40113673 Laporan Sistem Informasi Apotik
-
Upload
robby-ardi-nugroho -
Category
Documents
-
view
470 -
download
12
Transcript of 40113673 Laporan Sistem Informasi Apotik
DESKRIPSI ANALISA PENJUALAN PADA APOTEK
“KIMIA FARMA”
Disusun untuk memenuhi tugas II matakuliah
Rekayasa Perangkat Lunak
Oleh :
Agus Widyatama (0600910005)Arisman A (0600910018)
Devia Siswati M (0600920027)Dwi Cahyawati (0600920031)
Elicia Juniar (0600920036)Elis Khulaeli Y (0600920037)
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG2008
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah
Pada masa globaliasi,computer sudah merupakan kebutuhan sebagai alat
penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk sebuah instansi
pemerintahan atau perusahaan,misalnya apotik kimia farma.komputer telah menjadi
alat yang sangat penting dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang
cepat dan akurat.
Apotik kimia farma adalah sebuah apotik yang terlengkap dan dipercayakan oleh
beberapa dokter.apotik ini telah memakai computer dalam kegiatan sehari-hari.tetapi
hanya bagian tertentu saja yang menggunakan computer dan software yang digunakan
pun hanya software paket Ms office yaitu Ms Acces.sehingga dalam pengolahan data
mencapai hambatan terutama pada bagian gudang.salah satu informasi yang sangat
penting di dalam apotik tersebut adalah pengolahan data persediaan barang .
Salah satu tugas dari pengolahan data persediaan barang Apotik Kimia Farma
adalah mendata dan menghitung keseluruhan dan proses pendataan penghitungan
tersebut dilakukan dengan software dengan database yang sangat sederhana,sehingga
informai yang dihasilkan tidak akurat karma banyak kemungkinan kesalahan dalam
proses pendataan dan perhitungan tersebut.oleh karena itu sebagai alternative untuk
pemecahan dari masalah pengarsipan,perlu kiranya perancangan database yang lebih
baik dari sufware yang digunakan.
1.2 Maksud Dan Tujuan Penelitian
Maksud Dan Tujuan dari pelaksanaan tugas adalah salah satunya untuk memenuhi
syarat dalam penyelesaian program rekayasa perangkat lunak .Adapun tujuan lain dari
pelaksanaan tugas ini adalah :
1. mempermudah proses penerimaan dan pengeluaran barang
2
2. menghasilkan penerimaan dan pengeluaran barang yang akurat,relevan dan tepat
waktu
3. meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan
4. membangun perangkat lunak untuk membantu user dalam mengolah data
persediaan barang di apotik kimia farma
1.3 Indentifikasi Masalah
Staf persediaan barang yang biasanya melakukan pemeriksaan terhadap barang atau
control stok barang yang akan dipesan oleh konsumen apakah sesuai dengan
permintaan atau tidak, penanganan yang menggunakan cara manual memerlukan
banyak waktu sehingga tidak efisien lagi. Untuk system persediaan barang dan
pengendalian control stok barang ini memerlukan aplikasi yang khusus, masalah utama
yang dihadapi yaitu :
1. sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang
secara tepat waktu
2. informasi persediaan barang yang diperoleh dari bagian gudang sering tidak
akurat.
3. volume data yang cukup besar sehingga menyulitkan dalam pencarian data
persediaan barang.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu system pengolahan data persediaan
barang apotik kimia farma , maka masalah dibatasi hanya meliputi :
1. informasi pencatatan, penerimaan dan pengeluaran data stok barang meliputi:
a. transaksi pembelian barang
b. transaksi penjualan barang /faktur penjualan
2. laporan pembelian dan penjualan barang untuk periode bulanan.
3. laporan persediaan barang untuk periode bulanan
3
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan
suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data - data untuk mendukung
terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk
pengumpulan data dan metode pengembangan system
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan tugas
akhir ini antara lain :
1. riset lapangan
yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan
pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden
2. observasi
yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta
meneliti proses pekerjaannya
3. wawancara
yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan.
4. riset perpustakaan
yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan
dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas.
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pengembangan system informasi perlu digunakan metodologi sebagai
pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama melaksnakan
pengembangan system.adapun pengembangan system yang digunakan adalah
paradigma waterfall (classical life cicle). Tahapan-tahapannya adalah sebagai
berikut :
4
Keterangan :
1. rekayasa perangkat lunak (system enginerring), melakukan
pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system
2. requirements analysis, melakukan analisis terhadap permasalahan yang
dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan
interfacing
3. design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungsi dan
interfacing
4. coding (implementasi), pengkodean yang mengimplementasikan hasil
desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin lomputer
dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
5. testing ( pengujian ), kegiatan untuk melakukan pengetesan program yang
sudah dibuat apakah sudah benar atau belum di uji dengan cara manual.jika
testing sudah benar maka program boleh digunakan
6. maintenance ( perawatan ), menangani perangkat lunak yang sudah
selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan
yang dapat menyebabkan kerusakan.
