PEMBUATAN POINT OF SALE

APOTEK HERBA GIANYAR

Disusun Oleh

Dewa Purnama Sidi Putra

Nim : 08101018

STIKI INDONESIA

2012

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

memberikan rahmat serta bimbinganNya kepada penulis, sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan dengan judul "SiSTEM POINT OF SALE PADA APOTEK

HERBA GIANYAR".

Penyusunan laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk dapat

menyelesaikan mata kuliah Analisis Desai Sistem Informasi. Selama proses

pembuatan laporan sampai dengan diselesaikannya laporan ini, penulis mendapat

bantuan serta dorongan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan

terima kasih kepada :

1 Ibu Aniek Suryanti Selaku Pembimbing dan Dosen Analisis Desain

Sistem Informasi.

2 Segenap Karyawan Apotek Herba Gianyar yang telah banyak memberikan

bantuan dalam perolehan data terutama kakak saya Delly Oka Aryawati

yang bekerja disana.

3 Serta teman - teman yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam

proses penyelesaian laporan ini.

Penulis menyadari bahwa ini belum begitu sempurna. Oleh karena itu, kritik dan

saran yang bersifat membangun dari pembaca, sangat penulis harapkan demi

kesempurnaan laporan di masa mendatang.

Gianyar, Januari 2012 Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI …………………………………………………………….. ii

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………. v

DAFTAR TABEL …………………………………………………………… vii

BAB I Pendahuluan ……………………………………………………….. 1

1.1 Latar Belakang ……………….……………………………………….. 1

1.2 Rumusan Masalah ………………………………………………………. 3

1.3 Batasan Masalah ……………………………………………………….. 3

1.4 Manfaat Dan Tujuan Penulisan ………………………………………… 3

1.5 Analisa Kebutuhan ……………………………………………….. 4

BAB II Landasan Teori ……………………………………………………….. 6

2.1 Konsep Dasar Program ………………………………………………. 6

2.2 Konsep Dasar Sistem ……………………………………………………. 7

2.2.1 Pengertian Sistem ………………………………………………….. 8

2.3 Pengertian Informasi …………………………………………… 10

2.4 Pengertian Sistem Informasi …………………………………………… 11

2.5 Peralatan Pendukung ( Tools ) ……………………………………… 11

2.5.1 Microsoft Visual Basic 6.0 ……………………………………. 11

2.5.2 ERD ……………………………………………………………. 12

2.5.3 Bagan Terstruktur ……………………………………………. 12

2.5.4 PseudoCode ……………………………………………………. 13

2.5.5 Normalisasi ……………………………………………………… 13

iii

2.5.6 Penelusuran Akses …………………………………………….. 14

2.5.7 Analisis Terstruktur …………………………………………….. 15

2.5.8 Spesifikasi Proses ……………………………………………….. 17

2.5.9 Kamus Data ………………………………………………. 17

2.5.10 Rancangan Sistem ………………………………………….. 19

BAB III Analisis Perancangan Sistem …………………………………………. 24

3.1 Data Teknis Objek …………………………………………………… 24

3.1.1 Analisa Prosedur …………………………………………….. 24

3.1.1.1 Prosedur Pencatatan Pegawai ……………………………. 24

3.1.1.2 Prosedur Pencatatan Data Obat ………………………… 24

3.1.1.3 Prosedur Pencatatan Data Supplier ……………………… 25

3.1.1.4 Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan …………… 25

3.1.1.5 Prosedur Pencatatan Transaksi Pembelian ……………. 26

3.1.1.6 Prosedur Pembuatan Laporan …………………………….. 26

3.1.2 Analisa Dokumen ……………………………………………….. 27

3.2 Statement Of Purpose ………………………………………………. 27

3.2.1 Event List …………………………………………………………. 28

3.3 DFD …………………………………………………………………… 29

3.4 Normalisasi ……………………………………………………… 40

3.5 ERD ………………………………………………………………….. 47

3.6 Spesifikasi Proses ……………………………………………………. 49

BAB IV Pembahasan ……………………………………………………… 54

4.1 Implementasi Sistem ………………………………………………… 54

iv

4.2 Penjelasan Sistem …………………………………………………….. 55

4.2.1 Penjelasan Form Login ………………………………………….. 55

4.2.2 Penjelasan Logout …………………………………………….. 57

4.2.3 Penjelasan Maintenance Jenis …………………………………… 57

4.2.4 Penjelasan Maintenance Satuan …………………………………. 58

4.2.5 Penjelasan Maintenance Obat ……………………………………. 60

4.2.6 Penjelasan Maintenance Supplier ……………………………… 61

4.2.7 Penjelasan Maintenance Pegawai ………………………………. 63

4.2.8 Penjelasan Transaksi Penjualan ………………………………….. 64

4.2.9 Penjelasan Maintenance Transaksi Penjualan …………………… 66

4.2.10 Penjelasan Form Transaksi Pembelian ……………………… 67

4.2.11 Penjelasan Maintenance Transaksi Pembelian …………………. 68

4.2.12 Penjelasan Form Laporan ……………………………………… 69

4.3 Distribusi Sistem ………………………………………………….. 70

BAB V Penutup ……………………………………………………………… 72

5.1 Kesimpulan …………………………………………………………. 72

5.2 Saran ……………………………………………………………… 72

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 : Diagram Kontek SISTEM ……...………………………………..…. 30

Gambar 3.2 : DFD Level 0 Sistem ……………………………………………. 31

Gambar 3.3 : DFD Level 1 Master Pegawai ………………………………….. 32

Gambar 3.4 : Gambar DFD Level 1 Master Jenis Obat ………………………. 33

Gambar 3.5 : Gambar DFD Level 1 Master Obat ………………………… 34

Gambar 3.6 : Gambar DFD Level 1 Master Satuan ………………………… 35

Gambar 3.7 : Gambar DFD Level 1 Master Supplier ………………………… 36

Gambar 3.8 : Gambar DFD Level 1 Transaksi …………………………………. 37

Gambar 3.9 : Gambar DFD Level 1 Laporan ………………………………... 38

Gambar 3.10 : Gambar DFD Level 2 Transaksi Pembelian ……………………. 39

Gambar 3.11 : Gambar DFD Level 2 Transaksi Penjualan …………………… 40

Gambar 3.12 : Gambar ERD Dari Sistem ……………………………………. 48

Gambar 3.13 : Gambar Rancangan Form Utama ……………………………… 49

Gambar 3.14 : Gambar Rancangan Form Login ………………………………. 50

Gambar 3.15 : Gambar Rancangan Form Pegawai …………………………… 50

Gambar 3.16 : Gambar Rancangan Form Data Supplier ……………………….. 51

Gambar 3.17 : Gambar Rancangan Form Obat ………………………………… 51

Gambar 3.18 : Gambar Rancangan Form Transaksi Pembelian ……………… 52

Gambar 3.19 : Gambar Rancangan Form Transaksi Penjualan ..……………. 52

Gambar 3.20 : Gambar Rancangan Form Laporan ………………………….. 53

Gambar 4.1 : Gambar Form Login …………………………………………. 56

Gambar 4.2 : Gambar Form Maintenance Jenis Obat ………………………… 57

Gambar 4.3 : Gambar Form Maintenance Data Satuan ……………………. 58

Gambar 4.4 : Form Maintenance Data Obat ……..……………………………. 60

Gambar 4.5 : Form Maintenance Data Supplier ………………………………. 62

Gambar 4.6 : Form Maintenance Data Pegawai …………………………….. 63

vi

Gambar 4.7 : Form Transaksi Penjualan …………………………… 65

Gambar 4.8 : Form Maintenance Transaksi Penjualan ………………….. 66

Gambar 4.9 : Form Transaksi Pembelian …………………………………… 67

Gambar 4.10 : Form Maintenance Transaksi Pembelian …………………… 69

Gambar 4.11 : Contoh Hasil Laporan …………………………………………. 70

Gambar 4.12 : Tampilan Setup …………………………………………………. 71

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Notasi Tipe Data ………………………………………….. 18

Tabel 2.2 : Notasi Struktur Data …………………………………………… 19

Tabel 3.1 : Bentuk Unnormal Transaksi Penjualan ………………………… 40

Tabel 3.2 : Bentuk Normal Ke -1 Transaksi Penjualan …………………. 41

Tabel 3.3 : Bentuk Normal Ke -2 Transaksi Penjualan ………………………. 42

Tabel 3.4 : Bentuk Normal Ke-2 Tabel Obat ……………………………….. 42

Tabel 3.5 : Bentuk Normal Ke-2 Tabel Pegawai ……………………………. 42

Tabel 3.6 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Obat ………………………………….. 43

Tabel 3.7 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Pegawai ……………………………… 43

Tabel 3.8 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Detail Transaksi Penjualan ………… 43

Tabel 3.9 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Transaksi Penjualan ……………… 44

Tabel 3.10 : Bentuk Unnormal Tabel Transaksi Pembelian ……..……………. 44

Tabel 3.11 : Bentuk Normal Ke-1 Transaksi Pembelian ….…………………. 44

Tabel 3.12 : Bentuk Normal Ke-2 Transaksi Pembelian ………………………. 45

Tabel 3.13 : Bentuk Normal Ke-2 Tabel Supplier ………………………….. 45

Tabel 3.14 : Bentuk Normal Ke-2 Tabel Pegawai ……………………………… 45

Tabel 3.15 : Bentuk Normal Ke-2 Tabel Obat …………………………………. 45

Tabel 3.16 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Transaksi Pembelian …………….. 46

Tabel 3.17 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Supplier …………………………….. 46

Tabel 3.18 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Pegawai ………………………….. 46

Tabel 3.19 : Bentuk Normal Ke-3 Tabel Obat ………………………………… 46

viii

Tabel 3.20 Bentuk Normal Ke-3 Tabel Detail Pembelian ……………………. 47

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat membuat segala sesuatunya

terasa lebih mudah, seperti misalnya pembuatan dan penghitungan laporan

keuangan yang dulunya bisa diselesaikan dalam waktu yang terbilang lama, maka

kini dengan bantuan teknologi komputer proses penghitungan laporan keuangan

hanya memakan sedikit waktu dan tenaga.

Ditambah lagi dengan berkembangnya banyak applikasi komputer yang

berfungsi dalam banyak hal, yang tentunya akan membantu kerja manusia, seperti

misalnya munculnya banyak applikasi office atau perkantoran yang khusus

digunakan untuk mengurusi kegiatan-kegiatan fungsional dari pada kantor itu

sendiri, seperti misalnya mengenai masalah laporan dan pembuatan jurnal.

Di lain pihak perkembangan industri dan perdagangan juga semakin maju

pesat, hal ini ditandai dengan maraknya toko-toko atau supermarket-supermarket

yang kian ramai dipasaran, hal ini menimbulkan pemikiran yang kuat bahwa

semakin berkembang suatu usaha maka permasalahan yang akan dihadapi juga

semakin banyak dan semakin komplek, sehingga pada dasarnya pihak-pihak ini

membutuhkan suatu alat bantu yang dapat digunakan untuk meringankan beban

kerja para karyawannya.

