Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia

1

ANALISIS KINERJA

Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri

IGOR WIJAYA HP: 081288855133 / 08161819551

igor13ic@yahoo.com

2

TUJUAN Setelah pembelajaran peserta diharapkan dapat menguraikan prosedur analisis kinerja secara berurutan dan mempraktikkan teknik analisis secara benar.

3

Perencanaan Strategis

(Renstra, Renja, ABK, Penetapan Kinerja)

Pengukuran Kinerja

(Instrumen: IK)

Pelaporan Kinerja

(LAKIP)

Pemanfaatan Informasi Kinerja

Sistem Akuntabilitas Kinerja

4

PENGUKURAN KINERJA deskripsi:

l  Pengukuran kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan/kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi dan misi organisasi

l  Proses ini dimaksudkan untuk menilai pencapaian setiap indikator kinerja guna memberikan gambaran tentang keberhasilan dan kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran.

5

Ø  Reference Guide, Province of Alberta, Canada: o  Pengukuran kinerja merupakan suatu metoda

untuk menilai kemajuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah

ditetapkan o  Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan sebagai

mekanisme untuk memberikan reward/punishment, melainkan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja

organisasi

Pengukuran Kinerja, referensi :

6

Ø  STANDAR STRUKTURAL DALAM BENTUK ATURAN-ATURAN FORMAL, MEKANISME KERJA – PROSEDUR KERJA, DLL.

Ø  STANDAR FISIK ATAU SUATU TARGET FISIK YANG TELAH DITETAPKAN.

Ø  STANDAR KEUANGAN YAITU SUATU JUMLAH RUPIAH YANG DITETAPKAN

§  PRESTASI KERJA YANG DIHASILKAN DARI SUATU PROSES KERJA, SUATU PRODUKTIFITAS KERJA, UNJUK KERJA YANG DAPAT DIUKUR, DIBUKTIKAN ATAU DAPAT DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR ATAU KRITERIA YANG TELAH DIBAKUKAN.

§  STANDAR ATAU KRITERIA MELIPUTI:

PENGERTIAN

KINERJA

KOMPETENSI

7

§  MEMPUNYAI MAKNA YANG LEBIH LUAS BUKAN SAJA MENYATAKAN SEBAGAI HASIL KERJA, TETAPI JUGA BAGAIMANA PROSES KERJA BERLANGSUNG.

§  KINERJA ADALAH MELAKSANAKAN KERJA DAN HASIL YANG DICAPAI DARI KERJA TERSEBUT ATAU TENTANG APA YANG DIKERJAKAN DAN BAGAIMANA CARA MENGERJAKAN SERTA HASIL YANG DICAPAI YANG MEMPUNYAI HUBUNGAN KUAT DENGAN TUJUAN STRATEGIS ORGANISASI, KEPUASAN KONSUMEN DAN MEMBERIKAN KONTRIBUSI (NILAI TAMBAH) à (VALUE ADDED) KEPADA KERJA ORGANISASI

PENGERTIAN

KINERJA

KOMPETENSI

Lanjutan

8

§  LINGKUNGAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL §  MANAJEMEN / PIMPINAN

§  SUMBER DAYA

KINERJA SIFATNYA

DINAMIS DAPAT NAIK TURUN TERGANTUNG

PADA PENGARUH FAKTOR-FAKTOR

ü  SDM ü  DANA

ü  PERALATAN

ü  DLL

§  METODE / TEKNIK / MEKANISME KERJA §  KETENTUAN / PERATURAN BAIK INTERNAL

MAUPUN EKSTERNAL. §  KREATIFITAS MOTIVASI, INOVASI.

§  IMBALAN ATAU PENDAPATAN

§  DLL

9

§  STRATEGIC – SPESIFIC = KEDUDUKANNYA SECARA KHUSUS / STRATEGIS.

§  MEASURABLE = DAPAT DIUKUR ATAU DIBUKTIKAN.

§  ATAINABLE – APLICABLE – ACCURATE = DAPAT DICAPAI – DAPAT DIOPERASIONALKAN

§  REALISTIC – RELEVANT = NYATA DAN MEMILIKI TINGKAT KETERKAITAN.

