1

ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK

AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO

Nama Mahasiswa : Putri Pradnyawidya Sari

NRP : 91.07.205.311

Dosen Pembimbing : Ir. Aries Tjahyanto, M.Sc.

ABSTRAK

Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI Kemenkominfo

sudah cukup banyak, pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya karena

pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat

adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke

Balitbang SDM pusat maupun antar BPPKI didaerah, sehingga perlu adanya sebuah

sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut

kedalam sebuah digital jurnal atau yang biasa disebut dengan e-journal.

Dalam merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode

rekayasa web (web engineering) yang merupakan gabungan antara web publishing dan

aktifitas rekayasa perangkat lunak. Aplikasi e-journal yang akan dibangun

menggunakan jenis software Open source electronic publishing system yaitu Open

Journal System (OJS) karena bersifat multiple platform.

Hasil dari analisa dan desain e-journal adalah berupa document design yang

diharapkan dapat ditindak lanjuti oleh Balitbang SDM Kemenkominfo untuk

mewujudkannya menjadi sebuah sistem informasi e-journal yang terintegrasi dengan

situs www.kemenkominfo.go.id.

Kata kunci : e-journal, web engineering, open journal system

1. PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) memiliki

situs website dengan alamat www.kemkominfo.go.id, content dari website

tersebut adalah situs pemerintah yang terdapat fasilitas pelayanan elektronik

berbasis web. Pelayanan tersebut berupa layanan informasi dan layanan

operasional bagi masyarakat. Namun dari fasilitas layanan elektronik tersebut

masih ada layanan elektronik yang belum dimiliki oleh kemkominfo, layanan

tersebut adalah e-journal. Kemkominfo perlu memiliki e-journal karena

didalam struktur organisasinya terdapat sebuah lembaga penelitian yaitu

Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM)

yang tugasnya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang

komunikasi, informatika dan sumber daya manusia. Penelitian yang dikerjakan

oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah.

Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah

cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya,

karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih

belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam

mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI,

2

sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan

hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal.

Untuk itu, makalah ini mencoba menganalisa dan mendesain

bagaimana proses pengembangan situs web kemkominfo dengan

menghadirkan portal e-journal didalamnya dengan melibatkan partisipasi dari

unit kerja dan unit pelaksana teknis balitbang sdm kemkominfo.

RUMUSAN MASALAH

Dari uraian yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan

permasalahan, yaitu :

1. Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan

kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo?

2. Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa

kebutuhan sistem e-journal?

3. Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah

ada (www.kemkominfo.go.id) ?

1.3. MANFAAT PENELITIAN

Dengan adanya e-journal maka diharapkan dapat membantu

memberikan kemudahan bagi Balitbang SDM Kemkominfo dan BPPKI dalam

mendistribusikan dan mempublikasikan hasil jurnal penelitian secara efektif

dan efisien. Selain itu e-journal dapat digunakan sebagai data storage jurnal

sehingga mengurangi penggunaan kertas. E-journal mempermudah dalam

sharing informasi antar instansi serta salah satu cara bagi peneliti untuk

mempublikasikan dan mengkomunikasikan hasil penelitiannya.

1.4. TUJUAN PENELITIAN

Tujuan dari penelitian ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan,

menganalisa dan mendesain e-journal sehingga dapat:

a) Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan

kemkominfo.

b) Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website

kemkominfo yang sudah tersedia.

c) Mendapatkan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi

kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal

di badan litbang.

1.5. BATASAN MASALAH

Fokus pembahasan dari penelitian ini adalah :

1. Analisa kebutuhan dan spesifikasi sistem e-journal khusus untuk

kebutuhan e-journal intern Badan Litbang SDM Kemkominfo dan UPT

BPPKI Kemkominfo.

2. Desain dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram) dan

terintegrasi dengan sumber data dan sistem yang sudah ada.

2. METODOLOGI PENELITIAN

Untuk merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode

rekayasa web (web engineering). Rekayasa web mengadaptasi rekayasa perangkat

3

lunak dalam hal konsep dasar yang menekankan pada aktifitas teknis dan

manajemen. Rekayasa web gabungan antara web publishing (suatu konsep yang

berasal dari printed publishing) dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Menurut

Roger S. Pressman secara garis besar tahap-tahap yang dilakukan untuk

mendapatkan aplikasi e-journal pada badan litbang depkminfo adalah:

1. Customer Communication (Analysis / Formulation)

2. Planning (Schedulling)

3. Modelling

4. Kesimpulan dan saran

Tahap-tahap proses web application tersebut dapat diilustrasikan pada bagan

diagram seperti pada gambar berikut ini :

Customer Communication

Interview observasi

Identify The Problem

Requirement Analysis

Open Journal System Analysis

Modelling

Database

Design

Interface

Design

Architecture

Design

Web menu

Design

Document Design

Fungsional kebutuhan dari litbang

depkominfo

Fungsional kebutuhan baru

Gambar 2.1 WebApp Process Framework

4

Implementasi sistem e-journal menggunakan software yang disebut dengan Open

Journal System (OJS). OJS ditulis dengan PHP, menggunakan basis data MySQL

ditempatkan pada server berbasis *NIX maupun Windows.

