BAB IPENDAHULUAN

1. Latar BelakangDalam dunia pendidikan, terdapat beberapa komponen pendidikan yang sangatlah berperan sebagai penunjang kegiatan pembelajaran baik secara langsung maupun tidak langsung. Salah satu komponen terpenting adalah sarana dan prasarana pendidikan.Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang bagi tercapainya tujuan dari pendidikan. Proses belajar mengajar akan semakin sukses bila sarana dan prasarana pendidikan memadai. Untuk itu sarana dan prasarana pendidikan harus selalu lengkapi. Pemerintah selalu berupaya untuk secara terus menerus melengkapi sarana dan prasarana pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan.Dalam makalah ini akan dibahas mengenai administrasi sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

BAB IIPEMBAHASAN

Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.Proses Belajar Mengajar (PBM) atau Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) akan semakin sukses bila ditunjang dengan sarana dan prasarana pendidikan yang memadai, sehingga pemerintah pun selalu berupaya untuk saecara terus-menerus melengkapi sarana dan prasarana pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan sehingga kekayaan fisik negara yang berupa sarana dan prasarana pendidikan telah menjadi sangat besar. [footnoteRef:2] [2: Drs. Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta : Rineka Cipta, 1996), hlm 114.]

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar, seperti gedung, ruang kelas, meja kursi serta alat-alat dan media pengajaran.[footnoteRef:3] Adapun yang dimaksud dengan prasarana pendidikan secara otimologis berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Dalam sekolah misalnya : lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, halaman, kebun, taman sekolah, uang dan sebagainya. [footnoteRef:4] [3: Dr. E. Mulyasa, M.Pd, Manajemen Berbasis Sekolah, (Bandung : Remaja Rosdakarya, 2002), hlm 49.] [4: Drs. H. M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta : Rineka Cipta, 2010), hlm 51.]

Menurut keputusan Menteri P dan K No. 079/1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar, yaitu :a) Bangunan dan perabot sekolah;b) Alat pelajaran yang terdiri, pembukuan dan alat-alat peraga dan laboratorium;c) Media pendidikan yang dapat dikelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil. [footnoteRef:5] [5: Ibid.]

Berdasarkan data yang tercatat pada akhir Pelita III saja kekayaan tersebut nilainya berkisar satu triliyun rupiah, sehingga perlu pengamanan yang kuat dan itu mencakup pengamanan perencanaan, pengadaan, pendayagunaan, dan penghapusan. Pengamanan yang kuat dapat dicapai melalui suatu sistem yang antara lain diwujudkan dalam bentuk perundangan dan peraturan yang cermat, di samping ketentuan-ketentuan teknis yang telah ada. Semuanya itu akan dapat berjalan dengan arah yang tepat bila ada partisipasi penuh dari para personel yang ditugasi serta terkait dengan pengelolaan fasilitas pendidikan tersebut berdasar rasa tanggung jawab yang tinggi.Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis atau sifatnya.1. Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung (kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan adalah tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik, telepon, serta perabot.Sedangkan sarana pendidikan berfungsi langsung (kehadirannya sangat menentukan) terhadap PBM, seperti alat pelajaran, alat peraga, alat praktek dan media pendidikan. Catatan : Bagi Fakultas Pertanian dan Fakultas Pendidikan Olahraga dan Kesehatan (FPOK), maka tanah atau lapangan merupakan sarana pendidikan.2. Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik dan fasilitas nonfisik.Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda mati atau dibendakan yang mempunyai peran untuk memudahkan atau melancarkan suatu usaha, seperti kendaraan, mesin tulis, komputer, alat peraga, dan sebagainya.Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan benda mati, atau kurang dapat disebut benda atau dibendakan, yang mempunyai peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha seperti manusia, uang, jasa.3. Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi barang bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesamaannya dapat mendukung pelaksanaan tugas.a. Barang bergerak atau berpindah/dipindahkan dikelompokkan menjadi barang habis-pakai atau barang tak habis pakai.1) Barang habis-pakai ialah barang yang susut volumenya pada waktu dipergunakan, dan dalam jangka waktu tertentu barang tersebut dapat susut terus sampai habis atau tidak berfungsi lagi, seperti kapur tulis, tinta, kertas, spidol, penghapus, sapu dan sebagainya. (Keputusan Menteri Keuangan Nomor 225/MK/V/1971 tanggal 13 April 1971).2) Barang tak habis pakai ialah barang-barang yang dapat dipakai berulang kali serta tidak susut volumenya semasa digunakan dalam jangka waktu yang relative lama, tetapi tetap melakukan perawatan agar selalu siap-pakai untuk pelaksanaan tugas, seperti mesin tulis, komputer, kendaraan, media pendidikan dan sebagainya.b. Barang tidak bergerak ialah barang yang tidak berpindah-pindah letaknya atau tidak bisa dipindahkan, seperti tanah, bangunan/gedung, sumur, menara air, dan sebgainya. [footnoteRef:6] [6: Drs. Ary H. Gunawan, Op.Cit, hlm 114-116.]

