3.1 Analisis Praktik

Tujuan dari pembahasan ini adalah menyajikan prinsip-prinsip dan konsep

manajemen praktek gigi dengan tujuan pengembangan keahlian yang dibutuhkan untuk

mengoperasikan salah satu bentuk bisnis kecil-praktek gigi. Dokter gigi, bagaimanapun,

harus tahu kapan meletakkan prinsip-prinsip ketika bekerja bekerja.

Manajemen praktek dokter gigi didefinisikan sebagai proses untuk mendapatkan dan

mengalokasikan input dalam praktek (sumber daya manusia dan sumber daya ekonomi)

dengan perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin, dan mengendalikan untuk tujuan

output produksi (pelayanan) yang diinginkan oleh pasien sehingga tujuan praktek tercapai.

Analisis praktik dapat didefinisikan sebagai penilaian atau evaluasi yang sedang

berlangsung dari praktek gigi untuk menyediakan informasi untuk membuat perubahan dan

mengambil tindakan korektif. Praktik analisis tergantung pada tujuan praktek, pengumpulan

data yang akurat, dan pengambilan keputusan yang baik.

Praktik analisis penting untuk setiap praktek baru dan mapan. Ada banyak variabel

yang dapat membuat perbedaan antara praktek yang tumbuh sehat dan satu yang berakhir

dalam kebangkrutan. Banyak variabel dikenakan dalam analisis praktek telah dibagi dalam

dua bidang utama: finansial dan nonfinansial.

Bidang Keuangan

Bidang keuangan dalam praktek dokter gigi yang harus dianalisis secara

teratur meliputi anggaran, laporan laba rugi, neraca, analisis arus kas, biaya, dan gaji.

Anggaran

Implisit dalam analisis praktek adalah rencana keuangan yang di harapkan

dipatuhi oleh dokter gigi. Anggaran merupakan ekspresi formal quantitive dalam

tunai dari rencana keuangan, termasuk tujuan yang diperlukan untuk pertumbuhan

pribadi dan praktek. Harus jelas bahwa pribadi dan anggara praktek saling terkait,

perbedaan dalam satu hal akan mempengaruhi hal lainnya.

Beberapa keuntungan mengembangkan anggaran untuk praktik adalah :

1. Untuk menentukan tanggungjawab perencanaan dengan memaksa dokter gigi

berpikir ke depan

2. Untuk membantu dokter gigi mencapai tujuan praktek

3. Untuk memberikan harapan yang pasti yang berfungsi sebagai kerangka ideal

untuk menilai kinerja selanjutnya

Sebagian besar lembaga-lembaga pinjaman keuangan akan mengharuskan dokter gigi

baru untuk mengembangkan anggaran untuk tahun mendatang jika mereka berharap untuk

memperoleh pinjaman untuk memulai atau mengembangkan praktek. Mempersiapkan

anggaran pribadi dan praktek yang tidak real dapat mengakibatkan penolakan pendanaan

yang memadai. Anggaran praktek juga membantu merumuskan rencana yang menjamin suatu

jumlah tunai yang cukup untuk membayar biaya tambahan. Anggaran harus ditinjau secara

berkala sehingga harapan yang tidak realistic dapat diidentifikasi dan dimodifikasi.

Anggaran pribadi dokter gigi harus sesuai dengan pendapatan yang

diproyeksikan bahwa praktek itu akan dapat beroperasi pada selama periode waktu

yang sama. Karena itu penting untuk mengembangkan anggaran pribadi realistis dan

untuk menentukan pendapatan aktual yang dibutuhkan untuk memenuhi beban secara

tahunan. Dokter gigi baru bisa berdiskusi dengan akuntan dalam menentukan tingkat

pendapatan yang dapat diharapkan untuk praktek serupa di daerah mereka. Jika

anggaran pribadi tidak dikonstruksi secara realistis, tidak harapan keuangan pribadi

ataupun praktek akan terealisasi.

Pernyataan Pemasukan

Pernyataan pemasukan, kadang-kadang menunjukkan pernyataan operasi, dan

pemasukkan bersih selama periode waktu. Keseimbangan lembar kerja

mengidentifikasi asset, liabilitas, dan ekuitas selama periode waktu. Pernyataan

pemasukan dapat dipersiapkan dalam berbagai cara. Formatnya tergantung preferens

dari dokter gigi dan akuntan. Seluruh pernyataan pemasukan, bagaimanapun juga,

harus menunjukkan dasar-dasar informasi berikut : revenue, expenses, bad debts, dan

pemasukkan sebelum pajak. Revenue adalah nilai dari barang dan pelayanan yang

diberikan kepada pelanggan, yang adalah, fee, atau pembayaran kapitasi. Expenses

adalah asset yang telah digunakan dalam seluruh revenue, atau seluruh biaya yang

telah jatuh tempo selama periode waktu lampau. Perbedaan antara revenue dan

expenses ditambah bad debts adalah menuju pada pemasukan dalam periode waktu.

Pernyataan pemasukan menujukkan hasil dari operasi untuk beberapa waktu

dan dilabeli “ Untuk akhir periode (tanggal)”.

