Analisa Dan Pembahasan Masalah

ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

A. Sistem Yang Sedang Berjalan

1. Dokumen Yang Digunakan

Pada sistem yang sedang berjalan, dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Formulir Pendaftaran (FP)

b. Kwitansi Pembayaran (KP)

c. Buku Induk Siswa (BIS)

d. Laporan Data Siswa (LDS)

e. Laporan Data Mapel (LDM)

f. Laporan Data Tutor (LDT)

g. Laporan Data Jadwal (LDJ)

2. Bagian Yang Terlibat

Bagian yang terlibat langsung dalam Sistem Informasi Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP

“ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo adalah sebagai berikut :

a. Sekretaris

b. Direktur

3. Uraian Prosedur Manual

a. Sekretaris

1) Menerima pendaftaran siswa dan membuat formulir pendaftaran siswa.

2) Formulir tersebut dikumpulkan untuk dicatat ke Buku Induk Siswa dan dibuat Kwitansi

Pembayarannya.

3) Formulir pendaftaran diarsipkan.

4) Kwitansi pembayaran lembar 1 diserahkan kepada siswa, lembar 2 diarsipkan.

5) Sekretaris membuat Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor.

6) Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor tersebut diserahkan ke

Direktur untuk dicek dan ditandatangani.

7) Mencatat peserta ke dalam Buku Induk Peserta.

8) Peserta mengikuti kegiatan bimbel.

9) Sekretaris membuat daftar hadir siswa dan daftar hadir tutor.

b. Direktur

1) Menerima Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor untuk dicek dan

ditandatangani.

2) Laporan Data Siswa 1, Laporan Data Mapel 1, dan Laporan Data Tutor 1 diarsipkan dan lembar

2 diserahkan ke sekretaris.

4. Flow Of Document ( FOD )

Flow Of Document (FOD) prosedur sistem manual yang sedang berjalan di Pusat

Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo adalah sebagai berikut :

FLOW OF DOCUMENT (FOD) SISTEM INFORMASI BIMBINGAN BELAJAR “ZERO

SEVEN COURSE” YANG SEDANG BERJALANSekretaris Direktur

BesertaUang

Keterangan :

FP : Formulir PendaftaranBIS : Buku Induk SiswaKP : Kwitansi PembayaranLDS : Laporan Data SiswaLDM : Laporan Data MapelLDT : Laporan Data TutorLDJ : Laporan Data Jadwal

Siswa

Siswa

Siswa

Gambar 4.1 FOD Sistem Informasi Bimbingan Belajar “ZERO SEVEN COURSE” yang sedang berjalan.

B. Masalah Yang Dihadapi Pada Sistem Yang Sedang Berjalan

Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting didalam setiap organisasi

karena dengan pengolahan data yang baik maka laporan dan informasi yang dibutuhkan akan

segera dapat diperoleh dan mutunya pun akan menjadi lebih baik.

Pengolahan data siswa di Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN

COURSE” Sidoharjo masih menggunakan sistem manual, sehingga dalam pembuatan laporan

dan pencarian informasi memerlukan waktu lama. Adapun kendala dan permasalahan yang

dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO

SEVEN COURSE” Sidoharjo adalah sebagai berikut :

1. Dalam pengolahan data masih dengan cara manual sehingga prosesnya berjalan lambat.

2. Akan memungkinkan terjadinya kesalahan lebih besar dalam pengolahan data, apabila

dikerjakan secara manual.

3. Penyimpanan data tidak efisien karena banyak memerlukan tempat untuk penyimpanan yaitu

berupa dokumen-dokumen.

C. Sistem Baru Yang Di Usulkan

1. Alasan Mengusulkan Sistem Baru

Dengan mengamati kendala-kendala yang ada pada sistem yang sedang berjalan, maka

dirasa perlu adanya sistem pengganti yang bisa menangani kendala tersebut, yaitu dengan

komputerisasi. Dengan sistem yang menggunakan alat bantu komputer sebagai alat pengolah

datanya, mampu untuk menghasilkan semua informasi yang diperlukan oleh pihak Pusat

Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo. Sistem komputerisasi

keistimewaan-keistimewaan antara lain sebagai berikut :

a. Dapat mengolah data dalam jumlah besar dan dalam waktu yang relatif singkat.

b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil.

c. Dalam pencarian data mudah, sehingga dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan

akurat.

d. Dapat meningkatkan efektif dan efisiensi waktu, tempat dan tenaga.

e. Keamanan data lebih terjamin.

