ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON

BANTUL DIY

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Oka Deva YuniAnto

06.12.1698

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

.NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMK '

PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWONBANTUL DIY

disusun oleh

NtK. {90302029

iii

ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM

AT ELEMENTARY SCHOOL 2 BLUNYAHAN SEWON

BANTUL DIY

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON

BANTUL DIY

Oka Deva YuniAnto Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Academic information systems in an educational institution is very supportive to improve the quality of education. In the academic management (student data, teachers, employees, subjects, etc.) is important to note. Academic management manual that is still a major problem in adsministrasi in educational institutions. Similarly, in the Elementary School 2 Blunyahan Sewon Bantul Yogyakarta which still use manual system that often creates obstacles. Data collection and management process should be a concern, so it need a system that can manage the data well, neat, and organized.

The amount of data that must be managed in a short time, making data collection

of students, teachers, employees are often inaccurate. Therefore, the authors make the design of systems analysts and academic information on the SD 2 Blunyahan Sewon, so that later the school can easily and quickly find out where and when the data changes at anytime will be needed. Scientific writing is equipped with a flowchart, program structure, input and output design. Rapidly evolving computer technology can support a program that will be made. Computer at an affordable price allows schools can afford to support the existence of this system.

Academic information system using the method of data collection and

management of student data are intended to simplify the process administration.

Key words: academic, computer technology

1

1. Pendahuluan

Kemajuan dibidang teknologi informasi berkembang begitu pesat dari waktu ke

waktu, hal tersebut menimbulkan era modernisasi yang membuat manusia ingin

memperoleh kemudahan dalam berbagai hal, terutama kemudahan dalam membantu

pekerjaan. Begitu juga dalam dunia pendidikan, kemajuan tekonologi membawa

pengaruh yang sangat besar bagi proses pendidikan. Hal tersebut juga mempengaruhi

setiap sekolah yang berlomba-lomba dalam persaingan prestasi maupun kualitas sarana

penunjang proses pendidikan. Melalui peningkatan kinerja terutama dalam hal

pengelolaan sumber daya informasi. Karena bagi yang dapat menguasai informasi

pertama kali pada saat ini, maka ia dapat menjadi yang pertama dalam kemajuan

organisasi/sekolahnya dibanding yang lainnya. Dan jika itu terlaksana maka ia akan

menjadi yang paling sukses dalam hal mengelola informasi, sebab informasi telah

dijadikan senjata bagi siapa saja yang ingin memenangkan persaingan dalam berbagai

hal untuk saat ini.

Karena untuk memenuhi keinginan semua orang tersebut, maka lahirlah sebuah

ilmu baru yang dapat membantu orang dalam memperoleh informasi lebih cepat,

lengkap, dan akurat. Ilmu tersebut adalah ilmu komputer yang selalu mengalami

kemajuan setiap tahunnya berdasarkan permintaan dari masyarakat. Dengan komputer

setiap sekolah berlomba-lomba untuk mencari solusi agar melalui ilmu komputer dapat

membantu pekerjaan manusia dalam memperoleh.

Komputer merupakan alat pengolah data yang dengan akses ketelitian maupun

kecepatannya lebih dibanding dengan akses kerja otak manusia menjadi pilihan dan juga

sudah hampir mendekati kebutuhan pokok bagi setiap manusia yang ingin memperoleh

kemudahan dalam membantu pekerjaannya. Di dalam SD 2 Blunyahan kebutuhan akan

informasi akademik yang memungkinkan setiap informasi tentang siswa,guru,nilai dapat

dilihat dan ditata dengan rapi dapat diakses oleh guru secara mudah. Informasi yang

sudah ada merupakan data yang diperoleh secara manual tanpa proses yang

terintegrasi. Sekolah Dasar 2 Blunyahan Sewon Bantul sebagai salah satu sekolah yang

sangat ingin mengembangkan potensi para siswa dan masyarakat didalam bidang

pengetahuan teknologi dan informasi.

2

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem

Menurut Tavri P.Mahsuri:

Sistem adalah kumpulan elemen yang berkaitan dan bertanggung jawab

memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) .

2.2. Definisi Informasi

Didefinisikan oleh Jhon Burch dan Gray Grudnitski ;

Infomasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti,

yang akan dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam

pengambilan keputusan.

2.3. Definisi Sistem Informasi Akademik

Akademik menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah segala hal yang

menyangkut tentang sekolah (adsministratif). Dari pengertian tersebut dapat

diartikan bahwa kegiatan akademik sekolah adalah segala aktifitas sekolah

dalam bidang pelajaran, administrasi, keuangan, proses kegiatan belajar

mengajar, dan lainnya.

3. Identifikasi / analisis

Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam

tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan dalam suatu kalimat tanya yang harus

dijawab dan diselesaikan. Masalah ini yang inilah yang menyebabkan sasaran dari suatu

sistem tidak tercapai. Pada SD N 2 Blunyahan Sewon, beberapa kegiatan pengelolaan

data yang adalah pendataan siswa, presensi, pengelolaan nilai siswa, jadwal kegiatan

akademik, dan ekstrakurikuler. Selama ini kegiatan diatas masih menggunakan cara

manual, sehingga proses pencatatan dan pengelolaan berlangsung lama. Penggunaan

komputer hanya untuk masalah – masalah tertentu saja. Dari pengamatan dan penelitian

pada SD N 2 Sewon bantul, penulis menemukan beberapa permasalahan yang terjadi,

antara lain :

a. Proses perubahan data yang telah ditulis pada buku besar, berupa data guru, siswa,

keuangan, nilai, dll memerlukan proses lama karena menggunakan manual.

b. Pencarian data siswa apabila ada yang membutuhkan, maka guru atau petugas

harus mencari satu per satu data yang dibutuhkan.

c. Pengelolaan nilai pada akhir semester, guru harus menghitung nilai siswa dari awal

belajar sampai ujian semesteran.

3

d. Sulitnya melakukan backup data – data.

Dengan melihat subyek – subyek permasalahan yang ada, pengelolaan data di SD N 2

Sewon Bantul dari segi waktu, biaya, dan manfaaat sangat kurang efektif dan efisien.

Oleh karena itu perlu perbaikan dan Perancangan sistem baru berupa komputerisasi

sehingga tercipta suatu sistem baru yang lebih efisien dalam penggunaanya.

4. Penelitian dan Pembahasan

Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah

dengan melakukan peningkatan - peningkatan pada 6 aspek atau biasa disebut dengan

Analisis PIECES, yaitu :

A. Analisis Kinerja ( Performance)

Kinerja dapat dikur menggunakan throughput dan respon time. Throughput adalah

jumlah informasi yang dihasilkan dalam kurun waktu tertentu. Respon time adalah

waktu tunggu antara informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem.

Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan

Troughput Beban personil untuk

menginformasikan nilai siswa

masih menggunakan cara

manual sehingga

membutuhkan waktu 2 bulan

Kinerja personil meningkat

dengan adanya sistem baru

yang dapat meminimalkan

waktu pencarian dan

penginformasian data

Respontime Ketika terjadi kendala (data

hilang, rusak) maka siswa

membutuhkan waktu lama

untuk memperoleh

informasinya

Pemberian informasi dapat

dilakukan secara cepat

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

B. Analisis Informasi ( Information )

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Sebab informasi merupakan

titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Pada SD 2 Blunyahan

Sewon Bantul terdapat kekurangan dalam informasi. Dari hasil analisis diperoleh

hasil :


Akurat Informasi yang dihasilkan

tidak akurat, karena sering

terjadi kesalahan dalam

Informasi yang dihasilkan

akan lebih akurat, karena

menggunakan sistem

4

input maupun pemrosesan

data.

komputerisasi

Tepat waktu /

timelines

Perubahan informasi berita

sekolah, menjadi tidak

berarti karena

keterlambatan dalam

penyajian informasi

Informasi dapat diperoleh

setiap saat tanpa harus

menunggu

Relevansi Informasi yang diperoleh

tidak sesuai dengan

kebutuhan.

Informasi dapat dipilih

sesuai dengan kebutuhan

pengguna

Tabel 3.2 Analisis Informasi

C. Analisis Ekonomi (economic)

Analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerangkan biaya dan manfaatnya.


Biaya Pengelolaan secara manual

menimbulkan banyak

kebutuhan operasional yang

besar

Pengolahan dilakukan

dengan cepat dan efisien

Manfaat Informasi yang dihasilkan

kurang optimal, karena

besarnya kegiatan yang

harus dilakukan, sehingga

membutuhkan biaya yang

besar

Dengan komputerisasi

diharapkan semua

kegiatan/program dapat

dilakukan dengan cepat,

sehingga mengurangi biaya

operasional.

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi

Besaran penilaian secara ekonomi dapat dilihat bahwa sistem lama

membutuhkan biaya yang sangat besar. Jumlah laporan yang digunakan dengan

nilai manfaat dari informasi tersebut dirasa belum optimal. Apalagi kalau terjadi

kesalahan dalam penginputan data, bisa dipastikan akan menambah biaya

operasional.

D. Analisis Pengendalian (control)

Kontrol digunakan dalam meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi

penyalahgunaan sistem dan menjamin pada pihak luar yang tidak

berkepentingan, serta menjamin keamanan data. Pengendalian terhadap sistem

5

yang berjalan menunjukkan seberapa jauh sistem ini didalam melakukan suatu

kegiatan, semakin sedikit melakukan kesalahan yang dilakukan dalam suatu

kegiatan maka menunjukkan pengendalian sistem ini semakin baik. Dari hasil

analisis diperoleh :


Pengendalian Kurangnya manajemen

pengaturan hak akses,

sehingga mengakibatkan

informasi sekolah tidak

tepat sasaran dan dapat

diakses oleh siapapun

Pendeteksian kesalahan

cukup tinggi dan

penyalahgunaan akses

informasi dibatasi, karena

menggunakan password

Tabel 3.4 Analisis Pengendalian

E. Analisis Efisiensi (eficiency)

Dalam analisis ini berhubungan antara pendayagunaan sumberdaya dengan

meminimalisasi pemborosan sistem. Efisiensi dari sistem yang dirancang adalah

sumber daya yang tersedia, meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan,

ruang.


Penggunaan

Sumber daya

Kinerja sistem pengolahan

data yang selama ini

digunakan adalah dengan

cara manual, sehingga

menimbulkan banyak

pemborosan waktu,

personil, dan peralatan

(kertas)

Dengan sistem yang akan

dibuat, maka akan

meminimalisasi pengunaan

kertas, pulpen, dll.

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi

F. Analisis Pelayanan (service)

Peningkatan pelayanan pada SD 2 Blunyahan Sewon Bantul berguna untuk

memberikan informasi yang lebih baik bagi siswa maupun pengguna informasi

tersebut. Pelayanan yang dipakai oleh pihak sekolah masih menggunakan

manual, karena belum menggunakan aplikasi khusus untuk pengelolaan data

akademik siswa.

6


Kemudahan

mendapat informasi

Dalam mendapatkan

informasi, pemohon hanya

mendapatkan data – data

umum, belum menyeluruh

Dapat memberikan

informasi secara detail

Ragam Informasi Karena masih

menggunakan cara manual,

maka ragam informasi yang

diterima masih kurang

maksimal

Dengan komputerisasi

ragam informasi telah

tersaji sesuai dengan

aturan pengelompokan

yang berlaku

Tabel 3.6 Analisis Pelayanan

Tampilan Login

Merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana

yang menggunakan aplikasi ini adalah pelaksana atau petugas yang diberi

wewenang untuk memasukkan data ke dalam basis data ataupun karyawan yang

bertugas dimasing-masing bagiannya. Pada menu login ini ada dua data yang harus

dimasukkan, antara lain:

1. User Name

Merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan diberikan wewenang untuk

menggunakan aplikasi ini.

2. Password

Merupakan syarat yang harus dimasukan agar hak pengguna tidak mudah

digunakan oleh orang lain.

Tampilan dari jendela login adalah sebagai berikut:

7

Gambar Tampilan Login

User memasukkan nama dan password pada form yang telah tersedia. Apabila user

memasukkan nama atau password salah maka sistem akan menampilkan pesan

bahwa nama atau password salah. Seperti yang terdapat pada gambar berikut.

Gambar Pesan Kesalahan Jika User Name atau Password Salah

Jika password dan user name benar maka selanjutnya akan masuk ke halaman

utama

Menu Utama

Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan nama dan

password dengan benar pada form login. Menu utama akan aktif sesuai dengan hak

akses. Hak akses terdiri dari dua yaitu admin dan selain admin. Untuk Admin menu

yang aktif adalah semua, sedangkan untuk selain admin menu yang aktif ganti

password dan data nilai.

GambarTampilan Menu Utama

8

Pada jendela menu utama ini terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap

digunakan untuk mengolah data. Menu tersebut adalah:

1. Menu Utama

a. Pengguna : Data pengguna, ganti password

b. Olah data : Data guru, data karyawan, data siswa, data kelas, data

wali kelas, data bagi kelas, data mata pelajaran, data pengampu, data

nilai siswa.

c. Lain – lain : About, keluar

2. Laporan

a. Laporan Data Siswa

b. Laporan Data Guru

c. Laporan Data Karyawan

d. Laporan Nilai Siswa

e. Laporan Nilai Per Kelas

f. Laporan Wali Kelas

Form Data Pengguna

Form ini digunakan untuk menginputkan data pengguna. Untuk melakukan penambahan

isi username dan password dahulu lalu klik tombol simpan.

Gambar Tampilan Form Pengguna

Form Ganti Password

Form ini digunakan untuk mengganti pasword yang telah ada. Dalam

penginputan ini harus ada pengisian pasword lama dan baru.

9

Gambar Form Ganti Password

Form Data Guru

Form Data Guru digunakan untuk melakukan penambahan, pengubahan,

penghapusan, maupun pencarian data guru.

Gambar Form Data Guru

5. Kesimpulan

Berikut ini adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat :

1. Sistem Informasi Akademik pada SD 2 Blunyahan Sewon Bantul dapat

membantu pengguna, khususnya staf Tata Usaha dan Guru untuk mengolah data

guna menyelesaikan tugas masing- masing sekaligus saling membantu antara pihak

guru dan Tata Usaha.

2. Program dapat dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan

kinerja Adsministrasi.

3. Kelebihan sistem ini adalah mampu menggabungkan kerja Tata Usaha dan

penilaian Guru dalam sebuah database terpadu.

13

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir.2003. Pengenalan teknologi Informasi. Yogyakarta:Salemba Infotek.

H.M.Jogiyanto.1995. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

H.M.Jogiyanto.2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

John Burch,Garry Grudnitski.1986. Information Systems Theory And Practice. (Edisi

Keempat. New York : John Willy & Sons 1986) hal 605-606.

M.Rudyanto Arief.2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transct SQL Dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...

Documents

Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...