9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori – Teori Dasar / Umum

Teori-teori berikut merupakan teori dasar yang diperoleh dari berbagai sumber

yang menjadi landasan dalam penulisan skripsi ini.

2.1.1 Sistem

Menurut McLeod (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi

dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.

Menurut O’Brien (2004, p8) adalah kelompok komponen yang saling terintegrasi

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan

memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi.

Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan

sekelompok elemen atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi

untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.

2.1.2 Informasi

Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses

sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu.

Menurut O’Brien (2004, p13), informasi adalah data yang telah diolah

mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk end user tertentu.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang

telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan kebutuhannya.

10

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut Whitten (2001, p12), sistem informasi adalah bagaimana organisasi

mengubah dan mengatur data yang ada untuk menghasilkan informasi yang berguna,

untuk mendukung organisasi dan pekerjanya, pelanggan, supplier, dan partner.

Menurut O’Brien (2004, p7), sistem informasi dapat berupa kombinasi

terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan

sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menghasilkan informasi dalam suatu

organisasi.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

beberapa komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang berfungsi

untuk mengumpulkan, mengubah, menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi,

sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem.

2.1.4 Pengertian Data

Menurut Laudon (2006, p.13), Data adalah aliran fakta-fakta yang belum diolah

yang merepresentasikan kejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisikal

sebelum dikelola menjadi bentuk yang manjsia dapat mengerti dan menggunakan.

Menurut McLeod (2001, p.12), Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka

yang relative tidak berarti bagi pemakai. Sebagai contoh, data dapat berupa jumlah kerja

tiap pegawai dalam perusahaan. Saat data ini diproses, ia dapat diubah menjadi

informasi.

2.1.5 Pengertian Teknologi Informasi

Menurut Alter (1999, p42), Teknologi informasi merupakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh sistem informasi.

Hardware merupakan sekumpulan perangkat fisik yang terlibat dalam pemrosesan

11

informasi, seperti computer, workstation, peralatan jaringan, tempat penyimpanan data

(data storage), dan peralatan transmisi (transmission devices). Sedangkan software

merupakan program komputer yang menginterpretasikan masukan (input) oleh user dan

memberitahukan kepada komputer tentang apa yang harus dilakukan.

2.1.6 Analisis Sistem

Menurut James.A (2004 p.249), analisis sistem pada kenyataannya merupakan

proses dua langkah yang melibatkan, pertama, survey terhadap sistem yang ada saat ini,

dan kemudian, analisis kebutuhan pemakai. Masalah-masalah bisnis harus sepenuhnya

dipahami oleh analis sistem sebelum dia dapat merumuskan sebuah solusi. Analisis yang

tidak lengkap atau cacat akan menghasilkan solusi yang tidak lengkap atau cacat. Oleh

karena itu, analis is sistem menjadi dasar bagi seluruh proses SDLC. Proses yang

dihasilkan tahap ini adalah sebuah laporan analisis sistem formal, yang menyajikan

temuan-temuan analisis dan rekomendasi untuk sistem yang baru.

2.1.7 Feasibility Study

Menurut Whitten et al (2004,p382), ada empat kategori pengujian kelayakan :

• Operational feasibility / kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi

tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang

sistem/proyek tersebut.

Aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan adalah:

1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah

solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?

2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dan manajemen mengenai

masalah(solusi) itu?

• Technical feasibility / kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis

tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis.

12

Kelayakan teknis ditujukan pada tiga masalah pokok :

1. Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis?

2. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?

3. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?

• Schedule feasibility / kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan

proyek tersebut. Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah “Apakah tenggat waktu

proyek cukup masuk akal?” Melewati tenggat waktu merupakan hal yang

problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak memadai dapat menjadi

malapetaka. Ini merupakan mana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.

• Economic feasibility / kelayakan ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah

proyek atau solusinya. Kelayakan ekonomis didefinisikan sebagai analisis cost-

benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan? Bagaimana biaya dan

keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis?

2.1.8 Proses Bisnis

Business process is a group of logically related activities that uses the resources

of the organization to provide defined result in supports of the organization’s objectives.

Bila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, proses bisnis adalah sebuah

kelompok aktifitas yang saling berkaitan yang menggunakan sumber daya organisasi

untuk mendukung hasil yang telah menjadi tujuan organisasi.

Proses bisnis adalah kumpulan aktifitas yang membawa satu atau lebih

bermacam-macam dari input dan membuat output yang memberi nilai pada pelanggan.

Dapat dilihat dari ilustrasi

Input → Proses → Output

Gambar 2.1 Ilustrasi Proses Bisnis

13

Apa perbedaan antara fungsi dan proses bisnis? Andaikan komputer pelanggan

rusak saat pengiriman. Fungsi bisnis dari layanan pelanggan adalah untuk menerima

barang rusak tersebut. Kenyataan pembetulan dan pengiriman ulang dari barang tersebut,

bagaimanapun, adalah proses bisnis yang melibatkan beberapa area fungsional dan

fungsi dengan area tersebut. (Brady et al, 2001, p3).

2.1.9 ERP

Menurut Brady et al (2001, p153), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah

sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi,

pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan

semua transaksi dalam suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan

menyediakan manajemen reporting tools.

Menurut Lau (2005), ERP adalah proses mengintegrasikan semua fungsi dan

proses bisnis sebuah organisasi. ERP memberikan keunggulan kompetitif pada

perusahaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi, istilah ERP sekarang dimaksudkan

sebagai aplikasi yang dapat mengawasi seluruh detail proses yang dibutuhkan dalam

menjalankan operasional perusahaan sehari-hari. ERP mengintegrasikan seluruh proses

yang ada sehingga menjadi satu-satunya sumber informasi yang diperlukan dalam

menjalankan operasional perusahaan. ERP yang baik dapat melakukan pengawasan dan

menyediakan informasi yang transparan dan dapat meningkatkan pelayanan kepada

pelanggan.

ERP merupakan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) yang antar

modulnya saling berhubungan, yaitu jika ada data yang berubah di satu modul, otomatis

di modul lain juga akan berubah datanya. Pada tahun 1995 mulai dikembangkan ERP

yang merupakan sistem informasi menyeluruh untuk perusahaan. ERP ini adalah

pengembangan dari sistem informasi di akhir 90-an yang modulnya belum saling

terintegrasi. Dengan ERP, jaminan integrasi data dapat diandalkan, begitu pula dengan

tidak adanya redudansi data, yaitu kemungkinan adanya duplikasi data yang akan

14

membuat data tersebut menjadi tidak valid. Jaminan ini merupakan hal yang penting

bagi manajemen dalam pengambilan keputusan data tersebut.

Gambar 2.2 Before and After ERP

a. Manfaat Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Lau (2005), ERP memberikan beberapa keuntungan :

- Pertama, satu titik pemasukan dan membantu mengurangi redudansi data dan

membantu pegawai menghemat waktu dalam memasukkan data, sehingga dapat

mengurangi tenaga kerja dan biaya tambahan.

- Kedua, pemusatan informasi, pengambilan keputusan, dan control berakibat pada

peningkatan efisiensi operasi dan produktivitas serta koordinasi antara

departemen, divisi, dan daerah.

- Ketiga, pembagian basis data yang terpusat memberikan informasi yang akurat

dan terbaru pada manajer bisnis untuk membuat keputusan bisnis yang berdasar.

- Keempat, integrasi fungsional menggabungkan semua data, seperti data

keuangan, manufaktur, dan penjualan.

b. Kendala Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Dhewanto et. al. (2007, p12), kendala implementasi dalam pembuatan ERP

adalah sebagai berikut :

15

1. Memakan waktu

2. Mahal

3. Kesesuaian Modul

4. Kebergantungan pada vendor

5. Fitur dan kompleksitas

6. Skalabilitas dan kompabilitas global

c. Alasan Penggunaan ERP

Ada lima alasan mengapa perusahaan menggunakan ERP, yaitu :

1. Informasi keuangan yang terintegrasi : ERP menciptakan sebuah versi tunggal

dari informasi internal yang tidak dapat diragukan lagi kebenarannya karena

setiap orang menggunakan sistem yang sama.

2. Mengintegrasikan informasi pembelian pelanggan : ERP memberikan pandangan

yang sama terhadap informasi pelanggan di perusahaan, mulai dari permintaan

pembelian dari pelanggan, pengkoordinasian, inventory, dan pengiriman ke

beberapa lokasi pada waktu yang sama.

3. Standarisasi dan mempercepat proses manufaktur : unit bisnis yang banyak

(multiple) di perusahaan sering membuat output yang sama dengan

menggunakan proses dan metode yang berbeda. Dengan menstandarkan proses-

proses ini dan menggunakan sistem komputer tunggal yang terintegrasi dapat

menghemat waktu, meingkatkan produktifitas, dan mengurangi pengeluaran gaji.

4. Mengurangi inventory : ERP membantu proses manufaktur berjalan dengan

lancer dan ERP meningkatkan visibility dari proses pemenuhan permintaan di

dalam perusahaan.

5. Standarisasi informasi Human Resource : biasanya pada perusahaan dengan unit

bisnis yang banyak, Human Resource tidak mempunyai sebuah metode yang

sederhana, unified, untuk melacak informasi pegawai, keuntungan-keuntungan,

dan layanan-layanan. Dengan ERP hal-hal tersebut bisa diatasi. Hal ini berakibat

pada peningkatan kepuasan pegawai dan membantu komunikasi lebih jelas.

(http://www.webservicesarchitect.com/content/articles/apshankar01print.asp).

