7053T-LN7-S8-R_0_

7053T IT Project Management

LECTURE NOTES

Manajemen SumberDaya dan Tim Proyek

TI

IT Project Team and resource management

Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D

[email protected]


ISI

TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Menjelaskan pentingnya manajemen sumber daya manusia pada proyek yang baik, termasuk

implikasi negara dan masa depan saat ini tenaga kerja TI global

2. Mendefinisikan manajemen proyek sumber daya manusia dan memahami proses-proses

3. Merangkum konsep utama bagi orang-orang mengelola dengan memahami teori Abraham

Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, dan Douglas McGregor pada motivasi, HJ

Thamhain dan DL Wilemon pada pekerja mempengaruhi, dan Stephen Covey tentang

bagaimana orang-orang dan tim dapat menjadi lebih efektif

4. Mendiskusikan perencanaan sumber daya manusia dan mampu membuat rencana sumber

daya manusia, bagan organisasi proyek, matriks tanggung jawab tugas, dan histogram

sumber daya

5. Memahami isu-isu penting yang terlibat dalam akuisisi staf proyek dan menjelaskan konsep

tugas sumber daya, sumber daya pemuatan, dan meratakan sumber daya

6. Membantu dalam pengembangan tim dengan pelatihan, tim-kegiatan pembangunan, dan

sistem penghargaan

7. Menjelasakan dan menerapkan beberapa alat bantu dan teknik untuk membantu mengelola

tim proyek dan meringkas saran umum pada pengelolaan tim

8. Menjelaskan bagaimana proyek perangkat lunak manajemen dapat membantu dalam

manajemen proyek sumber daya manusia

OUTLINE MATERI :

- IT project human resource management - Key concepts for managing people - Techniques in team development - Tools and techniques to help manage a project team


ISI

Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia Manusia sebagai penentu kesuksesan dan kegagalan organisasi dan proyek

menjadikannya sebagai aset terpenting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Organisasi harus

mengerti pentingnya proyek manajemen sumber daya manusia (SDM) agar dapat sukses

mengimplementasikan proyek teknologi informasi (IT). Organisasi harus proaktif dalam

memenuhi kebutuhan SDM saat ini dan saat mendatang, contohnya peningkatan keuntungan bagi

pekerja, definisi ulang jam kerja dan insentif, dan menentukan calon-calon pekerja potensial

untuk masa depan.

Salah satu contoh perusahaan yang berhasil menerapkan manajemen SDM dengan baik

adalah Google. Google berhasil menerima penghargaan pada tahun 2007 dan 2008 dari 100

perusahaan terbaik versi majalah Fortune.

Kebutuhan untuk mengembangkan talenta dalam teknologi informasi untuk masa

mendatang juga merupakan salah satu implikasi penting bagi setiap orang. Pengajaran

berkesinambungan dibutuhkan utnuk melanjutkan teknologi baru yang sedang dikembangkan.

Proyek Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek manajemen SDM meliputi proses-proses yang membutuhkan keefektifan

pekerjaan orang-orang yang terlbat dalam proyek. Manajemen SDM meliputi semua stakeholder,

sponsor, konsumen, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok pendukung proyek, dan lain-

lain. 4 proses dalam manajemen SDM :

1. Rencana pengembangan SDM meliputi identifikasi dan dokumentasi peran proyek,

pertanggungjawaban, dan pelaporan relasi.

2. Meminta tim proyek yang meliputi pemenuhan persetujuan personal dan pekerjaan dalam

proyek.

3. Mengembangkan tim proyek yang meliputi pengembangan individu dan kemampuan tim

dalam meningkatkan performa proyek.


4. Manajemen tim proyek yang meliputi pendalaman performa anggota tim, memotivasi

anggota tim, menyediakan feedback secara periodik, memecahkan permasalahan dan konflik,

serta mengkoordinasikan kesempatan untuk membantu menngkatkan performa proyek.

Teori Motivasi

Hierarki Kebutuhan Maslow Hierarki kebutuhan Maslow menayatakan bahwa sifat manusia dipengaruhi dan dimotivasi oleh

urutan akan kebutuhan.

1. Pencapaian

Orang-orang dengan kebutuhan yang tinggi akan pencapaian mencari keunggulan dan

cenderung menghindari situasi berisiko rendah maupun berisiko tinggi untuk meningkatkan

kesempatan mereka untuk memperoleh sesuatu yang berharga.

