4.1 Gudang DIM SKM · 11 Universitas Kristen Petra 4. PEMBAHASAN Gudang yang berada di bawah...

11 Universitas Kristen Petra

4. PEMBAHASAN

Gudang yang berada di bawah departemen Factory Logistic terdiri dari

gudang flavor, gudang DIM (Direct Material), gudang leaf (tembakau), gudang

clove (cengkeh), gudang spare part, gudang SPP, dan gudang tax stamp. Gudang

SPP, terdiri dari bahan baku dan produk jadi. Gudang yang akan dibahas lebih

lanjut pada bab 4 ini adalah gudang DIM SKM, gudang SPP, gudang leaf, gudang

clove.

4.1 Gudang DIM SKM

Gudang DIM (Direct Material) SKM adalah tempat menyimpan material

selain tembakau untuk proses produksi rokok. Gudang DIM SKM memasok

kebutuhan dari produksi sigaret kretek mesin (SKM) yang berada di SKM 1 dan

SKM 3. Pengeluaran material yang ada di gudang DIM SKM ini menggunakan

sistem FPFO (First Production First Out), artinya material yang memiliki kode

produksi paling lama akan digunakan lebih dulu. Proses pengiriman material dari

DIM SKM menuju SKM 1 dan SKM 3 menggunakan alat transportasi berupa truk

yang dapat dilihat pada Gambar 4.1. Truk internal ini hanya beroperasi di dalam

kawasan PT. Y.

Gambar 4.1 Truk Internal

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


4.1.1 Current State Value Stream Mapping Gudang DIM SKM

Kepala atau asisten gudang yang bertugas di DIM SKM akan

memberikan data tentang material yang ada di dalam DIM SKM kepada supply

planning. Supply planning bertugas untuk memesan material ke supplier membuat

jadwal penerimaan material ke gudang DIM SKM, dan membuat nomor PO,

kemudian akan dikirimkan kepada DIM SKM. Nomor PO nantinya digunakan

untuk mencocokkan nomor PO yang ada di material ketika material datang dari

supplier.

Berikut adalah proses penerimaan material yang berasal dari supplier ke

DIM SKM:

1. Kepala/asisten gudang DIM SKM menerima surat jalan

Sopir truk dari supplier yang datang akan menyerahkan surat jalan kepada

kepala atau asisten. Kepala atau asisten gudang akan mencocokkan nomor PO

yang ada di surat jalan dengan nomor PO yang dibuat oleh supply planning.

Nomor PO di surat jalan dan nomor PO dari supply planning jika sama, maka

material boleh dibongkar di DIM SKM. Waktu rata-rata yang dibutuhkan

untuk melakukan proses ini adalah 57,28 detik.

2. Persiapan unloading

Pengukuran waktu untuk persiapan unloading dimulai ketika sopir truk

membuka truk. Pengukuran waktu selesai ketika truk sudah terbuka dan siap

untuk kegiatan unloading. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk persiapan

unloading sebesar 37,25 detik.

3. Unloading

Proses unloading adalah proses ketika material yang berada di dalam truk

vendor dikeluarkan dari truk tersebut. Pengukuran waktu dimulai ketika

operator forklift mulai mengeluarkan material yang ada di dalam truk. Proses

pengukuran waktu tersebut selesai ketika semua material yang seharusnya

diturunkan sudah selesai diturunkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

proses unloading adalah sebesar 1384,49 detik.

4. Cek fisik

Kegiatan cek fisik adalah kegiatan ketika kepala gudang atau asisten gudang

memeriksa material yang datang dan menuliskan tanggal kedatangan material


di salah satu bagian material itu sendiri. Proses pengukuran waktu dimulai

ketika kepala gudang atau asisten gudang mulai memeriksa material tersebut,

berakhir ketika semua material sudah diperiksa dan sudah ditulis tanggal di

salah satu bagian material tersebut. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan cek fisik adalah 165,49 detik.

5. Receiving di SAP

Proses receiving di SAP adalah proses memasukkan nomor PO, line number,

sampai pembuatan nomor inbound di SAP untuk material yang datang. Nomor

inbound digunakan agar material tersebut dapat masuk secara LES juga.

Pengukuran waktu dilakukan saat kepala gudang atau asisten gudang

membuka sistem SAP dan berhenti ketika semua proses sudah selesai. Waktu

rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini yaitu 284,34 detik.

6. Scan IHQ

Scan IHQ adalah proses scan barcode I, H, dan Q pada label 777 yang ada

pada material yang dikirimkan oleh vendor. Scan ini dilakukan agar material

tersebut dapat masuk pada sistem LES (Logistic Execution System).

Pengukuran waktu dimulai saat operator melakukan scan pada barcode I dan

pengukuran waktu akan berhenti saat scan barcode sudah selesai. Waktu rata-

rata yang diperlukan untuk melakukan scan IHQ sebesar 287, 43 detik.

7. Print label dan labelling

Proses print label dan labelling adalah saat label mulai dicetak dan proses

penempelan label 778 pada material yang datang dari vendor. Pengukuran

waktu dilakukan untuk menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk

mencetak label dan menempelkan label tersebut pada setiap material yang

datang. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 612, 82 detik.

8. Racking

Proses racking adalah dimulai ketika operator forklift melakukan scan barcode

material dan barcode rak, serta menata material yang sudah berlabel tersebut

di atas rak yang sudah disediakan. Pengukuran waktu dimulai ketika operator

forklift melakukan scan barcode material dan berakhir ketika semua material

pada kedatangan tersebut sudah diletakkan di atas rak semua. Proses

penerimaan material berakhir ketika proses racking selesai dan material


tersebut sudah menjadi inventory gudang DIM SKM secara fisik, serta secara

sistem. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses racking adalah 1671, 92

detik.

Proses yang ada di DIM SKM selain proses penerimaan dan proses

penyimpanan, ada juga proses pengiriman ke SKM (Sigaret Kretek Mesin) 1 dan

SKM (Sigaret Kretek Mesin) 3. Proses pengiriman material diawali dengan proses

pengiriman bon order material dari PPIC koordinator untuk SKM 1 dan SKM 3

ke kepala gudang atau asisten gudang DIM SKM. Pengiriman bon order material

tersebut dilakukan secara online yaitu melalui email. Proses pengiriman yang ada

di DIM SKM adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan barang sesuai Bon Order Material

Proses menyiapkan material ini adalah proses menurunkan material sesuai

dengan bon order material dan meletakkan material tersebut pada staging

area. Proses perhitungan waktu dimulai saat operator forklift mulai menuju ke

rak tempat material diletakkan dan selesai ketika semua material yang tertera

di bon order material telah diletakkan di staging area. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan untuk aktivitas ini adalah 1150,12 detik.

2. Cek ulang dan mendata secara manual

Proses cek ulang dan mendata secara manual adalah sebuah proses saat orang

gudang harus memeriksa dan menulis secara manual di log book DIM SKM.

Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya idoc error pada sistem LES

dan SAP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini

sebesar 1039,99 detik.

3. Scan barcode ke tujuan

Proses ini adalah proses scan barcode yang ada di material yang akan dikirim

dan scan barcode tujuan material tersebut dikirim, tujuan pengiriman yang

dimaksud adalah SKM 1 dan SKM 3. Pengukuran waktu dimulai saat proses

scan barcode dimulai dan berakhir saat proses scan sudah selesai semua.

Tujuannya agar material berpindah baik secara fisik maupun SAP. Waktu

yang rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini sebesar 150,43

detik.


4. Loading

Proses yang dilakukan berikutnya adalah proses loading. Proses ini adalah

proses saat memasukkan material ke dalam truk untuk dikirim ke SKM 1 atau

SKM 3. Pengukuran waktu dimulai ketika material mulai dimasukkan ke

dalam truk dan berhenti ketika semua material yang akan dikirim sudah

dimasukkan semua ke dalam truk. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan proses ini adalah 1051, 87 detik.

5. Persiapan pengiriman

Proses persiapan pengiriman adalah proses menutup pintu truk. Waktu rata-

rata yang dibutuhkan adalah sebesar 67, 11 detik.