Setiap bentuk organisasi baik yang bergerak dibidang perdagangan

maupun industri, pada dasarnya membutuhkan informasi komputerisasi yang

nantinya sangat membantu dalam menentukan langkah kedepan bagi organisasi

tersebut. Begitu pula dalam era globalisasi seperti saat ini banyak kemajuan dalam

berbagai aspek kehidupan, untuk menunjang dan mengikuti arus globalisasi

diperlukan adanya suatu sistem komputerisasi yang dapat mempermudah

kehidupan manusia menjadi lebih baik lagi dalam segala aspek kehidupan.

Dapat lebih mudah dikontrol sehingga dapat menghasilkan informasi yang

cepat, tepat dan akurat. maka saat ini sistem komputerisasi memegang peranan

2

penting untuk menghasilkan informasi yang lebih tepat, cepat dan akurat. Namun

dibalik sistem informasi komputerisasi masih banyak yang dapat digali guna

pendidikan dan informasi.

Dalam perkembangan teknologi itu tentunya proses penyebarannya

masihlah tidak merata sehingga masih banyak sistem manual yang ditemukan. Hal

ini tidaklah lain karena kurangnya pengetahuan dan pemahaman masyarakat

terhadap pentingnya teknologi dalam menunjang kerja sistem mereka, banyak

anggapan bahwa dengan adanya komputerisasi maka proses atau sistem kerja

harus berubah total dan akan semakin rumit

Hal serupa juga penulis alami ketika mengusulkan sistem terkomputerisasi

sebagai sistem baru di salah satu Apotek, padahal sistem manual yang ada

sangatlah menghambat laju kerja Apotek tersebut, seperti misalnya proses

pembuatan laporan penjualan yang dikerjakan secara manual dan tidak dapat

menghasilkan informasi secepat waktu yang diharapkan oleh pemilik Apotek.

Tentu saja hal ini akan terjadi, bagaimana tidak sistem pengumpulan nota yang

begitu banyak hanya ditulis dalam sebuah buku transaksi, sehingga apabila

laporan keuangan diminta secara tiba-tiba maka proses selesainya laporan tersebut

bisa memakan waktu lebih dari satu hari.

Salah satu cara mengatasi masalah tersebut adalah mengubah sistem

manual tersebut kedalam sistem komputer, sehingga proses pengolahan data

menjadi lebih cepat dan pembuat laporan dapat dibuat secara cepat dengan

pemanfaatan keunggulan pemprosesan data oleh komputer.

selain masalah waktu, pengantian sistem manual ke dalam sistem

terkomputerisasi juga membantu toko dalam penghematan biaya dan membuat

kerja para karyawan atau karyawati dapat lebih efisien, sehingga secara tidak

langsung produktivitas dari Apotek diharapkan dapat meningkat.

Atas dasar permasalahan tersebut maka diambilah judul yang tepat dengan

topik diatas yaitu : “SISTEM INFORMASI POINT OF SALE DARI APOTEK

HERBA GIANYAR”

3

1.2 Rumusan Masalah

1 Dari pembahasan diatas permasalah utama adalah bagaimana mengetahui

sistem kerja dari pada toko tersebut sehingga akan dijabarkan lebih lanjut

pada implementasi pembuatan applikasi.

2 Permasalahan kedua adalah bagaimana menerapkan sistem dan bagaimana

proses pembuatan sistem berjalan.

1.3 Batasan masalah

1 Sistem hanya membahas masalah terhadap gambaran umum tentang

program penjualan dan pembelian yang dilakukan oleh toko dan tidak

membahas masalah hubungan toko dengan pihak luar serta hubugan toko

dengan pegawai seperti misalnya masalah pengajian pegawai.

2 Sistem penjualan dan pembelian yang ada hanya menyangkut masalah-

masalah pembayaran tunai, sehingga sistem kredit dan sebagainya belum

bisa dimplementasikan ke dalam sistem, di karenakan prosedur yang ada

juga hanya mendukung pembayaran secara tunai.

3 Masalah hanya dibatasi tentang sistem, bukan berkaitan dengan masalah

penggunaan aplikasi-aplikasi pembantu yang digunakan dalam proses

pembuatan sistem.

1.3 Manfaat dan tujuan penulisan

Maanfaat yang didapatkan dari penulisan ini adalah.

1 Menerapkan ilmu yang telah diperoleh penulis selama masa kuliah di

STIMIK STIKOM BALI sehingga terlihat jelas manfaat studi penulis.

2 Memberikan bantuan mengenai bagaimana cara mengolah data yang tepat

dengan mengguakan bantuan komputer sebagai alat bantunya, sehingga

penggunaan teknologi bisa lebih meluas.

3 Memberikan salah satu contoh aplikasi yang bisa digunakan dan

diterapkan dalam sistem pembelian dan penjualan barang apotek Herba

Gianyar.

4

4 Memberikan bahan pelajaran dan materi atau informasi pada para

pembaca.

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini adalah

1 Sebagai salah satu syarat yang diperlukan penulis untuk mendapatkan nilai

dalam mata kuliah Analisis dan Desain Sistem Infornasi.

2 Sebagai media latihan bagi penulis untuk mengetahui proses kerja di dunia

nyata dan berusahan menghubungkannya dengan pengetahuan yang telah

didapat penulis selama masa perkuliahaan.

1.4 Analisa kebutuhan

Kebutuan sistem yang ada berdasarkan masalah yang ada di apotek Herba

adalah sebagai berikut

a. Kebutuhan data

Sistem membutuhkan data-data untuk pembuatan database dengan

gambaran sebagai berikut

Data User : Id_user,nama,password,level

Data pegawai : id_pegawai,nama,alamat,no_telp,jabatan,jenis_kelamin

Data supplier : id_supplier,nama,contact,no_telp,alamat

Data obat: id_obat, nama, keterangan, komposisi, satuan, harga, stok,

stok_minimal

Data penjualan : id_jual, id_obat, id_pegawai, tanggal, total,

nama_pelanggan

Data pembelian : id_beli, id_obat, id_supplier, tanggal,

tanggal_jatuh_tempo, total harga

b. Kebutuhan fungsional

1 Sistem memerlukan form pegawai untuk melakukan operasi

maintenance data data pegawai, dan memiliki fungsi tambah data,

edit, delete.

2 Sistem memerlukan form supplier untuk melakukan proses tambah,

edit dan, delete data supplier

5

3 Sistem memerlukan form obat untuk melakukan proses tambah,

edit dan, delete data obat

4 Sistem juga memerlukan form data penjualan dan data pembelian

untuk melakukan proses transaksi

5 Sistem memerlukan data form pengguna untuk melaukan proses

tambah, edit, dan delete data pengguna sistem.

6 Sistem memerlukan form pembuatan laporan untuk dapat membuat

laporan obat, penjualan , pembelian, pegawai, dan laporan supplier.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Program

Program dapat diartikan sebagai “urutan perintah yg diberikan pd

komputer untuk membuat fungsi atau tugas tertentu” ( KBBI//

http://kamusbahasaindonesia.org/).

Ciri dari sebuah program salah satunya yaitu terstruktur karena program

yang terstruktur akan mudah dimengerti dan dimodifikasi, statement yang dibuat

harus logis, dan tidak mengandung makna ganda, selain itu program juga harus

efisien dan jelas perintah yang diberikan.

Bahasa pemrograman merupakan prosedur atau tata cara penulisan

program. Didalam struktur dasar pemrograman salah satu tahapan dari suatu

pengembangan program adalah mengkodekan dan menterjemahkan rancangan

terinci yang telah dibuat menjadi suatu program komputer yang siap dipakai.

Namun didalam membuat program juga tidak lepas dari sifat individu seorang

pemrogram.

Proses pemrograman komputer bukan saja sekedar menulis atau membuat

suatu urutan instruksi-instruksi yang harus dikerjakan oleh komputer, akan tetapi

bertujuan untuk membuat solusi dari pemecahan masalah, meningkatkan kualitas

dan performance dari kinerja, dan membantu proses pengambilan keputusan serta

memudahkan pekerjaan untuk pemakai (User).

Dalam Dunia komputer program adalah salah satu unsur yang sangat

penting dalam menunjang terciptanya sebuah sistem komputerisasi yang baik,

maka program yang dibuat harus ditulis dengan baik dan terstruktur. Jika terjadi

kesalahan akan mudah dimodifikasi dan apabila sistem berubah program dapat

mengikuti perubahan tersebut.

Program Microsoft Visual Basic 6.0 juga merupakan bahasa pemrograman

yang berorientasi objek (Object Oriented Programing). Microsoft Visual Basic 6.0

menyediakan objek-objek yang sangat kuat, berguna dan mudah dipakai. Dengan

7

fasilitas tersebut, membuat Microsoft Visual Basic 6.0 menjadi begitu diidamkan

oleh para programmer.

Hal lain yang perlu diperhatikan didalam struktur pemrograman, yaitu

masalah penulisan program yang interaktif dan penulisan program yang efisien.

Program dikatakan interaktif, jika program tersebut dapat dipergunakan oleh

pemakai secara mudah serta pemakai dapat mengerti tentang proses yang sedang

dilakukan oleh program. Terdapat beberapa kiat dalam membuat program yang

interaktif :

Program harus dapat melakukan validasi terhadap setiap data yang masuk.

1 Program harus dapat mengecek setiap kemungkinan yang penting,

yang akan muncul pada data masukan.

2 Buatlah metode masukan sesederhana mungkin.

3 Buatlah program yang dapat memberikan tanda bahwa data yang

dikehendaki sudah terpenuhi.

4 Berikan label keterangan pada setiap keluaran dan pesan apabila terjadi

kesalahan.

5 Berikan pesan, apabila terdapat program yang melakukan suatu proses

yang memerlukan suatu waktu tunggu.

2.2 Konsep Dasar Sistem

Sistem informasi menerima masukan data, instruksi dan pengolahan data

tersebut dengan perintah untuk mengeluarkan hasilnya, ini merupakan dari

peristiwa yang terjadi pada sistem informasi. Sistem informasi itu sendiri

mempunyai sub-sub yaitu sistem dan informasi.

Informasi dapat didefinisikan sebagai pengolahan data dalam suatu bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian (Even) yang nyata (Fact) yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, kejadian-kejadian

8

(Event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Didalam dunia bisnis,

kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang

disebut dengan transaksi nilai uang atau nilai piutang dagang.

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi, dalam Jogianto (1993:15)

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian yang

mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan

strategi atau suatu organisasi untuk dapat menyatakan kepada pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang dilakukan oleh karena itu pengendalian perlu

dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem atau

bila terlanjur terjadi kesalahan langsung dapat diatasi.

2.2.1 Pengertian Sistem

Menurut Jerry Fits Geraid ( Jogiyanto H.M., 1993:3). “Sistem

adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau

variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling

ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu.

Suatu sistem dapat berdiri dari bagian-bagian sistem atau

subsistem, masing-masing dari subsistem terdiri dari subsistem yang lebih

kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen pendukung sistem itu

sendiri. Subsistem-subsistem yang ada sering berinteraksi dan sering

berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran

tersebut dapat tercapai.

