1. Konsep Dasar Analisis Sistem1. Berbagai kelompok sistem 2. Kebutuhan analis sistem 3. Sistem analis sebagai konsultan 4. Sistem analis sebagai pendukung pakar 5. Sistem analis sebagai agen perubahan 6. Kualitas analis sistem

  

 

  Sistem informasi dikembangkan untuk berbagai kebutuhan berbeda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Fungsi sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system/TPS) pada level operasional sebuah organisasi; sistem automasi perkantoran (office automation system/OAS) dan sistem kerja pengetahuan (knowledge work system/KWS) mendukung pekerjaan pada level pengetahuan. Sistem dengan level yang lebih tinggi terdiri atas sistem penunjang keputusan (decision support sistem/DSS) dan sistem informasi manajemen (management information system /MIS). Expert system (sistem pakar) digunakan oleh untuk membantu pengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah terstruktur yang spesifiks. Pada level strategis manajemen didapatkan executif support system (ESS). Group decision support system (GDSS) membantu pengambil keputusan pada level group untuk menyelesaikan berbagai masalah semiterstruktur atau tidak terstruktur.

1. Berbagai kelompok sistem

Transaction Processing System Transaction processing system (TPS) adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis yang sifatnya rutin seperti payroll dan inventory.

Office Automation System and Knowledge Work System Pada level pengetahuan pada sebuah organisasi merupakan dua class pada sistem. Office automation system (OAS) memberi dukungan pekerja data, yaitu yang tidak membuat pengetahuan baru tetapi yang menggunakan informasi untuk keperluan analisis dengan mengubah atau memanipulasi data untuk kemudian disebarkan.

Management Information System Management information system (MIS) tidak menggantikan posisi sistem pemrosesan transaksi tetapi semua MIS terdapat di dalamnya pemrosesan transaksi. MIS merupakan sistem informasi terkomputerisasi yang bekerja untuk menginteraksikan manusia dengan komputer. Dengan membutuhkan manusia, software (program komputer), dan hardware untuk difungsikan dalam organisasi,

MIS mendukung tugas-tugas organisasi secara lebih luas dari pada sistem pemrosesan transaksi, termasuk analisis keputusan dan pengambilan keputusan.

Decision Support System Sistem informasi dengan level yang lebih tinggi adalah decision support system (DSS). DSS sama halnya dengan MIS tradisional dimana keduanya bergantung pada database yang dijadikan sebagai sumber data. DSS awalnya merupakan bagian dari MIS tradisional yang kemudian terpisah, DSS menekankan pada dukungan terhadap pengambilan keputusan pada setiap fase. DSS biasanya lebih tepat untuk digunakan oleh seseorang atau sebuah group dibanding MIS tradisional yang digunakan untuk sebuah organisasi.

Expert System dan Artificial IntelligenceArtificial Intelligence (AI) erat kaitannya dengan Expert System (ES). Secara umum AI telah dikembangkan untuk keperluan mesin yang memiliki kescerdasan. Fokus pengembangan AI adalah pemahaman akan bahasa alami (natural language) dengan melakukan mengambil kesimpulan secara logis. Sistem pakar merupakan sistem informasi khusus karena kemampuannya untuk melakukan prediksi. Sistem pakar sering juga disebut sebagai sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based system) yang secara efektif mengambil dan menggunakan pengetahuan pakar untuk menyelesaikan masalah dalam organisasi secara partikular.

2. Kebutuhan analis sistem

Secara sistematis, system analis bertugas untuk menjaga agar supaya fungsi bisnis dapat berjalan sebagaimana mestinya dengan mengevaluasi input dan pemrosesan data beserta output informasi dengan tujuan perbaikan proses organisasi. Beberapa perbaikan fungsi bisnis dilakukan dengan menggunakan pendekatan sistem informasi terkomputerisasi. Defenisi ini menunjukkan sebuah pendekatan sistematis dan metodik untuk melakukan analisis, dan mungkin perbaikan terhadap hal-hal yang sifatnya spesifik yang diakibatkan oleh proses bisnis.

