ANALISIS JABATAN(JOB ANALYSIS)1.Pengertian

Analisis jabatan adalah prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis,hal ini kadang-kadang disebut studi jabatan,yang mempengaruhi tugas-tugas ,proses-proses,tanggung jawab dan kebutuhan kepegawaian yang diselidiki.(Dale Yoder ,1981).

2.Tahap-tahap Dasar Analisis Jabatan

Menurut Andrew J Dubrin

1. Pengumpulan Latar Belakang Informasi yaitu mengumpulkan semua informasi dan mengadakan pengujian terhadap informasi yang ada,kemudian dibuat juga deskripsi jabatan,bagan organisasi,informasi tentang upah dan gaji.

2. Pemilihan kedudukan yang representative yaitu menentukan kedudukan yang sesuai dengan kemampuan pegawai dan persyaratan yang telah ditentukan.

3. Pengumpulan data analisis jabatan yaitu mengumpulkan data yang relevan dengan kemampuan dan skill pegawai.

4. Pengembangan deskripsi jabatan yaitu mengembangkan deskripsi jabatan yang berhubungan dengan keperluan perusahaan.

5. Pengembangan spesifikasi jabatan yaitu menguraikan kebutuhan jabatan,seperti : kemampuan,sifat-sifat,bakat,skill dan pengalaman pegawai.

3.Tujuan Analisis Jabatan.

Menurut Dale Yoder (1981) tujuan analisis jabatan sebagai berikut :

1. Menentukan kualifikasi yang diperlukan oleh pemegang jabatan2. Melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai.3. Mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan.4. Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan5. Menentukan tingkat upah,gaji,dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji.6. Mempertimbangkan keadilan dari jasa yang kurang puas terhadap pernyataan yang

diberikan.7. Menetapkan tanggung jawab ,pertanggungjawaban dan autoritas.8. Menetapkan tuntutan yang esensial dalam penetapan standar produksi.9. Menetapkan peningkatan metode dan penyederhanaan kerja.

4.Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan

Menurut Ghiselli dan Brown (1955) ,aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan yaitu:

I. Mengenai jabatan.A. Nama jabatanB. Metode dan prosedur kerja masa kini

1. Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas yg harus dikerjakan oleh pegawai2. Bahan-bahan perlengkapan dll yg dipakai oleh pegawai3. Alat-alat,mesin dan peralatan yg digunakan pegawai4. Metode,prosedur yg digunakan dalam melaksanakan pekerjaan5. Tanggung jawab6. Besarnya pengawasan yg diterima 7. Ukuran standar hasil kerja

C. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja1. Tempat kerja di dalam maupun di luar2. Kondisi penerangan atau cahaya3. Kondisi ventilasi4. Kondisi kegaduhan suara5. Kondisi yang tidak sehat

D. Hubungan antara pekerjaan yg satu dengan pekerjaan lainnya1. Pekerja dan asisten2. Koordinasi tugas-tugas dan jabatan

E. Kondisi –kondisi penerimaan pegawai1. Metode seleksi pegawai2. Lamanya jam kerja3. Metode penggajian4. Pekerja tetap dan temporer5. Kesempatan promosi jabatan

II. Mengenai pegawaiA. Ciri-ciri jasmaniah pegawai

1. Kesehatan2. Kekuatan dan daya tahan tubuh3. Ukuran tubuh4. Keterampilan5. Kekurangan jasmaniah yg dapat diterima

B. Ciri-ciri rohaniah pegawai1. Fungsi alat indera

2. Kecakapan dan kemampuan3. Sifat kepribadian dan tabiat ,seperti : kejujuran dan stabilitas emosi.

C. Latar belakang pegawai1. Pendidikan umum 2. Pengalaman kerja sebelumnya3. Inservices training

5.Langkah-langkah utama dalam analisis jabatan

Dalam analisis jabatan ada dua langkah utama yaitu

1. Penentuan tugas utama,kegiatan-kegiatan,perilaku atau kewajiban yg akan dilaksanakan dalam pekerjaan

2. Penetapan pengetahuan (knowledge),kemampuan(abilities),kecakapan (skill) dan karakteristik lainnya (factor-faktor kepribadian,sikap,ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yg diperlukan bagi pekerjaan) yg dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

Dengan demikian ,dapat dikatakan bahwa hasil analisis pekerjaan ,umumnya berupa :

1) Deskripsi pekerjaan yg berkaitan dengan isi (content) dan lingkup (scope)2) Klasifikasi pekerjaan

6.Jenis analisis jabatan

Ada dua jenis analisis jabatan yaitu :

1. Analisis jabatan tradisional yaitu model ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek yaitu:

1) Tanggung jawab (responsibilities)2) Kewajiban-kewajiban(duties) umum dari seorang yg sedang memegang

suatu kedudukan3) Kualifikasi (qualifications) minimal yg diterima sebagai kelayakan .

