1

AKTIVITAS MARKETING PUBLIC RELATIONS DALAM MEMBINA HUBUNGAN DENGAN TRAVEL AGENTS DALAM MENINGKATKAN

OCCUPANCY HOTEL INNA GARUDA JOGJAKARTA

Oleh :

AZIZAH NUR ’AINI

D 1606008

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas dan Memenuhi Syarat–Syarat

Guna Memperoleh Sebutan Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2009

2

PERSETUJUAN

Tugas Akhir Berjudul:

Aktivitas marketing public relations dalam membina hubungan dengan travel agents dalam meningkatkan occupancy Hotel Inna Garuda Jogjakarta

Karya :

Nama : Azizah Nur ‘Aini

NIM : D.1606008

Konsentrasi : Public Relations

Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir

Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Surakarta, Mei 2009

Menyetujui

Dosen Pembimbing,

Drs. A. Eko Setyanto, M.si

NIP. 131 658 537

PEGESAHAN

3

Tugas Akhir ini telah diajukan dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir

Program D III Komunikasi Terapan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Hari : Tanggal :

Panitia Ujian Akhir

( )

Drs. Subagyo, SU NIP. 130 814 592

Ketua

( )

Drs. A. Eko Setyanto, M.si NIP. 131 658 536

Anggota

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Komunikasi

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Dekan,

Drs. Supriyadi, SN, SU NIP. 130 936 616

MOTTO

4

Pilihan Menentukan Apa Yang Akan Anda Dapatkan

( Penulis )

Bersikaplah Positif Maka Hal-hal Positif Akan Datang Pada Kita

( Penulis )

PERSEMBAHAN

5

Karya ini penulis persembahkan untuk……………………………

Keluargaku Ibu dan Bapak atas doa, dukungan dan kasih sayangnya

Mas Inung & adekku Ipul yang kusayangi

Sahabat serta teman-teman seperjuangan Pembaca sekalian

6

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh

Alhamdulillah, dengan penuh rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT atas limpahan rahmat dan inayah Nya, atas segala kenikmatan yang telah

tercurah sehingga penulis dapat menyelesaikan dengan baik dan tepat waktu Laporan

Tugas Akhir kuliah Kerja Media yang berjudul

“AKTIVITAS MARKETING PUBLIC RELATIONS DALAM MEMBINA

HUBUNGAN DENGAN TRAVEL AGENTS DALAM MENINGKATKAN

OCCUPANCY HOTEL INNA GARUDA JOGJAKARTA”

Laporan ini dibuat untuk melengkapi syarat dalam meraih gelar Ahli Madya

(Amd) bidang Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta. Dalam melaksanakan praktek Kuliah Kerja Media ini,

penulis mendapatkan pengetahuan yang berharga dan pengalaman kerja di tempat

yang memiliki reputasi yang baik. Berbagai hal yang penulis pelajari terutama

mengenai aktivitas kehumasan dan juga ilmu dan pengalaman yang didapat selama

magang di perusahaan jasa perhotelan ini semoga mampu menjadikan manfaat untuk

kedepannya dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

Penulis menyadari bahwa tanpa dukungan, bantuan baik moril, materiil serta

bimbingan yang tulus dari berbagai pihak maka Laporan Tugas akhir ini tidak akan

terselesaikan sesuai dengan apa yang penulis inginkan. Atas segala sesuatu dan jasa

7

yang besar dan tak ternilai harganya yang telah diberikan, penulis ingin

menyampaikan penghargaan dan terima kasih yang setulusnya kepada:

1. Allah SWT yang telah menganugerahkan kehidupan dan mencurahkan

rahmat dan kasih sayang kepada ku. Terima kasih yaa Allah.

2. Keluargaku tercinta yang tiada duanya, Bapak & Ibu, Mas Inunk & Ipul my

lovely Brothers, kalian semangatku Matur Nuwun sanget.

3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku Ketua Program D III Komunikasi

Terapan FISIP UNS sekaligus Pembimbing penyusun Laporan Tugas Akhir,

Terima kasih atas waktu yang telah diberikan dan ilmu serta masukkan yang

telah diberikan selama bimbingan.

4. Bapak Drs. Subagyo, SU selaku Penguji Tugas Akhir, terima kasih telah

berkenan menguji karya Tugas Akhir ini.

5. Keluarga Besar FISIP UNS ,dosen, staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

6. Bapak Ainul Midfar, selaku mantan GM Inna Garuda yang sekarang

menjadi Direktur Operasi PT HIN dan Bapak Didik selaku RM Inna Garuda.

7. Ibu Hermi Astati, Marketing Manager hotel Inna Garuda Jogjakarta, terima

kasih atas kesempatan yang diberikan yang berkenan membagi ilmu, nasehat

dan bimbingan yang sangat berharga.

8. Ibu Natalia Surbakti (Public Relations Manager)

Ibu Antonia Nurwanti (Public Relations Officer)

8

Ibu Sutanti, Bapak Agus Kristianto, Bapak Iskandar Dinata, Bapak

Dany Farisi, Bapak Apip Rudiana, Bapak Heru Purnomo, Ibu

Sedjahterani, Ibu Sari Asih

Terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya, beliau-beliau ini

adalah keluarga baru yang telah memberikan banyak sekali pelajaran,

bimbingan, ilmu dan doa yang telah tercurah.

8. Seluruh karyawan dan karyawati Inna Garuda, terima kasih atas bantuan

yang telah diberikan.

9. Bapak & Ibu Santoso, beserta keluarga.

10. My Friends, Inneke Ocviani, Anindyati A.H, kalian teman seperjuangan.

Semua teman yang selama 3 tahun menimba ilmu di PR klas B. cayoo Guys,

sukses buat kita.

11. Almamater

12. Serta semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu per satu yang telah

membantu terselesaikanya penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna.

Oleh karena itu saran serta kritik yang membangun sangat penulis harapkan.

Demikian, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan

semua pihak yang berkepentingan.

Wassalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh

9

Surakarta, Mei 2009

Azizah Nur ‘Aini Penulis

DAFTAR ISI

Judul………………………………………………………………………… i

Lembar Persetujuan…………………………………………………………. ii

Lembar Pengesahan…………………………………………………………. iii

Motto………………………………………………………………………... iv

Persembahan………………………………………………………………… v

Kata Pengantar…………………………………………………………….... vi

Daftar Isi…………………………………………………………………..... ix

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………… 1

A. Latar Belakang……………………………………………………….. 1

B. Tujuan………………………………………………………………... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………… 7

A. Public Relations……………………………………………………… 7

1. Definisi Public Relations.......................................................... 8

2. Peran Public Relations………………………………………. 11

3. Fungsi Public Relations…………………………………….. 12

B. Marketing Public Relations Dalam Perusahaan................................... 16

1. Pengertian Marketing Public Relations……………………… 16

2. Peran Marketing Public Relations…………………………… 18

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN……………………………………. 20

10

A. Sejarah Hotel Inna Garuda…………………………………………… 20

B. Konsep dan Lokasi Inna Garuda …………………………………….. 23

C. Fasilitas Inna Garuda………………………………………………… 24

D. Tujuan dan Manfaat Inna Garuda…………………………………… 28

E. Visi, Misi dan Strategi Inna Garuda………………………………… 29.

F. Logo Inna Garuda…………………………………………………… 31

G. Struktur Organisasi………………………………………………….. 33

H. Strategi Pemasaran………………………………………………….. 35

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG…………………………………… 38

A. Marketing Public Relations Inna Garuda…………………………… 38

B. Pelaksanaan Magang Inna Garuda..................................................... 43

C. Aktivitas Membina Hubungan Dengan travel Agent ……………… 50

BAB V PENUTUP………………………………………………………… 56

A. Kesimpulan…………………………………………………………. 56

B. Saran dan Kritik……………………………………………………. 58

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………… 59

LAMPIRAN

11

B A B I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Jogjakarta memiliki banyak kelebihan salah satunya adalah dikenal

sebagai kota pelajar, karena banyaknya lembaga pandidikan yang terdapat disana.

Sehingga banyak kegiatan akademis yang bertujuan untuk memajukan pendidikan

di Indonesia. Tak heran jika Jogjakarta dikenal dengan sebutan kota pelajar.

Jogjakarta juga dikenal sebagai kota pariwisata terpenting setelah Bali.

Hal ini dikarenakan banyaknya obyek-obyek wisata yang terdapat di Jogjakarta.

Banyak wisatawan-wisatawan baik dari dalam maupun luar negeri yang ingin

menikmati obyek wisata yang disajikan. Selain itu Jogjakarta merupakan kota

yang memiliki kebudayaan Jawa yang masih kental, sehingga menjadi daya tarik

tersendiri bagi para wisatawan untuk mengunjungi Jogjakarta.

Perkembangan ini memungkinkan bertumbuhnya industri dari segala

bidang tidak terkecuali industri perhotelan. Di Jogjakarta sendiri perkembangan

hotel sangat pesat, bisa dilihat dari pertumbuhan pembangunan hotel dari mulai

kelas melati hingga berbintang lima. Persaingan bisnis di bidang perhotelan pun

sangat ketat apabila disikapi, maka hal ini dapat menjadi pemicu untuk

peningkatan kualitas dalam segala bidang, sehingga banyak hotel–hotel di

Jogjakarta yang berkualitas.

12

Bahkan sekarang ini hotel tidak hanya difungsikan sebagai layanan

penginapan saja, namun telah menjadi penyedia berbagai fasilitas yang dapat

memenuhi kebutuhan wisatawan yang dapat menarik minat mereka untuk datang

dan menikmati fasilitas yang ditawarkan.