5
1.6 Sistematika Penulisan Laporan
Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara
garis besar kami menyajikan laporan ini dalam 6 (enam) bab, yang setiap isi babnya
adalah sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah,maksud dan
tujuan,indentifikasi masalah,batasan masalah dan metodologi penelitian.
BAB II: Landasan teori
Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang digunakan
sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas
BAB III: Analisis system
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum apotik atau objek penelitian
tersebut,pendeskripsian masalah tersebut,pendeskripsian system yang sedang
berjalan,penganalisian dokumen dan system yang sedang berjalan di dalam
pengolahan data persediaan obat atau barang .
Disini juga dituliskan tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan
metodologi pengembangan yang dipakai serta menjelaskan dan menyajikan
kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu DFD dan flow map.
BAB IV: Perancangan system
Bab ini menjelaskan tentang flow map ( alur dokumen ) , data flow diagram
( DFD) , entity relationship diagram ( ERD) perancangan data base , perancangan
spesifikasi rinci yg terdiri atas struktur program , struktur menu , format masukan
dan format keluaran.
BAB V: Implementasi system
Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan
spesifikasi perangkat keras , fasilitas program .
BAB VI: Kesimpulan dan saran
Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh laporan
dan saran dari penulis .
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua
aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai
pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommerville, 2003). Pada definisi ini, ada
dua istilah kunci yaitu:
(1) Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja. Menerapkan
teori, metode, dan alat bantu yag sesuai, selain itu mereka menggunakannya
dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan,
walaupun tidak ada teori atau metode yang mendukung. Perekayasa juga
menyadari bahwa mereka harus bekerja dalam batasan organisasi dan
keuangan, sehingga mereka berusaha mencari solusi dalam batasan-batasan ini.
(2) Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak tidak hanya
berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi
juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat lunak dan
pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi
perangkat lunak.
Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis
dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling
efektif untuk menghasilkan perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun demikian,
rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode yang paling sesuai
untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif, informal terhadap
pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa keadaan. Pengembangan
informal sangat cocok untuk pengembangan sistem e-commerce web membutuhkan
gabungan keahlian perangkat lunak dan perancangan grafis.
2.1.1 Proses Perangkat Lunak
Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan hasil-hasil
relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini sebagian
7
besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada empat kegiatan proses dasar yang
umum bagi seluruh kegiatan proses perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah :
(1) Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan batasan
kemampuan operasinya harus didefinisikan
(2) Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi
tersebut harus diproduksi.
(3) Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin
bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan.
(4) Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah.
Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini dengan cara
berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda pula. Waktu
kegiatan bervarias, sebagaimana hasilnya. Pegaturan yang berbeda dapat
menggunakan proses yang berbeda untuk menghasilkan produk dengan jenis
yang sama. Namun demikian, untuk beberapa jenis aplikasi tertentu, beberapa
proses lebih sesuai dari yang lainnya jika digunakan proses yang tidak sesuai,
maka kualitas penggunaan produk perangkat lunak yang akan dikembangkan
tersebut mungkin berkurang.
2.1.2 Model Proses Perangkat Lunak
Model proses pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut :
(1) Model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti
spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya
sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan,
perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya.
(2) Pengembangan evolusioner. Pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan
spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal dikembangkan
dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian diperbaiki dengan
masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan bagi
kebutuhan pelanggan.
(3) Pengembangan sistem formal. Pendekatan ini didasarkan atas pembuatan
spesifik sistem matematis dan pentransformasian spesifikasi, dengan memakai
8
metode matematis untuk membangun program. Verifikasi komponen sistem
dilakukan dengan membuat argumen matematis yang disesuaikan dengan
spesifikasi.
Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini didasarkan atas
adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah yang signifikan . Proses
pengembangan sistem terfokus pada integrasi komponen-komponen ini ke dalam
suatu sistem dan bukan mengembangkan dari awal.
2.2 Pengertian System
Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan,komponen-komponen yang
saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan dalam suatu
system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada elemen.
System adalah suatukesatuan dari elemen yang saling berkait yang digunakan
untuk mencapai tujuan tertentu.untuk lebih jelasnya,akan uraikan pengertian-
pengertian system menurut para ahli
Menurut mulyadi(1997) system adalah sekelompok unsure yang erat
hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu.system dibuat untuk menengani sesuatu yang berulang kali atau secara
rutin terjadi.
