ALUR, IMPLEMENTASI, DAN FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN

Oleh :

Cinthia Valentina Iswahyudi ( 100810201042 )

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS JEMBER

2013

ALUR, IMPLEMENTASI DAN FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM PERUSAHAAN

Peran SDM bagi sebuah perusahaan yang ingin berumur panjang merupakan suatu hal

strategis. Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dikolaborasi dari segi teori

sumber daya. Fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan

internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya

sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added

value) sebagai tolok ukur keberhasilan bisnis. Kemampuan SDM ini merupakan competitive

advantage dari perusahaan. Dengan demikian, dari segi sumber daya, strategi bisnis adalah

mendapatkan added value yang maksimum yang dapat mengoptimumkan competitive

advantage. Adanya SDM ekspertis: manajer strategis (strategic managers) dan SDM yang

handal yang menyumbang dalam menghasilkan added value tersebut untuk perusahaan.

A. ALUR SUMBERDAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN

Dalam proses manajemen, penetapan jabatan merupakan tahapan penting sebelum

pembentukan struktur organisasi atau organizing. Proses ini berlangsung hingga terjadi

penerimaan tenaga untuk mengisi lowongan organisasi tersebut di atas. Jika melebihi daya

tampung (peminat akan lowongan jabatan tersebut tinggi), maka perlu dan harus diadakan

seleksi sebagai tahapan penyaring kompetensi tenaga atau orang yang tepat untuk mengisi

lowongan jabatan dalam organisasi tersebut.

Dilihat dari dimensi manajerial sekurang-kurangnya ada empat fungsi esensial, yaitu:

perencanaan (planning), staffing, penggerakan (directing), pembinaan (supervising), dan

pengendalian (controlling). Fungsi planning (perencanaan) merupakan langkah awal yang

dilakukan dalam proses manajemen SDM, yaitu dengan menyusun rancangan sekitar

kebutuhan SI)M organisasi kediklatan. Perencanaan SDM menyangkut penetapan jumlah dan

kualifikasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan semua program kerja dalam rangka

mencapai visi, mini, dan tujuan organisasi.

Perencanaan SDM diperusahaan AT&T

Perencanaan SDMnya dilakukan dalam jangka panjang dan jangka pendek mencakup

kegiatan:

1. Peramalan Permintaan SDM

Peramalan permintaan SDM merupakan suatu upaya memperkirakan karateristik dan

jumlah SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan pada masa yang akan datang.

Pendekatan umum yang digunakan yaitu:

Pendekatan Statistika

Pendekatan ini menggunakan statistika angkatan kerja yang dibutuhkan

berdasarkan kondisi perkembangan bisnis, seperti volume penjualan sangat

berhubungan dengan jumlah angkatan kerja. Pendekatan statistika biasanya

digunakan pada saat perusahaan beroperasi dalam kondisi lingkungan stabil

dimana faktor-faktor bisnis mendukung. Pendekatan statistika tersebuut analisis

trend, analisis rasio, dan analisis regresi. Dengan analisis trend, permintaan SDM

pada masa yang akan datang diproyeksikan berdasarkan trend bisnis sebelumnya.

Pada analisis rasio, proses menentukan SDM dikalkulasikan dengan perhitungan

rasio terhadap faktor-faktor bisnis dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan

(pendekatan analisis rasio memberikan perkiraan SDM yang lebih akurat jika

dibandingkan dengan analisis trend); sedangkan analisis regresi digunakan

perusahaan yang terlebih dahulu harus dirancang dengan diagram yang

menunjukkan hubungan antara faktor-faktor bisnis dengan jumlah angkatan kerja,

kemudian mengkalkulasikannya dan dapat ditentukan jumlah tenaga kerja yang

dibutuhkan.