2. Afiliasi

Orang-orang dengan kebutuhan yang tinggi akan afiliasi menginginkan relasi harmoni

dengan orang lain dan kebutuhan akan penerimaan dirinya dari orang lain.

3. Kekuasaan (Kekuatan)

Orang-orang dengan kebutuhan akan kekuasaan (kekuatan) menginginkan akan kekuasaan

personal atau institusinya.


Teori X dan Y McGregor Teori X atau teori sistem klasik mengasumsikan pekerja tidak menyukai dan menghindari

bekerja jika memungkinkan, jadi manajer harus menggunakan tekanan dan ancaman kepada

pekerjanya agar kinerja pekerjaan mereka dapat terjaga.

Teori Y atau teori relasi kemanusiaan mengansumsikan bahwa individu tidak terpaut

pada ketidaksukaan pada pekerjaan, tetapi mempertimbangkan scara natural antara bermain dan

beristirahat.

Pengaruh dan Kekuatan Tamhain dan Wilemon Pendekatan manajer proyek untuk sepaham dengan pekerjanya dan bagaiman mereka mencapai

kesuksesan dalam proyek dipengaruhi oleh 9 hal :

1. Otoritas : legitimasi hak secara hierarki dalam penyampaian masalah.

2. Persetujuan : manajer proyek memahami kemampuan untuk mempengaruhi persetujuan

pekerja ke depannya.

3. Budget : manajer proyek memahami kemampuan untuk mengotorisasi penggunaan dana beas

yang lain.

4. Promosi : kemampuan untuk menaikkan posisi pekerja.

5. Uang : kemampuan untuk meningkatkan keuntungan dan upah pekerja.

6. Pinalti : manajer proyek memahami kemampuan untuk mendispensasi atau memberikan

hukuman.

7. Tantangan kerja : kemampuan untuk memotivasi pekerjaan menjadi suatu kesenangan bagi

pekerja.

8. Keahlian : manajer proyek memahami pengetahuan khusus yang dianggap penting oleh

orang lain.

9. Pertemanan : kemampuan untuk membangun relasi pertemanan antara manajer proyek dan

lainnya.

Pengaruh dipengaruhi oleh topic kekuasaan. Ada lima tipe dari kekuasaan berdasarkan dari studi

klasik French dan Raven, “The bases of Social Power” :

• Kekuasaan paksaan meliputi hukuman, ancaman, ataupun pendekatan negatif agar orang lain

mau melakukan apa yang kita inginkan.


• Kekuasaan legitimasi mendapatkan orang untuk melakukan sesuatu berdasarkan posisi

otoritas.

• Kekuasaan ahli meliputi penggunaan kekuasaan personal dan keahlian untuk mendapatkan

orang untuk mengubah sifat mereka.

• Kekuasaan penghargaan meliputi penggunaan insentif untuk menginduksi orang lain.

Penghargaan dapat berupa uang, status, pengenalan, promosi, persetujuan kerja khusus, atau

penghargaan lain yang disesuaikan dengan sifat seseorang.

• Kekuasaan rujukan berdasarkan pada karisma personal secara individu.

Covey dan Peningkatan Efektifitas Manajer proyek dapat mengaplikasi tujuh kebiasaan untuk meningkatkan kefektifan pada

proyek, yaitu :

1. Proaktif

Orang memiliki kemampuan untuk menjadi proaktif dan memilih respon mereka pada situasi

yang berbeda.

2. Mulai dengan akhir pikiran

Covey menyarankan orang-orang untuk fokus pada nilai mereka, apa yang mereka sungguh

inginkan untuk tercapai, dan bagaimana mereka ingin mengingatnya dalam hidup.

3. Letakkan pertama barang pertama

Covey mengembangkan sistem manajemen waktu dan matriks untuk emolong orang

memprioritaskan waktu mereka.

4. Berpikir win/win

Covey menyajikan beberapa paradigm dari kebebasan, dengan berpikir win/win sebagai

pilihan terbaik dalam berbagai situasi.

5. Mencari pertama untuk mengerti, kemudian dimengerti

Mendengar secara berempati adalah mendengarkan dengan maksud untuk mengerti. Hal

inilebih efektif daripada mendengarkan secara aktif karena kita akan lupa pada ketertarikan

personal dan fokus pada benar-benar mengerti akan orang lain.

6. Sinergi

Dalam proyek, sebauh tim proyek dapat mensinergi kolaborasi produk yang jauh lebih baik

dari koleksi usaha individu.