Peningkatan fasilitas dilakukan untuk peningkatan occupancy sebuah

hotel. Eksistensi sebuah hotel dinilai dari jumlah konsumen yang pernah

menginap dan kepuasan konsumen. Untuk itu berbagai upaya pun dilakukan,

termasuk peningkatan kualitas di segala bidang seperti peningkatan fasilitas

Restaurant makanan & minuman (food & Beverage), fasilitas pendukung lain

misal, fasilitas olahraga, fasilitas hiburan, dan berbagai fasilitas lain yang

ditawarkan guna menarik minat calon konsumen dan membuat nyaman

konsumen.

Tidak dapat dipungkiri bahwa sebuah perusahan atau instansi tidak dapat

di pisahkan dari yang namanya peran departemen Marketing, sebab seperti yang

kita ketahui fungsi utama Marketing adalah untuk memasarkan produk atau jasa

yang dimiliki oleh sebuah perusahaan tersebut.

Menjalin suatu relasi bagi suatu usaha merupakan suatu keharusan yang

harus dilakukan. Diperlukan suatu strategi tertentu dan orang-orang tertentu pula

untuk melaksanakannya. Marketing disini bertindak sebagai perancang dan juga

pelaksana strategi marketing. Salah satu strategi marketing yakni membuat

kerjasama dengan pihak–pihak yang dapat membantu dalam kegiatannya.

Misalnya, membangun kerjasama dengan berbagai pihak untuk dijadikan sebagai

13

relasi. Salah satu relasi yang berperan penting dalam menjaring konsumen adalah

Travel Agents, dalam hal ini travel agents bertindak sebagai perantara antara

marketing dan calon konsumen yang ingin menggunakan produk dan jasa yang

ditawarkan oleh suatu perusahaan.

Dalam menjalin suatu relasi perusahaan pada umumnya dan departemen

Marketing pada khususnya akan lebih dimudahkan dengan keberadaan Public

Relations. Seorang PR memiliki kemampuan yang baik dalam menciptakan,

membangun dan mengebangkan relasi dengan Customer. Semakin banyak relasi

maka akan semakin mudah bagi perusahaan untuk memasarkan produknya dan

meningkatkan volume penjualan produk yang dihasilkan.

PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah yang

bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra perusahaan atau

organisasi di mata publiknya. Praktisi public relations atau petugas humas dapat

mengarahkan unsur-unsur potensial agar dapat membentuk opini publik sesuai

dengan citra yang diinginkan oleh perusahaan. Bagaimanapun juga kita paham,

bahwa opini publik dan citra perusahaan tentu saja merupakan faktor penting

yang menentukan sukses atau gagalnya aktivitas dan pelaksanaan program

perusahaan.

Hotel Inna Garuda sebagai salah satu hotel bintang empat di Jogjakarta

dan merupakan hotel yang memiliki nilai sejarah yang harus dijaga dan

dilestarikan keberadaanya.. Hotel Inna Garuda dengan segala keunikan yang

14

dimilikinya menjadikan nilai lebih untuk tetap menjaga dan mempertahankan di

tengah persaingan industri hotel lain yang modern.

Jogjakarta yang pada saat ini mengalami perkembangan di segala bidang

seperti teknologi, industri maupun pembangunan yang sangat pesat. Untuk

menghadapi situasi yang demikian itu, Inna Garuda meningkatkan kualitas di

segala bidang pula agar tidak ketinggalan dengan kompetitor lain. Peningkatan

yang dilakukan misal meningkatkan kompetensi SDM dengan melakukan

pelatihan, workshop dll. Meningkatkan kualitas Produk, palayanan dan fasilitas,

meningkatatkan Brand Image (fasilitas, kompetensi, budaya kerja dan juga

efektivitas PR) dan juga melakukan inovasi – inovasi bisnis agar tidak tertinggal

dengan kompetitor lain yang juga mengikuti perkembangan jaman.

Kegiatan PR di Hotel Inna Garuda Jogjakarta yaitu membantu Marketing

Departemen dalam memperkenalkan produk dan jasa yang ditawarkan melalui

kegiatan publisitas (publicity), beriklan melalui media massa (advertising),

promosi (promotions) dan sponsorship. Selain itu, PR juga mengadakan

hubungan-hubungan yang dapat menunjang kegiatan pemasaran produk hotel

yaitu melalui Internal Relations yakni berhubungan dengan para pemegang

saham, manajemen dan Top Executive, karyawan, dan dengan keluarga karyawan

dan External Relations yakni para Konsumen, penyalur, pemasok, Bank,

Pemerintah, Pesaing, komunitas dan pers.

Oleh karena itu, peran Public Relations sangat penting dalam membina

hubungan yang baik kepada berbagai pihak yang menguntungkan perusahaan,

15

karena bila PR dioptimalkan dengan baik maka tujuan utama perusahaan akan

mudah tercapai dan kelangsungan hidup perusahaan akan terjaga. Maka dari itu

penulis memilih melaksanakan Kuliah Kerja Media di Inna Garuda Jogjakarta

karena baik marketing ataupun Public Relations disana sangat professional.

Berdasarkan alasan-alasan tersebut diatas, maka Penulis memilih judul

“AKTIVITAS MARKETING PUBLIC RELATIONS DALAM MEMBINA

HUBUNGAN DENGAN TRAVEL AGENTS DALAM MENINGKATKAN

OCCUPANCY INNA GARUDA JOGJAKARTA”

B. Tujuan

Adapun tujuan dari disusunya laporan ini yakni selain untuk memenuhi

syarat guna mendapatkan predikat sebagai Ahli Madya bidang komunikasi

terapan. Tujuan lain yang ingin dicapai oleh penulis dalam proses Kuliah Kerja

Media ini adalah:

1. Untuk menambah wawasan pengetahuan dan membangun pengalaman serta

memberi bekal praktek kepada penulis mengenai praktek Public Relations

dalam sebuah lingkungan kerja di Inna Garuda Hotel.

2. Untuk melaksanakan aktivitas Marketing dan Public Relations mengenai

tugas dan fungsinya di Inna Garuda

3. Sarana untuk melengkapi pengetahuan praktis penulis disamping pengetahuan

yang bersifat teori yang telah didapat saat perkuliahan.

16

4. Meningkatkan kemandirian dan kedisiplinan penulis akan budaya/kultur kerja

professional yang menuntut kerjasama, kualitas kerja dan ketepatan waktu dan

bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas.

17

B A B II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PUBLIC RELATIONS

Public Relations merupakan salah satu cabang ilmu komunikasi yang

sangat penting. Sebagai ilmu pengetahuan, PR masih relative baru bagi

masyarakat bangsa kita. PR merupakan gabungan dari berbagai ilmu dan

termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial seperti halnya ilmu politik, ekonomi,

sejarah, psikologi, sosiologi, komunikasi dan lain-lain.

PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah yang

bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra organisasi di mata

publiknya. Sedangkan citra adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah

perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan

mempunyai citra. Citra humas yang ideal adalah kesan yang benar, yakni

sepenuhnya berdasarkan pengalaman, pengetahuan, serta pemahaman atas

kenyataan yang sesungguhnya. Bukan sesuatu yang ditutupi atau dilebih-

lebihkan, karena hal itu justru dapat mengacaukan citra itu sendiri.

Seorang praktisi PR atau Humas adalah sebagai kepanjangan tangan

perusahaan yang mengemban tugas utama menjalin hubungan dengan konsumen

ataupun masyarakat, dituntut berperan dalam membangun perusahaan tempatnya

bekerja. Salah satu cara adalah menyampaikan visi, misi, serta kegiatan

18

perusahaan melalui media massa (media elektronik, internet ataupun media

cetak). PR sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan, organisasi, atau

lembaga.

Dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat integratif dalam

manajemen organisasi tempat ia bekerja. Dia harus memberi identitas

organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya

sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan

benar terhadap organisasi tersebut. Dengan demikian pihak lain mau dan tertarik,

serta merasa puas membangun relasi maupun menggunakan produk atau jasanya.

PR sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal dan

eksternal. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara,

mengembang tumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang

diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau

meminimalkan munculnya masalah. PR bersama-sama mencari dan menemukan

kepentingan organisasi yang mendasar dan menginformasikan kepada semua

pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan

pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan lengkap dan perlu

diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S. Blacken Melvin L. Sharpo,

1983) yang dikutip dalam buku Dasar Dasar Public Relations.

1. Definisi Public Relations

Terdapat beberapa definisi mengenai Public Relations yang dikemukakan

oleh beberapa pakar, antara lain:

19

a. Lawrence W.Long dan Vincent Hazelton mengembangkan sebuah

definisi baru yang lebih modern dan memadai bahwa :

Public Relations adalah fungsi komunikasi melalui adaptasi

organisasi, mengubah atau membina hubungan dengan lingkungan

dengan tujuan bersama-sama mencapai tujuan dari organisasi.

Pendekatan ini menggambarkan bahwa Public Relations adalah lebih dari

sekedar mempersuasi melainkan juga membantu mengembangkan kondisi

komunikasi terbuka, saling pengertian/saling memahami dengan didasari ide

bahwa organisasi juga mau berubah (dalam proses berperilaku dan bersikap)

tidak hanya sebagi sasaran khalayak saja. Dapat dikatakan bahwa perusahaan

dimungkinkan mengubah kebijakan sebagai hasil tindak lanjut dari dialog

dengan lingkungannya.

b. Cutlip-Center-Broom dalam bukunya Effective Public Relations,

(2000:6), mendefinisikan Publik Relations sebagai :

“Public Relations is the management function that establishes and the

maintains mutually beneficial relationships between an organization

and the publics on whom its success or failure depends”.

