Membuat Database Dan TabelKomponen TABLE (Tabel) adalah komponen yang pertama kali harus dibuat jika sebuah database ingin digunakan. Mengacu pada informasi tentang karyawan PT.DUTA JAYA, berikut adalah langkah-langkah yang biasanya ditempuh sebelum sebuah atau beberapa tabel dibuat :

1. Menganalisis tugas (output berupa informasi) yang akan dibuat. Mengetahui data pribadi seorang karyawan PT. DUTA JAYA. Mengetahui gaji total yang akan diterima karyawan tersebut. Mengetahui tingkat kedisiplinan karaywan dengan melihat absensi. Mengetahui perkembangan kredit yang diberikan perusahaan.

2. Membedakan data dan informasi.Perbedaan keduanya cukup jelas, yaitu informasi adalah hasil dari pengolahan data.

3. Menyeleksi Data

4. Mengorganisasi tabel-tabelLangkah terakhir adalah membuat hubungan di antara tabel-tabel, yang dalam pengerjaan dengan Access disebut sebagai relationship.

2.1 Membuat DatabaseDalam bekerja dengan MS Access, sebelum semua pekerjaan mengembangkan aplikasi Access, selalu diawali dengan pembuatan file database. Untuk itu dibuat sebuah file database MS Access baru, yang akan diberi nama dengan DUTA JAYA. Ikuti langkahnya berikut ini :

1. Jalankan Access, misalnya melalui menu Start Programs Microsoft Access. Secara normal penampilan program Access akan nampak seperti pada Gambar 21.

Gambar 2.1 Tampilan Program Microsoft Access

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–1

Praktikum 2

2. Tampilan yang terlihat pada Gambar 2.1 hanya meliputi Menu, Toolbar dan task Pane (disebelah kanan). Untuk menampilkan jendela database, Anda terlebih dahulu harus membuat file database. Sekarang buatlah sebuah file database. Klik “Blank Database” pada Task Pane, sehingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Kotak Dialog Pembuatan File Database

3. Klik “Create” untuk membuat sebuah file database. Tentukan lokasi penyimpanan file database (buat folder : Praktikum PPN – Access), dan beri nama Duta Jaya.mdb.

4. Jendela Database tampak seperti pada Gambar 2.3. Pada jendela Database ini Anda akan membuat objek-objek database, yaitu : Table, Query, Form, Report, Page, Macro dan Module.

Gambar 2.3 Jendela Database

2.2 Membuat Struktur Data dan Tabel

Ada empat tabel yang digunakan, yaitu :

KARYAWANIni adalah tabel kunci yang menjelaskan tentang status seorang karyawan.

ABSENDigunakan untuk mengabsen karyawan.

GAJIDigunakan untuk memasukkan gaji seorang karyawan, beserta dengan perinciannya.

KREDITDigunakan untuk mencatat kredit yang pernah diberikan perusahaan kepada seorang karyawan.

2.2.1 Struktur Data KARYAWAN

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–2

1. Pada kotak window database DUTA JAYA yang terbuka, pastikan objek Tables terpilih. Untuk memasukkan field baru yang merupakan isi dari tabel, pilih Create tables in Design view.

2. Selanjutnya akan muncul jendela definisi tabel seperti pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Jendela Definisi Tabel

3. Pengisian field pertama :

a. Tempatkan pointer pada bawah kolom Field Name (secara otomatis disampingnya akan ada tanda ), lalu ketik KaryawanID yang menandakan nama field pertama pada tabel KARYAWAN.

b. Tempatkan pointer di bawah kolom Data Type (bisa juga dengan menekan tombol TAB), otomatis akan tampak kotak combo, yang jika di klik akan tampak deretan jenis data. Karena nama field KaryawanID adalah teks, maka pilih Text.

c. Tempatkan pointer pada kolom Description atau keterangan untuk field KaryawanID. Ketik “Referensi dari field di Tabel Karyawan” (tanpa tanda petik).

Demikian seterusnya untuk pengisian field nomor 2 sampai 13 dengan perincian sebagai berikut :

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–3

4. Menyimpan struktur data yang telah dibuat, setelah pemasukkan ke-13 field tadi selesai, dengan cara berikut :

a. Dari menu utama Access pilih menu File Saves As…

b. Akan muncul kotak dialog Save As seperti pada Gambar 2.5. Dan ketik KARYAWAN sebagai nama tabel. Klik OK, maka tabel dengan nama KARYAWAN akan tersimpan

c. Akan muncul kotak dialog peringatan tentang kunci primer (primary key), untuk saat ini pilih NO.