16

2.1.10 Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics adalah sebuah aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)

dan Customer Relationship Management (CRM) yang dikembangkan oleh Microsoft

untuk memberikan sebuah solusi baru dan mengurangi resiko dalam menjalankan

operasional bisnis perusahaan. Microsoft Dynamics mengotomatisasi dan

menyederhanakan keuangan, intelegensi bisnis, dan proses rantai persediaan sehingga

membantu perusahaan mendorong kesuksesan bisnis. Microsoft Dynamics diarahkan

untuk organisasi menengah serta anak perusahaan dan divisi organisasi.

a. Produk

Microsoft Dynamics meliputi 5 produk utama :

� Microsoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta)

Sebuah solusi perencanaan sumber daya enterprise yang mudah disesuaikan

untuk membantu perusahaan memperkuat dan menstandarkan proses, memperoleh

visibilitas dalam organisasi perusahaan, dan membantu menyederhanakan pemenuhan

kebutuhan. Produk ini tersedia dalam dua edisi dan komponen-komponen terpilih dapat

ditambahkan kedalamnya. Produk ini berguna untuk:

• Membantu perusahaan mengintegrasikan dan menukarkan data dari banyak

sistem dan proses

• Mengotomasi kolaborasi rantai pasok

• Memusatkan proses

• Mereduksi resiko dan kewajiban yang terkait dengan tata kelola korporat,

pemenuhan regulasi, dan inisiatif pelanggan

� Microsoft Dynamics GP (sebelumnya Great Plains Software)

Perangkat lunak intelegensi bisnis (BI) untik pelaporan, penganggaran, perkiraan,

dan analisis. Produk modular ini tersedia dalam dua edisi, dan komponen-komponen

terpilih dapat ditambahkan kedalamnya. Dengan Microsoft Dynamics GP perusahaan

dapat:

17

• Meningkatkan kemampuan manajemen keuangan dengan fungsi-fungsi dari

buku besar umum sampai dengan manajemen aliran kas

• Membuat keputusan bisnis yang lebih bermakna dengan cepat dengan

perkakas analisis yang fleksibel dan mudah disesuaikan

� Microsoft Dynamics NAV (sebelumnya Navision)

Perangkat lunak khusus industri yang membantu perusahaan menganalisis data

bisnis. Produk modular ini tersedia dalam dua edisi, dan komponen-komponen terpilih

dapat ditambahkan kedalamnya. Dengan Microsoft Dynamics NAV perusahaan dapat:

• Meningkatkan kemampuan manajemen keuangan dengan fungsi-fungsi dari

buku besar umum sampai dengan manajemen aliran kas

• Membuat keputusan bisnis yang lebih bermakna dengan cepat dengan

perkakas analisis yang fleksibel dan mudah disesuaikan

• Mengatasi tantangan distribusi secara real-time

• Mengelola tagihan secara efektif dengan opsi khusus perusahaan

� Microsoft Dynamics SL (sebelumnya Solomon IV)

Sebuah solusi manajemen bisnis khusus untuk organisasi menengah berbasis

proyek. Produk modular ini membantu mengotomasi dan mengintegrasi aktivitas

manajemen proyek dan akuntansi lintas divisi perusahaan dan lokasi geografis. Produk

ini tersedia dalam dua edisi dan komponen-komponen terpilih dapat ditambahkan

kedalamnya. Perangkat ini berguna untuk:

• Segmentasi pelanggan

• Perencanaan dan eksekusi kampanye

• Analisis dan pelaporan

• Manajemen Informasi dan Peluang

• Manajemen akun dan kontak

• Akses cepat ke produk, harga, dan kuota

18

� Microsoft Dynamics CRM

Merupakan aplikasi CRM multi-bahasa yang menyediakan penjualan, jasa, dan

pemasaran. Microsoft Dynamics CRM membantu perusahaan menciptakan tampilan 360

derajat atas pelanggan dan berguna untuk:

• Segmentasi pelanggan

• Perencanaan dan eksekusi kampanye

• Analisis dan pelaporan

• Manajemen Informasi dan Peluang

• Manajemen akun dan kontak

• Akses cepat ke produk, harga, dan kuota

Microsoft Dynamics juga mempunyai Management Reporter for Microsoft

Dynamics ERP, yaitu sebuah solusi analisis dan pembuatan laporan keuangan. Pengguna

dapat dengan mudah membuat laporan laba rugi, laporan neraca, laporan arus kas dan

laporan keuangan lainnya tanpa perlu bantuan tenaga IT. Laporan dapat disimpan dalam

perpustakaan laporan yang terpusat bersama dengan file pendukung eksternal.

Keamanan laporan dan file dapat dikendalikan dengan menggunakan Windows

Authentication dan SQL Server.

b. Industri

Microsoft Dynamics menawarkan solusi ERP dan CRM untuk berbagai industri.

Berikut industri-industri yang cocok untuk menggunakan Microsoft Dynamics

sebagai aplikasi pilihan solusi bisnis :

• Konstruksi

• Distribusi

• Pendidikan

• Jasa keuangan

19

• Pemerintah

• Kesehatan

• Manufaktur

• Perusahaan non-profit

• Jasa professional

• Pedagang Eceran

c. Manfaat penggunaan Microsoft Dynamics

Aplikasi bisnis juga harus dapat mendorong nilai untuk sebuah organisasi. Apakah

nilai itu meningkatkan laba atau investasi, menurunkan biaya, atau meningkatkan

kinerja. Berikut manfaat yang ditawarkan dari penggunaan Microsoft Dynamics :

- Sederhana untuk digunakan dan dipelajari

Microsoft Dynamics menyediakan solusi ERP dan CRM yang bekerja seperti

produk Microsoft lain yang digunakan pada umumnya, sehingga mengurangi waktu

yang dibutuhkan untuk belajar bagaimana menggunakannya dan membantu pengguna

untuk menjadi lebih produktif. Sebagai contoh, Microsoft Dynamics CRM bekerja di

dalam Microsoft Outlook, sehingga penjualan, pemasaran, layanan pelanggan dan tugas

dapat diselesaikan dengan mudah melalui pengolahan email atau menambahkan janji

dalam kalender.

- Memfokuskan perhatian pada perangkat lunak RoleTailored

Microsoft Dynamics memberikan sebuah kinerja individual berbasis peran

pengalaman pengguna sehingga karyawan atau pengguna dapat dengan mudah

menyesuaikan berdasarkan preferensi dan gaya kerja mereka sendiri. Microsoft

menyebut ini sebagai pendekatan RoleTailored, sebuah perangkat lunak yang dirancang

untuk pekerjaan tertentu yang dilakukan orang tertentu, memberikan informasi yang

unik setiap orang sehingga dapat meningkatkan kinerja dalam peran mereka.

- Membawa kesederhanaan dalam divisi IT

Microsoft Dynamics dapat digunakan berbasis pelaksaan ditempat atau berbasis

cloud. Dengan pelaksanaan ditempat, tenaga IT dapat menggunakan keahlian mereka

20

dalam infrastruktur jaringan, database, dan alat-alat sistem manajemen untuk

melaksanakan, memantau, mendistribusikan, dan memelihara semua teknologi bisnis.

Dengan pelaksanaan berbasis cloud, bekerjasama dengan Microsoft-hosted atau partner-

hosted sebagai penyedia jasa cloud, dapat mengurangi waktu tenaga kerja IT anda dalam

memelihara infrastruktur dan menjadikan tenaga kerja IT lebih banyak menghabiskan

waktu pada proyek lain yang mendorong pertumbuhan bisnis.

d. Sejarah Microsoft Dynamics

Kelompok solusi bisnis Microsoft ini dibentuk sejak Microsoft mengakuisisi dua

perusahaan perangkat lunak : Great Plains Software yang diperoleh pada bulan

April 2001, dan Navision yang diakuisisi pada Juli 2002. Microsoft Dynamics CRM

memasuki pasar CRM pada tahun 2003. Kelompok solusi bisnis Microsoft

sekarang termasuk dengan kelompok produk Microsoft Dynamics ERP dan

kelompok produk Microsoft Dynamics CRM.

2.1.11 Microsoft Dynamics SL

Microsoft Dynamics SL adalah solusi manajemen bisnis khusus untuk membantu

proyek-driven organisasi menengah memperoleh laporan dan analisis usaha, dan

membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepuasan pelanggan. Microsoft

Dynamics SL mengotomatisasi dan menyederhanakan proyek-proyek di divisi

perusahaan. Microsoft Dynamics SL membantu perusahaan untuk mengelola sumber

daya manusia, proyek, dan profitabilitas. Microsoft Dynamics SL dikembangkan lebih

untuk memberikan solusi pada layanan profesional, operasi, layanan lapangan dan

manajemen konstruksi, Perusahaan dapat yakin bahwa proyek-proyek diperkirakan

dengan benar, selesai tepat waktu dan memenuhi kebutuhan pelanggan perusahaan.

Microsoft Dynamics SL 7.0 - memperluas jangkauan informasi bisnis dengan

teknologi Microsoft SQL Server untuk meningkatkan kolaborasi, pelaporan, dan analisis..

21

Banyak fitur baru lainnya telah ditambahkan untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas,

dan keamanan operasi bisnis sehari-hari.

Microsoft Dynamics SL memiliki reputasi sebagai aplikasi yang stabil dengan

sebuah toolset kustomisasi yang kuat dengan fleksibilitas untuk memberikan solusi cepat

untuk pasar menengah. Microsoft Dynamics SL dirancang untuk membantu perusahaan

dengan mudah mengelola akuntansi proyek yang kompleks.

a. Sejarah Microsoft Dynamics SL

Microsoft Dynamics SL, awalnya bernama Solomon IV untuk Windows,

diciptakan oleh Salomo Software , yang didirikan bersama oleh Gary Harpst. Salomo

Software adalah perusahaan perangkat lunak akuntansi independen yang berkantor pusat

di Findlay, Ohio . Pada bulan April 1999, perangkat lunak Salomo memfokuskan

kembali produk pada semua strategi teknologi Microsoft: Microsoft SQL Server sebagai

teknologi database, Visual Basic sebagai bahasa perangkat lunak, dan Visual Basic for

Applications (VBA) sebagai bahasa kustomisasi. Salomo diakuisisi oleh Great Plains

Software pada bulan Juni 2000. Great Plains kemudian diakuisisi oleh Microsoft

Corporation pada Mei 2001. Microsoft Dynamics SL telah memiliki beberapa versi.

Salah satu versi nya adalah Microsoft Dynamics SL 7.0 dan versi terakhir yang baru

dikembangkan Microsoft adalah Microsoft Dynamics SL 2011.

b. Proyek ERP berbasis fitur industri

Microsoft Dynamics SL menyediakan fungsionalitas proyek ERP untuk

membantu layanan profesional, pemerintah, konstruksi, dan industri distribusi dengan

fitur yang perusahaan butuhkan untuk mengelola proyek-proyek bisnis.