3. Sistem analis sebagai konsultan

Sistem analis secara berkala bertindak sebagai konsultan bagi sebuah perusahaan khususnya yang berkaitan dengan pengolahan informasi organisasi. Ini dapat mendatangkan keuntungan karena sistem analis merupakan orang luar organisasi yang memiliki perspektif yang lebih segardan lebih objektif terhadap proses pengolahan informasi di perusahaan. Tetapi terkadang muncul hambatan karena sistem analis tidak memahami budaya yang ada di perusahaan tersebut sehingga mungkin terajadi ketidakcocokan.

4. Sistem analis sebagai pendukung pakar

Sebagai pendukung pakar, seorang sistem analis tidak mengatur jalannya proyek, akan tetapi mendukung pihak manajemen dimana seorang sistem analis dipekerjakan. Sistem analis bertindak sebagai perumus kebutuhan akan sofware dan harware untuk kebutuhan pengolahan informasi pada organisasi.

5. Sistem analis sebagai agen perubahan

Sistem analis sering juga disebut sebagai agen perubahan ketika ia melakukan aktifitas sesuai pada siklus hidup pengembangan sistem (akan dibahas kemudian). Agen perubahan dapat didefenisikan sebagai orang yang bertindak sebagai catalisator perubahan, mengembangkan dan merencanakan perubahan, dan bekerja dengan fasilitas yang disediakan untuk perubahan.

Seorang sistem analis harus dapat mengenali fakta dan menggunakannya sebagai starting point untuk melakukan analisis. Inilah yang menyebabkan seorang sistem analis harus dapat berinteraksi dengan user dan manajemen sejak awal proyek dimulai. Tanpa bantuannya seorang sistem analis tidak akan dapat memahami apa yang terjadi dalam organisasi sehingga perubahan yang sesungguhnya tidak dapat dilakukan.

Jika perubahan (yaitu perbaikan-perbaikan yang dapat direalisasikan dengan sistem informasi) kelihatan bermasalah setelah analisis, maka langkah selanjutnya adalah mengembangkan sebuah perencanaan perubahan untuk mengatasi segala akibat dari proses pengembangan sistem yang anomali/bermasalah.

6. Kualitas analis sistem

Sistem analis adalah penyelesai masalah (problem solver). Sistem analis adalah orang yang melakukan analisis terhadap suatu masalah dan membuat suatu kerangka solusi yang dapat diterapkan dan bekerja secara efektif. Sistem analis harus dapat menangani segala macam situasi secara sistematis dengan keahlian aplikasi dan tool-tool, teknik, dan pengalaman yang dimilikinya. Sistem analis juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi dengan orang-orang yang ada di lingkungan perusahaan. Sistem analis harus memiliki pengalaman pemrograman komputer supaya dapat memahami kemampuan komputer untuk dapat menentukan kebutuhan pengolahan informasi untuk perusahaan. Selain itu, juga agar supaya agar komunikasi dengan programmer tidak mengalami hambatan.

Gambar Tujuh fase siklus hidup pengembangan sistem

Sistem analis harus memiliki disiplin, motivasi individual untuk mampu mengatur sumber daya yang tak terhitung jumlahnya, termasuk sumber daya manusia.

3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (lanjutan)

1. Pendokumentasian Sistem 2. Implementasi Sistem 3. Pengujian Sistem 4. Pemeliharaan Sistem

     

  1. Pendokumentasian Sistem

Unsur paling penting dalam perancangan sebuah sistem adalah mengenai kemudahan sistem analis untuk mengkomunikasikan gagasan mengenai rancangan sistem yang dibuatnya. Bagaimana pun, seorang sistem analis bukanlah satu-satunya yang menentukan, apakah sebuah sistem bisa diterima dan dilaksanakan oleh usernya. Untuk itu harus ada suatu media untuk melakukan diskusi, apakah desain yang dibuat sistem analis tadi bisa diterima oleh user.