2.3 Pengertian Pengolahan Data
Sebelum membahas pengertian pengolahan data alangkah baiknya
mengetahui apa arti data dan informasi.data adalah keterangan mengenai fakta suatu
objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol(huruf, kalimat,
angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi.dari proses pengolahan
data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output.suatu output dari
pengolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi
pemakainya.
Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui
suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system pengolahan data
9
meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan
dan berkaitan.
Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang
direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.unsure-unsur dalam
pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak,
menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan
menyimpan.
Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah sedemikian
rupa sehingga menghasilkan suatu informasi
2.3.1 Siklus Pengolahan Data
Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan
computer mengalami sikllus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu
sebagai berikut :
Gambar 1. Siklus pengolahan data
1. data dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh computer
(input)
2. data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer
3. hasil pengolahan (output),berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk
manusia
2.3.2 Metode Pengolahan Data
Pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya
terdiri atas metode taknologis dan manual.menurut buch dan stater ada dua macam
metode pengolahan data yang penting :
1. Manual
Dalam metode manual semua operasi dapat dilakukan dengan
tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain.
INPUTPROSES OUTPUT
10
2. Electromechanical
Merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai
yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine)
3. Methode Punched Equipment
Merupakan suatu metode yang menggunakan penggunaan semua peralatan
yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).
Prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu objek atau suatu
peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, Sejumlah kartu yang
mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan
bersama membentuk suatu objek
4. Methode Electric Computer
Komputer disini berarti suatu susunan dari alat - alat masukan ,suatu unit
pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran
2.4 Pengertian Persediaan
Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha
normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau
perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
2.4.1 Konsep Dasar Persediaan
Berdasarkan pengertian diatas istilah persediaan digunakan untuk
menyatakan barang yang berwujud yaitu:
a) tersedia untuk dijual
b) masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang
dalam proses atau pengolahan )
c) akan digunakanuntuk produksi barang jadi yang akan dijual (bahan baku
dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan
2.4.2 Prosedur Persediaan
11
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang.
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system terdiri
dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang
dilakukan untuk mencatat informasi :
a. menulis
b. menggandakan
c. menhitung
d. memberi kode
e. mendaftar
f. memilih
g. memindah
h. membandingkan
dan , prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah sebagai berikut :
1. laporan, yaitu hasil akhir dari sebuah proses
2. jurnal. yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat, mengklaifikasikan,
dan meringkas data
3. formulir, yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi
2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :
1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method )
setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini
cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang
harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan
2. metode persediaan fisik ( physical inventory method )
hanya tambahan persediaan yang dicatat,sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan
12
untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dojual
harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di
gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah
dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok
persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan
2.4.4 Sistem dan Prosedur dengan System Persediaan
System dan prosedur dengan system persediaannya adalah sebagai berikut :
a. prosedur pencatatan produk jadi
b. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
c. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
d. prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan
produk dalam proses
e. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
g. prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang
h. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian
barang di gudang
i. system perhitungan fisik persediaan
2.4.5 Tinjauan Umum Organisasi
Untuk memahami proses yang terjadi pada system , maka dilakukan analisis
system dan lingkungan kerja yang sedang berjalan analisis ini dilakukan untuk
mengetahui :
1. cara kerja proses yang terdapat dalam system
2. keterkaitan antar proses dalam system
3. efektifitas penggunaan dokumen antar proses dalam sistem
di dalam pembangunan atau pengembangan system , pada langkah awal kita harus
melakukan suatu langkah yang dinamakan analiis system yang sdaeng berjalan .
dalam langkah analisis ini diharapkan kita dapat mengetahui kekurangan dan
kelebihan system yang sedang berjalan dan jika dilanjutkan pada tahap
13
berikutnya,kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminimal mungkin dan
diharapkan untuk kerja system akan lebih baik.pada paparan system yang sedang
berjalan didapat dengan cara :
1. studi kelayakan yang dimulai dengan cara mempelajari system yang sedang
berjalan dan dilanjutkan dengan wawancara atau mengajukan pertanyaan
2. mempelajari prosedur yang ada ,mengumpulkan dan menganalisis dokumen
yang terlibat dan mempelajari laporan-laporan yang dihasilkan oleh proses.
