4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum … · housing aluminium dan besi, dengan pilihan model...
Transcript of 4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum … · housing aluminium dan besi, dengan pilihan model...
17
Universitas Kristen Petra
4. ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Profil Perusahaan
PT BUA berdiri tahun 1980, dengan memulai usaha industri pengecoran
aluminium untuk berbagai keperluan industri. Pada tahun 1982, PT BUA mulai
memproduksi PTO (Power Take Off) sendiri sekaligus sebagai pionir produsen
PTO pertama di Indonesia. PT BUA mengembangkan usaha trading untuk
keperluan Dump Truck seperti Hoist Cylinder, Gear Pump, dan Drive Shaft. Pada
tahun 2003, PT BUA mulai memproduksi Dump Hoist Mekanism. Pada tahun
2012, PT BUA mulai mendesain dan membangun line produksi untuk membuat
Hoist Cylinder untuk Dump Truck dan Arm Roll Cylinder. PT BUA yang
berlokasi di Jalan Raya Sedati no:38 Desa Wedi, Gedangan, Sidoarjo, memiliki
60karyawan dan enam orang sebagai direksi. PT BUA memiliki dua shift jam
kerja yaitu shift pagi dan malam. Jam kerja untuk shift pagi dari hari Senin hingga
Jumat yaitu pukul 07.30-16.30 dengan jam istirahat pada pukul 12.00-13.00. Jam
kerja untuk shift malam yaitu pukul 22.00-06.00.
4.1.2 Produk yang Dihasilkan Perusahaan
Produk-produk yang dihasilkan oleh PT BUA merupakan peralatan alat
berat khususnya untuk perlengkapan Dump Truck. Produk yang dihasilkan adalah
Dump Hoist Cylinder and Mekanism, Power Take Off (PTO), Gear Pump, dan
Accessories Dump Truck. Tipe dari setiap produk adalah sebagai berikut:
1. Dump Hoist Cylinder and Mekanism
Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA menggunakan bahan forging pada
bottomnya dan FCD 60 pada cosshead BUA 146, BUA 166, dan BUA 167.
Crosshead telah lolos uji tekanan dengan beban mencapai 42,2 ton. Macam-
macam jenis Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA adalah:
- Dump Hoist BUA 146
- Dump HoistBUA 166 & 167
- Dump HoistBUA 188
18
Universitas Kristen Petra
- Dump HoistBUA 209 & 210
2. Power Take Off (PTO)
PT BUA merupakan produsen PTO pertama di Indonesia yang telah
menghasilkan banyak model dan kelas truck. PTO BUA tersedia bahan dari
housing aluminium dan besi, dengan pilihan model synchromesh dan model
biasa. Macam-macam PTO BUA adalah:
- Mitshubisi Colt Diesel 100 PS
- Mitshubisi Colt Diesel 110 PS
- Mitshubisi Colt Diesel 125 PS HD
- Toyota/Hini 110
- Toyota/Hini 125
- Toyota/Hini 130
- Hino X-Power
- Isuzu 120 PS
- Isuzu 135 PS
- Isuzu Euro 125 PS
- Hino Ranger
- Hino FG 260
- Hino FL 260 TI
- Hino FM 260 TI
- Isuzu Giga FVZ 240 PS
- Isuzu Giga FVZ 280 PS
- Nissan CDA 190
- Nissan CDA 260
- Nissan CDA 320
- Nissan CWM 300
- Hyundai Habrin
- Hyundai Demos
- Mitshubishi Fuso M 10
- Mitshubishi Fuso M 12
- Mitshubishi Fuso M 13
- Mitshubishi Finghter
19
Universitas Kristen Petra
- Mitshubishi Fuso FN 527 ML
- Mitshubishi Fuso FN 527 MS
- Mitshubishi Fuso 220 PS 4x2
- Mitshubishi Fuso 220 PS 6x4
3. Gear Pump
Gear Pump BUA dibuat dengan presisi tinggi dan teliti terutama pada
komponen utama seperti kedua spur gear, housing, seal plate/kaca mata, dan
kepresisian valve stick dengan lubangnya. Macam-macam Gear Pump BUA
adalah:
- Gear Pump GPG 55
- Gear Pump KP 75
- Gear Pump KP 1405
4. Accessories Dump Truck
BUA berkomitmen untuk dapat memenuhi kebutuhan customer mulai dari
produk utama sampai produk-produk aksesoris pendukung. Macam-macam
Accessories Dump Truck adalah:
- Banjo
- Cylinder Bracket
- Handle Control
- Oil Tank 40 l
- Oil Tank 20 l
- Dive Shaft
- Dive Shaft Kopel Besar
- Body Hinge M 180/200
- Body Hinge M 140/160
- Kopling
4.1.3 Supplier dan Customer Perusahaan
PT BUA memiliki beberapa supplier untuk mendukung dalam produksi
produk yang dihasilkan. Jumlah supplier yang ada saat ini sekitar 60 supplier.
Supplier PT BUA tidak hanya berasal dari Sidoarjo saja tetapi juga berasal dari
Surabaya, Gresik, Pasuruan, Malang, Bekasi, dan lain-lain. Customer atau
20
Universitas Kristen Petra
pembeli dari produk PT BUA tidak hanya dari dalam kota saja tetapi juga dari
luar kota. Customer PT BUA berasal dari Sidoarjo, Surabaya, Gresik, Jember,
Tuban, Bali, Semarang, Solo, Cirebon, Tangerang, Bogor, Bekasi, Jakarta,
Cianjur, Bali, dan Balikpapan.
4.1.4 Tinjauan Awal Dokumen Mutu Perusahaan
Tinjauan dokumen mutu perusahaan dibuat berdasarkan
kondisiperusahaan yang ada sebelum dan sesudah dilakukan perancangan
dokumen mutu. Kondisi awal perusahaan dibandingkan dengan klausul yang ada
pada sistem manajamen mutu ISO 9001:2008. Klausul yang digunakan adalah
klausul empat tentang sistem manajemen mutu, klausul lima tentang tanggung
jawab manajemen, klausul enam tentang pengelolaan sumber daya, klausul tujuh
tentang realisasi produk, dan klausul delapan tentang pengukuran, analisis, dan
perbaikan.Tabel check list tinjauan awal dokumen mutu perusahaan dapat dilihat
pada Lampiran 2. Tabel tinjauan awal dokumen mutu disajikan pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Tinjauan Awal Dokumen Mutu
Pasal Jumlah Status Evaluasi
Presentase Kesesuaian Y T
Pasal 4 0 23 0%
Pasal 5 5 28 15.15%
Pasal 6 1 11 8.33%
Pasal 7 57 33 63.33%
Pasal 8 17 40 29.82%
Tinjauan awal dokumen mutu menunjukkan bahwa presentase
kesesuaianterkecil adalah pada klausul keempat dengan presentase sebesar 0%.
Hal ini disebabkan karena awalnya perusahaan belum sepenuhnya memiliki dan
menerpakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu yang dimaksudkan
seperti sasaran mutu, SOP, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, dan
dokumen lainnya. Klausul keenam memiliki presentase kesesuaian terkecil kedua
dengan presentase sebesar 8.33%. Hal ini disebabkan karena perusahaan belum
21
Universitas Kristen Petra
sepenuhnya mengelola sumber daya dengan baik, seperti penyedia sumber daya,
sumber daya manusia (internal), prasarana, dan lingkungan kerja. Perusahaan
hanya menerapkan peningkatan kepuasan pelanggan dengan memenuhi
persyaratan pelanggan (kalusul 6.1 bagian b). Klausul kelima memiliki presentase
kesesuaian terkecil ketiga dengan presentase sebesar 15.15%. Klausul kedelapan
memiliki presentase kesesuaian terkecil keempat dengan presentase sebesar
29.82%. Klausul ketujuh memiliki presentase kesesuaian terkecil kelima dengan
presentase sebesar 63.33%.
4.2 Perancangan Sistem Manajemen Mutu
4.2.1 Manual Mutu Perusahaan
Manual mutu perusahaan berisikan ruang lingkup implementasi, visi,
misi, kebijakan mutu, struktur organisasi dan job description, kompetensi
karyawan, sasaran mutu, bisnis proses, quality plan, sistem komunikasi internal,
dan document master list.