Cara melakukan komunikasi adalah dengan membuat suatu diagram, yang menggambarkan secara visual, mengenai bagaimana sistem komputerisasi nantinya akan bekerja. Diagram tersebut akan menggambarkan rangkaian dan urutan proses yang akan berlangsung, dimulai dari data-data awal, hingga ke proses akhir penerbitan informasi, serta pengarsipannya. Diagram tersebut menggunakan simbol-simbol sistem yang sudah baku, seperti yang tertera dalam contoh simbol berikut:

Gambar 1. Simbol dasar pendokumentasian sistem

1. Terminal. Simbol ini menyatakan awal dan akhir sebuah rangkaian perjalanan sebuah sistem. Untuk awal sistem, maka dari simbol ini akan keluar sebuah garis, yang menunjukkan arah proses berikutnya.

2. Processing. Simbol ini menyatakan adanya sebuah kegiatan pengolahan data pada langkah tersebut. Simbol ini akan menerima masukan dari simbol lainnya, dan akan mengeluarkan hasil proses, untuk dilanjutkan pada langkah berikutnya.

3. Document (Report). Simbol ini bisa diartikan sebagai sebuah dokumen data masukan, atau sebuah laporan yang dihasilkan oleh suatu proses tertentu. Jika simbol dokumen masukan, maka akan ada simbol arah yang keluar darinya. Jika simbol laporan hasil keluaran, maka akan ada simbol arah yang mengarah pada simbol tersebut.

4. Decision (condition, branching). Pada simbol ini diartikan akan adanya suatu alternatif proses. Hanya akan ada sebuah simbol arah yang masuk ke simbol ini, dan dipastikan akan ada lebih dari satu simbol arah yang keluar

dari simbol decision ini, untuk menggambarkan adanya beberapa alternatif proses yang akan terjadi sesudah simbol decision ini.

5. Predefined Process (preparation). Merupakan simbol yang menandakan akan adanya suatu pemberian nilai tertentu pada suatu kondisi, sebelum langkah proses dilanjutkan. Ini merupakan proses inisialisasi, untuk menetapkan persamaan persepsi tertentu atas suatu kondisi data, yang akan dipakai sebagai referensi bagi kelanjutan langkah berikutnya.

6. Input/Output. Simbol ini digunakan untuk adanya proses pembacaan data file input, atau melakukan penulisan pada file keluaran (output).

7. Clerical Operation. Simbol ini digunakan untuk menjelaskan adanya proses manual yang terjadi dalam rangkaian proses tersebut. Misalnya, tentang adanya pemeriksaan secara fisik oleh petugas atas suatu hasil laporan tertentu, sebelum dilanjutkan ke langkah proses berikutnya.

8. Punched Card. Punched card adalah media penyimpan data berbentuk kartu, terbuat dari kertas tebal, dengan perekaman data yang akan membentuk lubang-lubang. Punched card sudah jarang digunakan di mesin-mesin komputer modern saat ini. Meski demikian, di sejumlah instalasi yang menggunakan komputer-komputer generasi lama, media ini masih lazim dipakai. Punched card mulai diperkenalkan oleh DR Herman Hollerith pada tahun 1870, dan masih digunakan sampai sekarang.

9. Direct Access Device. Dipakai untuk menandakan adanya media direct access (hard disk) yang digunakan untuk pengoperasian file pada tahap tersebut.

10. Online Keyboard. Simbol ini digunakan untuk menyatakan adanya intervensoi proses yang harus diberikan oleh operator, pada saat berlangsungnya suatu rangkaian proses di komputer.

11. Display. Menandakan digunakannya media layar (monitor, display) untuk menyajikan suatu informasi tertentu.

12. Perforated Tape. Salah satu media penyimpan data. Secara fisik berbentuk seperti pita, terbuat dari kertas. Cara perekaman data seperti pada punched-card, yaitu berlubang.

13. Magnetic Tape. Merupakan media penyimpan data magnetik, berbentuk pita. Mampu menyimpan data dalam jumlah besar, namun tidak dapat digunakan untuk proses secara direct access, seperti pada hard disk, atau disket. Pada era komputer modern dewasa ini, magnetic tape lebih banyak dipakai untuk media pengarsipan (back-up) saja.