Pendekatan Keputusan

Pendekatan keputusan lebih dtekankan pada penggunaan keputusan yang dibuat

daripada upaya perhitungan secara matematis. Pendekatan keputusan dilakukan

dengan cara:

1) Brainstorming

Keputusan diambil berdasarkan sumbang saran yanng diberikan oleh

partisipan yang ditugaskan untuk peramalan SDM. Penggunaan metode ini,

partisipan terlebih dahulu membuat asumsi tentang masa depan. Oleh karena

itu mereka menggunakan perencanaan Strategis dalam mengembanngkan

produk-produk dan pelayanan terbaru, ekspansi pada pasar baru dan kemudian

memprediksi antara lain: permintaan produk dan pelayanan untuk masa

mendatang, presentase pasar yang akan dimasuki oleh perusahaan dan

ketersediaan teknologi baru yang mempengaruhi jenis produk dan pelayanan

yang ditawarkan. Ketepatan dalam melakukan penawaran SDM sangat

tergantung pada tepat tidaknya asumsi-asumsi yang digunakan, karena masa

mendatang penuh dengan ketidakpastian. Oleh karena itu perusahaan perlu

memonitor peramalan permintaan SDM, baik pada perubahan kecil maupun

perubahan besar yang tidak diharapkan terjadi.

2) Perkiraan Penjualan

Perkiraan penjualan merupakan suatu pendekatan yang digunakan pada saat

dibutuhkan tambahan karyawan akibat adanya pengenalan produk baru. Pada

saat produk baru diluncurkan, karyawan pada bagian penjualan harus

memperkirakan permintaan terhadap produk berdasarkan kebutuhan dan minat

konsumen. Perusahaan menggunakan informasi tersebut untuk memperkirakan

berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan

produk baru tersebut.

3) Peramalan Persediaan SDM

Peramalan permintaan telah dilakukan, maka perusahaan dapat mengetahui

jumlah dan posisi formasi jabatan. Langkah-langkah peramalan persediaan,

yaitu: pertama, pengelompokkan berdasarkan gelar, fungsi dan tingkat

tanggung jawab. Pengelompokkan tersebut harus mencerminkan posisi-posisi

antar karyawan yang diharapkan Karirnya. Sebagai contoh: Pada divisi SDM,

pengelompokkan didasarkan pada jabatan asisten manajer SDM, manajer

SDM dan Direktur SDM. Langkah kedua, memperkirakan karyawan setiap

divisi menempati posisi jabatannya selama periode perencanaan, berapa

banyak karyawan yang akan dimutasi jabatan dan berapa banyak karyawan

yang akan pensiun.

4) Perkiraan Kebutuhan SDM Masa Mendatang

Setelah peramalan permintaan dan persediaan dilakukan, maka perlu

dilakukan proses memperkirakan kebutuhan SDM untuk masa mendatang.

Sebagai contoh: perusahaan memiliki 25 orang sekertaris dan berdasarkan

peramalan persediaan ada 5 jabatan sekertaris akan kosong pada akhir periode

perencanaan, sedangkan peramalan permintaan memprediksikan ada 3 jabatan

sekertaris akan dibutuhkan pada periode masa yang akan datang. Dengan

menggabungkan kedua peramalan tersebut, maka pimpinan perusahaan

menjadi tahu bahwa mereka harus mencari 8 orang sekertaris baru yang terdiri

dari 5 orang untuk mengisi atau menggantikan formasi jabatan yang kosong

dan 3 orang lagi dibutuhkan untuk tambahan sekertaris baru.

5) Hasil Proses Perencanaan SDM

Hasil proses perencanaan SDM yang telah dilakukan dapat saja terjadi dua

kemungkinan, yaitu: kelebihan jumlah karyawan dan kekurangan jumlah

karyawan.

Kelebihan Jumlah Karyawan

Jika hal ini terjadi tidak perlu melakukan pengurangan karyawan secara

drastis karena mengandung banyak resiko. Oleh karena itu dapat ditempuh

melakukan pensiunan dini, jam lembur yang dibatasi, pembagian kerja

dibuat secara efektf dan pengendalian peningkatan gaji.