4.2.1.1 Ruang Lingkup Implementasi
Ruang lingkup divisi yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 adalah
Divisi Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D,
dan Purchasing. Divisi Accounting tidak masuk dalam implementasi ISO
9001:2008. Semua klausul dalam ISO 9001:2008 diterapkan dan
diimpementasikan untuk sertifikasi ISO 9001:2008.
4.2.1.2 Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu Perusahaan
PT BUA memiliki visi, misi, dan kebijakan mutu. Visi dari PT BUA
adalah menjadi produsen dan supplier utama tingkat nasional dan regional
ASEAN untuk kebutuhan alat berat khusunya perlengkapan Dump Truck. Misi
perusahaan adalah aktif melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas proses
sehingga dicapai kualitas produk yang bisa memenuhi harapan pelanggan.
Kebijakan mutu perusahaan adalah berkomitmen tinggi untuk memproduksi dan
menjual produknya dengan kualitas yang terjaga, handal, dengan harga yang
kompetitif serta delivery tepat waktu demi menjaga kepuasan pelanggan.
22
Universitas Kristen Petra
4.2.1.3 Struktur Organisasi,Job Description, dan Matriks Kompetensi
Struktur organisasi PT BUA terdiri dari beberapa divisi yaitu Divisi
Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D,
Purchasing, dan Direktur Utama, Direktur Operasional, MR. Struktur Organisasi
dapat dilihat pada Gambar 4.1. Setiap bagian memiliki tugas, tanggung jawab,
wewenang, dan matriks kompetensi. Semua hal tersebut dituliskan dalam bentuk
job description dengan tujuan untuk memudahkan setiap bagian memahami tugas,
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Berikut adalah job description
setiap bagian:
1. Direktur Utama
a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Utama:
- Menetapkan strategi-stategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
- Mengkoordinasikan semua kegiatan di perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
- Bertanggung jawab atas kerugian dan keuntungan yang dihadapi oleh
perusahaan.
b. Wewenang Direktur Utama:
- Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
- Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi di
perusahaan.
- Mengawasi semua kegiatan di perusahaan.
2. Direktur Operasional
a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Operasional:
- Memberikan arahan dalam perencanaan, pengkoordinasian,
pengendalian dan pengawasan dalam pencapaian program kerja dan
kemajuan perusahaan.
- Menentukan kebijakan perusahaan.
b. Wewenang Direktur Operasional:
- Memutuskan masalah yang dihadapi perusahaan.
- Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan.
23
Universitas Kristen Petra
- Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
- Mengawasi keseluruhan divisi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: >4 tahun.
3. MR
a. Tugas dan tanggung jawab MR:
- Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi.
- Mewakili menajemen selama sertifikasi dan audit.
- Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan.
- Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2008.
- Mempersiapkan jadwal audit, menyiapkan laporan audit.
- Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada Top
Management.
- Melaksanakan internal audit untuk melihat implementasi ISO di
lapangan.
b. Wewenang MR:
- Memberikan masukan terhadap manajemen perihal implementasi ISO
9001:2008.
- Mengawasi kinerja proses.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
4. Kepala Marketing
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Marketing:
- Menerimaorder pesanan dari customer.
- Mengumpulkan informasi kepuasan customer.
- Mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.
- Mengkomunikasikan dengan PPC tentang pesanan dari customer.
24
Universitas Kristen Petra
- Mengkomunikasikan dengan divisi Produksi dan QC untuk mengatasi
keluhan customer.
- Mengatur pengiriman barang jadi ke customer.
- Mengatur penagihan pembayaran dari customer.
- Mengkomunikasikan dengan customer untuk menyelesaikan masalah
keluhan.
b. Wewenang Kepala Marketing:
- Memberikan persetujuan persetujuan kepada pihak customer tentang
status pesanan.
- Memberikan persetujuan ke bagian produksi apabila ada perubahan
jadwal yang tidak sesuai dengan permintaan customer.
- Memberikan persetujuan dalam hal perubahan harga hasil produksi
kepada customer.
- Memberikan jawaban solusi ke customer bila ada keluhan customer.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
5. Admin Marketing
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Marketing:
- Mendapatkan order pesanan dari pelanggan.
- Mengumpulkan informasi kepuasan pelanggan.
- Mengatur pengiriman barang jadi ke pelanggan.
- Mengatur penagihan pembayaran dari pelanggan.
- Membuat Surat Jalan.
b. Wewenang Admin Marketing: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
25
Universitas Kristen Petra
6. Kepala PPC
b. Tugas dan tanggung jawab Kepala PPC:
- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi jangka
menengah (3 bualan).
- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi bulanan.
- Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi.
- Menginformasikan ke Marketing jika ada masalah di proses produksi
yang menyebabkan delay.
- Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stok yang ada
di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses
tetap berjalan seimbang.
- Menjaga keseimbangan penggunaan mesin sehingga tidak ada mesin
produksi yang overload/jarang digunakan produksi.
- Bertanggung jawab untuk perbaikan terus menerus di Divisi PPC.
- Bertanggung jawab terhadap jadwal/rencana produksi yang dibuat.
b. Wewenang Kepala PPC:
- Membuat jadwal produksi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
7. Kepala Produksi
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Produksi:
- Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal.
- Mengontrol dan mengendalikan proses produksi secara keseluruhan.
- Mengatur perangkat pendukung proses produksi.
- Mengkomunikasikan status produk ke Divisi PPC dan Gudang.
- Mempersiapkan mesin-mesin untuk proses produksi.
- Mengatur karyawan untuk kelangsungan proses produksi.
- Menyelesaikan proses produksi sesuai jadwal dan sesuai spesifikasi.
- Mengkomunikasikan dengan Divisi Maintenance tentang keadaan
mesin dan peralatan produksi.
26
Universitas Kristen Petra
b. Wewenang Kepala Produksi:
- Memberikan pembagian tugas kepada karyawan agar proses produksi
berlangsung dengan baik.
- Melakukan tindakan yang diperlukan apabila mendapat masukan saat
ditemukan ketidaksesuaian mutu hasil produksi.
- Memberikan masukan ke Divisi Gudang jika ditemukan
ketidaksesuaian mutu dari bahan baku dan bahan penunjang.
- Memberikan masukan ke Divisi Gudang dalam hal ketidaksesuaian
produk.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
8. Admin Produksi
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Produksi:
- Menerima SPK dari Kepala Produksi dan mendistribusikan SPK.
- Mengecek kesiapan barang.
- Menginformasikan ke Kepala Produksi barang yang sudah siap.
- Membuat BPP (Bukti Penyerahan Produksi)
b. Wewenang Admin Produksi: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
9. Operator Produksi (Cor alumunium dan kuningan, Machining, Assembly
PTO, Assembly Hoist, Assembly Mechanism)
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Produksi:
- Mengoperasikan mesin.
- Mengerjakan produk sesuai desain.
- Memelihara dan merawat mesin dan peralatan.
- Mencatat hasil produksi.
- Memelihara kebersihan mesin dan peralatan.
27
Universitas Kristen Petra
- Melakukan perawatan harian pada mesin setiap awal dan akhir operasi
mesin dan peralatan.
- Melaporkan kepada Kabag Produksi apabila ditemukan cacat ketika
produksi sedang berlangsung.
b. Wewenang Operator Produksi:
- Mengambil tindakan secara langsung apabila terjadi sesuatu hal yang
berbahaya selama proses produksi berlangsung demi keselamatan
dalam bekerja.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
10. Kepala Finance and Accounting
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Finance and Accounting:
- Mengkoordinasi perencanaan anggaran.
- Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggungjawaban
keuangan.
- Melakukan rekonsialisi keuangan.
- Melakukan sistem pencatatan keuangan.
- Membuat laporan secara periodik.
- Melakukan rapat koordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang
kerja.
- Bertanggung jawab terhadap Direktur Operational.
- Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua
aktivis akuntansi.
- Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan
diperusahaan.
- Merencanakan strategi Accounting perusahaan secara tepat sesuai
strategi bisnis perusahaan.
- Mengontrol dan megevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas
Accountinglainnya.
- Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem Accounting.
28
Universitas Kristen Petra
- Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat dan tepat.
- Merencanakan dan mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas
perusahaan.
- Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntasi serta mengontrol pelaksanaannya.
- Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa
keuangan.
b. Wewenang Kepala Finance and Accounting:
- Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian Accounting agar
dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM Accounting.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
11. Admin Finance and Accounting
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Finance and Accounting:
- Membuat Laporan Bank Mingguan (LBM).
- Membuat Laporan Giro Mingguan (LGM).
- Input data dari Admin Pembelian.
- Membuat tagihan supplier yang sudah jatuh tempo.
- Membuat laporan hutang piutang tiap bulan.
- Membuat pelunasan di kartu hutang.
- Melaporkan laporan tiap akhir bulan.
b. Wewenang Admin Finance and Accounting: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
12. Kasir
a. Tugas dan tanggung jawab Kasir:
- Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
29
Universitas Kristen Petra
- Menerima penggantian uang setoran.
- Menjalankan proses pembayaran via kas.
- Menerima tagihan dari supplier dan membuatkan tanda terima serta
mendistribusikan ke bagian pembelian.
- Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada
atasan.
- Menerima tamu dan melayani dengan baik.
- Menerima telepon dan menyambungkan line telepon.
- Menemani sopir dalam pembelian BBM max 15 menit setelah jam
masuk kerja.
- Melakukan pengecekan secara fisik stok gudang Alat Tulis Kantor
(ATK).
- Menerima dokumen dari pihak luar dan mendistribusikan ke bagian
terkait.
- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) secara update.
- Menerima Bon Sementara (BS) dari peminta.
- Meminta pengeluaran uang berdasarkan persetujuan atasan.
- Melakukan reimburst atas Bon Sementara (BS) yang telah selesai
penggunaannya.
- Menginput BKK/BS ke Laporan Kas Harian (LKH).
- Menutup transaksi harian max 30 menit sebelum jam pulang kerja.
- Menyetorkan sisa kas pada bagian keuangan dan membuat Bukti Kas
Masuk (BKM).
- Membuat rekapan BBM dan disesuaikan jenis penggunaannya.
- Mengirimkan rekapan BBM max 20 menit sebelum jam pulang kerja.
- Mengupdate rekap data ATK Gudang ATK setiap hari dan dikirimkan
per bulan.
b. Wewenang Kasir: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
30
Universitas Kristen Petra
13. Kepala Purchasing
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Purchasing:
- Menentukan supplier yang akan dipilih.
- Mengevaluasi mutu supplier.
- Membuat surat perintah pembelian sesuai dengan permintaan Divisi
Gudang.
- Mengontrol pembelian barang.
- Mengkomunikasikan dengan Divisi Gudang untuk permintaan bahan
baku.
- Mengkomunikasikan dengan supplier bila ada ketidaksesuaian produk.
- Mengkomunikasikan dengan DivisiQC bila ada ketidaksesuaian mutu
dari produk supplier.
b. Wewenang Kepala Purchasing:
- Memberikan keputusan supplier mana yang akan dipilih.
- Membuat keputusan apabila mutu supplier sudah tidak sesuai maka
supplier yang bersangkutan dikeluarkan dari daftar supplier terpilih.
- Memberikan masukan ke Divisi Produksi bila ada supplier baru dan
memintakan contohnya untuk dicoba ke produksi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
14. Admin Purchasing
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Purchasing:
- Membuat permintaan pembelian barang.
- Meminta persetujuan ke Kabag Purchasing.
- Mengecek harga pembelian terakhir dan saat ini ke supplier.
- Membuat PO.
- Meminta persetujuan PO ke Kabag Purchasing.
- Meminta jadwal pengiriman/pengambilan barang.
- Mengisi harga di LPB.
- Memeriksa PO, jika sudah lengkap mengajukan ke keuangan.
b. Wewenang Admin Purchasing: -
31
Universitas Kristen Petra
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
15. Kepala Gudang
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang:
- Menerima barang dari supplier dan hasil produksi/barang jadi.
- Mengeluarkan barang untuk dikirim ke customer dan supplyproduksi.
- Membuat mutasi (transkasi barang keluar dan masuk).
- Mengatur tata letak barang dan memastikan penempatannya aman.
- Mengontrol stok barang di gudang.
- Penerimaan dan penempatan barang di gudang.
- Melakukan permintaan barang ke Divisi Purchasingapabila bahan
baku sudah mencapai batas minimum stok.
b. Wewenang Kepala Gudang:
- Memberi persetujuan permintaan barang sesuai permintaan masing–
masing divisi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
16. Operator Gudang Raw Material
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Raw Material:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
32
Universitas Kristen Petra
- Mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan Divisi PPC.
- Membuat laporan bahan baku tiap bulan.
- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan baku yang datang
tidak sesuai dengan Surat Jalan.
b. Wewenang Operator Gudang Raw Material: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
17. Operator Gudang Pembantu
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Pembantu:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.
- Membuat laporan bahan pendukung taip bulan.
- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan pendukung yang
datang tidak sesuai dengan surat jalan.
b. Wewenang Operator Gudang Pembantu: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
33
Universitas Kristen Petra
18. Operator Gudang Blank Material
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Blank Material:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.
- Menerima SPK dan mengerjakan SPK yang diberikan PPC.
- Mengirimkanblank material ke Produksi.
- Membuat laporan blank material taip bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Blank Material: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
19. Operator Gudang Finish Good
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Finish Good:
- Memeriksa barang jadi sesuai dengan BPP (Bukti Penyerahan
Produksi).
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
34
Universitas Kristen Petra
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Membuat Memo Intern (MI)ke Divisi QC jika ada barang retur dari
customer.
- Mengeluarkan barang sesuai permintaan Divisi Marketing.
- Membuat laporan barang jadi.
- Memberi info ke Divisi Produksi jika jumlah barang tidak sesuai
dengan BPP.
b. Wewenang Operator Gudang Finish Good: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
20. Operator Gudang Trading
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Trading:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan barang trading sesuai permintaan Divisi Marketing.
- Membuat laporan barang trading tiap bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Trading: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
35
Universitas Kristen Petra
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
21. Operator Gudang Tools
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Tools:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat
sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu
Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai
dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname
secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan tools sesuai permintaan Divisi Maintenance.
- Membuat laporan barang tools tiap bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Tools: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
22. Kepala R&D
a. Tugas da tanggung jawab Kepala R&D:
- Mendesain produk dan memodifikasi produk.
- Membuat standar kualitas dari produk yang akan dihasilkan.
- Mendesain bagaimana proses untuk membuat produk, mulai dari
mesin dan peralatan apa saja yang akan digunakan.
- Bertanggung jawab terhadap inovasi produk baru maupun proses.
b. Wewenang Kepala R&D:
- Mengusulkan dan menetapkan perubahan proses maupun perubahan
formula.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
36
Universitas Kristen Petra
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
23. Kepala QC
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala QC:
- Mengontrol dan menjaga kualitas produk.
- Mengendalikan mutu dari bahan baku dan mutu dari hasil proses
produksi.
- Mencari solusi apabila diketemukan ketidaksesuaian mutu produk.
- Menyiapkan standar spesifikasi ketidaksesuaian mutu produk.
- Mengevaluasi mutu dari hasil produk jadi.
b. Wewenang Kepala QC:
- Memberikan persetujuan untuk mutu bahan baku dan bahan
penunjang.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
24. Admin QC
a. Tugas dan tanggung jawab Admin QC:
- Mengontrol produk yang dibuat sesuai dengan standar perusahaan.
- Menjaga kualitas produk.
b. Wewenang Admin QC:
- Menghentikan proses jika ada produk yang di luar standar.
- Memberi keputusan layak atau tidak kualitas produk.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
25. Kepala Maintenance
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Maintenance:
- Mengendalikan dan memantau untuk mencegah kerusakan mesin.
- Membuat jadwal perawatan rutin untuk setiap mesin.
- Memperbaiki mesin yang rusak.
37
Universitas Kristen Petra
- Meminta bantuan pihak eksternal apabila permasalahan tidak
terpecahkan.
- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.
- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.
- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.
- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.
- Memperbarui kartu riwayat mesin dan peralatan.
b. Wewenang Kepala Maintenance:
- Memberikan persetujuan bahwa mesin dalam keadaan siap pakai.
- Memberikan persetujuan bila mesin harus dibawa oleh pihak eksternal
untuk perbaikan diluar lingkungan pabrik.
- Memberikan persetujuan bahwa mesin yang diperbaiki pihak eksternal
telah dapat digunakan dengan baik.