Gambar 2.5 Kotak dialog Save As

5. Field PropertiesYang terletak di bagian bawah kotak dialog Tabel pada prinsipnya memberi keleluasaan pada user untuk mengatur parameter yang dikehendaki, seperti jumlah karakter, format field, validitas data dan sebagainya. Untuk keseragam an, field Tanggal, TanggalMasuk, TanggalLahir di Field Properties, Formatnya dipilih Medium Date.

6. Menentukan Primary KeySetelah semua field terisi, langkah berikut adalah memilih mana field yang dijadikan Primary key. Perhatikan bahwa setiap tabel harus mempunyai Primary Key untuk bisa dilakukan relationship (hubungan antar tabel).Pada tabel KARYAWAN, sebagai Primary Key adalah field KaryawanID, yang bisa dilakukan dengan langkah :a. Letakkan pointer pada sembarang tempat di field KaryawanID.b. Dari menu utama Access, pilih Edit, kemudian submenu Primary Key. Maka secara otomatis pada kiri field

KaryawanID terdapat tanda Primary Key (berupa icon kunci).c. Simpan tabel dengan memilih menu File Save.

2.2.2 Struktur Data ABSEN

2.2.3 Struktur Data GAJI

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–4

2.2.4 Struktur Data KREDIT

Selesailah sudah untuk mendefinisikan empat buah tabel yang nantinya akan digunakan dalam praktikum ini. Hasil keseluruhan tabel seperti pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 DaftarTabel pada database DUTA JAYA

2.3 Membuat Relationship

Setelah struktur data dibuat, langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah membuat relationship antar tabel yang telah dibuat. Karena ada empat tabel, maka keempat tabel tersebut harus saling berelasi, dengan syarat ada sebuah tabel yang menjadi PARENT (tabel inti) dan tabel lainnya berfungsi sebagai CHILD (tabel pendukung). Perhatikan istilah PARENT dan CHILD yang berarti ORANG TUA dan ANAK.

Sebagai Parent di sini ditentukan tabel KARYAWAN, sedangkan Child adalah tabel ABSEN, GAJI dan KREDIT. Hal ini disebabkan data Karyawan menjadi faktor penentu dalam absensi karyawan, menentukan gaji karyawan dan pemberian kredit bagi karyawan yang memerlukan.

Langkah pembuatan relationship :

1. Jika database DUTA JAYA sudah terbuka dan tampak keempat tabel seperti pada Gambar 2.6, ikuti langkah selanjutnya.

2. Dari menu utama Access, pilih menu Tools Relationship…. Akan muncul kotak dialog Show Table seperti pada Gambar 2.7 berikut.

3. Akan dilakukan hanya relationship antar tabel sehingga dipilih tab Table.

4. Klik mouse pada baris ABSEN (baris pertama yang diurutkan secara abjad), kemudian klik pada tombol Add, maka terlihat pada jendela relationship muncul tabel ABSEN

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–5

5. Dengan cara yang sama pada langkah 5, tiga tabel yang lain dimasukkan dalam jendela Relationship.

6. Setelah keempat tabel kita masukkan ke dalam jendela Ralationship, klik Close.

Gambar 2.7 Show Table

Gambar 2.8 Jendela Relationship

Pada Gambar 2.8, terlihat empat tabel yang telah dibuat sebelumnya, dengan tabel Karyawan ada ditengah, sedangkan ketiga tabel ada di sekelilingnya. Perhatikan di tiap tabel ada nama field dengan huruf tebal yang menandakan field tersebut sebagai primary key.

7. Hubungan antara tabel Karyawan (dengan tabel Karyawan sebagai Parent) dengan tabel Absen.

a. Tempatkan pointer mouse pada tabel Absen, kemudian klik mouse pada field KaryawanID untuk memilih field tersebut. Setelah itu lakukan click and drag field KaryawanID ke field KaryawanID yang ada di tabel Karyawan di sebelah kanan. Letakkan field dari proses drag ke atas field KaryawanID tersebut dan lepas mouse, maka akan muncul tampilan jendela Edit Relationships seperti pada Gambar 2.9.