Siapakah yang bertanggung jawab tentang prasarana dan sarana pendidikan?Jawabannya : para pengelola/ administrasi pendidikan. Secara micro (sempit) maka kepala sekolah yang bertanggung jawab masalah ini. [footnoteRef:7] [7: Drs. H. M. Daryanto, Loc.Cit.]

Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi :1. Perencanaan pengadaan Barang,2. Prakualifikasi Rekanan,3. Pengadaan Barang,4. Penyimpanan, Invetarisasi, Penyaluran,5. Penghapusan dan Penyingkiran,6. Pengendalian.Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis/terpadu. Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.1. Perencanaan Pengadaan Barang (Teori dan Aplikasinya)Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah (sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan (planning/programming) yang matang dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan. Seperti L. Gulick dan Urwick, pakar administrasi negara di Amerika Serikat mengemukakan tujuh macam kegiatan dalam administrasi/manajemen, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Staffing (Penyusunan staf), Directing (Pengarahan), Coordinating (Pengkordinasian), Recording (Pencatatan), Budgeting (Penyusunan anggaran).Perencanaan yang baik dan teliti akan berdasarkan analisis kebutuhan, dan penentuan skala prioritas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan urutan pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.R. Freedman dan kawan-kawannya (1952) mengatakan, bahwa perencanaan atau rencana (planning/ programming) adalah penerapan secara sistematik daripada pengetahuan yang tepat guna untuk mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan, menuju kepada tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut tersirat dua fungsi pokok dari perencanaan, yaitu:a. Suatu rencana/perencanaan dapat digunakan untuk mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan.b. Bila terpaksa terjadi hambatan/kendala, maka demi tercapainyatujuan yang telah ditetapkan, maka rencana/perencanaan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan seperlunya.Lebih lanjut Phili H. Coombs (1970) mengatakan bahwa perencanaan pendidikan dalam arti yang seluas-luasnya, adalah penggunaan analisis yang bersifat rasional dan sistematikterhadap proses pengembangan pendidikan yang bertujuan untuk menjadikan pendidikan itu menjadi lebih efektif dan efisien dalam menanggapi kebutuhan dan tujuan siswa-siswa serta kebutuhan dan tujuan masyarakat (St. Vembriarto, 1975:54).Dari definisi tersebut tersirat empat unsure penting di dalamnya, yaitu :a. Perencanaan pendidikan harus menggunakan analisis yang rasional dan sistematik.b. Perencanaan pendidikan dilakukan demi pengembangan dan peningkatan pendidikan, atau perubahan yang menuju ke arah pendidikan yang lebih baik dari sebelumnya.c. Diharapkan agar peningkatan dan pengembangan yang dilakukan itu dapat menambah daya-guna dan hasil-guna sehingga mempercepat tercapainya cita-cita pendidikan yang diharapkan, serta menghemat biaya, tenaga dan waktu.d. Hasil dari perencanaan pendidikan tersebut dapat bermanfaat bagi siswa-siswa khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Lima proposisi dalam Perencanaan PendidikanPara perencana pendidikan dewasa ini sering menggunakan landasan lia proposisi/pernyataan (statement), yaitu :a. Perencanaan pendidikan itu harus menggunakan pandangan jangka panjang. (jangka pendek = 1 sampai 2 tahun; jangka menengah = 4 sampai 5 tahun; jangka panjang = 10 sampai 15 tahun).b. Perencanaan pendidikan itu harus bersifat komprehensif (meliputi keseluruhan sistem pendidikan, meliputi pendidikan formal dan nonformal).c. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat.d. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian integral dari manajemen pendidikan.e. Perencanaan pendidikan harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan kuantitatif pendidikan; perencanaan pendidikan harus menjadikan pendidikan lebih relevan, efektif dan efisien.Aplikasi dari kelima proposisi tersebut dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dikemukakan dalam contoh-contoh berikut ini.a. Sarana dan prasarana pendidikan yang kita siapkan hendaklah memilki daya guna jangka panjang, baik kualitas maupun kuantitasnya. Seperti bangunan SD Inpres yang roboh sebelum berumur lima tahun misalnya, merupakan kasus yang bertentangan dengan proposisi pertama, atau setelah gedung-gedung SD Inpres dibangun, tetapi ternyata kekurangan siswa.b. Perencanaan tentang pengadaan buku paket,hendaklah meliputi penyiapan, penulisan, penerbitan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan sebagainya sampai pada sasaran pemakainya bagi sekolah dan masyarakat.c. Perencanaan sarana dan prasarana olah raga di sekolah, merupakan bagian dari perencanaan memasyarakatkan olah raga dan mengolahragakan masyarakat, seperti penyediaan lapangan, peralatan, perlombaan/kejuaraan, hadiah-hadiah yang edukatif dan sebagainya.d. Perencanaan tentang peningkatan mutu pendidikan IPA erat hubungannya dengan pembangunan laboratorium IPA di SMP dan SMA (negeri) beserta alat peraga, model, guru-guru IPA melalui program Diploma dan S1, penataran, pelatihan penggunaan alat-alat, media, dan sebagainya.e. Perencanaan pengadaan paket belajar, modul, film pendidikan, kaset pelajaran, siaran pendidikan melalui radio/TV bagi sistem SD PAMONG, SMP TERBUKA, Universitas Terbuka dan sebagainya dimaksudkan agar pendidikan dapat lebih relevan, efisien, dan efektif sesuai tuntutan dan perkembangan/pembaruan pendidikan.[footnoteRef:8] [8: Ibid. hlm 119-120.]