2. Tujuan Diusulkan Sistem Baru

Tujuan diusulkan sistem baru adalah untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi

kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan serta mampu memberikan

segala kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO

SEVEN COURSE” Sidoharjo.

3. Rancangan Sistem Baru Yang Diusulkan

Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak terlalu berbeda dengan

sistem sekarang yang sedang berjalan. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan

disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut :

a. Flow Of Document ( FOD )

b. Diagram Arus Data ( DAD )

c. Bagan Alir Sistem ( BAS )

d. Kamus Data Arus Data

4. Arus Informasi

Pada dasarnya arus informasi pada sistem yang sedang berjalan, perbedaannya hanya

terletak pada proses pengolahan datanya yang dilakukan dengan menggunakan komputer dan

selain membuat laporan-laporan juga dapat mengeluarkan infromasi yang ada hubungannya

dengan bagian Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo

serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses pengolahan data yang diusulkan dapat

dilihat dalam Flow Of Document ( FOD ) yang diusulkan sebagai berikut :

FLOW OF DOCUMENT (FOD) SISTEM INFORMASI BIMBINGAN BELAJAR “ZERO SEVEN COURSE” YANG DIUSULKAN

Sekretaris Direktur

Keterangan :

FP : Formulir PendaftaranKP : Kwitansi PembayaranLDS : Laporan Data SiswaLDM : Laporan Data MapelLDT : Laporan Data TutorLDJ : Laporan Data Jadwal

Siswa

Siswa

Siswa

Siswa

Input data siswa, mapel, tutor dan jadwal. Cetak KP, LDS, LDM, LDT, LDJ

Gambar 4.2 FOD Sistem Informasi Bimbingan Belajar “ZERO SEVEN COURSE” yang Diusulkan.

DIAGRAM ARUS DATA (DAD)Sistem Informasi Pendataan Siswa pada Bimbingan Belajar “ZERO SEVEN COURSE”

Sidoharjo

BesertaUang

Data Mapel

D4FI Jadwal

KP

Data Jadwal

D2 FI Mapel

D3 FI Tutor

D1 FI Siswa

D1FI Siswa

LDS ttdLDM ttdLDT ttdLDJ ttd

LDSLDMLDTLDJ

Data Siswa

Data Jadwal

D2 FI Mapel

D4 FI Jadwal

Keterangan :

FP : Formulir Pendaftaran

KP : Kwitansi Pembayaran

LDS : Laporan Data Siswa

LDM : Laporan Data Mapel

LDT : Laporan Data Tutor

LDJ : Laporan Data Jadwal

Gambar 4.3 DIAGRAM ARUS DATA (DAD) Sistem Informasi Pendataan Siswa pada Bimbingan Belajar “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo

BAGAN ALIR SISTEM (BAS)

INPUT DATA SISWA, DATA MAPEL, DATA TUTOR

DAN DATA JADWAL

D3 FI Tutor

Input Data

Siswa, Data

Mapel, Data

Tutor, dan Data

Jadwal

Keterangan :D1 : File Induk SiswaD2 : File Induk MapelD3 : File Induk TutorD4 : File Induk Jadwal

Gambar 4.4 Bagan Alir Sistem (BAS)

Input Data Siswa, Data Mapel, Data Tutor dan Data Jadwal.

BAGAN ALIR SISTEM (BAS)

CETAK DATA SISWA, DATA MAPEL, DATA TUTOR, DATA

JADWAL DAN KWITANSI PEMBAYARAN

Keterangan :D1 : File Induk SiswaD2 : File Induk MapelD3 : File Induk TutorD4 : File Induk Jadwal

Gambar 4.5 Bagan Alir Sistem (BAS) Cetak Laporan Data Siswa, Cetak Laporan Data Mapel,

Cetak Laporan Data Tutor, Cetak Laporan Data Jadwal, dan Cetak Kwitansi Pembayaran.