BAB III
Analisis system
14
3.1 Penyajian Data
Apotek kimia farma terletak strategis sehingga banyak pembeli dari
masyarakat luas. Pembeli diantaranya mendapat resep langsung dari dokter rumah
sakit yang sudah berelasi dengan apotek kimia farma. Pemberian pelayanan dalam
bertransaksi terhitung lebih cepat sehingga konsumen merasa lebih puas. Daftar
obat-obatan di apotek kimia farma tergolong cukup lengkap, mulai dari daftar
golongan A sampai obat-obatan terlarang yang hanya boleh digunakan di medis
tersedia di apotik kimia farma.
Salah Satu Faktor dan sangat menentukan dalam keberhasilan sebuah
apotek adalah pengelolaan yang terpadu dan professional dari karyawan, sekaligus
partisipasi aktif masyarakat dan unsure-unsur yang terkait lainya. Hal ini seiring
dengan pola penembangan dan penerapan pengelolaan berbasis komputerisasi yang
diharapkan mampu meningkatkan kualitas dari apotek kimia farma menjadi lebih
baik.
Sesungguhnya dalam pengelolaan berbasis computer yang dilakukan di
apotek kimia farma masih bersifat manual karena penggunaan software yang masih
belum spesifik pada proses penjualan, apotek kimia farma memiliki gudang stok
barang yang dicataf secara manual di ms excel dan pengolahan data di ms word.
Banyaknya pembeli di apotek kimia farma menyebabkan pencatatan stok barang
atau obat sering mengalami ketidak cocokan dengan antara data penjualan dan data
real obat yang ada digudang
3.2 Proses Manual Kerja Penjualan
Adapun proses kerja penjualan di apotek kimia farma adalah dari konsumen
secara langsung menyerahkan resep dari dokter atau konsumen membeli tanpa
menggunakan resep dokter, transaksi penjualan dilayani oleh karyawan atau kasir
berdasarkan resep atau pembelian dari pelanggan. Obat yang tersedia dicek di
persediaan obat oleh karyawan jika obat tersedia maka obat dapat diserahkan ke
konsumen disertai nota pembayaran. Pencatatan stok barang atau obat dilakukan
dengan mencatat tiap obat yang di jual sehingga dikemudian hari dapat dihitung
stok barang yang sudah habis dan barang yang sering laku bisa diketahui.
3.3 Proses Manual Kerja Pembelian Obat kepada Suplier
15
Adapun proses pembelian obat kepada supplier adalah pegawai memeriksa
persediaan obat yang tersedia di dalam apotik. Kemudian jika sekiranya stok obat
yang telah tersedia tersebut kurang maka pegawai melakukan proses pencatatan
kode obat - kode obat tersebut dan melakukan proses pembelian kepada supplier
obat tersebut. Pegawai menyerahkan order pembelian kepada supplier obat, jika
pembelian dari supplier sudah diterima maka stok digudang akan bertambah sesuai
jumlah obat yang dibeli. Penghitungan obat dilakukan dalam bentuk satuan dan
kaplet.
BAB IV
Perancangan Sistem
16
Tahapan pembuatan system informasi penjualan obat di apotik adalah sebagai
berikut :
1. Pembuatan deskripsi sistem.
2. Pembuatan requerment data : pembuatan entitas pembentuk sistem, pembuatan
atribut entitas pembentuk system dan pembuatan ERD Full-Atribut Based.
3. Pembuatan requerment proses : pembuatan dekomposisi diagram, pembuatan
DFD (Data Flow Diagram).
4.1 Deskripsi Sistem
Sistem informasi penjualan obat di apotik merupakan system informasi yang
berkaitan dengan proses transaksi penjualan obat dengan konsumen sekaligus proses
transaksi pembelian obat kepada supplier. Keunggulan dari system informasi yang
dibangun ini adalah :
1. mempermudah proses penjualan dan pembelian obat
2. memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan obat
3. mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat
4. mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian obat dalam
kurun waktu periode tertentu
Data yang dibutuhkan dalam system informasi ini adalah data pegawai, data
konsumen, data dokter, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi
pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil adalah berupa laporan pegawai,
laporan persediaan obat, laporan
User yang terlibat dengan system informasi ini adalah sebagai berikut
1. Pegawai
17
Pegawai adalah user yang sangat berperan dalam system informasi ini.
Adapun peran dari pegawai adalah mencatat pesediaan obat, mencatat transaksi
penjualan dan pembelian obat, pembuatan laporan.
2. Konsumen
Konsumen adalah user yang hanya berperan dalam proses penjualan obat,
terutama sebagai pembeli obat.
3. Supplier
Supplier adalah user yang berperan dalam proses penyedia dan pengirim
obat.
4. Dokter
Dokter adalah user yang berperan dalam pemberian resep obat kepada
konsumen yang hendak membeli obat dalam suatu resep dokter.
