manfaat dari investasi SI/TI adalah

pengelolaan portfolio, program dan proyek organisasi dan khususnya bagaimana

manajemen mendistribusikan manfaat investasi dari ketiga hal tersebut [9].

Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3)

P3M3 dikembangkan oleh Software Engineering Institute (SEI) Capability Maturity

Model (CMM) yang mengacu pada process maturity framework. P3M3 membantu

organisasi untuk mengetahui seberapa besar level kematangan mereka serta dapat

menunjukkan fokus area yang memerlukan peningkatan atau perbaikan sehingga

memberikan manfaat atau keuntungan optimal bagi organisasi.

Gambar 1 Struktur P3M3

13

P3M3 memiliki tiga model manajemen di dalamnya yaitu:

a) Portfolio Management (PfM3)

Portfolio merupakan keseluruhan investasi organisasi sesuai dengan kebutuhan,

perubahan atau budaya organisasi untuk mencapai tujuan strategis. Manajemen

Portfolio merupakan pengaturan kumpulan rencana organisasi yang berisi proses

strategis dan keputusan yang dianggap paling efektif dan efisien bagi

perusahaan.Manajemen portfolio yang baik memiliki beberapa karakteristik, antara

lain :

Fokus terhadap kepemimpinan dan selaraas dengan strategi organisasi

Visi dan misi terdefinisasikan dengan baik

Resiko akan terlihat dari perspektif strategi dan dalam konteks bisnis yang

bekelanjutan

Organisasi memiliki standarisasi dan peraturan yang jelas

Orientasi manfaat yang diharapkan selaras dengan manfaat organisasi di semua

area yang ada dan juga dengan tujuan organisasi.

Kualitas akan terlihat dari perspektif efektifitas dan keselarasan dalam portfolio

b) Programme Management (PgM3)

Program dalam suatu organisasi hanya bersifat sementara dan cenderung memiliki

jangka waktu pada tahun tertentu karena program sewaktu-waktu dapat dirubah

atau disesuaikan kembali dengan tujuan strategis organisasi (fleksibel). Oleh karena

itu manajemen program diperlukan dalam membantu organisasi untuk

mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengawasi langsung pelaksanaan

keseluruhan proyek dan kegiatan lain yang terkait untuk memberikan hasil dan

manfaat yang maksimal dan selaras dengan tujuan organisasi. Manajemen program

yang baik memiliki beberapa karakteristik, antara lain :

Fokus organisasi adalah bagaimana strategi organisasi dapat disampaikan dan

diarahkan dengan baik.

Visi dan misi organisasi akan terwujud atau menjadi acuan dalam penyusunan

program.

Manajemen manfaat diuraikan secara jelas beserta lengkap dengan realisasinya.

Target pencapaian organisasi diuraikan melalui strategi program yang konsisten

dan standar portfolio.

c) Project Management (PjM3)

Manajemen proyek dapat diartikan sebagai kumpulan kegiatan proyek organisasi

yang sudah terkoordinir yang berisi rincian kegiaatan awal dan titik akhir proyek

yang dilakukan oleh individu atau tim untuk memenuhi tujuan tertentu dalam

waktu yang ditentukan, biaya dan parameter kinerja sebagaimana yang ditentukan

dalam kasus bisnis. Manajemen proyek yang baik memiliki beberapa karakteristik,

antara lain :

Jangka waktu proyek digambarkan secara jelas (terdapat batas waktu).

Proyek berisi rincian jumlah sumber daya yang jelas.

Fokus pada management dan koordinasi

Rencana proyek berorientasi pada produk dan aktivitas.

14

Melibatkan para pemangku kepentingan yang terkait guna mencapai proyek

yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

P3M3 memiliki tujuh proses perspektif yang didedifinisikan sebagai karakteristik

kunci sebuah organisasi yang dewasa. Ketujuh perspektif ini aplikasikan dalam tiga

model manajemen dan seluruh tingkat kematangan serta masing-masing perspektif

menggambarkan proses dan praktik yang harus diarahkan sesuai dengan tingkat

kematangan yang diberikan. Penelitian ini akan mengarah pada salah satu perspektif

yang ada dalam P3M3, yaitu Benefits Management[2].

Maturity Levels

Maturity Levels berisi deskripsi dan karakteristik lima tingkat kematangan yang

diberlakukan dalam P3M3 yaitu, Portfolio, Programme dan Project. Maturity Levels

dapat membantu organisasi dalam memahami kondisi mereka baik saat ini atau keadaan

di masa depan berdasarkan identifikasi proses bisnis yang sudah di analisis.

Maturity Levels memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasikan arah atau

rencana perbaikan pada proses perspektif yang memerlukan peningkatan baik dalam

jangka waktu yang pendek atau pun panjang [10].

Gambar 2 Maturity Levels P3M3

Di dalam P3M3 terdapat 5 tingkat level kematangan yang dijelaskan dalam gambar

2, yaitu :

a) Level 1 –Awareness of Process

Dalam level ini, tidak ada dokumentasi proses bisnis yang jelas dalam

organisasi. Proses atau alur aktivitas yang ada mungkin sudah diakui dalam

organisasi, namun praktik yang sebenarnya, alur tersebut ditentukan oleh individu

sendiri dan bersifat subjektif. Praktik pun hanya dilakukan sebagian atau justru tidak

sama sekali.

15

b) Level 2 – Repeatable Process

Dalam level ini, organisasi mulai menyadari pentingnya standar proses yang

harus diberlakukan. Namun, organisasi belum konsisten dalam melakukan standar

tersebut karena kurangnya manajemen.

c) Level 3 – Defined Process

Semua manajemen dan proses teknis yang diperlukan untuk mencapai tujuan

organisasi sudah terdokumentasi, terstandarisasi dan terintegrasi dengan proses

bisnis. Adanya pembagian tugas dan tanggungjawab yang jelas. Bahkan Top

Management pun terlibat secara aktif untuk memberikan dukungan seperti, adanya

training bagi para pekerja untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan,

sehingga mereka dapat melaksanakan tugas dengan maksimal, namun belum

konsisten dilakukan.

d) Level 4 – Managed Process

Organisasi sudah memahami serta menerapkan pengendalian dan pengukuran

kinerja untuk mengoptimalkan proses yang ada secara kuantitatif melalui perbaikan

kinerja berdasarkan bukti atau informasi yang didapatkan (review). Bukti atau

informasi tersebut akan dijadikan acuan atau kriteria dalam mengelola proses. Top

Management terlibat secara pro-aktif mencari dan memberikan cara – cara yang

inovatif tanpa menghilangkan kualitas.

e) Level 5 – Optimized Process

Organisasi menjadikan pengelolaan dan pengendalian proses sebagai budaya

yang wajib dilakukan. Adanya kerjasama tim yang baik dalam organisasi dari top

management sampai lapisan manajemen yang paling bawah. Organisasi mampu

secara cepat dan tanggap merespon perubahan, peluang serta melakukan upaya

perbaikan kinerja. Adanya keselarasan yang kuat dari tujuan organisasi dengan

rencana bisnis dalam rangka mengoptimalkan manfaat dan kinerja organisasi.

3. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Metode kualitatif adalah

proses penyelidikan dengan cara mendeskripsikan sebuah data berdasarkan peristiwa

yang terjadi dengan tujuan untuk memaparkan setiap kejadian-kejadian yang ada,

sebagai sarana untuk menentukan proses yang tepat berdasarkan peristiwa tersebut dan

perspektif orang - orang yang berpartisipasi di dalamnya serta menggunakan induksi

untuk memperoleh penjelasan yang yang realistis berdasarkan fenomena yang diamati

[11]. Fokus utama dari penelitian ini adalah mendeskripsikan kondisi tingkat

kematangan manajemen manfaat yang sudah dilakukan oleh Universitas Kristen Satya

Wacana dalam mendukung proses belajar mengajar dengan mengumpulkan data dan

informasi secara lengkap berdasarkan tahapan – tahapan penelitian yang telah disusun

secara sistematis. Kemudian nantinya akan menghasilkan grafik tingkat kematangan

berdasarkan manajemen manfaat dengan menggunakan P3M3.

16

Gambar 3 Tahapan Penelitian

Tahap awal penelitian yaitu diawali dengan menentukan tempat studi kasus atau

objek yang akan diteliti. Kemudian berdasarkan objek penelitian tersebut, peneliti akan

menentukan topik yang menjadi pertanyaan atau permasalahan yang berhubungan

dengan analisis manajemen manfaat.

Tahap kedua yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat studi kelayakan awal dan

studi literatur. Studi kelayakan awal yaitu menganalisa awal tentang kondisi objek yang

diteliti sehingga peneliti dapat mempersiapkan serta menentukan kebutuhan yang

diperlukan selama melakukan penelitian. Studi literature merupakan proses

pengumpulan literatur menggunakan metode studi pustaka yang berhubungan dengan

analisis manajemen manfaat dan P3M3 dengan tujuan agar peneliti dapat memahami

studi kasus yang akan diteliti. Literatur didapatkan melalui buku, jurnal, artikel internet

yang terkait atau pun buku elektronik.

Mulai

Perencanaan

StudiKelayakanA

wal

Studi

Literatur

Pengumpulan Data

Observasi

Wawancara

Analisis Data

PenyusunanLaporan

(MembuatdanMenyusunTemuansertaReko

mendasi)

Selesai

17

Tahap selanjutnya adalah aktifitas pengumpulan data lapangan berdasarkan studi

kasus yang diteliti. Dalam pengumpulan data lapangan terdapat dua aktifitas yang

dilakukan yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara. Observasi merupakan

teknik pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung objek yang diteliti.

Sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab kepada narasumber terkait penelitian dengan tujuan untuk mendapatkan

informasi yang diperlukan. BTSI sendiri dibagi dalam struktur RACI, yaitu :

Tabel 1. Struktur RACI

Manajemen

Model

Roles

Pembantu

Rektor 1

Manajer

BTSI

Kepala Pusat Pengembangan Staff

SIASAT Sistem Informasi

Portfolio C/A R R/I I

Programme C/A A/R R/I I

Project C/A A/R R/I I

Setelah melakukan aktifitas pengumpulan data dan mendapatkan data yang

diperlukan melalui observasi dan wawancara, selanjutnya peneliti melakukan proses

analisis data yang akan menghasilkan output berupa tingkat kematangan manajemen

manfaat berdasarkan perhitungan yang dilakukan dengan menggunakan acuan maturity

level dari P3M3.

Tahap akhir penelitian yaitu peneliti melakukan penyusunan laporan yang berisi

temuan dan rekomendasi berdasarkan analisis data dengan tujuan membantu organisasi

dalam menentukan keputusan atau tindakan yang tepat untuk meningkatkan nilai

manajemen manfaat bagi organisasi.

4. Hasil dan Pembahasan

Specified Attribute (Benefits Management)

a. Portfolio

Portfolio merupakan dokumentasi yang salah satunya berisi rencana strategis

sebuah organisasi termasuk visi dan misi organisasi serta target – target yang ingin

dicapai oleh organisasi. Tujuannya adalah agar organisasi memiliki panduan untuk

mengambil keputusan yang tepat, efektif dan efisien. Seperti yang telah dijelaskan

dalam generic attribute, UKSW sudah memiliki rencana strategis termasuk bidang

akademik juga ada di dalamnya. Terdapat target dan realisasimanfaat yang ingin

dicapai dalam beberapa tahun yang disesuaikan dengan visi dan misi dari UKSW.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, rencana strategis ini sudah berjalan hampir 10

tahun. Itu berarti dalam waktu 10 tahun, UKSW sudah banyak melakukan

perencanaan, pengembangan dan program kerja agar SIASAT terus berjalan

semakin baik. Namun, UKSW tidak melakukan dokumentasi terhadap

18

pengembangan dan program yang sudah dijalankan secara rinci pada divisi

pengembangan sistem. Pak Partono mengatakan bahwa :

“… kami tidak pernah ada dokumentasi resmi dan khusus yang menjelaskan

secara detail program kerjaapa saja yang telah kami lakukan. Pencapaian

manfaat untuk kegunaan SIASAT sendiri tidak didefinisikan dalam

dokumentasi program kerja. Hanya dalam blueprint rencana strategis saja.