Kekurangan Jumlah Karyawan

Jika hasilnya menunjukkan kekurangan karyawan, maka perlu dilakukan

perekrutan tenaga kerja baru. Untuk itu perlu dilakukan terlebih dahulu

analisis jabatan dan menentukan kualifikasi persyaratan bagi calon

karyawan baru. Setelah itu ditentukan sumber-sumber SDM, proses

seleksi dan penempatan serta orientasi jabatan.

Strategi manajemen jemen Sumber daya manusia diawali oleh penyusunan analisis

jabatan (job analisis) sebagai dasar bagi penetapan deskripsi dan perincian tugas, yang

kemudian akan dievaluasi secara obyektif. Dengan merujuk pada hasil analisis tersebut

kemudian dibuat desain profesional untuk menjalankan fungsi-fungsi operatifnya.

B. IMPLEMENTASI SUMBER DAYA MANUSIA

Ada tiga bagian penting dalam pengorganisasian :

- Staffing

Suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok- kelompok kerja menurut

jenisnya beserta pengisian orang- orang yang sesuai dengan keahliannya.

Staf bertugas memberi layanan dan nasehat kepada pimpinan dalam pelaksanaan

suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam

kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang dilakukan merupakan tugas-tugas

pokok dari suatu organisasi atau perusahaan.

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

Mengumpulkan data (fakta)

Menginterpretasikan data (fakta)

Mengusulkan alternatif tindakan

Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan

memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut

ditolak.

Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari

rencana yang telah ditetapkan.

Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk

rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah

instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional

mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai

pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

- Delegation of Authority

Pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan

struktur organisasi maupun kedudukan bawahan / kemampuann bawahan.

Semua pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh

pemberi wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang (pemimpin)

tidak selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang

itu. Kesimpulan yang dapat kita tarik dari definisi di atas adalah :

1. Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh seorang

pemimpin kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.

2. Pendelegasian wewenang dapat memperluas ruang gerak seorang manajer.

3. Pendelegasian wewenang adalah suatu proses yang bertahap, yang juga

merupakan jalinan hubungan antara fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Dengan demikian maka proses Pendelegasian wewenang itu merupakan

hubungan atasan dengan bawahan, merupakan mata rantai yang terus-menerus

bersambung.

Seseorang pemimpin baru dapat melakukan kegiatan atau memerintah setelah ia

memperoleh wewenang. Bawahan tidak akan melakukan kegiatan dalam perusahaan, jika

tidak ada perintah dari atasan, sehingga tidak ada kegiatan dalam perusahaan atau perusahaan

tidak dapat merealisasi tujuannya. Delegation of authority sulit untuk diterjemahkan ke dalam

bahasa Indonesia secara tepat, karena dalam Delegation of authority ini terdapat sifat“ Du

Characteristic”. u Characteristic, artinya pihak bawahan menerima wewenang dari atasan

tetapi pada saat yang sama atasan yang bersangkutan tetapi memiliki wewenang tersebut.

Pemimpin (delegator) tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah didelegasikan itu.

- Departementasi

Pengelompokan kegiatan- kegiatan yang jenis untuk kemudian dipisahkan dengan

kegiatan yang lainnya dimana di antara pengelompokan bawahan.

Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi didasarkan pada :

Departementalisasi Menurut Fungsi

Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan

menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya

terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi

dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

Departementalisasi Menurut Produk

Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada

dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam

tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain

sebagainya.

Departemenisasi berdasarkan jumlah.

Cara ini merupakan cara yang paling sederhana. Pembagian organisasi

didasarkan atas dasar jumlah bawahannya. Contohnya Tentara.

Departemenisasi Berdasarkan prosesnya

Departemenisasi ini banyak digunakan pada tingkat bawah bagian produksi.

Tujuan dari departemenisasi ini untuk memperoleh keuntungan ekonomis

dalam melaksanakan kegiatannya.