4.2 Requerement Data
4.2.1Entitas Pembentuk Sistem.
Entitas merupakan kelompok individu, tempat, dan kejadian
untuk menyimpan suatu data. Entitas yang terdapat dalam
pengembangan system informasi ini adalah sebagai berikut :
1. Entitas Pegawai
Adalah entitas yang menyimpan data - data personal pegawai.
2. Entitas Konsumen
Adalah entitas yang menyimpan data – data personal konsumen yang disini
dianggap sebagai member.
3. Entitas Dokter
Adalah entitas yang menyimpan data – data personal dokter.
4. Entitas Supplier
18
Adalah entitas yang menyimpan data – data supplier penyedia obat.
5. Entitas Obat
Adalah entitas yang menyimpan data – data obat.
6. Entitas Golongan
Adalah entitas yang menyimpan data mengenai golongan obat.
7. Entitas Penjualan
Adalah entitas yang menyimpan data – data mengenai transaksi penjualan
obat.
8. Entitas Detail Penjualan
Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi penjualan yang lebih
mendetail lagi.
9. Entitas Pembelian
Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian obat
kepada supplier.
10. Entitas Detail Pembelian
Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian yang lebih
mendetail lagi.
4.2.2 Atribut Entitas Pembentuk Sistem
Atribut dari masing-masing entitas pembentuk sistem antara lain :
N Nama Keterangan
19
o
1. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai2. NAMA_PEGAWAI Nama Pegawai3. ALAMAT Alamat Pegawai4. No_TELP Nomer Telpon Pegawai
Tabel 1. Atribut Entitas Pegawai
N
o
Nama Keterangan
1. KDKONS Kode Konsumen2. NMKONS Nama Konsumen3. UMUR Umur Konsumen4. TELPKONS Nomer Telepon Konsumen5. ALMTKONS Alamat Konsumen
Tabel 2. Atribut Entitas Konsumen
N
o
Nama Keterangan
1. KDDOKTER Kode Dokter2. NMDOKTER Nama Dokter3. SPESIALIS Spesialis Dokter4. TELPDOKTER Nomer Telpon Dokter5. ALMTDOKTER Alamat Dokter
Tabel 3. Atribut Entitas Dokter
No Nama Keterangan1. KDSUP Kode Supplier2. NMSUP Nama Supplier3. TELPSUP Nomer Telp Supplier4. ALMTSUP Alamat Supplier5. KOTA Kota Supplier
Tabel 4. Atribut Entitas Supplier
No Nama Keterangan1. KDOBAT Kode Obat
20
2. KDGOL Kode Golongan Obat3. NMOBAT Nama Obat4. JENIS Jenis Obat5. SATUAN Satuan Obat6. STOK Stok Obat7. HRGSATUAN Harga Satuan Obat
Tabel 5. Atribut Entitas Obat
No Nama Keterangan1. KDGOL Kode Golongan 2. NMGOL Nama Golongan
Tabel 6. Atibut Entitas Golongan
No Nama Keterangan
1. NOJUAL Nomer Penjualan
2. KDDOKTER Kode Dokter
3. KDKONS Kode Konsumen
4. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai
5. TGLJUAL Tanggal Penjualan
6. TOTAL Total Penjualan
Tabel 7. Atribut Entitas Penjualan
No Nama Keterangan
1. KDOBAT Kode Obat
2. NOJUAL Nomer Penjualan
3. HRG_JUAL Harga Jual Obat
4. SUB_TOTAL Subtotal Penjualan Obat
Tabel 8. Atribut Entitas Detail Penjualan
21
No Nama Keterangan
1. NOFAKTUR Nomer Faktur Pembelian
2. KDSUP Kode Sipplier
3. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai
4. TGL_FAKTUR Tanggal Faktur Pembelian
5. TOTAL Total Pembelian
6. BAYAR Total yang sudah terbayar
7. TERUTANG Total yang belum terbayar
Tabel 9. Atribut Pembelian
No Nama Keterangan1. KDOBAT Kode Obat2. NOFAKTUR Nomer Faktur Pembelian3. HRGA_BELI Harga Beli Obat 4. SUB_TOTAL Subtotal Pembelian Obat
Tabel 10. Atribut Detail Pembelian
4.2.3ERD Full-Atribut Based.
Merupakan hubungan antar entitas beserta atributnya yang
akan mengidentifikasi semua atribut yang akan di-capture dan
disimpan dalam database di masa mendatang. Hubungan antar
entitas beserta atributnya dalam Sistem Informasi Penjualan dan
Pembelian Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar :
22
M en c a t a t
M en c at a t
M em be l i ob a t
M er u juk O b a t
M em as o k
M em i lik i
T er d a pa t
T e r d a pa t D ok ter
k dD ok te rN mD ok ters pe s ia list elp Do k terA lm tDo kte r
k on s um en
k dK on sN mK on su mu rT elp K o nsA lm tKo ns
S up lier
K dS upN mS upT e lp Su pA lm tSu pK ota
G o lo ng an
K dG olN mG ol
Pem be lian
N oF ak turT glF ak turT ota lB ay ar _ Pe mb e lia nT er u ta n g
P en jua lan
N oJ ua lT glJ ua lT ota l
O b a t
K dO ba tN mO ba tJ en isS atu anS to kH rg Sa tua n
Peg aw a i
K od e_ Peg aw aiN am a_ Pe g aw aiA la ma tN o_ Te lp
Gambar 2. ERD Full Based
Sedangkan Phisycal Data Model (PDM) dari proses ERD di
atas dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :
23
K OD E_ P EG AW AI = K O D E _P E GA W A I
K OD E_ P EG AW AI = K O DE _P E GA W A I
K DK ON S = KD K ON S
K DD OK TER = K D D OK TER
K DS UP = K DS U P
K DG OL = K DG OL
N OF AK TU R = N OF AK TUR
K DO BA T = KD O BA T
N OJ UA L = NO J U A L
K DO BA T = KD O BA T
DOKTER
KDDOKTER Tex t(4 )NMDOK TER Tex t(30 )SPESIA LIS Tex t(20 )TELPDOK TER Tex t(15 )ALMTDOK TER Tex t(50 )
K ONSUMEN
KDK ONS Tex t(4 )NMK ONS Tex t(30 )UMUR Tex t(3 )TELPK ONS Tex t(15 )ALMTKONS Tex t(50 )
SUPLIER
K DS UP Tex t(4 )NMS UP Tex t(30 )TELPS UP Tex t(15 )A LMTS UP Tex t(50 )K OTA Tex t(25 )
GO LONGA N
K DGOL Tex t(3 )NMGOL Tex t(25)
PEMBELIA N
NOFAK TUR Tex t(11 )K DS UP Tex t(4 )K ODE_PEGA WA I Tex t(7 )TGLFA KTUR DateTimeTOTAL IntegerB A Y AR IntegerTERUTA NG Integer
PENJUA LA N
NOJUA L Tex t(11 )KDDOKTER Tex t(4 )KDK ONS Tex t(4 )KODE_PEGA WA I Tex t(7 )TGLJUA L DateTimeTOTA L Integer
OB A T
KDOBA T Tex t(5 )KDGOL Tex t(3 )NMO BA T Tex t(30 )JENIS Tex t(30 )SA TUA N Tex t(15 )STOK IntegerHRGSA TUA N Cur rency
PEG A W A I
K ODE_PEGA WA I Tex t(7 )NA MA_PEGA WA I Tex t(30)A LA MA T Tex t(30)NO_TELP Tex t(15)
DEA TIL_PENJUA LA N
K DOBA T Tex t(5 )NOJUA L Tex t(11)HRG_JUA L IntegerS UB_TOTA L Integer
DETA IL _PEMB EL IAN
K DOBA T Tex t(5 )NOFAK TUR Tex t(11 )HRGA _BELI IntegerS UB_TOTA L Integer
Gambar 3. Phisycal Data Model
4.3 Requerement Proses
4.3.1Data Flow Diagram (DFD) Sistem
DFD digunakan untuk menggambarkan aliran proses yang
digunakan untuk membuat sebuah sistem. Langkah-langkah
dalam membuat DFD adalah membuat diagram konteks sistem,
kemudian sistem akan dijabarkan sampai level primitif (yaitu
level terkecil dalam sebuah sistem).
4.3.1.1 Diagram Konteks
24
Merupakan model proses yang mendokumentasikan lingkup
sistem. Diagram konteks dalam Sistem Informasi Penjualan Obat
di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar di bawah ini :
Laporan Data Order Pembelian
Kebijakan
Laporan_Stok_obat
Laporan_Pembelian
Laporan_Penjualan
Laporan_data_konsumen
Laporan_obat_Expired
Data_Obat
Data_pembelian_obat
Faktur
Obat
Nota
Pembelian Obat
Data_Kasir
Data_Dokter
Data_Suplier
Data_konsumen
1
SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT DI
APOTEK
+
Konsumen
Pegawai
Dokter
Supplier
Manajer
Gambar 4. Diagram Konteks
Keterangan :
Pada gambar di atas terdapat satu proses dalam Sistem
Informasi Penjualan di Apotek dan lima external entity yaitu,
pegawai, dokter, konsumen, supplier, dan manajer. Pegawai
memiliki peranan yang sangat penting dalam proses ini karena
pegawai memiliki interaksi ke semua external entity. Pegawai
juga bertugas mengolah data untuk menghasilkan informasi
kepada user lain atau laporan – laporan untuk manajer.