Pendekatan-pendekatan dalam Perencanaan PendidikanDalam rangka ceramah Manajemen Pendidikan pada Lembaga Administrasi Negara di Jakarta tahun 1972, Soepojo Padmodipoetro mengemukakan bahwa sejak sekitar 1960-an berkembang tiga macam pendekatan (approach) dalam perencanaan pendidikan, yaitu :a. Pendekatan tuntutan social (social demand approach) Pendekatan ini mendasarkan atas tuntutan atau kebutuhan masyarakat akan pendidikan, terutama tuntutan atau kebutuhan yang menonjol (popular) pada masa itu.b. Pendekatan tenaga kerja (man power approach)Pendekatan ini bertolak dari kebutuhan tenaga kerja secara kuantitatif dan kualitatif untuk menunjang pembangunan, dengan kegiatan pendidikan yang harus dilakukan secara rasional.c. Pendekatan pertimbangan masa lalu (rate of return approach)Pendekatan ini memperhatikan pengalaman masa-masa sebelumnya sebagai guru yang terbaik, sehingga hal-hal yang tidak atau kurang menguntungkan (bermanfaat) cenderung tidak dilakukan. Pendekatan ini juga sering disebut pendekatan ongkos dan manfaatnya (cost-benefit approach) yang lebih menekankan pada segi ekonomik (untung-rugi).Perlu disadari bahwa dalam suatu perencanaan pendidikan, diperlukan sintesa antara ketiga pendekatan tersebut.[footnoteRef:9] [9: Ibid. hlm 121.]

Aplikasi dari ketiga pendekatan tersebut dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dicontohkan sebagai berikut:a. Kehidupan sosial yang semakin kompleks dan banyak ragamnya dewasa ini,menurut kecepatan dalam penyelesaian setiap maslah yang dihadapi manusia, maka penggunaan sarana belajar seperti kalkulator dan komputer semakin mendesak untuk membantu mempercepat pemecahan matematik khususnya dan ilmu sosial pada umumnya, termasuk penyiapan tenaga kerja yang produktif.b. Dalam era pembangunan yang lebih mengutamakan pembentukan kader-kader wiraswasta atau wirausahawan dari kader-kader pencari kerja, maka penyediaan sarana dan prasarana pendidikan untuk menempa aktivitas, kreativitas, jiwa ulet, disiplin dan mandiri seperti alat dan bahan laboratorium, keterampilan, lahan dan sebagainya perlu tersedia secara memadai tetapi cukup ekonomik.c. Sebelum adanya OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah), maka di tiap sekolah tumbuh berbagai organisasi siswa yang berafilasi pada ormas dan orpol di luar sekolah. Pengalaman menunjukan bahwa pada waktu itu kondisi para siswa menjadi terkotak-kotak dan kurang bersatu. Keadaan yang kurang menguntungkan dalam rangka nation and character building, menumbuhkan gagasan tentang harus terbentuklah OSIS di tiap sekolah menengah sebagai satu-satunya wadah kegiatan dan latihan berorganisasi, kepemimpinan, kreativitas, kemandirian, keterampilan, dan sebagainya. Untuk itu semua maka segala konsekuensi dalam penyediaan sarana dan prasarana perlu terus diperhatikan, meski pertimbangan factor ekonominya tak dapat diabaikan, termasuk pula penyiapan dan intensifikasinya para pembina dan pembimbing OSIS serta supervisi dan evaluasinya.