7. Pertajam “gergaji”

Ketika kita berlatih dan belajar, kita menggunakan waktu untuk memperbaharui fisik,

spiritual, mental, dan sosial diri kita.

Raport adalah relasi harmoni, kesesuaian, persetujuan, atau afinitas. Tanpa raport orang

sulit untuk memulai komunikasi. Salah satu teknik dari raport adalah mirroring ddengan

menyesuaikansifat dengan orang lain. Orang cenderung menyukai orang lain yang meiliki

kesamaan sifat dengan dirinya sendiri. Dari awal teknik inilah komunikasi akan berlanjut di antra

kedua belah pihak.

Pengembangan Rencana Sumber Daya Manusia Dalam pengembangan rencana sumber daya manusia untuk sebuah proyek, kita harus

mengidentifikasikan dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, kemampuan, dan

relasi pelaporan. Rencana SDM sering kali menyertakan diagram organisasional untuk proyek,

informasi detail untuk peran dan tanggung jawab, dan rencana manajemen staf.

Diagram Organisasional Proyek Anggota proyek meliputi deputi manajer proyek, manajer subproyek, dan tim. Deputi manajer

proyek mengisi untuk manajer proyek untuk absensi mereka dan membantu mereka sesuai

kebutuhan, yang sama dengan peran dari seorang wakil presiden direktur. Manajer subproyek

bertanggungjawab pada subproyek yang merupaka bagian dari proyek.


Gambar di atas merupakan contoh dari diagram organisasional untuk sebuah proyek tekologi

skala besar yang terdiri dari empat langkah :

1. Finalisasi kebutuhan proyek

2. Definisi bagaimana pekerjaan akan dicapai

3. Membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian atau elemen

4. Perjanjian tanggung jawab kerja

Definisi kerja dan persetujuan proses dilakukan selama proposal dan fase awal dari proyek. Draft

kontrak sering kali berisikan basis definisi dan finalisasi kebutuhan kerja, yang akan

didokumentasikan dalam kontrak final dan garis besar teknis.


Gambar di atas merupakan contoh dari definisi kerja dan persetujuan proses.

Organizational Breakdown Structure (OBS) adalah suatu tipe diagram organisasional spesifik

yang menunjukkan dimana unit organisasi bertanggung jawab untuk setiap bagian pekerjaannya.

OBS dapat dibuat berdasarkan diagram organisasional umum, untuk kemudian dipecah menjadi

bagian yang lebih detail.

Matriks Persetujuan Pertanggungjawaban Setelah pengembangan OBS, manajer proyek mengembangkan matriks persetujuan

pertanggungjawaban. Responsibility assignment matrix (RAM) adalah suatu matriks yang

memtakan kerja dari proyek yang mendeskripsikan tanggung jawab orang untuk melaksanakan

proyek sesuai OBS.

Gambar di atas merupakan contoh dari Responsibility assignment matrix (RAM). RAM juga

dapat digunakan untuk mendefiniskan peran umum dan tanggung jawab dalam proyek. Contoh

penggunaan RAM dalam menunjukkan peran stakeholder dalam gambar di bawah ini.


Banyak organisasi menggunakan diagram RACI untuk menunjukkan Responsibility (siapa yang

menjalankan perintah), Accountability (siapa yang menyetujui perintah dan memiliki otoritas

untuk itu), consultation (siapa yang memiliki infomasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

perintah), dan informed (siapa yang membutuhkan untuk dinotifikasi perihal status perintah atau

hasil) peran dari stakeholder proyek. Contoh gambaran dari RACI :

Rencana Manajemen Staf dan Histogram Sumber Daya Rencana Manajemen Staf mendeskripsikan kapan dan bagaimana orang akan ditambahkan dan

dikeluarkan dari proyek. Tingkatan detail bervariasi berdasarkan tipe proyek. Selain itu juga

terdapat di dalamnya deskripsi bagaimana sumber daya akan diperoleh, dilatih, dihargai,

diselesaikan setelah proyek, dan lainnya. Contoh histogram sumber daya :


Acquiring The Project Team (Memperoleh Anggota Proyek) Saat ini untuk menjalankan suatu proyek, seperti proyek teknologi informasi, sumber

daya adalah hal yang penting, terutama sumber daya manusia (SDM). Untuk mendapatkan SDM

(tenaga kerja) yang kompeten dan efektif dalam pengerjaan suatu proyek bukanlah suatu

persoalan yang mudah, seperti tipe orang dan berapa banyak orang yang diperlukan untuk

menyelesaikan suatu proyek dalam waktu yang telah ditentukan. Dalam bagian ini (memperoleh

anggota proyek) akan dibahas beberapa topik penting yang berhubungan, seperti :