3. ANALISA DAN DESAIN

3.1. ANALISA

Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang

Kominfo dibuat penggabungan antara analisa workflow jurnal badan litbang

kominfo saat ini dengan analisa workflow e-journal dari Open Journal System

(OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. Workflow e-

journal yang baru terdapat pada gambar dibawah ini :

New Journal Workflow

NON ANGGOTAANGGOTAMITRA BESTARIPENYUNTINGADMIN SYSTEM PENULISADMIN REDAKSI

NO

YES

NO

YES

Menerima

revisi jurnal

Menerima

Email

Membuat

Naskah Jurnal

Sesuai dgn

acuan Jurnal?

Installasi &

Pengaturan

Sistem

Mengadakan

review jurnal

Proofreading

jurnal

Setuju

diterbitkan?

Cek

Kelengkapan

Naskah

Melengkapi

kekurangan

jurnal

Pengeditan

jurnal

Kirim Surat

Pemberitahuan

Melalui Email

Mengupload

jurnal ke

website

perlu revisi?

Manajemen

Edisi/Menyusun

Daftar Pustaka

Edisi terbaru

Kirim Email

Pemberitahuan

Kekurangan

Jurnal

START

Pengumpulan

arsip jurnal

Mengadakan

penilaian thdp jurnal

Keputusan

Publikasi

Penerimaan

antrian jurnal

Membuat jadwal

penerbitan jurnal

Memilih reviewer

jurnal

YES

Arsip Jurnal

Maintenance

User

A

5

New Workflow Journal

NON ANGGOTAANGGOTAMITRA BESTARIPENYUNTINGPENULISADMIN REDAKSIADMIN SYSTEM

Back Up Data

Finish

Maintenance

system

A

YES

NO

Download full

artikel jurnal

.pdf

Membaca

abstrak &

kesimpulan dari

artikel jurnal

login

Anggota

e-journal?

Download

artikel jurnal

Membaca

jurnal

Laporan

Artikel jurnal

A

Finish

Gambar 3.1 Alur Kerja E-Journal

DESAIN

review jurnal penyunting

searching non ang g ota

tampilan statistik

searching angg ota

log in

lap kritik saran

data review penyunting

layout ejournal

backup data

data mitra bestari

data penyunting

data penulis

kritik saran

kritik saran ang g ota

laporan naskah jurnal

Abstrak Jurnal

data jurnal

data jadwal

comment proofreader

comment review jurnal

naskah jurnal

data ang gota Laporan_review_jurnal

data review

Jadwal Penerbitan

Admin

Redaksi

0

E_JOURNAL

+

Penulis

Penyunting

Ang gota

Non

Ang gota

Mitra

Bestari

System

Admin

Gambar 3.2 DFD Level Konteks

6

Dari DFD level konteks dapat dijelaskan bahwa dalam proses sistem

ejournal memerlukan beberapa data, seperti data penulis, penyunting, mitra

bestari dan beberapa data artikel jurnal, data-data tersebut diperoleh dari

entitas yang berhubungan dengan sistem. Proses sistem ejournal pada Data

Flow Diagram level konteks perlu dijabarkan kembali. Gambar dibawah ini

menggambarkan penjabaran dari Data Flow Diagram level konteks yakni

DFD Level 1.