6. Kepala/asisten gudang DIM SKM menyerahkan surat jalan ke sopir truk dan

tanda tangan

Waktu yang diukur pada proses ini dimulai dari kepala/asisten gudang DIM

SKM menyerahkan surat jalan ke sopir truk. Pengukuran waktu untuk proses

ini selesai ketika sopir truk selesai menandatangani surat jalan yang diberikan

oleh kepala atau asisten gudang DIM SKM. Waktu rata-rata yang dibutuhkan

sebesar 40,11 detik.

Total waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan aktivitas yang

ada di gudang DIM SKM yaitu proses penerimaan dan pengiriman adalah sebesar

8000,65 detik. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non

value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.1. Pengelompokan aktivitas

bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran

11. Current state mapping berfungsi untuk menggambarkan kondisi awal dari

aktivitas yang ada di gudang DIM SKM. Berdasarkan current state mapping juga

dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non

value added non necessary.


Tabel 4.1 Kategori Aktivitas Gudang DIM SKM

No Aktivitas

Kategori Aktivitas

Non value added

necessary (detik)

Non value added

non necessary

(detik)

1 Kepala/asisten gudang DIM

SKM menerima surat jalan 57,28

2 Persiapan Unloading

37,25

3 Unloading 1384,49

4 Cek fisik 165,49

5 Receiving di SAP 284,34

6 Scan IHQ 287,43

7 Print label & labelling 612,82

8 Racking 1671,92

9 Menyiapkan barang sesuai Bon

Order Material 1150,12

10 Cek ulang dan mendata secara

manual 1039,99

11 Scan barcode barang

dengan barcode tujuan 150,43

12 Loading 1051,87

13 Persiapan pengiriman 67,11

14

Kepala/asisten gudang DIM

SKM menyerahkan surat jalan

ke sopir truk dan tanda tangan

40,11

Total 6856,30 1144,35

4.1.2 Identifikasi Waste di Gudang DIM SKM

Kegiatan non value added non necessary yang ada di Tabel 4.1 tidak

dianalisa lebih lanjut meskipun beberapa kegiatan tersebut dapat diperbaiki.

Sebagai contoh, kegiatan Persiapan unloading yang merupakan kegiatan non

value added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan kepala/asisten

gudang DIM SKM menerima surat jalan, dengan demikian waktu proses dapat

berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak

yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya.

Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain.

Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada,

ditemukan dua waste lain yaitu unnecessary movement dan transportasi.


Waste unnecessary movement

Di lantai produksi SKM 1 dan SKM 3 ditemukan material pengembalian dari

SKM 1 dan SKM 3 ke gudang DIM SKM yang tidak jelas alasan

pengembaliannya. Latar belakang adanya waste ini adalah karena ada

pengembalian material dari SKM 1 dan SKM 3 yang tidak teridentifikasi

dengan jelas. Ketidakjelasan identifikasi material tersebut disebabkan karena

tidak ada alur yang jelas di SKM mengenai pengembalian NC material (non

conformity material) sebelum dikirim ke gudang DIM SKM. Berdasarkan

Gambar 4.2 diketahui bahwa dari segi peralatan, pihak SKM belum memiliki

mesin untuk verifikasi ulang NC material yang akan dikembalikan. Metode

yang digunakan pada proses pengembalian juga salah karena tidak ada alur

yang jelas untuk pengembalian NC material. Tidak adanya alur disebabkan

karena tidak ada SOP (Standart Operation Procedure) untuk pengembalian NC

material di SKM.

Gambar 4.2 Fishbone Alasan Tidak Ada Identifikasi yang Jelas

untuk Non Corformity Material

Gambar 4.3 menunjukkan contoh material yang tidak memakai label standar

saat dikembalikan ke gudang DIM SKM. Alur pengembalian non conformity

material yang ada di SKM dapat dilihat pada Gambar 4.4 dan dapat dilihat

ditemukan non conformity material, maka akan langsung meletakkan di hold


area tanpa ada konfirmasi dengan tim material supply. Material yang

diletakkan di hold area seringkali tidak ada keterangan tentang alasan material

tersebut tidak digunakan. Tahap selanjutnya akan diinformasikan kepada QA

tentang non conformity material yag ditemukan. QA akan melakukan verifikasi

non conformity material yang ditemukan, seringkali yang dilakukan adalah

mencoba di mesin untuk memastikan bisa digunakan atau tidak. Non

conformity material yang diduga karena kesalahan vendor, maka akan

dikirimkan ke gudang DIM SKM untuk dikembalikan ke vendor. Non

conformity material yang bukan karena kesalahan vendor akan menjadi waste

produksi. Non conformity material yang menjadi waste produksi itu disebabkan

karena misshandling di lantai produksi dan nantinya akan dihancurkan. QA

akan mengubah status di sistem dari unrestricted menjadi blocked. QA juga

akan mebuat NCR ke vendor, menginformasikan ke gudang DIM SKM.

Langkah berikutnya adalah pihak gudang DIM SKM akan mengeluarkan

material dari gudang ketika akan diambil oleh vendor sesuai dengan PO

(Purchase Order) return. Alur yang seperti itu membuat material yang dikirim

ke gudang DIM SKM tidak dapat teridentifikasi karena label yang ada pada

material seringkali tidak standar. Ditemui material yang tidak teridentifikasi di

hold area SKM 1 dan SKM 3 pada akhir bulan Januari. Data material tersebut

dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3

No Material Letak

1 Inner frame

SKM 1

2 Inner lyner/ Alufoil

3 Cigarette Paper

4 Wrapping Film

5 Seal Tape

6 Alufoil menthol

7 OPP pack

8 Opp slof

9 Tipping paper

10 Etiket AV


Tabel 4.2 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3 (Sambungan)

No Material Letak

11 Inner frame

SKM

3

12 Wrapping film

13 Etiket AM

14 Cigarette Paper

15 Etiket AG

16 Inner lyner/Alufoil

17 Tipping paper

Gambar 4.3 Non Conformity Material dari SKM Berlabel Tidak Standar


Start

Verifikasi non conformity material yang

diinformasikan oleh material supply

Mendata non conformity material,

menginformasikan ke QA di DIM SKM

Non conformity

material

oleh vendor?

Mengirimkan non

conformity material ke

DIM warehouse

Ya

Membuat NCR ke vendor, update log

book, menginformasikan ke DIM

Warehouse

Membuat NCR ke vendor, update log

book, menginformasikan ke DIM

Warehouse

Mengeluarkan material dari

gudang ketika akan diambil

vendor

Mengeluarkan material dari

gudang ketika akan diambil

vendor

Tidak

Non conformity

material akibat

misshandling di

lantai produksi

Waste produksi

dan dihancurkan

Mengubah status di sistem dari

unrestricted menjadi blocked dan

verifikasi ulang non conformity material

Non conformity material diletakkan di hold

area tanpa ada konfirmasi dengan tim

material supply dan seringkali tidak ada

keterangan tentang alasan material tersebut

tidak digunakan

End

Gambar 4.4 Alur Pengembalian Non Conformity Material di SKM

Waste transportasi

Latar belakangnya adalah karena jadwal pengiriman truk DIM SKM belum

optimal dan sisa jadwal yang ada ingin dialokasikan untuk pengiriman ke

lokasi lain. Alasan lain karena adanya antrian di pagi hari pada jadwal untuk

tujuan ke SKM 3, disebabkan ada truk yang mengangkut waste dari SKM 3.

Kendala lain adalah adanya keterlambatan truk pada pukul 15:00 saat akan

digunakan oleh gudang Flavor. Tabel 4.3 menunjukkan jadwal operasi truk


dari gudang DIM SKM. Total ada sembilan trip yang harus ditempuh oleh

truk gudang DIM SKM dengan tujuan SKM, Laser, dan Flavor. Penjelasan

mengenai trip yang ada adalah satu trip gabungan ke Laser dan ATB, tiga trip

khusus pengiriman dari gudang DIM SKM ke SKM 3, dan tiga trip khusus

pengiriman dari gudang DIM SKM ke SKM 1. Trip lainnya adalah satu trip

digunakan oleh gudang Flavour untuk mengirim ke PP dan SKM 3, trip

terakhir adalah trip gabungan yaitu pengiriman dari gudang DIM SKM ke

SKM 1 dan SKM 3.

Tabel 4.3 Jadwal Truk Gudang DIM SKM

Asal/Jadwal

Tiba 9.00 11.00 13.30 15.00 14.30 19.00 22.00 0.00 2.00

SKM 1

SKM 3

Flavor

Laser

dan

ATB

Identifikasi waste yang ada di gudang DIM SKM ditunjukkan dengan

burst di value stream mapping pada Lampiran 12.

4.1.3 Usulan Perbaikan di Gudang DIM SKM

Mengacu pada permasalahan yang ada, berikut adalah usulan yang

diberikan pada gudang DIM SKM:

Membuat alur baru untuk pengembalian non conformity material di SKM

untuk menanggulangi waste unnecessary movement

Alur baru pengembalian non conformity material digunakan untuk mencegah

adanya non conformity material yang tidak teridentifikasi alasan

pengembaliannya. Gambar 4.5 menunjukkan alur yang baru di SKM mengenai

pengembalian non conformity material. Alur yang baru menjelaskan jika

ditemukan non conformity material, maka akan diinformasikan ke QA,

kemudian QA akan menempelkan label hold pada material tersebut. Non

conformity material yang disebabkan karena run ability, maka harus mencoba

di dua mesin yang berbeda, jika tidak terjadi di dua mesin, maka material


digunakan di mesin yang tidak bermasalah. Langkah berikutnya harus

menginvestigasi mesin yang bermasalah. Non conformity material yang tidak

disebabkan karena run ability, maka QA harus melakukan verifikasi untuk

mencari penyebab material tersebut tidak dapat digunakan lagi. Berikutnya

adalah memindahkan material tersebut ke hold area. Non conformity material

yang sudah dicoba di dua mesin yang berbeda dan tetap bermasalah. Langkah

berikutnya adalah mendata batch number dan item code dari non conformity

material, lalu akan mengeluarkan non conformity material dari sistem LES.

QA akan membuat NCR internal sesuai prosedur. Non conformity material

yang bukan karena kesalahan vendor, maka akan menjadi waste produksi. Non

conformity material yang menjadi waste produksi itu disebabkan karena

misshandling di lantai produksi. QA akan melakukan verifikasi ulang pada

non conformity material yang dikirimkan oleh SKM dan mengubah status di

sistem dari unrestricted menjadi blocked. QA juga akan mebuat NCR ke

vendor, menginformasikan ke gudang DIM SKM. Langkah berikutnya adalah

pihak gudang DIM SKM akan mengeluarkan material dari gudang ketika akan

diambil oleh vendor sesuai dengan PO (Purchase Order) return. Perubahan

alur dapat dilihat pada tahap yang sudah ditandai pada Gambar 4.5.


Gambar 4.5 Alur Baru Pengembalian Non Conformity Material di SKM. Proses

baru yang diusulkan berada di dalam garis biru.

Mengurangi jumlah trip dari truk gudang DIM SKM untuk meminimalkan

waste transportasi

Jumlah trip di lapangan sebelum perbaikan sebanyak 9 trip. Untuk

mengurangi jumlah trip langkah pertama yang dilakukan adalah

mengumpulkan data kapasitas produksi dan permintaan material dari gudang

DIM SKM ke SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.4 berisi perincian kapasitas

produksi untuk setiap brand yang ada di SKM 1 dan SKM 3. Langkah

berikutnya adalah mencari total kebutuhan palet setiap hari dengan cara

mengkalikan kapasitas produksi setiap brand dengan total kebutuhan palet per

juta batang untuk setiap brand. Tabel 4.4 juga menunjukkan data total

kebutuhan palet setiap harinya dan digunakan untuk menghitung jumlah trip


truk DIM SKM ke SKM 1 dan SKM 3. Dengan memperhitungkan kapasitas

dan kebutuhan palet setiap hari, serta diskusi dengan tim SKM, gudang DIM

SKM, dan manager terkait disusunlah jadwal trial di lapangan (Tabel 4.5).

Setelah dilakukan trial selama 2 minggu usulan jadwal ditetapkan menjadi

jadwal tetap di gudang DIM SKM.

Tabel 4.4 Kapasitas Produksi dan Kebutuhan Palet SKM

No Brand

Total

produksi/juta

batang/hari

Total kebutuhan

palet/hari Keterangan

1 AM 16 33,70 24

SKM 3 2 AM 12 4,64 12

3 AM 16 MTH 5,82 12

4 AV16R 3,15 12

SKM 1 5 AV16MTH 3,23 12

6 DSSM 15,58 12

7 EKSPORT 2,04 12

Tabel 4.5 Jadwal Baru Truk Gudang DIM SKM

Asal/Jadwal

Tiba 08:00 10:00 14:00 15:00 18:00 20:00 23:00 01:00

SKM 1

SKM 3

Flavor

Laser dan

ATB

Future state value stream mapping untuk gudang DIM SKM dapat

dilihat pada Lampiran 13.

4.1.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang DIM SKM

Analisa perbandingan solusi menjelaskan kondisi sebelum dan setelah

adanya perbaikan dan berikut adalah perbandingan kondisi di Gudang DIM SKM

Membuat alur baru untuk pengembalian non conformity material di SKM

untuk menanggulangi waste unnecessary movement

Ada penurunan data tentang material yang tidak teridentifikasi di bulan

Febuari 2014 jika dibandingkan dengan bulan Januari 2014 diakrenakan sudah

adanya SOP (Standart Operation Procedure) untuk pengembalian NC


material di SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.6 menunjukkan material yang tidak

teridentifikasi pada bulan Januari 2014 di SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.7

menunjukkan material yang tidak teridentifikasi di SKM 3. SKM 1 sudah

tidak didapati material yang tidak teridentifikasi.

Tabel 4.6 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3

Bulan Januari 2014

No Material Letak

1 Inner frame

SKM 1

2 Inner lyner/ Alufoil

3 Cigarette Paper

4 Wrapping Film

5 Seal Tape

6 Alufoil menthol

7 OPP pack

8 Opp slof

9 Tipping paper

10 Etiket Av

11 Inner frame

SKM 3

12 Wrapping film

13 Etiket AM

14 Cigarette Paper

15 Etiket AM

16 Inner lyner/Alufoil

17 Tipping paper

Tabel 4.7 Material Tidak Teidentifikasi di SKM 3 Bulan Febuari 2014

No Nama Material

1 Inner Frame

2 Alufoil

3 Etiket AM 16

Mengurangi jumlah trip dari truk gudang DIM SKM untuk meminimalkan

waste transportasi

Jumlah trip dari truk gudang DIM SKM setelah perbaikan berkurang, jadwal

yang hilang itu akan digunakan untuk pengiriman yang ada di gudang lain.

Tabel 4.8 menunjukkan jadwal lama, sedangkan Tabel 4.9 menunjukkan

jadwal yang baru. Jadwal baru jika dibandingkan dengan jadwal yang lama

dapat dilihat bahwa trip truk dari DIM SKM berkurang masing-masing satu


trip untuk tujuan ke SKM 1 dan SKM 3. Sisa trip ini nantinya akan

dimanfaatkan untuk membantu aktivitas pengiriman dari gudang lain, seperti

memindahkan material dari ATB.

Tabel 4.8 Jadwal Lama Truk Gudang DIM SKM

Asal/Jadwal

Tiba 9.00 11.00 13.30 15.00 14.30 19.00 22.00 0.00 2.00

SKM 1

SKM 3

Flavor

Laser

dan

ATB

Tabel 4.9 Jadwal Baru Truk Gudang DIM SKM

Asal/Jadwal

Tiba 08:00 10:00 14:00 15:00 18:00 20:00 23:00 01:00

SKM 1

SKM 3

Flavor

Laser

dan

ATB

4.2 Gudang SPP

Gudang SPP mempunyai dua jenis gudang yaitu gudang bahan baku dan

gudang hasil produksi. Bahan baku digunakan untuk menyimpan material yang

merupakan bahan baku dari SPP. Gudang bahan baku disimpan di CP 02, SPP 1,

SPP 2, dan Primary. Hasil produksi disimpan di SPP 2 dan Primary. Lokasi

gudang dengan lantai produksi SPP yang berdekatan sehingga hanya

menggunakan alat transportasi berupa forklift untuk kegiatan pengiriman.