• Resource Assignment (penugasan sumber daya)

• Resource Loading (pengalokasian / pemuatan sumber daya)

• Resource Leveling (penempatan sumber daya)

I. Resource Assignment (penugasan sumber daya) Setelah selesai mengelola rencana manajemen keanggotaan tim (kelompok) dalam suatu

proyek, tugas selanjutnya dari seorang manajer proyek adalah bekerjasama dengan orang lain

atau mencari tambahan sejumlah anggota untuk mengerjakan suatu proyek, oleh sebab itu

seorang manajer proyek harus memastikan bahwa orang / anggota baru yang direkrut adalah

orang yang tepat dalam mengisi suatu posisi dalam pengerjaan suatu proyek, dan hasil keluaran

(main output) dalam proses perekrutan tersebut harus dapat menghasilkan :

• Project Staff Assignment (pembagian tugas proyek kepada para anggota)

• Resource Availability Information (informasi tentang ketersediaan sumber daya)

• Updates to the Staffing Management Plan (perubahan / pembaruan dalam rencana

manajemen keanggotaan)

Suatu organisasi yang baik memiliki rencana manajemen keanggotaan yang baik pula,

oleh sebab itu apabila pada saat penempatan posisi keanggotaan dalam pengerjaan suatu proyek

terdapat ketidakcocokan antara keahlian anggota baru dengan kebutuhan organisasi dalam

proyek, sudah menjadi tugas seorang manajer proyek bersama dengan kumpulan para manajer

lain yang terlibat dalam pengerjaan proyek untuk melakukan reformasi keanggotaan hingga

melakukan / menyediakan pelatihan – pelatihan untuk meningkatkan keahlian anggota baru.

Yang perlu diperhatikan dalam proses perekrutan anggota baru khususnya dalam pengerjaan

proyek teknologi informasi, sangatlah penting bagi suatu organisasi untuk mencari pekerja yang


memiliki kemampuan berbisnis dan berkomunikasi yang baik, bukan hanya melulu fokus

terhadap kemampuan teknis, sebab segala bentuk ide dan inovasi adalah kunci utama

keberhasilan suatu organisasi.

II. Resource Loading (pengalokasian / pemuatan sumber daya) Salah satu permasalahan utama dalam proses penjadwalan suatu proyek, biasanya berupa

kesalahan manajer proyek untuk memanfaatkan ketersediaan sumber daya yang ada, di mana

pemanfaatan SDM yang ada selalu hanya difokuskan pada persoalan waktu dibandingkan

berfokus pada perpaduan antara persoalan waktu dan sumber daya (misalnya berupa uang).

Suatu ukuran sukses bagi para manajer proyek dapat dinilai dari kinerja mereka untuk

menyeimbangkan antara performa, waktu, dan biaya selama periode krisis. Tujuan utama dari

seorang manajer proyek adalah sukses menyelesaikan proyek tepat pada waktu yang ditentukan

tanpa tambahan biaya dan waktu, kunci utama dari persoalan tersebut adalah dengan mengelola

sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek secara efektif.

Sekali seseorang bergabung dalam pengerjaan proyek ada dua (2) teknik yang dapat

digunakan untuk memanfaatkan anggota proyek secara efektif, yaitu :

• Resource Loading (pengalokasian / pemuatan sumber daya)

• Resorce Leveling (penempatan sumber daya)

Resource Loading, mengarah pada jumlah sumber daya manusia secara individu yang

dibutuhkan selama periode waktu yang ditentukan dan berguna untuk mengelola segala

pengetahuan umum (konsep) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek (yang di

dalamnya terdapat permintaan - permintaan atau keinginan – keinginan klien). Salah satu alat

bantu yang digunakan oleh manajer proyek dalam menetapkan kebutuhan para anggota atau

mengindentifikasi permasalahan anggota adalah histogram.

III. Resource Leveling (penempatan sumber daya) Resource leveling adalah satu (1) dari dua teknik yang dapat digunakan oleh manajer

proyek untuk memanfaatkan anggota proyek secara efektif, resource leveling menargetkan untuk

mengurangi permasalahan / konflik tentang sumber daya dengan melakukan penundaan kegiatan

proyek.


Resource leveling menargetkan untuk mengurangi variasi (perbedaan) waktu dalam

periode tertentu dengan melakukan pergeseran kegiatan sesuai dengan toleransi kemerosotan /

kemunduran waktunya.