�Konstruksi

Microsoft Dynamics SL membuat perusahaan mendapatkan kemampuan untuk

meningkatan penjualan, manajemen proyek, pekerjaan biaya, manajemen material, dan

semua terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.

22

�Pemerintah

Microsoft Dynamics SL membuat proyek pemerintah selesai tepat waktu, tepat anggaran,

dan mengumpulkan serta mempertahankan informasi rinci yang diperlukan untuk

mematuhi peraturan pemerintah.

�Jasa profesional

Microsoft Dynamics SL membuat jasa professional lebih baik dalam pengambilan

keputusan, mengelola orang dan keuangan, dan menjaga profitabilitas untuk layanan

klien dan proyek.

�Distribusi

Microsoft Dynamics SL memotong biaya dengan mengintegrasikan gudang perusahaan

dengan bisnis dan sistem keuangan.

c. Modul-modul Microsoft Dynamics SL

Berikut modul produk dari Microsoft Dynamics SL yang dikategorikan

berdasarkan area fungsional :

Business Essentials Edition

Ditujukan untuk perusahaan yang lebih membutuhkan pengelolaan finansial dan

fungsi pertukaran.

Komponen-komponen yang terdapat dalam Business Essentials Edition yaitu :

- Accounts Payable

- Accounts Receivable

- Bank Reconciliation

- Crystal Reports

- Currency Manager

- Employee Self-Service Suite (Ess)

- General Ledger

- Inventory

- Landed Cost

- Light User

- Management Reporter Designer

User

- Multi-Company

- Order Management

- Purchasing

- Quick Query Editor

- Quick Query Editors

- System Manager

- Web Services for Microsoft

Dynamics SL

23

Advanced Management Edition

Ditujukan untuk perusahaan menengah yang sedang bertumbuh atau memiliki

kebutuhan fungsional yang tinggi. Modul ini juga memiliki modul Business Essentials

Edition didalamnya.

Komponen-komponen yang terdapat dalam Advanced Management Edition yaitu:

- Analyzer

- Bill Of Material

- Cash Manager

- Flexible Billings

- Key Performance Indicators

- Microsoft Dynamics CRM 2011

Server

- Microsoft® Forecaster

- Project Allocator

- Project Controller

- Requisitions

- Accounts Payable

- Accounts Receivable

- Bank Reconciliation

- Crystal Reports

- Currency Manager

- Employee Self-Service Suite (Ess)

- General Ledger

- Inventory

- Landed Cost

- Light User

- Management Reporter Designer

User

- Multi-Company

- Order Management

- Purchasing

- Quick Query Editor

- Quick Query Editors

- System Manager

- Web Services for Microsoft

Dynamics SL

Selain kedua modul ini, Microsoft Dynamics SL juga memiliki komponen-

komponen tambahan untuk melayani kebutuhan bisnis yang unik. Komponen tambahan

ini dinamakan A La Carte. A La Carte tersedia untuk Business Essential Edition dan

Advanced Management Edition.

Komponen yang terdapat pada A La Carte :

24

• Business Essential Edition

- Application Server

- Bill of Material

- BIO Advanced

- BIO Foundation

- BIO Vue Users

- Cash Manager

- Customization Manager

- E-Commerce Gateway EDI

- Employee Self-Service Suite

(Ess)

- Financial Statement Translation

- Light User

- Management Reporter Designer

User

- Microsoft Forecaster

- Microsoft Dynamics CRM 2011

Server

- Microsoft Dynamics External

Connector

- Microsoft SharePoint® Server

- Payroll (United States)

- Payroll—Advanced (United

States)

- Requisitions

- Tools for Visual Basic® for

Microsoft Dynamics SL

- Work Order

25

• Advanced Management Edition

- Advanced Shipping Management

- Application Server

- BIO Advanced

- BIO Foundation

- BIO Vue Users

- Communicator

- Contract Management

- Customization Manager

- E-Commerce Gateway EDI

- Employee Self-Service Suite (ESS)

- Employee Utilization

- Equipment Maintenance

- Financial Statement Translation

- Flat Rate Pricing

- Inventory Replenishment

- Light User

- Limited Device CAL

- Management Reporter Designer

User

- Microsoft Dynamics External

Connector

- Microsoft Forecaster

- Microsoft Project Connector

- Microsoft SharePoint Server

- Orders to Purchase

- Payroll (United States)

- Payroll—Advanced (United States)

- Project Budgeting

- Service Contracts

- Service Dispatch

- Time and Expense for Projects

- Tools for Visual Basic for Microsoft

Dynamics SL

- Work Order

26

2.1.12 Project Management

Menurut A Guide to Project Management Body of Knowledge 3rd Edition

(2004,p8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, kemampuan,

peralatan, dan teknik untuk aktivitas suatu proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan

stakeholder.

Menurut Olson (2004,p16), manajemen proyek adalah aplikasi dari sumber daya

yang mencakup pengetahuan, peralatan, teknik untuk merancang aktivitas proyek dan

kebutuhan proyek.

Menurut Schwalbe (2006,p9), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu

pengetahuan, skill, tool, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud

memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.

Lima tahap pengembangan manajemen proyek meliputi :

• Inisiasi (Initiating)

Menurut Schwalbe (2006, p72), inisiasi adalah proses mengenal,

mengidentifikasikan dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek.

Tindakan yang harus dilakukan oleh manajer proyek dan manajemen senior di

dalam inisiasi proyek adalah sebagai berikut :

- Dengan cepat menentukan sebuah tim proyek yang kuat.

- Mendapatkan keterlibatan pemegang saham di awal proyek.

- Menyiapkan analisis rinci dari masalah bisnis dan mengembangkan

teknik perbandingan proyek.

- Menggunakan pendekatan fase per fase.

- Menyiapkan rencana yang berguna dan realistis untuk proyek.

• Perencanaan (planning)

Menurut Schwalbe (2006,p72), perencanaan meliputi pemikiran serta

memperhatikan skema kerja untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai kebutuhan

organisasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka rencana yang dibuat harus

27

realistis dan berguna serta melibatkan banyak waktu dan usaha dalam proses

perencanaan.

• Eksekusi (executing)

Menurut Schwalbe (2006,p72), eksekusi melputi kegiatan mengkoordinasikan

sumber daya manusia dan sumber daya lainnya serta melaksanakan perencanaan proyek

untuk menghasilkan produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek atau fase. Produk dari

suatu proyek yang dihasilkan selama eksekusi proyek dan biasanya memakan banyak

sumber daya untuk diselesaikan.

• Pengawasan dan pengendalian (monitoring and controlling)

Menurut Schwalbe (2006,p72-73), pengawasan dan pengendalian proyek

meliputi pengukuran dan pemantauan kemajuan proyek secara berkala dan memastikan

tim proyek memenuhi tujuan dari proyek.

Manajer proyek dan stafnya mengawasi dan mengukur kemajuan yang

bertentangan dengan rencana dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.

• Penutupan (closing)

Menurut Schwalbe (2006,p73), penutupan meliputi penerimaan formal atas

proyek atau fase proyek dan mengakhiri proyek secara efektif. Kegiatan administratif

sering dilibatkan dalam proses ini. Misalnya : pengumpulan data-data proyek, kontrak

penutupan, dan penerimaan formal dari proyek.

Proses penutupan juga melibatkan kegiatan untuk mendapatkan penerimaan

pemegang saham dan pelanggan dari produk akhir dan proyek atau fase proyek, untuk

pemesanan akhir. Hal ini meliputi verifikasi terhadap semua pekerjaan yang sudah

diselesaikan, dan menyangkut audit proyek. Selama penutupan akhir dari setiap proyek,

anggota tim proyek harus menyediakan waktu untuk mengkomunikasikan hasil proyek

dengan membuat dokumentasi dari proyek tersebut.

28

2.1.13 Financial Accounting

Menurut Anderson dan Larocca (2006, p145), financial accounting memberi

kemampuan untuk meningkatkan proses pembuatan keputusan yang strategis untuk

kebutuhan keuangan perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola

data akuntansi keuangan secara terpusat dalam kerangka kerja internasional dari banyak

perusahaan, bahasa (language), mata uang (currencies), dan chart of accounts.

Financial Accounting sesuai dengan standard akuntansi internasional, seperti GAAP dan

IAS, dan membantu memenuhi pernyataan hukum lokal dari banyak negara, sepenuhnya

mencerminkan perubahan hukum dan akuntansi yang dihasilkan dari Sarbanes-Oxley

legislation, Europena Market dan penyatuan mata uang, dan banyak lagi.

Menurut Anderson dan Larocca (2006.p146), Financial Accounting berisi komponen-

komponen berikut :

• General Ledger Accounting, yang memberikan catatan lengkap dari semua transaksi

bisnis perusahaan. General Ledger Accounting menyediakan tempat untuk mencatat

transaksi bisnis di seluruh aspek perusahaan dan untuk memastikan bahwa data

akuntansi yang diproses dalam sistem secara factual dan lengkap.

• Account Payable, yang mencatat dan mengelola data akuntansi untuk semua vendor

dalam sistem.

• Account Receivable, yang mengelola aktivitas penjualan perusahaan secara financial.

• Asset Accounting, yang mengelola dan membantu mengawasi aktiva tetap

perusahaan. Asset Accounting juga berfungsi sebagai buku besar pembantu

(subsidiary ledger) untuk general ledger, dan memberikan informasi rinci tentang

transaksi khusus yang melibatkan aktiva tetap.

• Funds Management, yang dirancang untuk mendukung perusahaan dalam

menciptakan anggaran dengan cara sebuah toolset yang mereplikasi struktur

anggaran untuk tujuan perencanaan, monitoring, dan mengelola dana perusahaan.

Tiga tugas penting termasuk pendapatan (revenues) dan pengeluaran anggaran

(expenditures budgeting), pemantauan dana bergerak (funds movement monitoring),

dan insight into potential budget overruns.