Revenues - ( Expenses + Bad debts ) = Income

Kebanyakan pernyataan pemasukan digunakan oleh praktisi dental yang

dikategorikan menjadi dua divisi mayor: operasi dan kapital (atau administrasi).

Operating expenses adalah expenses diasosiasikan dengan biaya pelayanan antaran.

Ini meliputi gaji, wages, keuntungan, layanan laboratorium, dan supplies. Capital

expenses di sisi lain, kadang-kadang disebut general atau administrative expenses. Ini

adalah expenses berasosiasi dengan pengaturan praktisi dan termasuk semua kategori

pembayaran, utilities, asuransi, dan depresiasi. Biaya ini biasanya tidak secara

langsung berelasi dengan layanan antaran.

Biaya capital sering disebut biaya tidak terkontrol, biaya operasi ialah biaya

terkontrol. sebagai contoh biaya tidak terkontrol biaya sewa selama lima tahun. biaya

terkontrol seperti gaji.

Semua dokter gigi harus cermat dalam memonitori pemasukan dan

pengeluaran, terutama selama beberapa bulan pertama praktek. pemasukan bulanan

harus dibandingkan dengan dana praktek selanjutnya untuk menentukan ketepatan

perencanaan finansial setiap tahunnya. Deviasi utama pada pemasukan dan

pengeluaran sebaiknya didiskusikan dengan akuntan atau dokter gigi lain.

Analisis vertikal dan horizontal. Analisis horizontal dibandingkan bagian

spesifik pemasukan dengan bagian identik dari pemasukan lain. Analisis horizontal

membantu dokter gigi menguji dan membandingkan dengan yang terdahulu.

Tabel analisis horizontal

May 1980 July 1980

Revenue (fees earned) $6,000 $4,000

Expense

Salaries $1,047 $1,047

Payroll taxes 100 100

Automobile expense 25 25

Bad debts 17 17

Dues and subscriptions 20 20

Gas and electric 90 150

Insurance 47 47

Laboratory fees 700 450

Legal and accounting fees 83 83

Miscellaneous expenses 20 15

Office and postage expenses 42 42

Professional development 100 0

Rent 400 400

Supplies 233 233

Telephone 100 100

Total expenses $3,024 $2,729

Net income $2,976 $1,271

Analisis vertikal merupakan teknik lain yang bisa digunakan untuk

menganalisis pemasukan. Dibandinkan membandingkan pendapatan dengan

perbedaan waktu, analisis vertikal dibandingkan dengan penghalisan atau biaya

dengan pendapatan yang sama.

Meskipun banyak rasio, yang paling sering digunakan adalah net profil ratio

dan overhead ratio.

1. Net profit ratio = net profit (income)

Revenue (fees earned)

= $ 35,000

$ 70,000

Net profit ratio = 1 : 2

2. Overhead ratio = total expenses

revenues (fees earned)

= $ 35,000

$ 70,000

Overhead ratio = 1 : 2

Overhead ratio x 100 percent = overhead percent = ½ x 100% = 50%

Rasio profit bersih dihitung dengan membagi profit bersih dengan pendapatan.

Bila membandingkan dengan rasio yang dihitung dari pemasukan yang lain dapat

ditemukannya indikasi kenaikan atau penurunan pemasukan. Hal ini sangat penting

untuk membuat perencanaan pribadi karena seorang dokter gigi harus membayar

biaya praktek sebelum menghitung biaya untuk keperluan pribadinya. Berdasarkan

data, perbadingan dengan rata-rata nasional atau regional, dapat menjadi suatu

petunjuk untuk pertumbuhan praktek dokter gigi. Rasio pengeluaran

tambahan ,dihitung dengan membagi biaya praktek dengan pendapatan, akan

memberikan informasi pada dokter gigi tentang pengeluaran tambahan praktek.

Analisa Break-even (Impas)

Para praktisi pada akhirnya sering dihadapi keputusan untuk menambah staf

atau membeli alat baru untuk meningkatkan kemampuan mereka memberi layanan

dokter gigi. Lainnya membutuhkan tambahan informasi untuk menetapkan harga yang

pantas untuk jenis layanan tertentu. Semua keputusan ini dapat dipertimbangkan

secara lebih objektif dengan mempelajari buku tentang produksi dengan biaya dan

pendapatan yang terlibat, yang biasa disebut ‘analisa break-even’. Teknik ini

membantu dokter gigi untuk menentukan biaya dan manfaat dari setiap keputusan

secara objektif.

Tercakup di dalam teknik ini adalah pemahaman mengenai ‘fixed cost’ (biaya

tetap) dan ‘variable cost’ (biaya tak tetap). (Untuk menghindari kesalah-pahaman

tentang biaya dan pengeluaran, perlu diingat bahwa semua pengeluaran sebenarnya

merupakan biaya. Namun istilah ‘pengeluaran’ belum dapat diterapkan sebelum biaya

sudah habis atau sudah digunakan. Misalnya, biaya sewa untuk gedung selama satu

tahun. Biaya tetap adalah pengeluaran yang tidak berubah akibat produksi nyata,

misalnya, uang sewa dan listrik. Sebaliknya, biaya tak tetap adalah pengeluaran yang

bervariasi sesuai produksi. Untuk praktisi gigi, contohnya adalah ongkos pembelian

amalgam dan karet matrix.