Metode umum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal

ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sistem itu pula sebuah

sistem memiliki karaktristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan

bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sistem.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah himpunan atau group dari

elemen atau komponen yang berhubungan atau saling bergantung satu

sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

9

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai sasaran dan maksud. Berarti sebuah

sistem bukan seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi

terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi

karena mempunyai satu maksud tujuan atau sasaran.

Suatu sistem mempuyai karaktristik atau sifat-sifat yang tertentu

yaitu :

1 Komponen sistem saling berintegrasi membentuk satu kesatuan

dapat berupa suatu sub sistem.

2 Batasan sistem daerah yang membatasi antara satu sistem dengan

sistem yang lain.

3 Lingkungan luar sistem apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi opererasi sistem.

4 Interface (penghubung). Media penghubung antara satu sub sistem

dengan sub sistemyang lain.

5 Input, energi yang dimasukan kedalam sistem.

6 Ouput, hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna.

7 Pengolahan sistem, yang mengubah masukan menjadi keluaran.

8 Sasaran sistem, tujuan dari sistem yang dibuat.

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa bentuk sudut pandang

diantaranya adalah sebagai berikut :

1 Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstract system and Physical

system)

2 Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang

tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan

sistem yang ada secara fisik.

3 Sistem Alamiah (Natural system) dan Sistem Buatan Manusia

(Human mode system).

4 Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam

tidak dibuat aleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia

10

adalah sistem dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi

antara manusia dengan mesin.

5 Sistem Tententu (Deterministic system) dan Sistem Tak tentu

(open system) adalah sustem beroperasi dengan tingkah laku yang

dapat diprediksi. Sedangkan sistem Tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

kemungkinan probabilitas atan praduga.

6 Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (Open

systen).Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan

tidak terpengaruh dengan linkungan luarnya serta bekerja secara

otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar. Sedangkan Sistem

Terbuka adalah sisten\m yang berhubungan dan berpengaruh

dengan lingkungan luarnya.

2.3 Pengertian Informasi

Menurut Jogyanto H.M. (1998.8) “Informasi adalah data yang telah diolah

menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam

mengambil keputusan saat ini dan saat mendatang, akan tetapi informasi yang

peling sederhana dimana semua masukan tiba pada saat bersamaan.

Bahasa komputer merupakan sarana komunikasi yang menjembatani

antara manusi dengan komputer. Proses progran komputer bukan hanya sekedar

menulis suatu urutan intruksi yang harus dikerjakan oleh komputer akan tetapi

bertujuan untuk memecahkan masalah serta membuat mudah pekerjaan atau yang

lainnya yang digunakan oleh pemakai (User).

Dalam proses pemecahan suatu masalah dengan menggunakan program

komputer ada lima langkah yang dapat dilakukan agar program tersebut menjadi

lebih terstruktur antara lain sebagai berikut :

Microsoft Visual Basic suatu program aplikasi yang menerangkan sistem

manajemen database relasional yang bahasa disebut RDBMS (Relational

Database Manajement System) yang berorientasi pada objek, kemampuan untuk

membuat berbagai aplikasi dengan cepat karena dilengkapi dengan fasilita-

11

fasilitas yang lengkap dan mudah digunakan sekalipun oleh pengguna yang belum

menguasai pemrograman database.

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto

H.M (1998,11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan.

2.5 Peralatan Pendukung (Tools System)

Peralatan pendukung (tools system) adalah peralatan yang digunakan

untuk merancang sebuah sistem. Peralatan pendukung tersebut meliputi sebagai

berilut :

2.6.1 Visual Basic 6.0

Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemprograman juga

sering disebut sebagai sarana ( tools ) untuk menghasilkan program-

program aplikasi berbasis Windows. Secara umum ada beberapa manfaat

yang diperoleh dengan menggunakan Visual Basic

1 Dipakai dalam membuat aplikasi yang berbasiskan Windows

2 Dipakai dalam membuat obyek-obyek pembantu program, seperti

fasilitas help, kontrol ActiveX, aplikasi internet dan sebagainya.

3 Digunakan untuk menguji program dan menghasilkan program

akhir EXE yang bersifat executeable atau dapat langsung

dijalankan

Sejak dikembangkan pada tahun 80-an, bahasa pemprograman

Visual Basic terus berusaha menambah fasilitas-fasilitas baru yang dapat

membuat kinerja sistem berkembang beberapa fasilitas baru yang ada di

dalam program Visual Basic ini adalah

Menggunakan platfrom developer studio

12

Memiliki sarana akses data

Memiliki compiler

ActiveX dan Internet

Memiliki sarana Wizard

Memiliki sarana kontrol yang baru

Memiliki beberapa versi yang sesuai dengan tingkat kebutuhan

anda, yaitu standard, professional, dan enterprise

2.6.2 Diagram Hubungan Data (Entity Relationship Diagram)

Digunakan untuk menggambarkan hubungan antaradata store yang

ada dalam diagram hubungan data antara lain

Entitas yang digambarkan dengan kotak persegi empat dan

digunakan untuk menunjukan sekumpulan orang, tempat, objek atau

konsep dan sebagainya yang menunjukan dimana data dicatat atau

disimpan.

Hubungan atau relasi dengan kotak segi empat diamond dengan

garis yang menghubungkan entitas yang terkait. Hubungan atau relasi

menunjukan abtraksi dari sekumpulan hubungan yang memungkinkan

antara entitas yang berbeda.

2.6.3 Bagan terstruktur

Bagan terstruktur dapat digunakan untuk :

1 Mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem

informasi secara berjenjang dalam bentuk modul-modul dan

submodul.

2 Menunjukan dalam elemen data, elemen control dan hubungan

antar modul.

3 Memudahkan programer dalam melakukan pembuatan program

dan perbaikan kesalahan program.

13

2.6.4 Psuedocode

Menurut Joseph W. Wilkinson (1995:77), “Kode adalah suatu

kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau

kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang

sebelumnya dibuat”.

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukan data

kedalam komputer untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengannya.

Kode juga berasal dari pesudo yang berarti imitasi atau mirip dan

code menunjukan kode dari program pseudecode adalah kode yang mirip

dengan instruksi kode program yang sebenarnya, pseudecode mengikuti

struktur data dan pemrograman terstruktur yang terdiri dari struktur unit,

struktur keputusan dan struktur iterasi atau perulangan.

2.6.5 Normalisasi

Menurut Ir. Harianto kristianto (1996.18),”Normalisasi adalah

proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan

entity dan relasinya”.

Dan menurut Cris Gane dan Trish Sarson dalam jogyanto

H.M.(1999.403).“Normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file

untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang”. Suatu file yang

terdiri dari beberapa group elemen yang berulang, atau sebuah kegiatan

pengelompokan atribut-atribut sehingga membentuk relasi yang terstruktur

dengan baik yang disebut juga dengan normalisasi. Normalisasi juga

banyak dilakukan dalam merubah bentuk database dari suatu struktur

pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan. Konsep dari

normalisasi pertama kali dikenalkan oleh Dr. EP Cood dalam bentuk

struktur data yang berhubungan dengan elemen data lainnya baik dalam

suatu file atau dalam file lain.

Tujuan normalisasi adalah sebagai berikut :

14

1 Untuk menghindarkan terjadinya insert, update dan delete yang

menimbulkan anomali data pada saat dilakukan Updating.

2 Untuk menimalkan keterangan data.

3 Untuk menjamin maintenace reitance.

4 Terjaminnya terstruktur data yang konsisten.

Tahap-tahap dalam normaliasi :

1 Normalisasi bentuk pertama (First Normal/1NF) Yaitu

menghilangkan beberapa grup elemen yang berulang-ulang agar

pada setiap perpotongan baris dan kolom terdapat satu data-value.

2 Normalisasi bentuk kedua (Second Normal Form/2NF) Yaitu

menghilangkan beberapa bagian ketergantungan fungsional atau

dengan kata lain apabila sudah berada pada 1NF setiap atribut yang

bukan tergantung pada primary key.

3 Normalisasi bentuk ketiga (Third Normal Form/3NF) Yaitu

menghilangkan beberapa ketergantungan fungsional (transitive

dependence) atau dengan kata lain apabila sudah berada pada 2NF

setiap atribut yang bukan tergantung terhadap atribut lain kecuali

terhadap primary key.

4 Normalisasi BCNF (Boyce-Cood Normal Form) Yaitu

menghilangkan beberapa sisa keganjilan dari hasil normalisasi

bentuk kedua atau apabila dari hasil normalisasi bentuk kedua atau

apabila setiap determinannya adalah merupakan candidate key.

5 Normalisasi bentuk keempat (Fourth Normal Form/4NF) Yaitu

menghilangkan beberapa ketergantungan pada banyak harga

(multivalue dependence).

2.6.6 Penelusuran Akses

Syarat Akses pada intinya mengambil prosedur spesifikasi dari

user, dimana termasuk perintah tentang bagaimana user akan

15

menggunakan data akses, jalur akses yang menunjukan bagaimana data

akan digunakan dan menerangkan :

1 Mengakses tipe record dengan beberapa perintah akses.

2 Rangkaian dimana tipe record digunakan untuk menyeleksi tipe

record.

3 Kunci akses yang digunakan untuk menyeleksi tipe record.

4 Mendapatkan dari beberapa bagian record.

5 Nomor record yang diakses.

2.6.7 Analisa Terstruktur

Analisa adalah sebuah tahapan yang menyelesaikan masalah yang

mempunyai fungsi mengidentifikasikan masalah dalam mencari

pemecahan masalah. Sistem merupakan seperangkat unsur-unsur yang

terdapat pada manusia, alat-alat, prosedur-prosedur, konsep-konsep yang

disusun untuk maksud dan tujuan tertentu. Terstruktur adalah cara

pemecahan masalah yang dipresentasikan oleh modul-modul yang urut

dan rinci.jika analisa terstruktur adalah dasar pengetahuan untuk

melakukan proses analis sistem informasi dengan menggunakan prosedur-

prosedur yang digambarkan dalam tehnik-tehnik dalam pemecahan

terstruktur berbagai alat yang digunakan dalam analisa terstruktur adalah :

Diagram Alir Data (DAD)

Pengertian secara umum dari diagram alir data atau data flow

diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem yang

atomate atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya

yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem

yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Kesatuan luar (Eksternal Entity) Menunjukan lingkungan luar

sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya, suatu

kesatuan luar yang dilambangkan dengan simbol “Bujur Sangkar”.

Arus Data (Data Flow)

16

Menunjukan arus data yang mengalir diantara proses simpanan

data dan kesatuan luar, dapat berupa masukan sistem atau hasil dari proses,

arus data yang dilambangkan dengan simbol ”Anak Panah”.

Proses (process)

Menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses, suatu proses

dilambangkan dengan simbol “Lingkaran”.

Simpanan Data (Data Store)

Menunjukan simpanan dari data yang dapar berupa file, arsip, tabel

atau agenda, simpanan data dapat dilambangkan dengan sismbol “Empat

persegi panjang terputus”.

Peraturan yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir

data menurut (Tata Sutabri (1999:20)), untuk membuat suatu model sistem

adalah sebagai berikut.