Semuanya hanya berdasarkan permintaan pimpinan atau divisi terkait dengan

acuan utama yaitu visi dan misi UKSW. Untuk SIASAT, sebenarnya tidak ada

SK (surat keputusan) yang menyatakan bahwa sistem tersebut wajib digunakan

oleh seluruh civitas. Mungkin kalau dikumpulkan ada, tetapi secara eksplisit

tidak ada…”(3)

Walaupun blueprint rencana strategis sudah ada dan SIASAT memiliki kinerja

yang paling baik dibandingkan sistem lainnya, namun UKSW belum memiliki

dokumentasi nyata secara berkala yang membuktikan bahwa realisasi manfaat

tersebut sudah tercapai dan dirasakan oleh civitas universitas, sehingga realisasi

manfaat tersebut tidak konsisten dan tidak termonitor dengan baik. Manajemen

manfaat tidak diuraikan secara detail dalam setiap program atau proyekyang sudah

dilakukan, sehingga UKSW tidak dapat memiliki acuan yang pasti untuk melakukan

perubahan atau perencanaan ke depan yang maksimal khususnya pada SIASAT. Hal

ini dapat berdampak negatif bagi UKSW yaitu membutuhkan waktu yang lebih lama

serta pengeluaran biaya yang berlebih. Padaportfolio, manajemen berada pada level

2 yaitu,repeatable process berdasarkan Maturity Level dari P3M3.

b. Programme

Perencanaan program harus selaras dengan tujuan organisasi. Manajemen

program yang baik dapat membantu organisasi mencapai target yang diharapkan.

UKSW sendiri melakukan perencanaan dan pembaharuan program kerja setiap

tahunnya yang diadakan pada bulan April. Program yang diajukan, semuanya

disesuaikan dengan kebutuhan sistem. Namun, program kerja selama setahun

tersebut tidak secara formal dalam bentuk dokumen yang berisi tujuan, alasan

program dijalankan atau target yang ingin diraih. Walaupun begitu, UKSW tetap

memprioritaskan program kerja yang harus dilakukan terlebih dahulu agar SIASAT

tetap berjalan. Manajer BTSI pun mengontrol jalannya program kerja di BTSI

secara berkala. Top management juga cukup baik dalam memantau kualitas sistem

SIASAT sendiri dengan memberikan advice untuk tim BTSI dalam

mengembangkan SIASAT menjadi lebih baik. Pak Partono menjelaskan bahwa :

3Wawancara 12 Mei 2017

19

“… kami hanya menyampaikan program kerja secara verbal saat di rapat

tahunan memasukkan dalam bentuk proposal anggaran. Terkadang saya

mencatat sendiri program kerja dalam buku tulis dengan catatan tangan. Karena

menurut kami, apa yang tertera dalam anggaran tersebut sudah menjadi

program kerja kami. Jadi, dokumen program hanya berbentuk proposal

anggaran, lalu pada akhir periode ada laporan pengeluaran yang kami gunakan

serta laporan pada buku tahunan rektor. Program kami susun berdasarkan

kebutuhan paling mendesak dan permintaan pimpinan. Jika di pertengahan

periode ternyata ada advice dari pimpinan untuk melakukan tugas di luar

program kerja yang sudah disusun pada awal periode, maka akan kami lakukan

sesuai dengan skala prioritas…”(4)

Salah satu bentuk program kerja untuk SIASAT dalam meningkatkan kualitas

serta manfaat adalah penambahan fitur pendaftaran yudisium online. Fitur ini sudah

diterapkan pada sistem sejak pertengahan tahun 2016. Dilihat dari segi manfaat dan

kualitas, fitur ini membantu para mahasiswa dan staff terkait dalam mendaftarkan

yudisium dan tidak menggunakan cara manual lagi. Pendaftaran ini sudah

terintegrasi dengan data di dalam SIASAT. Namun, fitur ini belum digunakan oleh

seluruh civitas. Padahal sudah dilakukan sosialisasi bagi para staff yang

menandakan bahwa fitur tersebut sudah layak digunakan. Menurut Pak Dian W.

Chandra :

“… fitur ini sangat memudahkan para mahasiswa mengurus yudisium. Tidak

perlu mengumpulkan dokumen kertas lagi, karena semuanya semua sudah

tersistem. Namun, kami juga tidak paham mengapa fitur ini tidak digunakan.

Padahal sudah ada dan sudah kami terapkan dalam SIASAT. Kami tidak

memiliki otoritas untuk memaksakan hal tersebut. Kami sudah memberikan

saran kepada top management untuk dapat mengeluarkan surat keputusan yang

menyatakan bahwa fitur yudisium ini bisa dan wajib digunakan untuk seluruh

civitas universitas…”(5)

Menurut top management, fitur ini belum dapat digunakan terlebih dahulu.