Pada titik dimana pemasukan bersih adalah 0 disebut titik break-even/impas.

Disini tingkat produksi menunjukkan pemasukan yang setara dengan pengeluaran.

Seperti halnya ratio modal, maka titik break-even dapat dirubah secara nyata jika

sudah dimasukkan dengan gaji dokter dan lain-lainnya sebagai biaya total praktek.

Terlihat jelas bahwa jika gaji dokter gigi belum dimasukkan dalam biaya pelaksanaan

usaha/praktek dokter, maka titik break-even bisa jauh lebih rendah.

Balance Sheet / Lembar Keseimbangan

Balance sheet merupakan laporan yang terdiri dari asset, passiva / pertanggung

jawaban, nilai keuntungan pemilik. Asset merupakan kepunyaan yang dipergunakan

dan termasuk peralatan / perlengkapan serta claim terhadap pihak lain (nilai yang

dapat diterima). passiva merupakan hutang kepada pihak lain , pemegang saham, dan

kreditor dari suatu pekerjaan. Nilai keuntungan pemilik adalah claim dokter gigi

terhadap asset setelah tanggung jawabnya dikerjakan. Dalam pekerjaan, terdapat

penggabungan / kerjasama, nilainya dapat menjadi lebih besar karena beberapa

pemilik modal biasanya mengkontribusikan harta miliknya. Balance sheet biasanya

mendata asset yang dimiliki pada bagian atas dan passiva pada bagian bawah.

Dinamakan balance sheet karena dana pada kedua sisi harusah sesuai. Total

sumber dana financial akan selalu sesuai dengan sumber dana / modal dari pemilik.

Konsep ini didasari asset = tanggung jawab + nilai keuntungan pemilik.

Analisis horizontal dan vertical, diterapkan dengan teknik pada neraca

keseimbangan mirip dengan cara membuat neraca pendapatan. Analisis ini sangat

membantu untuk melihat keseimbangan pengeluaran tiap bulan maupun tiap tahun.

Analisis horizontal digunakan sebagai perbandingan kategori nilai

keseimbangan yang satu dengan yang lainnya. Analisis vertikal memberikan

perbandingan rasio piutang untuk total aktiva lancer dan dapat menunjukkan seberapa

baik kebijakan dalam bekerja. Aktiva merupakan semua sumber dana yang saat ini

sedang dipakai.

Berbagai rasio dari kategori balance sheet dapat digunakan untuk mengawasi

pelaksanaan praktek keuangan. Rasio yang sering digunakan dalam kegiatan

kedokteran gigi adalah current ratio, yang dihitung dengan membagi jumlah modal

(current asset) dengan kewajiban (current liabilities). Banyak akuntan yang setuju

bahwa current ratio yang baik untuk bisnis kecil adalah 2:1. Maksudnya di sini adalah

bahwa jika semua kewajiban (liabilities) harus dibayar, praktek tersebut mendapatkan

dua kali modal (current asset) di mana kewajiban (current liabilities), kewajiban

finansial jangka pendek dengan mudahnya dicapai.

Cash Flow Analysis

Cash flow dapat diartikan sebagai aliran masuk uang (inflow) ataupun aliran

keluar uang (outflow). Dari kebanyakan praktek kedokteran gigi, cash flow terdiri dari

5 area finansial, yaitu inventory control, working capital, accounts receivable,

checking account, dan third party payment. Meminjam pinjaman tambahan

merupakan solusi yang biasa diambil bila sedang mengalami kekurangan uang untuk

memenuhi kewajiban finansial. Meskipun hal ini dikenal sebagai solusi sementara,

pinjaman ini sebenarnya merupakan masalah jangka panjang karena pihak pelaksana

wajib mengembalikan jumlah uang yang dipinjam, yang akan menjadi tambahan baru

pada pengeluarannya (outflow).

Inventory control. Tujuan dari inventory control adalah untuk

mengembangkan sistem yang menyediakan laporan yang akurat dari persediaan yang

ada dan melaporkan bila dibutuhkan pembelian barang-barang tambahan. Seringnya,

uang diinvestasikan dalam jumlah yang besar untuk barang-barang yang tidak terlalu

digunakan dalam prakteknya. Dengan meninjau balance sheet, pihak pelaksana dapat

menemukan hubungan dari keseluruhan inventaris dengan modal (current asset)

sebanyak 20%. Dengan contoh ini, perhatian yang lebih harus diberikan secara

langsung untuk mengontrol jumlah uang yang digunakan untuk inventaris.

Modal kerja. Modal kerja dijelaskan sebagai aset yang ada dikurangi liabiliti.

Dibeberapa tempat praktek, jumlah hutang meningkat secara cepat di awal-awal

tahun, khususnya jika faktor semacam aliran dana tidak terkontrol. Masalah yang

sering terjadi pada praktisi baru yaitu peminjaman uang untuk membayar pajak gaji

para pegawai. Hal ini terjadi karena kesalahan dokter gigi yang tidak menyisihkan

dana untuk menutupi pajak gaji. Dana yang ada mungkin telah digunakan untuk

menutupi pengeluaran lain atau diambil untuk diri sendiri, sehingga menyebabkan

kekurangan dana saat pajak gaji harus dibayarkan.