25
4.3.1.2 DFD level 0
Gambar 5. DFD Level 0
Keterangan :
DFD level 0 merupakan pengembangan proses dari diagram
konteks. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses yaitu kerja pegawai,
penjualan, pembelian dan pembuatan laporan.
Laporan Data Order PembelianLaporan Data Order Pembelian
Data Suplier Terdaftar
Data Suplier Baru
Data Transaksi Pembelian
Data Detail Transaksi Pembelian
Data Transaksi Penjualan
Data Detail Transaksi Penjualan
Detail Pembelian Obat
Transaksi Pembelian Baru
Kebijakan
Laporan_obat_Expired
Data Dokter Terdaftar
Data Dokter Baru
Data Kasir1
Data Kasir Baru
Data_Kasir
Pengurangan Stok Obat
Data Detail Penjualan Baru
Data_Obat
Data Obat Baru
Laporan_data_konsumen
Data_pembelian_obat
Data_Suplier
Obat yang TersediaData Transaksi Baru
Data Konsumen Terdaftar
Data Konsumen Baru
Penambahan Stock
Laporan_Stok_obat
Data_Dokter
Obat
Pembelian Obat
Nota
Data_konsumen
Laporan_Pembelian
Laporan_Penjualan
Faktur
Konsumen
SupplierDokterPegawai
Konsumen
Konsumen
Konsumen
Supplier
Pegawai
Pegawai
Pegawai
DokterManajer Manajer Manajer
1
Kerja Pegawai
2
Pembelian
3
Penjualan
Obat
Manajer
Transaksi Penjualan
Data Konsumen
Detail Transaksi Penjualan
Kasir
Data Dokter
Detail PembelianTransaksi Pembelian
Suplier
4
Pembuatan Laporan
Supplier
26
4.3.1.3 DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai
Data_konsumen
Data Kasir Baru
Data Obat BaruData_Obat
Data_Kasir
Data Suplier BaruData_Suplier
Data Dokter BaruData_Dokter
Data Konsumen BaruKonsumen
Dokter
Data Konsumen
Supplier
ObatPegawai
Pegawai Kasir
Data Dokter
Suplier
1
Pengolahan Data
Konsumen
2
Pengolahan Data Dokter
3
Pengolahan Data Suplier
4
Pengolahan Data Kasir
5
Pengolahan Data Obat
Gambar 6. DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai
Keterangan :
DFD Level 1 ini merupakan proses pengembangan dari Proses Kerja Pegawai
pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 terdapat 5 proses yaitu, pengolahan data
konsumen, pengolahan data dokter, pengolahan data supplier, pengolahan data kasir,
pengolahan data obat. Setiap proses akan menghasilakan data yang akan disimpan
dalam database.
27
4.3.1.4 DFD Level 1 Proses Penjualan
Data Konsumen Terdaftar
Data Dokter Terdaftar
Data Obat Yang Tersedia
Data Transaksi Penjualan
Data Transaksi Penjualan
Pengurangan Stok Obat
Data Kasir1
Data Detail Penjualan Baru
Data Transaksi Baru
Nota
Obat
Pembelian Obat
Konsumen
Konsumen
Konsumen
Data Konsumen
Transaksi Penjualan
Obat : 1
Detail Transaksi Penjualan
Obat : 2
Kasir
Data Dokter
1
Pencatatan Penjualan
Obat
2
Pelayanan Penjualan
Obat
Gambar 7. DFD Level 1 Proses Penjualan
Keterangan :
DFD Level 1 Proses Penjualan merupakan pengembangan
dari proses penjualan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 proses
penjualan ini terdapata 2 proses yaitu pencatatan penjualan obat
dan pelayanan penjualan obat. Entitas yang terdapat dalam DFD
level 1 ini hanya memiliki 1 entitas yaitu konsumen.
28
4.3.1.5 DFD Level 1 Proses Pembelian
Data Detail Transaksi Pembelian
Data Transaksi Pembelian
Faktur
Data Suplier Terdaftar
Penambahan Stock
Detail Pembelian Obat
Transaksi Pembelian Baru
Data_pembelian_obat
Supplier
Pegawai
Obat
Transaksi Pembelian
Detail Pembelian
Suplier 1
Pemesanan Obat
2
Pencatatan Pembelian
Obat
Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pembelian
Keterangan :
DFD Level 1 Proses Pembelian merupakan pengembangan
dari proses pembelian pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses
Pembelian ini terdapat 2 proses yaitu proses pemesanan obat dan
pencatatan pembelian obat. Pegawai melakukan pemesanan obat
– obat yang akan dipesan kemudian terjadi transaksi pembelian
antara supplier dan pegawai.