Gambar 2.9 Jendela Edit Relationship

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–6

b. Tampak di kotak dialog Edit Relationship, dimana terlihat kedua field dengan nama sama, yaitu KaryawanID ada di dua bagian, yaitu Table/Query dan Related Table/Query. Disini Related Table/Query adalah tabel Absen, karena ia adalah tabel yang terhubung (related) ke tabel Karyawan. Terlihat di bagian bawah komentar ONE TO MANY yang menggambarkan hubungan yang akan dibuat adalah one to many.

c. Klik mouse pada kotak pilihan Enforce Referential Integrity, atau akan dibuat integritas baku untuk hubungan antar tabel. Terlihat secara otomatis kedua kotak edit di bawahnya menjadi aktif :

Cascade Delete Related Records atau Access secara otomatis akan menghapus semua record yang ada di ABSEN (sebagai Child) jika record di KARYAWAN (sebagai parent) dihapus. Hal ini untuk mencegah record ABSEN menjadi tidak ada gunanya karena hilangnya record di tabel KARYAWAN.

Cascade Update Related Fields atau Access mengizinkan primary key dari KARYAWAN (sebagai parent) diubah, yang secara otomatis primary key di ABSEN (sebagai child) juga ikut berubah.

Untuk keseragaman, kedua pilihan Cascade tersebut dipilih dengan mengklik mouse pada kedua kotak cek.

d. Klik mouse pada tombol Join Type… sehingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar 2.10.

Gambar 2.10 Jendela Join Properties

e. Terlihat ada tiga pilihan pada kotak dialog Join Properties. Untuk keseragaman, pilih pilihan no.1 (default), di mana hanya isi field yang mengandung kesamaan pada field KaryawanID di kedua tabel yang digabung. Klik OK untuk kembali ke jendela dialog sebelumnya.

f. Klik tombol Create, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 2.11.

Gambar 2.11 Jendela Relationships dengan tabel yang terhubung

Terlihat ada garis penghubung (tanda adanya relationship) antara kedua tabel, dengan tanda 1 pada tabel KARYAWAN (sebagai parent) dan tanda (tak terhingga) pada tabel ABSEN. Dengan demikian telah ada relationship antara tabel Absen dengan tabel Karyawan dengan field kunci adalah KaryawanID.

8. Hubungan antara tabel Karyawan dengan tabel Gaji. Langkahnya sama dengan nomor 7.9. Hubungan antara tabel Karyawan dengan tabel Kredit. Langkahnya sama dengan nomor 7.

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–7

Gambar 2.12 Jendela Relationships dengan tabel-tabel yang terhubung

Hasil akhir pembentukan relationship terlihat pada Gambar 2.12. Terlihat garis relationships antara ke empat tabel yang berjenis one to many relationship, dengan tabel KARYAWAN sebagai Parent dan tabel lain sebagai Child.

2.3 Memasukkan Data Baru

2.3.1 Memasukkan Data ke Tabel KARYAWAN

1. Pada kotak dialog Database tersebut, klik mouse pada tabel KARYAWAN dan kemudian klik ikon Open yang ada di kiri atas kotak dialog untuk membuka tabel KARYAWAN. Muncul tampilan Gambar 2.13.

Gambar 2.13 Jendela Dialog pengisian Tabel Karyawan

2. Perhatikan pada Gambar 2.13, pada bagian bawah kotak dialog yang menunjukkan record 1. Hal ini berarti belum ada pemasukkan data baru dan ini adalah record yang pertama.

3. Selanjutnya untuk keseragaman, isilah dengan data-data berikut ini :

a. Field KaryawanID : 93-D-023b. Field NoAbsen : 2c. Field NamaLengkap : ANIK SETYANINGSIHd. Field Alamat : Jl. Kranggan 57e. Field KodePos : 56334f. Field Telp : 524357g. Field TanggalLahir : 20 Oct 67h. Field PendidikanTerakhir : SARJANAi. Field TanggalMasuk : 22 Nov 93j. Field JumlahTanggungan : 0k. Field Kawin : 0 Catatan : Data 0 berarti TIDAK KAWINl. Field GajiPokok : 700000

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–8

4. Jika pengisian benar, maka tampilan di layar akan nampak seperti Gambar 2.14.

Gambar 2.14 Jendela Dialog pengisian Tabel KARYAWAN dengan 2 record

2.3.2 Memasukkan Data ke Tabel ABSEN

1. Pada jendela database, klik pada baris ABSEN, akan muncul jendela dialog Absen : Table. (Gambar 2.15).

Gambar 2.15 Jendela Dialog pengisian Tabel ABSEN dengan 2 record

2. Kolom AbsenID tidak perlu diberi data apapun, karena akan terinput secara otomatis, penomorannya tergantung random dari Access dan tidak bisa dibuat sendiri.