Perencanaan Makro dan Mikro Dalam perencanaan pendidikan dikenal dua macam perencanaan yaitu perencanaan makro dan perencanaan mikro.a. Perencanaan makro adalah perencanaan yang memuat dimensi yang luas dari sistem pendidikan serta relasinya dengan perencanaan dalam bidang sosial dan ekonomi. Sebagai contoh dapat;ah dikemukakan di sini, misalnya suatu perencanaan sebuah lembaga pendidikan (TK, SD, SMTP, dan PT) di suatu daerah yang memerlukan izin, perhitungan kemampuan penduduk sekitarnya, biaya, dan lain sebagainya sebagai dimensi sosial-ekonomi yang cukup luas dan saling terkait, merupakan perencanaan makro, meskipun lingkupnya sesempit desa, kecamatan, kabupaten atau kotamadya.b. Perencanaan mikro adalah perencanaan yang memuat perencanaan mengenai proses internal dari sistem pendidikan sendiri, termasuk pula subsistem-subsistem yang ada di dalamnya. Sebagai contoh misalnya, merencanakan pembuatan kursi kuliah untuk seluruh perguruan tinggi (negeri) seluruh Indonesia, atau merencanakan pengembangan kurikulum untuk seluruh jenjang sekolah di Indonesia, keduanya termasuk perencanaan mikro, karena keduanya merupakan subsistem pendidikan itu sendiri, meskipun dalam lingkup yang luas.[footnoteRef:10] [10: Ibid. hlm 121-123.]

Dalam merencanakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan degan membedakan atas barang bergerak dan barang yang tidak bergerak, adalah sebagai berikut :a. Perencanaan Pengadaan Barang-barang Bergerak1) Barang-barang habis pakaia) Menyusun daftar perencanaan berdasarkan analisis kebutuhan, dari masing-masing satuan organisasi.b) Menyusun perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan barang-barang tersebut selama satu bulan/semester/tahun.2) Barang-barang tak habis pakai a) Menyusun daftar keperluan barang/alat berdasarkan analisis kebutuhan/kegiatan masing-masing satuan organisasi, sambil memperhatikan barang-barang atau alat-alat yang masih ada dan masih dapat dipakai selama minimum satu tahun lagi.b) Menyusun daftar perkiraan biaya/harga barang-barang/alat-alat yang diperlukan berdasarkan standar yang telah ditentukan.c) Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dan yang tersedia serta urgensi kebutuhannya. [footnoteRef:11] [11: Ibid. hlm 130.]

b. Perencanaan Pengadaan Barang-barang Tidak Bergerak1) Tanah a) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasar analisis kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasar pemetaan sekolah dari daerah yang bersangkutan. (Dinas Tata Kota/Daerah)b) Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah seperti jalan, listrik, air, telepon, pengangkutan/transportasi, dan sebagainya.c) Mengadakan survey harga tanah di lokasi yang telah ditentukan tersebut untuk penyusunan pengajuan rencana anggaran yang diperlukan.2) Bangunan a) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasar analisis kebutuhannya secara lengkap dan teliti.b) Mengadakan survey terhadap tanah dimana bangunan akan didirikannya (luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan, dan sebagainya).c) Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanannya. (perhatikan pedoman pembakuan bangunan sekolah yang berlaku).d) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku bagi daerah yang bersangkutan.e) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya berdasar sesuai rencana pelaksanaan secara teknis dan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan berdasar kebijakan pemerintah.[footnoteRef:12] [12: Ibid. hlm 131.]