- Memberikan masukan kepada bagian produksi untuk menghentikan
proses produksi apabila diketemukan kerusakan pada mesin.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
26. Admin Maintenance
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Maintenance:
- Mengendalikan dan merawat untuk mencegah kerusakan mesin.
- Memperbaiki mesin yang rusak.
- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.
- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.
- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.
- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.
b. Wewenang Admin Maintenance:-
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
38
Universitas Kristen Petra
27. Kepala Personalia
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Personalia:
- Seleksi penerimaan karyawan baru.
- Mengatur tata tertib penerimaan karyawan.
- Mensosialisasikan tata tertib perusahaan.
- Melakukan seleksi penerimaan karyawan baru apabila dibutuhkan.
- Melakukan penilaian kepada karyawan dan mengkomunikasikan
dengan Kabag Divisi yang bersangkutan.
- Mengevaluasi karyawan.
- Mengontrol data karyawan.
- Menggaji karyawan.
b. Wewenang Kepala Personalia:
- Melakukan tindakan terhadap karyawan yang bermasalah.
- Melakukan pembinaan tata tertib kepada karyawan.
- Memberi reward kepada karyawan.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
28. Admin Personalia
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Personalia:
- Merekap absen manual dan fingerprint.
- Menghitung gaji.
- Menghitung denda telat dan tidak hadir.
- Membuat slip gaji.
b. Wewenang Admin Personalia: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
39
Universitas Kristen Petra
MARKETINGPRODUCTION
PLANNING INVENTORY CONTROL & PRODUKSI
FINANCE & ACCOUNTING
PURCHASING WAREHOUSEENGINEERING /
R&DQC MAINTENANCE PERSONALIA
ADMIN ADMIN PRODUKSI ADMIN
COR ALUMUNIUM & KUNINGAN
MACHINING
ASSEMBLY PTO
ASSEMBLY HOIST
ASSEMBLY MECHANISM
KASIR
ADMIN RAW MATERIAL
BLANK MATERIAL
FINISH GOOD
TRADING
TOOLS
ADMIN ADMIN ADMIN
DIREKTUR OPERASIONAL
DIREKTUR UTAMA
PEMBANTU
MR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT BUA
40
Universitas Kristen Petra
4.2.1.4 Sasaran Mutu Perusahaan
Sasaran mutu perusahaan merupakan tujuan atau target yang akan
dicapai oleh setiap divisi dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Sasaran
mutu berisikan program, target yang akan dicapai, dokumen, dan frekuensi
pengukuran. Sasaran mutu perusahaan dibuat untuk mendukung kebijakan mutu
perusahaan serta visi misi perusahaan. Sasaran mutu Divisi Produksi adalah
kesesuaian hasil produksi dengan target yang ditetapkan dengan target pencapaian
sebesar 80%. Dokumen untuk data tersebut adalah laporan realisasi/aktual
Produksi dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali. Sasaran mutu Divisi QC
adalah banyaknya jumlah produk yang cacat dengan target maksimum 5%.
Dokumen untuk data tersebut adalah laporan QC dengan frekuensi evaluasi satu
bulan sekali. Sasaran mutu Divisi Gudang adalah akurasi stok dengan target 80%.
Dokumennya adalah kartu stok dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali.
Sasaran mutu Divisi PPC adalah kesesuaian antara perencanaan produksi dengan
realisasi di lapangan dengan target 80%. Dokumennya adalah laporan
realisasi/aktual PPC dengan frekuensi evaluasi tiga bulan sekali. Sasaran mutu
Divisi Marketing adalah kepuasan pelanggan dengan target 70%. Dokumennya
adalah laporan omset penjualan dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali.
Sasaran mutu Divisi Personalia adalah pengukuran kinerja karyawan dengan
target skor minimal 70. Dokumennya adalah form penilaian operator dengan
frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Maintenance adalah
waktu breakdown mesin untuk mesin berumur <5tahun, 5-10 tahun, dan >10
tahun. Target untuk mesin berumur <5 tahun adalah maksimal 3%, untuk mesin
berumur 5-10 tahun adalah maksimal 10%, dan untuk mesin berumur >10 tahun
adalah maksimal 17%. Dokumennya adalah laporan breakdown mesin dengan
frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi R&D adalah presentasi
gambar yang disetujui oleh usher dengan target 100%. Dokumen untuk data
tersebut didapatkan dari form persetujuan gambar dengan frekuensi evaluasi satu
tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Purchasing adalah waktu pemenuhan barang
baku utama dengan target maksimal tujuh hari. Dokumennya adalah Purchase
Order (PO) dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali. Sasaran mutu PT BUA
selengkapnya disajikan pada Tabel 4.2.
42
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.2 Sasaran Mutu Perusahaan
No Divisi Program Target Dokumen Frekuensi
1 Produksi Kesesuaian hasil produksi dengan
target yang ditetapkan 80%
Laporan realisasi/
aktual Produksi Bulanan
2 QC Banyak jumlah produk yang cacat Maksimum 5% Laporan QC Bulanan
3 Gudang Akurasi stok 80% Kartu stok Bulanan
4 PPC Kesesuaian antara perencanaan
produksi dengan realisasi di lapangan 80%
Laporan realisasi/
aktual PPC
Periode triwulan
(3 bulan)
5 Marketing Kepuasan pelanggan 70% Laporan omset
penjualan 6 bulan
6 Personalia Pengukuran kinerja karyawan Skor minimal 70 Form penilaian
operator 1 tahun
7 Maintenance Breakdown ratio mesin <5th, 5-10th,
>10th
<5th = max 3%, 5-10th =
max 10%, >10th = max 17%
Laporan breakdown
mesin 1 tahun
8 R&D Persentase gambar yang disetujui oleh
usher 100%
Form persetujuan
gambar 1 tahun
9 Puchasing Waktu pemenuhan barang baku utama Max 7 hari PO 6 bulan
43
Universitas Kristen Petra
4.2.1.5 Bisnis Proses
Bisnis proses adalah gambaran keseluruhan proses yang terjadi dalam
sebuah sistem. Gambaran bisnis proses ini bertujuan untuk kepentingan dan
kepuasan customer. Gambaran bisnis proses dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Proses pertama adalah jika ada customer yang akan memesan produk maka
Marketing akan menerima Purchase Order (PO) customer.Marketing akan
mengirimkan email pemuatan barang ke Gudang berdasarkan pesanan customer.
Jika di gudang ada stok maka Gudang akan memberikan info bahwa produk ada
dan Gudang akan mengirimkan ke customer. Marketing akan memberikan Surat
Jalan dan invoice untuk customer dan Gudang yang memberikan produk jadi ke
customer.
Proses kedua adalah jika ada produk retur dari customer maka Marketing
akan menerimanya beserta nota returdan memberikannya ke Gudang. Gudang
akan memberikan produk retur ke QC untuk ditindak lanjuti. Setelah selesai
menangai produk retur tersebut akan diberikan ke Gudang. Gudang akan
memberikan info ke Marketing bahwa produk retur sudah jadi dan Gudang akan
mengirimkan produk retur ke customer.
Proses ketiga adalah jika ada customer yang memesan sesuai dengan
gambar yang diinginkan maka Marketing akan menerima gambar kerja tersebut
dan memberikan ke R&D. R&D akan mengevaluasi dan merevisi gambar kerja
tersebut dan kemudian akan memberikan lagi ke Marketing, yang nantinya akan
digunakan untuk membuat menjadi produk. R&D akan memberikan desain
gambar kerja beserta perhitungan biayanya. Selanjutnya, Marketing akan
memberikan Sales Oder (SO) ke PPC dan PPC akan memberikan permintaan
barang ke Purchasing. PPC kemudian memberikan Job Card dan Surat Perintah
Kerja (SPK) ke Gudang, dan memberikan SPK ke Produksi. Purchasing akan
memesan bahan baku ke supplier dengan PO. Setelah menerima PO maka
supplier akan mengirimkan bahan baku yang dipesan. Bahan baku tersebut
kemudian akan diberikan ke Gudang. Gudang akan memberikan Laporan
Penerimaan Barang (LPB) ke Purchasing. Selanjutnya Gudang akan mengirimkan
bahan baku ke Produksi. Produksi akan memberikan Bukti Penerimaan Produksi
(BPP) ke Gudang. Divisi Produksi akan memproses bahan baku menjadi produk
44
Universitas Kristen Petra
jadi. Produk jadi akan diberikan ke QC untuk dicek kualitasnya sesuai standar
atau spesifikasi yang ada. Jika ada produk yang reject maka akan dikembalikan ke
Produksi untuk diperbaiki dengan memberikan Surat Keterangan Reject (SKR).