1 Dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entity secara langsung.

2 Dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara data

store dengan data store lainnya secara langsung.

3 Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang

keluar.

Adapun langkah-langkah dalam membuat data flow diagram

menurut Tata Sutabri (1999:7). dibagi menjadi tiga tahap atau

tingkatkonstruksi, yaitu sebagai berikut :

1 Diagram Konteks

Dibuat untu menggambarkan suatu umber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut

menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang

ada.

2 Diagram Nol

17

Dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.

3 Diagram Detail

Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yag ada didalam diagram.

2.6.8 Spesifikasi Proses

Spesifikasi Proses adalah diskripsi atau urutan mengenai proses

yang ada dalam sistem. Dalam kata lain spesifikasi proses disusun untuk

seriap proses pada tingkat terrendah yang terdapat sebuah diagram alir

data dan dapat mengidentifikasikan aliran data masuk maupun keluar dari

proses serta operasi yang dilakukan atas data tersebut.

2.6.9 Kamus Data

Pengertian kamus data menurut Jogiyanto (2001:725) Kamus data

adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu

sistem informasi dengan mendefinisikan data mengalir pada sistem secara

lengkap.

Fungsi kamus data adalah suatu katalog yang menjelaskan lebih

detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow, dan

data store.

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan– keterangan

yang jelas tentang data yang dicatat untuk maksud keperluan ini maka

kamus data harus memuat hal–hal yang ada dalam kamus data sebagai

berikut :

1 Nama Arus Data, Nama arus data yaitu kamus data yang

menjelaskan nama dari setiap arus data.

2 Alias, Alias yaitu nama lain dari data tersebut atau singkatan.

3 Tipe Data, Tipe data yaitu arus data dapat mengalir dari hasil suatu

proses ke proses yang lain, berupa dokumen atau laporan.

18

4 Struktur Data, Strukutur data yaitu menunjukkan arus data yang

dicatat pada kamus data menyebutkan seluruh isi data atau

dokumen.

5 Volume, Volume yaitu dicatat dalam kamus data tentang volume

rata–rata (minimal) dan volume puncak (maksimal).

6 Periode, Periode yaitu menunjukkan kapan terjadinya arus data

atau jangka waktu

7 Penjelasan, Penjelasan yaitu dicatat yang berisi keterangan–

keterangan, kegunaan, dari dokumen tersebut.

8 Arus Data, Arus data yaitu arus data yang menunjukkan dari mana

data mengalir dan ke mana data akan menuju.

Selain hal–hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu

bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan

yang disebut notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan

data dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan

dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :

Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input

maupun output suatu data. Notasi umum yang digunakan antara lain :

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

19

Notasi Struktur Data, Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen

data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

2.6.10 Rancangan Sistem

Perancangan sisyem adalah tahap dalam pengembangan sistem

yang dilakukan setelah tahap analisa sistem, dimana dalam tahap ini

seorang analis sistem akan merancang atau membentuk sistem tersebut.

Seperti yang dikemukakan oleh Secolf (1989.158) didalam bukunya

seperti berikut:

“Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem

mencapai apa yang harus dicapai. Tahapan ini melibatkan konfigurasi

komponen-komponen perangkat keras, lunak dari suatu sistem, sehingga

setelah instalasi akan benar-benar memuaskan setelah ditetapkan pada

akhir tahap analisa sistem”.

Menurut jhon Burch (1992.461) perancangan atau desain sistem

dapat didefinisikan sebagai penggambaran perencanaan dan pembuatan

sketsa atau pengurutan dalam beberapa elemen terpisah kedalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Diagram Hubungan Data (Entity Relationship Diagram)

20

Diagram hubungan data digunakan untuk menggambarkan hubungan

antara data store yang ada didalam diagram aliran data.

Komponen-komponen yang digunakan didalam diagram hubungan

data antara lain :

a. Entitas, digambarkan dengan kotak segi empat dan digunakan

untuk menunjukan sekumpulan orang, tempat, objek atau konsep

dan sebagainya menunjukan dimana data dicatat atau disimpan.

Contoh :

b. Relationship (Hubungan atau Relasi)

Digambarkan dengan kotak berbentuk diamond atau belah

ketupat dengan garis yang menghubungkan ke entiti yang terkait,

maka relationship diberi nama dengan kata kerja. Hubungan atau

relasi menunjukkan abstrak dari sekumpulan hubungan yang

berbeda,

Contoh:

c. Atribute

Menunjukkan karakteristik dari tiap entitas atau sesuatu

yang menjelaskan entitas atau hubungan. Sehingga atribute

dikatakan elemen data dari entitas dan relationship. Dari setiap

Mahasiswa Mempun

yai

NIM

21

atribut- atribut entitas terdapat satu atribut yang dijadikan sebagai

kunci (key).

Ada beberapa jenis key yaitu :

Primary key - Secondary key

Candidate key - Alternate key

Composite key - Foreign key

d. Cardinality (tingkat hubungan)

Yaitu menjelaskan hubungan jumlah keterhubungan satu

entity dengan entiti lainya atau banyaknya entiti yang bersesuaian

dengan yang lain melalui relationship. Ada tiga kemungkinan

hubungan yang ada, yaitu :

a) Satu ke satu (one to one atau 1: 1)

Tingkat hunbungan dinyatakan satu ke satu jika

suatu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu

hubungan dengan satu kejadian pada entitas kedua.

Demikian juga sebaliknya, satu kejadian pada entitas yang

kedua hanya bisa mempunyai satu hubungan dengan satu

kejadian pada entitas yang pertama.

Contoh :

b) Satu ke banyak (one to many atau satu : M )

Tingkat hubungan satu perbanyak (satu : M) adalah

sama dengan ke satu (M : satu), tergantung dari arah mana

hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian entitas yang

pertama dapat mempunyai hubungan dengan kejadian

1 1 Mahasiswa Mempun

yai

22

entitas kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang

kedua hanya bisa mempunyai satu hubungan dengan satu

kejadian pada entitas yang pertama.

Contoh:

c) Banyak ke banyak (many to many atau M : M)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika

tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak

hubungan dengan kejadian pada entitas lainya. Baik dilihat

dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi

entitas kedua.

Contoh:

e. LRS (Logical Record Structure)

Logical Record Structure dibentuk dengan nomor tipe

record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat

persegi panjang dan dengan nama yang unik. Beda LRS dengan E-

R diagram nama tipe record berada diluar kotak field tipe record

ditempatkan.

Logical Record Structure terdiri dari link-link diantara tipe

record link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainya.

Banyak link dari LRS diberi tanda field-field yang kelihatan pada

kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan

menggunakan model dimengerti dua metode yang dapat

digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat di

1 M Dosen Mengajar

Mahasiswa

M M Buruh Proyek

Proyek

23

konterversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan ER-

diagram dan langsung dikontroversikan ke LRS.

Relasi merupakan pernyataan data secara grafis dua

dimensi yang terjadi dari kolom dan baris. Tiap kepotongan antara

kolom dan baris mempunyai nilai isi.

Relasi merupakan bentuk visual dari sebuah file, tiap baris

dalam setiap relasi mewakili sebuah record, dan tiap kolom dalam

setiap relasi mewakili field.

24

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Data Teknis Objek

3.1.1 Analisa prosedur

Sistem POS ( Point Of Sale ) ini memiliki beberapa aturan yang

didapat dari berbagai prosedur kerja dari apotek Herba Gianyar, aturan

aturan inilah yang kemudian dijadikan acuan dalam pembuatan sistem ini,

beberapa prosedur kerja itu adalah

3.1.1.1 Prosedur pencatatan data pegawai

a. Langkah awal pencatatan data pegawai dimulai dari

pegawai menyerahkan data data pribadi seperti misalnya :

nama , alamat, no telepon, tanggal lahir, dan status

pendidikan terakhir.

b. Pihak manager apotek atau pemilik apotek kemudian mulai

mencatat data data pegawai tersebut.

3.1.1.2 Prosedur pencatatan data obat

a. Langkah pertama dalam pembuatan data obat adalah

dimulai dengan pencatatan data : nama, satuan, kandungan,

produsen, komposisi, tanggal kadaluarsa, stok, stok

minimum, keterangan

b. Data data kemudian dicatat untuk kemudian digunakan

sebagai arsip oleh pihak apotek

3.1.1.3 Prosedur pencatatan data supplier

25

a. Langkah pembuatan data supplier dimulai dengan

pencatatan nama supplier, alamat, contact, no telp, alamat,

obat yang disupplay. Data ini didapatkan langsung dari

pihak supplier ketika pihak apotek ingin membeli obat pada

pihak supplier.

b. Data data yang sudah ada kemudian dicatat dan diguanakan

sebagai arsip yang digunakan oleh pihak apotek.

3.1.1.4 Prosedur pencatatan data transaksi penjualan

a. Penjualan yang terjadi di apotek Herba dimulai ketika

pasien atau pembeli biasa memilih obat mereka, dari data

sana secara manual pembuat nota menanyakan nama

pembeli atau pasien, apabila nama tidak didapatkan maka

isian data nama pada nota penjualan tidak di isikan.

b. Setelah data nama , pegawai apotek kemudian mengisikan

tanggal dan data obat obatan yang dibeli dalam transaksi

itu, data ini kemudian di bandingkan dengan data obat, baik

itu berkaitan dengan harga obat, nama, satuan dan yang

lainnya.

c. Setelah pencatatan data obat dan data pembeli, maka proses

penghitungan dimulai, total pembelian di kerjakan secara

manual oleh pegawai.

d. Pembeli membayar sejumlah uang dan kemudian apabila

ada kembalian pegawai melakukan perhitungan kembali

jumlah kembalian.

e. Transaksi penjualan oleh pihak apotek selesai.

3.1.1.5 Prosedur pencatatan data transaksi pembelian

26

a. Transaksi pembelian dilakukan oleh pihak gudang atas

dasar stok minimum obat yang telah tercapai.

b. Setelah melihat bahwa stok yang ada sesuai dengan data

stok minimum yang ada pada data obat, maka pegawai akan

meminta izin dari pemilik apotek untuk melakukan proses

transasksi pembelian dari pihak supplier.

c. Setelah mendapatkan izin maka proses transaksi pembelian

berlangsung.

d. Pegawai apotek dalam hal ini melakukan proses pencatatan

data transaksi yang ada, yaitu diantaranya data tanggal

transaksi pembelian, nama supplier, nama obat yang dibeli,

tipe pembelian, apakah kontan atau kredit.

e. Apabila pembelian dilakukan dengan tipe kredit maka akan

ada informasi tambahan beruba data tanggal jatuh tempo

yang akan dimasukan,’

f. Setelah itu total harga yang harus dibayar pihak apotek juga

dimasukan.

g. Data-data ini kemudian disimpan dalam arsip pembelian

obat pada supplier.

3.1.1.6 Prosedur pembuatan laporan

a. Laporan yang ada pada apotek herba dapat berupa laporan

penjualan, pembelian, pegawai, obat, supplier.

b. Pada dasarnya pembuatan laporan dimulai ketika pihak pemilik

apotek meminta dibuatkan laporan, biasanya awal bulan.