Dalam lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, unit/instansi seperti Kantor Wilayah, Universitas/Institut dan Kopertis masing-masing perencanaan dan analisis kebutuhan tersebut disiapkan oleh Bagian Perencanaan Biro/Unit Perencanaan Universitas/Institut dan Sekretariat Kopertis, disusun menjadi daftar usulan yang dimasukkan dalam Pra-DUK (Daftar Usulan Kegiatan) atau Pra-DUP (Daftar Usulan Proyek)melalui UKOR (Usulan Kegiatan Organisasi) atau UKOP (Usulan Kegiatan Operasional) kemudian dikirimkan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pusat di Jakarta, untuk:a. Direktorat Jenderal yang bersangkutan (rangkap 1)b. Sekretariat Jenderal (rangkap 3)1) Untuk Biro Perencanaan 2) Untuk Biro Perlengkapan 3) Untuk Biro Keuangan Selanjutnya Pra-Duk/Pra-DUP dari unit-unit itu setelah dibahas dan dievaluasi di Sekretariat Jenderal, dijadikan Pra-DUP/Pra-DUK Depdikbud untuk dibahas (di-review) bersama BAPPENAS dan Departemen Keuangan. Dari Pra-DUP/Pra-DUK tersebut kemudian disusun DUP/DUK dengan memperhatikan skala prioritas masing-masing. Setelah DUP/DUK dibahas bersama BAPPENAS dan Departemen Keuangan, maka berdasar anggaran yang telah ditetapkan, disusun menjadi Pra-DIK (Daftar Isian Kegiatan) atau Pra-DIP (Daftar Isian Proyek). Setelah dibahas lagi, maka jadilah DIK/DIP yang dapat dilaksanakan oleh Proyek/Satuan-satuan Organisasi yang bersangkutan. Pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sistem tender/lelang yang diatur dengan keputusan presiden nomor 14 tahun 1979 pasal 18.

2. Prakualifikasi RekananPengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian sebagai tindak lanjut pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sistem lelang/tender yang diikuti oleh para rekanan, untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan seperti penyalahgunaan spekulasi, manipulasi serta perbuatan-perbuatan sembrono lainnya. Rekanan atau pemborong yang dapat mengikuti tender hanyalah rekanan-rekanan yang bonafid atau terpercaya saja. Untuk memperoleh rekanan-rekanan yang bonafid dilakukan kegiatan prakualifikasi. Langkah-langkah kegiatan prakualifikasi perlu ditetapkan demi kelancaran serta keseragaman bagi seluruh jajaran di lingkungan Depdikbud, dengan:a. Langkah persiapan 1. Membuat pengumuman2. Menyampaikan undangan3. Menentukan waktu dan tempat pendaftaran4. Menyampaikan atau membuat daftar isian.b. Pelaksanaan 1. Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara administratif:a) Akta pendirianb) Izin usahac) Referensi Bankd) Referensi Kerjae) Keterangan fiscalf) Pernyataan bersedia menaati ketentuan-ketentuan prakualifikasi.2. Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara teknis:a) Adanya tenaga ahli di bidang usahab) Adanya peralatan yang memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas.c) Adanya rekomendasi dari yang berwajib tentang bonafiditas perusahaannya.d) Mengadaakan pemeriksaan setempat.3. Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi, serta memberikan sertifikat/tanda lulus.4. Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada Menteri Depdikbud.[footnoteRef:13] [13: Ibid. hlm 131-134.]

3. Pengadaan BarangPengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan sebagai berikut:a. Pengadaan tanahPengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau menukar.1) Tata cara pembelian tanahUntuk pembelian tanah bagi instansi pemerintah perlu mengikuti tata cara yang berlaku, yaitu:a) Menyusun panitia pembelian yang beranggotakan pejabat-pejabat fungsional dari Depdikbud, Pemda, Dinas Agraria dan Dinas PU.

b) Menetapkan tugas-tugas panitia, yaitu: Menetapkan kriteria/syarat (luas, luas dan lain-lain) Meneliti surat-surat tanah yang akan dibeli. Memperoleh penawaran harga. Memperhatikan perencanaan tata kota. Mendapatkan syarat atau bukti pembebasan tanah. Menyaksikan pembayaran langsung kepada pembeli.c) Memperhatikan persyaratan-persyaratan bagi tanah yang akan dibeli: Daerah bebas banjir atau malapetaka lainnya. Terletak di daerah yang terjangkau oleh jalur transportasi. Tidak akan tergusur oleh perluasan jalan dan lain sebagainya. Terjangkau oleh fasilitas listrik, telepon, air.[footnoteRef:14] [14: Ary H. Gunawan. Administrasi Sekolah (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.135-136]