Seperti yang dikatakan oleh Prof. Ferdy yaitu :

“… kami belum mengeluarkan surat keputusan karena memang fitur tersebut

masih di uji coba…”(6)

4 Wawancara 12 Mei 2017



20

Berdasarkan penjelasan di atas, program kerja untuk mendukung kinerja

SIASAT sudah cukup baik. Namun, tetap diperlukan dokumen yang berisi tujuan

dan target yang ingin dicapai dalam program tersebut. Sama seperti portfolio, tidak

terdapat realisasi manfaaat yang jelas dijabarkan dalam program kerja. Kedua,

terdapat perbedaan pendapat antara top management dengan tim BTSI. Namun,

bukan berarti hal ini menjadi hal yang negatif. Perbedaan ini membuktikan bahwa

top management benar – benar fokus mengontrol jalannya program dari BTSI.

Hanya saja kurangnya koordinasi dan komunikasi yang tepat. Pada programme,

benefits management berada pada level 2 yaitu,repeatable process berdasarkan

Maturity Level dari P3M3.

c. Project

Proyek berisi kegiatan – kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.

UKSW sendiri telah melakukan 3 kali proyek untuk SIASAT. Pada tahun 1984,

sistem akademik UKSW dibangun dengan nama awal SAA (Sistem Administrasi

Akademik). Lalu, tahun 1998 dengan menggunakan pihak outsourcing yaitu,

Paradise, SAA mulai dikembangkan menjadi SIASAT versi 1 dan di launching

pada tahun 2000. Pada tahun 2007, SIASAT dikembangkan kembali menjadi versi 2

yang dilakukan oleh tim BTSI sendiri dan digunakan hingga saat ini. Namun,

selama pengembangan sistem, tidak semua terdokumentasi dengan baik. Hanya

SAA dan SIASAT versi 2 saja yang memiliki dokumentasi. Mengenai hal tersebut,

Pak Agus selaku Staff BTSI yang bertanggungjawab mengenai SIASAT

mengatakan bahwa :

“… dokumen proyek untuk SAA ada, tetapi itu sudah lama sekali, jadi

dokumentas cukup usang. Untuk SIASAT versi 1 tidak ada dokument proyek

karena kami menggunakan outsourcing, jadi hanya berupa source code saja.

Untuk SIASAT versi 2, kami membuat dokument proyek. Namun, itu pun kami

lakukan karena waktu itu ada program hibah dari pemerintah bagi universitas

dengan persyaratan membuat portfolio aplikasi tersebut. Jadi, di dalamnya kami

buat secara lengkap dan detail…”(7)

Sedangkan untuk tim proyek, jika proyek dilakukan oleh UKSW sendiri, maka

top management bersama dengan tim BTSI akan menunjuk beberapa orang dari

BTSI serta tenaga pendidik (dosen) yang kompeten untuk dapat menjalankan proyek

pengembangan sistem tersebut. Pak Partono menjelaskan bahwa :

“… jika ada pembangunan atau pengembangan sistem yang dilakukan oleh

internal biasanya akan dibentuk tim khusus. Kami mengerjakan proyek tersebut

sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan oleh top management. Terkadang

lebih cepat dari yang diperkirakan…”(8)



21

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dikatakan bahwa dokumen proyek sudah

didefinisikan dengan cukup baik. Beberapa dokumen proyek sudah berisi portfolio

aplikasi, tujuan, target, kualitas dan manfaat serta tim proyek yang akan

melaksanakannya. Terlihat bagaimana sistem SIASAT versi terakhir memiliki

kinerja yang lebih baik dibandingkan versi terdahulunya. Namun, pentingnya

pembuatan dokumen proyek ini belum menjadi budaya yang kuat di organisasi.

Pada project, benefits management berada pada level 3 yaitu, defined process

berdasarkan pada Maturity Level dari P3M3.