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang menetapkan dan

memelihara hubungan satu sama lain yang diuntungkan antar suatu

organisasi dan publik kepada siapa kegagalan atau sukses nya

tergantung.)

20

c. Sementara itu menurut World Assembly Of Public Relations (Majelis

Humas Dunia) dalam buku Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi

Humas Profesional (2008:8), mendefinisikan Humas sebagai berikut:

“Public Relations is the art and social science of analyzing tends,

predicting their consequences, counceling organization lesders and

implementing planned programs of action which serve both the

organization’s and the public interest”

(Humas adalah seni dan ilmu sosial dalam menganalisis

kecenderungan, meperkirakan akibat-akibat, memberikan saran kepada

pimpinan perusahaan serta melaksanakan program tindakan terencana

yang melayani baik kepentingan organisasi dan khalayaknya).

d. Definisi yang dikemukakan oleh praktisi Public Relations dunia yang

terhimpun dalam organisasi yang kita kenal dengan nama “The

International Public Relations Association” (IPRA) pada tahun 1960

dikutip dari buku Dasar-Dasar Public Relations: Teori dan Praktik

(2002:11) adalah sebagai berikut:

Public Relations is a management function, of continuing and planned character, through which public and privat organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or may be concerned by evaluating public opinion about themeselves, in order to correlate, as far as possible their own policy and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive cooperation and more efficient fulfillment of their common interests”.

(Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh

21

organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan tata cara mereka, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.)

e. Public Relations menurut Jefkins (2003) adalah

Suatu bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

PR berkaitan dengan niat baik (goodwill) dan nama baik atau reputasi.

2. Peran Public Relations dalam suatu Perusahaan

Dalam era globalisasi, bidang kehumasan akan sangat berperan.

Perusahaan yang tak memanfaatkan bidang tersebut bakal tertinggal karena tidak

menguasai perolehan dan penyebaran informasi. Public Relations sebagai

hubungan komunikasi antara publik dan organisasi maka memiliki tugas utama

untuk menjalin komunikasi dengan publik untuk menginformasikan keberadaan

organisasi dengan segenap tujuannya (Rachmadi, 1992).

Philip Kotler memasukkan humas dalam konsep Mega Marketing,

intinya bangunlah citra melalui PR. Tanpa citra yang baik, organisasi akan

dibenci dan produknya tidak laku. Peran PR memang sangat luas, dari

menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan masyarakat, menjabarkan

misi perusahaan lewat company profile, menggunakan pers untuk publisitas,

22

meluncurkan opini lewat public figure, dan sejumlah peran lainnya. Namun PR

sekarang ini memilki peranan yang lebih luas serta menduduki posisi yang sangat

strategis dalam perusahaan.

Banyak hal perlu diinformasikan oleh seorang PR tentang perusahaan

kepada publiknya yaitu mengenai identitas perusahaan, yang meliputi nama

perusahaan, logo, motto, produk, fasilitas dan layanan, bangunan, dan hal lainya.

3. Fungsi Public Relations dalam memasarkan produk dan jasa

Fungsi Public Relations adalah menciptakan dan memelihara citra positif

dan saling pengertian antara suatu perusahaan dengan seluruh khalayaknya, baik

eksternal maupun internal.

Setiap perusahaan perlu memiliki fungsi ini, agar hubungan dengan

publik dan relasinya bisa terjalin dengan baik dan dapat mendukung kinerja

perusahaan kearah yang lebih baik.

Menurut beberapa pakar Fungsi Public Relations dapat disimpulkan, antara lain:

1. To ascertain and evaluate public opinion as relates to his organization

(mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan

dengan organisasinya)

2. To counsel executive on ways of dealing with public opinion as it exists

(menasehati para eksekutif mengenai cara-cara menangani pendapat umum

yang timbul)

23

3. To use communication to influence public opinion (menggunakan komunikasi

untuk mempengaruhi pendapat umum)

Sedangkan Cutlip and Center mendefinisikan Public Relations sebagai

fungsi manajemen yaitu mengidentifikasi, memantapkan serta membina

hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya baik

dalam keadaan sukses maupun gagal.

Fungsi Manajemen: Public Relations menjadi efektif apabila menjadi

bagian dari keseluruhan manajemen dan didukung oleh top manajemen. Public

Relations berfungsi sebagai konseling dan pemecah masalah di tingkat top

manajemen bukan sekedar hanya mendesiminasikan informasi setelah keputusan

dibuat (Wilcox, 1998:4-8)

Sedangkan fungsi PR secara garis besar bagi suatu organisasi menurut

Rosady Ruslan (2003:27) antara lain sebagai berikut:

a. Communicator

Disini PR sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak

langsung melalui media cetak maupun elektronik serta lisan (spoken

person) atau tatap muka dan sebagainya. Disamping itu juga bertindak

sebagai mediator dan sekaligus persuader.

b. Relationship

Kemampuan PR membangun hubungan yang positif antara lembaga yang

diwakilinya dengan public internal ataupun eksternal. Dan juga berupaya

24

menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerjasama, dan

toleransi antara kedua belah pihak tersebut.

c. Back up Management

Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain,

seperti menajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia dan

sebagainya untuk mencapai tujuan pokok perusahaan / organisasi.

d. Good Image Maker

Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi

sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas PR dalam melaksanakan

manajemen kehumasan membangun citra nama baik perusahaan / lembaga

dan produk yang diwakilinya.

Bagian-bagian dari fungsi public relations :

• Hubungan internal

Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang

baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi

menggantungkan kesuksesannya.

• Publisitas

Informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena

informasi itu memiliki nilai berita.

• Advertising

25

Informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas

identitasnya yang membayar untuk riang dan waktu penempatan informasi

tersebut

• Press agentry

Penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik perhatian

media massa dan mendapat perhatian public.

• Public affairs

Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan

pemerintah dan komunitas local dalam rangka mempengaruhi kebijakan

public.

• Lobbying

Bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara

hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan mempengaruhi

penyusunan undang-ndang dan regulasi.

• Manajemen isu

Proses pro aktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan

merespon isu-isu kebijakan publik yang mempengaruhi hubungan organisasi

dengan publik mereka.

• Hubungan investor

Bagian dari PR dalam perusahaaan korporat yang membangun dan menjaga

hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder

26

dan pihak lain didalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan

nilai pasar.

• Pengembangan

Bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun

dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan

mendapatkan dana dan dukungan sukarela.

B. MARKETING PUBLIC RELATIONS

Memasuki era globalisasi, persaingan di berbagai bidang semakin nyata

saja. Keberhasilan kinerja Public Relations sebagai item penting

organisasi/perusahaan yang bertugas menciptakan dan mempertahankan

nilai/image positif organisasi, semakin tinggi. Salah satu cara yang ditempuh

adalah dengan berusaha memarketkan aktivitas public relations dengan maksimal

dan efektif.

1. Pengertian Marketing Public Relations

Dalam bukunya The Marketer’s Guide to Public Relations, Thomas L Harris

mengatakan,

“Marketing Public Relations is the process of planning and evaluating programs, that encourage purchase and customer through credible communicayion of information on impression that identify companies and their products with the needs concerns of customers” (Marketing Public Relations adalah suatu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian program-program yang dapat merangsang pembelian dan kepuaasan konsumen melalui komunikasi mengenai informasi yang dapat dipercaya dan melalui kesan-kesan positif yang ditimbulkan dan berkaitan

27

dengan identitas perusahaan atau produknya sesuai dengan kebutuhan, keingian dan kepentingan bagi para konsumennya.)

Marketing Public Relations berupaya untuk merangsang suatu

pembelian, sekaligus dapat memberikan nilai-nilai atau kepuasan bagi pihak

pelanggannya yang telah menggunakan produknya, dan disisi lain melalui kiat

Public Relations dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik dua arah

tersebut malalui informasi atau pesan yang dapat dipercaya itu diharapkan

dapat menciptakan suatu kesan yang positif terhadap lembaga yang

diwakilinya (Rosyadi Ruslan 1996:243).

Dari pengertian-pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa

Marketing Public Relations merupakan perpaduan pelaksanaan program dan

strategi pemasaran (marketing strategy implementation) dengan aktivitas

program kerja public relations (work program of Public relations). Dalam

pelaksanaannya terdapat tiga strategi penting, yakni:

a. Pull strategy, public relations memiliki dan harus mengembangkan

kekuatan untuk menarik perhatian publik.

b. Push strategy, public relations memiliki kekuatan untuk

mendorong berhasilnya pemasaran.

c. Pass strategy, public relations memiliki kekuatan untuk

mempengaruhi dan menciptakan opini publik yang

menguntungkan.

28

Marketing dalam Marketing Public Relations tidaklah dalam

pengertian sempit.Tetapi berkaitan dengan aspek-aspek perluasan pengaruh,

informative, persuasif, dan edukatif, baik segi perluasan pemasaran (makes a

marketing) atas suatu produk atau jasa, maupun yang berkaitan dengan

perluasan suatu pengaruh tertentu (makes an influence) dari suatu kekuatan

lembaga atau terkait dengan citra dan identitas suatu perusahaan.