29
4.3.1.6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Daftar Obat Yang Bertambah
Daftar Obat Baru
Data Obat TerjualLaporan_data_konsumen
Laporan Data Order Pembelian
Laporan Data Order Pembelian
Laporan_obat_Expired
Laporan_Stok_obat
Kebijakan
Data Detail Transaksi Pembelian
Data Transaksi Pembelian Laporan_Pembelian
Data Detail Transaksi Penjualan
Data Transaksi Penjualan
Laporan_Penjualan
Manajer
Manajer
Manajer
Dokter
Pegawai
Manajer
Detail Transaksi Penjualan
Transaksi Penjualan
Detail Pembelian
Transaksi Pembelian
Supplier
Supplier
1
Pengolahan Laporan Data
Penjualan
2Pengolahan
Laporan Transaksi Pembelian
3
Pengolahan Laporan Data
Obat
Gambar 9. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Keterangan :
DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan merupakan pengembangan dari
proses pembuatan laporan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembuatan
Laporan ini terdapat 3 proses yaitu pengolahan laporan data penjualan, pengolahan
laporan transaksi pembelian, pengolahan laporan data obat.
30
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 FORM MENU
Keterangan :
Pada form menu terdapat satu jenis pilihan menu yaitu file. Dalam pilihan menu
tesebut terdapat submenu Open dan Exit. Submenu open befungsi untuk membuka
berbagai macam form diantaranya form pegawai, form konsumen, form dokter, form
supplier, form obat, form golongan, form penjualan, form pembelian. Sedangkan submenu
exit berfungsi untuk keluar / menutup dari form.
31
5.2 FORM PEGAWAI
Keterangan :
Pada form pegawai terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit
berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya.
32
5.3 FORM KONSUMEN
Keterangan :
Pada form konsumen terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit
berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya.
33
5.4 FORM DOKTER
Keterangan :
Pada form dokter terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit
berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya.
34
5.5 FORM SUPPLIER
Keterangan :
Pada form supplier terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit
berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya.
35
5.7 FORM OBAT
Keterangan :
Pada form obat terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari
berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi
untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian
masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang
lainnya.
36
5.8 FORM GOLONGAN
Keterangan :
Pada form golongan terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit
berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya.
37
5.8 FORM PENJUALAN
Keterangan :
Pada form penjualan terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data,
cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan simpan
yang berfungi menyimpan data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah
kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button
yang lainnya. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan
data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.
38
5.9 FORM PEMBELIAN
Keterangan :
Pada form pembelian terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan
data, simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah dimasukkan,dan hapus berfungsi
untuk menghapus data. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input
kemudian isikan data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.
39
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek ini merupakan pengembangan dari
system yang sudah ada dalam apotek “Kimia Farma”. Dalam proses pengembangan
system informasi ini kami menggunakan metode penelitian untuk meneliti
permasalahan – permasalahan yang dihadapi, mengumpulkan permasalahan tersebut,
menganalisa permasalahan, dan membuat metode penyelesaian dari permasalahan –
permasalahan tersebut. Sistem informasi ini user dapat memperoleh informasi
mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu, informasi persediaan
barang yang diperoleh dari bagian gudang yang akurat, mempercepat dalam pencarian
data mengenai persediaan barang tertentu.
6.2 Saran
Berdasarkan analisa dari obserfasi pada Apotek “Kimia Farma”, penulis
mengajukan saran – saran sebagai berikut :
1. Mengingat pengolahan data penjualan obat di apotek yang masih menggunakan
Microsoft Excel yang masih kurang efiien, kurang cepat dan kurang akurat
maka sebaiknya pengolahan data penjualan obat di apotek yang dialihkan
menggunakan bahasa pemrograman Visual C# 2005 Express Edition dan
Database Microsoft Access sehingga dapat memperkecil ketidakefisiennya
pengolahan data.
2. Mengptimalkan penggunaan computer, misalnya dengan membuat bentuk
aplikasi program yang bisa bermanfaat bagi apotek seperti program pengolahan
data penjualan obat, dan berbagai macam form – form contohnya form pegawai,
form konsumen, form dokter, form penjualan dan form yang lainnya.
40