SISTEM INFORMASI PENYEWAAN RENTAL DVD PT.MAJU BERSAMA

Disusun Oleh :

Beta Centauri Februari Lahirni DBC 110 040

Elsera Selila Meliala DBC 110 069

Rapeni Itati Nawara DBC 110 070

Selvia Lestari DBC 110 079

Prihtiana Nengsih DBC 110 080

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS PALANGKARAYA

2013

BAB I

LATAR BELAKANG ORGANISASI

1.1 Latar Belakang Organisasi

1.1.1. Profil Perusahaan PT Maju Bersama

PT Maju Bersama adalah badan usaha yang bergerak dibidang penyewaan

VCD dan DVD. Sistem kerja yang digunakan masih menggunakan sistem kerja

manual. Dengan cara ini banyak kelemahan dan potensi kesalahan yang dapat dialami

oleh petugas rental. Kelemahan utama yang sering terjadi adalah : lamanya pencarian

data anggota sehingga proses transaksi peminjaman dan pengembalian disc sering

menimbulkan keluhan dari para anggotanya atau juga dapat menyebabkan antrian,

tapi yang seharusnya yang tidak terjadi adalah penggandaan kartu transaksi anggota.

Kesalahan atau kelemahan ini dapat menjadi penyebab lambatnya proses kerja

penyewaan VCD & DVD tersebut. Dengan diperkenalkannya sistem komputerisasi

sistem penyewaan VCD & DVD, maka hal tersebut dirasa jalan keluar yang paling

tepat dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi rental untuk dapat

mempercepat proses kerja rental.

Rental Maju Bersama awalnya adalah perusahaan milik keluarga yang

didirikan pada tanggal 14 November 1998 dengan outlet pertama berada di Ruko Vila

Melati Mas Blok B 10/28, Serpong. Dikarenakan minat masyarakat terhadap

VCD/DVD Original sangat banyak sedangkan harga VCD/DVD Original yang cukup

mahal.

Maju Bersama menyewakan DVD/VCD hanya kepada orang yang telah

terdaftar sebagai anggota, adapun syarat untuk menjadi anggota Maju Bersama

adalah:

1. Mendaftarkan dirinya di outlet Maju Bersama yang terdekat dengan tempat

tinggalnya.

2. Menyerahkan photo copy indentitas diri (KTP/SIM).

3. Menaati peraturan-peraturan penyewaan yang dikeluarkan oleh Maju

Bersama

Berikut adalah beberapa peraturan penyewaan dalam Maju Bersama:

1. Penyewaan hanya untuk anggota Maju Bersama

2. Maksimal penyewaan DVD/VCD hanya 5 buah film.

3. Harga sewa sesuai dengan tarif yang berlaku saat itu.

4. Lama sewa sesuai dengan yang berlaku saat itu.

5. Terlambat dalam pengembalian dikenakan biaya keterlambatan/ denda

sesuai dengan tarif yang berlaku pada saat itu.

6. Penyewa bertanggung jawab atas film yang disewanya.

7. Penyewa dilarang menyewakan atau meminjamkan film-film yang disewa

pada pihak ketiga.

8. Penyewa dilarang memperbanyak (menggandakan) film-film yang disewa.

9. Deposit atau pulsa yang sudah dimasukan ke Maju Bersama tidak dapat

diuangkan atau diambil tunai, sepenuhnya hanya untuk penyewaan

Secara garis besar pengertian kepuasan pelanggan adalah proses menyeluruh

dari seluruh unsur yang ada dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan

kepuasan pelanggannya. Dalam melakukan interaksi dengan pelanggan , perusahaan

dapat melakukannya secara tradisional maupun dengan bantuan media elektronik.

Sebenaranya setiap perusahaan telah melakukan usaha untuk lebih mendekatkan

hubungan dengan para pelanggannya. Cara yang paling tradisional adalah dengan

melakukan interaksi langsung dengan pelanggan pada saat transaksi berlangsung.

Sejalan dengan perkembangan teknologi, interaksi tersebut dapat dialakukan dengan

bantuan peralatan elektronik dan internet

1.1.2. Visi dan Misi Maju Bersama

a. Visi

Visi Maju Bersama adalah “Untuk mengenalkan film original ke member.”

b. Misi

Misi Maju Bersama adalah “We Serve The Best Entertainment to Your Home.”

1.1.3. Struktur Organisasi

Dalam melakukan aktivitas sehari-hari, Maju Bersama perlu menyusun struktur

organisasi, karena adanya struktur organisasi dapat membantu perusahaan untuk melakukan

penetapan pembagian kerja. Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi perusahaan, dapat

dilihat pada gambar dibawah ini.