§  TIME BOUND = MEMILIKI JANGKA WAKTU PENCAIANNYA

SYARAT-SYARAT KINERJA

SMART

10

KINERJA

TERDIRI

DARI :

§  KINERJA ORGANISASI = KINERJA YANG DICAPAI DARI AKTIFITAS ORGANISASI SECARA KOMPREHENSIF. CONTOH: KINERJA INSTANSI (UNIT KERJA) DINAS KESEHATAN, DLL.

§  KINERJA PROSES = KINERJA YANG DICAPAI DARI SUATU PROSES KEGIATAN YANG TERATUR. CONTOH: KINERJA PELAYANAN PUBLIK DI BIDANG KESEHATAN, DLL.

§  KINERJA ORANG = KINERJA YANG DICAPAI DARI KERJA ORANG BAIK MANAJEMEN MAUPUN KARYAWAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DAN FUNGSI. CONTOH: KINERJA SEORANG CAMAT, KINERJA PNS, DLL.

11

Mengapa Perlu Ukuran Kinerja?

Jika kita tidak dapat mengukurnya… •  Kita tidak dapat mengetahuinya

Jika kita tidak dapat mengetahuinya… •  Kita tidak dapat mengendalikannya

Jika kita tidak dapat mengendalikannya… •  Kita tidak dapat meningkatkannya

Jika kita dapat mengukurnya, semua dapat kita lakukan… Source: Dr. Arie Halachmi, Managing for Result, 2000

12

Mengapa Perlu Me-Ngukur Kinerja?

Jika tidak mengukur kinerja: v Tidak bisa menginformasikan keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa belajar dari keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa menghargai keberhasilan v Tidak bisa mempertahankan keberhasilan v Kemungkinan memberi penghargaan pada kegagalan v Kemungkinan mengulangi kegagalan dan tetap

menghamburkan sumber-sumber daya

v  Sumber: Eastern Regional Organization For Public Administration Hongkong Conference, 2000

13

Elemen Pengukuran Kinerja v Kerangka Pengukuran Kinerja

§  Dalam kerangka pengukuran kinerja terdapat tahapan penetapan, pengumpulan data kinerja, dan cara pengukuran kinerja

v Evaluasi Kinerja §  Untuk mengetahui capaian realisasi, kemajuan dan kendala

yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan misi, agar dapat dinilai dan dipelajari guna perbaikan pelaksanaan program/kegiatan di masa yang akan datang

v Analisis Akuntabilitas Kinerja §  Analisis tersebut meliputi uraian keterkaitan pencapaian

kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam rangka mewujudkan sasaran, tujuan, dan misi serta visi sebagaimana ditetapkan dalam perencanaan strategis

14

v  Penetapan indikator kinerja kegiatan merupakan proses identifikasi, pengembangan, seleksi dan konsultasi tentang indikator atau ukuran kinerja atau ukuran keberhasilan kegiatan dan program-program

v  Penetapan indikator kinerja kegiatan harus didasarkan pada

perkiraan yang realistis dengan memperhatikan tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta data pendukung yang harus dikelola

v  Indikator kinerja dimaksud hendakya (1) spesifik dan jelas, (2) dapat diukur secara obyektif, (3) layak dicapai, (4) relevan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, (5) untuk kurun waktu tertentu.

v  Lebih menggambarkan hasil (output atau outcome), sedapat

mungkin bukan menggambarkan proses.

Indikator Kinerja

15

Indikator Kinerja Untuk Mengukur Keberhasilan

Tujuan Stratejik

Sasaran Stratejik

Kebijakan

Program

Indikator Kinerja

Indikator Kinerja

Indikator Kinerja Kegiatan

Keberhasilan organisasi da-lam mencapai tujuan/sasaran untuk meme-nuhi visi/misi dapat diukur dan dimonitor secara lang-

sung

www.themegallery.com

POLA PENETAPAN INDIKATOR KINERJA

MISI (MISSION)

TUJUAN (GOAL)

SASARAN (OBJECTIVES

STRATEGY

SISTEM INFORMASI (PENGUMPULAN DATA)

