Modul Kearsipan

Tujuan Pembelajaran:

Peserta didik mampu memilih alat dan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan perusahaan serta mengaplikasikannya

A. MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

Tujuan KD 1:

1. Siswa mampu mengidentifikasikan alat sesuai fungsi/kegunaan

2. Siswa mampu mengidentifikasikan dan menghitung kebutuhan organisasi dan alat kearsipan

3. Siswa mampu mengembangkan sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi

MATERI:

I. PENGERTIAN KEARSIPAN Menurut Kamus Administrasi

Segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.

R. Soebroto

Aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Dr. E. Martono

Pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Kesimpulan : Kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

II. TUJUAN KEARSIPAN Dr. E. Martono (1) Menyediakan warkat jika diperlukan

(2) Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian

(3) Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama lain

(4) Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan kebakaran

(5) Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya

(6) Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung didalam warkat, khususnya warkat yang karena sifatnya harus dirahasiakan

Dr. AnharTujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.Kesimpulan:

a) Terpelihara dengan baik

b) Tersimpan dengan aman

c) Tersedia dengan cepat

III. PROSES PENGARSIPAN 4 Kegiatan Pengarsipan: (Drs. E. Karso):

1) Kegiatan Penciptaan Proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari:

a. Pengurusan surat masuk : penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengelolaan surat hingga surat tersebut selesai dan siap disimpan.

b. Pengurusan surat keluar : perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindasannya siap untuk disimpan.

Dengan sistem buku agenda / kartu kendali

2) Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali

a. Penyimpanan : Kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda Disposisi dep (Deponeren/Simpan), pemberian kode penyimpanan sampai arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukkan ke dalam filing cabinet.

b. Penemuan Kembali : Kegiatan dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada Daftar klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpannyannya sesuai dengan kode simpannya.

3) Kegiatan Penyelamatan a. Kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip.

b. Meliputi:

(1) Pengamanan

(2) Pemeliharaan

(3) Perawatan

4) Kegiatan Penyusutan a. Kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya.

b. Meliputi:

(1) Penilaian / Pemindahan

(2) Pemusnahan

(3) Penyerahan

IV. JENIS BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN V. FUNGSI BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN VI. ANALISIS KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN B. MEMILIH SISTEM YANG SESUAI

C. MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN

Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan

Memilih sistem yang sesuai

Mengimplementasikan sistem kearsipan

Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas