Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ANALISIS DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

STUDI KASUS : PEMBUATAN MATERI AJAR

DI SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER

INDONESIA (STIKI) MALANG

Eva Handriyantini dan Rully Soelaiman

Program Studi Magister Manajemen Teknologi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ABSTRAK

Knowledge Management System merupakan suatu sistem yang mampu

melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang ada, bagaimana pengetahuan tersebut

mudah digunakan (Disseminate Knowledge), bagaimana menyimpan pengetahuan

(Store Knowledge), bagaimana memelihara pengetahuan (Manage Knowledge),

bagaimana menciptakan pengetahuan (Create Knowledge), bagaimana memperbaharui

pengetahuan (Capture Knowledge) dan bagaimana pengetahuan yang ada disusun dalam

suatu pohon pengetahuan (Refine Knowledge). Pada kasus ini, materi ajar merupakan

pengetahuan bagi suatu perguruan tinggi yang dapat diproses, diolah dan distribusikan

dengan memanfaatkan prinsip knowledge management system.

Penelitian ini akan melalui beberapa tahap yaitu analisa terhadap kebutuhan

sistem knowledge management system yang sesuai dengan proses pembuatan materi ajar

di STIKI dan membuat desain Knowledge Management System dengan menggunakan

UML. Hasil dari penelitian yang dilakukan adalah desain fungsionalitas dari sistem

Knowledge Management System pada kasus pembuatan materi ajar yang meliputi: KM

Process, Create document, Search Document, Report Document serta penyusunan

Knowledge Tree untuk memudahkan klasifikasi pengetahuan dalam suatu pohon ilmu

atau kompetensi dasar program studi.

Kata Kunci: Analisis & Desain, Knowledge Management System, Materi ajar

PENDAHULUAN

Sekolah Tinggi Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) merupakan

perguruan tinggi swasta yang fokus pada bidang ilmu informatika dan komputer dan

berlokasi di kota Malang, Jawa Timur. Program studi yang dimiliki saat ini adalah

Manajemen Informatika (D3) dan Teknik Informatika (S1), dengan kegiatan

pembelajaran meliputi pelaksanaan tatap muka di kelas, pembuatan bahan ajar,

pemberian tugas mata kuliah, penyusunan modul pratikum, pelaksanaan praktikum,

tugas mandiri serta kegiatan ujian tengah semester dan akhir semester.

Sebagai perguruan tinggi swasta, kualitas dosen merupakan salah satu nilai

tambah bagi perguruan tinggi untuk mampu bersaing dengan perguruan tinggi yang lain.

Dosen sebagai salah satu sivitas akademika, memiliki peranan penting dalam

terciptanya budaya belajar yang terampil, praktis serta mampu mengikuti perubahan

kebutuhan pasar. Materi ajar merupakan salah satu alat bagi civitas akademika untuk

melakukan proses belajar mengajar.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-2

Ada beberapa permasalahan dalam pembuatan materi ajar saat ini yaitu:

o Bahan ajar masih dimiliki oleh masing-masing dosen dan belum menjadi milik

masing-masing program studi, sehingga sulit untuk memonitor kualitas bahan ajar

apakah sudah sesuai dengan silabus mata kuliah yang telah ditentukan.

o Modul mata kuliah praktikum seringkali tidak terupdate dengan baik karena dosen

pengasuh mata kuliah praktikum seringkali berubah setiap semester.

o Dosen sering kali tidak mengupdate bahan ajar yang akan dipergunakan, sehingga

bahan ajar yang disampaikan tidak relevan dengan perkembangan teknologi yang ada.

o Belum tersedianya sarana komunikasi yang mudah bagi kelompok dosen pengasuh

mata kuliah untuk saling bertukar bahan ajar maupun saling menambahkan materi

baru pada bahan ajar.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka pada tesis ini akan dibuat analisis dan

desain Knowledge Management System (KMS) dalam pengelolaan dokumentasi bahan

ajar pada program studi manajemen informatika

METODA

Tahapan metodologi penelitian yang digunakan adalah: tahap persiapan , tahap

analisis, tahap desain, tahap verifikasi dan validasi Knowledge Management System.

Tahap perencanaan

Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah : Persiapan. Kegiatan persiapan

yang dilakukan adalah menyiapkan hal-hal yang terkait dengan rencana penelitian,

diantaranya adalah studi literatur mengenai Knowledge Management System,

pengumpulan data awal (data existing) yang berkaitan dengan dokumentasi bahan

ajar serta sistem yang telah berjalan saat ini melalui kegiatan survey dan quizener.

Tahap analisis dan identifikasi

kegiatan yang dimaksud meliputi :

a) Identifikasi permasalahan pembuatan materi ajar Kegiatan yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi mengenai

permasalahan dari pembuatan materi ajar yang terdapat pada progam studi

Manajemen Informatika. Hasil pada kegiatan ini berupa daftar permasalahan

yang di hadapi

b) Mempelajari dan menganalisa pembuatan materi ajar. Hasil kegiatan ini berupa daftar efiensi dan efektifitas dari pembuatan materi

ajar.

c) Mempelajari dan menganalisa proses pembuatan materi ajar.

Hasilnya kegiatan ini berupa data kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem

serta identifikasi personil kunci yang dibutuhkan oleh sistem.

d) Mempelajari dan menganalisa data yang terlibat dalam sistem.

Hasil kegiatan ini berupa analisa kebutuhan dari Knowledge Management

System.

e) Mempelajari dan menganalisa kebutuhan sistem yang sesuai dengan

proses bisnis.

Hasil kegiatan ini berupa daftar kebutuhan Knowledge Management System.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-3

Tahap desain

Kegiatan yang dilakukan meliputi :

a) Desain Arsitektur Sistem

Berdasarkan hasil survey, selanjutnya disusun kerangka desain arsitektur

sistem Knowledge Management System berdasarkan urutan proses bisnis dan

kebutuhan sistem.

b) Desain Knowledge Management System Pada tahap ini akan dirancang bagaimana kebutuhan yang sudah dimodelkan

akan di implementasikan yang digambarkan dalam Use Case diagram dan

Activity Diagram. Desain Knowledge Management System ini, meliputi desain

proses, desain data dan desain antar muka sistem.

1. Desain proses

Objek-objek yang berurutan secara dinamis dalam urutan tertentu

berinteraksi untuk mewujudkan fungsionalitas seperti yang telah

digambarkan dalam Use Case diagram. Interaksi ini akan di

representasikan dalam Sequence Diagram. Sequence Diagram

menggambarkan hubungan antar objek dengan memberikan penjelasan

tentang urutan waktu.

2. Desain basis data

Desain data disajikan dalam bentuk Class Diagram, dengan pemodelan

secara UML. Yang menjadi data masukan (input) dan data keluaran

(output) pada basis data ini ialah :

a) Data masukan adalah : materi ajar, data user serta hak akses,

penyusunan pohon pengetahuan, penciptaan pengetahuan baru.

b) Data keluaran adalah: informasi pengetahuan yang berkaitan dengan

materi ajar yang telah tersusun dalam pohon pengetahuan sehingga

memudahkan pengguna dalam proses temu kembali, riwayat

pengetahuan serta data aktifitas pengguna sistem. Data ini dapat

dipergunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan.

3. Desain antar muka sistem

Pada desain antar muka sistem ini, meliputi: tampilan input data pengguna

sistem, tampilan create pengetahuan, tampilan melihat pengetahuan,

tampilan laporan pengetahuan serta tampilan toolbar yang berisi tombol-

tombol fungsionalitas.

Verifikasi dan validasi

Setelah menentukan desain Knowledge Management System, selanjutnya

dilakukan verifikasi dan validasi terhadap kualitas desain Knowledge Management

System, dimana pengujian atau verifikasi dan validasi tersebut dilakukan dengan

metode Checklist. Hasil dari verifikasi dan validasi dalam desain Knowledge

Management System diatas adalah analisa dari desain sistem tersebut

HASIL DAN DISKUSI

1. Analisa & Identifikasi

a) Analisa Pembuatan Materi Ajar

Ada beberapa hal yang belum bisa dicapai dalam pembuatan materi ajar saat ini

yaitu:

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-4

1. Penyimpanan, pemuktahiran/ update pencarian serta penyebaran / sharing

materi ajar masih membutuhkan waktu yang lama, karena materi ajar tidak

tersimpan dalam suatu pohon pengetahuan dalam suatu sistem. Selain itu

materi ajar, masih tersebar di berbagai tempat & tidak terintegrasi.

2. Riwayat materi ajar belum tercatat dengan baik, sehingga kapan terakhir

materi ajar di perbaruhi tidak tercatat. Selain itu belum adanya hak akses

terhadap materi ajar, sehingga kualitas materi ajar kurang terjaga.

3. Dosen yang ingin melakukan perubahan pada materi ajar, kesulitan dalam

menemukan riwayat materi ajar, sehingga materi ajar menjadi tidak

bertumbuh.