HASIL

AKTIVITAS

INDIKATOR KINERJA

17

CARA PENGUKURAN KINERJA

1. MEMBANDINGKAN RENCANA DAN REALISASI

CAPAIANNYA

2. MEMBANDINGKAN REALISASI TAHUN INI

DENGAN TAHUN LALU

3. MEMBANDINGKAN DENGAN ORGANISASI LAIN

(BENCHMARKING)

4. MEMBANDINGKAN REALISASI DENGAN

STANDAR-NYA

18

Kinerja nyata vs Kinerja yang direncanakan

Tujuan Strategis

Sasaran Strategis

Rencana Kinerja

Hasil Celah Kinerja

Peningkatan Kinerja

19

Program Kegiatan Persentase

Pencapaian Target Ket.

Uraian Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi

1 2 3 4 5 6 7 8

Instansi :………………

Pengukuran Kinerja Kegiatan Tahun …….

Formulir PKK

20

Sasaran Indikator Pencapaian Sasaran Target Realisasi

Persentase Pencapaian

Target Ket.

1 2 3 4 5 6

Instansi :………………

Pengukuran Pencapaian Sasaran Tahun …….

Formulir PPS

21

v  Inti dari pengukuran adalah membandingkan antara sesuatu yang diukur dengan alat ukur yang berupa indikator kinerja atau ukuran kinerja

v Dalam analisis ini perlu pula dijelaskan proses dan nuansa pencapaian sasaran dan tujuan secara efisien, efektif, dan ekonomis sesuai dengan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan

v Perlu pula dilakukan analisis terhadap komponen-komponen penting dalam evaluasi kinerja yang antara lain mencakup analisis inputs-outputs, analisis realisasi outcomes-benefits, analisis impacts baik positif maupun negatif, dan analisis proses pencapaian indikator-indikator kinerja tersebut; analisis keuangan dan analisis kebijakan

Beberapa Tinjauan

22

23

5 Langkah prosedur analisis kinerja:

1.  Identifikasi Standar Kinerja 2.  Identifikasi Kinerja 3.  Identifikasi Masalah Kinerja 4.  Identifikasi Penyebab Masalah, dan 5.  Identifikasi Alternatif Solusi terhadap

Masalah Kinerja

24

1.  Identifikasi Standar Kinerja: a.  Mengidentifikasi desain pekerjaan b.  Mengidentifikasi standar kualitas kerja

2.  Identifikasi Kinerja: a.  Menentukan fokus b.  Menentukan strategi c.  Mengembangkan instrumen d.  Mengumpulkan data e.  Mengolah data f.  Menafsirkan data

25

3.  Mengidentifikasi masalah kinerja: a.  Mengidentifikasi “gap” antara standar dan

kinerja b.  Menganalisis penyebab / gejala masalah c.  Mengidentifikasi bukti-bukti Masalah

4.  Mengidentifikasi penyebab masalah 5.  Mengidentifikasi alternatif solusi

terhadap masalah: a.  Solusi pelatihan (training) b.  Solusi non-pelatihan (non-training)

26

1. Identifikasi Standar Kinerja

v Apa yang ingin dicapai inilah yang dinamakan “standar”. Contoh:

NO STANDAR KERJA SUMBER INFORMASI 1. Misi Organisasi Ø  Rencana strategis (Buku Induk Instansi) 2. Tujuan Organisasi •  Buku Rencana Strategis (Renstra) 3. Sasaran &Target organisasi •  Buku Rencana Tahunan instansi 4. SOP/ Standard Operating Procedures •  Buku-Buku Manual/ panduan 5. Prosedur Administrasi •  Buku Petunjuk Penyelenggaraan Adm. 6. Standar Kualitas Kerja Pegawai •  Job Aids

•  Peraturan Kepegawaian •  Manual Kerja

Pekerjaan : Mendidik, mengajar dan melatih Tugas : Menyusun modul, membuat rancang bangun mata diklat, membuat rencana pembelajaran

dan lain-lain. Kegiatan : Melaksanakan tatap muka, konsultasi, bimbingan dan lain-lain. Langkah : Membuka pertemuan, menciptakan suasana menyenangkan menyampaikan informasi,

mengecek pencapaian hasil belajar dan seterusnya.