Ada beberapa keuntungan menggunakan resource leveling, diantaranya :

Dengan merekrut anggota proyek lepas (freelance) profesional dalam jangka waktu

pengerjaan proyek selama dua puluh (20) jam per Minggu selama dua bulan, lebih mudah

proses manajemen SDM-nya daripada merekrut seorang anggota proyek tetap yang

bekerja selama sepuluh jam per Minggu selama dua bulan, lalu menugaskan kembali

orang tersebut empat puluh jam per Minggu dalam dua bulan berikutnya.

Memungkinkan manajer proyek menggunakan jasa kontraktor lain untuk membantu

penyelesaian proyek apabila terdapat suatu permasalahan dalam pengerjaan proyek yang

tidak dapat diselesaikan oleh anggota proyek.

Mengantisipasi kejadian penundaan pekerjaan (oleh karena bertambahnya pekerjaan yang

tidak sesuai rencana & mengakibatkan kebingungan) oleh anggota proyek apabila

anggota tersebut membutuhkan input dari anggota lain (yang memiliki spesialisasi

berbeda, contoh web programmer membutuhkan input berupa desain web dari seorang

web desainer dalam proses pengerjaan web), namun anggota yang dibutuhkan tidak

kunjung tiba saat pengerjaan proyek sedang berlangsung.

Meningkatkan moral para anggota proyek, di mana seseorang membutuhkan stabilitas

dalam pekerjaan mereka, sangat berat bagi para anggota proyek yang tidak mengetahui

frekuensi (waktu) kerja mereka, proyek apa yang akan mereka kerjakan, dan dengan

siapa (partner) mereka bekerja.

Developing The Project Team ( mengelola anggota proyek) Meskipun seorang manajer proyek telah berhasil merekrut orang – orang bertalenta /

berkemampuan tinggi dalam suatu tim, ia juga harus memastikan orang – orang tersebut dapat

bekerja secara tim (kelompok) untuk mencapai tujuan pokok.

Menurut Dr. Bruce Tuckman, ada lima tahapan dalam proses pengelolaan anggota kelompok,

yaitu :

1. Forming, meliputi pengenalan diri para anggota kelompok.


2. Storming, terjadi perbedaan pendapat . pilihan tentang bagaimana seharusnya masing –

masing anggota kelompok bekerja.

3. Norming, didapatkan ketika anggota kelompok telah mengembangkan metode kerja,

kooperasi, dan kolaborasi menggantikan perselisihan yang terjadi di fase nomor dua.

4. Performing, terjadi ketika penekanan utama dalam tim adalah untuk meraih tujuan tim

daripada cara kerja atau proses kerja tim, di mana dalam fase ini hubungan keterikatan

antara tim terbangun dan masing – masing anggota tim membangung kesetiaan antar

anggota.

5. Adjourning, meliputi perpisahan anggota tim, seiring tercapainya tujuan utama mereka &

menandakan selesainya pekerjaan dalam proyek.

Ada beberapa alat (metode) dan teknik tambahan yang berguna untuk pengelolaan

anggota kelompok, yaitu :

Training (pelatihan)

Pelatihan yang disediakan oleh suatu organisasi sangat berguna bagi para karyawan

mereka untuk dapat meningkatkan kemampuan teknis / non teknis para karyawan, contohnya

adalah :

kemampuan teknis :

tidak semua karyawan PT. XYZ divisi software engineering, menguasai secara mendetail

pengembangan sistem basis data berbasiskan IBM DB2 database, namun seiring dengan tuntutan

proyek dari klien, menyebabkan tren pengembangan sistem basis data beralih menuju IBM DB2

database, sedangkan hanya sedikit karyawan yang memahami sistem baru tersebut, oleh sebab

Training (pelatihan)

Team building Activities

Reward & Recognition Systems

berguna untuk meningkatkan kemampuan teknis dan kemampuan manajerial anggota

berguna untuk meningkatkan mental & kepribadian anggota (ada 3 latihan)

MBTI The Social Styles Profile

DISC Profiles


itu sebagai langkah antisipasi dari perusahaan PT. XYZ ada baiknya mereka menambah biaya

operasional perusahaan untuk mengadakan pelatihan kerja bagi para karyawan, sehingga

kemampuan teknis para pekerja semakin meningkat, dan perusahaan dapat menghemat waktu

pengembangan software di kemudian hari.

