Analisis pieces pada sistem informasi kepegawaian dinas pendidikan kab sleman

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA

DINAS PENDIDIKAN KAB SLEMAN

ANALISIS DEPARTEMEN

Dosen : Ir. Muhamamad Taufiq

Disusun Oleh:

ARIF NUR SIDIQ 09.12.4218 Ketua Departemen

SHUBHAN RIJZA K 09.12.4205

TAUFIK ROHMANUDDIN 09.12.4206

ANA UDAYANA 09.12.4207

ZHAKA BARA BITA P 09.12.4208

WAHYU WINDARTA 09.12.4261

I GUSTI AGUNG BAGUS 09.12.4262

ARIF GUNAWAN 09.12.4248

DIAH RETNO DWI RAHAYU 09.12.4249

ENI BUNGA MELATI 09.12.4250

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2012

ANALSIS DEPARTEMEN Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka

[email protected] | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno

ANALISIS SISTEM

Landasan dasar dalam melakukan analisis sistem tergantung pada teori sistem

secara umum, terdapat banyak pendekatan untuk melakukan analisis sistem, namun

semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem secara utuh yang

kemudian diuraikan ke dalam komponen-komponen untuk di identifikasi dan dievaluasi

berdasarkan masalah, kelemahan maupun kebutuhan, kemudian dilakukan modifikasi

untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dari hasil serangkaian transformasi yang telah

dilakukan.

Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt, P.hD. Pada bukunya tentang

Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan struktur teori dan praktik aplikasi

bisnis bahwa, analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian

dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan

yang diharapakan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis

sistem dilakukan setelah tahap perencanaan (system planning) dan sebelum tahap desain

sistem (system design). Tahap analisis adalah tahap yang paling atau sangat penting,

karena kesalahan pada tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

10. Jogiyanto HM., MBA., AKT,. Ph.D Analisis dan Desain System Informasi :

Pendekatan Terstuktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 129



1.1. Mengidentifikasi Masalah

m 1.2. Analisis kelemahan siste

1.2.1. Analisis PIECES

Membangun sebuah Sistem Informasi Kepegawaian, terlebih dahulu

sistem baru itu layak atau tidak. Maka yang harus dilakaukan terlebih dahulu

adalah menganalisis kelayakan kinerja, informasi, ekonomi, kemanan sistem,

efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari

analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat

menemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena biasanya yang muncul

dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala-gejala masalah atau

masalah yang bukan utama.

1.2.1.1. Analisis Kinerja / Performance

1. Dalam sistem yang berjalan selama ini pengurusan administrasi

kenaikan pangkat dan pengusulan jabatan yang melibatkan rantai

birokrasi cukup panjang.

2. Sulitnya menulusuri informasi tetntang status berkas kenaikan pangkat

dan berkas penilaian Funsional untuk tenaga Funsional seperti Guru di

daerah.

3. Sulitya mengurutkan pangkat dari pangkat tertinggi sampai pangkat

terendah.



1.2.1.2. Analisis Informasi / Information

Akurat Dalam pendataan pegawai sering kali terjadi kekeliruan

atau selisih oleh bagian kepegawaian, dalam hal ini

adalah melakukan kesalahananinput data pegawai.

Update data Sering kali terjadi perubahan data pegawai secara tiba-

tiba.

Relevan Keterlambatan dalam pemberian laporan yang diberikan

oleh bagian administrasi ke bagian kepegawaian,

misalkankenaikan pangkat dan golongan.

1.2.1.3. Analisis Ekonomi / Economy

Ketika suatu perusahaan ingin merubah sistem kepegawaian yang

sudah ada (sistem lama) dengan sistem kepagawaian yang lebih baik dan

mudah dalam penggunaannya maka harus membeli sebuah perangkat

lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang relatif mahal.

Dikarenakan kesalahan-kesalahan yang dilakukan seperti pada

pembahasan yang sudah kita bicarakan diatas, telah kami analisa bahwa

Dinas Pendidikan Kab Sleman ini telah melakukan pemborosan yang

cukup besar apabila kesalahan dalam hal pencetakan laporan keliru masih

sering terjadi.