D. Kamus Data

1. Kamus Data : Arus Data

Tahap : Desain Sistem Secara Terinci

Nama Arus Data : siswa.db

Bentuk : Field

Kunci : Nomor_Siswa

Struktur Data :

Tabel 4.1 Siswa

Field Type Size Key

Nomor_Siswa A 10 *

Nama_Siswa A 20

Jenis_Kelamin A 10

Alamat A 30

No_Telepon A 15

Agama A 10

Tgl_Lahir D

Mapel1 A 20

Mapel2 A 20

Mapel3 A 20

Mapel4 A 20

Mapel5 A 20

Biaya_Masuk A 15

Tahun_Masuk A 4



Nama Arus Data : tutor.db

Bentuk : Field

Kunci : Kode_Tutor

Struktur Data :

Tabel 4.2 Tutor

Field Type Size Key

Kode_Tutor A 10 *

Nama_Tutor A 30

Kode_Mapel A 10

Nama_Mapel A 20

Jenis_Kelamin A 10

Alamat A 30

Agama A 10

No_Telepon A 15



Nama Arus Data : mapel.db

Bentuk : Field

Kunci : Kode_Mapel

Struktur Data :

Tabel 4.3 Mapel

Field Type Size Key

Kode_Mapel A 10 *

Nama_Mapel A 20

Kode_Tutor A 10

Nama_Tutor A 30



Nama Arus Data : jadwal.db

Bentuk : Field

Kunci :

Struktur Data :

Tabel 4.4 Jadwal

Field Type Size Key

Nomor_Siswa A 10 *

Nama_Siswa A 20

Kode_Mapel A 10

Nama_Mapel A 20

Kode_Tutor A 10

Nama_Tutor A 30

Hari A 10

Jam A 10

E. Relasi Antar File

siswaa.dbNomor_Siswa *

Nama_Siswa

Jenis_Kelamin

Alamat

No_Telepon

Agama

Tgl_Lahir

Mapel1

Mapel2

Mapel3

Mapel4

Mapel5

Biaya_Masuk

Tahun_Masuk

tutor.db

Kode_T

utor

*

Nama_

Tutor

Kode_

Mapel

Nama_

Mapel

Jenis_K

elamin

Alamat

Agama

No_Tel

epon

jadwal.dbNomor_Siswa *

Nama_Siswa

Kode_Mapel

Nama_Mapel

Kode_Tutor

Nama_Tutor

Hari

Jam

mapel.db

Kode_Mapel *

Nama_Mapel

Kode_Tutor

Nama_Tutor

Gambar 4.5 Relasi Antar File

F. Tampilan Program

1. Tampilan Form Login

Gambar 4.7 Tampilan Form Login

2. Tampilan Form Menu Utama

Gambar 4.8 Tampilan Form Menu Utama3. Tampilan Form Input dan Outputa. Tampilan Form Input1) Tampilan Form Input Data Siswa

Gambar 4.9 Tampilan Form Input Data Siswa2) Tampilan Form Input Data Tutor

Gambar 4.10 Tampilan Form Input Data Tutor

3) Tampilan Form Input Data Mapel

Gambar 4.11 Tampilan Form Input Data Mapel4) Tampilan Form Input Jadwal

Gambar 4.12 Tampilan Form Input Jadwal

5) Tampilan Form Input Pencarian Data Siswa

Gambar 4.13 Tampilan Form Input Pencarian Data Siswa6) Tampilan Form Input Pencarian Data Mapel

Gambar 4.14 Tampilan Form Input Pencarian Data Mapel

7) Tampilan Form Input Pencarian Data Tutor

Gambar 4.15 Tampilan Form Input Pencarian Data Tutor8) Tampilan Form Input Pencarian Jadwal

Gambar 4.16 Tampilan Form Input Pencarian Jadwal

b. Tampilan Form Output1) Tampilan Output Cetak Data Siswa

Gambar 4.17 Tampilan Output Cetak Data Siswa

2) Tampilan Output Cetak Data Mapel

Gambar 4.18 Tampilan Output Cetak Data Mapel3) Tampilan Output Cetak Data Tutor

Gambar 4.19 Tampilan Output Cetak Data Tutor

4) Tampilan Output Cetak Jadwal

Gambar 4.20 Tampilan Output Cetak Jadwal

5) Tampilan Output Cetak Kwitansi Pembayaran

Gambar 4.21 Tampilan Output Cetak Kwitansi Pembayaran

4. Tampilan Form Ganti Password

Gambar 4.22 Tampilan Form Ganti Password

5. Tampilan Form Programmer

Gambar 4.23 Tampilan Form Programmer

G. Desain Sistem

Desain sistem digunakan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang rancang

bangun pada pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang mempunyai hubungan dengan

pelaksanaan sistem yang baru.