Setelah Produksi selesai melakukan perbaikan maka akan diberikan ke QC lagi.
Produk yang sudah selesai dicek oleh QC akan diberikan ke Gudang dan Gudang
akan memberi info ke Marketing bahwa produk sudah jadi. Marketing akan
memberikan Surat Jalan dan invoice ke customer dan Gudang akan mengirim
produk jadi ke customer.
Proses keempat adalah jika customer memesan produk tetapi produk
tersebut sebelumnya belum pernah diproduksi oleh PT BUA. Marketing akan
memberikan info ke R&D dan R&D akan mendesain gambar pesanan baru
tersebut. Proses selanjutnya sama dengan proses yang ketiga.
Gudang dapat meminta permintaan permintaan barang ke Purchasing
seperti bahan pendukung untuk produksi. Memo Intern (MI) digunakan beberapa
divisi untuk saling memberikan informasi atau laporan. Contohnya seperti MI
untuk pengiriman bahan baku ke produksi, MI untuk penerimaan produk retur.
45
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2Bisnis Proses PT BUA
Universitas Kristen Petra
46
4.2.1.6 Quality Plan
Quality Plan atau rencana mutu digunakan oleh perusahaan sebagai
standar untuk menjaga kualitas secara konsisten sehingga kepuasan customer
dapat terpenuhi.Quality Plan PT BUA terbagi menjadi dua produk utama yaitu
Quality Plan untuk Power Take Off (PTO) dan Hoist Cylinder. Quality Plan berisi
proses inspeksi, karakteristik kualitas, standar penerimaan, cara inspeksi, tindakan
jika terjadi ketidaksesuaian, inspektor (siapa yang melakukan inspeksi), dokumen
yang dibutuhkan saat inspeksi, dan frekuensi melakukan inspeksi.Quality Plan
dapat dilihat pada Tabel 4.3 dan Tabel 4.4.
Inspeksi dilakukan pada saat bahan baku dari supplier datang, beberapa
proses produksi (seperti: machining center, CNC bubut, hobbing, broachin,
pemotongan, perakitan, washing), dan produk akhir. Tujuan dilakukan pada
beberapa aktivitas yang ada adalah untuk mencegah pemberian input yang cacat
pada proses berikutnya, dan meminimalkan kecacatan pada produk akhir.
Karakteristik kualitas dan standar digunakan sebagai standar atau pedoman saat
melakukan inspeksi. Cara inspkesi menunjukkan bagaimana cara melakukan
inspeksi. Tindakan ketidaksesuaian menunjukkan perlakuan yang dilakukan jika
ada bahan baku atau produk yang tidak sesuai standar. Jika ada bahan baku yang
tidak sesuai dengan standar atau spesifikasi maka bahan baku tersebut akan
diretur/dikembalikan. Saat proses produksi meghasilkan produk yang tidak sesuai
maka produk tersebut akan direject atau direpair. Inspekor adalah orang yang
melakukan inspeksi, biasanya dilakukan oleh orang gudang atau operator
produksi atau inspeksi QC. Dokumen menunjukkan dokumen apa saja yang
dibutuhkan saat melakukan inspeksi. Contoh dokumen yang diperlukan seperti
surat jalan untuk penerimaan baku, cheeck sheet saat melakukan inspeksi, Surat
Keterangan Reject (SKR) saat ada produk yang tidak sesuai/cacat, dan lainnya.
Frekuensi menunjukkan probabilitas inspeksi (sampling atau 100% inspkesi) atau
waktu inspeksi (awal supply).
Universitas Kristen Petra
47
Tabel 4.3Quality Plan untuk PTO
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard
Cara
Inspeksi
Tindakan
Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi
1
Penerimaan bahan baku
untuk Housing
Aluminium ke gudang
Kesesuaian
berat
Berat sesuai dengan
surat jalan Ditimbang Diretur Gudang Surat jalan Sampling
2
Penerimaan bahan baku
untuk Housing Besi ke
gudang
Jumlah dan
kualitas
Jumlah sesuai dengan
surat jalan
Visual Diretur Gudang Surat jalan Sampling Kualitas tidak
keropos, tidak
kempot, dan berisi
3
Penerimaan barang hasil
cor untuk Housing
Alumunium
Kualitas
Kualitas tidak
keropos, tidak
kempot, dan berisi
Visual
Direpair dengan
cara dilebur
kembali
Gudang Surat jalan 100%
4
Machining center untuk
Housing Aluminium dan
Besi
Jarak landasan Jarak landasan sesuai
dengan gambar Sketmat,
high gauge,
bore gauge
Direject
QC Gambar
kerja,
Check
Sheet, SKR
Sampling
(saat diawal
setting)
Ukuran Ukuran sesuai dengan
gambar Operator 100%
Universitas Kristen Petra
48
Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard
Cara
Inspeksi
Tindakan
Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi
5 Penerimaan barang untuk
Gear dan komponen
Jenis bahan Jenis = S45C
Jenis =
sertifikat
bahan
Diretur
QC
Inspeksi
Barang
Masuk
100% Ukuran bahan Ukuran = sesuai BOM
Ukuran =
sketmat,
meteran
Kecacatan
bahan
Cacat = tidak
melengkung, tidak
retak, dan dimensi
diamater sesuai)
Cacat =
visual Gudang
Sertifikat
bahan,
BOM
6
Machining untuk Gear
dan komponen
(machining center, CNC
bubut, hobbing,
broachin, chamfering,
grinding, shaving)
Kesesuaian
dengan gambar
kerja
Sesuai dengan gambar
kerja
Sketmat,
micrometer,
bore gauge,
runout tester,
deal
indicator
Direject
QC Gambar
kerja,
Check
Sheet, SKR
Sampling
(saat diawal
setting)
Operator 100%
7 Rakit dan tes PTO
Penampilan
Normal, tidak ada
bagian tajam, tidak
ada sisa geram, tidak
berkarat, tidak kotor
Visual Direpair Operator Check
Sheet, SKR 100%
Kelengkapan
komponen Lengkap Visual Direpair Operator
Check
Sheet, SKR 100%
Universitas Kristen Petra
49
Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard
Cara
Inspeksi Tindakan
Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi
Putaran Gear
Lancar, tidak
tersendat, tidak
menyangkut, tidak
oleng, tidak genjot,
suara gear normal
Alat unit tes
PTO, visual,
indra
pendengaran Direpair
Operator
Check
Sheet,
SKR
100%
Perpindahan
Gear
Lancar, jarak
perpindahan sesuai
gambar
Alat unit tes
PTO, visual Direpair Operator
Check
Sheet,
SKR
100%
Hasil tes Suara Gear normal Indra
pendengaran
Direpair Operator
Check
Sheet,
SKR
100%
Direject
Universitas Kristen Petra
50
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
1
Incoming
inspection untuk
Tube
Jenis material ST52/Equivalen Gudang Visual, sertifikasi
bahan dari supplier
Diretur
Sertifikat bahan Awal supply
Jumlah barang
masuk Sesuai PO Gudang Visual LPB Awal supply
Ukuran (ID, OD,
panjang) Sesuai gambar Inspektor
Caliper, bore
gauge
Check Sheet,
SKR 100%
Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Caliper, bore
gauge, meteran
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi barang
Tidak ada cacat:
bengkok, karat, ID
tidak kena
machining, kasar Inspektor
Visual Check Sheet,
SKR 100%
Kehalusan ID Visual, raba Check Sheet,
SKR 100%
2 Bubut untuk
Tube
Ukuran dan jarak Sesuai gambar
Operator Caliper, bore
gauge, meteran
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper, bore
gauge, meteran
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut ID Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Universitas Kristen Petra
51
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Kesumbuan ID
dengan bubut ID Sesuai gambar
Operator Dial indicator,
caliper
Direpair
- 100%
Inspektor Dial indicator,
caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ukir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran
insert, go-no,
thread gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran
insert, go-no,
thread gage
Check Sheet,
SKR Sampling
3 Welding Flange
untuk Tube
Ukuran kampuh Sesuai gambar
Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran kawat las Diameter kawat 0,8
mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Setting amper - Operator Selector switch di
mesin - 100%
Putaran spindel
mesin - Operator Display mesin - 100%
Universitas Kristen Petra
52
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
4 Welding Bottom
untuk Tube
Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Ukuran kawat las Diameter kawat
0,8 mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Setting amper - Operator Selector switch di
mesin - 100%
Putaran spindel
mesin - Operator Display mesin - 100%
Kekuatan dan
kebocoran lasan
Tidak ada bocor oli
pasa 210 Bar Inspektor
Tes bench, press,
gage Direject Check Sheet 100%
5 Penerimaan
barang untuk Rod
Ukuran dan jumlah Sesuai PO Operator Caliper, meteran
Diretur
SPB 100%
Ukuran (OD,
panjang) Sesuai gambar Inspektor
Micrometer,
meteran
Check Sheet,
SKR 100%
Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Micrometer Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi barang Tidak ada cacat:
bengkok, karat Inspektor Visual, run out test
Check Sheet,
SKR 100%
Permukaan krom
Tidak ada cacat,
tidak kusam, tidak
pitting Inspektor
Visual Check Sheet,
SKR 100%
Tidak ada goresan
dalam Visual, raba
Check Sheet,
SKR 100%
Universitas Kristen Petra
53
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
6 Bubut untuk Rod
Ukuran dan jarak
finish Sesuai gambar
Operator Caliper, micro
meter, meteran
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper, micro
meter, meteran
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Kesumbuan bubutan
dengan OD Sesuai gambar
Operator Dial indicator,
caliper - 100%
Inspektor Dial indicator,
caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ulir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran
insert, go-no,
thread gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran
insert, go-no,
thread gage
Check Sheet,
SKR Sampling
7
Welding ke Rod
Head untuk Rod
model A/Roll
Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Ukuran kawat las Diameter kawat
0,8-1 mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Universitas Kristen Petra
54
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Setting amper Min.250A Operator Selector switch di
mesin
Direpair
- 100%
Putaran spindel
mesin 1 RPM Operator Display mesin - 100%
Kekuatan lasan Tidak lepas pada
tek. Test 210 Bar
Operator Display mesin - 100%
Inspektor Visual, press gage,
jig tes Check Sheet 100%
Cacat akibat las
Tidak ada: spatter,
gores-gores,
benturan
Operator Visual - 100%
Inspektor Visual Check Sheet 100%
8
Penerimaan
barang untuk
Asental ST60,
Asental S45C,
Besi Cor
FC/FCD, Besi
Plat SS400
Ukuran dan jumlah Sesuai PO Gudang Caliper, meteran
Diretur
LPB 100%
Jenis material Sesuai PO
Gudang Kode warna dari
supplier Sertifikat bahan 100%
Purchasing Sertifikat bahan
dari supplier Sertifikat bahan
Awal
supply
Kondisi barang
Tidak ada cacat:
bengkok, karat,
tidak bulat/oval,
retak, penyok
Gudang Visual NR/Nota Retur 100%
Universitas Kristen Petra
55
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
9 Potong untuk
komponen
Ukuran Sesuai gambar
potong Operator
Caliper, mal,
meteran Direject
- 100%
Kemiringan Max 1,5 mm/sisi Operator Caliper, penggaris
baja - 100%
10
Bubut untuk
Cylinder Head,
Piston, Valve,
Bottom, Shaft
Ukuran, toleransi,
dan jarak finish Sesuai gambar
Operator
Caliper, micro
meter, meteran,
bore gage
Direpair
- 100%
Inspektor
Caliper, micro
meter, meteran,
bore gage
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut,
groove seal Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Kesumbuan bubutan Sesuai gambar
Operator Dial indicator,
caliper - 100%
Inspektor Dial indicator,
caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ulir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran
insert, Go-no go,
threas gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran
insert, Go-no go,
threas gage
Check Sheet,
SKR Sampling
Universitas Kristen Petra
56
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
11
Washing untuk
Rod, Tube,
komponen-
komponen
Kebersihan
Bersih dari
minyak, oli,
grease/gemuk, sisa
geram, dan
pengotor lainnya
Operator Visual, majun
bersih
Direpair
- 100%
Kondisi barang
Tidak ada cacat
karena: benturan,
penyok, goresan
Operator Visual - 100%
Bebas dari karat Operator Visual - 100%
12 Perakitan untuk
Piston Assy
Tes kebocoran
piston Tidak bocor Operator Visual Direject - 100%
13
Perakitan untuk
Cylinder Head
Assy
Arah seal, posisi
back up Sesuai gambar Operator Visual
Direpair
- 100%
Kehalusan groove Sesuai gambar Operator Visual, raba - 100%
Kondisi seal Tidak boleh: cacat,
rapuh, retak, cuwil Operator Visual - 100%
Kondisi ulir Tidak cacat,
gundul, penyok Operator Visual - 100%
Bagian tajam sisa
machining Dideburr Operator Visual, raba - 100%
Universitas Kristen Petra
57
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
14 Perakitan untuk
Rod Assy
Arah valve piston
terhadap lubang pin
rod
90° +/- 30° Operator Visual
Direpair
- 100%
Pengencangan nut
Bebas oli Operator Visual - 100%
Diberi loctite dan
threebond Operator Visual - 100%
Sesuai torsi pada
gambar Operator
Visual, torque
wrench - 100%
15 Perakitan untuk
Tube Assy
Kebersihan bagian
dalam
Bebas dari debu,
geram, dan
pengotor
Operator Visual, dilap
majun bersih Direpair - 100%
Diberi oli bersih Operator - - 100%
16 Pengetesan
Posisi pemasangan
Cyl Head Sesuai gambar Inspektor Visual
Direpair
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi ulir port
Tidak boleh tajam,
dideburr Inspektor Visual
Check Sheet,
SKR 100%
Tidak boleh ada
spatter las
Gerakan piston pada
minimum pressure
Piston bergerak
pada 4 tekanan bar Inspektor
Visual, jig test,
pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Universitas Kristen Petra
58
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Kebocoran pada cyl
head Tidak boleh bocor Inspektor
Visual, tes angin +
air sabun
Direject
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi oli pada
maximum pressure
Tidak boleh bocor
pada Cyl Head Inspektor
Visual, jig test,
pressure gage, stop
watch
Check Sheet,
SKR 100%
Tidak boleh bocor
pada semua lasan
Visual, jig test,
pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi lasan pada
maximum pressure
Tidak boleh lepas,
retak, bocor Inspektor
Visual, jig test,
pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Kebocoran internal
pada maximum
pressure
Sesuai standard di
check sheet Inspektor
Visual, jig test,
pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Serial number
produk
Distamping pada
Cyl Head/flange Inspektor Visual Direpair
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi setelah tes
Oli port ditutup
plug/cover Inspektor Visual
Direpair
- 100%
Bersih dari oli
bekas tes Inspektor Visual - 100%
Universitas Kristen Petra
59
4.2.1.7 Komunikasi Internal
Komunikasi internal harus dilakukan secara efektif. Beberapa metode
komunikasi internal yaitu rapat yang akan dilakukan setiap bulannya untuk
membahas usulan perbaikan dari karyawan, keluhan pelanggan, hasil audit, dan
lainnya. Metode komunikasi internal lainnya seperti spanduk, poster visi misi dan
kebijakan mutu perusahaan.
4.2.1.8 Document Master List
Document master list terdiri dari dua yaitu dokumen internal dan
dokumen eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh
perusahaan. Dokumen internal berisi daftar SOP tiap divisi. Dokumen eksternal
adalah dokumen yang dibuat di luar perusahaan seperti peraturan pemerintah
daerah. Contoh dari dokumen eksternal buku panduan mesin.
4.2.2 Standard Operating Procedur (SOP)
Standard Operating Procedur (SOP) adalah pedoman tertulis yang berisi
aliran proses yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses dalam
mencapai tujuan. SOP dibuat untuk mendukung sasaran mutu perusahaan.