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi PT Maju Bersama

Deskripsi Kerja :

1. Pemilik adalah orang yang memiliki atau penyandang dana serta mempunyai tanggung

jawab untuk pembelian barang, penerimaan pegawai, mengatur tata letak barang, mengontrol

kerja pegawai, serta mencari order.

2. Staf keuangan adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab dalam mengelola laporan

keuangan dan hal-hal administrasi lainnya.

3. Bagian pengiriman adalah divisi yang mempunyai tugas dan wewenang serta bertanggung

jawab dalam pengiriman barang.

4. Bagian persediaan adalah divisi yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam

persediaan barang.

5. HRD atau Human Resources Development adalah divisi yang bertanggung jawab dalam

segala hal mengenai tenaga kerja. Jika terdapat pegawai baru wajib menginformasikan ke

Assistant Supervisor atau Shop Supervisor setelah itu mengirim data karyawan baru

melalui E-MAIL yang di tujukan kepada pegawai@majubersamadisc.co.id dan

menghubungi masing-masing supervisor.

PEMILIK PERUSAHAAN

STAF KEUANGAN

Bag. Pengiriman Barang

Bag. Persediaan Barang

HRD Staf Operasional Produksi

6. Staf operasional produksi hanya menjalankan mesin produksi.

1.1.4 DAFTAR HARGA VCD dan DVD

ITEM ORIGINAL BAJAKAN SEWA

VCD Rp 20.000,00 Rp 100.000,00

Rp 2.500,00Rp 8.000,00

Rp 2.000 - Rp 8.000

DVD Rp 50.000,00 Rp 150.000,00

Rp 2.500,00 Rp 10.000,00

Rp 2.500 - Rp 8.000

Tabel 1.1 Daftar Harga VCD dan DVD

Dari tabel di atas terlihat bahwa harga VCD maupun DVD original masih

tergolong tinggi, sedangkan harga VCD/DVD bajakan lebih murah dan hampir sama

dengan menyewa. Harga sewa VCD/DVD bajakan memang lebih murah tetapi

terdapat masa tenggang peminjaman dan berisiko terkena denda apabila terlambat

mengembalikan. Berikut adalah daftar harga dan paket sewa Maju Bersama Disc

yang lebih teperinci.

NO ITEM HARGA KETERANGAN

1 VCD/DVD Release Rp 5.000,00 Menambah 1 hari harga tambah

Rp 1.000,00

2 VCD/DVD Catalog Rp 3.000,00 - Rp 4.000,00 Menambah 1 hari harga tambah

Rp 500,00 - Rp 1.000,00

3 Deposit Rp 50.000,00 Mendapat bonus deposit

Rp 10.000,00 - Rp 15.000,00 ;

diskon sewa 5%; diskon denda

50%; masa aktif deposit 90 hari

(tambah deposit minimal Rp

20.000,00)

4 Regular Rp 15.000,00 Gratis sewa 1 film

5 Paket Anime Rp 25.000,00 Gratis sewa film kartun dalam 1 tahun maksimal 3 film per hari

6 Paket Hemat 1 Rp 10.000,00 5 film catalog selama 3 hari

7 Paket Hemat 2 Rp 15.000,00 2 film new release 1 hari dan 4 film catalog 5 hari

8 Paket Hemat 2 Harga Normal Sewa 2 film gratis 1 film, 3 film gratis 3 film, 4 film gratis 4 film hingga sewa 5 gratis 5 film

9 Happy Hours Harga Normal Sewa hari minggu dari jam 9.00 - 14.00, mulai sewa 2 gratis 2 hingga sewa 3 gratis 3

10 Sewa Serial Rp 6.000,00 -Rp 8.000,00 Sewa film Jepang, Korea, Mandarin sampai tamat

11 Paket Film Lama 1 Rp 10.000,00 Sewa film Jepang, Korea, Mandarin sampai tamat

12 Paket Film Lama 2 Paket Film Lama 2 5 Film lama selama 3 hari

Tabel 1.2 Daftar Harga dan Paket Sewa Maju Bersama Disc

Dari tabel di atas terlihat bahwa harga sewa VCD/DVD original di PT. Maju Bersama

tergolong murah, dengan adanya beberapa paket sewa, serta deposit dapat memberikan bonus

lebih kepada pelanggan.

BAB II

RUANG LINGKUP PROYEK SISTEM

Proyek sistem informasi pengendalian penyewaan yang akan dikembangkan ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini :

1. Meneliti terhadap prosedur - prosedur , formulir - formulir dan laporan - laporan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian penyewaan.

2. Menganalisis operasi, perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan penyewaan.

3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan, dan pengendalian penyewaan.

4. Mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistem - sistem informasi yang lainnya.

5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini.6. Menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan

tepat dan benar.