Contoh sebuah desain pembelajaran

27

2. Identifikasi Kinerja

v Masalah kerja juga biasa didefinisikan sebagai “gap” antara standar kerja dan kondisi yang sebenarnya saat ini.

v contoh kinerja berikut dengan rincian sumber informasi yang menggambarkan tingkat kualitas pencapaian kinerja:

NO KINERJA SUMBER INFORMASI 1. Jumlah peserta diklat yang mendaftar pada triwulan

pertama meningkat 17% dari tahun lalu. Ø Laporan bulanan

2. Kualitas lulusan diklat meningkat 12 % pada triwulan terakhir tahun ini (dibandingkan dengan triwulan ketiga yang hanya 7 %).

Ø Laporan triwulanan

3. 4 (empat) orang dari 20 orang atau 20% dari widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya.

Ø Laporan Kepegawaian Ø SK Ka Biro Kepegawaian

4. Absensi pegawai turun 7% (dibandingkan triwulan yg sama tahun lalu)

Ø Laporan kehadiran pegawai

5. Pemahaman staf terhadap Job Description makin baik Ø  Tes tertulis dan interview (data tersedia di Pusdiklat)

28

3. Identifikasi Masalah Kerja

v Identifikasi “GAP” antara Standar Kinerja dan Kinerja dilakukan hanya jika telah diformulasikan standar kerja dan identifikasi kinerja

STANDAR KERJA KINERJA MASALAH Ø Widyaiswara naik pangkat 4

tahun sekali Ada widyaiswara yang sudah 5 tahun tidak naik pangkat

Tidak berhasil mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan. Komposisi angka kredit widyaiswara tidak sesuai ketentuan

Ø Lembaga diklat terakreditasi dengan nilai A

Lembaga diklat tidak terakreditasi

Persyaratan akreditasi tidak berhasil dipenuhi

Ø Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 100%

Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 90 %

Nilai kelulusan tidak memenuhi standar kelulusan

29

Lanjutan v  Untuk itu, kita perlu melakukan penelitian dan melakukan beberapa hal,

antara lain 1.  mengamati keadaan tempat kerja dengan seksama (pekerjanya, cara

bekerja mereka, suasana kerja); 2.  melakukan dialog atau interview dengan staf yang ada atau dengan

responden; 3.  melakukan review terhadap dokumen hasil kerja; 4.  melakukan pengkajian intensif terhadap hasil penilaian kinerja

Hasil penelitian kita itu mungkin akan berwujud seperti ini:

GEJALA-GEJALA   KEMUNGKINAN MASALAH •  Tingkat absensi widyaiswara tinggi •  Tingkat kesadaran rendah

•  Motivasi kerja menurun •  “Job Assignment” tidak jelas dan tidak ada •  Target yang harus dicapai tidak dipahami. •  (Menurut pekerja) insentif tidak menarik. •  Mencari pekerjaan tambahan di luar instansi

•  Usulan angka kredit tidak sesuai dengan ketentuan

•  Widyaiswara tidak peduli dengan angka kreditnya. •  Kurang memahami cara-cara atau ketentuan pengajuan angka

kredit •  Mengandalkan orang lain untuk mengerjakannya •  Motivasinya hanya memperpanjang usia pensiun

30

4. Identifikasi Penyebab Masalah

v Kita perlu membedakan antara gejala (simptom) yang menunjukkan adanya masalah dengan penyebab masalah itu sendiri. Kerapkali kedua hal ini sukar dibedakan jika dipahami di luar konteks.