d) Penyelesaian pembelian tanah yang terdiri dari beberapa kegiatan penting: Pembentukan panitia pembebasan tanah. Honorarium panitia maksimum % per orang atau 1 % dari harga taksiran atau maksimum Rp. 1.000.000 Penandatanganan akta jual beli di depan Notaris/PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) atau camat setempat. Pembayaran dilakukan lewat kantor pembendaharaan Negara (KPN) Menyelesaikan sertifikat tanah di kantor agraria sebagai bukti otentik mengenai pemilikan tanah.2) Tata cara menerima hibahBerasal dari pemerintah atau dari pihak swasta, dengan melalui proses penyerahan/berita acara penyerahan atau akta serah terima hibah yang di buat oleh notaris/PPAT. Akta tersebut perlu diproses lebih lanjut.3) Tata cara menerima hak pakaiPenerimaan hak pakai dari pemerintah harus disertai surat keputusan serta berita acara serah terima. Penerimaan hak pakai dari pihak swasta harus disertai dokumen serah terima dari pihak swasta yang bersangkutan dan diketahui oleh pejabat setempat serendah-rendahnya camat.4) Tata cara penukaran tanah.a) Seizin Menteri Keuangan dan sesuai Keppres tentang pelaksanaan APBN.b) Penukaran harus menguntungkan negara/pemerintah.c) Melalui pengusulan kepada mendikbud, dengan lampiran-lampiran yang lerevan.d) Setelah usulan disetujui, dibentuk panitia yang terdiri dari wakil-wakil Depdikbud, Depkeu, Dep-PU, Depdagri (agrari).e) Penyelesaian penukaran dilakukan di depan Notaris/PPAT.f) Penyelesaian balik nama sertifikat tanah baru dan penghapusan tanah lama dari daftar inventaris dengan surat keputusan Mendikbud. [footnoteRef:15] [15: Ibit., h.136-137]

b. Pengadaan BangunanUntuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama dengan pengadaan tanah).c. Pengadaan PerabotCara pengadaan perabot dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan/sumbangan.d. Pengadaan kendaraan/Alat TransportasiKhusus untuk sekolah hanya kendaraan darat dan air.Kendaraan dapat dibedakan atas kendaraan bermotor (mobil, sepeda motor, kapal motor, dan sebagainya) dan kendaraan bermotor (sepeda, gerobak, becak, kuda, dan sebagainya).Dewasa ini pengadaan kendaraan untuk sekolahtelah dilakukan oleh pemerintah pusat.e. Pengadaan sarana pendidikan, Alat-alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)Sarana pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media dan alat-alat praktikum), alat-alat kantor (mesin ketik, mesin hitung, alat penyedot debu, sapu dan sebagainya) dan alat tulis kantor (kertas, map dan sebagainya) dapat diadakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.[footnoteRef:16] [16: Ibid., h.137-138]

Pengadaan perlengkapan sekolah biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di sekolah, penggantian barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pergantian dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun anggaran mendatang.[footnoteRef:17] [17: Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah (Jakarta:Bumi Aksara,2003), h.26]

4. PenyimpananSetelah pengadaan barang terealisasi, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan ialah menampung hasil pengadaan barang-barang tersebut demi keamanannya, baik yang belum maupun yang akan didistribusi, disebut penyimpanan. Kegiatan penyimpanan meliputi :menerima barang, menyimpan barang dan mengeluarkan/mendistribusikan barang.Gudang sangat diperlukan untuk penyimpanan barang.banyak faktor yang harus diketahui untuk mempersiapkan sebuah gudang seperti lokasi, kontruksi, macam/bentuk/sifat/ dan ketentuan tata letak barang didalamnya sesuai jenis dan sifat barang.