Pembuatan SOP membutuhkan kerjasama antar divisi untuk mengetahui setiap
proses yang ada dalam PT BUA. SOP dibuat berdasarkan proses yang terjadi di
perusahaan dan kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001:2008. Tujuan dari
pembuatan SOP untuk melakukan standarisasi proses agar dapat dijalankan secara
konsisten. Semua SOP harus disetujui dan divalidasi oleh Direktur Operasional
sebagai tanda bahwa SOP tersebut sudah sah berlaku.
SOP berisikan tujuan, ruang lingkup, referensi, prosedur kerja, dan
lampiran. Pembuatan SOP harus menjelaskan tujuan dibuatnya SOP tersebut. SOP
menjelaskan ruang lingkup mengenai batasan proses yang terkait dari awal hingga
akhir. Referensi menjelaskan peraturan perundang-undangan seperti klausul-
klausul ISO 9001 yang menjadi rujukan pelaksanaan SOP tersebut. Prosedur kerja
berisi langkah-langkah atau aliran proses yang harus dilakukan. Lampiran
berisikanform atau dokumen yang diperlukan saat menjalankan SOP tersebut.
Universitas Kristen Petra
60
Setiap SOP yang dibuat memiliki nomor SOP, yang telah disesuaikan
dengan format yang ada yaitu SOP-(singkatan divisi)-(nomor SOP). Contohnya
adalah SOP-QC-001. SOP dibuat berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008.
Daftar SOP yang diimplementasikan oleh PT BUA dapat disajikan pada Tabel
4.5.
SOP wajib untuk ISO 9001:2008 ada enam yaitu SOP Pengendalian
Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP Audit Mutu Internal, SOP Tindakan
Perbaikan, SOP Tindakan Pencegahan, dan SOP Pengendalian Produk Tidak
Sesuai. SOP Tindakan Perbaikan dan SOP Tindakan Pencegahan dijadikan dalam
satu SOP sehingga hanya terdapat lima SOP wajib. SOP dikatakan wajib karena
harus terdokumentasi sesuai dengan syarat yang terdapat pada klausul ISO
9001:2008. SOP wajib dapat dilihat pada Lampiran 4 sampai Lampiran 8.
Universitas Kristen Petra
61
Tabel 4.5 SOP PT BUA
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
1 DC
SOP Pengendalian
Dokumen SOP-DC-001
Klausul 4.2.3 Pengendalian dokumen DC
SOP Pengendalian
Rekaman SOP-DC-002
Klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman
2 MR
SOP Audit Mutu Internal SOP-MR-002 Klausul 4.2.2 Manual mutu
MR Klausul 8.2.2 Audit internal
SOP Rapat Tinjauan
Manajemen SOP-MR-004
Klausul 5.6 Tinjauaman Manajemen
SOP Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan SOP-MR-003
Klausul 8.5.2 Tindakan korektif Semua
Departemen Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan
3 Produksi SOP Proses Produksi SOP-PRO-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
Produksi
Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Klausul 8.4 Analisa data
Universitas Kristen Petra
62
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
4 QC
SOP Pengendalian Produk
Tidak Sesuai SOP-QC-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
QC
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
Klausul 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk
Klausul 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai
Klausul 8.4 Analisa data
SOP Kalibrasi SOP-QC-002 Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
5 Gudang
SOP Pengiriman Bahan
Baku dan Penerimaan
Barang Jadi
SOP-WHS-
001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Klausul 8.4 Analisa data
Gudang
SOP Pemuatan dan
Pengiriman Barang
SOP-WHS-
002
Universitas Kristen Petra
63
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
6 PPC SOP Permintaan Barang SOP-PPC-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
PPC, Produksi,
Gudang,
Maintenance
Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Klausul 8.4 Analisa data
7 Marketing
SOP Penanganan Keluhan
Pelanggan
SOP-MARK-
001
Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan
produk
Marketing
Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan
SOP Penerimaan Order
dan Penawaran Harga
SOP-MARK-
002
Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan
Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
Klausul 8.5.2 Tindakan korektif
SOP Pengukuran
Kepuasan Pelanggan
SOP-MARK-
003 Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan
Klausul 8.4 Analisa data
8 Personalia
SOP Evaluasi Karyawan SOP-HRD-001 Klausul 6.2.2 Kompetensi, kesadaran, dan pelatihan
HRD SOP Pelatihan Karyawan SOP-HRD-002 Klausul 8.4 Analisa data
SOP Perekrutan Karyawan SOP-HRD-003
SOP Ijin Keluar SOP-HRD-004 -
Universitas Kristen Petra
64
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
9 Maintenance SOP Pemeliharaan Mesin SOP-MAINT-
001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
Maintenance
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Klausul 8.4 Analisa data
10 R&D
SOP Desain Produk
Eksternal SOP-R&D-001
Klausul 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan
produk R&D
SOP Desain Produk
Internal SOP-R&D-002
Klausul 7.3 Desain dan pengembangan
Klausul 8.4 Analisa data
SOP Trial SOP-R&D-003 Klausul 7.3 Desain dan pengembangan R&D,
Produksi Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
11 Purchasing SOP Pembelian Barang SOP-PURC-
001
Klausul 7.4.1 Proses pembelian
Purchasing Klausul 7.4.2 Informasi pembelian
Klausul 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli
Klausul 8.4 Analisa data
Universitas Kristen Petra
65
4.3 Form Pendukung
Form digunakan sebagai pendukung dari SOP yang sudah dibuat. Tujuan
dari dibuatnya form untuk membantu dalam setiap divisi menjalankan kegiatan
yang ada. Hasil dari pengisian form berupa rekaman. Tabel form yang diada di PT
BUA untuk sistem manajemen mutu dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Form Pendukung
No. Divisi No Form
1 PPC
1 Bukti Penyerahan Produksi (F20)
2 Permintaan Pembelian Barang (F23)
3 Surat Perintah Kerja Potong (F25)
4 Surat Perintah Kerja Cor (F26)
5 Surat Perintah Kerja Machining (F27)
2 Produksi
1 Bukti Penyerahan Produksi (F20)
2 Permintaan Pembelian Barang (F23)
3 Surat Perintah Kerja Potong (F25)
4 Surat Perintah Kerja Cor (F26)
5 Surat Perintah Kerja Machining (F27)
3 Gudang
1 Laporan Penerimaan Barang
2 Momen Intern
3 Permintaan Pembelian Barang (F23)
4 Surat Jalan
5 Bukti Penyerahan Produksi (F20)
6 Kartu Stok
7 Register Barang Masuk/Keluar
4 Marketing
1 Surat Jalan
2 Faktur
3 Register PO Customer
4 Register Desain Produk
5 Form Keluhan Pelanggan (MARK-001)
6 Register Barang Contoh dari Customer
7 Form Perencanaan Produksi (PP)
8 Form Retur
9 Nota Retur
5 Purchasing
1 Pruchase Order
2 Nota Retur
3 Laporan Penerimaan Barang
4 Form Penilaian Supplier ( PURC-FPS-001)
5 FormRe-evaluasi Supplier
Universitas Kristen Petra
66
Tabel 4.6 Form Pendukung (Lanjutan)
No. Divisi No Form
6 QC
1 Permintaan Pembelian Barang (F23)
2 Form Inspeksi Barang Masuk (QC-IBM-001)
3 Form Kalibrasi Alat Ukur (QC/KAL/00)
4 Checksheet Komponen (QC/CS/KOMP/0)
5 Checksheet Test Hoist Cylinder (QC/CS/HC/TES/01/03)
6
Checksheet Test Arm Roll Cylinder
(QC/CS/HC/TES/02/00)
7 Checksheet Tes PTO (QC/CS/PTO/TES/01/00)
8 Checksheet Gear-pump
9 Surat Keterangan Reject (QC/SKR/0)
10 Form PICA (Problem Identification & Corrective Action)
7 Maintenance
1 Jadwal Perawatan Mesin Produksi (MTC / SCH1-0 )
2 Form Laporan Kerusakan Alat/Mesin (MTC/LKA/00)
3 Perawatan Mesin Bubut CNC (MTC/PM-CNCB/00 )
4 Perawatan Mesin MC Center (MTC/PM-MCTR/00 )
5 Perawatan Mesin Bubut Manual (MTC/PM-BBT/00)
6 Perawatan Mesin Milling dan Bor (MTC/PM-MILL/00)
7 Perawatan Mesin Pembuat Roda Gigi (MTC/PM-GIR/00)
8 Perawatan Mesin Bandsaw (MTC/PM-SAW/00)
9 Perawatan Mesin CYL. Grinding (MTC/PM-GRD/00 )
10 Perawatan Mesin Gas Cutting
11 Perawatan Mesin Press& Tes HYD
12 Perawatan Forklift
13 Perawatan Kompresor Angin
14 Jadwal Pemeriksaan APAR ( Alat Pemadam Api Ringan)
8 Document
Controller
1 Berita Acara Pemusnahan Dokumen (DC/PD/001)
2 Document Change Request (DC/DCR/001)
3 Document Distribution List (DC/DDL/001)
4 Document Master List (DC/DML/001)
5 Lembar Serah Terima Dokumen (DC/STD/001)
6 Record Master List (DC/RML/001)
7 Audit Checklist (MR-ACL-001)
8 Audit Report (MR-AR-001)
9 Jadwal Audit (MR-JA-001)
10 Jadwal Internal Audit (MR-JIA-001)
11 Non Conformity Form (MR-NCF-001)
12 Form Risalah Meeting
Universitas Kristen Petra
67
Tabel 4.6 Form Pendukung (Lanjutan)
No. Divisi No Form
9 Personalia
1 Form Absensi Training
2 FormInterview (Rekrutmen)
3 Form Permintaan Tenaga Kerja
4 Form Penilaian Kinerja Karyawan
5 Form Record Training
6 Surat Ijin Keluar
10 R&D 1 Daftar Distribusi Gambar (ENG/GMB/DIST/00)
2 Desain Gambar
3 Quality Plan (ENG/QP/00)
4 Form Barang Milik Pelanggan (R&D-FBMP-001)
4.4 Audit Internal
Evaluasi dari perancangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
dilakukan dengan melakukan audit internal. Audit internal dilaksanakan sebelum
melakukan audit eksternal. Audit internal dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang
sudah dibuat. Suatu divisi akan diaudit oleh divisi yang lainnya. Hasil dari audit
internal tidak ditemukan ketidaksesuaian major yaitu ditemukan 17 minor dan 26
observation. Hasil audit internal dapat dilihat pada Tabel 4.7.