4.2.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Bahan Baku

Kepala atau asisten gudang yang bertugas di gudang bahan baku akan

memberikan data tentang material yang ada di dalam gudang bahan baku kepada

supply planning staff. Supply planning staff bertugas untuk memesan material ke

supplier membuat jadwal penerimaan material ke gudang bahan baku, dan

membuat nomor PO (Purchase Order) yang kemudian akan dikirimkan kepada

gudang bahan baku. Nomor PO nantinya digunakan untuk mencocokkan dengan

nomor PO yang ada di material ketika material datang dari supplier. Material yang

datang dari supplier bisa datang ke beberapa gudang yang ada di SPP yaitu SPP 1,

SPP 2, CP 02, Primary. Proses penerimaan yang akan dibahas lebih rinci adalah

proses penerimaan yang ada di gudang bahan baku SPP 2, karena frekuensi

penerimaan yang paling tinggi adalah di gudang bahan baku SPP 2.

Berikut adalah proses penerimaan material yang berasal dari supplier ke

gudang bahan baku:

1. Kepala/asisten gudang bahan baku SPP menerima surat jalan

Sopir truk dari supplier yang datang akan menyerahkan surat jalan di kantor,

kemudian kepala gudang akan membawa surat jalan tersebut ke gudang,

dimana akan dilakukan proses bongkar. Kepala atau asisten gudang akan

mencocokkan nomor PO yang ada di surat jalan dengan nomor PO yang

dibuat oleh supply planning. Nomor PO di surat jalan dan nomor PO dari

supply planning staff jika sama dan jenis material di surat jalan sesuai dengan

fisik material yang dikirim, maka material boleh dibongkar di gudang bahan

baku. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah

46,28 detik.


Pengukuran waktu untuk persiapan unloading dimulai ketika sopir truk

membuka truk sampai truk sudah terbuka dan siap untuk kegiatan unloading.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk persiapan unloading sebesar 125,36

detik.

3. Unloading dan cek fisik

Proses unloading adalah proses ketika material yang berada di dalam truk

vendor dikeluarkan dari truk tersebut. Kegiatan cek fisik adalah kegiatan


ketika kepala gudang atau asisten gudang memeriksa material yang datang dan

mencatat item code yang tertera di material untuk proses receiving di SAP

(Good Receipt). Proses pengukuran waktu dimulai ketika material mulai

diturunkan dan diletakkan di staging area dan secara paralel kepala atau

asisten gudang akan mencatat item code tersebut. Pengukuran waktu akan

berhenti ketika semua material sudah dipindahkan dari truk ke staging area

dan semua item code sudah dicatat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan proses ini adalah 455,97 detik.

4. Sopir menunggu surat jalan

Waktu menunggu surat jalan adalah waktu kepala atau asisten gudang harus

mengambil surat jalan kembali di kantor untuk diproses, hal ini dikarenakan

stempel untuk memproses surat jalan berada di kantor. Waktu rata-rata untuk

menunggu adalah 362,73 detik.

5. Memproses surat jalan

Memproses surat jalan adalah proses dimana surat jalan yang datang dari

vendor harus diberi stempel dan ditanda tangan oleh kepala atau asisten

gudang yang menerima pengiriman material dari vendor. Waktu rata-rata yang

digunakan untuk memproses surat jalan sebesar 14,21 detik.

6. Receiving di SAP

Proses receiving di SAP adalah proses memasukkan nomor PO, item code

material dan store location dimana material tersebut disimpan. Receiving di

SAP ini dikenal dengan istilah good receipt, hal ini dilakukan agar semua

material yang datang dapat update secara sistem SAP. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan adalah 446,34 detik.

7. Print label dan labelling

Pengukuran waktu untuk proses dimulai saat label mulai dicetak dan selesai

saat semua label sudah tertempel di semua material yang datang. Waktu rata-

rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 466,65 detik.

8. Penataan

Proses penataan adalah proses memindahkan material dari staging area ke

tempat yang memang digunakan untuk menyimpan material tersebut. Waktu

dimulai ketika material tersebut mulai dipindah dan selesai ketika semua


material sudah dipindahkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan proses ini sebesar 316,36 detik dan setelah itu menjadi inventory di

gudang bahan baku.

Proses yang ada di gudang bahan baku SPP selain proses penerimaan dari

vendor dan penyimpanan material, serta proses pengiriman ke lantai produksi

SPP. Proses pengiriman tidak menggunakan alat transportasi berupa truk, hanya

dipindahkan menggunakan forklift. Proses pengiriman yang ada di gudang bahan

baku SPP adalah sebagai berikut:

1. Cek fisik

Proses cek fisik adalah proses memeriksa ulang material yang akan dikirimkan

ke SPP. Aktivitas ini meliputi pencatatan nomor material yang tertera di

material tersebut sebelum material dikirim ke SPP. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan adalah 48,29 detik.

2. Kirim produksi

Kirim produksi adalah proses material dikirim dari gudang bahan baku SPP ke

lantai produksi SPP. Pengiriman ini menggunakan forklift. Waktu rata-rata

yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini adalah 594,42 detik.

3. Good Issue

Good Issue adalah aktivitas memasukkan rincian material yang dikirimkan ke

lantai produksi SPP ke sistem SAP. Hal ini dilakukan agar secara sistem dapat

update sesuai dengan kondisi aktual. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan aktivitas ini sebesar 394,15 detik.

Total waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 3270,75 detik. Aktivitas

yang ada di gudang bahan baku SPP juga digolongkan menjadi aktivitas non value

added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara

aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat

dilihat pada Tabel 4.10.


Tabel 4.10 Kategori Aktivitas Gudang Bahan Baku SPP

No Aktivitas

Kategori Aktivitas

Non value added

necessary (detik)

Non value added non

necessary (detik)

1 Menerima Surat Jalan 46,28

2 Persiapan unloading

125,36

3 Unloading & Cek Fisik 455,97

4 Menunggu surat jalan

362,73

5 Memproses Surat Jalan 14,21

6 Receiving SAP 446,34

7 Print Label & Labelling 466,65

8 Penataan 316,36

9 Cek Fisik 48,29

10 Kirim produksi 594,42

11 Good Issue 394,15

Total 2782,65 488,09

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream

mapping yang ada pada Lampiran 14. Current state mapping digunakan untuk

menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang bahan baku SPP.

Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang

termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.

4.2.2 Identifikasi Waste di Gudang Bahan Baku SPP




value added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan menerima surat

jalan, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan

penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan dan

diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya

dengan kegiatan non value added non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan

observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan waste lain yaitu

waiting.


Waste waiting

Waste ini disebabkan karena adanya waktu yang dibutuhkan untuk

mencocokkan material dikarenakan tidak adanya segregasi yang jelas secara

sistem SAP antara SPP Production dengan gudang bahan baku SPP.

Perpindahan material dari gudang bahan baku SPP ke SPP Production tidak

terlihat dari sistem SAP. Hal ini disebabkan dari store location 2011 dari

gudang material akan dikirim ke store location 2011 SPP Production.

Material yang berasal dari store location 2012 dari gudang material akan

dikirim ke store location 2012 SPP Production. Perpindahan store location

yang sama secara sistem sama dan hal itu yang membuat segregasi tidak jelas.

Ilustrasi bisnis proses dari penerimaan material sampai pengiriman ke SPP

dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Receiving Raw Material Storage Raw MaterialIssue Raw Material

to SPP Production

Receiving Finish Good

from SPP Production

Storage Finish Good

to Warehouse

Issue Finish Good to

SKM

Reversal material from SPP

Production

Reversal material from Warehouse

(hold, reject, rework)

Reversal material from

Warehouse (hold, reject,

rework)

Factory Logistic Factory LogisticSPP Production

2010

(Primary)

2011

(SPP 1)

2012

(SPP 2)

2013

(Ink)

2014

(CP 2)

2011

2012

2011

2012

2011

2012

2011

(SPP 1)

2012

(SPP 2)

2010

(Primary)

2014

(CP 2)

2011

(SPP 1)

2012

(SPP 2)

SL 1

SL 1/ SL 2

Gambar 4.6 Bisnis Proses Gudang SPP

Berdasarkan hasil brainstorming tanggal 21 Febuari 2014 dengan tim dari

gudang SPP didapatkan alasan harus dibuatkan store location baru untuk

gudang SPP, rincian alasan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.7. Store

location baru dibutuhkan karena segregasi yang tidak jelas antara gudang SPP


dan SPP Production dalam sistem. Segregasi yang tidak jelas terjadi karena

kontrol material tidak dapat berjalan dengan baik dan kepemilikan material

menjadi tidak jelas. Kontrol material yang tidak jelas disebabkan karena tidak

ada bukti serah terima saat perpindahan material secara sistem (karena store

location sama).

Gambar 4.7 Alasan Pembuatan Store Location Baru

Identifikasi waste yang ada di gudang bahan baku SPP ditunjukkan

dengan burst di value stream mapping pada Lampiran 15.

4.2.3 Usulan Perbaikan di Gudang Bahan Baku SPP

Usulan perbaikan diberikan untuk mengatasi masalah yang ada. Berikut

adalah usulan perbaikan untuk menghilangkan waste yang ada di gudang bahan

baku SPP:

Pembuatan store location baru untuk produksi dalam sistem

Pembuatan store location baru untuk SPP Production yaitu 2016 dan 2017.

Hal ini dilakukan untuk memperjelas segregasi material di wilayah gudang

SPP dan yang di bawah SPP Production. Ilustrasi dari pembuatan store

location baru bisa dilihat pada Gambar 4.8.


Receiving Raw

MaterialStorage Raw Material

Issue Raw Material

to SPP Production

Receiving Finish Good

from SPP Production

Storage Finish Good

to Warehouse

Issue Finish Good to

SKM

Reversal material from SPP

Production

Reversal material from Warehouse

(hold, reject, rework)

Reversal material from

Warehouse (hold, reject,

rework)

Factory Logistic Factory LogisticSPP Production

2010

(Primary)

2011

(SPP 1)

2012

(SPP 2)

2013

(Ink)

2014

(CP 2)

2016

2017

2011

2012

2011

2012

2011

(SPP 1)

2012

(SPP 2)

2010

(Primary)

2014

(CP 2)

2016

(SPP 1)

2017

(SPP 2)

SL 1

SL 1/ SL 2

Gambar 4.8 Bisnis Proses dengan Store Location Baru

Future state value stream mapping gudang bahan baku SPP dapat dilihat

pada Lampiran 16.

4.2.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Bahan Baku SPP

Tabel 4.11 menunjukkan perbandingan sebelum dibuat store location

yang baru dan setelah dibuatkan store location yang baru dalam sistem.

Pembuatan store location yang baru akan membuat proses pengiriman barang

secara aktual, maupun secara sistem dapat dikontrol dengan baik. Sistem akan

update sehingga memudahkan untuk kontrol pengiriman material.


Tabel 4.11 Perbandingan Kondisi Adanya Store Location Baru

Kondisi Lama Kondisi Baru

Store location gudang dan

produksi menjadi satu

secara sistem

Store location gudang dan

produksi terpisah secara sistem

Segregasi tidak jelas Segregasi jelas

Kepemilikan barang tidak

jelas

Kepemilikan barang jelas

(milik gudang SPP atau SPP

production)

Tidak ada bukti serah

terima saat pengiriman

material secara sistem

Ada bukti serah terima saat

pengiriman material secara

system

Material yang dikirim tidak

dapat dikontrol dengan baik

Material yang dikirim dapat

dikontrol dengan baik

4.2.5 Current State Value Stream Mapping Gudang Hasil Produksi

Penerimaan hasil produksi sebelum masuk gudang hasil produsi dimulai

dari pihak produksi SPP meletakkan hasil produksi SPP di staging area SPP 2.

Rentang waktu di staging area produksi yang terletak di SPP 2 maksimal adalah

satu shift. Langkah berikutnya adalah pihak gudang hasil produksi SPP akan

mengambil dan memasukkan hasil produksi ke gudang hasil produksi SPP.

Berikut adalah langkah-langkah yang akan digunakan untuk pengambilan hasil

produksi dari staging area SPP 2 ke gudang hasil produksi SPP.

1. Penataan

Proses penataan adalah proses memindahkan hasil produksi dari staging area

produksi yang terletak di SPP 2 ke gudang hasil produksi yang terletak di SPP

2. Pengukuran waktu dimulai saat proses pemindahan dimulai dan berakhir

saat semua hasil produksi telah dipindahkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan

untuk melakukan proses ini adalah sebesar 486,34 detik, setelah ditata di

gudang hasil produksi SPP, maka hasil produksi yang dipindah sudah menjadi

inventory gudang hasil produksi SPP.

Proses pengiriman hasil produksi dilakukan dari gudang hasil produksi

SPP ke SKM 1 dan SKM 3. Hasil produksi SPP digunakan untuk packaging

rokok di SKM 1 dan SKM 3. Proses pengiriman dimulai dari koordinator PPIC

SKM mengirimkan bon order material ke kepala atau asisten gudang hasil

produksi SPP, dilanjutkan dengan proses persiapan dan lain-lain. Proses yang


dilakukan setelah menerima bon order material dari SKM akan dijelaskan lebih

rinci sebagai berikut:

1. Menyiapkan material

Proses menyiapkan material adalah memindahkan material ke staging area

yang ada di gudang hasil produksi SPP. Pengukuran waktu dimulai saat

petugas forklift mulai memindahkan dan waktu akan berhenti saat semua

material yang dikirim sudah selesai dipindahkan ke staging area. Waktu rata-

rata yang dibutuhkan untuk menyiapkan material adalah 507,57 detik.

2. Scan barcode ke staging area

Proses scan barcode ke staging area adalah proses scanning barcode material

yang akan dikirim dan scanning barcode staging area, dengan melakukan

scan dua barcode tersebut, maka secara sistem SAP material tersbut sudah

dikeluarkan dari gudang hasil produksi SPP. Pengukuran waktu dimulai saat

proses scan dimulai dan berhenti saat semua material yang akan dikirim sudah

melewati proses scan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan

proses ini adalah 370,95 detik.

3. Scan barcode tujuan

Proses ini adalah proses scan barcode yang ada di material yang akan dikirim

dan scan barcode tujuan material tersebut dikirim, tujuan pengiriman yang

dimaksud adalah SKM 1 dan SKM 3. Pengukuran waktu dimulai saat proses

scan barcode dimulai dan berakhir saat proses scan sudah selesai semua.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 171,94

detik.

4. Loading

Proses loading adalah proses memindahkan material hasil produksi dari

staging area gudang hasil produksi SPP yang terletak di SPP 2 ke atas truk

internal. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses ini

adalah 888 detik.

5. Persiapan berangkat

Persiapan berangkat adalah proses menutup truk sampai truk tersebut siap

untuk berangkat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini

adalah 65,51 detik.


6. Kepala/asisten gudang memberikan surat jalan ke sopir truk

Kepala atau asisten gudang akan memberikan surat jalan kepada sopir truk

ketika akan mengirim material ke SKM 1 atau SKM 3. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan saat memberikan surat jalan ke sopir truk dan sopir tanda tangan di

surat jalan tersebut adalah 40,71 detik.

Total waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 2531,03 detik. Aktivitas

yang ada di gudang hasil produksi SPP juga digolongkan menjadi aktivitas non

value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara

aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat

dilihat pada Tabel 4.12.

Tabel 4.12 Kategori Aktivitas Gudang Hasil Produksi SPP

No Aktivitas

Kategori

Non value

added

necessary

(detik)

Non value

added non

necessary

(detik)

1 Penataan 486,34

2 Menyiapkan material 507,57

3 Scan barcode ke staging area 370,95

4 Scan barcode ke tujuan 171,94

5 Loading 888,00

6 Persiapan berangkat

65,51

7 Kepala/asisten gudang memberikan

surat jalan ke sopir truk 40,71

Total 2465,52 65,51



menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang hasil produksi

SPP. Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang


4.2.6 Identifikasi Waste di Gudang Hasil Produksi



Sebagai contoh, kegiatan Persiapan berangkat yang merupakan kegiatan non value


added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan loading, dengan

demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini

tidak memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup

tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added

non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap

seluruh proses yang ada, ditemukan dua waste lain yaitu transportasi.