Generic Attribute

SIASAT sendiri merupakan sistem yang paling matang untuk digunakan, jika

dibandingkan dengan semua sistem yang sudah diterapkan di UKSW. Sebagian

universitas di beberapa daerah di Indonesia meniru sistem SIASAT dan menjadikannya

sebagai acuan untuk membangun sistem akademik mereka. Jika dilihat secara umum,

hal tersebut dapat diukur dari beberapa atribut yang terdapat dalam P3M3 yang tentunya

berhubungan pengaruhnya pada sistem SIASAT. Dari segi tugas dan tanggungjawab,

UKSW sudah memiliki struktur organisasi serta job description yang jelas dan sudah

tercantum dalam aturan universitas. Khusus di BTSI, orang-orang yang ada sudah

kompeten di bidangnya. Namun, terkadang orang yang berperan dan bertanggungjawab

tidak menjalankan aturan tersebut sebagaimana mestinya. Pernyataan ini didukung

berdasarkan wawancara dengan Pak Partono selaku Kepala Pusat Pengembangan

Sistem Informasi yang menjelaskan bahwa :

“… kadang – kadang jika top management memiliki permintaan atau perubahan di

tengah periode untuk sistem SIASAT, mereka langsung berbicara pada Pak Agus

(staff pengurus SIASAT) tanpa memberitahu dan berkoordinasi dengan kami

terlebih dahulu. Jadi, kami mengetahui info perubahan justru dari Pak Agus

sendiri…”(9)

Hal kedua adalah dari segi capability development, yaitu mengenai kemampuan

organisasi untuk dapat melakukan perubahan atau pengembangan yang lebih baik bagi

manajemen. Salah satu contoh adalah diadakannya training atau pembekalan bagi

semua staff yang ada. UKSW sendiri memiliki program Service Excellence yang

diadakan setiap satu tahun sekali dan diberlakukan secara serentak bagi semua pekerja

dan staff. Dalam wawancaranya, Prof. Ferdy Semuel Rondonuwu selaku Pembantu

Rektor 1 Bidang Akademik menjelaskan :

“… kami melakukan training setiap tahunnya bagi seluruh pekerja dan staff

sesuai dengan tugas masing – masing. Training tersebut dilakukan dalam

bentuk workshop…”(10)



22

Selain itu, aspek lainnya adalah adanya sharing knowledge. Tim BTSI sendiri

sudah dalam beberapa tahun ini melakukan sharing knowledge, namun tidak intens

dalam melakukannya dan belum menjadikan hal tersebut belum sepenuhnya menjadi

budaya dalam organisasi. Pak Dian W. Chandra selaku Manajer BTSI mengatakan

bahwa :

“… kami sedang menuju ke arah tersebut (sharing knowledge). Minimal kami

mengadakan rapat. Seperti tahun lalu, adanya pelatihan lighting, kami pun

mengirim tim multimedia ke workshop tersebut. Setelah itu, mereka membagikan

pengetahuan yang di dapat kepada bagian lain. Setidaknya bagian lain juga

mengetahui…”(11)

Hal ketiga adalah dari segi perencanaan dan estimasi waktu, yaitu terkait dengan

rencana – rencana, baik yang sudah maupun akan dilakukan oleh UKSW dalam jangka

waktu tertentu. Visi dan misi UKSW juga sudah diuraikan secara jelas. UKSW sendiri

sudah memiliki rencana strategis yang mulai diterapkan dari tahun 2007 hingga saat ini

yang dituangkan dalam bentuk blueprint lengkap dengan jangka waktu yang telah

disepakati. Namun, ada beberapa bagian yang tidak terlaksana khususnya untuk sistem

akademik. Prof. Ferdy menjelaskan alasan terjadinya hal tersebut, yaitu :

“… rencana strategis kita sebenarnya diterapkan dalam waktu 10 – 15 tahun. Ada

jangka waktu yang ditetapkan, namun tidak semuanya bisa terjadi sesuai yang

dibayangkan. Antisipasi melakukan perubahan itu ada. Indikatornya adalah

kebutuhan dan kepuasan civitas akademika dan yang mana yang lebih

efektif…”(12)

Dari segi informasi dan dokumentasi, tim BTSI sendiri memiliki banyak

pekerjaan yang akan atau telah dikerjakan dalam periode tertentu. Namun, daftar

pekerjaan tersebut tidak tertuang dalam dokumentasi resmi. Berdasarkan wawancara

yang dilakukan, Pak Partono menjelaskan bahwa :

“… tidak ada dokumentasi khusus. Kami langsung memasukkannya dalam

bentuk anggaran yang kami ajukan tiap tahun. Untuk laporan akhir, biasanya

ada buku laporan rektor yang berisi semua kegiatan dan tanggungjawab yang

sudah dilaksanakan. Hanya itu saja…”(13)

Dari segi review and improvement , yaitu bagaimana organsisasi mampu melihat

kesempatan untuk melakukan pengembangan yang lebih baik dan bukan hanya

terfokus pada hal – hal yang menyebabkan kegagalan.