Universitas Kristen Petra
68
Tabel 4.7 Hasil Audit Internal
No. Divisi Temuan Jenis Temuan
Keterangan Major Minor Observe
1 Gudang
SOP tidak sesuai dengan yang dilakukan. Harus ada
pemberitahuan ke QC jika ada barang baku masuk dari supplier v
2 minor, 2 observation Sasaran mutu tidak disosialisasikan v
Kebijakan mutu tidak disosialisasikan v
SOP kurang lengkap tidak sesuai aktual v
2 Maintenance Checklist daily Maintenance tidak diparaf oleh operator v 1 minor
3
Produksi
Tidak ada Register Serah Terima v
2 minor
SPK machining rangkap 3 seharusnya ada paraf Produksi dan
Gudang v
4 Marketing
Form dan Register validasi belum ada v
6 minor, 3 observation
Perencanaan produksi masih belum ada form untuk informasi ke
PPC v
Penanganan keluhan pelanggan belum ada form v
Form penanganan keluhan pelanggan ada tapi penomoran belum
teregistrasi v
PO tidak selalu divalidasi oleh pelanggan v
Barang dari pelanggan (barang contoh) belum tercatat dengan
benar v
Dokumen MR.10/15/001 Identitas (part number) belum ditulis
secara jelas v
Form SO (Sales Order) ke Gudang tidak ada v
Universitas Kristen Petra
69
Tabel 4.7 Hasil Audit Internal (Lanjutan)
No. Divisi Temuan Jenis Temuan
Keterangan Major Minor Observe
5 R&D
Dokumen SOP-R&D-001 poin 4.7 ditambahkan BOM v
4 observation
Dokumen SOP-R&D-002 poin 4.7 disamakan dengan SOP-
R&D-001 v
Pengendalian desain gambar R&D berasal dari R&D dan
didistribusikan R&D sendiri v
Permintaan Marketing ke R&D dicatatkan dalam bentuk
form/hasil meeting v
6 Personalia
Belum ada SOP untuk meninggalkan perusahaan pada saat jam
kerja v
4 observation Tidak ada peraturan tertulis untuk insentif yang hangus v
Tidak ada registrasi penerbitan nomor surat v
Tidak ada SOP rekrutmen karyawan v
7 Purchasing
Pelaksanaannya PB dari R&D ada tapi di SOP tidak tertulis v
6 observation
Kebijakan mutu tidak tahu v
Kriteria supplier tidak sesuai dengan yang dijalankan v
Prosedur Pembelian Barang dikhususkan untuk barang utama,
tidak dinyatakan diruang lingkup (ruang lingkup perlu
ditambahkan bahwa prosedur tersebut untuk barang utama)
v
Jaminan kesesuaian barang dari pemasok tidak ada v
Identifikasi barang sudah ada tapi tidak tertulis (barang assental) v
Universitas Kristen Petra
70
Tabel 4.7 Hasil Audit Internal (Lanjutan)
No. Divisi Temuan Jenis Temuan
Keterangan Major Minor Observe
9 DC
Usulan Pembuatan Job Order di SOP Marketing sesuai klausul
4.2.4 v
2 minor Ditemukan ada beberapa penomoran form yang tidak konsisten v
10 MR
Kurangnya komunikasi untuk visi, misi dan kebijakan mutu ke
semua karyawan dan tidak ada konfirmasi kepada karyawan jika
ada audit internal
v 1 minor
11 QC
Kalibrasi alat tes bend Hidrolik, PTO, Gear Pump v
4 minor, 5 observation
Berdasarkan prosedur warna kuning tidak diimplementasikan v
Check sheet untuk Gear Pump tidak ditemukan v
Usulan untuk membuat formretur v
Untuk barang retur standar pakai NC v
Pengisian nomor SPK v
Penambahan SOP untuk barang reject beserta waktu
penyimpanan barang reject v
Surat retur untuk QC tidak ada v
Belum ada prosedur untuk barang tidak sesuai dari supplier v
Universitas Kristen Petra
71
4.5 Tinjauan Akhir Dokumen Mutu Perusahaan
Tinjauan dokumen mutu dilakukan kembali setelah dilakukan
perancangan manual mutu, SOP, dan formuntuk mendukung sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008. Tabel check list tinjauan akhir dokumen mutu perusahaan
dapat dilihat pada Lampiran 3. Hasil perbandingan yang didapatkan dari tinjauan
awal dokumen mutu dan tinjauan akhir dokumen mutu dapat dilihat pada Tabel
4.8.
Tabel 4.8 Tinjauan Akhir Dokumen Mutu
Pasal
Jumlah Status
Evaluasi Presentase
KesesuaianAkhir
Presentase
Kesesuaian Awal Y T
Pasal 4 23 0 100% 0%
Pasal 5 33 0 100% 15.15%
Pasal 6 9 3 75% 8.33%
Pasal 7 88 2 97.78% 63.33%
Pasal 8 57 0 100% 29.82%
Peningkatan presentase tertinggi yaitu pada klausul keempat yaitu sebesar
100%, dengan nilai presentase kesesuaian awal 0% dan nilai presentase
kesesuaian akhir menjadi 100%. Peningkatan ini terjadi dikarenakan adanya
perancangan sistem manajemen mutu berupa sasaran mutu, pengendalian
dokumen, pengendalian rekaman, dan dokumen lainnya. Peningkatan presentase
tertinggi kedua yaitu pada klausul kelima yaitu sebesar 84.85%, dengan nilai
presentase kesesuaian awal 15.15% dan nilai presentase kesesuaian akhir 100%.
Peningkatan ini terjadi dikarenakan adanya komitmen manajemen, kebijakan
mutu, perencanaan sasaran mutu dan sistem manajemen mutu, komunikasi
internal, masukan dan keluaran tinjauan manajemen. Peningkatan presentase
tertinggi ketiga yaitu pada klausul kedelapan yaitu sebesar 70.18%, dengan nilai
presentase kesesuaian awal 29.82% dan nilai presentase kesesuaian akhir 100%.
Penurunan ini terjadi dikarenakan perusahaan sudah menjalankan audit internal,
mendokumentasikan prosedur tindakan korektif dan pencegahan.