Modal kerja yang negatif atau modal kerja yang mendekati nol dapat

menghasilkan hutang baru yang mendekati liabiliti yang ada. Daripada melakukan

pinjaman baru untuk menutupi masalah modal kerja, akan lebih baik jika dokter gigi:

(1) menghasilkan pemasukan tambahan dengan memberikan pelayanan lebih, (2)

menaikkan tarif, (3) mengurangi pengeluaran praktek

Komponen yang paling penting dari program accounts receivable adalah

aging analysis dari akuntan. Aging analysis dilakukan oleh akuntan untuk praktek

atau dokter gigi yang dapat mengkorporasikannya ke iklan-iklan komersial. Banyak

konsultan manajemen menyarankan accounts receivable praktek, dengan

mengesampingkan usia, tidak melebihi lebih dari 1-1,5 dari produksi kotor 2 bulan.

Hal lain yang lebih besar dari itu mengindikasikan dokter gigi tersebut rentan

terhadap masalah aliran dana.

Cash flow dalam sistem penerimaan dapat diperbaiki dengan metode :

pertama, pernyataan untuk servis yang diberikan dapat dibuat segera setelah janji

terakhir rencana perawatan daripada menunggu sampai akhir bulan. Kedua,

pernyataan mengenai harga dapat dibagi sesuai alfabet, pasien dengan nama akhir

dimulai dengan huruf pertama sampai tengah alfabet dikirim pada tengah bulan, dan

sisanya dikirim pada akhir bulan.

Rekening Giro. Seringkali seorang praktisi tidak mempunyai waktu yang

cukup untuk menjaga kantor dan rekening cek pribadinya. Dana dalam rekening ini

harus diawasi dengan baik. Seorang dokter gigi mempunyai tanggung jawab terbesar

dalam mengawasi rekening giro kantor yaitu melakukan peninjauan. Dua kesalahan

yang terjadi yaitu kurangnya pengkajian penggelapan dan akumulasi yang tidak perlu

dari saldo kas yang besar. Penggelapan adalah sesuatu yang dapat terjadi di praktek

mana pun.

Dental Prepayment Plans (Rencana Pembayaran Sebelumnya)

Dental prepayment atau rencana pembayaran kelompok (pihak) ketiga ini

umum digunakan pada kebanyakan praktek dokter gigi. Hubungan dokter pasien yang

bersifat tradisional telah dimodifikasi dengan munculnya pihak ketiga yang

membayar pelayanan untuk pasien. Proses tagihan yang tidak benar dapat

menghasilkan penundaan dalam penerimaan pembayaran serta dapat menyebabkan

masalah aliran keuangan, terutama pada tempat praktek yang sebagian besar

pendapatannya berasal dari rencana pembayaran sebelumnya (dental prepayment

plans). Kebanyakan perusahaan asuransi pada akhirnya akan membayarkan uang

pembayaran dokter gigi yang telah diserahkan untuk membayar pelayanan untuk

pasien.

Jika dokter gigi tidak merasa nyaman dengan menagih bayaran atas pelayanan

terhadap pasien, surat kuasa yang harus ditandatangani oleh pasien. Dengan memilih

opsi seperti ini, tanggung jawab untuk mengumpulkan saldo yang belum terselesaikan

dari pihak ketiga akan diurus oleh dokter gigi serta stafnya. Hal ini dikenal sebagai

“assignment of benefits” atau penyerahan kepenetingan. Perhatian harus diberikan

dalam penyelesaian formulir tagihan yang tepat. Sebuah sistem harus dibentuk untuk

memantau laporan penerimaan dari rencana pembayaran pihak ketiga.

Biaya

Salah satu masalah umum yang dihadapi dokter gigi baru adalah memutuskan

berapa banyak mereka harus mengeluarkan biaya untuk berbagai layanan. Biaya

tradisional telah ditentukan oleh tiga faktor: (1) biaya overhead; (2) struktur biaya

yang berlaku di daerah itu, dan (3) filsafat pribadi.

Dokter gigi baru memasuki masyarakat memiliki beberapa pilihan dimana

mereka dapat menentukan biaya untuk jasa yang diberikan. Pertama, Biro Statistik

Ekonomi dan Studi Perilaku Asosiasi Gigi Amerika melakukan survei biaya nasional

setiap beberapa tahun. Dengan konsultasi ini, dokter gigi dapat catatan yang

dikenakan biaya yang berlaku untuk layanan tertentu dalam wilayah geografis.

Dengan meninjau statistik ini, jadwal biaya perwakilan dapat dikembangkan. Kedua,

praktisi baru stabilished informal dapat meminta dokter gigi lain di masyarakat untuk

layanan tertentu. Ketiga, praktisi dapat berbicara dengan operator pihak ketiga dan

jadwal permintaan biaya mereka.

Kadang-kadang dokter gigi sengaja akan menurunkan biaya untuk menarik

pasien dalam praktek. Mereka dapat menurunkan biaya untuk layanan seperti

radiologi, pemeriksaan (termasuk pengukuran tekanan darah), diagnostik gips, dan

survei diagnostik. Peningkatan volume pasien dapat menebus biaya dalam waktu dan

layanan. dokter gigi harus membuat keputusan ini dengan hati-hati, namun, dan harus

mengakui bahwa biaya tersebut tidak mencakup biaya sebenarnya dari menyediakan

layanan tersebut.