5. InventarisasiInventarisasi berasal dari kata Inventaris atau dalam kata Latin: inventarium yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.a. Klasifikasi dan Kode Barang InventariDalam inventarisasi digunakan penggolongan/klasifikasi dan pemberian kode barang untuk kelancaran tugas. Agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tersebut, baik secara fisik maupun daftar catatan atau ingatan orang.[footnoteRef:18] [18: Ari H. Gunawan., Op. Cit., h.141]

Sandi atau kode bilangan menggunakan bentuk angka bilangan (numerik) yan pada umumnya terdiri atas tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka di depan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan oleh sebuah titik. Contohnya : 110.0101.Angka pertama dari susunan tiga angka di depan titik menyatakan kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukkan sandi/kode pokok kelompok barang (main division) .empat angka di belakang titik menunjukkan kelompok barang serta nomor urut barang.[footnoteRef:19] [19: Ibid., ]

Berikut contoh tabel klasifikasi dan kode barang inventaris pada Depdikbud sebagai berikut:KodeBarangGolonganInventarisAngka Sandi(Nomor Kode)PenjelasanKelompok Barang dan Nomor urut

A100.000Barang-barang Tidak Bergerak

A1110.000Tanah

0100Tanah untuk bangunan bukan tempat tinggal

0200Tanah untuk bangunan tempat tinggal

0300Tanah lapangan olah raga

0301Lapangan sepak bola

0302Lapangan basket

A2120.000Bangunan Bukan Tempat Tinggal

0100Bangunan sekolah

0200Bangunan lab/workshop/studio

A3130.000Bangunan Tempat Tinggal

0100Rumah tempat Tinggal

0200Rumah peristirahatan

0300Asrama

B200.000Barang-barang Bergerak

B1210.000Alat-alat besar

0100Traktor

0400Bulldozer

B3250.000Peralatan kantor

0100Mesin Tulis

110Mesin Tulis baby portable (8-11 inchi)

B3a231.000Alat peraga/demonstrasi

0200Alat peraga fisika

B3b232.000Alat audio visual

0200Proyektor

b. Pelaksanaan InventarisasiKegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah:1) Mencatat semua barang inventaris di dalam Buku Induk Invendaris dan buku pembantu Buku Golongan Inventaris.2) Memberikan koding pada barang-barang yang di inventariskan.3) Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang.4) Membuat daftar isian/format inventaris.5) Membuat daftar rekapitulasi tahunan.[footnoteRef:20] [20: Ibid., h.143]

6. PenyaluranPenyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi penyusunan alokasi, pengiriman barang (untuk pusat-pusat penyalur), dan penyerahan barang.a. Penyusunan AlokasiUntuk menghindari pemborosan dalam pembagian/pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusian, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:penerimaan barang, waktu penyerahan barang, jenis barang, jumlah barang, kegunaan barang, banyaknya pemindahan barang.b. Pengiriman barangPengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan, pembongkaran.c. Penyerahan BarangDalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.[footnoteRef:21] [21: Ibid., h.145]

7. Pemeliharaan Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan, maka barang-barang tersebut perlu dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindarkan adanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya. Dengan demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula, disebut pemeliharaan atau perawatan.[footnoteRef:22] [22: Ibid., h.146]

Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari dan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk petunjuk penggunaan. Pemeliharaan tersebut dapat dilakukan sendiri oleh pemegangnya/ penanggungjawabnya. Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu senantiasa siap-pakai dalam proses/kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas, serta rasa tanggung jawab.

8. Rehabilitasi Baik barang-barang bergerak maupun barang-barang tidak bergerak yang kita pergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput dari kerusakan, meskipun telah kita lakukan pemeliharaan secara berkala. Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.[footnoteRef:23] [23: ibid,. h.147]