kemampuan non teknis :

setelah karyawan PT. XYZ berkesempatan memperoleh pelatihan gratis dari perusahaan,

dan pengetahuan mereka mengenai suatu teknologi yang baru telah meningkat, menimbulkan

dampak negatif bagi PT. XYZ, di mana para karyawan selalu meminta kenaikan gaji yang besar

dan mengancam akan berpindah tempat kerja apabila tidak dikabulkan tuntutan mereka, untuk

mengatasi hal ini, ada baiknya PT. XYZ melakukan pelatihan kepribadian juga bagi para

karyawan seperti pelatihan mengenai character building, emotional quotient training, dsb;

sehingga selain para karyawan memiliki kemampuan teknis yang tinggi pun mereka juga

memiliki moral yang baik.

Team Building Activities

Untuk mengetahui apa saja yang diinginkan para karyawan di suatu organisasi

(perusahaan) agar mereka dapat bekerja dengan baik dan penuh semangat termasuk tingkat

ketahanan fisik, kecerdasan individu, dan kepribadian para karyawan, suatu perusahaan perlu

melakukan beberapa pendekatan dengan karyawan berupa metode pengujian, diantaranya :

a. MBTI (The Meyers-Briggs Type Indicator) Extrovert / introvert :

tes yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengetahui sifat pribadi para karyawan, apakah

mereka memiliki sifat tertutup atau terbuka (mudah bersosialisasi) dengan karyawan lainnya.

Sensation / intuision :

tes yang berguna untuk mengetahui tipe karyawan yang praktis dalam bekerja (mencari dan

mengumpulkan suatu informasi sesuai dengan fakta, detil, dan realitas) atau yang bertipe intuisi

(mencari dan mengumpulkan suatu informasi sesuai dengan imajinasi, inovasi, perasaan dan

konseptual).

Thinking / feeling :

tes yang berguna untuk mengetahui bagaimana cara seseorang berpikir untuk mengambil suatu

keputusan / tindakan.


Judgment / perception :

tes yang berguna untuk mengetahui kinerja karyawan apabila mereka dihadapkan terhadap suatu

persoalan, bagaimana cara mereka menyikapi suatu persoalan dan keinginan untuk

menyelesaikan persoalan tersebut.

b. The Social Style Profile

Ahli psikologis David Merril memetakan empat metode pendeskripsian sifat / kepribadian

seseorang, dengan cara melakukan pendekatan seperti berikut :

Drivers are proactive and task oriented :

Memiliki keteguhan hati yang kuat dan berani mengambil keputusan / tindakan, mereka adalah

tipe orang yang senang mendominasi / menekan (pushy), keras, praktis, dan efisien.

Expressives are proactive and people-oriented :

Adalah orang – orang yang memiliki visi kedepan, berpikir dan memiliki konsep (cara pandang)

jangka waktu masa depan, cara kerja berorientasikan sumber daya manusia (lingkungan sosial)

sekitar, ambisius, antusias, dramatis, dan bersahabat.

Analyticals are reactive and task-oriented :

Adalah orang – orang yang senang menganalisa kegagalan di masa lalu, adalah pemikir yang

kuat dan konseptur yang sangat baik, orang yang serius, serius, dan suka memerintah.

Amiables are reactive and people-oriented :

Adalah orang – orang yang memiliki cara kerja berorientasikan waktu, selalu menghargai

kekerabatan / hubungan sosial (persahabatan), mereka merupakan orang – orang yang

bergantung pada orang lain, respek terhadap orang lain, memiliki kemauan untuk berhasil, dan

adalah seorang penurut (agreeable).

c. DISC Profiles Memiliki kemiripan dengan The Social Style Profile, juga memiliki empat dimensi (parameter)

untuk mengetahui perilaku normal manusia, diantaranya :

Dominance :

Adalah tipe orang yang tegas, memiliki keteguhan hati, bekerja dengan berorientasikan hasil,

kompetitif, dapat meyakinkan diri sendiri, senang mengatur, dan memiliki kemauan untuk

menang.


Influence :

Adalah tipe orang yang senang memberikan dukungan (baik moral / tindakan praktis), optimistis,

ramah, selalu memperjuangkan keberhasilan orang lain, berlatih kepemimpinan melalui

akliatisasi.

Steadiness :

Adalah tipe orang yang kalem (tenang), perhatian, waspada, menjauhi konflik, pendengar yang

baik, dan memiliki keinginan untuk mengatur / menjaga kestabilitasan lingkungan sekitar.