29

Special Purpose Ledger, yang dirancang untuk menyediakan informasi ringkasan dari

beberapa aplikasi pada level detail yang perusahaan tentukan sesuai dengan kebutuhan

bisnis. Special Purpose Ledger memungkinkan untuk mengumpulkan (collect),

menggabungkan (combine), meringkas (summarize), memodifikasi (modify), dan

mengalokasikan data actual dan terencana (allocate actual and planned data) yang

berasal dari sistem.

2.2 Teori – Teori Khusus / Pendukung

Teori-teori berikut merupakan teori pendukung yang diperoleh dari berbagai

sumber yang menjadi landasan analisis.

2.2.1 Metode Pengumpulan Data / Metode Penemuan Fakta

Menurut Connoly (2005, p.317-p.320), Seorang pembangun database biasanya

menggunakan beberapa teknik penemuan fakta (Fact Finding Techniques) dalam

mengerjakan sebuah proyek database. Dimana ada 5 tipe penggunaan teknik penemuan

fakta ini, yaitu :

- Documentation (dokumentasi)

- Interview (wawancara)

- Observation (observasi atau pengamatan)

- Riset (Studi Pustaka)

- Questionnaire (kuesioner)

Fact Finding Techniques merupakan proses yang dilakukan dalam upaya untuk

menemukan data-data secara lengkap dan detail terhadap suatu hal atau orang sebelum

dilakukan upaya lebih lanjut.

30

Wawancara (Interview)

Menurut Connoly (2005, p.317-p.320), Wawancara (Interview) adalah

salah satu teknik penemuan fakta yang sering digunakan, dan biasanya

yang paling berguna. Kita dapat mewawancarai untuk mengumpulkan

informasi dari para individu secara face-to-face.

Ada beberapa tujuan untuk penggunaan teknik wawancara:

- Menemukan

- Memastikan

- Memperjelas fakta.

- Menciptakan entusiasme.

- Mengaitkan para end-user kedalam kasus.

- Mengidentifikasi keperluan serta mengumpulkan ide dan opini.

Studi Pustaka

Menurut Connoly (2005, p.317-p.320), Studi Pustaka merupakan teknik

penemuan fakta penting untuk meriset aplikasi dan masalah. Trade-

journal computer, buku-buku fakta dan juga internet adalah sumber

informasi yang baik. Sumber-sumber tersebut dapat menyediakan

informasi untuk bagaimana orang lain telah memecahkan masalah yang

sama, dan juga apa software package tersebut ada untuk memecahkan

semua atau sebagian dari sebuah masalah.

2.2.2 Rich Picture

Menurut Mathiassen et al. (2000, p26), rich picture adalah sebuah gambaran

informal yang digunakan untuk menyatakan ilustrasi pemahaman terhadap situasi dari

sistem yang sedang berlangsung.

31

Gambar 2.3 S imbol atau Notasi Rich Picture

(Mathiassen, 2000, p336)

2.2.3 Information Economics

Feasibility assessment merupakan suatu metode untuk mengevaluasi kelayakan

suatu proyek dengan melihat aspek finansial maupun non-finansial terhadap kebutuhan

organisasi yang telah ditetapkan, dan menilai prioritas proyek-proyek yang ditawarkan.

Kelayakan dapat saja dalam bentuk biaya, manfaat, nilai, atau hal-hal yang berkaitan

dengan sosial-teknikal (Graeser et al 1998:90).

Information Economics (IE) merupakan sekumpulan alat hitung untuk mengukur

manfaat dan biaya dari proyek teknologi informasi (Parker, 1988, p5). Information

Economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis (analisis biaya-

manfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan pada kinerja

bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada perusahaan.

Information Economics juga menangani infrastruktur teknologi informasi yang

merupakan investasi sampingan dalam infrastruktur.

Metode Information Economics digunakan untuk menganalisis biaya dan

manfaat, mengkuantifikasi biaya proyek TI yang hasilnya diharapkan dapat memberikan

manfaat kepada perusahaan. Dasar dari Information Economics adalah nilai (value) yang

32

dapat dikatakan sebagai suatu ukuran dan biaya (cost) yang dikeluarkan oleh perusahaan,

yang dikaitkan dengan kemajuan bisnis perusahaan.

Perhitungan nilai ekonomis merupakan dasar pertimbangan dalam proses

pengambilan keputusan pada pengajuan investasi untuk sebuah pembangunan system.

Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan perangkat keras, pembelian perangkat

lunka, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga kerja. Biaya ini harus dijustifikasi

karena masing-masing investasi itu memiliki karakteristik yang berbeda terhadap value

dan resiko.

Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari

peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya

proyek sistem informasi (Parker, 1988, p5). Ini adalah peran tradisional dari analisis

biaya manfaat. Information Economics melihat jauh ke dalam analisis biaya-manfaat

untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja bisnis, untuk menangani hal-hal

yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan.

Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses

pembuatan keputusan. Setiap investasi (pemograman, aplikasi, perangkat keras) harus

dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan

berbeda terhadap nilai, biaya, dan resikonya.

Gambar 2.4 Information Economics (Parker, 1988, p6)

33

Dalam analisis Information Economics digunakan analisis dua segi, yaitu segi

bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional

yang berangkat dari analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).

Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal

penting yang saling berhubungan yaitu :

1. Biaya (cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya

variabel yang diperlukan untuk membangun sistem.

2. Manfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau

peningkatan kinerja atau revenue.

3. Nilai (value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang

tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun

masa mendatang.

Adapun latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics

menurut Parker (1988, p15) adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh penerapan TI,

mengingat kebutuhan akan penerapan TI sudah tidak dapat ditunda lagi bagi

perusahaan. Bahkan sekarang ini, peranan TI merupakan kunci utama bagi

suatu perusahaan dalam melakukan persaingan. Dalam mengimplementasi

TI, setiap perubahan mengaplikasikan dengan cara yang tidak selalu sama,

sehingga nilai TI dan manfaat yang diperoleh perusahaan akan berbeda

antara satu dengan yang lain.

2. Sumber daya perusahaan yang digunakan dalam menerapkan TI terbatas

jumlahnya sehingga harus dimanfaatkan seefisien dan seefektif mungkin.

3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber daya

dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh

baik secara langsung ataupun tidak langsung atas alokasi biaya yang

dikeluarkan.

34

4. Alat (tools) untuk melakukan analisis cost benefit tradisional tidak cukup

memadai untuk menghitung semua nilai investasi TI yang ada.

Menurut Parker (1988, p102), terdapat tiga komponen utama untuk menghitung

skor suatu proyek investasi, yaitu :

1. Perhitungan ROI (Return on Investment)

2. Penilaian pada domain bisnis

3. Penilaian pada domain teknologi

Gambar 2.5 Model dan Skor Proyek (Parker, 1988, p102)

2.2.4 Cost Benefit

a. Benefit (Manfaat)

Menurut Remenyi (2000,p5), Benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan

kelebihan atau kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. Untuk

mencapai keberhasilan sebuah proyek, benefit harus diidentifikasikan seawall mungkin

didalam siklus pengembangan sistem. Idealnya, benefit harus diidentifikasi dan dihitung

sebelum proyek pengembangan sistem dimulai.

Menurut Parker (1988, p92) didalam IE terdapat tiga jenis manfaat, yaitu :

1. Tangible Benefit adalah manfaat yang mempunyai dampak langsung kepada

keuntungan perusahaan.

2. Quasi-tangible Benefit adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan

efisiensi perusahaan, dan

3. Intangible Benefit adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan

efektifitas perusahaan.

35

Menurut Remenyi (2000, p7) benefit dibagi menjadi dua kategori yaitu : tangible

benefit dan intangible benefit. Tangible benefit merupakan manfaat yang langsung

mempengaruhi tingkat keuntungan perusahaan, sedangkan Intangible benefit merupakan

manfaat yang kelihatannya mempunyai pengaruh positif terhadap perusahaan tetapi

tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan.

Selanjutnya Remenyi mengelompokkan lebih lanjut kedua jenis manfaat tersebut

kedalam IT Benefit Matrix (low tangible berarti intangible) yang diperlihatkan pada

gambar 2.6. Pengelompokkan tersebut mengembangkan dua jenis manfaat di atas

menjadi empat jenis manfaat, yaitu :

1. Tangible measurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung

terhadap keuntungan perusahaan dan dampak tersebut dapat diukur secara

objektif. Contohnya : pengurangan karyawan / perampingan organisasi serta

peningkatan penjualan.

2. Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang membawa dampak

langsung terhadap keuntungan perusahaan tetapi sulit untuk langsung

diukur. Contohnya tersedia informasi yang lebih baik sehingga mampu

memberikan jaminan akan keakuratan dan ketepatan pengambilan

keputusan.

3. Intangible measurable merupakan manfaat yang dapat diukur, tetapi

dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan.

Contohnya : informasi yang lebih cepat dan tanggapan positif dari staf.

4. Intangible unmeasurable merupakan manfaat yang sulit diukur dan

dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan.

Contohnya : reaksi positif terhadap perusahaan dan persepsi positif dari

konsumen dan calon karyawan terhadap produk perusahaan.

36

Jika ditarik satu garis antar Remenyi dan Parker maka dapat disatukan dalam

hubungan sebagai berikut :

1. Tangible measurable merupakan tangible benefit.

2. Tangible unmeasurable dan intangible measurable merupakan quasi

tangible benefit.

3. Intangible unmeasurable merupakan intangible benefit.

Untuk biaya pada kelompok quasi-tangible berkemungkinan mempunyai

beberapa elemen manfaat yang dapat diukur langsung (disamping elemen yang tidak

dapat diukur maupun elemen yang dapat diukur secara tidak langsung). Biaya-biaya

tersebut akan dihitung dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan dan

lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan menggunakan teknik-

teknin Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring, dan Innovation

Valuation.

Gambar 2.6 IT Benefit Matrix (Remenyi, 1995, p42)

37

Menurut Parker, inti dari perhitungan IE dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Gambar 2.7 Information Economics Framework

b. Cost (Biaya)

Menurut Keown (2000,p444), Cost adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan

dalam proyek baru. Dalam analisis biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam

jenis biaya yaitu :

Tangible Cost

Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah

diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya

peralatan, biaya software, biaya maintenance, dan lain-lain.