Laporan yang diminta bisa laporan penjualan atau laporan

lainnya.

c. Setelah menerima instruksi pembuatan laporan maka pegawai

apotek segera memeriksa data data yang diperlukan dalam

berbagai arsip yang ada.

27

d. Biasanya pembuatan laporan ini memerlukan waktu yang

cukup lama, sekitar 2 hari, hal ini dikarenakan proses manual

penyimpanan data yang ada.

e. Setelah data terkumpul, laporan siap untuk diberikan pada

pihak pemilk apotek.

f. Pembuatan laporan selesai.

3.1.2 Analisa dokumen

Data dokumen yang diperlukan dalam proses kerja apotek berupa ,

data obat obatan, data pegawai apotek itu, data supplier tempat pembelian

obat, data transaksi penjualan obat, transaksi pembelian obat. Dari data

data inilah operasi apotek dapat dilaksanakan, mulai dari pencatatan

pegawai, obat, pencatatan supplier baru dan pencatatan transaksi yang

terjadi dalam pihak apotek.

3.2 Statement Of Purpose

Sistem POINT OF SALE ini ditujukan untuk mengatasi masalah penjualan

dan pembelian di apotek Herba Gianyar, dimana sistem memiiki data pengguna

atau data operator yang dibedakan berdasarkan jenis operator, sistem mempuyai

data data pegawai, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi

pembelian, dan kemampuan untuk melakukan pembuatan laporan pegawai,

laporan obat, laporan supplier, laporan transaksi. Dimana laporan yang

dimaksudkan disini adalah laporan biasa yang menampilkan seluruh data yang

ada.

3.2.1 Event List

28

Dalam pembuatan sistem, terdapat beberapa langkah atau prosedur

kerja yang ada, dimana langkah atau pembagian sistem dapat dilihat dalam

struktur event list dibawah ini,

1. Master Pegawai

1.1. Tambah data pegawai

1.2. Edit data Pegawai

1.3. Hapus data pegawai

2. Master Jenis Barang/Obat

2.1. Tambah Data

2.2. Edit Data

2.3. Hapus Data

3. Master Obat / Barang

3.1. Tambah data obat

3.2. Edit data obat

3.3. Hapus data obat

4. Master Satuan

4.1. Tambah Data

4.2. Edit Data

4.3. Hapus Data

5. Master Supplier

5.1. Tambah data supplier

5.2. Edit data supplier

5.3. Hapus data supplier

6. Master Transaksi

6.1. Transaksi penjualan

6.1.1. Tambah data transaksi penjualan

6.1.2. Edit data transaksi penjualan

6.1.3. Hapus data transksi penjualan

6.2. Transaksi pembelian

6.2.1. Tambah data transaksi pembelian

29

6.2.2. Edit data transaksi pembelian

6.2.3. Hapus data transaksi pembelian

7. Laporan

7.1. Laporan pegawai

7.2. Laporan obat / barang

7.3. Laporan supplier

7.4. Laporan penjualan

7.5. Laporan pembelian

3.3 DFD

Sistem Point Of Sale Ini secara garis besari dapat digambarkan dengan

dengan Data Flow Diagram dari context diagram sampai dengan Data Flow

Diagram Master Operator pada event list.

30

Gambar 3.1 : Diagram Kontek SISTEM

Dari DFD dapat dilihat bahwa pengguna merupakan pegawai apotek,

admin sistem, dan manager , sedangkan untuk supplier dan pelanggan adalah

entitas external yang terkait dengan sistem.

31

1Maintenance

Data Pegawai

3Maintenance Data Barang /

Obat

5Maintenance Data Supplier

6Transaksi

7Laporan

ADMINForm Pegawai

Form

Bar

ang

Nm

r Barang

Form Supplier

Dt Supplier

Dt SupplierDt Pegawai

Form Pegawai

Manager

Inpu

t Dat

a P

egaw

ai

Sim

pan

Dat

a P

egaw

ai

Harga Barang

Transaksi Pembelian

Dt Barang / Obat

Pegawai

Input Data barang

Simpan

Transaksi PenjualanNota Penjualan

Data Pembelian

Input Data Supplier

SImpan

Hg

Brn

g

Laporan Supplier

Lap Pegawai

Laporan Penjualan

Lap Pembelian

02

AdminFrm transaksi

Frm transaksi

Frm laporan

Frm Laporan

Dt transaksi Penjualan / Pebmbelian

Data transaksi

Data Transaksi

Laporan Data Obat

Dt Barang / Obat

Dat

a O

bat

Dt transaksi Penjualan / Pebmbelian

Dt SupplierDt Pegawai

Dat

a tra

nsak

si

Data Pegawai Dat

a S

uppl

ier

Dat

a P

egaw

ai

Data Supplier

Dat

a ba

rang

Dat

a B

aran

g

Dt Jenis

Barang/O

batD

t Satuan

Data Jenis

Maintenance Data

Maintenance Data

Data Satuan

2MaintenanceDaja Jenis

Obat

4MaintenanceData Satuan

Kon

firm

asi

Konfirmasi

Konfirmasi

Konfirmasi

Dt Jenis Barang/Obat

Dt Satuan

Dat

a P

egaw

ai

Data Satuan

Data Jenis

Data Pegawai

Dt SupplierDt Supplier

Dt Obat

Gambar 3.2 : DFD Level 0 Sistem

DFD level 0 merupakan gambaran keseluruhan sistem, dimana

menyangkut gambaran umum proses proses pada event list. Setelah pembuatan

DFD level 0 maka proses berlanjut pada gambar DFD level 1

32

1.2Edit

1.3Hapus1.1

Tambah Data

Manager

Dt Pegawai

Perin

tah

Tam

bah

Dat

a

Edit

Dat

a

Kon

firm

asi

Car

i Dat

a

Dat

a Pe

gaw

aiEd

it D

ata

Dat

a Pe

gaw

ai

Simpan Data

Car

i Dat

a

Dat

a Pe

gaw

ai

Hap

us D

ata

PerintahHapus Data

Dat

a Pe

gaw

ai

Gambar 3.3 : DFD Level 1 Master Pegawai

33

Gambar 3.4 – Gambar DFD Level 1 Master Jenis Obat

34

3.1Tambah

3.2Edit

3.3Hapus

Dt Barang / Obat

Pegawai

Tambah DataId barang/obat

NamaKeterangan

Hapus DataId_barang/obat

Edit Data Barang

Simpan Data Barang Hapus Data

Ca

ri D

ata

Dt Jenis BarangDt Satuan

Da

ta S

atu

an

Data Jenis Barang

Da

ta b

ara

ng

Ko

nfi

rma

si

Ed

it D

ata

Da

ta B

ara

ng

Cari Data

Data Barang

Data Barang

Gambar 3.5 : DFD level 1 Master Obat

35

Gambar 3.6 – DFD level 1 Master Satuan

Gambar 3.7 : DFD level 1 Master Data Supplier

36

6.1Transaksi Penjualan

6.2Transaksi Pembelian

Pegawai Manager

Dt_supplier

Dt_transaksi Penjualan

Pelannggan(External Entity )

Dt_barang [ Obat ]

Dt_transaksi Pembelian

Input Transaksi

Input Transaksi

Dt Supplier

Simpan Data Pembelian

Dt

Bara

ngD

t Barang

Simpan Data Pemjualan

Nota Penjualan

Transaksi Pembelian

dilakukan oleh manager sendiri

Data Transaksi

Data TransaksiData Pegawai

Dat

a Pe

gaw

ai

Dat

a Pe

gaw

ai

Gambar 3.8 : DFD level 1 Transaksi

37

Gambar 3.9 : DFD level 1 Laporan

38

6.2.1Tambah

6.2.2Edit

6.2.3Hapus

Manager

Dt Barang Dt Supplier

Dt Transaksi Pembeiian

Input TransaksiHapus Transaksi

Dat

a B

aran

g

Dat

a S

uppl

ier

Simpan Data

Simpan Data

Dt Transaksi

Cari Data

Dt T

rans

aksi

Pem

belia

n

Data Transaksi Pembelian

Dt Transaksi Pembeiian

Edi

t Dat

a

Kon

firm

asi

Cari Data

Data Transaksi

Edit Data

Data transaksi

Gambar 3.10 : DFD Level 2 – Transaksi Pembelian

39

Gambar 3.11 : DFD level 2 Transaksi Penjualan

3.4 Normalisasi

Tabel yang diperoleh daro aturan aturan pembuatan ERD sebenarnya

masih kurang begitu sempurna, maka dari itu konsep normalisasi perlu dilakukan,

data data normalisasi diambil dari data nota transaksi penjualan dan data nota

transaksi pembelian yang ada di dalam apotek, untuk data data pelengkap yang

tidak ada pada transaksi adalah data data tambahan yang digunakan sebagai

penambah informasi.

Normalisasi pertama dilakukan pada data dari transaksi penjualan

Nomor transak

si

Tanggal No_pegawai

Pegawai

Kd_barang

Nama Barang Satuan Unit

Harga

Jumlah rp

Subtotal

Discount

Total

40

1 12/20/2011

1 Dewa Brg_01. Brg_02, Brg_03

Bodrek Jeruk,procold,Vix Vaporub

Botol,Tablet,Box

2,3,1

20000, 5000, 25000

40000, 15000, 25000

80000 0 80000

2 12/21/2011

1 Dewa Brg_04 Procold Tablet 2 5000 10000 10000 0 10000

3 12/22/2011

2 Yudy Brg_05, Brg_06

Konimex, hansaplas

Tablet, Box 3, 6 4000, 3000

12000, 18000

30000 0 30000

Tabel 3.1 – Bentuk Unnormal Transaksi Penjualan

Bentuk tidak normal tersebut akan diubah menjadi bentuk normal pertama

Bentuk Normal Pertama

Nomor Transaksi

Tanggal No_peg

Pegawai

Kd_barang

Nama Barang

Unit

Satuan

Harga

jumlah Rp

Subtotal

Discount

Total

1 12/20/2011

1 Dewa brg_01 Bodrek Jeruk

2 Botol 20000

40000 80000 0 80000

1 12/20/2011

1 Dewa brg_02 Procold 3 Tablet

5000 15000 80000 0 80000

1 12/20/2011

1 Dewa brg_03 Vix vaporub

1 Box 25000

25000 80000 0 80000

2 12/21/2011

1 Dewa brg_04 Procold 2 Tablet

5000 10000 10000 0 10000

3 12/21/2011

2 Yudy brg_05 Konimex 3 Tablet

4000 12000 30000 0 30000

3 12/21/2011

2 Yudy brg_06 Hansaplas 6 Box 3000 18000 30000 0 30000

Tabel 3.2 – Bentuk Normal Ke-1 Transaksi Penjualan

Dari data bentuk normal pertama ini akan dipecah menjadi beberapa tabel,

hal ini digunakan untuk menghilangkan ketergantungan fungsional, sebagian, dan

transitif. Dilanjutkan dengan Normalisasi Ke 2 dan ketiga. Rancangan Tabel yang

dibuat adalah

Tabel Normal Ke-2

41

Tabel Transaksi Nomor

transaksi no_peg Kd_barang Unit Jumlah

Rp Subtotal Discount Total

1 1 brg_01 2 40000 80000 0 80000 1 1 Brg_02 3 15000 80000 0 80000 1 1 brg_03 1 25000 80000 0 80000 2 1 brg_04 2 10000 10000 0 10000 3 2 brg_05 3 12000 30000 0 30000 3 2 brg_06 6 18000 30000 0 30000

Tabel 3.3 – Bentuk Normal Ke 2 Transaksi Penjualan

Tabel Barang Kd_barang nama barang Satuan Harga brg_01 Bodrek Jeruk Botol 20000 brg_02 Procold Tablet 5000 brg_03 Vix vaporub Box 25000 brg_04 Procold Tablet 5000 brg_05 Konimex Tablet 4000 brg_06 Hansaplas Box 3000

Tabel 3.4 – Bentuk Normal Ke-2 tabel Obat

Tabel Pegawai No Peg Pegawai

1 Dewa 2 Yudy

Tabel 3.5 – Bentuk Normal Tabel Pegawai

Normalisasi pada tabel transaksi dilanjutkan, karena Unit, dan Jumlah Rp

hanya bergantung secara transitif pada nomor_transaksi.Sehingga didapatkan 2

tabel yaitu tabel detail transaksi dan tabel transksi, pada rancangan tabel detail

transaksi dapat ditambahkan id atau number sebagai primary key, namun pada

rancangan normalisasi ini belum ditambahkan.