2. Peranan Marketing Public Relations

Dilihat dari segi pemasaran, Marketing Public Relations berperan sebagai

salah satu cara mencapai tujuan pemasaran, yaitu :

a. Mengadakan riset pasar, untuk mendapatkan informasi bisnis yang

sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumennya.

b. Menciptakan produk yang sesuai dari hasil riset pasar tersebut.

c. Menentukan harga produk yang rasional dan kompetitif

d. Menentukan dan memilih target konsumen (target audience)

e. Merencanakan dan melaksanakan kampanye pomosi produk ( pre-

project selling) yang akn diluncurkan serta mampu bersaing di

marketplace dan cukup menarik (eyes catching) baik segi kemasan,

maupun kualitas produk yang ditawarkan terhadap konsumennya

f. Komitmen terhadap pelayanan purna jual dan kepuasan pelanggan

akan terpenuhi, yang mengacu kepada “Marketing is the idea of

satisfying the needs of customers by means of the product and the

29

whole cluster of things associated with creating, delivering and

finally concumming it”.

Sementara itu dilihat dari segi komunikasi, Marketing Public Relations

berperan untuk :

a. Menumbuhkembangkan citra positif perusahaan (corporate image)

terhadap publik eksternal atau masyarakat luas, demi tercapainya

saling pengertian bagi kedua belah pihak.

b. Membina hubungan positif antar karyawan (employee relations)

dan antara karyawan dengan pimpinan atau sebaliknya, sehingga

akan tumbuh corporate culture yang mengacu kepada disiplin dan

motivasi kerja serta profesionalisme tinggi serta memiliki sense of

belonging (rasa memiliki) terhadap perusahaan dengan baik.

Untuk merealisasi tujuan dan peranannya dengan baik, Marketing

Public Relations diwujudkan dengan berbagai program komunikasi, mulai

dari komunikasi lisan tulisan, komunikasi cetak (majalah, press release,

brosur), sampai komunikasi elektronik melalui radio, internet maupun televisi.

30

BAB III

DISKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah INNA GARUDA

Hotel Inna Garuda Jogjakarta awalnya didirikan saat penjajahan Belanda

di Indonesia. Bentuk awal hotel yang dibangun tahun 1908 itu adalah cottage dan

merupakan hotel termewah dan terbesar di Jogja. Waktu itu diberi nama Grand

Hotel De Djokja. Hotel tersebut dioperasikan tahun 1911 dan hanya

dikhususkan untuk tamu – tamu Gubernur Belanda, pada tahun 1938 hotel ini

diubah bentuknya terdiri dari dua sayap. Sayap utara dan sayap selatan serta

bangunan utama berada di tengah.

Tahun 1942, Jepang masuk dan menguasai hotel. Hotel itu kemudian

diubah namanya menjadi Hotel Asahi. Usai kemerdekaan, Hotel Asahi direbut

oleh para pejuang pada 17 Agustus 1945 dan berganti nama menjadi Hotel

Merdeka.

Imbas dari Jogja yang dijadikan Ibukota Republik Indonesia ini membuat

Hotel Merdeka juga berubah dan tahun 1950 oleh Pemerintah diganti menjadi

Hotel Garuda, dan dijadikan perkamtoran para Menteri Kabinet pada saat itu.

Tidak hanya itu, tahun 1975 pegelolaan hotel diserahkan oleh Pemerintah kepada

PT NATOUR dan berstatus BUMN.

31

Oleh PT Natour, tahun 1982 Hotal Garuda direnovasi dan menjadi tujuh

lantai. Status ikut berubah, dari hotel bintang satu menjadi hotel bintang empat

dengan biaya Rp 9 miliar, selesai akhir tahun 1984.

Hotel yang berstatus BUMN ini melaksanakan Trial Opening tahun 1985

dan memiliki 120 kamar. Upacara agung Grand Opening Ceremony dilakukan

tanggal 29 Juni 1985 dan diresmikan oleh Sri Sultan Hamengku Buwono IX yang

saat itu menjabat Gubernur DIJ.

Waktu terus berjalan, PT Natour juga mengemban tugas untuk

membesarkan hotel tertua yang terletak di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta ini .

dari 120 kamar ditambah menjadi 215 kamar Tanggal 29 Juni 1991, Sri Paduka

Paku Alam VIII, Gubernur DIJ saat itu meresmikan Hotel Garuda. Dengan

demikian, Hotel ini diresmikan oleh dua raja sekaligus yang menjabat sebagai

Gubernur DIJ.

Sejak Desember 1945 hingga Maret 1964, kamar 911 dan 912 di hotel ini

dijadikan kantor MBO ( Markas Besar Oemoem) Tentara Keamanan Rakyat

(TKR) pimpinan Panglima Besar Jenderal Soedirman. Untuk mengenang

peristiwa bersejarah tersebut maka diresmikan “Prasasti Panglima Jenderal

Soedirman” tanggal 30 Desember 1996 oleh pimpinan Pusat Paguyuban

WEHRKREISE Jogjakarta (Daerah Perlawanan III). Ketua Umum Jenderal TNI

(Purn) Soesilo Soedarman.

Tahun 1993, PT Natour bergabung dengan PT Hotel Indonesia

Internasional menjadi PT HII Natour. Tanggal 19 Maret 2001, PT HII Natour

32

berubah menjadi PT Hotel Indonesia Natour (PT HIN) dengan nama INNA

sebagai nama bisnis korporat sekaligus nama komersial.

Mulai saat itu, seluruh hotel, dan catering dibawah naungan INNA

GROUP menggunakan nama INNA sebagai nama pengikat (united name).

Hingga saat ini menjadi hotel INNA GARUDA Jogjakarta.

Hingga saat ini PT HIN menaungi 12 hotel yang tersebar di seluruh

Indonesia dan memiliki klasifikasi tersendiri, diantaranya adalah :

1. Inna Grand Bali Beach

2. Inna Putri Bali

3. Inna Bali

4. Inna Kuta Beach

5. Inna Sindhu Beach

6. Inna Garuda Jogjakarta

7. Inna Samudra Beach

8. Inna Parapat

9. Inna Muara

10. Inna Dharma Deli

11. Inna Simpang

12. Inna Tretes

B. Konsep dan Lokasi Inna Garuda

33

Inna Garuda saat ini mengembangkan konsep sebagai hotel Convention

& Business untuk mendukung Jogjakarta sebagai Meeting, Incentive, Convention,

Exhibition (MICE) destinations. Selain untuk mendukung jogja sebagai tujuan

MICE Inna Garuda juga turut mendukung Visit Indonesia 2009. Untuk itu

berbagai upaya dilakukan untuk menjadikan Inna Garuda sebagai salah satu

tujuan wisata untuk para wisatawan domestik maupun wisatawan asing.

Dan sebagai hotel peninggalan Belanda konsep bangunan Inna Garuda

masih dipertahankan dengan konsep arsitektur colonial, namun sebagian besar

lainya memiliki konsep arsitektur modern.

Lokasi Inna Garuda terletak di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta. sangat

strategis karena berada di jantung kota Jogjakarta, dan dapat dijangkau dengan

berbagai alat transportasi karena dekat dengan Stasiun Kereta Api ‘Tugu’ yang

hanya beberapa menit dari Hotel, selain itu juga dekat dengan, pusat

pemerintahan, pusat perekonomian dan bisnis Malioboro Shoping center, Pasar

Beringharjo, dan Kraton Kesultanan Nyayogyakarta Hadiningrat. Adapun jarak

tempuh dari berbagai fasilitas yang tersedia antara lain sebagai berikut:

§ Tugu Railway Station = 200 m

§ Sultan’s Palace Kasultanan Ngayogyakarta = 1 km

§ Airport = 5 km

§ Prambanan Temple = 17 km

§ Borobudur Buddhist Temple = 42 km

C. Fasilitas Inna Garuda

34

Sebagai hotel yang berbintan empat dan memiliki nilai dari berbagai segi

Inna Garuda juga menyediakan berbagai fasilitas yang memadai, ini dimaksudkan

agar customer yang pernah maupun calon customer akan mendapatkan

kenyamanan dan kepuasan.

Fasilitas – fasilitas yang ada di Inna Garuda antara lain:

1. Fasilitas Umum

a. Outdoor Swimming pool

b. Money Changer

c. Bank

d. Laundry & Dry Cleaning

e. Taxi Service

f. Travel Agents

g. Airline Office

h. Spa and Aromatherapy

i. Postal Agent

j. Salon

k. Batik & Handicraft

l. Drugstore

m. Business Center

n. Healt Clinic

o. Internet, Fotocopy & Faximile Center

p. Spacious Parking Area

35

2. Fasilitas Kamar

Inna Garuda Hotel merupakan hotel berbintang empat dan mengemban

konsep sebagai Hotel, Convention, & Business, sebagai upaya mendukung

Jogjakarta sebagai tujuan MICE. Untuk mendukung semua itu Inna Garuda

memilki jumlah kamar yang sangat memadai yakni 219 kamar yang terdiri

dari berbagai tipe:

NO JENIS KAMAR JUMLAH

1. Sudirman Suite 1 2. Executive Suite 6 3. Junior Suite 5 4. Deluxe Plus 16 5. Deluxe 105 6. Superior 86

Jumlah 219

Setiap kamar dan in door public area yang ditawarkan oleh Inna

Garuda adalah ruangan yang ber-AC dengan fasilitas yang meliputi private

bath, hot and coll running water, video / program TV, piped Music, mini bar,

serta private refrigerator. Untuk fasilitas bed berdasarkan jenis kamarnya

mulai dari single bed, double bed dan twin bed. Serta ada extra bed sesuai

permintaan. Dan untuk kamar – kamar suite dilengkapi denngan bath robel

kimono dan slipper, serta hairdryer.