BAB III

SASARAN PROYEK SISTEM INFORMASI

Sasaran dari sistem informasi pengendalian penyewaan yang akan dikembangkan

adalah untuk mengatasi permasalahan - permasalahannya yang timbul. Secara rinci sasaran

yang akan dicapai adalah sebagai berikut :

1. Dapat memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik.

2. Menyediakan laporan - laporan penyewaan secara rinci

BAB IV

Permasalahan-Permasalahan

Setelah dilakukan analisa pada system yang digunakan pada proses penyewaan CD/DVD

di Rental “Maju Bersama”, ditemukan permasalahan sebagai berikut :

1. Proses pengolahan data CD/DVD pada Rental “Maju Bersama” yang masih

menggunakan system manual. Dimana masih menggunakan system penulisan tangan

untuk merekap data-data pelanggan rental, proses peminjaman, dan proses

pengembalian DVD. Kondisi tersebut akan membutuhkan banyak tenaga dan waktu

untuk dapat melayani para pelanggan dalam waktu bersamaan, sehingga akhirnya

akan muncul keluhan-keluhan dari pihak pelanggan.

2. Arsip anggota & penyewaan yang tidak teratur sehingga proses pembuatan laporan

menjadi terhambat.

BAB V

Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan-kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah

sebagai berikut :

1. Fitur bagi admin yang menghasilkan informasi tentang pengecekan ketersediaan

CD/DVD yang ada secara otomatis oleh komputer.

2. Laporan-laporan resmi yang berupa :

a. Laporan Pendataan CD/DVD.

Laporan ini berguna untuk pemeriksaan data CD/DVD yang keluar dan masuk ke

rental “Maju Bersama”.

b. Laporan penyewaan berdasarkan langganan.

Laporan ini berguna untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan

penyewaan CD/DVD yang ada.

c. Laporan penyewaan berdasarkan CD/DVD.

Laporan ini berguna untuk mengevaluasi CD/DVD mana saja yang paling diminati,

dan CD/DVD yang kurang diminati selanjutnya dapat dianalisi mengapa terjadi

demikian.

BAB VI

Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek system yang telah dijabarkan, maka kegiatan

kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka pengembangan system informasi ini adalah :

1. Menganalis sistem;

2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi, dan

3. Menerapkan sistem.

BAB VII

PENDEKATAN PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN

Metode yang digunakan adalah menggunakan pendekatan SDLC (System

Development Life Cycle). Beberapa tahap yang ada pada SDLC yaitu:

1. Planning yaitu untuk menentukan spesifikasi kebutuhan pada Raisya Rental dan

bagaimana sistem yang akan dibuat dapat membantu menyelesaikan masalah

pelaporan keuangan dan persewaan VCD/DVD.

2. Analisa yaitu menganalisa permasalahan yang ada melalui bagan alir dokumen yang

sedang berjalan pada Raisya Rental, membuat diagram alir data, ERD, kamus data

dan desain database berdasarkan pada faktur-faktur, serta laporan keuangan, yang

dibuat oleh Raisya Rental saat ini.

3. Implementasi yaitu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang

ada dalam dokumen yang disetujui dan menguji, menginstal, serta mulai

menggunakan sistem baru pada Raisya Rental.

4. Pemeliharaan yaitu memantau sistem yang telah dibuat pada Raisya Rental, untuk

memastikan apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik.

BAB VIII

METODE PENERAPAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara

paralel. Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel

(parallel change over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem manual yang

lama dengan sistem komputerisasi yang baru secaraa bersama - sama. Sistem manual yang

lama masih tetap beroperasi yang baru secara bersama - sama dengan sistem yang baru

sampai saat tertentu sistem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya.

Metode ini dipilih, karena sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih,

sehingga penerapan dari sistem yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem

yang lama dapat digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru.

BAB IX

METODOLOGI PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-

bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem

melewati beberapa tahapan dari mulai sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut

diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih

timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap

pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya

dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini

disebut dengan siklus hidup suatu sistem (system life cycle). Daur atau siklus hidup dari

pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan

tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses

pengembangannya. Tahapan utama siklus hidup pengembangan system dapat terdiri dari

tahapan perencanaan system (system planning), analisis sistem (system analysis), desain

sistem (system design), seleksi system (system selection), implementasi system (system

implementation) dan perawatan system (system maintenance).

Diagram arus data atau biasa di sebut data flow diagram sering digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara

logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Diagram alur data merupakan alat yang

digunakan pada metodologi pengembangan data yang terstruktur (Jogiyanto, 1999:712).

BAB X

ALTERNATIF

Kami mengusulkan alternative untuk sistem informasi, yaitu metode pengolahan data

yang akan digunakan adalah single user (pemakai tunggal) untuk masing-masing departemen

yang terlibat. Tiap departemen menggunakan computer sendiri yang masing-masing

dilengkapi dengan hardisk dan printer. Proses-proses yang dilakukan oleh tiap-tiap

departemen tersebut adalah sebagai berikut.

1. proses penyewaan (transaksi) dengan pelanggan. Proses ini termasuk juga proses

membuat faktur (struk) sebagai bukti penyewaan.

2. proses mencetak laporan-laporan

3. proses evaluasi

4. proses merekam transaksi penyewaan.

BAB XI

Kendala-kendala Proyek

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang telah

ditetapkan oleh manajemen perusahaan, seperti lamanya waktu pengembangan, besarnya

dana yang digunakan, kualitas yang dihasilkan serta sumber daya manusia di dalam

pelaksanaan proyek.

BAB XII

Biaya Pengembangan Proyek

1. Biaya Pengadaan

a. Perangkat Keras 8.000.000

b. Perangkat Lunak 500.000

2. Biaya Proyek

a. Biaya Konsultan 5.000.000

b. Biaya Pemrogram 7.000.000

c. Biaya dokumentasi 200.000

d. Biaya Pelatihan Personel 500.000

3. Biaya Perawatan 500.000

Total Biaya 21.700.000

BAB XIII

Manfaat Pengembangan Sistem Informasi pada Rental DVD “Maju Bersama”

Manfaat terdiri dari manfaat berwujud dan tidak berwujud . manfaat berwujud adalah

berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan yang dapat diukur secara

kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang , sedangkan manfaat yang tidak berwujud sulit

diukur dengan nilai mata uang makan penilaiannya dapat dilakukan dengan taksiran.

Maka TOTAL MANFAAT ( TM ) , pada tahun 1 yaitu 4.600.000 dan tahun 2 yaitu

5.160.000,-

PROCEED (TM-TB) , pada tahun 0 yaitu 6.070.000, pada tahun 1 yaitu 3.400.000 dan pada

tahun 2 yaitu 3.660.000.

BAB XIV

Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi pada Rental Dvd “Maju

Analisis Kelayakan Teknis

Berdasarkan analisa-analisa didapatkan resiko-resiko kemungkinan yang mengakibatkan

suatu proyek tidak dapat diimplementasikan adalah sebagai berikut :

Resiko Tingkat kepentingan Kemungkinan

Aplikasi tidak pernah selesai Tinggi Rendah

Perubahan spesifikasi

kebutuhan

Tinggi Sedang

Software selesai terlambat Rendah Rendah

Biaya pengembangan

membengkak

Rendah Rendah

Biaya pemeliharaan lebih

besar dari yang diperkirakan

Rendah Rendah

Kebutuhan sistem tidak

terpenuhi

Tinggi Rendah

Sistem tidak

diimplementasikan

Tinggi Rendah

Berdasarkan dari hal-hal tersebut di atas bawha rata-rata kemungkinan adalah kecil sehingga

dapat disimpulkan proyek sistem informasi ini memiliki resiko yang kecil maka proyek

sistem informasi ini sesuai dengan yang diterapkan.

Analisis Kelayakan Ekonomis

Untuk menunjukkan tingkat kelayakan dari kegiatan investasi sistem informasi yang akan

dilaksanakan maka dilakukan tahapan dan analisis biaya dan manfaat.pada penilitian ini

menggunakan lima metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat yaitu payback

period, return on investment(ROI) , net present value(NPV),dan ret of return (IRR) dengan

masa perhitungan selama dua tahun.

BAB XV

Kebutuhan Tenaga Pelaksana Sistem Informasi pada Rental Dvd “Maju Bersama”

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang

lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat dalam proyek ini juga

didasarkan pada pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini

kami pilihkan sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka di bidang masing-masing yang

ada hubungan dengan proyek ini .tenaga-tenaga pelaksana ini adalah :

No kode Nama jabatan waktu(minggu)

1 Ak1 Ir.budi Koor(analisis sistem senior) 12

1 BS1 Dr.candra analisis sistem senior 6

1 CS1 wahyu,Msc analisis sistem yunior 8

1 Dp1 Ir.sigit programmer 8

BAB XVI

Kebutuhan Perangkat Keras Sistem Informasi pada Rental Dvd “Maju Bersama”

Konfigurasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

BAB XVII

Jadwal Pelaksanaan

Rencana Kegiatan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

1 12 I II III IV I II III IV

Analisis sitem

Desain Sistem(umum

dan rinci)

Pengadaan

perangkat keras

Pemasangan dan

pengetesan

perangkat keras

Pembuatan program

komputer

Mengetes Program

Komputer

Mengetes dan

mengoperasikan

sistem