1. Rekod yang disimpan secara permanen merupakan arsip ...A. aktifB. vitalC. statisD. dinamis

Jawaban : C. benar, merupakan arsip yang disimpan secara permanen

2. Tagihan, rekening bank, tanda pembayaran termasuk rekod ....A. administratifB. akuntansiC. berkas kasusD. proyek

Jawaban :B.benar, merupakan rekod akuntansi

3. Memo untuk aktivitas jangka pendek, kartu kontrol proyek dan formulir yang dianggaprutin termasuk rekod ...A. vitalB. inaktifC. nonkopiD. kontemporer

Jawaban :D.benar, merupakan rekod yang tidak memiliki nilai berkesinambungan atau nilai abadibagi badan korporasi

4. Format yang dapat digunakan untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentukrincian prosedur adalah format ...

A. history lifeB. indeks numerikC. outlineD. play script

Jawaban :D.benar, merupakan format untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentukrincian prosedur

5. Surat edaran yang bersifat sementara antara lain ...A. perintahB. instruksiC. peraturanD. buletin

Jawaban ;D.benar, merupakan surat edaran yang tidak memiliki nilai rujukan berkesinambungan

6. Formulir kepegawaian, penjualan dan pengeluaran merupakan formulir ....A. internalB. eksternalC. indeks numerikD. indeks subjek

Jawaban :A.benar, merupakan formulir yang digunakan dalam sebuah instansi yangpenggunaannya terstruktur

7. Sistem pemberkasan yang mengatur rekod menurut kata demi kata, huruf demi hurufatau unit demi unit merupakan sistem ...A. abjadB. alfanumerikC. kronologiD. serial

Jawaban :A.benar, merupakan pemberkasan sistem abjad

8. Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan kronologis antara lain ...A. surat masuk akan terpisah dari surat keluarB. cocok untuk klasifikasi menyeluruhC. transfer rekod inaktif mudah dilakukanD. cocok untuk keperluan badan korporasi

Jawaban :B.benar, merupakan keuntungan sistem penyimpanan kronologi

9. Bagan klasifikasi yang digunakan di perpustakaan tidak dapat diterapkan untukmanajemen rekod, karena ...A. manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatorisB. perpustakaan menggunakan pendekatan fungsi organisasiC. manajemen rekod menggunakan pendekatan subjekD. menggawai skema berdasarkan aktivitas instansi

Jawaban :A.benar, manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris

10. Unit terkecil dalam pemberkasan rekod adalah ...A. seriB. berkasC. subseriD. dokumen

Jawaban :D.benar, merupakan unit terkecil dalam pemberkasan rekodDi masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.2. Membuat rekening3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik4. Menyimpan warkat5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Macam macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasiTerdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasiTerdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.3. Segala macam pekerjaan komputasiTerdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasiTerdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

2.2 Jenis Analisis Pekerjaan Kantor

1. Tradisional Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.2. Berorientasi hasil Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal Contohpertanyaan yang diajukan :a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

2.3 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor

Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal. Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama. Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja. Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi fit hingga kondisi istirahat. Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja. Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan. Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

2.4 Manfaat Dan Fungsi Analisis Pekerjaan KantorBeberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :a. landasan untuk melaksanakan mutasi;b. landasan untuk melaksanakan promosi;c. landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;e. landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;f. landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan ) Penyusunan organisasi baru Penyempumaan organisasi yang sekarang Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan2. Kepegawaian Rekrutmen seleksi/penempatan Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) Penyusunanjenjang karir (Career Planning) Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c) Program pelatihan3. Ketatalaksanaan Tata laksana Tata kerja/prosedurJadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasib. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaanindividuc. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanyadeskriminasi dalam pengadaan SDMd. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datange. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang adaf. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi parakaryawang. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yangpotensialh. menetapkan standar prestasi kerja yang realistiki. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannyaj. membantu revisi struktur organisasik. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan merekal. memperbaiki alur kerjam. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasin. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan KantorAnalisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : Uraian Jabatan (Job Description). Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)a. Uraian Jabatan (Job Description)Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaanb. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelasc. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannyad. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibate. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerjaf. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakang. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahayah. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / JabatanSpesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan3. Persyaratan fisik dan mental4. Persyaratan umur dan jenis kelaminc. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatanUraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja2.6 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan KantorAnalisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :1. Tahap persiapan dan perencanaan2. Tahap pengumpulan data3. Tahap pengolahan dataSelanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. ) Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.2. Tahap Pengumpulan DataPengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:a. Metode Observasi dan WawancaraMetode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisienb. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.c. Metode Studi ReferensiMetode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.d. Metode KombinasiMetode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah : Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi) Lokasi tempat kerja Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis Sikap dan tanggapan karyawan standar kinerja yang ditetapkan

3. Tahap Pengolahan DataSetelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi4. Analisa persyaratan jabatan5. Menyusun uraian jabatan6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

BAB IIIPENUTUP

3.1 KESIMPULANa. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di bidang manajemb. Jenis analisis Pekerjaan itu dapat dibadi dalam 2 kelompok yaitu tradisional dan berorientasi hasil.c. Sasaran analisis pekerjaan kantor itu antara lain menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal, memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama, membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja, menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi fit hingga kondisi istirahat.d. manfaat analisis pekerjaan kantor landasan untuk melaksanakan mutasi, landasan untuk melaksanakan promosi; landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; landasan untuk melaksanakan kompensasi; landasan untuk , dan fungsi dari pekerjaan kantor ialah melaksanakan syarat lingkungan kerja; landasan untuk pemenuhan kebutuhan p menentukan basis regional bagi struktur kompensasimengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu, menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM ,merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang ,memadukan lamaran dan lowongan kerja yang adaf. Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : Uraian Jabatan (Job Description). Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)g. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : Tahap persiapan dan perencanaan ,Tahap pengumpulan datadan Tahap pengolahan data