2. Analisis Jabatan yang berorientasi hasil yaitu model ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan lebih bermanfaat jika dapat memperjelas harapan organisasi kepada para pekerja dan keterkaitan antara tugas-tugas,standar-standar kerja ,kecakapan—kecakapan dan kualifikasi-kualifikasi minimal.

Oleh karena itu analisis jabatanberdasarkan hasil ini memuat keterangan-keterangan yg berkisar pada pertanyaan-pertabnyaan berikut :

Task .Perilaku ,kewajiban atau fungsi apa yg penting bagi suatu pekerjaan?

Conditions.Bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat-syarat apa yg diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana,biasanya mudah atau sulit?

Standars.Apakah sudah sesuai dengan standar kualitas,kuantitas atau ketepatan waktu yg dikaitkan dgn tugas organisasi.

SKAs(skills,knowledges and abilities).Kecakapan,kemampuan,pengetahuan apa yg dibutuhkan dalam melaksanakan tugas.?

Qualifications.Pendidikan,pengalaman yg bagaimana ,serta kualifikasi-kualifikasi lain yg bagaimana yg dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yg diperlukan bagi pelaksanaan tugasnya.

7.Klasifikasi pekerjaan.yaitu proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yg dilakukan,jenis kecakapan yg dibutuhkan atau factor lainnya yg berkaitan dengan kerja.

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan ,baik public maupun swasta,berdasarkan beberapa factor yaitu :

a) Masukan informasi yaitu dimana dan bagaimana si pekerja memperoleh informasi yg diperlukan uhtuk pelaksanaan pekerjaan.

b) Proses-proses mental yaitu pertimbangan apa yg ditekankan dalam pembuatan keputusan,perencanaan dan aktivitas serta proses informasi apa yg dilibatkan dalam pelaksanaan pekerjaan.

c) Out put pekerjaan.Aktifitas fisik apa yg dilakukan oleh para pekerja dan alat apa yg dipakai.

d) Relasi dengan orang.Relasi dengan orang lain yg bagaimana yg dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan.

e) Konteks pekerjaan.Dalam konteks fisik dan social apa pekerjaan dilaksanakan.f) Metode-metoode kerja.Metode apa yg digunakan dalam pekerjaan.g) Ciri-ciri pekerja.Ciri kepribadian atau kemampuan apa yg dibutuhkan untuk

pelaksanaan pekerjaan.

CONTOH DAFTAR ISIAN ANALISIS JABATAN

1. NAMA JABATAN2. NAMA PEGAWAI3. UNIT KERJA4. NAMA JABATAN YG BERADA DI BAWAHNYA5. HASIL KERJA6. BAHAN KERJA7. PERALATAN KERJA8. JAM KERJA9. TANGGUNG JAWAB10. WEWENANG11. KORELASI JABATAN12. KEADAAN TEMPAT KERJA13. RISIKO BAHAYA14. PANGKAT/GOLONGAN15. PENDIDIKAN16. KURSUS/LATIHAN17. PENGALAMAN KERJA18. UPAYA JASMANI DAN KONDISI FISIK19. SYARAT KONDISI JASMANI

ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)Analisis pekerjaan perlu dilakukan,agar kita dapat mendesain organisasi dan menetapkan uraian pekerjaan (job description) ,spesifikasi pekerjaan (job specification),dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yg harus dikerjakan,bagaimana mengerjakannya dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan,spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan ,bahkan kita dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan,perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yg akan datang.

Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan –pekerjaan apa saja yg harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan,standar pekerjaan,konteks pekerjaan,persyaratan personalia,perilaku manusia dan alat-alat yg akan dipergunakan.

Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yg harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai,sedangkan studi gerak(motion study) mempelajari gerakan-gerakan yg paling efisien dan efektif untuk melakukan suatu perkerjaan.

Perbedaan job analysis dengan motion study

Perbedaan Job analysis Motion study1. Tujuan

2. Ruang lingkup

3. Tingkat ketelitian

4. Organisasi

5. Teknik

6. Kegunaan

Memberikan gambaran thp.suatu jabatan

Menyeluruh ,mencakup tugas,tanggung jawab

Kurang teliti

Dilakukan oleh bagian personaliaObservasi,wawancara,kuesioner

Perekrutan,latihan,pengupahan dll

Mengubah dan memperbaiki metode kerja

Mengubah dan memperbaiki gerakan-gerakan

Sangat teliti

Dilakukan oleh industrial engineersObservasi ,fotografi,stopwatch

Memperbaiki metode dan standardisasi

Langkah-langkah/proses dalam analisis pekerjaan

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanb. Mengumpulkan informasi tentang latar belakangc. Menyeleksi yang mewakili(representative) jabatan yg akan dianalisisd. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaane. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yg berkepentingan.f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaang. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penggunaan informasi analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description,job specification dan job evaluation juga berguna bagi :

a) Perekrutan dan seleksi (recruitment and selection)b) Kompensasi (compensation)c) Evaluasi jabatan (job evaluation)d) Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)e) Latihan (training)f) Promosi dan pemindahang) Organisasih) Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)i) Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)j) Penempatan (placement)k) Peramalan dan perekrutanl) Orientasi dan induksi