1.2.1.4. Analisis Keamanan / Security

Keamanan sistem yang digunakan oleh Dinas Pendidikan Kab Sleman

sekarang ini belum aman, karena pencatatan masih menggunakan manual

di menggunakan software office dan akses ke komputer semua orang bisa



membuka bahkan merubah data-data yang ada.

1.2.1.5. Analisis Efisiensi / Eficiency

Sistem Kepegawaian yang dilakukan secara manual kurang efisien

karena perlu melakukan dokumentasi yang memerlukan banyak waktu

dan biaya .

1.2.1.6. Analisis layanan / Service

Dalam proses pedataan pegawai masih memerlukan beberapa tahap,

sementara jumlah pegawai pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman

sangatlah banyak sehingga menyebabkan antrian panjang .

1.3. Analisis Kebutuhan Sistem

Dengan analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun dapat

diuraikan secara utuh menjadi komponen-komponen dasar dengan tujuan identifikasi,

mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan analisis ini juga

dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dari

obyek penelitian. Perancangan sistem baru diharapkan mampu mengubah dan

mempercepat atau mengefisienkan serta mengoptimalkan waktu dengan baik, guna

memenuhi kebutuhan berikut :

1. Pencatatan dan Perhitungan data lebih cepat dan akurat

2. Pengeditan data lebih mudah dan cepat

3. Pencarian data lebih valid.

4. Pembuatan Laporan-laporan akan lebih mudah.

Analisis kebutuhan sistem dibedakan menjadi dua yaitu:



1.3.1. Analisis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional mendefinisikan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan

oleh sistem yang diusulkan dari aspek fungsionalitasnya. Maksudnya berkaitan

dengan fitur atau kemampuan yang didapat dalam sistem tersebut. Kebutuhan –

kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilakn oleh sistem Informarmasi

kepegawaian adalah , antara lain:

A. Pencatatan Individu data pegawai sebagai berikut:

1. Biodata Pagawai

2. Riwayat Pendidikan Formal dan Nonformal

3. Pelatihan Kepegawaian

4. Riwayat Kepangkatan dan Jabatan

5. Riwayat Keluarga

6. Riwayat Penghargaan / Tanda Jasa

7. Riwayat Pengalaman

8. Riwayat Organisasi

9. Riwayat Gaji

B. Keluaran hasil proses Sistem Informasi Kepegawaian

1. Daftar urut kepangkatan

2. Daftar Susunan Kepangkatan

3. Daftar kenaikan pangkat strukturan

4. Daftar kenaikan Gaji berkala

5. Daftar kekuatan pegawai

6. Rencana kenaikan pangkat

7. Pendidikan yang telah di ikuti oleh pegawai

8. Historis Karir



9. Laporan Statistik Pegawai

10. Surat keputusan

C. Memiliki sistem security yang handal, yang dapat memberikan

akses secara luwes namun aman.

D. Mampu mendayagunakan database populer yang tersedia di

pasaran khususnya MySQL

E. Mudah digunakan (user friendly)

1.3.2. Analisis Kebutuhan Nonfungsional

1.3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebutuhan yang berisi

properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi:

Kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan sebagai berikut:

1. Prosesor Intel Xeon Processor E5606

2. Hardisk internal 1TB Samsung SATA

3. Memory / RAM DDR3 4 Gb Visipro

4. Casing Simbada 450 Watt

5. UPS APC BR500CI-AS 500 VA

6. SAMSUNG Monitor LED Syncmaster S16A100N

7. KEYBOARD + MOUSE Optic Ps/2 GENUS

8. Switch TP-LINK TL-SG1008D

9. APC NetShelter WX Wallmount Racks (AR100)

Sedangkan kebutuhan perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan

aplikasi pengolahan data pegawai, serta daftar harga spesifikasi komputer:



Daftar harga untuk Komputer Server

Kebutuhan Jml Harga

Prosesor Intel Xeon Processor E5606 1 Rp. 1.992.900

Samsung SATA II 1TB 7200rpm Int 3,5 Inch 1 Rp. 980.200

Visipro 4Gb PC 10600 / 1333Mhz Visipro

DDR3 1 Rp. 197.000

SIMBADDA SIM COOL SMC-5890 450watt 1 Rp. 590.00

Motherboard Asus Maximus II Gene 1 Rp. 2.092.902

TOTAL Rp. 5.853.002

Daftar harga untuk Komputer Monitoring

Kebutuhan Jml Harga

Processor Core I3 2100 1 Rp 1.101.000

Hard Disk 250 Gb Sata Seagate 1 Rp. 662.000

Memori Vgen Ddr3 2gb Pc 10600 1 Rp. 115.000

Casing 380 Watt Dazumba 1 Rp. 245.750

Motherboard Ecs H61h2-M2 1 Rp. 536.900

Dvdrw Samsung 1 Rp. 183.000

KEYBOARD + MOUSE Optic Ps/2GENUS 1 Rp.90.200

SAMSUNG Monitor LED Syncmaster

S16A100N 1 Rp.800.000

TOTAL Rp. 3.733.850

Daftar harga untuk Network Tools

Kebutuhan Jml Harga

Pasang Tower 1 Rp. 1.699.000

Switch TP-LINK TL-SG1008D 1 Rp. 261.800

APC NetShelter WX Wallmount Racks

(AR100) 1 Rp. 4.722..900

TOTAL Rp. 6.638.700



4 Komputer Server ( 4 x Rp 5.853.002) Rp. 23.412.008

1 Komputer Monitoring Rp. 3.733.850

Network Tools Rp. 6.638.700

TOTAL Rp. 33.784.558;-

1.3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

a. Ubuntu server 10.04 LTS (Free)

b. Aphace server (Free)

c. MySQL (Free)

1.3.3. Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi adalah kebutuhan output atau informasi yang akan

disajikan oleh aplikasi yang akan dibuat. Dalam fase analisis kebutuhan informasi

menguraikan tentang output dari aplikasi pengolahan data pagawaiDinas

Pendidikan Kabupatan Sleman. Adapun hasil dari output aplikasi tersebut

diantaranya laporan data Pegawa dan perincian gaji. Diharapkan dengan adanya

laporan tersebut dapat mengontrol semua kegiatan yang berjalan pada Dinas

Pendidikan Kabupaten Sleman, agar informasi yang disajikan lebih baik dan

akurat.

1.3.4. Kebutuhan Pengguna (User)

Pengguna dari sistem ini adalah admin Dinas Kepegawaian dan Pegawai Negri

Sipil di Dinas Pendidikan kabupaten Sleman, setelah melakukan login. Untuk

Admin Dinas kepegawaian dapat mengakses semua menu backend yang ada

dalam sistem ini, termasuk mengedit data-data yang diperlukan dalam sistem ini,

baik data pegawai dan rincian gaji melakukan entry data, melakukan proses

pembuatan laporan. sedangkan untuk Pegawai Negeri Sipil hanya dapat



mengakses menu frontend yang ada dalam sistem yang membantu kepegawaian

dalam menginputkan pegawai.

1.4. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah pengembangan proyek aplikasi pengolahan data pegawai

layak atau tidak. Studi kelayakan merupakan kepadatan, versi ringkasan dari

keseluruhan analisis sistem, proses perancangan aplikasi pengolahan data pegawai.

Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai proyek yang akan dikerjakan

pada masa yang akan datang. Penilaian disini adalah memberikan rekomendasi

apakah proyek yang sedang dibangun layak dikerjakan atau malah ditunda terlebih

dahulu. Mengingat kondisi pada masa yang akan datang tidak menentu, dalam arti

lain selalu berubah-ubah. Maka studi yang dilakukan tentunya melibatkan berbagai

bidang aspek, antara lain kelayakan hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan

teknologi. Selain itu dibutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu untuk

memutuskannya.