Bentuk Normal Ke-3

42

Tabel Barang Kd_barang nama barang Satuan Harga brg_01 Bodrek Jeruk Botol 20000 brg_02 Procold Tablet 5000 brg_03 Vix vaporub Box 25000 brg_04 Procold Tablet 5000 brg_05 Konimex Tablet 4000 brg_06 Hansaplas Box 3000

Tabel 3.6 – Tabel Barang/obat – Normal Ke-3

Tabel Pegawai No Peg Pegawai

1 Dewa 2 Yudy

Tabel 3.7 – Tabel Pegawai

Tabel Detail Transaksi

Nomor Transaksi

Kd_barang Unit Jumlah rp

1 brg_01 2 40000 1 Brg_02 3 15000 1 brg_03 1 25000 2 brg_04 2 10000 3 brg_05 3 12000 3 brg_06 6 18000

Tabel 3.8 – Bentuk Normal Ke-3 Tabel Detail Transaksi

Tabel Transaksi Nomor

transaksi no_peg Subtotal Discount Total

1 1 80000 0 80000 2 1 10000 0 10000

43

3 2 30000 0 30000 Tabel 3.9 – Bentuk Normal Ke-3 Tabel Transaksi penjualan

Dari transaksi pembelian barang, didapatkan tabel dengan bentuk

unnormal, dan kemudian akan dicoba untuk dipisahkan sesuai dengan urutan dan

ketentuan menghilangkan ketergantungan ketergantungan yang ada.

No Transa

ksi

id_pembei

Nama Pembeli

tanggal

No order

Salesman / Contact Person

Kode Supplie

r

Supplier Kode Barang

NamaObat / Barang

Unit

Satuan

Harga

Jumlah Rp

Subtotal

Diskon

Total

1 Peg_01

Dewa 12/20/2011

212202011

Ahmad Sup_01 PT PARIT PADANG GLOBAL

Brg_01 Haldol 5Mg Tablet

1 Box 200000

200000

1000000

0 1000000

Brg_02 Lapistan 500Mg

2 Box 50000

100000

1000000

0 1000000

Brg_03 Imunos Tablet

35 Box 20000

700000

1000000

0 1000000

2 Peg_02

Yudy 12/21/2011

212212011

Marchell Sup_02 PT BALI BIMA SAKTI

Brg_04 Eyevit 10 Syrup

10000

100000

100000

0 100000

3 Peg_02

Yudy 12/22/2011

212222011

Sharon Sup_03 PT ANTARMITRA

SEMBADA

Brg_05 Lapistan Tablet

10 Box 10000

100000

100000

0 100000

Tabel 3.10 – Bentuk Unnormal Tabel Transksi Pembelian

No Transaksi

id_pembeli

Nama Pembe

li

tanggal

No order

Salesman / Contact Person

Kode Suppli

er

Supplier Kode Baran

g

NamaObat / Barang

Unit

Satuan

Harga

Jumlah Rp

Subtota

l

Diskon

Total

1 Peg_01

Dewa 12/20/2011

21220201

1

Ahmad Sup_01

PT PARIT PADANG GLOBAL

Brg_01

Haldol 5Mg

Tablet

1 Box

200000

200000

100000

0

0 100000

0 1 Peg_

01 Dewa 12/20

/2011 21220201

1

Ahmad Sup_01

PT PARIT PADANG GLOBAL

Brg_02

Lapistan 500Mg

2 Box

50000

100000

100000

0

0 100000

0 1 Peg_

01 Dewa 12/20

/2011 21220201

1

Ahmad Sup_01

PT PARIT PADANG GLOBAL

Brg_03

Imunos Tablet

35

Box

20000

700000

100000

0

0 100000

0 2 Peg_

02 Yudy 12/21

/2011 21221201

1

Marchell Sup_02

PT BALI BIMA SAKTI

Brg_04

Eyevit 10

Syrup

10000

100000

100000

0 100000

3 Peg_02

Yudy 12/22/2011

21222201

1

Sharon Sup_03

PT ANTARMITRA

SEMBADA

Brg_05

Lapistan Tablet

10

Box

10000

100000

100000

0 100000

Tabel 3.11 – Bentuk Normal Ke-1 Tabel Transaksi Pembelian

Bentuk normal pertama pada tabel transaksi pembelian, didapatkan dengan menghilangkan data berulang pada tabel unnormal transaksi pembelian. Dari tabel normal pertama ini akan dilanjutkan pada proses normalisasi ke-2.

Tabel Normal Ke-2

Tabel Transaksi

No Transaksi

id_pembeli

Kode Supplier

Kode Barang

Unit

Jumlah Rp

Subtotal Diskon

Total

44

1 Peg_01 Sup_01 Brg_01 1 200000 1000000

0 1000000

1 Peg_01 Sup_01 Brg_02 2 100000 1000000

0 1000000

1 Peg_01 Sup_01 Brg_03 35 700000 1000000

0 1000000

2 Peg_02 Sup_02 Brg_04 10 100000 100000 0 100000

3 Peg_02 Sup_03 Brg_05 10 100000 100000 0 100000 Tabel 3.12 – Bentuk Normal Ke-2 Tabel Transaksi Pembelian

Tabel Supplier Kode Supplier Supplier Salesman / Contact Person

Sup_01 PT PARIT PADANG GLOBAL Ahmad Sup_02 PT BALI BIMA SAKTI Marchell Sup_03 PT ANTARMITRA SEMBADA Sharon

Tabel 3.13 – Bentuk Normal Ke-2 Tabel Supplier

Tabel Pegawai id_pembeli Nama Pembeli

Peg_01 Dewa Peg_02 Yudy

Tabel 3.14 – Tabel Pegawai

Tabel Obat Kode

Barang NamaObat / Barang Satuan Harga

Brg_01 Haldol 5Mg Tablet Box 200000 Brg_02 Lapistan 500Mg Box 50000 Brg_03 Imunos Tablet Box 20000 Brg_04 Eyevit Syrup 10000 Brg_05 Lapistan Tablet Box 10000

Tabel 3.15 – Tabel Normal Ke-2 Obat

Pada bentuk normal ke-2 tabel transaksi pembelian, data unit dan jumlah rp adalah data yang bergantung transitif pada no_transaksi, sehingga perlu dilakukan pemecahan tabel, dari pemecahan tabel transaksi pembelian ini didapatkan dua tabel yaitu tabel transaksi dan tabel detail transaksi.

Bentuk Tabel Normal Ke-3

45

Tabel Transaksi No Transaksi id_pembeli Kode

Supplier Subtotal Diskon Total

1 Peg_01 Sup_01 1000000 0 1000000 2 peg_02 Sup_02 100000 0 100000 3 Peg_02 Sup_03 100000 0 100000

Tabel 3.16 – Tabel Normal Ke-3 Transaksi Pembelian

Tabel Supplier Kode Supplier Supplier Salesman / Contact Person

Sup_01 PT PARIT PADANG GLOBAL Ahmad Sup_02 PT BALI BIMA SAKTI Marchell Sup_03 PT ANTARMITRA SEMBADA Sharon

Tabel 3.17 – Bentuk Normal Ke-3 Tabel Supplier

Tabel Pegawai id_pegawai Nama Pegawai

Peg_01 Dewa Peg_02 Yudy

Tabel 3.18 – Bentuk tabel Pegawai

Tabel Obat Kode

Barang NamaObat / Barang Satuan Harga

Brg_01 Haldol 5Mg Tablet Box 200000 Brg_02 Lapistan 500Mg Box 50000 Brg_03 Imunos Tablet Box 20000 Brg_04 Eyevit Syrup 10000 Brg_05 Lapistan Tablet Box 10000

Tabel 3.19 – Bentuk Normal Ke-3 Tabel Obat

Tabel Detail No Transaksi Kode Barang Unit Jumlah Rp

1 Brg_01 1 200000 1 Brg_02 2 100000 1 Brg_03 35 700000 2 Brg_04 10 100000 3 Brg_05 10 100000

Tabel 3.20 – Tabel Detail Obat

46

Dari keseluruhan proses normalisasi didapatkan tabel obat, supplier, pegawai, transaksi penjualan, detail transaksi penjualan, transaksi pembelian, dan detail transaksi pembelian.

3.5 ERD

ERD atau Entity Relationship Diagram digunakan sebagai mediator untuk

membantu melakukan atau mengkonsep pembuatan sistem, ERD yang

mengambarkan data data yang ada dalam sistem dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

47

Gambar 3.12 – ERD dari sistem yang akan dibuat

Secara garis besar sistem hanya memfokuskan pada data data barang dan

data transaksi , oleh karena itu detail detail data pada entitas lain tidak

dipermasalahkan. Pada sistem , sesuai dengan kebutuhan maka entitas data

pelanggan tidak dimasukan dalam pembuatan ERD ini, hal ini dikarenakan bahwa

48

pelanggan tidak harus menjadi anggota terlebih dahulu untuk dapat melakukan

pembelian di apotek, data nama pelanggan adalah data biasa yang melekat pada

data transaksi penjualan. Selain itu data detail obat juga ditambakan agar

pengeditan data data obat menjadi lebih mudah dan tidak menjaga keutuhan data

master obat.

3.6 Spesifikasi Proses [ GUI ]

Beberapa konsep tampilan yang ada pada sistem digambarkan untuk

membantu memberikan detail konsep akan seperti apa program atau sistem yang

akan dibuat, selain itu dari tampilan awal ini juga bisa dilihat letak perubahan

yang bisa terjadi dan sisi yang perlu diperbaiki.