Dalam tindak rehabilitasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:a. Dalam hal rehabilitasi yang bersifat perbaikan, hendaklah diperhatikan agar ongkos/biaya perbaikan tersebut masih dapat dipertimbangkan antara besarnya biaya yang dikeluarkan dengan efisiensi penggunaan selanjutnya, sehingga tidak terjadi pemborosan.b. Rehabilitasi yang bersifat penambahan atau tambal sulam atau modifikasi selain harus diseimbangkan dengan biayanya, perlu juga diseimbangkan dengan barang aslinya, agar setelah rehabilitasi, fungsi dan peranannya tidak berubah.Beberapa contoh tentang pelaksanaan rehabilitasi sarana/prasarana pendidikan dapat dikemukakan sebagai berikut.a. Rehabilitasi TanahJika terjadi kerusakan tanah di mana bangunan pendidikan didirikan, seperti terjadinya tanah longsor, tanah turun/anjlok, terjadi genangan air, kerusakan pagar, dan sebagainya. Maka demi keselamatan sekolah dan isinya, kerusakan-kerusakan tersebut harus segera diperbaiki/direhabilitasi.Biaya rehabilitasinya diajukan kepada Kemendikbud. Bila ajuan biaya tersebut tidak dapat dipenuhi dengan baik sabagian maupun seluruhnya, maka sesuai prinsip bahwa pendidikan adalah tanggung jawab pemerintah, keluarga dan masyarakat akan dilakukan/diajukan kepada BP3 untuk mendapatkan tanggapan/penyelesaian seperlunya.b. Rehabilitasi Gedung/Bangunan SekolahRehabilitasi gedung/bangunan sekolah dapat dilaksanakan antara lain berdasarkan pertimbangan bahwa:1) Bangunan tersebut dalam kedaan cukup beralasan untuk diperbaiki karena sudah terlalu tua/bobrok, sehingga cukup membahayakan.2) Bangunan tersebut ternyata kekurangan akomodasi untuk pelaksanaan PBM pada masa kini atau kurang memadai sehingga perlu diberikan tambahan akomodasi berupa ruang teori, praktikum, laboratorium, dan sebagainya.3) Perlu menjadikan sekolah tersebut memenuhi sesuatu tipe yang ditentukan dengan memberikan tambahan, dan perluasan seperlunya.4) Perlu perluasan fasilitas sekolah yang telah ada, tetapi perlu merobohkan sebagian bangunan satu lantai untuk dibangun kembali bangunan dua lantai atau lebih, sehingga memenuhi persyaratan/pedoman tipe tertentu dengan alasan sulitnya mencari tambahan tanah untuk keperluan ekpansi horizontal.c. Rehabilitasi PerabotPerabot-perabot sekolah yang rusak dalam penggunaan dan dikhawatirkan dapat menghambat PBM harus direhabilitasi sehingga dapat dipakai lagi, asal tidak melebihi harga barang sejenis itu yang baru.[footnoteRef:24] [24: ibid,. h.149]

d. Rehabilitasi Sarana Pendidikan Kerusakan yang terjadi pada sarana pendidikan yaitu alat pelajaran, alat peragaan dan media pendidikan dapat dikatakan relatif kecil. Seperti kerusakan papan tulis, buku, penghapus, dsb.

9. Penghapusan Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris. Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan barang-barang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku disebut penghapusan.Penghapusan sbagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, memiliki arti:a. Mencegah/membatasi pemborosan biaya untuk perbaikan barang-barang.b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.c. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang yang tidak produktif lagi.d. Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi, sehingga seluruh kantor pada umumnya kelihatan bersih dan rapi serta sehat.a. Pelaksanaan PenghapusanPelaksanaan penghapusan di tiap instansi dari pusat sampai cabang daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh Panitia Penelitian/Penghapusan Barang Inventaris dengan Keputusan Unit Utama masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan, dan bidang teknis. Panitia tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melakukan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang tersebut.b. Syarat-syarat PenghapusanBarang-barang inventaris yang dapat dipertimbangkan untuk dihapus memnuhi salah satu syarat tersebut di bawah ini:1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.2. Perbaikan terhadap barang tersebut akan menelan biaya yang besar sekali, sehingga merupakan pemborosan uang negara.3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang lagi dengan besarnya biaya pemeliharaan.4. Tidak mutakhir lagi, sehingga tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini,5. Musnah akibat bencana alam.

10. Pengendalian Seluruh kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan yang telah dilukiskan di muka, masing-masing tidak bisa berjalan sendiri-sendiri tanpa terkendalikan, artinya setiap kegiatan masing-masing akan senantiasa tidak dapat lepas dari monitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerja samanya satu dengan lainnya. Sebab bagaimanapun seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu berjalan kompak, serempak, dan terpadu.Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian dapat disusun serangkaian kerja sebagai berikut:a. Mengikuti proses pengelolaan dari pengadaan sampai penghapusan.b. Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.c. Mengadakan konsultasi dengan pihak pimpinan, bila terjadi atau akan terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, sekiranya penyimpangan ini menyangkut kebijakan.d. Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksana fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan dsb.Demikianlah seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan sekadar dasar-dasarnya dulu. Masih sangat terbuka variasi dan modifikasi sesuai kreasi dan aktivitas masing-masing pelaksana, termasuk segala peningkatan dan pengembangannya.BAB IIIKESIMPULAN

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar. Prasarana pendidikan secara otimologis berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi : a) Perencanaan pengadaan Barang, b) Prakualifikasi Rekanan, c) Pengadaan Barang, d) Penyimpanan, Invetarisasi, Penyaluran, e) Penghapusan dan Penyingkiran, f) Pengendalian.

2