3. Fasilitas ruang meeting

36

Sesuai dengan konsep Inna Garuda sebagai Hotel konvensi dan bisnis

maka turut didukung pula dengan adanya ruang meeting yang memadai.

Dengan 17 ruang meeting yang dimiliki, menjadikan kekuatan Inna Garuda

dalam penyelenggaraan MICE khususnya untuk event / function yang

memerlukan break out room terpisah secara permanen.

KAPASITAS No ROOM SIZE (m²)

THEATRE CLASS U-SHAPE BANQUET

1 Borobudur Hall 25 x 25 600 300 200 300

2 Mendut Room 20 x 16 200 150 75 150

3 Prambanan Room 20 x 8 100 75 40 100

4 Kalasan Room 20 x 8 100 75 40 100

5 Sambisari Room 10 x 8 100 75 25 100

6 Bima Room 8 x 8 75 40 20 50

7 Arjuna Room 6 x 4 50 30 10 40

8 Sadewa Room 6 x 5 25 15 15 20

9 Yudhistira Room 8 x 7 25 15 15 20

10 ASEAN Room

a. Indonesia* 8 x 7 60 30 15 30

. b. Malaysia* 8 x 7 60 30 15 30

c. Thailand 8 x 7 60 30 15 30

d. Filipina* 8 x 7 60 30 15 30

e. Singapura* 8 x 7 60 30 15 30

f. Brunei 8 x 7 60 30 15 30

*) Connecting

Fasilitas yang terdapat dalam ruang meeting antara lain:

37

- LCD dan Screen

- Whiteboard

- Satu set soundsystem standart

- Memo pad + pansil

- Standing / delegate mic

- Air putih

- Candy

- Meja & kursi

- Senam stretching / chek tensi darah (jika menghendaki)

4. Food & Beverage Outlet

a. Malioboro Coffee Shop Lobby Level 06.00 am – 12.00 pm

b. Mataram Lounge Lobby Level 09.00 am – 12.00 pm

c. Republic Club Southern Area 09.00 pm – 03.00 am

d. Merapi Restaurant 2nd Floor

e. Djanur Kuning Restaurant Lobby Level

D. Tujuan dan Manfaat Inna Garuda

Ø Tujuan

1. Sebagai agen pembangunan (Agent Of Development) pemerintah di

bidang pariwisata atau perhotelan.

38

2. Penyedia lapangan kerja bagi masyarakat.

3. Sebagai agent social bagi masyarakat, instansi di dalam memberikan

kontribusi untuk pembangunan dunia pariwisata perhotelan.

4. Sebagai Badan Usaha Milki Negara (BUMN) yang diharapkan

memberi sumbangan pendapat dari sector pariwisata dan perhotelan.

5. Melayani jasa atas penyedia kamar, maka dan minuman serta fasilitas

lainnya kepada umum.

Ø Manfaat

1. Bagi Pemerintah:

a. Sebagai sumber pendapatan

b. Sebagai agen pembangunan

c. Penyebaran pengelolaan jasa perhotelan di bawah BUMN

2. Bagi Daerah Istimewa Yogjakarta

a. Pendapatan asli daerah

b. Kerjasama di bidang social, keamanan, data statistic

pengunjung

c. Mata Rantai bisnis / usaha komersial

3. Bagi Masyarakat

a. Tempat untuk berbagai keperluan baik hiburan, kuliner, bisnis,

olahraga dll

b. Sumber Pelayanan kamar beserta Food & Beverages

pengunjung

39

c. Penyedia lapangan kerja

E. Visi, Misi dan Strategi Inna Garuda

Ø Visi

Terwujudnya sebuah unit yang Kompetitif dan Inovatif sehingga mampu

menjadi “Market Leader” dalam bisnis Konvensi di Jogajakarta.

Ø Misi

1. Memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan melalui pelayanan

terbaik sehingga diperoleh kepuasan pelanggan

2. Mendorong terciptanya kondisi financial yang sehat sehingga

mampu memberikan kontribusi keuntungan yang optimal bagi

perusahaan.

3. Meningkatkan kuatitas Sumber Daya Manusia dan suasana kerja

yang kondusif serta kooperatif untuk mewujudkan kepuasan kerja

dan kesejahteraan karyawan.

4. Memperoleh “Goodwill” sebagai umpan balik dari manfaat yang

diberikan terhadap lingkungan social masyarakat.

Ø Strategi

Bidang Pemasaran :

- Lebih Fokus Ke segment konvensi (MICE) sebagai target pasar utama

- Meningkatkan pangsa pasar bisnis sebagai target pasar kedua

40

Bidang Operasi :

- Pelayanan cepat dan tepat

- Personalized service

- Produk dan fasilitas yang kompetitif

Bidang S D M :

- Kompetensi

- Kreatif

- Empowerment

- Team Work

- Minus Growth

- Penyempurnaan Organisasi

Bidang Keuangan :

- Likuiditas terjaga

- Pengendalian Biaya

- Analisa Kinerja

- Internal Control

F. Logo Inna Garuda

41

Adapun makna dari logo Inna garuda di atas tersebut adalah:

42

1. Warna Kuning, mempunyai makna:

- Makna

- Nilai / Value

- Solid

- Pengalaman

- Pencapaian

- Kebahagiaan

2. Navy Blue, mempunyai makna:

- Daya Lihat / Vision

- Ketenangnan / kalem

- Harapan

3. Bentuk Logo : Ouval A Simetris

- Mempunyai makna : Keluwesan dan Inovasi

4. Huruf dan Logo

- Mempunyai makna : Artistic dan Kokoh

G. Struktur Organisasi Inna Garuda

43

44

Adapun tugas dan Tanggung Jawab masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Direksi

Merupakan kekuasaan tertinggi yang bertugas mengkoordinasi dari

kegiatan-kegiatan hotel yang ada diseluruh Indonesia, berkedudukan di Inna

Wisata Internasional Jakarta.

2. General Manager

Merupakan pimpinan tertinggi di perusahaan. Tugas pokoknya adalah

menggerakkan dan mengendalikan kegiatan organisasi dalam

mengimplementasikan strategi untuk mencapai sasarannya, mewakili hubungan

hotel dengan pihak luar, memilki tanggung jawab untuk menrapkan kebijakkan-

kebujakkan pemerintah dalam hal perhotelan dan kebijakkan direksi dari kantor

pusat. GM membawahi langsung

a. Executive Assistant Manager,

• Front Office Departement

Bertugas mengkoordinasikan secara langsung tugas0tugas

dari FO yang meliputi persiapan daftar perubahan kamar

membawahi 3 bagian: Operator, Reception, Concierge, Guest

Relation Officer

• Executive Housekeeper

• Duty Manager

45

b. Chief Accountant, membawahi 3 bagian:

• Houseman

• Loundry

• Floor

c. Marketing Manager

d. Manpower Manager

e. Food & Beverage Manager

f. Chief Accountant

H. Strategi Pemasaran

1. Strategi Harga

a. Strategi Harga Kamar

Dalam harga kamar sewa, dibedakan antara tipe kamar satu dengan yang

lainnya serta kondisi fasilitas kamar juga turut dusesuaikan pula. Adapun

tariff yang diberlakukan tahun 2009 yakni:

Daftar tarif (Published Rate) kamar di Inna Garuda Effective 1 January 2009:

Room Type Klasifikasi Rate (Rp) Rate ($)

Supperior - Single - Double

Rp 850.000,- Rp 950.000,-

$ 86 $ 97

Deluxe - Single - Double

Rp 1.000.000,- Rp 1.100.000,-

$ 103 $ 117

Junior Suite Single / double Rp 1.650.000,- $ 167 Executive Suite Single / double Rp 2.400.000,- $ 256 Soedirman Suite Single / double Rp 3.050.000,- $ 339 Extra Bed Rp 200.000,- $ 20 Group Rate Negotiable Negotiable

46

Strategi yang dilakukan setelah mendapatkan published rate adalah:

Ø Memberikan potongan harga kamar kepada pelanggan, seperti travel Agent,

perusahaan baik pemerintah atau swasta, relasi-relasi dan sebagainya.

Ø Memberikan komisi atau insentif kepada pembawa tamu, seperti pemandu

wisata, sopir, panitia suatu kegiatan.

Ø Menawarkan harga-harga yang menarik kepada group yang akan mengadakan

event atau rombongan tamu.

b. Strategi Harga Ruang Konvensi

Hotel Inna Garuda yang mengusung konsep Hotel, Convention &

Business ini memiliki strategi penawaran yang cukup beragam. Salah satu strategi

yang dijalankan yakni dengan harga paket atau Paket Meeting. Maksud dan tujuan

paket Meeting ini adalah untuk:

- meningkatkan sales banquet khususnya pada meeting yang kecil

- meningkatkan harga jual dan mudah dalam penjualan pelayanan

- memberi kesan murah dengan standart fasilitas plus

- membantu dan memberikan kemudahan pada relasi yang sering mengadakan

meeting dengan kapasitas kecil.

2. Strategi Pemasaran

Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa maka Inna

Garuda menawarkan saluran pemasaran yang sesuai dengan usaha dalam

memasarkan jasanya tersebut, yakni:

47

- Saluran Pemasaran Langsung

Yaitu antara pihak hotel dengan calon konsumen tanpa perantara. Pada

pihak Inna garuda mengutamakan kesan yang baik kepada konsumen dan

selalu meningkatkan pelayanan sebagai penunjang dalam memasarkan

jasanya. Antara lain dengan peningkatan kualitas produk yang ditawarkan,

baik sarana dan prasarana/ fasilitas yang menunjanng dengan kegiatan hotel,

meeting, convention, & business tersebut.