Penyesuaian biaya. Penyesuaian biaya merupakan hal yang biasa dalam

praktik . penyesuaian mungkin termasuk diskon untuk profesional lain, staf, anggota,

keluarga, dan teman-teman. Penyesuaian tarif juga dapat mencakup diskon kepada

individu-individu yang tidak mampu membayar biaya rutin dibebankan dalam

prakteknya. di kebanyakan sistem ada kolom penyesuaian pada lembar hari di mana

jumlah ini dapat dimasukkan. Melakukan review bulanan untuk menentukan

prosentase penyesuaian relatif terhadap total produksi merupakan ide yang baik

untuk. mungkin mengejutkan beberapa praktisi untuk menemukan mereka

memberikan diskon 10 hingga 15% dari total produksi mereka dalam praktek baru ini

mungkin suatu kebijakan yang perlu modifikasi cepat

Gaji

Gaji yang dibayarkan kepada semua anggota staf harus ditinjau terus-menerus.

Gaji biasanya merupakan persentase terbesar dari overhead kantor, terlepas dari

ukuran praktek. ketika meninjau laporan laba rugi, rasio gaji dan upah untuk latihan

beban total harus dihitung. Umumnya solo praktek rata-rata kurang dari 15% untuk

kategori ini. praktek kelompok besar dapat memiliki persentase lebih tinggi, tetapi

dalam banyak kasus tidak boleh melebihi 20% omset. Karyawan adalah indikator lain

yang memungkinkan gaji tidak kompetitif. praktek dokter gigi yang memiliki

pengalaman tingkat perputaran tinggi harus meninjau total paket kompensasi mereka

untuk menentukan apakah gaji dan tunjangan yang ditawarkan sepadan dari yang

ditawarkan oleh praktek yang sama di masyarakat.

3.1.1 Analisis Non-Finansial

Analisis nonfinansial intinya terfokus pada pasien dan staf. Teknik spesifik yang ada

dalam menganalisis kesehatan finansial praktek belum terdapat pada area nonfinansial.

Namun kedekatan terhadap konsep managemen dapat membantu dokter gigi menganalisis

adanya penyimpangan pada area-area ini. Kepuasan pasien merupakan hal yang penting

dalam pertumbuhan tempat praktek , sebagai hasil dari bukti penyerahan. Bagian akan

menyoroti kategori nonfinansial yang utama: jaminan kualitas, produksi, efisiensi

pengiriman, pekerjaan staf, jadwal kunjungan

Jaminan Kualitas

Meskipun jaminan kualitas dapat memberi arti yang berbeda pada orang yang

berbeda, area ini seharusnya menjadi perhatian primer pada tipe praktek kedokteran gigi

apapun. Kualitas dalam buku ini mengacu pada definisi yang dikemukakan oleh Jerge dan

rekannya, tingkat perawatan yang diberikan. Kualitas dinilai dalam hubungannya dengan

standar pelayanan dan ukuran pendapatan yang ditentukan oleh individu yang mengetahuinya

dalam bidang yang relevan. Kualitas pelayanan dapat diukur hanya oleh profesi, oleh sebab

itu merupakan tanggung jawab profesi untuk meningkatkan metode-metode yang menjamin

bahwa pasien akan memperoleh kualitas pelayanan yang tinggi.

Pertanggungjawaban dokter gigi. Karena profesi dokter gigi menentukan standar

untuk pengajaran dan lisensi anggota-anggotanya, maka menjadi logis bahwa profesi

menerima tanggung jawab untuk memastikan pasien dengan kualitas yang tinggi. Praktisi

dokter gigi yang praktek sendiri biasanya berada pada kerugian yang terbesar untuk

mengukur kualitas pengeluarannya. Oleh sebab itu beberapa faktor harus diingat yang akan

membantu dalam memonitor kualitas pelayanan. Pertama, seorang praktisi dapat dengan

mudah memonitor jumlah waktu prosedur khusus yang dihabiskan oleh pasien-pasien. Hal ini

dapat menjadi ukuran kualitas secara tidak langsung, karena repetisi pada pelayanan yang

khusus dapat berdasarkan pada pemilihan kasus yang ringan, teknik yang lebih meningkat,

pemilihan material yang rendah, dan lain-lain.

Riwayat dari pasien juga penting untuk kualitas seluruh pengobatan. Penilaian

periodik dari catatan pasien, yang didasarkan pada kriteria yang spesifik, dapat bagi dokter

gigi ketika mencari defisiensi pada area ini. Pengukuran yang objektif untuk kepuasan

riwayat pasien dengan praktek akan menjadi catatan bagi keluhan semua pasien. Dengan

mengecek kembali semua keluhan, dokter gigi dapat mengambil tindakan berdasarkan hal

yang berulang. Keluhan yang umum biasanya mengindikasikan adanya sesuatu yang salah

dan perlu dikoreksi

Kualitas Staff. Seorang dokter gigi secara legal bertanggung jawab untuk semuar

perawatan yang dilakukan selama praktek,ditinjau dari semua prosedur perawatan yang

dilakukan dengan higienis, bukan sebuah kebenaran tapi sebuah kewajiban. Dokter gigi harus

melatih asistennya untuk mengenali kekurangan dalam prakteknya seperti open contact,

kekurangan jarak, adanya tambalan overhang. Hal ini membutuhkan pengecekan tambahan

dan pengecekan keseimbangan untuk pasien yang ditambal. Pada daerah perawatan preventif,

menaikkan standard melalui penggunaan bermacam-macam indeks plak akan

membangkitkan keinginan pasien untuk menjaga kesehatan periodontal dan oral hygiene

sebaik yang dapat dihasilkan dari pengukuran langsung kualitas pelayanan pencegahan.

