ANALISIS ABC

PENGERTIAN ABC

Analisis ABC (Activity Base Cost) adalah suatu analisa yang digunakan semata-mata untuk mengurutkan, kemudian mengelompokkan jenis barang dalam suatu upaya pengendalian persediaan sejumlah barang kebutuhan.

PENGELOMPOKAN ABC 1. Menurut.Heizer dan Render (1991)

Kelompok A : mempunyai volume keuangan persediaan tinggi. Jenis barang tersebut mungkin hanya 15% dan jumlah barang persediaan, tetapi mencakup 70% - 80%. dari jumlah barang biaya persediaan.

Kelompok B : barang-barang persediaan dengan besar uang tahunan sedang. Jenis barang ini mencakup sekitar 30% jumlah barang persediaan, dan mempunyai nilai 5% - 25% total nilai barang persediaan.

Kelompok C : mempunyai nilai volume keuangan rendah, yang memiliki hanya sekitar 5% total nilai keuangan tahunan, tetapi meliputi sekitar 55% total barang persediaan.

Menurut Calhoun and Campbell (1985)

Kelompok A : 60% - 70% total nilai persediaan, 15% nilai jumlah persediaan

Kelompok B : 15% - 30% total nilai persediaan, 10% -15% jumlah

barang persediaan

Kelompok C : meliputi 5% - 15% dari total nilai persediaan, yang terdiri 70% - 75% jumlah barang persediaan

3. Menurut Markland (1983)

Kelompok A : 20% dari jumlah barang dan 60% dari nilai persediaan

Kelompok B : 30% dari jumlah barang dan 25% dari nilai persediaan

Kelompok C : 50% dari jumlah barang dan 15% dari nilai persediaan 4. Menurut Elsaved and BouCher (1985) • Kelompok A : 7% - 10% dari jumiah barang dengan nilai investasi

50% • Kelompok B :10% - 20%. dari jumiah barang dengan nilai investasi

24% • Kelompok C : 80% dari jumiah barang persediaan yang bernilai

kurang lebih 16% dari nilai persediaan

Penanganan untuk masing-masing Kelompok A, B, C tersebut memerlukan cara-cara tersendiri : A B C

1 Pengendalian ketat Pengendalian moderat Pengendalian

Longgar

2 Penyimpanan secara

baik laporan-laporan

penerimaan dan

penggunaan barang

Penyimpanan secara

baik laporan-laporan

penerimaan dan

penggunaan barang

3 Berdasrakan pada

perhitungan

Berdasarkan perhitngan

peakaian wakt yang lalu

Bila suplai mencapai

titik pemesanan

% nilai barang

70

90

100

0 10 30 100 % jml barang

kebutuhan atau daftar permintaan kembali,pesanan

segera dilakukan

4 Pengecekan secara

ketat revisi skedul

Serangkaian

pengecekan perubahan-

perubahan kebutuhan

Pengecekan sedikit

dilakukan dengan

membandingkan

terhadap kebutuhan

5 Monitoring terus

menerus (setiap

bulan)

Monitoring untuk

kemungkinan

kekurangan persediaan

(3 atau 6 bulan sekali)

Monitoring tidak

perlu atau sedikit

dilakukan ( 6 bulan

atau 1 tahun sekali)

Secara ringkas Markland (1983) menyimpulkan bahwa:

Kelompok A memerlukan:

Pemantauan yang ketat

Sistem pencatatan/record yang komplit dan akurat

Peninjauan secara tetap oleh pengambil keputusan yang berpengaruh

Kelompok B memerlukan

Pengendalian yang tidak terialu ketat

Sistem pencatatan yqpg_cukup baik

Peninjauan berkala

Kelompok C memerlukan:

Pemantauan yang sederhana

Sistem pencatatan yang sedehana atau tidak menggunankan sistem pencatatan

80

15

5

15 45

100

ANALISIS ABC IK Anallsis ABC Indeks Kritis merupakan kelanjutan ABC, yang mencakup karakteristik persediaan, yaitu volume banyaknya barang, biaya investasi dan kritisnya pelayanan pasien. Dalam proses penentuan indeks kritis diharuskan melibatkan pemakai.

Menurut Calhoun & Cambell, 1985, ternyata analisis ABC

kadang-kadang tidak, tepat dalam pengendalian persediaan, terutama bila digunakan di rumah sakit karena barang yang termasuk dalam kategori C oleh karena biaya dan pemakainan yang rendah, ternyata adalah barang yang sangat dibutuhkan dalam penanganan pasien atau suatu barang yang sulit didapat, sehingga tidak boleh kehabisan dalam persediaan.

KEUNTUNGAN ANALISIS ABC IK 1. Pemakai merasa dihargai karena melibatkan dalam peningkatan mutu

dan upaya efesiensi biaya operasional 2. Memberikan evaluasi pelaksanaan material pada administrator dan

manajer material, sehingga standar kekosongan persediaan setiap kelompok barang ditetapkan, maka dapat ditentukan sasaran yang diharapkan.

3. Penyesuaian persediaan barang dapat dilakukan secara periodik. 4. Dengan adanya kontrol dari persediaan yang kritis maka mutu

pelayanan dapat ditingkatkan.

KERUGIAN ANALISIS ABC IK 1. Waktu yang dibutuhkan dalam penentuan pengelompokkan barang dan

nilai kritis cukup lama, karena jumlah dan jenis barang cukup banyak. 2. Dapat terjadi bias dalam pengelompokkan barang yang kritis oleh para

pemakai.