- Saluran pemasaran Tidak Langsung

Yaitu antara pihak hotel dengan konsumen ada perantara yang

menghubungkan antara keduanya. Inna Garuda menggunakan jasa travel, biro

perjalanan, dan pihak hotel memberikan komisi yang ditawarkan kepada

perantara tersebut yang didasarkan pada kesepakatan bersama.

48

BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

A. Marketing dan Public Relations Inna Garuda

Dalam struktur organisasi Hotel Inna Garuda Jogjakarta jabatan Public

Relations berada dalam lingkup Departement Marketing. Sehingga seorang Public

Relations Manager berada langsung dibawah Manager Marketing, hal ini berarti

setiap kebijakan yang akan diambil oleh PRM haruslah dengan pengawasan dan

persetujuan dari Marketing Manager. Kerjasama seperti ini dinilai sangat efektif

karena setiap hal yang berhubungan dengan promosi produk hotel dan pelayanan

hotel. Dan kerjasama ini mampu membantu dalam pencapaian tujuan yang ingin

dicapai pada perusahaan tersebut.

Marketing Manager

Mempunyai fungsi dalam menyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk

mencapai tujuan bisnis perusahaan. Posisi terpenting dalam bidang pemasaran ini

membawahi langsung Executive Manager, Sales Manager, Reservation dan PR.

Cakupan : Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan Sales, Sales promotion,

Advertising, public Relations, Research / Survey serta analisa pasar atau

operasional hotel. Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab Marketing

Manager:

- Turut mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan sebesar-

besarnya.

49

- Mencari dan menetapkan target market perusahaan

- Mengikuti perkembangan pasar baik perubahan keadaan pasar, penurunan

maupun peningkatan daya saing pemasaran.

- Bertanggung jawab dalam mengkoordinir fungsi-fungsi dalam usaha

penjualan produk perusahaan.

- Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap pelanggan, maupun

market segment lainya.

- Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran.

- Bertanggung jawab atas penyusunan marketing plan.

- Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik ke dalam maupun

ke luar hotel.

- Bertanggung jawab penyelengaraan publikasi atau advertensi dalam

rangka pemasaran perusahaan

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi Public Relations

- Bertanggung jawab atas kampanya perusahaan lewat direct mail maupun

penawaran tarif kepada tamu atau calon tamu

Sales Executive Manager dan Sales Manager

Bertanggung jawab atas tugas-tugas yang diberikan atasan dalam hal

pelaksanaan marketing strategy, bertanggung jawab dalam fungsi sales promotion

dan sales call.

Public Relations Inna Garuda terdiri dari dua orang yang bertanggung

jawab atas tugas PR, yakni PR manager yang langsung membawahi PR Officer

50

mereka saling bekerjasama dan mendukung untuk mencapai tujuan-tujuan yang

ingin dicapai.

Berikut ini merupakan uraian fungsi dan tugas PR Inna Garuda:

1. Public Relations Manager (PRM)

Bagian : Pemasaran / marketing

Seksi : Public Relations

Bawahan Langsung : Public Relations Officer

Atasan Langsung : Marketing Manager

Ø Fungsi PRM :

a. Melaksanakan penyebarluasan berita tentang hotel kepada umu dalam

bentuk iklan melalui berbagai media, baik media cetak, elektronik

maupun internet.

b. Memelihara komunikasi yang baik terhadap Customer, stakeholders

baik internal maupun external

Ø Cakupan PRM

a. Bertanggung jawab atas citra positif perusahaan dan terselenggaranya

arus informasi dan komunikasi yang harmonis dengan berbagai pihak.

b. Bertanggung jawab atas pemilihan methode dan bentuk pemasangan

iklan.

Ø Uraian tugas dan tanggung jawab PRM

a. Membina dan memelihara hubungan yang baik dengan :

1) Public intern, yakni para tamu hotel dan tamu perusahaan

51

2) Public Extern / external public relations, meliputi :

§ Hubungan dengan pelanggan ( customer relations )

§ Hubungan dengan masyarakat sekitar ( community

relations )

§ Hubungan dengan pemerintah ( government relations )

§ Hubunagan dengan pers ( press relations )

b. Melaksanakan tugas publisitas tentang produk dan tugas riset, yakni

opinion research, penelitian terhadap tamu tentang produk dan

pelayanan hotel.

c. Menyelenggarakan hubungan baik dengan mass media untuk

pelaksanaan penyampaian informasi kepada masyarakat.

d. Bertindak dalam hal memberikan penerangan informasi kepada tamu

yang berkaitan tentang hotel dan produk hotel.

e. Mempersiapkan laporan pelaksanaan advertising serta bertanggung

jawab atas pembuatan design untuk kegiatan promosi, misal dalam hal

Art Design dan Photografer.

f. Melaksanakan pelaksanaan daftar masalah yang disusun berdasarkan

data dan fakta.

g. bertindak sebagai protocol dalam tugas – tugas khusus

2. Public Relations Officer (PRO)

Bagian/Divisi : Pemsaran / Marketing

52

Seksi : Public Relations

Atasan Langsung : Public Relations Manager

Ø Fungsi PRO

Melaksanakan tugas administrasi PR atau mewakili Public Relations

Manager.

Ø Cakupan PRO

Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi PR dan membantu

mempersiapkan laporan tugas PR

Ø Uraian Tugas dan Tanggung Jawab PRO

a. Membantu pimpinan seksi melakukan :

- tugas customer relations

- tugas community relations

- tugas governmental relations

- tugas press relations

b. Membantu penyelenggaraan in house promotion

c. Menangani administrasi kantor

d. Mempersiapkan pembuatan laporan PR tertulis pada pimpinan

e. Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan baik tertulis maupun

lisan

f. Menyimpan file atau surat yang berhubungan dengan penyelenggaraan

promosi.

53

Dalam upaya peningkatan occupancy hotel Inna Garuda, sangatlah tidak

mudah jika tidak didukung dari berbagai pihak dan juga menggunakan strategi-

strategi yang dianggap mampu untuk mencapai target market yang telah

terprogram. Dalam hal ini PR sangat berperan dalam membantu divisi marketing

dalam memperkenalkan produk-produk yang ditawarkan melalui kegiatan

publisitas.

B. Pelaksanaan Magang di Marketing Inna Garuda

Dalam rangka tugas guna memperoleh predikat sebagai Ahli Madya

bidang Komunikasi terapan, penulis melaksanakan Magang di Inna Garuda Hotel

yang berlokasi di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta 55213. Periode pelaksanaan

selama tiga bulan yakni 2 Februari – 1 Mei 2009. Selama tiga bulan magang di

Inna Garuda, penulis mendapatkan pengetahuan dan pengalaman yang sangat

berharga, berikut adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam masa

pelaksanaan magang.

Kegiatan Marketing Departemen (2 Februari 2009 – 27 Maret 2009)

Periode Pertama (2 Februari 2009 – 27 Februari 2009)

Ø Minggu pertama penulis diperkenalkan dengan semua divisi atau departemen

yang ada di Inna Garuda, dan diperkenalkan mengenai tugas-tugas marketing dan

mempelajari produk atau hal-hal mengenai Inna Garuda.

54

Ø Membuat Contract Rate yang akan diberikan kepada relasi baik dari travel agent

maupun instansi- instansi yang ingin bekerjasama dengan Inna Garuda atau

Instansi yang akan mengadakan event.

Ø Membuat IOC (Intern Office Communications), IOC adalah alat komunikasi

internal yang ada di Inna Garuda. Setelah dibuat IOC kemudian diedarakn ke

divisi-divisi yang bersangkutan, untuk diketahui. Misalkan IOC yang diedarkan

oleh marketing dept adalah mengenai pemberitahuan bahwa ada overcharge,

dalam hal ini IOC akan diedarkan ke bagian Credit, Chief accounting dan

accounting. Selain IOC mengenai overcharge, man in charge, dll. Tugas lain

yakni mem-file data-data. Masih banyak kendala yang dialami penulis pada

minggu pertama, misal masih belum terbiasa dan merasa asing dengan

lingkungan kerja.

Ø Membuat Proforma Invoice, semacam surat tagihan yang ditujukan kepada

instansi atau agen travel dalam hal biaya yang harus dibayarkan.

Ø Memasukkan file data Customer hotel ke komputer,

Ø Menerima reservasi lewat telefon dan fax, yang kemudian dimasukkan ke

reservation form. Setelah mengetahui cara kerja MYOH (program komputer

mengenai data-data yang biasanya dipakai dalam perhotelan), penulis di tugaskan

di bagian reservasi dari menerima reservasi hotel lewat telepon, fax atau email

yang kemudian ditulis di reservations Form kemidian memasukan data tersebut

ke MYOH.

55

Ø Mengikuti proses shooting pembuatan video promo, video promo ini yang akan

digunakan sebagai promosi yang akan di programkan pada televisi yang ada di

setiap kamar di Inna Garuda. Jadi setiap pemakai kamar yang menyalakan televisi

maka, video promo ini akan muncul pada awal televisi nyala. Dan disini penulis

berperan mengawasi dan mengarahkan pembuatan shooting tersebut.