Intangible Cost

Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan

sulit untuk dikalkukasi untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain-

lain.

38

2.2.5 Value / Nilai

Value (nilai) dapat dikatakan sebagai substitusi untuk manfaat (benefit). Nilai

didasarkan atas keuntungan yang diperoleh atas persaingan yang direfleksikan dari

kinerja bisnis sekarang dan dimasa mendatang (Parker, 1988, p64). Keuntungan yang

akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan merupakan nilai dimana

perusahaan bersedia berinvestasi untuk mencapainya.

1. Return on Investment, diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan

merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial

(baik biaya dan manfaat) dan teknologi informasi.

2. Strategic Match, merupakan nilai yang diperoleh dan strategi unit bisnis saat

ini yang didukung secara langsung.

3. Competitive Advantage, merupakan nilai yang diperoleh dan menciptakan

strategi bisnis baru, produk baru, atau pendekatan baru dalam menghadapi

tekanan persaingan.

4. Management Information Support, merupakan nilai yang diperoleh dan

dukungan informasi terhadap critical success factor (CSF) perusahaan atau

lini bisnis perusahaan.

5. Competitive Response, merefleksikan proyek teknologi informasi yang

bertujuan untuk mengejar persaingan.

6. Strategic IS Architecture, merupakan investasi yang memungkinkan

munculnya proyek lain.

2.2.6 Analisis Dua Domain

Perusahaan digambarkan dalam dua bagian yaitu aktivitas bisnis dan aktivitas

teknologi pendukung. Istilah “domain” digunakan untuk menekankan perbedaan peran

manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain bisnis adalah

pengguna teknologi informasi (user). Domain teknologi adalah penyedia layanan

teknologi informasi.

39

Information Economics mendasari justifikasinya dalam domain-domain secara

vertical, memisahkan justifikasi dan kelayakan domain bisnis dan (serta) justifikasi dan

viabilitas domain teknologi.

Analisis dua domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost)

dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value merupakan

investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan.

Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan

sumber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk risiko.

Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang

digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), misalnya penggunaan

jaringan komunikasi data atau komputer main-frame.

Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas

penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke

domain bisnis, termasuk resiko.

Biasanya setelah melewati waktu 1 tahun total biaya dari domain teknologi diharapkan

dapat seimbang dengan kredit (credits) biaya pemulihan yang dibebankan (charges)

kepada pengguna bisnis. Pengeluaran biaya yang dilakukan oleh bisnis harus

menyesuaikan dengan kebutuhan domain teknologi.

Pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah substitusikan nilai untuk

manfaat, dan kedua, pisahkan biaya actual dari pelayanan yang berlangsung dalam

domain teknologi dengan distribusi biaya dalam domain bisnis. Maka para manajer

bisnis dapat menjustifikasi domain bisnis, dan para manajer TI dapat mengatur

ketersediaan teknologi.

Perbedaan nilai dan biaya di dalam kedua domain terlihat pada gambar di bawah.

Dari perspektif domain bisnis, nilai diciptakan dengan menggunakan TI untuk

menciptakan keuntungan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas atau nilai.

Sedangkan dari perspektif domain teknologi, nilai-nilai pada domain bisnis adalah sama

seperti untuk manfaat yang diperoleh para pengguna TI.

40

Gambar 2.8 Model Dua Domain Information Economics (Parker, 1988, p76)

Hubungan antara biaya domain teknologi yang terkait erat dengan manfaat

domain bisnis (seperti ditunjuk pada gambar 2.8) merupakan cerminan value yang

diperoleh atas pengaplikasian TI. Pada gambar 2.8 ini menjelaskan pula adanya

perbedaan antara biaya (cost) dan nilai (value) dalam kedua domain tersebut.

Dari sisi domain bisnis, value dapat tercipta dengan adanya penggunaan TI yang

menghasilkan revenue, menurunkan biaya, dan meningkatkan kinerja. Sedangkan dari

sisi domain teknologi, value dilihat dari manfaat dalam domain bisnis, yaitu adanya

pembiayaan kembali atau investasi lebih lanjut terhadap teknologi informasi. Value ini

kemudian digunakan kembali untuk menciptakan manfaat terhadap domain bisnis.

Biaya (cost) dalam domain bisnis merupakan semacam pembayaran atas

digunakannya pelayanan dari suatu domain teknologi (merupakan nilai bagi domain

teknologi) dan biaya pada domain teknologi merupakan penggunaan sumber daya

teknologi informasi.  

41

2.2.7 Jenis – Jenis Aplikasi Teknologi Informasi

Ada 3 jenis aplikasi teknologi informasi untuk penyesuaian finansial :

substitutive, complementary, innovative.

2.2.7.1 Substitutive (Pengganti)

Aplikasi pengganti adalah mereka yang menggantikan kekuatan orang (manual)

dengan kekuatan mesin. Contohnya adalah penggajian, akuntansi, dan aplikasi

penagihan – semua yang sejalan dengan alam / sistem yang ada. Analisis Traditional

Cost Benefit berurusan dengan manfaat nyata seperti biaya perpindahan dan

penghindaran / pembatalan biaya, efektif digunakan untuk penghitungan ROI. Meskipun

pengukuran manfaat ini mudah, ukuran manfaat yang dicapai akan cenderung rendah di

perusahaan-perusahaan yang sudah matang.

2.2.7.2 Complementary (Pelengkap)

Aplikasi pelengkap berfokus pada peningkatan produktivitas dan efektivitas

karyawan untuk melakukan aktivitas / kegiatan-kegiatan yang ada (sedang berjalan).

Contoh dalam penggunaan kertas adalah spreadsheet, grafik, dan paket query. Contoh

dari aplikasi yang sejalan / serupa adalah word processing untuk sebuah fungsi

administrasi. Contoh dampaknya adalah jaringan pemasaran dan terminal untuk

memasukkan pesanan atau query oleh pelanggan di kantor mereka. Cash dan Konsynski

(1985) menyebut hal ini sebagai sistem interorganisasional. Teknik Value Acceleration

dan / atau Value Restructuring digunakan disini. Teknik-teknik ini (dan aplikasi)

menghubungkan ke kinerja paling rendah dari perusahaan secara langsung (percepatan

waktu) atau tidak langsung (restrukturisasi). Mereka secara efektif berkontribusi dalam

penyesuaian finansial. Kontribusi potensial untuk kinerja bisnis lebih besar daripada

substitutive (pengganti), tapi prediksi dan pengukurannya lebih sulit.

42

2.2.7.3 Innovative (Inovatif)

Aplikasi inovatif yang dirancang untuk mempertahankan atau memperoleh

keunggulan kompetitif. Contohnya termasuk home baking dan expert financial system.

Contoh dampak (perubahan bisnis) termasuk menciptakan sebuah pasar baru dan

menciptakan diferensiasi melalui penurunan biaya. Innovation valuation adalah dasar

untuk penyesuaian finansial pada aplikasi ini. Potensi nilai bisnis tinggi, tetapi

pendekatan prediksi dan pengukuran bersifat spekulatif. Hal ini dikarenakan adanya sifat

menciptakan penghalang masuk (hambatan masuk) dan harus menjadi yang pertama dan

yang benar pada waktu yang sama.

Penerapan teknologi informasi terjadi pada individu, kelompok, atau departemen,

dan LOB atau pada tingkat enterprise. Aplikasi akan substitutive, complementary, atau

inovatif pada dasarnya. Sebagai hasilnya, kombinasi dari analisis yang digunakan untuk

penyesuaian financial akan berbeda.

 

Gambar 2.9 Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis

(Penyebabnya) (Parker, 1988, p105)

43

2.2.8 Cost Benefit Analysis (CBA)

Analisis biaya manfaat merupakan langkah awal untuk Information Economics

dalam menetapkan alternatif-alternatif dan mengukur pengeluaran.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini.

Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Dan

terakhir kepentingan bagi proyek besar. Analisis biaya manfaat ini dikerjakan setelah

pengimplementasian untuk menilai keberhasilan finansial suatu proyek.

Cost Benefit Analysis / Analisis Biaya Manfaat merupakan teknik yang paling

umum digunakan untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk

melakukan analisis biaya manfaat, kita harus terlebih dahulu menentukan biaya dan

manfaat yang layak untuk diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan

untuk mencapai itu semua, hambatan apa saja yang kiranya dapat muncul.

Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara, yang pertama adalah

sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu

sistem layak atau tidak layak. Kedua, analisis biaya manfaat digunakan sebagai alat

evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

Biaya (Cost) merupakan sejumlah sumber daya yang akan dikeluarkan atau

dihabiskan untuk membiayai proyek yang dibangun. Manfaat lebih berupa suatu bentuk

penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau

produktivitias kerja dan karyawan.

Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics

(Parker, 1988, p92), yaitu :

1. Biaya pengembangan sistem (development cost)

2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expense).

Biaya-biaya akan dihitung dengan menggunakan lembar kerja biaya

pengembangan dan lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan

44

menggunakan teknik-teknik Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring,

serta Innovation Valuation.

Setelah menentukan manfaat yang diharapkan dan biaya implementasi proyek

hubungan manfaat tersebut terhadap biaya perlu didefinisikan (Parker, 1988, p93-94).

Ada pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan antara biaya dan

manfaat, diantaranya : Simple Return on Investment (Simple ROI).

2.2.8.1 Simple Return on Investment (Simple ROI)

Teknik ini disebut juga dengan accounting rate of return. Simple ROI adalah

rasio pendapatan bersih rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode

ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi

dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun

mendatang. Titik ketika akumulatif manfaat melebihi akumulatif biaya adalah titik

dimana dasar ROI diperoleh.

Lembar Kerja untuk Menghitung ROI

Untuk menghitung ROI sederhana, digunakan tiga lembar kerja :

o Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan)

Lembar kerja berisi semua biaya awal pembangunan proyek pada

tahun pertama. Dalam lembar kerja biaya pengembangan ini, terdiri atas lima

kategori :

- Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan

sistem dan pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan,

seperti administrasi data.

- Net Hardware (perangkat keras baru), mencakup biaya-biaya tambahan

untuk berbagai peralatan, misalnya terminal, printer, monitor, jaringan

komunikasi, dan sebagainya.