Compliance :

Adalah tipe orang yang senang mengambil resiko, senang bekerja sendiri, lebih menyukai proses

dan prosedur, risau, cenderung pendiam / tidak terlalu senang berkomunikasi dengan orang lain.

Reward and Recognition Systems (sistem pengakuan dan penghargaan)

Pada dasarnya setiap manusia ingin dihargai kredibilitasnya dan diakui keberadaannya,

oleh sebab itu perusahaan yang baik, akan menyediakan sistem penghargaan dan pengakuan bagi

para karyawannya dengan cara, misalnya : memberikan promosi kenaikan jabatan (pangkat),

memberikan hadiah (reward) atas prestasi kerja berupa bonus dan tunjangan, dan penghargaan

lainnya, tindakan tersebut bertujuan untuk meningkatkan moral pekerja, semangat kerja, dan

loyalitas (kesetiaannya) pada perusahaan.

Managing The Project Team (mengelola tim proyek) Untuk meningkatkan performa pegawai agar dapat menghasilkan hasil kerja yang baik

dan sesuai dengan harapan, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk mencari

cara terbaik mengelola kinerja para karyawan dan memotivasinya, ada beberapa hal yang

menjadi prioritas utama para manajer proyek dalam mengelola tim proyek, diantaranya :

Tools and Techniques For Managing Project Teams :

Observasi dan pembicaraan (percakapan) :

Sangat sulit / bahkan tidak mungkin, bagi para manajer proyek mengetahui apa saja keperluan

seorang karyawan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan apabila mereka tidak pernah berinteraksi

secara langsung dengan masing – masing karyawan, baik untuk membicarakan permasalahan

teknis maupun non teknis pekerjaan, oleh sebab itu teknik pendekatan (interaksi) oleh manajer


proyek secara langsung dengan karyawan, merupakan cara terbaik untuk memotivasi karyawan

agar dapat mencapai hasil kerja yang maksimal.

Penilaian Kinerja Proyek :

Penilaian kinerja suatu proyek penting dilakukan oleh seorang manajer umum, parameter

penilaian diantaranya : jangka waktu pengerjaan proyek, kompleksitas suatu proyek, kebijakan

organisasi, persyaratan kontrak, dan komunikasi (hubungan) yang terkait; hal – hal ini perlu

dilakukan untuk mendapatkan feedback (umpan balik) dari para karyawan mengenai progres

keberhasilan suatu proyek, apakah para karyawan mampu menyelesaikannya tepat waktu atau

tidak.

Manajemen Konflik :

Banyak konflik yang terjadi pada saat pengerjaan proyek, baik konflik karena permasalahan

kompleksitas (kerumitan) suatu proyek atau hal – hal lainnya, seperti faktor kemalasan

karyawan, oleh sebab itu strategi manajemen konflik yang baik sangat diperlukan oleh para

manajer proyek agar proyek tetap dapat selesai dengan baik tepat pada waktunya dan hubungan

antar karyawan tetap harmonis.

Issue Logs :

Sangat penting bagi para manajer proyek untuk melakukan penjurnalan (pencatatan) segala

permasalahan yang timbul pada saat pengerjaan proyek, penjurnalan masalah ini harus dipelajari

bersama dan dicari solusi penyelesaian terbaik atas masalah – masalah yang timbul, sehingga

apabila terjadi permasalahan yang sama di masa yang akan datang, permasalahan tersebut dapat

cepat diselesaikan tanpa harus menjadi batu sandungan bagi keberhasilan proyek.

Kemampuan Interpersonal :

Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan interpersonal yang baik, untuk menghadapi

persoalan – persoalan yang membutuhkan fokus pada : kepemimpinan, kemampuan untuk

mempengaruhi, dan kemampuan untuk mengambil suatu keputusan.

General Advice on Managing Teams (rekomendasi umum untuk mengelola tim) :

Menurut Patrick Lencioni, seorang konsultan dan penulis terkenal mengenai persoalan tim

(keanggotaan), ada lima (5) penyebab disfungsi tim, yaitu :

1. tidak adanya rasa saling percaya antar individu.

2. takut menghadapi suatu konflik (permasalahan).