Departemenisasi berdasarkan kombinasi

Perusahaan melakukan Pengabungan antara departemen-departeman yang ada

dalam suatu wadah/tempatyang sama.Bentuk organisasi ini marupakan

gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi

menurut proses.

Departemenisasi Berdasarkan langganan

Perusahaan yang mempunyai perhatian yang besar terhadap langganannya

dapat mengadakan departemenisasi berdasarkan langganan.

Departemenisasi berdasarkan daerah.

Departemenisasi berdasarkan daerah umum digunakan oleh perusahaan yang

secara fisik tersebar.

Dalam departemenisasi sering terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak mudah

ditentukan termasuk dalam departemen yang mana atau bila ada kegiatan baru yang perlu

dilaksanakan dan kegiatan-kegiatan ini perlu dimasukkan dalam departemen yang ada.

Sebelum ditugasakan kepada departemen/bagian perlu diketahui dulu apa jenis kegiatannya.

C. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi SDM pada dewasa ini semakin diakui sebagai salah satu fungsi yang paling

strategis. Hal ini mengingat sumberdaya pekerja terdapat di masing-masing fungsi utama:

fungsi finance, fungsi operation dan fungsi marketing. Sumberdaya pekerja ini memberi

pengaruh langsung pada peningkatan profit melalui peningkatan produktivitas. Oleh

karenanya, peran sumberdaya pekerja kerap dijadikan sebagai cara paling strategis untuk

berkompetisi dengan perusahaan lain. Namun demikian, pemilikan sumberdaya pekerja yang

baik (good human resources) bukanlah perkara mudah bagi perusahan. Selain harganya

mahal, sulit untuk menghasilkannnya (difficult to achieve), juga sulit untuk

mempertahankannya. Disinilah tantangan terbesar di dalam pengelolaan suatu perusahaan

ditambah lagi karena harus berurusan dengan manusia atau orang perorang.

Pada tahap desain (rekrutmen dan job design) para pekerja dipersiapkan sedemikian

rupa berdasarkan kemampuan mereka masing-masing (supply side) sesuai dengan job

description untuk memenuhi tujuan perusahaan (demand side). Sedangkan pada tahap

implementasi (developement dan penilaian), para pekerja didorong untuk berkembang pada

sistem karir yang berlandaskan sistem konpensasi yang adil. Terhadap mereka dilakukan

penilaian secara periodik untuk memastikan kemampuan mereka sesuai yang diharapkan.

Jika terjadi peningkatan mereka berhak untuk promosi secara vertikal dan jika stagnan perlu

dilakukan proses pemindahan secara horizontal (mutasi atau pensiun) untuk penyesuaian dan

penyegaran.

Dengan demikian, patutlah dipahami bahwa keempat aspek pokok yang disebutkan

sebelumnya (rekrutmen, job design, developement dan penilaian) secara cermat dan

sistemetis serta terintegrasi. Dalam proses integrasi berbagai aspek tersebut, aspek rekrutmen

dan job design haruslah diletakkan sebagai kegiatan pada tahap perancangan (design),

sedangkan aspek developement dan penilaian sebagai tahap implementasi (manage).

Oleh karenanya, tugas pokok fungsi SDM haruslah ditujukan untuk memajukan

kapasitas manusianya (to drive people). Pengelolaan SDM yang lebih sesuai pada masa ini

adalah dengan pendekatan people-oriented approach. Pendekatan people-oriented lebih

memanusiakan pekerja dalam potensi dan harkat berdasarkan tingkat kecerdasan dan suasana

perasaan mereka. Dalam hal ini upaya meningkatkan efektivitas SDM dilakukan berdasarkan

cara mengorganisasi orang-orang sesuai martabat dan kemampuan masing-masing dalam

posisi yang tepat yang pada gilirannya memberikan sinergi, baik pada tujuan individu

(worker) maupun pada tujuan organisasi (firm) (right man in the right place).