TAHAP-TAHAP ANALISIS ABC IK

TAHAP I Membuat rekapitulasi mengenai daftar obat-obatan yang dipakai selama 1 tahun di suatu instalasi, yang memuat jumlah pemakaian dan harga,satuan tiap jenis obat.

NO Nama Obat Satuan Jumlah Harga Satuan

1 Ampisilin 500 mg Kaplet 20532 1125

2 OBH Botol 596 9405

3 Parasetamol 500 mg Tablet 54900 80

4 Vitamin C 250 mg Tablet 9353 55

TAHAP II Membuat nilai pemakaian a. Nilai pemakaian . dibuat berdasarkan data dasar pada tahap 1, kemudian

diurutkan mulai dan urutan terbesar keurutan terkecil b. Hitung persentase pemakaian setiap jenis obat c. Hitung persentase kumulatif d. Berdasarkan c berikan bobot nilai untuk setiap jenis obat tersebut, dengan

kriteria sebagai berikut : Kriteria % kumulatif adalah -

Nilai 3: untuk % kumulatif <70%

Nilai 2: untuk % kumulatif antara 70% - 90%

Nilai 1 : untuk % kumulatif >100%

Nilai Pakai

NO NAMA OBAT SAT JUM % % Kum NILAI PAKAI

1 Parasetamol 500 Tab 54900 64% 64% 3 mg

2 Ampisilin 500 mg Kapl 20532 24% 88% 2

3 Vitamin C 250 Tab 9353 11% 99% 1

4 OBH Botol 596 1 % 100% 1

TOTAL 85381 100%

TAHAP Ill

Menghitung nilai investasi : a. Menghitung total investasi setiap jenis obat b. Berdasarkan total setiap jenis obat diurutkan dari yang terbesar sampai

yang terkecil c. Hitung persentase biaya untuk setiap jenis obat terhadap nilai total obat d. Hitung persentase kumulatif e. Berdasarkan d, berikan bobot nilai untuk tiap jenis obat tersebut Nilai Investasi

NO Nama Obat Sat Jml Harga Sat

Total Harga

% % KUM Nilai INV

1 Ampisilin 500 mg

Kapl 20532 1125 23098500 69% 69% 3

2 OBH Bot 596 9405 565380 17% 86% 2

3 Paraset 500 mg

Tab 54900 80 4392000 13% 99% 1

4 Vit C 500 mg

Tab 9353 55 514415 2% 100% 1

Total 85381 10665 33610295 100%

TAHAP IV

Menghitung nilai kritis untuk setiap-jenis obat Informasi ini diperoleh dari pemakai obat dalam hal ini dokter, komite medik, farrriasi, dsb. Kriteria klasifikasinya adalah sebagai berikut : Kelompok X : Bila barang ini ticlak dapat diganti dan harus

ada (tidak boleh kosopg) dalam proses perawatan atau pelayanan paslen

Kelompok Y : Bila barang ini dapat diganti walaupun tidak memuaskan Seperti yang asli dan kekosongan kurang dari 48 jam masih dapat ditoleransi

Kelompok Z : Bila barang ini dapat diganti dan kekosongan lebih dari 48 jam

masih dapat ditoleransi. Kelompok 0 : Bila barang ini tidak dapat diklasifikasikan kedalam kelompok X atau Y atau Z.

Setiap kelompok diberikan bobot X = 3 Y = 2, Z = 1, O = 0 dan berdasarkan kriteria klasifikasi tadi, maka setiap barang diubah menjadi nilai bobot

Nilai Kritis

NO NAMA OBAT SATUAN DR.P DR.O DR. L DR.I RATA-

RATA

1 Ampisilin

500mg

Kaplet 3 3 2 3 2,75

2 OBH Botol 2 3 2 3 2,5

3 Paraset 500mg Tablet 1 2 3 1 1,75

4 Vit C 250 mg Tablet 2 1 1 2 1,5

TAHAP V Menghitung nilai indeks kritis (NIK) untuk setiap jenis obat dengan rumus:

NIK = Nilai Investasi + Nilai Pemakaian + (2 x Nilai Kritis)

TAHAP VI

Mengelompokan tiap jenis obat ke dalam kelompok A, B, dan C dengan kriteria sebagai berikut: Kelompok A : NIK antara 9,5 – 12 KeIompok B : NlK antara 6,5-9,4 Kelompok C : NlKantara4-6,4 Dengan nilai di atas maka nilai indeks kritis tertinggi adalah 12. Nilai indeks kritis yang tinggi menandakan bahwa, persediaan ini adalah persediaan yang kritis bagi sebagian besar pemakainya, atau kritis bagi satu atau dua pemakai, tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn

over yang tinggi.

ABC IK NO NAMA OBAT SATUAN NP NI IK NIK ABC IK

1 Ampisilin

500mg

Kaplet 2 3 2,75 10,5 A

2 OBH Botol 1 2 2,5 8 A

3 Paraset 500mg Tablet 3 1 1,75 7,5 B

4 Vit C 250 mg Tablet 1 1 1,5 5 C

PENGENDALIAN ABC

Dalam mengontrol persediaan, diperlukan manajemen dari tehnik kontrol yang berbeda untuk setiap kelompok.

Kelompok A : biasanya dikendalikan dengan model

manajemen kontrol seperti EOQ dan ROP, dengan menentukan kemungkinan atau peramalan dari perhitungan permintaan persediaan.

Kelompok B :menggunakan EOQ, tetapi untuk ROP-nya

biasanya sudah diperkirakan. Kelompok C : dikendalikan dengan standarisasi

persediaan dan mengacu kepada EOQ clan ROP.