Manajemen pasien. Dokter gigi harus mengerti bagaimana memuaskan pasien

dengan perhatian yang pasien terima. Hal ini akan berdampak pada praktek secara positif

dengan meningkatkan tingkat kembalinya pasien pada dokter gigi tersebut. Hal ini penting,

pasien merasa puas, tidak hanya dengan perawatan yang langsung diterima, tetapi juga cara

dokter gigi dan staffnya memperlakukan pasien.

Ada beberapa cara untuk mengukur tingkat kepuasan pasien. Satu cara yang paling

mudah untuk membagikan kuesioner pada semua pasien setelah perawatan rutin. Kuesioner

tidak dibagikan setiap kunjungan, tetapi setelah rangkaian perawatan diselesaikan atau ketika

pasien diminta untuk datang kembali. Informasi yang diperoleh dari misalnya kuesioner dapat

membangkitkan terjadinya perubahan pada beberapa area misalnya jadwal pertemuan,

pembayaran dan hubungan interpersonal dengan staff kantor. Metode langsung tidak

memakan biaya dengan dokter gigi mewawancarai pasien. Pada kasus ini, dokter gigi dapat

langsung mewawancara setiap pasien ataupun secara acak setelah perawatan selesai. Hal ini

akan lebih berkembang, bagaimanapun biaya dari prosedur ini dapat lebih besar daripada

keuntungannya.

Semua staff harus disemangati untuk menyediakan pelayanan yang memuaskan dan

menyenangkan pasien, membuat setiap percobaan untuk menjawab pertanyaan tentang

prosedur dan kebijakan di praktek.

Produksi

Dalam kedokteran gigi, istilah produksi mengacu pada total nilai pelayanan

dental yang telah diberikan.

Total produksi. Total produksi adalah produksi sebelum diberikan beberapa

penyesuaian. Produksi seringkali dipengaruhi oleh jumlah pasien, tipe tugas yang

dikerjakan oleh staf ahli, objektivitas dan preferensi praktisi, kemampuan bioteknik

dan kecepatan kerja dokter gigi serta perkembangan cara pelayanan seperti sistem sit-

down, four-handed.

Salah satu cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan membagi

pendapatan dalam waktu satu bulan atau satu tahun dengan jumlah waktu dokter gigi

bekerja. Pengukuran ini akan memberitahukan pendapatan dokter gigi selama satu

jam. Teknik yang diberikan dapat pula menentukan biaya pengeluaran selama setiap

jamnya. Kalkulasi ini dicapai dengan membagi total pengeluaran dengan angka waktu

(jam) praktek.

Produksi campuran. Pada dasarnya, praktisi baru akan menentukan tujuan

dan sasaran yang berhubungan dengan tipe pelayanan dental yang akan

diberikan,sehingga produksi campuran direkomendasikan untuk praktisi baru tersebut.

Tanpa mengetahui sekilas mengenai produksi campuran, dokter gigi tidak akan

pernah mendapatkan indikasi nyata apakah tujuan atau sasaran yang diinginkan telah

ditemukan. Misalnya, praktisi berharap untuk memberikan pelayanan restrorasi dan

periodontal, dalam waktu 6 bulan atau satu tahun, tinjauan produksi campuran pada

pelayanan tersebut akan mengungkapkan apakah sasaran dan tujuan telah tercapai.

Production changes over times. Sebagai praktisi yang mulai dikenal khalayak

ramai, nantinya akan banyak pasien yang datang kembali. Sebagai konsekuensinya,

proporsi yg lebih besar untuk pencegahan harus disediakan. Secara hipotesis,

rehabilitative atau pelayanan restorative akan berkurang jika jumlah pasien menjadi

stabil dan jika dokter gigi memberikan penyuluhan mengenai pelayanan preventif

yang efektif. Namun, hal ini tidak akan terwujud jika terdapat pasien baru dengan

jumlah yang banyak karena pasien baru membutuhkan lebih banyak perawatan. Jadi,

seorang dokter gigi harus memperhatikan dengan seksama terhadap pelayanan yang

diberikan, karena berhubungan dengan produktifitas. Pada penelitian objektif terhadap

kondisi ini, praktisi tidak dapat lagi mengrontrol prakteknya dan membimbingnya

menuju batas luar dari objektivitas pasien.