tampilan statistik angg ota

backup datalayout ejournal

data backup ang g ota

data edit angg ota

data edit mitra bestari

data edit penyunting

data edit penulis

edit penulis

edit penyunting

edit mitra bestari

data penulis

data penyunting

data mitra bestari

data penyunting

data mitra bestari

data penulis

data review penyunting

searching non ang g ota

searching angg ota

data log in ang g ota

password

lap kritik saran

tampilan statistik

log in

data backup mitra bestari

data backup penyunting

data backup penulis

data backup arsip jurnal

tgl penerbitan

edit data angg ota

kritik saran

laporan naskah jurnal

kritik saran ang g ota

hak akses download

naskah jurnal antrian

data ang gota

naskah abstrak

nama penulis

data judul

Abstrak Jurnal

comment review jurnal

comment proofreader

naskah jurnal

Jadwal Penerbitandata jadwal

data ang gota

Peng ukuran statistik

arsip jurnal

naskah jurnal

Laporan_review_jurnal

data review

data jurnal

data jadwal

download naskah jurnal

review jurnal penyunting

Ang gota

Penyunting

Penulis

Admin Redaksi

Mitra

Bestari

1

MAINTENANCE USER

+

2

JADWAL

PENERBITAN

5jadwal

penerbitan

3

PROSES JURNAL

+6

data antrian

jurnal

7 arsip jurnal

5

PROSES SEARCHING

6

PROSES

AUTOTENTIFIKASI

7

DOWNLOAD

8

STATISTIK

9

KRITIK &

SARAN

Non

Ang gota

9Data Mitra

Bestari

10 Data Penyunting

11 Data Ang gota

12 Data Penulis

4

MAINTENANCE

SYSTEM

+

17 Data Login

System

Admin

Gambar 3.3 DFD Level 1

CDM merupakan fase perencanaan awal dari hubungan antar entitas. Antar

entitas akan dihubungkan dengan menggunakan kardinalitas yaitu one-to-one

relationship, one-to-many relationship, dan many-to-many relationship.

Berikut adalah gambar ERD tahap CDM.

7

downloadlogin

Proofreading

review

menyimpan

mengupload jurnal

email penyunting

email mitra bestari

email penulis jadwal penerbitan

Number

Volume

Year

Issues per volume

Volumes per year

tgl penerbitan

data antrian jurnal

Number queue

Submit date

Tittle

Abstract

arsip jurnal

ID

Tittle

Divis i

Abstract

Keyword

Fulltext

Data Mitra Bestari

IDM

First name

Middle name

Last name

Initials

Gender

Affiliation

Email

URL

Phone

Fax

Mailing Address

Country

Bio Statement

Reg ister As

Data Penyunting

IDPG

First name

Middle name

Last name

Initials

Gender

Affiliation

Email

URL

Phone

Fax

Mailing Address

Country

Bio Statement

Reg ister As

Data Ang gota

IDA

First name

Middle name

Last name

Initials

Gender

Affiliation

Email

URL

Phone

Fax

Mailing Address

Country

Bio Statement

Reg ister As

Data Penulis

IDP

First name

Middle name

Last name

Initials

Gender

Affiliation

Email

URL

Phone

Fax

Mailing Address

Country

Bio Statement

Reg ister As

Data Login

ID Log in

UserName

Password

Conceptual Data M odel

Project : TESIS PUTRI

Model : JURNAL

Author : PUTRI Version 1.1 5/30/2011

Gambar 3.4 ERD-Conceptual Data Model (CDM)

Pada desain interface akan dijelaskan mengenai tampilan halaman ejournal

sebagai interaksi antara sistem dengan user. Desain interface berikut

menggunakan open source OJS. Dibawah ini adalah tampilan index atau home

pada ejournal.

8

Gambar 3.5 Desain Interface halaman index

4. KESIMPULAN

Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah :

1. Dalam menganalisa kebutuhan dari sistem e-journal yang sesuai dengan

kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo memerlukan interview da

observasi. Dari hasil interview dan observasi maka diperoleh analysis

requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo.

2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS tersebut, hasil analisa tersebut

digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo,

penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru sesuai

dengan sistem e-journal yang diperlukan oleh balitbang sdm kemkominfo.

3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, desain tersebut meliputi desain

arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database

menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data

Model) dan PDM (Physical Data Model). Terakhir adalah desain interface

dengan menginstal OJS sehingga dapat terlihat interface dari penggunaan e-

journal.

DAFTAR PUSTAKA

1. Pressman, Roger.S. "Software Engineering : A Practioner's Approach." 5th

.

McGrawHill. 2001.

2. Powell, Thomas A. “ Web Site Engineering”. Prentice Hall. 1998.

3. Basuki, S., 1991. Pengantar Ilmu Pengantar, Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

4. Hoffer, A.J., George, F.J., Valacich, S.Y., 1999. Modern System Analysis and

Design (2ᴺᵈ), Addison-Wesley Longman.Inc., Massachusetts.

5. O’Brien, J.A., 2004, Management Information Systems: Managing Information

Technology in The Business Enterprise (6ᵗ ͪ), McGraw Hill – Irwin, Boston.

6. Rowley, J., 2002. The Electronic Library, Facet Publishing, London.