1.4.1. Kelayakan Hukum

Dilihat dari segi hukum yang berlaku pembuatan aplikasi pengolahan data

pegawai, kemungkinan sangat besar tidak melanggar hukum yang telah ditetapkan

oleh pemerintah, dan peraturan perundang-undangan Republik Indonesia, karena

dalam pembuatan aplikasi ini tidak mengandung unsur penipuan, pornografi,

pembajakan, dan tindakan melanggar hukum yang berkaitan dengan teknologi

informasi. Kelayakan hukum pada teknologi informasi dikatakan tidak layak apabila

ada satu atau beberapa hal atau tindakan tersebut diatas yang melanggar hukum. Hal

ini perlu diperhatikan agar pada waktu aplikasi digunakan tidak mengandung



pelanggaran hukum pada bidang teknologi informasi yang sekarang ini masih marak

terjadi di Indonesia.

1.4.2. Kelayakan Tehnologi

Dalam fase kelayakan teknologi menguraikan alasan mengapa aplikasi yang

sedang dikerjakan layak atau tidak diterapkan pada objek penelitian. Aplikasi

pengolahan data Pegawai apabila diimplementasikan dalam Dinas Pendidikan

Kebupaten Sleman layak untuk digunakan, karena pada perusahaan tersebut masih

menggunakan sistem tradisional atau sistem manual dalam menangani semua

kegiatan proses pendataan pegawai. Apabila proses pendataan pegawai dilakukan

secara tradisional kemungkinan terjadinya kesalahan cukup besar, hal tersebut bisa

terjadi kerena dengan semakin banyaknya proses kegiatan pelayanan, sedangkan

administrasi sebagai sumber daya manusia yang terbatas, akan mengalami kesulitan

dalam proses pendataan pegawai. Diharapkan dengan adanya aplikasi pengolahan

data pegawai dapat membantu pengelola dalam semua proses kegiatan pelayanan.

1.4.3. Kelayakan Operasional

Sistem ini dirancang untuk memudahkan pengoperasian dan proses

pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi

melalui penelitian terlebih dahulu dan apakah pengembangan sistem ini layak

dioperasikan atau tidak. Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman sangat membutuhkan

sistem informasi penggajian atas dasar masalah yang telah disampaikan pada

abstraksi. Selain itu, sistem informasi ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan

untuk menyelesaikan permasalahan yang ada



1.4.4. Kelayakan Ekonomi

Sebuah sistem informasi apabila dikembangkan, maka perlu dihitung

kelayakan ekonominya. Teknik inilah yang disebut dengan teknik analisis biaya dan

manfaat. Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan kelayakan

pembuatan aplikasi pengolahan data pagawai layak dikerjakan atau tidak. Hal ini

sangatlah penting dilaksanakan untuk mendapatkan efisiensi dalam pembuatan,

perawatan aplikasi pengolahan data pegawai, serta untuk mendapatkan manfaat yang

lebih berguna untuk membantu pedataan pegawai.

1.4.4.1. Komponen Biaya

Biaya yang digunakan dalam pembangunan aplikasi pengolahan data

pwgawai meliputi dua biaya antara lain sebagai berikut:

1. Biaya pembuatan aplikasi pengolahan data pegawai ini terdiri dari:

a. Biaya pembelian perangkat keras

b. Biaya pembelian perangkat lunak

c. Biaya penyewaan IP Public dan ISP

2. Sedangkan biaya yang berhubungan dengan pengoperasian aplikasi

pengolahan data pegawai ini terdiri dari :

a. Biaya pemeliharaan aplikasi

b. Biaya dukungan tehnik

1.4.4.2. Komponen Manfaat

Manfaat terdiri dari manfaat wujud (tangible benfits) dan manfaat tak

berwujud (intangible benfits). Manfaat berwujud adalah manfaat yang berupa



penghematan-penghematan ataupun peningkatan yang dapat diukur secara

kualitas dalam bentuk satuan nilai uang. Sedangkan manfaat tak berwujud adalah

sulit untuk diukur dalam satuan uang, maka cara pengukurannya dapat diukur

dengan taksiran.

Analisis pieces pada sistem informasi kepegawaian dinas pendidikan kab sleman

Documents

Transcript of Analisis pieces pada sistem informasi kepegawaian dinas pendidikan kab sleman