11

Wawancara 10 Mei 2017 12

Wawancara 12 Mei 2017 13

Wawancara 12 Mei 2017

23

Dalam penerapannya di UKSW sendiri sebenarnya sudah cukup berjalan baik,

terlihat bagaimana SIASAT memiliki fitur yang cukup handal dibandingkan tahun –

tahun sebelumnya. Peningkatan performa dikarenakan ada penambahan server dan

storage yang dilakukan serta adanya fitur – fitur baru dalam SIASAT. Ini

menandakan bahwa UKSW aktif meninjau dengan melakukan banyak

pengembangan di dalamnya. Namun, untuk maintenance belum diberlakukan secara

berkala. Menurut Pak Partono :

“… untuk SIASAT, kami hanya melakukan maintenance pada saat jadwal

registrasi perkuliahan akan dilaksanakan, dimana pasti akan banyak user yang

menggunakannya. Jadi, di luar jadwal tersebut, kami jarang melakukan

maintenance…”(14)

Secara umum dalam hal manajemen sudah cukup baik. Terlihat adanya rencana

strategis yang sudah dibuat dan diterapkan walaupun tidak semua bagian dilakukan

karena disesuaikan dengan perubahan waktu dan kebutuhan. Selain itu, setahun

sekali sudah dilakukan training. Hanya untuk sharing knowledge belum menjadi

budaya di tim akademik dan BTSI itu sendiri. Dokumentasi pun belum sepenuhnya

dijalankan. Maintenance yang dilakukan sudah cukup baik hanya tidak secara

berkala dilakukan. Secara umum, proses ini berada pada level 3 yaitu defined

process berdasarkan Maturity Level dari P3M3.

Berdasarkan hasil analisa masing – masing atribut spesifik dilihat dari perspektif

benefits management didapatkan level kematangan untuk setiap model manajemen

yang ada, yaitu :

Tabel 2. Maturity Level Model Manajemen SIASAT

14

Wawancara 21 Maret 2017

Perspective Management Model Level Maturity Level

Benefits

Management

Portfolio 2 Repeatable Process

Programme 2 Repeatable Process

Project 3 Defined Process

24

Rekomendasi

Berdasarkan hasil tingkat kematangan dari tabel 2, maka dapat diberikan

rekomendasi untuk pihak manajemen khususnya dalam bidang akademik dan BTSI

agar SIASAT memiliki manfaat yang dapat dirasakan secara nyata bagi para user.

Rekomendasi yang dapat diajukan adalah :

Tabel 3. Rekomendasi dan Target Maturity Level

Benefits

Management

Portfolio Programme Project

Current

Maturity

Level

Level 2 : blueprint

rencana strategis

sudah ada dan

lengkap berisi target

serta manfaat yang

kan dicapai. Namun,

untuk portfolio

program kerja dan

proyek yang pernah

dilakukan tidak

terdokumentasi

dengan baik, sehingga

tidak ada acuan ke

depan bagi organisasi

untuk melakukan

pengembangan

SIASAT secara

sistematis.

Level 2 : Sama

seperti portfolio,

UKSW tidak

memiliki dokumen

program kerja yang

menjelaskan

rincian, tujuan serta

realisasi manfaat

apa yang akan

dicapai. Walaupun

berjalan cukup

baik, namun

UKSW tidak

memiliki target

pasti yang akan

dicapai dalam

jangka panjang (1

tahun) atau pendek.

Level 3 : 3 kali

proyek yang

dilakukan UKSW

tidak semua

memiliki dokumen

proyek. Hanya dua

yang memiliki

dokumen proyek

lengkap beserta

tujuan proyek, tim

proyek, manfaat da

target, strategi yang

dilakukan terkait

manajemen

manfaat serta yang

lainnya. Dokumen

proyek terakhir pun

dibuat karena ada

program hibah dari

pemerintah pusat

yang menuntut

untuk membuat

dokumen tersebut.