Delivery Efficiency

Dokter gigi juga harus memerhatikan cara mengorganisasi fasilitas praktek,

bagaimana anggota staf diperlakukan, dan bagaimana untuk meminimalisasi stress

dalam praktek. Tujuan keseluruhan dari delivery efficiency / efisiensi dalam

pemberian pelayanan adalah untuk memberikan pelayanan yang maksimal dengan

sumber daya dan usaha yang minimal, tanpa keraguan akan kualitas klinis. Pasien

diuntungkan dengan biaya yang stabil, sedangkan dokter gigi dan staf diuntungkan

dengan pemasukan yang meningkat karena produktivitas yang lebih besar, dan semua

anggota dari praktek ini dapat menangani beban pekerjaan mereka dengan lebih

efektif.

Sit down, four handed dentistry. Prasyarat dari praktek dokter gigi modern adalah

penggunaan konsep sit down, four handed dentistry / bekerja dalam keadaan duduk dan

penggunaan sistem four-handed dentistry yang tepat.

Dokter gigi dapat dengan cepat menentukan betapa efektifnya menggunakan

asisten dan menetapkan prinsip penghematan gerakan dengan menggunakan sistem

four-handed dentistry. Pertanyaannya adalah:

1. Apakah asisten selalu digunakan?

2. Apakah suction digunakan oleh asisten sementara dokter melakukan prosedur

restorasi atau bedah?

3. Apakah rubber dam digunakan secara rutin?

4. Apakah tray digunakan pada semua prosedur?

5. Apakah penyerahan instrumen antara dokter gigi dan asisten menggunakan

sinyal tangan?

6. Apakah dokter gigi mempertahankan pandangan matanya pada rongga mulut

atau tidak?

7. Apakah pada sisi asisten menggunakan cabinet yang dapat meminimalisasi

pergerakan asisten dari tempat duduknya.

Walaupun pertanyaan-pertanyaan ini tidak meliputi semua prinsip sit-down,

four-handed dentistry, namun dapat diterima dan melekat dengan prinsip-prinsip

tersebut.

Analisis Tugas. Meningkatkan produktivitas erat hubungannya dengan

menyerahkan tugas. Analisis tugas meninjau tiap bagian dari prosedur praktek,

menjadikannya suatu tugas, menentukan tugas mana yang dapat diserahkan, dan,

akhirnya, menentukan apakah tugas itu sudah diserahkan.

Ukuran Fasilitas atau Tinjauan Praktek dan Perlengkapan. Dokter gigi

yang telah memiliki rencana pasti untuk mengembangkan prakteknya dengan cepat

harus berlokasi pada fasilitas dimana alat-alat operasi tambahan dapat ditambahkan

dengan mudah. Satu indikasi bahwa praktek harus diperbesar adalah menumpuknya

janji temu dengan pasien. Penambahan perawat gigi atau dokter gigi lainnya dapat

mengatasi masalah tersebut.

Penting untuk memilih fasilitas praktek yang lebih besar dari yang awalnya

dibutuhkan namun yang apabila diperlukan perlengkapan operasi tambahan dapat

ditempatkan dengan mudah.

Biaya untuk perlengkapan dental harus diperiksa secara berkala dengan

pengertian bahwa perlengkapan itu nantinya akan harus diganti. Kemajuan teknologi

pun dapat mengharuskan penggantian peralatan.

Kinerja Staf

Untuk membangun tempat praktek dokter gigi yang sukses dibutuhkan

seorang dokter gigi yang selalu mengevaluasi cara kerja staff nya secara teliti, baik

saat diberikan tugas maupun keahlian mereka dalam menambah ilmu dan kemampuan

baru. Selain itu seorang dokter gigi juga harus mengevaluasi secara berkala teamnya

untuk mengetahui apakah mereka bekerja secara efektif, kooperatif, dan suportif.

Terdapat 2 tipe evaluasi yang akan dikemukakan, yaitu :

Evaluasi Kerja Individu. Evaluasi kinerja adalah salah satu tanggung jawab

utama setiap supervisor. Evaluasi kinerja memberikan dasar untuk kenaikan gaji dan

upah untuk merencanakan program pelatihan, untuk memilih individu untuk

meningkatkan tanggung jawab, dan untuk memberhentikan karyawan yang tidak

berkontribusi cukup untuk praktik tersebut. Dokter gigi harus mengevaluasi kinerja

anggota staf secara berkelanjutan dan berkala. Evaluasi berkelanjutan kinerja adalah

evaluasi yang berlangsung secara teratur dan memberikan timbal balik verbal

pembantu yang berkaitan dengan tugas mereka. Jenis evaluasi dan timbal balik

memastikan bahwa dokter gigi telah meluangkan waktu untuk mengamati setidaknya

beberapa aspek kinerja tambahan yang secara teratur dan membantu menyadari

persepsi dokter gigi tentang kekuatan dan kelemahan. Ketika dokter gigi mengamati

dan memberikan timbal balik verbal tentang kejadian-kejadian yang sangat positif

atau negatif, disarankan untuk membuat catatan dari mereka untuk menempatkan

dalam folder personil karyawan. Catatan-catatan ini dapat digunakan ketika dokter

gigi melengkapi suatu evaluasi tertulis lebih formal dari kinerja karyawan setiap tahun

atau enam bulan.