45

- New Purchased Software (pembelian perangkat lunak baru), mencakup

semua biaya yang berkaitan dengan adanya tambahan software baru

dalam perusahaan.

- User Training (pelatihan User), mencakup keseluruhan biaya yang

dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi pengguna dengan adanya

suatu sistem yang baru.

- Other Costs (biaya lain-lain), mencakup semua biaya yang dikeluarkan,

termasuk juga biaya pengujian sistem baru pada saat sistem tersebut

diimplementasikan.

Usaha pengembangan meliputi biaya penambahan sistem dan

programming, dan dukungan staf tambahan seperti data administration.

Perangkat keras baru merefleksikan biaya tambahan untuk sambungan,

printer, dan komunikasi. Perangkat lunak baru meliputi pembelian perangkat

lunak atau penyewaan perangkat lunak baru, dan pelatihan user

merefleksikan biaya pendidikan dan pembelajaran. Untuk biaya lain-lain

termasuk testing, merupakan kategori yang terakhir. Lembar kerja harus

dikembangkan setiap tahunnya dalam pengadaan biaya pengembangan.

Gambar 2.10 Develompent Cost Worksheet (Parker, 1988, p96)

46

o Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Biaya Berjalan)

Lembar kerja berisi biaya berjalan dan biaya yang akan datang dari

awal proyek hingga tahun terakhir proyek. Untuk biaya berjalan, dibagi

menjadi enam kategori, yaitu :

- Application Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi perangkat

lunak)

- Incremental Data Storage Expenses (penambahan biaya data storage)

- Incremental Communication (penambahan komunikasi)

- New Software and Hardware Leases (penyewaan perangkat lunak dan

perangkat keras)

- Supplies (persediaan)

- Others (lainnya)

Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dari

perhitungan jumlah hari pengembagan (dari lembar kerja biaya

pengembangan). Biaya penambahan data storage adalah hasil dari

penghitungan jumlah megabytes dengan penghitungan biaya megabytes.

Biaya penambahan komunikasi adalah biaya yang berhubungan dengan

sambungan telepon, pesan-pesan, dan sebagainnya. Biaya yang berhubungan

dengan penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru diketahui

bersamaan dengan pasokan, dan biaya-biaya lainnya. Seperti lembar kerja

biaya pengembangan, lembar kerja biaya berjalan harus dikembangkan

setiap tahunnya, sehingga biaya diharapkan dapat diperoleh.

47

Gambar 2.11 Ongoing Expenses Worksheet (Parker, 1988, p96)

o Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Ekonomis)

Lembar kerja ketiga merangkum dampak ekonomis dari proyek.

Penilaian dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk

menghitung ROI sederhana dari periode aliran kas bersih selama 5 tahun.

Bagian utama lembar kerja ini adalah pertama membuat biaya bersih

investasi yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung

dari Development Cost Worksheet. Kedua, membuat alur dana tahunan

(yearly cash flows) yang didapat langsung dari manfaat ekonomis bersih (net

economic benefit), dijumlahkan dengan pengurangan biaya operasional

(operating cost reduction) menghasilkan pendapatan sebelum pajak (pre tax

income). Lalu dikurangi ongoing expenses. Simple ROI dikalkulasikan dari

pembagian rata-rata net cash flow selama 5 tahun dibagi net investment

required. Setelah mendapat simple ROI, maka skor proyek akan ditentukan.

48

Gambar 2.12 Economic Impact Worksheet (Parker, 1988, p97)

2.2.9 Faktor – Faktor dalam Penghitungan Skor Proyek

Ada tiga variable yang akan dijumlahkan untuk memperoleh skor proyek, yaitu

Weighted Simple ROI, Weighted Business Domain, dan Weighted Technology Domain

(Parker, 1988, p102).

Gambar 2.13 Faktor Perhitungan Skor Sebuah Proyek (Parker, 1988, p102)

Faktor pertama yang harus dipertimbangkan adalah justifikasi / pembenaran

secara finansial dari sebuah proyek TI, dengan faktor utama pada kuantifikasi dari biaya

49

(selama fase pembangunan dan pemeliharaan) dan manfaat dari proyek TI tersebut.

Manfaat tersebut kemudian dihubungkan dengan biaya melalui perhitungan ROI (Parker,

1988, p102-104).

Weighted Simple ROI merupakan teknik pembenaran keuangan yang digunakan

untuk mengukur dan menetapkan / mengkaji aplikasi teknologi informasi yang potensial.

Lima variable yang dipertimbangkan dalam menghitung simple ROI, yaitu Traditional

Cost Benefit Analysis (TCBA), Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring,

Innovation Valuation. Teknik pembenaran keuangan yang diterapkan dalam Information

Economics untuk perhitungan ROI ditunjukkan dalam gambar 2.14.

Traditional Cost Benefit Analysis mutlak dilakukan, sedangkan empat variable

lainnya dapat dilakukan setelah proyek TI diimplementasikan.

Gambar 2.14 Perhitungan ROI (Parker, 1988, p102)

Untuk mendapatkan bobot domain bisnis, meliputi penentuan Strategic Match,

Competitive Advantage, Management Information Support, Competitive Response, dan

Project or Organizational Risk. Sedangkan untuk mendapatkan bobot domain teknologi

meliputi faktor-faktor penentuan seperti nilai dan resiko untuk Strategic IS Architecture,

Definitional Uncertainty, Technical Uncertainty, dan IS Infrastructure Risk.

Untuk mendapatkan skor domain bisnis dan teknologi, terdapat beberapa

variable yang perlu dibobot, dievaluasi dan diformulasikan melalui lembaran kuisioner

maupun wawancara.

50

Variabel-variabel dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini.

Tabel 2.1 Variabel- variabel Domain Bisnis dan Domain Teknologi

Category Variable

Financial Values Return on Investment

Business Domain Strategic Match

Competitive Advantage

Competitive Response

Management Information

Project or Organizational Risk

Technology Domain Strategic IS Architecture

Definitional Uncertainty

Technical Uncertainty

IS Infrastructure Risk

2.2.10 Value Linking and Value Acceleration

Menurut Parker (1988), Value Linking dan Value Acceleration adalah manfaat

yang merupakan efek keterkaitan dengan adanya penerapan teknologi informasi pada

perusahaan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dan

perubahan teknologi di organisasi. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara

finansial dampak kombinasi dan peningkatan performa suatu fungsi terhadap fungsi

yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial percepatan

waktu yang terjadi dan manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi

dalam hubungan sebab akibat. Hal ini memberikan gambaran tentang manfaat dalam

beberapa fungsi. Misalnya, terciptanya komunikasi yang lebih efisien, penurunan biaya,

terjadinya penghematan, dan penghindaran biaya, mengurangi kegiatan yang tidak

produktif atau dengan kata lain meningkatkan produktivitas.

51

Beberapa hal berbentuk penghematan, beberapa hal lagi berupa penyelesaian

kerja yang lebih cepat, kinerja yang lebih baik, maupun peningkatan keuntungan.

2.2.11 Value Restructuring

Menurut Parker (1988), Value Restructuring merupakan value / nilai yang terkait

dengan restrukturisasi fungsi-fungsi tugas departemental. Hal ini mengukur peningkatan

nilai dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan pada perubahan organisasi.

Mirip dengan Value Linking dan Value Acceleration, bahwa analisis biaya

manfaat / Cost Benefit Analysis juga bersifat penurunan dan penghindaran biaya. Contoh

Value Restructuring ini adalah terjadinya peningkatan produktivitas yang dapat diukur

pada departemen atau suatu fungsi kerja tertentu karena adanya implementasi office

automation. Peningkatan produktivitas merupakan perpindahan kemampuan organisasi

dan kegiatan yang bernilai lebih rendah ke nilai yang lebih tinggi.

2.2.12 Innovation Valuation

Menurut Parker (1988, p134) mengatakan bahwa Innovation Valuation ini

dilakukan untuk menilai terciptanya fungsi-fungsi baru dalam domain bisnis perusahaan.

Dengan adanya fungsi baru tersebut menyebabkan berubahnya pola / tata cara

bagaimana perusahaan melakukan / menjalankan bisnisnya atau dengan kata lain

merubah proses bisnis suatu perusahaan. Aplikasi teknologi informasi yang inovatif

menyediakan wahana untuk mengubah strategi bisnis, jalur-jalur produksi / produk lini

bisnis dan jasa, serta area bisnis perusahaan / domain bisnis organisasi. Teknik penilaian

inovasi lebih berfokus pada biaya dan resiko dari sisi organisasi daripada teknologi.

Untuk menghitung keuntungan bersih dengan adanya inovasi melalui investasi

teknologi, digunakan sebuah lembar kerja baru. Sedangkan untuk menghitung biaya

digunakan lembar kerja biaya pengembangan dan lembar kerja biaya berjalan. Nilai

inovasi ini dikuantifikasi dari area bisnis dan ditambahkan pada lembar kerja economic

impact.

52

2.2.13 Faktor – Faktor Domain Bisnis

Menurut Parker (1988, p144), nilai dan resiko yang terbagi dalam hubungannya

dengan domain bisnis terbagi menjadi lima bagian, yaitu kecocokan strategi (Strategic

Match), keuntungan kompetitif (Competitive Advantage), informasi manajemen

(Management Information), respon kompetitif (Competitive Response), dan resiko

proyek atau organisasi (Project or Organizational Risk).

2.2.13.1 Strategic Match

Strategic Match berfokus pada derajat dukungan perusahaan atau selaras dengan

tujuan perusahaan (lini bisnis). Strategic Match menyediakan metode untuk

meningkatkan skor dari aplikasi yang inovatif dan secara langsung memberikan

dukungan bagi pencapaian tujuan bisnis. Penekanan terdapat juga pada hubungan yang

erat antara TI dan perencanaan bisnis, serta penilaian derajat potensi dari proyek

terhadap pencapaian strategi bisnis. Strategic Match menaksir nilai tujuan jangka

panjang dan mensyaratkan adanya eksistensi yang terwujud (Parker, 1988, p145-146).