Waste transportasi

Latar belakangnya karena pengiriman untuk SKM 1 dan SKM 3 tidak sesuai

dengan jadwal yang sudah ditentukan. Jadwal yang sudah ditentukan total ada

enam pengiriman. Jadwal tersebut lebih rinci adalah dua pengiriman khusus

untuk tujuan ke SKM 1, tiga khusus pengiriman ke SKM 3, dan satu

pengiriman gabungan ke SKM 1 dan SKM 3. Rincian jam untuk jadwal yang

ditentukan dapat dilihat lebih jelas pada Tabel 4.13. Pengiriman secara aktual

tidak sesuai dengan jadwal karena hanya dikirim total tiga kali dan jam sampai

di tempat tujuan tidak sesuai dengan jadwal. Pengiriman dari gudang hasil

produksi SPP ke SKM 1 dan SKM 3 dimulai pukul 07:00 dan selesai pukul

17:00. Total pengiriman hanya dua kali untuk ke SKM 3 dan 1 kali untuk ke

SKM 1. Rincian jadwal pengiriman yang sebenarnya di lapangan dapat dilihat

pada Tabel 4.14.

Tabel 4.13 Jadwal Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP

Tujuan/Jadwal

Tiba 08:30 09:30 14:00 15:00 22:00 23:00

SKM 3

SKM 1

Tabel 4.14 Jadwal Pengiriman Aktual Gudang Hasil Produksi SPP

Hal ini menyebabkan antrian pada SKM. Gambar 4.9 menunjukkan antrian

yang terjadi akibat truk datang tidak sesuai dengan jadwal yang sudah

Tujuan/Jadwal Tiba 08:30 09:30 14:00

SKM 3

SKM 1


ditentukan. Truk dari DIM SKM yang seharusnya datang pukul 14:00 tidak

bisa dibongkar karena truk dari gudang hasil produksi SPP datang terlebih

dahulu. Truk dari gudang hasil produksi SPP seharusnya datang pukul 15:00,

namun aktualnya sampai di SKM 3 pukul 13:30.

Gambar 4.9 Antri di SKM 3

Gambar 4.10 menunjukkan alasan tentang ketidaksesuaian kondisi aktual

pengiriman dan jadwal yang tersedia. Aktual pengiriman tidak sesuai jadwal

disebabkan karena truk dari gudang hasil produksi SPP datang lebih cepat dari

jadwal yang ada. Hal itu disebabkan karena gudang hasil produksi SPP tidak

memiliki truk untuk beroperasi di malam hari.

Gambar 4.10 Alasan Perbedaan Pengiriman Aktual dengan Jadwal

Identifikasi waste yang ada di gudang hasil produksi SPP ditunjukkan

dengan burst di value stream mapping pada Lampiran18.


4.2.7 Usulan Perbaikan di Gudang Hasil Produksi SPP

Usulan perbaikan yang diberikan untuk menanggulangi waste yang ada

adalah:

Membuat schedule baru untuk pengiriman dari gudang hasil produksi SPP ke

SKM 1 dan SKM 3.

Schedule yang baru dibuat untuk menanggulangi permasalahan jadwal dan

aktual pengiriman yang berbeda di gudang hasil produksi SPP ke SKM 1 dan

SKM 3. Schedule yang baru juga dibuat untuk meningkatkan utilitas dari truk

milik gudang hasil produksi SPP. Jadwal yang baru ini dibuat berdasarkan

hasil diskusi dengan material koordinator untuk SKM 1 dan SKM 3.

Penyusunan schedule yang baru ini juga memperhitungkan buffer yang ada di

staging area di SKM 1 dan SKM 3. Pengiriman pukul 08:30 ke SKM 1

digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 2, sedangkan pengiriman pukul

14:00 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 3 dan shift 1. Pengiriman

pukul 09:30 ke SKM 3 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 2,

sedangkan pengiriman pukul 15:00 digunakan untuk kegiatan produksi pada

shift 3 dan shift 1. Tabel 4.15 menunjukkan jadwal baru mengenai permintaan

material dari SKM 1 dan SKM 3 untuk gudang hasil produksi SPP.

Tabel 4.15 Jadwal Baru Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP

Tujuan/Jadwal Tiba 8:30 9:30 14:00 15:00

Skm 3

Skm 1

Future state value stream mapping untuk gudang hasil produksi SPP

dapat dilihat pada Lampiran 19.

4.2.8 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Hasil Produksi SPP

Perbandingan dari sebelum dan setelah adanya perbaikan adalah jumlah

pengiriman dari gudang hasil produksi ke SKM 1 dan SKM 3 menjadi lebih

rendah dibandingkan dengan jumlah pengiriman yang sebelumnya. Jadwal yang

baru juga sudah menjadi jadwal tetap untuk permintaan dari SKM 1 dan SKM 3

ke gudang hasil produksi SPP. Dapat dilihat dari Tabel 4.16 yang sebelumnya ada


total enam pengiriman, sedangkan setelah dibuat jadwal yang baru menjadi ada

empat pengiriman. Jadwal yang baru dapat dilihat pada Tabel 4.17.


(Sebelum Perbaikan)


(Setelah Perbaikan)

4.3 Gudang Clove

Gudang clove menyimpan enam jenis cengkeh yaitu Manado, CBP 3

(gagang cengkeh), Toil-toli, Bali, Jawa, X1, dan Madagascar. Gudang clove

berfungsi untuk memasok cengkeh ke CP 1. Aktivitas di gudang clove adalah

penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Sistem pengeluaran cengkeh di

gudang clove adalah FIFO (First In First Out). Alat transportasi yang digunakan

untuk pengiriman ke CP 1 adalah truk internal, dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4.11 Alat Tranportasi ke CP 1

Tujuan/Jadwal

Tiba 08:30 09:30 14:00 15:00 22:00 23:00

Skm 3

Skm 1

Tujuan/Jadwal Tiba 8:30 9:30 14:00 15:00

Skm 3

Skm 1


4.3.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Clove

Proses penerimaan cengkeh berawal dari team buying clove membuat

perencanaan penerimaan ke supervisor gudang. Supervisor gudang akan memesan

kendaraan ke team transportasi dan memesan tenaga kerja, serta menyiapkan

tempat untuk proses penerimaan kepada administrative assistant. Administrative

assistant akan mengirimkan SPBC (Surat Perintah Bongkar Cengkeh) kepada

kepala atau asisten gudang. Berikut adalah aktivitas yang ada pada proses

penerimaan yaitu:

1. Kepala atau asisten gudang menerima surat jalan

Sopir truk akan memberikan surat jalan kepada kepala atau asisten gudang dan

akan dicocokkan dengan PO (Purchase Order), jika hasilnya cocok maka truk

tersebut dapat dibongkar. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 106,08

detik.

2. Penerimaan

Penerimaan adalah proses yang terdiri dari unloading karung cengkeh,

menimbang karung cengkeh, penataan, dan QC. Setiap karung yang

diturunkan dari truk akan ditimbang satu persatu, kemudian akan ditata di

kavling. Proses QC adalah proses pemeriksaan kualitas dari cengkeh yang

datang dan jumlah karung yang diperiksa setiap kedatangan adalah lima

karung. Keempat proses jalan secara paralel. Waktu rata-rata yang dibutuhkan

untuk melakukan proses ini adalah 1872,66 detik.

3. Memasukkan cengkeh dalam karung

Proses memasukkan cengkeh ke dalam karung dilakukan setelah lima karung

cengkeh itu sudah diperiksa kualitasnya oleh QC. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan untuk memasukkan cengkeh ke dalam karung adalah 407,21 detik.