URAIAN PEKERJAAN (JOB DESCRIFTION)

Uraian pekerjaan dan uraian jabatan (job position) diketahui dan disusun berdasarkan informasi yg telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.

Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional sedangkan uraian jabatan untuk tenaga kerja manajerial.

Uraian pekerjaan/jabatan ini harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,supaya pejabat tsb mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.

Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yg harus dicapai oleh seorang pejabat dan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan cvaluasi pekerjaan .

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yg menguraikan tugas dan tanggung jawab,kondisi pekerjaann,hubungan pekerjaaan dan aspek-aspek pekerjaaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah difahami serta menguraikan hal-hal berikut :

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan 2. Hubungan, tugas dan tanggung jawab3. Standar, wewenang dan pekerjaan4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti : alat,mesin,bahan baku dsb.5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.

Kesimpulan

Uraian jabatan /pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yg akan menjabat mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dan standar prestasi yg harus dicapainya.

Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan ,supaya pengisian jabatan didasarkan pada apa baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.

SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi pekerjaan (job Spesification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan “ apa ciri,karakteristik,pendidikan,pengalaman dll orang yg akan melaksanakan pekerjaan tsb dengan baik.”

Spesifikasi pekerjaaan menunjukkan persyaratan orang yg akan direkrut dan menjadi dasar untuk pelaksanaan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yg bisa diterima agar bisa menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi jabatan /pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yg jelas dan kualitas definitive yg dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.

Spesifikasi jabatan/pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai :

1. Tingkat pendidikan pekerja2. Jenis kelamin pekerja3. Keadaan fisik pekerja4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja5. Batas umur pekerja6. Status pernikahan7. Minat pekerja8. Emosi dan temperamen pekerja9. Pengalaman pekerja

CONTOH SPESIFIKASI PEKERJAAN

Perusahaan PT.ALFIANA MAKMUR

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer

Kode jabatan : A-133

Tanggal : 15 Juni 2010

Penyusun : Syamsul Bahri

Departemen : Divisi Administrasi

Lokasi : jl.Cikutra Baru No.10 Bandung

Persyaratan pekerjaan

Pendidikan : Akademi computer,menguasai computer,mempunyai skill menggunakan program computer

Pengalaman : 2 tahun bekerja di bidang computer

Persyaratan fisik : sehat ,punya stamina dan daya tahan kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental :jujur,inisiatif,kreatif,dapat mengambil keputusan cepat,mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi yg bermutu tinggi.

Supervisi :rentang kendali 3- 5 orang lulusan SLTA,Mampu berkomunikasi secara efektif lisan maupun tulisan ,vertical dan horizontal dalam organisasi

Kondisi kerja : baik, 70% duduk di atas kursi yg nyaman,tenang,ruangan ber AC

EVALUASI PEKERJAAN

Adalah menilai berat atau ringan,mudah/sukar,besar/kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama,ranking serta harga/gaji suatu jabatan.

Jika pekerjaan berat,sukar ,risiko besar dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga/gaji semakin besar ,demikian sebaliknya.

PENYEDERHANAAN PEKERJAAN

Adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yg paling ekonomis dari usaha manusia ,materi,mesin,waktu dan ruangan agar cara-cara yg paling baik serta paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Penyederhanaan pekerjaan terjadi karena spesialisasi yg lebih mendetail diterapkan dalam perusahaan.,ini berarti pekerjaan disederhanakan.

Simplikasi pekerjaan ini mengakibatkan ;

1. Struktur organisasi perusahaan semakin melebar2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi sehingga menimbulkan

kebosanan yg pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau permintaan keluar.

3. Pekerja semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi akan diperoleh.

PEMERKAYAAN PEKERJAAN

Adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertical yg akan dikerjakan seorang pejabat .Perluasan pekerjaan ini merupakan suatu perubahan yg direncanakan pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan variasi yg lebih besar kepada karyawan yg mempunyai pengetahuan dan keterampilan lebih,yang diterapkan untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan pribadinya.Para karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial pekerjaan mereka di samping operasionalnya.