Skor pada Srategic match berkisar antara 0 (tidak mempunyai hubungan dengan tujuan

strategi bisnis yang ada sekarang sampai 5 (memiliki hubungan langsung)

2.2.13.2 Competitive Advantage

Competitive Advantage mengevaluasi adanya pertukaran data antara organisas i

dengan para pemasok, distributor, atau unit kerja lain dalam kaitannya untuk

meningkatkan kompetensi organisasi. Nilai tersebut dapat diperoleh dengan adanya

kesediaan dan organisasi untuk merubah struktur industri atau sistem, meningkatkan

posisi organisasi dalam bisnis yang ada, dan menciptakan kesempatan bisnis yang baru.

Terdapat tiga tujuan dasar yang harus dilakukan perusahaan untuk mendapatkan

keuntungan kompetitif, yaitu :

53

1. Perusahaan harus memposisikan diri dalam struktur industri. Perusahaan

harus mendukung tindakan-tindakan yang akan mengubah derajat dimana

pembeli, pemasok, pendatang baru, dan produk pengganti atau para

pesaing berpengaruh dalam kompetisi.

2. Harus mengembangkan posisi organisasi pada bisnis yang sudah eksis.

Perusahaan harus mendukung tindakan-tindakan yang dapat membedakan

produk atau pelayanan yang diberikan oleh perusahaan atau menguhab

cakupan kompetitif dari bisnisnya.

3. Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis baru. Ada beberapa

cara yang dapat memberikan kontribusi untuk mendapatkan keuntungan

kompetitif, termasuk pengguna TI untuk menjual produk/jasa atau

menggunakan informasi internal untuk memproses kemampuan menilai

lini bisnis yang baru.

Dalam melakukan penilaian competitive advantage, maka terdapat tiga strategi

utama yang harus dipertimbangkan implementasinya. Pertama, cost leadership,

termasuk di dalamnya cost advantage, pengurangan biaya, serta identifikasi dan

eksploitasi sumber yang ada sebagai cost advantage, kedua, diferensiasi (keunikan

produk) dan ketiga, fokus yang jelas meliputi penentuan segmentasi target dari pasar

potensial.

Skor yang dihasilkan tergantung dari derajat nilai yang disumbangkan proyek

teknologi informasi terhadap organisasi dengan peningkatan kemampuan berkompetensi.

Dengan kata lain, memusatkan perhatian dan manfaat kompetitif yang dihas ilkan proyek.

(Parker, 1988, p147-150).

2.2.13.3 Competitive Response

Competitive Response mengukur derajat kegagalan proyek teknologi informas i

atau sistem informasi yang menyebabkan kegagalan kompetitif bagi perusahaan

(Parker,1988, p152-153). Walaupun mirip dengan konsep biaya oportunitas dan

54

keunggulan kompetitif, kategori ini mengikutsertakan resiko kehilangan pasar, yang bila

telah sekali hilang, maka akan sulit atau hampir tidak mungkin untuk didapatkan

kembali. Hal ini bisa terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa, produk, atau

pertukaran data, maupun kemampuan yang dibutuhkan industry untuk mengikuti kondisi

aktivitas bisnis yang berkelanjutan. Untuk proyek teknologi informasi atau sistem

informasi teknologi informasi, competitive response menaruh perhatian pada ketepatan

waktu pengimplementasian proyek teknologi informasi atau sistem informasi sebagai

gerakan pencegahan yang mungkin untuk memperoleh tumpuan di dalam persaingan.

2.2.13.4 Management Information

Management information berfokus pada aktivitas internal yang secara langsung

mempengaruhi produk dan pelanggan eksternal. Management-information

memperkirakan kontribusi langkah-langkah yang diambil terhadap kebutuhan informasi

manajemen untuk aktivitas yang kritis (Parker, 1988, p150-151). Informasi dalam

dukungannya pada Critical Success Factor bisnis mencerminkan derajat dimana

tindakan menyediakan informasi manajemen pada kunci aktivitas dari perusahaan atau

lini bisnis.

2.2.13.5 Project or Organizational Risk

Menurut Parker (1988, p153), Project or Organizational Risk berfokus pada

tingkat dimana organisasi mampu melaksanakan perubahan yang diperlukan proyek.

Evaluasi berfokus pada pengguna atau domain bisnis, bukan domain teknis. Komponen

kapasitas atau kemampuan organisasi meliputi dukungan manajemen terhadap

perubahan, jatuh tempo dalam penggunaan komputasi organisasi, dan penilaian realistis

yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas proyek melalui pemahaman proses bisnis.

55

2.2.14 Faktor – Faktor Domain Teknologi

Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan

keuntungan yang ditimbulkan penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut

Parker (1988, p158), terdapat 4 variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk

menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu arsitektur

strategis IS (Strategic IS Architecture), ketidakpastian definisi (Definitional Uncertainty),

ketidakpastian teknis (Technical Uncertainty), resiko infrastruktur IS (IS Infrastructure

Risk).

2.2.14.1 Strategic IS Architecture

Strategic IS Architecture mengevaluasi derajat dimana proyek teknologi

informasi atau sistem informasi selaras dengan strategi teknologi informasi secara

menyeluruh (Parker, 1988, p158-159). Keselarasan ini tercermin dalam rencana

teknologi informasi (blueprint) yang menyediakan struktur bagi data, sistem, dan proyek

teknologi informasi atau sistem informasi yang cocok di masa depan serta

mengidentifikasi prioritas.

2.2.14.2 Definition Uncertainty

Definitional Uncertainty berfokus pada implementasi dan penyampaian resiko

dan mencerminkan level of stability dari lingkungan penerima (Parker, 1988, p162-164).

Secara umum kategori ini menaksir / memperkirakan spesifikasi kebutuhan

pengguna atau bisnis yang kemudian dikomunikasikan dengan pelaksana proyek TI.

Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah terus

berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang

tepat dan layak.

56

2.2.14.3 Technical Uncertainty

Technical Uncertainty berfokus pada resiko perusahaan jangka pendek yang

berkembang sesuai / di seputar dengan keahlian yang ada, ketergantungan perangkat

keras dan piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi aplikasi (Parker,

1988,p164-165). Merupakan alat untuk menilai ketergantungan proyek terhadap

teknologi baru atau belum pernah dicoba diterapkan yang mungkin melibatkan teknologi

tunggal atau kombinasi dari sekumpulan keahlian teknis baru dan peralatan keras atau

piranti lunak. Resiko tersebut merupakan bagian dari kriteria pengambilan keputusan

bisnis dalam pendanaan dan pengembangan strategi teknologi organisasi.

Resiko teknis dan implementasi merefleksikan 5 komponen resiko dalam proyek

TI, yaitu :

• Keahlian yang diperlukan, merefleksikan tingkat kritis keahlian yang

diperlukan versus / terhadap ketersediaan manajemen dan staf.

• Ketergantungan perangkat keras, merefleksikan kebutuhan perangkat keras

versus / terhadap ketersediaan sekarang atau yang sedang digunakan.

• Ketergantungan piranti lunak (selain aplikasi piranti lunak). Memperkirakan

secara langsung terhadap kemajuan teknologi / software yang terkait.

• Aplikasi piranti lunak, merefleksikan keadaan yang secara komersial tersedia

atau yang ada versus / terhadap keadaan / teknologi baru, walaupun didapat

melalui subkontrak.

• Ketergantungan aplikasi, merefleksikan tingkat kompleksitas implementasi,

termasuk lama proyek, teknologi baru, keakurasian / keakuratan estimasi,

dan kompleksitas dari pelaksaan organisasi.

Bisnis dapat (bisa tidak) memasukkan resiko ini sebagai bagian dan kriteria

dalam pengambilan keputusan dalam membuat strategi. Namun, apapun keputusan

bisnis tersebut, organisasi TI harus memasukkan penilaian ini dalam pembangunan

strateginya.

57

2.2.14.4 IS Infrastructure Risk

IS Infrastructure Risk berfokus untuk menilai investasi non proyek yang

diperlukan untuk mengakomodasi suatu proyek. IS Infrastructure Risk seperti penilaian

terhadap lingkungan yang melibatkan faktor-faktor seperti data administrasi (seperti

kamus data baru), komunikasi (misalnya, bentuk-bentuk baru dari kemampuan

komunikasi yang diperlukan), dan pendistribusian sistem (seperti metode baru untuk

mengakses data yang dibutuhkan). (Parker, 1988, p164).

2.2.15 Corporate Value

Menurut Parker (1988, p180), perlu dibangun nilai relatif untuk setiap kelas,

yang merupakan kepentingan relative untuk setiap kategori bagi suatu perusahaan.

Terdapat tiga cara untuk mendefinisikan nilai atau bobot yang tepat untuk disatukan

dengan nilai dan resiko-resiko dalam teknologi informasi.

1. Nilai berdasarkan budaya perusahaan

Budaya perusahaan adalah sebuah sistem kepercayaan yang dibagi

merata yang terdiri dari sejarah, kepercayaan, dan nilai-nilai organisasi

(Parker, 1988, p180-181). Budaya perusahaan juga mewakili sudut pandang

dan nilai-nilai dari manajemen senior (perspektif dan gaya utama pemimpin-

pemimpin dalam perusahaan). Budaya perusahaan mewakili elemen

organisasional yang kuat dan selalu kokoh. Penanaman budaya perusahaan

harus dimengerti dan diintegrasikan dengan keputusan alokasi sumber daya

sistem informasi. Berikut adalah beberapa dari aspek budaya organisasi

perusahaan yang telah umum dikenal

- Organisasi

Apakah hubungan pelaporan bersifat tradisional atau matriks?

Apakah tanggung jawab fungsional dibutuhkan untuk melaksanakan

strategi sentralisasi atau desentralisasi.

58

- Sistem

Apakah proses-proses perencanaan dan penganggaran bersifat

formal atau informal? Apakah kinerja pengawasan dan sistem imbalan

bersifat partisipatif atau dictatorial?

- Sumber daya

Apakah kunci sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan

tugas-tugas dibutuhkan oleh proses persetujuan yang bersifat kontrak

atau birokratis? Sumber daya mana yang langka? Apakah filosofi

perusahaan bersifat stabil atau mudah diganti-ganti?