14. Off-page Connector. Simbol yang menandakan adanya suatu hubungan rangkaian langkah proses, yang harus berlanjut di halaman lain. Sebuah diagram sistem yang besar acapkali tak bisa dimuatkan secara sekaligus dalam sebuah lembar kertas. Jika lanjutan suatu langkah terpaksa harus dilanjutkan di lembar lain, maka perlu menggunakan simbol ini. Misalnya, di halaman 1 ada diperlukan adanya simbol tersebut, maka pada penulisan simbol ini harus diberikan suatu tanda tertentu pada bidang yang ada di tengahnya. Misalnya, huruf ‘A’. Nanti, di halaman lain sebagai penyambungnya, juga ada simbol serupa, dengan kode ‘A’ yang sama pula. Kodeyang sama ini untuk emmbantu pembaca diagram ini untuk mengetahui

kelanjutan langkah proses yang terpaksa harus keluar dari halaman 1 tadi. 15. Connector. Serupa dengan Off-Page Connector, yang gunanya adalah untuk

menyambung suatu rangkaian langkah proses. Tetapi simbol ini dipakai hanya untuk sambungan yang ada di halaman yang sama. Cara penggunaannya sama, yaitu dengan membubuhkan suatu tanda tertentu yang sama, baik pada saat hubungan tadi terputus, atau di sambungannya. Simbol ini dipakai agar penggambaran flowchart di lembar tersebut tidak ruwet, karena adanya garis-garis yang saling menyilang di antara garis yang lain.

16. Keying Operation. Simbol ini digunakan untuk menandakan adanya pekerjaan perekaman data. Seperti data-entry operation.

17. Off-Line Storage. Digunakan untuk menandakan adanya media penyimpan data yang harus disimpan dalam arsip.

Pendikumentasian

Bagan Arus (Flow Chart) : Merupakan alat yang digunakan untuk:

o dokumentasi sistem yang sudah ada. o Mendesain sistem baru o Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan

memperbaharui program komputer

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu:

o Dokumen flowchart o Sistem / proses flowchart

Bagan Arus DokumenBagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented)

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart:

o Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

o Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan. o Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan

digunakan. o Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai

suatu simbol atau kegiatan.

Bagan Arus Sistem Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented).

Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :

o High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

o Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

o Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus ProgramBagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart,

o Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

o Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas. o Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis

flowchartnya. o Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang

berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi. o Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

o Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran. o Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar

dari suatu proses transformasi. o Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa

tutup di sebelah kanannya. o Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat

persegi panjang.

Diagram Aliran Data (DFD) berbeda dari Bagan Arus (Flowchart) dalam beberapa hal. Meskipun masin-masing menggunakan simbol untuk

menyatakan proses, namun DFD tidak menunjukkan urutan proses. Jadi DFD mungkin menunjukkan beberapa proses yang beroperasi secara paralel.

Bagan IPO dan HIPO

Bagan IPO -> Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

Bagan HIPO -> Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

2. Implementasi Sistem

Beberapa aktifitas utama dari pengembangan perangkat lunak meliputi :

Pengembangan program Menyempurnakan desain Melakukan pengujian program Melakukan konversi Instalasi atau pemasangan akhir

Bila program dari system sesuai dengan spesifikasi, kemudian dpaat dilaksanakan uji persetujuan pemakai, untuk melihat apakah desain yang dinyatakan dengan spesifikasi system tersebut seusai dnegan kebutuhan pemakai maka manajemen proyek hharus dapat memastikannya. Dan yang lebih penting adalah bagaimana suatu proyek dapat dipastikan untuk dapat diselesaikan dnegan biaya yang telah diperkirakan serta tepat pada waktunya.

Persoalan yang akan dihadapi adalah bagaimana seharusnya mengelola aktifitas-aktifitas, dan siapa yang seharusnya ditunjuk sebagai penanggung jawab dlaam tim desain.

Gambar 2. Proses Implementasi

Pembuatan program sudah jelas merupakan tugas staf departemen komputer. Setelah spesifikasi selesai dibuat, mungkin beberapa pemrogram perlu ditambahkan ke dalam tim desain. Penyempurnaan desain melibatkan beberapa aktifitas. Biasanya diperlukan analisis lebih lanjut dan beberapa spesifikasi yang barangkali perlu diubah. Aktifitas ini juga melibatkan analis dan

Pengujian program dengan data yang realistis memerlukan bantuan para pemakai sebagai penghasil data tersebut, demikian juga dengan pengujian system.