Gambar 3.13 – tampilan form utama dari sistem

49

Gambar 3.14 – Form Login

Gambar 3.15 – Form maintenance data pegawai

50

Gambar 3.18 – Form maintenance data supplier

Gambar 3.19 – Form maintenance data obat

51

Gambar 3.20 – Form transaksi pembelian

Gambar 3.19 – Form Transaksi Penjualan

52

Gambar 3.20 – Form Laporan

54

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Sistem

Sesuai dengan perancangan sistem yang ada dalam metodologi penulisan,

maka sistem yang diusulkan akan digunakan sebagai media untuk melakukan

transaksi, baik itu transaksi pembelian maupun transaksi penjualan, dalam prosesnya

sebelum bisa melakukan transaksi kita diharuskan terlebih dahulu mengisikan data,

hal serupa juga diterapkan dalam sistem POS ( Point Of Sale ) ini , dimana sistem

memerlukan data pegawai, data obat, data supplier, dan data lainnya agar dapat

digunakan secara lengkap.

Dalam penerapan atau pembuatan sistem tentunya tidak lepas dari komponen-

komponen pendukung proses pembuatan sistem ini, komponen ini dapat dibagi

menjadi 2 komponen yaitu

Komponen perangkat keras

CPU – AMD Phenom X4

Monitor – Standar 16 Juta Warna

Mouse dan Keyboard Prolink

RAM – 2 Gb

HDD – 80 GB

Komponen Software

Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai media perancangan dan

media pembangunan sistem,

Menggunakan Microsoft Access sebagai penyedia database untuk melakukan

manipulasi data.

Menggunakan komponen-komponen ADODB sebagai media untuk

melakukan proses koneksi dan manipulasi data-data

55

Menggunakan Operating sistem Windows XP SP3

4.2 Penjelasan Sistem

Secara singkat mempunyai beberapa fungsi umum, fungsi-fungsi ini terkait

dengan proses transaksi yang ada pada APOTEK HERBA GIANYAR. Proses

transaksi yang dimaksudkan adalah proses transaksi penjualan dan proses transaksi

pembelian obat yang dilakukan oleh apotek secara tunai, selain itu proses penjualan

obat juga dikhusukan untuk obat non racikan.

Proses transaksi secara umum memerlukan beberapa data inputan lain yang

mendukung, seperti misalnya data obat, dan data supplier tempat obat dibeli, oleh

karena itulah sistem mendukung proses pengolahan data data obat, dan data-data

supplier yang nantinya akan digunakan dalam proses transaksi. Sistem berjalan

dengan pertama kali memeriksa data pegawai, yang mana pegawai itu harus login

terlebih dahulu, dan kemudian apabila pegawai atau user telah berhasil masuk dan

memenuhi kriteria untuk menggunakan program maka beberapa menu akan terbuka

dan dapat digunakan, proses akan berulang dan pada akhirnya akan berhenti ketika

pengguna aktif melakukan proses logout. beberapa menu yang ada pada sistem akan

dijelaskan lebih lanjut pada sub bab berikut ini.

4.2.1 Penjelasan Form Login

Form login berisikan form yang digunakan sebagai fasilitator

untuk melakukan login kedalam sistem, tanpa menggunakan fasilitas

ini maka sistem tidak akan mengetahui user yang sedang aktif,

akibatnya menu-menu yang ada pada sistem tidak bisa digunakan dan

mengakibatkan sistem secara keseluruhan tidak dapat digunakan.

56

Gambar 4.1 – Form Login

Pada gambar dapat dijelaskan bahwa user diharuskan untuk

melakukan inputan nama user atau id user, user disini artinya adala

pegawai apotek yang datanya telah dimasukan kedalam database user,

proses akan berlanjut ketika user melakukan proses atau me klik

tombol login, ketika tombol login di klik maka sistem akan melakukan

proses verivikasi data, apakah data yang dimasukan user adalah data

nama atau data id user, dan kemudian akan dilanjutkan dengan

memeriksa apakah data dengan inputan-inputan tersebut ada atau tidak

dalam database, jika data ada maka user akan mendapatkan hak sesuai

dengan jabatan yang ada, apabila dia adalah seorang manager, maka

seluruh menu akan dapat diakses, secara umum untuk setiap jabatan

hak akses akan berbeda. Jika user salah dalam melakukan proses input

data , atau data yang dinputkan tidak ada, maka sistem akan

memberikan konfirmasi bahwa data yang dimaksudkan tidak ada, dan

form login akan menghilang.

57

4.2.2 Penjelasan Logout

Sistem mendukung fungsi logout, fungsi ini digunakan untuk

melakukan pengesetan kembali user aktif dan melakukan kembali

proses pengaturan form utama, secara umum fungsi logout digunakan

untuk melakukan pengaturan ulang sama seperti ketika tidak ada user

yang aktif, hal ini digunakan agar user baru atau pemakai sistem baru

harus menginputkan nama atau harus melewati proses verifikasi

terlebih dahulu pada form login.

4.2.3 Penjelasan Form Maintenance Jenis

jenis disini yang dimaksukan adalah proses penambahan data

data jenis obat, jenis dapat berupa sirup, tablet, ampul, atau yang

lainnya.

Gambar 4.2 – Form Maintenance Jenis Obat

Proses maintenance memerlukan inputan berupa kode jenis ,

dan inputan lainnya berupa keterangan atau nama jenis, pada

implementasinya proses inputan kode jenis akan dilakukan secara

58

otomatis oleh sistem, hal ini dimungkinkan karena sistem terlebih

dahulu melakukan proses cek pada tabel jenis obat yang ada dan

mencari nilai record atau data terakhir untuk diambil atau dilihat kode

jenisnya, sehingga untuk kode jenis baru kode jenis dapat dinputkan

secara otomatis, proses otomatis ini dilakukan dengan me klik tombol

tambah pada form, sedangkan untuk tombol simpan, sistem akan

melakukan proses verifikasi terhadap ketersediaan data, apabila data

ada maka proses akan melakukan update data atau memperbaruhi data

ketimbang melakukan proses input data baru pada tabel atau pada

database, sedangkan untuk proses hapus, sistem akan memberikan

proses konfirmasi pada user aktif dan penghapusan data akan

dilakukan, sedangakan tombol keluar digunakan untuk melakukan

proses unload data-data yang digunakan dalam form dan akan

mengakibatkan form maintenance jenis obat akan menghilang.

4.2.4 Penjelasan Form Maintenance Satuan

Gambar 4.3 – Form Maintenance Data Satuan

59

Proses maintenance data satuan dimasukan untuk melakukan

pengolongan obat dan digunakan juga sebagai atribut atau data

pelengkap obat, satuan didalam obat bisa berupa satu ampul, satu box,

satu botol, dll. Sama seperti proses maintenance data jenis obat, pada

proses maintenance data satuan user aktif diminta untuk melakukan

proses pengisian 2 data textbox, data pertama adalah kode satuan yang

digunakan sebagai no urut untuk penyimpanan data satuan, dan data

kedua adalah data nama satuan yang digunakan untuk

mengindentifikasi keterangan dari data satuan, pada prosesnya

pengisian no atau kode satuan ini mutlak dilakukan oleh sistem, user

hanya perlu melakukan proses klik tombol tambah, dan sistem akan

otomatis menentukan nomor yang akan digunakan sebagai kode satuan

obat, tombol simpan baru akan akfif apabila user aktif telah melakukan

proses klik tombol tambah, pada tombol simpan ini sistem akan

melakukan proses verifikasi data , apakah data yang akan dimasukan

ada , atau data yang akan dimasukan adalah data baru, data dapat saja

merupakan sebuah data yang telah ada dalam sistem apabila user akfif

melakukan proses klik datagrid atau tabel, sehingga sistem secara

otomatis akan mengeset data-data textbox menjadi sesuai dengan data

tabel, hal ini memang dimaksudkan sebagai cara yang lebih mudah

apabila user aktif ingin melakukan perubahan data. Apabila data ada

maka sistem akan memperbaharui data yang ada, apabila data belum

ada maka sistem akan memasukan data baru kedalam database,

sedangnkan tombol keluar digunakan untuk mengakhiri penggunaan

form maintenance data satuan. Penggunaan form ini akan berhakhir

ketika user aktif me klik tombol keluar.

60

4.2.5 Penjelasan Form Maintenance Obat

Form ini digunakan sebagai media untuk melakukan proses

input data obat,editing data obat, dan proses hapus data obat. Pada

sistem juga disediakan otomasi pemilihan dan pengisian jenis dan

satuan yang akan digunakan dalam obat baru atau obat yang sudah

ada, sehingga user aktif tidak perlu lagi memikirkan nama satuan atau

nama jenis obat agar sesuai satu dengan yang lainnya. Proses

maintenance juga sama dengan form form lainnya dimana pada

awalnya user hanya perlu menigisikan data setelah melakukan klik pad

perintah atau tombol tambah.

Gambar 4.4 – Form Maintenance Data Obat

Sistem juga mendukung proses inputan tanggal dengan dibantu

oleh control box calendar dari bawaan Microsoft Visual Basic

sehingga inputan tanggal menjadi lebih mudah. Pada proses simpan

sistem akan melakukan proses verifikasi otomatis, apakah sebenarnya

user ingin memperbaharui data atau user aktif ingin menambahkan

61

data, hal ini dilakukan dengan cara melakukan cek pada kode obat.

Pada tombol delete perintah untuk melakukan hapus data obat terletak,

namun perintah-perintah tersebut akan berhubungan dengan relasi

database, sehingga apabila data obat masih terpakai, baik itu dalam

transaksi pembelian atau penjualan maka data tidak akan dapat

dihapus, apabila dalam proses baik simpan ataupun hapus sistem

mengalami kegagalan atau runtime error, maka sistem akan

menghentikan perintah dan akan mengeluarkan pesan error berserta

alasan megapa error terjadi, hal ini ditujukan agar user aktif paling

tidak mengetahui masalah yang terjadi.

4.2.6 Penjelasan Form Maintenance Supplier

Data supplier diperlukan ketika kita ingin melakukan proses

transaksi pembelian, sehingga user aktif bisa lebih mudah dalam

menentukan dari supplier mana user aktif melakukan proses

pembelian, pada maintenance data supplier, terdapat beberapa opsi

seperti beberapa form maintenance yang lainnya, yang pertama adalah

opsi tambah data, tambah data disini sebenarnya sistem belum secara

fisik melakukan prose insert ataupun modifikasi terhadap database,

namun sistem hanya melakukan pengesetan otomatis kode supplier

baru yang dimaksud.Setelah melakukan proses tambah data maka

barulah, tombol simpan dan menjadi aktif, tombol simpan mempunyai

fungsi utama sebagai tombol yang melakukan proses modifikasi

terhadap data fisik, sehingga secara singkat, proses inilah yang

sebenarnya melaukan perubahan terhadap data, sama seperti form

maintenance yang lainnya, sistem pertama akan melakukan pencarian

atau verifikasi data, data yang diinpukan sudah ada atau belum,

apabila data sudah ada, maka opsi sistem adalah dengan melakukan

proses pengupdatean data dan tidak melakukan proses penambahan

62

data, sedangkan jika data yang akan dimasukan tidak ada maka sistem

barulah memasukan data baru.