1. Database

Database adalah kumpulan file-file data yang mempunyai kaitan suatu file yang lain,

sehingga membentuk suatu rancang bangun data untuk memberikan informasi suatu instansi

dalam batas tertentu.

2. Desain Dialog Layar

Desain dialog layar menjelaskan tentang gambaran program yang akan ditampilkan

pada saat program dijalankan. Berikut desain dialog layar untuk program aplikasi Sistem

Informasi Pendataan Siswa pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN

COURSE” Sidoharjo menggunakan Borland Delphi.

Dari desain dialog layar tersebut tampak bahwa aplikasi yang dirancang dengan

beberapa tampilan menu utama berisi beberapa submenu, dari gambaran diatas dapat dijelaskan

sebagai berikut :

1. Menu Utama

Merupakan sebuah tampilan menu utama memuat Menu Input Data, Menu Cari, Menu Cetak,

dan Menu About.

2. Input Data

Berisi tentang tampilan Data Siswa, Data Tutor, Data Mapel, Data Jadwal.

3. Cari

Berisi tentang tampilan Jadwal, Data Siswa, Data Tutor, Data Mapel.

4. Cetak

Berisi tentang tampilan data siswa bimbel, data tutor bimbel, data maple bimbel, jadwal bimbel.

5. Tool

Berisi tentang tampilan ganti Password.

6. About

Berisi tentang tampilan Programmer.

H. Pendukung Sistem yang diusulkan

Hambatan-hambatan yang dihadapi pada sistem baru yang diusulkan di sistem

pengolahan data secara komputerisasi pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO

SEVEN COURSE” Sidoharjo antara lain :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang dibutuhkan berupa komputer dengan spesifikasi tertentu. Perawatan

Hardware juga merupakan factor yang harus diupayakan agar Hardware dapat bertahan lama

dan tidak cepat rusak. Dengan demikian perawatan-perawatan Hardware membutuhkan

konsentrasi dan dana yang tidak sedikit.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan suatu program aplikasi dari sistem yang diusulkan yang memerlukan

biaya, selain program aplikasi, juga dibutuhkan software lain untuk mendukung sistem ini.

3. Manusia atau Tenaga Pelaksana (Brainware)

Brainware merupakan tenaga yang akan menangani atau mengolah sistem komputer ini. Untuk

itu maka pihak Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo

perlu menambah tenaga kerja yang berpengalaman tentang komputer atau memberikan pelatihan

kepada karyawan yang menangani bagian komputer tersebut. Bagi karyawan yang menangani

komputer ini harus betul-betul tahu tentang software dan hardware yang ada, karena akan

berpengaruh terhadap baik tidaknya suatu perawatan yang dilakukan, hambatan dalam hardware

biasanya terjadi karena kurang disiplinnya karyawan dalam menghadapi sistem yang sedang ada

sehingga mengakibatkan sistem tidak berjalan sesuai dengan rencana.

4. Waktu Penyesuaian

Waktu Penyesuaian yaitu waktu yang dibutuhkan umtuk menyesuaikan dioperasikannya sistem

bari. Sistem baru ini dioperasikan bersamaan dengan sistem yang lama, hal ini dilakukan agar

tidak terjadi proses peralihan yang mendadak antara sistem yang lama dengan sistem yang baru

untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Penyesuaian sistem baru memerlukan waktu

dan tergantung dari karyawan yang mengelolanya. Hambatan yang terjadi dimungkinkan karena

kurang disiplinnya operator dalam menangani sistem baru yang diusulkan.

I. Kelayakan Sistem

Untuk menentukan kelayakan sistem dapat digunakan penilaian kelayakan yang ada,

sedang yang penulis gunakan ada beberapa penilaian kelayakan yang kiranya dapat

menggambarkan bahwa sistem ini sudah layak.

1. Penilaian Kelayakan

Untuk penilaian kelayakan yang dilakukan untuk menjawab pertanyaan teknis, kelayakan

operasional dan kelayakan hukum.

a. Kelayakan Teknis

Kelayakan teknis digunakan untuk menjawab pertanyaan “Apakah teknologi ini nantinya dapat

digunakan di sistem yang baru?”. Dan untuk menjawabnya perlu mempertimbangkan hal-hal

sebagai berikut :

1) Ketersediaan Teknologi

Setelah dilakukan beberapa pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa teknologi yang

dibutuhkan sistem ini mudah diperoleh karena tersedia dibeberapa instansi yang menjual

teknologi sistem ini.