Seringkali diperlukan program-program konversi khusus untuk beralih dari system lama ke system baru (migrasi). Dengan demikian pada tahap implementasi dan uji coba system baru merupakan tahapan yang paling menyita banyak waktu dan membutuhkan perhatian yang khusus.

3. Pengujian Sistem

Pengujian merupakan elemen yang paling kritis dari penilaian perangkat lunak yang telah dikerjakan. Dalam teknik uji coba perangkat lunak akan dibuat test case yang fokusnya adalh perancangan langkah-langkah pengujian sistem sesuai dengan permasalahan dan tujuan uji coba sistem secara keseluruhan. Biasanya pengujian menggunakan 60% dari total usaha yang dilakukan untuk merekayasa sebuah sistem.

Uji coba merupakan bagian yang menarik bagi analis sistem. Dalam fase defenisi dan pengembangan, analis sistem berusaha membuat perangkat lunak yang dimulai dari konsep abstrak sampai ke penerapannya. Pada fase uji coba, analis sistem membuat test-test yang cenderung untuk membongkar perangkat lunak yang telah dibuat. Secara fakta uji coba adalah salah satu langkah dari siklus pengembangan perangkat lunak yang jika ditinjau dari sudut pandang psikologi adalah penghancuran dibandingkan penyusunan. Adapun tujuan uji coba sistem adalah:

Mencari kesalahan Uji coba yang baik adalah yang mampu menemukan sebanyak mungkin

kesalahan Uji coba yang berhasil adalah yang mampu menemukan kesalahan yang

sebelumnya belum ditemukan

Adapun lebih detailnya mengenai berbagai teknik dan jenis pengujian sistem akan dibahas pada matakuliah "Sistem Testing dan Implementasi"

4. Pemeliharaan Sistem

Istilah pemeliharaan perangkat lunak digunakan untuk menjabarkan aktifitas dari

analis sistem yang terjadi pada saat hasil produk perangkat lunak sudah dipergunakan oleh pemakai (user).

Biasanya pengembangan produk perangkat lunak memerlukan waktu antara 1 sampai dengan 2 tahun, tetapi pada fase pemeliharaan perangkat lunak menghabiskan waktu 5 sampai dengan 10 tahun.

Aktifitas yang terjadi pada fase pemeliharaan antara lain:

Penambahan atau peningkatan atau juga perbaikan untuk produk perangkat lunak

Adaptasi produk dengan lingkungan mesin yang baru Pembetulan permasalahan yang timbul

Aktifitas pada penambahan atau perbaikan produk perangkat lunak meliputi:

Penambahan fungsi-fungsi baru Perbaikan tampilan dan modus interaktif Perbaharui dokumen eksternal Perbaharui dokumentasi internal Perbaharui karakteristik performansi dari sistem

Adaptasi terhadap lingkungan yang baru mencakup aktivitas:

Pemiondahan perangkat lunak ke mesin yang berlainan Modifikasi untuk dapat mempergunakan protokol atau disk drive tambahan

Sedangkan pada pembetulan mencakup aktifitas Pembenaran kesalahan yang timbul setelah produk perangkat lunak dipergunakan oleh user

Pemeliharaan biasanya menjadi tahapan yang paling besar membutuhkan biaya hingga 60%-70%. Tak heran jika tujuan dari pengembangan dan pembuatan perangkat lunak adalah untuk menghasilkan perangkat lunak yang dapat diandalkan dan mudah pemeliharaannya. Atribut utama dari perangkat lunak yang mudah pemeliharaannya adalah:

Perangkat lunak dikerjakan per modul Perangkat lunak mempunyai kejelasan Dokumentasi internal yang baik dan jelas Dokumen-dokumen pendukung lainnya

Pemeliharaan perangkat lunak jika ditinjau dari daur siklus pengembangan perangkat lunak dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Perluasan dan analisis merupakan perwujudan kembali dari fase analisis

pada daur siklus pengembangan Pembenaran merupakan perwujudan kembali fase analisis, perencanaan dan

penerapan

Aktifitas pemeliharaan yang pertama terjadi karena asumsi yang salah pada saat uji coba yaitu kesalahan-kesalahan tersembunyi pada perangkat lunak yang cukup besar.