4. Sulitnya melakukan monitoring terhadap materi ajar karena letak materi ajar

yang masih tersebar

b) Analisa Kebutuhan Knowledge Management System

Perancangan knowledge managemet system dalam pembuatan materi ajar harus

dapat memenuhi kebutuhan dasar dalam : Create Knowledge, Capture

Knowledge, Refine Knowledge, Store Knowledge, Manage Knowledge,

Disseminate Knowledge. Kebutuhan dasar Knowledge Management System, jika

disesuaikan dengan analisa pembuatan materi ajar pada program studi

manajemen informatika dapat dilihat pada tabel 1 berikut:

Tabel 1 Kebutuhan dasar Knowledge Mangement System dalam Pembuatan Materi ajar

No Siklus Knowledge

Management System

Kebutuhan Dasar Pembuatan Materi Ajar

1 Create Knowledge User yang memiliki pengetahuan dapat membuat pengetahuan

baru (Create Document) sesuai dengan pohon pengetahuan

yang telah ada.

2 Capture Knowledge Materi ajar yang telah ada, dapat diperbarui dengan materi ajar

yang baru (Edit Document) dalam suatu pohon pengetahuan.

3 Refine Knowledge Semua materi ajar yang dibuat (Create document), diatur

didalam suatu pohon pengetahuan (KM Tree) sehingga materi

ajar mudah untuk ditemukan kembali jika diperlukan.

4 Store Knowledge Semua materi ajar yang dibuat (Create document), dapat

disimpan dalam repository.

5 Manage Knowledge Proses pembuatan materi ajar diatur dalam suatu Knowledge

Management System Process, supaya mudah dalam melakukan

konfigurasi pohon pengetahuan dari materi ajar (KM Tree),

pencarian materi ajar (searching) serta menampilkan materi

ajar yang telah ada ( reporting)

6 Disseminate

Knowledge

Materi ajar akan disimpan dalam suatu format yang mudah

digunakan semua user, selain itu dimungkinkan juga user

untuk menambahkan attachment pada suatu materi ajar.

Dari kebutuhan dasar diatas, dapat disusun kebutuhan knowledge management

system sebagai sebagai berikut:

1. KM Process. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah

i. Kajur dapat membuat atau menghapus user account yang meliputi:

username, password serta hak akses.

ii. Kajur dapat melakukan konfigurasi terhadap proses knowledge

management yang meliputi: document handling, document history,

automatic document finishing, group rights.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-5

iii. Kajur dapat melakukan konfigurasi terdapat proses pencarian

dokumen yaitu: minimal huruf yang dimasukkan dalam kolom

pencarian, serta hasil pencarian yang ditampilkan.

iv. Kajur dapat mengatur struktur dokumen, dimana dokumen dapat

dibagi menjadi beberapa bagian misalnya: abstact, isi, Lampiran.

2. Search Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:

i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium

dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah

tersimpan di database. Pencarian dilakukan dengan memasukkan

keyword

ii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium

dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah

tersimpan di database. Pencarian dilakukan berdasarkan dokumen

yang telah tersimpan sesuai dengan pohon pengetahuannya.

iii. Kajur / Dosen dapat melakukan editing terhadap dokumen yang

dicari sesuai dengan hak akses yang diberikan

3. Report Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:

i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium

dapat melihat semua dokumen atau attachment yang ada, tetapi

belum di ‘approved’. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan

keyword atau pohon pengetahuan

ii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium

dapat melihat semua dokumen atau attachment yang sedang di ‘edit’.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan keyword atau pohon

pengetahuan

iii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium

dapat melihat semua dokumen atau attachment yang telah di

‘approved’ dalam 7 hari terakhir. Pencarian dapat dilakukan

berdasarkan keyword atau pohon pengetahuan.

4. Create Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:

i. Kajur / Dosen dapat membuat dokumen pada struktur dokumen yang

telah ditentukan.

ii. Kajur / Dosen dapat menambahkan attachment pada dokumen yang

dibuat

iii. Kajur / Dosen dapat mengatur keyword sesuai dengan pohon

pengetahuan yang telah ada.

iv. Kajur / Dosen dapat menentukan user siapa yang dapat melakukan

editing pada dokumen yang dibuat.

v. Kajur / Dosen dapat mengubah status dokumen (underconstruction

atau completed).

vi. Kajur / Dosen dapat menambahkan link dokumen berupa: link ftp,

http.

5. Knowledge Tree. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:

i. Kajur dapat membuat pohon pengetahuan yang meliputi induk serta

anak dari pengetahuan.

ii. Kajur dapat menghapus pohon pengetahuan yang meliputi induk

serta anak dari pengetahuan.

iii. Kajur dapat mengupdate pohon pengetahuan yang meliputi induk

serta anak dari pengetahuan.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-6

2. Desain Knowledge Management System

a) Desain Arsitektur Knowledge Management System

Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar yang dirancang

melingkupi beberapa proses yaitu : KM Process / Proses Knowledge

Management, Search Document / Pencarian Dokumen, Report Document /

pelaporan dokumen, Create Document / Pembuatan Dokumen, Knowledge Tree

/ Pohon Pengetahuan. Proses yang ada digambarkan pada Gambar 1 berikut :

Gambar 1. Proses Knowledge Management System dalam pengelolaan dok. Ajar

b) Desain Perangkat Lunak Knowledge Management System

i. Use Case Desain Knowledge Management System Use Case menyediakan nilai hasil kepada actor. Setiap Use Case harus

dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dokumen flow of event.