2) Ketersediaan ahli yang mengoperasikan

Setelah teknologi yang diperlukan tersedia, perlu ketersediaan ahli yang mengoperasikan. Untuk

mendapatkan ahli bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan personil yang lama atau

menerima personil baru yang bisa mengoperasikan sistem ini. Dengan demikian, ketersediaan

ahli yang mengoperasikan sistem ini mudah diperoleh.

b. Kelayakan Operasional

Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang ada

bisa dikembangkan nantinya dan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam instansi

yang bersangkutan.

2. Analisa Perbandingan Waktu

Setelah penulis melakukan pengujian pada sistem yang baru dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Komputer : Pentium IV

b. Hardisk : 40 GB

c. RAM : 224 MB

Perbandingan waktu penyelesaian dalam perekaman data, pencarian data dan pembuatan laporan

sistem yang lama dengan sistem yang baru akan lebih cepat, tepat dan lengkap serta dari segi

keamanan data lebih aman menggunakan sistem yang baru.

3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak

a. Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras untuk sistem baru adalah satu unit komputer yang mendukung sistem

dapat beroperasi dan mengikuti perkembangan teknologi, misalnya pada saat ini spesifikasi

komputer sebagai berikut :

1) Mikroprocessor Pentium IV

2) RAM 256 MB

3) Hardisk 40 GB

4) Monitor

5) Printer

6) Stabilizer

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah :

1) Sistem operasi windows 98 keatas

2) Software Borland Delphi 7.0

3) Program : Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP

“ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo.

J. Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem adalah merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap

untuk dioperasikan. Kegiatan tahap implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rancangan implementasi. Kegiatan tahap ini yang dilakukan adalah sebagai

berikut :

1. Pemilihan Pelatihan Personal

Personil dapat diambil dari dua sumber, yaitu karyawan yang telah ada pada instansi tersebut

atau calon karyawan. Pemilihan karyawan yang sudah ada merupakan prioritas utama dengan

pertimbangan sebagai berikut :

a. Pemilihan Personal

Personil yang dipilih dapat berasal dari semua sumber, yaitu karyawan-karyawan yang telah ada

di instansi atau calon karyawan dari luar instansi tersebut. Disini penulis memilih karyawan yang

ada untuk ditempatkan pada posisi yang baru. Pada umumnya dengan memilih karyawan yang

ada lebih mudah dibandingkan dengan merekrut karyawan yang baru dari luar instansi, sehingga

moral karyawan akan lebih meningkat untuk posisi baru yang lebih baik, khususnya jika

menduduki posisi pada sistem yang baru.

b. Pelatihan Karyawan

Personil-personil baru yang akan menduduki posisi yang baru perlu dilatih untuk mereka yang

belum memahami dan menguasai. Pendidikan personil lebih ditekankan bagaimana kerja dari

sistem yang baru dan apa yang diperoleh dari sistem yang baru. Sedangkan pelatihan lebih

ditekankan bagaimana cara mengoperasikan sistem.

2. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen yang

diimplementasikan, dengan tujuan utamanya adalah untuk memastikan elemen-elemen dari

sistem baru telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

3. Konversi Sistem

Proses konversi merupakan proses untuk meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk

digunakan.

a. Konversi Langsung

Konversi langsung dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang

baru. Konversi ini biasanya dilakukan dengan memilih periode waktu tertentu.

b. Konversi Paralel

Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama dengan sistem

yang lama pada suatu periode waktu tertentu.

c. Konversi Percontohan

Konversi percontohan biasanya dilakukan bila beberapa sistem yang sejenis akan diterapkan

pada beberapa area yang terpisah (beberapa departemen, cabang atau devisi). Konversi ini dapat

dilakukan pada unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya.

d. Konversi Bertahap

Konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul yang berbeda secara

urut. Tiap modul dioperasikan lebih dahulu dan jika telah sukses maka akan disusun oleh modul

yang lainnya, seterusnya sampai semua modul bisa dioperasikan.

Jadi, dalam pengusulan sistem baru ini penulis mengusulkan konversi sistem secara

parallel yaitu dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama

pada suatu periode waktu tertentu. Jika dianggap sudah memungkinkan maka sistem yang lama

bisa diganti dengan sistem yang baru.

Analisa Dan Pembahasan Masalah

Documents

Transcript of Analisa Dan Pembahasan Masalah