Pemeliharaan perangkat lunak dapat dibedakan menjadi:

1. Corrective MaintenanceTerjadi pada saat produk dipakai dan hasil yang didapat oleh user baik berupa kesalahan yang timbul maupun kesalahan dalam bentuk keluaran yang tidak sesuai

2. Adaptive MaintenanceAktifitas yang kedua ini terjadi karena pertumbuhan atau perkembangan perangkat lunak atau perangkat keras sehingga memerlukan modifikasi dari perangkat lunak yang telah dibuat

3. Perfectif MaintenanceAktifitas ini terjadi pada saat perangkat lunak yang telah dibuat dan dilakukan uji coba kemudian dipergunakan oleh user. Setelah dipergunakan oleh usermungkin timbul permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai

4. Preventive MaintenancePemeliharaan yang terakhir dilakukan untuk menghadapi kemajuan perangkat lunak atau perangkat keras di masa mendatang, umpamanya penambahan fungsi-fungsi atau melengkapi fungsi-fungsi yang telah ada.

4. Analisis Kebutuhan Informasi1. Metode Pengumpulan Data

o Observasi o Wawancara o Prototyping

2. Pendokumentasian Hasil Pengumpulan Data

     

  Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah o Mengindentifikasikan penyebab masalah o Mengidentifikasikan titik keputusan o Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada o Menentukan jenis penelitian o Merencanakan jadual penelitian o Mengatur jadual wawancara o Mengatur jadual observasi o Mengatur jadual pengambilan sampel o Membuat penugasan penelitian o Membuat agenda wawancara o Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem o Menganalisis kelemahan Sistem o Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan : o Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan o Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan

dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

o Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen o Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya .

Indikator Sistem Lama yang perlu diperbaharui

Pengiriman barang sering tertunda Laporan tidak tepat pada waktunya Tanggung jawab tidak jelas Waktu kerja yang berlebihan Produktifitas tenaga kerja yang rendah Kapasitas produksi yang menganggur (idle capacities). Kurangnya motivasi karyawan Banyaknya pekerja yang menganggur Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi Persediaan barang yang terlalu tinggi Pemesanan kembali barang yang tidak efisien Biaya operasi tinggi

Peningkatan yang diharapkan pada Sistem Baru hasil pengembangan

Performance, peningkatan kinerja sehingga sistem baru menjadi lebih efektif.

Informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang diberikan Ekonomi, peningkatan manfaat atau keuntungan, dan penurunan biaya. Control, pengendalian untuk menghindari terjadinya kesalahan/kecurangan. Efisiensi, berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan Service, peningkatan layanan.

1. Metode Pengumpulan Data

Jenis data yang diambil dalam tahapan ini beserta cara pengambilannya adalah sebagai berikut:

1. Data primer, yaitu dengan melakukan pengamatan langsung (Observasi) terhadap aktivitas organisasi, dan wawancara dengan personil-personil yang berhubungan dan berwenang.

2. Data sekunder, yaitu data yang berasal dari laporan-laporan rutin aktivitas organisasi, seperti: buku-buku administrasi, laporan harian dan laporan bulanan, dokumentasi-dokumentasi yang berhubungan dengan data yang dibutuhkan, dan data historis.

3. Studi kepustakaan, berupa penelaahan terhadap konsep-konsep dan pendekatan teoritis yang mendukung penyelesaian masalah, dalam hal ini adalah literatur sistem informasi, literatur pemrograman komputer, dan literatur mengenai perencanaan, perancangan, dan pemeliharaan database.

Observasi

Mengamati orang-orang yg melakukan aspek yg bervariasi dalam pekerjaan mereka

Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya : o Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati o Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan o Mendapat persetujuan manajemen o Menjelaskan pada peserta apa yang akan dilakukan untuk diamati

Melakukan pengamatan yang paling efektif Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

Wawancara

Wawancara merupakan Sebuah pertukaran informasi, terencana dan mempunyai kegunaan spesifik, sebuah mekanisme umpan balik dan jalan yang utama untuk mengumpulkan fakta studi saat digunakan dalam tahap analisis sistem.