Proses pengiriman cengkeh dimulai dengan PPIC CP yang mengirimkan

nomor STO dan menyerahkan permintaan clove kepada administrative assistant,

selain itu juga melakukan konfirmasi jumlah operation yang akan dikirim kepada

administrative assistant dan asisten gudang. Tahap-tahap selanjutnya dalam

proses pengiriman adalah sebagai berikut:


1. Menyiapkan clove untuk dikirim

Proses menyiapkan clove untuk dikirim adalah proses memindahkan cengkeh

dari kavling tempat penyimpanan ke rak besi. Proses ini dilanjutkan dengan

memindahkan rak besi yang berisi cengkeh ke staging area. Waktu rata-rata

yang dibutuhkan adalah 589,08 detik.

2. Loading

Proses loading adalah proses menaikkan rak besi ke dalam truk. Pengukuran

waktu dimulai saat mulai menaikkan rak besi dan berhenti saat semua rak besi

sudah dinaikkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses ini adalah

434,25 detik.

3. Persiapan kirim

Persiapan kirim adalah proses saat sopir truk menutup truk sebelum berangkat.


detik.

4. Asisten gudang memberikan surat jalan ke sopir truk

Surat gudang dibuat secara manual oleh asisten gudang, setelah itu surat jalan

tersebut diberikan kepada sopir truk. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan proses ini adalah 91,38 detik. CP 1 akan memberikan konfirmasi

kepada administrative assistant ketika kiriman cengkeh sudah diterima.

Total waktu yang dibutuhkan adalah 3555,49 detik. Aktivitas yang ada

di gudang clove juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary

dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value

added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel

4.18.


Tabel 4.18 Kategori Aktivitas Gudang Clove

No Aktivitas

Kategori

Non value added

necessary (detik)

Non value added

non necessary

(detik)

1 Asisten gudang

menerima surat jalan 106,08

2 Penerimaan 1872,66

3 Memasukan cengkeh ke

dalam karung 407,21

4 Menyiapkan clove untuk

dikirim 589,08

5 Loading 434,25

6 Persiapan kirim 54,85

7

Asisten gudang

memberikan surat jalan

ke sopir truk

91,38

Total 3500,64 54,85



menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang clove.

Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang


4.3.2 Identifikasi Waste di Gudang Clove



Sebagai contoh, kegiatan Persiapan kirim yang merupakan kegiatan non value

added non neceessary dapat digabungkan dengan loading, dengan demikian

waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak

memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi

untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added non

necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh

proses yang ada, ditemukan waste lain yaitu unused employee creativity.


Latar belakangnya karena ada dua proses yang seharusnya bisa dilakukan

oleh satu asisten gudang, namun dilakukan dua asisten gudang. Pada proses kirim

terdapat dua asisten gudang yang bertugas. Asisten gudang pertama bertugas

mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim, sedangkan asisten gudang lain

bertugas mengawasi proses loading ke truk saat mengirim sampai membuat surat

jalan. Proses mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim artinya pengawasan

saat pekerja borongan yang memindahkan clove dari kavling ke iron rack. Adanya

dua asisten gudang yang bertugas ini menjadi perhatian dari supervisor gudang

clove, karena dirasa seharusnya hanya membutuhkan satu orang.

Identifikasi waste yang ada di gudang clove ditunjukkan dengan burst di

value stream mapping pada Lampiran 21.

4.3.3 Usulan Perbaikan di Gudang Clove

Usulan perbaikan yang diberikan untuk menghilangkan proses yang

berlebihan adalah membuat form monitoring untuk mengurangi jumlah tenaga

kerja yang ada di proses kirim. Form monitoring dibuat agar asisten gudang yang

berada di aktivitas menyiapkan clove untuk dikirim bisa dihilangkan. Asisten

gudang yang bertugas pada proses kirim hanya tersisa satu orang. Format form

monitoring yang akan digunakan dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Form Monitoring Pengiriman Cengkeh


Form itu diisi oleh asisten gudang yang bertugas pada proses kirim,

kemudian diberikan kepada forklift driver untuk diberi tanda centang pada kolom

bale ketika forklift driver sudah memindahkan ke staging area. Form monitoring

yang sudah selesai diberi tanda centang selanjutnya akan diserahkan kepada

asisten gudang yang bertugas di proses kirim. Asisten gudang yang bertugas di

proses kirim akan mengawasi proses saar menyiapkan clove untuk dikirim, namun

tidak berada di gudang clove terus-menerus. Future state value stream mapping

untuk gudang clove dapat dilihat pada Lampiran 22.

4.3.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Clove

Adanya optimalisasi pada pembagian pekerjaan, sehingga dapat

mengurangi tenaga kerja yang ada. Tabel 4.19 menunjukkan perbandingan kondisi

sebelum dan setelah menggunakan form monitoring untuk aktivitas persiapan

sampai pengiriman di gudang clove. Kondisi sebelum perbaikan terdapat satu

orang yang bertugas menyiapkan clove dan ada satu orang yang bertugas pada

proses kirim, sedangkan kondisi setelah perbaikan adalah hanya ada satu orang

yang bertugas mulai proses menyiapkan clove sampai proses kirim.

Tabel 4.19 Perbandingan Kondisi Sebelum dan Setelah Perbaikan

Kondisi Sebelum Improvement Kondisi Setelah Improvement

Proses menyiapkan clove : 1 orang Proses menyiapkan clove dan kirim : 1

orang

Proses kirim : 1 orang

4.3.5 Penurunan Waste Bendera Cengkeh

Perbaikan lain yang dilakukan, namun tidak tergambar langsung di VSM

adalah pergantian bendera untuk pengiriman cengkeh ke CP 1. Bendera itu berisi

informasi tentang kode jenis cengkeh, quantity, berat untuk setiap iron rack, lot

number, batch number. Bendera digunakan untuk satu kali pengiriman. Gambar

4.13 menunjukkan bendera yang digunakan saat pengiriman cengkeh ke CP 1.

Warna pada kode cengkeh menjelaskan jenis cengkeh yang dikirim.


Gambar 4.13 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1

(Sebelum Perbaikan)

Rincian biaya untuk menghasilkan bendera seperti Gambar 4.25 adalah sebagai

berikut:

1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 72,00) + (160 x Rp. 2340,00) = Rp.385.920,00

Setiap satu OPS membutuhkan 16 label yang setara dengan 4 lembar kertas HVS

A4 putih dan dalam satu minggu ada 40 OPS sehingga membutuhkan 160 lembar

kertas HVS A4 putih. Harga 1 rim kertas HVS adalah Rp. 36.000,00 dan harga

per lembar kertas HVS A4 adalah Rp. 72,00. Biaya yang dibutuhkan untuk

mencetak dengan tinta printer berwarna adalah Rp. 2.340,00 per lembar, sehingga

dalam satu minggu membutuhkan biaya Rp. 385.920,00 untuk membuat bendera

tersebut.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara mengganti bendera yang

sebelumnya dicetak di kertas HVS A4 putih menjadi HVS A4 warna, sedangkan

untuk tinta printer yang sebelumnya berwarna diganti dengan hitam. Rincian

biaya yang dibutuhkan untuk bendera yang baru adalah sebagai berikut:

1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 140,00) + (160 x Rp.256,00)

= Rp.63.360,00

Biaya yang dibutuhkan dalam satu minggu adalah Rp. 63.360,00 dan digunakan

untuk empat kali sehinga biaya yang dibutuhkan menjadi Rp. 15.840,00.

Penghematan biaya dari kondisi sebelum dan setelah perbaikan adalah Rp.

370.080,00 per minggu. Gambar 4.14 menunjukkan bendera setelah perbaikan.

Gambar 4.15 menunjukkan berndera yang digunakan sebanyak empat kali.

Bendera akan digunakan untuk empat kali pengiriman. Asisten gudang clove akan

mencoret stempel yang ada, agar tidak bingung untuk membedakan stempel lama

dengan stempel yang baru.


Gambar 4.14 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1

(Setelah Perbaikan)

Gambar 4.15 Contoh Bendera Cengkeh yang Digunakan untuk Empat Kali

Pengiriman

4.4 Gudang Leaf

Gudang leaf berfungsi untuk menyimpan berbagai jenis tembakau yang

digunakan untuk memasok kebutuhan tembakau di PP (Primary Processing). Alat

transportasi yang digunakan untuk mengirimkan tembakau dari gudang leaf ke PP

adalah truk. Gudang leaf dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu OTM, lokal, dan

import. Penyimpanan di gudang leaf menggunakan sistem AMU (Annual

Monthly Usage). Sistem AMU adalah sistem yang digunakan dimana setiap

gudang menyimpan berbagai macam jenis tembakau. Sistem ini dilakukan untuk

mengantisipasi jika terjadi kebakaran, maka stock jenis tembakau tertentu tidak

habis.