Evaluasi kinerja pembantu formal setiap enam bulan atau satu tahun adalah

jenis kedua dari evaluasi kinerja yang harus dilakukan dokter gigi. Evaluasi-evaluasi

ini dan evaluasi atas kinerja wawancara menyediakan baik dokter gigi dan pembantu

berkesempatan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan kekuatan dan kelemahan

untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki kinerja di masa mendatang.

Evaluasi berkala ini harus dilakukan secara tertulis dan diajukan secara kronologis

dalam catatan personil karyawan. Proses ini mengurangi kesempatan adanya

perbedaan pendapat tentang apa yang dikatakan dan disepakati dalam wawancara

evaluasi kinerja sebelumnya. Dokter gigi harus ingat, bagaimanapun, bahwa evaluasi

dan analisa kinerja anggota staf adalah sama pentingnya dengan menganalisis aspek

keuangan dari praktik. Evaluasi tersebut, baik yang sedang berlangsung dan berkala,

memberikan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tambahan.

Mereka juga menyediakan dokter gigi dengan catatan tertulis tentang tren kinerja dan

dalam beberapa kasus dokumentasi tentang mengapa seorang pembantu dihentikan.

Tim evaluasi. Setiap dokter gigi yang berpengalaman mengakui bahwa

kinerja individu efektif adalah hanya bagian dari suatu bangunan suksesnya praktik.

Satu dapat memiliki sekelompok pembantu yang kompeten secara individu tetapi

semua yang tidak bekerja sama secara kooperatif dan mendukung. Situasi di mana

anggota staf tidak cocok, di mana ada konflik antara pembantu, atau di mana anggota

tim tidak “terlihat” ketika orang lain berada di belakang dalam pekerjaan yang

mengganggu setiap praktik dan pada saat yang merusak moral dan produktivitas.

Sayangnya, dokter gigi sering menjadi orang terakhir yang mencari tahu tentang

masalah antara stafnya (setelah masalah utama). Dokter gigi harus jeli pada komentar

anggota staf satu sama lain atau kepada dokter gigi tersebut. Ketika komentar

menunjukkan adanya masalah di antara anggota staf, dokter gigi harus mendengarkan

dengan empati dan menggunakan pertanyaan tindak-lanjut untuk menentukan rincian

dan beratnya masalah. Diskusi tentang kompatibilitas staf dan kemauan untuk bekerja

sama juga dapat dilakukan selama wawancara penilaian kinerja. Jika diskusi ini

berlangsung, dokter gigi harus membujuk anggota staf untuk membahas insiden

khusus masalah yang dirasakan, bukan untuk mengkritik anggota staf lain pada

umumnya.

Cara lain untuk mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan total

kinerja tim atau hubungan antara anggota tim adalah untuk mendorong diskusi

mengenai isu-isu ini di rapat staf. Pembujukan diskusi kelompok secara jujur dan

terbuka mengenai masalah ini, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa dokter gigi

membentuk sebuah lingkungan yang mendorong dan memperkuat diskusi tersebut.

Menunjukkan kehangatan, empati, dan penghormatan terhadap anggota staf

merupakan sebuah prasyarat untuk membahas masalah tim sukses dalam rapat staf.

Cara lain untuk menilai kinerja tim adalah meminta setiap anggota staf untuk

mengisi kuesioner yang dirancang untuk mendapatkan apa yang dirasakan tentang

hubungan komunikasi kelompok dan anggota staf. Sebuah contoh yang baik seperti

kuesioner adalah Efektivitas Tim Survey. Hasil seperti kuesioner atau kuesioner

dikembangkan dalam praktik singkat dapat diperiksa oleh dokter gigi sendiri atau oleh

seluruh staf dalam pertemuan staf. Hasilnya akan menyediakan dokter gigi dengan

informasi tambahan tentang kinerja tim dan efektivitas.

Appointment Scheduling (Penetapan Jadwal Pertemuan)

Empat bidang penjadwalan janji untuk review adalah: (1). Waktu tunggu

pasien untuk janji, (2). Waktu tunggu pasien di ruang tunggu; (3). Waktu yang

dijadwalkan untuk setiap janji dibandingkan dengan waktu benar-benar digunakan,

dan (4). Perkiraan waktu yang ditujukan untuk dokter gigi dan pembantu. Penting

untuk diingat bahwa dokter gigi harus mengontrol penjadwalan janji. Tujuan khusus

yang berhubungan dengan proference dokter gigi adalah untuk mengobati pasien

harus ditetapkan. Sebagai contoh, di beberapa praktek Prosedur lebih kompleks yang

dijadwalkan selama bagian awal dari hari dan pemutaran rutin, recall, dan prosedur

klinis sederhana diselingi selama pagi dan sore hari. Pada awalnya praticioner dapat

menentukan jumlah jam buka praktek sehingga pertemuan bisa dijadwalkan di awal.

Resepsionis harus mampu menyediakan dokter gigi dengan banyak faktor

seperti keadaan darurat, pembatalan pasien, dan kegagalan pasien. Data ini dapat

menunjukkan seberapa baik kebijakan penjadwalan yang dilaksanakan.

Berbagai faktor dapat ditinjau kembali untuk menentukan efektivitas

penjadwalan janji, memberikan beberapa indikasi seberapa baik dokter gigi dan waktu

staf yang digunakan.