Ø Membuat dan menyebarkan Holding. Holding adalah Montly Forecast Report

yang telah dicetak, sebagai bahan untuk Departement Head Meeting / DH

Meeting yang diadakan setiap hari selasa. Holding ini disebarkan ke seluruh

Departement di Inna Garuda, antara lain: General Manager, Resident Manager,

Front Office Manager, House Keeping Manager, Food & Beverage Manager,

Banquet, Cheff, Chief Acounting, Credit Dept, Man Power dept, Accounting,

Cost Control, Duty Manager, Purchasing.

Ø Mengikuti Sarasehan atau tatap muka yang diadakan manajemen Inna Garuda,

kegiatan sarasehan ini diadakan setiap bulan dan dihadiri semua divisi sebagai

evaluasi kerja dan dalam acara ini juga untuk merayakan ulang tahun karyawan

yang berulang tahun serta pemberian penghargaan kepada karyawan teladan atau

Employee Of The Month. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperbaiki kinerja

dan sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan yang telah berjasa kepada Inna

Garuda agar kedepannya menjadi motivasi karyawan untuk bekeraja lebih

semangat dan berkualitas.

56

Periode Kedua, (2 Maret 2009 – 27 Maret 2009)

Pada periode di bulan ini penulis sudah terbiasa dengan situasi lingkungan kerja.

Penulis masih dibagian Marketing, kegiatan yang dilakukan adalah,

Ø Membuat Contract Rate kemudian dikirim melalui fax,

Ø Mem-file data-data dan data relasi Inna Garuda unrtuk diolah di komputer.

Ø Membuat dan menyebarkan Group Instructions, yakni semacam

instruksi/pemberitahuan kepada divisi/departemen yang bersangkutan apabila

akan ada event yang akan diadakan di Inna Garuda agar mempersiapkan segala

kebutuhan. GI dibuat oleh bagian reservasi kemudian disebarkan ke sembelas

departemen, antara lain: Front Office Departemen, Front Desk, Conchierge, Guest

Relations Officer (GRO), Cheff Dept, Duty Manager, Food and Beverage (F&B)

Dept, Loundry, Room Service, Security, House Keeping. GI dimaksudkan untuk

departemen yang memiliki kaitan agar mempersiapkan segala kebutuhan, GI

dibuat sehari sebelum event dilaksanakan.

Ø Membuat Surat Penawaran Harga yang dibuat untuk memberikan penawaran

kepada instansi atau perusahaan yang akan mengadakna event atau kegiatan di

Inna Garuda. Penawaran ini dimaksudkan untuk membuat kesepakatan harga,

syrat ini dibuat oleh bagian Executive Manager atau Sales Manager.

Ø Di bagian reservasi, yakni bagian yang menerima reservasi baik dari telepon, fax

maupun email. Pada bagian ini dibutuhkan ketelitian yang tinggi karena, harus

bisa membaca program MYOH, sehingga harus mengetahui tanggal mana saja

yang masih bisa menerima tamu dan kapan kamar hotel penuh. Dari telepon

57

biasanya tamu yang bersifat individu atau reservasi langsung dari tamu yang akan

menginap. Sedangkan dari fax biasannya dari Travel agent, yang memesankan

kamar untuk konsumen mereka yang kemudian dijawab dengan cara di cap/diberi

tanda Confirm (apabila kamar available / tersedia) atau Unconfirm (apabila kamar

fully booked / kamar penuh) kemudian dikirim via fax juga. Ada juga tamu yang

memesan kamar via email, di sini ada juga bagian yang bertanggung jawab yakni

seorang Olah Data, selain mengolah data bagiam ini juga menangani reervasi via

email. Apabila reservasi telah diterima kemudian dimasukkan ke reservations

form yakni formulir reservasi sebagai bukti nyata bahwa ada pemesanan tamu.

Reservation form terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diisi yakni,

- Name (nama pemesan)

- Arrival date (tanggal cek in) dan Departure date (tanggal cek out)

- Type of Room, Total rooms, Rate,

- Type of Breakfast (CBF/china Breakfast, ABF/American Breakfast,

IBF/Indonesian Breakfast)

- Account instruction (PA/Personal Account, CA/Company, TA/travel account)

- Special request

- Remark

- Amended/cancelled by, berisi yang memesan atau yang bertanggung jawab

atas pemesanan tersebut.

- Company / agent address, alamat perusahaan atau travel agent yang memesan

- Dll

58

Dalam reservation form terdapat dua kolom, yakni WAS dan NOW. Was

maksudnya pemesanan saat ini, sedangkan Now apabila ada perubahan

pemesanan. Ada dua macam rest form yakin untuk individual menggunakan

kertas putih sedangkan untuk group atau pemesanan lebih dari sepuluh kamar

menggunakan kertas form warna kuning, hal ini untuk memudahkan dalam

penanganan.

Ø Sales Call, kegiatan ini dilakukan rutin oleh sales manager ataupun sales

executive manager setiap hari mereka melakukan sales call ke berbagai instansi

atau perusahaan guna menawarkan produk dan jasa perusahaan.

Kegiatan Public Relations (30 Maret 2009 – 1 Mei 2009)

Ø Membuat signboard

Ø Mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan event yang akan diadakan di Inna

Garuda

Ø Mengkliping release Koran, yang memuat berita tentang Inna Garuda kemudian

ditempelkan di papan pengumuman.

Ø Menyusun sales kit / brosur Inna Garuda

Ø Membuat Birthday Letter untuk dikirim kepada relasi atau karyawan yang

berulang tahun.

Ø Membuat surat ucapan selamat kepada pejabat baru.

Ø Membuat Voucher

59

Ø Membuat Thanks Letter atau surat ucapan terima kasih untuk relasi yang telah

mengadakan konvensi / event di Inna Garuda, kemudian mengirimkannya.

Ø Menjawab interview dari mahasiswi UNY yang mengajukan pertanyaan

mengenai PR Inna Garuda.

Ø Menyusun dan mendata Guest Questionaire, yang akan diundi untuk

mendapatkan pemenang bagi yang pernah menginap di Inna Garuda.

Ø Mendokumentasikan dan Mengundi Lucky Draw Guest Questionaire yang diundi

per tiga bulan. Pemenang akan mendapatkan Voucher menginap di Inna Garuda.

Ø Membuat release mengenai undian Lucky Draw dan dikirim ke berbagai media

yakni, Harian Jogja, Kerdaulatan Rakyat, Bernas, dll.

Ø Memberi masukan dalam proses pengeditan video promo Inna Garuda

Ø Ke Kedaulatan Rakyat untuk memberikan bantuan kepada yang membutuhkan,

yang dimuat dalam harian KR.

Ø Mengirimkan secara langsung karang bunga ucapan selamat untuk Sultan

Hamengkubuwono X yang berulang tahun ke Kraton.

Ø Membuat surat jawaban permohonan sponsorship.

Ø Mengikuti table Manner

Ø Mem-file foto-foto Inna Garuda

Ø Mengikuti wisuda STIPRAM yang diadakan di Borobudur Hall Inna Garuda.

Ø Mengikuti pembukaan seminar Dokter Paru Indonesia yang diadakan di Inna

Garuda.

60

Ø Mengawasi event-event yang diadakan di Inna Garuda demi kelancaran acara

tersebut.

Ø Membantu pelaksanaan serta mendokumentasikan kegiatan bakti sosial

“pengobatan gratis oleh Snake Hunter” yang diadakan Inna Garuda.

Ø Membuat release mengenai kegiatan bakti sosial tersebut kemudian mengirimnya

ke Harian Jogja, Kedaulatan Rakyat, Bernas, dan Bisnis Indonesia untuk dimuat.

Ø Membantu mempersiapkan acara pameran hotel-hotel se-Indonesia yang akan

diikuti oleh Inna Garuda di Jakarta

Ø Membuat surat “Mohon Diri” General Manager Inna Garuda

Ø Mendata relasi-relasi yang akan dikirimi surat “Mohon Diri” tersebut

Ø Ikut mempersiapkan acara perpisahan GM Inna Garuda

Ø Mendokumentasikan acara perpisahan GM Inna Garuda

C. Aktivitas Membina Hubungan dengan Travel Agent

Travel Agent adalah perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan paket

wisata dan agen perjalanan. Adapun kegiatan-kegiatan usaha travel agent atau

biro perjalanan wisata adalah :

1. Menyusun dan menjual paket wisata atas dasar permintaan.

2. Menyelenggaraan atau menjual pelayaran wisata (cruise).

3. Menyusun dan menjual paket wisata kepada umum atau atas dasar

permintaan.

61

4. Menyelengarakan pemanduan wisata.

5. Menyediakan fasilitas untuk wisatawan.

6. Menjual tiket/karcis sarana angkutan, dan lain-lain.

7. Mengadakan pemesanan sarana wisata.

8. Mengurus dokumen-dokumen perjalanan sesuai dengan paraturan yang

berlaku.

Travel Agent sangat berkaitan erat dengan industri perhotelan, karena

travel agent memiliki peran penting dalam sebuah industri perhotelan, dalam hal

ini travel agent adalah sebagai perantara atau pemasok customer atau tamu hotel

yang menjadi mitra travel agent tersebut.

Untuk itu strategi marketing dibutuhkan untuk menarik travel agents

untuk mempercayakan tamu atau customernya agar menginap di hotel yang

dinilai nyaman untuk customernya dan menguntungkan bagi travel agent sendiri.