MASALAH IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH Angka kredit widyaiswara tidak terpenuhi tepat waktu

Internal: 1. Kompetensi widyaiswara masih rendah 2. Motivasi untuk memperbaiki diri rendah 3. Terbatasnya program diklat yang sesuai dengan spesialisasinya Eksternal: 1. Kebijakan lembaga diklat untuk memberdayakan widyaiswaranya

masing-masing; 2. Adanya perubahan kurikulum yang berdampak pada kemampuannya

meraih peluang 3. Tuntutan pelanggan semakin meningkat 4. Terbatasnya dan prasarana kerja widyaiswara

Etos kerja menurun 1.  Sistem penghargaan (reward system) tidak mendukung 2.  Team Work melemah 3. Sistem manajemen tidak mendukung

31

4 macam sumber masalah 1.  Sistem Informasi & Manajemen. Seringkali terjadi seorang pekerja gagal melakukan

pekerjaannya lebih disebabkan oleh buruknya sistem informasi yang berkenaan dengan pekerjaannya, dan/atau karena pekerja bekerja di suatu lingkungan manajemen yang tidak kondusif untuk bekerja.

2.  Desain Pekerjaan. Kadangkala, masalah muncul dalam pekerjaan bukan karena faktor pekerja atau sistem informasi/manajemen, tetapi justru bersumber pada desain pekerjaan itu sendiri.

3.  Kepemimpinan. 4.  Kemampuan dan Keadaan Jiwa (sikap). Jika sistem informasi/manajemen sudah baik, desain

kerja sudah bagus, tapi pekerja masih mengalami banyak kesulitan dalam melaksanakan pekerjaaannya, maka kemungkinan besar masalah itu timbul karena faktor-faktor yang ada dalam diri pegawai. Secara umum ada 3 kemampuan yang dimiliki seorang pegawai, yaitu kemampuan kognitif (intelektual), psikomotorik (gerak) dan afektif (sikap).

Masalah teridentifikasi

Bukti-bukti teridentifikasi

Sumber Masalah

Desain Pekerjaan

Sistem Info/ Manajemen

Keadaan Jiwa

Kepemimpinan

32

5. Mengidentifikasi Alternatif Solusi

v Training (pelatihan) dan Non Training (non pelatihan)

Contoh solusi:

MASALAH KERJA ALTERNATIF SOLUSI Ø  Etos kerja memburuk 1. Peningkatan pengawasan.

2. Perbaikan “reward system”. 3. Relokasi Staf.

Ø  Etos kerja staf penyelenggara diklat menurun

1.  Penyederhanaan birokrasi. 2.  Pelatihan untuk staf terkait (TOC). 3.  Penyediaan perangkat kerja yang lebih canggih. 4.  Penghargaan yang lebih memadai

33

Contoh Hasil Analisis Kinerja secara lengkap:

STANDAR KINERJA MASALAH BUKTI MASALAH

PENYEBAB (SUMBER) MASALAH

SOLUSI

Semua widyaiswara (20) orang naik pangkat paling lambat 4 tahun sekali

20 % widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya

Angka kredit yang dipersyaratkan tidak tercapai dan komposisi angka kredit tidak sesuai ketentuan  

Penetapan Angka Kredit widyaiswra SK Menteri

• Pemberdayaan wi dlm semua bidang tugas masih kurang • Fasilitas

penelitian diklat terlalu minim • Sarana dan

prasarana kerja kurang optimal • Kompetensi Wi

masih rendah dalam bidang lainnya

•  Komitmen Pimpinan utk Memberdayakan

•  Memperkaya fasilitas riset

•  Menambah alokasi dana riset

•  Memperbaha-rui sarana dan prasarana kerja

•  Melatih widyaiswara untuk bidang spesialisasi lainnya

34

Latihan 1.  Identifikasi masalah

yang mungkin timbul jika anda mendapati gejala-gejala seperti berikut ini:

2.  Lakukan analisis kinerja dalam konteks tempat kerja Anda. Jika Anda tak menemukan masalah untuk dikaji, ciptakanlah situasi rekaan. Hasil analisis Anda masukkan ke dalam matriks ini:

Gejala Kemungkinan Masalah

1.  Staf sering datang terlambat dan pulang kerja lebih awal dari waktu resmi kerja.

1. 2. 3. Dst

2.  Pekerja sering bertengkar dengan rekan mereka sendiri.

1. 2. 3. dst

Standar Kinerja Masa-lah

Bukti Masa-

lah Penyebab (Sumber) Masalah

Solusi

35

End of Presentation

τηανκ ψου