3. kurangnya komitmen

4. menghindari keangkuntabilitasan

5. tidak memperhatikan (tidak perduli) pada hasil

oleh sebab itu selain menggunakan metode – metode seperti MBIT, The Social Style Profile,

DISC Profiles, dan reward and recognition systems; Patrick Lencioni memberikan beberapa

saran tambahan untuk memastikan bahwa suatu tim bekerja secara produktif, dan beberapa saran

tersebut adalah :

• Sabar dan perhatianlah kepada tim anda (apabila kita ada di posisi seorang

manajer proyek), asumsikan bahwa tim anda adalah orang – orang yang hebat dan

berpotensi, hindari asumsi yang mengindikasikan tim adalah orang – orang

pemalas dan bermental buruk.

• Perbaiki masalah yang ada, jangan menyalahkan orang lain. Membantu orang lain

bekerja untuk menyelesaikan suatu persoalan sesuai dengan “gaya” mereka.

• Adakan rapat / pertemuan biasa secara rutin, yang berfokus pada tujuan utama

proyek dan hasilkanlah hasil yang produktif dari rapat tersebut.

• Ijinkan tim melakukan diskusi pemecahan suatu permasalahan dengan cara

bertukar pendapat, dan lain sebagainya dengan cara mereka masing – masing,

jangan terlalu berharap para karyawan selalu bekerja sesuai dengan performa

terbaiknya.

• Batasi anggota tim sebanyak tiga sampai tujuh orang.

• Rencanakan dan adakan kegiatan / aktivitas sosial bagi para karyawan, dengan

tujuan para karyawan hingga pemilik perusahaan saling mengenal lebih dekat, dan

buat kegiatan tersebut menyenangkan dan bukan merupakan suatu kewajiban.

• Bangun kultur / budaya dan suasana kerja yang nyaman bagi para karyawan,

bertujuan untuk mendorong para karyawan menolong satu sama lain, sehingga

membuat suasana kerja makin nyaman, dan pekerjaan menjadi efektif.

• Akui segala bentuk prestasi yang dicapai dari masing – masing individu karyawan

maupun kelompok.

• Sebagai langkah pelengkap untuk bekerja secara virtual dengan para anggota tim,

jika memungkinkan lakukan pertemuan secara face to face (bertatap muka) atau

pertemuan melalui telepon / chatting, periksa dan lakukan cek terhadap karyawan


tersebut, pastikan bahwa mereka dapat bekerja di dalam lingkungan virtual

dengan baik. Buat pengklarifikasian bagaimana anggota tim virtual dapat saling

berkomunikasi dengan anggota tim non virtual.

Penggunaan Perangkat Lunak (Software) Untuk Membantu Pengelolaan

Sumber Daya Manusia Dengan bantuan perangkat lunak aplikasi pengolah dan pengelola data proyek termasuk

di dalamnya terdapat fitur pengelolaan sumber daya manusia, seperti perangkat lunak Microsoft

Office Project 2007, yang mana dapat dilakukan penjadwalan kerja sumber daya manusia,

pelacakan sumber daya, resource levelling, dan hal – hal berguna lainnya, semakin dapat

mempermudah pekerjaan kita untuk :

• Melacak keberadaan sumber daya melalui informasi yang tersimpan dan dapat

melakukan pelaporan dalam penempatan sumber daya.

• Mengidentifikasi kekurangan sumber daya potensial yang dapat memaksa suatu proyek

melewatkan tenggang waktu yang telah dijadwalkan dan berpotensi untuk

memperpanjang durasi pengerjaan proyek.

• Mengidentifikasi sumber daya yang kurang dimanfaatkan dan melakukan penetapan

kembali akan sumber daya tersebut, yang mungkin dapat mempersingkat jadwal proyek

dan memungkinkan juga dapat mengurangi anggaran proyek.

• Menggunakan levelisasi proyek secara otomatis agar dapat membuat tingkatan –

tingkatan prioritas sumber daya sehingga mudah untuk dikelola.


SIMPULAN

• Manajemen sumber daya manusia proyek meliputi proses yang diperlukan untuk

membuat penggunaan dari orang-orang yang terlibat dengan proyek menjadi efektif.

• Proses utamanya meliputi:

o Mengembangkan perencanaan alokasi sumber daya manusia

o Memperoleh tim proyek

o Mengembangkan tim proyek

o Mengelola tim proyek


DAFTAR PUSTAKA

1. Schwalbe, Kathy. (2009). Information Technology Project Management. Sixth edition. Course Technology. Augsburg. ISBN: 978-0324786927.

2. Marchewka, Jack T. (2006). Information Technology Project Management: Providing

Measurable Organizational Value. Second edition. Wiley. Illinois. ISBN: 978-0471715399.

7053T-LN7-S8-R_0_

Documents

Transcript of 7053T-LN7-S8-R_0_