Gambar 4.5 – Form Maintenance Data Supplier

Form ini juga memiliki tabel berupa data grid yang digunakan

untuk menampilkan data, namun opsi modifikasi yang ditawarkan oleh

data grid telah sistem matikan, oleh karena itu proses modifikasi data

hanya dapat dimungkinkan melalui tombol simpan, atau tombol hapus

saja, kegunaan lain dari data grid adalah untuk melakukan proses

setting segala text dan kombo box agar sesuai dengan data yang

ditunjukan oleh data grid, sehingga user aktif dapat lebih mudah dalam

melakukan proses update data, dan mempercepat kerja user aktif

dalam input data. Tombol terakhir adalah tombol keluar yang

digunakan untuk mengakhiri penggunaan form maintenance ini dan

berfungsi untuk menutup form maintenance ini.

63

4.2.7 Penjelasan Form Maintenance Pegawai

Proses maintenance data pegawai dapat dilakukan melalui

form ini, proses penambahan data pegawai, pengeditian, dan

penghapusan data dapat dilakukan melalui form ini. Form pegawai

memiliki tampilan seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.6 – Form Maintenance Data Pegawai

Dimana terdapat 4 tombol utama sebagai menu untuk melakukan

proses maintenance, menu pertama yaitu menu tambah data,

digunakan untuk mengaktifkan menu yang lain dan digunakan untuk

melakukan proses otomatisasi penomoroan textbok yang akan

digunakan sebagai no karyawan atau pegawai baru, penginputan

jabatan dan penginputan tanggal lahir menjadi lebih mudah dengan

digunakannya combo box dan digunakannya toolbox calendar dalam

form, pada form terdapat menu tabel atau data grid yang digunakan

sebagai media navigasi terhadap keseluruhan data pegawai, sehingga

proses update atau pembaharuan data menjadi lebih mudah, karena

64

dengan proses navigasi melalui data grid ini pengisian textbox menjadi

otomatis sesuai dengan data di dalam data grid.

Proses update dan proses penyimpanan data baru dilakukan

melalui tombol simpan, secara singkat ketika user meneka tombol

simpan sistem akan melakukan proses verifikasi data dan melanjutkan

proses apakah data akan diperbaharui atau data akan ditambahkan,

sendangkan untuk proses penghapsan data user aktif dapat

melakukannya dengan menggunakan fasilitas dari tombol hapus.

Tombol keluar digunkan untuk mengakhiri penggunaan form

maintenance data pegawai ini.

4.2.8 Penjelasan Form Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan dilakukan dengan menggunakan form

transaksi penjualan, untuk form ini, maka proses maintenance tidak

dapat dilakukan karena proses maintenance akan berada pada form

lainnya, pada form ini user aktif hanya mempunyai kemampuan

melakukan editing data yang akan dimasukan, proses editing data yang

akan dimasukan ini menggunakan prinsip tabel flex grid, sehingga

data untuk sementara akan ditampung terlebih dahulu untuk kemudian

setelah fix akan disimpan.

65

Gambar 4.7 – Form Transaksi Penjualan

Untuk proses otomatisasi user aktif hanya perlu melakukan

input pemilihan obat yang dijual, dan berapa unit atau quantitynya,

proses penghitungan grandtotal dan subtotal sepenuhnya dilakukan

oleh sistem, seperti mekanisme form lainnya user aktif terlebih dahulu

harus melakukan eksekusi tombol tambah data, sehingga opsi opsi

lainnya bisa terbuka, apabila user tidak ingin, proses tambah kan

barang dan hapus barang hanyalah merupakan mekanisme sistem

dalam mengatur daftar belanjaan, jadi belum merupakan proses

penyimapan data secara fisik terhadap database, ketika user aktif telah

selesai dengan daftar belanjaan maka dengan melakukan klik pada

tombol proses transaksilah penyimpanan baru akan dilakukan, namun

sebelum melakukan proses sistem akan terlebih dahulu menanyakan

pada user aktif apakah data yang akan diinputkan adalah data yang

sudah benar, hal ini dikarenakan data yang sudah dinputkan tidak bisa

di manipulasi dengan menggunakan form ini. Ketika proses

penyimpanan selesai mana user aktif akan mendapatkan konfirmasi

66

bahwa data telah disimpan. Tombol keluar digunakan untuk

mengakhiri penggunaan dari form transaksi penjualan ini.

4.2.9 Penjelasan Form Maintenance Transaksi Penjualan

Proses maintenance data transaksi penjualan yang telah

diinputkan melalaui form transaksi hanya dapat dilakukan melalaui

form ini, form ini terdiri dari 2 tab yang digunakan untuk melakukan

proses editing terhadap 2 tabel yang terkait dengan transaksi

penjualan, baik itu tabel detail yang menyangkut data-data penjualan

berdasarkan no nota tertentu, dalam prosesnya perhitungan akan sama

seperti form transaksi penjualan, dimana proses penghitungan

grandtotal dan perhitungan subtotal akan dilakukan secara otomatis

oleh sistem, user aktif hanya perlu menambahkan dan menganti barang

yang dijual berdasarkan no nota tertentu. Proses maintenance juga

terjadi pada data transaksi, namun proses hanya berkait dengan

perubahan data transaksi dan penghapusan data transaksi, sehingga

proses penambahan data transaksi hanya dapat dilakukan dengan

melalui form transaksi penjualan.

Gambar 4.8 – Form Maintenance Data Transaksi Penjualan

67

4.2.10 Penjelasan Form Transaksi Pembelian

Proses pencatatan pembelian barang dilakukan dengan

menggunakan form transaksi pembelian, sama seperti form transaksi

penjualan, dimana user aktif terlebih dahulu harus melakukan proses

penambahan data dengan melakukan klik tombol tambah data, proses

tambah data merupakan proses untuk mengubah atau mengatur no

transaksi agar sesuai dengan no transaksi yang telah ada, pada tombol

tambah kan data barang sistem hanya akan menambahkan daftar barng

kedalam sistem daftar belanja dan belum melakukan proses eksekusi

penyimpanan fisik. Proses serupa juga terjadi dalam tombol hapus

dimana program hanya melakukan manipulasi daftar antrian pada tabel

yang ada pada form transaksi pembelian, proses manipulasi data hanya

akan terjadi apabila user melakukan klik pada tombol proses, tombol

ini akan melakukan proses penyimpanan berulang terhadap semua data

yang ada dalam daftar belanjaan.

Gambar 4.9 – Form Transaksi Pembelian

68

Tombol terahkhir adalah tombol keluar yang digunakan untuk

mengakhiri penggunaan form transaksi pembelian ini.

4.2.11 Penjelasan Form Maintenance Transaksi Pembelian

Proses maintenance data transaksi pembelian hanya dapat

dilakukan dengan melalui form ini, form ini memungkinkan untuk

melakukan penambahan detail transaksi pembelian, dan melakukan

penghapusan terhadap transaksi pembelian, namun penambahan

transaksi pembelian hanya dapat dilakukan melalui form transaksi

pembelian. Secara singkat form terdiri dari 2 tab utama yang

digunakan untuk melakukan proses manipulasi data yang berbeda,

pada tab pertama proses manipulasi data transaksi pembelian

dilakukan, proses simpan hanya bisa melakukan update data saja, data

yang diupdate tentunya data transaksi pembeian, tapi bukan diskon

dan grandtotal, karena data ini akan selalu berkait dengan subtotal

milik detail penjualan, apabila user aktif melakukan penghapusan data

maka seluruh data di tabel detail juga akan dihapus.

69

Gambar 4.10 – Form Maintenance Transksi Pembelian

Pada tab kedua proses maintenance data terhadap detail

transaksi dapat dilakukan, pengeditan data di dalam data detail juga

akan mengubah data diskon dan grand total pada data transaksi

pembelian, secara garis besar proses otomasi terjadi dalam

penghitungan grandtotal dan perhitngan subtotal, selain itu proses

otomasi juga terjadi dalam proses supply input data dengan

menggunakan fasilitas koneksi text box dengan data pada data grid

atau tabel.

4.2.12 Penjelasan Form Laporan

Form laporan hanya menyangkut proses pelaporan semua data

yang ada tanpa menggunakan filter apa apa, data yang dilaporkan ada

lah data-data barang, pegawai, supplier, transaksi

70

Gambar 4.11 – Contoh Laporan Data Pembelian

4.3 Distribusi Sistem

Sistem dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 , karena itulah

banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar sistem bisa berjalan pada platform

operating system windows yang ada, oleh karena itulah sistem di distribusikan dalam

bentuk file setup yang mengincludekan semua file yang diperlukan sistem agar bisa

berjalan baik. File setup ini juga memiliki kemampuan untuk mempermudah

pemasangan sistem pada komputer-komputer lain. Berikut adalah tampilan file setup

ketika dalam proses intallasi.

71

Gambar 4.12 – Tampilan File Setup

72

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Sistem point of sale merupakan sistem yang mengatasi masalah yang

berkaitan dengan transaksi, baik itu adalah transaksi penjualan maupun transaksi

pembelian, dalam prakteknya proses penyimpanan data pada transaksi akan

mempengaruhi banyak data, baik itu data pegawai ataupun data barang yang terlibat

dalam transaksi, keterlibatan banyak data inilah yang membuat program point of sale

banyak dibutuhkan untuk membantu proses kerja sebuah perusahaan ataupun sebuah

unit usaha, baik itu kecil maupun besar. Sedangkan hubugan dengan sistem POS

untuk apotek HERBA GIANYAR ini adalah

1 Sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan proses transaksi baik itu

penjualan ataupun pembelian yang dilakukan secara tunai.

2 Sistem menyertakan operasi operasi untuk mengolah data pendukung yang

digunakan dalam proses transaksi misalnya data pegawai, data obat, dan sata

supplier.

3 Sistem hanya ditujukan untuk keperluan transaksi dan tidak menyangkut

masalah lain terkait dengan bidang usaha apotek.

4 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah media developer tools yang mendukung

proses pembuatan aplikasi pengolah database.

5 Microsoft Access mampu digunakan sebagai DBMS yang mendukung proses

pembuatan sistem.

5.2 Saran

Dalam pembuatan sistem, banyak saran yang diharapkan berguna bagi Apotek

Herba Gianyar dalam pengembangan sistem yang lebih lanjut. Beberapa saran itu

antara lain adalah

1 Sistem yang telah dibuat ini, diharapkan dapat dikembangkan oleh intansi

terkait ( Apotek Herba Gianyar ) sehingga menjadi sistem yang lebih

kompleks lagi sesuai dengan kebutuhan yang akan datang

73

2 Perlunya diadakan pelatihan khusus bagi para karyawan agar paling tidak

dapat mengoperasikan sistem, sehingga sistem manual yang ada dapat

ditinggalkan.

3 Dengan adanya sistem, diharapkan infrastruktur pendukung sistem seperti

perangkat komputer harus tersedia dalam instansi terkait.

DAFTAR PUSTAKA

HM, Jogiyanto. 2001. Analisis Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

HM, Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

Simarmata, Janner & Paryudi, Iman. 2006 , Basis Data. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

Subari & Yuswanto. 2008. Panduan Lengkap Pemprograman Visual Basic 6.0.

Jakarta : Cerdas Pustaka Publisher

KBBI// http://kamusbahasaindonesia.org/