Strategi marketing yang selama ini dijalankan untuk menarik para agen travel

agar mengirimkan tamunya ke hotel Inna Garuda yakni:

Ø Strategi harga yang ditawarkan yakni berupa golongan rate, semakin

produktif travel tersebut semakin murah dari harga publish yang ditawarkan

oleh pihak hotel. Hotel Inna Garuda memiliki 3 golongan rate travel agents

yang ditawarkan yakni: Rate A, diberikan kepada beberapa travel agent yang

memiliki loyalitas tinggi tetrhadap hotel dan paling banyak memberikan

kontribusi kepada hotel dengan produktif mengirimkan tamu ke hotel Inna

Garuda. Adapula rate B dan Rate C.

62

Ø Dari segi pembayaran, hotel Inna Garuda juga menawarkan beberapa sistem

pembayaran kepada para travel yang menjadi mitra kerja, yakni cash payment

atau full pre payment yakni pembayaran sebelum tamu cek in, dan dapat pula

dibayarkan beberapa hari setelah tamu cek out, adapula kebijakan

pembayaran lain yang tergantung dari kesepakatan dari kedua belah pihak.

Hal ini dibuat sebagai upaya untuk memberikan kepuasan dan sebagai

apresiasi hotel Inna Garuda kepada travel karena telah mempercayakan hotel

Inna Garuda sebagai mitra mereka.

Ø Travel Agent selalu dilibatkan dalam acara-acara yang diadakan oleh Inna

Garuda, sebagai wujud kepedulian pihak hotel. Misal dalam acara Gathering

yang diadakan hotel Inna Garuda, Travel Agent yang produktif akan dipilih

dan mendapatkan award khusus atau penghargaan dengan kategory Best

Producer.

Ø Lebih memprioritaskan kepada para travel agent untuk menggunakan fasilitas

kamar Inna Garuda.

Ø Dalam membina hubungan kepada travel agent, Public Relations hotel Inna

Garuda selalu memberikan apresiasi seperti: berkunjung ke travel untuk

memberi sekaligus mengenalkan apabila ada produk baru hotel Inna Garuda,

pengiriman ucapan terima kasih, ucapan ulang tahun apabila ada travel yang

berulang tahun, ucapan hari raya, pemberian souvenir, karangan bunga dan

lain sebagainya.

63

Selain itu kegiatan Public Relations dalam menjaga hubungan dengan

travel agent misalnya dengan memberikan semacam info mengenai Inna Garuda

yang biasa disebut dengan “fact Book” adalah buku yang diberikan kepada travel

pilihan yang isinya mengenai gambaran Inna Garuda yang meliputi fasilitas-

fasilitas yang ditawarkan di Inna Garuda sehingga travel agent dapat memberikan

gambaran jelas kepada calon konsumen mengenai Hotel Inna Garuda.

Hubungan harmonis dengan relasi maupun customer/ pelanggan menjadi

salah satu bagian kegiatan PR yang penting. Hubungan tersebut diterapkan

dengan komunikasi yang bersifat terbuka secara dua arah yakni antara Hotel Inna

Garuda dengan para relasi maupun customernya. Hubungan tersebut baru

dikatakan harmonis jika sama-sama memberikan tanggapan / respon positif

supaya masing-masing pihak dapat mencapai tujuan. Dalam membina hubungan

kepada relasi, Public Relations Inna Garuda Hotel selalu memberikan yang

terbaik kepada para relasinya khususnya disini adalah para travel agents. Hal ini

dapat dibuktikan dari loyalitas customer dari kalangan travel.

Namun adapula kerugian dalam mengadakan kerjasama dengan travel

agents, misalnya apabila dalam keadaan High season atau pix season adalah

dalam masa libur panjang yang membuat hotel meningkat reservasinya, maka

pihak Hotel tidak mendapat laba maksimal dengan harga Publish, karena pihak

hotel tetap memprioritaskan pihak travel, sehingga harga yang ditawarkan adalah

harga travel.

64

Rate Travel Agent 2009

Travel Agent Inna Garuda

Travel Agent Rate A

a. Alas Tour Surabaya

b. Intras Tour Bandung

c. Gran Java Tour & Travel Surabaya

d. Panorama Tours Jakarta

e. Index Elang Wisata Tour Jogjakarta

Travel Agent Rate B

a. Media Tour Jakarta

b. Nusantara Tour & Travel Jogjakarta

c. Seta Tour Jogjakarta

Rate No. Type Room Pax

A B C 1. Superior Single 400.000 425.000 450.000 Twin 400.000 425.000 450.000 2. Deluxe Single 500.000 525.000 550.000 Twin 500.000 525.000 550.000 3. Junior Single 850.000 850.000 850.000 Twin 850.000 850.000 850.000 4. Executive Single 1.200.000 1.200.000 1.200.000 Twin 1.200.000 1.200.000 1.200.000 5. Extra Bed 175.000 175.000 175.000

65

d. Pacto Tours Bandung

e. Matta Tour Medan

Travel Agent Rate C

a. Kharisma Tour Jogjakarta

b. Tiara Tour Bandung

c. Wahana Tour & Travel Surabaya

d. Mitra Persada Tour Jakarta

e. Joglo Tour Jogjakarta

66

BAB V

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Inna Garuda merupakan hotel bintang empat yang mengusung konsep

sebagai hotel Convention & Business. Dan salah satu hotel yang dikhususkan

sebagai Meeting, Incentive, Convention, Exhibition (MICE) destinations. Dan

merupakan salah satu hotel yang memiliki nilai sejarah dan merupakan hotel

heritage. Inna Garuda berlokasi di jantung kota Jogjakarta yakni terletak di Jalan

Malioboro No. 60 Jogjakarta.

Public Relations berfungsi membangun hubungan yang positif antara

lembaga yang diwakilinya dengan publik internal ataupun eksternal. Dan juga

menciptakan dan memelihara citra positif, menciptakan saling pengertian,

kepercayaan, dukungan, kerjasama, dan toleransi dan saling pengertian antara

suatu perusahaan dengan seluruh khalayaknya, baik eksternal maupun internal.

Sedangkan marketing sendiri mempunyai fungsi sebagai penyusun teknik, taktik

dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

Aktivitas Marketing Inna Garuda yakni, mengadakan penawaran

penawaran kepada instansi atau agent travel, melaksanakan publikasi atau

advertensi dalam rangka pemasaran perusahaan yang dibantu oleh divisi Public

Relations, penyusunan marketing plan, mengadakan event yang mampu

67

meningkatkan hunian di Inna Garuda, dan meningkatkan kualitas hotel Inna

Garuda sebagai hotel bintang empat.

Sedangkan aktivitas Public Relations Inna Garuda yakni: bekerjasama

dengan Marketing, dalam hal promosi, publikasi mengenai produk, kegiatan

advertensi dengan membuat design untuk promosi, misal dalam hal Art Design

dan Photografer, menjalin hubungan baik dengan mass media untuk pelaksanaan

penyampaian informasi, selain itu mengadakan customer relations, community

relations, governmental relations, press relations.

Adapun yang didapatkan penulis selama 3 bulan melaksanakan Kuliah

Kerja Media di Inna Garuda Jogjakarta, yakni:

1. Mendapatkan wawasan pengetahuan, pengalaman serta bekal praktek

kepada penulis mengenai praktek Public Relations dalam sebuah

lingkungan kerja di Inna Garuda Hotel.

2. Melaksanakan aktivitas mengenai tugas dan fungsi Marketing dan

Public Relations di Inna Garuda

3. Mengaplikasikan dan menerapkan pengetahuan praktis penulis

disamping pengetahuan yang bersifat teori yang telah didapat saat

perkuliahan.

4. Penulis lebih mengetahui mengenai kedisiplinan akan budaya/kultur

kerja professional yang menuntut kerjasama, kualitas kerja dan

ketepatan waktu dan bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas.

68

B. Saran

v INNA Garuda

Hotel Inna Garuda dalam menjalin hubungan dengan Travel Agents sebaiknya

lebih ditingkatkan, walaupun selama ini sudah cukup baik. Sebagai hotel

berbintang empat sebaiknya meningkatkan kecepatan dan keakuratan system

komputer. Menambah fasilitas, misalnya Fitnes Center. Selain itu karayawan

dan karyawati di Inna Garuda perlu regenerasi, Namun banyak nilai positif

yang terdapat di Inna Garuda salah satunya adalah komunikasi yang terjalin

dengan baik sehingga menumbuhkan rasa kekeluargaan dan kekerabatan yang

baik sehingga menciptakan kerjasama yang cukup solid antar karyawan baik

ke bawah maupun keatas.

v Bagi Universitas Sebelas Maret Khususnya Komunikasi Terapan:

Hendaknya lebih meningkatkan relasi dengan berbagai instansi sehingga

mempermudah mahasiswa dalam menjalankan tugas KKM.

v Bagi panitia KKM :

Kinerja panitia KKM yang kurang terkoordinir sehingga peserta KKM

merasa kurang terbantu.

69

DAFTAR PUSTAKA

Cutlip, Scott M, Center, Allen M & Broom, Glen M. 1999. Effective Public

Relations. Eight edition. New Jersey : Upper Saddle River.

Jefkins, Frank. 2008. Public Relations, Edisi Kelima. Jakarta : Erlangga.

Morissan, M.A. 2008. Manajemen Public Relations : Strategi Menjadi Humas

Profesional, Edisi Pertama. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Philip, Kotler.1997. Marketing Management. Nine Edition. New Jersey, Prentice

Hall: Upper Saddle River.

Rumanti, Maria Asumta. 2002. Dasar-Dasar Public Relations: Terori dan Praktik.

Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia

Ruslan, Rosady. 1998. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta :

Raja Grafindo Pustaka

www.google.co.id

http://wordpres.com/public-relations/

http://litbangjoglosemar.com