3. Kolom JamDatang, ketik 8:23. Otomatis Access akan merubahnya menjadi format 8:23:00 AM (jam delapan lewat dua puluh tiga menit pagi).

4. Kolom JamPulang, ketik 15:59. Otomatis Access akan merubahnya menjadi format 3:59:00 PM (jam tiga lewat lima puluh sembilan menit sore).

2.3.3 Memasukkan Data ke Tabel GAJI

Pada kasus ini, pengisian tabel GAJI akan dilakukan lewat form Gaji yang akan dijelaskan pada Praktikum pembuatan form di belakang. Karena itu pengisian data Gaji tidak akan dilakukan di sini, atau dengan kata lain isian tabel Gaji sampai saat ini (sebelum dilakukan pengisian via form) adalah KOSONG.

2.3.4 Memasukkan Data ke Tabel KREDIT

Sama dengan pembahasan pengisian Gaji, pemasukkan data pada KREDIT pada kasus ini akan dilakukan lewat form KREDIT yang dijelaskan pada praktikum tentang pembuatan form KREDIT pada praktikum se lanjutnya. Dengan demikian di sini tidak dilakukan pengisian kredit secara langsung melalui tabel KREDIT, atau isian tabel Kredit sampai saat ini (sebelum dilakukan pengisian via form) adalah KOSONG.

2.4 Mengubah Font Data pada Tabel1. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan), kemudian klik tombol toolbar Open.2. Pilih dan klik menu Format Font. Kotak dialog Font akan ditampilkan. Lihat Gambar 2.16.3. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2.16. Jika sudah klik OK.

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–9

Gambar 2.16 Kotak Dialog Font

2.4 Mengubah Tampilan Datasheet Tabel1. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan), kemudian klik tombol toolbar Open.2. Klik menu Format Datasheet. Kotak dialog Datasheet Formatting ditampilkan. Lihat Gambar 2.17.3. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2.17. Jika sudah klik OK.

Gambar 2.17 Kotak Dialog Datasheet Formatting

Dengan cara yang sama untuk mengubah tampilan datasheet tabel Absen.

2.5 Mencetak Tabel1. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan), kemudian klik tombol toolbar Print Preview.2. Klik menu Setup. Kotak dialog Page Setup ditampilkan. Lihat Gambar 2.18.

a. Page Setup tab Margins b. Page Setup tab Page

Gambar 2.18 Kotak Dialog Page Setup

3. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2.18. Jika sudah klik OK.4. Klik ikon Print pada menu toobar untuk mencetak.

Dengan cara yang sama untuk mencetak tabel Absen. Hasil cetak dari tabel KARYAWAN dan tabel ABSEN seperti pada Lampiran 1 dan Lampiran 2 pada Praktikum 2 ini.

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–10

2.6 TUGAS

Database “Kegiatan Luar Sekolah”

Tabel : Ekstra Kurikuler

1. Buatlah file database baru dengan nama : Kegiatan Luar Sekolah.2. Simpan di folder : D:\Praktikum PPN\Nama Mahasiswa3. Buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design View.4. Lakukan pengisisan struktur tabel seperti pada Gambar 2.19.

Gambar 2 .19 Pendefinisian Struktur Tabel Ekstra Kurikuler

5. Simpan table dengan nama : Ekstra Kurikuler.

Tabel : Pembayaran

1. Pada database yang sama, buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design view.2. Pilih dan klik dua kali Create table in Design view. Pada kotak dialog yang ditampilkan, lakukan

pendefinisian struktur tabel seperti pada Gambar 2.20.

Gambar 2 .20 Pendefinisan Struktur Tabel Pembayaran

3. Simpan tabel hasil pendefinisian dengan nama : Pembayaran.

Tabel : Data Anggota

1. Pada database yang sama, buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design view.2. Pilih dan klik dua kali Create table in Design view. Pada kotak dialog yang ditampilkan, lakukan

pendefinisian struktur tabel seperti pada Gambar 2.21.

Gambar 2 .21 Pendefinisan Struktur Tabel Data Anggota

3. Simpan tabel hasil pendefinisian dengan nama : Data Anggota

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–11

Relationship : Atur hubungan antar tabel seperti pada Gambar 2.22.

Gambar 2.22 Tampilan Relasi Antar Tabel Database Kegiatan Luar Sekolah

Isi Masing-Masing Tabel :

Gambar 2.23 Isi Tabel Ekstra Kurikuler

Gambar 2.24 Isi Tabel Pembayaran

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–12

Gambar 2.25 Isi Tabel Data Anggota

Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–13