Dokumen ini mendefinisikan apa yang harus dilakukan oleh sistem ketika

actor mengaktifkan Use Case. pada desain knowledge management system

ini, dibuat beberapa Use Case yaitu : Use Case Diagram KM Process, Use

Case “Search Document”, Use Case Diagram Report Document, Use Case

“Knowledge Tree”.

Gambar 2 Use Case Diagram KM Process

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-7

ii. Activity Diagram Perancangan Knowledge Management System Untuk mewakili secara grafis aliran kejadian (flow of event) dari business

Use Case pada perancangan Knowledge Management System dalam

pembuatan materi ajar digunakan diagram aktivitas (Activity Diagram).

Activity Diagram yang dibuat adalah : Activity Diagram KM Process,

Activity Diagram Search Document, Activity Diagram Report Document,

Activity Diagram Create Document, Activity Diagram Knowledge Tree.

Gambar 3 Activity Diagram KM Process

iii. Sequence Diagram Perancangan Knowledge Management System Integrasi dalam perancangan proses Knowledge Management System dalam

pembuatan materi ajar dapat dilihat pada diagram Sequence Diagram yang

terdiri dari : Proses login, Proses Create User account, Proses konfigurasi

KM Process, Proses Search Document, Proses Report Document, Create

Document, Proses Knowledge Tree.

Gambar 4.Sequence Diagram Konfigurasi KM Process

iv. Desain Antar Muka Knowledge Management System

Desain antar muka pada form utama Knowledge Management System, dapat

dilihat pada gambar berikut :

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-8

Gambar 5 Desain Antar Muka untuk form Utama

v. Verifikasi dan Validasi Hasil Desain

Hasil Verifikasi dan validasi desain seperti pada tabel berikut :

Tabel 2. Tabel Validasi Hasil Desain

No Validasi Proses Status

1 KM

Process

User account, konfigurasi proses KM, konfigurasi

pencarian dokumen serta mengaturan struktur dokumen

Sesuai

2 Search

Document

pencarian dokumen berdasarkan keyword, pencarian

dokumen berdasarkan pohon pengetahuan

Sesuai

3 Report

Document

laporan semua dokumen tetapi belum di ‘approved’,

laporan semua dokumen yang sedang di ‘edit’, laporan

semua dokumen yang telah di ‘approved’ dalam 7 hari

terakhir

Sesuai

4 Create

Document

Create Document, attachment file, pengaturan user yang

boleh melakukan editing dokumen, pengaturan terhadap

status dokumen, serta menambahkan link dalam bentuk

http, ftp.

Sesuai

5 Knowledge

Tree

Penyusunan Knowledge yang meliputi Root, Child,

Brother

Sesuai

KESIMPULAN

Dari desain Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar pada

program studi manajemen informatika, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Komponen-komponen yang membangun model-model diagram UML dalam desain

Knowledge Management System, telah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan

dasar dalam pembuatan materi ajar

2. Pembuatan materi ajar yang dibuat telah menerapkan prinsip-prinsip dasar dari

Knowledge Management System yaitu: Create, Capture, Refine, Store, Manage,

Disseminate, Knowledge.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-1-9

DAFTAR PUSTAKA

Boehm B, Kitapci H., 2006, The WinWin approach: using a requirements negotiation

tool for rationale capture and use. In: Dutoit A, McCall R, Mistrík I, Paech B

(eds) Rationale Management in Software Engineering, Springer

Drucker, P., F., 1998, “The Coming of The New Organozation”, Harvard Business

Review on Knowledge Management, Springer

I, Nonaka., H, Takeuchi, 1995, The Knowledge – Creating Company, Oxfort

University Press, 1995

Liu, Liping., Roussev, Boris., 2006, Management of the object – oriented development

process, IDEA group publishing

Tiwana, A., 2001, The Essential Guide to Knowledge Management, New Jersey :

Prentice Hall PTR.

Tjakraatmadja, J.H., 2006, Konwledge Management dalam konteks Organisasi

pembelajar, SBM-ITB

Turban., Aronson., Liang., 2005, Decision Support Systems and Intelligent Systems,

Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc

Tobing, Paul, L., 2007, Knowedge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi,

Graha Ilmu

Whitten, Jeffery, L., etc, 2004, Systems Analysis and Design Methods, The McGraw-

Hill Companies, Inc

Quatrani, Terry. ,1998, Visual Modelling with Rational Rose dan UML, Addison

Wesley Longman, Inc