- Budaya

Bagaimana cara pengambilan keputusan yang benar dibuat?

Apakah terdapat filosofi yang bersifat konservatif atau riskan?

2. Nilai berdasarkan fungsi misi perusahaan

Menurut Parker (1988, p181-182), cara kedua untuk memutuskan apa

yang penting dan menerjemahkan ke dalam bobot adalah dengan misi

perusahaan yang tertulis. Pedoman bisa didapatkan dari pernyataan-

pernyataan misi tersebut. Misalnya, kita bisa menentukan kalau sistem

informasi keuangan dalam suatu perusahaan penting dari pernyataan bahwa

unit bisnis akan menyediakan kinerja keuangan kepada para staf di

perusahaan.

3. Nilai berdasarkan lini bisnis dan dukungan komputer

Pertanyaan pertama adalah apakah lini bisnis saat ini menghasilkan

profit dan dianggap berada pada kondisi yang prima (Parker, 1988, p186).

Pertanyaan serupa adalah apakah layanan komputer yang digunakan pada lini

bisnis telah berjalan efektif atau tidak. Kedua pertanyaan ini digabung ke

dalam sebuah matriks untuk keperluan analisis.

59

Sebelum melakukan pembobotan atas beberapa faktor yang telah di

evaluasi di atas, terlebih dahulu harus di identifikasi keterkaitan antara

tingkat keadaan / kesehatan organisasi dengan dukungan Sistem Informasi

(SI) yang dimilikinya. Yang dimaksud dengan oeganisasi yang sehat adalah

organisasi yang kuat, menguntungkan, kompetitif, tidak mudah terpengaruh

oleh adanya krisis ekonomi, gejolak perilaku konsumen, maupun adanya

deregulasi dari pemerintah. Sedangkan yang dimaksud dengan dukungan SI

adalah seberapa kuat pengaruh SI tersebut dalam menunjang bahkan

menentukan arah kegiatan organisasi. Hal ini penting untuk dilakukan karena

nilai/bobot domain bisnis dan domain teknologi sangat berbeda antara

organisasi yang satu dengan yang lain.

Sebalum masuk ke perhitungan pembobotan dari domain bisnis dan

domain teknologi, terdapat 9 variabel dan faktor yang perlu diberikan bobot

nilai, dievaluasi, dan diformulasikan melalui lembar kuisioner maupun tanya

jawab langsung. Faktor-faktor ini dapat dilihat pada tabel 2.2

Tabel 2.2 Faktor-Faktor Penilaian Skor Proyek TI

No Domain/Values/Risks

I Business Domain

A Strategic Match

B Competitive Advantage

C Competitive Response

D Management Information

E Project or Organizational Risk

II Technology Domain

F Strategic IS Architecture

G Definitional Uncertainty

H Technical Uncertainty

I IS Infrastructure Risk

60

Kemudian perlu dihitung suatu bobot umum sebagai patokan (faktor

pengali) untuk semua proyek TI pada perusahaan tersebut. Faktor pengali

tersebut dinilai korporat. Ada beberapa cara untuk menentukan nilai korporat.

Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan melihat tingkat hubungan

antara kondisi line of business dengan tingkat dukungan komputer terhadap

bisnis tersebut (Parker, 1988, p186).

Untuk menentukan nilai korporat, dapat digunakan Gambar 2.16 sebagai

alat bantu. Caranya adalah dengan menempatkan posisi perusahaan pada kuadran

yang sesuai dengan bisnis perusahaan tersebut (Parker, 1988, p187).

Seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini, kuadran A

(investment) yang mendeskripsikan sebuah organisasi yang kuat dengan tingkat

dukungan sistem informasi yang lemah untuk mendukung jalannya usaha.

Kuadran B (strategic) menggambarkan sebuah organisasi yang kuat dengan

dukungan sistem informasi yang kuat pula. Kuadran C (infrastructure)

mengilustrasikan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem

informasi yang lemah. Yang terakhir adalah kuadran D (breakthrough

management) menggambarkan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan

sistem informasi yang kuat, sehingga sistem informasi yang dimilikinya

mendorong organisasi menjadi maju.

61

Gambar 2.15 Nilai Korporat Organisasi (Parker, 1988, p187)

2.2.15.1 Kuadran A (Investment)

Untuk organisasi pada kuadran investasi, mempunyai karakteristik berupa dasar /

lini bisnis yang kuat, mempunyai waktu dan kesempatan dalam menginvestasikan masa

depannya, dengan berfokus pada pertumbuhan ke depan dan pengembangan

infrastruktur yang sudah tepat. Perusahaan berada pada kuadran ini terutama bila terjadi

akuisisi menambah divisi baru ke dalam perusahaan yang sebelumnya memiliki

dukungan komputer yang lemah. Pendapatan dalam jangka pendek tidak akan diperoleh

hingga kualitas dukungan komputer yang ditingkatkan. Dalam arti lain perusahaan

melakukan investasi ke dalam infrastruktur dan sistem backcone. Dasar yang kuat

dibangun disini agar kontribusi yang bersifat strategis dapat diperoleh. Tabel dibawah

ini merupakan himpunan nilai korporasi kuadran investasi. Nilai korporat positifnya 20

dan nilai negatifnya -10 (Tabel 2.3)

62

Tabel 2.3 Nilai Korporat Kuadran Investasi

(Sumber : Parker et al, 1988, p188)

2.2.15.2 Kuadran B (Strategic)

Untuk organisasi pada kuadran B, mempunyai ciri berupa adanya lini bisnis yang

kuat dan juga disertai dengan dukungan komputer yang kuat pula. Baik sistem

infrastruktur maupun backcone sangat bagus. Hal yang paling utama adalah kontribusi

sistem informasi di masa depan terhadap kesehatan perusahaan. Organisasi ini memiliki

kesempatan untuk berinvestasi pada kelebihan daya saing (competitive advantage) dan

aplikasi yang memberikan daya saing. Tujuan investasi ini dapat digunakan untuk

meningkatkan kekuatan organisasi di masa depan. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai

negatifnya -4 (Tabel 2.4)

63

Tabel 2.4 Nilai Korporat Kuadran Strategic

(Sumber : Parker et al, 1988, p188)

2.2.15.3 Kuadran C (Infrastructure)

Untuk organisasi pada kuadran infrastruktur yang bercirikan adanya lini bisnis

yang lemah dengan dukungan komputer yang lemah pula, sehingga keputusan mengenai

investasi komputer tergantung pada perkembangan infrastruktur organisasi. Yang harus

diperhatikan perusahaan disini adalah kelangsungan untuk bertahan hidup.

Komputerisasi dapat membantu dengan membangun kemampuan perusahaan untuk

mengarahkan bisnisnya secara efektif dan efisien. Peluang investasi sebaiknya dilakukan

di area back-office dan infrastruktur terlebih dahulu. Tabel dibawah merupakan

himpunan nilai korporasi kuadran infrastruktur. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai

negatifnya -10 (Tabel 2.5)

64

Tabel 2.5 Nilai Korporat Kuadran Infrastruktur

(Sumber : Parker et al, 1988, p189)

2.2.15.4 Kuadran D (Breakthru Management)

Untuk organisasi pada kuadran D, mempunyai lini bisnis yang lemah tetapi

memiliki dukungan komputer yang kuat. Biasanya terjadi pada divisi perusahaan yang

mana divisi lainnya telah mengakibatkan kemampuan komputer secara signifikan

muncul. Tujuan dari bisnis ialah untuk bertahan hidup, namun berkat adanya

kemampuan komputer yang kuat telah membuka peluang investasi dan pengembangan

yang dapat secara signifikan memperkuat potensi bisnis. Tabel dibawah ini merupakan

himpunan nilai korporasi kuadran breakthrough management. Nilai korporat positifnya

20 dan nilai negatifnya -10 (Tabel 2.6)

65

Tabel 2.6 Nilai Korporat Kuadran Breakthru Management

(Sumber : Parker et al, 1988, p190)

66

2.2.16 Information Economics Scorecard

The Information Economics Scorecard

ROI SM CA MI CR OR SA DU TU IREvaluator (factor) + + + + + - + - - -Business DomainTechnology Domain

Weighted Value

ROI MeasurementROI Enhanced simple return on investment score

Business Domain FactorsSM Strategic MatchCA Competitive AdvantageMI Management InformationCR Competitive ResponseOR Project or Organizational Risk

Technology Domain FactorsSA Strategic IS ArchictectureDU Defin itional U ncertaintyTU Technical UncertaintyIR IS Infrastructure Risk

Gambar 2.16 Information Economics Scorecard (Parker , 1988, p145)

Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, pembobotan dari faktor-

faktor domain bisnis dan domain teknologi juga diperoleh, maka masing-masing skor

yang diperoleh dimasukkan ke dalam scorecard (lembar penilaian). Seperti tampak pada

Gambar 2.17, seluruh skor dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah tersedia.

Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relative korporat untuk memperoleh nilai

Information Economics Scorecard (Parker, 1988, p145). Masing-masing bobot ini lebih

lanjut akan dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total

skor proyek. Proyek bisa diurut berdasarkan skor mereka, yang menyediakan

pengukuran yang lebih seimbang mengenai nilai ekonomis sebenarnya dari suatu

perusahaan.

67

2.2.17 Skala Pengukuran

Menurut Sugiyono (2004, p86-87), Skala Likert digunakan untuk mengukur

sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena social.

Dalam penelitian fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti yang

selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian.

Dengan skala Likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi

indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk

menyusun item-item instrument yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan.

Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala Likert mempunyai

gradiasi dari sangat positif sampai sangat negative, yang dapat berupa kata-kata antara

lain :

1. Sangat Setuju 1. Baik Sekali

2. Setuju 2. Ragu-Ragu

3. Tidak Setuju 3. Sangat Tidak Setuju

4. Cukup Baik 4. Kurang Baik

5. Sangat Tidak Baik

Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor,

misalnya :

1. Sangat Setuju / Sangat Positif diberi skor 5

2. Setuju / Positif diberi skor 4

3. Ragu-ragu / Netral diberi skor 3

4. Tidak Setuju / Negatif diberi skor 2

5. Sangat Tidak Setuju / Sangat Negatif diberi skor 1