Analisis kebutuhan software selalu dimulai dari pembicaraan dua belah pihak. Customer yang memiliki masalah yang berkeinginan untuk menggunakan komputer untuk menyelesaikan masalahnya. Developer memberikan respon terhadap permintaan customer untuk memberikan bantuan.

Untuk memulai komunikasi dengan customer ada beberapa pertanyaan lepas yang mungkin ditanyakan analyst:

1. Siapa orang dibalik permintaan ini? 2. Siapa yang akan menggunakan solusi? 3. Apa keuntungan ekonomis untuk solusi yang tepat? 4. Apakah ada sumber lain yang memberikan solusi?

Pertanyaan berikut akan memberikan pengertian yang jelas tentang masalah yang dihadapi customer:

1. Bagaimana anda menilai “bagus tidaknya”output yang akan dihasilkan dengan solusi ini?

2. Masalah apa yang hendak diselesaikan? 3. Dapatkan anda menggambarkan lingkungan dimana solusi ini akan

diterapkan? 4. Apakah ada masalah performa khusus atau batasan yang akan

mempengaruhi cara pendekatan solusi ini?

Pertanyaan terakhir yang terfokus pada efektifitas pertemuan:

1. Apakah anada orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan ini? 2. Apakah jawaban anda ini resmi? 3. Apaklah pertanyaan saya relevan terhadap masalah yang anda hadapi? 4. Apakah saya menanyakan terlalu banyak pertanyaan? 5. Apakah ada orang lain yang dapat memberi saya informasi tambahan?

6. Apakah ada yang lain yang seharusnya saya tanyakan kepada anda?

Prototyping

Prototype merupakan evolusi pertama untuk sebuah sistem sempurna/rampung.

Prototyping merupakan proses iteratif dari pengembangan sistem dimana kebutuhan yang telah ditentukan dikonversi kedalam sistem yang bekerja yang secara terus-menerus disempurnakan.

Prototyping membentuk Rapid application development (RAD). Prinsip metode RAD adalah menunda pembuatan sistem detail hingga kebutuhan user betul-betul jelas.

Tujuan pendekatan prototipe adalah untuk membangun versi mini/pilot yang disebut prototipe dari sebuah sistem.

Prototipe merupakan sebuah sistem/komponen sistem yang dapat digunakan, dibangun dengan cepat dan murah, dan dengan penekanan bahwa sistem tersebut akauasaan pemakai untuk mencoba miniatur/prototipe sistem baru tersebut, dan memberikan masukan-masukan untuk perbaikan sistem bn dimodifikasi atau digantikan dengan sistem dengan skala penuh.

Kelebihan prototipe adalah kelelaru tersebut. Masukan-masukan tersebut disertakan dalam evaluasi untuk prototipe berikutnya, sampai sistem yang diinginkan diperoleh.

Gambar 1 Pendekatan Prototipe (Parker,1993)

Keadaan yang mendorong pendekatan prototipe:

Pemakai tidak mengetahui informasi dan kemampuan sistem yang mereka butuhkan.

Pemakai membutuhkan perubahan secara cepat. Pemakai hanya mempunyai sedikit berpengalaman dengan sistem yang akan

dibangun. Resiko yang diakibatkan pemasangan sistem yang salah sangat tinggi. Banyak strategi desain alternatif yang harus diuji. Sistem harus dikembangkan dengan cepat dan biaya murah.

2. Pendokumentasian Hasil Pengumpulan Data

Diagram Prosedur sistem digunakan untuk mendefenisikan hubungna antar bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran, dan masukan), diagram prosedur sistem menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

Gambar 2 Simbol prosedur sistem

Dari hasil Pengumpulan data maka dapat dibuat diagram prosedur sistem misalnya pada kasus Sistem Informasi Akademik di bawah ini:

Gambar 3 Aliran data pada sistem berjalan

Gambar 4 Aliran data usulan sistem baru