Ini menandakan

bahwa adanya

dokumen proyek

belum menjadi

budaya yang kuat

dalam organisasi.

25

Target

Maturity

Level

Level 3 : UKSW

harus fokus

mengontrol dan

memantau jalannya

realisasi manfaat

SIASAT sendiri

dengan

mendokumentasikan

setiap kegiatan atau

program serta proyek

dengan baik. Manfaat

harus didefiniskan

secara rinci di setiap

operasi proses bisnis.

Level 3 :Program

kerja dituangkan

dalam rincian yang

lebih spesifik

beserta dengan cara

dan

penanganannya,

sehingga

memudahkan para

staff terkait dalam

mencapai manfaat

yang ingin

direalisasikan

Level 4 : UKSW

harus memulai

membudayakan

membuat dokumen

proyek yang jelas,

jika ada proyek

yang akan

dilaksanakan.

Realisasi manfaat

harus jelas

disampaikan dalam

dokumen termasuk

pendekatan proyek

serta fokus pada

bagaimana

manajemen dapat

memberikan

manfaat dari

kinerja SIASAT

dar hasil keluaran

proyek.

26

5. Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan khususnya untuk SIASAT, secara umum UKSW

berada pada tingkat kematangan level 3, yaitu defined process yang berarti manajemen

dan proses teknis yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi sudah

terdokumentasi, terstandarisasi dan terintegrasi dengan proses bisnis yang dituangkan

dalam bentuk rencana strategis. Adanya pembagian tugas dan tanggungjawab yang

jelas. Top Management pun terlibat aktif memberikan dukungan seperti, adanya

training bagi para pekerja dengan program mereka Service Excellence. Sedangkan

dalam segi perspektif benefits managementpada portfolio, UKSW berada pada tingkat

kematangan level 2, yaitu repeatable Process. Dari segi programme, UKSW memiliki

tingkat kematangan yang sama dengan portfolio yaitu berada pada level 2, repeatable

process. Terakhir dari segi project, UKSW memiliki tingkat kematangan pada level 3,

yaitu defined process. Secara garis besar, UKSW memiliki manajemen dan kinerja yang

cukup baik dalam menjaga performa dari SIASAT sendiri. Hanya UKSW belum

menerapkan budaya tiga model manajemen dengan baik seperti, adanya dokumentasi,

program kerja dan dokumen proyek yang jelas dengan mencantumkan juga realisasi

manfaat serta cara mencapai manfaat optimal yang diharapkan.

6. Daftar Pustaka

[1]Jurison, Jaak. 1996, Toward More Effective Management Information Technology

Benefits. Journal of Strategic Information Systems, 5, 4, 1996, pp. 263-274.

[2] Sowden Rod. 2008, P3M3 Maturity Model Final for Web.

[3] Office of Government Commerce. 2010. Portfolio, Programme and Project

Management Maturity Model Introduction and Guide to P3M3 v2.1.

[4] Simanjuntak, E.W. Marciano. 2013, Pengaruh Latar Belakang Perusahaan Pada

Tingkat Maturity Portfolio IT Sebuah Perbandingan Antara Perusahaan Berbasis

Keuntungan dan Organisasi Non Profit.

[5] Raymond, Michael dan Julio. 2011, A Critical Assessment of P3M3 in Australian

Federal Government Agencies.

[6] Acache. 2014. Implementing Benefits Management Developing a culture of value.

[7] New Zealand Government. 2016. Managing Benefits from Projects and

Programmes : Guide for Practitioners.

[8] J. Ward, S. D. Hertogh dan S. Viaene. 2007, Managing Benefits from IS/IT

Investments:an Empirical Investigation into Current Practice. Proceedings of the 40th

Hawaii International Conference on System Sciences.

[9] J. Ward dan E. Daniel, “Benefits Management : Delivering Value from IS/IT

Investments”, John Wiley and Sons, Chichester, 2006.

[10] Office of Government Commerce. 2008. Portfolio, Programme and Project

Management Maturity Model Introduction and Guide to P3M3 v2.0.

[11] G. E. Gorman dan P. Clayton, 2005, Qualitative Research for the Information

Professional 2nd

Edition, British : Facet Publisihing, Inc.

Analisis Tingkat Kematangan Manajemen Manfaat Investasi...

Documents

Transcript of Analisis Tingkat Kematangan Manajemen Manfaat Investasi...