4.4.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Leaf

Proses penerimaan tembakau diawali dari supplier yang mengirimkan

perencanaan pengiriman harian kepada team planning & buying leaf dan

supervisor warehouse. Team planning & buying leaf mengirimkan perencanaan


penerimaan bulanan dan PO kepada supervisor warehouse. Supervisor warehouse

akan mengirimkan data alokasi tempat untuk penerimaan tembakau kepada

adiministrative assistant, kemudian adiministrative assistant akan mengirimkan

tiket penerimaan kepada supplier dan kepala atau asisten gudang. Kepala atau

asisten gudang akan mencocokkan tiket penerimaan yang berasal dari

administrative assistant dan yang dibawa oleh sopir. Berikut adalah aktivitas yang

ada pada proses penerimaan yaitu:

1. Kepala atau asisten gudang menerima surat jalan

Sopir akan memberikan surat jalan kepada kepala atau asisten gudang dan

akan dicocokkan dengan PO dan mencocokkan tiket penerimaan, jika hasilnya

cocok maka tersebut dapat dibongkar. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah

79,95 detik.


Persiapan unloading dimulai saat sopir membuka pintu sampai dengan siap

untuk unloading. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 168,18 detik.

3. Unloading

Unloading adalah proses menurunkan kardus tembakau sampai ke dalam

gudang. Pengukuran dimulai saat forklift driver mulai menurunkan kardus dan

berhenti saat semua kardus sudah diturunkan dan dimasukkan di gudang.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 883,83 detik.

Proses pengiriman diawali dengan PPIC PP mengirimkan permintaan

tembakau kepada administrative assistant, kemudian administrative assistant

akan mengirimkan tiket pengiriman kepada kepala atau asisten gudang. Aktivitas

yang ada di proses pengiriman adalah sebagai berikut:

1. Meyiapkan sesuai permintaan

Menyiapkan sesuai permintaan ini terdiri dari memindahkan material ke

staging area dan scanning label. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk

melakukan proses ini adalah 575,30 detik.

2. Loading

Loading adalah proses ketika menaikkan kardus tembakau ke dalam truk.


detik.


3. Persiapan kirim

Persiapan kirim adalah persiapan sopir truk mulai dari menutup truk sampai

siap untuk berangkat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan

proses ini adalah 76,08 detik.

4. Kepala atau asisten gudang menyerahkan surat jalan

Kepala atau asisten gudang menyerahkan surat jalan kepada sopir sebagai

pengantar saat mengirimkan tembakau ke PP. Waktu rata-rata yang

dibutuhkan adalah 55,46 detik. Proses menyiapkan permintaan sampai dengan

membuat surat jalan terjadi beberapa kali karena terkait dengan gudang yang

aktif.

Total waktu rata-ratanyang dibutuhkan adalah 1978,78 detik. Aktivitas

yang ada di gudang leaf juga digolongkan menjadi aktivitas non value added

necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non

value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada

Tabel 4.20.

Tabel 4.20 Kategori Aktivitas Gudang Leaf

No Aktivitas

Kategori

Non value added

necessary (detik)

Non value

added non

necessary

(detik)

1 Kepala/asisten gudang

menerima surat jalan 79,95

2 Persiapan unloading

168,18

3 Unloading 883,83

4 Menyiapkan sesuai

permintaan 575,30

5 Loading 139,98

6 Persiapan kirim

76,08

7 Kepala/asisten gudang

menyerahkan surat jalan 55,46

Total 1734,52 244,26

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping

yang ada pada Lampiran 23. Current state mapping digunakan untuk

menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang leaf. Berdasarkan


current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value

added necessary dan non value added non necessary.

4.4.2 Identifikasi Waste di Gudang Leaf




value added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan kepala/asisten

gudang menerima surat jalan, dengan demikian waktu proses dapat berkurang.

Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang

signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya.

Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain.

Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada,

ditemukan waste lain yaitu transportasi.

Pembahasan mengenai transportasi di gudang ini akan fokus pada gudang

leaf yang berisi OTM. Gudang OTM yang termasuk gudang leaf ada total tujuh

gudang yang tersebar di blok A, B, dan C. Blok A dan B terletak di LTS bawah,

sedangkan blok C terletak di LTS atas. Gudang OTM yang berada di LTS atas

berjumlah tiga gudang, sedangkan yang berada di LTS bawah berjumlah empat

gudang. Kondisi sekarang adalah terjadi transportasi bolak-balik dari LTS bawah

ke LTS atas sebelum menuju ke PP. Tabel 4.21 menunjukkan waktu yang

dibutuhkan untuk mengirimkan tembakau dari gudang di LTS bawah menuju LTS

atas dan tujuan akhir PP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk pengiriman ke

PP adalah 728,11 detik.

Tabel 4.21 Waktu Transportasi dari Gudang OTM Bawah ke Gudang OTM Atas

dan PP (Sebelum Perbaikan)

Gudang LTS Bawah-LTS atas-PP Waktu (detik)

A4A-F6C-PP 740,58

B4B-F6C-PP 711,97

C2A-F6C-PP 731,78

Rata-rata Waktu yang Dibutuhkan 728,11


Identifikasi waste yang ada di gudang clove ditunjukkan dengan burst di value

stream mapping pada Lampiran 24.

4.4.3 Usulan Perbaikan di Gudang Leaf

Usulan perbaikan untuk mengatasi masalah transportasi adalah

pengelompokan gudang OTM dengan cara memindahkan gudang yang berada di

LTS atas ke LTS bawah. Alasan pemindahan gudang OTM dikarenakan adanya

tranportasi bolak-balik untuk pengiriman OTM ke PP. Transportasi bolak-balik

tersebut terjadi karena letak gudang yang berjauhan, dimana lima gudang terletak

di LTS bawah dan tiga gudang terletak di atas. Letak gudang tersebar disebabkan

karena pengaturan gudang yang kurang efektif. Tabel 4.22 menunjukkan waktu

transportasi dengan tujuan PP setelah gudang OTM yang berada di atas dipindah

ke bawah. Future state value stream mapping untuk gudang leaf dapat dilihat

pada Lampiran 25.

Tabel 4.22 Waktu Transportasi dari Gudang OTM Bawah ke

Gudang OTM Atas dan PP (Setelah Perbaikan)

After Waktu (detik)

B4A-A2B-PP 504,89

A4A-B4B-PP 430,29

C2A-B4B-PP 432,44

Rata-rata Waktu yang Dibutuhkan 455,87

4.4.4 Analisa Perbandingan Solusi untuk di Gudang Leaf

Perbandingan kondisi sebelum dan setelah perbaikan dapat dilihat pada

tabel 4.23 yang menunjukkan waktu transportasi dari LTS bawah ke atas lalu ke

PP dibandingkan dengan dari LTS bawah langsung ke PP. Ada perbedaan waktu

jika dilihat dari waktu transportasi yang dibutuhkan yaitu 272,37 detik atau 4,5

menit per sekali kirim.


Tabel 4.23 Perbandingan Waktu Transportasi Sebelum dan Setelah Gudang OTM

Dipindah

Kondisi

Sebelum Waktu (detik) Kondisi setelah Waktu (detik)

A4A-F6C-PP 740,58 B4A-A2B-PP 504,89

B4B-F6C-PP 711,97 A4A-B4B-PP 430,29

C2A-F6C-PP 731,78 C2A-B4B-PP 432,44

Waktu rata-rata 728,11 Waktu rata-rata 455,87333

4.1 Gudang DIM SKM · 11 Universitas Kristen Petra 4. PEMBAHASAN Gudang yang berada di bawah...

Documents

Transcript of 4.1 Gudang DIM SKM · 11 Universitas Kristen Petra 4. PEMBAHASAN Gudang yang berada di bawah...