KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah, bahwa atas ridho dan karunia-Nya lah , maka kami

masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun Makalah dalam rangka

pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan dan dalam waktu

yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai kewajiban dan

tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan melatih diri kami dalam

menyampaikan pemikiran-pemikiran guna membangun administrasi di

lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi

informasi. Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis

ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih jauh

dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun walaupun

demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya.

Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan pemikiran

ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang

diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa besar juga

manfaatnya

Semoga bermanfaat.-

Penulis.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan

tulismenulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak

beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi

dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin

ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan

administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada ang lebih keterlaluan lagi bahwa

administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam

melengkapai kegiatan yang ada di lapangan.

Tapi pandangan tentang administrasi diatas hanyalah pengertian

sempit dari administrasi. Secara luas administrasi berarti proses kerjasama.

Administrasi itu sendiri mempunyai beberapa cakupan yang cukup luas

diantaranya administrasi hubungannya dengan negara, administrasi

hubungannya dengan publik, administrasi perdagangan atau niaga dan lain

sebagainya. Di kalangan pendidikan kita lebih mengenal nama adminstrasi

dengan nama Tata usaha atau tulis-menulis .

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi serta teknologi mulai

dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi

ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-

lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan pelayanan yang

baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para

pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi

pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang

mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan

teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi

pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.

B. Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan

teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini,

kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi

satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang

dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan

bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik

Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari

pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan

pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format

administrasi, sesuai kepentingan mereka. Oleh karena itu dalam lingkup

masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas :

1. Ruang Lingkup administrasi pendidikan

2. Pelayanan dalam administasi kependidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi

Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang

sederhana antara lain menyebutkan: bahwa administrasi adalah keseluruhan

proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau

lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun rumusannya sederhana,

pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses

kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh

Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu

Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang

meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,

agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selain itu beberapa ahli juga merumuskan pendapatnya tentang

pengertian administrasi yaitu :

Di dalam bidang pemerintahan terdapat beberapa pendapat tentang

administrasi. Berikut pendapat administrasi menurut para ahli :

1. Utrecht

Administrasi adalah gabungan yang dibawah jabatan pimpinan

pemerintah melakukan sebagian dari pekerjaan pemerintahan (tugas

memerintah) yang ditugaskan kepada badan-badan pengadilan, badan

legislative (pusat) dan badan-badan pemerintah dari perksekutuan-

perseketuan hukum yang lebih rendah daripada Negara (Utrecth, 1955)

2. Wijana

Administrasi adalah rangkaian semua organ-organ Negara rendah dan

tinggi yang bertugas menjalankan pemerintahan, pelaksanaan dari

kepolisian (Wijana dalam Westra, 2002)

3. Prajudi Atmosudirdjo

Merumuskan pengertian administrasi Negara sebagai aparatur dari

Negara yang dikepalai dan digerakkan oleh pemerintah guna

menyelenggarakan undang-undang, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan

kehendak-kehendak pemerintah.

4. Wirjono Projodikoro

Menerjemahkan istilah administratie dan bestuur menjadi tata usaha

pemerintah, yaitu segala tindakan sehari-hari dari alat-alat perlengkapan

pemerintah dalam menjalankan tugas yang diserahkan atau atas kuasa

Undang-undang Dasar kepadanya secara amat luas

5. Wongsonegoro

Menterjemahkan bestuur sebagai menyelenggarakan kepentingan rakyat

dan masyarakat oleh petugas-petugas resmi.

B. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya

hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada

pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian

tentang Tata Usaha

a. Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang

masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata

adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha

dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi

menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang

terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud

dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan

dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan

penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian

aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan

menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha

kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai

aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan

pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-

keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi

bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh

siapa saja yang membutuhkan.

C. Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan

merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan

suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan

berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat

(Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan

yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan

orang banyak.

Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan

sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk

mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan

demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,

menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah

ditetapkan.

Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh

beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya

dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu

organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan

harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket

informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan

pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas

pelayanan yang jelas ;

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa

adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan

seseorang ;

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas

teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara

administrasi ;

6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus

tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak

mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

D. Tugas dan Peran Tata Usaha

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas administrasi /

seorang tata usaha dalam arti sempit adalah catat mencatat. Demikian juga

tugas tata usaha di dalam lingkungan pendidikan yaitu catat mencatat.

Tugas administrasi juga mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

1. Menghimpun: yaitu kegiatan- kegiatan mencari data, mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap

untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis

keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca,

dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka

dapat termasuk alat-alat perekam suara. 3. Mengolah: bermacam

kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud

menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan

alat.

5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat

dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman.

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha

untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan

pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima),

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua

bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan

salah satu usur administratif. Selanjutnya kantor di mana tata usaha

dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja

dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi,

pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu

organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan

sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan

dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan- keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk

membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield

dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali

tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan,

keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin

perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses

atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu

dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan

keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam

membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan

keterangan- keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian

dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control. Akhirnya tata usaha

juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah

dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber

dokumen.

BAB III

KESIMPULAN

a. Kesimpulan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta

membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan,

banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang

masih bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada

siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya.

Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan

pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan

sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.

Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut

kemampuan petugas pengelolanya.

Didalam pelaksanaan administrasi di sekolah seorang tata usaha

mempunyai tugas antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan

dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan- keterangan bagi pimpinan sekolah itu untuk

membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan sekolah sebagai suatu

keseluruhan.

Disamping itu semua seorang tata usaha juga berperan sangat vital

karena tugas seorang tata usaha sangat berhubungan langsung dengan

masyarakat

B. Saran

1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas

akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang

bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya

keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang

mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting

kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah

yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap,

sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.

2. Disamping format data administasi kependidikan, juga sistem

pengelolaan data administasi kependidikan yang menggunakan program

aplikasi yang sudah familier dengan petugas-petugas pengelolanya.

Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain,

seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi

sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi yang

digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem

pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan

mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..

3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya

sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang

pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran

dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan

pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :Balai

Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,

Jakarta

4. Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta

5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Manajemen. Gunung Agung. Jakarta